Hva i all verden er LEAN?

Transkript

1 Hva i all verden er LEAN? Arne Sverre Dahl Rådmann, Molde kommune Mette Holand Pers-. og org. sjef, Molde kommune Marit Gunnarson Hovedtillitsvalgt i Utdanningsforbundet, Molde kommune Ken Blindheim Instruktør, Ikaro Solutions Rådmannssamling 23. mai 2013 Rica Seilet Hotel, Molde

2 Agenda 08:35 08:45 Hva trigget Molde kommune? Arne Sverre Dahl Rådmann, Molde kommune 08:45 09:15 Hva er LEAN? Hva kan oppnås? Og hvordan kan dette oppnås? Ken Blindheim Instruktør, Ikaro Solutions 09:15 09:30 BEINSTREKK 09:30 10:00 Erfaring m/ LEAN fra Molde kommune, og veien videre Mette Holand Pers. og org. sjef, Molde kommune 10:00 10:15 LEAN sett fra en hovedtillitsvalgt Marit Gunnarson Hovedtillitsvalgt i Utdanningsforbundet, Molde kommune 10:15 10:30 BEINSTREKK 10:30 10:50 Erfaringer m/ LEAN fra andre kommuner i Norge og Danmark Ken Blindheim Instruktør, Ikaro Solutions 10:50 11:30 LEAN. Noe å begynne med? Refleksjon rundt bordene

3 Hva trigget Molde kommune? Molde kommune har hatt, og har fortsatt økonomiske utfordringer Hvordan kan vi anvende våre disponible ressurser og løse våre oppgaver på en mer optimal måte? LEAN ble presentert som et mulig verktøy av en kommunestyrerepresentant

4 Inspirert av andre Interessen ble skapt ved å studere LEAN i Danske kommuner Pers. og org. sjef Mette Holand fikk ansvaret Besøkte Haugesund kommune. Ble svært begeistret. Foredrag fra Skatteetaten og Bærum kommune utfordringer og suksessfaktorer ble presentert

5 Vi går for LEAN! Besluttet i utvidet rådsmøte Søk etter instruktører som kunne gjennomføre opplæringen av LEAN Navigatører Viktig med en konkret bestilling og et grundig intervju for å avdekke kompetanse og pedagogiske ferdigheter Søkte og fikk OU-midler for gjennomføringen av opplæringen

6 Opplæring av LEAN Navigatører 2 pilotprosjekter i administrasjonen ( Signaleffekt «rydde i eget reir først» ) Valg av LEAN Navigatører: Personer m/ integritet i organisasjonen. Marit Gunnarson fra Utdanningsforbundet og Anne M. Morland fra Fagforbundet deltok i opplæringen I høst skal jeg også delta på LEAN kurs!

8 Hva er LEAN?

9 Prolog LEAN Et sett verktøy man bruker for å forbedre flyten i en prosess på en effektiv og hensiktsmessig måte Opphav Japans bilindustri Knapphet på ressurser (penger og råvarer) Erkjennelse: det er prosessen som skaper resultatet Utbredelse I vinden Både offentlig- og privat sektor Både administrasjon og produksjon

10 Hva er en prosess? «Input» Resultat Hendelser (aktiviteter og beslutninger) som skjer etter hverandre.

11 Prosesskart Står opp Dusjer Spise frokost? Ja Lage frokost Spise frokost Nei Kjøre på jobb Parkere bil Gå til kontoret

12 Hva er LEAN? 1 Et sett verktøy man bruker for å forbedre flyten i en prosess på en effektiv og hensiktsmessig måte. 2 Målet er få aktuelle problemer opp på bordet, finne og vurder løsninger og implementere disse på en strukturert måte. 3 Hovedtanken er at det er personene som jobber i prosessen som skal legge problemene på bordet, samt finne løsningene og dermed få eierskap til forbedringene (endringene) som blir gjort. 4 Det handler om å aktivisere kreativiteten i organisasjonene ved å arbeide kontinuerlig og systematisk med forbedringer.

13 Hva er vi på utkikk etter? unødvendig ressursbruk på: Bevegelse Lite hensiktsmessig plassering av mennesker og utstyr Venting Unødvendig tid brukt på å vente på godkjenninger, utstyr, informasjon etc. Overproduksjon Mangler verktøy og rutiner for planlegging av prosessflyten Transport Etterspørre informasjon og unødvendige ledd i prosessen Sløsing ( waste ) Defekter Tid brukt på omarbeid og tid brukt på administrasjon av feil Lager Manglende forståelse for flaskehalser og eliminering av disse Mennesker Mangelfull ressursstyring og liten utnyttelse av menneskelig kreativitet Overarbeid Krav til «kvalitet» er dårlig definert og/eller kommunisert

14 Eksempel på «sløsing» i Molde kommune

20 «Effektivisering i fellesskap» Side 22

21 Hva kan oppnås?

22 Privat sektor Pris Kostnad Profitt LEAN

23 Kommunal sektor Innbyggere Arbeidstakere Større tiltrekningskraft Større økonomisk handlefrihet Forbedret omdømme Kostnadsbesparelser Et godt sted å bo Et godt sted å jobbe Lavere sykefravær Lavere «turnover» Redusert tidsbruk Større brukertilfredshet Større medarbeidertilfredshet Strømlinjeformede prosesser Leverer som forventet (lovmessige krav) Mindre stress, overtid, omarbeid m.m. Klarere arbeidsoppgaver (roller og ansvar) Større innflytelse i arbeidshverdagen Redusere sløsing m.m. Prosedyrer

24 Hvordan kan dette oppnås?

25 En stegvis og strukturert prosess Prosjektstyring Endringsledelse Definere prosjektet Kartlegge prosessen Identifisere forbedringer Designe forbedret prosess Implementere forbedringer Kontinuerlig forbedring Problemløsning

26 Utarbeide prosjektmandat

27 Kartlegge prosessen

28 Kartlegge prosessen

29 Identifisere forbedringer

30 Identifisere forbedringer

31 Skissere forbedret prosess

32 Skissere forbedret prosess

33 Forbedret prosess på høring

34 Implementere forbedret prosess

35 Baseline Totalt etter Lean Antall dager til intervju Antall dager til vedtak Antall dager til klage mottatt Antall dager klagebehandling Totalt Kontinuerlig forbedring Forbedringstavle Forbedringstavle som samler opp og organiserer forslag til forbedringer Forbedringsforslag Måltall siste periode Saksbehandlingtid:X Brukertilfredshet: X Plan for gjennomføring av tiltak Forbedringsgruppe som møtes, f.eks. 1 gang i måneden for å følge opp arbeidet med kontinuerlig forbedringer

36 Hvorfor kontinuerlig forbedring Prestasjon Implementering av forbedringstiltak fra LEAN prosjekt

39 Sammen om en bedre kommune Den røde tråd: Innovasjon Hospitering Se oss utenfra

40 Lederoppgaven Kontinuerlig forbedring Innovasjon Slutte å gjøre Lean er alt dette

41 LEAN: Hva lærte vi (1) Lean er medarbeiderskapt kontinuerlig forbedring Kartlegging og felles forståelse av hele prosessen Identifisering og eliminering av looper og ikke verdiskapende aktiviteter Å finne rotårsaker til hvorfor ting er som de er? 5 whys!

42 LEAN: Hva lærte vi (2) Sette ord på og bort med sløsing Hva er vår jobb? Ikke gjøre andres pga «omsorg» og «hjelpende» Fokus på verdiskaping for bruker og å jobbe smartere Alt rett og tilstrekkelig første gang! Gevinstdefinering og gevinstuthenting Vite hvor ting legges/er, ikke lete!

43 Pilot 1: Kontor for Tildeling og Koordinering Hva ønsket vi å oppnå? God kvalitet på saksbehandlingsprosessen, som sikrer rask behandling, likebehandling og riktig vedtak Effektiv ressursutnyttelse internt (både for KTK og utøvende enheter) Konkrete mål: Redusere saksbehandlingstiden med 20 % Redusere antall klager med 20 % Redusere ønske om å bytte sykehjem med 50 % Redusere antall purringer til 0 Fjerne bruk av overtid

44 Direkte gevinst pilot 1 - Mer effektiv saksbehandling - Mer strømlinjeformet prosess - Større medarbeidertilfredshet Enighet om rolleavklaring KTK / enheter Forenkling/forbedring av søknadsskjema rett og tilstrekkelig første gang!

45 Pilot 2: Egenmelding / sykemelding Hva ønsket vi å oppnå? Komme frem til enkle, effektive og sikre rutiner for egenmelding og sykemelding. Formålet er å redusere arbeidsmengden for medarbeider og leder, samt å bedre deres kontroll og oversikt. (Videre å etablere gode interne prosesser for kontroll med refusjonskrav mot NAV tatt ut av piloten) Mål Ingen overtid på lønnsseksjonen v/full bemanning Ingen rapporter ut fra lønnsseksjonen Fjerne «skyggeregnskap» ute på enhetene (vi vet de finnes) Redusere antall henvendelser til PersOrg Redusere/Fjerne manuelle bilag (Målet er 0) Redusere/Fjerne dobbeltarbeid Bedre oversikten til ledere/enheten

46 Hvor er vi nå pilot 2 Nødvendige Visma IT-moduler er installert (uten kjøps- og lisenskostnader ) Oppbygging av grunndata er i gang. Tidlig implementering (testfase) av desentralisert fraværsregistrering Dokumentasjon/Brukerveiledninger (ikke ferdige da slike dokumenter «lever» i testfasen) Kulturendring for hvem som gjør hva Ser også andre mulige gevinster enn de vi opprinnelig definerte Ferieregistrering (under test) Registrering av overtid (implementert i noen av stabene) Annen desentralisert personaladministrasjon Organisasjonskart med roller/oppgaver/ansatte/årsverk

47 Erfaringer Hva er vår jobb Sløsing og dobbeltarbeid Rett og tilstrekkelig første gang Hvem eier saken og hvor ting er Verdiskapende aktiviteter Kartlegge prosesser Identifisere rotårsak Aktivere kreativitet Forebygge vs Rette LEAN er et tankesett som flere bør få ta del i! Kritiske suksessfaktorer: Prosjektledelse og prioritering IKT ressurser i gjennomføringsfasen

48 Indirekte gevinster (Lean etter pilotene) Søknadsrutiner, sommerjobber Ansettelsesprosess, skole/barnehage JungleMap i ansettelsesprosesser mm Reduksjon av bud og trykkeritjenester Varsle om feil / mitt nabolag på nett E-faktura / Autogiro Nytt telefonsystem Arbeid med planportal Arbeidsfordeling eiendomsskatt Etablering av digitaliseringsgruppe 2013: Hvordan levere det samme (eller mer?) med mindre ressurser? Jobbe smartere! Redusert tidsbruk Bemanningsreduksjon Større brukertilfredshet

49 Hvem har de gode ideene? Innbyggerskapt forbedring? Innbyggere Ansatte Andre kommuner Andre bedrifter Google osv

50 HR-verktøy for utvikling- og oppfølging av medarbeidere Personlige utviklingsmål som utarbeides av den enkelte medarbeider (skape eierskap til egne målsettinger) Mentor Skape forventinger, fokus og bygge kultur En leder har som hovedoppgave å: Lede sine medarbeidere slik at man i fellesskap når kommunens overordnede målsettinger. Øke verdien av hver enkelte medarbeider

51 Menneskets grunnleggende behov Bli sett Føle seg betydningsfull Ha en verdi

52 LEAN i Molde kommune Tankesett som tilrettelegger forbedringskultur Fokus på E i ROSE-filosofien Lederne som kulturbyggere i førersetet! Lederopplæring 2. halvår 2013 Kick-off samling for alle enhetsledere Oppfølging i grupper på med 3 halvdagssamlinger Bruk av ekstern foredragsholder med våre navigatører

54 LEAN sett fra en hovedtillitsvalgt LEAN et forslag fra politisk hold Skepsis...verktøy fra industrien inn i kommunens tjenesteyting? To HTV med fra starten av i 12 dagers opplæring i LEAN. Molde kommune tar med tillitsvalgte fra starten Informasjon og involvering

55 Involvering, engasjement Skepsisen snudde LEAN kunne være et nyttig redskap til beste for både arbeidstakere og brukere Målet med LEAN = medarbeiderskapt kontinuerlig forbedring

56 Ønsker de ansatte endringer..? Det er for mye stress... Jeg rekker aldri å bli ferdig i tide... Vi får stadig flere oppgaver og ikke mer tid Jeg må dobbeltsjekke andres arbeid.....

57 Svaret : Ansette flere? Jobbe hardere? Jobbe smartere -- ; Og hvordan kommer vi dit..?

58 Veien Medarbeiderne må involveres. Respekt for hverandres roller Aksept for arbeidet som skal gjøres herunder aksept for ledelse Kartlegge/forstå prosesser Verdiskaping i alle arbeidsoppgaver Eliminere sløsing

59 Resultat for de ansatte Større innflytelse på eget arbeid Klare prosedyrer Rom for kreativitet ut fra de klare prosedyrene Aksept for ideer / rom for å prøve/feile Meningsfulle arbeidsoppgaver Eierskap til prosessene i egen hverdag Større tilfredshet i arbeidet Mindre stress

62 Prolog

63 LEAN i norske kommuner Implementering av LEAN i norske kommuner av Magne Dolva (2011), Universitetet i Agder

64 Hvor implementeres LEAN? Implementering av LEAN i norske kommuner av Magne Dolva (2011), Universitetet i Agder

65 Hvorfor LEAN ikke er impl.? Implementering av LEAN i norske kommuner av Magne Dolva (2011), Universitetet i Agder

66 Utfordringer vedr. impl. av LEAN Implementering av LEAN i norske kommuner av Magne Dolva (2011), Universitetet i Agder

67 Påstander vedrørende impl. Implementering av LEAN i norske kommuner av Magne Dolva (2011), Universitetet i Agder

68 Effekten av LEAN Implementering av LEAN i norske kommuner av Magne Dolva (2011), Universitetet i Agder

69 LEAN i «storby» og «småby» Hva trigget «Storby» og «Småby» til å begynne m/ LEAN? En «nysgjerrig» leder som var på utkikk etter nye verktøy Sette kommunen i stand til å møte utfordringene som kommer i eldrebølgen krav om at offentlig forvalting må effektivisere sine tjenester Ordfører som ville innføre LEAN Rådmannsgruppen var først negativ Fikk drahjelp fra «storby» Storby Småby innbyggere innbyggere En komparativ case-studie: Innføringen av Lean i kommunene av Richard Høgås (2011), HiL

70 «Storby» - Byggesak Mottar søknad Sender svar Hoved utfordring: Manglende interne rutiner Stort etterslep av saker Tiltak: Innført sjekklister som alle saksbehandlere skal følge, og som følger saken fra A til Å Innført mottakskontroll Effekt: Gjør det raskere å ferdigstille saken hvis en ny saksbehandler må overta. ( mindre personavhengig ) Avdekke feil og mangler tidlig i prosessen Stor arbeidsmengde og lav bemanning Standardbrev sendes til søkeren Informere brukeren om at søknaden er mottatt Opplyser om evt. feil / mangler i søknaden En komparativ case-studie: Innføringen av Lean i kommunene av Richard Høgås (2011), HiL

71 «Småby» - Pleie og Omsorg Mottar søknad Tildelt tjenestetilbud Vedtaksmøte Hoved utfordring: Tilsyn fra Fylkesmannen Før: Ingen prosedyrer for hva som skal gjøres FØR vedtaksmøtet og hvem som skal gjøre det Etter: Gjennomføres en tverrfaglig vurdering av søknaden og behovet til søkeren i forkant av vedtaksmøtet Varierende kvalitet på vedtakene Lang saksbehandlingstid Vedtaket ble gjort på vedtaksmøtet av et tverrfaglig team Vedtaket ble skrevet flere dager etter vedtaksmøtet av en adm. ansatt Vedtaket blir gjort og skrevet på vedtaksmøtet av et tverrfaglig team Adm. personell deltar ikke lengre på vedtaksmøtet En komparativ case-studie: Innføringen av Lean i kommunene av Richard Høgås (2011), HiL

72 Danmark En kur til den kommunale sektor hensiktsmæssigt? Syddansk Universitetet

73 Hvorfor implementere LEAN?

74 Har LEAN gitt dokumentert effekt?

75 Barrierer for implementering av LEAN

76 Roskilde kommune: Pleie og omsorg Pleietung beboer Mellomtung beboer Morgenpleie Kveldspleie NATT Let beboer Resultat: Kartleggingen ga de ansatte ved pleiesenteret dypere forstålas for aktivitetene som gjennomføres Kategorisering: Personlig pleie Praktisk bistand Mat Prosedyrer for plassering av hjelpemidler Enklere å planlegge Mer vekt på kosthold Økt effektivitet Økt beboertilfredshet LEAN i kommunerne: Effektivisering i fællesskap

77 Oppsummering 1 Saksbehandlingsprosess Mottar søknad Tildelt tjenestetilbud 2 Pleietung «Produksjonsprosess» beboer Mellomtung beboer Let beboer Morgenpleie Kveldspleie NATT

79 LEAN. Noe å begynne med? - Liv Signe Navarsete

80 Kontaktinformasjon Mette Holand, Molde Kommune E-post: Tlf.: Ken Blindheim, Ikaro Solutions AS E-post: Tlf.: