UNIVERSITETET I OSLO. Rapport Guide. Purchase Management System. greteohu 10/19/2009

Transkript

1 UNIVERSITETET I OSLO Rapport Guide Purchase Management System greteohu 10/19/2009 Dokumentet inneholder en beskrivelse av rapportfunksjonaliteten i PM og et eksempel på hvordan du kan lage en rapport.

2 Innhold 1. Rapporter - Generelt Søkemuligheter Hvordan lage en rapport Rapporteksempel

3 1. Rapporter - Generelt Rapporter kan brukes til å hente ut informasjon om anmodninger og bestillinger som er utført i systemet. Informasjon kan også grupperes og summeres for å gi et godt oversiktbilde. F.eks. kan du finne ut hvor mye enheten din har bestilt for i en periode, gruppert per leverandør og/eller produktgruppe. Du kan selv bestemme innholdet i en rapport ved å bruke et eller flere tilgjengelige søkekriterier. Når du har laget en rapport kan den lagres for enkelt å kunne kjøres på nytt ved et senere tidspunkt. Det er ikke selve rapporten som lagres, men kriteriene du har valgt for å få frem innholdet i rapporten. Når du på et senere tidspunkt kjører samme rapport kan innholdet i rapporten derfor være forskjellig fra tidligere, basert på søkekriteriene som er brukt. Selve rapporten/søkeresultatet kan overføres til Excel for videre bearbeiding (bestillingslinjenivå). Vær obs på at beløp vises i den valuta som bestillingen er foretatt i, slik at du ikke summerer alle linjer direkte uten å ta hensyn til valuta. 3

4 2. Søkemuligheter 1 Velg organisasjon(er) du vil se transaksjonene for 2 Om du vil se alle underliggende enheter krysser du av her 3 Hvem sine anmodninger vil du se? Her kan du søke basert på hvem som er eier, kontrollør, godkjenner eller innkjøper på anmodningen. 4 Utelukk en del rekvisisjoner ved å fjerne avhukingen Alle. Avbrutt betyr annullerte bestillinger. Lukkede vil synes gjennom Mottatt. 4

5 5 Du kan sette et datointervall for når anmodningene f. eks er opprettet, godkjent, bestilt og 8 andre statuser for å snevre inn søket. 6 Begrens søket til bestillingslinjer innen en produktgruppe. Hak av Inkluder undergrupper dersom du vil ha med undergrupper til valgt produktgruppe. 7 Avgrens søket til katalogprodukter, punchout eller fritekstkjøp 8 Her kan du velge hvilken faktureringsstatus som skal gjelde for bestillingslinjen. Statusen Delvis fakturert betyr at det er foretatt vellykket match på deler av bestillingslinjen. Statusen Ikke fullstendig fakturert tar i tillegg med linjer hvor en match er mislykket slik at faktura er sendt på flyt for manuell match. 9 Begrens søket til bestillingslinjer hvor det er registrert klage ved varemottak. 10 Begrens søket til en gitt posteringsstreng 11 Begrens søket basert på hva som står på linjen i Påkrevd dato - feltet eller faktisk leveringsdato. Bekreftet dato benyttes ikke ved UiO. 12 Rapporten som kommer ut kan dras sammen til å ikke vise alle linjene men for eksempel antall linjer og verdi per leverandør. 13 Basert på de kriteriene du har satt ellers i rapporten kan du her velge hvilke antall og verdier som skal vises på rapporten. Velger du opprinnelig vil opprinnelig bestillingsbeløp bli vist. Velger du mottatt vil verdi og antall av det som er mottatt bli vist. Uansett hva du velger i denne valglisten vil du altså på rapporten få ut de samme linjene, men antall og verdi vil justeres ut ifra statusen du her har valgt. 14 Du kan klikke deg mellom søkekriteriene og rapporten 5

6 3. Hvordan lage en rapport 1. Når du skal lage en rapport, går du til menyvalget Rapporter/Rapporter 2. Legg inn søkekriteriene du ønsker å bruke 3. Hvis du vil gruppere og summere søkeresultatene, velger du alternativet Grupper resultater etter, og velger grupperingskriterier fra rullegardinlisten. 4. Klikk på Søk for å få frem søkeresultatet 5. Dersom du ønsker å lagre rapporten for senere bruk gjør du følgende: a. Klikk på Lagre søk. Et nytt vindu åpnes. b. Hvis du vil opprette en ny rapport, angir du navnet på rapporten i feltet Rapportnavn. Hvis du vil bytte ut en eksisterende rapport, velger du rapporten fra listen. c. Klikk på Lagre. Rapporten lagres under Rapporter/Lagrede rapporter hvor du kan hente rapporten fra når du vil kjøre den på nytt. 6

7 6. Rapporteksempel Du skal lage en rapport for å få sett alle bestillinger for en måned som er bestilt men enda ikke fakturert. 1. Velg Rapporter, Rapporter fra venstre sida i menyen 2. Legg inn kriterier for hvilken informasjon du vil ha i rapporten din: Org.enhet: Velg øverste ønskelige nivå man ønsker rapporten på og huk deretter av for Inkluder delenheter (viktig!) Gjeldende bestillingsstatus: la "Alle" være huket av Handling: Velg "Bestilt" og legg deretter inn perioden. Du får da opp alle ordrer som er laget i denne perioden (basert på bestillingsdato) Kriterier for bestillingslinje: Fakturastatus for bestilling: velg for eksempel Ikke fullstendig fakturert" for å se ordre som er bestilt, men ikke fakturert Tiltak: velg f. eks tiltak

8 b. For å få se resultatet av rapporten velger du Søk c. Du ønsker nå å kjøre rapporten over til Excel for å få bedre oversikt og å kunne jobbe videre med den der. I Excel vil flere felter enn det som vises inne i PM være synlig, og det er på bestillingslinjenivå at informasjon overføres. Hold Ctrl knappen på tastaturet nede og klikk samtidig på ikonet. Hold Ctrl knappen nede helt til Excel er åpnet. 8