Administrasjon av eksamensvakter i FS

Transkript

1 Før vi begynner Når vi kommer inn i FS møter vi hovedmenyen i FS til venstre for FS-symbolet finner vi 14 moduler, som hver omhandler et beslektet sett med oppgaver som kan gjennomføres i FS. En modul aktiviseres ved å klikke med musepekeren på modulnavnet slik at den lille hvite sirkelen foran navnet på modulen blir markert. Øverst i bildet finner vi menylinjen under disse finner du alle kommandoer/bilder/rapporter FS kan tilby, innholdet i menyene bilder/rapporter og rutiner endrer seg avhengig av hvilken modul du befinner deg i. Deretter følger knapperad som endrer seg avhengig av om du er i en rapport eller søker eller registrerer i et bilde. Modulen vi skal bruke heter VURDERING i dette dokumentet er en del tekst uthevet og med skråstrek mellom dette er beskrivelser av veien du må gå for å finne riktig bilde etter modellen modul /meny (/undermeny) /bilde_rapport Når du åpner et bilde for registrering av data finner du knapperaden som vist over dette er knapper som kan hjelpe deg til å komme lettere til de ulike kommandoene i FS. Det vi skal bruke nå er profil dette er innstillinger som gjelder det bildet du til enhver tid er inne i, hvert bilde har hver sin profil som må justeres fra det enkelte bilde. Disse innstillingene sparer deg for mye arbeid, hver gang du skal legge inn ny informasjon i et bilde, kan FS hjelpe deg dersom det er lik informasjon i alle radene. Under finner du opplistet de verdiene som skal legges inn i profilen til bildet under: Feltnavn Prikk i Verdi (husk store bokstaver) Vaktkatkode F INSP ( det er flest inspektører) Institusjonsnr F 194 Faknr F 14 Instituttnr F 16 Gløs Dragvoll Gruppenr F 10 0 Obs! Ny kode for Dragvoll Som du ser i bildet på neste side består dette av 3 deler, i hver del av bildet kan det opprettes nye rader (legges inn ny informasjon), for at du skal legge informasjonen inn i riktig del (f.eks OINSP osv i bildet på neste side) må du trykke med musepekeren i den delen du ønsker å legge informasjon inn i og klikke på venstre musetast. Når vi har markert riktig del av bildet oppretter vi ny rad ved å trykke på knappen ny rad (ctrl+n) på høyre side av knapperaden, alternativ trykker TAB-knappen på tastaturet. Dersom du legger inn en forekomst som viste seg å være feil trykker du på naboknappen slett rad. Vedlikehold av personregister Grunnlaget for bruk av FS i forbindelse med administrasjon av eksamensvakter ligger bildet vurdering/bilder/eksamensbemanning/person_eksamensvakt Jan Sverre Rønning Side

2 I øvre del av dette bildet finner vi ALLE personer som er eller har vært knyttet til NTNU, enten som student, ansatt eller på annen måte. Dette gjør at det ligger svært mange personer i denne tabellen, så for å finne fram til den personen vi ønsker å registrere bruker vi fødselsnummeret. Grunnen til at vi anbefaler dette er at et personnummer (11 siffer) er unikt, slik at vi ikke risikerer å legge inn data på feil person. Knytter vi disse opplysningene til feil person kan det få konsekvenser bl.a i forbindelse med utbetaling av lønn. Ny eksamensvakt Dersom personen ikke finnes i FS, formidles minimum navn og fødselsdato til fshjelp@adm.ntnu.no for innlegging. I øvre del må vi påse at det finnes en oppdatert adresse på personen, og likeledes også et telefonnummer hvor vedkommende kan nås. Navn det er viktig at vi ikke endrer navn på personer derfor ta kontakt med fshjelp@adm.ntnu.no dersom du mener et navn er skrevet feil. Adressen - her benytter vi normalt ikke det øverste feltet, dette er forbeholdt CO-adresser, unntak er spesielle adresser som krever flere linjer. Vi bruker normal sammensetning av store og små bokstaver. Telefonnummer her plasseres alle siffer i det siste feltet. Epost-ekst her kan vi legge inn epostadresse, dette kan være nyttig dersom eksamensvakten ønsker å motta info på epost. Alle brev i FS kan sendes på epost. I nedre del av bildet finner du den informasjonen som gjør en person til en eksamensvakt. Ved å kombinere en person (øvre del av bildet), med en eksamensvakt (nedre del til venstre) opprettes det Side 2

3 en eksamensvakt i tabellen/bildet vurdering/bilder/eksamensbemanning/eksamensvakt dette bildet har vi ingen nytte av så det vil ikke bli kommentert ytterligere. Til venstre i nedre del av bildet finner vi informasjon om hvilken del av NTNU som administrerer eller eier nettopp denne eksamensvakten, det er ingenting i veien for at en eksamensvakt kan administreres av flere enheter, dersom FS brukes for å legge eksamensvaktplanene vil FS påse at samme vakt ikke kan benyttes begge steder på samme tid. Sletting av eksamensvakt Dersom en eksamensvakt ikke lenger ønsker å være det, kan dere slette stedkoden i underbildet, eventuelt sette som inaktiv dersom det er et midlertidig fravær. Vaktkategorien er ikke nødvendig å fjerne. Denne endringen vil ikke påvirke tildelte vakter og avlønning. KODEBRUK: Overinspektør OINSP Inspektør INSP Gløshaugen har stedkode Dragvoll har stedkode Obs! Ny kode for Dragvoll Klargjøre eksamensvaktplanen Når alle eksamensvaktene er på plass, er ikke dette bildet å finne tilbake til dine eksamensvakter på pga av at stedkode ikke finnes i bildet. For å finne de eksamensvakter som knyttet til et gitt sted finnes det et bilde vurdering/bilder/eksamensbemanning/stedtilhørighet_for_eksamensvakter her finner du alle dine vakter ved å søke på din i det tredje og fjerde feltet i stedkoden. (3./4. felt fra venstre, første rad). Dersom det ikke skal gjøres endringer anbefales det å bruke rapporten vurdering/rapporter/eksamensbemanning/eksamensvakter fordelt på sted hvor du denne gang må oppgi alle 4 ledd i stedkoden ( n).. Umulig periode for vaktoppdrag Dersom en eksamensvakt av ulike årsaker ikke kan delta i deler av eksamensperioden bør dette registreres i bildet vurdering/bilder/eksamensbemanning/umulig_periode_for_eksamensvakt. Her registreres det nye rader med fødselsnummer og umulig periode fra til dato, hver vakt kan ha flere umulige perioder (rader) i dette bildet. Dersom det finnes en umulig periode vil du ikke få mulighet til å velge vakten i vaktplanen. Lage vaktplan For å fordele vakter på de enkelte eksamensdager gjøres dette i bildet vurdering/bilder- /eksamensbemanning/vaktplan_med_eksamensvakt Side 3

4 En vaktplan defineres med følgende felter: dato bygning rom fra - til tidspunkt ønsket antall for ulike kategorier (dersom det ikke skal brukes rutine for automatisk fordeling kan denne settes til 0 null) 4 ledd stedkode ( n) For hver dato, rom, starttid opprettes en vaktplan, dvs. at et dato/rom kan brukes flere ganger pr dag. Dette kan være nyttig når en f.eks behøver flere vakter deler av dagen, kan det opprettes en vakt for denne. Likeledes når en har formiddag og ettermiddagseksamen i samme rom. Antall timer skal i størst mulig grad gjenspeile det faktiske oppdraget tilknyttede personer har. Stedkoden styrer hvilke eksamensvakter som skal være tilgjengelige for oppdrag akkurat den vakten. For å søke fram alle vakter i en periode kan filteret periode-søk til høyre i bildet benyttes. Fordele vaktene Når du har en aktivert rad i øvre del av bildet vil det nederst til høyre fremvises de aktuelle eksamensvakter for den valgte eksamensdagen/stedkoden. Dersom det er flere rader enn det som kan framvises kommer det fram en rullesjakt til høyre i bildet. Ved å trykke på pilene her eller dra i vogna i rullesjakten kan du bevege deg opp og ned blant forekomstene i bildet. Dersom eksamensvakten har andre vakter på dette tidspunktet eller har umulig eksamensperiode vil disse være grået ut, komme sist på listen og ikke være mulige å velge. Over listen finnes et datofelt som benyttes for å telle antall vakter og timer en eksamensvakt har hatt siden angitt dato, denne verdien framkommer under henholdsvis A og T foran navnet til vakten. Tips: Hvis du ønsker en annen sortering på vaktene, f.eks antall timer arbeidet, kan du høyreklikke i listen og velge sorter. Da kan du velge sortering ved å flytte ønsket sorteringskriterie fra venstre til høyre kolonne. For å velge en vakt til oppdraget trykker du på pilen til venstre for navnet, i tilfeller hvor vakten allerede har et oppdrag sammen dag, dog som ikke overlapper vil du få en advarsel om at vakten har et annet oppdrag, men du får fortsatt valg om å gi den oppdraget. Side 4

5 I venstre underbilde finner du de eksamensvakter som er gitt oppdrag på den aktuelle vakten, dersom du legger inn en eksamensvakt som du senere ønsker å trekke peker du på aktuelt oppdrag og klikker med venstre musetast, deretter trykker du på knappen slett rad på knapperaden (du sletter da oppdraget, ikke selve eksamensvakten). Alle inspektørene kommer inn i planen med den på forhånd definerte inspektørtype (INSP eller OINSP) ofte vil en OINSP være INSP og omvendt dette kan du fritt endre nederst til venstre i bildet, uten at dette får konsekvenser for vaktens ordinære tilknytning. Melding om tildelt vaktoppdrag Når tildeling av oppdrag for en periode er fullført må vi formidle dette til den enkelte eksamensvakt. I rapporten vurdering/rapporter/eksamensbemanning/brev til eksamensvakt er det lagt til rette for å formidle dette via brev eller epost. Teksten i denne rapporten tilpasses av fshjelp@adm.ntnu.no, ta kontakt for endringer her. Rapporten bestilles for sted ( n), for periode og brevtypenummer, Dragvoll og Gløshaugen har hver sin brevtype i rapporten. Etter at rapporten er kjørt, må det kontrolleres at antall vakter o.l ser rimelig ut, deretter skrives brevene ut og sendes vaktene. Kontroll av utsendte brev til enkeltpersoner kan gjøres i bildet dokument som finnes i vurdering/person/personbilder/dokumentarkiv. Ved tilbakemelding må vaktplanen justeres i.h.h.t dette. På eksamensdagen Før eksamensdagen må det produseres lister over hvilke eksamensvakter som skal ha hvilken type vakt på de enkelte rom, til dette benytter vi rapporten vurdering/rapporter/eksamensbemanning- /vaktplan_for_rom Side 5

6 Denne rapporten kjøres for aktuelt sted, enten for en kortere eller lengere periode, og vil framvise en oversikt over de enkelte eksamensvakters arbeidssted, arbeidstid og status (Kategori) for denne vakten. Denne skal returneres til hovedinspektør ved eksamensdagens slutt underskrevet av OINSP for aktuelt rom som bekreftelse på oppmøte med eventuelle justeringer for endringer av arbeidede timer denne legges igjen til grunn for opptjente timer og avlønning. Etter eksamensdagen Når hovedinspektør mottar listene over antall timer som er opparbeidet, må dette registreres i FS for at det skal være mulig å kjøre lister over lønn og holde oversikt over timebruken. Dette gjøres i et av bildene vurdering/bilder/eksamensbemanning/vaktplan_med_eksamensvakt eller eksamensvaktplan. En oppdaterer antall timer arbeidet, det avlønnes ikke for kveld, så dette feltet behøves det ikke angis noe i. Dato lønningsliste skal ikke oppdateres da denne verdien settes automatisk ved avlønning. Dersom vakter har endret rom i løpet av dagen eller kommet til på annen måte bør dette oppdateres på vaktplanen for å få samsvar med innleverte lister fra eksamensrommet. Dersom vaktplanen i øvre del i bildet samsvarer med det faktisk arbeidede antall timer kan rutinen beskrevet på neste side for å sette antall timer på den enkelte vakt. I så fall vil den manuelle registreringen begrense seg til avvikende timetall i forhold til vakten. Manuelt innlagte verdier vil ikke overskrives av rutinen. Side 6

7 Sette arbeidstid automatisk Rutinen vurdering/rutiner/eksamensbemanning/sette antall timer arbeidet på grunnlag av tid for vaktplan setter det antall timer som er angitt på vakten i bildet vaktplan med eksamensvakt. Her angis ønsket stedkode og datoperiode for oppdatering av antall timer. Resultatet i rapporten bør kontrolleres for å påse at det ikke er avglemt justerte timetall fra listene (pengeliste). Avlønning Når eksamensperioden er avsluttet og alle timeregnskap er oppgjort melder hovedinspektøren inn til eksamenskontoret for utkjøring av lønningsliste til anvisning. Rapporten kjøres for sted og datoperiode. Lønningslistedato må oppdateres når perioden er avlønnet slik at vi kan ha oversikt over hvem som har fått lønn. En må forut for avlønning påse at satsen for inspektørene er oppdatert ihht eventuell endring foretas av fshjelp@adm.ntnu.no. Side 7