mai 2011 Tiltak Ansvar Frist Risikonivå Referanse- Nummer Divisjonsdirektør Avdelingssjef 30/6-11

Transkript

1 Handlingsplan for implementering av anbefalinger etter intern revisjon av intern styring og kontroll av det pasientadministrative arbeidet i Sykehuset Østfold HF 1 gjennomført av konsernrevisjonen HSØ i perioden oktober til desember 2010 FELLES SØ Nr 1. Sikre forankring av styring og kontroll av det pasientadministrative arbeidet på alle nivåer 2. Sikre kontroll og oppfølging av restanser av ikke godkjente dokumenter og ikke sendte dokumenter i Dips Sikre kontroll og oppfølging av restanser på ventende uten ny kontakt i Dips, og pasienter med lang ventetid Tydeliggjøre ansvar og roller knyttet til det pasientadministrative arbeidet overfor underordnede linjeledere og inkludere dette i funksjons- og arbeidsbeskrivelse Oppnevne personer og stedfortreder med definert ansvar for ventelister, inkludert rydding og rapportering Uttak av rapporter hver 14. dag for ventende uten ny kontakt, pasienter med lang ventetid, ikke sendte dokumenter og ikke godkjente dokumenter Definere ansvar for hvem som skal kontrollere og følge opp restanser av ikke godkjente dokumenter Revidere eksisterende rutine for oppfølging av restanselister i Dips Iverksette autosignering av ikke signerte blodprøvesvar i Dips er Juridisk rådgiver Klinisk IKT Analyseavdelingen 1 Systembegrepet benyttes her i relasjon til alle deler av det pasientadministrative arbeidet knyttet til henvisninger, dvs fra mottak av henvisningen til spesialisthelsetjenesten til all aktivitet knyttet til vurdering, utredning, behandling og oppfølging i spesialisttjenesten er avsluttet 1

2 3. Sikre kompetanse for alle funksjoner som arbeider i Dips 4. Sikre at medarbeidere som bruker Dips har tilstrekkelig brukerkompetanse 5. Sikre ledelse helt ut til seksjonsnivå mål og resultatoppfølging 6. Sikre at prosedyrer og brukerveiledninger knyttet til det pasientadministrative arbeidet er oppdatert og blir gjort kjent Utarbeide kompetansekrav med tilhørende opplæringsplaner Sikre at medarbeidere gjennomfører E-læringskurs i DIPS i forkant av ansettelse Opplæring i regi av SØ komptansesenter/klinisk IKT hver 14. dag Tilrettelegge for periodisk opplæring av nyansatte, vikarer og faste ansatte 3.3 Utarbeide klare og tydelige mål for den pasientadministrative prosessen Gjennomføre risikovurderinger for å identifisere og håndtere risiko på avdelings- og seksjonsnivå Utarbeide operasjonelle handlingsplaner på alle nivåer med tiltak for å sikre måloppnåelse Overordnede ledere etterspør resultater Overordnet ansvar for prosedyrer og brukerveiledninger på foretaksnivå i forhold til Dips tillegges klinisk IKT-senter Lokale prosedyrer og brukerveiledninger (enhetsnivå) revideres og gjøres kjent i henhold Klinisk IKT senter Kompetansesjef Systemeier 30/ / /9-11 2

3 7. Sikre at medarbeidere med ansvar/roller i Dips har rett kompetanse, tilgang og brukerrolle i forhold til funksjon og arbeidsinstruks 8. Sikre at medarbeidere og leder benytter avvikssystemet aktivt til forbedringsarbeid til gjeldende rutiner for dokumenthåndtering Gjennomgang av ansattes tilganger definere type tilganger Avslutte tilganger når en ansatt avlutter arbeidsforhold eller endrer brukerrolle internt i SØ - Rutiner for å melde fra til Sykehuspartner når ansatte endrer arbeidssted eller slutter Informasjonsoverføring til avdelingssjefer/seksjonsledere vedrørende gjeldende rutiner for tilgangsstyring i Dips Meldekampanje utarbeide eksempler på hva som regnes som avvik/uønsket hendelse knyttet til det pasientadministrative arbeidet Adm.direktør Systemeier IKT-avdelingen er 31/ Sikre at henvendelser og feilmeldinger som rettes til ressurspersonell eller klinisk IKT senter fanges opp og benyttes til forbedringsarbeid Sikre at ledere har tilstrekkelig oversikt over det pasientadministrative arbeidet, slik at de med rimelig sikkerhet kan si at de har styring og kontroll Utvikle et helhetlig meldesystem for avvik og forbedringsområder knyttet til det pasientadministrative arbeidet Utvikle sjekklister og relevante kvalitetsmål knyttet til det pasientadministrative arbeidet som et hjelpemiddel for ledere 31/12-11 i samarbeid med Klinisk IKT-senter og analyseavdelingen 3

4 11. Sikre læring på tvers av avdelinger og divisjoner i SØ 12. Sikre at ansvarlige behandlere (vurderingsansvarlige) er pålogget med egen ID når henvisninger vurderes og registreres i Dips 13. Sikre at pasienter med rett til prioritert helsehjelp kontaktes og informeres om sine rettigheter dersom den fastsatte individuelle behandlingsfristen ikke kan oppfylles eller er brutt 14. Sikre at pasienter med behov for helsehjelp får informasjon om reell ventetid ut i fra kapasitet Benytte data til forbedringsarbeid Gjennomføre risikovurderinger knyttet det pasientadministrative systemet Gjennomføre interne revisjoner Utarbeide sjekklister/ egenvurderingsskjema som er knyttet til konsernrevisjonsrapporten med spesielt fokus på kritiske områder påpekt i rapporten Rapporten diskuteres og saksbehandles på alle ledernivåer og i kvalitetsutvalget Tydeliggjøre hvilket ansvar den enkelte har for hva som dokumenteres og loggføres i Dips Leder er ansvarlig for at den enkelte vurderingsansvarlig selv logger inn i Dips Utarbeide ny prosedyre for informasjon til pasienter som ikke kan få oppfylt individuell behandlingsfrist med alternative tiltak i forhold til nødvendig helsehjelp Behandlere gjøres kjent med reell ventetid for å kunne sette rett ventetid for når behandling/ utredning kan starte for pasienter Adm.dir Ansvarlige ledere Gjennomført 4

5 15. Sørge for at kontrollpasienter som står på ventelisten kalles inn til rett tid uten rett til prioritert helsehjelp Pasienten blir informert om reell ventetid i første brev Sette opp ny time direkte for pasienter som skal til videre kontroll og oppfølging Følge opp ventelisten og hente ut data på kontrollpasienter med tentativ måned ukentlig for å sikre at pasienten får time innen angitt tid Behandler/sekretær 30/9-11 5