EHÅNDBOK OPPLÆRING OG OPPRYDDING

Transkript

1 EHÅNDBOK OPPLÆRING OG OPPRYDDING LEDERSEMINAR i PSYKISK HELSE OG AVHENGIGHET 15.mai 2019 Kvalitet- og helsefaglig rådgiver Elisabeth Grytten, Stab fag og kvalitet Kvalitetsrådgiver Aslaug Fagernes, Stab fag og kvalitet Spesialrådgiver Merete Jørstad, Barne- og ungdomspsykiatrisk avdeling Spesialrådgiver Heidi Müller-Nilssen, Søndre Oslo DPS

2 BAKGRUNN

3 Historie/bakgrunn Innføring av ny felles ehåndbok i 2010 i OUS etter sammenslåingen Gylden anledning for litt rydding. Prosjektorganisert i klinikk PHA oktober juni 2011 Superbrukere og ressurspersoner Hva skjer etter prosjektslutt? Behovet for rydding oppstår etter hvert på nytt Arbeidet må ha kontinuerlig fokus

4 EHÅNDBOK I DAG - STATUS I KLINIKKEN

5 Deltakere i Fag- og kvalitetsnettverket Avdeling Deltakere Fag- og kvalitetsstaben Elisabeth Aase Grytten (leder) Aslaug Fagernes BUPA Merete Jørstad Berit Sørheim Odd Eigil Rørtveit Jusnes NOR Knut Hattrem Heidi Sageng Cecilie Siegwarth Stine Kilden Kjell Kjærvik DØGN Elsa Grødal Arthur Buhrs Cecilie Celo Andreas Seierstad Marion Bakke ARA Camilla Birkevold Guro Isaksen Eli Kristine Fiksdal Abel SODPS Heidi Müller-Nilssen Maria Løvhaug NDPS (kommer) Akutt Lars Løvhaug

6 Hvorfor ta tak i ehåndbok?

7 Noen føringer for ehåndbok Antall dokumenter skal holdes på et nøkternt nivå Styringsdokumentasjon skal ikke legges andre steder Dokumentene bør legges høyest mulig Dokumentene skal være kortfattede, klare og konsise Ref. Utarbeidelse, bruk og styring av dokumentasjon

8 Noen tall, PR Totalt antall ehåndbok-dokumenter OUS Av disse: totalt antall dokumenter på N Totalt antall dokumenter i KPHA Av disse: totalt antall dokumenter på klinikknivå 93

9 MINI-KARTLEGGING HVOR LIGGER STYRENDE DOKUMENTER OG FAGPROSEDYRER - ET ØYEBLIKKSBILDE FRA TO AVDELINGER OG EN SEKSJON

10 Noen funn Bruk av permer Perm til nyansatte og studenter Prosedyrehåndbok ligger i ehåndbok, men er printet ut og ligger i en perm Bruk av fellesområdet Bemanningsplaner, stillingsbeskrivelser, mottak av ny pasient, arbeidsfordeling, opplæring av nyansatte PDF er fra ehåndbok som er lagret på fellesområdet. Samme dokument i mange versjoner på ulike plasseringer Holdninger Stor variasjon - fra «så flott med opprydding» til «vi orker ikke å bruke ehåndbok.» Der ehåndbok fungerer bra er det ofte ildsjeler og/eller lederforankret

11 Noen funn forts. - suksesshistorie Lederforankret opprydding noen resultat: Ikke skjemaer på fellesområdet Ikke styrende dokumenter på fellesområdet Leder har bidratt i arbeidet med opprydding i ehåndbok I stedet for å gi dokumenter, informeres det om hvor de ligger i ehåndbok Laget leselister (i startgropen)

12 Suksessfaktorer 1. Lederforankring! 2. Oppmerksomhet 3. Struktur ansvar 4. Korte og klare dokument - ikke lærebøker 5. Fjerne alternativer til ehåndbok (som permer etc.) 6. Felles forståelse av hva dokumentstyring er

13 Risikoer ved dagens praksis Pasientsikkerhet Bruk av ikke oppdaterte prosedyrer Vanskelig å vite hvor en finner siste versjon risiko for at klinikere brukere ikke oppdaterte fagprosedyrer Prosedyrer som ikke samsvarer Det utarbeides dokumenter på for lavt nivå uten link til overordnet dokument. Samme tema laget på avdeling/seksjon/enhet er ikke er i samsvar med dokumenter på høyere nivå. Resultat: Dokumenter som skal si det samme gir ulike føringer. Tidstyv - ressurssløsing Mange utarbeider like dokumenter (eks. 8 eksemplarer av ett som kunne vært ett dokument).

14 KORT OM LEDERFUNKSJONALITET I EHÅNDBOK

15 Lederfunksjonalitet Leseliste Oversikt over et antall dokumenter til navngitte brukere Høringsfunksjon Dokumenter på høring i ehåndbok. Svar avgis i høringsdokumentet og er synlig for alle i samme høring og høringshistorikk beholdes Sammenligning av versjoner Før godkjenning se hva som er endret fra forrige versjon Rapporter Statistikk over mapper, dokumenter, leselister

16 EHÅNDBOK VIDERE PLAN

17 Vedtak i klinikkens ledermøte Opplæring: Opplæring i e-håndbok i klinikken gjennomføres i henhold til plan. Ansvar: Fagstaben 2. Kartlegging: Utarbeide forslag til hvilke typer dokumenter som skal ligge på klinikknivå. Utarbeide en overordnet oversikt over antall dokumenter som må sammenstilles til klinikkovergripende dokumenter Ansvar: Fagstaben samt representanter fra fag- og kvalitetsnettverket i klinikken. Frist: Oversikten presenteres og vedtas i klinikkledermøtet 21. august. 3. Avklare struktur for ryddearbeid: Struktur for ryddearbeidet besluttes med utgangspunkt i oversikten over hvilke typer dokument som bør ligge på klinikknivå samt volumet av dokumenter som skal heves til klinikknivå. Klinikkledermøtet beslutter i 28. august 2019

18 Opplæringsplan Målgruppe Kurs/opplæring Tidsbruk Ansvarlig Nyansatte Nye skrivebrukere og godkjennere Gjennomføre e-læringskurs som del av nyansattprogrammet Tilby informasjonsmøter/kurs Hensikt: «sånn gjør vi det hos oss» min. Tydeliggjøres i Nyansattopplæring i Klinikk PHA min Fagstaben Ledergrupper i avd. Tilby opplæring i e-håndbok for ledergrupper - Lederfunksjonalitet 30 min Fagstaben Administratorer på avdelingene (blant annet deltakere i fag- og kvalitetsnettverket) Obligatorisk kurs min. Fagstaben Opplæringen er et supplement til kurstilbud fra nivå 1

19 Rydding i ehåndbok Føring Dokumenter skal ligge på høyest mulig nivå ( jfr. Utarbeidelse, bruk og styring av dokumentasjon) Status Pr. i dag: Klinikken har ca dokumenter, av disse er ca 90 på klinikknivå. Videre Flere dokumenter på klinikknivå

20 Rydding i ehåndbok Innhold Ansvar Frist Kartlegging Utarbeider et forslag om hvilke typer dokumenter som bør ligge på nivå 2. Deretter identifisere hvilke dokumenter som bør sammenstilles til dokumenter på klinikknivå. Fagstaben Presentasjon og beslutning i klinikkens ledermøte 21. august. Opprydding Med utgangspunkt i oversikten over hvilke dokumenter og en kartlegging av volumet av dokumenter som skal heves til klinikknivå, tar klinikklederledermøtet stilling til hvilken struktur ryddearbeidet skal ha. Fagstaben 28. august.

21 Barn som pårørende PHA? Er alle dokumentene nødvendige? NIVÅ 1 Er det dublering av tekst? Er det en rød tråd til nivå 1- dokumentet?

22 Til slutt opplæring, råd og tips ehåndbok Hva Tips og råd Kurs (elæring og klasseromskurs) Veiledere om ehåndbok Dokumentasjon Forsiden på ehåndbok elæringskurs: Lese og finne fram i ehåndboken (finnes i ehåndbok og Læringsportalen) Klasseromskurs (Læringsportalen) På etterspørsel: kurs for ledere Den nye ehåndboken - kort brukerguide for lesebrukere Brukerveiledning - ehåndboken - for skrivebrukere og godkjennere Brukerveiledning for CKEditor - tekstbehandler i ehåndboken for skrivebrukere og godkjennere Brukerveiledning - Hvordan beskrive pasientforløp og andre prosesser i ehåndboken? Brukerstøtte funksjonalitet Brukerstøtte IKT Sissel Ylvisåker og Roar Prydz Christensen Sykehuspartner