Workshop vestlandet 22. og 23. oktober.

Transkript

1 Workshop vestlandet 22. og 23. oktober

2 Kommunal- og moderniseringsdepartementet Velkommen til workshop 1: Digital kompetanse i kommunene Sandro Melgalvis Gloppen 22 oktober 2018

3 Innføring av velferdsteknologi, 20 % teknologi og 80 % organisasjon St.meld. Innovasjon i omsorg Kommunal- og moderniseringsdepartementet

4 Formål Tilby kunnskap og arenaer for lokalt utviklingsarbeid innenfor temaet digitalisering og kompetanseutvikling. Målet er at deltakerne skal få organisasjonsutvikling økt kunnskap, innsikt og forståelse for den og omstilling som følger av digitaliseringsarbeid. Partene legger vekt på lokale løsninger og kommunal forankring av arbeidet med digitalisering og kompetanse, og at folkevalgte, ledere og tillitsvalgte/medarbeiderne skal delta i arbeidet. Kommunal- og moderniseringsdepartementet

5 Program 22.oktober Velkommen Nasjonale digitaliseringsprosjekter hva skjer og hvordan nyttiggjøre seg dem? KS digitaliseringsavdeling v/ spesialrådgiver Hallvard Hoen Digitalisering, informasjonssikkerhet og personvern hvilke hensyn må vi ta? Hva er status i vårt digitaliseringsarbeid? Korte innledninger fra deltakerkommunene Gode råd for å lykkes med digitale omstillingsprosesser. Hvilke krav stilles til den digitale leder? Fokus på grunnleggende IKT kompetanse v/ Gloppen kommune Elektroniske skjema og endring i arbeidsprosesser v / Stryn kommune Anna Egedahl. Digital omstilling - muligheter og utfordringer i et arbeidstakerperspektiv v/ Torstein Amdal Fagforbundet Vi konkretiserer og definerer eget case Avslutning

6 Program 23.oktober Hvordan jobber vi sammen for å utvikle en lærings- og innovasjonskultur? Refleksjon relatert til egne prosjekter. Hvilket behov er det vi skal løse? Vi arbeider med egne case.fasiliteres av KS Konsulent Pause Hvordan sikrer vi gjennomføringskraft og styring av den digitale transformasjonen? Innledning ved KS Konsulent Vi gjør nytte av erfaringene fra work-shop og lager plan for videre arbeid i egen kommune. Gruppeoppgaver og refleksjon Lunsj og vel hjem!

7 Nasjonale digitaliseringsprosjekter hva skjer og hvordan nyttiggjøre dem i egen kommune? KS digitaliseringsavdeling v/ spesialrådgiver Hallvard Hoen

8 Nasjonale prosjekt i egen kommune Drøft hva er status hos oss Hvordan kan vi gjøre nytte av disse prosjektene? Hva vil være viktig at vi tar tak i? Hva lurer vi på i forbindelse med de nasjonale prosjektene?

9 Digitalisering, informasjonssikkerhet og personvern hvilke hensyn må vi ta? Innledning v/ KS konsulent Olve Molvik

10 Personvern i et digitaliseringsperspektiv

11

12 Personvern

13 Personvern på dagsorden 87 millioner brukere berørt Personopplysningene ble tilgjengeliggjort av Facebook overfor tredjepartsutviklere mot betaling Hvilken påvirkning har vi blitt utsatt for?

14 Digitale tjenester er avhengig av tillit

15 Tillit til digitale tjenester IKT-sikkerhet må gå hånd i hånd med utviklingen, slik at man får sikre løsninger som gir verdiøkning i samfunnet. Samfunnet er ikke tjent med manglende tillit til digitale prosesser og produkter, hvor man får en såkalt nedkjølingseffekt der frykten for å benytte digitale tjenester og produkter er stor. NorSIS 2018

16 Bakgrunnen for personvernforordningen Vedtatt i 2016 ikrafttredelse juli 2018 Styrke tilliten til digitale tjenester Felles regelverk for personvern i Europa Skal styrke den europeiske borgers rettigheter Gjøre det lettere å utveksle personopplysninger over landegrenser Sikre samarbeid mellom personvernmyndigheter Fjerne unødvendige administrative byrder for bedrifter

17 Personvern vs informasjonssikkerhet Personvern et viktig demokratisk prinsipp: "Enhver har rett til respekt for sitt privatliv og familieliv, sitt hjem og sin korrespondanse.» Informasjonssikkerhet - handler om å beskytte informasjonsverdiene: Tilgjengelighet Konfidensialitet Integritet

18 Personvernprinsippene art 5 Lovlighet, rettferdighet og gjennomsiktighet Formålsbegrensning Dataminimering Riktighet Lagringsbegrensning Integritet og fortrolighet - sikkerhet Behandlingsansvarlig ansvarlig for at prinsippene overholdes og kan dokumenteres.

19 Begrepsavklaringer Behandling av personopplysninger = enhver bruk av personopplysninger, som f.eks. innsamling, registrering, sammenstilling, lagring og utlevering eller en kombinasjon av slike bruksmåter Behandlingsansvarlig = den som bestemmer formålet med behandlingen av personopplysninger og hvilke hjelpemidler som skal brukes Databehandler = den som behandler personopplysninger på vegne av den behandlingsansvarlige Personvernombud = ressursperson i virksomheten som bistår behandlingsansvarlig i å overholde regelverket, kan være ekstern eller intern

20 Krav til dokumentasjon Protokoll (register) over beh.aktiviteter Informasjonssikkerhet og rutiner for å ivareta sikkerheten for personopplysninger Rutine for varsling ved brudd på personopplysningssikkerheten Dokumentasjon av tekniske og organisatoriske tiltak for informasjonssikkerhet og risikovurdering Vurdering av personvernkonsekvenser Rutiner for hvordan behandlingens lovlighet sikres, som f.eks lovlig behandlingsgrunnlag (herunder sikring av samtykke, interesseavveining mv.) Rutine for oppstart og opphør av behandling av personopplysninger Rutiner for å sikre personopplysningenes riktighet Rutiner for informering av registrerte Rutiner for overholdelse av adferdsnormer sikkerhetsregler Rutiner for bruk av datahandlere Rutiner for overføring av personopplysninger, herunder til land utenfor EU/EØS Rutiner for utpeking, stilling og oppgaver for personvernombud Rutine for innsyn i arbeidstakers e- postkasse

21 Datatilsynet virksomhetens plikter

22 ROS matrise Difi støtteverktøy

23 Oversikt over behandlinger

24 Nøkkelen ligger i kvalitetsarbeidet

25 Maler fra KS Databehandleravtale Samtykkeerklæring Personvernerklæring for ansatte Personvernerklæring for eksterne

26 Andre aktuelle verktøy

27 GDPR kort oppsummert Alle virksomheter som behandler personopplysninger må ha et fungerende styringssystem for informasjonssikkerhet Må ha en dokumentert oversikt over hvilke personopplysninger dere behandler. Meldeplikten er erstattet av ansvar Personvernerklæringer Rutiner for varsling til Datatilsynet innen 72 timer Databehandleravtaler Personvernombud (Data Protection Officer) Dataportabilitet Innebygd personvern - viktig innledningsvis i alle prosjekter

28 Hvordan ivaretar dere personvern og informasjonssikkerhet? I strategi, styringsmodell og prosjekter? Hvordan ivaretar dere GDPR? Bruk sjekklisten for personvernreglene som utgangspunkt for refleksjon på gruppen! Hvordan ivaretar dere informasjonssikkerhet?

29 Pause Pause til kl 14.30

30 Hva er status i vårt digitaliseringsarbeid? Hva er innbyggernes og næringslivets forventninger? Og suksesser og utfordringerherunder organisering av arbeidet også med tanke på partssamarbeid.

31 Rekkefølge Nye Sogndal kommune - Balestrand/Sogndal/Leikanger kommune Stad kommune (Eid og Selje) Gloppen kommune Luster kommune Nye Volda kommune (Volda og Hornindal) Stryn kommune Sunnfjord kommune (Jølster, Førde, Naustdal og Gaular)

32 Pause Pause til kl 15.50

33 Gode råd for å lykkes med digitale omstillingsprosesser. Hvilke krav stilles til den digitale leder?

34 Om rapporten Oppdrag fra KS 7 case organisasjoner Bærum kommune Bergen kommune Trondheim kommune Oslo kommune NAV Trondheim parkering Sparebank 1 SR-Bank Hvilke utfordringer ser man? Hva skal til for å lykkes? Håndtering av arbeidsgiverrollen

35 «I en kommunal kontekst er en digital virksomhet en organisasjon som anvender teknologi til å løse samfunnsoppdraget på bedre og mer effektive måter. En digital kommune setter innbyggerne i sentrum, har standardisert og automatisert en rekke prosesser, bruker data som innsatsfaktor i sin tjenesteyting og anvender korte og eksperimenterende utviklingsprosjekter.»

36 Hvordan lykkes?

37 Gode råd for lykkes med digitale omstillingsprosesser 1. Politisk og administrativ ledelse må ta aktivt eierskap til den digitale omstillingen 2. Alle ansatte må involveres i omstillingsprosessene 3. Gi handlingsrom til ildsjeler og endringsagenter 4. Digitalisering må henge sammen med utvikling av en lærings- og innovasjonskultur 5. Digital omstilling handler om å vurdere dagens arbeidsprosesser og organisering på nytt 6. Rekrutter spisskompetanse og legg til rette for kontinuerlig læring på arbeidsplassen 7. Gevinster må planlegges tidlig og følges opp over tid 8. For å gi kraft til digitaliseringsprosjekter bør det etableres egne program ved siden av ordinær drift 9. IT-prosesser og anskaffelser må forankres i overordnet ledelse

38 1. Politisk og administrativ ledelse må ta aktivt eierskap til den digitale omstillingen Politisk og administrativ ledelse må ta aktivt eierskap til kommunens digitalisering Tydelig forankret i rådmannens ledergruppe Vilje til å investere i digital omstilling øker med forståelse Felles forståelse for hvilke grep digitale omstillinger krever

39 2. Alle ansatte må involveres i omstillingsprosessene Kommunikasjon og involvering av mellomledere og medarbeidere Involvering av tillitsvalgte og medarbeidere øker forståelse for endringsbehov Mestringstro og vilje til gjennomføring av endring Involvering skaper også ofte bedre løsninger, da de bringer inn nye perspektiv Kommunikasjonsbehovet er stort Mellomleders digitale og omstillingskompetanse

40 3. Gi handlingsrom til ildsjeler og endringsagenter Den tidlige digitaliseringsinnsatsen ble drevet av ildsjeler Gi medarbeidere med kunnskap og engasjement spillerom, annerkjennelse og støtte Pilotprosjekt Bruk endringsagenter ( mellomledere, tillitsvalgte eller medarbeidere) Stor interesse for teknologi og energi/motivasjon til å skape de endringene som prosjektene legger opp til Oversette teknologiens betydning til et ufarlig, forståelig og relevant språk

41 4. Digitalisering må henge sammen med utvikling av en lærings- og innovasjonskultur En digital kompetent organisasjon kjennetegnes av en kultur som aksepterer og fremmer endring Å skape en innovasjons- og læringskultur tar tid og jobbes med parallelt Bidrag for å styrke lærings/endringskultur Eksperimentering Innovative anskaffelser Bruk av tjenestedesign

42 5. Digital omstilling handler om å vurdere dagens arbeidsprosesser og organisering på nytt For å få effekt av digitalisering må arbeidsprosesser endres Medarbeider må motiveres til gjøre noe nytt kontinuerlig læring Digital omstilling som organisasjonsutviklingsprosess Ny teknologi som driver men fører ikke til ønsket resultat i seg selv

43 6. Rekrutter spisskompetanse og legg til rette for kontinuerlig læring på arbeidsplassen Ledere må være i stand til å forstå hvordan teknologi kan utnyttes til å løse virksomhetens oppgaver på nye og bedre måter Leders evne til å lede omstillingsprosesser, rollemodeller og meningsbærere IT- avdelingen må ha kunnskap om nye teknologier og trender Evnen til å ta i bruk og hente ut planlagte gevinster Samtlige medarbeidere må ha kompetanse til å ta i bruke digitale verktøy og løsninger. Tilegne seg helt ny kompetanse oppgaver automatiseres og rasjonaliseres bort Tjenestedesign, lean, personvern, prosjektledelse..

44 7. Gevinster må planlegges tidlig og følges opp over tid Gevinster for brukerne i form av forenkling og forbedring. Portefølje av digitaliseringsinitiativ krever systematisk gevinstarbeid Standardiserte metoder for gevinstrealisering (eks DIFIs prosjektveiviser) God planlegging, tydelig forventing til hvilke gevinstuttak som skal realiseres Manglende gevinstrealisering kan skyldes: Lav omstillingsevne Endringer tar lengre tid Motstand medfører at endringer ikke blir gjennomført

45 «Galskap er å gjøre det samme om og om igjen og forvente et annet resultat»

46 8. For å gi kraft til digitaliseringsprosjekter bør det etableres egne program ved siden av ordinær drift Sentralisert digitaliseringsansvaret Egne program- og porteføljestyring håndtere drift og utvikling i parallell. Legge til rette for standardisering og profesjonalisering av metodikk og verktøy Innovasjon som del av utvikling Bort fra kravspesifikasjoner med «skal» og «bør», over til korte utviklingsprosesser med å teste løsning raskt Innovative anskaffelser Direkte brukermedvirkning

47 9. IT-prosesser og anskaffelser må forankres i overordnet ledelse Koordinert og enhetlig tilnærming til digitalisering, herunder samle beslutningsmyndighet knyttet til forvaltning, utvikling og drift av IT Standardisert IT-infrastruktur, systemansvar overføres IT avdeling Fagavdeling får anledning til å konsentrere seg om å tilpasse og forbedre arbeidsprosesser IT-anskaffelser koordineres i tett samarbeid.

48 Gode råd for lykkes med digitale omstillingsprosesser 1. Politisk og administrativ ledelse må ta aktivt eierskap til den digitale Hvordan ser omstillingen dere dette igjen i 2. Alle ansatte må involveres i omstillingsprosessene 3. Gi handlingsrom til ildsjeler og endringsagenter egen kommune? 4. Digitalisering må henge sammen med utvikling av en lærings- og innovasjonskultur 5. Digital omstilling handler om å vurdere dagens arbeidsprosesser og organisering på nytt 6. Rekrutter spisskompetanse og legg til rette for kontinuerlig læring på arbeidsplassen 7. Gevinster må planlegges tidlig og følges opp over tid 8. For å gi kraft til digitaliseringsprosjekter bør det etableres egne program ved siden av ordinær drift 9. IT-prosesser og anskaffelser må forankres i overordnet ledelse

49 Fokus på grunnleggende IKT kompetanse v/ Gloppen kommune Tone Kristin Morken, htv, Fagforbundet Geir Liavåg Strand, organisasjonssjef

50 Elektroniske skjema og endring i arbeidsprosesser v/ Stryn kommune Anna Egedahl

51 Workshop digital kompetanse Digitale skjema Behov for endring Prosessen Kvar er vi no?

52 Digital omstilling -muligheter og utfordringer sett fra arbeidstakersiden. v/ Torstein Amdal, Fagforbundet

53 Vi konkretiserer og definerer eget case.

54 Vi konkretiserer case «Falling in love with the problem»

55 Konkretisering av prosjekt/case 2 minutter individuelt Del på gruppen Konkretiser i gruppen og forbered dere på hva dere vil dele med de andre deltakerne

56 Felles middag kl Oppstart i morgen kl 08.30