BtB nettverksmøte. 25.Februar 2009

Transkript

1 1 BtB nettverksmøte 25.Februar 2009

2 2 Agenda 25.februar 2009 BtB Infopakke Statistikker Revisjon/Kontrollrutiner Rutiner ved kjøp over Rammeavtaler - status/fremdrift Systemstatus Rutiner - oppdateringer Praktiske eksempler

3 3 BtB infopakke

4 4 Arbeidsprosesser (1) LØF visjon Verktøy (3) Organisasjon (2) Videreutvikle økonomifunksjonen til å bli Norges mest veldrevne økonomifunksjon innen offentlig virksomhet, for å støtte opp under NTNUs forskning, utdanning, formidling og nyskaping Ambisjonen skal nås ved å heve kvaliteten og ved å strømlinjeforme arbeidsprosessene

5 5 Arbeidsprosesser (1) Planer - delprosjekter Verktøy (3) Bestilling-til-Betaling (BtB): Full utrulling Kontrollaktiviteter Lønn: Ansatte registrerer selv i PAGAweb Utrullingsperiode mars september Prosjekt (BOA): Implementering av BOA-prosessen Nå ut til prosjektledere og prosjektansvarlig (fakultet- og instituttledelse) Tidsplan: Januar Juni 2009 Plan, Budsjett, Oppfølging (PBO): Budsjett- og rapporteringsverktøy LTB (LangTidsBudsjett) Bedre kvalitet - prognoser 2009/2010 og budsjett 2010 Organisasjon (2)

6 6 Anskaffelser Avtaleprosess Bestilling-til-Betaling (BtB)

7 7 Anskaffelser - regelverk Lov og Forskrift om Offentlige Anskaffelser NTNU Styrevedtak av : Målsettinger for anskaffelser Regelverk for anskaffelser Etisk regelverk Grunnleggende regler: Alle anskaffelser > NOK ex mva: SKAL skje gjennom anbudsprosess v/innkjøpsseksjonen Alle anskaffelser > NOK ex mva: Skal konkurranseutsettes Dokumenteres ved Forenklet anbudsprotokoll FØR bestilling sendes Bestiller skal alltid angi om anbud er ok ved kjøp > NOK Godkjenner (BDM) er ansvarlig for at dette er angitt Eneste unntak fra disse reglene: Dekket av gyldig rammeavtale Noen tjenestekjøp v/fou-kontrakter, men skal sjekkes med Innkjøp og dokumenteres

8 8 Hovedgrep ny prosess - BtB Alle bestillinger skal registreres gjennom bestillingssystemet Gjelder både vare- og tjenestekjøp!! Godkjenning i forkant av bestilling Antall bestillere - ca. 100 totalt ved NTNU Attestasjon ved registrering av varemottak Kun bestillerne har attestasjonsfullmakt Automatisk matching av faktura

9 9 Målet et stykke unna.. men positiv økning..

10 10 Tiltak i 2009 Full gjennomføring av ny BtB-prosess Mål 1: snitt 50% innen Mål 2: snitt 70% innen Lederinformasjon Leverandørbrev Tilbakemeldinger til rekvirenter som ikke har benyttet ny BtB-prosess Kontrollrutiner Oppfølging ut fra statistikker

11 11 Hvorfor disse tiltakene? Unngå negativt omdømme Ulovlige direkteanskaffelser Anmerkning / Ikke godkjent regnskap fra Riksrevisjonen Beskyldninger om korrupsjon Oppnå positive effekter, som: Frigitte midler gjennom forbedrede avtaler (mål: 60 mill / år) Bedre kontroll og oversikt over forpliktelser Raskere oppdatering av regnskaper Redusert ressursbruk frigitt til primærvirksomheten Økt profesjonalitet på anskaffelsesområdet Bedre kontrakter

12 12 Etiske retningslinjer - innkjøp ved NTNU Grunnlag: Tjenestemannsloven 20. Forbud mot gaver i tjenesten m.v. NTNU s regler - kortversjonen: Bruk av stilling Tilsatte skal ikke bruke sin stilling til personlig gevinst, men ved sine handlemåter opprettholde og heve respekten for sin stilling og dermed gi et godt inntrykk av NTNU. Inhabilitet NTNUs ansatte skal ikke søke å oppnå fordeler for seg selv eller nærstående personer som gjør at det kan stilles spørsmål ved deres integritet. Forretningsomgang og sosialt samvær Moderate former for gjestfrihet og sosialt samvær hører med til høflig forretningsomgang. Graden av slik oppmerksomhet må imidlertid ikke utvikles slik at den påvirker beslutningsprosessen, eller kan gi andre grunn til å tro det. Gaver og andre ytelser Ansatte må ikke for seg selv eller andre motta gave, provisjon, tjeneste eller annen ytelse som er egnet til, eller av giveren er ment som påvirkning av tjenestelige handlinger Reiser i tjenesten Når leverandører og næringslivet for øvrig tilbyr besøk i private bedrifter, reiser til utstillinger o.l, er det en forutsetning at NTNU dekker utgiftene til reise og opphold. Privat bruk av rammeavtaler Rammeavtaler med leverandører om levering av varer og tjenester til NTNU, skal ikke brukes av tilsatte til privat bruk. Ovenstående gjelder også medarbeidernes nærstående dersom fordelen må antas å ha sin bakgrunn i den tilsattes ansettelsesforhold ved NTNU. Fortrolig og riktig informasjon Fortrolige opplysninger som mottas i forbindelse med tjenesteforhold, skal ikke brukes til personlig vinning. Informasjon som er mottatt fra markedet om tilbud eller tilbydere, skal behandles fortrolig og ikke misbrukes overfor konkurrerende tilbydere. NTNUs ansatte skal opptre i samsvar med god forretningsskikk, ha høy forretningsetisk standard og sørge for likebehandling av leverandører. Hele teksten finnes på denne nettsiden:

13 13 Arbeidsprosesser (1) Spørsmål? Kontaktpersoner: Prosjektleder LØF 2010: Olav Holden - olav.holden@ntnu.no Verktøy (3) Organisasjon (2) Prosessledere: BtB: Kristin Overvik kristin.overvik@ntnu.no Lønn: Inger Talberg inger.talberg@ntnu.no BOA: Lars Gunnar Indreiten lars.gunnar.indreiten@ntnu.no PBO: Trude Bersvendsen trude.bersvendsen@ntnu.no PBO: Turid Vollan Riset turid.vollan@ntnu.no Innkjøp: Helge Mathiesen helge.mathiesen@ntnu.no

14 14 Statistikker

15 15 Statistikk BtB for januar 2009

16 16 Ordrer pr. arbeidsdag Ordrer pr.arb.dag

17 17 Revisjon / kontrollrutiner

18 18 Revisjon - kontrollrutiner Internrevisjon Ernst & Young Avdekket flere brudd på Lov om offentlige anskaffelser Behandles videre i rektorat, dekanmøte og styret Tiltaksplan for forbedringer utarbeidet Riksrevisjonen Avdekket flere brudd på Lov om offentlige anskaffelser Ber om tilbakemelding på hvilke tiltak som blir satt i gang for å unngå slike brudd

19 19 Foreløpig tiltaksplan Innkjøpsseksjonen: Benytte malverk/prosessbeskrivelser + KGV Beskrive interne rutiner for Innkjøpsseksjonen Oppdatering av alle innkjøpssidene på Øk.portalen Lojalitetsoppfølging Enhetene: Infomøter med alle med BDM Leverandørbrev Lage forslag til standardmelding til rekvirenter som ikke benyttet BtB-prosessen Legge ut rutinebeskrivelsene Videregående kurs for bestillere Kontrollrutiner

20 20 Kjøp over Lav terskel Mellom og NOK ex mva Absolutt krav om: Konkurranseutsetting Forenklet anbudsprotokoll Attester: skatt-, mva-, HMS-erklæring Arkivering av dokumentene Aldri kun en leverandør ytterst få unntak Gjelder også alle tjenestekjøp Noen unntak for FoU-tjenester (sjekk med Innkjøp) Forenklet protokoll SKAL legges ved anmodningen Angis også på anmodningen, BDM skal sjekke Kurs i prosess for kjøp over lav terskel i 1.halvår 2009

21 21 Kjøp over Høy terskel Over NOK ex mva Absolutt krav om: Anbudsprosess Kontakt Innkjøpsseksjonen Gjelder også alle tjenestekjøp Noen unntak for FoU-tjenester (sjekk med Innkjøp) Innkjøpsseksjonen gjennomfører prosessen Bruker/rekvirent lager behovsspesifikasjon HUSK: Tilbudsfrister dette kan ta tid!! Ta kontakt allerede i planleggingsfasen På anmodningen skal det vises til anbudsnummeret/rammeavtalen Ikke videresend uten dette BDM skal ikke godkjenne uten dette

22 22 Status Rammeavtaler Februar Helge Mathiesen -

23 23 Oversikt 1. Opsjoner som tas ut 2. Opsjonsperiode utløper Nye avtaler/avtaleområder

24 24 Opsjoner som tas ut: 1 Vare/tjeneste Status Fremdrift Saksbehandler Hotellavtale 4kv. 09 THA Verkstedsmateriell 2. Kv 09 AKR Trykkeritjenester Opsjon ok AKR Kjemikalier Opsjon ok AKR

25 25 Opsjoner som tas ut : 2 Vare/tjeneste Status Fremdrift Saksbehandler Hotellavtale 3 kv. 09 THA ITkonsulenttjenester 4 kv 2009 HM

26 26 Opsjonsperiode utløper 2009 Vare/tjeneste Status Fremdrift Saksbehandler Flyavtale u.arbeid 2kv. 09 THA Hotellavtale u.arbeid Lyst ut THA Elektrotekn. utstyr Oppstart mars 2. Kv 2009 HM Gassavtale u. arbeid Lyst ut AKR Kontorrekvisita u. arbeid 3. kv AS

27 27 Opsjonsperiode utløper 2009 Vare/tjeneste Status Fremdrift Saksbehandler AV-utstyr u.arbeid 3. kv AS Vikartjenester u. arbeid 3. kv AS PC, server og tilbehør u. arbeid 3. kv IBD/Uninett Annonsering u.arbeid 3 kv AS El. energi Oppstart 3. kv kv ØMS/HM

28 28 Opsjonsperiode utløper 2009 Vare/tjeneste Status Fremdrift Saksbehandler AV-utstyr u.arbeid 3. kv 2009 AS Catering u.arbeid 3. kv 2009 AS Vikartjeneste u.arbeid 3. kv 2009 AS Pc/server og tilbehør u.arbeid 2. kv IBD/Uninett Vedlikehold telefonisentraler u.arbeid 3. kv IBD

29 29 Nye avtaler/ Avt. områder Vare/tjeneste Status Fremdrift Saksbehandler Lås og beslag Igangsettes 2-kv 09 IBD og HM Catering u. arbeid 3. kv AS Nettverksutstyr u.arbeid 3. kv IBD/Uninett Alarm u. arbeid 3. kv AS Asfaltering/graving 2. Halvår 09 vakthold 2. Halvår 09

30 30 Systemer v/audun Tellnes

31 31 PM Status Drift: Stabilt system Timeout-tid på server økt fra 40 min til 2 timer (endret 24.02) Planlagte forbedringer i versjon (april-mai): Skjermbilder: større rammer mindre Scrolling Rapporter til Excel: hindre input av spesialtegn (ENTER, TAB) Leverandørliste v/søk: merke hvem som har katalog Rette feil mht kun en trenger å godkjenne Brukergruppe etablert i januar: Avinor, Buskerud Fylkeskom., Bærum Kom., UiO, UiB, NTNU Utveksle erfaringer lære av hverandre Større påvirkningsmulighet overfor systemleverandør Felles, prioritert liste med forbedringsønsker til BasWare

32 32 PM Status (Noen av) forbedringsønsker tatt opp med BW: Kontering: kostnadsfordeling og fleksibilitet Automatisk (%-vis) kostnadsfordeling på hele kontostrengen Større fleksibilitet ved kontering av et antall like varer Leveringsadresser: Søkemulighet (vi har ca 300 adresser) Automatisk nummerering (NTN-nummer) Arbeidsflyt bedre tilpasset rekvirentrollen : Oppsett for bedre skille av rollene rekvirent og bestiller Bedre rapporter: Overordnede rapporter (ikke alt på linjenivå )

33 33 IP Status Rette mangler vedr. matching (pågår) Contract Matching er i test: Periodiske fakturaer: abonnementer, vedlikeholdskontrakter etc. Noenlunde faste beløp pr. faktura Piloter i produksjon i løpet av mars deretter utrulling E-faktura fra leverandører: 30% innen : Tilsvarer ca 3000 fakturaer pr. måned Kortere tid fra leverandør til fakturabehandling. Prioriterer topp 10 leverandører i utrullingen. I gang: VIA Travel og Corporate Express: ca 1000 pr måned SiT Tapir: i mars, ca 1200 pr måned Fortsetter med: VWR, Sigma, Telenor Mobil, DELL..

34 34 Økonomiportalen

35 35 Praktiske eksempler SIT Vikartjenester Konsulenttjenester