Ny kommune i indre Sunnfjord Fellesnemnda

Transkript

1 Ny kommune i indre Sunnfjord Fellesnemnda Fellesnemnda (faste og vara) Dykkar referanse: Sakshandsamar: Olve Grotle Tlf Vår referanse: 16/ ØH- FE Dato: Ny kommune i indre Sunnfjord - møte i Fellesnemnda Viser til innkalling gjort av den enkelte kommune. Tidspunkt : Onsdag kl Stad : Scandic Sunnfjord Hotel og Spa, Eikås Amfi Til delen som skjer før lunsj er både faste og varamedlemer kalla inn. Denne delen vil ha fokus på opplæring knytt roller, kulturbygging mv. Det er bestilt lunsj til både faste og varamedlemer. Etter lunsj blir det gjennomført første ordinære møte i Fellesnemnda. Dagsorden Tidspunkt Kva Kaffi Velkommen v/ Olve Grotle Innleiing v/ Tina Skarheim, KS Pause Gruppearbeid/samtalar og plenum knytt til roller, kulturbygging mv v/ Tina Skarheim, KS Lunsj Ordinære saker FN 01/17 Konstituering, val av leiar og nestleiar FN 02/17 Val av representant til Kyrkjeleg Fellesnemnd FN 03/17 Omstillingsmidlar Kyrkjeleg Fellesnemnd FN 04/17 Møteplan hausten 2017 FN 05/17 Prosjektanvarleg/-leiar fram til ny rådmann er på plass FN 06/17 Tilsetting av prosjektkoordinator FN 07/17 Oppretting av prosjektsekretariat FN 08/17 Orienteringssaker - Fast post: Generell orientering om arbeidet - Orientering om utarbeiding av styrings- og omstillingsdokument Med helsing Olve Grotle Leiar av styringsgruppa Dette brevet er elektronisk godkjent av Førde kommune om det ikkje er signert. Postadresse: Postboks 338, 6802 Førde Telefon: Bankkonto: Besøksadresse: Hafstadvegen 42 Fax: Org.nr.: NO mva E-post: postmottak@forde.kommune.no

2 Vår referanse: 16/ ØH- Kopi til: Administrativ styringsgruppe Tina Skarheim 2

3 Ny kommune i indre Sunnfjord Fellesnemnda FN 01/17 Konstituering, val av leiar og nestleiar Vedlegg Vedtak gjort av kommunane Jølster, Gaular, Naustdal og Førde våren Bakgrunn for saka Våren 2017 gjorde kommune-/bystyra i Jølster, Førde, Gaular og Naustdal med i heimel i inndelingslova 26 vedtak om å opprette fellesnemnd med virketid ut Saksutgreiing Inndelingslova 26 seier at det er nemnda sjølv som vel leiar og nestleiar. Knytt til kommunestyrehandsaming om oppretting av fellesnemnd våren 2017 gjorde alle kommune-/bystyra vedtak om at «nemnda vel sjølv leiar og nestleiar, men det er semje om at ordføraren i Førde er leiar av fellesnemnda». Adminstrativ styringsgruppe sitt framlegg til vedtak blir valt som leiar av Fellesnemnda for etablering av ny kommune i indre Sunnfjord blir valt som nestleiar av Fellesnemnda for etablering av ny kommune i indre Sunnfjord

4 Førde kommune Arkiv: FE JournalpostID: 17/6562 Sakshandsamar: Østenstad, Ole John Dato: Saksframlegg Saksnr. utval Utval Møtedato 016/17 Formannskapet Ungdomens bystyre 020/17 Bystyret Ny kommune i indre Sunnfjord - oppretting av fellesnemnd Vedlegg i saka: Ny kommune i indre Sunnfjord, referat frå felles formannskapsmøte 14. og Rådmannen sitt framlegg til vedtak: 1. I samsvar med sakstutgreiing datert blir det oppretta fellesnemnd som skal vere operativ frå og med Stortinget har gjort sitt vedtak og seinast Førde bystyre godkjenner oppgåver, fullmakter og mandat for fellesnemnda i samband med samanslåing av kommunane Førde, Gaular, Jølster og Naustdal frå slik det går fram av saksutgreiing. 3. Fellesnemnda skal ha slik samansetjing: Førde: 7 medlemmar + 9 varamedlemmer Gaular: 4 medlemmar + 6 varamedlemmer Jølster: 4 medlemmar + 6 varamedlemmer Naustdal: 4 medlemmar + 6 varamedlemmer 4. Følgjande medlemmer i Førde bystyre blir Førde kommune sine representantar i fellesnemnda: Representantar Vararepresentantar

5 5. Det blir oppretta eit partssamansett utval (administrasjonsutval) i samband med samanslåingsprosessen. Arbeidsgjevar sine representantar er fellesnemnda. Arbeidstakarane vel 6 medlemmar samt varamedlemmer. Utvalet skal handsame saker som gjeld forholdet mellom den nye kommunen som arbeidsgjevar og dei tilsette. Utvalet skal gje uttale i saker som gjeld overordna personalpolitiske spørsmål, retningsliner og planar i samband med kommunesamanslåinga. 6. KRYSS Revisjon blir Fellesnemnda sin revisor Formannskapet Handsaming: Framlegg til vedtak frå Bjørn Harald Haugsvær (KrF): Følgjande medlemmer i Førde bystyre blir Førde kommune sine representantar i fellesnemnda: Ivar Svensøy, AP Kari Valle, AP Turid Vallestad, SV Bjørn-Harald Haugsvær, KRF Gunn Merete Paulsen, V Ole Johnny Stubhaug, SP Olve Grotle, H Varamedlemmer 1. Helge Robert Midtbø, AP 2. Anne Ma Frimannslund, H 3. Ove Varlid, SP 4. Reidar Fugle Nordhaug, AP 5. Kari Valle, AP / Lena Haveland, AP 6. Kristine Lie, FrP 7. Helge Schei, SV 8. Rune Hegrenes, SP 9. Jan Taule, V 10. Sissel Viddal Laache, KrF Samrøystes tilråding FORM-016/17 Vedtak: Rådmannen sitt framlegg til vedtak: 1. I samsvar med sakstutgreiing datert blir det oppretta fellesnemnd som skal vere operativ frå og med Stortinget har gjort sitt vedtak og seinast Førde bystyre godkjenner oppgåver, fullmakter og mandat for fellesnemnda i samband med samanslåing av kommunane Førde, Gaular, Jølster og

6 Naustdal frå slik det går fram av saksutgreiing. 3. Fellesnemnda skal ha slik samansetjing: Førde: 7 medlemmar + 9 varamedlemmer Gaular: 4 medlemmar + 6 varamedlemmer Jølster: 4 medlemmar + 6 varamedlemmer Naustdal: 4 medlemmar + 6 varamedlemmer 4. Følgjande medlemmer i Førde bystyre blir Førde kommune sine representantar i fellesnemnda: 5. Det blir oppretta eit partssamansett utval (administrasjonsutval) i samband med samanslåingsprosessen. Arbeidsgjevar sine representantar er fellesnemnda. Arbeidstakarane vel 6 medlemmar samt varamedlemmer. Utvalet skal handsame saker som gjeld forholdet mellom den nye kommunen som arbeidsgjevar og dei tilsette. Utvalet skal gje uttale i saker som gjeld overordna personalpolitiske spørsmål, retningsliner og planar i samband med kommunesamanslåinga. 6. KRYSS Revisjon blir Fellesnemnda sin revisor. Bakgrunn for saka: Innan fristen gjorde kommunane i indre Sunnfjord slike vedtak i høve

7 spørsmålet om kommunesamanslåing: Kommune Naustdal Vedtak Naustdal kommunestyre K-16/024 Med grunnlag i resultatet av folkeavrøystinga 4. april 2016 og seinare meiningsmåling vedtek Naustdal kommunestyre at Naustdal kommune skal gå saman med kommunane Førde, Jølster og Gaular om å skipe ein ny kommune frå Oppretting av fellesnemnd med mandat vert å kome attende til. Naustdal kommunestyre føreset at dei fire kommunane vert likt representert i nemnda. Vidare føreset Naustdal kommunestyre at friviljugprinsippet vert fylgd i det vidare arbeidet med kommunereforma. Dei andre kommunane som har inngått tilleggsavtale (handsama i kommunestyret 12. mai) til intensjonsavtalen har ikkje endringar i «Kapittel 3 Fellessatsingar og Kommuneovergripande.» Då fell også Naustdal kommune sine nye tiltak som kom til etter forhandlingane var avslutta. Dette gjeld «Vevringutstillinga og Instedalen Skileikeanlegg» som vert lagt til i avtaleframlegget kapittel 3. Førde Førde bystyre 019/16 Basert på vedteken intensjonsavtale og gjennomført innbyggarhøyring vedtek Førde kommune å slå seg saman med ein eller fleire av kommunane Naustdal, Gaular og Jølster. Førde kommune er positiv til at ein eller fleire kommunar i HAFS kan slutte seg til intensjonsavtalen for "liten SiS", og bli ein del av ein større kommune i Sunnfjord dersom kommunane Naustdal, Gaular og Jølster også er samde om det. Førde bystyre sluttar seg til vedlegg datert til "Intensjonsavtale - kommunesamanslåing Førde, Gaular, Jølster og Naustdal kommunar" med slikt nytt kulepunkt i staden for Storhandelspark på Hafstad bygge institusjon/omsorgsbustader Gaular Gaular kommunestyre 032/16 Med bakgrunn i vedteken intensjonsavtale og vedlegg vedteke sak 26/16 og gjennomført folkerøysting vedtek Gaular kommune å slå kommunen saman med Førde, Jølster og Naustdal frå Gaular kommune vil presisere at ein føresetnad for å seie ja til kommunesamanslåing er at kommunane går inn i ein ny, større kommune som likeverdige partar, med dei midlar som kvar einskild kommune rår over. Dersom det skal opprettast fond i den einskilde kommune, skal alle tidlegare kommunar handsamast likt. Jølster Jølster kommunestyre 052/16 Basert på vedteken intensjonsavtale, gjennomført innbyggarhøyring og resultat av folkerøysting vedtek Jølster kommune å slå seg saman med kommunane Førde, Gaular og Naustdal. Jølster kommune sluttar seg til vedlegg til intensjonsavtale om kommunesamanslåing med Førde, Gaular, Naustdal og Jølster datert , med følgjande endring i punkt 4 : nytt punkt 3: Realisering av næringsareal på Moskog og utvikle næringsareal på Skei. nytt punkt 5:Lage eit arbeidsdokument med føremål om å etablere eit eige nærings- og kulturfond for Jølster, med kapital frå etablerte kraftinntekter. På bakgrunn av innbyggarhøyringa og folkerøystinga finn Jølster kommune det ikkje naturleg at andre kommunar kan tiltre intensjonsavtalen for «liten»

8 SiS og bli ein del av ein ny kommune i Indre Sunnfjord. I september 2016 gjorde kommunane så vedtak om å etablere nytt prosjekt tilsvarande det som vart avslutta pr Prosjektperioden vart bestemt å vare fram til fellesnemnda er etablert, og skulle ha som hovudmål å legge til rette for at fellesnemnda raskt skulle kunne arbeide effektivt. Når det gjeld framdrift fram mot stortingsvedtak oppgir Kommunal- og moderniseringsdepartementet på sine nettsider følgjande framdrift: Tidspunkt Kva Vår 2017 Departementet legg fram ein proposisjon med forslag til ny kommunestruktur (det er antyda at denne vil komme til Stortinge før påske) Departementet legg fram ein samla lovproposisjon om nye oppgåver Mai 2017 Kommuneproposisjonen for 2018 blir lagt fram for Stortinget Juni 2017 Stortinget handsamar proposisjon om ny kommunestruktur Stortinget handsamar lovproposisjon om nye oppgåver Kva handlar denne saka om Denne saka handlar om oppretting, organisering, fullmakter, storleik og samansetjing av fellesnemnda. Vidare handler den om samansetjing av undernemnder og rolleavklaring/informasjon mot dei ordinære kommunestyra. Saksutgreiinga slik den ligg føre er i samsvar med kva som vart presentert i felles formannskapsmøte 14. og Saksutgreiing: Lovgrunnlag Det er lov om ov om fastsetjing og endring av kommune- og fylkesgrenser (inndelingslova) 26 som omtalar for hold knytt til oppretting av fellesnemnd. Ved samanslåing av kommunar eller fylkeskommunar og ved deling som nemnt i 3 andre ledd bokstav b skal det opprettast ei fellesnemnd til å samordne og ta seg av førebuinga av samanslåinga eller delinga. Nemnda bør spegle av innbyggjartalet i dei enkelte kommunane eller fylkeskommunane. Det skal likevel vere minimum tre medlemmer i nemnda frå kvar kommune eller fylkeskommune. Fellesnemnda blir valt av og blant medlemmene i kommunestyret eller fylkestinget. Også medlemmer av kommunerådet eller fylkesrådet kan veljast. Nemnda vel sjølv leiar og nestleiar. Reglane i kommunelova om val og saksbehandling i folkevalde organ gjeld elles tilsvarande. Kommunane eller fylkeskommunane kan også opprette eit felles partssamansett utval etter kommunelova 25 for behandling av saker som gjeld forholdet mellom den nye eininga som arbeidsgivar og dei tilsette. Fellesnemnda skal ta hand om det førebuande arbeidet med økonomiplanen og med budsjettet for det første driftsåret etter at samanslåinga eller delinga som nemnt i 3 andre ledd bokstav b, er sett i verk. Nemnda skal i sin verkeperiode gi fråsegn til departementet om årsbudsjetta og økonomiplanen for dei kommunane eller fylkeskommunane saka gjeld. Andre arbeidsoppgåver og fullmakter for nemnda blir fastsette i reglement som må vedtakast i alle kommunestyra eller fylkestinga. Kvar av kommunane eller fylkeskommunane kan be departementet om å ta avgjerd i slike spørsmål dersom det ikkje er mogleg å kome til semje. Nemnda kan få fullmakt til å tilsetje personale i den nye eininga. Dette omfattar også tilsetjing av administrasjonssjef og revisor. Tilsetjing av revisor skjer på bakgrunn av

9 innstilling frå kontrollutvala. Nemnda kan òg få fullmakt til å vidareføre deltaking i interkommunalt samarbeid om revisjon eller vidareføre avtale med annan revisor. Tilsvarande gjeld for sekretariatet for kontrollutvalet. Slikt vedtak skjer etter innstilling frå kontrollutvala. Fellesnemnda kan gi eit arbeidsutval myndigheit til å gjere vedtak i enkeltsaker eller i saker som ikkje er av prinsipiell art. Reglane i kommunelova om møte- og talerett for ordførar, leiar av kommuneråd eller fylkesråd, administrasjonssjef og tilsette gjeld tilsvarande for nemnda. Reglane i 59 om lovlegkontroll gjeld tilsvarande for avgjerder fellesnemnda tek. Funksjonsperioden for fellesnemnda går ut når det nye kommunestyret eller fylkestinget er konstituert etter reglane i 27. Hovudpunkta i 26 er: Fellesnemnda skal samordne og ta seg av førebuinga av samanslåinga Nemnda bør spegle av innbyggjartalet i dei enkelte kommunane. Det skal likevel vere minimum tre medlemmer i nemnda frå kvar kommune Fellesnemnda blir valt av og blant medlemmene i kommunestyret Nemnda vel sjølv leiar og nestleiar Det kan også opprettast eit felles partssamansett utval etter 25 i kommunelova for behandling av saker som gjeld forholdet mellom den nye eininga som arbeidsgivar og dei tilsette Fellesnemnda skal førebu arbeidet med budsjett og økonomiplan for det første driftsåret i ny kommune Fellesnemnda skal gje fråsegn til departementet (fylkesmannen) om årsbudsjetta og økonomiplanen for dei kommunane saka gjeld Kommunestyra kan vedta reglement der fullmakter og arbeidsoppgåver blir bestemt Kvar av kommunane kan be departementet (fylkesmannen) om å ta avgjerd i slike spørsmål (dvs. reglementet) dersom det ikkje er mogleg å kome til semje Nemnda kan få fullmakt til å tilsetje personale i den nye eininga. Dette omfattar også tilsetjing av administrasjonssjef og revisor Fellesnemnda kan gi eit arbeidsutval myndigheit til å gjere vedtak i enkeltsaker eller i saker som ikkje er av prinsipiell art. I rundskriv H-10/15 kapittel vert det presisert at nemnda ikkje skal få innverknad på drifta i dei eksisterande kommunane. Prosess For å sikre at Fellesnemnda kan starte arbeidet innan sommaren 2017 bør prinsippa for og oppnnemning av denne vere handsama av kommunestyra innan utgangen av april Dersom kommunane ikkje klarar å bli samde om eit reglement kan kvar av kommunane bringe saka inn for departementet (Fylkesmannen) til avgjerd. Fellesnemnda bør vere operativ frå og med Stortinget har gjort sitt vedtak og seinast (då som midlertidig fellesnemnd). Prosjektorganisering Det vert lagt til grunn at prosessen med samanslåing av dei fire kommunane blir organisert i samsvar med følgjande prinsippskisse:

10 Storleik og samansetjing I tråd med drøftingane gjort i felles formannskapmøte 14. og vil Fellesnemnda ha 19 medlemmar, og med slik samansetjing: Førde: 7 medlemmar + 9 varamedlemmer Gaular: 4 medlemmar + 6 varamedlemmer Jølster: 4 medlemmar + 6 varamedlemmer Naustdal: 4 medlemmar +6 varamedlemmer Nemnda vel sjølv leiar og nestleiar, men det er semje om at ordføraren i Førde er leiar av fellesnemnda. Det er kommunestyra i kvar kommune som vel medlemmane blant kommunestyremedlemmane i dei respektive kommunestyra. Reglane i kommunelova om val og saksbehandling i folkevalde organ gjeld m.a. knytt til kjønnsrepresentasjon. Arbeidsutval Inndelingslova opnar for at det kan opprettast eit arbeidsutval som kan få mynde til å gjere vedtak i enkeltsaker eller i saker som ikkje er av prinsipiell art. Ein vil tilrå at ein ikkje nemner opp eit slikt utval no, men prøvar å få ei organisering med tydeleg roller mellom politisk og administrativt arbeid. Dette vil ein få om den administrative styringsgruppa innstiller direkte til fellesnemnda. Fellesnemnda bør delegere til den administrative styringsgruppa å ta stilling til reine administrative saker slik rådmennene har det i kommunane i dag. Når den framtidige rådmannen er tilsett, vil det vere naturleg at det er han som har denne fullmakta. Også arbeidsutvalet er omfatta av reglane om kjønnsrepresentasjon. Dette gjer at dei fire ordførarane ikkje kan utgjere eit arbeidsutval. Ein ser for seg at ordførarane blir tett involvert i arbeidet ved å ha hyppige og regelmessige møter med den administrative styringsgruppa. Partssamansett utval (PSU) Kommunane kan opprette eit partssamansett utval i samsvar med 25 i kommunelova for handsaming av saker som gjeld forholdet mellom den nye eininga som arbeidsgjevar og dei tilsette. Det partsamansette utvalet svarar til det som ofte blir kalla administrasjonsutval. Kva oppgåver som skal leggast til dette utvalet må fellesnemnda avgjere, men det er viktig at det blir eit godt og ordna forhold mellom administrasjonen og dei tillitsvalde gjennom formelle møtepunkt og utøving av drøftingsinstituttet i samsvar med hovudavtalen. PSU vil bli eit stort organ, og bør vere eit vedtaks-/tilrådingsorgan og ikkje eit drøftingsorgan. Drøftingar etter reglane i hovudavtalen må skje mellom dei fire rådmennene og dei hovudtillitsvalde. Partane drøftar sakene i administrativ styringsgruppe og sender ei tilråding til PSU som formelt handsamar saka. Mange

11 av dei personalpolitiske sakene kan også avgjerast i den administrative styringsgruppa. Det er også viktig å streke under at dei tillitsvalde skal vere representert i arbeidsgruppene når det vert arbeidd med oppgåver som gjeld dei tilsette sine arbeidsvilkår. Intensjonsavtalen har m.a. slik ordlyd i 10: Det partsamansette utvalet (PSU, jf. Inndelingslova 26) skal lage eit omstillingsdokument som: Harmoniserer ulike reglement (tilsettingsregelment, permisjonsreglement, m.m.) Utarbeider ein felles lønspolitikk for alle tilsette Harmoniserer lønsskilnader over tid Tilbyr avgangsstimulerande tiltak til leiarar Det vert føreslått at fellesnemnda er arbeidsgjevaren sine representantar og at det partssamansette utvalet også skal ha seks medlemmer som representerer dei tilsette. Dei tillitsvalde er samde om at dei fire hovudsamanslutningane vel kvar sin medlem i PSU. I tillegg skal LO og Unio ha ein ekstra representant kvar. Sakshandsaming I Fellesnemnda skal ein søke å oppnå konsensus i alle avgjerder. Ved usemje skal Fellesnemnda vurdere om spørsmålet kan utsetjast til etter at nytt kommunestyre er konstituert. Forhold som ein likevel vurderer det er naudsynt å ta stilling til, blir avgjort med vanleg fleirtal. I samsvar med 26, 4.ledd i inndelingslova kan kvar av kommunane be departementet (Fylkesmannen) om å ta avgjerd i spørsmål som gjeld fellesnemnda sine oppgåver og fullmakter dersom det ikkje er mogleg å kome til semje. Mandatet til fellesnemnda Oppgåvene til Fellesnemnda føl av 26 i inndelingslova og intensjonsavtalen, tilleggsdokument datert , samt notat datert a. Fellesnemnda skal planlegge og førebu iverksetjing av samanslåinga fram til nytt kommunestyre i den nye kommunen er konstituert. Den skal gå igjennom og vurdere alle prinsipielle forhold i samanslåingsprosessen b. Fellesnemnda kan inngå avtalar på vegne av den nye kommunen c. Fellesnemnda handsamar politisk organisering i den nye kommunen samt reglement for dei nye politiske organa og arbeidsvilkåra for dei folkevalde d. Fellesnemnda skal utarbeide mandat for prosjektleiar/ny rådmann og sette i verk tilsetting av denne e. Fellesnemnda handsamar prosjektleiar si innstilling til hovudmodell for administrativ organisering f. Fellesnemnda skal sørge for at reglar og avtalar om tilsette og tillitsvalde sin medverknad ved samanslåinga blir tatt i vare g. Medlemmane i fellesnemnda er arbeidsgjevaren sine representantar i det partssamansette utvalet for samanslåingsprosessen h. Fellesnemnda handsamar revisjonsordning for den nye kommunen etter innstilling frå kontrollutvala i dei fire kommunane i. Kommunane har i perioden fram til ansvar for si ordinære drift, men spørsmål som kan ha betydning for den nye kommunen bør først drøftast i Fellesnemnda j. Fellesnemnda kan uttale seg om saker som er til handsaming i folkevalde organ i dei fire kommunane når sakene blir vurdert å ha betydning for den nye kommunen

12 k. Fellesnemnda har eit spesielt ansvar for å vurdere saker med økonomiske og arealpolitiske konsekvensar. Fellesnemnda skal førebu budsjett for 2020 og økonomiplan , men det er det nye formannskapet som skal gje budsjettinnstilling til det nye kommunestyret l. Fellesnemnda disponerer eingongstilskot og reformstøtte frå staten i samband med kommunesamanslåinga. Fellesnemnda skal også vedta budsjett for samanslåingsprosessen innanfor ramma av dei statlege løyvingane m. Fellesnemnda skal søke å oppnå konsensus i alle avgjerder. Forhold som ein vurderer det er naudsynt å ta stilling til, blir avgjort med vanleg fleirtal. Ved usemje skal Fellesnemnda vurdere om spørsmålet kan utsetjast til etter at nytt kommunestyre er konstituert n. Fellesnemnda skal halde kommunestyra i dei fire kommunane orientert om nemnda sitt arbeid o. Fellesnemnda skal legge til rette for eit godt samarbeid mellom prosjektleiar og rådmennene i dei fire kommunane fram mot etablering av den nye kommunen p. Delegering. a. Fellesnemnda kan delegere til politisk underutval og/eller den administrative styringsgruppa å fatte vedtak i enkeltsaker eller i saker som ikkje er av prinsipiell karakter q. Saksførebuing Administrativ styringsgruppe førebur saker til fellesnemnda. Når påtroppande rådmann er tilsett, innstiller han til fellesnemnda. Påtroppande rådmann, rådmennene og prosjektleiar har møte og talerett i fellesnemnda. Rådmannen si vurdering Fellesnemnd mv for ny kommune i indre Sunnfjord blir etablert i tråd med saksutgreiing datert Førde, den Ole John Østenstad Rådmann

13 GAULAR KOMMUNE Arkiv: FE Saksmappe: 17/536 JournalpostID: 17/2698 Sakshandsamar: Atle Fasteland Dato: Saksframlegg Saksnr. utval Utval Møtedato 023/17 Formannskapet /17 Kommunestyret Ny kommune i Indre Sunnfjord, fellesnemnd Rådmannen si tilråding: Fellesnemnd mv for ny kommune i indre Sunnfjord blir etablert i tråd med saksutgreiing datert I samsvar med sakstutgreiing datert vert det oppretta fellesnemnd som skal vere operativ frå og med Stortinget har gjort sitt vedtak og seinast Gaular kommunestyre godkjenner oppgåver, fullmakter og mandat for fellesnemnda i samband med samanslåing av kommunane Førde, Gaular, Jølster og Naustdal frå slik det går fram av saksutgreiing. 3. Fellesnemnda skal ha slik samansetjing: Førde: 7 medlemmar + 9 varamedlemmer Gaular: 4 medlemmar + 6 varamedlemmer Jølster: 4 medlemmar + 6 varamedlemmer Naustdal: 4 medlemmar + 6 varamedlemmer 4. Følgjande medlemmer i Gaular kommunestyre blir Gaular kommune sine representantar i fellesnemnda: Representantar: Vararepresentantar: (ikkje personlege vara) 5. Det blir oppretta eit partssamansett utval (administrasjonsutval) i samband med samanslåingsprosessen. Arbeidsgjevar sine representantar er fellesnemnda. Arbeidstakarane vel 6 medlemmar samt varamedlemmer. Utvalet skal handsame saker som gjeld forholdet mellom den nye

14 kommunen som arbeidsgjevar og dei tilsette. Utvalet skal gje uttale i saker som gjeld overordna personalpolitiske spørsmål, retningsliner og planar i samband med kommunesamanslåinga. 6. KRYSS Revisjon blir Fellesnemnda sin revisor Formannskapet Handsaming: Etter sams drøfting tilrår formannskapet gjennomført forholdstalsval. Liste og namneforslag vert framlagt i kommunestyre. FS-023/17 Vedtak: Formannskapet tilrår at det vert gjennomført forholdstalsval. Liste og namneforslag vert framlagt i kommunestyre Kommunestyret Handsaming: Anne Lilleaasen bad på vegne av felleslista Høgre, Arbeidarpartiet, Krf og SV om forholdsval. Det var ingen merknad til dette. Følgjande fellesliste vart innlevert av Anne Lilleaasen vegne av Høgre, Arbeidarpartiet, Krf og SV og vart godkjent: Fellesliste Høgre, Arbeidarpartiet, Krf og SV i høve val av fellesnemnd: 1. Mathias Råheim (H) 2. Anita Eide Kvamme (Ap) 3. Norunn Lunde Furnes (Krf) 4. Anne Lilleaasen (H) 5. Arild Horsevik (Ap) 6. Heidi Vallestad (SV) 7. Margunn Skudal Nistad (H) 8. Jarle Arvid Aase (Krf) Følgjande fellesliste vart innlevert av Kari Iren Birkeland på vegne av Sp og vart godkjent: Senterpartiet si liste: 1. Kari Iren Birkeland 2. Johhny Kårstad 3. Sølvi Irene Søgnen 4. Erlend Brede Fossen 5. Atle Hoff

15 6. Aud-Irene Sande Søgnen 7. Ole Magnus Mo Ordføraren refererte listene. Representantane Jarle Arvid Aase, Kari Iren Birkeland og kontor- og personalsjef; Dag Ripe vart valde til teljekorps. Ved oppteljing fekk listene desse røystene: Fellesliste Høgre, Arbeidarpartiet, Krf og SV: 13 røyster Senterpartiet si liste: 8 røyster. Mandatfordelinga vert etter dette slik: Fellesliste Høgre, Arbeidarpartiet, Krf og SV: 13 røyster 6,5 4,3 = 3 mandat Senterpartiet: 8 røyster 4 2,7 = 1 mandat Krav til kandidatkåring: Tal varamedlemer er lik tal medlemer + 2. Har lista fått to eller tre medlemer, skal kvart kjønn vere representert. Representantar i Fellesnemnda for dei einskilde listene: Fellesliste Høgre, Arbeidarpartiet, Krf og SV: 1. Mathias Råheim 2. Anita Eide Kvamme 3. Norunn Lunde Furnes Vara: 1. Anne Lilleaasen 2. Arild Horsevik 3. Heidi Vallestad 4. Margunn Skudal Nistad 5. Jarle Aase Senterpartiet: 1. Kari Iren Birkeland Vara: 1. Johnny Kårstad 2. Sølvi Irene Søgnen 3. Erlend Brede Fossen

16 KS-017/17 Vedtak: Fellesnemnd mv for ny kommune i indre Sunnfjord blir etablert i tråd med saksutgreiing datert I samsvar med sakstutgreiing datert vert det oppretta fellesnemnd som skal vere operativ frå og med Stortinget har gjort sitt vedtak og seinast Gaular kommunestyre godkjenner oppgåver, fullmakter og mandat for fellesnemnda i samband med samanslåing av kommunane Førde, Gaular, Jølster og Naustdal frå slik det går fram av saksutgreiing. 3. Fellesnemnda skal ha slik samansetjing: Førde: 7 medlemmar + 9 varamedlemmer Gaular: 4 medlemmar + 6 varamedlemmer Jølster: 4 medlemmar + 6 varamedlemmer Naustdal: 4 medlemmar + 6 varamedlemmer 4. Følgjande medlemmer i Gaular kommunestyre blir Gaular kommune sine representantar i fellesnemnda: Representantar: Fellesliste Høgre, Arbeidarpartiet, Krf og SV: 1. Mathias Råheim 2. Anita Eide Kvamme 3. Norunn Lunde Furnes Senterpartiet: 1. Kari Iren Birkeland Vararepresentantar: Fellesliste Høgre, Arbeidarpartiet, Krf og SV: 1. Anne Lilleaasen 2. Arild Horsevik 3. Heidi Vallestad 4. Margunn Skudal Nistad 5. Jarle Aase Senterpartiet: 1. Johnny Kårstad 2. Sølvi Irene Søgnen 3. Erlend Brede Fossen

17 5. Det blir oppretta eit partssamansett utval (administrasjonsutval) i samband med samanslåingsprosessen. Arbeidsgjevar sine representantar er fellesnemnda. Arbeidstakarane vel 6 medlemmar samt varamedlemmer. Utvalet skal handsame saker som gjeld forholdet mellom den nye kommunen som arbeidsgjevar og dei tilsette. Utvalet skal gje uttale i saker som gjeld overordna personalpolitiske spørsmål, retningsliner og planar i samband med kommunesamanslåinga. 6. KRYSS Revisjon blir Fellesnemnda sin revisor Vedlegg i saka: Ny kommune i Indre Sunnfjord - vedlegg Saksutgreiing: Bakgrunn for saka Innan fristen gjorde kommunane i indre Sunnfjord slike vedtak i høve spørsmålet om kommunesamanslåing: Kommune Naustdal Vedtak Naustdal kommunestyre K-16/024 Med grunnlag i resultatet av folkeavrøystinga 4. april 2016 og seinare meiningsmåling vedtek Naustdal kommunestyre at Naustdal kommune skal gå saman med kommunane Førde, Jølster og Gaular om å skipe ein ny kommune frå Oppretting av fellesnemnd med mandat vert å kome attende til. Naustdal kommunestyre føreset at dei fire kommunane vert likt representert i nemnda. Vidare føreset Naustdal kommunestyre at friviljugprinsippet vert fylgd i det vidare arbeidet med kommunereforma. Dei andre kommunane som har inngått tilleggsavtale (handsama i kommunestyret 12. mai) til intensjonsavtalen har ikkje endringar i «Kapittel 3 Fellessatsingar og Kommuneovergripande.» Då fell også Naustdal kommune sine nye tiltak som kom til etter forhandlingane var avslutta. Dette gjeld «Vevringutstillinga og Instedalen Skileikeanlegg» som vert lagt til i avtaleframlegget kapittel 3. Førde Førde bystyre 019/16 Basert på vedteken intensjonsavtale og gjennomført innbyggarhøyring vedtek Førde kommune å slå seg saman med ein eller fleire av kommunane Naustdal, Gaular og Jølster. Førde kommune er positiv til at ein eller fleire kommunar i HAFS kan slutte seg til intensjonsavtalen for "liten SiS", og bli ein del av ein større kommune i Sunnfjord dersom kommunane Naustdal, Gaular og Jølster også er samde om det. Førde bystyre sluttar seg til vedlegg datert til "Intensjonsavtale - kommunesamanslåing Førde, Gaular, Jølster og Naustdal kommunar" med slikt nytt kulepunkt i staden for Storhandelspark på Hafstad bygge institusjon/omsorgsbustader Gaular Gaular kommunestyre 032/16

18 Med bakgrunn i vedteken intensjonsavtale og vedlegg vedteke sak 26/16 og gjennomført folkerøysting vedtek Gaular kommune å slå kommunen saman med Førde, Jølster og Naustdal frå Gaular kommune vil presisere at ein føresetnad for å seie ja til kommunesamanslåing er at kommunane går inn i ein ny, større kommune som likeverdige partar, med dei midlar som kvar einskild kommune rår over. Dersom det skal opprettast fond i den einskilde kommune, skal alle tidlegare kommunar handsamast likt. Jølster Jølster kommunestyre 052/16 Basert på vedteken intensjonsavtale, gjennomført innbyggarhøyring og resultat av folkerøysting vedtek Jølster kommune å slå seg saman med kommunane Førde, Gaular og Naustdal. Jølster kommune sluttar seg til vedlegg til intensjonsavtale om kommunesamanslåing med Førde, Gaular, Naustdal og Jølster datert , med følgjande endring i punkt 4 : nytt punkt 3: Realisering av næringsareal på Moskog og utvikle næringsareal på Skei. nytt punkt 5:Lage eit arbeidsdokument med føremål om å etablere eit eige nærings- og kulturfond for Jølster, med kapital frå etablerte kraftinntekter. På bakgrunn av innbyggarhøyringa og folkerøystinga finn Jølster kommune det ikkje naturleg at andre kommunar kan tiltre intensjonsavtalen for «liten» SiS og bli ein del av ein ny kommune i Indre Sunnfjord. I september 2016 gjorde kommunane så vedtak om å etablere nytt prosjekt tilsvarande det som vart avslutta pr Prosjektperioden vart bestemt å vare fram til fellesnemnda er etablert, og skulle ha som hovudmål å legge til rette for at fellesnemnda raskt skulle kunne arbeide effektivt. Når det gjeld framdrift fram mot stortingsvedtak oppgir Kommunal- og moderniseringsdepartementet på sine nettsider følgjande framdrift: Tidspunkt Kva Vår 2017 Departementet legg fram ein proposisjon med forslag til ny kommunestruktur (det er antyda at denne vil komme til Stortinge før påske) Departementet legg fram ein samla lovproposisjon om nye oppgåver Mai 2017 Kommuneproposisjonen for 2018 blir lagt fram for Stortinget Juni 2017 Stortinget handsamar proposisjon om ny kommunestruktur Stortinget handsamar lovproposisjon om nye oppgåver Kva handlar denne saka om Denne saka handlar om oppretting, organisering, fullmakter, storleik og samansetjing av fellesnemnda. Vidare handler den om samansetjing av undernemnder og rolleavklaring/informasjon mot dei ordinære kommunestyra. Saksutgreiinga slik den ligg føre er i samsvar med kva som vart presentert i felles formannskapsmøte 14. og Saksutgreiing Lovgrunnlag Det er lov om ov om fastsetjing og endring av kommune- og fylkesgrenser (inndelingslova) 26 som omtalar for hold knytt til oppretting av fellesnemnd. Ved samanslåing av kommunar eller fylkeskommunar og ved deling som nemnt i 3 andre ledd bokstav b skal det opprettast ei fellesnemnd til å samordne og ta seg av førebuinga av samanslåinga eller delinga. Nemnda bør spegle av innbyggjartalet i dei

19 enkelte kommunane eller fylkeskommunane. Det skal likevel vere minimum tre medlemmer i nemnda frå kvar kommune eller fylkeskommune. Fellesnemnda blir valt av og blant medlemmene i kommunestyret eller fylkestinget. Også medlemmer av kommunerådet eller fylkesrådet kan veljast. Nemnda vel sjølv leiar og nestleiar. Reglane i kommunelova om val og saksbehandling i folkevalde organ gjeld elles tilsvarande. Kommunane eller fylkeskommunane kan også opprette eit felles partssamansett utval etter kommunelova 25 for behandling av saker som gjeld forholdet mellom den nye eininga som arbeidsgivar og dei tilsette. Fellesnemnda skal ta hand om det førebuande arbeidet med økonomiplanen og med budsjettet for det første driftsåret etter at samanslåinga eller delinga som nemnt i 3 andre ledd bokstav b, er sett i verk. Nemnda skal i sin verkeperiode gi fråsegn til departementet om årsbudsjetta og økonomiplanen for dei kommunane eller fylkeskommunane saka gjeld. Andre arbeidsoppgåver og fullmakter for nemnda blir fastsette i reglement som må vedtakast i alle kommunestyra eller fylkestinga. Kvar av kommunane eller fylkeskommunane kan be departementet om å ta avgjerd i slike spørsmål dersom det ikkje er mogleg å kome til semje. Nemnda kan få fullmakt til å tilsetje personale i den nye eininga. Dette omfattar også tilsetjing av administrasjonssjef og revisor. Tilsetjing av revisor skjer på bakgrunn av innstilling frå kontrollutvala. Nemnda kan òg få fullmakt til å vidareføre deltaking i interkommunalt samarbeid om revisjon eller vidareføre avtale med annan revisor. Tilsvarande gjeld for sekretariatet for kontrollutvalet. Slikt vedtak skjer etter innstilling frå kontrollutvala. Fellesnemnda kan gi eit arbeidsutval myndigheit til å gjere vedtak i enkeltsaker eller i saker som ikkje er av prinsipiell art. Reglane i kommunelova om møte- og talerett for ordførar, leiar av kommuneråd eller fylkesråd, administrasjonssjef og tilsette gjeld tilsvarande for nemnda. Reglane i 59 om lovlegkontroll gjeld tilsvarande for avgjerder fellesnemnda tek. Funksjonsperioden for fellesnemnda går ut når det nye kommunestyret eller fylkestinget er konstituert etter reglane i 27. Hovudpunkta i 26 er: Fellesnemnda skal samordne og ta seg av førebuinga av samanslåinga Nemnda bør spegle av innbyggjartalet i dei enkelte kommunane. Det skal likevel vere minimum tre medlemmer i nemnda frå kvar kommune Fellesnemnda blir valt av og blant medlemmene i kommunestyret Nemnda vel sjølv leiar og nestleiar Det kan også opprettast eit felles partssamansett utval etter 25 i kommunelova for behandling av saker som gjeld forholdet mellom den nye eininga som arbeidsgivar og dei tilsette Fellesnemnda skal førebu arbeidet med budsjett og økonomiplan for det første driftsåret i ny kommune Fellesnemnda skal gje fråsegn til departementet (fylkesmannen) om årsbudsjetta og økonomiplanen for dei kommunane saka gjeld Kommunestyra kan vedta reglement der fullmakter og arbeidsoppgåver blir bestemt Kvar av kommunane kan be departementet (fylkesmannen) om å ta avgjerd i slike spørsmål (dvs. reglementet) dersom det ikkje er mogleg å kome til semje Nemnda kan få fullmakt til å tilsetje personale i den nye eininga. Dette omfattar også tilsetjing av administrasjonssjef og revisor Fellesnemnda kan gi eit arbeidsutval myndigheit til å gjere vedtak i enkeltsaker eller i saker som ikkje er av prinsipiell art.

20 I rundskriv H-10/15 kapittel vert det presisert at nemnda ikkje skal få innverknad på drifta i dei eksisterande kommunane. Prosess For å sikre at Fellesnemnda kan starte arbeidet innan sommaren 2017 bør prinsippa for og oppnnemning av denne vere handsama av kommunestyra innan utgangen av april Dersom kommunane ikkje klarar å bli samde om eit reglement kan kvar av kommunane bringe saka inn for departementet (Fylkesmannen) til avgjerd. Fellesnemnda bør vere operativ frå og med Stortinget har gjort sitt vedtak og seinast (då som midlertidig fellesnemnd). Prosjektorganisering Det vert lagt til grunn at prosessen med samanslåing av dei fire kommunane blir organisert i samsvar med følgjande prinsippskisse: Storleik og samansetjing I tråd med drøftingane gjort i felles formannskapmøte 14. og vil Fellesnemnda ha 19 medlemmar, og med slik samansetjing: Førde: 7 medlemmar + 9 varamedlemmer Gaular: 4 medlemmar + 6 varamedlemmer Jølster: 4 medlemmar + 6 varamedlemmer Naustdal: 4 medlemmar +6 varamedlemmer Nemnda vel sjølv leiar og nestleiar, men det er semje om at ordføraren i Førde er leiar av fellesnemnda. Det er kommunestyra i kvar kommune som vel medlemmane blant kommunestyremedlemmane i dei respektive kommunestyra. Reglane i kommunelova om val og saksbehandling i folkevalde organ gjeld m.a. knytt til kjønnsrepresentasjon. Arbeidsutval Inndelingslova opnar for at det kan opprettast eit arbeidsutval som kan få mynde til å gjere vedtak i enkeltsaker eller i saker som ikkje er av prinsipiell art. Ein vil tilrå at ein ikkje nemner opp eit slikt utval no, men prøvar å få ei organisering med tydeleg roller mellom politisk og administrativt arbeid. Dette vil ein få om den administrative styringsgruppa innstiller direkte til fellesnemnda. Fellesnemnda bør delegere til den administrative styringsgruppa å ta stilling til reine administrative saker slik rådmennene har det i kommunane i dag. Når den framtidige rådmannen er tilsett, vil det vere naturleg at det er han som har denne fullmakta.

21 Også arbeidsutvalet er omfatta av reglane om kjønnsrepresentasjon. Dette gjer at dei fire ordførarane ikkje kan utgjere eit arbeidsutval. Ein ser for seg at ordførarane blir tett involvert i arbeidet ved å ha hyppige og regelmessige møter med den administrative styringsgruppa. Partssamansett utval (PSU) Kommunane kan opprette eit partssamansett utval i samsvar med 25 i kommunelova for handsaming av saker som gjeld forholdet mellom den nye eininga som arbeidsgjevar og dei tilsette. Det partsamansette utvalet svarar til det som ofte blir kalla administrasjonsutval. Kva oppgåver som skal leggast til dette utvalet må fellesnemnda avgjere, men det er viktig at det blir eit godt og ordna forhold mellom administrasjonen og dei tillitsvalde gjennom formelle møtepunkt og utøving av drøftingsinstituttet i samsvar med hovudavtalen. PSU vil bli eit stort organ, og bør vere eit vedtaks- /tilrådingsorgan og ikkje eit drøftingsorgan. Drøftingar etter reglane i hovudavtalen må skje mellom dei fire rådmennene og dei hovudtillitsvalde. Partane drøftar sakene i administrativ styringsgruppe og sender ei tilråding til PSU som formelt handsamar saka. Mange av dei personalpolitiske sakene kan også avgjerast i den administrative styringsgruppa. Det er også viktig å streke under at dei tillitsvalde skal vere representert i arbeidsgruppene når det vert arbeidd med oppgåver som gjeld dei tilsette sine arbeidsvilkår. Intensjonsavtalen har m.a. slik ordlyd i 10: Det partsamansette utvalet (PSU, jf. Inndelingslova 26) skal lage eit omstillingsdokument som: Harmoniserer ulike reglement (tilsettingsregelment, permisjonsreglement, m.m.) Utarbeider ein felles lønspolitikk for alle tilsette Harmoniserer lønsskilnader over tid Tilbyr avgangsstimulerande tiltak til leiarar Det vert føreslått at fellesnemnda er arbeidsgjevaren sine representantar og at det partssamansette utvalet også skal ha seks medlemmer som representerer dei tilsette. Dei tillitsvalde er samde om at dei fire hovudsamanslutningane vel kvar sin medlem i PSU. I tillegg skal LO og Unio ha ein ekstra representant kvar. Sakshandsaming I Fellesnemnda skal ein søke å oppnå konsensus i alle avgjerder. Ved usemje skal Fellesnemnda vurdere om spørsmålet kan utsetjast til etter at nytt kommunestyre er konstituert. Forhold som ein likevel vurderer det er naudsynt å ta stilling til, blir avgjort med vanleg fleirtal. I samsvar med 26, 4.ledd i inndelingslova kan kvar av kommunane be departementet (Fylkesmannen) om å ta avgjerd i spørsmål som gjeld fellesnemnda sine oppgåver og fullmakter dersom det ikkje er mogleg å kome til semje. Mandatet til fellesnemnda Oppgåvene til Fellesnemnda føl av 26 i inndelingslova og intensjonsavtalen, tilleggsdokument datert , samt notat datert Fellesnemnda skal planlegge og førebu iverksetjing av samanslåinga fram til nytt kommunestyre i den nye kommunen er konstituert. Den skal gå igjennom og vurdere alle prinsipielle forhold i samanslåingsprosessen Fellesnemnda kan inngå avtalar på vegne av den nye kommunen Fellesnemnda handsamar politisk organisering i den nye kommunen samt

22 reglement for dei nye politiske organa og arbeidsvilkåra for dei folkevalde Fellesnemnda skal utarbeide mandat for prosjektleiar/ny rådmann og sette i verk tilsetting av denne Fellesnemnda handsamar prosjektleiar si innstilling til hovudmodell for administrativ organisering Fellesnemnda skal sørge for at reglar og avtalar om tilsette og tillitsvalde sin medverknad ved samanslåinga blir tatt i vare Medlemmane i fellesnemnda er arbeidsgjevaren sine representantar i det partssamansette utvalet for samanslåingsprosessen Fellesnemnda handsamar revisjonsordning for den nye kommunen etter innstilling frå kontrollutvala i dei fire kommunane Kommunane har i perioden fram til ansvar for si ordinære drift, men spørsmål som kan ha betydning for den nye kommunen bør først drøftast i Fellesnemnda Fellesnemnda kan uttale seg om saker som er til handsaming i folkevalde organ i dei fire kommunane når sakene blir vurdert å ha betydning for den nye kommunen Fellesnemnda har eit spesielt ansvar for å vurdere saker med økonomiske og arealpolitiske konsekvensar. Fellesnemnda skal førebu budsjett for 2020 og økonomiplan , men det er det nye formannskapet som skal gje budsjettinnstilling til det nye kommunestyret Fellesnemnda disponerer eingongstilskot og reformstøtte frå staten i samband med kommunesamanslåinga. Fellesnemnda skal også vedta budsjett for samanslåingsprosessen innanfor ramma av dei statlege løyvingane Fellesnemnda skal søke å oppnå konsensus i alle avgjerder. Forhold som ein vurderer det er naudsynt å ta stilling til, blir avgjort med vanleg fleirtal. Ved usemje skal Fellesnemnda vurdere om spørsmålet kan utsetjast til etter at nytt kommunestyre er konstituert Fellesnemnda skal halde kommunestyra i dei fire kommunane orientert om nemnda sitt arbeid Fellesnemnda skal legge til rette for eit godt samarbeid mellom prosjektleiar og rådmennene i dei fire kommunane fram mot etablering av den nye kommunen Delegering. Fellesnemnda kan delegere til politisk underutval og/eller den administrative styringsgruppa å fatte vedtak i enkeltsaker eller i saker som ikkje er av prinsipiell karakter Saksførebuing Administrativ styringsgruppe førebur saker til fellesnemnda. Når påtroppande rådmann er tilsett, innstiller han til fellesnemnda. Påtroppande rådmann, rådmennene og prosjektleiar har møte og talerett i fellesnemnda. Atle Fasteland rådmann

23 Jølster kommune Arkiv: FE JournalpostID: 16/ Sakshandsamar: Jensen, Ellen Dato: Saksframlegg Saksnr. utval Utval Møtedato 023/17 Formannskapet /17 Kommunestyret Ny kommune i Indre Sunnfjord - Fellesnemnd Rådmannen sitt framlegg til vedtak: 1. I samsvar med sakstutgreiing datert blir det oppretta fellesnemnd som skal vere operativ frå og med Stortinget har gjort sitt vedtak og seinast Jølster kommunestyre godkjenner oppgåver, fullmakter og mandat for fellesnemnda i samband med samanslåing av kommunane Førde, Gaular, Jølster og Naustdal frå slik det går fram av saksutgreiing. 3. Fellesnemnda skal ha slik samansetjing: Førde: 7 medlemmar + 9 varamedlemmer Gaular: 4 medlemmar + 6 varamedlemmer Jølster: 4 medlemmar + 6 varamedlemmer Naustdal: 4 medlemmar + 6 varamedlemmer 4. Følgjande medlemmer i Jølster kommunestyre blir Jølster kommune sine representantar i fellesnemnda: Representantar Vararepresentantar 5. Det blir oppretta eit partssamansett utval (administrasjonsutval) i samband med samanslåingsprosessen. Arbeidsgjevar sine representantar er fellesnemnda. Arbeidstakarane vel 6 medlemmar samt varamedlemmer. Utvalet skal handsame

24 saker som gjeld forholdet mellom den nye kommunen som arbeidsgjevar og dei tilsette. Utvalet skal gje uttale i saker som gjeld overordna personalpolitiske spørsmål, retningsliner og planar i samband med kommunesamanslåinga. 6. KRYSS Revisjon blir Fellesnemnda sin revisor Formannskapet Handsaming: Judith Kapstad V: Framlegg til representantar til fellesnemnda frå V, Krf AP: Ordførar Oddmund Klakegg Varaordførar Jakob Andre Sande Formannskapsmedlem Judith Kapstad Kommunestyremedlem Ragnhild Sæle Varamedlemmar til fellesnemnd: 3 kvinner og menn, kvinner vara for kvinner menn er vara for menn Det vart punktvis røysting over framlegga (Rådmannen og V) til vedtak 1. Rådmannen sitt framlegg vart samrøystes vedteke 2. Rådmannen sitt famlegg vart samrøystes vedteke 3. Rådmannen sitt framlegg vart samrøystes vedteke 4. Det vart røysta over V sitt framlegg, framlegget fall med 6 mot 1 røyst 5. Rådmannen sitt framlegg til vedtak vart samrøystes vedteke 6. Rådmannen sitt framlegg til vedtak vart samrøystes vedteke FSK-023/17 Vedtak: 1. I samsvar med sakstutgreiing datert blir det oppretta fellesnemnd som skal vere operativ frå og med Stortinget har gjort sitt vedtak og seinast Jølster kommunestyre godkjenner oppgåver, fullmakter og mandat for fellesnemnda i samband med samanslåing av kommunane Førde, Gaular, Jølster og Naustdal frå slik det går fram av saksutgreiing.

25 3. Fellesnemnda skal ha slik samansetjing: Førde: 7 medlemmar + 9 varamedlemmer Gaular: 4 medlemmar + 6 varamedlemmer Jølster: 4 medlemmar + 6 varamedlemmer Naustdal: 4 medlemmar + 6 varamedlemmer 4. Følgjande medlemmer i Jølster kommunestyre blir Jølster kommune sine representantar i fellesnemnda: Representantar Vararepresentantar 5. Det blir oppretta eit partssamansett utval (administrasjonsutval) i samband med samanslåingsprosessen. Arbeidsgjevar sine representantar er fellesnemnda. Arbeidstakarane vel 6 medlemmar samt varamedlemmer. Utvalet skal handsame saker som gjeld forholdet mellom den nye kommunen som arbeidsgjevar og dei tilsette. Utvalet skal gje uttale i saker som gjeld overordna personalpolitiske spørsmål, retningsliner og planar i samband med kommunesamanslåinga. 6. KRYSS Revisjon blir Fellesnemnda sin revisor Kommunestyret Handsaming: Det vart først røysta over tilrådinga frå formannskapet samla for punkt 1, 2, 3, 5, 6, Formannskapet si tilråding vart samrøystes vedteke Punkt 4. val av representantar og vararepresentatar Tom Erik Sandal SP: ber om høvedtalsval i høve punkt 4. Det vart oppretta tellekorps frå administrasjonen. Tom Erik Sandal: felles liste frå Sp, Sv og Ap: 1. Oddmund Klakegg, SP

26 2. Reidun Støfring, SP 3. Jakob Andre Sandal, SV 4. Arve Dvergsdal, AP 5. Steinar Dvergsdal, SP 6. Ingrid Søyland, SP 7. Ragnhild Sæle, AP 8. Inger Jorun Årseth Judith Kapstad : felles liste frå H, V og Krf: 1. Anders Kristian Sægrov, H 2. Judith Kapstad, V 3. Svein årdalsbakke, Krf 4. Kjell Navelsaker, H 5. Vigdis Tonning, V 6. Atle Hamar, V Det vart skriftleg røysting på listeframlegga med slik fordeling: Varamedlemmar: det var semje mellom partia at varamedlemmar er kandidatar i rekkjefølgje etter dei valde frå kvar liste med slik fordeling: 5 frå fellesliste frå SP, Sv og Ap(nr ) og 2 frå fellesliste H, V og Krf ( nr ) i alt 7 varamedlemmar. KST-022/17 Vedtak: 1. I samsvar med sakstutgreiing datert blir det oppretta fellesnemnd som skal vere operativ frå og med Stortinget har gjort sitt vedtak og seinast

27 2. Jølster kommunestyre godkjenner oppgåver, fullmakter og mandat for fellesnemnda i samband med samanslåing av kommunane Førde, Gaular, Jølster og Naustdal frå slik det går fram av saksutgreiing. 3. Fellesnemnda skal ha slik samansetjing: Førde: 7 medlemmar + 9 varamedlemmer Gaular: 4 medlemmar + 6 varamedlemmer Jølster: 4 medlemmar + 6 varamedlemmer Naustdal: 4 medlemmar + 6 varamedlemmer 4. Følgjande medlemmer i Jølster kommunestyre blir Jølster kommune sine representantar i fellesnemnda: Representantar Vararepresentantar 1. Oddmund Klakegg, SP Vara for SP, SV og Ap 2. Reidun Støfring, SP 1. Arve Dvergsdal, Ap 3. Jakob Andre Sandal, SV 2. Steinar Dvergsdal, SP 4. Anders Kristian Sægrov, H 3. Ingrid Søyland, SP 4. Ragnhild Sæle, Ap 5. Inger Jorun Årseth, SP Vara for H,V og Krf 1. Judith Kapstad, V 2. Svein Årdalsbakke, Krf 5. Det blir oppretta eit partssamansett utval (administrasjonsutval) i samband med samanslåingsprosessen. Arbeidsgjevar sine representantar er fellesnemnda. Arbeidstakarane vel 6 medlemmar samt varamedlemmer. Utvalet skal handsame saker som gjeld forholdet mellom den nye kommunen som arbeidsgjevar og dei tilsette. Utvalet skal gje uttale i saker som gjeld overordna personalpolitiske spørsmål, retningsliner og planar i samband med kommunesamanslåinga. 6. KRYSS Revisjon blir Fellesnemnda sin revisor Vedlegg 1. prosjektsunnfjord.no

28 2. Referat frå felles formannskapsmøte 14. og felles-formannskapsmøte-14.-og pdf 3. Inndelingslova 4. Rundskriv H-10/15 delingslova_oppdatering_2017-.pdf 5. Rettleiar Kommunal- og moderniseringsdepartementet: Å bygge en ny kommune råd frå tidligere sammenslåinger y_kommune_akl2.pdf 6. Rettleiar Kommunal- og moderniseringsdepartementet: Formelle rammer i byggingen av ny kommuner 7. Telemarksforsking/Deloitte: Gode grep på veien til ny kommune n_til_en_ny_kommune.pdf Bakgrunn for saka Innan fristen gjorde kommunane i indre Sunnfjord slike vedtak i høve spørsmålet om kommunesamanslåing: Kommune Naustdal Vedtak Naustdal kommunestyre K-16/024 Med grunnlag i resultatet av folkeavrøystinga 4. april 2016 og seinare meiningsmåling vedtek Naustdal kommunestyre at Naustdal kommune skal gå saman med kommunane Førde, Jølster og Gaular om å skipe ein ny kommune frå Oppretting av fellesnemnd med mandat vert å kome attende til. Naustdal kommunestyre føreset at dei fire kommunane vert likt representert i nemnda. Vidare føreset Naustdal kommunestyre at friviljugprinsippet vert fylgd i det vidare arbeidet med kommunereforma. Dei andre kommunane som har inngått tilleggsavtale (handsama i kommunestyret 12. mai) til intensjonsavtalen har ikkje endringar i «Kapittel 3 Fellessatsingar og Kommuneovergripande.» Då fell også Naustdal kommune sine nye tiltak som kom til etter forhandlingane var avslutta. Dette gjeld «Vevringutstillinga og Instedalen Skileikeanlegg» som vert lagt til i avtaleframlegget kapittel 3.

29 Førde Førde bystyre 019/16 Basert på vedteken intensjonsavtale og gjennomført innbyggarhøyring vedtek Førde kommune å slå seg saman med ein eller fleire av kommunane Naustdal, Gaular og Jølster. Førde kommune er positiv til at ein eller fleire kommunar i HAFS kan slutte seg til intensjonsavtalen for "liten SiS", og bli ein del av ein større kommune i Sunnfjord dersom kommunane Naustdal, Gaular og Jølster også er samde om det. Førde bystyre sluttar seg til vedlegg datert til "Intensjonsavtale - kommunesamanslåing Førde, Gaular, Jølster og Naustdal kommunar" med slikt nytt kulepunkt i staden for Storhandelspark på Hafstad bygge institusjon/omsorgsbustader Gaular Gaular kommunestyre 032/16 Med bakgrunn i vedteken intensjonsavtale og vedlegg vedteke sak 26/16 og gjennomført folkerøysting vedtek Gaular kommune å slå kommunen saman med Førde, Jølster og Naustdal frå Gaular kommune vil presisere at ein føresetnad for å seie ja til kommunesamanslåing er at kommunane går inn i ein ny, større kommune som likeverdige partar, med dei midlar som kvar einskild kommune rår over. Dersom det skal opprettast fond i den einskilde kommune, skal alle tidlegare kommunar handsamast likt. Jølster Jølster kommunestyre 052/16 Basert på vedteken intensjonsavtale, gjennomført innbyggarhøyring og resultat av folkerøysting vedtek Jølster kommune å slå seg saman med kommunane Førde, Gaular og Naustdal. Jølster kommune sluttar seg til vedlegg til intensjonsavtale om kommunesamanslåing med Førde, Gaular, Naustdal og Jølster datert , med følgjande endring i punkt 4 : nytt punkt 3: Realisering av næringsareal på Moskog og utvikle næringsareal på Skei. nytt punkt 5:Lage eit arbeidsdokument med føremål om å etablere eit eige næringsog kulturfond for Jølster, med kapital frå etablerte kraftinntekter. På bakgrunn av innbyggarhøyringa og folkerøystinga finn Jølster kommune det ikkje naturleg at andre kommunar kan tiltre intensjonsavtalen for «liten» SiS og bli ein del av ein ny kommune i Indre Sunnfjord. I september 2016 gjorde kommunane så vedtak om å etablere nytt prosjekt tilsvarande det som vart avslutta pr Prosjektperioden vart bestemt å vare fram til fellesnemnda er etablert, og skulle ha som hovudmål å legge til rette for at fellesnemnda raskt skulle kunne arbeide effektivt. Når det gjeld framdrift fram mot stortingsvedtak oppgir Kommunal- og moderniseringsdepartementet på sine nettsider følgjande framdrift: Tidspunkt Kva Vår 2017 Departementet legg fram ein proposisjon med forslag til ny kommunestruktur (det er antyda at denne vil komme til Stortinge før påske) Departementet legg fram ein samla lovproposisjon om nye oppgåver Mai 2017 Kommuneproposisjonen for 2018 blir lagt fram for Stortinget Juni 2017 Stortinget handsamar proposisjon om ny kommunestruktur

30 Stortinget handsamar lovproposisjon om nye oppgåver Kva handlar denne saka om Denne saka handlar om oppretting, organisering, fullmakter, storleik og samansetjing av fellesnemnda. Vidare handler den om samansetjing av undernemnder og rolleavklaring/informasjon mot dei ordinære kommunestyra. Saksutgreiinga slik den ligg føre er i samsvar med kva som vart presentert i felles formannskapsmøte 14. og Saksutgreiing Lovgrunnlag Det er lov om ov om fastsetjing og endring av kommune- og fylkesgrenser (inndelingslova) 26 som omtalar for hold knytt til oppretting av fellesnemnd. Ved samanslåing av kommunar eller fylkeskommunar og ved deling som nemnt i 3 andre ledd bokstav b skal det opprettast ei fellesnemnd til å samordne og ta seg av førebuinga av samanslåinga eller delinga. Nemnda bør spegle av innbyggjartalet i dei enkelte kommunane eller fylkeskommunane. Det skal likevel vere minimum tre medlemmer i nemnda frå kvar kommune eller fylkeskommune. Fellesnemnda blir valt av og blant medlemmene i kommunestyret eller fylkestinget. Også medlemmer av kommunerådet eller fylkesrådet kan veljast. Nemnda vel sjølv leiar og nestleiar. Reglane i kommunelova om val og saksbehandling i folkevalde organ gjeld elles tilsvarande. Kommunane eller fylkeskommunane kan også opprette eit felles partssamansett utval etter kommunelova 25 for behandling av saker som gjeld forholdet mellom den nye eininga som arbeidsgivar og dei tilsette. Fellesnemnda skal ta hand om det førebuande arbeidet med økonomiplanen og med budsjettet for det første driftsåret etter at samanslåinga eller delinga som nemnt i 3 andre ledd bokstav b, er sett i verk. Nemnda skal i sin verkeperiode gi fråsegn til departementet om årsbudsjetta og økonomiplanen for dei kommunane eller fylkeskommunane saka gjeld. Andre arbeidsoppgåver og fullmakter for nemnda blir fastsette i reglement som må vedtakast i alle kommunestyra eller fylkestinga. Kvar av kommunane eller fylkeskommunane kan be departementet om å ta avgjerd i slike spørsmål dersom det ikkje er mogleg å kome til semje. Nemnda kan få fullmakt til å tilsetje personale i den nye eininga. Dette omfattar også tilsetjing av administrasjonssjef og revisor. Tilsetjing av revisor skjer på bakgrunn av innstilling frå kontrollutvala. Nemnda kan òg få fullmakt til å vidareføre deltaking i interkommunalt samarbeid om revisjon eller vidareføre avtale med annan revisor. Tilsvarande gjeld for sekretariatet for kontrollutvalet. Slikt vedtak skjer etter innstilling frå kontrollutvala. Fellesnemnda kan gi eit arbeidsutval myndigheit til å gjere vedtak i enkeltsaker eller i saker som ikkje er av prinsipiell art. Reglane i kommunelova om møte- og talerett for ordførar, leiar av kommuneråd eller fylkesråd, administrasjonssjef og tilsette gjeld tilsvarande for nemnda. Reglane i 59 om lovlegkontroll gjeld tilsvarande for avgjerder fellesnemnda tek. Funksjonsperioden for fellesnemnda går ut når det nye kommunestyret eller fylkestinget er konstituert etter reglane i 27. Hovudpunkta i 26 er: Fellesnemnda skal samordne og ta seg av førebuinga av samanslåinga Nemnda bør spegle av innbyggjartalet i dei enkelte kommunane. Det skal likevel vere minimum tre medlemmer i nemnda frå kvar kommune Fellesnemnda blir valt av og blant medlemmene i kommunestyret Nemnda vel sjølv leiar og nestleiar

31 Det kan også opprettast eit felles partssamansett utval etter 25 i kommunelova for behandling av saker som gjeld forholdet mellom den nye eininga som arbeidsgivar og dei tilsette Fellesnemnda skal førebu arbeidet med budsjett og økonomiplan for det første driftsåret i ny kommune Fellesnemnda skal gje fråsegn til departementet (fylkesmannen) om årsbudsjetta og økonomiplanen for dei kommunane saka gjeld Kommunestyra kan vedta reglement der fullmakter og arbeidsoppgåver blir bestemt Kvar av kommunane kan be departementet (fylkesmannen) om å ta avgjerd i slike spørsmål (dvs. reglementet) dersom det ikkje er mogleg å kome til semje Nemnda kan få fullmakt til å tilsetje personale i den nye eininga. Dette omfattar også tilsetjing av administrasjonssjef og revisor Fellesnemnda kan gi eit arbeidsutval myndigheit til å gjere vedtak i enkeltsaker eller i saker som ikkje er av prinsipiell art. I rundskriv H-10/15 kapittel vert det presisert at nemnda ikkje skal få innverknad på drifta i dei eksisterande kommunane. Prosess For å sikre at Fellesnemnda kan starte arbeidet innan sommaren 2017 bør prinsippa for og oppnnemning av denne vere handsama av kommunestyra innan utgangen av april Dersom kommunane ikkje klarar å bli samde om eit reglement kan kvar av kommunane bringe saka inn for departementet (Fylkesmannen) til avgjerd. Fellesnemnda bør vere operativ frå og med Stortinget har gjort sitt vedtak og seinast (då som midlertidig fellesnemnd). Prosjektorganisering Det vert lagt til grunn at prosessen med samanslåing av dei fire kommunane blir organisert i samsvar med følgjande prinsippskisse: Storleik og samansetjing I tråd med drøftingane gjort i felles formannskapmøte 14. og vil Fellesnemnda ha 19 medlemmar, og med slik samansetjing: Førde: 7 medlemmar + 9 varamedlemmer Gaular: 4 medlemmar + 6 varamedlemmer Jølster: 4 medlemmar + 6 varamedlemmer

32 Naustdal: 4 medlemmar + 6 varamedlemmer Nemnda vel sjølv leiar og nestleiar, men det er semje om at ordføraren i Førde er leiar av fellesnemnda. Det er kommunestyra i kvar kommune som vel medlemmane blant kommunestyremedlemmane i dei respektive kommunestyra. Reglane i kommunelova om val og saksbehandling i folkevalde organ gjeld m.a. knytt til kjønnsrepresentasjon. Arbeidsutval Inndelingslova opnar for at det kan opprettast eit arbeidsutval som kan få mynde til å gjere vedtak i enkeltsaker eller i saker som ikkje er av prinsipiell art. Ein vil tilrå at ein ikkje nemner opp eit slikt utval no, men prøvar å få ei organisering med tydeleg roller mellom politisk og administrativt arbeid. Dette vil ein få om den administrative styringsgruppa innstiller direkte til fellesnemnda. Fellesnemnda bør delegere til den administrative styringsgruppa å ta stilling til reine administrative saker slik rådmennene har det i kommunane i dag. Når den framtidige rådmannen er tilsett, vil det vere naturleg at det er han som har denne fullmakta. Også arbeidsutvalet er omfatta av reglane om kjønnsrepresentasjon. Dette gjer at dei fire ordførarane ikkje kan utgjere eit arbeidsutval. Ein ser for seg at ordførarane blir tett involvert i arbeidet ved å ha hyppige og regelmessige møter med den administrative styringsgruppa. Partssamansett utval (PSU) Kommunane kan opprette eit partssamansett utval i samsvar med 25 i kommunelova for handsaming av saker som gjeld forholdet mellom den nye eininga som arbeidsgjevar og dei tilsette. Det partsamansette utvalet svarar til det som ofte blir kalla administrasjonsutval. Kva oppgåver som skal leggast til dette utvalet må fellesnemnda avgjere, men det er viktig at det blir eit godt og ordna forhold mellom administrasjonen og dei tillitsvalde gjennom formelle møtepunkt og utøving av drøftingsinstituttet i samsvar med hovudavtalen. PSU vil bli eit stort organ, og bør vere eit vedtaks-/tilrådingsorgan og ikkje eit drøftingsorgan. Drøftingar etter reglane i hovudavtalen må skje mellom dei fire rådmennene og dei hovudtillitsvalde. Partane drøftar sakene i administrativ styringsgruppe og sender ei tilråding til PSU som formelt handsamar saka. Mange av dei personalpolitiske sakene kan også avgjerast i den administrative styringsgruppa. Det er også viktig å streke under at dei tillitsvalde skal vere representert i arbeidsgruppene når det vert arbeidd med oppgåver som gjeld dei tilsette sine arbeidsvilkår. Intensjonsavtalen har m.a. slik ordlyd i 10: Det partsamansette utvalet (PSU, jf. Inndelingslova 26) skal lage eit omstillingsdokument som: Harmoniserer ulike reglement (tilsettingsregelment, permisjonsreglement, m.m.) Utarbeider ein felles lønspolitikk for alle tilsette Harmoniserer lønsskilnader over tid Tilbyr avgangsstimulerande tiltak til leiarar Det vert føreslått at fellesnemnda er arbeidsgjevaren sine representantar og at det partssamansette utvalet også skal ha seks medlemmer som representerer dei tilsette. Dei tillitsvalde er samde om at dei fire hovudsamanslutningane vel kvar sin medlem i PSU. I tillegg skal LO og Unio ha ein ekstra representant kvar. Sakshandsaming I Fellesnemnda skal ein søke å oppnå konsensus i alle avgjerder. Ved usemje skal

33 Fellesnemnda vurdere om spørsmålet kan utsetjast til etter at nytt kommunestyre er konstituert. Forhold som ein likevel vurderer det er naudsynt å ta stilling til, blir avgjort med vanleg fleirtal. I samsvar med 26, 4.ledd i inndelingslova kan kvar av kommunane be departementet (Fylkesmannen) om å ta avgjerd i spørsmål som gjeld fellesnemnda sine oppgåver og fullmakter dersom det ikkje er mogleg å kome til semje. Mandatet til fellesnemnda Oppgåvene til Fellesnemnda føl av 26 i inndelingslova og intensjonsavtalen, tilleggsdokument datert , samt notat datert Fellesnemnda skal planlegge og førebu iverksetjing av samanslåinga fram til nytt kommunestyre i den nye kommunen er konstituert. Den skal gå igjennom og vurdere alle prinsipielle forhold i samanslåingsprosessen Fellesnemnda kan inngå avtalar på vegne av den nye kommunen Fellesnemnda handsamar politisk organisering i den nye kommunen samt reglement for dei nye politiske organa og arbeidsvilkåra for dei folkevalde Fellesnemnda skal utarbeide mandat for prosjektleiar/ny rådmann og sette i verk tilsetting av denne Fellesnemnda handsamar prosjektleiar si innstilling til hovudmodell for administrativ organisering Fellesnemnda skal sørge for at reglar og avtalar om tilsette og tillitsvalde sin medverknad ved samanslåinga blir tatt i vare Medlemmane i fellesnemnda er arbeidsgjevaren sine representantar i det partssamansette utvalet for samanslåingsprosessen Fellesnemnda handsamar revisjonsordning for den nye kommunen etter innstilling frå kontrollutvala i dei fire kommunane Kommunane har i perioden fram til ansvar for si ordinære drift, men spørsmål som kan ha betydning for den nye kommunen bør først drøftast i Fellesnemnda Fellesnemnda kan uttale seg om saker som er til handsaming i folkevalde organ i dei fire kommunane når sakene blir vurdert å ha betydning for den nye kommunen Fellesnemnda har eit spesielt ansvar for å vurdere saker med økonomiske og arealpolitiske konsekvensar. Fellesnemnda skal førebu budsjett for 2020 og økonomiplan , men det er det nye formannskapet som skal gje budsjettinnstilling til det nye kommunestyret Fellesnemnda disponerer eingongstilskot og reformstøtte frå staten i samband med kommunesamanslåinga. Fellesnemnda skal også vedta budsjett for samanslåingsprosessen innanfor ramma av dei statlege løyvingane Fellesnemnda skal søke å oppnå konsensus i alle avgjerder. Forhold som ein vurderer det er naudsynt å ta stilling til, blir avgjort med vanleg fleirtal. Ved usemje skal Fellesnemnda vurdere om spørsmålet kan utsetjast til etter at nytt kommunestyre er konstituert Fellesnemnda skal halde kommunestyra i dei fire kommunane orientert om nemnda sitt arbeid Fellesnemnda skal legge til rette for eit godt samarbeid mellom prosjektleiar og rådmennene i dei fire kommunane fram mot etablering av den nye kommunen Delegering. Fellesnemnda kan delegere til politisk underutval og/eller den administrative

34 styringsgruppa å fatte vedtak i enkeltsaker eller i saker som ikkje er av prinsipiell karakter Saksførebuing Administrativ styringsgruppe førebur saker til fellesnemnda. Når påtroppande rådmann er tilsett, innstiller han til fellesnemnda. Påtroppande rådmann, rådmennene og prosjektleiar har møte og talerett i fellesnemnda. Rådmannen si vurdering Fellesnemnd mv for ny kommune i indre Sunnfjord blir etablert i tråd med saksutgreiing datert

35 NAUSTDAL KOMMUNE Arkiv: K1-026 JournalpostID: 17/1819 Sakshandsamar: Øyvind Bang- Olsen Dato: Saksframlegg Saksnr. utval Utval Møtedato 17/020 FORMANNSKAPET /014 KOMMUNESTYRET /007 KOMITE FOR HELSE OG SOSIAL /009 KOMITE FOR LANDBRUK - TEKNIKK OG MILJØ /007 KOMITE FOR OPPVEKST OG KULTUR Oppretting av fellesnemd - Ny kommune TILRÅDING: 1. I samsvar med sakstutgreiing datert blir det oppretta fellesnemnd som skal vere operativ frå og med Stortinget har gjort sitt vedtak og seinast Naustdal kommunestyre godkjenner oppgåver, fullmakter og mandat for fellesnemnda i samband med samanslåing av kommunane Førde, Gaular, Jølster og Naustdal frå slik det går fram av saksutgreiing. 3. Fellesnemnda skal ha slik samansetjing: Førde: 7 medlemmar + 9 varamedlemmer Gaular: 4 medlemmar + 6 varamedlemmer Jølster: 4 medlemmar + 6 varamedlemmer Naustdal: 4 medlemmar + 6 varamedlemmer 4. Følgjande medlemmer i Naustdal kommunestyre blir Naustdal kommune sine representantar i fellesnemnda: Representantar Vararepresentantar

36 5. Det blir oppretta eit partssamansett utval (administrasjonsutval) i samband med samanslåingsprosessen. Arbeidsgjevar sine representantar er fellesnemnda. Arbeidstakarane vel 6 medlemmar samt varamedlemmer. Utvalet skal handsame saker som gjeld forholdet mellom den nye kommunen som arbeidsgjevar og dei tilsette. Utvalet skal gje uttale i saker som gjeld overordna personalpolitiske spørsmål, retningsliner og planar i samband med kommunesamanslåinga. 6. KRYSS Revisjon blir Fellesnemnda sin revisor KOMITE FOR HELSE OG SOSIAL Handsaming: HSK-17/007 Vedtak: HSK tek saka til orientering KOMITE FOR LANDBRUK - TEKNIKK OG MILJØ Handsaming: KLTM-17/009 Vedtak: Komiteen meiner at medlemmer i fellesnemnd må ha tilstrekkeleg med arbeidskapasitet og relevant fagleg kompetanse for deltaking KOMITE FOR OPPVEKST OG KULTUR Handsaming: KOK-17/007 Vedtak:

37 Tilrådinga samrøystes vedteken FORMANNSKAPET Handsaming: Nytt fellesframlegg som tillegg til tilråding: Gruppeleiarane kjem saman og drøftar framlegg til representantar i fellesnemda Tilrådinga vart vedteke med tillegget Saksordførar: Erlend Herstad F-17/020 Vedtak: KOMMUNESTYRET Handsaming: Saksordførar Erlend Haugen Herstad sette fram krav om forholdstalval. Listeframlegg frå SV, Sp, H og V til val av medlemmer i Fellesnemnda for den nye kommunen i indre Sunnfjord 1. Åsmund Berthelsen 2. Erlend Herstad 3. Anne- Britt Øyra 4. Magnhild Runde 5. Marie Neset Listeframlegg frå Ap og Kr.f. til val av medlemmer i Fellesnemnda for den nye kommunen i indre Sunnfjord 1. Håkon Myrvang 2. Annlaug Birkeland 3. Asbjørn Djupvik 4. Odd Gunnar Røyseth 5. Lena Kristine Eliassen Kvar liste fekk 10 røyster.

38 Etter dette er det føreteke slikt val av representantar og vararepresentantar frå Naustdal kommune til fellesnemnda for ny kommune: Medlem: Vararepresentant: 1. Håkon Myrvang 1. Asbjørn Djupvik 2. Annlaug Birkeland 2. Odd Gunnar Røyseth 3.Lena Kristine Eliassen 1. Åsmund Berthelsen 1. Anne-Britt Øyra 2. Erlend Herstad 2. Magnhild Runde 3. Marie Neset K-17/014 Vedtak: 1. I samsvar med sakstutgreiing datert blir det oppretta fellesnemnd som skal vere operativ frå og med Stortinget har gjort sitt vedtak og seinast Naustdal kommunestyre godkjenner oppgåver, fullmakter og mandat for fellesnemnda i samband med samanslåing av kommunane Førde, Gaular, Jølster og Naustdal frå slik det går fram av saksutgreiing. 3. Fellesnemnda skal ha slik samansetjing: Førde: 7 medlemmar + 9 varamedlemmer Gaular: 4 medlemmar + 6 varamedlemmer Jølster: 4 medlemmar + 6 varamedlemmer Naustdal: 4 medlemmar + 6 varamedlemmer 4. Følgjande medlemmer i Naustdal kommunestyre blir Naustdal kommune sine representantar i fellesnemnda: Representantar Vararepresentantar 1. Håkon Myrvang 1. Asbjørn Djupvik 2. Annlaug Birkeland 2. Odd Gunnar Røyseth

39 3. Lena Kristine Eliassen 3. Åsmund Berthelsen 1. Anne-Britt Øyra 4. Erlend Herstad 2. Magnhild Runde 3. Marie Neset 5. Det blir oppretta eit partssamansett utval (administrasjonsutval) i samband med samanslåingsprosessen. Arbeidsgjevar sine representantar er fellesnemnda. Arbeidstakarane vel 6 medlemmar samt varamedlemmer. Utvalet skal handsame saker som gjeld forholdet mellom den nye kommunen som arbeidsgjevar og dei tilsette. Utvalet skal gje uttale i saker som gjeld overordna personalpolitiske spørsmål, retningsliner og planar i samband med kommunesamanslåinga. 6. KRYSS Revisjon blir Fellesnemnda sin revisor

40 Ny kommune i indre Sunnfjord Fellesnemnda FN 02/17 Val av representant til Kyrkjeleg Fellesnemnd Vedlegg Brev datert frå Kyrkjeleg Fellesnemnd for kommunane Jølster, Førde, Gaular og Naustdal Bakgrunn for saka / saksutgreiing Kyrkjeleg Fellesnemnd for kommunane i indre Sunnfjord oppmodar i brev datert den kommunale fellesnemnda om å oppnemne ein representant og vararepresentant til den kykjelege fellesnemnda. Av omsyn til samarbeid og utveksling av informasjon ser dei det som ein stor fordel om den kommunale representanten i kyrkjeleg fellesnemnd også er medlem i den kommunale fellesnemnda. Adminstrativ styringsgruppe sitt framlegg til vedtak 1. Som representant til Kyrkjeleg Fellesnemnd blir valt 2. Som vararepresentant til Kyrkjeleg Fellesnemnd blir valt

41

42 Ny kommune i indre Sunnfjord Fellesnemnda FN 03/17 Omstillingsmidlar Kyrkjeleg Fellesnemnd Vedlegg Søknad datert frå Kyrkjeleg Fellesnemnd om omstillingsmidlar Vedlegg til prosjektsøknad: Budsjett Vedlegg til prosjektsøknad: Budsjettkommentarar Presentasjon for styringsgruppa for ny kommune i indre Sunnfjord Referat frå møte i styringsgruppa Bakgrunn for saka Kommunane Jølster, Gaular, Naustdal og Førde har gjort vedtak om å slå seg saman med verknad frå Dette vedtaket får konsekvensar for kyrkja med bakgrunn i at det i følgje kyrkjelova 5 skal vere eitt fellesråd i kvar kommune. Saksutgreiing I samband med kommunesamanslåinga har kyrkja oppretta kyrkjeleg fellesnemnd, og som hadde sitt konstituerande møte Kyrkja må til liks med kommunane gjennomføre omstillingsarbeid fram mot Dette arbeidet vil i stor grad likne på det kommunane må gjennomføre, men i monaleg mindre omfang. I Kommunal og moderniseringsdepartementet sin rettleiar «Formelle rammer i bygging av nye kommunar» står det at «det er viktig at kommunene gir god informasjon til berørte interesser og organisasjoner som blir påvirket av kommunesammenslåinger. For eksempel vil kirkelige fellesråd slås sammen som følge av kommunesammenslåing. Utgifter til sammenslåing av kirkelige fellesråd dekkes innenfor departementets støtte til dekning av kommunenes engangskostnader i reformen». Det betyr at kyrkja skal handsamast på same måte som kommunane sine eigne sektorar, fagområde og einingar mv. Knytt til gjennomføring av kommunereforma får den nye kommune utbetalt eingstilskot og reformstøtte. Eingongstilskotet er meint å dekke alle prosjektkostnader

43 knytt til etablering av ny kommune, og er for vår del på 46,1 millionar kroner. Dette tilskotet vil bli utbetalt når nasjonale vedtak om samanslåing er gjort. Det andre økonomiske virkemiddelet som blir tilført ny kommune er reformstøtte på kr 20,5 millionar og blir utbetalt utan ytterlegare søknad på samanslåingstidspunktet. Dette er meint som stimuleringsmidlar for ny kommune. I tråd med avgjerd gjort av styringsgruppa er det oppretta eit eige ansvar i Førde kommune sin rekneskap (ansvar 105), kor alle inntekter og utgifter knytt til fellesnemnda sitt arbeid vil bli ført. Administrativ styringsgruppe vil i etterkant av vedtak knytt til styrings- og omstillingdokumentet utarbeide framlegg til prosjektbudsjett (dvs. bruken av eingonstilskotet). Men for at kyrkja i våre kommunar ikkje skal bli hindra i sitt arbeid vurderer administrativ styringsgruppe det som rett å handsame deira søknad om omstillingsmidlar no. Kva summar blir det søkt om: Løn til prosjektleiar, kr ,- inkl. sosiale kostnader (60%-stilling i 2 år) Drift av stillinga, kr ,- inkl. inventar, kontor etc. Drift av prosessen kr ,- møter, informasjon, konsulenttenester m.m. Summert utgjer dette ein søknad av storleik kr ,-. Kort om kyrkja i våre fire kommunar Til saman har kyrkja i dei fire kommunane 44 tilsette i 22,6 årsverk (prestetenesta ikkje medrekna). Gaular, Naustdal og Førde har kyrkjeverje tilsett i 100% stilling. Jølster har vedtak om at det skal vere kyrkjeverje i 100%-stilling, men det er avsett midlar i budsjettet til 80%. Pr i dag er kyrkjeverje på Jølster tilsett i 50% stilling. Tal frå nokre andre samanslåingar Pr. i dag er det ikkje mange av dei andre kommunesamanslåinga som har tatt stilling til omstillings-/prosjektmidlar til kyrkja. Vi er kjent med følgjande: Sandefjord: 50% prosjektstilling i 2 år + kr til kjøp av IKT mv Færder: Prosjektstøtte kr 1 million Asker: 100% prosjektstilling i knappe 2 år. Administrativ styringsgruppe si vurdering Administrativ styringsgruppe vurderer at kyrkja til liks med kommunale sektorar, fagområde, einingar mv i ein viss utstrekning må bidra i omstillingsarbeidet innanfor dei budsjettråmene som ligg føre. Men til liks med kommunen sine eigne fagområde, må også kyrkja i noko grad tilførast friske prosjektmidlar. Når det gjeld praktisk prosjektleiing, vil dette for komunen sine eigne ansvarsområde i stor grad bli ytt frå eit eige prosjektsekrertariat. Andre kostnader vil bli tatt over Fellesnemnda sitt budsjett. Administrativ styringsgruppe vurderer at kyrkja har relativt store admininstrative ressursar knytt til kyrkjerverjestillingane, og som til liks med kommunane sine eigne leiarar må pårekne å utføre noko av omstillingsarbeidet innanfor avsette stillingstorleikar. Administrativ styringsgruppe vurderer det ikkje som tenleg for nokon av partane at kyrkja nyttar prosjektleiingskapasitet frå fellesnemnda sitt prosjektsekretariat.

44 Med bakgrunn i kunnskapen vi pr. i dag har til korleis prosjektarbeidet vil bli gjennomført vurderer ein det som rett å yte ein prosjektstønad til kyrkja med kr ,-. Denne summen vil kunne dekke prosjektleiing med om lag 25%-stilling i 2 år, samt ca kr til diverse kostnader. Når det gjeld rapportering tilbake til Fellesnemnda rår administrativ styringsgruppe til at det skjer halvårleg i møte mellom Fellesnemnda og Kyrkjeleg Fellesnemnd. Adminstrativ styringsgruppe sitt framlegg til vedtak Kyrkjeleg Fellesnemnd for kommunane Jølster, Gaular, Førde og Naustdal får tildelt omstillingsmidlar med kr ,- for perioden juni 2017 desember Rapportering skjer i halvårlege møte mellom Fellesnemnda og Kyrkjeleg Fellesnemnd

45 FRÅ: Førde kyrkjelege fellesråd, Gaular sokn, Jølster kyrkjelege fellesråd og Naustdal sokn. EMNE: Søknad om omstillingsmidlar knytt til samanslåing av dei fire kommunane i Indre Sunnfjord. DATO: SØKNAD OM MIDLAR TIL OMSTILLING FOR KYRKJELEG FELLESRÅD OG SOKNERÅD I FØRDE, GAULAR, JØLSTER OG NAUSTDAL. Dei ovannemnde fire kommunane har vedteke å slå seg saman til ein kommune med verknad f.o.m Dette vedtaket får konsekvensar for kyrkja med bakgrunn i at det i følgje kyrkjelova 5 skal vere eitt fellesråd i kvar kommune. Dette inneber at fellesråda, slik som dei fire kommunane, vil måtte slå seg saman til ei eining, og mange av dei prosessane som kommunen vil få vil også gjelde for fellesråda. Endringane i kommunestrukturen vil innebere omfattande omstilling for den kyrkjelege verksemda i dei fire kommunane og omfatte både fellesråd, sokneråd, tilsette, folkevalde, brukarane og andre samarbeidspartnarar. Ein samanslåingsprosess for kyrkja vil på mange måtar kunne samanliknast med kommunen sin eigen samanslåingsprosess av di dei noverande fellesråda er eigne juridiske einingar som må leggast ned og ein ny juridisk eining må etablerast. Dette arbeidet er både krevjande og komplekst. Dei kyrkjelege fellesråda/sokneråda i dei fire kommunane er små organisasjonar og har avgrensa med ressursar. Ein har difor ikkje - verken kapasitet eller kompetanse til å gjennomføre ein slik prosess utan å få tilført ekstra ressursar. Status i prosessen med å slå saman dei kyrkjelege fellesråda. Fellesråda i Førde, Gaular, Jølster og Naustdal har starta prosessen med å førebu samanslåingsprosessen, og vil opprette ei kyrkjeleg fellesnemnd når samanslåing av kommunane er formelt godkjent. Når kyrkjeleg fellesnemnd er oppretta, bør kommunal fellesnemnd velje eit fast medlem til kyrkjeleg fellesnemnd. Dette er viktig for ivareta ein god kommunikasjon mellom kyrkja og kommunen. Fellesråd sine oppgåver m.m. Fram til 1997 var den kyrkjelege administrasjonen i stor grad integrert i den kommunale administrasjonen. Men med kyrkjelova av 1996 vart kyrkjeleg fellesråd heimla i lov, og fellesrådet vart oppretta for å representere sokna. Dette medførte m.a. at kyrkja bygde opp sin eigen administrasjon. Dette vart gjort for at kyrkja sjølv skulle verte i stand til å overta arbeidsoppgåvene knytt til arbeidsgjevaransvar, personalforvaltning, økonomi, bygningar og gravplassar. (KL 14). Dekking av utgifter knytt til samanslåing av kommunar. I Kommunal og moderniseringsdepartementet sin rettleiar «Formelle rammer i bygging av nye kommunar» er det presisert i punkt Informasjon til berørte interesser: Det er viktig at kommunene gir god informasjon til berørte interesser og organisasjoner som blir påvirket av kommunesammenslåinger. For eksempel vil kirkelige fellesråd slås sammen som følge av

46 kommunesammenslåing. Utgifter til sammenslåing av kirkelige fellesråd dekkes innenfor departementets støtte til dekning av kommunenes engangskostnader i reformen. Kyrkjeleg fellesråd og sokneråda i Førde, Gaular, Jølster og Naustdal har utarbeidd eit budsjett for samanslåingsprosessen. Budsjettet er stramt og nøkternt, og viser det vi ser av kostnader på noverande tidspunkt. Budsjett og søknad er handsama i respektive råd i dei fire kommunane. Utarbeiding av søknad og budsjett er gjort ut frå informasjon frå KA (Kirkens arbeidsgiverorganisasjon) og frå samanlikning/erfaring med andre som er i tilsvarande prosess. Ein kan dele prosjektbudsjettet inn i tre hovudpostar, for perioden på 2 år: Løn til prosjektleiar, kr ,- inkl. sosiale kostnader Drift av stillinga, kr ,- inkl. inventar, kontor etc. Drift av prosessen kr ,- møter, informasjon, konsulenttenester m.m. UTFYLLANDE OM BUDSJETTGRUNNLAGET; Tenesteyting gjennom kommunen. Dei kyrkjelege fellesråd og sokneråd er i dag knytt tett opp mot kommunen. Dette medfører reduserte kostnader for både fellesråd og kommune, og gjev effektive og gode løysingar for begge partar. Kyrkjelova 15 fjerde ledd omhandlar høve for at tenesteyting kan komme i staden for særskilt løyving. Slik vi ser det vil det også i framtida vere ressurssparande for begge partar å ha ei tenesteytingsavtale med kommunen. Konkret ønskjer dei kyrkjelege fellesråd/sokneråd i tida framover å halde fram med å nytte seg av tenester innan rekneskap, løn, revisjon, anbod, teknisk bistand. Det at dei kyrkjelege fellesråd/sokneråd har høve til å nytte seg av den kommunale tenesteytinga ligg som ein føresetnad for budsjettet som er lagt ved. Dersom dette ikkje er samanfallande med det kommunen ønskjer, vil kyrkja måtte revidere søknaden om omstillingsmidlar. Økonomiske behov med bakgrunn i samanslåing av kommunane. Juridisk kompetanse knytt til eigedoms- og arbeidsgjevar-relaterte problemstillingar vil vere like relevant for kyrkja si organisering som for kommunen sin, men då i eit mindre omfang. Ovannemnde er områder der tenesteyting vil vere svært effektivt og kostnads- reduserande, og i det vedlagde budsjettet er dette ein del av dei kalkulatoriske utgiftene og utgjer totalt kr ,- i prosjektperioden på to år. Informasjon: Tidlegare erfaring med samanslåingar har synt at det er viktig med informasjon knytt til alle trinn i prosessen med samanslåing for å lukkast. Det er viktig med informasjon til dei tilsette, prestetenesta, folkevalde råd, soknet sine medlemmar, dei som nyttar kyrkja sine tenester, kommunen, KA og bispedømet. I budsjettet er det teke med kr ,- eks. mva. i prosjektperioden på to år, til dette formålet.

47 Fagkompetanse innanfor kyrkjespesifikke fagområder: Vi tenkjer her på kyrkjelege problemstillingar der KA er ein naturleg organisasjon for å yte oss bistand. Kostnaden er rekna til kr ,- eks. mva. for to år. Utvikling av organisasjonen: Frå starten av må det leggast til rette for ein felles organisasjonskultur. Dei ulike stabane har ulike kulturar og det må leggast til rette for stabsbyggjande sosiale tiltak og fagsamlingar som har som felles målsetting å etablere ein felles kultur for å sikre eit grunnlag for eit godt arbeidsmiljø. I det vedlagde budsjettet er det sett av kr ,- til ovannemnde, over 2 år. Møtegodtgjersle til dei folkevalde er utrekna til å utgjere kr ,- inkl. sosiale utgifter, i ein periode på to år. Det er lagt til grunn 20 møter i løpet av 2 år. Ovannemnde sum inneheld også leiargodtgjersle. Prosjektleiar: Samanslåing av totalt fire kommunar krev ein stor omstillingsprosess. Dersom vi skal kunne klare å få ein forsvarlig omstillingsprosess vil vi vere heilt avhengige av å kunne tilsetje ein prosjektleiar. Vi vurderer at vi treng ein person i 60 % stilling i ein periode på to år for å leie denne omstillingsprosessen. Dei administrative ressursane i kyrkja er små og fellesråda/sokneråda i dei fire kommunane er i dag heilt avhengige av desse stillingane for å kunne ivareta den dagelege drifta av gravferdsforvaltning, økonomi og eigedomsforvaltning. Ein er difor avhengig av ein tilleggsressurs i denne storleik. Ovannemnde inneber ein lønskostnad i 2 år på kr ,- inkl. sosiale utgifter. I tillegg kjem utgifter knytt til kontorhald for prosjektleiaren. I fellesråda/sokneråda i Førde, Gaular, Jølster og Naustdal er ein opptekne av at omstillinga som kjem, som eit resultat av kommunesamanslåinga, skal driftast på ein ryddig og forsvarleg måte. Dersom kyrkja ikkje vert sett i økonomisk stand til dette vil det få store konsekvensar for omstillingsprosessen og for kyrkjeleg fellesråd/sokneråd si ordinære drift. Resultatet vert då ein omstillingsprosess som ikkje vert utført på ein god og forsvarleg måte. Samstundes vil den ordinære drifta bli skadelidande ved at driftsoppgåvene enten vert utsett eller ikkje gjennomført. Vi meiner at det vedlagde budsjettet er nøkternt, og vi ser fram til ei positiv tilbakemelding. Vi kan gjerne komme med utfyllande informasjon om det er behov for det. Jølster/Gaular/Naustdal/Førde Normann Aarseth (s) leiar i Jølster kyrkjelege fellesråd Helga Endal (s) leiar i Gaular sokneråd Jetvard Kalland (s) leiar i Naustdal sokneråd Vidar Otterstad (s) leiar i Førde kyrkjelege fellesråd

48

49

50

51 Kommunereform; Møte mellom kyrkja og kommunal prosjektgruppe. FØRDE JETVARD KALLAND

52 Kven er vi? - Vidar Otterstad, leiar Førde fellesråd - Oddvar Etnestad, kyrkjeverje - Helga Endal, leiar Gaular sokneråd - Magna Lisbeth Lunde, kyrkjeverje - Normann Aarseth, leiar Jølster fellesråd - Trond Herløsund, kyrkjeverje - Jetvard Kalland, leiar Naustdal sokneråd - Ellinor Wergeland, kyrkjeverje

53 Ny kommune i indre Sunnfjord i 2020! KYRKJELOVA 5, 1. LEDD: «I HVERT SOKN SKAL DET VÆRE ET MENIGHETSRÅD. I KOMMUNER MED FLERE SOKN SKAL DET I TILLEGG VÆRE ET KIRKELIG FELLESRÅD.»

54 Lovgrunnlag 1 (Kyrkjelova) 5, 5. ledd: «Ved endringer i kommunegrenser eller sammenslåing av kommuner gjelder bestemmelsene i inndelingslova om økonomisk oppgjør i kap. V og gjennomføring i kap. VI tilsvarende for kirkelig fellesråd så langt det passer. Bispedømmerådene utøver den myndighet som i inndelingslova er lagt til Fylkesmannen.» 14, 1. ledd: «Kirkelig fellesråd skal ivareta administrative og økonomiske oppgaver på vegne av soknene, utarbeide mål og planer for den kirkelige virksomhet i kommunen, fremme samarbeid mellom menighetsrådene og ivareta soknenes interesser i forhold til kommunen.»

55 Lovgrunnlag 2 (Kyrkjelova) Kirkeloven 5: «I hvert sokn skal det være et menighetsråd. I kommuner med flere sokn skal det i tillegg være et kirkelig fellesråd. ( ) I kommuner med bare ett sokn utøver menighetsrådet de funksjoner som ellers ligger til kirkelig fellesråd». Kirkeloven 15: Slår fast kommunens økonomiske ansvar for drift og vedlikehold av kirker, gravplasser, stillinger for kirketjener, klokker, organist/kantor, daglig leder i fellesråd, utgifter til lokaler. (Stina Hansteen Solhøy, spesialrådgiver KA) STINA HANSTEEN SOLHØY

56 «Kyrkjeleg fellesnemnd» 2 representantar frå kvart fellesråd. (2 frå kvar kommune til saman 8 stk.) 1 representant vald av den kommunale fellesnemnda. 1 representant utpeika av prosten. (prest)

57 Utfordringar; Tilsette. Ei kyrkjeverje. Mange små stillingsbrøkar. To styringsliner. 4 organisasjonar skal bli ein! Kommune Tilsette i kyrkja* Årsverk* Jølster 8 3,70 Førde 16 10,20 Gaular 13 4,80 Naustdal 7 3,90 Til saman 44 22,60 * prestetenesta ikkje medteke.

58 Intensjonsavtalen punkt 11. Alle tilsette sine noverande rettar vert akseptert i ein ny kommune i samsvar med lov- og avtaleverk Alle tilsette vil få tilbod om stilling i den nye kommunen i tilsvarande storleik og tidsperiode som ein har i noverande kommune. Dersom det blir overtallige, vil den nye kommunen gje tilbod om anna passande arbeid i rimeleg avstand Dei tilsette vil framleis vere sikra pensjonsordning gjennom KLP og SPK

59 Utfordringar; Samordning Bygge ein ny organisasjon av fire. Kompetansebehov i ny organisasjon. Kommunal tenesteyting. Gravferdsforvaltning. Informasjon. Dagleg drift skal gå parallelt.

60 Framdriftsplan. Utarbeide prosjektplan søkje midlar. Kartlegge eksisterande verksemd opprette arbeidsgrupper. Val av «Kyrkjeleg fellesnemnd» Mandat/delegasjon. Tilsette prosjektleiar. Opprette arbeidsgrupper/partssamansett utval. Planlegge og vedta strukturen i den nye organisasjonen. Val av medlemmer til nytt fellesråd haust 2019.

61 Prosjektorganisering. Tre føremål: 1. Effektiv prosess 2. Klår ansvarsfordeling 3. Ivareta tilsette sine rettar STINA HANSTEEN SOLHØY

62

63 Prosjektsøknad! Prosjektperiode 2 år. Prosjektleiar i 60% stilling. Samla kostnad kr ,- Løn prosjektleiar inkl. sosiale kostnader: kr ,- Drift av prosjektstillinga: kr ,- Drift av prosessen, møter, info, tenester: kr ,- Rettleiar KMD 4.4.9: «Utgifter til sammenslåing av kirkelige fellesråd dekkes innenfor departementets støtte til dekning av kommunenes engangskostnader i reformen.»

64 Ny kommune i indre Sunnfjord Styringsgruppa Dykkar referanse: Sakshandsamar: Øystein Høyvik Tlf Vår referanse: 16/ ØH- FE Dato: Ny kommune i indre Sunnfjord, referat frå møte i styringsgruppa Tidspunkt : kl Stad : Førde rådhus, møterom Jølstra Møteleiar : Olve Grotle Til stades frå styringsgruppa: Jakob Andre Sandal, Håkon Myrvang, Mathias Råheim og Olve Grotle. Til stades frå prosjektgruppa: Ole John Østenstad, Øyvind Bang-Olsen, Atle Fasteland, Ellen Jensen, Marit Solheim, Torill Anita Segtnan, Elin Kjøsnes og Øystein Høyvik. Andre deltkarar (sak 6): Jetvard Kalland (leiar Naustdal sokneråd), Ellinor Wergeland (kyrkjeverje Naustdal), Normann Aarseth (leiar Jølster fellesråd), Helga Endal (leiar Gaular sokneråd), Magna Lisbeth Lunde (kyrkjeverje Gaular) og Oddvar Etnestad (kykjeverje Førde) Utsendt dagsorden 1. Gjennomgang og godkjenning av referat frå møte Avklare om det er spørsmål knytt til referat frå møte i prosjektgruppa Evaluere deltaking seminar 2 i regi av KMD, KS og hovudsamanslutningane 4. Prosjektrekneskap Drøftingssak a. Kva ynskjer ein formidle til representantane for dei kyrkjelege fellesråda i møte som startar kl 12.30? 6. Møte med representantar for dei kyrkjelege fellesråda 7. Oppfølging av møte med dei kyrkjelege fellesråda 8. Drøftingssak a. Notat knytt til oppretting av fellesnemnd mv 9. Avgjerdssaker a. Notat knytt til fond b. Felles formannskapsmøte 14. og fastsetting av innhald mv 10. Møteplan 11. Eventuelt Gjennomgang og godkjenning av referat frå møte Godkjent Postadresse: Postboks 338, 6802 Førde Telefon: Bankkonto: Besøksadresse: Hafstadvegen 42 Fax: Org.nr.: NO mva E-post: postmottak@forde.kommune.no

65 Avklare om det er spørsmål knytt til referat frå møte i prosjektgruppa Styringsgruppa hadde ingen spørsmål knytt til referatet Vår referanse: 16/ ØH- Evaluere deltaking seminar 2 i regi av KMD, KS og hovudsamanslutningane På denne samlinga deltok styrings- og prosjektgruppa saman med personalsjefane Samlinga blir vurdert som svært nyttig for det vidare arbeidet Delar av innhaldet i samlinga blir tatt fram i møte med hovudtillitsvalte, hovudverneombod, personal- og kommunalsjefar Samling har «eigarskap, interkommunalt samarbeid og offentlege innkjøp ved kommunesamanslåingar» som tema o Styringsgruppa vurderer at i denne samlinga er det ikkje naudsynt at heile prosjektorganisasjonen deltek, men fortrinnsvis bør alle prosjektrollene vere representerte. Vidare vurderer styringsgruppa at dette er ei samling kor det kan vere tenleg at kommunane er representert ved økonomisjef, innkjøpsansvarleg og kommuneadvokat mv. Prosjektrekneskap 2016 Prosjektrekneskapen pr (ligg vedlagt) vart godkjent Prosjektgruppa får fullmakt til utarbeide søknad om skjønsmidlar for 2017 Drøftingssak - kva ynskjer ein formidle til representantane for dei kyrkjelege fellesråda i møte som startar kl 12.30? Drøfting gjennomført Møte med representantar for dei kyrkjelege fellesråda Representantane for dei kyrkjeleg fellesråda informerte om pågåande og planlagd arbeid (presentasjon ligg vedlagt referatet) Semje om at prosjekta i det vidare skal involvere og informere kvarandre og begge partar har ansvar at det skjer På vegne av dei kyrkjelege fellesråda vart det overlevert søknad om prosjektstøtte (ligg vedlagt referatet). Denne søknaden vil bli handsama av fellesnemnda når denne er på plass hausten 2017 Oppfølging av møte med dei kyrkjelege fellesråda Styringsgruppa opplevde møtet med dei kyrkjelege fellesråda som godt og nyttig, og ser behovet for dialog i det vidare prosjektarbeidet Drøftingssak - notat knytt til oppretting av fellesnemnd mv Prosjektgruppa sitt notat (ligg vedlagt referatet) vart gjennomgått, og styringsgruppa gav si tilslutning til hovudlinene i dokumentet Styringsgruppa vil søke råd hjå felles formannskapsmøte 14. og Styringsgruppa tek sikte på å gi eit samla råd til kommunane innan fristen Avgjerdssaker Notat (ligg vedlagt referatet) knytt til fond o Utsett til seinare møte Felles formannskapsmøte 14. og fastsetting av innhald mv o Styringsgruppa gav si tilslutning til prosjektgruppa sitt framlegg til program 2

66 Vår referanse: 16/ ØH- Møteplan Behovet for endringar i møteplanen blir gjort i etterkant av felles formannskapsmøte 14. og Eventuelt Invitasjon (ligg vedlagt referatet) til å delta i prosjektet «Fornyelse og utvikling av lokaldemokratiet i kommuner med vedtak om sammenslåing» o Utsett til seinare møte Med helsing Øystein Høyvik leiar Dette brevet er elektronisk godkjent av Førde kommune om det ikkje er signert. Kopi til: Fylkesmannen i Sogn og Fjordane v/ Træen Prosjektgruppa Sekom v/ Arnar Helgheim Vedlegg: Prosjektrekneskap pr (L)(355020) Kyrkjeleg fellesråd - møte med kom prosjektgr Søknad om omstillingsmidlar knytt til kommunesamanslåiinga av Førde Gaular Jølster og Naustdal Fellesnemnd - notat desember 2016B - ajourført Notat om vedlegg til intensjonsavtale oktober 2016 Invitasjon til å delta i prosjektet Fornyelse og utvikling(1) 3

67 Ny kommune i indre Sunnfjord Fellesnemnda FN 04/17 Møteplan Bakgrunn for saka Kommunane Jølster, Gaular, Naustdal og Førde gjorde våren 2017 vedtak om å opprette Fellesnemnd for etablering av ny kommune i indre Sunnfjord, og med virketid ut Saksutgreiing Det er pr i dag vanskeleg å ha eit klart bilde av kor ofte Fellesnemnda bør ha møte. Med bakgrunn i erfaringar gjort av dei kommune som ligg framfor oss i løypa vurderer ein at det første halve året vil vere tenleg å gjennomføre månadlege møte. Det første møtet bør vere ei to-dagarssamling, og kor det også inngår ein opplærings-/kulturdel. Det bør vurderast om også varamedlemane bør delta på denne samlinga. Stad for gjennomføring av møta bør første halvåret gå på rundgang mellom kommunehusa. Adminstrativ styringsgruppe sitt framlegg til vedtak Møta til Fellesnemnda for ny kommune i indre Sunnfjord skjer slik hausten 2017: september 2017, stad blir avtalt seinare 18. oktober 2017 kl 09.00, Gaular sitt kommunehus 15. november 2017 kl 09.00, Naustdal sitt kommunehus 13. desember 2017 kl 09.00, Jølster sitt kommunehus

68 Ny kommune i indre Sunnfjord Fellesnemnda FN 05/17 Prosjektansvarleg/-leiar fram til ny rådmann er på plass Vedlegg: Vedtak gjort av kommunane Jølster, Gaular, Naustdal og Førde våren Bakgrunn for saka Kommunane Jølster, Gaular, Naustdal og Førde gjorde våren 2017 vedtak om å opprette fellesnemnd for etablering av ny kommune i indre Sunnfjord, og med virketid ut Saksutgreiing Jf. kommunestyrevedtaka blir følgjande prinsippskisse lagt til grunn i det vidare prosjektarbeidet: Når det gjeld saksførebuing knytt til Fellesnemnda står det at: Administrativ styringsgruppe førebur saker til fellesnemnda Når påtroppande rådmann er tilsett, innstiller han til fellesnemnda Påtroppande rådmann, rådmennene og prosjektleiar har møte og talerett i fellesnemnda

69 Når det gjeld tidspunktet for når ny rådmann/prosjektleiar vil vere på plass, har styringsgruppa (ordførarane) sagt at det bør vere seinast 2. kvartal I perioden fram til ny rådmann/prosjektleiar er på plass vil det for å sikre framdrift og forsvarleg sakshandsaming, vere naudsynt at det blir utpeikt ein fungerande prosjektleiar/- ansvarleg som har det strategiske prosjektansvaret. Kven av medlemmane i administrativ styringsgruppe vil det vere naturleg får tildelt ei slik mellombels rolle? Tabellen under syner kven administrativ styringsgruppe består av, og kva hovudroller dei har. Kven Ny rådmann/prosjektleiar Prosjektkoordinator Rådmenn (4) Hovudtillitsvalte (4) Hovudverneombod (1) Hovudrolle Prosjektleiing/-ansvar på strategisk nivå Kontaktpunkt mot Fellesnemnda Innstiller i høve Fellesnemnda Ansvarleg for det daglege prosjektarbeidet, inkludert leiing av prosjektsekretariatet Bidra med kompetanse knytt til eigen kommune Bidra med rådmannskompetanse inn i prosjektarbeidet Bidra med kompetanse knytt til eigen kommune Bidra med tillitsvaltkompetanse inn i prosjektarbeidet Bidra med kompetanse knytt til eigen kommune Bidra med verneombodkompetanse inn i prosjektarbeidet Når det gjeld spørsmålet knytt til generell delegering frå Fellesnemnda til prosjektleiar/administrativ styringsgruppe, vil det bli utarbeidd eiga sak hausten 2017 om dette. Administrativ styringsgruppe si vurdering Det er administrativ styringsgruppe si vurdering at om ein skal sikre framdrift og forsvarleg sakhandsaming må må det utpeikast fungerande prosjektleiar/-ansvarleg fram til ny rådmann er på plass. Administrativ styringsgruppe vurderer at for å sikre tilstrekkeleg grad av autoritet så er det ein rådmenne i administrativ styringsgruppe som bør ha denne rolla. Med bakgrunn i erfaring og kompetanse har dei andre medlemmene i administrativ styringsgruppe peikt på Førde kommune sin rådmann, Ole John Østenstad, som den som best kan ta i vare ei slik rolle. Adminstrativ styringsgruppe sitt framlegg til vedtak Ole John Østenstad, rådmann i Førde kommune, blir fungerandre prosjektleiar/- ansvarleg fram til ny rådmann/prosjektleiar er på plass.

70 Førde kommune Arkiv: FE JournalpostID: 17/6562 Sakshandsamar: Østenstad, Ole John Dato: Saksframlegg Saksnr. utval Utval Møtedato 016/17 Formannskapet Ungdomens bystyre 020/17 Bystyret Ny kommune i indre Sunnfjord - oppretting av fellesnemnd Vedlegg i saka: Ny kommune i indre Sunnfjord, referat frå felles formannskapsmøte 14. og Rådmannen sitt framlegg til vedtak: 1. I samsvar med sakstutgreiing datert blir det oppretta fellesnemnd som skal vere operativ frå og med Stortinget har gjort sitt vedtak og seinast Førde bystyre godkjenner oppgåver, fullmakter og mandat for fellesnemnda i samband med samanslåing av kommunane Førde, Gaular, Jølster og Naustdal frå slik det går fram av saksutgreiing. 3. Fellesnemnda skal ha slik samansetjing: Førde: 7 medlemmar + 9 varamedlemmer Gaular: 4 medlemmar + 6 varamedlemmer Jølster: 4 medlemmar + 6 varamedlemmer Naustdal: 4 medlemmar + 6 varamedlemmer 4. Følgjande medlemmer i Førde bystyre blir Førde kommune sine representantar i fellesnemnda: Representantar Vararepresentantar

71 5. Det blir oppretta eit partssamansett utval (administrasjonsutval) i samband med samanslåingsprosessen. Arbeidsgjevar sine representantar er fellesnemnda. Arbeidstakarane vel 6 medlemmar samt varamedlemmer. Utvalet skal handsame saker som gjeld forholdet mellom den nye kommunen som arbeidsgjevar og dei tilsette. Utvalet skal gje uttale i saker som gjeld overordna personalpolitiske spørsmål, retningsliner og planar i samband med kommunesamanslåinga. 6. KRYSS Revisjon blir Fellesnemnda sin revisor Formannskapet Handsaming: Framlegg til vedtak frå Bjørn Harald Haugsvær (KrF): Følgjande medlemmer i Førde bystyre blir Førde kommune sine representantar i fellesnemnda: Ivar Svensøy, AP Kari Valle, AP Turid Vallestad, SV Bjørn-Harald Haugsvær, KRF Gunn Merete Paulsen, V Ole Johnny Stubhaug, SP Olve Grotle, H Varamedlemmer 1. Helge Robert Midtbø, AP 2. Anne Ma Frimannslund, H 3. Ove Varlid, SP 4. Reidar Fugle Nordhaug, AP 5. Kari Valle, AP / Lena Haveland, AP 6. Kristine Lie, FrP 7. Helge Schei, SV 8. Rune Hegrenes, SP 9. Jan Taule, V 10. Sissel Viddal Laache, KrF Samrøystes tilråding FORM-016/17 Vedtak: Rådmannen sitt framlegg til vedtak: 1. I samsvar med sakstutgreiing datert blir det oppretta fellesnemnd som skal vere operativ frå og med Stortinget har gjort sitt vedtak og seinast Førde bystyre godkjenner oppgåver, fullmakter og mandat for fellesnemnda i samband med samanslåing av kommunane Førde, Gaular, Jølster og

72 Naustdal frå slik det går fram av saksutgreiing. 3. Fellesnemnda skal ha slik samansetjing: Førde: 7 medlemmar + 9 varamedlemmer Gaular: 4 medlemmar + 6 varamedlemmer Jølster: 4 medlemmar + 6 varamedlemmer Naustdal: 4 medlemmar + 6 varamedlemmer 4. Følgjande medlemmer i Førde bystyre blir Førde kommune sine representantar i fellesnemnda: 5. Det blir oppretta eit partssamansett utval (administrasjonsutval) i samband med samanslåingsprosessen. Arbeidsgjevar sine representantar er fellesnemnda. Arbeidstakarane vel 6 medlemmar samt varamedlemmer. Utvalet skal handsame saker som gjeld forholdet mellom den nye kommunen som arbeidsgjevar og dei tilsette. Utvalet skal gje uttale i saker som gjeld overordna personalpolitiske spørsmål, retningsliner og planar i samband med kommunesamanslåinga. 6. KRYSS Revisjon blir Fellesnemnda sin revisor. Bakgrunn for saka: Innan fristen gjorde kommunane i indre Sunnfjord slike vedtak i høve

73 spørsmålet om kommunesamanslåing: Kommune Naustdal Vedtak Naustdal kommunestyre K-16/024 Med grunnlag i resultatet av folkeavrøystinga 4. april 2016 og seinare meiningsmåling vedtek Naustdal kommunestyre at Naustdal kommune skal gå saman med kommunane Førde, Jølster og Gaular om å skipe ein ny kommune frå Oppretting av fellesnemnd med mandat vert å kome attende til. Naustdal kommunestyre føreset at dei fire kommunane vert likt representert i nemnda. Vidare føreset Naustdal kommunestyre at friviljugprinsippet vert fylgd i det vidare arbeidet med kommunereforma. Dei andre kommunane som har inngått tilleggsavtale (handsama i kommunestyret 12. mai) til intensjonsavtalen har ikkje endringar i «Kapittel 3 Fellessatsingar og Kommuneovergripande.» Då fell også Naustdal kommune sine nye tiltak som kom til etter forhandlingane var avslutta. Dette gjeld «Vevringutstillinga og Instedalen Skileikeanlegg» som vert lagt til i avtaleframlegget kapittel 3. Førde Førde bystyre 019/16 Basert på vedteken intensjonsavtale og gjennomført innbyggarhøyring vedtek Førde kommune å slå seg saman med ein eller fleire av kommunane Naustdal, Gaular og Jølster. Førde kommune er positiv til at ein eller fleire kommunar i HAFS kan slutte seg til intensjonsavtalen for "liten SiS", og bli ein del av ein større kommune i Sunnfjord dersom kommunane Naustdal, Gaular og Jølster også er samde om det. Førde bystyre sluttar seg til vedlegg datert til "Intensjonsavtale - kommunesamanslåing Førde, Gaular, Jølster og Naustdal kommunar" med slikt nytt kulepunkt i staden for Storhandelspark på Hafstad bygge institusjon/omsorgsbustader Gaular Gaular kommunestyre 032/16 Med bakgrunn i vedteken intensjonsavtale og vedlegg vedteke sak 26/16 og gjennomført folkerøysting vedtek Gaular kommune å slå kommunen saman med Førde, Jølster og Naustdal frå Gaular kommune vil presisere at ein føresetnad for å seie ja til kommunesamanslåing er at kommunane går inn i ein ny, større kommune som likeverdige partar, med dei midlar som kvar einskild kommune rår over. Dersom det skal opprettast fond i den einskilde kommune, skal alle tidlegare kommunar handsamast likt. Jølster Jølster kommunestyre 052/16 Basert på vedteken intensjonsavtale, gjennomført innbyggarhøyring og resultat av folkerøysting vedtek Jølster kommune å slå seg saman med kommunane Førde, Gaular og Naustdal. Jølster kommune sluttar seg til vedlegg til intensjonsavtale om kommunesamanslåing med Førde, Gaular, Naustdal og Jølster datert , med følgjande endring i punkt 4 : nytt punkt 3: Realisering av næringsareal på Moskog og utvikle næringsareal på Skei. nytt punkt 5:Lage eit arbeidsdokument med føremål om å etablere eit eige nærings- og kulturfond for Jølster, med kapital frå etablerte kraftinntekter. På bakgrunn av innbyggarhøyringa og folkerøystinga finn Jølster kommune det ikkje naturleg at andre kommunar kan tiltre intensjonsavtalen for «liten»

74 SiS og bli ein del av ein ny kommune i Indre Sunnfjord. I september 2016 gjorde kommunane så vedtak om å etablere nytt prosjekt tilsvarande det som vart avslutta pr Prosjektperioden vart bestemt å vare fram til fellesnemnda er etablert, og skulle ha som hovudmål å legge til rette for at fellesnemnda raskt skulle kunne arbeide effektivt. Når det gjeld framdrift fram mot stortingsvedtak oppgir Kommunal- og moderniseringsdepartementet på sine nettsider følgjande framdrift: Tidspunkt Kva Vår 2017 Departementet legg fram ein proposisjon med forslag til ny kommunestruktur (det er antyda at denne vil komme til Stortinge før påske) Departementet legg fram ein samla lovproposisjon om nye oppgåver Mai 2017 Kommuneproposisjonen for 2018 blir lagt fram for Stortinget Juni 2017 Stortinget handsamar proposisjon om ny kommunestruktur Stortinget handsamar lovproposisjon om nye oppgåver Kva handlar denne saka om Denne saka handlar om oppretting, organisering, fullmakter, storleik og samansetjing av fellesnemnda. Vidare handler den om samansetjing av undernemnder og rolleavklaring/informasjon mot dei ordinære kommunestyra. Saksutgreiinga slik den ligg føre er i samsvar med kva som vart presentert i felles formannskapsmøte 14. og Saksutgreiing: Lovgrunnlag Det er lov om ov om fastsetjing og endring av kommune- og fylkesgrenser (inndelingslova) 26 som omtalar for hold knytt til oppretting av fellesnemnd. Ved samanslåing av kommunar eller fylkeskommunar og ved deling som nemnt i 3 andre ledd bokstav b skal det opprettast ei fellesnemnd til å samordne og ta seg av førebuinga av samanslåinga eller delinga. Nemnda bør spegle av innbyggjartalet i dei enkelte kommunane eller fylkeskommunane. Det skal likevel vere minimum tre medlemmer i nemnda frå kvar kommune eller fylkeskommune. Fellesnemnda blir valt av og blant medlemmene i kommunestyret eller fylkestinget. Også medlemmer av kommunerådet eller fylkesrådet kan veljast. Nemnda vel sjølv leiar og nestleiar. Reglane i kommunelova om val og saksbehandling i folkevalde organ gjeld elles tilsvarande. Kommunane eller fylkeskommunane kan også opprette eit felles partssamansett utval etter kommunelova 25 for behandling av saker som gjeld forholdet mellom den nye eininga som arbeidsgivar og dei tilsette. Fellesnemnda skal ta hand om det førebuande arbeidet med økonomiplanen og med budsjettet for det første driftsåret etter at samanslåinga eller delinga som nemnt i 3 andre ledd bokstav b, er sett i verk. Nemnda skal i sin verkeperiode gi fråsegn til departementet om årsbudsjetta og økonomiplanen for dei kommunane eller fylkeskommunane saka gjeld. Andre arbeidsoppgåver og fullmakter for nemnda blir fastsette i reglement som må vedtakast i alle kommunestyra eller fylkestinga. Kvar av kommunane eller fylkeskommunane kan be departementet om å ta avgjerd i slike spørsmål dersom det ikkje er mogleg å kome til semje. Nemnda kan få fullmakt til å tilsetje personale i den nye eininga. Dette omfattar også tilsetjing av administrasjonssjef og revisor. Tilsetjing av revisor skjer på bakgrunn av

75 innstilling frå kontrollutvala. Nemnda kan òg få fullmakt til å vidareføre deltaking i interkommunalt samarbeid om revisjon eller vidareføre avtale med annan revisor. Tilsvarande gjeld for sekretariatet for kontrollutvalet. Slikt vedtak skjer etter innstilling frå kontrollutvala. Fellesnemnda kan gi eit arbeidsutval myndigheit til å gjere vedtak i enkeltsaker eller i saker som ikkje er av prinsipiell art. Reglane i kommunelova om møte- og talerett for ordførar, leiar av kommuneråd eller fylkesråd, administrasjonssjef og tilsette gjeld tilsvarande for nemnda. Reglane i 59 om lovlegkontroll gjeld tilsvarande for avgjerder fellesnemnda tek. Funksjonsperioden for fellesnemnda går ut når det nye kommunestyret eller fylkestinget er konstituert etter reglane i 27. Hovudpunkta i 26 er: Fellesnemnda skal samordne og ta seg av førebuinga av samanslåinga Nemnda bør spegle av innbyggjartalet i dei enkelte kommunane. Det skal likevel vere minimum tre medlemmer i nemnda frå kvar kommune Fellesnemnda blir valt av og blant medlemmene i kommunestyret Nemnda vel sjølv leiar og nestleiar Det kan også opprettast eit felles partssamansett utval etter 25 i kommunelova for behandling av saker som gjeld forholdet mellom den nye eininga som arbeidsgivar og dei tilsette Fellesnemnda skal førebu arbeidet med budsjett og økonomiplan for det første driftsåret i ny kommune Fellesnemnda skal gje fråsegn til departementet (fylkesmannen) om årsbudsjetta og økonomiplanen for dei kommunane saka gjeld Kommunestyra kan vedta reglement der fullmakter og arbeidsoppgåver blir bestemt Kvar av kommunane kan be departementet (fylkesmannen) om å ta avgjerd i slike spørsmål (dvs. reglementet) dersom det ikkje er mogleg å kome til semje Nemnda kan få fullmakt til å tilsetje personale i den nye eininga. Dette omfattar også tilsetjing av administrasjonssjef og revisor Fellesnemnda kan gi eit arbeidsutval myndigheit til å gjere vedtak i enkeltsaker eller i saker som ikkje er av prinsipiell art. I rundskriv H-10/15 kapittel vert det presisert at nemnda ikkje skal få innverknad på drifta i dei eksisterande kommunane. Prosess For å sikre at Fellesnemnda kan starte arbeidet innan sommaren 2017 bør prinsippa for og oppnnemning av denne vere handsama av kommunestyra innan utgangen av april Dersom kommunane ikkje klarar å bli samde om eit reglement kan kvar av kommunane bringe saka inn for departementet (Fylkesmannen) til avgjerd. Fellesnemnda bør vere operativ frå og med Stortinget har gjort sitt vedtak og seinast (då som midlertidig fellesnemnd). Prosjektorganisering Det vert lagt til grunn at prosessen med samanslåing av dei fire kommunane blir organisert i samsvar med følgjande prinsippskisse:

76 Storleik og samansetjing I tråd med drøftingane gjort i felles formannskapmøte 14. og vil Fellesnemnda ha 19 medlemmar, og med slik samansetjing: Førde: 7 medlemmar + 9 varamedlemmer Gaular: 4 medlemmar + 6 varamedlemmer Jølster: 4 medlemmar + 6 varamedlemmer Naustdal: 4 medlemmar +6 varamedlemmer Nemnda vel sjølv leiar og nestleiar, men det er semje om at ordføraren i Førde er leiar av fellesnemnda. Det er kommunestyra i kvar kommune som vel medlemmane blant kommunestyremedlemmane i dei respektive kommunestyra. Reglane i kommunelova om val og saksbehandling i folkevalde organ gjeld m.a. knytt til kjønnsrepresentasjon. Arbeidsutval Inndelingslova opnar for at det kan opprettast eit arbeidsutval som kan få mynde til å gjere vedtak i enkeltsaker eller i saker som ikkje er av prinsipiell art. Ein vil tilrå at ein ikkje nemner opp eit slikt utval no, men prøvar å få ei organisering med tydeleg roller mellom politisk og administrativt arbeid. Dette vil ein få om den administrative styringsgruppa innstiller direkte til fellesnemnda. Fellesnemnda bør delegere til den administrative styringsgruppa å ta stilling til reine administrative saker slik rådmennene har det i kommunane i dag. Når den framtidige rådmannen er tilsett, vil det vere naturleg at det er han som har denne fullmakta. Også arbeidsutvalet er omfatta av reglane om kjønnsrepresentasjon. Dette gjer at dei fire ordførarane ikkje kan utgjere eit arbeidsutval. Ein ser for seg at ordførarane blir tett involvert i arbeidet ved å ha hyppige og regelmessige møter med den administrative styringsgruppa. Partssamansett utval (PSU) Kommunane kan opprette eit partssamansett utval i samsvar med 25 i kommunelova for handsaming av saker som gjeld forholdet mellom den nye eininga som arbeidsgjevar og dei tilsette. Det partsamansette utvalet svarar til det som ofte blir kalla administrasjonsutval. Kva oppgåver som skal leggast til dette utvalet må fellesnemnda avgjere, men det er viktig at det blir eit godt og ordna forhold mellom administrasjonen og dei tillitsvalde gjennom formelle møtepunkt og utøving av drøftingsinstituttet i samsvar med hovudavtalen. PSU vil bli eit stort organ, og bør vere eit vedtaks-/tilrådingsorgan og ikkje eit drøftingsorgan. Drøftingar etter reglane i hovudavtalen må skje mellom dei fire rådmennene og dei hovudtillitsvalde. Partane drøftar sakene i administrativ styringsgruppe og sender ei tilråding til PSU som formelt handsamar saka. Mange

77 av dei personalpolitiske sakene kan også avgjerast i den administrative styringsgruppa. Det er også viktig å streke under at dei tillitsvalde skal vere representert i arbeidsgruppene når det vert arbeidd med oppgåver som gjeld dei tilsette sine arbeidsvilkår. Intensjonsavtalen har m.a. slik ordlyd i 10: Det partsamansette utvalet (PSU, jf. Inndelingslova 26) skal lage eit omstillingsdokument som: Harmoniserer ulike reglement (tilsettingsregelment, permisjonsreglement, m.m.) Utarbeider ein felles lønspolitikk for alle tilsette Harmoniserer lønsskilnader over tid Tilbyr avgangsstimulerande tiltak til leiarar Det vert føreslått at fellesnemnda er arbeidsgjevaren sine representantar og at det partssamansette utvalet også skal ha seks medlemmer som representerer dei tilsette. Dei tillitsvalde er samde om at dei fire hovudsamanslutningane vel kvar sin medlem i PSU. I tillegg skal LO og Unio ha ein ekstra representant kvar. Sakshandsaming I Fellesnemnda skal ein søke å oppnå konsensus i alle avgjerder. Ved usemje skal Fellesnemnda vurdere om spørsmålet kan utsetjast til etter at nytt kommunestyre er konstituert. Forhold som ein likevel vurderer det er naudsynt å ta stilling til, blir avgjort med vanleg fleirtal. I samsvar med 26, 4.ledd i inndelingslova kan kvar av kommunane be departementet (Fylkesmannen) om å ta avgjerd i spørsmål som gjeld fellesnemnda sine oppgåver og fullmakter dersom det ikkje er mogleg å kome til semje. Mandatet til fellesnemnda Oppgåvene til Fellesnemnda føl av 26 i inndelingslova og intensjonsavtalen, tilleggsdokument datert , samt notat datert a. Fellesnemnda skal planlegge og førebu iverksetjing av samanslåinga fram til nytt kommunestyre i den nye kommunen er konstituert. Den skal gå igjennom og vurdere alle prinsipielle forhold i samanslåingsprosessen b. Fellesnemnda kan inngå avtalar på vegne av den nye kommunen c. Fellesnemnda handsamar politisk organisering i den nye kommunen samt reglement for dei nye politiske organa og arbeidsvilkåra for dei folkevalde d. Fellesnemnda skal utarbeide mandat for prosjektleiar/ny rådmann og sette i verk tilsetting av denne e. Fellesnemnda handsamar prosjektleiar si innstilling til hovudmodell for administrativ organisering f. Fellesnemnda skal sørge for at reglar og avtalar om tilsette og tillitsvalde sin medverknad ved samanslåinga blir tatt i vare g. Medlemmane i fellesnemnda er arbeidsgjevaren sine representantar i det partssamansette utvalet for samanslåingsprosessen h. Fellesnemnda handsamar revisjonsordning for den nye kommunen etter innstilling frå kontrollutvala i dei fire kommunane i. Kommunane har i perioden fram til ansvar for si ordinære drift, men spørsmål som kan ha betydning for den nye kommunen bør først drøftast i Fellesnemnda j. Fellesnemnda kan uttale seg om saker som er til handsaming i folkevalde organ i dei fire kommunane når sakene blir vurdert å ha betydning for den nye kommunen

78 k. Fellesnemnda har eit spesielt ansvar for å vurdere saker med økonomiske og arealpolitiske konsekvensar. Fellesnemnda skal førebu budsjett for 2020 og økonomiplan , men det er det nye formannskapet som skal gje budsjettinnstilling til det nye kommunestyret l. Fellesnemnda disponerer eingongstilskot og reformstøtte frå staten i samband med kommunesamanslåinga. Fellesnemnda skal også vedta budsjett for samanslåingsprosessen innanfor ramma av dei statlege løyvingane m. Fellesnemnda skal søke å oppnå konsensus i alle avgjerder. Forhold som ein vurderer det er naudsynt å ta stilling til, blir avgjort med vanleg fleirtal. Ved usemje skal Fellesnemnda vurdere om spørsmålet kan utsetjast til etter at nytt kommunestyre er konstituert n. Fellesnemnda skal halde kommunestyra i dei fire kommunane orientert om nemnda sitt arbeid o. Fellesnemnda skal legge til rette for eit godt samarbeid mellom prosjektleiar og rådmennene i dei fire kommunane fram mot etablering av den nye kommunen p. Delegering. a. Fellesnemnda kan delegere til politisk underutval og/eller den administrative styringsgruppa å fatte vedtak i enkeltsaker eller i saker som ikkje er av prinsipiell karakter q. Saksførebuing Administrativ styringsgruppe førebur saker til fellesnemnda. Når påtroppande rådmann er tilsett, innstiller han til fellesnemnda. Påtroppande rådmann, rådmennene og prosjektleiar har møte og talerett i fellesnemnda. Rådmannen si vurdering Fellesnemnd mv for ny kommune i indre Sunnfjord blir etablert i tråd med saksutgreiing datert Førde, den Ole John Østenstad Rådmann

79 GAULAR KOMMUNE Arkiv: FE Saksmappe: 17/536 JournalpostID: 17/2698 Sakshandsamar: Atle Fasteland Dato: Saksframlegg Saksnr. utval Utval Møtedato 023/17 Formannskapet /17 Kommunestyret Ny kommune i Indre Sunnfjord, fellesnemnd Rådmannen si tilråding: Fellesnemnd mv for ny kommune i indre Sunnfjord blir etablert i tråd med saksutgreiing datert I samsvar med sakstutgreiing datert vert det oppretta fellesnemnd som skal vere operativ frå og med Stortinget har gjort sitt vedtak og seinast Gaular kommunestyre godkjenner oppgåver, fullmakter og mandat for fellesnemnda i samband med samanslåing av kommunane Førde, Gaular, Jølster og Naustdal frå slik det går fram av saksutgreiing. 3. Fellesnemnda skal ha slik samansetjing: Førde: 7 medlemmar + 9 varamedlemmer Gaular: 4 medlemmar + 6 varamedlemmer Jølster: 4 medlemmar + 6 varamedlemmer Naustdal: 4 medlemmar + 6 varamedlemmer 4. Følgjande medlemmer i Gaular kommunestyre blir Gaular kommune sine representantar i fellesnemnda: Representantar: Vararepresentantar: (ikkje personlege vara) 5. Det blir oppretta eit partssamansett utval (administrasjonsutval) i samband med samanslåingsprosessen. Arbeidsgjevar sine representantar er fellesnemnda. Arbeidstakarane vel 6 medlemmar samt varamedlemmer. Utvalet skal handsame saker som gjeld forholdet mellom den nye

80 kommunen som arbeidsgjevar og dei tilsette. Utvalet skal gje uttale i saker som gjeld overordna personalpolitiske spørsmål, retningsliner og planar i samband med kommunesamanslåinga. 6. KRYSS Revisjon blir Fellesnemnda sin revisor Formannskapet Handsaming: Etter sams drøfting tilrår formannskapet gjennomført forholdstalsval. Liste og namneforslag vert framlagt i kommunestyre. FS-023/17 Vedtak: Formannskapet tilrår at det vert gjennomført forholdstalsval. Liste og namneforslag vert framlagt i kommunestyre Kommunestyret Handsaming: Anne Lilleaasen bad på vegne av felleslista Høgre, Arbeidarpartiet, Krf og SV om forholdsval. Det var ingen merknad til dette. Følgjande fellesliste vart innlevert av Anne Lilleaasen vegne av Høgre, Arbeidarpartiet, Krf og SV og vart godkjent: Fellesliste Høgre, Arbeidarpartiet, Krf og SV i høve val av fellesnemnd: 1. Mathias Råheim (H) 2. Anita Eide Kvamme (Ap) 3. Norunn Lunde Furnes (Krf) 4. Anne Lilleaasen (H) 5. Arild Horsevik (Ap) 6. Heidi Vallestad (SV) 7. Margunn Skudal Nistad (H) 8. Jarle Arvid Aase (Krf) Følgjande fellesliste vart innlevert av Kari Iren Birkeland på vegne av Sp og vart godkjent: Senterpartiet si liste: 1. Kari Iren Birkeland 2. Johhny Kårstad 3. Sølvi Irene Søgnen 4. Erlend Brede Fossen 5. Atle Hoff

81 6. Aud-Irene Sande Søgnen 7. Ole Magnus Mo Ordføraren refererte listene. Representantane Jarle Arvid Aase, Kari Iren Birkeland og kontor- og personalsjef; Dag Ripe vart valde til teljekorps. Ved oppteljing fekk listene desse røystene: Fellesliste Høgre, Arbeidarpartiet, Krf og SV: 13 røyster Senterpartiet si liste: 8 røyster. Mandatfordelinga vert etter dette slik: Fellesliste Høgre, Arbeidarpartiet, Krf og SV: 13 røyster 6,5 4,3 = 3 mandat Senterpartiet: 8 røyster 4 2,7 = 1 mandat Krav til kandidatkåring: Tal varamedlemer er lik tal medlemer + 2. Har lista fått to eller tre medlemer, skal kvart kjønn vere representert. Representantar i Fellesnemnda for dei einskilde listene: Fellesliste Høgre, Arbeidarpartiet, Krf og SV: 1. Mathias Råheim 2. Anita Eide Kvamme 3. Norunn Lunde Furnes Vara: 1. Anne Lilleaasen 2. Arild Horsevik 3. Heidi Vallestad 4. Margunn Skudal Nistad 5. Jarle Aase Senterpartiet: 1. Kari Iren Birkeland Vara: 1. Johnny Kårstad 2. Sølvi Irene Søgnen 3. Erlend Brede Fossen

82 KS-017/17 Vedtak: Fellesnemnd mv for ny kommune i indre Sunnfjord blir etablert i tråd med saksutgreiing datert I samsvar med sakstutgreiing datert vert det oppretta fellesnemnd som skal vere operativ frå og med Stortinget har gjort sitt vedtak og seinast Gaular kommunestyre godkjenner oppgåver, fullmakter og mandat for fellesnemnda i samband med samanslåing av kommunane Førde, Gaular, Jølster og Naustdal frå slik det går fram av saksutgreiing. 3. Fellesnemnda skal ha slik samansetjing: Førde: 7 medlemmar + 9 varamedlemmer Gaular: 4 medlemmar + 6 varamedlemmer Jølster: 4 medlemmar + 6 varamedlemmer Naustdal: 4 medlemmar + 6 varamedlemmer 4. Følgjande medlemmer i Gaular kommunestyre blir Gaular kommune sine representantar i fellesnemnda: Representantar: Fellesliste Høgre, Arbeidarpartiet, Krf og SV: 1. Mathias Råheim 2. Anita Eide Kvamme 3. Norunn Lunde Furnes Senterpartiet: 1. Kari Iren Birkeland Vararepresentantar: Fellesliste Høgre, Arbeidarpartiet, Krf og SV: 1. Anne Lilleaasen 2. Arild Horsevik 3. Heidi Vallestad 4. Margunn Skudal Nistad 5. Jarle Aase Senterpartiet: 1. Johnny Kårstad 2. Sølvi Irene Søgnen 3. Erlend Brede Fossen

83 5. Det blir oppretta eit partssamansett utval (administrasjonsutval) i samband med samanslåingsprosessen. Arbeidsgjevar sine representantar er fellesnemnda. Arbeidstakarane vel 6 medlemmar samt varamedlemmer. Utvalet skal handsame saker som gjeld forholdet mellom den nye kommunen som arbeidsgjevar og dei tilsette. Utvalet skal gje uttale i saker som gjeld overordna personalpolitiske spørsmål, retningsliner og planar i samband med kommunesamanslåinga. 6. KRYSS Revisjon blir Fellesnemnda sin revisor Vedlegg i saka: Ny kommune i Indre Sunnfjord - vedlegg Saksutgreiing: Bakgrunn for saka Innan fristen gjorde kommunane i indre Sunnfjord slike vedtak i høve spørsmålet om kommunesamanslåing: Kommune Naustdal Vedtak Naustdal kommunestyre K-16/024 Med grunnlag i resultatet av folkeavrøystinga 4. april 2016 og seinare meiningsmåling vedtek Naustdal kommunestyre at Naustdal kommune skal gå saman med kommunane Førde, Jølster og Gaular om å skipe ein ny kommune frå Oppretting av fellesnemnd med mandat vert å kome attende til. Naustdal kommunestyre føreset at dei fire kommunane vert likt representert i nemnda. Vidare føreset Naustdal kommunestyre at friviljugprinsippet vert fylgd i det vidare arbeidet med kommunereforma. Dei andre kommunane som har inngått tilleggsavtale (handsama i kommunestyret 12. mai) til intensjonsavtalen har ikkje endringar i «Kapittel 3 Fellessatsingar og Kommuneovergripande.» Då fell også Naustdal kommune sine nye tiltak som kom til etter forhandlingane var avslutta. Dette gjeld «Vevringutstillinga og Instedalen Skileikeanlegg» som vert lagt til i avtaleframlegget kapittel 3. Førde Førde bystyre 019/16 Basert på vedteken intensjonsavtale og gjennomført innbyggarhøyring vedtek Førde kommune å slå seg saman med ein eller fleire av kommunane Naustdal, Gaular og Jølster. Førde kommune er positiv til at ein eller fleire kommunar i HAFS kan slutte seg til intensjonsavtalen for "liten SiS", og bli ein del av ein større kommune i Sunnfjord dersom kommunane Naustdal, Gaular og Jølster også er samde om det. Førde bystyre sluttar seg til vedlegg datert til "Intensjonsavtale - kommunesamanslåing Førde, Gaular, Jølster og Naustdal kommunar" med slikt nytt kulepunkt i staden for Storhandelspark på Hafstad bygge institusjon/omsorgsbustader Gaular Gaular kommunestyre 032/16

84 Med bakgrunn i vedteken intensjonsavtale og vedlegg vedteke sak 26/16 og gjennomført folkerøysting vedtek Gaular kommune å slå kommunen saman med Førde, Jølster og Naustdal frå Gaular kommune vil presisere at ein føresetnad for å seie ja til kommunesamanslåing er at kommunane går inn i ein ny, større kommune som likeverdige partar, med dei midlar som kvar einskild kommune rår over. Dersom det skal opprettast fond i den einskilde kommune, skal alle tidlegare kommunar handsamast likt. Jølster Jølster kommunestyre 052/16 Basert på vedteken intensjonsavtale, gjennomført innbyggarhøyring og resultat av folkerøysting vedtek Jølster kommune å slå seg saman med kommunane Førde, Gaular og Naustdal. Jølster kommune sluttar seg til vedlegg til intensjonsavtale om kommunesamanslåing med Førde, Gaular, Naustdal og Jølster datert , med følgjande endring i punkt 4 : nytt punkt 3: Realisering av næringsareal på Moskog og utvikle næringsareal på Skei. nytt punkt 5:Lage eit arbeidsdokument med føremål om å etablere eit eige nærings- og kulturfond for Jølster, med kapital frå etablerte kraftinntekter. På bakgrunn av innbyggarhøyringa og folkerøystinga finn Jølster kommune det ikkje naturleg at andre kommunar kan tiltre intensjonsavtalen for «liten» SiS og bli ein del av ein ny kommune i Indre Sunnfjord. I september 2016 gjorde kommunane så vedtak om å etablere nytt prosjekt tilsvarande det som vart avslutta pr Prosjektperioden vart bestemt å vare fram til fellesnemnda er etablert, og skulle ha som hovudmål å legge til rette for at fellesnemnda raskt skulle kunne arbeide effektivt. Når det gjeld framdrift fram mot stortingsvedtak oppgir Kommunal- og moderniseringsdepartementet på sine nettsider følgjande framdrift: Tidspunkt Kva Vår 2017 Departementet legg fram ein proposisjon med forslag til ny kommunestruktur (det er antyda at denne vil komme til Stortinge før påske) Departementet legg fram ein samla lovproposisjon om nye oppgåver Mai 2017 Kommuneproposisjonen for 2018 blir lagt fram for Stortinget Juni 2017 Stortinget handsamar proposisjon om ny kommunestruktur Stortinget handsamar lovproposisjon om nye oppgåver Kva handlar denne saka om Denne saka handlar om oppretting, organisering, fullmakter, storleik og samansetjing av fellesnemnda. Vidare handler den om samansetjing av undernemnder og rolleavklaring/informasjon mot dei ordinære kommunestyra. Saksutgreiinga slik den ligg føre er i samsvar med kva som vart presentert i felles formannskapsmøte 14. og Saksutgreiing Lovgrunnlag Det er lov om ov om fastsetjing og endring av kommune- og fylkesgrenser (inndelingslova) 26 som omtalar for hold knytt til oppretting av fellesnemnd. Ved samanslåing av kommunar eller fylkeskommunar og ved deling som nemnt i 3 andre ledd bokstav b skal det opprettast ei fellesnemnd til å samordne og ta seg av førebuinga av samanslåinga eller delinga. Nemnda bør spegle av innbyggjartalet i dei

85 enkelte kommunane eller fylkeskommunane. Det skal likevel vere minimum tre medlemmer i nemnda frå kvar kommune eller fylkeskommune. Fellesnemnda blir valt av og blant medlemmene i kommunestyret eller fylkestinget. Også medlemmer av kommunerådet eller fylkesrådet kan veljast. Nemnda vel sjølv leiar og nestleiar. Reglane i kommunelova om val og saksbehandling i folkevalde organ gjeld elles tilsvarande. Kommunane eller fylkeskommunane kan også opprette eit felles partssamansett utval etter kommunelova 25 for behandling av saker som gjeld forholdet mellom den nye eininga som arbeidsgivar og dei tilsette. Fellesnemnda skal ta hand om det førebuande arbeidet med økonomiplanen og med budsjettet for det første driftsåret etter at samanslåinga eller delinga som nemnt i 3 andre ledd bokstav b, er sett i verk. Nemnda skal i sin verkeperiode gi fråsegn til departementet om årsbudsjetta og økonomiplanen for dei kommunane eller fylkeskommunane saka gjeld. Andre arbeidsoppgåver og fullmakter for nemnda blir fastsette i reglement som må vedtakast i alle kommunestyra eller fylkestinga. Kvar av kommunane eller fylkeskommunane kan be departementet om å ta avgjerd i slike spørsmål dersom det ikkje er mogleg å kome til semje. Nemnda kan få fullmakt til å tilsetje personale i den nye eininga. Dette omfattar også tilsetjing av administrasjonssjef og revisor. Tilsetjing av revisor skjer på bakgrunn av innstilling frå kontrollutvala. Nemnda kan òg få fullmakt til å vidareføre deltaking i interkommunalt samarbeid om revisjon eller vidareføre avtale med annan revisor. Tilsvarande gjeld for sekretariatet for kontrollutvalet. Slikt vedtak skjer etter innstilling frå kontrollutvala. Fellesnemnda kan gi eit arbeidsutval myndigheit til å gjere vedtak i enkeltsaker eller i saker som ikkje er av prinsipiell art. Reglane i kommunelova om møte- og talerett for ordførar, leiar av kommuneråd eller fylkesråd, administrasjonssjef og tilsette gjeld tilsvarande for nemnda. Reglane i 59 om lovlegkontroll gjeld tilsvarande for avgjerder fellesnemnda tek. Funksjonsperioden for fellesnemnda går ut når det nye kommunestyret eller fylkestinget er konstituert etter reglane i 27. Hovudpunkta i 26 er: Fellesnemnda skal samordne og ta seg av førebuinga av samanslåinga Nemnda bør spegle av innbyggjartalet i dei enkelte kommunane. Det skal likevel vere minimum tre medlemmer i nemnda frå kvar kommune Fellesnemnda blir valt av og blant medlemmene i kommunestyret Nemnda vel sjølv leiar og nestleiar Det kan også opprettast eit felles partssamansett utval etter 25 i kommunelova for behandling av saker som gjeld forholdet mellom den nye eininga som arbeidsgivar og dei tilsette Fellesnemnda skal førebu arbeidet med budsjett og økonomiplan for det første driftsåret i ny kommune Fellesnemnda skal gje fråsegn til departementet (fylkesmannen) om årsbudsjetta og økonomiplanen for dei kommunane saka gjeld Kommunestyra kan vedta reglement der fullmakter og arbeidsoppgåver blir bestemt Kvar av kommunane kan be departementet (fylkesmannen) om å ta avgjerd i slike spørsmål (dvs. reglementet) dersom det ikkje er mogleg å kome til semje Nemnda kan få fullmakt til å tilsetje personale i den nye eininga. Dette omfattar også tilsetjing av administrasjonssjef og revisor Fellesnemnda kan gi eit arbeidsutval myndigheit til å gjere vedtak i enkeltsaker eller i saker som ikkje er av prinsipiell art.

86 I rundskriv H-10/15 kapittel vert det presisert at nemnda ikkje skal få innverknad på drifta i dei eksisterande kommunane. Prosess For å sikre at Fellesnemnda kan starte arbeidet innan sommaren 2017 bør prinsippa for og oppnnemning av denne vere handsama av kommunestyra innan utgangen av april Dersom kommunane ikkje klarar å bli samde om eit reglement kan kvar av kommunane bringe saka inn for departementet (Fylkesmannen) til avgjerd. Fellesnemnda bør vere operativ frå og med Stortinget har gjort sitt vedtak og seinast (då som midlertidig fellesnemnd). Prosjektorganisering Det vert lagt til grunn at prosessen med samanslåing av dei fire kommunane blir organisert i samsvar med følgjande prinsippskisse: Storleik og samansetjing I tråd med drøftingane gjort i felles formannskapmøte 14. og vil Fellesnemnda ha 19 medlemmar, og med slik samansetjing: Førde: 7 medlemmar + 9 varamedlemmer Gaular: 4 medlemmar + 6 varamedlemmer Jølster: 4 medlemmar + 6 varamedlemmer Naustdal: 4 medlemmar +6 varamedlemmer Nemnda vel sjølv leiar og nestleiar, men det er semje om at ordføraren i Førde er leiar av fellesnemnda. Det er kommunestyra i kvar kommune som vel medlemmane blant kommunestyremedlemmane i dei respektive kommunestyra. Reglane i kommunelova om val og saksbehandling i folkevalde organ gjeld m.a. knytt til kjønnsrepresentasjon. Arbeidsutval Inndelingslova opnar for at det kan opprettast eit arbeidsutval som kan få mynde til å gjere vedtak i enkeltsaker eller i saker som ikkje er av prinsipiell art. Ein vil tilrå at ein ikkje nemner opp eit slikt utval no, men prøvar å få ei organisering med tydeleg roller mellom politisk og administrativt arbeid. Dette vil ein få om den administrative styringsgruppa innstiller direkte til fellesnemnda. Fellesnemnda bør delegere til den administrative styringsgruppa å ta stilling til reine administrative saker slik rådmennene har det i kommunane i dag. Når den framtidige rådmannen er tilsett, vil det vere naturleg at det er han som har denne fullmakta.

87 Også arbeidsutvalet er omfatta av reglane om kjønnsrepresentasjon. Dette gjer at dei fire ordførarane ikkje kan utgjere eit arbeidsutval. Ein ser for seg at ordførarane blir tett involvert i arbeidet ved å ha hyppige og regelmessige møter med den administrative styringsgruppa. Partssamansett utval (PSU) Kommunane kan opprette eit partssamansett utval i samsvar med 25 i kommunelova for handsaming av saker som gjeld forholdet mellom den nye eininga som arbeidsgjevar og dei tilsette. Det partsamansette utvalet svarar til det som ofte blir kalla administrasjonsutval. Kva oppgåver som skal leggast til dette utvalet må fellesnemnda avgjere, men det er viktig at det blir eit godt og ordna forhold mellom administrasjonen og dei tillitsvalde gjennom formelle møtepunkt og utøving av drøftingsinstituttet i samsvar med hovudavtalen. PSU vil bli eit stort organ, og bør vere eit vedtaks- /tilrådingsorgan og ikkje eit drøftingsorgan. Drøftingar etter reglane i hovudavtalen må skje mellom dei fire rådmennene og dei hovudtillitsvalde. Partane drøftar sakene i administrativ styringsgruppe og sender ei tilråding til PSU som formelt handsamar saka. Mange av dei personalpolitiske sakene kan også avgjerast i den administrative styringsgruppa. Det er også viktig å streke under at dei tillitsvalde skal vere representert i arbeidsgruppene når det vert arbeidd med oppgåver som gjeld dei tilsette sine arbeidsvilkår. Intensjonsavtalen har m.a. slik ordlyd i 10: Det partsamansette utvalet (PSU, jf. Inndelingslova 26) skal lage eit omstillingsdokument som: Harmoniserer ulike reglement (tilsettingsregelment, permisjonsreglement, m.m.) Utarbeider ein felles lønspolitikk for alle tilsette Harmoniserer lønsskilnader over tid Tilbyr avgangsstimulerande tiltak til leiarar Det vert føreslått at fellesnemnda er arbeidsgjevaren sine representantar og at det partssamansette utvalet også skal ha seks medlemmer som representerer dei tilsette. Dei tillitsvalde er samde om at dei fire hovudsamanslutningane vel kvar sin medlem i PSU. I tillegg skal LO og Unio ha ein ekstra representant kvar. Sakshandsaming I Fellesnemnda skal ein søke å oppnå konsensus i alle avgjerder. Ved usemje skal Fellesnemnda vurdere om spørsmålet kan utsetjast til etter at nytt kommunestyre er konstituert. Forhold som ein likevel vurderer det er naudsynt å ta stilling til, blir avgjort med vanleg fleirtal. I samsvar med 26, 4.ledd i inndelingslova kan kvar av kommunane be departementet (Fylkesmannen) om å ta avgjerd i spørsmål som gjeld fellesnemnda sine oppgåver og fullmakter dersom det ikkje er mogleg å kome til semje. Mandatet til fellesnemnda Oppgåvene til Fellesnemnda føl av 26 i inndelingslova og intensjonsavtalen, tilleggsdokument datert , samt notat datert Fellesnemnda skal planlegge og førebu iverksetjing av samanslåinga fram til nytt kommunestyre i den nye kommunen er konstituert. Den skal gå igjennom og vurdere alle prinsipielle forhold i samanslåingsprosessen Fellesnemnda kan inngå avtalar på vegne av den nye kommunen Fellesnemnda handsamar politisk organisering i den nye kommunen samt

88 reglement for dei nye politiske organa og arbeidsvilkåra for dei folkevalde Fellesnemnda skal utarbeide mandat for prosjektleiar/ny rådmann og sette i verk tilsetting av denne Fellesnemnda handsamar prosjektleiar si innstilling til hovudmodell for administrativ organisering Fellesnemnda skal sørge for at reglar og avtalar om tilsette og tillitsvalde sin medverknad ved samanslåinga blir tatt i vare Medlemmane i fellesnemnda er arbeidsgjevaren sine representantar i det partssamansette utvalet for samanslåingsprosessen Fellesnemnda handsamar revisjonsordning for den nye kommunen etter innstilling frå kontrollutvala i dei fire kommunane Kommunane har i perioden fram til ansvar for si ordinære drift, men spørsmål som kan ha betydning for den nye kommunen bør først drøftast i Fellesnemnda Fellesnemnda kan uttale seg om saker som er til handsaming i folkevalde organ i dei fire kommunane når sakene blir vurdert å ha betydning for den nye kommunen Fellesnemnda har eit spesielt ansvar for å vurdere saker med økonomiske og arealpolitiske konsekvensar. Fellesnemnda skal førebu budsjett for 2020 og økonomiplan , men det er det nye formannskapet som skal gje budsjettinnstilling til det nye kommunestyret Fellesnemnda disponerer eingongstilskot og reformstøtte frå staten i samband med kommunesamanslåinga. Fellesnemnda skal også vedta budsjett for samanslåingsprosessen innanfor ramma av dei statlege løyvingane Fellesnemnda skal søke å oppnå konsensus i alle avgjerder. Forhold som ein vurderer det er naudsynt å ta stilling til, blir avgjort med vanleg fleirtal. Ved usemje skal Fellesnemnda vurdere om spørsmålet kan utsetjast til etter at nytt kommunestyre er konstituert Fellesnemnda skal halde kommunestyra i dei fire kommunane orientert om nemnda sitt arbeid Fellesnemnda skal legge til rette for eit godt samarbeid mellom prosjektleiar og rådmennene i dei fire kommunane fram mot etablering av den nye kommunen Delegering. Fellesnemnda kan delegere til politisk underutval og/eller den administrative styringsgruppa å fatte vedtak i enkeltsaker eller i saker som ikkje er av prinsipiell karakter Saksførebuing Administrativ styringsgruppe førebur saker til fellesnemnda. Når påtroppande rådmann er tilsett, innstiller han til fellesnemnda. Påtroppande rådmann, rådmennene og prosjektleiar har møte og talerett i fellesnemnda. Atle Fasteland rådmann

89 Jølster kommune Arkiv: FE JournalpostID: 16/ Sakshandsamar: Jensen, Ellen Dato: Saksframlegg Saksnr. utval Utval Møtedato 023/17 Formannskapet /17 Kommunestyret Ny kommune i Indre Sunnfjord - Fellesnemnd Rådmannen sitt framlegg til vedtak: 1. I samsvar med sakstutgreiing datert blir det oppretta fellesnemnd som skal vere operativ frå og med Stortinget har gjort sitt vedtak og seinast Jølster kommunestyre godkjenner oppgåver, fullmakter og mandat for fellesnemnda i samband med samanslåing av kommunane Førde, Gaular, Jølster og Naustdal frå slik det går fram av saksutgreiing. 3. Fellesnemnda skal ha slik samansetjing: Førde: 7 medlemmar + 9 varamedlemmer Gaular: 4 medlemmar + 6 varamedlemmer Jølster: 4 medlemmar + 6 varamedlemmer Naustdal: 4 medlemmar + 6 varamedlemmer 4. Følgjande medlemmer i Jølster kommunestyre blir Jølster kommune sine representantar i fellesnemnda: Representantar Vararepresentantar 5. Det blir oppretta eit partssamansett utval (administrasjonsutval) i samband med samanslåingsprosessen. Arbeidsgjevar sine representantar er fellesnemnda. Arbeidstakarane vel 6 medlemmar samt varamedlemmer. Utvalet skal handsame

90 saker som gjeld forholdet mellom den nye kommunen som arbeidsgjevar og dei tilsette. Utvalet skal gje uttale i saker som gjeld overordna personalpolitiske spørsmål, retningsliner og planar i samband med kommunesamanslåinga. 6. KRYSS Revisjon blir Fellesnemnda sin revisor Formannskapet Handsaming: Judith Kapstad V: Framlegg til representantar til fellesnemnda frå V, Krf AP: Ordførar Oddmund Klakegg Varaordførar Jakob Andre Sande Formannskapsmedlem Judith Kapstad Kommunestyremedlem Ragnhild Sæle Varamedlemmar til fellesnemnd: 3 kvinner og menn, kvinner vara for kvinner menn er vara for menn Det vart punktvis røysting over framlegga (Rådmannen og V) til vedtak 1. Rådmannen sitt framlegg vart samrøystes vedteke 2. Rådmannen sitt famlegg vart samrøystes vedteke 3. Rådmannen sitt framlegg vart samrøystes vedteke 4. Det vart røysta over V sitt framlegg, framlegget fall med 6 mot 1 røyst 5. Rådmannen sitt framlegg til vedtak vart samrøystes vedteke 6. Rådmannen sitt framlegg til vedtak vart samrøystes vedteke FSK-023/17 Vedtak: 1. I samsvar med sakstutgreiing datert blir det oppretta fellesnemnd som skal vere operativ frå og med Stortinget har gjort sitt vedtak og seinast Jølster kommunestyre godkjenner oppgåver, fullmakter og mandat for fellesnemnda i samband med samanslåing av kommunane Førde, Gaular, Jølster og Naustdal frå slik det går fram av saksutgreiing.

91 3. Fellesnemnda skal ha slik samansetjing: Førde: 7 medlemmar + 9 varamedlemmer Gaular: 4 medlemmar + 6 varamedlemmer Jølster: 4 medlemmar + 6 varamedlemmer Naustdal: 4 medlemmar + 6 varamedlemmer 4. Følgjande medlemmer i Jølster kommunestyre blir Jølster kommune sine representantar i fellesnemnda: Representantar Vararepresentantar 5. Det blir oppretta eit partssamansett utval (administrasjonsutval) i samband med samanslåingsprosessen. Arbeidsgjevar sine representantar er fellesnemnda. Arbeidstakarane vel 6 medlemmar samt varamedlemmer. Utvalet skal handsame saker som gjeld forholdet mellom den nye kommunen som arbeidsgjevar og dei tilsette. Utvalet skal gje uttale i saker som gjeld overordna personalpolitiske spørsmål, retningsliner og planar i samband med kommunesamanslåinga. 6. KRYSS Revisjon blir Fellesnemnda sin revisor Kommunestyret Handsaming: Det vart først røysta over tilrådinga frå formannskapet samla for punkt 1, 2, 3, 5, 6, Formannskapet si tilråding vart samrøystes vedteke Punkt 4. val av representantar og vararepresentatar Tom Erik Sandal SP: ber om høvedtalsval i høve punkt 4. Det vart oppretta tellekorps frå administrasjonen. Tom Erik Sandal: felles liste frå Sp, Sv og Ap: 1. Oddmund Klakegg, SP

92 2. Reidun Støfring, SP 3. Jakob Andre Sandal, SV 4. Arve Dvergsdal, AP 5. Steinar Dvergsdal, SP 6. Ingrid Søyland, SP 7. Ragnhild Sæle, AP 8. Inger Jorun Årseth Judith Kapstad : felles liste frå H, V og Krf: 1. Anders Kristian Sægrov, H 2. Judith Kapstad, V 3. Svein årdalsbakke, Krf 4. Kjell Navelsaker, H 5. Vigdis Tonning, V 6. Atle Hamar, V Det vart skriftleg røysting på listeframlegga med slik fordeling: Varamedlemmar: det var semje mellom partia at varamedlemmar er kandidatar i rekkjefølgje etter dei valde frå kvar liste med slik fordeling: 5 frå fellesliste frå SP, Sv og Ap(nr ) og 2 frå fellesliste H, V og Krf ( nr ) i alt 7 varamedlemmar. KST-022/17 Vedtak: 1. I samsvar med sakstutgreiing datert blir det oppretta fellesnemnd som skal vere operativ frå og med Stortinget har gjort sitt vedtak og seinast

93 2. Jølster kommunestyre godkjenner oppgåver, fullmakter og mandat for fellesnemnda i samband med samanslåing av kommunane Førde, Gaular, Jølster og Naustdal frå slik det går fram av saksutgreiing. 3. Fellesnemnda skal ha slik samansetjing: Førde: 7 medlemmar + 9 varamedlemmer Gaular: 4 medlemmar + 6 varamedlemmer Jølster: 4 medlemmar + 6 varamedlemmer Naustdal: 4 medlemmar + 6 varamedlemmer 4. Følgjande medlemmer i Jølster kommunestyre blir Jølster kommune sine representantar i fellesnemnda: Representantar Vararepresentantar 1. Oddmund Klakegg, SP Vara for SP, SV og Ap 2. Reidun Støfring, SP 1. Arve Dvergsdal, Ap 3. Jakob Andre Sandal, SV 2. Steinar Dvergsdal, SP 4. Anders Kristian Sægrov, H 3. Ingrid Søyland, SP 4. Ragnhild Sæle, Ap 5. Inger Jorun Årseth, SP Vara for H,V og Krf 1. Judith Kapstad, V 2. Svein Årdalsbakke, Krf 5. Det blir oppretta eit partssamansett utval (administrasjonsutval) i samband med samanslåingsprosessen. Arbeidsgjevar sine representantar er fellesnemnda. Arbeidstakarane vel 6 medlemmar samt varamedlemmer. Utvalet skal handsame saker som gjeld forholdet mellom den nye kommunen som arbeidsgjevar og dei tilsette. Utvalet skal gje uttale i saker som gjeld overordna personalpolitiske spørsmål, retningsliner og planar i samband med kommunesamanslåinga. 6. KRYSS Revisjon blir Fellesnemnda sin revisor Vedlegg 1. prosjektsunnfjord.no

94 2. Referat frå felles formannskapsmøte 14. og felles-formannskapsmøte-14.-og pdf 3. Inndelingslova 4. Rundskriv H-10/15 delingslova_oppdatering_2017-.pdf 5. Rettleiar Kommunal- og moderniseringsdepartementet: Å bygge en ny kommune råd frå tidligere sammenslåinger y_kommune_akl2.pdf 6. Rettleiar Kommunal- og moderniseringsdepartementet: Formelle rammer i byggingen av ny kommuner 7. Telemarksforsking/Deloitte: Gode grep på veien til ny kommune n_til_en_ny_kommune.pdf Bakgrunn for saka Innan fristen gjorde kommunane i indre Sunnfjord slike vedtak i høve spørsmålet om kommunesamanslåing: Kommune Naustdal Vedtak Naustdal kommunestyre K-16/024 Med grunnlag i resultatet av folkeavrøystinga 4. april 2016 og seinare meiningsmåling vedtek Naustdal kommunestyre at Naustdal kommune skal gå saman med kommunane Førde, Jølster og Gaular om å skipe ein ny kommune frå Oppretting av fellesnemnd med mandat vert å kome attende til. Naustdal kommunestyre føreset at dei fire kommunane vert likt representert i nemnda. Vidare føreset Naustdal kommunestyre at friviljugprinsippet vert fylgd i det vidare arbeidet med kommunereforma. Dei andre kommunane som har inngått tilleggsavtale (handsama i kommunestyret 12. mai) til intensjonsavtalen har ikkje endringar i «Kapittel 3 Fellessatsingar og Kommuneovergripande.» Då fell også Naustdal kommune sine nye tiltak som kom til etter forhandlingane var avslutta. Dette gjeld «Vevringutstillinga og Instedalen Skileikeanlegg» som vert lagt til i avtaleframlegget kapittel 3.

95 Førde Førde bystyre 019/16 Basert på vedteken intensjonsavtale og gjennomført innbyggarhøyring vedtek Førde kommune å slå seg saman med ein eller fleire av kommunane Naustdal, Gaular og Jølster. Førde kommune er positiv til at ein eller fleire kommunar i HAFS kan slutte seg til intensjonsavtalen for "liten SiS", og bli ein del av ein større kommune i Sunnfjord dersom kommunane Naustdal, Gaular og Jølster også er samde om det. Førde bystyre sluttar seg til vedlegg datert til "Intensjonsavtale - kommunesamanslåing Førde, Gaular, Jølster og Naustdal kommunar" med slikt nytt kulepunkt i staden for Storhandelspark på Hafstad bygge institusjon/omsorgsbustader Gaular Gaular kommunestyre 032/16 Med bakgrunn i vedteken intensjonsavtale og vedlegg vedteke sak 26/16 og gjennomført folkerøysting vedtek Gaular kommune å slå kommunen saman med Førde, Jølster og Naustdal frå Gaular kommune vil presisere at ein føresetnad for å seie ja til kommunesamanslåing er at kommunane går inn i ein ny, større kommune som likeverdige partar, med dei midlar som kvar einskild kommune rår over. Dersom det skal opprettast fond i den einskilde kommune, skal alle tidlegare kommunar handsamast likt. Jølster Jølster kommunestyre 052/16 Basert på vedteken intensjonsavtale, gjennomført innbyggarhøyring og resultat av folkerøysting vedtek Jølster kommune å slå seg saman med kommunane Førde, Gaular og Naustdal. Jølster kommune sluttar seg til vedlegg til intensjonsavtale om kommunesamanslåing med Førde, Gaular, Naustdal og Jølster datert , med følgjande endring i punkt 4 : nytt punkt 3: Realisering av næringsareal på Moskog og utvikle næringsareal på Skei. nytt punkt 5:Lage eit arbeidsdokument med føremål om å etablere eit eige næringsog kulturfond for Jølster, med kapital frå etablerte kraftinntekter. På bakgrunn av innbyggarhøyringa og folkerøystinga finn Jølster kommune det ikkje naturleg at andre kommunar kan tiltre intensjonsavtalen for «liten» SiS og bli ein del av ein ny kommune i Indre Sunnfjord. I september 2016 gjorde kommunane så vedtak om å etablere nytt prosjekt tilsvarande det som vart avslutta pr Prosjektperioden vart bestemt å vare fram til fellesnemnda er etablert, og skulle ha som hovudmål å legge til rette for at fellesnemnda raskt skulle kunne arbeide effektivt. Når det gjeld framdrift fram mot stortingsvedtak oppgir Kommunal- og moderniseringsdepartementet på sine nettsider følgjande framdrift: Tidspunkt Kva Vår 2017 Departementet legg fram ein proposisjon med forslag til ny kommunestruktur (det er antyda at denne vil komme til Stortinge før påske) Departementet legg fram ein samla lovproposisjon om nye oppgåver Mai 2017 Kommuneproposisjonen for 2018 blir lagt fram for Stortinget Juni 2017 Stortinget handsamar proposisjon om ny kommunestruktur

96 Stortinget handsamar lovproposisjon om nye oppgåver Kva handlar denne saka om Denne saka handlar om oppretting, organisering, fullmakter, storleik og samansetjing av fellesnemnda. Vidare handler den om samansetjing av undernemnder og rolleavklaring/informasjon mot dei ordinære kommunestyra. Saksutgreiinga slik den ligg føre er i samsvar med kva som vart presentert i felles formannskapsmøte 14. og Saksutgreiing Lovgrunnlag Det er lov om ov om fastsetjing og endring av kommune- og fylkesgrenser (inndelingslova) 26 som omtalar for hold knytt til oppretting av fellesnemnd. Ved samanslåing av kommunar eller fylkeskommunar og ved deling som nemnt i 3 andre ledd bokstav b skal det opprettast ei fellesnemnd til å samordne og ta seg av førebuinga av samanslåinga eller delinga. Nemnda bør spegle av innbyggjartalet i dei enkelte kommunane eller fylkeskommunane. Det skal likevel vere minimum tre medlemmer i nemnda frå kvar kommune eller fylkeskommune. Fellesnemnda blir valt av og blant medlemmene i kommunestyret eller fylkestinget. Også medlemmer av kommunerådet eller fylkesrådet kan veljast. Nemnda vel sjølv leiar og nestleiar. Reglane i kommunelova om val og saksbehandling i folkevalde organ gjeld elles tilsvarande. Kommunane eller fylkeskommunane kan også opprette eit felles partssamansett utval etter kommunelova 25 for behandling av saker som gjeld forholdet mellom den nye eininga som arbeidsgivar og dei tilsette. Fellesnemnda skal ta hand om det førebuande arbeidet med økonomiplanen og med budsjettet for det første driftsåret etter at samanslåinga eller delinga som nemnt i 3 andre ledd bokstav b, er sett i verk. Nemnda skal i sin verkeperiode gi fråsegn til departementet om årsbudsjetta og økonomiplanen for dei kommunane eller fylkeskommunane saka gjeld. Andre arbeidsoppgåver og fullmakter for nemnda blir fastsette i reglement som må vedtakast i alle kommunestyra eller fylkestinga. Kvar av kommunane eller fylkeskommunane kan be departementet om å ta avgjerd i slike spørsmål dersom det ikkje er mogleg å kome til semje. Nemnda kan få fullmakt til å tilsetje personale i den nye eininga. Dette omfattar også tilsetjing av administrasjonssjef og revisor. Tilsetjing av revisor skjer på bakgrunn av innstilling frå kontrollutvala. Nemnda kan òg få fullmakt til å vidareføre deltaking i interkommunalt samarbeid om revisjon eller vidareføre avtale med annan revisor. Tilsvarande gjeld for sekretariatet for kontrollutvalet. Slikt vedtak skjer etter innstilling frå kontrollutvala. Fellesnemnda kan gi eit arbeidsutval myndigheit til å gjere vedtak i enkeltsaker eller i saker som ikkje er av prinsipiell art. Reglane i kommunelova om møte- og talerett for ordførar, leiar av kommuneråd eller fylkesråd, administrasjonssjef og tilsette gjeld tilsvarande for nemnda. Reglane i 59 om lovlegkontroll gjeld tilsvarande for avgjerder fellesnemnda tek. Funksjonsperioden for fellesnemnda går ut når det nye kommunestyret eller fylkestinget er konstituert etter reglane i 27. Hovudpunkta i 26 er: Fellesnemnda skal samordne og ta seg av førebuinga av samanslåinga Nemnda bør spegle av innbyggjartalet i dei enkelte kommunane. Det skal likevel vere minimum tre medlemmer i nemnda frå kvar kommune Fellesnemnda blir valt av og blant medlemmene i kommunestyret Nemnda vel sjølv leiar og nestleiar

97 Det kan også opprettast eit felles partssamansett utval etter 25 i kommunelova for behandling av saker som gjeld forholdet mellom den nye eininga som arbeidsgivar og dei tilsette Fellesnemnda skal førebu arbeidet med budsjett og økonomiplan for det første driftsåret i ny kommune Fellesnemnda skal gje fråsegn til departementet (fylkesmannen) om årsbudsjetta og økonomiplanen for dei kommunane saka gjeld Kommunestyra kan vedta reglement der fullmakter og arbeidsoppgåver blir bestemt Kvar av kommunane kan be departementet (fylkesmannen) om å ta avgjerd i slike spørsmål (dvs. reglementet) dersom det ikkje er mogleg å kome til semje Nemnda kan få fullmakt til å tilsetje personale i den nye eininga. Dette omfattar også tilsetjing av administrasjonssjef og revisor Fellesnemnda kan gi eit arbeidsutval myndigheit til å gjere vedtak i enkeltsaker eller i saker som ikkje er av prinsipiell art. I rundskriv H-10/15 kapittel vert det presisert at nemnda ikkje skal få innverknad på drifta i dei eksisterande kommunane. Prosess For å sikre at Fellesnemnda kan starte arbeidet innan sommaren 2017 bør prinsippa for og oppnnemning av denne vere handsama av kommunestyra innan utgangen av april Dersom kommunane ikkje klarar å bli samde om eit reglement kan kvar av kommunane bringe saka inn for departementet (Fylkesmannen) til avgjerd. Fellesnemnda bør vere operativ frå og med Stortinget har gjort sitt vedtak og seinast (då som midlertidig fellesnemnd). Prosjektorganisering Det vert lagt til grunn at prosessen med samanslåing av dei fire kommunane blir organisert i samsvar med følgjande prinsippskisse: Storleik og samansetjing I tråd med drøftingane gjort i felles formannskapmøte 14. og vil Fellesnemnda ha 19 medlemmar, og med slik samansetjing: Førde: 7 medlemmar + 9 varamedlemmer Gaular: 4 medlemmar + 6 varamedlemmer Jølster: 4 medlemmar + 6 varamedlemmer

98 Naustdal: 4 medlemmar + 6 varamedlemmer Nemnda vel sjølv leiar og nestleiar, men det er semje om at ordføraren i Førde er leiar av fellesnemnda. Det er kommunestyra i kvar kommune som vel medlemmane blant kommunestyremedlemmane i dei respektive kommunestyra. Reglane i kommunelova om val og saksbehandling i folkevalde organ gjeld m.a. knytt til kjønnsrepresentasjon. Arbeidsutval Inndelingslova opnar for at det kan opprettast eit arbeidsutval som kan få mynde til å gjere vedtak i enkeltsaker eller i saker som ikkje er av prinsipiell art. Ein vil tilrå at ein ikkje nemner opp eit slikt utval no, men prøvar å få ei organisering med tydeleg roller mellom politisk og administrativt arbeid. Dette vil ein få om den administrative styringsgruppa innstiller direkte til fellesnemnda. Fellesnemnda bør delegere til den administrative styringsgruppa å ta stilling til reine administrative saker slik rådmennene har det i kommunane i dag. Når den framtidige rådmannen er tilsett, vil det vere naturleg at det er han som har denne fullmakta. Også arbeidsutvalet er omfatta av reglane om kjønnsrepresentasjon. Dette gjer at dei fire ordførarane ikkje kan utgjere eit arbeidsutval. Ein ser for seg at ordførarane blir tett involvert i arbeidet ved å ha hyppige og regelmessige møter med den administrative styringsgruppa. Partssamansett utval (PSU) Kommunane kan opprette eit partssamansett utval i samsvar med 25 i kommunelova for handsaming av saker som gjeld forholdet mellom den nye eininga som arbeidsgjevar og dei tilsette. Det partsamansette utvalet svarar til det som ofte blir kalla administrasjonsutval. Kva oppgåver som skal leggast til dette utvalet må fellesnemnda avgjere, men det er viktig at det blir eit godt og ordna forhold mellom administrasjonen og dei tillitsvalde gjennom formelle møtepunkt og utøving av drøftingsinstituttet i samsvar med hovudavtalen. PSU vil bli eit stort organ, og bør vere eit vedtaks-/tilrådingsorgan og ikkje eit drøftingsorgan. Drøftingar etter reglane i hovudavtalen må skje mellom dei fire rådmennene og dei hovudtillitsvalde. Partane drøftar sakene i administrativ styringsgruppe og sender ei tilråding til PSU som formelt handsamar saka. Mange av dei personalpolitiske sakene kan også avgjerast i den administrative styringsgruppa. Det er også viktig å streke under at dei tillitsvalde skal vere representert i arbeidsgruppene når det vert arbeidd med oppgåver som gjeld dei tilsette sine arbeidsvilkår. Intensjonsavtalen har m.a. slik ordlyd i 10: Det partsamansette utvalet (PSU, jf. Inndelingslova 26) skal lage eit omstillingsdokument som: Harmoniserer ulike reglement (tilsettingsregelment, permisjonsreglement, m.m.) Utarbeider ein felles lønspolitikk for alle tilsette Harmoniserer lønsskilnader over tid Tilbyr avgangsstimulerande tiltak til leiarar Det vert føreslått at fellesnemnda er arbeidsgjevaren sine representantar og at det partssamansette utvalet også skal ha seks medlemmer som representerer dei tilsette. Dei tillitsvalde er samde om at dei fire hovudsamanslutningane vel kvar sin medlem i PSU. I tillegg skal LO og Unio ha ein ekstra representant kvar. Sakshandsaming I Fellesnemnda skal ein søke å oppnå konsensus i alle avgjerder. Ved usemje skal

99 Fellesnemnda vurdere om spørsmålet kan utsetjast til etter at nytt kommunestyre er konstituert. Forhold som ein likevel vurderer det er naudsynt å ta stilling til, blir avgjort med vanleg fleirtal. I samsvar med 26, 4.ledd i inndelingslova kan kvar av kommunane be departementet (Fylkesmannen) om å ta avgjerd i spørsmål som gjeld fellesnemnda sine oppgåver og fullmakter dersom det ikkje er mogleg å kome til semje. Mandatet til fellesnemnda Oppgåvene til Fellesnemnda føl av 26 i inndelingslova og intensjonsavtalen, tilleggsdokument datert , samt notat datert Fellesnemnda skal planlegge og førebu iverksetjing av samanslåinga fram til nytt kommunestyre i den nye kommunen er konstituert. Den skal gå igjennom og vurdere alle prinsipielle forhold i samanslåingsprosessen Fellesnemnda kan inngå avtalar på vegne av den nye kommunen Fellesnemnda handsamar politisk organisering i den nye kommunen samt reglement for dei nye politiske organa og arbeidsvilkåra for dei folkevalde Fellesnemnda skal utarbeide mandat for prosjektleiar/ny rådmann og sette i verk tilsetting av denne Fellesnemnda handsamar prosjektleiar si innstilling til hovudmodell for administrativ organisering Fellesnemnda skal sørge for at reglar og avtalar om tilsette og tillitsvalde sin medverknad ved samanslåinga blir tatt i vare Medlemmane i fellesnemnda er arbeidsgjevaren sine representantar i det partssamansette utvalet for samanslåingsprosessen Fellesnemnda handsamar revisjonsordning for den nye kommunen etter innstilling frå kontrollutvala i dei fire kommunane Kommunane har i perioden fram til ansvar for si ordinære drift, men spørsmål som kan ha betydning for den nye kommunen bør først drøftast i Fellesnemnda Fellesnemnda kan uttale seg om saker som er til handsaming i folkevalde organ i dei fire kommunane når sakene blir vurdert å ha betydning for den nye kommunen Fellesnemnda har eit spesielt ansvar for å vurdere saker med økonomiske og arealpolitiske konsekvensar. Fellesnemnda skal førebu budsjett for 2020 og økonomiplan , men det er det nye formannskapet som skal gje budsjettinnstilling til det nye kommunestyret Fellesnemnda disponerer eingongstilskot og reformstøtte frå staten i samband med kommunesamanslåinga. Fellesnemnda skal også vedta budsjett for samanslåingsprosessen innanfor ramma av dei statlege løyvingane Fellesnemnda skal søke å oppnå konsensus i alle avgjerder. Forhold som ein vurderer det er naudsynt å ta stilling til, blir avgjort med vanleg fleirtal. Ved usemje skal Fellesnemnda vurdere om spørsmålet kan utsetjast til etter at nytt kommunestyre er konstituert Fellesnemnda skal halde kommunestyra i dei fire kommunane orientert om nemnda sitt arbeid Fellesnemnda skal legge til rette for eit godt samarbeid mellom prosjektleiar og rådmennene i dei fire kommunane fram mot etablering av den nye kommunen Delegering. Fellesnemnda kan delegere til politisk underutval og/eller den administrative

100 styringsgruppa å fatte vedtak i enkeltsaker eller i saker som ikkje er av prinsipiell karakter Saksførebuing Administrativ styringsgruppe førebur saker til fellesnemnda. Når påtroppande rådmann er tilsett, innstiller han til fellesnemnda. Påtroppande rådmann, rådmennene og prosjektleiar har møte og talerett i fellesnemnda. Rådmannen si vurdering Fellesnemnd mv for ny kommune i indre Sunnfjord blir etablert i tråd med saksutgreiing datert

101 NAUSTDAL KOMMUNE Arkiv: K1-026 JournalpostID: 17/1819 Sakshandsamar: Øyvind Bang- Olsen Dato: Saksframlegg Saksnr. utval Utval Møtedato 17/020 FORMANNSKAPET /014 KOMMUNESTYRET /007 KOMITE FOR HELSE OG SOSIAL /009 KOMITE FOR LANDBRUK - TEKNIKK OG MILJØ /007 KOMITE FOR OPPVEKST OG KULTUR Oppretting av fellesnemd - Ny kommune TILRÅDING: 1. I samsvar med sakstutgreiing datert blir det oppretta fellesnemnd som skal vere operativ frå og med Stortinget har gjort sitt vedtak og seinast Naustdal kommunestyre godkjenner oppgåver, fullmakter og mandat for fellesnemnda i samband med samanslåing av kommunane Førde, Gaular, Jølster og Naustdal frå slik det går fram av saksutgreiing. 3. Fellesnemnda skal ha slik samansetjing: Førde: 7 medlemmar + 9 varamedlemmer Gaular: 4 medlemmar + 6 varamedlemmer Jølster: 4 medlemmar + 6 varamedlemmer Naustdal: 4 medlemmar + 6 varamedlemmer 4. Følgjande medlemmer i Naustdal kommunestyre blir Naustdal kommune sine representantar i fellesnemnda: Representantar Vararepresentantar

102 5. Det blir oppretta eit partssamansett utval (administrasjonsutval) i samband med samanslåingsprosessen. Arbeidsgjevar sine representantar er fellesnemnda. Arbeidstakarane vel 6 medlemmar samt varamedlemmer. Utvalet skal handsame saker som gjeld forholdet mellom den nye kommunen som arbeidsgjevar og dei tilsette. Utvalet skal gje uttale i saker som gjeld overordna personalpolitiske spørsmål, retningsliner og planar i samband med kommunesamanslåinga. 6. KRYSS Revisjon blir Fellesnemnda sin revisor KOMITE FOR HELSE OG SOSIAL Handsaming: HSK-17/007 Vedtak: HSK tek saka til orientering KOMITE FOR LANDBRUK - TEKNIKK OG MILJØ Handsaming: KLTM-17/009 Vedtak: Komiteen meiner at medlemmer i fellesnemnd må ha tilstrekkeleg med arbeidskapasitet og relevant fagleg kompetanse for deltaking KOMITE FOR OPPVEKST OG KULTUR Handsaming: KOK-17/007 Vedtak:

103 Tilrådinga samrøystes vedteken FORMANNSKAPET Handsaming: Nytt fellesframlegg som tillegg til tilråding: Gruppeleiarane kjem saman og drøftar framlegg til representantar i fellesnemda Tilrådinga vart vedteke med tillegget Saksordførar: Erlend Herstad F-17/020 Vedtak: KOMMUNESTYRET Handsaming: Saksordførar Erlend Haugen Herstad sette fram krav om forholdstalval. Listeframlegg frå SV, Sp, H og V til val av medlemmer i Fellesnemnda for den nye kommunen i indre Sunnfjord 1. Åsmund Berthelsen 2. Erlend Herstad 3. Anne- Britt Øyra 4. Magnhild Runde 5. Marie Neset Listeframlegg frå Ap og Kr.f. til val av medlemmer i Fellesnemnda for den nye kommunen i indre Sunnfjord 1. Håkon Myrvang 2. Annlaug Birkeland 3. Asbjørn Djupvik 4. Odd Gunnar Røyseth 5. Lena Kristine Eliassen Kvar liste fekk 10 røyster.

104 Etter dette er det føreteke slikt val av representantar og vararepresentantar frå Naustdal kommune til fellesnemnda for ny kommune: Medlem: Vararepresentant: 1. Håkon Myrvang 1. Asbjørn Djupvik 2. Annlaug Birkeland 2. Odd Gunnar Røyseth 3.Lena Kristine Eliassen 1. Åsmund Berthelsen 1. Anne-Britt Øyra 2. Erlend Herstad 2. Magnhild Runde 3. Marie Neset K-17/014 Vedtak: 1. I samsvar med sakstutgreiing datert blir det oppretta fellesnemnd som skal vere operativ frå og med Stortinget har gjort sitt vedtak og seinast Naustdal kommunestyre godkjenner oppgåver, fullmakter og mandat for fellesnemnda i samband med samanslåing av kommunane Førde, Gaular, Jølster og Naustdal frå slik det går fram av saksutgreiing. 3. Fellesnemnda skal ha slik samansetjing: Førde: 7 medlemmar + 9 varamedlemmer Gaular: 4 medlemmar + 6 varamedlemmer Jølster: 4 medlemmar + 6 varamedlemmer Naustdal: 4 medlemmar + 6 varamedlemmer 4. Følgjande medlemmer i Naustdal kommunestyre blir Naustdal kommune sine representantar i fellesnemnda: Representantar Vararepresentantar 1. Håkon Myrvang 1. Asbjørn Djupvik 2. Annlaug Birkeland 2. Odd Gunnar Røyseth

105 3. Lena Kristine Eliassen 3. Åsmund Berthelsen 1. Anne-Britt Øyra 4. Erlend Herstad 2. Magnhild Runde 3. Marie Neset 5. Det blir oppretta eit partssamansett utval (administrasjonsutval) i samband med samanslåingsprosessen. Arbeidsgjevar sine representantar er fellesnemnda. Arbeidstakarane vel 6 medlemmar samt varamedlemmer. Utvalet skal handsame saker som gjeld forholdet mellom den nye kommunen som arbeidsgjevar og dei tilsette. Utvalet skal gje uttale i saker som gjeld overordna personalpolitiske spørsmål, retningsliner og planar i samband med kommunesamanslåinga. 6. KRYSS Revisjon blir Fellesnemnda sin revisor

106 Ny kommune i indre Sunnfjord Fellesnemnda FN 06/17 Tilsetting av prosjektkoordinator Bakgrunn for saka Kommunane Jølster, Gaular, Nausdal og Førde gjorde våren 2017 vedtak om å opprette Fellesnemnd for etablering av ny kommune i indre Sunnfjord, og med virketid ut Saksutgreiing Jf. kommunestyrevedtaka blir følgjande prinsippskisse lagt til grunn i det vidare prosjektarbeidet: Det er lagt opp til at i tillegg til prosjektleiar/-ansvarleg så skal det tilsettast prosjektkoordinator som vil vere prosjektleiar si «høgre hand», og ansvarleg for leiing og koordinering av det løpande prosjektarbeidet. Øystein Høyvik har i ulik stillingsstorleik vore engasjert som prosjektleiar for etablering av ny kommune i indre Sunnfjord i perioden januar 2015 juni Rolla som prosjektkoordinator vil langt på veg vere den same som prosjektleiarrolla har vore så langt. Øystein Høyvik er utdanna vernepleiar og har mastergrad i samfunnsplanlegging og offentleg leiing. Vidare har han ulike vidareutdanningar og sertifiseringar knytt til

107 mellom anna prosjektleiing. Høyvik er i dag tilsett som leiar av rådmannen i Førde kommune sin stab for fagutvikling og koordinering. Administrativ styringsgruppe si vurdering I tråd med kommunestyrevedtaka er det administrativ styringsgruppe si vurdering at det er viktig at prosjektkoordinator er på plass snarast råd. Administrativ styringsgruppe meiner at ein i koordinatorrolla vil vere best tent med å ha nokon som kjenner prosessen og kommunane godt. Stillingsstorleik, som kan variere i perioden, blir avtalt mellom prosjektansvarleg/-leiar og prosjektkoordinator. Øystein Høyvik kjenner reformprosessen i Sunnfjord inngåande, og har gjort ein framifrå jobb med å leie prosjektet dei siste 2 ½ åra. Med kunnskapen sin om prosessen så langt og kunnskapen om dei fire kommunane, vil han vere svært kompetent til å vere prosjektkoordinator fram til ny kommune er etablert. Høyvik er også sertifisert i prosjektleiing ein kompetanse som det vil vere god nytta av i det vidare arbeidet. Adminstrativ styringsgruppe sitt framlegg til vedtak Som prosjektkoordinator for perioden juli 2017 desember 2019 blir Øystein Høyvik tilsett. Stillingsstorleik blir avtalt mellom prosjektleiar/-ansvarleg og prosjektkoordinator.

108 Ny kommune i indre Sunnfjord Fellesnemnda FN 07/17 Oppretting av prosjektsekretariat Vedlegg Deloitte - Telemarksforsking. Sandefjord, Andebu og Stokke. Erfaringer og foreløpige råd fra sammenslåingsprosessen Bakgrunn for saka Kommunane Jølster, Gaular, Naustdal og Førde gjorde våren 2017 vedtak om å opprette Fellesnemnd for etablering av ny kommune i indre Sunnfjord, og med virketid ut Saksutgreiing Jf. kommunestyrevedtaka blir følgjande prinsippskisse lagt til grunn i det vidare prosjektarbeidet: Som grunnlag for vidare saksutgreiing knytt til oppretting av prosjektsekretariat legg administrativ styringsgruppe til grunn at det er gjort vedtak om fungerande prosjektansvarleg/-leiar og tilsetting av prosjektkoordinator. Det er så tidleg i prosjektarbeidet vanskeleg å vere eksakt på kor mange prosjekt-, arbeids- og utgreiingsgrupper det vil bli sett ned. Men ut frå kva vi har fått høyre frå

109 dei andre samanslåingane vil eit tal mellom 50 og 100 vere sannsynleg. Denne vurderinga finn vi også støtte i hjå Deloitte og Telemarskforsking si følgjeevaluering av etablering av nye Sandefjord kommune. Slik administrativ styringsgruppe vurderer det, er det to hovudmodeller for å leie dei gruppene på: Ved bruk av leiarar i dagens kommunar, i hovudsak kommunalsjefar Ved bruk av tilsette i eit eige prosjektsekretariat knytt til administrativ styringsgruppe. Fordelen med å bruke eigne tilsette som gruppeleiarar er at desse i stor grad kjenner til eigen/eigne kommunar. Ulempa vil vere at det raskt vil oppstå kapasitetsutfordringar, og kor dagens kommunar truleg vil bli skadelidande. Ei anna ulempe kan vere at ein ikkje oppnår tilstrekkeleg distanse til dagens praksis og løysingar. Fordelen med å etablere eit eige prosjektsekretariat med meir dedikerte delprosjektleiarar er for det første at ein då i mindre grad vil få kapasitetsutfordringar. Ein annan fordel er at ein i større grad kan nytte lik metodikk i alle gruppene, noko som gir større grad av høve til rettvis fordeling av midlar og merksemd. Ein tredje fordel vil truleg vere at ein oppnår større grad av distanse knytt til dagens praksis og løysingar. Til sist trur administrativ styringsgruppe at ein ved å opprette eit meir profesjonelt prosjektsekretariat vil arbeide meir administrativt effektivt, slik at mest mogleg av eingongstilskotet kan nyttast til å utvikle kvalitet på tenestene for innbyggarane i ny kommune. Ulempa vil vere dersom det kun skjer ekstern rekruttering og det kan ta tid før medarbeidarane blir kjent med kommunane. Denne moglege ulempa vil administrativ styringsgruppa redusere ved å finne ein god balanse mellom intern og ekstern rekruttering til sekretariatet. Administrativ styringsgruppe har søkt råd hjå dei ulike nettverka som er etablert på kommunal- og personalsjefsnivå. Alle nettverka støttar forslaget om å etablere eit eige prosjektsekretariat. Prosjektsekretariatet vil i første omgang ha si funksjonstid fram til ny rådmann si leiargruppe er på plass, truleg 3. kvartal Det vil då bli gjort ny vurdering i kva omfang ein vil trenge prosjektstøtte gjennom eige sekretariat. Når det gjeld storleiken på eit slikt prosjektsekretariat, er det vanskeleg å vere presis på det så tidleg i prosessen. Ein peikepinn kan vere Sandefjord som i tillegg til ny rådmann/prosjektleiar kun hadde tilsett prosjektkoordinator fram til ny leiargruppe var på plass (ca. sommaren 2016). Ein annan peikepinn kan vere nye Asker kommune som (jf. telefonsamtale med prosjektkoordinator Geir Graff ) legg opp til å ha prosjektsekretariat med til saman 7,8 årsverk. Av desse årsverka er 1,6 slik vi forstår det knytt til koordinering og utvalsbehandling for fellesnemnda.

110 Deloitte/Telemarksforsking si førebelse oppsummering knytt til nye Sandefjord syner at behovet for prosjektstøtte og -koordinering var monaleg undervurdert. Knytt til at fellesnemnda startar sitt arbeid i juni 2017 gjorde styringsgruppa i møte vedtak om at prosjektgruppa (administrativ styringsgruppe) fekk fullmakt til å tilsette utvalssekretær i 50% stilling for fellesnemnda frå snarast. Administrativ styringsgruppe si vurdering Administrativ styringsgruppe vurderer at for å sikre framdrift, forsvarleg sakshandsaming og redusere kapasitetsutfordringar, vil det vere føremålstenleg å opprette eit eige prosjeksekretariat. Administrativ styringsgruppe vil rå til at ein i første omgang legg opp til ei bemanning på inntil 5 årsverk inkludert prosjektkoordinering og utvalsbehandling. Adminstrativ styringsgruppe sitt framlegg til vedtak Det blir etablert eit eige prosjektsekretariat som i det daglege blir leia av prosjektkoordinator Fungerandre prosjektleiar/-ansvarleg får fullmakt til å bemanne opp eit sekretariat med inntil 5 årsverk inkludert prosjektkoordinering og utvalsbehandling.

111 Sandefjord, Andebu og Stokke Erfaringer og foreløpige råd fra sammenslåingsprosessen Bent Aslak Brandtzæg og Rachel Myhr Williksen 1

112 Hovedinntrykk Det er gjort et imponerende arbeid på kort tid. Gode og involverende prosesser på mange områder Våre funn tyder på at SAS- kommunene har avklart det som må være på plass for bli ny kommune Få mener at man burde hatt mer tid til å forberede sammenslåingen, men det jevnt over enighet om at perioden fra vedtak om sammenslåing og fram til ansettelse av prosjektleder burde vært planlagt og unyttet bedre Det gjenstår fortsatt en del arbeid før kommunen finner sin endelige form Innfasing av ny organisasjonen og nye rutiner, kulturbygning, harmonisering, utarbeidelse av felles strategier, planer og opplegg for å realisere og synliggjøre gevinster Litt uklare og varierende forventninger til gevinstrealisering 2

113 Erfaringer fra ulike faser av sammenslåingsprosessen Ulike faser Fase 1 Overordna planlegging av sammenslåingsprosessen Fase 2 Organisering og bemanning av sammenslåingsprosjektet Fase 3 Planlegging og vedtak om politiske og administrative hovedstrukturer Fase 4 Detaljert planlegging av ulike tjeneste- og oppgaveområder Fase 5 Implementering og innfasing av ny organisasjon Fase 6 Oppstart av ny kommune Fase 7 Drift av kommunen i en tidlig fase Spesielle temaer Reglement for folkevalgte og delegasjonsreglement IKT/digitalisering Interkommunalt samarbeid Arbeidsgiverpolitikk Tverrsektoriell samordning NAV Informasjonsformidling og kulturbygning Nærdemokrati

114 Erfaringer fra fase 1: Overordna planlegging av sammenslåingsprosessen Forhandlingsutvalgets utredning har vært sentral og gitt viktige prinsipper, føringer og mål for prosessen God prosess som bidro til god politisk forankring sammenslåingen Noe motstridende mål og litt ulike forventninger kommunene imellom Det skjedde lite fra vedtak om sammenslåing i februar 2015 til prosjektleder var på plass 19. oktober Denne perioden omtales som en vakuumperiode og ble opplevd som uheldig Ingen var i posisjon til å ta lederansvar Mye «ufarlig arbeid» kunne vært gjort i denne perioden Man burde tenkt bedre igjennom hva som skulle skje etter at vedtak om sammenslåing var fattet 4

115 Råd fra fase 1: Overordna planlegging av sammenslåingsprosessen Ha en plan for oppgaver og ansvarsfordeling etter vedtak om sammenslåing Ha et bevisst forhold til politikernes rolle som arbeidsgiver og etabler en prosedyre for avklaring av rådmannens rolle i den videre prosessen En lengre periode med usikkerhet og uavklarte roller kan føre til at viktig lederkompetanse forsvinner Dersom man rekrutterer ekstern prosjektleder/rådmann, avklar hvilke oppgaver som kan gjøres før prosjektleder er på plass, og hvem som har ansvar for dette De folkevalgte bør ta initiativ til å sette i gang kartleggingsoppgaver raskt Noen bør gis legitimitet til å lede dette arbeidet 5

116 Aktuelle kartleggingsområder i en tidlig fase Det kan startes kartlegging av dagens situasjon på de fleste områder i en tidlig fase. Eksempler på områder som blir trukket fram i Sandefjord er: Planverk Beredskapsplaner Økonomi og økonomistyring - skyggebudsjett Gebyrpolitikk IT-utstyr, fagsystemer, personalsystemer Bemanning, kompetanse, ansettelsesforhold, særavtaler, lønnsplassering og harmoniseringsbehov, stillingsbetegnelser, seniorpolitikk, pensjonspolitikk Eiendommer, bygningsmasse og annen infrastruktur Interkommunalt samarbeid, prosjekter og kontrakter som kommunene er engasjert i Oppsigelsestider på innkjøpsavtaler, tjenesteavtaler, rammeavtaler og samarbeidsavtaler Strategier, planer, rutiner og reglementer på ulike områder Status når det gjelder organisering, bemanning, kompetanse og nivå på tjenestene i kommunene 6

117 Erfaringer fra fase 2: Organisering og bemanning av sammenslåingsprosjektet Rekruttering av ekstern prosjektleder viktig signal om at det skal bygges en ny kommune. Prosjektleder på plass 19. oktober 2015 Utfordring at prosjektleder hadde liten tilgang på ressurser i oppstarten Prosjektkoordinator på plass 2. november 2015 Avgrenset engasjement fram til sammenslåingstidspunktet Godt grep ingen frykt for posisjonering Fikk støtte til sekretærarbeid og personalforvaltning etter hvert Prioritert oppgave i startfasen var å få rekruttert delprosjektledere/påtroppende kommunalsjefer Ansvar for planlegging og organisering av ulike kommunalområder Etter hvert som disse ble rekruttert ble de en del av hovedprosjektgruppa 7

118 Erfaringer fra fase 2: Organisering og bemanning av sammenslåingsprosjektet At delprosjektledere og påtroppende kommunalsjefer kom på plass på ulike tidspunkt skapte visse utfordringer Ekstraarbeid i forhold til innfasing Vanskelig å bygge en felles plattform felles planlegging og forankring Organisering og bemanning av de ulike kommunalrådene ble klarlagt på ulike tidspunkt Skapte noe usikkerhet blant de ansatte i de områdene som kom sist på plass De fleste delprosjektledere/påtroppende kommunalsjefer var internt rekruttert, men beholdt ansvaret for sine oppgaver i de gamle kommunene Meget arbeidskrevende I og med at man hadde kort tid å prosessen måtte den ny kommunen bygges og konstrueres samtidig Fokus på hva som må på plass for å fungere som lovlig kommune Lite tid til helhetlig planlegging av den nye kommunen 8

119 Råd fra fase 2: Organisering og bemanning av sammenslåingsprosjektet Sørg for at prosjektleder har tilgang på nødvendige ressurser Noen bør være dedikert til å arbeide med prosjektkoordinering, personalspørsmål, sekretæroppgaver, kommunikasjon og juss og økonomi Sørg for å avklare prosjektorganisasjonens rolle og ansvar i forhold til linjeorganisasjonen Kommuner som har bedre tid enn Sandefjord bør først sette opp en prosjektorganisasjon, kommunalsjefer kan tilsettes mnd før sammenslåingstidspunktet Vurder behov for frikjøp og delegering av lederoppgaver i linjeorganisasjonen Få på plass en felles hovedprosjektgruppe som grunnlag for planlegging og forankring før prosesser settes i gang Frita delprosjektledere for driftsoppgaver i de gamle kommunene og vurder muligheter for samlokalisering I siste fase av sammenslåingsprosessen bør de gamle kommunene ha fokus på avvikling, og i minst mulig grad belaste administrasjonen med nye oppgaver 9

120 Fase 3: Planlegging og vedtak om administrative og politiske hovedstrukturer 10

121 Fase 3: Planlegging og vedtak om administrative og politiske hovedstrukturer 11