HELIOS 4. Quick Guide Sandefjord Mail: Tlf.: Faks:

Transkript

1 HELIOS 4 Quick Guide

2 Velkommen til Helios 4 veiledning. Veiledningen er en introduksjon til Helios 4 menynavigasjon, bruk av snarveier og linker, vedlikehold av kartoteker, normal bruk av ordrebildet og generell kundeoppfølging. Generelt om denne Quick Guiden: Tegnene [ ] henviser til en tast. F.eks. [F9] = trykk på funksjonstasten F9 [V] = trykk på bokstavtasten V eller v Når noe står med Fet skrift, er det et menypunkt eller en funksjon. Når det i en meny er en bokstav med strek under, betyr dette at man kan taste den markerte bokstaven for å starte funksjonen. Start av Helios-avsnittet er meget detaljert, da det er en del grunnleggende funksjonalitet som virker på samme måte i hele Helios. Dersom du ser dette ikonet: - så angir dette en smart snarvei i systemet. Denne boksen brukes til å vise tilleggsmuligheter i Helios, som ikke er påkrevet for å kunne fullføre en operasjon i programmet, men snarere en beskrivelse av noe som man kan få god bruk for.

3 Start av Helios... 4 Menysystemet... 7 Helios hovedmeny... 7 Undermenyer... 9 Funksjonstaster og verktøysknapper i Helios Verktøysknapper i Helios desktop Tastatur-funksjoner og tilsvarende verktøysknapper Verktøysknapper i ordrebildet Verktøysknapper i kassekladden Samlet oversikt på verktøysknapper Opprettelse av faste kartoteksdata Legge inn firmaopplysninger Opprette kunder: Opprette kundens bil: Opprette varer: Grupper redigere eller opprette Bruk av ordrebildet Opprette Ordre (åpen ordre) Opprette Tilbud Lage kreditnota (kreditfaktura) Hvordan kreditere en bestemt faktura ELLER rette opp en feil på utskrevet faktura Skrive ut formular (Eller: å skrive ut original faktura igjen) Fakturering til forsikringsselskap Linker - sparer deg for tid og arbeid Norsk Bildelkatalog Kundeoppfølging og rapporter Registrere innbetalinger fra kunder Utskrifter som gir oversikt og kontroll over utestående beløp hos kunder Renteberegning på utestående beløp Purrebrev til kundene... 46

4 Start av Helios Kjører du Helios på en egen server eller eks. på NotaPlan ASP Server, må du først koble deg opp mot denne. Helios startes med et dobbeltklikk på Helios ikonet.

5 Helios starter med et velkomstbilde - klikk for å komme til adgangskontroll. Tast Brukernavn samt evt. Passord, klikk på Ok eller [Enter] Nå starter Helios desktop og firmamenyen vises Trykk [v] eller klikk på "Velg firma", eller bruk piltaster (på tastaturet) for å velge og trykk [Enter] (du finner raskt ut hvilken metode du foretrekker å bruke).

6 For å velge et annet firma enn vist, skal du klikke på linjen med Velg riktig firma, og trykk på [Enter] eller klikk på OK knappen. For å avbryte, kan du trykke [Esc] eller klikke på Avbryt knappen. Merk: Ikonet betyr at det finnes en valgliste tilgjengelig. Listen vises ved å klikke på ikonet og du velger så det ønskede valg ved å klikke igjen. Helios starter da opp og stiller seg i Hovedmenyen for det aktuelle firma.

7 Menysystemet Helios hovedmeny Noen menyer har undermenyer som kommer frem etterhvert som man velger punkter. Derfor er det 3 kolonner Hovedmenyen. Det kan navigeres med Mus + klikk, Piler eller de understrekede _ bokstaver. Menyvalgene Salg/Ordre/Ordre kan velges på disse 3 alternative metoder: Metode 1) Klikk på Salg

8 Ny Meny vises i den midterste kolonnen. Klikk på Ordre Ny meny vises i den høyre kolonnen. Klikk på Ordre igjen. Og funksjonen startes. Metode 2) Velg ønsket menyvalg med [Pil] og trykk [Enter] Metode 3) Trykk [S] [O] [O] etter hverandre, og funksjonen startes. Det kan brukes store eller små bokstaver (uten betydning).

9 Undermenyer. Det finnes også undermenyer i Helios. Her velges den ønskede undermeny med musen ved å klikke på ønsket liste eller med [Pil] og [Enter]

10 Funksjonstaster og verktøysknapper i Helios Verktøysknapper i Helios desktop Ikon Beskrivelse Hjelp må p.t. hentes på under Support Marker Klipp Kopier Sett inn Angre Verktøy Hovedmeny - viser firmamenyen Verktøy har en undermeny som gir adgang til forskjellige oppsetninger, avhengig av fra hvor den aktiveres. Innstilling: Her tilpasses skjermbilder Nullstille brukerliste: Om behovet oppstår Sortér registre: Om behovet oppstår Gjenoppbygg saldi: Om behovet oppstår Om HELIOS: Viser velkomstbilde med systemopplysninger Innstillinger: er det eneste av disse valgene du kan starte når du er inne i Helios (dvs. har valgt ditt firma og er i Hovedmeny ). De andre kan bare aktiveres før Hovedmeny i Helios er startet.

11 Tastatur-funksjoner og tilsvarende verktøysknapper Tast(er) Ikon Beskrivelse Tabell 1 F1 F2 F3 F4 F5 F6 F7 F8 F9 F10 F11 F12 Esc Benyttes ikke p.t. Liste/Søking Lagre/Godkjenn inntasting Hent data Gjenta verdien fra forrige felt / feltet rett ovenfor. Åpner opp et kartotekskort for å redigere den aktuelle posten du står på. Notatfelt/Kommentar Tilføy Sett inn Slett Benyttes ikke p.t. Benyttes ikke p.t. Avslutt/Avbryt Første post [PageUp] [PageDown] Forrige post Neste post Siste post Liste Vis kort (kartotekskort) Kontakter Tilføy Brukes til listeutskriving Gjenta forrige kriterier Fyller ut boksen med de sist brukte opplysningene

12 De neste avsnittene viser resten av verktøyene som finnes i Helios. Det er tilfeldig hvilke funksjoner som vises. Verktøyene har samme virkemåte uansett hvilken funksjon de finnes i. Verktøysknapper i ordrebildet Linje 1 Linje 2 Her er det 2 forskjellige verktøyslinjer. Linje 1 Under og på neste side er det en forklaring til de verktøysknapper som er i verktøylinje 1, og som ikke er omtalt i Tabell 1 på forrige side. Ikon Beskrivelse Kopier ordre/faktura til ny åpen ordre * Ikke i bruk i norsk versjon* * Ikke i bruk i norsk versjon*

13 Start registrering av bilsalg Lakkmodul - * Ikke i bruk i norsk versjon* Start tidsregistrering Bildehåndtering (for den aktuelle bil i ordrebildet / bilkartoteket). Viser rapport over dekningsbidrag ordre/faktura Funksjonen åpner en undermeny til forhåndsvisning av ordre/faktura. Linje 2 Under er det en forklaring til verktøy som er i underopplysningene, og som ikke er omtalt i Tabell 1 (på de 2 foregående sider). Ikon Beskrivelse Hopp til første linje på ordre Hopp til siste linje på ordre * Ikke i bruk i norsk versjon * Hent linjer fra kjøpsordre Kopiér fra feltet ovenfor Hent servicenumre Merk: Hvis du er ferdig med å taste inn i ordrehodet (øvre del av ordrebildet) - kan du trykkke [Ctrl]+[Enter]. Markøren vil da hoppe ned fra ordrehodet (hovedopplysninger) og ned til ordrelinjene (varelinjene). [Ctrl]+[PageUp] blar tilbake i ordrekartotek til den forrige ordre/faktura for den gjeldende kunde. [Ctrl]+[PageDown] blar fram i ordrekartotek til den neste ordre/faktura for den gjeldende kunde.

14 Du må bruke musen og klikke for å komme fra fane til fane. F.eks. fra Generelt til Diverse: Verktøysknapper i kassekladden Her er det nye verktøysknapper: Se neste side for nærmere beskrivelse på disse.

15 Under er det en forklaring til de nye verktøy som ikke er omtalt i Tabell 1. Ikon Beskrivelse Vis posten som kartotekskort Vis posteringer. Hvis kontonummer er utfylt, vises en liste over de posteringer som er åpne på det gjeldende kontonummer. Hvis det er en innbetaling, hvor det er flere åpne poster, kan de velges i valgboksen Tag til venstre. Se figur 2. Vis poster sortert på forfallsdato. Avhengig av reskontro type; viser ordreoversikt Vis avtemmingsrapport. Inkluderer kun de hovedbokskonti som er avkrysset i feltet Avstem i kontoplanen. Figur 2 Merk: Hvis du er ferdig med å taste inn på linjen, kan du trykkke [Ctrl]+[Enter] for å hoppe til ny posteringslinje. Dette vil også registrere/lagre den aktuelle posteringen. Man kan ikke lage blanke linjer, samt linjer med 0 i beløp.

16 Samlet oversikt på verktøysknapper Tast(er) Ikon Beskrivelse F1 F2 F3 F4 F5 F6 F7 F8 F9 F10 F11 F12 Esc Benyttes ikke p.t. Liste/Søking Lagre/Godkjenn inntasting Hent data Gjenta verdien fra forrige felt / feltet rett ovenfor. Åpner opp et kartotekskort for å redigere den aktuelle posten du står på. Notatfelt/Kommentar Tilføy Sett inn Slett Benyttes ikke p.t. Benyttes ikke p.t. Avslutt/Avbryt Første post [PageUp] [PageDown] Forrige post Neste post Siste post Liste Vis kort (kartotekskort) Kontakter Tilføy Brukes til listeutskriving Gjenta forrige kriterier Fyller ut boksen med de sist brukte opplysningene Kopier ordre/faktura til ny åpen ordre

17 Tast(er) Ikon Beskrivelse * Ikke i bruk i norsk versjon * * Ikke i bruk i norsk versjon * Start registrering av bilsalg Lakkmodul * Ikke i bruk i norsk versjon* Start tidsregistrering Bildehåndtering (for den aktuelle bil i ordrebildet / bilkartoteket). Viser rapport over dekningsbidrag ordre/faktura Funksjonen åpner en undermeny til forhåndsvisning av ordre/faktura. Hopp til første linje på ordre Hopp til siste linje på ordre * Ikke i bruk i norsk versjon * Hent linjer fra kjøpsordre Kopiér fra feltet ovenfor Hent servicenumre Vis posten som kartotekskort Vis posteringer. Hvis kontonummer er utfylt, vises en liste over de posteringer som er åpne på det gjeldende kontonummer. Hvis det er en innbetaling, hvor det er flere åpne poster, kan de velges i valgboksen Tag til venstre. Se figur 2. Vis poster sortert på forfallsdato. Avhengig av reskontro type; viser ordreoversikt Vis avtemmingsrapport. Inkluderer kun de hovedbokskonti som er avkrysset i feltet Avstem i kontoplanen.

18 Opprettelse av faste kartoteksdata For å kunne bruke programmet til daglig, trenger du noen grunnleggende opplysninger i systemet som kunder, varer og biler. Dette er viktige kartoteker og har en viktig sammenheng med ordreregistrering og fakturering. Her er en liten skisse på sammenhengen mellom ordrebildet, kunden, bilen og varene: Kunderegister Bilregister Ordrebilde Lagerregister Bokføringsgrupper

19 Legge inn firmaopplysninger Før du begynner med de vanlige kartotekene, bør du sørge for at de nødvendige opplysninger om deres firma er lagt inn. Det er da snakk om f.eks. firmanavn, adresse, tlf, e-post, organisasjons nr., bankkontonr, osv. Velg System, Diverse parametre i menyen. Nedenfor vises et eksempel på utfylt skjermbilde: På forhånd er det allerede opprettet noen få standard varer og kunder i Helios. Her følger en kort forklaring til hvordan du kan legge til flere opplysninger.

20 Opprette kunder: 1. Velg: Kunde, Kunderegister. Du får dette skjermbildet opp: 2. Fyll ut Kundenummer. (Eller trykk på knappen Neste kundenr. ) 3. Fyll ut resten av de opplysninger du ønsker å ha, og lagre opplysningene med [F3] eller klikk på knappen. Det finnes også en snarvei direkte fra ordrebildet. Knappen når du står i feltet kundenummer:

21 Opprette kundens bil: 1. Velg: Bil, Bilregister : 2. Tast inn Reg. nr. /merke/modell osv. (Eller importér fra Norsk Bildelkatalog). 3. Sett markøren på feltet Kundenr (midt i 1. kolonne) og trykk [F2] eller knappen : Dette knytter bilen sammen med eieren. Søk etter kunden ved å skrive inn navnet i kolonnen Navn og trykk [Enter]. 4. Velg Kunden som eier bilen, og lagre opplysningene med [F3] eller knappen. Du har nå fått registrert bilen ferdig, med dens rette eier.

22 Det finnes også en snarvei direkte fra ordrebildet: Knappen når du står i feltet Basisnummer: Opprette varer: 1. Velg: Lager, Lagerregister: 2. Tast inn ønskede opplysninger for den nye varen. Feltet Gruppe er viktig! Med dette lagt inn, vil du kunne få salgsstatistikk alt etter som hvilken gruppe du velger på varen. Med [F2] eller knappen får du en liste på eksisterende grupper (Merk: Dette kalles også for Bokføringsgrupper ). 3. Lagre opplysningene med [F3] Det finns også en snarvei direkte fra ordrebildet: Knappen når du står i feltet Varenummer på ordrelinjen

23 Følgevare: I Helios har du mulighet for å kjede sammen forskjellige varer. F.eks. kan verkstedmateriell automatisk komme opp når du taster inn arbeidstime. 1. Velg: Lager, Lagerregister 2. Opprett den varen som skal følge med f.eks. VM Verkstedsmateriell. Lagre med [F3] eller knappen. 3. Gå inn på den varen som skal hente følgevaren. F.eks arbeidstime. 4. Gå ned til feltet Følgevare. Trykk [F2] eller klikk. Velg f.eks. VM Lagre med [F3] eller knappen. Grupper redigere eller opprette Du kan splitte salget opp i forskjellige grupper f.eks. arbeid, deler, olje, osv. Du kan opprette så mange grupper du vil. Hver vare bør tilknyttes en gruppe. Legg for øvrig merke til at en Gruppe også kalles for en Bokføringsgruppe eller Varegruppe i Helios! Ved konsekvent bruk av grupper, får du over tid muligheten til å få ut statistikker på salget innenfor de enkelte grupper og også mulighet til å kjøre prisjustering på en bestemt varegruppe (uten at øvrige varer endres). Når du fakturerer eller skriver ut kreditnotaer (kreditfaktura), vil virkningen regnskapsmessig inne i Helios dvs. hva som bokføres på hvilke hovedbokskonti, styres av disse bokføringsgruppene. Dette skjer automatisk når du skriver ut en faktura, kontant faktura, kreditnota og kontant kreditnota. På hver "vare" i lagerkartoteket er det tilknyttet en Gruppe. Dersom en vare ikke har noen gruppe, blir salget automatisk bokført på den kontoen som er angitt i feltet "Varesalg" i systemoppsettet (menyvalg: System, Diverse parametre, klikk deretter på arkfanen Konti). Hvordan endre gruppe på en vare a) Du kan undersøke hvilke grupper som benyttes på varene i Helios (de som er lagt inn med egne varenumre). Fra Helios hovedmeny går du inn på Lager, Lagerregister. b) Hent fram en vare du vil sjekke varegruppen på. Bruk [F2] eller knappen for å slå opp. c) Sjekk nå hva som står i feltet "Gruppe". Hvis det står angitt feil gruppe på en vare - kan du selvsagt endre dette med det samme. Da velger du en annen gruppe ved først å trykke og deretter [Enter] på ønsket gruppe. Husk å lagre med [F3] eller knappen. d) Fortsett med punktene a c til du har sjekket alle varene du ønsker å se på.

24 Hvordan lage ny gruppe eller endre hovedbokskonto (salg/kjøp) en gruppe styrer til Når du ønsker å lage en ny gruppe, eller f.eks. endre på hvilke salgskonti en bokføringsgruppe posterer på (når det faktureres) kan du gjøre som følger: a) Fra Helios hovedmeny velger du System, Tabeller, Bokføringsgrupper. Du får opp bildet som vist under: b) Hvis du ønsker å lage en ny gruppe (varegruppe), kan du først sette inn en ny linje i tabellen ved å trykke [F9] eller knappen. Deretter kan du taste inn et passende navn på gruppen i 1. kolonne ( Gruppe ). Du trenger nå minimum å taste inn riktig kontonr. for Salg og Rabatt salg - se neste punkt. c) For å angi de hovedbokskonti som gruppen skal bokføre på (i Helios regnskapet) trenger du minimum å taste inn dette i kolonnene "Salg" og "Rabatt salg" (avmerket i bildet over). Ved behov, kan du legge til flere kontonumre i de øvrige kolonner. d) Inntastingen lagres ved å trykke [Ctrl] + [Enter]. Din markør vil også skifte til ny linje når du gjør dette. e) Når du er ferdig med vedlikeholdet av bokføringsgruppene, avslutter du med [ESC]. Det finnes også en snarvei direkte fra lagerregisteret: Knappen når du står i feltet Gruppe:

25 Bruk av ordrebildet Opprette Ordre (åpen ordre) (Arbeidsordre/ Faktura) 1. Velg: Salg, Ordre, Ordre. Alternativt (raskere metode) kan du trykke [S] [O] [O] på tastaturet. Du får nå dette skjermbildet opp: Finn riktig kunde 2. Nå ta stilling til ett av følgende spørsmål (velg én): a) Er kunden kommet for å levere sin bil hos dere gå direkte til punkt 4. b) Skal kunden ikke levere sin bil (f.eks. bare betale for noen deler/rekvisita) gå videre til punkt 3. under. 3. Trykk [F2] eller klikk for å finne riktig kunde. Du søker ved å skrive direkte inn i kolonnen Navn (eller Nummer ) og så trykke [Enter]. Hvis det er riktig kunde som ble funnet, så skal du trykke [Enter] igjen. Gå videre til punkt 5.

26 Eller: Finn riktig bil 4. Gå til feltet. Trykk [F2] eller klikk for å finne riktig bil. Du søker ved å skrive direkte inn i kolonnen Registreringsnr (eventuelt Kundenr eller Navn ) og så trykke [Enter]: Tast inn varelinjer Hvis det er riktig bil som ble funnet, så skal du trykke [Enter] igjen. 5. Trykk [Ctrl] + [Enter] samtidig (For å hoppe ned til varelinjene). Gå til kolonnen Varenummer med [Enter]. 6. Nå kan du enten skrive varelinjen direkte inn (taste varenr) eller ved å slå opp i ditt varekartotek med [F2] eller knappen. 7. Når ordren er ferdig utfylt (så langt) lagres den med [F3] eller knappen. Du har valget nå, om du vil ha en utskrift av dette. De mest vanlige utskriftene er Arbeidskort, Faktura, Kontant faktura, Kreditnota, Kontant kreditnota og Tilbud. Skriv ut Hvis du ikke vil skrive ut ordren nå med en gang, så kan du avslutte ordrebildet ved å trykke [Esc]. Da kan du se helt bort i fra punkt 8. nedenfor! 8. Klikk på knappen, så får du en liste på tilgjengelige utskrifter. Velg det du vil ha skrevet ut. OBS! Hvis du skriver ut fakturaen, så blir den låst (stengt) i Helios. Den kan da ikke endres på etterpå! E-post I Helios4 har du også muligheten til å sende faktura, kreditnota, tilbud, osv. på e-post til kunden. Du trenger bare å klikke på knappen og så velge hva du vil ha sendt. Forhåndsvisning Du har muligheten til å se hvordan ordren/fakturaen blir seende ut før du skriver den ut på papir. Du skal da klikke på knappen og velge Preview ordre. Kommentarer Hvis du trenger å skrive noen utfyllende kommentarer på ordren (skrives ut på bl.a. arbeidskortet og fakturaen) kan du trykke knappen og skrive det du ønsker.

27 Opprette Tilbud Dette kan gjøres på 2 måter. Du kan selv velge hvem av de du vil bruke. Forskjellen på de to er at den ene starter utskriften med en gang (noe den andre metoden ikke gjør). Med direkte utskrift 1. Opprett en ordre slik det er beskrevet ovenfor. Utfør trinnene fram til og med punkt Klikk på knappen, og velg Tilbud. 3. Utskriften vil da starte og ordren er nå gjort om til et tilbud. 4. Lagre med [F3] eller knappen. Ikke utskrift 1. Opprett en ordre slik det er beskrevet ovenfor. Utfør trinnene fram til og med punkt Gjør dette til et tilbud ved først klikke på i det øverste feltet: 3. Velg alternativet Tilbud. Lagre med [F3] eller knappen. Hvis tilbudet senere skal endres tilbake til en Ordre, klikker du på samme sted som nevnt i punkt 2 rett ovenfor. Du velger da Ordre. Lage kreditnota (kreditfaktura) 1. For å skrive ut en kreditnota, oppretter du først en ordre slik det er forklart tidligere. Husk å lagre den før du går videre. OBS! En kreditnota skal skrives inn som en vanlig faktura. IKKE tast inn negative beløp! 2. Klikk på knappen og velg Skriv ut kreditnota. 3. Det var det hele! Lag en kopi av originalen Hvordan kreditere en bestemt faktura ELLER rette opp en feil på utskrevet faktura 1. Slå opp på den ordren (fakturaen) som skal krediteres/rettes. Ved behov, så bruk gjerne søke-muligheten på ordrer: 2. Klikk på knappen øverst i skjermbildet. Det som nå skjedde, var at det ble laget en ny åpen ordre i form av en kopi av den originale fakturaen. 3. Endre på ordrens status til Kreditnota i dette feltet:

28 4. Nå må Helios få vite hvilken faktura dette skal krediteres mot. Klikk på arkfanen Ordre : Lag ny kopi og skriv ut som faktura Skriv den ut som kreditnota 5. Du ser nå dette feltet:. Der taster du nå inn fakturanummeret på den fakturaen du ønsker kreditert eller rettet. Lagre dette med [F3] eller knappen. 6. Ta stilling til følgende (meget VIKTIG): Dersom originalfakturaen er en helt vanlig Faktura (med x antall dager kredittid) så gjør bare det som står i punkt a) nedenfor. Dersom det er en Kontanfaktura så gjør det som står i punkt b). a) Klikk på og velg Skriv ut kreditnota. b) Klikk på og velg Skriv ut kontantkreditnota. Kreditnotaen er nå låst for videre redigering. Hvis du bare skulle kreditere en faktura, er du nå ferdig med hele operasjonen! Gjelder dette en situasjon hvor du skal rette opp en faktura som ble feil, går du videre med de neste punkter (du er snart i mål): Det er nå nødvendig å opprette en ny ordre som er helt lik den fakturerte ordren. Denne nye ordren opprettes ved å kopiere fakturaen. Den nye ordren skrives ut som en faktura eller kontantfaktura: 7. Finn fram den originale fakturaen (eller ta utgangspunkt i kreditnotaen du nettopp laget). 8. Klikk på knappen øverst i skjermbildet. Du fikk nå en ny åpen ordre helt maken til originalen. 9. Gjør de nødvendige endringer på ordren, slik den var ment å være til å begynne med. Merk: Hvis du tok utgangspunkt i kreditnotaen, må du nå fjerne fakturanummeret du tastet inn i feltet Motfakturanr under skillearket Ordre. 10. Lagre dette med [F3] eller knappen. 11. Dersom originalfakturaen er en helt vanlig Faktura (med x antall dager kredittid) så gjør bare det som står i punkt a) nedenfor. Dersom det er en Kontanfaktura så gjør det som står i punkt b). a) Klikk på og velg Skriv ut faktura. eller b) Klikk på og velg Skriv ut kontantfaktura. Da skal alt være i orden (forhåpentligvis)!

29 Skrive ut formular (Eller: å skrive ut original faktura igjen) Hvis du vil skrive ut en gammel faktura eller kreditnota igjen, så skal du bruke funksjonen Skriv ut formular. Du får da en utskrift som er helt lik den originale. 1. Slå opp på ordren som skal skrives ut igjen. 2. Klikk på knappen og velg Velg Skriv ut formular : 3. Trykk [F2] eller knappen for å få en liste over de tilgjengelige formularene. 4. Velg det formularet du vil ha en utskrift av og trykk [Enter]. 5. Start utskriften med knappen. Forhåndsvisning Du har muligheten til å se hvordan formularet blir seende ut før du skriver den ut på papir. Du skal da krysse av i feltet Preview : før du trykker Ok-knappen.

30 Fakturering til forsikringsselskap. A) Lag faktura til forsikringsselskap 1. Opprett en vanlig ordre på kunden. 2. Bytt ut kunden med forsikringsselskapet 3. Opprett en ny linje for egenandel (sett inn varen egenandel). Sett antall til Skriv ut fakturaen. B) Lag faktura til kunden Du starter med å kopiere fakturaen du laget til forsikringsselskapet, som forklart her: 1. Slå opp den aktuelle fakturaen til forsikringsselskapet. Ved behov, så bruk gjerne søkemuligheten på ordrer: 2. Klikk på knappen øverst i skjermbildet (for å lage en kopi). Du har nå en åpen ordre, som er en eksakt kopi av originalfakturaen. 3. Velg kundens bil igjen (skifter ut forsikringsselskapet med kunden igjen) 4. Sett antall til 0 på alle linjer, bortsett fra egenandel som skal være 1 5. Skriv ut fakturaen. Hvis forsikringsselskapet krever at momsbeløpet skal belastes kunden, gjøres det på følgende måte: Det må lages en faktura på momsbeløbet til kunden og en kreditnota på momsbeløpet til forsikringsselskapet. Tipset er bare aktuelt for kunder som er momsregistrert. (Lag faktura til forsikringsselskap og kunden som beskrevet over.) C) Lag faktura til kunden på momsbeløpet 1. Opprett en vanlig ordre på kunden 2. Hent inn varen MOMS (Se neste side vedr. opprettelse av varen MOMS ) 3. Skriv momsbeløpet fra fakturaen til forsikringsselskapet. 4. Skriv ut fakturaen.

31 D) Lag kreditnota til forsikringselskapet på momsbeløpet: 1. Opprett en vanlig ordre på forsikringsselskapet 2. Endre på ordrens status til Kreditnota i dette feltet: 3. Hent inn varen MOMS 4. Nå må Helios få vite hvilken faktura dette skal krediteres mot. Klikk på arkfanen Ordre : 5. Du ser nå dette feltet:. Der taster du nå inn fakturanummeret til fakturaen for momsbeløpet til kunden (den du laget i punkt C) på forrige side). Lagre dette med [F3] eller knappen. 6. Tast inn mva-beløpet nede på varelinjen MOMS (samme mva-beløp som på fakturaen for moms til kunden). 7. Skriv ut kreditnotaen. Slik oppretter du varen MOMS. Mange forsikringsselskaper krever at momsbeløpet på reparasjonen blir belastet kunden. Det må opprettes en ny gruppe og en ny vare. A) Opprett en gruppe som heter Moms 1. Velg System, Tabeller, Bokføringsgrupper 2. Før du kan skrive inn noe nytt, kan du lage ny ledig linje med [F9]. 3. Skriv inn navn og konto-info slik du ser nedenfor: 4. Trykk [F3] for å lagre.

32 B) Opprett en vare som heter Moms 1. Velg Lager, Lagerregister 2. Sjekk først om du har varen Moms fra før ved å enten trykke [F2] eller klikke på i feltet Nummer. Dersom du har den fra før skal du bare sjekke at opplysningene på den stemmer med bildet nedenfor. 3. Hvis du ikke har denne varen fra før, skal du fylle ut opplysningene som beskrevet under: Opprett en vare som heter Moms med varetekst Moms og med gruppen Moms. HUSK Å SLETTE MVAKODER PÅ SALGS-MVA OG KJØPS-MVA!! (Ikke skriv 0 Slett kode 1 og 3 helt). 4. Lagre dette med knappen eller [F3].

33 Linker - sparer deg for tid og arbeid I Helios ligger det på forhånd lagt inn spesielle tilleggsknapper helt øverst i ulike skjermbilder. Det finnes også andre ekstraknapper som ikke vises men som kan legges inn ved behov (vi hjelper deg med dette). Disse tilleggsknappene er smarte linker for å gjøre ulike oppgaver som ellers ville medført en del ekstratid og arbeid for få å utført manuelt. Typiske eksempler på slike link-knapper er som følger (noen må kanskje legges inn av oss først): Integrasjon mot NotaPlan as sine produkter, som Avtalebok / NotaPlan Time, SMS og Online Ordre. Du kan fra Helios slå opp på bilens reg.nr direkte inn i Norsk Bildelkatalog (NBK) og f.eks. finne deler til akkurat denne bilen. Du kan hente alle tilgjengelige tekniske data om bilen fra Norsk Bildelkatalog (NBK) og inn i bilkartoteket i Helios. Veldig praktisk ved ny-registrering av en bil i Helios bilkartotek. Du kan slå opp på bilens reg.nr. i Autodata og finne de nødvendige tekniske data. Du som er Automester-verksted, kan f.eks. hente tekniske bildata fra AM-Start siden og inn i Helios bilkartotek. Du som er et Meca-verksted kan slå opp bilen direkte på Meca Webshop og finne f.eks. deler til bilen eller hente tekniske data inn i Helios bilkartotek. Hente inn varekurven for NBK eller Meca Webshop inn på varelinjene i Helios ordrebilde. Integrasjon mot BUSPek Du kan ta med deg opplysninger om bilen og kunden fra Helios, og starte en ny kontroll i BUS (du slipper da å taste inn opplysn. om bil/kunde på nytt). Fra kunderegister bildet kan du slå opp telefon-nr direkte inn på Gule Sider Her følger noen veiledninger på praktisk bruk av slike linker. Norsk Bildelkatalog A) Hvordan Slå opp på riktig bil i Norsk bildelkatalog - ONLINE-VERSJON (internett) 1. Opprett en ordre i Helios. Tast inn bilens reg.nr. i feltet. 2. Trykk på knappen NBK som vist her:

34 3. Du får en undermeny fram, og her skal du velge Slå opp bilen i NBK som vist her: Merk: Første gang denne brukes, blir du bedt om å taste inn brukernavn og kode (den får du fra Norsk Bildelkatalog). Tast da inn dette, og klikk eller trykk [F3]. 4. Du kommer nå inn på internettsiden til NBK med riktig bil hentet fram. 5. Klikk på bilnavn/modell, og du får siden med de ulike reservedels-kategorier. Hvis ønskelig, har du nå anledning til å plukke ut deler til bilen, og legge dem i varekurven i NBK (for etterpå event. hente varene inn i Helios ordrebilde). B) Hvordan hente inn bildata til Helios bilkartotek Når det skal opprettes en ny bil i Helios, er det lurt å starte med å slå opp på bilen i NBK. (Du trenger altså IKKE å taste noe annet enn bilreg.nr. i Helios før du slår opp bilen i NBK). Helios henter inn: Reg.nummer, Merke, Modell, Chassisnummer, Produksjonsår og måned fra og til, KW, HK, og CCM. Hvis bilen allerede er opprettet i Helios, er det mulig å oppdatere data ved å hente inn bildata fra NBK. Dette er nødvendig å gjøre for senere å kunne slå opp i NBK. 1. Finn bilen først enten ved at du manuelt slår opp på reg.nr i Norsk Bildelkatalog eller gjøre punkt i beskrivelsen ovenfor ( A) Hvordan Slå opp på riktig bil...) 2. Gå tilbake til Helios. Gå inn i bilkartoteket ved å klikke denne knappen i feltet: 3. Trykk på knappen NBK øverst i skjermbildet. 4. Du får samme undermeny som tidligere. Her velger du Hent bilinformasjon. Nå har du alle tilgjengelige data ferdig fylt ut! 5. Du bør nå samtidig passe på å legge inn kunden (eieren) i nederste del av bilkartotek-bildet. 6. Avslutt med knappen eller trykk [F3] og gå ut av bildet med [ESC].

35 C) Hente varene fra varekurven inn til en ordre i Helios 1. Opprett en ordre i Helios - hvis det ikke er gjort fra før. Legg inn bil og/eller kunde og klikk eller trykk [F3] (for at ordren skal få et ordrenummer). 2. Gå inn i Norsk Bildelkatalog for den aktuelle bilen (du kan gjerne slå den opp som forklart tidligere). Velg deler og legg dem i handlekurven. 3. Trykk på NBK knappen - og i undermenyen skal du nå velge Hent varer. Delene fra handlekurven i Norsk Bildelkatalog vil nå bli hentet inn. 4. Lagre ordren på nytt.

36 Kundeoppfølging og rapporter HELIOS inneholder mange standard statistikker som du kan ha meget stor glede av. Se under menyvalget Kunde, Utskrifter for å velge den rapporten du ønsker. Det som spesielt kan nevnes i forbindelse med oppfølgingen av kundene er: Saldoliste, Forfalte saldi, Forfalte poster og Åpne poster. Du kan selvsagt bruke de andre rapportene også, når du måtte ha behov for dette. Legg for øvrig merke til at du har disse utskriftene + mange andre i tillegg i menyen Utskrifter som vist under: Hovedpoenget her er at du velger hvilket kartotek du ønsker rapporter og statistikker fra, og deretter velger du konkret hvilken utskrift du ønsker. På de neste sidene er det beskrevet hva du trenger å gjøre for å ha en tilfredsstillende kundeoppfølging og oversikt.

37 Registrere innbetalinger fra kunder For i det hele tatt å kunne ha en tilfredsstillende kundeoppfølging, er det nødvendig å holde kontroll på fakturaene og hva som er betalt og ikke betalt. Med andre ord; når en kunde betaler en faktura (via bank) må dette registreres i Helios. Her følger en generell beskrivelse av hvordan dette gjøres. Vi tar her utgangspunkt i et tenkt eksempel i illustrasjonene som følger. Du må selvsagt erstatte opplysningene med det du skal registrere i ditt tilfelle. 1. Velg Kunde, Kundekladd, Inntasting. 2. Du får opp dagens dato automatisk. Tast inn datoen for når betalingen skjedde, og trykk [Enter] for å gå til neste felt som er Bilag. (Du kan også bruke [Tabulator] for å flytte framover) Hvis dere har regnskapet i Helios også (bilagsføring), er det viktig å holde styr på nummeret i dette feltet. Du kan eventuelt korrigere dette bilagsnummeret nå (for at det skal samsvare med bilaget i din bilagsperm) hvis ikke, går du videre til feltet Kontonr med [Enter]-tasten.