Arkivkode Vår ref. Deres ref. Dato 000 S.nr: 18/581-1 Sbh: AML L.nr: 2518/18

Transkript

1 SIGDAL KOMMUNE INTERNT NOTAT LEAN prosjektleder Til: Kopi: RA//JH Jostein Harm Arkivkode Vår ref. Deres ref. Dato 000 S.nr: 18/581-1 Sbh: AML L.nr: 2518/18 LEAN i Sigdal kommune. Utgangspunktet for innføring av LEAN som arbeidsmetodikk er at man synes man ser at det ved enkle midler kunne vært avdekket forenklinger i prosesser. Metodikken LEAN synes å være enkel og effektiv i så måte. En annen viktig grunn er at man ser at de økonomiske overføringene til kommunen framover vil bli svært krevende uten å sette inn tiltak. Et av tiltakene der man forventer resultater er ved å innføre LEAN i de ulike delene av organisasjonen. Prosessen startet ved at flere i nøkkelposisjoner var på et inspirasjonsforedrag ved KS våren 2017, LEAN 123, sammen med Modum og Krødsherad. Ledelsen i Sigdal og Modum ønsket å gå videre med å få LEAN som arbeidsmetodikk i sine organisasjoner og la inn midler til dette i budsjett Det ble parallelt avholdt anbudskonkurranse slik at oppstarten kunne bli i januar Budsjettet ble vedtatt og vinneren av konkurransen ble KS. KS skal veilede og rådgi i pilotene fram til avslutningen den 19. juni. Deretter skal kommunen være i stand til å drive kontinuerlig forbedringsarbeid selv. Forankring Prosjektet med å innføre LEAN som arbeidsverktøy er godt forankret hos Rådmannen og rådmannens ledergruppe, som går i bresjen for dette. Dette er tydelig kommunisert i møter, planer, skriv og ikke minst i Budsjett og økonomiplan , der prosjektet ble politisk forankret. Mandat og finansiering. Innføre LEAN som arbeidsmetodikk i Sigdal. Det er avsatt midler til prosjektkoordinator i LEAN arbeidet i Sigdal (ks 81/17) som skal initiere, koordinere, veilede og støtte dette arbeidet. Postadresse: Organisasjonsnummer: Telefon: Borgestubakken 2 Kontonummer: Prestfoss E-post: post@sigdal.kommune.no

2 Øvrig finansiering er utløst ved søknad om OU-midler, der Modum har søkt på vegne av Modum og Sigdal. Det er gitt tilsagn på kr ,- totalt. Utover lønnsmidler til prosjektkoordinator/-leder må tjenestene belage seg på at det settes av tid og ressurser til å gjennomføre prosessene. Forutsetningen i Lean er medvirkning. Disse kostnadene blir ikke direkte synlig under prosjektet. Det ble valgt ut 3 piloter i Sigdal, hvor 2 av disse er tilnærmet lik pilotene i Modum: 1. Servicetorg: Området er valgt som pilot fordi dette er et sted innbyggeren som skal i kontakt med kommunen er innom og har et forhold til. Viktig at innbyggeren får et godt inntrykk og blir effektivt håndtert herfra. Servicetorget kan også skåne virksomhetene i neste ledd ved å kunne svare ut enkelte spørsmål/oppgaver. Modum har tilsvarende pilot. 2. Hjemmetjenesten: Hjemmetjenesten sto allerede i startgropa på prosess i forhold til omorganisering av virksomheten samtidig som innføring av velferdsteknologi og hverdagsrehabilitering er på trappene. Virksomhetsleder meldte seg på for å være med på en LEAN pilot under veiledning av KS, for å få hjelp til å gripe an prosessen ved hjelp av LEAN. Modum har også valgt hjemmetjenesten som LEAN pilot. 3. Politisk saksbehandling: Området er valgt som pilot fordi dette berører politikeren/innbyggeren. Politikeren er politiker på fritida og må få saker og informasjon presentert så effektivt og bra som mulig for å ha mulighet til å ha oversikt og kontroll for å ta gode beslutninger/ta nødvendige diskusjoner. Det har også vært en del feil og mangler i forbindelse med prosessen og sakene. I tillegg oppleves produksjonsprosesser tungvinne og det er arbeidsintensive «topper», spesielt foran hvert møte. Slik ønsker man ikke å ha det. Modum har ikke dette som pilot. Videre prosess. Etter hvert som prosesser rulles ut og gjennomgås sitter grupper av ledere og medarbeidere igjen med verdifull erfaring for å fortsette med å ta i bruk LEAN metodikken, i tillegg til at prosjektkoordinator skal få flere etater og flere ledere i stand til å ta i bruk LEAN som arbeidsmetodikk. I løpet av våren velges nye områder og prosesser som skal kjøres med LEAN metodikk så snart pilotene har vært igjennom det oppsatte prosjektløpet som har sluttdato 19. juni.

3 LEAN metodikk (utdrag fra presentasjon): LEAN Innføring av systematisk forbedringsarbeid Dette er ikke Lean:

4 Ved behov for endringer og fornyelse Tradisjonelle grep: Organisatoriske og strukturelle grep - sammenslåinger, organisasjonsendringer, rolle og ansvarsavklaringer Teknologi - digitalisering og web-løsninger Styringsgrep - finansieringsmåter, konkurranseutsetting, målinger Ikke like vanlig grep: - Endre måten å gjennomføre daglige oppgaver ved bruk av ansattes kunnskaper og kompetanse. Se på det vi faktisk driver med!

5

6

7