Workshop HVORDAN GJØR VI DET? Tromsø mars.

Transkript

1 Workshop HVORDAN GJØR VI DET? Tromsø mars

2 «For å tenke utenfor boksen, må kommunene vite hva som finnes der. [ ] Kommunal- og moderniseringsdepartementet, KS og de store arbeidstakerorganisasjonene samarbeider om å bidra til økt digitalisering i kommunene. Samarbeidet skal gjøre at de ansatte i kommunene får økt digital kompetanse, forståelse for hvilke muligheter digitaliseringen gir og hvilke endrings- og omstillingsprosesser som er nødvendige.» Digitaliseringsminister Nikolai Astrup, tidsskriftet Kommunalteknikk, mars 2019.

3

4 Program dag mars kl Hvordan styrke involvering av organisasjonen og aktiv deltakelse og kompetansebygging? Senja kommune. Kartlegging av digital modenhet og kompetanse. v/ Vegard Bogstrand Harstad kommune. Hvordan fange opp gode ideer fra medarbeidere? Innlegg ved tillitsvalgte Eva Granås og digitaliseringsleder Monica Larssen Narvik kommune. Digital modenhet hos toppledelse hvordan gjøre det uten å trø noen på tærne? v/ Narvik kommune Per Jakobsen Porsanger kommune. Planen for samhandlingen i utviklingen av digitaliseringsstrategi v/ Trine Persen Status hos dere gjennomgang av prosess og resultat så langt Arbeid i det enkelte prosjekt vi deler erfaringer fra den enkelte kommune Felles middag kl 19.30

5 Program dag mars kl Nasjonale fellesløsninger hvordan ta i bruk og hvilke erfaringer har vi? Nytt fra KS Nyttige prosessverktøy i arbeidet med digitalisering. Vi blir kjent med Veikart for tjenesteinnovasjon. Hvordan nyttiggjør vi dette i egen kommune? Gevinstrealisering kvantitativt og kvalitativt. Hva er de gode grepene? Handlingsplan ideer vi tar med hjem Vi etablerer kontaktpunkter i nettverket Oppsummering hva er det med digitale omstillinger? Lunsj og vel hjem

6 Hvorfor jakt på «eureka-opplevelser»? Eureka-opplevelser på nivå 4 og 5 har stor påvirkning på læring og den enkeltes motivasjon til å handle! Stor påvirkning på at den enkelte handler. Noter ned eureka-opplevelser gjennom dagen Stor påvirkning organisasjonens utvikling. D.Rock, NeuroleadershipSummit 2018

7 Hvordan styrke involvering av organisasjoner, sikre aktiv deltakelse og kompetansebygging?

8 Hva er kompetanse? Kompetent = å være i stand til Dvs. å ha evner, kunnskaper, ferdigheter og holdninger som passer til oppgaven Inkompetent = å ha feil kvalifikasjoner for oppgaven

9 Kompetanse er mye mer enn studiepoeng! Realkompetanse er summen av formell og uformell kompetanse Kilder til kompetanse Medfødte egenskaper Typer kompetanse Modell: Linda Lai Utdanning kurs og tiltak Erfaring fra arbeidsliv og alle andre arenaer Formell kompetanse Uformell kompetanse

10 Hva er digital kompetanse? Digital agenda definerer: Digital kompetanse er evnen til å forholde seg til og bruke digitale verktøy og medier på en trygg, kritisk og kreativ måte. Digital kompetanse handler både om kunnskaper, ferdigheter og holdninger. Det dreier seg om å kunne utføre praktiske oppgaver, kommunisere, innhente eller behandle informasjon. Digital dømmekraft, slik som personvern, kildekritikk og informasjonssikkerhet er også en viktig del av den digital kompetansen.

11 EUs rammeverk for digital kompetanse Digital kompetanse er bevisst, kritisk og kreativ bruk av IKT til å oppnå mål relatert til arbeid, ansettbarhet, læring, fritid, inkludering og /eller deltakelse i samfunnet Egenskaper, holdninger, verdier Nettadferd, kommunikasjon Digital kompetanse Ferdigheter Programmere, produsere digitalt innhold i ulike formater Kunnskap og forståelser Forståelse av datasystemer, kildekritikk, personvern og pasientdata

12 Ulike faser i en endringsprosess Ny praksis er forankret i kultur, struktur, systemer, kompetanse, lederrolle og medarbeiderrolle, ikke lenger avhengig av en person (f eks prosjektlederen). Mattew and Miles

13 Organisasjonens læringssirkel

14

15 Gode råd for lykkes med digitale omstillingsprosesser 1. Politisk og administrativ ledelse må ta aktivt eierskap til den digitale Hvordan ser omstillingen dere dette igjen i 2. Alle ansatte må involveres i omstillingsprosessene 3. Gi handlingsrom til ildsjeler og endringsagenter egen kommune? 4. Digitalisering må henge sammen med utvikling av en lærings- og innovasjonskultur 5. Digital omstilling handler om å vurdere dagens arbeidsprosesser og organisering på nytt 6. Rekrutter spisskompetanse og legg til rette for kontinuerlig læring på arbeidsplassen 7. Gevinster må planlegges tidlig og følges opp over tid 8. For å gi kraft til digitaliseringsprosjekter bør det etableres egne program ved siden av ordinær drift 9. IT-prosesser og anskaffelser må forankres i overordnet ledelse

16 Medvirkning Medvirkning er et vesentlig tema for å håndtere den situasjonen organisasjonene står overfor i endringsarbeid. Medvirkning vil øke indre motivasjon Medvirkning vil forebygge motstand eller meningsløshet blant ansatte

17 God implementering Politisk og administrativ ledelse som støtter Strukturer som støtter Virksomhetsledelse som støtter Systemer og arbeidsprosesser som støtter Kompetente medarbeidere som støtter Organisasjonskultur som støtter

18 Eksempler fra kommunene i nettverket

19 Hva har vi hørt? Hva har vi lært? Hva kan vi bruke? Tenk litt selv først, del så i gruppen. Noter ned felles læringspunkter.

20 Senja kommune. Kartlegging av digital modenhet og kompetanse. v/ Vegard Bogstrand Harstad kommune. Hvordan fange opp gode ideer fra medarbeidere? Innlegg ved tillitsvalgte Eva Granås og digitaliseringsleder Monica Larssen Narvik kommune. Digital modenhet hos toppledelse hvordan gjøre det uten å trø noen på tærne? v/ Narvik kommune Per Jakobsen Porsanger kommune. Planen for samhandlingen i utviklingen av digitaliseringsstrategi v/ Trine Persen

21 LUNSJ Tilbake kl 12.30

22 Hva har vi hørt? Hva har vi lært? Hva kan vi bruke? Tenk litt selv først, del så i gruppen. Noter ned felles læringspunkter.

23 Pause Pause til kl 14.15

24 Pause Pause til kl 15.05

25 PECHA KUCHA Status i de enkelte kommunene gjennomgang av prosess og resultat så langt.

26 Hva har vi gjort og lært siden sist? Narvik kommune Harstad kommune Porsanger kommune Tromsø kommune Bardu kommune Senja kommune

27 Hva har vi nå hørt som vi kan gjøre nytte av? Lurer vi på noe? Noter ned eventuelle spørsmål

28 Pause Pause til kl 16.10

29 Vi deler erfaringer for bruk i egne prosjekter 1. Hva har vi hørt? Og hva vil vi høre mer om? (10 min) a. Tenk gjennom ut ifra egen rolle og gruppen/prosjektet b. Bli enige på gruppen 2. Vi fordeler roller a. Vert - sitter igjen og deler erfaringer fra egen kommune/prosjekt. b. Jeger jakter på erfaring fra de andre kommunene 3. Vi jakter på erfaringer (30 min) 4. Vi deler det vi har hørt på gruppen hva tar vi med oss? Noterer ned i egen logg. (10 min)

30 Nyttige prosessverktøy i arbeidet med digitalisering Vi blir kjent med veikart for tjenesteinnovasjon.

31 Veikart for tjenesteinnovasjon Innovasjonsprosess fra A til Å Generell metodikk kan brukes og tilpasses Brukersentrert tilnærming Veikartet tar deg gjennom seks faser beskrives overordna med tilhørende verktøy for her fase. Verktøyene beskrives med aktiviteter og detaljer. Nedlastbare filer Plukk og miks

32

33 Vi skal vise fire av verktøyene Planleggingsverktøy - Avheninghetsanalyse Forankringsverktøy - Interessentanalyse - Forankringsplan Gevinstverktøy - Kartlegging, planlegging og oppfølging

34 Felles middag kl Oppstart i morgen kl 08.30

35 Dag 2

36 Workshop HVORDAN GJØR VI DET?

37 Program dag mars kl Nasjonale fellesløsninger hvordan ta i bruk og hvilke erfaringer har vi? Nytt fra KS Nyttige prosessverktøy i arbeidet med digitalisering. Vi blir kjent med Veikart for tjenesteinnovasjon. Hvordan nyttiggjør vi dette i egen kommune? Gevinstrealisering kvantitativt og kvalitativt. Hva er de gode grepene? Handlingsplan ideer vi tar med hjem Vi etablerer kontaktpunkter i nettverket Oppsummering hva er det med digitale omstillinger? Lunsj og vel hjem

38 Historien om Tim

39 Nasjonale fellesløsninger som er klar for bruk. Hvordan kan vi ta det i bruk og hvilke erfaringer har vi? Nytt fra KS v/ Hallvard Hoen

40 Pause Pause til kl 10.05

41 Nyttige prosessverktøy i arbeidet med digitalisering Vi blir kjent med veikart for tjenesteinnovasjon.

42 Veikart for tjenesteinnovasjon Innovasjonsprosess fra A til Å Generell metodikk kan brukes og tilpasses Brukersentrert tilnærming Veikartet tar deg gjennom seks faser beskrives overordna med tilhørende verktøy for her fase. Verktøyene beskrives med aktiviteter og detaljer. Nedlastbare filer Plukk og miks

43

44 Vi skal vise fire av verktøyene Planleggingsverktøy - Avhengighetsanalyse Forankringsverktøy - Interessentanalyse - Forankringsplan Gevinstverktøy - Kartlegging, planlegging og oppfølging

45 Interessentanalyse

46 Hva betyr noe for hvem? Hva er interessentanalyse? Interessenter er personer og grupper som blir berørt av tenkt endring/prosjekt, eller som kan påvirke endringen/prosjektet selv. Interessentene kan ha ulike behov, forventninger og ønsker. I interessentanalysen identifiserer dere interessenter og definerer strategi for forankring. Hvorfor utarbeide interessentanalyse? Grundig forståelse av interessentbildet er avgjørende for å lykkes med forankringsarbeid. Interessenter må håndteres ulikt ut ifra deres interesser, holdninger og innflytelse. Interessentanalysen gir deg mulighet til å håndtere interessenter på en strukturert måte.

47 Interessentanalyse mal

48 Vi arbeider med interessentanalyse for vårt arbeid/prosjekt Hvem er interessentene? Hvordan påvirkes/berøres de av endringene? Strategi for involvering, dialog og opplæring

49 Gjennomgående arbeidsmetode IGP(I) I = individuell refleksjon, i forkant av et møte, eller i møtet G = gruppe. Grupper på 4-7 er bra. Rekkeframlegg; en og en legger fram ett og ett innspill, runder til alle innspill er tatt med. Deretter åpne for en drøfting; hva er viktigst, hva skal prioriteres, hva skal vi dele med plenum. Roller: Ordstyrer og tidtaker Viddevakt Sekretær P = plenum. Ett og ett innspill fra gruppene. (I = individuell refleksjon, i etterkant av plenum kan bidra til å øke egen læring)

50 Interessent-analyse A) Hvem er interessentene? I = skriv ned på post-it lapp 2 minutt G = rekkeframlegg Prioriter hvilke dere vil jobbe videre med Ordstyrer og tidtaker: den som har varmest hender Viddevakt: den som har kaldest hender Sekretær: den som er yngst av de som er igjen

51 Interessent-analyse A) Hvem er interessentene? B) Hvordan påvirkes/berøres de av endringene? C) Strategi for involvering, dialog og opplæring I = skriv ned på post-it lapp A, B og C ( en lapp for hver= G= Rekkeframlegg, en og en legger fram en interessent og plasserer lapp på flip-over ark. Når alle interessentene er plassert diskuterer dere på gruppen og gjør evt. justeringer. P= bli enig om en interessent dere vil presentere i plenum. Begrunn hvorfor dere valgte denne. Individuelt: 4 minutter Gruppe: ca.20 minutter Plenum: velg hvem som presenterer Ordstyrer og tidtaker: den som har varmest hender Viddevakt: den som har kaldest hender Sekretær: den som er yngst av de som er igjen

52 Avhengighetsanalyse

53 Avhengighet unngå dobbelt arbeid, få dobbel effekt? Hva er avhengighetsanalyse? Avhengighetsanalyse gir overblikk over nasjonale, regionale og lokale prosjekter som berører deres prosjekt eller innehar leveranser som deres prosjekt er avhengig av. Hvorfor utarbeide forankringsplan? Forankringsplanen hjelper deg å gjennomføre forankringsarbeid på en strukturert måte, og holde orden på dialogen med de ulike interessentene.

54 Avhengighetsanalyse mal Avhengighetsanalyse Navn på prosjekt Prosjekteier Kort beskrivelse Hvordan påvirker dette oss? Hvordan tar vi hensyn til dette i planleggingen? [Oppgi navn, som f.eks. [Beskriv prosjektet kort, skriv eksempelvis "Mestring i hverdagen"] "Utprøving av trygghetspakker"] [Oppgi kommune eller en annen aktør som eier prosjektet, som f.eks. "X kommune"] [Beskriv kort hvordan prosjektet påvirker deres arbeid, som f.eks. "Innføring av trygghetspakker påvirker behovet for alarmmottak som utredes i dette prosjektet"] [Beskriv kort hvordan dere skal ta hensyn til avhengigheten i planleggingen, som f.eks. "Tar et felles statusmøte med Mestring i hverdagen hver annen uke"]

55 Forankringsplan

56 Refleksjon og oppgave Hvordan kan verktøyene være nyttige i arbeidet med kompetansebygging og samarbeidet mellom de ulike rollene og aktørene hos dere?

57 Gevinstrealisering Hva forstår dere med gevinstrealisering?

58 Når du skal planlegge gevinstrealiseringen bør du lage en interessentanalyse Identifiser de som blir berørt av endringen Beskriv hvordan interessenten blir berørt av endringen Vurder interessentens betydning for prosjektet Vurder interessentens holdning til prosjektet Beskriv hvordan interessenten skal håndteres -gjerne utfra dens påvirkningsmulighet og holdning til tiltaket/gevinstene

59 Hva er gevinstrealisering? Hva er gevinst? nyttevirkning Hvorfor og for hvem? Politikere forstå og beslutte Administrasjon styre effektivt, ressursallokering Innbyggere bedre tjenestetilbud Næring/samfunn konkurransekraft - samfunnsutvikling

60 Hvorfor? Hvordan ellers vite om vi når de målene vi har satt oss? Økt kvalitet på tjenestene og mer fornøyde innbyggere Læring og trivsel i organisasjonen

61 Type gevinster Unngåtte kostnader Nye løsninger som bygger opp under f.eks investering i forebyggende tiltak Utsatt innleggelse i institusjon Tid Redusert kjøretid i hjemmetjenesten Redusert saksbehandling Kvalitet Bedre arbeidsprosesser Økt egenmestring og livskvalitet Bedre tjenester

62 Gevinster kan realiseres ved å endre på tjenester og arbeidsprosesser Dagens tjeneste og arbeidsprosess Slik jobber vi i dag Ny tjeneste og arbeidsprosess Slik skal vi jobbe Endring Endring som ny måte å jobbe på medfører Gevinst Positiv effekt av endringen Kommunen benytter papirbasert kommunikasjon Kommunen innfører elektroniske PLO-meldinger Meldingsflyten digitaliseres og automatiseres - Frigjort tid - Bedre tjenester

63 Gevinstrealisering - Difis verktøy

64 Fra Veikart for tjenesteinnovasjon

65 Hvem er opptatt av gevinster? Ulike interessenter

66 En gevinstrealiseringsplan bør inneholde Oversikt over hvilke gevinster som skal måles og evalueres Oversikt over roller og ansvar som skal bidra til å realisere gevinstene Konkrete tiltak som anses nødvendig i organisasjonen for at gevinster kan tas ut (endringsprosesser, kompetanseheving, omorganisering etc.) Hvordan og når målingene skal utføres Oversikt over ressurser som kreves for å måle og evaluere gevinstene Nullpunktsmålinger som forbedringene vil bli vurdert ut fra

67 Gevinstplan Gevinst Gevinstansvarlig Resultatindikator Hvordan måle og rapportere Forutsetninger og tiltak for å realisere gevinsten Frist for tiltak Ansvarlige for spesifikke tiltak Hvordan gevinsten "omsettes" Oversikt over hvilke gevinster prosjektet ønsker å oppnå. Inkluder unngåtte kostnader, spart tid og økt kvalitet. Hvem er ansvarlig for at denne gevinsten måles og følges opp? Resultatindikatoren er det som skal måles for å dokumentere gevinsten. Velg noe som er enkelt å måle. Beskriv hvordan gevinstene skal måles og rapporteres. Bestem hvor ofte gevinsten skal måles og hvordan data samles inn. Beskriv forutsetninger for at gevinster oppnås. Hva må være på plass for at den aktuelle gevinsten skal inntreffe og hvilke tiltak må vi sette i gang for å sikre at denne gevinsten oppnås? Det kan være flere tiltak og gevinstansvarlige per gevinst. Beskriv hvordan gevinsten skal omsettes. Ungåtte kostnader og spart tid kan brukes på andre områder.

68 Hvordan ser vår gevinstrealiseringsplan ut? Hvilke interessenter har vi? Hvilke gevinster ønsker vi å oppnå? For hvem? Hvem skal følge opp at gevinsten realiseres? Hvordan skal vi måle det og hvordan samler vi data? Hvilke forutsetninger må være på plass for at vi skal hente ut gevinstene? Hvordan skal gevinsten omsettes?

69 Gevinstrealisering - oppgave Ta utgangspunkt i interessentanalysen. Velg ut inntil 3 interessenter. Beskriv hvilke gevinster dere ønsker at den enkelte interessenten skal oppnå? Hvem skal følge opp? Hvordan skal vi måle og følge opp? Vi bruker IGP 4 min individuelt 20 min i gruppe

70 Webinar hvordan måle effekter av kommunesammenslåing? Gevinstrealisering 2. april se KS.no

71 Hva er kompetanse? Sentral driver for Prosjekt «Digital kompetanse»

72 Kompetanse er mye mer enn studiepoeng! Realkompetanse er summen av formell og uformell kompetanse Kilder til kompetanse Medfødte egenskaper Typer kompetanse Modell: Linda Lai Utdanning kurs og tiltak Erfaring fra arbeidsliv og alle andre arenaer Formell kompetanse Uformell kompetanse

73 Hva er kompetanse? Kompetent = å være i stand til Dvs. å ha evner, kunnskaper, ferdigheter og holdninger som passer til oppgaven Inkompetent = å ha feil kvalifikasjoner for oppgaven

74 Kunnskaper det vi vet Kan handle om Fakta Hvordan ting henger sammen Hvordan vi utfører handlinger Kan formidles muntlig i forelesninger, samtaler, møter, opplæring mm skriftlig i statistikk, fagartikler/faglitteratur, rutiner, prosedyrebeskrivelser mm

75 Den tause kunnskapen Vanskelig å sette ord på og reflektere direkte over. «Det bare er slik!» Spredning skjer ved å jobbe tett med kilden.

76 Ferdigheter praktisk handling Det holder ikke å ha kunnskap om hvordan man gjør det, vi må ha ferdigheter i å gjøre det også Ferdigheter handler om øvelse, repetisjon og tilbakemeldinger.

77 Evner vårt utgangspunkt for å tilegne oss kunnskaper og ferdigheter Evner = relativt stabile anlegg, trekk og talenter, kognitive og fysiske Påvirker de andre kompetansekomponentene, men påvirkningen er ikke like stor den andre veien

78

79 Den proksimale utviklingssonen DU Her lærer du uten hjelp Her lærer du med hjelp

80 «Matteus-effekten» Den skjeve deltakelsen i arbeidsrelatert læring har vært kalt «Matteus-effekten»; de som har mye utdanning og ferdigheter deltar mer i læringsaktiviteter enn de som har lite. Hva betyr dette i praksis i Marcolin mfl. (2016) finner at det er komplementaritet mellom forskjellige typer ferdigheter. De som har gode lese- og regneferdigheter (målt gjennom PIAAC) har bedre evne til å utnytte IKT-ferdighetene og kommunen? andre arbeidsrelaterte ferdigheter, enn dem med dårlige lese- og regneferdigheter. OECD (2017b) viser også nære sammenhenger mellom grunnleggende ferdigheter og en rekke andre arbeidsmarkedsrelevante ferdigheter..og for arbeidet Marcolin mfl. (2016) har brukt data fra PIAAC til å måle etterspørselen etter IKT-komplementære ferdigheter. De finner at jo mer man bruker IKT på jobben, desto mer tar man i bruk oppgaver som krever samarbeid, med digitalisering? samhandling og problemløsning. De finner også at jo mer man bruker IKT på jobben, jo oftere gjør man aktiviteter som krever kognitive ferdigheter, som lesing, regning og skriving. Evne til å lede, kommunisere, planlegge, koordinere og prioritere viser seg å bli viktigere når IKT-intensiteten på arbeidsplassen øker (Spiezia mfl. 2016). Siden IKT-komplementære ferdigheter rommer mye, er de vanskelige å operasjonalisere, og følgelig er det vanskelig å tallfeste etterspørselen. De ulike delene av kompetansebegrepet er komplementære. Alle delene må utvikles for samlet sett å oppnå høy kompetanse. Grunnleggende ferdigheter som lesing, skriving og tallforståelse, er særlig viktige for å tilegne seg kunnskap, forståelse og ferdigheter Kilde. NOU 2:2019

81 «Galskap er å gjøre det samme om og om igjen og forvente et annet resultat»

82 Holdninger - den underfokuserte kompetansekomponenten? Mestringstro Prososial orientering Fleksibilitet «Excellence is not a skill, it is an attitude»

83 Læring i ulike kretser Enkeltkretslæring: Lett synlige og enkle «feil»/utfordringer blir rettet opp, men grunnleggende verdier og organisasjonskulturen blir som før Dobbeltkretslæring: Man utfordrer mål, normer og verdier endring i organisasjonskulturen Argyris og Schon

84

85 Handlingsplan ideer vi tar med hjem

86 Hva har vi gjort? Eksempler og delt erfaringer Planleggingsverktøy - Avheninghetsanalyse Forankringsverktøy - Interessentanalyse - Forankringsplan Gevinstverktøy - Kartlegging, planlegging og oppfølging Vi lager handlingsplan Bli enige om hvilke ideer og tiltak dere vil gjøre når dere kommer tilbake. Individuelt Gruppe

87 Hva kan prosjektet Digital kompetanse bidra med for at dere får gjennomført handlingsplanen fram mot avslutningskonferansen 21.november?

88 Vi etablerer kontaktpunkter med relevante deltakerkommuner i videre oppfølging.

89 LUNSJ og vel hjem. Sett av 21.november for avslutningskonferanse