Brukermanual Cerum. Hvordan endre avsenderidentitet på SMS. Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel

Transkript

1 Brukermanual Cerum Hvordan endre avsenderidentitet på SMS

2

3

4 Lykke til med forbedringsprosessene i fremtiden! For support og bestilling av kurs, og evt. Hjelp : Ta kontakt med Cerum på tlf: eller e post: support@cerum.no

5 Brukerveiledning Cerum Avvik Cerum Avvik er utviklet i samarbeid med NIKS AS, som har utviklet filosofien og forbedret metodene over mange år. Filosofien bak Cerum Avvik. Avvikssystemet er basert på den grunnleggende tenkning av det i enhver virksomhet finnes et potensial for forbedring. Dette potensialet viser seg i praksis ved at det oppstår uønskede hendelser som bidrar til konsekvenser i form av ulike typer tap av verdier. Verdiene tapes i form av direkte kostnader til reparasjoner og erstatninger, påvirker inntjening ved at det oppstår oppattarbeid istedenfor produksjon, og ikke minst ved at det oppstår indirekte tap av virksomhetens verdier som omdømme, intern motivasjon og negativ utvikling i forhold til konkurrenter. Disse uønskede hendelsene forekommer som følge av risiko knyttet til prosessene i virksomheten. De kan bare påvirkes gjennom forebyggende arbeid, innrettet målrettet mot det enkelte risikoområde. For å finne fram til dette, og kunne bruke optimalt den interne kompetansen i den enkelte sak, er det helt avgjørende hvordan et avvikssystem fungerer. Med minst mulig arbeid skal en avdekke, analysere årsaker, utvikle tiltak og følge opp virkninger i en kontinuerlig prosess. Om filosofien Avviksbehandling må alltid være basert på en bakenforliggende tankegang. Niks AS har i tillegg til å ha eksperimentert med mange metoder, også basert basis i en amerikansk metodikk som først og fremst er utviklet av forsikringsselskaper, deretter av større selskaper. Mest kjent er Du Pont. Grunnlaget er en styringsform som er blitt kalt for loss prevention eller taps forebygging på lokalt språk. Varianter av dette kan en også finne i begreper som risikostyring og ikke minst i total kvalitetsstyring som er det mest brukte begrepet i dag. Da bygges gjennom å registrere og behandle avvik, etter hvert opp et komplett styringssystem som skal forebygge alle typer tap i prosesser. Dersom analysen av det enkelt avvik gjøres grundig, vil styringssystemet etter hvert blir optimalt, forretningsmessig og miljømessig. Om Cerum Avvik. Systemet er laget for å fungere som en del av kvalitetssystem (internkontroll eller egenkontrollsystem), slik at en kan se for seg at enkelte av kravene i iso 9001 og forskrifter om intern kontroll blir dekket. Systemet er web basert, det vil si at alle i organisasjonen må ha et innlogg som identifiserer dem. I enkelte tilfeller vil det være slik at flere har samme innlogg, for eksempel dersom en har en felles maskin i et verksted, en resepsjon eller lignende.

6 Når en bruker er innlogget vil en bruker ha en av fire ulike roller: Nr Rolle Funksjon 1 Medarbeider Kan registrere avvik innenfor definerte kategorier, innenfor egen avdeling. Kan behandle avviket og registrere dette. Kan laste opp dokumentasjon for å verifisere avviket. Kan lukke avviket før analyse av underliggende årsaker. 2 Leder Samme som medarbeider. Kan analysere avviket og avklare sammenheng mellom utløsende og underliggende årsaker (root causes) Kan laste opp dokumentasjon som verifiserer / bidrar til analysen. For eksempel bilder, rapporter, avviksordre, sikker jobbanalyse (SJA) Kan planlegge tiltak, forplikte medarbeidere innenfor eget resultatområde i forhold til planlagt gjennomført, planlagt kontrollert. Kan i forbindelse med planlegge å gjennomføre tiltak laste opp bilder, rapporter osv, og i tillegg legge til tekst og verifisere både utførelse samt kontroll av tiltakets hensiktsmessighet. Kan skrive ut samlerapport over alle tiltak (på tvers av alle saker) slik at leder kan følge opp gjennomføring. Kan utvikle statistikk over forekomst av avvik. Denne kan forekomme som en egen enkel rapport eller importeres til Excel og der utarbeide diagrammer osv. Kan kun registrere avvik i egen avdeling og ovenfor overordnet. 3 Kontroller Som medarbeider og leder. I tillegg også å registrere avvik hvor som helst i organisasjonen. Det kan være at Kontroller har gjennomført intern revisjon, og kan da i den forbindelse registrere avvik direkte i gjeldende avdeling. Kan utarbeide rapporter på bakgrunn av valgte avdelinger eller hele organisasjonen. (Utarbeide rapporter til bruk i ledelse gjennomgåelse, periodiske rapporter). 4 Administrator Som medarbeider og leder. I tillegg å administrere roller, gi fullmakter og definere kategorier. Kommunikasjon. Når en ansatt registrerer et avvik, går utgår mail til nærmeste overordnede leder. Registreringen er da lukket, og kan ikke endres. Leder kan kun endre / tilføye kategori. Leder blir styrt til å analysere saken. Når dette er utført går mail til den som har registrert saken. Dersom noen har fått ansvar for tiltak blir disse orientert pr mail. De kan i tillegg skrive ut arbeidsordre som

7 beskriver saken, selve tiltaket, frist og samtidig gir anledning til utfører å kommentere utførelse. Når saken er ferdig utført utgår mail til de berørte. Mail som utgår automatisk, kan slås av, fra sak til sak. Systemet gir oversikt og bruksverdi på ulike områder. Systemet vil gi kontinuerlig oversikt over registerte avvik, status i den enkelte saksbehandling, oversikt over tiltak. Enten den enkelte avdeling eller for virksomheten som helhet. Tiltaksplaner kan brukes som underlag for tilsynsmyndigheter og skaper oversikt over hvem som har hvilke oppgaver til enhver tid. En kan skrive ut enkeltsaker og bruke disse dokumentene i for eksempel underlag for AMU, styremøter, overfor kunder eller leverandører. (For eksempel avviksordre / krav om erstatning o.s.v.) En kan skrive ut statistikk som viser utvikling, gjerne satt i sammenheng med mål, og bruke denne informasjonen internt, til styret, overfor kunder, klassifiseringsselskaper eller media. Lønnsomhet. Det kan være vanskelig umiddelbart å oppdage hvor lønnsomt det er å forebygge tap. Dersom en for eksempel lykkes med å forebygge oppattarbeid, vrakprodukter, ventetid eller lignende, tenker en umiddelbart på den direkte utgiften i saken. Dersom en tenker nøye gjennom forholdet, oppdager en at kostnadene vesentlig adskiller seg fra andre kostnader i virksomheten. Eksempel: Dersom en rørlegger i et firma som tjener ca 10 % årlig av investert kapital, må vente i 10 % av tiden, så må vedkommende arbeide 10 timer for å kompensere for tapet av hver time venting. Først etter at dette er innarbeidet begynner lønnsomt arbeid. Gevinsten av å forebygge ventetid vil være betydelig større enn en først antatt. Om en lykkes med dette, avhenger av om en har avdekket de underliggende årsakene og satt i verk forebyggende tiltak. Virkningen av tiltaket vil være kontinuerlig og ikke koste noe i drift i de fleste tilfeller. Innføring av systemet. Det er svært viktig at en før igangsetting i virksomheten gjennomfører en internt avdekking av tap. En kan da kategorisere disse (for eksempel sykefravær, reklamasjonsarbeid, ventetid, vrakproduksjon, osv). En får da en mulighet for å identifisere kategorier som en ønsker øket fokus på fra alle ansatte. I den forbindelse vil det være nytting å bruke bistand dersom en ikke har tilstrekkelig intern kompetanse. En kan da sette mål for ønsket utvikling og sette de ansatte i stand til og registre aktuelle hendelser som påvirker resultatene. Ledere trenger da å kunne analysere tilstrekkelig godt til å avdekke sammenheng mellom hendelse, og den interne mangelen i styringssystemet. Dette er også et nyttig tema for bistand dersom en ikke har intern kompetanse. Vi anbefaler opplæring for ledere, og gjerne informasjon innrettet mot alle ansatte i tillegg. Bistanden gis i form av kurs, veiledning eller intern revisjon. Bistanden utføres av NIKS AS ved Tore Bakkejord.

8 Komme i gang med kvalitetsmodul og Avviksbehandling Trykk på Kvalitet i venstremenyen Hvis du ikke ser Kvalitet i menyen til venstre, finner du Kvalitet under Moduler

9 For å registrere et avvik, trykk på avvik

10 Registrering av Avvik Vi ser her at avviket blir registrert på den avdeling som brukeren er definert under. Så ser vi at avviket kan knyttes til kontakt / leverandør og til et bestemt prosjekt. Gjør man det vil avviket være tilgjengelig fra kontaktkort og / eller prosjektkortet.

11 Se bildet forrige side Velg kategori og underkategori hvis det finnes. Finner du ikke kategorier må dette legges inn av Administrator. MERK: Kategorier settes opp av hver enkelt kunde, Cerum/NIKS kan være behjelpelig med fornuftig oppsett av kategorier. Henvendelse bes gå til Eksemplet i dette avvik er at det er materialer som er skadet. Vi finner ingen hovedkategori skade på material, men skadet material har vel skjedd hos leverandør, under transport eller i produksjon (på byggeplass). Vi har her valgt å legge avviket under kategori leverandør ettersom ingen har skadet dette etter mottak av pakken. Under leverandør finnes en underkategori materialfeil, vi har valgt denne. Avviksbehandlng: Her kan den som registrerer beskrive hva som umiddelbart er utført i forbindelse med hendelsen. Det som umiddelbart er gjort er at det er hastebestilt nye plater lokalt, for å begrense tidssløsing ved venting av ny plater fra hovedlageret noe vi vet tar 3 uker. Vi har også foreslått at det sendes en reklamasjon til leverandør. Filvedlegg: Det er tatt bilde og filen er lastet opp slik at det henger på avviket. Dato: Dato for avvik / uønsket hendelse Registrert av: Vi ser at systemet ser hvem som er pålogget og legger navnet på registrerer inn i avviket. Registrert for: Avvik kan registreres på vegne av andre, men er begrenset av at vedkommende er registrert som bruker av systemet og at bruker tilhører samme avdeling. Knappen Lagre : Lagrer det som er skrevet og valgt i registreringsbildet. Man kan fortsette å registrere avviket. Knappen Lås registrering : Låser registreringen, dvs. at registreringen er sluttført og kan ikke endres. Avviket går til videre behandling hos avd. leder. Knappen Lukk Avviket : Låser og lukker avviket i den forstand at det ikke skal foregå videre behandling av avviket.

12 Brukeren med tilgang til å registrere avvik kan også hele tiden få en oversikt over avvik i avdelingen som er til behandling Ved å trykke på linken print vil en rapport på det valgte avvik presenteres i PDF-format. Dette kan skrives ut hvis ønskelig. Dette er så langt som rollen medarbeideren kan og må benytte Cerum Avvik system. Rapport så langt for dette avviket vises på neste side.

13

14 Analyse av Avvik Denne delen skal være tilgjengelig for rollene leder og kontroller og administrator Som vi ser, ved å søke opp avvik, under menypunktet Behandling finner vi vårt avvik (21) Skadet bunt gipsplater

15 Analysen fullføres og låses

16 Avviket får nå status Tiltaks planlegging og rapporten ser slik ut etter analysedelen

17 Tiltak: I tiltaks planlegging beskrives et eller flere tiltak for å prøve å unngå et slikt tap i fremtiden Tiltak 1 skrives, det settes ansvarlig for utførelse og frist for utførelse av tiltaket. Det settes også hvem som skal kontrollere om tiltaket er utført tilfredsstillende, frist settes også for kontrolleringen. Tiltaket låses! Vi skriver et til tiltak: Egentlig har ikke dette tiltaket noe med den interne forebygging å gjøre, men vi benytter sjansen til å fordele arbeidsoppgaven med å få utført arbeidet med å kreve erstatning for de ødelagte platene. Ved å sende et avvik med tilhørende saksbehandling og dokumentasjon oppdras leverandøren til å behandle dette som et avvik internt i sin organisasjon, og i neste omgang vil vi få en bedre underleverandør. Vi vil kanskje spare oss arbeidet md å utføre reklamasjon i fremtiden

18 Personene som er blitt tildelt ansvar for å utføre tiltakene har nå fått e-post om dette. Utfør tiltak: Tiltakene utføres, eller delegeres til andre. Det kan være at det er behov for å rekvirere/ bestille, for eksempel en, en elektriker, eller andre for å få utført tiltaket. Da kan man kjøre ut en arbeidsordre direkte fra tiltaksutførelsen. I tiltak 2 er reklamasjonsbrevet opplastet som dokumentasjon. I tiltak 1 er den nye prosedyren for mottakskontroll vedlagt

19 Arbeidsordre:

20 Nå er utførelse av tiltakene låst og godkjenning / evt. underkjenning av utførte tiltak kan gjøres. Begge tiltak låses og godkjennes. Nå er det bare å lukke avviket

21 Avviksbehandlingen av dette avviket ser nå slik ut i rapportform

22 Annen rapportering og statistikk: Under meny Rapporter kan det tas frem en Tiltaksrapport. Dette er nyttig for eksempel for å se om det er tiltak som ikke er utført Diverse utvalg og søkekriterier kan velges for tiltaksrapporten

23 Rapporten ser slik ut i PDF-format

24 Under meny Rapporter kan det tas frem en statstikk som viser antall avvik for hver kategori pr. mnd. Lykke til med forbedringsprosessene i fremtiden! For support og bestilling av kurs, og evt. hjelp til kategorioppsett ta kontakt med Cerum på tlf: eller e-post : support@cerum.no

25 Brukerveiledning E postklient.

26 Innhold Brukerveiledning E postklient Sende e post fra kontakt eller prosjekt... 3 Kontakt... 3 Prosjekt... 4 Send e post fra e postklient Vedlegg... 7 Legge til flere vedlegg... 9 innkommende e post Åpne e post Koble e poster til kontakt/prosjekt Generelt Ny e-post Oppdater Slette Flytt Avansert søk... 14

27 Sende e post fra kontakt eller prosjekt Kontakt For å sende e post fra kontakt, går du på kontakten du skal sende e post fra, og velger ark fanen Personer. Du trykker da på e postadressen som er under Epost.

28 E posten genereres ferdig adressert og koblet til kontakt. Skriv noe på emne og hovedteksten og trykk på knappen Send. Prosjekt For å sende e post fra et prosjekt går du på ønsket prosjekt, og velger ark fanen prosjektdeltakere Og trykke på ønsket e postadresse.

29 E posten genereres ferdig adressert og koblet til kontakt. Skriv noe på emne og hovedteksten og trykk på knappen Send. Send e post fra e postklient. Velg kommunikasjonsmodulen.

30 For så å trykke på Ny e post knappen. Nå må man skrive mottaker selv, men når du begynner å skrive, søker e post klienten automatisk i dine kontakter og viser treffene som vist på bildet under.

31 Mailen lagres i sendte elementer Dette er et privat område og e poster som sendes med denne metoden er ikke tilgjengelig i kundesystemet.(denne metoden brukes til private e poster og til småbeskjeder som ikke skal arkiveres for ettertiden) Vedlegg For å legge ved et vedlegg som ligger på PC en trykk Legg til vedlegg ( som vist på bildet under). Du får da opp en knapp som står Browse.. Trykk på den og naviger deg til den fila du vil sende som vedlegg og dobbeltklikke eller merke og trykke åpne

32 Når du har valgt det du skal ha som filvedlegg så vil det se ut som bildet under. Husk og vent til det står 100 % på opplasting av filvedlegg før du sender.

33 Legge til flere vedlegg Hvis du vil legge til flere filvedlegg trykker du bare på ark ikonet som er ved siden av teksten Filvedlegg og da vil du få opp som bildet under. Du kan legge til så mange filvedlegg som du vil. Hvis du trykker for mange gang så er det bare å trykke på søppelbøtten til venstre og den vil forsvinne.

34 innkommende e post Åpne e post Det første som møter deg når du går på kommunikasjon er dette vinduet. Som du ser på bilde over så er nye e poster som du ikke har lest enda, i markert skrift, og de som du har lest i vanlig skrift. For å åpne e posten trykker du på avsender eller emnet. Når du har trykker på e posten, kommer du i visningsmodus, som er vist på bildet under. Koble e poster til kontakt/prosjekt For å koble e post trykker du på Koble knappen som er vist på bildet under. Når du har trykket på den knappen vil dette skjermbilde under vises. Hvis avsenderadressen er registrert på en kontakt eller et prosjekt vil den komme med et automatisk forslag.

35 Hvis du vil koble e posten flere kontakter/prosjekter kan du skrive inn ønskede søkeord under søk Trykk på ønsket kontakt/prosjekt

36 Som du ser på bildet under har jeg valgt kontakt Marius Tester og jeg kan velge hvilken mappe jeg skal koble e posten til (forutsetter at du har opprettet mapper under kontakten) Når du har valgt de prosjektene og kontaktene du vil koble til trykker du på knappen koble epost. Da er e posten koblet til kontakten Marius Tester under mappen E post Generelt På øverste linje har du forskjellige knapper. Ny e-post trykker man for å skrive inn en ny e post.

37 Oppdater Trykker man på for å oppdatere innboksen sin(den oppdaterer seg automatisk også ) Slette Trykker man på hvis man vil slette e post. Man kan også markere flere for å slette mange samtidig(som vist under på bilde) Ved å trykke på avhukningsboksene og deretter sletteknappen. Flytt trykker man på om man vil flytte e poster til spesielle mapper som du selv har opprettet. Trykk på den mappen du vil at e postene skal flyttes til og det skjer automatisk. Som vist på bilde under.

38 I søkefeltet kan man søke på spesielle e poster. Dette er et generelt søk. Som du ser på bilde under har jeg søkt på test da og fikk da opp alle e postene som har ordet test i emne. Avansert søk hær kan du søke mer spesifikt. Man kan søke på e post adresser, emne, dato og innhold.

39 Lykke til med forbedringsprossene i fremtiden! For support og bestilling av kurs, og evt. Hjelp ta kontakt med Cerum på tlf: eller e post: support@cerum.no

40 Brukerveiledning kalender

41 Innholdsfortegnelse Kalender:... 3 Lage avtaler fra kalender Relasjoner Deltakere Repetisjon Varsling.... 6

42 Kalender: Lage avtaler fra kalender. Trykk på kalendermodulen (som vist på bildet under) Trykk på ønsket klokkeslett, (eks 09.00)

43 Du vil da se til dette skjermbilde. Fyll inn møteinformasjon, inviter interne brukere, aktiver sms-varsling, kategori osv. Når du er ferdig trykker du lagre. På venstre side fyller du inn møteinformasjon som tittel, sted, dato osv.

44 Relasjoner. Til venstre kan man velge om møtet har blitt utført eller avlyst. Man kan også søke opp kontakter eller prosjekter. Deltakere. Her legger man til personer fra din bedrift eller eksterne deltakere som skal delta på møtet.

45 Repetisjon. Hær kan man velge om dette møtet skal repeteres. På dette eksempelet skal det gjenta seg mandag torsdag og søndag. Varsling. Hær kan man velge om man skal bli varslet før møtet. På dette eksemplet vil man bli varslet 15 minutter før møtet. Man vil bli varslet på SMS og på e post. De som vil bli varslet er Per Gunnar Planke (Er personen som er innlogget) og Trond Planke.

46 Man kan også velge en fleksibel tidsangivelse. Da velger man Annet under Tidspunkt: og da kan man velge dato og klokkeslett for varslingen. Når man er ferdig velger man Lagre og Lukk.

47 Og da vil man bli henvist tilbake til Kalenderen og møtet står i kalenderen. Hvis man trykker på møtet i kalenderen kommer man til en side der man kan se informasjon og man kan velge å utføre eller avlyse møtet.

48 Under Deltakere kan dere se hvem som er invitert og hvem som har akseptert møte. På dette eksemplet venter vi respons fra Trond og Svein Planke. Under eksterne deltakere Er Bjørn Vidar Eide lagt til. Man ser at han er invitert til møtet på e post.( siden eksterne deltakere sjelden kan logge seg inn på Cerum for å akseptere møtet).

49 Brukerveiledning Kontakt og prosjekt

50 Innholdsfortegnelse Ny Kontakt... 3 Editere kontaktkort... 5 Nytt frittstående prosjekt... 6 Legg til prosjektdeltakere... 7 Legge til person Endre person... 11

51 Ny Kontakt En kontakt kan være en kunde, en leverandør eller en samarbeidspartner. Klikk på kontakt i "Lag ny meny Nå åpnes et registreringsskjema. Fyll inn alle felter. Bla gjennom arkfanene oppe til høyre og legg inn informasjon du innhenter fra kunden. Legg evt. til personer og klikk lagre.

52 Klikk på den gule knappen for å legge til personer. Personer vil senere kunne flettes inn i dokumenter i prosjekthåndboken som person en og person to. Klikk lagre.

53 Kontakten er registrert. Editere kontaktkort Trykk på blyanten på kontaktkortet

54 Gjør endringer og trykk lagre. Kontakten er endret. Nytt frittstående prosjekt Velg prosjekt fra "Lag ny meny Denne måten å opprette prosjekt påvil oftest gjelde feltprosjekter. Prosjekter av typen EAT vil oftest opprettes fra kontaktkort. Fyll inn all informasjon. Bla i arkfanene på høyre side for å legge inn informasjon. Ved å trykke bla gjennom kan du legge inn bilde på prosjektet fra din pc. Når du velger prosjekttype og dokumentfilter velger du hvilke dokumenter som skal være med i prosjekthåndboka. OBS: Prosjekttype står som EAT som standard. Trykk lagre

55 Legg til prosjektdeltakere ved å velge arkfane prosjektdeltakere og velg Ny Kontakt Skriv inn navnet på kontakten du ønsker å legge til som prosjektdeltaker. Trykk søk. Legg til rett kontakt. NB: Dette er kontakter du allerede har lagt inn i kontaktbasen.

56 Nå kommer dette bildet opp. Velg rett person hos kontakten. Velg vis på forsiden om du vil ha info om denne prosjektdeltakeren på hovedinfovinduet. Velg hvilke(n) relasjoner denne kontakten har til prosjektet. Trykk legg til Prosjektdeltakeren legges inn på prosjektet. I dette tilfellet også på forsiden. Nå kan du legge til flere prosjektdeltakere

57 Du kan Opprette et prosjekt fra en kontakt, Da vil all informasjon du ha skrevet inn på kontakten automatisk fylles ut.

58 Her er eksempel på informasjon som flettes automatisk inn. Annet: For å sende e post fra kontaktkortet og prosjektkorte sjekk brukerveiledning for e post. Legge til person Gå inn på kontaktkort. Velg ark fanen person. Trykk på personer og trykk ny person

59 Fyll inn informasjon(navn, adresse, e post, telefon, mobil, fødselsdato)trykk lagre og lukk Personen legges på kontaktkortet. Endre person Gå inn på kontaktkortet. Velg arkfane personer og klikk på navnet til personen du vil endre

60 Trykk på blyanten øverst til høyre og du kan redigere informasjon på personen.

61 Lykke til med forbedringsprosessene i fremtiden! For support og bestilling av kurs, og evt. hjelp til kontakt med Cerum på tlf: eller e-post: support@cerum.no

62 Brukerveiledning opplasting av flere filer i Cerum

63 Innholdsfortegnelse Laste opp flere filer/mapper på kontakt/prosjekt... 3

64 Laste opp flere filer/mapper på kontakt/prosjekt Man går under for eksempel Dokumenter under en kontakt. Så trykker man på lag ny og Last opp flere filer

65 Da vil man få opp dette bildet.

66 Du vil deretter få opp dette bildet Nå kan man ta den filen/mappen man vil ha inn i Cerum og slippe den inni vinduet (hold muspekeren over mappen/filen og hold inne venstre musknapp, flytt muspekeren til Filopplastning vinduet og slipp

67 museknappen). Dokumentene må være lokalt på din pc. Dette gjør man på samme måte som man flytter dokument / mappe på din pc. Når man har gjort det vil det kom opp en oversikt over filene du har bestemt deg for å laste inn i Cerum Som vist på bilde under. Når det er ferdig kopiert ser vinduet helt lik ut som i starten Og da er mappen test kommet inn under dokumenter på kontakten, som vist på bildet under.

68 For å gjøre dette på et prosjekt. Så søker du opp aktuelt prosjekt. Velger hvor denne mappen skal lastes opp (eks Dokumenter ) og gjør det som er beskrevet over. Innstilling av sikkerhetsprotokoll For å kjøre denne funksjonen er det viktig at sikkerhetsnivået på din PC er riktig. Når webområder bruker en sikkerhetsprotokoll, blir informasjon som du angir, for eksempel navnet ditt, kryptert så andre ikke kan lese det. Imidlertid inneholder denne websiden også elementer som ikke bruker denne sikkerhetsprotokollen, f.eks. bilder. Hvis du bruker Internet Explorer 6 eller 7 klikker du Ja i vinduet Sikkerhetsinformasjon for å laste siden som normalt. Hvis du bruker Internet Explorer 8 klikker du Nei i vinduet Sikkerhetsinformasjon for å laste siden som normalt. Hvis du vil hindre at disse meldingene vises i Internet Explorer, går du til Alternativer for Internett, velger kategorien Sikkerhet, klikker sonen Internett og deretter Egendefinert nivå. Under innstillingene Diverse endrer du Vis blandet innhold til Aktiver.

69 Brukermanual Cerum - Byggsøk

70 Du kan opprette byggesøknader direkte fra prosjekt i Cerum ved å koble deg til Byggsøk. Fordelen med dette er at enkelte opplysninger i Cerum vil automatisk bli utfylt i Byggsøk. Du kan også knytte eksiterende søknader sammen med prosjektet i Cerum. For å kunne bruke Byggsøk gjennom Cerum, må du legge ditt Byggsøk brukernavn og passord inn i Min brukerinfo på Cerum. Om du ikke har Byggsøk brukernavn og passord må du bestille dette på OPPPRETTE BYGGESØKNAD FRA PROSJEKT I CERUM Klikk på [Til Byggsøk] og registrer byggesak/søknad. Når du kommer til "Opplysninger om eiendommen", gå tilbake til Cerum. Opplysninger fra prosjektet i Cerum vil bli overført til byggesaken i Byggsøk. Inne i Byggsøk må du gi tiltaket et navn. Klikk så på neste. Fyll ut påfølgende sider med opplysninger helt til du kommer til siden vist under.

71 Nå du har fylt ut alle opplysninger om tiltaket og har kommet hit, må du klikke på Nå må du logge deg ut av Byggsøk Nå må du gå tilbake igjen til Cerum, der vil du finne disse meldingsboksene som vil dukke opp etter hverandre.

72 1. Du har da laget søknaden. 2. For å redigere søknaden i Byggsøk klikker du på Lykke til med forbedringsprosessene i fremtiden! For support og bestilling av kurs, og evt. Hjelp ta kontakt med Cerum på tlf: eller e-post: support@cerum.no

73 Innholdsfortegnelse Oppsett faktura... 3 Lag kategori... 3 Lag artikler... 3 Fakturer fra kontakt... 6 Redigere faktura... 9 Slette åpne fakturaer Lås Faktura / utskrift Registrere betaling... 12

74 Oppsett faktura Før dere kan begynne å bruke Faktura systemet, må det bli satt opp Kategori og Artikkel. Dette gjør dere ved å gå på og. Lag kategori Det første man må sette opp er en Kategori. Gå på arkfane Kategorier Da vil dette bilde under komme fram. På Kategori skriver du navnet på kategorien, og under kan du skrive en beskrivelse av kategorien. Krysset for aktivert/lagerført står automatisk på, og den må kun hukes av hvis du skal deaktivere denne kategorien. Trykk lagre. Lag artikler Når du har laget de kategoriene som du trenger må du opprette artikler. Gå på arkfane ny artikkel. På skjermbilde som vises da må du skrive inn en del informasjon. På art. nr. kommer systemet opp med et forslag. Du kan velge å beholde dette eller skrive noe selv. Art. no. og betegnelse/navn er søkbar når du skal opprette en faktura. Systemet har også mulighet for å registrere en strekkode, men det er ikke nødvendig å fylle ut. NB! For at du skal kan lagre etter at du har fylt ut masse felt, så MÅ det stå noe på regnskapskonto. Hvis du ikke vet hva som skal stå der må du ta kontakt med dit regnskapskontor.

75 Da er vi kommet til Kategorier og detaljert beskrivelse. Type: Her velger du hvilken type kategori dette er. Er det time, eller er det en artikkel. Lagerføres/aktiv: her velger du om den skal være aktiv eller ikke. Tillat brukt som: Abonnement og engangssalg, Dette har ikke praktisk betydning for andre en de som driver abonnement salg. Leverandør: For å legge til en leverandør må du trykke på søk, og søke opp en leverandør. For at en kontakt skal vises i dette søket må den stå som leverandør på kontaktkortet. Under Priser skriver du pris på artikkel. Om du skriver inn pris på 2 plasser regner den ut de andre feltene. Jeg fylte ut Kostpris og Pris (ekskl. mva) og resten fylte systemet ut selv.

76 Spesielle egenskaper gjelder kun for de som driver med abonnement fakturering. På Underartikler, kan du knytte opp en artikkel mot en annen artikkel. For å få til å legge til noe under Underartikler må du lagre først. For så å trykke på blyanten oppe til høyre.

77 Fakturer fra kontakt Finn fram aktuell kontrakt og trykk på arkfanen Faktura For å lage ny Faktura på denne kunden Tykker du på Ny faktura Da Vil du komme til skjermbildet som er under. Her har du forskjellige valg. Kreditnota: Krysse av hvis du skal kreditere en faktura. Dato: Dato for når fakturaen ble opprettet(eller dato for når fristen skal begynne å løpe) Frist: Hvor mange dager har kunden på seg før det blir et forfall. Manuelt forfall: Kan man sette manuelt betalingsfrist. Ref: Referanse på hvem skal mota faktura Vår ref: Referanse fra hvem som har sendt ut faktura. Avdeling: Hvilken avdeling er faktura sendt ut fra. Prosjekt: Hvis fakturaen skal knyttes til et prosjekt, velger du dette her. Tekst: Her kan du skrive in tilleggsinformasjon. Fakturatype: Her velger du om fakturaen skal sendes/betales postal, e-post, avtale, kontant og konto. Trykk Lagre.

78 Etter å ha trykket på Lagre vil denne funksjonen dukke opp. Dette er fakturalinjer. Du kan registrere her hva du skal fakturere. Du vil da få dette bilde. På Product code kan du skrive inn et eksempel og systemet vil finne fram det som er mest sannsynlig. Hvis du har registrert trelast i systemet så kan du søke på trelast. Som du ser på bilde under, vil systemet komme med et forslag (forslag varierer på hva du har registrert i systemet.)

79 Når du har valgt hva du skal fakturer så fyller systemet inn informasjon som vist på bildet under. Trykk lagre.

80 Etter å ha trykker lagre vil faktura linjen vises. Du kan velg å lagre flere fakturalinjer som vist på bildet under. Som vist på bildet kan man da lagre, eller lagre og lås (noen vil kun ha knappen lagre, det er avhengig om hvilke rettigheter du har.) Som du ser på bilde under er det nå en faktura på prosjektet Hakkebakkeskogen (prosjektet vi knyttet faktura til). Det vil også ligge en faktura på kontakten. Redigere faktura For å redigere faktura trykker du på pilen til venstre i fakturavisningen. Da vil du få opp menyen som er vist under. Trykk så på Endre faktura NB! En faktura er kun redigerbar hvis den ikke er låst (altså under Open invoices )

81 Som du ser på bildet under kan du redigere faktura informasjon. For å redigere fakturalinje trykker du på ikonet som ser ut som et ark og en blyant.

82 Slette åpne fakturaer NB! Hvis du sletter en faktura fra et prosjekt, vil også faktura fra kontakten bli slettet. Og hvis du sletter en faktura fra kontakt, som har tilknytning til et prosjekt, vil aktuell faktura bli slettet fra prosjektet også. For å slette en faktura går du på aktuelt kontakt/prosjekt. Finner fram aktuell faktura, og trykk på ikonet helt til venstre for aktuell faktura (ser ut som ei pil som peker nedover) Da vil en meny dukke opp. Trykk på Slett faktura Lås Faktura / utskrift For å låse en faktura på Og velger Lås. på siden av fakturaen.

83 For å få en forhåndsvisning eller skrive ut. Velger du og PDF faktura Registrere betaling For å registrere en betaling, må du gå på den ubetalte fakturaen og velge Registrer betaling i menyen. Da vil dette vinduet komme fram. Her skriver du når du har fått inn pengene på konto under dato. Hvor mye og Hvilken konto den skal inn på. Når du har trykket på lagre vil fakturaen flytte seg til Betalte faktura

84 Lykke til med forbedringsprosessene i fremtiden! For support og bestilling av kurs, og evt. hjelp til kontakt med Cerum på tlf: eller e-post: support@cerum.no

85 Brukermanual Cerum Innstillinger i Cerum for RAPPORTER

86 Om ditt åpningsbilde i Cerum ser ut som under må du gjøre flg. som er vist i bildet under Klikk på Moduler og Moduloppsett Modul Rapporter står sannsynligvis avkrysset og er plassert øverst. Ta bort haken bak Rapporter og Lagre Modul Rapporter har nå lagt seg på nederste linje Sett på igjen haken og lagre Når du nå logger deg ut og inn igjen vil du få tilbake Oversikt som åpningsbilde.

87

88

89

90 Lykke til med forbedringsprossene i fremtiden! For support og bestilling av kurs, og evt. Hjelp ta kontakt med Cerum på tlf: eller e post: support@cerum.no

91 Brukermanual Cerum Slette binding av dokumenter mellom kontakt og prosjekt

92 Du havner da på kontakten, du må så gå tilbake til prosjektet. Nå kan du slette

93 Lykke til med forbedringsprossene i fremtiden! For support og bestilling av kurs, og evt. Hjelp ta kontakt med Cerum på tlf: eller e post: support@cerum.no

94 Brukermanual Cerum Hvordan lage mapper i e postklienten

95 Undermapper i e postklienten må lages i Firefox. 1. Gå inn på Kommunikasjon i venstre marg 2. Gå inn på Meny opp til venstre 3. Klikk på Mapper 4. Klikk på Inbox 5. Klikk på Ny undermappe Lykke til med forbedringsprossene i fremtiden! For support og bestilling av kurs, og evt. Hjelp ta kontakt med Cerum på tlf: eller e post: support@cerum.no

96 Brukermanual Cerum Endre startside

97 Alle brukere er i utgangspunktet satt opp med Oversikt som startside. Dette kan du enkelt endre selv. 1. Gå inn på Moduler i toppen 2. Klikk på Moduloppsett 3. Klikk på pilen som perker oppover slik at den modulen du ønsker som startside kommer øverst 4. Lagre 5. Logg ut og inn igjen Lykke til med forbedringsprossene i fremtiden! For support og bestilling av kurs, og evt. Hjelp ta kontakt med Cerum på tlf: eller e post: support@cerum.no

98 Brukermanual Cerum SMS innboks

99 En SMS som du har fått til din mobiltelefon skal videresendes inn til Cerum og arkiveres der. 1. Åpne SMS-meldingen som du har fått til din mobiltelefon. 2. Sett inn prefixet mhus innboks foran teksten i meldingen og send til Såfremt ditt mobilnummer og e-postadresse er registrert på din bruker i Cerum så vil du få meldingen til din mail i Cerum. 4. Om det står et mobilnummer i fra-feltet så kan det være greit å skrive et navn der. Denne kobles så på samme måte som du kobler en mail. Lykke til med forbedringsprossene i fremtiden! For support og bestilling av kurs, og evt. Hjelp ta kontakt med Cerum på tlf: eller e post: support@cerum.no

100 Brukermanual Cerum Firmaspesifikke linker

101 Linker på kontakt- og prosjektkort kan legges inn på tre nivåer. 1. KJEDENIVÅ : Linker legges inn av kjedeadministrator og vil gjelde for ALLE brukere i Mesterhuskjeden. 2. FIRMANIVÅ : Legges inn av admin i hvert firma og gjelder for alle kontakt- og prosjektkort i eget firma. 3. KONTAKT- OG PROSJEKTNIVÅ : Gjelder bare på aktuell kontakt og/eller prosjekt. Hvordan legge inn linker på firmanivå. For å gjøre dette må du ha tilgang som administrator i ditt firma. 1. Klikk på SYSTEM-knappen. 2. Klikk på Linker 3. Klikk på Legg til 1. Fyll inn Tittel og Url og klikk på 2. Lagre

102 1. Klikk på Navigasjonsmenyoppsett 2. Ved å krysse av her vil linken opptre på ALLE kontaktkort i eget firma 3. Ved å krysse av her vil linken opptre på ALLE prosjektkort i eget firma Lykke til med forbedringsprossene i fremtiden! For support og bestilling av kurs, og evt. Hjelp ta kontakt med Cerum på tlf: eller e post: support@cerum.no

103 Brukermanual Cerum Koble Iphone mot e postklient

104 Lykke til med forbedringsprossene i fremtiden! For support og bestilling av kurs, og evt. Hjelp ta kontakt med Cerum på tlf: eller e post: support@cerum.no

105 Kalender på Iphone.

106 Legg til telefon i Cerum Gå til "min brukerinfo. Trykk på Telefonsynk i venstremeny.

107

108 Trykk legg til telefon. Skriv inn ditt telefonnr, og velg type telefon, i dette eksemplet velger du Apple. Under Modell velger du hvilken Iphone du har. Om du har iphone 4, velger du 3GS (versjon 4 er ikke i listen). Etter at telefonen er lagt til får man opp en liste over servernavn, brukernavn og andre innstillinger som skal inn på telefonen.

109 Skriv dette ned og trykk lukk Gjør følgende sjekkliste (samme som dukker opp om man trykker Synk hjelp. ) Syncronization instructions Innstillinger for ActiveSync på iphone: 1. Velg "Innstillinger" 2. Velg "E-post, kontakter, kalendere" 3. Velg "Legg til konto..." 4. Velg "Microsoft Exchange" 5. Legg inn følgende felter: E-post: din e-postadresse Domene: any Brukernavn: user name Passord: password ( Dette er informasjonen du har skrevet ned ) 6. Trykk "Neste" øverst til høyre på skjermen 7. Legg inn følgende felter: Tjener: api.obexcode.com 8. Velg "Neste" øverst til høyre på skjermen 9. Velg kalender når kan velge datatyper (kun kalender er støttet) 10 Kalenderen kommer opp som en paralell kalender med de andre kalendrene, og påvirker derfor ikke andre kalenderhendelser.

110 Lykke til med forbedringsprossene i fremtiden! For bestilling av kurs, og evt. Hjelp, ta kontakt med Cerum på tlf: eller e-post: support@cerum.no

111 Bruk av integrasjon mellom Cerum Bolig og Standard Online

112 Kontrakter fra Standard online Kontrakter fra standard online finnes tilgjengelig i prosjekthåndboken. Klikk opprett på den aktuelle kontrakten du vil bruke.

113 Kontrakter fra Standard online Nå får du opp et vindu med en informasjonstekst fra Standard online. Klikk opprett dokument for å opprette kontrakten på serveren til standard online

114 Kontrakter fra Standard online Den rød teksten er en kvittering fra Standard Online om for at kontrakten er opprettet hos dem. Klikk på den røde lenken for å navigere over til deres server for utfylling av kontrakten.

115 Kontrakter fra Standard online Nå jobber du deg gjennom kontrakten til du har gått gjennom alle stegene. Klikk neste for hvert steg.

116 Kontrakter fra Standard online Når du har kommet gjennom alle stegene klikker du på fullfør

117 Kontrakter fra Standard online Når denne meldingen kommer opp kan du lukke vinduet og gå tilbake til Cerum

118 Kontrakter fra Standard online Når du er tilbake i Cerum klikker du OK for å oppdatere.

119 Kontrakter fra Standard online Nå ligger den ferdige kontrakten i prosjekthåndboken. Dersom du trenger å redigere kontrakten åpner du den igjen ved å klikke på rediger. Du kobles da tilbake til standard online og fortsetter arbeidet der.

120 Kontrakter fra Standard online Kontrakten legger seg som en PDF-fil under dokumentarkfanen i prosjektet. Herfra kan du feks sende kontrakten på epost.

121 Brukerveiledning for Trend Micro antivirus. Cerum AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel

122 Innholdsfortegnelse Innstillinger i Trend Micro antivirus:... 3 Cerum AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel

123 Innstillinger i Trend Micro antivirus: Cerum AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel

124 Ikke bry deg om SEPCSuite.exe. Cerum AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel

125 Legg till under Godkjente nettsteder. Cerum AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel

126 Sjekk ut vår hjemmeside: Lykke til med forbedringsprossene i fremtiden! For support og bestilling av kurs, og evt. hjelp til kontakt med Cerum på tlf: eller e-post: support@cerum.no Cerum AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel

127 Brukermanual Cerum Innstallere CWS

128 1. Gå inn på intranett og klikk på CERUM og Oppsett (venstre musetast) 2. Klikk på Last ned CWS med venstre musetast 3. Velg kjør fra boksen som kommer opp. 1. Klikk på Kjør på dialogboksen 2. Klikk på Next

129 Her MÅ du endre plasseringen som vist på figur til C:\Cerum\Cws\ 1. Sett også på markering for Everyone 1. Klikk på Next 2. Klikk på Close Lykke til med forbedringsprossene i fremtiden! For support og bestilling av kurs, og evt. Hjelp ta kontakt med Cerum på tlf: eller e post: support@cerum.no

130 Brukerveiledning Legge inn stikkord

131 Aktiv bruk av stikkord kan gjøre det enklere å finne fram til grupper av kontakter/prosjekter i Cerum. Stikkord kan legges inn på to nivåer. Nivå 1 Det er bare kjedeadministrator som kan legge inn stikkord på dette nivået. Disse stikkordene vil opptre for alle brukere av Cerum i Mesterhuskjeden. Vi har valgt å ikke legge inn noen stikkord på dette nivået. Nivå 2 Dette kan legges inn av firmaadministrator, beskrivelse er gjengitt under. 1. Gå inn på Moduler (bare tilgjengelig for firmaadministrator) 2. Klikk på System 3. Klikk på Stikkord

132 Start med å opprette kategori for stikkord. I eksempelet (Byggmester Planke) er det opprette tre kategorier; Kundekategori, Selger, Prosjekttype. Kategorier i grå skrift er opprette på kjedenivå (ikke i bruk). Fortsett med å legge inn stikkordet, velg hvilke kategori du vil ha stikkordet i, marker om det skal være aktivt og om det skal opptre på Kontakt/Person/Prosjekt. Du kan velge alle tre, men det er vel ikke veldig aktuellt! Når du har klikket på opprett så vil stikkordet være tilgjengelig for alle i ditt firma.

133 Hvordan bruke stikkord for å finne igjen kontakter/prosjekter Kontakt Foreta et blankt søk på kontakt I resultatlisten vil man da få opp alle som er avkrysset for søkekriteriet vi har satt.

134 Man kan også gå på rapporet for å få ut listen der.

135 Prosjekt Foreta et blankt prosjektsøk, og legg deretter inn stikkord.

136 Brukerveiledning Kvalitet : dokumentstyring Versjon 1 Cerum AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel

137 Innholdsfortegnelse Brukerveiledning... 1 Forord:... 3 Godkjenne dokumenter fra kvalitetsforumet:... 4 Generell bruk :... 6 Last inn nytt dokument... 7 Dokumentstruktur... 8 Dokumentegenskaper... 9 Hvordan opprette / redigere Utvalg: Hvordan knytte person til en kategori Cerum AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel

138 Forord: Styrte dokumenter er en funksjonalitet i kvalitetsmodulen i Cerum system. Styrte dokumenter er et system der bedriften bygger opp en dokumentstruktur tilpasset sin egen virksomhet. Et eksempel på struktur kan være dokumentstruktur i henhold til ISO 900x samt andre kravdokumenter bedriften er underlagt. I dokumentstrukturen legges dokumenter som blir underlagt et regime med versjonshåndtering. Eksempel på slike dokumenter er rutiner, instrukser, etc. Det er mulighet for å sette opp dokumentutvalg som til sammen utgjør en samling av dokumenter. Et eksempel på et slikt utvalg kan være HMS-Håndbok. Roller: Medarbeider : Har tilgang til gyldige dokumenter, kan lese og akseptere å ha lest dokumentene. Brukeren kan også legge inn nye forslag til dokumenter. Kvalitetsadministrator: I tillegg til funksjonene over har kvalitetsadministrator tilgang til å godkjenne dokumenter. I mestergruppen finnes et kvalitetsforum der utvalgt(e) persone(er) har mulighet til å kopiere dokumenter til medlemsbedriftene. Kvalitetsforum vil laste opp og oppdatere en god del dokumenter. Disse dokumentene vil du se, og bruke, men du må godkjenne dokumentene før du kan ta dem i bruk. Cerum AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel

139 Godkjenne dokumenter fra kvalitetsforumet: Gå til Kvalitet -> Nye forslag under styrte dokumenter Trykk på rediger For å se gjennom forslaget, og for å redigere dokumentet. Her kan du for eksempel legge inn egen logo. Cerum AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel

140 Etter å ha utført de endringer du ønsker lagrer du dokumentet, og trykker på Godkjenn. Dokumentet plasseres på riktig plass i dokumentstrukturen. Cerum AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel

141 Generell bruk : Du har et dokument som du skal ha inn i systemet. Eksempel er rutine for bruk av sag. Cerum AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel

142 Last inn nytt dokument Du går da til kvalitet og styrte dokumenter. Du navigerer deg gjennom mappene og finner plassen du skal laste opp dokumentet. I dette eksemplet skal den plasseres i HMS -> 01 Rutiner. Legg inn info og last opp dokumentet. Nå kan du lagre eller Lagre og godkjenn hvis du har rettigheter til det. Cerum AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel

143 Dokumentstruktur Hvis vi går til mappenstrukturen og navigerer frem til 11-HMS og 01-Rutiner, får vi en oversikt over dokumentene som ligger under Rutiner. De med bold skrift er godkjente dokumenter, og de med kursiv skrift er dokumenter som ikke er godkjente. Nederst ser vi Rutine for bruk av sag. Cerum AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel

144 Dokumentegenskaper Hvis vi trykker på blyanten på dette dokumentet kan man redigere egenskapene på dokumentet samt hvilket utvalg dokumentet skal være i. I dette tilfellet har vi valgt at dokumentet skal tilhøre Rutiner for bruk av maskiner og utstyr. Dette utvalget er tilknyttet kategorien tømrer / lærling. Her kan du se original fil, pdf fil, gyldig fra versjon, forslag, og hvem som har akseptert dokumentet. Du kan også legge til nytt forslag. Cerum AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel

145 Hvis vi går på en person ( i dette tilfelle en tømrer ) og trykker på Utvalg styrte dok. Ser du utvalg med flere dokumenter i. Den ene utvalget, rutiner for bruk av maskiner og utstyr, innholder blant annet dokumentet vi nettopp lastet opp. Cerum AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel

146 Hvordan opprette / redigere Utvalg: NB! Du må ha spesielle rettigheter for å gjøre dette. For å opprette et utvalg går du til kvalitet -> administrere Utvalg. Her kan du lage ny, eller redigere utvalg. Du kan også velge hvilken kategori utvalget skal være tilknyttet. Dette utvalget vises på kontakt, hvis personen er tilknyttet denne kategorien. I dette tilfellet er utvalget tilknyttet tømrer/lærling. Hvis vi går inn på en person som er tilknyttet kategorien tømrer/lærling ser vi at utvalget er tilknyttet denne personen som har rollen Tømrer. Cerum AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel