Protokoll 01/09. Ingen merknader til innkalling og dagsorden. SAK 02/09 Godkjenning av FS protokoll 07/08 og orientering om AU protokoll 01/09

Transkript

1 Protokoll 01/09 Tid: Tirsdag 11.februar 2009 kl Sted: Tilstede: Adm: Rica Hotell Gardermoen Kristian Haugland, Hanne Østby Granmo, Marit Westerås, Brynjulf Lien, Tonje Granmo, Anne Glorvigen Hanstad, Hilde Karterud, Sverre Rosmo Stine Jakobsson Strømsø og Einar Jørstad. Forfall: Børge Nylund, Børre Thorsø. Sverre Rosmo var ikke tilstedet under sak 01-03/09. Stine Jakobsson Strømsø og Einar Jørstad var ikke tilstede under behandling av sak 08/09. SAK 01/09 Godkjenning av innkalling og dagsorden Ingen merknader til innkalling og dagsorden Innkalling og dagsorden ble godkjent. SAK 02/09 Godkjenning av FS protokoll 07/08 og orientering om AU protokoll 01/09 Ingen merknader til FS protokoll 07/08 eller AU protokoll 01/09. FS protokoll 07/08 vedtatt. AU protokoll 01/09 tatt til orientering. SAK 03/09 Retningslinjer ved arv Forbundsleder Kristian Haugland har foreslått at en prosentandel av arv som forbundet mottar skal gå til NEFs forskningsfond. Administrasjonen og AU har fulgt dette opp og foreslår at 20% av arv som NEF mottar skal gå til forskningsfondet.

2 20 % av arv som NEF mottar gjennom et år skal overførers til NEFs forskningsfond. Dette gjelder med unntak av arv der det er gitt spesifikke betingelser. SAK 04/09 Lokalforeningenes stilling i NEF utvalg og mandat Lokalforeningenes stilling ble diskutert bredt på forbundsstyremøtet i november Forbundsstyret vedtok da at saken skulle opp igjen på første møte i Saken ble behandlet igjen i AU i januar 2009, og det ble lansert en idé om å sette ned et utvalg som skal utrede saken og komme med en anbefaling til forbundsstyret. Forslag til utvalgsmandat, med endringer som følge av diskusjon under FS møtet (01/09), er derfor: Norsk Epilepsiforbund har pr dags dato 42 registrerte lokalforeninger og fylkeslag. Av disse har 21 meldt om aktivitet i 2008 eller De aller fleste lokalforeningene som har aktivitet arrangerer sosiale aktiviteter som medlemsturer, julebord, grillturer etc. Et mindretall bruker tid på interessepolitisk arbeid gjennom for eksempel FFO, eller rådgivning, telefonkontakt etc for sine medlemmer. Det er ikke tvil om at lokalforeninger i de områder de fungerer godt har livets rett. En hel del mottar god hjelp og gode tilbud fra lokalforeningene, og demmer således opp for et behov NEF sentralt ikke klarer å fylle. Utvalget bes å diskutere lokalforeningenes fremtid: 1. Hvordan skal NEF arbeide for å aktivisere passive og aktive lokalforeninger? 2. Hvilke funksjoner skal lokalforeningene inneha? 3. Når skal passive lokalforeninger regnes som nedlagt og hvordan skal en eventuell nedlegging foregå? Hvem skal overta lokal oppfølging av medlemmene? Utvalget tar sikte på å levere sin innstilling til behandling i NEFs forbundsstyre i november Videre er forslag til utvalgsrepresentanter som følger:

3 Leder, Sverre Rosmo, forbundsstyret Medlem, Margit Kongelf, Epilepsiforeningen i Sandefjord Larvik Sekretær, Siri Ifarnæss, NEFs administrasjon Det foreliggende forslag til mandat vedtas. Administrasjonen gis fullmakt til å oppnevne ytterligere et utvalgsmedlem som skal representere gruppen av nyankomne lokale tillitsvalgte. SAK 05/09 Medlemsstrategi Administrasjonen har utarbeidet en oversikt over tiltak som skal inngå i strategien for å øke medlemstallet med 25 %. Tiltakene er utarbeidet på bakgrunn av forslagene fra arbeidsgruppen som jobbet med saken under styreseminaret i Tallinn. På overordnet nivå omfatter tiltakene følgende: øke NEFs synlighet, bedre medlemsfordelene, annonsekampanjen ikke bare kramper, vervekampanje, nydiagnostisert-pakker, jevnlig oppdatering av nettsidene, avholde åpne møter, utsending av skolepakken og evaluering av lokalforeninger. Den nye strategien vedtatt. SAK 06/09 Oppfølging av NEFs arbeids- og strategiprogram NEFs arbeids- og strategiprogram er bestemt at skal være en post på samtlige styremøter, for å få bedre oversikt over tiltak og strategier. For å nå de enkelte mål er det utarbeidet en operasjonalisering. Administrasjonen presenterte en operasjonalisering av arbeids- og strategiprogrammet. Operasjonaliseringen utarbeides av administrasjonen og oppdateres kontinuerlig for at administrasjon og forbundsstyre skal ha oversikt over hvor vi står i de enkelte sakene. Grad av måloppnåelse vurderes fortløpende med avsluttende evaluering ved utgangen av programmets utløpstid. Tatt til orientering.

4 SAK 07/09 Budsjett 2009 Administrasjonen presenterte forslag til budsjett for I budsjettforslaget er det estimert at driftsinntektene vil beløpe seg til i overkant av 7,7 millioner. Med estimerte driftsutgifter rett i underkant av 7,7 millioner gir dette et positivt resultat på kr Av inntektspostene i budsjettet er det knyttet størst usikkerhet til post 3411 som blant annet er prosjekttilskuddet for familieleir. VEDTAK Budsjettet ble vedtatt med følgende endringer: (1) post 8050 reduseres med Dette for å ta høyde for lavere renteinntekter i (2) Administrasjonen justerer utgiftspostene slik at vi får et nullbudsjett. SAK 08/09 Personalsak Annelise Høegh ble etter søknad innvilget et års permisjon fra 01. juli Stine Jakobsson Strømsø har i permisjonstiden fungert som konstituert generalsekretær. I brev datert meddeler Annelise Høegh at hun ønsker å fratre stillingen fra det tidspunkt forbundsstyret måtte bestemme, senest 01. juli AU behandlet saken i sitt møte 26. januar 2009, og anbefaler at forbundsstyret tilsetter Stine Jakobsson Strømsø som ny generalsekretær. Stine Jakobsson Strømsø ansettes i stillingen som generalsekretær med en åremålskontrakt på 3 år, med mulighet for forlengelse, med virkning fra 1.mars SAK 09/09 Stillingsinstruks generalsekretær Det er utarbeidet en ny stillingsinstruks til generalsekretæren, denne erstatter tidligere stillingsinstruks som var lite omfattende og til dels mangelfull på flere punkter. Nytt forslag til stillingsinstruks for generalsekretæren ble vedtatt.

5 SAK 10/09 Orienteringssak Nordisk møte NEF skal avholde Nordisk møte 5.-7.juni i Oslo. Epilepsiforbundene i alle de Nordiske landene er invitert til å delta. Møtet vil bli avholdt på Rica Oslo Hotell. Samarbeidsavtale med NEFU NEFs administrasjon har inngått en samarbeidsavtale med NEFU, som innebærer at NEFUs organisasjonskonsulent nå organisatorisk er underlagt NEFs generalsekretær. Generalsekretæren har personalansvar for NEFUs organisasjonskonsulent, men lønn utbetales fortsatt over NEFUs eget budsjett. Lederkonferanse Årets lederkonferanse avholdes fra september. Dr.Media NEF har blitt tilbudt vederlagsfri visning av promofilm på mange av landets lokale legekontor. Filmen vises nå på legekontorer rundt om i landet. Tatt til orientering SAK 11/09 Siden sist Utsettes til neste gang SAK 12/09 Eventuelt Ingen saker under eventuelt

6 Ref. 11.februar 2009 Einar Jørstad