Brukerveiledning Kvalitet : dokumentstyring Versjon 1

Transkript

1 Brukerveiledning Kvalitet : dokumentstyring Versjon 1

2 Innholdsfortegnelse Brukerveiledning... 1 Forord:... 3 Godkjenne dokumenter fra kvalitetsforumet:... 4 Generell bruk :... 6 Last inn nytt dokument... 7 Dokumentstruktur... 8 Dokumentegenskaper... 9 Hvordan opprette / redigere Utvalg: Hvordan knytte person til en kategori... 12

3 Forord: Styrte dokumenter er en funksjonalitet i kvalitetsmodulen i Cerum system. Styrte dokumenter er et system der bedriften bygger opp en dokumentstruktur tilpasset sin egen virksomhet. Et eksempel på struktur kan være dokumentstruktur i henhold til ISO 900x samt andre kravdokumenter bedriften er underlagt. I dokumentstrukturen legges dokumenter som blir underlagt et regime med versjonshåndtering. Eksempel på slike dokumenter er rutiner, instrukser, etc. Det er mulighet for å sette opp dokumentutvalg som til sammen utgjør en samling av dokumenter. Et eksempel på et slikt utvalg kan være HMS-Håndbok. Roller: Medarbeider : Har tilgang til gyldige dokumenter, kan lese og akseptere å ha lest dokumentene. Brukeren kan også legge inn nye forslag til dokumenter. Kvalitetsadministrator: I tillegg til funksjonene over har kvalitetsadministrator tilgang til å godkjenne dokumenter. I mestergruppen finnes et kvalitetsforum der utvalgt(e) persone(er) har mulighet til å kopiere dokumenter til medlemsbedriftene. Kvalitetsforum vil laste opp og oppdatere en god del dokumenter. Disse dokumentene vil du se, og bruke, men du må godkjenne dokumentene før du kan ta dem i bruk.

4 Godkjenne dokumenter fra kvalitetsforumet: Gå til Kvalitet -> Nye forslag under styrte dokumenter Trykk på rediger For å se gjennom forslaget, og for å redigere dokumentet. Her kan du for eksempel legge inn egen logo.

5 Etter å ha utført de endringer du ønsker lagrer du dokumentet, og trykker på Godkjenn. Dokumentet plasseres på riktig plass i dokumentstrukturen.

6 Generell bruk : Du har et dokument som du skal ha inn i systemet. Eksempel er rutine for bruk av sag.

7 Last inn nytt dokument Du går da til kvalitet og styrte dokumenter. Du navigerer deg gjennom mappene og finner plassen du skal laste opp dokumentet. I dette eksemplet skal den plasseres i HMS -> 01 Rutiner. Legg inn info og last opp dokumentet. Nå kan du lagre eller Lagre og godkjenn hvis du har rettigheter til det.

8 Dokumentstruktur Hvis vi går til mappenstrukturen og navigerer frem til 11-HMS og 01-Rutiner, får vi en oversikt over dokumentene som ligger under Rutiner. De med bold skrift er godkjente dokumenter, og de med kursiv skrift er dokumenter som ikke er godkjente. Nederst ser vi Rutine for bruk av sag.

9 Dokumentegenskaper Hvis vi trykker på blyanten på dette dokumentet kan man redigere egenskapene på dokumentet samt hvilket utvalg dokumentet skal være i. I dette tilfellet har vi valgt at dokumentet skal tilhøre Rutiner for bruk av maskiner og utstyr. Dette utvalget er tilknyttet kategorien tømrer / lærling. Her kan du se original fil, pdf fil, gyldig fra versjon, forslag, og hvem som har akseptert dokumentet. Du kan også legge til nytt forslag.

10 Hvis vi går på en person ( i dette tilfelle en tømrer ) og trykker på Utvalg styrte dok. Ser du utvalg med flere dokumenter i. Den ene utvalget, rutiner for bruk av maskiner og utstyr, innholder blant annet dokumentet vi nettopp lastet opp.

11 Hvordan opprette / redigere Utvalg: NB! Du må ha spesielle rettigheter for å gjøre dette. For å opprette et utvalg går du til kvalitet -> administrere Utvalg. Her kan du lage ny, eller redigere utvalg. Du kan også velge hvilken kategori utvalget skal være tilknyttet. Dette utvalget vises på kontakt, hvis personen er tilknyttet denne kategorien. I dette tilfellet er utvalget tilknyttet tømrer/lærling. Hvis vi går inn på en person som er tilknyttet kategorien tømrer/lærling ser vi at utvalget er tilknyttet denne personen som har rollen Tømrer.

12 Hvordan knytte person til en kategori Gå til person og velge arkfanen kategorier og trykker rediger. Velg kategori.

13 For spørsmål ta kontakt med kontaktperson i din kjede. Du kan også finne informasjon på