VisBook Minimanual

Transkript

1 VERDEN RUNDT DØGNET RUNDT VisBook Minimanual For online hjelp i programmet tast F1 Her meldes inn supportspørsmål hele døgnet. Svar fra VisBook AS vil bli gitt i vanlig arbeidstid og leses her. Supporttelefon hverdager mellom kl 09:00 til kl 12:00 Vakttelefon ved driftsstans

2 Innhold Instruks for daglig leder, eller den som er bemyndiget... 1 Instruks for resepsjonsvakt... 2 Innstilling av bookingbildet... 4 Sette opp E-post kontoer... 6 Booking av overnatting... 8 Booking av aktivitet... 9 Kunderegisteret Tildele boenheter og sjekke inn gjest Redigere en ordre i ordrebildet Lister Kassaoppgjør Regnskapsrapportering Andre funksjoner... 24

3 Driftsinstruks for bruk av VisBook VisBook AS tar ikke noe ansvar for om regnskapsrapporter, lister og statistikker er korrekt hvis ikke instruksene er fulgt. KURSTILBUD Fjernundervisning på egen PC Kurs i VisBook sine lokaler Kursholder reiser ut til bedriften Instruks for daglig leder, eller den som er bemyndiget Opplæring i bruk av VisBook Daglig leder skal tilby personell som skal bruke bookingsystemet nødvendig opplæring. VisBook tilbyr ulike typer kurs i tillegg til de generelle kursene man skal igjennom ved kjøp av programmet. Instrukser for bruk av VisBook Daglig leder skal gjennomgå instruksen på neste side med sine ansatte og påse at denne blir fulgt. Kassaoppgjør Daglig leder skal kontrollere kassaoppgjørslistene og påse at kassaoppgjøret blir riktig gjennomført. NB! Kassaoppgjørslistene er ikke regnskapsbilag, men kun for intern kontroll. Hjelp: Side 15 i denne manualen, eller tast F1 fra ordrebildet og velg kassaoppgjør. Regnskapsrapportering Daglig leder skal skrive ut regnskapsrapporter og avslutte regnskapsperioden for den aktuelle måned. Denne prosedyren skal gjennomføres punktvis som anvist på side 18 i denne manualen. Hjelp: Tast F1 fra ordrebildet og velg Regnskap og Prøveavslutning av regnskapsperiode. Kun regnskapsbilag som skrives ut ved innvalget regnskap og avslutning av regnskapsperiode med påskrift regnskapsbilag er godkjente regnskapsbilag. Posteringslista skal føres inn i regnskapet som anvist på side 20 i denne manualen. Bedriften plikter å orientere regnskapsfører og revisor om at det på Internett ligger en forklaring til bedriftens regnskapsfører og revisor. Denne ligger på under Support, velg Hjelpeside og under kolonnen Andre funksjoner i ordrebildet velges Forklaring til bedriftens regnskapsfører og revisor. Denne beskrivelse må regnskapsfører og revisor lese. 1

4 Instruks for resepsjonsvakt Resepsjonsvakten har ansvar for: 1) Hver morgen kontrollere om det er fakturaer som skal purres. Hjelp: Velg Lister og Purring av faktura. Følg anvisningen i skjermbildet. 2) Booke inn gjester og påse at dette blir riktig. Hjelp: Side 8 i denne manualen 3) Avtale oppgjørsform for opphold med gjesten ved booking. 4) Gjennomføring av innsjekk. Hjelp: Ta frem gjestens ordre (Ankomstlisten F2) Sjekke inn gjesten (klikke på linjen for romnr og velge sjekke inn) Hvis gjesten betaler ved ankomst, velg Utskrift F9, Kvittering, deretter riktig betalingsmetode og dato. Kvitteringen som skrives ut leveres til gjesten. 5) Gjennomføring av utsjekk. Hjelp: Ta frem gjestens ordre (Avreiselisten F3) Sjekke ut gjesten (klikke på linjen for romnr og velg sjekke ut) Hvis gjesten betaler ved avreise, velg Utskrift F9, Kvittering, deretter riktig betalingsmetode og dato. Kvitteringen som skrives ut leveres til gjesten. 6) Ved fakturering. Gjesten faktureres ved å velge Utskrift F9, deretter Faktura og OK. (Det kan velges om faktura skal skrives ut på papir og sendes gjesten i posten, eller sende den som e-post.) Melding om betalte fakturaer via for eksempel bank skal kvitteres ut i VisBook med riktig betalingsmetode og betalingsdato. Hjelp: Tast F1 og velg Stikkordsregister, deretter velg Fakturering, hvordan behandle og viderebehandle ordre / faktura 7) Brannliste Resepsjonsvakta har ansvar for at det flere ganger i løpet av vaktskiftet blir skrevet ut brannlister. Dette gjøres ved å taste F4 fra ordrebildet, her kommer Statuslista frem. Denne lista viser gjester som har ankommet, gjester som bor over og gjester som skal reise i dag men ikke reist 2

5 8) Kassaoppgjør Resepsjonsvakten har ved vaktens slutt ansvar for å gjøre kassaoppgjøret og rette eventuelle feil. Dette gjøres på følgende måte: I ordrebildet velg Kassaoppgjør -> Kassaoppgjør Velg hver betalingsmetode unntatt kontant og skriv inn kontrollsum. Har bedriften integrerte betalingsterminaler levert av VisBook skal kontrollsummen være den samme som summen på hver betalingsmetode.. Er det eksterne bankterminaler skal beløpene på avstemmingsrapporten fra terminalen legges inn som kontrollsum på hver betalingsmetode. Er det kvittert inn betaling av faktura i denne vakten skal summen av disse legges inn på kontrollsum for Bank eller Giro. Hjelp: Hvordan rette feil finner du på side 17 i denne manualen. Når alle kontrollsummene for bank og kort er lagt inn og stemmer trykk Neste. Åpne pengeskuffen, tell opp pengene og skriv inn beløpet for hver myntenhet og sedler. Alt skal telles inkl. veksel. Vakten vil nå se om kassen stemmer eller det er for mye eller for lite i kassa. Er det feil og det er foretatt kontrolltelling skal kassaoppgjøret lagres med feilen. Til slutt telles vekselpengene tilbake og legges i pengeskuffen. Instruks for kassaoppgjør side 15 9) Forberedelse Sistevakta skal hver dag skrive ut Ankomstliste, Statusliste og Avreiseliste med Ordreliste avreise for neste dag! 3

6 Innstilling av bookingbildet Gå til Bookingbildet ved å taste F5. Velg Fil og Innstillinger, og bildet Innstillinger status kommer frem. Forslag til innstillinger ser dere i bildet over Hak av for Forvalgt finne første ledige boenhet hvis dere ønsker å booke gjesten direkte på boenheten. Hak av for Forvalgt uspesifisert booking om dere ønsker å booke på kapasiteten og tildele rom senere. 4

7 Innstilling for hvordan bookingbildet skal være hver gang det åpnes Ønskes det at alle bostandardene skal være lukket hver gang du kommer inn i bookingbildet gjøres det slik: Lukk alle bostandardene ved å markere bostandarden og trykk en gang på venstre Piltast, eller klikke med venstre musetast på tegnet til venstre for bostandarden. Står det + til venstre for bostandarden er den lukket. Når alle bostandarder er lukket gå til Fil og velg Lagre Oppsett. Det er mulig å lagre Oppsett slik at noen bostandarder er lukket og noen åpne. Først Åpner du de standardene som skal være åpne og lukker de som skal være lukket. Deretter velg Fil og Lagre Oppsett. Gå tilbake til Ordrebildet og trykk deretter F5. Nå viser Bookingbildet automatisk 60 dager fra i dag eller fra utsøkt ankomstdato. Til venstre vises bostandardene og tallene til høyre angir antall ledige boenheter pr bostandarder for hver dag. 5

8 Sette opp E-post kontoer E-postkontoer settes opp på den enkelte bruker. Det kan settes opp med tillatelse bare til å sende e-post og det kan settes opp for å kunne både sende og motta e-post. Sette opp e-postkonto bare for å sende e-post fra VisBook 1. Gå til Innstillinger og velg brukere 2. Velg den brukeren du vil opprette e-postkonto på (det opprettes egne kontoer på hver bruker.) 3. Velg Epost kontoer og bildet E-postkontoer kommer opp. 4. Velg Ny Konto og fyll inn med dine egne opplysninger: - Kontonavn - Epost adresse, - Epost adressa som du ønsker kunden skal returnere e-post til. - Navn person, legg inn navnet på brukeren eller firmanavnet. 6

9 For å sette opp e-post bare for å sende e-post, hak av for SMTP autorisering. Velg Fil og deretter velg Sette VisBook SMTP server. Ønskes det å kunne motta e-post i VisBook fyll inn Pop3 server og brukernavn og passord for den kontoen det gjelder. Disse opplysninger får du ved å henvende deg til din e-post leverandør. Innstillingene skal være de samme som du finner i andre e-post lesere. (f.eks Outlook Exspress) For å lese epost Velg Spesial og Innboks. Ctrl+M E-post som kommer inn søker automatisk i kunderegisteret etter en kunde med denne e- postadressen Finnes det, legges e-posten til denne kunden. Ved å velge Dokumenter i kunderegisteret vises alle e-poster sendt og mottatt fra kunden. For å sende e-post Velg Spesial og Ny E-postmelding Ctrl+Y. I feltet Til kan det skrives inn e-postadresse til den som skal motta e-posten. For å søke fra e-postadresse trykk på knappen til høyre i linjen Til. Alle kunder i kunderegisteret kommer frem og det kan velges og / eller søkes frem mottaker. Epost kan sendes direkte fra Kunderegisteret. Etter oppsett av e-postkonto kan tilbud, ordrebekreftelse, faktura og kvittering sendes på epost til kunden ved å velge Utskrift fra ordrebildet. Statistikk til SSB kan sendes direkte, se side 24. 7

10 Booking av overnatting Tast F5 (fra ordrebildet) Bookingbildet VALG AV DATO Velge dato fra kalender Skrive inn dato DDMM Skriv inn ankomstdato, trykk TAB Skriv inn antall dager, trykk TAB Skriv inn avreisedato, trykk TAB Flytt ned til bostandardene, trykk TAB Skrive inn ukenr Skift dato med piltastene : opp/ned skifter dager, høyre/venstre skifter mnd. Bruke TAB eller piltastene for å velge ønsket bostandard og trykk enter for booking Prisbildet Nå kommer skjermbildet Pris frem. Skriv inn antall boenheter som skal bookes. Trykk TAB og skriv inn antall personer pr. boenhet. Trykk TAB en gang og velg pris. Tast Neste F8 for å komme til kunderegisteret for å skrive inn/ søke opp gjestens navn. Om kunderegisteret se side 10. USPESIFISERT Er det bare en pris for denne perioden, er denne forvalgt. Er det flere, må det velges pris ved å piltaste nedover til aktuell pris. BOOKING Hvis man har valgt uspesifisert booking i innstillingene av booking bildet vil en kun ha booket opp kapasitet. Boenhetene tildeles manuelt senere eller automatisk ved innsjekk. Skal det være tjeneste i tillegg, trykk TAB en gang og deretter piltast til aktuell tjeneste. 8

11 Booking av aktivitet Tast F6 (fra ordrebildet) Bookingbildet VALG AV DATO Velge dato fra kalender Skrive inn dato DDMM Skrive inn ukenr Skift dato med piltastene : opp/ned Skriv inn ankomstdato, trykk TAB Skriv inn start-tidspunkt, trykk TAB Skriv inn antall timer, trykk TAB Skriv inn antall dager, trykk TAB Skriv inn avreisedato, trykk TAB Skriv inn slutt-tidspunkt, trykk TAB skifter dager, høyre/venstre skifter mnd. Bruke TAB eller piltastene for å velge ønsket aktivitetsstandard og trykk enter for booking Prisbildet GRUPPEBOOKING Skal det bookes flere aktiviteter trykk Booke Mer (F5) Deretter gjenta bookingrutinen. Nå kommer skjermbildet Pris frem. Skriv inn antall aktiviteter som skal bookes. Trykk TAB og skriv inn antall personer pr. aktivitet. Trykk TAB en gang og velg pris. Tast Neste F8 for å komme til kunderegisteret for å skrive inn/ søke opp gjestens navn. Om kunderegisteret se side 10. USPESIFISERT Er det bare en pris for denne perioden, er denne forvalgt. Er det flere, må det velges pris ved å piltaste nedover til aktuell pris. BOOKING Hvis man har valgt uspesifisert booking i innstillingene av bookingbildet vil en kun ha booket opp kapasitet og aktivitetsenheten tildeles manuelt senere. Skal det være tjeneste i tillegg, trykk TAB en gang og deretter piltast til aktuell tjeneste. 9

12 Kunderegisteret Registrere kunde. Skrive inn fornavn, trykk TAB Skrive inn etternavn, trykk TAB, (systemet viser nå om kunden har vært her før) Finnes kunden fra før trykk piltast ned til aktuell person og trykk enter og fullfør. Finnes ikke gjesten i registeret, fortsett registreringen. Skriv inn adresse, trykk TAB I feltet nasjonalitet velges Norge automatisk ved å trykke TAB. Skal annet land velges gjøres dette ved å trykke forbokstaven til det landet du søker etter og trykk TAB. Eller bruke musepekeren for å velge. Skriv inn postnummer, trykk TAB Poststedet kommer automatisk opp, trykk TAB Dette må registreres for å få fullført en booking For å registrere i de andre feltene skriver du inn og trykker TAB for å gå videre. 10

13 Søke på kunde For å søke opp kunde skriv inn fornavnet trykk TAB, skriv inn etternavnet. Finnes kunden i registeret vil systemet hente frem kunden. For å velge en av de som er foreslått bruk piltasten ned til ønsket navn og trykk deretter ENTER. Søket kan også gjennomføres ved å skrive inn litt av navnet og trykke F12, deretter velge fra listen på venstre side. Er kundetypen personkunder (F2) forvalgt og det skal registreres Firmakunde (F3) tast F3 og start registreringen av firmanavnet. Eller F4 for å registrere Bookingselskap. Starter du å registre en personkunde og det skulle vært firmakunde er det bare å taste F3, selv om du har registrert personnavnet, og deretter registrere firmanavnet. For utfyllende forklaring på kunderegisteret tast F1 fra VisBook og velg under menyen knapptekster kunderegister. Her finnes det en komplett manual over kunderegisteret som kan lastes ned. Starte booking fra kunderegisteret Ved å gå inn i kunderegisteret for å registrere en ny kunde eller søke frem en eksisterende kunde er det mulig å starte en booking derfra. Dette er svært aktuelt for overnattingsbedrifter med avtalepriser mot kunder. Bookes en gjest med en kundekategori som er knyttet til prisen, vil avtaleprisen automatisk komme opp i prisbildet. Gå til kunderegisteret og skriv inn eller søk frem kunde deretter trykk Booking (F11). Velg om det skal bookes overnatting, aktivitet eller lage ordre på varesalg Forklaring på å booke på kapasitet og tildele boenhet ved ankomst eller annet tidspunkt enn ved booking Tast F1 fra VisBook og velg booking av overnatting. 11

14 Tildele boenheter og sjekke inn gjest Sjekke inn gjest. Tast F2 for Ankomstliste, og velg aktuell gjest Gjesten sjekkes inn ved å klikke på aktuell bookinglinje og velge Sjekke inn gjest. Det kommer en hake opp som angir at gjesten er ankommet. I ankomstlisten har gjesten skiftet status fra Kommer i dag til Ankommet. Det kan i innstillinger settes opp slik at etter innsjekk er ikke gjesten lenger å finne på ankomstlista. Tildele boenhet. Er det booket på kapasitet skal det tildeles rom. Rom kan tildeles når det er ønskelig etter bedriftens egne rutiner. Boenhet tildeles automatisk ved å velge Sjekke inn gjest ved ankomst som vist over. Kan også tildele rom en eller flere dager før ankomst. Velg Lister og Tildeling av enheter, eller tast Ctrl +E Velg ankomstdato, deretter kan boenhet tildeles på 2 måter. Manuell tildeling av boenhet. Pek på kunden og velg tilgjenglig boenhet nedenfor og trykk på knappen Tildele enhet. På denne måten tildeles en og en boenhet. Automatisk tildeling av boenhet. Pek på Fil og velg Automatisk tildele enheter. Systemet tildeler nå boenheter automatisk. 12

15 Redigere en ordre i ordrebildet En ordre med overnatting / varesalg / aktivitet kan redigeres på følgende måte: Hent gjeldende ordre inn i ordrebildet, klikke med musepekeren på den linjen du ønsker å redigere og redigeringsmenyen kommer frem. Følgende redigeringer kan gjøres, klikk på ønsket redigering og følg anvisningen på skjermen. Redigere persontekst, ved seriebooking skriv inn gjesten på rommet. Redigere tidsrom, her redigeres botidspunkt Redigere overnatting/aktivitet/vare, her kan pris og antall personer redigeres Flytte til annen boenhet, flytt gjesten til annen boenhet Slette booking, slette bookinglinjen du pekte på Legge til overnatting, legge til relatert overnatting til en bookinglinje Legge til aktiviteter, legge til relatert aktivitet til en bookinglinje Legge til varesalg, legge til relatert varesalg til en bookinglinje Legge til tekstlinje, legge til en relatert tekstlinje til en bookinglinje Legge til tjeneste, legge til en relatert tjeneste til en bookinglinje Slette tilleggstjeneste Rabatt Splitte overnattingen, splitte linjen og dele bookingbeløpet til en ny faktura Flytte linje til annen ordre, flytte bookinglinjen i sin helhet til en ny faktura A kontoinnbetaling, delinnbetaling på en ordre. Det kan legges inn mange delinnbetalinger på en ordre Hurtigregning, eks. er det relatert et varesalg til et rom og gjesten ønsker å betale det separat, velges hurtigregning og varesalget flyttes ut til egen kvittering. 13

16 Lister Lister, velg Lister fra ordrebildet Ankomstliste: Tast F2. Ved å dobbeltklikke på et navn kommer ordren inn i ordrebildet. Avreiseliste: Tast F3. Ved å dobbeltklikke på et navn kommer denne ordren inn i ordrebildet. Statusliste: Tast F4. Ved å dobbeltklikke på et navn kommer denne ordren inn i ordrebildet. Registrere rengjøring, her registreres boenhetene etter rengjøring Rengjøringsliste, her skrives ut rengjørings/klargjøringsliste for boenheter Kjøkkenliste, her skrives ut liste til kjøkkenet hvor det fremgår antall pr pensjon Aktivitetsliste, her skrives ut liste som viser hvilke aktiviteter som det er bookinger på i dag eller utsøkt dato (er) og hvem som skal være med Mine oppfølginger, i dette innvalget får bedriften oversikt over oppfølginger eks. tilbud eller andre avtaler som skal følges opp. NoShow liste, se forklaring F1 og velg Stikkordsregister og NoShow Tildeling av enheter, som beskrevet på side 12 Purring av fakturaer Utskrift av egendefinerte lister, søk ut et utvalg av gjester som skal kunne følges opp med brev eller e-post. Diverse lister, søk på gjester for oppfølging med brev eller epost Strukturliste, spesiallister for å viser forskjellige overnatting, aktiviteter på ordrenivå 14

17 Kassaoppgjør Kassaoppgjør skal gjøres etter hver vakt eller minst en gang pr dag. Det er kassaoppgjøret som kontrollerer om det er korrekt det som er tilført Posteringslista / regnskapet siden forrige telling. Fremgangsmåte: 1. Avstem bankterminaler (gjelder ikke brukere av Spectracard) og summer utkvitterte giroer siden forrige kassaoppgjør. 2. Velg Kassaoppgjør Kassaoppgjør og bildet Bank og kort avstemming kommer frem. Velg de ulike betalingsmetodene unntatt kontant, det kommer i neste steg, og legg inn i Kontrollsumbeløpene fra avstemming av terminal (sum Visa, Eurocard osv) og sum av utkvitterte giroer siden forrige telling. NB! Ved bruk av Spectracard legg inn beløpet i Sum som kontrollsum for kort, da disse alltid vil være lik. 3. Er det differanse kommer meldingen: Det du har lagt inn stemmer ikke med oppgjort sum! Trykk da OK og velg knappen Vis underlag. Her kommer alle fakturaene og kassainnslagene fra varesalg opp med betalingsmetode, dato og klokkeslett. Kontroller mot rapporten fra terminalen, utkvitterte giroer/ faktura eller kassainnslag etter feil betalingsmetode. Søk frem ordren og velg deretter innvalget Ordre Redigere betalingsmetode/betalingsdato og korriger. ( Dette er kun mulig hvis man har ekstern betalingsterminal) Er det feil kassainnslag slås beløpet på samme varegruppe og betalingsmetode i minus, for deretter å slå korrekt beløp, varegruppe på riktig betalingsmetode. Dette må stemme for å gå videre! 4. Deretter velg Neste og bildet Kassaoppgjør kommer frem. Tell opp kassa og legg inn summen av 50-øringer under enhet NOK 0,50, det samme gjøres med øvrige mynter og sedler i NOK. Husk at alt skal telles og legges inn, inkl. vekselpengene. 15

18 5. Er det betalt med fremmed valuta, trykk på knappen valuta og legg inn kontrollsum for hver valuta. I feltet Valuta korr. er fremmed valuta korrigert til NOK for å få kassaoppgjøret til å stemme. VisBook korrigerer for at det er tatt i mot fremmed valuta og gitt tilbake i NOK. 6. Velg Lagre 7. Et nytt kassaoppgjør er lagt til Kassaoppgjørslista og kan skrives ut der. 8. Husk å telle tilbake vekselpengene til kassaskuffen. 16

19 Hvordan finne feil i kassaoppgjøret og hvordan rette eventuelle feil? Er det betalingsmetoder som ikke stemmer, prøv å legge inn kontrollsum på neste betalingsmetode for å finne samme feil på en annen betalingsmetode. Mest sannsynlig har en ordre blitt kvittert ut med feil betalingsmetodene. Dermed vil det ved kassaoppgjøret få samme feil på 2 betalingsmetoder med den forskjell at den ene har beløpet for lite og den andre beløpet for mye. Her vil du kunne se ordrenummeret eller kassainnslaget. Gå tilbake til ordrebildet og søk frem ordren. Velg Ordre og deretter Redigere betalingsmetode / betalingsdato. Utfør korrigeringen og gjenta prosedyren for kassaoppgjøret på nytt. Tast F1 og velg kassaoppgjør for ytterligere informasjon Ved bruk av Spectracard betalingsterminal vil det aller meste av kjente kassaoppgjørssfeil bli borte da terminalen er integrert i VisBook. 17

20 Regnskapsrapportering Prosedyre ved regnskapsrapportering, følg denne prosedyre hver måned. Tidspunkt for å Prøveavslutte regnskapsperioden for forrige måned: Det er ikke mulig å avslutt forrige måned med fakturaer som er forfalt og ikke purret. Ved fakturering settes det i Innstillinger / Diverse innstillinger og Bertalingsbetingelser antall dager forfall ved fakturering og forfall ved purring. I tillegg settes det ventedager før ordren skal komme på purrelista. Antall ventedager avgjør når du får starte Prøveavslutning av forrige mnd. Er antall ventedager 3 dager kan du ikke kjøre Prøveavslutning før den 4. denne måned. Er antall ventedager 6 dager kan du ikke kjøre Prøveavslutning før den 7. denne måned osv. Årsaken til dette er: Når forfall på en faktura er den siste i forrige måned og gjesten ikke betaler, kommer ikke denne fakturaen opp i purrelista før dagen etter antall ventedager satt i innstillinger. 1. Velg Prøveavslutning av regnskapsperiode måned. Før avslutning søker programmet gjennom perioden etter fakturaer/ordrer som ikke er betalt ved avreise, ikke fakturert, forfalte fakturaer, fakturaer/ordrer som skulle vært avbestilt eller på annen måte ikke er betalt. Disse kommer da fram på skjermen, skriv ut denne listen og søk fram en og en faktura/ordre (fra ordrebildet trykk CTRL F, skriv inn ordrenummeret og trykk OK) for kvittering, fakturering, purring eller avbestilling. Deretter velges på nytt Prøveavslutning av regnskapsperiode, måned og programmet skriver ut regnskapsbilagene Posteringsliste, Kontoutskrift og Reskontroliste med teksten PRØVEAVSLUTNING. Sende regnskapsbilagene til Regnskapsfører. Etter at bilagene er skrevet ut får du spørsmål Ønsker du å sende mail til regnskapsføreren Svarer du Ja her sendes regnskapsbilagene på Epost til regnskapsfører. Regnskapsbilagene ligger som vedlegg til Eposten i PDF format. I mailen ligger en skriftlig forklaring til regnskapsfører hvordan bilagene skal føres. For innlegging av Epostadresse til regnskapsfører velg Innstillinger, Regnskap og Diverse. Eksportere regnskapet på fil til regnskapssystemet. (Lisen for eksport må kjøpes, ta kontakt med VisBook) VisBook kan eksportere regnskapet på fil til regnskapsfører for import i regnskapet. Det er Posteringslista som eksporteres til regnskapet. For innstillinger med valg av regnskapssystem velg Innstillinger, Regnskap og Eksport regnskapssystem. Prosedyren er den samme som å sende regnskapsbilagene til regnskapsfører. Fila og PDF av regnskapsbilagene blir sendt automatisk til regnskapsfører på Epost Ved tilbakemelding fra regnskapsfører at regnskapet er ok, velg punkt 3. Kommer melding fra regnskapsfører at regnskapet ikke stemmer følg prosedyre pumkt Er ikke kassatellingsrutinene fulgt må kontroll mot bankens kontoutskrift gjennomføres: A. Ta kontoutskriften fra VisBook som viser alle innbetalinger på hver betalingskonto / betalingsmåte. B. Kontroller på hver betalingsmåte mot bankens kontoskrift. 18

21 C. Mangler noen av innbetalingene fra banken i noen av kontoene for bank / andre betalingsmåter i VisBook vil sannsynligvis disse innbetalingene finnes i kontoen for kontant -og omvendt. Feilen kan også være at fakturaen er utkvittert på feil dato og dermed kommet på feil måned. Både betalingsmåte og dato på en faktura kan endres. D. For endring / redigering av betalingsmåte/dato, søk fram denne fakturaen ved å taste Ctrl +F og skriv inn fakturanummeret. Velg deretter Ordre Redigere betalingsmåte / betalingsdato og utfør endringen. Gjenta prosedyren til alt stemmer. Velg på nytt Prøveavslutning. 3. Avslutning av regnskapsperiode måned: VisBook skriver automatisk ut 3 regnskapsbilag som det står Regnskapsbilag på og låser måneden. Disse skrives ut i rekkefølge Posteringsliste, kontoutskrift og reskontroliste. Legg bilagene i regnskapet i denne rekkefølge, - bare disse er godkjente regnskapsbilag. Sende regnskapsbilagene til Regnskapsfører. Etter at bilagene er skrevet ut får du spørsmål Ønsker du å sende mail til regnskapsføreren Svarer du Ja her sendes regnskapsbilagene på Epost til regnskapsfører. Regnskapsbilagene ligger som vedlegg til Eposten i PDF format. I mailen ligger en skriftlig forklaring til regnskapsfører hvordan bilagene skal føres. For innlegging av Epostadresse til regnskapsfører velg Innstillinger, Regnskap og Diverse. NB! Hvis banken stemmer og det er en differanse mellom summer i reskontrolista fra VisBook og regnskapets reskontro, kontakt VisBook as Eksportere regnskapet på fil til regnskapssystemet. (Lisen for eksport må kjøpes, ta kontakt med VisBook) VisBook kan eksportere regnskapet på fil til regnskapsfører for import i regnskapet. Det er Posteringslista som eksporteres til regnskapet. For innstillinger med valg av regnskapssystem velg Innstillinger, Regnskap og Eksport regnskapssystem. Prosedyren er den samme som å sende regnskapsbilagene til regnskapsfører. Fila og PDF av regnskapsbilagene blir sendt automatisk til regnskapsfører på Epost Avsluttet måned er låst for booking og økonomiske transaksjoner 19

22 Nedenfor viser vi regnskapsbilagene i den rekkefølge de skrives ut. Posteringsliste Kontoutskrift Reskontroliste Regnskapsbilagene / listene skal ligge i regnskapet i den samme rekkefølge. Kortversjon av prosedyren: Hovedboks-summene føres rett inn i regnskapet fra Posteringslista. Kun Posteringslista skal føres inn i regnskapet. Som underbilag skrives ut kontoutskrift som viser enkelttransaksjonene på hver konto og reskontroliste som viser gjennomgående reskontro. Regnskapsbilagene med detaljert forklaring: Posteringslista viser tilført kundefordringer og oppgjør på hver konto samt omsetning på hver konto denne måned. Beløpene føres inn i regnskapet på anvist konto debet/kredit som vist på utskriften over. KUN POSTERINGSLISTA SKAL FØRES! KONTOUTSKRIFT OG RESKONTROLISTE ER UNDERBILAG! NB! Når en ordre er fakturert og satt betalt i VisBook skal det ikke føres en og en faktura inn i regnskapet. Summen av disse fakturaene blir ført som hovedboks-sum inn i regnskapet fra Posteringslista. Fakturaer / BBS bilag som blir satt betalt i VisBook denne måneden skal ligge som underbilag til kontoutskriftet. Se side 22 20

23 Ønskes en detaljert liste over hvilke ordenummer som danner grunnlaget for Salgs og driftsinntekter i Posteringslista, er det mulig å skrive ut. Listen viser hver linje på en ordre/varesalg med kontering og MVAbehandling. Listen taes ut ved å velge Regnskap og deretter Posteringsliste, velg måned og kryss av for Vis bilag / omsatte ordre. Ved bokettersyn skal Posteringsliste hvor det krysses av for Vis bilag / omsatte ordre skrives ut for den måned eller de måneder som skal kontrolleres. Ved avstemming av bankkonto, husk at ved bruk av Visa og andre betalingskort unntatt Norske bankkort vil provisjon bli fratrukket beløpet inn i bank på hver transaksjon. Det vil også være en forskyvning i tid. Dette tar ikke VisBook hensyn til. Differanse mellom innbetalt via Visa og andre betalingskort, unntatt Norske bankkort, er provisjon til kortselskapene. Differansen her skal utgiftsføres som gebyr. Det anbefales at det opprettes egne kontonummer for hver type betalingskort. Dette gjøres for å forenkle deling av innbetalt til bank og gebyr som skal føres til utgiftskonto. Påse at beløpet blir ført inn på bankens konto i den måneden kortselskapene utbetalte pengene. Regnskapsfører skal da føre en og en Visa og andre betalingskort, unntatt Norske bankkort, etter hvert som de kommer inn. Beløpet skal føres ut av kortkontoene i regnskapet og inn på bank. Før beløpet som er gebyr til utgiftskonto for gebyr og resterende føres til riktig bankkonto. For informasjon om omsetningstidspunkt og statuser på ordrer se forklaring til bedriftens regnskapsfører og revisor. Denne ligger på under Support, velg Hjelpeside og under kolonnen Andre funksjoner i ordrebildet velges Forklaring til bedriftens regnskapsfører og revisor. 21

24 Kontoutskrift vist over, er en hovedboksutskrift / kontoutskrift for Posteringslista med alle innbetalinger kontant, bank og øvrige kort for perioden og omsetning pr. dag. Denne rapporten skal legges bak Posteringsliste OG IKKE FØRES! Bak kontoutskriften legges BBS bilag som er utkvittert i VisBook denne måneden. Ved avstemming, og for å finne eventuelle feil se side 18 punkt 2. 22

25 Reskontrolista vist over, er gjennomgående og viser utestående og forskuddsinnbetalinger tom. siste dag i utsøkte måned. Saldo alle skal stemme med kundereskontro i regnskapet, forutsatt at det ikke er ført annen reskontropostering til denne kontoen enn det som kommer fra Posteringsliste i VisBook hver måned. Ønskes i tillegg en spesifisert reskontroliste for regnskapsperioden som skal avsluttes er det mulig å skrive ut det. Velg Regnskap og deretter Reskontroliste kunder. Søk ut aktuell mnd og kryss av for Spesifisert reskontro. Denne spesifiseringen inneholder 2 lister. 1. Spesifiserte ordrer som står på reskontrolista pr. denne måned. 2. Spesifiserte ordrer som var på reskontrolista pr. forrige mnd ( ) som er blitt betalt i perioden til Samt ordrer som var på reskontrolista pr forrige mnd ( ) og var forskuddsbetalt med omsetning i perioden til Reskontrolisten skal ikke føres inn i regnskapet, bare ligge med i bilagene for å visualisere hvilke fakturaer som er utestående eller forskuddsbetalt tom. siste dag i utsøkte måned. Listen blir automatisk oppdatert etter hvert som fakturaene blir betalt og når vi kommer til omsetningsmåneden for forskuddsinnbetalingene. Denne lista legges bak Kontoutskrift og BBS bilag. 23

26 Andre funksjoner Søke frem ordre / kunde: Søke frem ordre Ctrl+F, skriv inn ordre / fakturanummer Søke opp hvem bor på rommet Ctrl+R Søke frem boende gjest Ctrl+K Legge til i ordre: Dette gjøres på to måter. 1.) Fra ordrebildet velg knappen Legge til i ordre og velg deretter Booking F5 eller Varesalg F7. Ved å legge til i ordre herfra blir ikke den nye bookingen eller varesalget relatert til en eksisterende ordrelinje. 2.) For å relatere en booking eller et varesalg til en eksisterende ordrelinje pek og klikk med venstre musetast på ordrelinjen og redigeringsmenyen kommer opp. Velg mellom Legge til overnatting, Legge til aktiviteter, Legge til varesalg og Legge til tjeneste. Ved å gjøre slik blir bookingen og /eller varesalget relatert til den ordrelinjen som ble valgt. Se mer om relasjoner ved å taste F1, velg Stikkordsregister og relasjoner mellom bookinglinjer. Ny ordre på samme kunde: Fra en ordre i ordrebildet trykk Ctrl +N og booke som vanlig. Ny ordre på denne kunden er ferdig. Kassaapparatet for varesalg: Tast F7 velg vare tast beløp og tast F12 og velg betalingsmetode. Beløpet kan også legges til en eksisterende ordre ved å velge Statusliste og ordre. Legge varesalg til ny ordre ved å trykke Lagre til ordre. Statistikker: Velg statistikk, forskjellige statistikker som hotell og campingstatistikk til SSB og statistikker med beleggsprosent både på dato og boenhet kan velges. Er innstillingene gjennomført med dine e-postkontoer kan SSB statistikk for hotell og camping sendes online. For innstillinger tast F1 og velg Statistikker. 24