SLUTTRAPPORT. Full jobb sosial likhet. Hovedområde 1 og 2.

Transkript

1 SLUTTRAPPORT Full jobb sosial likhet Hovedområde 1 og 2.

2 INNHOLDSFORTEGNELSE Forord... 3 Mål... 4 Hovedområde 1:... 4 Hovedområde 2:... 5 Målgruppe... 5 Opplysninger om deltakerne... 5 Organisering... 5 Forankring... 6 Samarbeid og medvirkning... 6 Beskrivelse av tiltakene... 6 Ressursbruk... 7 Oppfølging... 7 Resultater

3 Forord Prosjektet er finansiert av midler fra Arbeidsdepartementet. Tønsberg kommune søkte om støtte til to prosjekter. Hovedområde 1 Organisering for heltid og inkludering Hovedformålet med dette prosjektet var å skape og utvikle kompetanse om ulike turnusordninger. Prosjektet skulle også utvikle en lederopplæring som skulle sette ledere i stand til å gå inn i nødvendige prosesser og samtaler for å igangsette tiltak. Hovedområde 2 Motivasjon og kompetanse for heltid og inkludering. Formålet her var å sikre økt arbeidsdeltakelse og en sterkere tilknytning til arbeidsmarkedet for målgruppen gjennom styrking av ansattes kunnskap og kompetanse. Et viktig satsningsområde har var også opplæring av ledere ute i virksomhetene samt HR/personal som en viktig pådriver og støttefunksjon. Begge prosjektene har hatt et langsiktig perspektiv og målet har vært å skulle videreføre tiltakene for å sikre læring og kulturendring. Noe av det aller viktigste resultatet av prosjektene er å få satt i system tiltak for å motvirke ufrivillig deltid. Det er satt fokus på de utfordringene deltidsarbeid skaper, både på organisasjonsnivå og på individnivå. Vi har satset på tiltak som bevisstgjøring, informasjon, opplæring og praktisk bistand til den enkelte virksomhet. Dette er tiltak som har som hensikt å utvikle Tønsberg kommune til en lærende organisasjon på området deltidsarbeid. Aase Helland Volle HR/personalsjef Tønsberg kommune Vibeke Steen Prosjektleder 3

4 Bakgrunn for prosjektet Det er en målsetting for Tønsberg kommune å rekruttere og beholde kompetent arbeidskraft. Kommune har over 3000 ansatte. Av disse var det 900 som jobbet deltid deltid ved prosjektstart. 300 ansatte oppgav at de jobbet ufrivillig deltid. En av grunnene til at det de mange deltidsstillinger er at det ofte blir lettere å få turnusen til å gå opp. I tillegg til at det blir flere å fordele de ubekvemme vaktene på. De uheldige sidene ved deltid er derimot langt flere enn de positive. Det gjelder både på organisasjon og individnivå. Dette viser blant annet Fafos undersøkelse i 2007: Dårligere tjenestekvalitet: o Brukerne får mange forskjellige ansatte å forholde seg til. (Redusert forutsigbarhet skaper usikkerhet.) o Deltidsansatte som jobber lite kjenner brukerne dårlig. (Svake på rutiner, må spørre.) o Det er mer krevende å holde en deltidsansatt faglig oppdatert Mindre effektivt og mindre fleksibelt. o Mer å administrere, flere å kommunisere med, ofte lite tilgjengelig o Mindre tjenesteflyt som følge av redusert helhetsforståelse o Deltidsansatte er vanskeligere å myndiggjøre o Tar mindre ansvar og må ha mer tilrettelegging o Vanskeligere med innholdsmessig fleksibilitet (bruker og oppgavebredde) Svekket arbeidsmiljø o Mange med et løst forhold til arbeidsplassen o Mindre enhetlig. Færre som tar ansvar, færre støttespillere Uheldig for rekruttering o Enkelte stillinger er så små at det er vanskelig å få dem besatt o Mister ansatte fordi de ikke får større stilling Sist men ikke minst er ufrivillig deltid en form for arbeidsledighet og det har en viktig likestillingsdimensjon. De aller fleste som jobber deltid er kvinner og ufrivillig deltid er et hinder i kampen for likelønn. (Prop.1 S ) Deltid er mao et spørsmål om muligheter og rettigheter, men også om å anta et helhetlig organisasjonsperspektiv. Tønsberg kommune ønsker derfor å styrke mulighetene for de som ønsker økt stillingsandel/full stilling og redusere omfanget av ufrivillig deltid. To prosjekter skal bidra Mål Hovedområde 1: Prosjekt Organisering for heltid og inkludering Formål: Prosjeket ble igangsatt for å skape og utvikle kompetanse om ulike turnusordninger, som igjen kunne skape bedre muligheter for heltid. Vi ønsket i tillegg økt bruk av kommunens totale arbeidskraftsressurser. Prosjektet skulle øke mulighetene for at personer med redusert arbeidsevne får styrket sin arbeidsdeltakelse. Prosjektet vil også søke å finne kritiske faktorer til lederopplæring som kan bidra til økt inkludering og mindre bruk av deltid både på individ og organisasjonsnivå. Delmål: Utprøving av organisatoriske virkemidler for å redusere ufrivillig deltid Økt bevissthet og kompetanse hos ledere for å bekjempe ufrivillig deltid Økt arbeidsdeltakelse for personer med full arbeidsevne: Reduksjon av 120 personer på ufrivillig deltid. ( 20 i 2011 / 50 i 2012 / 50 i 2013) 4

5 Økt integrering av personer med redusert arbeidsevne. o Utprøving av personer med redusert arbeidsevne. o Rekruttering av personer med redusert arbeidsevne. Hovedområde 2: Motivasjon og kompetanse for heltid og inkludering Formål: Økt arbeidsdeltakelse og sterkere tilknytning til arbeidsmarkedet for personer i uønsket deltid. Reduksjon av risiko for utstøting av arbeidsmarkedet ved styrking av ansattes kompetanse og kunnskap. Skape økt bevissthet i ledelsen i motivasjon og oppfølgingsarbeid. Skape økt bevissthet hos alle deltidsansatte og ufaglærte om arbeidsmarkedets behov og viktigheten av utdanning og kompetanse. Hovedmål: Støtte og legge til rette for at ansatte i kommunen skal kunne gjennomføre fagutdanning eller høyskoleutdanning. Tilby ansatte mulighet for jobb/ skole kombinasjon. Gi ledere opplæring i karriereplanlegging, motivasjon og veiledning. Informasjon til ansatte om muligheter og rettigheter for utdanning i kombinasjon med jobb. Ansatte som ønsker det gis tilbud om individuell karriereveiledning. Målgruppe Hovedmålgruppen for prosjektet har vært ufrivillig deltidsansatte innenfor helse og omsorg. Ledere i samtlige av kommunens virksomheter som har deltidsansatte. Opplysninger om deltakerne Målgruppen for opplæring har i vært mellomledere i Tønsberg kommune. Organisering Overordnet organisering Styringsgruppe Rådmansgruppen Overordnet prosjektleder Vibeke Steen Prosjektansvarlig Aase Helland Volle Delprosjekt 1 Turnus Prosjektleder Geir Magne Olsborg Delprosjekt 2 Kompetanse Prosjektleder Vibeke Steen 5

6 Forankring Rådmannens ledergruppe som styringsgruppe. Kommunens sentrale medbestemmelsesutvalg. Informasjon og opplæring av avdelingsledere. Prosjektet gjennomføres etter forutsetning av at søkte midler tilstås og egne midler er i form av stipulerte lønnsutgifter til prosjektdeltakere som inngår i virksomhetenes ordinære budsjetter i Tønsberg kommune. Samarbeid og medvirkning Hovedtillitsvalgte deltok i søknadsutforming og har vært med på å spre informasjon om prosjektet. Beskrivelse av tiltakene Hovedområde 1 Kartlegging av omfanget av personer som er på ufrivillig deltid. Utprøving av turnusordninger. o Langvakter o Ønsketurnus Opplæring av ledere, HR/personal og tillitsvalgte o Lovverk: rettigheter for deltidsansatte o Konsekvenser av uønsket deltid på organisasjon og individnivå o Motivasjon og coaching kompetanse i HR/personal o Opplæring i pensjonsrettigheter/pensjonssamlinger/arbeidsrett. Informasjonstiltak til medarbeidere som arbeider deltid o Økonomiske og sosiale konsekvenser av deltid Karriereveiledning for deltidsansatte Samarbeid med Karrieresenteret i Vestfold Samarbeidsordninger på tvers av virksomheter: o Tønsberg kommune har et mer systematisk oppfølgingsystem av ledige stillinger for å sikre ivaretakelse av ansattes rettigheter som fortrinn og tilrettelegging Utviklet ny organisering og nye rutiner for IA-arbeidet: o Forslag til etablering av en arbeidstreningsordninger for personer med redusert arbeidsevne. Øremerkede midler. Samarbeidsordning med utvalgte virksomheter. Hovedområde 2 o Utviklet informasjonsmateriell om jobb/skole muligheter. o Samarbeid med Karrieresenteret i Vestfold. o Utviklet og gjennomført kurs av mellomledere i karriereveiledning, motivasjon og coaching. o Bevisst bruk av medarbeidersamtalene til karriereplanlegging o Tett samarbeid med Kompetansebyggeren, Tønsberg ressurs: o Basiskurs som første ledd i et utdanningsløp. o Skreddersydde utdanningsløp. o Utvikle ordninger som gjør det lettere for ufaglærte ansatte i deltidsstillinger å kombinere jobb/ utdanning. o Økonomisk støtte til fagutdanning for deltidsansatte i helse- og omsorgsektoren. 6

7 Ressursbruk Kurs og opplæring av HR/personal. Planlegging og gjennomføring av kurs. Ledere på kurs 3 x 2 dager. 14 kurs med ca 12 deltakere. Prosjektleder 60 % Delprosjektleder 20 % (Omstillingsgruppe) Ansatte på informasjonsmøter og i veiledningssamtaler med HR/personal og egen leder. Oppfølging Fra ledelsen: Prosjektleder og HR/personalsjef har hatt ukentlige møter om tiltakene. Styringsgruppemøter. Fagmøter i HR/personal. Avvik i forhold til mål og fremdriftsplan: På hovedområdet 1 har vi ikke klart å få til så mange turnusutprøvinger som planlagt. Dette har sammenheng med flere forhold som for eksempel omlegging til turnus hver tredje helg og omorganisering innenfor helse og omsorgsvirksomhetene. Resultater Noe av det aller viktigste resultatet av prosjektene er å få satt i system tiltak for å motvirke ufrivillig deltid. Det er satt fokus på de utfordringene deltidsarbeid skaper, både på organisasjonsnivå og på individnivå. Vi har satset på tiltak som bevisstgjøring, informasjon, opplæring og praktisk bistand til den enkelte virksomhet. Dette er tiltak som har et langsiktig perspektiv og som har som hensikt å utvikle Tønsberg kommune til en lærende organisasjon på området deltidsarbeid. Vi har kommet godt i gang med å etablere lederopplæring som en viktig faktor for å fremme heltidskultur i organisasjonen. Trygge og kompetente ledere som tør å utfordre etablerte strukturer og mønstre anses som et viktig grunnlag for kulturendring. I tillegg trenger vi ledere som har kompetanse på motivasjon og veiledning av enkeltpersoner. Ledere som kan tilrettelegge for karriereutvikling hos den enkelte ansatte. Konkrete resultater i form av reduksjon i antall ansatte på ufrivillig deltid er vi overbevist vil komme på sikt. Ting tar tid. På grunn av omfattende omorganisering i hele helse- og omsorgsektoren som ble startet opp året etter prosjektstart har det ikke latt seg gjennomføre pålitelige målinger av antall ansatte i ufrivillig deltidsarbeid. Omorganiseringen førte til reduserte stillinger totalt. Det vil si at flere fikk økt stillingsandel, men eksakte tall på dette har vi ennå ikke tilgang på. Vi har fem personer i utdanning som direkte resultat av prosjektet. Det er etablert et fond for å sikre at prosjektets mål om minimum 8 personer i utdanning videreføres. Prosjektets positive effekter: HR/personal har fått mer kunnskap om og blitt mer bevisst på hvilke tiltak som kan forebygge ufrivillig deltid. HR/personal har valgt å lære opp og utvikle eget personale som en del av 7

8 prosjektet. Dette sikrer en mer varig effekt på organisasjonen enn om eksterne aktører hadde stått for opplæringen. Vi ser også at informasjonstiltak til deltidsansatte setter i gang positive utviklingsprosesser. Det er først siste året at søknader om skolegang kommet inn. Tett og nært samarbeid med NAV og Karrieresenter har også vært en viktig forutsetning for de resultatene vi har hatt til nå. Mellomlederne får opplæring spesifikt rettet mot sin rolle som veileder og coach av deltidsansatte Lederopplæringen har et sterkt prosessrettet preg som vektlegger erfaringslæring. Lederne lærer av hverandre. Måten vi har organisert lederopplæringen skaper viktige nettverk mellom lederne. Dette nettverket ser ut til å forsterke læring og viktig kommunikasjon mellom lederne. Vi anser at jo bedre og hyppigere kommunikasjon mellom lederne i de ulike virksomheter, jo flere arbeidsmuligheter for deltidsansatte. Utfordringer i sammenheng med resultatene: Det har i forhold til kommunens størrelse (ca 70 turnuser) vært liten interesse for nye turnusutprøvinger. (4 turnuser, hvorav 1 falt fra). Hovedforklaringen skyldes omorganiseringen. Det kan også skyldes at samtidig med omorganiseringen gikk kommunen over fra arbeid 4. hver helg til arbeid 3. hver helg. Denne overgangen var ikke ønskelig blant de ansatte/ arbeidstakerorganisasjonene. Denne endringen gav muligheter for økte stillingsprosenter for deltidsansatte. Men på grunn av kommunens økonomiske situasjon ble denne muligheten begrenset, da flere ledige vakter ble spart inn. De som la om til annen type turnus i forbindelse med prosjektet, benyttet også muligheten til å spare inn vakter. Men det ble likevel noen økte stillingsprosenter. Fleksibiliteten i turnusene begrenses også på grunn av utfordringer med å komme til enighet om kortere vakter enn 6 timer på turnus. Kommunen har kanskje strukket seg langt for å imøtekomme ønsker om ikke å jobbe kvelder og helg. Vi ser også at mye handler om vilje, holdninger og kreativ tenkning. Et eksempel: 50 stykker på turnus. 10% sykefravær. Behov for 5 vikarer hver dag. Kan det ansettes 1-2 mennesker fast for å dekke opp dette? Mye tid og penger(overtid) hadde muligens vært spart om man hadde forsøkt. Og det ville kunne gitt større stillinger. På turnusspråket kalles dette å øke grunnbemanningen. Vikarpool er litt i samme gate. Tiltak rundt vikarpool har kun vært på undersøkelsesstadiet i prosjektet. Vi har blant annet fått presentert NAV s VikarNett. Arbeidet med dette har stoppet opp, men bør muligens gjenopptas. Langsiktig planlegging er også et tiltak som bør vurderes i større grad. Da kan for eksempel ferieavvikling bidra til høyere stillingsprosent. Realitetsorientering. Jobber du på et sykehjem, så jobber du med gamle og syke. Du jobber også kveld og helg. Annet Informasjon om prosjektet forsvant i informasjonsmengden som kom i forbindelse med omstillingene. Økonomi og innsparing har vært et viktig fokus i prosjektperioden. Delprosjektleder som skulle bistå lederne med nye turnusutprøvinger gikk ut i permisjon. Ledere ute har ikke hatt den tid, støtte og veiledning som skulle til for å prøve ut nye turnuser. 8

9 I og med de store omstillingen skal vi ikke se bor ifra at motivasjon og endringsvilje har vært liten. Etablering av vikarpool og arbeidstreningsordning har administrative og tekniske utfordringer som krever nytenkning og arbeid med holdningsendringer. 9

10 Tiltak som videreføres Systematisk opplæring av ledere. Tilbud om utdanningstøtte til helsefagutdanning. Oppfølging av deltidsansatte i medarbeidersamtaler. HR/personal er pådrivere på ansettelsesprosessene i kommunens ulike virksomheter for å sikre fortrinnsrett for deltidsansatte og ansatte med redusert funksjonsevne. Omstillingsenhet Erfaringen som Tønsberg kommune høster gjennom denne satsningen vil spres til samarbeidende kommuner gjennom HR nettverk i Vestfold. Andre erfaringer I likhet med sykefraværsproblematikken er deltidsproblematikken et område som krever fokus over tid. Ledere må ha god kunnskap om problemstillingene rundt dette og det må skapes handlingsrom for å rette inn tiltak. Om vi skal lykkes må vi sette fokus på flere problemområder enn samfunnskonsekvenser og økonomiske konsekvenser for den enkelte ansatte. Ledere er i stor grad fagpersoner. Motivering av ledere forutsetter at fokuset rettes mer mot tjenestekvalitet, faglig utvikling og at det frigjøres ledertid. For å trigge motivasjon hos den enkelte ansatte må vi kanskje ha mer fokus på deltakelse myndiggjøring og faglig utvikling. Fokus på økonomiske konsekvenser i fremtiden og jobbsikkerhet er kanskje ikke tilstrekkelige som motivasjonsfaktorer for hovedgruppene av deltidsansatte. 10