Workshop Trøndelag 8. og 9. november.

Transkript

1 Workshop Trøndelag 8. og 9. november

2 Workshop Trøndelag 8. og 9. november Kommunal- og moderniseringsdepartementet

3 Program 8. november Velkommen Nasjonale digitaliseringsprosjekter hva skjer og hvordan nyttiggjøre seg dem? v/ KS Hallvard Hoen Digitaliseringssamarbeidet i Trøndelag v/ KS Trøndelag Eva I Lauglo Kompetanseløft Trøndelag DiguT v/ Eirin Folde Hva er status i vårt digitaliseringsarbeid? Korte innledninger fra deltakerkommunene Gode råd for å lykkes med digitale omstillingsprosesser. Hvilke krav stilles til den digitale leder? Digital omstilling - muligheter og utfordringer i et arbeidstakerperspektiv v/ Fagforbundet Torstein Amdal Hvordan prioritere utviklingsområder v/ Rønnaug Aaring, Nye Namsos kommune Samarbeid om digital utvikling en fortelling fra Fosen v/ Fosenregionråd Torun Bakken Vi konkretiserer og definerer eget case Avslutning

4 Program 9. november Digitalisering, informasjonssikkerhet og personvern hvilke hensyn må vi ta? v/ Olve Molvik Hvordan jobber vi sammen for å utvikle en lærings- og innovasjonskultur? Refleksjon relatert til egne prosjekter. Hvilket behov er det vi skal løse? Vi arbeider med egne case. Fasiliteres av KS Konsulent Pause Hvordan sikrer vi gjennomføringskraft og styring av den digitale transformasjonen? Innledning ved KS Konsulent Vi gjør nytte av erfaringene fra work-shop og lager plan for videre arbeid i egen kommune. Gruppeoppgaver og refleksjon Lunsj og vel hjem!

5 Nasjonale digitaliseringsprosjekter hva skjer og hvordan nyttiggjøre dem i egen kommune? KS v/hallvard Hoen

6 Nasjonale prosjekt i egen kommune Drøft hva er status hos oss Hvordan kan vi gjøre nytte av disse prosjektene? Hva vil være viktig at vi tar tak i? Hva lurer vi på i forbindelse med de nasjonale prosjektene?

7 Digitaliseringssamarbeidet i Trøndelag v/ Eva i. Lauglo KS Trøndelag Kompetanseløft Trøndelag DiguT v/ Eirin Folde

8 Pause Pause til kl 14.30

9 Hva er status i vårt digitaliseringsarbeid? Hva er innbyggernes og næringslivets forventninger? Og suksesser og utfordringerherunder organisering av arbeidet også med tanke på partssamarbeid.

10 Workshop vestlandet 22. og 23. oktober

11 Rekkefølge Nye Namsos (Namsos, Fosnes og Namdalseid) Holtålen kommune Os kommune Røros kommune Levanger kommune Ringebu Nord-Fron Fosen (Bjugn, Ørland, Rissa, Leksvik, Roan, Åfjord og Osen) Hattfjelldal kommune

12 Hva har vi nå hørt som vi kan gjøre nytte av? Lurer vi på noe?

13 Rekkefølge Nye Namsos (Namsos, Fosnes og Namdalseid) Holtålen kommune Os kommune Røros kommune Levanger kommune Ringebu Nord-Fron Fosen (Bjugn, Ørland, Rissa, Leksvik, Roan, Åfjord og Osen) Hattfjelldal kommune

14 Pause Pause til kl 15.50

15 Gode råd for å lykkes med digitale omstillingsprosesser. Hvilke krav stilles til den digitale leder?

16 Om rapporten Oppdrag fra KS 7 case organisasjoner Bærum kommune Bergen kommune Trondheim kommune Oslo kommune NAV Trondheim parkering Sparebank 1 SR-Bank Hvilke utfordringer ser man? Hva skal til for å lykkes? Håndtering av arbeidsgiverrollen

17 «I en kommunal kontekst er en digital virksomhet en organisasjon som anvender teknologi til å løse samfunnsoppdraget på bedre og mer effektive måter. En digital kommune setter innbyggerne i sentrum, har standardisert og automatisert en rekke prosesser, bruker data som innsatsfaktor i sin tjenesteyting og anvender korte og eksperimenterende utviklingsprosjekter.»

18 Hvordan lykkes?

19 Gode råd for lykkes med digitale omstillingsprosesser 1. Politisk og administrativ ledelse må ta aktivt eierskap til den digitale omstillingen 2. Alle ansatte må involveres i omstillingsprosessene 3. Gi handlingsrom til ildsjeler og endringsagenter 4. Digitalisering må henge sammen med utvikling av en lærings- og innovasjonskultur 5. Digital omstilling handler om å vurdere dagens arbeidsprosesser og organisering på nytt 6. Rekrutter spisskompetanse og legg til rette for kontinuerlig læring på arbeidsplassen 7. Gevinster må planlegges tidlig og følges opp over tid 8. For å gi kraft til digitaliseringsprosjekter bør det etableres egne program ved siden av ordinær drift 9. IT-prosesser og anskaffelser må forankres i overordnet ledelse

20 1. Politisk og administrativ ledelse må ta aktivt eierskap til den digitale omstillingen Politisk og administrativ ledelse må ta aktivt eierskap til kommunens digitalisering Tydelig forankret i rådmannens ledergruppe Vilje til å investere i digital omstilling øker med forståelse Felles forståelse for hvilke grep digitale omstillinger krever

21 2. Alle ansatte må involveres i omstillingsprosessene Kommunikasjon og involvering av mellomledere og medarbeidere Involvering av tillitsvalgte og medarbeidere øker forståelse for endringsbehov Mestringstro og vilje til gjennomføring av endring Involvering skaper også ofte bedre løsninger, da de bringer inn nye perspektiv Kommunikasjonsbehovet er stort Mellomleders digitale og omstillingskompetanse

22 3. Gi handlingsrom til ildsjeler og endringsagenter Den tidlige digitaliseringsinnsatsen ble drevet av ildsjeler Gi medarbeidere med kunnskap og engasjement spillerom, annerkjennelse og støtte Pilotprosjekt Bruk endringsagenter ( mellomledere, tillitsvalgte eller medarbeidere) Stor interesse for teknologi og energi/motivasjon til å skape de endringene som prosjektene legger opp til Oversette teknologiens betydning til et ufarlig, forståelig og relevant språk

23 4. Digitalisering må henge sammen med utvikling av en lærings- og innovasjonskultur En digital kompetent organisasjon kjennetegnes av en kultur som aksepterer og fremmer endring Å skape en innovasjons- og læringskultur tar tid og jobbes med parallelt Bidrag for å styrke lærings/endringskultur Eksperimentering Innovative anskaffelser Bruk av tjenestedesign

24 5. Digital omstilling handler om å vurdere dagens arbeidsprosesser og organisering på nytt For å få effekt av digitalisering må arbeidsprosesser endres Medarbeider må motiveres til gjøre noe nytt kontinuerlig læring Digital omstilling som organisasjonsutviklingsprosess Ny teknologi som driver men fører ikke til ønsket resultat i seg selv

25 6. Rekrutter spisskompetanse og legg til rette for kontinuerlig læring på arbeidsplassen Ledere må være i stand til å forstå hvordan teknologi kan utnyttes til å løse virksomhetens oppgaver på nye og bedre måter Leders evne til å lede omstillingsprosesser, rollemodeller og meningsbærere IT- avdelingen må ha kunnskap om nye teknologier og trender Evnen til å ta i bruk og hente ut planlagte gevinster Samtlige medarbeidere må ha kompetanse til å ta i bruke digitale verktøy og løsninger. Tilegne seg helt ny kompetanse oppgaver automatiseres og rasjonaliseres bort Tjenestedesign, lean, personvern, prosjektledelse..

26 7. Gevinster må planlegges tidlig og følges opp over tid Gevinster for brukerne i form av forenkling og forbedring. Portefølje av digitaliseringsinitiativ krever systematisk gevinstarbeid Standardiserte metoder for gevinstrealisering (eks DIFIs prosjektveiviser) God planlegging, tydelig forventing til hvilke gevinstuttak som skal realiseres Manglende gevinstrealisering kan skyldes: Lav omstillingsevne Endringer tar lengre tid Motstand medfører at endringer ikke blir gjennomført

27 «Galskap er å gjøre det samme om og om igjen og forvente et annet resultat»

28 8. For å gi kraft til digitaliseringsprosjekter bør det etableres egne program ved siden av ordinær drift Sentralisert digitaliseringsansvaret Egne program- og porteføljestyring håndtere drift og utvikling i parallell. Legge til rette for standardisering og profesjonalisering av metodikk og verktøy Innovasjon som del av utvikling Bort fra kravspesifikasjoner med «skal» og «bør», over til korte utviklingsprosesser med å teste løsning raskt Innovative anskaffelser Direkte brukermedvirkning

29 9. IT-prosesser og anskaffelser må forankres i overordnet ledelse Koordinert og enhetlig tilnærming til digitalisering, herunder samle beslutningsmyndighet knyttet til forvaltning, utvikling og drift av IT Standardisert IT-infrastruktur, systemansvar overføres IT avdeling Fagavdeling får anledning til å konsentrere seg om å tilpasse og forbedre arbeidsprosesser IT-anskaffelser koordineres i tett samarbeid.

30 Gode råd for lykkes med digitale omstillingsprosesser 1. Politisk og administrativ ledelse må ta aktivt eierskap til den digitale omstillingen 2. Alle ansatte må involveres i omstillingsprosessene 3. Gi handlingsrom til ildsjeler og endringsagenter 4. Digitalisering må henge sammen med utvikling av en lærings- og innovasjonskultur 5. Digital omstilling handler om å vurdere dagens arbeidsprosesser og organisering på nytt 6. Rekrutter spisskompetanse og legg til rette for kontinuerlig læring på arbeidsplassen 7. Gevinster må planlegges tidlig og følges opp over tid 8. For å gi kraft til digitaliseringsprosjekter bør det etableres egne program ved siden av ordinær drift 9. IT-prosesser og anskaffelser må forankres i overordnet ledelse

31 Digital omstilling -muligheter og utfordringer sett fra arbeidstakersiden. v/ Fagforbundet Torstein Amdal

32 Hvordan prioritere utviklingsområder v/ Rønnaug Aaring Nye Namsos

33 Samarbeid om digital utvikling en fortelling fra Fosen v/ daglig leder Fosen regionråd Torun Bakken

34 Vi konkretiserer og definerer eget case.

35 Vi konkretiserer case «Falling in love with the problem»

36 Konkretisering av prosjekt/case 2 minutter individuelt Del på gruppen Konkretiser i gruppen og forbered dere på hva dere vil dele med de andre deltakerne

37 Felles middag kl Oppstart i morgen kl 08.30