Kultur for forbedring i kommunen

Transkript

1 Kultur for forbedring i kommunen Årskonferanse Lean Forum Norge, nov 2014 Kristin Ålmo og Mette Holand

2 Molde Rosenes by Molde International Jazz festival Fotball (både seriegull og cupgull 2014? ) Norges 8. største industriby Kunnskapsmiljø

3 Molde kommune «Organisasjonen Molde kommune er stolt arbeidsgiver for ansatte. I løpet av et år er rundt 4500 personer innom kommunen som arbeidstakere. Sammen leverer vi et mangfold av tjenester til kommunens innbyggere i alle aldre.»

4 Hvorfor Lean i kommunen? For å utvikle og sikre gode tjenester til brukerne våre!

5 Kommunen følger deg gjennom livet Parkering Rus SFO PPT Eldres kultursenter

6 Innledende fase 1. Lean som arbeidsmetode bestilt fra K-styret i Forankring og arbeid gjennom trepartssamarbeid i Saman om ein betre kommune Gjennomførte 2 piloter i Rådmannens stab med opplæring av 8 navigatører (2 av disse HTV) i Opplæring for stabsledere, enhetsledere, fagsjefer og utvalgte stabsmedarbeidere i 13 prosjekt 2013/14

7 Lean er forankret i verdiene våre

8 Finansiering Personal- og organisasjonsavdelingen «eier saken» og koordinerer utrulling av Lean i organisasjonen Kr årlig fra SOBK til driftskostnader tom 2015 Midler fra OU-fondet dekket bruk av eksterne konsulenter både til piloter og lederopplæring Rammeavtale med ekstern konsulent om prosess-støtte i enhetene etter opplæringsfasen. OU-midler dekker bruk av konsulent (lederutvikling) og tilretteleggingstilskudd fra NAV til noe frikjøp av ansatte (forebyggende sykefraværstiltak)

9 Film

10 Kontinuerlig forbedring Mål: Skape kultur og struktur rundt håndtering og gjennomføring av forbedringsarbeidet gjennom involvering, god kommunikasjon og eierskap

11 Slik jobber vi nå Kommunikasjonskanal Målgruppe Ansvar Innhold Enhetsbesøk Alle ansatte Pers/org-avd. informerer i alle enheter Direktekontakt mellom Leannavigatører og enheter Alle ansatte, særlig enhetsledere/ prosjektledere/ forbedringsgruppene Pers/org-avd. koordinerer samarbeidet Ressursside, internett Alle ansatte, særlig Pers/org-avd. forbedringsgruppene -Kort om hensikten med Lean, vise hvor mer info er å finne, svare på spørsmål -Innføring i forbedringsgruppearbeid og forbedringstavle - Vekt på praktiske øvelser. Skape felles forståelse for hva det er og hvordan vi gjør det. Fra silotenking til felles forbedringskultur! -Oppfølging av prosjekt og prosesstøtte -Oppfølging av bruken av forbedringstavler/-grupper -Navigatører disponible for spørsmål om verktøy og metoder -Opplæring gjennom film og nanolæring, -Verktøy Intranett Alle ansatte Pers/org-avd. Positivt gruppepress og motivasjon/inspirasjon gjennom fortløpende nyheter/deling om lokalt forbedringsarbeid i enhetene Rådmannens ledermøte og ledernettverka Fagspesifikke og enhetsvise ledermøter Personalmøter, enhets- og avdelingsvis Enhetsledere, fagsjefer, HTV, HVO Enhetsledere, fagsjefer, mellomledere Alle ansatte Rådmann Den enkelte leder Den enkelte leder, enhetsleder/ mellomleder -Erfaringsdeling og refleksjon -Prosjektoppfølging (prosjektportefølje), sørge for fullføring Erfaringsdeling og refleksjon -Forbedringsgruppa rapporterer om status, hva har kommet opp og blitt gjort siden sist? -Tema fra nettsida, eks nanolæringsleksjoner med tilhørende refleksjonsspørsmål -Prosjektoppfølging

12 Slik jobber vi nå (1): Organisasjonen etterspør Skaper blest via uformelle kanaler (jungeltelegrafen, intranettet) interessen øker Flere og flere enheter ønsker besøk og oppfølging på leanarbeid

13 Slik jobber vi nå (2): Informasjonsdeling på nett Ressurstilgangen gjør det nødvendig å bruke flere kanaler for opplæring Supplement til direktekontakt

14

15 Slik jobber vi nå (3): Erfaringsdeling Gode erfaringer og refleksjoner deles systematisk Forventning om engasjement fra ledelsen Lov å gjøre feil / gjøre forskjellige erfaringer

16 Resultater i flere tjenesteområder Prosjekt Før Nå Sikre møter med brukere i barnevernet 5S i Park og idrett NAV/Eiendom/Økonomi Boligprosjektet Byggesak/Vann og Avløp/Bydrift. Tidsbruk på samhandlingsskjema Internpost. Gemba walk med budet. Bolsøya SFO Sykefravær jan-sep ,6 % Rot, søppel, lite system, dårlig organisering av arbeidsdagen Hyppige utkastelser som førte til kostnader til overnatting Manglende oversikt over prosessen, slik at flere utførte samme oppgaver 100 % stilling til omkjøring av post Misnøye hos barn og foreldre. Ansatte lite motivert. Sykefravær jan-sep ,0 % Tidsbruk i garderobe redusert med 313,5 timer pr år Ingen utkastelser og innsparing på hotell/camping 10 % av et årsverk innspart. Generert flere nye prosjekt Fra 90 til 30 dager beh.tid. 50 % stilling. Gevinst brukes nå til journalføring av post Økt medvirkning for både brukere og ansatte førte til økt kvalitet og tilfredshet Døgnrytme Råkhaugen Vi vil ha flere stjernestunder! Gleder oss til å si mer om Besparelsene omsettes i økt kvalitet. Vi får mer fornøyde brukere og ansatte med faglig stolthet. Slik skaper vi en forbedringskultur!

17 5S på Tøndergård gravsted Før Etter

18

19

20

21

22 Veien videre Vi skal øke vår bevissthet og forståelse for hva som gir verdi for brukerne ikke lenger bare utføre oppgavene våre av gammel vane Vi skal fortsatt jobbe med at det å spørre HVORFOR? blir en ryggmargsrefleks for alle ansatte Holde trykket oppe gjennom aktiv bruk av kommunikasjonskanalene våre, støtte og oppfølging Mellomlederopplæring Filmsnutter som viser arbeid i praksis Oppstartsprogram for nyansatte og nye ledere

23 Hva har vi lært? Erfaring tilsier at: Forbedringsarbeid fører til endring og endring er skummelt! Men gjennom Lean gjør vi det utrygge tryggere tydelighet og involvering gir eierskap og trygghet til prosessene

24 Årets prosjekt?