Vår referanse Arkivkode Sted Dato LB DRAMMEN Oppd

Transkript

1 Rammenotat prosjekt uønsket deltid i Drammen kommune - Sammen for en bedre kommune Til : Kommunaldirektør for Helse- og omsorg Fra : Prosjektleder Kopi : Vår referanse Arkivkode Sted Dato LB DRAMMEN Oppd Hensikt med og bakgrunn for prosjektet: Hensikten med notatet er å gi en kortfattet oppsummering av bakgrunn for, gjennomførte tiltak, oppnådde resultater og dagens ståsted i Prosjekt uønsket deltid i Drammen kommune. Det tidligere Rammenotatet utgår og denne prosjektbeskrivelsen erstatter tidligere dokumenter, som et levende dokument. I januar 2009 søkte Drammen kommune opptak i Kvalitetskommuneprogrammet. Noe som resulterte i Prosjekt uønsket deltid i Drammen kommune. Prosjektet ble styrt av et trepartssamarbeid og ble delt opp i tre delprosjekt i Pleie- og omsorg: Hovedmål for prosjektet er å: I størst mulig grad, avskaffe uønsket deltid. Delprosjekt som ble igangsatt var: Utprøving av nye arbeidstidsordning Kompetanse- og kvalifiseringsprogram Pilot vikarpool Etter at Kvalitetskommuneprogrammet ble avsluttet i 2010, søkte Drammen kommune i juni 2011 opptak i programmet Sammen for en bedre kommune. Drammen kommune fikk positivt svar på søknaden om opptak i programmet, 21. september Vår søknad til dette programmet er rettet mot en videreutvikling av pilot vikarpool. Utviklingsprogrammet Sammen om en bedre kommune tar tak i noen av de viktigste utfordringene i kommunesektoren - sykefravær, kompetanse/rekruttering, heltid/deltid og omdømme. Programmet er en avtale mellom regjeringen, KS og arbeidstakerorganisasjonene om samarbeid og avtalen skal gå ut Den skal gi deltakerkommunene bistand og få frem kunnskap og gode eksempler til bruk i alle landets kommuner. Sammen om en bedre kommune bygger på Kvalitetskommuneprogrammet. Drammen kommune sitter her i nettverk sammen med Våler, Elverum, Løten, Eidsvoll, Moss og Fredrikstad. Representanter fra Drammen, i nettverket er: (Prosjektleder), Inger Johanne Eide (Virksomhetsleder), Trine Aas (Konst. Virksomhetsleder), Janne Lorentzen (HTV Fagforbundet), Varaordfører Tove Paule, Anne Åshild Solberg HR. Partssammensatt samarbeidsutvalg er styringsgruppe for prosjekt Uønsket deltid og dets delprosjekter, i Drammen kommune. Direktør HSO, Virksomhetsledergruppen HSO og de HTV er Delprosjektgruppe. Hensikt og hovedmål for hovedprosjekt og dets delprosjekt er ikke endret. 1

2 1.1 Historikk og de viktigste milepeler: Arbeidsforskningsinstituttet (AFI) gjennomførte i 2007 en undersøkelse av deltidsarbeid i Drammen kommune. Undersøkelsen viste at 25 % av de som jobbet deltid, var undersysselsatt. Og at 51 % av de deltidsansatte ønsket høyere avtalte stillinger. Sommeren 2010 ble ca 800 fast ansatte på deltid, invitert til å svare på spørsmål blant annet om kompetanse og ønske om økt stillingsbrøk. Svarprosenten var 56 %. Av disse svarte 51 % at de ønsket høyere stilling. Etter at man la inn kriteriet om å være villig til å arbeide i nye arbeidstidsordninger og/eller på nye arbeidssteder, er prosenten for uønsket deltid fallende til ca 25 %. Disse kriteriene ligger i definisjonen som ble vedtatt av styringsgruppen 16. november Definisjonen på uønsket deltid i Drammen kommune lyder slik: En kvalifisert person som: o ønsker seg høyere avtalt arbeidstid, o kan starte med økt arbeidstid innen tre måneder, o er villig til å ta imot et tilbud, selv om det kan innebære endret arbeidssted og/eller andre gjeldende arbeidstidsordninger enn vedkommende har i sin stilling. Noen hensiktsmessige personalpolitiske retningslinjer ble utarbeidet og informert ut i virksomhetene ved årsskiftet 2009/10. Hovedtrekk ved disse er at det ikke skal lyses ut stillinger på under 50 % og disponering av ledige stillinger skal diskuteres med tillitsvalgte, med den hensikt å redusere eksisterende uønsket deltid. Våren 2010 ble det nedlagt et større informasjons- og kunnskapsoverføringsarbeid, vedrørende bakgrunn for prosjektet og tiltakene i prosjektet, i alle virksomheter. Dette ble det gjort, i sammenheng med et større arbeid i kunnskapsinnhenting innenfor arbeidstidsordninger og vikarpool, i andre kommuner og i det private næringsliv. Det ble dannet en gruppe på ti medarbeidere, med representanter fra alle virksomheter, personalavdelingen, Fagforbundet og NSF. Disse ble skolert som Endringsagenter og utgjør en arbeidsgruppe sammen med prosjektleder. Våren 2010 ble det også gjort en kartlegging av fast ansatte uten relevant formell kompetanse. Samarbeid med opplæringsinstitusjonen Opus ble inngått. Første kull, med 20 elever, startet i august 2010 og avlegger eksamen i desember Opptak av kull to er nå igangsatt og beregnet oppstart på skole er i januar Eksamen planlegges da til juni Etter vedtak fra styringsgruppen, ble grunnlaget for en pilot Vikarpool utredet. Utredningen viste et klart ønske om dette og piloten ble vedtatt, med oppstart 3/1-11. Vikarpool er i første fase en administrativ enhet, uten egne ansatte vikarer. I første fase dekker vikarpool behov i institusjoner og hjemmetjenester på natt. En gradvis utvidelse med dag/kveld planlegges høsten Våren 2011 vedtok styringsgruppen en omstrukturering av hovedprosjektet. Prosjektet handler nå bare om Helse- og omsorg. Tidligere vedtatte mål og prosessplaner beholdes. Styringsgruppen og delprosjektgruppe nedlegges og Partsammensatt samarbeidsutvalg er styringsgruppe. Trepartssamarbeidet er således fortsatt ivaretatt. Prosjektet er forankret i kommunens overordnede planverk: o Kommuneplan

3 o Økonomiplan o Økonomiplan Organisering av prosjektet, per desember 2011: Prosjektleder: Arbeidsgruppe Endringsagenter arbeidstidsordninger:, Prosjektleder Elin K. Hansen, HTV Fagforbundet Tone Røhl, TV NSF Målfrid Langlie, TV Fagforbundet Laila Evensen, Verneombud Anne Åshild Solberg, HR Maya Løne, Avdelingsleder IBT Bragernes Madhu Monga, Avdelingsleder DGKS Marianne Tronsgaard, Avdelingsleder IBT Strømsø Maria Nygaard, Avdelingsleder HBT Bragernes Liv Busland, HBT Strømsø Monica Bratteng, Avdelingsleder Omsorgstiltakene Mia Ødegaard, Ressurs person GAT og turnus (Etter behov) 2.1 Prinsippansvarskart per februar 2012: Oppgaver Styringsgruppe Prosjektgruppe Prosjektleder Prosjektbeskrivelse B R/F/I F/FA Uønsket deltid Ansvarskart B I FA Arbeidsgiverpolitiske B F/R FA tiltak Tiltak som krever I B F omdisponeringer innenfor eksisterende rammer Tiltak som krever B F/R F/FA budsjettbehandling vedrørende økonomiplan Rapportering per I I FA tertial Fremdriftsplan, tiltak I R/B F/FA 3

4 og metoder i det enkelte delprosjekt Følgende forkortelser brukes: FA-Fremdriftsansvar F- Forslagsstiller B- Beslutte I-Informeres R-Rådspørres 3.0 Hovedmål og ønsket resultat for prosjektet: Hovedmål: I størst mulig grad å avskaffe uønsket deltid i Drammen kommune Tiltak og mål i delprosjektene skal til sammen bidra til å nå hovedmålet. 3.1 Målemetode: 1) Kartlegging via spørreskjema til alle ansatte. 2) Manuell opptelling av økte stillingsbrøker. 3.2 Ønsket resultat: 1) Minimum 30 % reduksjon på tre år. Målt ut fra resultat av kartlegging sommer 2010, der 24 % av de deltidsansatte hadde uønsket deltid jf vedtatt definisjon. 3.3 Milepælsplan: Oppgave/tiltak Resultat Vurdering/kommentar Ansvar Måling UDT juni svarte. 87,1 % var faglærte Av de som har svart, faller ca 225 innenfor 4

5 Måling UDT våren 2012 Måling UDT 2013 Måling økte stillingsbrøker mai 2011 Måling økte stillingsbrøker januar 2012 Måling økte stillingsbrøker mai 2012 Måling økte stillingsbrøker januar 2013 Måling økte stillingsbrøker mai 2013 Måling økte stillingsbrøker januar 2014? Sluttrapport hele prosjektet. Vår 2014 eller i relevant utdanning. 51,1 % sa de ønsket høyere stilling. 92 % kunne begynne innen tre mnd. 57,1 % var villige til å arbeide i andre arbeidstidsordninger. 50,4 % var villige til å arbeide andre steder. 69,5 % var villige til å ha hele/deler av stillingen i vikarpool. 121 personer hadde fått høyere stillingsbrøk. 29 av disse var kommet over 80 % stilling. kriteriene for uønsket deltid i Drammen kommune. Virksomhetsledere HSO og Lisbeth Bakken Virksomhetsledere HSO og Lisbeth Bakken 4.0 Mål og ønsket resultat for delprosjektene: 5

6 4.1 Tiltak: Kompetanse- og kvalifiseringsprogrammet Fra ufaglært til faglært Mål: Til by og legge til rette for utdanning som kan føre frem til fagbrev som helsefagarbeider for interesserte og kvalifiserte fast ansatte i Drammen kommune Målemetode: 1) Kartlegge interesserte og kvalifiserte ansatte. 2) Opptelling av gjennomførte utdanningsløp 3) Kartlegge grad av uønsket deltid hos de som gjennomfører og består programmet, ved prosjektets avslutning Ønsket resultat: 1) Å kunne tilby og legge til rette for utdanning for alle interesserte og kvalifiserte fast ansatte som ønsker et slikt tilbud, ved utlysning av plasser i 2010 og ) At de som oppnår status som helsefagarbeidere, kan oppnå ønsket stillingsbrøk i Drammen kommune Milepælsplan: Kull Forberedelsesfase Gjennomføringsfase Ansvar 1) 8 FUF Våren 2010 Aug 2010 Des ) 7 FUF Høsten 2011 Jan 2012 Jun 2013 Benedikte Zapffe/Lisbeth Bakken 3) Evaluering Våren 2013, leveres september 2013 Tyve personer startet i kull 1. En sluttet tidlig. En falt ut etter første semester, kommer inn i kull personer startet i kull 2. Noen søkere til utdanning har ikke blitt gitt plass. Grunnene har vært: For lite praksis, dvs mindre en 3000 timer. Svakt nivå på norsk skriftlig/muntlig. Vil ikke klare skolen. Ikke anbefalt fra leder. 4.2 Tiltak: Utvikle et sett ulike arbeidstidsordninger Så langt er følgende ordninger opprettet: Samarbeidsturnus i to ulike former (Med og uten overbooking i turnus) turnus (Pilot Strømsø demens, se vedlegg) Følgende ordning iverksettes desember 2011: Samarbeidsturnus + langvakter 6. hver helg (For ansatte som ønsket det) Turnus med 13 timer godkjent av Arbeidstilsynet, for Følgende ordning iverksettes våren 2012: Samarbeid mellom Fjell og Fredholt. Fjell og en avdeling på Fredholt går over til samarbeidsturnus. Ansatte med uønsket deltid får tilbud om ønsket stillingsbrøk, mot å forplikte seg til fire ekstra lørdager og søndager per år. Samt at de må være fleksible til å jobbe på begge sykehjem. 6

7 Mål: Å utvikle et sett ulike arbeidstidsordninger, som kan bidra til økte stillingsbrøker og en utvikling av et sett ulike ordninger som passer den enkelte ansattes livsfase Målemetode: 1) Medarbeidertilfredshet 2) Sykefravær Ønsket resultat: 1) Bidra til at hovedmål oppnås. 2) At den enkelte medarbeider kan finne en arbeidstidsordning som passer sin livs fase, i Drammen kommune. 3) At vi rekrutterer og beholder. 4) At vi har helsefremmende arbeidstidsordninger for de ansatte. 5) At arbeidstidsordningene fremmer kvalitet på tjenesten Milepælsplan: Tiltakssted Arbeidstidsordning Oppstart Evaluering HBT Strømsø, alle avd Samarbeidsturnus Flere år før prosjektet startet Tas med i hovedevaluering Natt tjenesten ute Samarbeidsturnus Januar 2011 Desember Evalueringen viste at de ansatte var meget godt fornøyd. Regnskapet for 2011 viste en reduksjon av overtid på 82,6 %, sammenlignet med HBT Bragernes, alle avd minus Åssiden Samarbeidsturnus Den første startet juni 2010, de andre etter Tas med i hovedevaluering hvert IBT Strømsø, Seilmakerstua Samarbeidsturnus Våren 2010 Tas med i hovedevaluering IBT Strømsø, turnus November 2011 Høsten 2012 Strømsø boss avd D DGKS, Lindrende Samarbeidsturnus November 2011 Tas med i avd Omsorgstiltakene, to boliger for psykiatri Evaluering av tiltakene, samlet Samarbeidsturnus med lange vakter på helg hovedevaluering Årsskiftet 2011/12 Høsten 2012 Høsten Tiltak pilot vikarpool Startet januar Betjener nå natt på 10 institusjoner og HBT natt. Utvider med 3 institusjoner og fem boliger i omsorgstiltakene dag/kveld januar/mars Mål: 1) At lavest mulig andel ufaglærte dekker opp vakter 7

8 2) At ledere ikke bruker tid på vikarinnleie 3) At opprettelse av vikarpool fører til reduksjon av overtid 4) At opprettelse av vikarpool hindrer behov for bruk av vikarbyrå 5) At vikarpool kan innfri 100 % av forespørslene Målemetode: Mål 1: Telling årlig i august. Mål 2: Måling årlig blant de ledere som berøres Mål 3: Måling regnskap Mål 4: Måling regnskap Mål 5: Måling vikarpool Ønsket resultat: Mål 1: 0 % ufaglært Mål 2: 5 % av tiden brukes til vikarinnleie (ledere må legge inn bestilling i GAT) Mål 3: Nærmest ingen bruk av overtid Mål 4: Ingen bruk av vikarbyrå Mål 5: Ingen uinnfridde forespørsler Milepælsplan: Se egen prosjektbeskrivelse under (vedlegg). 5.0 Tilhørende dokumenter Noen av tiltakene innenfor de ulike delprosjekt har egne prosjektbeskrivelser. Dette gjelder de tiltakene som har definisjoner som piloter. Så langt gjelder dette: Pilot vikarpool Pilot Strømsø dement. Turnus ordning med arbeid hver andre helg, på en avdeling ved Strømsø bo- og service senter. 6. Vedlegg gitt i pkt 5 Pilot Strømsø demens Bakgrunn: Med bakgrunn i Prosjekt uønsket deltid i Drammen kommune er det ønskelig å prøve ut ulike arbeidstidsordninger (turnuser) i pleie- og omsorg. Mange avdelinger har, eller er i ferd med, å etablere Samarbeidsturnus. Og to avdelinger i Omsorgstiltakene er i ferd med å planlegge arbeidstidsordning med lange vakter hver fjerde helg. Det har vært et ønske at noen 8

9 skal prøve ut noe som ligner en arbeidstidsordning som går under ulike navn: Tre + tre turnus, Harstad modellen eller Ringeriksmodellen. Etter ønske fra ansatte og Institusjonsleder på Strømsø bo- og service senter, Kari Johanne Tønnesen, har prosjektleder nå utarbeidet en arbeidstidsordning kalt modell Strømsø demens. Prosjektgruppen består av: Prosjektleder Institusjonsleder Kari Johanne Tønnesen Tillitsvalgt Fagforbundet Målfrid Langlie Spesialkonsulent Mia Ødegaard Rådgiver Anne Åshild Solberg Prosjektleder rapporterer til Partsammensatt samarbeidsutvalg, som er prosjekteier for Uønsket deltid og til Virksomhetsledergruppen/m Direktør i PLO. Prosjektet ble vedtatt i Partssammensattsamarbeidsutvalg og underskrevet av NSF, Fagforbundet og DELTA i juni Pilotbeskrivelse: Piloten omfatter avdeling D ved Strømsø bo- og service senter. Dette er en langtidsavdeling for 10 pasienter med demens sykdom. Avdelingen får 10 årsverk fordelt på 12 ansatte. To sykepleiere og 10 helsefagarbeidere. Modellen omfatter ansatte på dag/kveld. Det vil være fire ulike stillingsbrøker ved avdelingen: 100, 80,75 og 67 % stillinger. Turnusen ser slik ut: Fordelt på disse vaktkoder: I tillegg til vakter i turnus har de ulike stillingsbrøker timer i årsarbeidstidskonto. Det vil si at de ansatte har timer på konto. Disse timene tar de ansatte som såkalte Stjernevakter. Det kan være som sykevikar, ferievikar, ved kurs/møte virksomhet eller der leder ønsker å styrke bemanningen. Stjernetid i 100 % utgjør 194,5 timer per år, i 80 % 58 timer per år, i 75 % 25 timer og i 67 % 25 timer per år. Disse timer skal blant annet brukes til: 9

10 100 % 80 % 75% 67% Startsaldo/år 194, Plandag dager Kurs/møte Bundne vakter ferieavvikling/ høtidsplaner 80 (10 vakter) 35( 5 vakter) 0 0 Gjennstår 90,5 timer 0 timer 2 timer 2 timer Seniorpolitisk tiltak: To av de ansatte i 100 % stilling er henholdsvis 59 og 66 år. Ca 88 % av stillingen er i turnus. Disse to får personlige avtaler om ikke å ta igjen de resterende 12 % i stjernetid. Disse 12 % brukes til å øke andres stillingsbrøker. Noen nøkkeltall: For å vise noen av endringene modellen bringer med seg, vises her noen nøkkeltall skjematisk. Avdelingen før pilot Avdelingen i pilot Årsverk 8,12 10,24 Antall ansatte Antall ulike stillingsbrøker 14 4 Antall ulike vaktlengder 12 9 Ukentlig arb. tid i turnus 35,5 t 33,6 t Antall ferie uker 5 6 Antall vakter i 100 % per ( pluss stjernetid..) uker Antall på henholdsvis heltid 4 på 100 % og 10 på deltid og deltid Antall på ufrivillig deltid 8* 0 *Det er 5 i avdelingen nå, og vi antar at de tre stillingene på 80 % som er ledige og lyses ut blant fast ansatte i kommunen vil bekles med 3 personer med uønsket deltid på sitt nåværende arbeidssted. Forprosjektperiode Forprosjektperioden er 13/4-1/ Informasjon til og prosesser med ansatte - Utarbeidelse av turnus - Utarbeidelse av protokoller med tillitsvalgte - Utlysning av og ansettelser i ledige stillinger i piloten Driftsperiode Piloten iverksettes fra mandag 3/10-11 og varer ut Hensikt med piloten: Hensikten er å utprøve en av flere arbeidstidsordninger, som på sikt kan bidra til at Drammen kommune får et sett ulike ordninger som totalt sett kan gi et godt tilbud til de ulike ansattes 10

11 ønsker om og behov for ulike arbeidstidsordninger. Det at kommunen kan tilby ulike arbeidstidsordninger, vil også kunne styrke kommunen som en attraktiv arbeidsgiver og bidra til rekruttering. Mål: 1. Reduksjon av uønsket deltid og små stillingsbrøker 2. Fornøyde ansatte 3. Lavt sykefravær 4. God seniorpolitikk å stå lengre i arbeid 5. Fornøyde pasienter og pårørende, økt aktivitets tilbud i avdelingen 6. Budsjett i balanse Indikatorer og målemetoder: - Sykefravær. Målemetode: Statistikk - Opplevd helsegevinst hos ansatte. Målemetode: undersøkes av Synergi Helse - Tilfredshet hos ansatte. Målemetode: Spørreskjema - Pasient og pårørende tilfredshet. Målemetode: Pårørende undersøkelse. - Økonomiresultater. Målemetode: Agresso regnskap. Evaluering: Piloten evalueres på sen høsten 2012 og avgjørelsen om videreføring av modellen tas som en konsekvens av resultatene i evalueringen. Synergi Helse følger piloten og undersøker de ansattes opplevelse av egen helse. Før, under og i siste del av pilotperioden. Finansiering: Avvik avdelingens eget budsjett og faktisk utgift er 2,12 årsverk. 0,24 av disse handler om seniorpolitiske tiltak og 1,88 er økning i stillingsbrøker. Det er søkt NAV om støtte til tiltaket. Ellers finansieres tiltaket via prosjektmidler. Gjelder fra 1/10-11 til 31/ Pilot Vikarpool Bakgrunn 1.1 Overordnede prosesser og føringer Bakgrunn for dette pilot prosjektet er todelt: A) På den ene siden, ble det i desember 2008/januar 2009 gjennomført en intern kvalitetsrevisjon av nattjenesten ved alle institusjonstjenestene i Drammen kommune. Resultatene i rapporten aktualiserte et behov for en gjennomgang av organisering av fagkompetanse og bruk av ressurser internt i nattjenesten i pleie- og omsorg. Hovedmålet i dette prosjektet er at nattjenesten innenfor pleie og omsorg er organisert på en måte som best mulig ivaretar pasientenes krav til kvalitet og omsorgstjenester. På bakgrunn av dette ble det i 2009 iverksatt ett prosjekt OU-natt. Ett resultat av prosjektet var et ønske om å prøve ut en pilot vikarpool på natt i Sykehjem og hjemmetjenester. 11

12 B) På den andre siden, ble det våren 2009 igangsatt et prosjekt Uønsket deltid i Drammen kommune. Dette er et prosjekt Drammen kommune har valgt å fokusere på, innenfor Kvalitetskommuneprogrammet. Målsettingen med Prosjekt uønsket deltid er i størst mulig grad å avskaffe uønsket deltid i PLO i Drammen kommune. Med dette som utgangspunkt skal delprosjekt 1 Uønsket deltid i PLO i Kvalitetskommuneprogrammet i Drammen kommune ha hovedfokus på arbeidstidsordning, kompetanse- og kvalifiseringsprogram og vikarpool. Delprosjektgruppen i dette prosjektet godkjente 16/2-10 iverksettelse av et forprosjekt pilot vikarpool natt. Resultatet av forprosjektet og arbeidsgruppens anbefalninger ble fremlagt for styringsgruppen OU-natt (virksomhetsledergruppe og hovedtillitsvalgte) 10/6-10. Gruppen stilte seg enstemmig bak forprosjektets anbefalninger. Prosjektplan legges frem for Delprosjektgruppe 1, 28/9-10. Vedtak: Delprosjektgruppe 1, PLO, vedtar prosjektplan pilot vikarpool. 1.2 Hensikt: A)Hensiktene med å iverksette en Vikarpool i Drammen kommune må ses i forhold til målene i kvalitetskommuneprogrammet: - Redusere uønsket deltid - Bedre arbeidsgiverpolitikk - Bedre stabilitet og kvalitet til brukerne B)Disse må ses i sammenheng med hensikten i OU-natt prosjektet: - Tjenestene innenfor pleie- og omsorg er organisert på en måte som best mulig ivaretar pasientenes krav til kvalitet og omsorgstjenester. C)Disse må også ses i sammenheng med ønskede funksjoner og tidsbruk, i ledernes stillinger. D)Hensikten er også å utnytte økonomiske ressurser på en hensiktsmessig måte. 1.3 Mål: PERSPEKTIV: MÅL: EFFEKTMÅL MÅLEPARAMETER OG RESULTATER 1. Tjenestemottakere: Tjenestemottakern Tjenestemottaker - Andel ufaglærte e får stabile og får rett tjeneste, til % kvalitativt gode rett tid og av rett % tjenester kvalifisert person Ønsket mål 0 % 2. Ledere: 2.1 Ledere opplever å ha hensiktsmessig tidsbruk Ledere bruker ikke tid på vikarinnleie 12 - Måling av lederes ressurs bruk % % ca 5 %*1) 3. Medarbeidere: Andel uønsket deltid Reduksjon på 0 %

13 Fast ansatte har den stillingsbrøk de ønsker 3.2 Ansatte har en forutsigbar arbeidstid og lønn Færrest mulig ansatte har uønsket deltid Ansatte slipper å jage vakter % - Andel deltid Graf pr 1/ Medarbeiderundersø kelsen, spørsmål nr % + Færre < 20 % Forskyvning mot høyre i graf Grønn 4. Organisasjon: 4.1 Organisasjonen har fornøyde tjenestemottakere og ansatte, samt god rekruttering 4.2 Organisasjonen har riktig og fornuftig økonomistyring 4.3 Vikarpool dekker det behov det til en hver tid er ment å dekke Redusert sykefravær, liten turnover, god rekruttering og godt omdømme (Sykefraværet her er regnet ut på navn ansatt ute natt.) Organisasjonen har minimal bruk av overtid, forskjøvet arbeidstid og bruk an vikar byrå Den enkelte leder opplever at forventningene til vikarpool oppfylles - Sykefravær ,0 vakter pr natt ,7 vakter pr natt ,8 vakter pr natt ( 3 første kvartal) Markant reduksjon - Overtid/Forskjøvet vakt. Historiske tall for overtid er*: = kr = kr = kr Bruk av vikar byrå - Oppnådd dekningsgrad - Evaluering fra ledere, tillitsvalgte og medarbeidere Tilnærmet 0 kr 100 % God Vedtatte rutiner og systemer fungerer *Tall for overtid 2008, 2009 og 2010 gjelder natt Hamborgstrøm natt-team, felles nattjeneste Strømsø, Losjeplassen natt, Fredholt natt og Åskollen natt. Frem til 1/1-11 lå all annen natt tjeneste inne under felles ansvarsnummer og kan ikke skilles ut. *1)Gjelder en leder, som har overgitt all innleie til vikarpool 2.0 Konsept Vikarpool kan befinne seg innenfor to ytergrenser. I den ene enden finner man ufaglærte og løst tilknyttede ekstravakter som ringes til fra en ekstravaktsentral på bestilling fra 13

14 virksomhetene. I den andre enden finner man en håndfull av kommunens mest erfarne og kompetente medarbeidere i større og faste stillinger som rykker ut etter behov. (Moland 2008) Innenfor dette prosjektets mandat kan en mulig omfangsstruktur skisseres og med dette, opptrappingsmuligheter synliggjøres. Forprosjektgruppens vurdering, som baserer seg på kunnskap vi har fått via arbeidet med interesseanalyse og ved å lytte til andres/ egne erfaringer, er at en vikarpool bør bygges opp via en styrt opptrappingsplan. Dette betyr at man identifiserer og definerer hensikt, men at mål og opptrappingsplan kan justeres underveis. Evalueringer vil kunne gi kunnskap som blir lagt til grunn for nødvendige justeringer og kloke, effektive retnings valg. 2.1 Forankring Piloten er forankret det sentrale programmet Sammen for en bedre kommune, som er forankret i kommunens overordnede planverk. Partssammensatt samarbeidsutvalg er styringsgruppe og Direktør og virksomhetsledere for programområde 09, er referansegruppe.. Vikarpoolen organiseres som pilot i 2011 og Mandat Det iverksettes en pilot vikarpool på natt ute og inne, i byens hjemmetjenester og ti sykehjem. Eventuelle utvidelser av poolen gjøres på bakgrunn av milepelsplan og evalueringer. 2.3 Prinsippansvarskart Erfaringer har vist at det i prosjekter med mange aktører og nivåer kan være formålstjenelig med et prinsippansvarskart som godkjennes av prosjekteier. En tydelig ansvarsfordeling vil kunne sikre gode og riktige prosesser. Styringsgruppe Virksomhetsle dergruppe m/direktør 14 Berørte linje ledere Milepælplan og eventuelle endringer i mål B I R Detaljplanlegging B R/I U, a - Velge utførende B R R,a medarbeidere - Fastlegge aktivitetens omfang, tid og rekkefølge I B I U, a - Frigjøre tid til prosjekt medarbeidere B U, a - Gjennomføre aktiviteter innenfor eksisterende rammer I R I a Prosjekt leder + arb grupper

15 - Gjennomføre aktiviteter med behov for friske midler B R I a Utvidelse av pilot B R U, a Rapporter I R U, a Følgende forkortelser er brukt: B- tar beslutninger alene, R- må rådspørres, I- må informeres, U- utfører arbeidet, a- arbeidsledelse/fremdriftsansvar. 2.4Behovsgrunnlag Behovsgrunnlag kartlagt våren 2011, viser en vikarinnleie på ca 212 årsverk (uten juli) totalt i Pleie- og omsorg. Vikarpool dekket i 2011 all vikarinnleie på natt i HBT og IBT. Fra begynnelsen av 2012 utvides poolens nedslagsfelt og vil betjene følgende steder: Natt HBT Drammen Natt 10 institusjoner i IBT Strømsø og Bragernes, samt Drammen geriatriske (DGKS) Dag/kveld Fjell bo- og service senter Dag/kveld Fredholt bo- og service senter Dag/kveld Drammen geriatriske (DGKS) Fem boliger dag/kveld/natt i Omsorgstiltakene Grunnlaget for vikarinnleie for hele nedslagsfeltet er ca vakter, eller ca 50 ÅV. Det reelle antallet som vikarpool skal dekke er en del lavere, da avdelingene selv fyller inn for planlagt fravær (spesielt der det er samarbeidsturnus). I tillegg til at de som har overbooking i turnus allerede har vikar for et gitt antall vakter. I tillegg til sykefravær er det et vikarbehov i forhold til permisjoner, ferie m.m. 4.0 Overordnet milepelsplan En oppstartfase av en vikarpool er krevende og erfaring viser at det er gunstig å bygge den gradvis ut i omfang. Tillit blant ansatte og ledere, til at poolen fungerer etter mål og hensikt, er en viktig suksessfaktor på sikt. Mange elementer organisatorisk skal løses, rutiner skal opparbeides og innarbeides. Måneder 15

16 5.0 Detalj milepælplan: Høst 2010: Planlegging og tilrettelegging, med oppstart av et begrenset og definert område på natt: Ansvar: LB Gjennomført dato: 15/ / Informasjon til ansatte og ledere lages og gis Personell ansettes til planlegging og tilrettelegging IT verktøyet klargjøres og opplæring gjennomføres Budsjett og ansvar klargjøres for iverksettelse Ansatte med ønske om å være i vikarpool kartlegges og legges inn Rutiner lages og informeres ut LB, TA, LW LB MØ TA, LW MØ 1) 16/8 og 18/8-10 Mia Ødegaard 60 % fra 1/11-10 Utført Utført Utført og pågår kontinuerlig Lokaler og nødvendig utstyr klargjøres Personell drift pool ansettes LB, TA, LW, MØ LW, MØ Utført og pågår kontinuerlig. Egen veileder laget. På hanan fra uke 3, Opplæring av ledere osv januar Utført LB, LW Utført. Fire ansatte fra 3/1-11. Til sammen 3,9 ÅV. Vår 2011: Poolen settes i verk for et begrenset og definert område på natt: Poolen iverksettes Utvidelse planlegges Fast ansettelse i poolen planlegges Rapportering gjøres Evaluering mai 2011 Planarbeid utvidelse tre sykehjem dag/kveld juni 2011 VL gruppen LB VL gruppen 16 Pool iverksatt fra 3/1-11. All HBT natt fra 3/1-11 Ni sykehjem natt fra ½-11 Utsatt til neste fase Utvidelse med to sykehjem dag/kveld vedtatt. Tre meldte sin interesse.

17 Tilbud om hospiteringsmuligheter i andre avdelinger/virksomheter til ansatte som ønsker det, informert ut. Søknad Bedre kommune om midler til utvidelse med Omsorgstiltakene utarbeides LB, Vikarpool administrerer tiltaket LB 14 ansatte har hospitert i ca 350 timer i Dette har bidratt til flere tilgjengelige vikarer der vikarpool har avdekket mangler på dette. Sandsynlig vis ført til reduksjon av overtid. Sendes juni 2011 Høst 2011: Utvidelse med Omsorgstiltakene, DGKS, Fjell og Fredholt under planlegging. LB Iverksettes desember/januar. Utvidelse av årsverk i drift vikarpool vurderes. Vår 2012: LB/Dir Sak til Direktør i uke 41 ble vedtatt. 50 % stilling fra DGKS, starter i vikarpool 1/1-12. Søknad Sammen for en bedre kommune antatt. Drammen får kr per år fra Planleggingsprosess med OT starter i oktober. LB Oppstart januar/februar 2012 Utvidelse med Omsorgstiltakene, DGKS, Fjell og Fredholt under planlegging. Opplæring i januar/februar/mars. Opptrappingsplan for overtakelse av de fire nye. Høst 2012 Videre prosesser planlegges. LB/VL 17

18 2013: Utvikling på bakgrunn av erfaringer så langt 6.0 Finansiering: Delprosjektleder for Kvalitetskommune programmet, Uønsket deltid i Pleie- og omsorg, er prosjektansvarlig og. piloten legges under leder Hjemmetjenester natt. Slik at hverken ledelse av pilot prosjektet eller ledelse av vikarpoolen genererer friske midler. Drift av vikarpool vil generere lønnsutgifter. Disse ble frigjort fra omorganisering og effektivisering av natt tjenesten totalt i kommunen, som ble gjennomført i OU-natt prosjektet høsten Ved oppstart ble midler til en 50 % stilling holdt vakant. Denne effektueres fra 1/1-12, ved at en ansatt fra DGKS får 50 % av sin stilling i vikarpool. En ytterligere 80 % stilling, finansieres med kr i prosjektmidler fra Sammen for en bedre kommune, resterende beløp overføres fra Omsorgtiltakene. 18