Booking av overnatting: Fra ordrebildet velg Booking med hurtigtast F5 eller bruk muspeker.

Transkript

1 Selvstudium Kom i gang med VisBook Tema Side Booking av overnatting 2-5 Øvingsoppgaver booking overnatting 5 Booking av aktiviteter 6 10 Øvingsoppgaver booking kurs konferanse 10 Bruk av datakassa i VisBook 11 Øvingsoppgaver for varesalg 11 Henvisninger 12 Hvordan melde inn og lese svar på supportsaker i VisBook 12 Ordrebildet Booking av overnatting: Fra ordrebildet velg Booking med hurtigtast F5 eller bruk muspeker. 1

2 Steg 1 Bookingbildet: Velg ankomstdato med å skrive inn dato med kort format, eks 0508 og trykk Tab, eller bruk muspeker og velg fra kalenderen. Skriv inn antall netter gjesten skal bo og trykk Tab ned til aktuell bostandard og trykk Enter for å booke et eller flere rom på denne bostandarden. Steg 2 Prisbildet: Skriv inn antall rom som skal bookes og trykk Tab: Skriv inn antall personer pr rom. Her kan velges mellom flere priser, eks rom frokost eller halvpensjon mm. Det kan også legges til tilleggstjenester her. Trykk Neste eller F8 for å gå til kunderegistret. 2

3 Steg 3 Kunderegistret: Skriv inn gjestens navn eller velg fra oppslag og trykk F8 for å fullføre bookingen. For å skrive inn ny gjest: Skriv inn fornavn og trykk Tab. Skriv inn Etternavn og trykk Tab. Skriv inn adresse og trykk Tab Trykk Tab når du står i nasjonalitet og Norge blir automatisk valgt. Annet land velges. Trykk Tab nedover for å legge inn telefon, mobil og e-postadresse. Ved å legge inn e-postadresse kan du sende Faktura, Kvittering, Ordrebekreftelse og Tilbud på e-post. Du kan sende ordinær e-post, samt søke ut gjester og sende nyhetsbrev. Ved å legge inn mobilnummer kan du sende ordrebekreftelse på SMS samt annen SMS melding fra kunderegistret. Trykk tilslutt Fullfør eller F8 3

4 Steg 4 Ordrebildet: Bookingen er ferdig, for videre behandling velg Utskrift F9 og deretter velg Faktura, Kvittering, Ordrebekreftelse eller Tilbud. Velg Faktura for å fakturere kunden Velg Kvittering når gjesten betaler i resepsjonen. For å sende ordrebekreftelse velg Ordrebekreftelse. For å sende ut tilbud velges Tilbud. Faktura, Kvittering, Ordrebekreftelse og Tilbud kan skrives ut eller sendes på e-post til kunden. Ordrebekreftelse kan i tillegg sendes på SMS 4

5 Øvingsoppgaver booking overnatting: Ankomst Antall døgn Antall personer Type overnatting Kunde I dag 1 2 Dobbeltrom Ola Normann,Gågata 2, 2512 Kvikne I dag 1 1 Enkeltrom Petter Olsen, Brugt 4, 2500 Tynset I dag 1 1 Enkeltrom Kari Syvertsen, Plassveien 3, 2500 Tynset I dag 1 3 Familierom Inger Moen, Strandveien 2, 7012 Trondheim Om Dobbeltrom Ole Bob, Juvbokta, 7340 Oppdal dager Om Familierom Kari Normann, Vågen, 5020 Bergen dager I dag 4 2 Dobbeltrom Ditt eget navn, adresse og mobilnummer. Når bookingen er ferdig velg Utskrift, ordrebekreftelse og hak av for å sende som epost. Foreta gjerne flere bookinger for å bli sikker på rutinen rundt booking av overnatting. 5

6 Booking av kurs / aktiviteter: Ordrebildet: Fra ordrebildet velg Booking med hurtigtast F6 eller bruk muspeker. Steg 1 Bookingbildet: Velg ankomstdato med å skrive inn dato med kort format, eks 0508 og trykk Tab, eller bruk muspeker og velg fra kalenderen. Skriv inn startklokkeslett og trykk Tab Skriv inn antall timer aktiviteten varer og trykk Tab ned til aktuell Aktivitet og trykk Enter for å booke. 6

7 Steg 2 Prisbildet: Skriv inn antall enheter som skal bookes og trykk Tab: Skriv inn antall personer pr enhet. Det kan også legges til tilleggstjenester her som vist til høyre i bildet over. Trykke Fullfør eller F8 for å gå til kunderegistret. 7

8 Steg 3 Kunderegistret: Skriv inn gjestens navn eller velg fra oppslag og trykk F8 for å fullføre bookingen. For å skrive inn ny gjest: For å registrere firma tast F3 Skriv inn firmanavn og trykk Tab Skriv inn fornavn og trykk Tab. Skriv inn Etternavn og trykk Tab. Skriv inn adresse og trykk Tab Trykk Tab når du står i nasjonalitet og Norge blir automatisk valgt. Annet land velges. Trykk Tab nedover for å legge inn telefon, mobil og e-postadresse. Ved å legge inn mobilnummer kan du sende ordrebekreftelse på SMS samt annen SMS melding fra kunderegistret. 8

9 Steg 4 Ordrebildet: Bookingen er ferdig, for videre behandling velg Utskrift F9 og deretter velg faktura, Kvittering, Ordrebekreftelse eller Tilbud. Velg Faktura for å fakturere kunden Velg Kvittering når gjesten betaler i resepsjonen. For å sende ordrebekreftelse velg Ordrebekreftelse. For å sende ut tilbud velges Tilbud: Faktura, Kvittering, Ordrebekreftelse og Tilbud kan skrives ut eller sendes på e-post til kunden. Ordrebekreftelse kan i tillegg sendes på SMS 9

10 Øvingsoppgaver kurs/konferanse/aktiviteter Ankomst I dag klokka 10:00 I dag klokka 10:00 I dag klokka 13:00 I dag klokka 18:00 Antall timer Antall personer Type aktivitet Kunde 3 4 Konferanserom AS Kontor, Ola Normann, Gågata 2, 2512 Kvikne 2 10 Konferanserom AS Isbrodder, Petter Olsen, Brugata 4, 2500 Tynset 6 8 Konferanserom AS Lys, Kari Syvertsen, Plassveien 3, 2500 Tynset 4 12 Konferanserom Aurora DA Legg til Prosjektor Inger Moen, Strandveien 2, 7012 Trondheim Foreta gjerne flere bookinger for å bli sikker på rutinen rundt booking av kurs/konferanse/aktiviteter. Kjøreplan kan kjøres ut etter at du har lagt inn bookingene over. For å ta ut kjøreplan for konferanserom / aktiviteter velg Lister og Kjøreplan. Denne listen kan søkes ut i dag eller for flere dager. Eks. planlegg neste ukes konferanser / aktiviteter. Kombiner gjerne Kjøreplan med Dagsplanlegger. Notater som skrives i Notatfeltet på ordrelinjen kommer på Kjøreplanen. For å legge til utstyr og servering på en konferanse: Etter at Konferanserommet er booket og du er i ordrebildet, pek på konferanserommet i ordren og klikk høyre mustast. Velg Legge til, eks Vare og legge til mat og drikke. 10

11 Bruk av Kassafunksjon for restaurant og bar: I VisBook kan det velges mellom flere kassabilder. For å få riktig kassabilde velg fra menyen på toppen Andre funksjoner, Knapp-type og hak av for Restaurant. Videre velg Andre funksjoner på nytt, Knappe oppsett og der velger du Restaurant Brygga og trykker OK. Dette er et enkelt oppsett med et nivå med knapper og varer tilknyttet hvert nivå. Datakasse er beregnet for Touchskjerm og trykking med finger. Nå i kurset bruker vi muspekeren som finger. Under Hjelp i VisBook, Innhold og Nedlasting ligger en detaljert beskrivelse i Manual for Kassafunksjon. Slik gjøres et varesalg: Velg vare, eks Dagens middag og trykk deretter betalingsmetode, eller flere varer før du går til betaling. Ved å velge en vare og deretter Lagre kommer du inn i kunderegisteret og det lages da en ny ordre på dette varesalget. Ved å velge en vare og deretter Statusliste, kommer boende gjester opp og varesalget kan legges til overnattingsordren. Vare Dagens middag Mineralvann Dagens middag Kaffe 3 Middagsbuffet. Trykk *3 3 Mineralvann. Trykk *3 Dagbladet Kaffe Betaling Kontant Kontant Kontant Kontant Kontant Foreta gjerne flere oppgaver for å bli sikker på rutinen rundt varesalg. 11

12 Henvisninger: Under menyen Hjelp finner du disse innvalgene Viktig å bruke driftsinstruksene for å få full glede av VisBook! Support og spørsmål til VisBook gjør du ved å velge Hjelp i ordrebildet og Supportsaker. Her melder du inn supportsaker samt at svarene fra VisBook ligger på hver sak du har meldt inn. 12