Øvingsoppgaver i booking og kassaoppgjør

Transkript

1 Øvingsoppgaver i booking og kassaoppgjør Øving på booking, Kassaoppgjør Ca. 4 t. Gjennomgang av instrukser for bruk av VisBook Pro Ca. 1 t. A Instruks for daglig leder eller den som er bemyndiget B Instruks for resepsjonsvakt C Instruks for Kassaoppgjør D Instruks for regnskapsrapportering Redigert KM 1

2 Register Tema Øvingsoppgave 1 tom 4, booking og Kassaoppgjør 3-6 Øvingsoppgave 5, booking, Kassaoppgjør og regnskapsrapportering 7 Øvingsoppgave 6, booking og Kassaoppgjør 8 Øvingsoppgave 7, booking, Kassaoppgjør og regnskapsrapportering 9 Support mot VisBook 10 Instruks daglig leder 10 Instruks for resepsjonsvakta 11 Instruks for kassatelling 12 Instruks for regnskapsrapportering 16 Side 2

3 Hver linje i oppgavene er en booking. Oppgave 1 er bookinger som kom i går og reiser i dag. I denne oppgaven må dere sjekke inn disse rommene for at dere i senere oppgaver skal få sjekke de ut. Sjekke inn gjøres ved at du velger kolonnen Gjestestatus på raden for romnummeret velg der Ankommet. Gjennomfør bookingene og varesalgene i hver oppgave, foreta deretter kassaoppgjør. Oppgave 1. En linje er en ordre eller et kassainnslag, fullfør med betaling når betalingsmåte er beskrevet. Ankommer Antall Rom/ hyttenr./ Vare Antall Navn Adresse Postnr Sted Betalingsmåte døgn personer I går 1 Dobbeltrom 2 Ola Normann Postbakken Tynset I går 1 Enkeltrom 1 Petter Olsen Bakken Bergen I går 1 Enkeltrom 1 Kari Syvertsen Elgesetergt. 14c 7005 Trondheim I går 1 Familierom 3 Inger Moen Plassveien 25 B 7340 Oppdal 1 Dagbladet Ingen ordre tilknyttet Kontant 10 2 Mineralvann 0,33 l. Ingen ordre tilknyttet Kontant 38 1 Middagsbuffèt Ingen ordre tilknyttet Kontant 129,- 1 Øl 0,33 l. Ingen ordre tilknyttet Kontant 41 1 Mineralvann 0,5 l. Ingen ordre tilknyttet Kontant 25 Kontanter Utfør Kassaoppgjør. Instruks for kassaoppgjør finnes ved å velge Hjelp, Innhold og Instruks for kassatelling, eller side 12 i dette heftet. Kontanter Enhet Beløp 0, sedler 1000 Sum kontant

4 Oppgave 2 Ankommer Ant. døgn Rom/ hyttenr / aktivitet Antall Navn Adresse Postnr Sted Betalingsmåte personer I dag 1 Familierom 3 Kent Olsen Toppveien Nesbyen I dag 1 Dobbeltrom 2 Olga Pettersen Svingen Trondheim Tast F3 Avreiseliste Sjekke ut Ola Normann Kontant 825 Tast F3 Avreiseliste Sjekke ut Kari Syvertsen Visa 695 Tast F3 Avreiseliste Sjekke ut Petter Olsen Norske kort VG + 1 Øl 0,4l. Kontant 67 I dag 3 Dobbeltrom, sjekk inn 2 Karl Petter Nilsen 6250 Stordal Visa 2475 Dagens middag kr. Ingen ordre tilknyttet Kontant ,- + 2 mineralvann 0,33 l. Tast F3 Avreiseliste Sjekke ut Inger Moen Kontant Dagbladet Kontant 10 I dag 3 timer Konferanserom ( F6 ) Nils Nilsen Trappeveien Hønefoss Kontant 450 I dag 5 timer Konferanserom ( F6 ) AS Kontor v/ Ola Nes Brugata 105 b 2550 Os i Ø Norske kort 750 Utfør Kassaoppgjør Norske kort 1445 Visa 3170 Kontanter Enhet Beløp 0, sedler 3400 Sum kontant

5 Oppgave 3 Ankommer Ant. døgn Rom/ hyttenr. Antall personer Dagns middag Kr. 110,- + en 0,33 l. mineralvann + en VG Registrere Rengjøringspersonalet rengjøring Rapporterer at alle rom er rengjort. Tast F2 Ankomst liste I dag 1 Twinrom, Booking ved ankomst: sjekk inn Navn Adresse Postnr Sted Betalingsmåte Hak av for å klaregjøre rom. Kontant Dagbladet Kontant 10 Sjekke inn gjest Kent Olsen Kontant Jan Olav Nilsen Brattbakken Rælingen Visa 925 I dag 2 Dobbeltrom 2 Tove Larsen Nedre Havna Trondheim Middagsbuffèt Kr mineralvann 0,33 l. I dag 2 Familierom, Booking ved ankomst: sjekk inn Legg til på rom: 2 Øl 0,4 l. Tast F2 Ankomst liste Norske kort Trond Olav Tharaldsen Blokkveien Heimdal Kontant Dagbladet Kontant 10 Sjekke inn gjest Olga Pettersen Norske kort 825 Utfør Kassaoppgjør Norske kort 973 Visa 925 Kontanter Enhet Beløp 0, sedler 4000 Sum kontant

6 Oppgave 4 Ankommer Ant. døgn Rom/ hyttenr. Antall Navn Adresse Postnr Sted Betalingsmåte personer Tast F2 Ankomstliste Sjekk inn gjest Tove Larsen Visa 1650 I dag 2 Dobbeltrom, 2 Ann Kristin Haugbakken Fiolveien Skien Booking ved ankomst, Sjekk inn Legg til i ordre: 2 Middags buffé à 149,- 2 Mineralvann 0.33 l. Lagre til ordre I dag 1 Enkeltrom, Ønsker rom nr Steinar Hansen Trappa Bergen I dag 2 Dobbeltrom 2 Kåre Olsen 2512 Kvikne Ønsker rom nr Mineralvann 0,5 l. Legg til på rommet til (bruk funksjonen statusliste under varesalg) Ann Kristin Haugbakken Tast F2 Ankomstlise Kåre Olsen, Sjekk inn! Kontant: 1650 I dag 1 4 twinrom á 2 personer 8 Statens Naturoppsyn Møllergata 20c 0240 Oslo + 1 Konferanserom fra i dag legg til tjeneste: projektor V/ Ragnar Holme Utfør Kassaoppgjør Visa 1650 Kontanter Enhet Beløp 0, sedler 2500 Sum kontant

7 Oppgave 5 Ankommer Ant. døgn Rom/ hyttenr. Antall Navn Adresse Postnr Sted Betalingsmåte personer 1 flaske øl 0.33L: Legg til på rom ved hjelp av statusliste Ann Kristin Haugbakken I dag 3 Dobbeltrom 2 Øystein Nålåsen Bekkefaret Oppdal Legg til tjeneste: Internett på rom Om 2 dager 4 Enkeltrom 1 Per Olsen Olsbakken Trondheim Rediger ankomst dag: kommer om 3 dager og blir i 4 døgn. Legg til notatfeltet: Vegetarianer For å legge inn notater: Klikk på knappen med tre punktummer i notatfeltet 2 glass Husets rødvin Ingen ordre Norske kort: 318 Dagens middag 2x110 Tast F2 Ankomstliste Sjekk inn! Steinar Hansen Visa 695 I dag 1 Rom 408 Legg til på ordre 1 Mineralvann 0,33 l 1 Vg 3 Helga Bakken Rabatt :10% på overnatting. Nesset 6040 Vigra Kontant: 924,50 Tast F2 Ankomstliste Sjekk inn gjester i gruppeboking Legg til persontekst Linda Leirbekken Åge Hansen Knut Berntsen Veronika Valle Statens Naturoppsyn V/ Ragnar Holme Utfør Kassaoppgjør Norske kort: 318 Visa 695 0,5 0, sedler 1800 Sum kontant 1924,50 7

8 Oppgave 6 Ankomst Ant.døgn Rom/ hyttenr./ Vare Antall Navn Adresse Postnr Sted Betalingsmåte personer I dag 3 1 Enkeltrom. Sjekk inn! Legg til i ordre / Varesalg / 2 Mineralvann 0.33L Fakturer denne ordren 1 Ola Normann Postbakken Tynset Fakturert: 2123 I dag 1 Enkeltrom Rediger tidsrom ved å velge fra kalenderene. Kommer i morgen og blir i 2 dager Fakturer denne ordren 1 Per Ola Hansen Furutoppen Kvikne Fakturert: 1390 Tast F2 Ankomstliste Sjekk inn! Øystein Nålåsen I dag 3 Familierom Legg til tjeneste internett på rom. Legg til notat: Kommer sent 4 Petter Olsen Bakken Oppdal I dag 2 stk Dagens middag: 2 * 149,- 2 mineralvann 0,33 l. 1 VG Om 3 dager 7 Dobbeltrom. Reduser døgnprisen med 100,-. Rediger i feltet Pris på linjen til rommet Lister Ubetalte Lister Ordre Ubetalte Ordre Gjesten kommer ikke og det skal lages en Kreditnota Linda Leirbekken. Legg til på rommet 2 Inger Olsen Plassveien 25 B 7340 Oppdal Ola Normann Per Ola Hansen For å lage Kreditnota velg ordre og Kreditnote: Velg Kreditere hele beløpet Betaler giro : 2123 Kreditnota 8

9 I dag 7 Dobbeltrom Trykk Legg til i ordre, Kassafunksjon, Dagens Middag 2x 129,- 2x Husets Rødvin Legg til Aktivitet: Konferanserom i 5 timer, om 2 dager. A kontoinnbetaling kr 500 Legge til tekstlinje ved og høyre klikke på rom nummeret "Avtalt at regningen skal faktureres F8 Kunderegist er Søk fram Ordre for Statens Naturoppsyn Middags buffé kr 120* mineralvann 0.33L 8 middagsbufet a mineralvann 0.33L 2 Kent Olsen Toppveien Nesbyen Lagre dette til en ordre i dag A-konto Innbet. Norske Kort: 500 Fakturer ordren 6381 Ola Olsen Brattliveien Nøtterøy Fakturer ordren 1668 Legg dette på ordre for Statens Naturoppsyn I dag 1 Dobbeltrom 2 Ola Normann Postbakken Tynset Kontant: Øl 0,4l. Åge Hansen Legg til på rommet I dag 3 Familier om Endre pris: Reduser døgnprisen med kr 25. Klikk i feltet Pris for å redigere. 3 Karl Petter Nilsen 6250 Stordal Kontant 2910 F3 Avreiseliste Kontant 0, sedler 4900 Sum kontant 5081 Ola Olsen bet. faktura Innbetalt Giro 1668 Kent Olsen bet. faktura Innbetalt Giro 6381 Utsjekk for Statens Naturoppsyn Gjester betaler det som er lagt på rommet. Bruk hurtigregning Utfør Kassaoppgjør: Norske Kort: 557 Giro: Linda Leirbekken: 346 kontant Åge Hansen : 57 Norske Kort. Rest. faktureres bedriften. 9

10 Support: Bedriften skal ikke bruke selger til opplæring og support. Support og spørsmål til VisBook skal sendes fra menyen Hjelp og Support 24 timer, eller fra og velg Support. Svar vil bli gitt innenfor vanlig arbeidstid og svarene vil dere finne under menyen Hjelp og Support 24 timer. SUPPORTTELEFON for innmelding av saker hverdager mellom kl på tlf VAKTTELEFON KUN VED DRIFTSSTANS UTOVER SUPPORTTID tlf Instruks for daglig leder, eller den som er bemyndiget Opplæring i bruk av VisBook Daglig leder skal tilby personell som skal bruke bookingsystemet nødvendig opplæring. VisBook tilbyr ulike typer kurs i tillegg til de generelle kursene man skal igjennom ved kjøp av programmet. Instrukser for bruk av VisBook Daglig leder skal gjennomgå instruks for resepsjonsvakt med sine ansatte og påse at denne blir fulgt. Kassaoppgjør Daglig leder skal kontrollere kassaoppgjørslistene og påse at kassaoppgjøret blir riktig gjennomført. NB! Kassaoppgjørslistene er ikke regnskapsbilag, men kun for intern kontroll. Regnskapsrapportering Daglig leder skal skrive ut regnskapsrapporter og avslutte regnskapsperioden for den aktuelle måned. Denne prosedyren skal gjennomføres punktvis som vist under hjelp Kun regnskapsbilag som skrives ut ved innvalget regnskap og avslutning av regnskapsperiode med påskrift Regnskapsbilag er godkjente regnskapsbilag. Posteringslista skal føres inn i regnskapet som vist under hjelp Bedriften plikter å orientere regnskapsfører og revisor om at det på Internett ligger en forklaring til bedriftens regnskapsfører og revisor. Denne ligger på under Support, velg Hjelpeside og under kolonnen Andre funksjoner i ordrebildet velges Forklaring til bedriftens regnskapsfører og revisor. Denne beskrivelse må regnskapsfører og revisor lese. 10

11 Instruks for resepsjonsvakta Resepsjonsvakten har ansvar for: 1) Hver morgen kontrollere om det er fakturaer som skal purres. 2) Booke inn gjester og påse at dette blir riktig. 3) Avtale oppgjørsform for opphold med gjesten ved booking. 4) Gjennomføring av innsjekk. Ta frem gjestens ordre (Ankomstlisten F2) Sjekke inn gjesten (Sjekke inn gjøres ved at du velger kolonnen Gjestestatus på raden for romnummeret velg der Ankommet.) Hvis gjesten betaler ved ankomst, velg Utskrift F9, Kvittering, deretter riktig betalingsmetode og dato. Kvitteringen som skrives ut leveres til gjesten. 5) Gjennomføring av utsjekk. Hjelp: Ta frem gjestens ordre (Avreiselisten F3) Sjekke ut gjesten (Sjekke ut gjøres ved at du velger kolonnen Gjestestatus på raden for romnummeret velg der Reist.) Hvis gjesten betaler ved avreise, velg Utskrift F9, Kvittering, deretter riktig betalingsmetode og dato. Kvitteringen som skrives ut leveres til gjesten. 6) Ved fakturering. Gjesten faktureres ved å velge Utskrift F9, deretter Faktura og OK. (Det kan velges om faktura skal skrives ut på papir, eller sende den som e-post.) Melding om betalte fakturaer via for eksempel bank skal kvitteres ut i VisBook med riktig betalingsmetode og betalingsdato. 7) Brannliste Resepsjonsvakta har ansvar for at det flere ganger i løpet av vaktskiftet blir skrevet ut brannlister. Dette gjøres ved å taste F4fra ordrebildet, her kommer Statuslista frem. Denne lista viser gjester som har ankommet, gjester som bor over og gjester som skal reise i dag men ikke reist 8) Kassaoppgjør Resepsjonsvakten har ved vaktens slutt ansvar for å gjøre kassaoppgjøret og rette eventuelle feil. Dette gjøres på følgende måte: I ordrebildet velg Kassaoppgjør -> Kassaoppgjør. Velg hver betalingsmetode unntatt kontant og skriv inn kontrollsum. Har bedriften integrerte betalingsterminaler levert av VisBook er kontrollsummene på hver betalingsmetode automatisk utfylt, gjelder betalingskortene. Er det eksterne bankterminaler skal beløpene på avstemmingsrapporten fra terminalen legges inn som kontrollsum på hver betalingsmetode. Er det kvittert inn betaling av faktura i denne vakten skal summen av disse legges inn på kontrollsum for Bank eller Giro. Når alle kontrollsummene for bank og kort er lagt inn og stemmer trykk Neste. Åpne pengeskuffen, tell opp pengene og skriv inn beløpet for hver myntenhet og sedler. Alt skal telles inkl. veksel. Vakten vil nå se om kassen stemmer eller det er for mye eller for lite i kassa. Er det feil og det er foretatt kontrolltelling skal kassaoppgjøret lagres med feilen. Til slutt telles vekselpengene tilbake og legges i pengeskuffen. 9) Forberedelse Sistevakta skal hver dag skrive ut Ankomstliste, Statusliste og Avreiseliste med Ordreliste avreise for neste dag! 11

12 Kassatelling skal gjøres etter hver vakt eller minst en gang pr dag. For bedrifter med integrerte betalingsterminaler avstemmes betalingsterminalene ved å gjennomføre kassatelling i VisBook. 1) For bedrifter som ikke har integrerte betalingsterminaler må betalingsterminalen avstemmes før kassatellingen og kontrollsummene fra avstemmingslappen legges inn som kontrollsum i bildet Bank og kortavstemming. 2) I ordrebildet Velg Kassaoppgjør -> Kassaoppgjør og bildet Bank og kort - avstemming kommer fram. Velg de ulike betalingsmetodene unntatt kontant, det kommer i neste steg, trykk Kontrollsum og skriv inn beløpet i feltet Skriv inn sjekksummen. Ved bruk av integrerte terminaler kommer Kontrollsum på alle betalingskort opp automatisk. 3) Hvis det er differanse kommer meldingen, "Det du har lagt inn stemmer ikke med oppgjort sum!" - Trykk OK og velg knappen Vis underlag - Her kommer alle fakturaene og kassainnslagene fra varesalg opp med betalingsmetode, dato og klokkeslett. - Kontroller mot rapporten fra terminalen, utkvitterte giroer/ faktura eller kassainnslag etter feil betalingsmetode. Søk fram ordren og korriger. - Velg deretter innvalget Ordre Redigere betalingsmetode/betalingsdato og korriger. Er det feil kassainnslag slås beløpet på samme vare med minustegn og samme betalingsmetode i retur. Deretter velg varen på nytt og trykk riktig betalingsmetode. 12

13 Dette må stemme for å gå videre! 4) Deretter velg Neste og bildet Kassaoppgjør kontanter kommer fram. Tell opp kassa og legg inn beløp under hver enhet NOK, det samme gjøres med sedler i NOK. Er det kassadifferanse etter at det er kontrollert skal det lagres med kassadifferanse! Her telles alle kontanter inkl vekselpenger. * Valutakorreksjon = omsetning i NOK betalt med fremmed valuta + veksel i NOK tilbake til kunden. 13

14 5) Er det betalt med valuta siden forrige kassaoppgjør, trykk på knappen Valuta. I bildet Valutaoppgjør pek på en og en valuta og trykk Legge inn beløp. Tell opp den enkelte valuta du har i kassa og skriv inn i feltet, Skriv inn sjekk sum, det opptelte beløp: Trykk til slutt OK. 6) Nå er du tilbake i Kassaoppgjør kontanter, Trykk Lagre 7) Et nytt kassaoppgjør er lagt til Kassaoppgjørslista og kan skrives ut ved å trykke Skrive ut. 8) Husk å telle tilbake vekselpengene til kassaskuffen. Hvis en av betalingsmetodene ikke stemmer Prøv å legge inn de resterende kontrollsummene også for å se om du finner samme feil på en annen betalingsmetode. Mest sannsynlig har en ordre blitt kvittert ut med feil betalingsmetode og dermed vil du ved kassatelling få samme feil på 2 betalingsmetoder med den forskjell at den ene betalingsmetoden har beløpet for lite og den andre har samme beløpet for mye. Hvordan korrigere 1) I ordrebildet søk frem ordren ved å trykke Ctrl-F og skriv inn ordrenr. 2) Velg Ordre -> Redigere betalingsmetode / betalingsdato. 3) Utfør korrigeringen og gjenta prosedyren for kassatelling på nytt. 4) Er det feil kassainnslag slås beløpet på samme varegruppe og betalingsmetode i minus, for deretter å slå korrekt beløp på riktig betalingsmetode. Kassaoppgjørsliste I ordrebildet velg Kassaoppgjør -> Kassaoppgjørsliste Velg måned og år. I denne listen vil du se alle kassaoppgjør denne måneden med dato, klokkeslett og hvilken bruker som har gjennomført kassaoppgjøret og eventuelle differanser. Ved å peke på en linje i kassaoppgjørslista og trykke høyre musetast kan du på nytt velge å se bilaget for Kassaoppgjør kontant for dette oppgjøret. Dette er nytt og vil være tilgjenglig på de kassaoppgjør som gjøres etter oppgradering 1. juli

15 NB! Ingen av listene under innvalget kassaoppgjør er regnskapsbilag! Regnskapsbilagene kommer ved kjøring av prosedyren avslutning av regnskapsperiode. 15

16 Hvordan foregår regnskapsrapportering. Prosedyre ved regnskapsrapportering, følg denne prosedyre hver måned. Tidspunkt for å Prøveavslutte regnskapsperioden for forrige måned: Det er ikke mulig å avslutte forrige måned med fakturaer som er forfalt og ikke purret. Ved fakturering settes det i Innstillinger / Diverse innstillinger og Betalingsbetingelser antall dager forfall ved fakturering og forfall ved purring. I tillegg settes det ventedager før ordren skal komme på purrelista. Antall ventedager avgjør når du får starte Prøveavslutning av forrige mnd. Er antall ventedager 3 dager kan du ikke kjøre Prøveavslutning før den 4. denne måned. Er antall ventedager 6 dager kan du ikke kjøre Prøveavslutning før den 7. denne måned osv. Årsaken til dette er: Når forfall på en faktura er den siste i forrige måned og gjesten ikke betaler, kommer ikke denne fakturaen opp i purrelista før dagen etter det antall ventedager satt i innstillinger. 1. Velg Prøveavslutning av regnskapsperiode måned. Før avslutning søker programmet gjennom perioden etter fakturaer/ordrer som ikke er betalt ved avreise, ikke fakturert, forfalte fakturaer, fakturaer/ordrer som skulle vært avbestilt eller på annen måte ikke er betalt. Disse kommer da fram på skjermen, skriv ut denne listen og søk fram en og en faktura/ordre (fra ordrebildet trykk CTRL F, skriv inn ordrenummeret og trykk OK) for kvittering, fakturering, purring eller avbestilling. Deretter velges på nytt Prøveavslutning av regnskapsperiode, måned og programmet skriver ut regnskapsbilagene Posteringsliste, Kontoutskrift og Reskontroliste med teksten PRØVEAVSLUTNING. Det er kun Posteringslista som skal føres i regnskapet Kontoutskrift og Saldoliste kunder ( Reskontroliste ) er underbilag. 16

17 Beløpene i Posteringslista føres i regnskapet på anvist konto Debet og Kredit. Ved tilbakemelding fra regnskapsfører at regnskapet er ok, velg punkt 3. Kommer melding fra regnskapsfører at regnskapet ikke stemmer følg prosedyre punkt.2. 17

18 2. Er ikke kassatellingsrutinene fulgt må kontroll mot bankens kontoutskrift gjennomføres: A) Ta kontoutskriften fra VisBook som viser alle innbetalinger på hver betalingskonto / betalingsmåte. B) Kontroller på hver betalingsmåte mot bankens kontoskrift. C) Mangler noen av innbetalingene fra banken i noen av kontoene for bank / andre betalingsmåter i VisBook vil sannsynligvis disse innbetalingene finnes i kontoen for kontant -og omvendt. Feilen kan også være at fakturaen er utkvittert på feil dato og dermed kommet på feil måned. Både betalingsmåte og dato på en faktura kan endres. D) For endring / redigering av betalingsmåte/dato, søk fram denne fakturaen ved å taste Ctrl +F og skriv inn fakturanummeret. Velg deretter Ordre Redigere betalingsmåte / betalingsdato og utfør endringen. Gjenta prosedyren til alt stemmer. Velg på nytt Prøveavslutning. 3. Avslutning av regnskapsperiode måned: VisBook skriver automatisk ut 3 regnskapsbilag som det står Regnskapsbilag på og låser måneden. Disse skrives ut i rekkefølge Posteringsliste, kontoutskrift og reskontroliste. Legg bilagene i regnskapet i denne rekkefølge, - bare disse er godkjente regnskapsbilag. Avsluttet måned er låst for booking og økonomiske transaksjoner Hvis banken stemmer og det er differanse mellom summen i reskontrolista fra VisBook og regnskapets reskontro, kontakt VisBook AS 18