Squashbooking. For administrator kan bookinger visuelt merkes i timeplanen med status for betaling og oppmøte.

Transkript

1 Squashbooking Squashmodulen i ibooking gjør det mulig for medlemmer å booke squashtimer, administrere sine bookinger, booke for registrerte medspillere og administrere medspillere. For administrator er det mulig å med få klikk å booke, registrere oppmøte, betaling, endre timetype - administrere tilbud som er åpen for booking og tilhørende bookingregler. I tillegg kan man fra medlemssøket enkelt registrere nye drop in kunder - og booke time i samme operasjon. Det opprettes samtidig kundekort i Exceline - slik at navn og telefonnummer registreres for evt senere oppfølging ift medlemsskap. For administrator kan bookinger visuelt merkes i timeplanen med status for betaling og oppmøte.

2 Squash booking for medlemmer Bare registrerte medlemmer kan booke squash timer på web. Som for gruppetime booking må medlemmer logge seg inn for å kunne booke. Bookingregler for hvert medlem er tilknyttet tilbudet som medlemmet er tilknyttet. Figuren under viser eksempel på timeplan slik den ser ut før innlogging, der fargede celler er bookede timer:

3 Neste figur viser timeplanen etter innlogging. Her kan en vise etternavn på bookede timer, og timetype på tooltip. De timene som er tilgjengelig for medlemmet å booke på - avhengig av tidspunkt på dagen - og avhengig av bookingregler - har en bullet som kan klikkes på.

4 Medspiller booking Medlemmer kan registrere andre medlemmer som medspillere via Min side. Når medspiller forespørsler er bekreftet kan medspillere booke timer for hverandre, typisk der en ønsker å booke to påfølgene squashtimer. Etter at et medlem har registrert et annet medlem som medspiller, må vedkommende gå inn på sin "Min side" og bekrefte forespørselen. Når dette er gjort kan medspillere booke og kansellere squash timer for hverandre (innenfor booking regler tilknyttet hvert av medlemsskapene). Man kan bare kansellere timer på medspiller som en selv har booket. Medspillere registreres vha mobilnummeret til vedkommende. Systemet vil gjøre et oppslag på om mobilnummeret tilhører et gyldig medlem - i såfall framkommer vedkommende i listen "Ubekreftede medspillere". Når mespiller har bekreftet "medspiller forespørsel" vil han flyttes over til "Bekreftede medspillere". Medspiller forespørsel fra annet medlem til deg vises i listen "Forespørsel fra annet medlem". Man kan når som helst slette en medspiller (eller en forespørsel) - da fjernes mulighet til gjensidig booking hos begge parter. En booking på utført av en medspiller, vil framkomme i listen over dine bookinger på "Min side" med kolonnen "Booket av" fyllt ut med medspillers mobilnummer.

5 Figuren under viser dialogen hvor en gjør booking på en medspiller. Squash booking for Administrator Administrator kan klikke i alle celler på timeplanen. Hvis timen ikke er booket kommer en rett inn i medlemssøket - ved å søke fram et medlem og klikke Bruk er bookingen gjort. Ved å trykke Ny i medlemssøket - får en fram en form med fornavn, etternavn, og mobilnr. Når det trykes Lagre vil bookingen foretas, og et nytt kundekort i Exceline og ibooking opprettes. Dette er en måte for personell i resepsjonen å raskt få inn bookinger på drop-in kunder som ikke er registrert fra før. Figuren under viser eksempel på timeplan som vist for administrator. Her vises fornavn og etternavn på bookingen. En visuell statusboks viser bookinger som ikke har registrert betaling (rød) eller ikke har registrert oppmøte (orange) - for de timer der starttidspunkt har passert. Bookinger som er gjort på default timetype for et tilbud - registreres automatisk som betalt. Oppmøte må registreres manuelt inntil resepsjonsterminal for squash er ferdigstillt.

6 Ved å gå inn på en time som er booket kan en endre timetype, betalstatus, oppmøtestatus, sende sms, flytte til annen time. Ved å sette status til ikke-møtt vil knappen Legg til Medlem bli enablet slik at en kan evt legge inn nytt medlem på timen - samtidig som ikke-møtt blir registrert på opprinnelig booker.

7 Seriebooking/faste timer for medlemmer Seriebooking / faste timer settes opp i Squashmodulen i Exceline. Disse vil så synkroniseres over til ibooking timeplanen. Oppsett av bookingregler Det kan settes opp bookingregler tilknyttet timetyper og tilbud (som definert i Exceline). Dette gjøres i ibookadmin modulen i ibooking. Alle medlemmer som skal ha mulighet til å booke timer - må være tilknyttet et tilbud som er lagt inn i ibooking og har tilhørende bookingregler. Fargen som vises på bookede timer i timeplanen kan konfigureres avhengig av timetyper. Figuren under viser konfigurasjons grensesnitt for tilbud og timetyper, med eksempel på tilbud som tilgjengelig for booking, og hvilke farger ulike timetyper skal ha.

8 På hvert av tilbudene kan det legges inn et sett av bookingregler som bestemmer hvilke dager og hvilke tidsperioder på dagen booking er åpen for medlemmer tilknyttet dette tilbudet. Det kan også settes maks antall bookinger pr dag/uke og når de senest må kansellere en booking. Figuren under viser eksempel på et tilbud der en kan gjøre en booking pr dag på vanlig timetype, kansellering må gjøres 120 minutter før timestart, og booking er åpen dagen i dag pluss 2dager fram - for alle klokkeslett på dagen. I tillegg kan medlemmer tilknyttet dette tilbudet booke en drop-in time pr dag før kl. 16 på ukedager, men bare på dagen i dag og i morgen. Oppsett av baner, timeplan og timetyper Dette gjøres i squashmodulen til Exceline. Se dokumentasjon for Exceline. Synkronisering mellom Exceline og ibooking Baner, timetyper, timeplan og bookinger gjort i Exceline synkroniseres periodisk over til ibooking. Bookinger som er foretatt i ibooking vil likeledes synkroniseres inn i Exceline. En viktig forutsetning er imidlertid at all booking og endring på timer som til enhver tid ligger på webtimeplanen - må gjøres via ibooking. Booking på timer etter denne perioden kan gjøres i Exceline (ref faste timer for medlemmer). I så måte har ibooking og Exceline hver sin periode hvor de er master.