7 - Praksisadministrasjon

Transkript

1 7 - Praksisadministrasjon Organisering av praksis med M-STAS Studenten er hovedaktøren i praksisaktivitetene høgskolen tilrettelegger, hovedhensikten er å registrere i M-STAS hvilke praksistyper en student har gjennomført hvor og når. Grunnleggende registreringsarbeid Høgskolens praksisaktiviteter, gjennom hovedemner /emner og studenter, er integrert i institusjonens grunnlagsdata Registrering og vedlikehold av grunnlagsdata for høgskolens praksispartnere er samlet i en egen praksismodul under skillearket Praksis i utforskeren. Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon 7 - Praksisadministrasjon 121

2 Grunnleggende registrering høgskolen Praksis registreres i M-STAS som Hovedemner/emner. Struktur for praksisemner Praksis er vanligvis organisert som en samling aktiviteter over flere år, og som til slutt skal oppsummeres i én karakter på et vitnemål, eventuelt med utskrift av navn på delaktivitetene. M-STAS støtter forskjellige rutiner for gjennomføring av praksis. Registrering av hovedemne/emne er beskrevet i kapitlet Studieadministrasjon grunnlagsregistrering, og blir ikke gjennomgått i detalj i dette kapitlet. Hovedemne Hovedemnet er som for øvrig i M-STAS det en vil ha beskrevet på vitnemålet, og kan være navn på den samlede praksisaktiviteten. Emne I følge automatisk prosedyre i M-STAS etableres et Emne 000 tilsvarende hovedemnet. Det er viktig at du registrerer emnet som emnetype praksisemne! Dersom Praksis skal bestå av en serie aktiviteter registrerer du et nytt hovedemne, eller eventuelt emne, avhengig av hvordan du vil ha utskriften av praksis på et vitnemål. Emnekategori Begrepet knytter hovedemnet til et fagområde eller en fagdisiplin, og benyttes for en "kobling" mellom praksisemne og veiledere sine kvalifikasjoner. Veiledere Personer som utfører veiledning av studentene i praksis, har betegnelsen Veileder. I M-STAS er dette en person som vanligvis er knyttet til praksisinstitusjon/sted. Veileder kan registreres som kvalifisert for veiledning i praksis innen et hovedemne ved hjelp av Emnekategori. Det er naturlig å vedlikeholde registreringen av det sett av personer som utfører en veilederrolle for høgskolens praksisstudenter som en del av dine grunnlagsdata. En person med veilederrolle må; 1. Registreres som "Person" i M-STAS, 2. Deretter registrer du personen som veileder. Dette gjøres under Person og Veiledere. Passende praksisrolle må først være etablert i Rolle Praksisadministrasjon Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon

3 Grunnleggende registrering praksis Grunnlagsdata som må registreres før gjennomføring av praksis Praksisinstitusjonseiere (valgfritt) Praksisinstitusjonstyper (kan være valgfritt) Praksisinstitusjoner Praksissteder Emner på praksissteder Praksisstillinger på et praksissted (kan være valgfritt) Personer i praksistillinger (valgfritt) Hvis praksisinstitusjonen for eksempel er et sykehus, vil eieren være fylkeskommunen som sykehuset hører inn under, men dette er valgfritt å registrere. Praksisinstitusjonseiere Som eier av praksisinstitusjonen legger du inn den formelle eieren, hvis du har behov for å forholde deg til denne. En eier av praksisinstitusjoner kan ha flere praksisinstitusjoner under seg. Å registrere eier av praksisinstitusjoner er valgfritt i M-STAS. Velg skillearket Praksis. Fra utforskeren velger du Steder, deretter Praksisinstitusjonseiere. Opprett ny forekomst (Ctr+N). Figur 1: Praksisinstitusjonseiere. 1. Registrer en Kode for praksisinstitusjonen på inntil seks tegn, samt Eierens navn. 2. Registrer eventuelt en Eiertype. For eksempel kommunal, fylkeskommunal, privat osv. 3. Registrer en Kontakttittel. Feltet kontakttittel kan eventuelt benyttes når du skal sende brev til eieren av praksisinstitusjoner 4. Skriv inn eventuelle kommentarer om eieren av praksisinstitusjoner. 5. Lagre opplysningene. Eier av praksisinstitusjoner adresser Adresseopplysninger for eier av praksisinstitusjoner, finner du under skillearket Adresser. Du kan registrere 2 ulike adressetyper for hver eier av praksisinstitusjoner; Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon 7 - Praksisadministrasjon 123

4 Postadresse Besøksadresse Registrering av ny adresse for eier av praksisinstitusjoner 1. Klikk på knappen, Registrer ny adresse. 2. Registrer adresseopplysningene. 3. Lagre adresseregistreringen. Kopiering av adresse for eier av praksisinstitusjoner Du kan kopiere adresseopplysninger fra postadresse til besøksadresse eller omvent. Slik går du fram; 1. Hent fram den aktuelle adressen du skal kopiere fra. 2. Klikk på knappen Kopier adresse. 3. Velg den aktuelle adressetypen i feltet Kopier til adressetype. 4. Lagre Praksisadministrasjon Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon

5 Praksisinstitusjonstyper Praksisinstitusjonstyper benyttes til å dele ulike praksisinstitusjonene i kategorier (sykehus, pleiehjem osv). Dette begrepet bør benyttes i praksismodulen. Velg skillearket Praksis. Fra utforskeren velger du Steder, deretter Praksisinstitusjonstyper. Opprett ny forekomst (Ctrl + N). Figur 2: Praksisinstitusjonstyper. 1. Registrer Kode for praksisinstitusjonstype på inntil tre tegn, samt Type praksisinstitusjon. 2. Gi praksisinsitutsjonstypen en Beskrivelse. 3. Lagre opplysningene. Praksisinstitusjoner En praksisinstitusjon er institusjonen hvor praksis foregår, eller eventuelt et administrativt ledd over praksissteder. Hver praksisinstitusjon kan ha flere underliggende praksissteder. Velg skillearket Praksis. Fra utforsker velger du Steder, deretter Praksisinstitusjoner. Opprett ny forekomst (Ctrl + N). Figur 3: Praksisinstitusjoner. 1. Hent eventuelt fram Type praksisinstitusjon. 2. Registrer Kode (inntil 5 tegn) og Navn for praksisinstitusjonen. 3. Hent eventuelt fram Eier av praksisinstitusjonen. 4. M-STAS foreslår Aktivitetsstatus aktiv, dette kan endres. 5. Skriv inn eventuelle notater om praksisinstitusjonen. 6. Når du lagrer registreringen, får du spørsmål om du vil opprette praksissted "00000" for denne institusjonen. Det vil være aktuelt å opprette denne praksisstedforekomsten hvis det ikke er underliggende praksissteder på denne institusjonen. Praksis ved denne institusjonen vil dermed bli koblet til praksisstedet "00000". Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon 7 - Praksisadministrasjon 125

6 Praksisinstitusjoner adresser Adresseopplysninger for praksisinstitusjoner, finner du under skillearket Adresser. Du kan registrere 2 ulike adressetyper for hver praksisinstitusjon; Postadresse Besøksadresse Registrering av ny adresse for praksisinstitusjoner 1. Klikk på knappen, "Registrer ny adresse". 2. Registrer adresseopplysningene. 3. Lagre adresseregistreringen. Kopiering av adresse for praksisinstitusjoner Du kan kopiere adresseopplysninger fra postadresse til besøksadresse eller omvent. Slik går du fram; 1. Hent fram den aktuelle adressen du skal kopiere fra. 2. Klikk på knappen Kopier adresse. 3. Velg den aktuelle adressetypen i feltet Kopier til adressetype. 4. Lagre Praksisadministrasjon Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon

7 Praksisstedene skal kobles til emner det skal avvikles praksis i, se avsnittet "Emner på et praksissted" på side 128. Praksissteder Praksissteder er ulike avdelinger/steder underlagt en praksisinstitusjon. Velg skillearket Praksis. Fra utforskeren velger du Steder, deretter Praksisinstitusjoner. Åpne den praksisinstitusjonen du skal registrere praksissteder for og klikk på + tegnet i utforskeren for å åpne underliggende elementer. Velg Praksissteder og opprett nytt objekt (Ctrl + N). Figur 4: Registrering av praksissteder. 1. Registrer Kode på inntil 5 tegn og Navn for praksisstedet. 2. M-STAS foreslår Aktivitetsstatus; Aktiv, dette kan du selv endre. 3. Skriv inn eventuelle notater om praksisstedet. 4. Lagre opplysningene. Praksissteder adresser Adresseopplysninger for praksissteder, finner du under skillearket Adresser. Du kan registrere 2 ulike adressetyper for hvert praksissted; Postadresse Besøksadresse Registrering av ny adresse for praksissteder 1. Klikk på knappen, Registrer ny adresse. 2. Registrer adresseopplysningene. 3. Lagre adresseregistreringen. Kopiering av adresse for praksissteder Du kan kopiere adresseopplysninger fra postadresse til besøksadresse eller omvent. Slik går du fram; 1. Hent fram den aktuelle adressen du skal kopiere fra. 2. Klikk på knappen Kopier adresse. 3. Velg den aktuelle adressetypen i feltet Kopier til adressetype. 4. Lagre. Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon 7 - Praksisadministrasjon 127

8 Emner på et praksissted Praksissteder kobles til de emnene det skal avvikles praksis i. Dette kan gjøres manuelt, slik som omtalt her, eller automatisk gjennom den kollektive rutinen "Koble praksissted og emneavvikling" på side 132. Velg skillearket Praksis. Fra utforskeren velger du Steder deretter Praksissteder. Åpne det praksisstedet du skal registrere emner for. Klikk på + tegnet foran Praksissteder i utforskeren og velg Emner på praksisstedet. Klikk på knappen Lag nytt objekt (Ctrl+N). Figur 1.: Registrering av hvilke emner som avvikles på et praksissted 1. Hent fram aktuelle Institusjon. 2. Hent fram Emne som skal avvikles på dette praksisstedet og registrer Antall plasser det som normalt kan benyttes på dette praksisstedet. 3. M-STAS setter i utgangspunktet denne koblingen mellom praksissted og emne til "Aktiv", dette kan du endre. 4. Lagre opplysningene. Praksisstillinger på et praksissted Registrer eventuelt de praksisstillingene som er nødvendig for å veilede i praksis på et praksissted. Vær oppmerksom på at det ikke er nødvendig å knytte praksistillingene opp til bestemte personer. I mange tilfeller vil persontilknytning av praksisstillingene være uhensiktsmessig å opprette og oppdatere på grunn av utskiftning av personale på praksisstedet. Velg skillearket Praksis. Fra utforskeren velger du Steder deretter Praksissteder. Åpne det praksisstedet du skal registrere praksisstillinger for. Klikk på + tegnet foran Praksissteder i utforskeren og velg Praksisstillinger. Klikk på knappen Lag nytt objekt (Ctrl+N). 1. Velg Rolle for praksisstillingen. 2. Registrer eventuelt Tittel for vedkommende som skal inneha praksistillingen. Brev til praksisstedet blir gjerne stilet til den registrerte tittelen. 3. Lagre registreringen Praksisadministrasjon Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon

9 Det er ikke nødvendig å registrere personer i praksistillinger for å benytte praksisadministrasjonen I M-STAS. Personer i praksisstillinger Velg skillearket Praksis. Fra utforskeren velger du Stillinger deretter Praksisstillinger, åpne aktuell praksisstilling og klikk på + tegnet foran praksisstillingen i utforskeren. Velg deretter Personer i praksisstilling. Figur 5: Definisjon av personer i praksisstillinger. 1. Hent fram en Person registrert med samme rolle som er benyttet i praksisstilling på praksissted. 2. Registrer personens Aktivitetsstatus i forhold til praksisstillingen, samt eventuelt Notat i forhold til personen i praksisstillingen. Kvalifisert til veiledning i emnekategori For visse typer praksis er det viktig å kunne kombinere veiledere med ønsket fagkompetanse til studenter som skal ha praksis i dette fagområdet. Dette anses som en grunnlagsregistrering. Felles knytningspunkt mellom praksisveileder og studenten i praksis er Emnekategori. Emnet registreres med Emnetype Praksis, og Hovedemne knyttes eventuelt til utvalgt Emnekategori. (se kapittelet "Studieadministrasjon - grunnlagsdata"). Vedkommende veileder registreres via Kvalifisert til til samme begrep. Åpne skillearket Kvalifisert til. 1. I lista til høyre finner du de emnekategoriene som er registrert i M-STAS. Velg blant tilgjengelige emnekategorier, de emnekategoriene personen er kvalifisert til å veilede i. 2. Lagre. Undervisning Her kan du registrere hvilke emnekategorier veilederen underviser i innenfor et bestemt år (skoleår). Eksempelvis registrerer du skoleåret 2000/2001 som Velg skillearket Praksis. Fra utforskeren velger du Stillinger deretter Praksisstillinger, åpne aktuell praksisstilling og klikk på + tegnet foran praksisstillingen i utforskeren. Velg deretter Personer i praksisstilling. Hent fram en Person i praksisstilling. Åpne skillearket Undervisning. 1. Velg hvilket År undervisningen gjelder. 2. I lista til høyre finner du emnekategoriene som er registrert i M-STAS. Velg hvilke Emnekategorier vedkommende underviser i det angitte året. 3. Lagre. Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon 7 - Praksisadministrasjon 129

10 Tilsettingsforhold Hvis institusjonen ønsker å registrere tilsettingsforhold for en veileder i M-STAS, gjøres dette på følgende måte: Velg skillearket Praksis. Fra utforskeren velger du Stillinger deretter Praksisstillinger, åpne aktuell praksisstilling og klikk på + tegnet foran praksisstillingen i utforskeren. Velg deretter Personer i praksisstilling. Hent fram en Person i praksisstilling. Åpne skillearket Tilsettingsforhold. Figur 1.: Registrering av Veileder på praksissted. 1. Hent fram korrekt Tilsettingsforhold for veilederen. 2. Registrer opplysninger om tilsettingsforholdet. 3. Lagre opplysningene Praksisadministrasjon Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon

11 Gjennomføring av praksis I tillegg til grunnlagsregistreringene som er beskrevet tidligere i dette kapittelet, må følgende være gjennomgått før du kan starte gjennomføring av praksis; Registrer praksisperioden Registrer praksisemne (husk emnetype og eventuelt emnekategori) Eventuell oppdatering av emnerevisjon Registrer avviklingen av praksisemne Koble studenter til emneavviklingen Punktene ovenfor er beskrevet tidligere i denne brukerhåndboka. I dette avsnittet blir følgende punkter gjennomgått; Koble Praksissted og Emneavvikling, kollektivt og/eller enkeltvis (Den kollektive rutinen etablerer automatisk koblinger praksissted emne (tidsuavhengig) hvis denne ikke finnes allerede. ErgoEnet anbefaler at du benytter denne rutinen, da den er veldig arbeidsbesparende.) Kopiering av praksissted_emneavvikling (Rutinen overfører data fra en praksisperiode til en annen) Kobling av studenter til praksissteder og tildeling av veiledere Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon 7 - Praksisadministrasjon 131

12 Koble praksissted og emneavvikling Nedenfor er den kollektive rutinen for å koble praksissted og emneavvikling beskrevet. Du også gjøre enkeltvis kobling via følgende valg i utforskeren; Steder + Praksissteder + Emner på praksissteder + Avviklinger. Kollektiv kobling av praksissted/emneavvikling Velg skillearket Praksis. I utforskeren velger du Kollektive praksisrutiner, deretter Kollektiv kobling av praksissted/emne. Under skillearket Definisjon legger du inn kriterier for å begrense utvalget av steder/emner i utvalgsbildet. Figur 6: I definisjonsbildet gjør du utvalg for å begrense henholdsvis avviklinger og praksissteder i shuffelen under skillearket "Valg av steder/emner". 1. Avgrens utvalget av emner gjennom å velge Internavdeling, Studiested, Fra-periode, Hovedemne/Emne og eventuelt Forekomstnummer for emneavviklingen. 2. Avgrens utvalget av praksissteder ved å eventuelt kun ta med aktive steder, samt velge en aktuell Praksisinstitusjon. 3. Der det ikke tidligere er angitt antall praksisplasser for emne (se avsnittet "Emner på et praksissted" på side 128), må du oppgi en default (standard) verdi. M-STAS foreslår Praksisadministrasjon Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon

13 Kobling av steder/emner Velg skillearket Valg av steder/emneavviklinger. Figur 7: Kobling av emneavviklinger og praksissteder. 1. I den øverste shuffelen velger du emneavviklinger. 2. I den nederste shuffelen velger du praksissteder som skal kobles mot de emneavviklingene du har valgt i den øverste shuffelen. 3. Klikk på knappen "Utfør kobling". Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon 7 - Praksisadministrasjon 133

14 Kopiering av emneavviklinger på praksissteder For å slippe å registrere koblingene mellom praksissted/emne for hver ny periode, kan du kopiere fra tidligere perioder. Velg skillearket Praksis. I utforskeren velger du Kollektive praksisrutiner, deretter Kopiering av emneavviklinger på praksissteder. Figur 8: Valg av fra- og " til" periode for kopiering av emneavviklinger til ny praksisperiode. 1. Velg fra- og "til" periode for de avviklingene du vil kopiere. Gjør eventuelt også utvalg på praksisinstitusjon, dersom du vil behandle kun på steder under en institusjon. 2. Velg skillearket Valg av avviklinger for kopiering. 3. Flytt Tilgjengelige emneavviklinger til Valgte emneavviklinger i shuffelen og klikk på knappen "Utfør kopiering". Feltene i en linje leses slik (fra venstre): Eksempel Forklaring DH 99SYH2 SYHJE Studiested for emneavviklingen "Gammel" praksisperiode Hovedemnekode for praksisemnet Emnekode for praksisemnet GULEN Praksisinstitusjonskode Praksisstedskode Praksisadministrasjon Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon

15 Studenter til praksissted - kollektivt Du kan også melde på studenter til praksissteder enkeltvis, se avsnittet "Studenter til praksissted og tildeling av veiledere" på side 136. Velg skillearket Praksis. I utforskeren velger du Kollektive praksisrutiner, deretter Kobling av studenter til praksissted. Under skillearket Definisjon Gjør du utvalg på emneavviklinger for å begrense henholdsvis studenter og praksissteder som er tilgjengelige under skillearket Valg av studenter/steder. Figur 9: Utvalg ved kobling av studenter til praksissted. 1. Gjør eventuelt utvalg på; Internavdeling emneavviklinger under en internavdeling Studiested emneavviklinger under et studiested Fra-periode sett hake og oppgi perioder slik at du kun får med praksisperioder Hovedemne/Emne emneavviklinger under et hovedemne/emne Forekomst emneavviklinger under et gitt forekomstnummer av emneavviklingene. 2. Velg skillearket Valg av studenter/steder. Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon 7 - Praksisadministrasjon 135

16 3. I rammen Studentutvalg kan du velge å ikke vise de studentene som er blitt tildelt praksis på et annet praksissted. Hvis du skal gi mulighet for delt praksis merker du i stedet av for å vise alle påmelde studenter. 4. Flytt de aktuelle tilgjengelige studentene til venstre del av shuffelen. 5. Ved å klikke på de tilgjengelige praksisstedene/emneavviklingene vil du kunne se Antall plasser totalt på sted og Antall ledige plasser. Linjene i rammen for praksissted/emneavviklinger nederst til venstre leses slik (fra venstre); PRAKSISINSTITUSJON PRAKSISSTED PRAKSISPERIODE HOVEDEMNEKODE for praksisemnet EMNEKODE FOR PRAKSISEMNET Studenter til praksissted og tildeling av veiledere Velg skillearket Praksis. I utforskeren velger du Studenter deretter Praksissteder for emneavviklinger. Åpne Praksissteder for emneavviklinger og velg aktuell forekomst. Figur 10: Skillearket Definisjon viser koblingen mellom praksissted_emne og emneavviklingen. Du kan også se Antall praksisplasser og Antall ledige praksisplasser. 1. Velg skillearket Studenter. 2. Fra listen over studenter som er meldt på til dette praksisemnet, kan du fordele studenter til vedkommende praksissted. 3. Velg skillearket kollektive endringer Praksisadministrasjon Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon

17 Figur 2.: Endringer praksissted og tildeling av veiledere. Studenter til veiledere på praksissted kollektive endringer/registreringer I dette skjermbildet gjør du registreringer og endringer for en gruppe studenter, de fleste feltene i rammen "Studentopplysninger" fyller du normalt ut i skjermbildet for enkeltstudenter, se avsnittet "Studentdetaljer i praksisavvikling" på side Velg de studentene du vil gjøre endringer for ved å flytte dem til kolonnen Valgte studenter. 2. I rammen Studentopplysninger kan du velge opplysninger som skal være felles for de valgte studentene. Registrer eventuelt studentenes Klassetrinn og Praksisperiode. Feltene Fra dato og Til dato gjelder for valgte student/er i denne type praksis på dette praksisstedet, feltene kan overskrives. Feltet Antall dager praksis angir antall dager praksis innenfor denne praksisperioden. Oppdater eventuelt feltet for Resterende rapporter. Feltet for fravær oppdateres normalt ikke i denne kollektive rutinen, dette gjøres enkeltvis per student. 3. Under Veiledervalg registrerer du veiledere som skal være felles for de valgte studentene. 4. Når du har satt opp alle felles opplysninger for de valgte studenter, lagrer du opplysningene ved å klikke på "Lagre" knappen i dette vinduet (NB! Ikke standard lagreknapp). Dersom du ønsker å "blanke ut" alle dine valg, klikker du på knappen "Nullstill" og starter eventuelt på nytt fra punkt 1. Merk deg at du ikke kan benytte dette bildet for å fjerne veiledere til studenter. Dette må du gjøre enkeltvis per student, se neste avsnitt. Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon 7 - Praksisadministrasjon 137

18 Studentdetaljer i praksisavvikling Velg skillearket Praksis. Fra utforskeren velger du Studenter, deretter Praksissteder for emneavviklinger. Velg aktuelt praksissted og klikk på + tegnet til venstre for å åpne underliggende elementer under praksissted. Velg Studenter i praksis og åpne skjermbildet for aktuell student. Hvis studenten er registrert via "Praksissteder for emneavviklinger" (den kollektive rutinen) vil en del av feltene være utfylt. Figur 3.: Studentdetaljer under praksissted 1. Registrer eventuelt studentens Klassetrinn og Praksisperiode. 2. Her kan du oppdatere Fra dato og Til dato, datoene gjelder for valgte student/er i denne type praksis på dette praksisstedet, feltene kan overskrives. Du kan også oppdatere Ant. dager i praksis innenfor denne praksisperioden og Resterende rapporter for studenten. 3. Hvis du ikke har tildelt veileder til studenten gjennom den kollektive rutinen, har du mulighet til å gjøre det her. 4. Foreta registrering av fravær i praksis, og hvorvidt praksisforekomsten skal utelukkes fra vitnemål eller karakterutskrifter. 5. Lagre registreringen Praksisadministrasjon Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon

19 Skillearket Registrert praksis Figur 11: Registrert praksis for enkeltstudent. Dette er et rent informasjonsbilde som viser alle praksisperioder for den aktuelle student. Du kan sortere lista etter ett av følgende kriterier; F.o.m. dato, det vil si startdato for de forskjellige praksisperioder denne studenten har fått registrert. Hovedemnekode Veileder (Etternavn, Fornavn) Evaluering av praksis. Evaluering av praksis registreres under emneavvikling. Snarveier + Emneavvikling + Registrering/godkjenning av emnekarakterer. Prosedyren er beskrevet i kapitlet "Eksamensadministrasjon". 1. Registrer enkeltvis eller Dupliser 2. Les korrektur 3. Godkjenn Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon 7 - Praksisadministrasjon 139