Ulike problemsstillinger knyttet til endringer og utvidelse av eksisterende offentlige kontrakter

Transkript

1 NIRF - medlemsmøte 11.februar 2009 Ulike problemsstillinger knyttet til endringer og utvidelse av eksisterende offentlige kontrakter Ingrid Bjerke Kolderup Tema som blir behandlet Grunnleggende prinsipper i regelverket Kontraktens varighet Kan kontrakter forlenges? Hvordan forholde seg til eksisterende leverandører? Påstand: Vi må ha den samme leverandøren Kontakt med leverandør lovlig kontakt smøringkorrupsjon Habilitetsregler

2 Hvorfor anskaffelsesregelverk? EØS-avtalen Økonomisk samarbeid Felles marked De 4 friheter Fri flyt av varer, tjenester, personer og kapital Virkemiddel Nasjonale bestemmelser i lov og forskrift Grunnleggende krav - LOA 5, FOA 3-1 Likebehandling - Ikke-diskriminering God forretningsskikk Konkurranse Forutberegnelighet Etterprøvbarhet Gjennomsiktighet Forholdsmessighet Forretningsmessighet Lederen/ledelsen må ha kunnskap (bevissthet) om de grunnleggende kravene og sette egen virksomhet i stand til å oppfylle kravene, for å kunne hente ut økonomiske effekter gjennom virksomhetens anskaffelser

3 God forretningsskikk Innebærer; Krav om saklig og forsvarlig saksbehandling Normene som ligger i begrepet er inntatt i saksbehandlingsreglene i foa For eksempel i reglene om taushetsplikt, habilitet, opplysningsplikt og regler for gjennomføring av forhandlinger Sikre høy forretningsetisk standard på sin saksbehandling Intern handlingsplikt for oppdragsgiver Lovgiver vil fremheve den grunnleggende norm om at offentlige ansatte ikke skal la seg lede av personlige sympatier el eller med tanke på egen vinning. Ikke misbruker sin markedsmakt Eksempler på brudd på denne regelen vil være, smøring/bestikkelser, vektlegge utenforliggende hensyn, benytte svart arbeid, ikke sikre åpenhet Kravet til konkurranse Plikt til å sørge for at anskaffelser så langt det er mulig baseres på konkurranse Gjelder uansett anskaffelsens verdi Må ha særskilt hjemmel i foa for å gå bare til én Kravet til konkurranse ivaretas ved å la flere leverandører få delta Sørge for effektiv og reell konkurranse i alle faser

4 Kravet til forutberegnelighet Hvorfor? Skape tillit og økt konkurranse ved å gi markedet informasjon om premissene, vilkårene for de prosedyrer som gjennomføres og de beslutninger som tas. Hva skal anskaffes? Hvilket volum og når? Ved å fortelle hva slags konkurranseform Hvordan vil anskaffelsesprosessen forløpe? Hvilke krav stilles til leverandørene? Hvordan vil selve tilbudene bli evaluert? Bare pris eller også andre kriterier? Samsvar med kunngjøring og konkurransegrunnlag GJENNOMFØRE I OVERENSTEMMELSE MED DET VI HAR BESKREVET!!! Kravet til etterprøvbarhet/gjennomsiktighet Krav til etterprøvbarhet ivaretas ved : Dokumentasjon av prosessen Anskaffelsesprotokoll Leverandøren har krav på en begrunnelse på hvorfor de ble avvist, eller ikke valgt mv SKRIFTLIGHET!

5 Hvor lenge varer kontrakten? Loa og foa regulerer anskaffelsesprosessen frem til kontrakt er inngått Utgangspunktet er at kontraktens varighet skal være regulert i kontrakten Tidsbegrenset periode Inntil oppdraget er utført Inntil den sies opp Kontrakten kan ha opsjoner, mulighet for endringsavtaler Vesentlige endringer Hvor lang kan kontraktens varighet være? Utgangspunkt: Det grunnleggende kravet til konkurranse Rammeavtaler skal normalt ikke være lenger enn 4 år For andre kontrakter 4 år? Kontrakten bør ikke være så lang at det i realiteten innebærer at leverandørmarkedet begrenses eller faller bort Plikt til å terminere kontrakter?

6 Kan kontraktene være lenger enn 4 år? Forretningsmessige grunner: Ytelsens karakter Store investeringer for leverandørene rimelig avkastning Store kostnader internt - omstillingskostnader Kan man forlenge kontrakter? Kontrakten selv regulerer det Begrensning: Vesentlig endring Forskriften har bestemmelser: 14-4 f j Varekontrakter: Tilleggsleveranser fra samme leverandør til delvis fornyelse eller utvidelse Teknisk uforenlig el uforholdsmessige store vanskeligheter ved drift og vedlikehold Total varighet på opprinnelig og ny kontrakt normalt ikke mer enn 3 år

7 Kan man forlenge kontrakter? For tjenestekontrakter og b/a Tilleggstjenester og tilleggsarbeider, forutsatt: Forhold oppdragsgiver ikke kunne forutse som er nødvendig for å utføre det som opprinnelig er beskrevet Forhold som oppdragsgiver ikke kunne forutse som gjør det nødvendig å utføre tjenesten el arbeidet Tildeles samme leverandør Den samlede verdi ikke overstiger 50% av den opprinnelige kontrakt Tjenesten el arbeidet ikke kan skilles fra den opprinnelige kontrakt uten vesentlig ulempe eller den er vesentlig for fullføringen Kan man forlenge kontrakter? For tjenestekontrakter og b/a Mulighet til å inngå tilsvarende nye kontrakt Forutsatt samme leverandør Kunngjort sammen med den opprinnelige kontrakten Innen 3 år etter at den opprinnelige kontrakten ble avsluttet

8 Hva er konsekvensen av å forlenge eller utvide en kontrakt uten hjemmel? Det vil være en ulovlig direkte anskaffelse, loa 7 b En ulovlig direkte anskaffelse er en anskaffelse som ikke er kunngjort i henhold til regelverket Man bryter de grunnleggende kravene til konkurranse, forutberegnelighet, forretningsmessighet og etisk opptreden Skyldkrav: Grov uaktsomhet eller forsett Overtredelsesgebyr på opp til 15 % av kontraktens verdi Eksemplet på ulovlig direkte anskaffelser Brudd på kunngjøringsplikten, herunder Oppdeling av anskaffelsen for å komme under terskelverdien Forlengelse eller utvidelse av eksisterende kontrakt uten at det er hjemlet i kontrakten eller foreligger opsjoner om dette Uforsvarlig verdifastsettelse eller feiltolkning av unntak Bruk av andres rammeavtaler Inngåelse av kontrakt etter vedståelsesfristen utløp

9 Påstand: Vi Må ha den samme leverandøren. Hjemmel Foa 14-4 forhandling uten kunngjøring Ytelsen kun kan presenteres av en leverandør av tekniske eller kunstneriske grunner for å beskytte en enerett Dersom særlige forhold som ikke skyldes oppdragsgiver og som oppdragsgiver ikke kunne forutse er umulig å overholde fristene fastsatt i denne forskrift Særdeles fordelaktige vilkår; innstilling av virksomhet, konkursbo Begrunnelse: det er ikke tid til vanlig prosedyre Særdeles fordelaktige vilkår; innstilling av virksomhet, konkursbo Begrunnelse: det er ikke tid til vanlig prosedyre Hvordan forholde seg til eksisterende leverandører i nye konkurranser? De grunnleggende krav til likebehandling, konkurranse, forretningsmessighet, integritet Kravet til likebehandling Mer informasjon Lenger tid til utarbeidelse av tilbud 3-8 Bruk av rådgivere ved utarbeidelse av spesifikasjoner Større aktsomhetsplikt ved hoffleverandører Kravet til forretningsmessighet

10 Hver fjerde sjef lar seg smøre ILLUSTRASJONSFOTO: TRYGVE INDRELID Hver fjerde sjef spiste og drakk på leverandørens regning i fjor - selv om leverandøren forventer gjenytelser Integritet er en viktig egenskap for lederen (ledelsen) Offentlige virksomheter skal opptre med stor integritet slik at allmennheten kan ha tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte

11 Etikk i anskaffelsesregelverket FOA 11-10(1)e/ 20-12(1)e: Oppdragsgiver skal avvise leverandør som er rettskraftig dømt for deltakelse i en kriminell organisasjon eller for korrupsjon, bedrageri eller hvitvasking av penger, og hvor ikke allmenne hensyn gjør det nødvendig å inngå kontrakt med leverandøren. FOA 11-10(2)d/ 20-12(2)d: Oppdragsgiver kan avvise leverandør som i sitt yrke har gjort seg skyldig i alvorlige forsømmelser mot faglige og etiske krav i vedkommende bransje. Etikk i anskaffelsesregelverket LOA 1 Regelverkets formål: å bidra til at det offentlige opptrer med stor integritet, slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte LOA 5 Gunnleggende krav: i samsvar med god forretningsskikk, sikre høy forretningsetisk standard, ikke forskjellsbehandling, objektive og ikkje-diskriminerende kriterier. LOA 7b: Overtredelsesgebyr ved ulovlig direkte anskaffelse FOA 3-7: Habilitet jf forvaltningsloven FOA 3-8: Bruk av rådgivere ved utarbeidelse av spesifikasjon

12 Etikk i anskaffelsesregelverket Tjenestemannsloven 20. Forbud mot gaver i tjenesten m.v. Ingen embets- eller tjenestemann må for seg eller andre motta gave, provisjon, tjeneste eller annen ytelse som er egnet til, eller av giveren er ment, å påvirke hans tjenestlige handlinger, eller som det ved reglement er forbudt å motta. Overtredelse kan medføre ordensstraff eller avskjed. Etikk og etikkens betydning ETIKK skal motvirke forfall HABILIT ET Straffbart NEI TJA JA Korrupsjon Forfallet kommer av seg selv Smøring Relasjonsbygging Informasjonsinnhenting Misbruk av makt som posisjonen gir Mottar/tilbys uberettigede fordeler Avtalen mellom de involverte er hemmelig Noe som gir merverdi for meg som innkjøper utover å gjøre en god jobb for kommunen, økonomisk, følelsesmessig eller praktisk Cornelia Moseid KLP Informasjonsinnhenting er en grunnleggende forutsetning for relasjonsbygging og det er her grunnlaget for uetisk adferd legges

13 Hvor går grensen? Det er lovlig og også forutsatt i regelverket at oppdragsgiver holder seg orientert om markedet Likebehandlingsprinsippet Skillet avhenger av hvor man er i anskaffelsesprosessen Før konkurransen Konferanser, møter, undersøkelser Under konkurransen Frem til tilbudets innlevering Forhandlingssituasjonen Etter at kontrakt er inngått Habilitet 3-7 Habilitet Forvaltningslovens 6 10 Du er inhabil i prosessen dersom din deltagelse er egnet til å skape mistillit Dersom din overordnete er inhabil, er også du det Formålet med regelen er å sikre at alle aktører har tillit til at alle beslutninger i anskaffelsesprosessen er basert på objektive og saklige hensyn Habilitet må vurderes tidlig i prosessen

14