PULS nåsituasjon etter PULS-samlingene våren 2016

Transkript

1 PULS nåsituasjon etter PULS-samlingene våren

2 Innhold Til leder Hvorfor PULS nåsituasjon? PULS og videre ledelsesutvikling Dialog med egne medarbeidere Forslag til og støtteverktøy for gjennomføringen Egen ledergruppe Forslag til og støtteverktøy for gjennomføringen Side 2

3 Informasjon til leder

4 Seks hovedtema er utledet av fellessamlingene og gir grunnlaget for videre ledelsesutvikling. Vi starter med Ett NAV til beste for brukerne Forstå samfunnsoppdraget og skape resultater fortrolig med politiske mål, forankre samfunnsoppdraget i alle deler av NAV kunnskap og drift av tjenesteytende enheter Brukeropplevelsen Ett NAV til beste for brukerne anerkjenne lov å feile - raushet hvordan vi sammen skal skape gode, helhetlige tilbud til brukerne og gode resultater. Gjensidig forståelse av hverandres oppgaver og avhengigheter på tvers utvikling av partnerskapet og myndige NAV kontor kultur og samhandling Horisontal kunnskapsdeling, utforske det som virker kompetanseledelse innovasjon, kontinuerlig forbedring og imitasjon løfte blikket og se muligheter Mindre styring mer ledelse mer krevende lederrolle ansvar, handlingsrom innenfor ytre grenser ressursdisponering og arbeidsformer involvere medarbeideren, bruke deres kompetanse og gi muligheter Arbeidsgiverrollen innenfor rammene av offentlig forvaltning verdiplattformen våge, tåle og bry seg gode endrings og omstillingsprosesser bruke MBA aktivt Endringsledelse lederkommunikasjon kommunikasjon med omverdenen kommunikasjon knyttet til endring og omstilling situasjonsbestemt ledelse og kommunikasjon Side 4

5 Videre arbeid etter PULS-samlingene Hva Du som leder skal nå gjøre en vurdering av nåsituasjonen i egen enhet/gruppe som du senere skal ta med deg til den ledergruppen du er en del av. Dette danner grunnlaget for en samlet vurdering av hva som skal til for å skape nødvendige endringer hos dere: 1. Hva betyr Ett NAV til beste for brukerne hos oss? 2. Hva har vi av styrker å bygge på og hvilke svakheter må vi ta tak i? 3. Hva må vi gjøre for å lykkes? 4. Hva betyr dette for oss som medarbeidere og for meg som leder? Mange av dere har tidligere hatt gjennomganger i egen enhet, basert på resultater av HKI, nærværsspillet eller andre aktiviteter dere har gjennomført. Dette materiale er også viktig å hente fram når dere nå skal se på enhetens forutsetninger for å styrke ett NAV til beste for brukerne. Hvordan Som leder forventes det at du sammen med egne medarbeidere etablerer en felles forståelse for hva som er nåsituasjonen, og hva som må gjøres annerledes for å styrke Ett NAV til beste for brukerne i egen enhet. Dersom dere har en ledergruppe i din lokale enhet, er det en fordel om dere på forhånd har avtalt hvordan dere ønsker å gjennomføre dette i egen personalgruppe eller om dere først vil starte i ledergruppen og deretter ta det videre. For å engasjere dem du er satt til å lede, og sikre at viktige innsatsfaktorer blir belyst, er det i denne presentasjonen forslag til hvordan dette kan gjennomføres i din personalgruppe. Vedlagt er også verktøy som kan brukes etter behov. Tidsbruk og møtearenaer settes opp av deg som leder Side 5

6 Innspill fra PULS-samlingene under arbeidsøkt 2 - felles samhandling Være tydelige på felles mål Skape raushet, forståelse og respekt for andre. Omtale hverandre positivt, snakke hverandre opp Framsnakke hverandre Økende krav til forståelse på tvers/ kulturer Øke forståelsen for hvordan ditt bidrag påvirker andre Kunnskap om oppgaver/ ansvar / utfordringer i hele etaten med utgangspunkt i brukermøtet Bli bedre kjent på tvers lære av hverandre begynn med eget kontor! Tørre å slippe makten, gjøre andre gode, dele kompetanse Tydelige ledere som tør å sette krav til medarbeiderne Ledere må være rollemodeller God folkeskikk og god dialog internt Henvise til en kollega ikke «forvaltning» eller «kommunen» Vi er kolleger uansett hvor vi jobber i organisasjonen I tillegg kom det en rekke innspill som gikk på systemer, rutiner, roller og ansvar. Dette er tatt videre av NAV sin ledelse Side 6

7 Arbeid med PULS nåsituasjon PULS -fellessamlinger Dialog: mine medarbeidere og jeg Dialog: min ledergruppe Ledergruppeutvikling LG1 Lederstøtte Støtteverktøy på PULS-sidene Støtteverktøy på PULS-sidene Støtteverktøy på PULS-sidene Prosessveiledere Resultat Nåsituasjon Ledergruppens formål Nærmere beskrivelse av LG1 kommer i etterkant av topplederforum 1. juni Side 7

8 PULS nåsituasjon dialog med egne medarbeidere

9 PULS nåsituasjon dette skal vi jobbe med 1. Hva betyr Ett NAV til beste for brukerne hos oss? 2. Hva har vi av styrker å bygge på og hvilke svakheter må vi ta tak i? 3. Hva må vi gjøre for å lykkes? 4. Hva betyr dette for oss som medarbeidere og for meg som leder? Side 9

10 Ett NAV til beste for brukerne arbeid i egen enhet/gruppe Hva betyr Ett NAV til beste for brukerne for oss?» Hva har vi av styrker å bygge på og hvilke svakheter må vi ta tak i? Hva må vi gjøre for å lykkes og hva kan vi konkret gjøre? Hva betyr dette for oss som medarbeidere og for meg som leder? Støtteverktøy Resultat Felles forståelse av hva Ett NAV til best for brukeren betyr Oversikt styrker og problemer Tiltaksforslag for egen enhet Identifiserte forventninger Side 10

11 1. Hva betyr Ett NAV til beste for brukerne for oss? Jobbe i små grupper Tidsbruk:... Gruppene møtes og lager forslag til hva dette betyr for oss Alle forslag henges opp og systematiseres Den enkelte gruppe presenterer kort sine forslag Forslagene drøftes Hele medarbeidergruppen utarbeider et felles svar på hva «Ett NAV til beste for brukerne» betyr for oss Side 11

12 2. Hva har vi av styrker å bygge på og hva er våre problemer som vi må vi ta tak i? Vurder og ranger styrker og svakheter ut fra medarbeidergruppens felles svar på hva det betyr for vår gruppe å styrke Ett NAV til beste for brukerne Styrkene og utfordringene; områder som bør vurderes se neste bilde Bruk gjerne støtteverktøyet styrker og utfordringer vurderingshjelp, alle vurderer individuelt. Hvordan rangeres de enkelte styrkene og svakhetene? (se vedlegg) Diskuter Hva er de viktigste styrkene for å styrke Ett NAV til beste for brukerne Hva er de viktigste svakhetene vi må ta tak Oppsummer Ta konklusjonene med når vi skal jobbe med konkrete tiltak for vår enhet i spørsmål Side 12

13 Spørsmål som kan belyses for å få innsikt i ett NAV Vi har stor forståelse for NAV sitt felles mål og samfunnsoppdrag. Vi bidrar til å skape gode, helhetlige tilbud til bruker og gode resultater. Vi skaper raushet, forståelse og respekt for andre. Vi fremsnakker og anerkjenner hverandre. Vi har stor gjensidig forståelse for hvordan den enkeltes bidrag påvirker det andre gjør. Når vi mottar henvendelser og henviser videre omtaler vi hverandre som kolleger i NAV og ikke stat eller kommune. Vi har godt samspill mellom medarbeidere og leder. Vi er god kjent på tvers i egen enhet. Vi lærer av hverandre. Vi har et støttende arbeidsmiljø hvor vi stiller opp for hverandre. Vi har ledere som er gode rollemodeller for Ett NAV til beste for brukerne Side 13

14 3. Hva må vi gjøre for å lykkes? Utarbeide forslag til tiltak som kan gjennomføres hos oss Hvilke tiltak kan vi iverksette i vår medarbeidergruppe og enhet? Basert på våre viktigste styrker og svakheter Som gjør at vi lykkes med å styrke Ett NAV til beste for brukerne Forslag til gjennomføring Hver enkelt medarbeider tenker ut tre til fire forslag til tiltak som kan gjennomføres i egen enhet, ca minutter. To og to blir sammen enige om to til tre tiltak, ca. 15 minutter. Skriv ned tiltaksforslagene med tydelig skrift på ett ark ett tiltak per ark: kort beskrivelse av hva tiltaket er, hensikt og hvilken effekt det har på å dreie retning. Heng opp tiltaksforslagene, og presenter kort, ca. 10 minutter. Sorter og grupper like tiltaksforslag. Sett opp forslagene i prioriteringsmatsrisen, se neste bilde. Diskuter tiltakenes effekt og kompleksitet. Prioriter tiltak. Oppsummering fra leder: Hvilke tiltak bør eventuelt iverksettes med en gang? Hvordan jobber vi videre med det? Hvilke andre forslag tar jeg som leder med deg videre til drøfting i ledergruppen Hvilke forslag legges til side? Side 14

15 Prioriteringsmatrise -tiltaksforslag 1. Hvilke effekt har tiltaksforslaget på å styrke Ett NAV til beste for brukerne? Effekt Lav Høy Prioritet Kompleksitet hvor vanskelig er det å få gjennomført tiltaket? 1. Omfang 2. Tid 3. Kostnad/ressursbruk Høy Kompleksitet Lav 4. Avhengigheter Side 15

16 Aksjonsplan ett NAV til beste for brukerne (etter gjennomført vurdering av effekt og kompleksitet) Tiltak Kort beskrivelse av tiltaket Ansvarlig Gjennomføres innen Status Side 16

17 4. Hva betyr dette for oss som medarbeidere og for meg som leder? Hva vil det å styrke Ett NAV til beste for brukerne kreve av oss som medarbeidere og av meg som leder? Hva betyr våre styrker og svakheter for meg? Hva vil de foreslåtte tiltakene kreve av meg? Gjennomføring Individuelt hver enkelt medarbeider tenker ut to til fire punkter til hva dette kan bety for meg som medarbeider og hva det kan bety for leder. Gruppen: det lages én overskrift for leder og én for medarbeider. Den enkelte skriver opp egne innspill. Deretter blir gruppen enig om de tre til fem viktigste forventingene fremover til henholdsvis medarbeider og til leder. Leder tar innspillene på eget lederskap med seg videre i ledelsesutviklingen; i egen ledergruppe og inn i egen ledersamtale. Forventningene følges opp i møter med personalgruppen Side 17

18 Egen ledergruppe Den enkelte leder og dens medarbeideres nåsituasjonsforståelse presenteres og diskuteres. Ledergruppen gjennomfører tilsvarende prosess som de gjorde med sine medarbeidere. Dette danner også grunnlag for videre jobbing i ledergruppen Side 18

19 Ett NAV til beste for brukerne arbeid i egen ledergruppe Hva betyr Ett NAV til beste for brukerne for oss?» Hva har vi av styrker å bygge på og hvilke svakheter må vi ta tak i Hva må vi gjøre for å lykkes og hva kan vi konkret gjøre? Hva betyr dette for oss som ledergruppe? Støtteverktøy Resultat Felles forståelse av hva Ett NAV til best for brukeren betyr Oversikt styrker og problemer Tiltaksforslag for egen ledergruppe Identifiserte forventninger Side 19

20 Vedlegg til 2. Hva har vi av styrker å bygge på og hva er våre svakheter som vi må vi ta tak i? PULS nåsituasjon verktøy som kan benyttes

21 Støtteverktøy til Styrker og problemer- vurderingshjelp Vi har stor forståelse for NAV sitt felles mål og samfunnsoppdrag Vi bidrar til å skape gode, helhetlige tilbud til bruker og gode resultater Vi skaper raushet, forståelse og respekt for andre 1 stor svakhet 10 klar styrke bruk hele skalaen Levert av: Begrunnelser stikkord Vi fremsnakker og anerkjenner hverandre Vi har stor gjensidig forståelse for hvordan den enkeltes bidrag påvirker det andre gjør Når vi mottar henvendelser og henviser videre omtaler vi hverandre som kolleger i NAV og ikke stat eller kommune Vi har godt samspill mellom medarbeidere og leder Vi er god kjent på tvers i egen enhet Vi lærer av hverandre Vi har et støttende arbeidsmiljø hvor vi stiller opp for hverandre Vi har ledere som er gode rollemodeller for Ett NAV Side 21

22 Styrker og svakheter SAMLET vurdering for (enhet/gruppe): 1 stor svakhet 10 klar styrke bruk hele skalaen Enhet/gruppe: Begrunnelser stikkord Vi har stor forståelse for NAV sitt felles mål og samfunnsoppdrag Vi bidrar til å skape gode, helhetlige tilbud til bruker og gode resultater Vi skaper raushet, forståelse og respekt for andre Vi fremsnakker og anerkjenner hverandre Vi har stor gjensidig forståelse for hvordan den enkeltes bidrag påvirker det andre gjør Når vi mottar henvendelser og henviser videre omtaler vi hverandre som kolleger i NAV og ikke stat eller kommune Vi har godt samspill mellom medarbeidere og leder Vi er god kjent på tvers i egen enhet Vi lærer av hverandre Vi har et støttende arbeidsmiljø hvor vi stiller opp for hverandre Vi har ledere som er gode rollemodeller for Ett NAV Side 22