Kurs del 1: Kom i gang med VisBook

Transkript

1 Kurs del 1: Kom i gang med VisBook Tema Side Booking av overnatting 2-5 Øvingsoppgaver booking overnatting 6 Booking av aktiviteter 7 10 Øvingsoppgaver booking kurs konferanse 11 Bruk av datakassa i VisBook 12 Øvingsoppgaver for varesalg 12 Henvisninger 13 Hvordan melde inn og lese svar på supportsaker i VisBook 13 Ordrebildet 1

2 Booking av overnatting: Ordrebildet: Fra ordrebildet velg Booking med hurtigtast F5 eller bruk muspeker. Steg 1 Bookingbildet: Velg ankomstdato med å skrive inn dato med kort format, eks 1402 og trykk Tab, eller bruk muspeker og velg fra kalenderen. Skriv inn antall netter gjesten skal bo og trykk Tab ned til aktuell bostandard og trykk Enter for å booke et eller flere rom på denne bostandarden. 2

3 Steg 2 Prisbildet: Skriv inn antall rom som skal bookes og trykk Tab: Skriv inn antall personer pr rom og trykk F8 for å gå til kunderegistret. Her kan velges mellom flere priser, eks rom frokost eller halvpensjon mm. Det kan også legges til tilleggstjenester her. 3

4 Steg 3 Kunderegistret: Skriv inn gjestens navn eller velg fra oppslag og trykk F8 for å fullføre bookingen. For å skrive inn ny gjest: Skriv inn fornavn og trykk Tab. Skriv inn Etternavn og trykk Tab. Skriv inn adresse og trykk Tab Trykk Tab når du står i nasjonalitet og Norge blir automatisk valgt. Annet land velges. Trykk Tab nedover for å legge inn telefon, mobil og e-postadresse. Ved å legge inn e-postadresse kan du sende Faktura, Kvittering, Ordrebekreftelse og Tilbud på e-post. Du kan sende ordinær e-post, samt søke ut gjester og sende nyhetsbrev. Ved å legge inn mobilnummer kan du sende ordrebekreftelse på SMS samt annen SMS melding fra kunderegistret. 4

5 Trykk til slutt Fullfør F8 Steg 4 Ordrebildet: Bookingen er ferdig, for videre behandling velg Utskrift F9 og deretter velg Faktura, Kvittering, Ordrebekreftelse eller Tilbud. 5

6 Velg Faktura for å fakturere kunden Velg Kvittering når gjesten betaler i resepsjonen. For å sende ordrebekreftelse velg Ordrebekreftelse. For å sende ut tilbud velges Tilbud: Faktura, Kvittering, Ordrebekreftelse og Tilbud kan skrives ut eller sendes på e-post til kunden. Ordrebekreftelse kan i tillegg sendes på SMS Øvingsoppgaver booking overnatting: Ankomst Ant Ant Type Kunde Døgn personer overnatting I dag 1 2 Dobbeltrom Ola Normann, Gågata 2, 2512 Kvikne I dag 1 1 Enkeltrom Petter Olsen, Brugt. 4, 2500 Tynset I dag 1 1 Enkeltrom Kari Syvertsen, Plassveien 3, 2500 Tynset I dag 1 3 Familierom Inger Moen, Strandveien 2, 7012 Trondheim Om 2 dager 3 2 Dobbeltrom Ole Bob, Juvbokta, 7340 Oppdal Om 4 dager 2 4 Familierom Kari Normann, Vågen, 5020 Bergen I dag 4 2 Dobbeltrom Ditt eget navn og adresse og mobilnummer. Når bookingen er ferdig velg Utskrift og Ordrebekreftelse og hak av for Sende som e-post Foreta gjerne flere bookinger for å bli sikker på rutinen rundt booking av overnatting 6

7 Booking av kurs / aktiviteter: Ordrebildet: Fra ordrebildet velg Booking med hurtigtast F6 eller bruk muspeker. Steg 1 Bookingbildet: Velg ankomstdato med å skrive inn dato med kort format, eks 1402 og trykk Tab, eller bruk muspeker og velg fra kalenderen. Skriv inn startklokkeslett og trykk Tab Skriv inn antall timer aktiviteten varer og trykk Tab ned til aktuell Aktivitet og trykk Enter for å booke. 7

8 Steg 2 Prisbildet: Skriv inn antall enheter som skal bookes og trykk Tab: Skriv inn antall personer pr enhet og trykke F8 for å gå til kunderegistret. Det kan også legges til tilleggstjenester her som vist under. 8

9 Steg 3 Kunderegistret: Skriv inn gjestens navn eller velg fra oppslag og trykk F8 for å fullføre 9

10 bookingen. For å skrive inn ny gjest: For å registrere firma tast F4 Skriv inn firmanavn og trykk Tab Skriv inn fornavn og trykk Tab. Skriv inn Etternavn og trykk Tab. Skriv inn adresse og trykk Tab Trykk Tab når du står i nasjonalitet og Norge blir automatisk valgt. Annet land velges. Trykk Tab nedover for å legge inn telefon, mobil og e-postadresse. Ved å legge inn mobilnummer kan du sende ordrebekreftelse på SMS samt annen SMS melding fra kunderegistret. Trykk til slutt Fullfør F8 10

11 Velg Faktura for å fakturere kunden Velg Kvittering når gjesten betaler i resepsjonen. For å sende ordrebekreftelse velg Ordrebekreftelse. For å sende ut tilbud velges Tilbud: Faktura, Kvittering, Ordrebekreftelse og Tilbud kan skrives ut eller sendes på e-post til kunden. Ordrebekreftelse kan i tillegg sendes på SMS 11

12 Øvingsoppgaver kurs/ konferanse / aktiviteter Ankomst Ant Ant Type Kunde timer personer overnatting I dag kl 10: konferanserom AS Kontor, Ola Normann, Gågata 2, 2512 Kvikne I dag kl 10: Konferanserom AS Isbrodder, Petter Olsen, Brugt. 4, 2500 Tynset I dag kl 13: Konferanserom As Lys, Kari Syvertsen, Plassveien 3, 2500 Tynset I dag kl 18: Konferanserom Aurora DA Inger Moen, Strandveien 2, 7012 Trondheim Legge til Bærbar PC Aktivitetsliste kan kjøres ut etter at du har lagt inn bookingene over. For å ta ut aktivitetsliste / kjøreplan for konferanserom / aktiviteter velg Lister og Aktivitetsliste. Denne listen kan søkes ut i dag eller for flere dager. Eks. planlegg neste ukes konferanser / aktiviteter. Notater som skrives i Notatfeltet på ordrelinjen kommer på aktivitetslisten. For å legge til utstyr og servering på en konferanse: Etter at Konferanserommet er booket pek på konferanserommet i ordren og klikk høyre musetast. Velg Legge til, eks Varesalg og legge til mat og drikke. 12

13 Bruk av Kassafunksjon for restaurant og bar: Dette er et enkelt oppsett med et nivå med knapper og varer tilknyttet hvert nivå. Datakasse er beregnet for Touchskjerm og trykking med finger. Nå i kurset bruker vi muspekeren som finger. Slik gjøres et varesalg: Velg varegruppe, eks mat. Velg vare, eks Dagens middag og trykk deretter Kontant. Flere oppgaver: Varegruppe Vare Betaling Mat Dagens middag Kontant Mineralvann Mineralvann 0,33 Kontant Mat Dagens middag Kaffe Kontant Mat Mineralvann 3 Middagsbuffet. Trykk * 3 3 Mineralvann 0,33. Trykk * 3 Kontant Aviser Mat Dagbladet Kaffe Kort for å betale med kort Ved å velge en vare og deretter Statusliste kan varesalget legges til en ordre på en boende gjest. Velg gjesten og trykk Lagre til ordre 13

14 Ved å velge en vare og deretter Lagre til ordre kommer du inne i kunderegistret og det lages da en ny ordre på dette varesalget. Ved å velge vare og deretter Statusliste, kommer boende gjester opp og varesalget kan legges til overnattingsordren. Henvisninger: Velg Hjelp og Driftsinstrukser Der finner du driftsinstrukser for: - Instruks for daglig leder - Instruks for resepsjonsvakta - Instruks for Kassatelling - Instruks for regnskapsrapportering Velg Hjelp og Innhold Der finner du Support og spørsmål til VisBook gjør du ved å velge Hjelp og Support 24 timer. Her melder du inn supportsaker samt at svarene fra VisBook ligger på hver sak du har meldt inn. 14