1 INNLEDNING INNSTILLINGER, HURTIGTASTER OG SNARVEIER I REGNSKAP KLIENTOPPFØLGING, TIMEREGISTRERING OG AKTIVITETSSTYRING...

Transkript

1 INNLEDNING INNHOLD Kom i gang med Mamut Regnskapsfører 1 INNLEDNING INNSTILLINGER, HURTIGTASTER OG SNARVEIER I REGNSKAP Effektiv regnskapsføring/bilagsregistrering Oversikt over bilagsregistreringsvinduet Viktige innstillinger spar mye tid Hurtigtaster i bilagsregistrering Eksempler på effektiv føring av bilag Oversiktlig hovedbok og reskontro Reskontro med OCR og betalingsoppfølging Hovedbok med oppslag og nøkkeltall Lønn og Personal rask avregning Rapporter Hvilke rapporter er viktig i Mamut? Liste over de viktigste rapportene: Utveksling av informasjon KLIENTOPPFØLGING, TIMEREGISTRERING OG AKTIVITETSSTYRING Innstillinger for effektiv arbeidsdag Innstillinger for klientoppfølging og aktiviteter Innstillinger for timeregistrering og fakturering Registrering av ny klient Effektivt arbeid med aktiviteter Føring av timer og ordre Fakturering mot klientene Rapporter status på arbeidet HVORDAN SETTE OPP DITT SYSTEM Flytting av klienter til egne databaser Opprettelse av en tom database Utskilling av en firmadatabase til separat database Oppdeling av en database til mindre databaser Bruk av Client Start

2 INNLEDNING 4.2 Tilrettelegging for ASP-drift Oppsett i et ASP-miljø Installasjon Oppsett for eksterne brukere (klienter) Bruk av Client Update

3 INNLEDNING 1 INNLEDNING Dette heftet er beregnet for deg som arbeider i et regnskapsbyrå eller som revisor, og skal benytte Mamut Regnskapsfører. En produktserie tilpasset regnskapsførere Mamut Regnskapsfører er en produktserie som er utarbeidet for effektiv klientoppfølging og håndtering av informasjonsflyten mellom ditt og dine klienters system. Mamut-systemene håndterer alle behov i regnskapskontoret; alt fra regnskapsførsel og klientoppfølging til dokumentbehandling, rapportering, nettsted og lønn/personal. Effektiv oppsett og bruk av din løsning Heftet er en rettesnor for hva du som regnskapsfører bør tenke på når du skal sette opp ditt Mamut-system og utnytte mulighetene i de viktigste modulene. Basert på tilbakemeldinger fra erfarne regnskapsførere som daglig bruker Mamuts løsninger, gir vi deg en guide for hvordan du kan arbeide effektivt med Mamut-systemet innenfor alle arbeidsoppgaver i ditt regnskapskontor. Vi viser deg viktige innstillinger, hurtigtaster, snarveier samt tips for effektiv regnskapsføring, viktige rapporter og overføring av informasjon. Deretter viser vi deg hvordan du effektivt følger opp klientene, registrerer timene og styrer aktivitetene. Dette blir beskrevet med eksempelbedriften `Regnskapskontoret AS. Heftet tar utgangspunkt i funksjonaliteten som finnes i Mamut Enterprise Regnskapsfører ASP og du vil finne en rekke tips innenfor de viktigste modulene i systemet. Til slutt får du en beskrivelse av hva du bør tenke på om du vil legge opp klientene i egne databaser eller ønsker å drifte klientenes systemer via ASP på egen server. Funksjonaliteten Client Manager som gjør det enkelt å administrere mange databaser/klienter blir også beskrevet. Videre læring For en detaljert forklaring på hvordan du bruker funksjonaliteten i Mamut Business Software bør du lese de medfølgende håndbøkene. De nyeste versjonene kan alltid lastes ned fra Her får du detaljerte forklaringer på innstillinger, funksjoner og effektiv regnskapsføring samt kunde- og klientoppfølging. Du finner også tusenvis av utdypende forklaringer i søketjenesten på Maskinkrav For installasjon av programvaren kreves det at du har en PC med Pentium 300 MHz prosessor eller mer, 128 MB RAM eller mer, Microsoft Windows XP/2000/Me/98, Microsoft Internet Explorer 6.0 eller nyere og 400 MB ledig harddiskplass. 3

4 INNSTILLINGER, HURTIGTASTER OG SNARVEIER I REGNSKAP 2 INNSTILLINGER, HURTIGTASTER OG SNARVEIER I REGNSKAP Dette kapitlet omhandler regnskaps- og lønnsføring i Mamut Enterprise Regnskapsfører. Først gir vi deg viktig informasjon og tips om hvordan du tilpasser og arbeider enkelt med regnskapsføringen i Mamut. Det er meget viktig å sette opp programmet riktig slik at arbeidet blir mest mulig effektivt i forhold til alle rutineoppgavene som utføres hver dag. 2.1 Effektiv regnskapsføring/bilagsregistrering OVERSIKT OVER BILAGSREGISTRERINGSVINDUET For å gi deg økt kontroll over hvert enkelt bilag, er vinduet hvor du registrerer bilaget delt i to. Når et bilag fullføres overføres det til bilagslisten nederst og gjør plass til neste bilag. Det er enkelt å hente bilag frem igjen fra listen ved å dobbeltklikke på det om du ønsker å redigere beløpene eller å slette og legge til linjer. Gjennom dette systemet får du full fokus på ett og ett bilag, og du har visuell kontroll på at bilaget balanserer og inneholder korrekt informasjon

5 INNSTILLINGER, HURTIGTASTER OG SNARVEIER I REGNSKAP 1. Velg Regnskap i nedtrekksmenyen til venstre og klikk på Bilagsregistrering for å åpne modulen. 2. Før du skal starte bilagsregistreringen kan du legge inn nye kontoer som kan være aktuelle for spesifikke klienter. Trykk på Kontoplan og legg inn de nye kontoene. Les mer i neste avsnitt Viktige innstillinger spar mye tid. 3. Bilagene registreres ett om gangen i øvre del av vinduet, hvor du har full kontroll over alle variabler som Bilagsart, Dato og Periode for det aktive bilaget. 4. For at endring av overordnet informasjon fra bilag til bilag skal gå raskere kan du la perioden styres av datoen du setter. Det blir dermed færre steg å gå gjennom for hvert bilag, noe du særlig vil merke ved føring av store mengder bilag. 5. Flere innstillinger for å effektivisere bilagsregistreringen gjør du ved å klikke på Brukerinnstillinger. Les mer i neste avsnitt Viktige innstillinger spar mye tid. 6. Registrerte bilag legges ned i listen i det nederste vinduet. Skal de siden redigeres hentes de opp i vinduet ovenfor ved et dobbeltklikk, og du gjør de endringene du ønsker uten å måtte slette hele bilaget. Du er også sikker på at endringene kun har innvirkning på ett bilag, slik at de øvrige bilagene forblir uendret. 7. Det er også mulig å endre kontonummer, selv på kontoer med avgiftsbehandling, og du kan overstyre avgiftskoden på hvilken som helst linje. Dette gir igjen umiddelbar virkning på avgiftsberegningen slik at du ser hvilken effekt endringen har på bilaget. Dersom bilaget ikke balanserer, eller det har oppstått andre feil etter endringene, får du automatisk beskjed om dette. 8. Du har mulighet til å velge regnskapsår i knapperaden helt øverst. I de periodene du fører vekselvis på to regnskapsår er det enkelt å veksle. 9. Det er enkelt å korrigere bilag fra hovedbok direkte i bilagslisten. Ved å velge Hovedbok i nedtrekksmenyen i vinduet nederst kan du søke deg frem til det relevante bilaget, og raskt føre motkonteringsbilag. Du oppretter et nytt bilag i registreringsvinduet, og klikk på krysset for å reversere bilaget. Alle linjene fra hovedbokbilaget blir nå kopiert inn i det nye bilaget samtidig som beløpene føres negativt. Alle innstillinger vil nå være likt originalbilaget og korrigeringen gjennomføres på en forsvarlig måte samtidig som du sparer tid VIKTIGE INNSTILLINGER SPAR MYE TID For at du skal arbeide mest mulig effektivt er det viktig at du setter opp de riktige innstillingene før du starter arbeidet. 1. Du har flere valgmuligheter i Mamut. Ved nytt regnskapsår må du ta stilling til hvordan du vil nummerere bilagene. Dette gjør du ved å klikke på Innstillinger i snarveien til venstre og så Regnskap og Regnskapsinnstillinger. Du kan velge mellom En nummerserie per bilagsart som er standard i Mamut eller Felles nummerserie for alle bilagsarter. Hvis det er mange bilag i løpet av året kan det lønne seg å ha en nummerserie per bilagsart. Disse innstillingene blir låst i det du fører et bilag og du må vente til neste år om du skulle ønske å bytte oppsett. 2. Vi anbefaler at du bruker standard kontoplan i Mamut. Du kan likevel ha behov for å effektivisere arbeidet ved å legge opp egne kontoer for enkelte klienter. Du legger opp flere kontoer på forskjellige leverandører ved å klikke på Kontoplan i bilagsregistrering. 5

6 INNSTILLINGER, HURTIGTASTER OG SNARVEIER I REGNSKAP 3. For eksempel er 2410 vanlig konto for leverandørgjeld, men hvis det er et konsern kan det være lurt å bruke Klikk på Ny og legg inn det nye nummeret i forhold til oppstillingsplanen. Skriv inn navnet på kontoen. 4. Du har også mulighet til å knytte kontoene mot avdelinger eller prosjekter, slik at dette blir automatisk registrert. 5. Klikk på Brukerinnstillinger i bilagsregistreringsmodulen og du finner mange muligheter for å tilpasse rutinene rundt bilagsregistreringen. Om du setter deg inn i alle mulighetene, kan du prøve deg frem til du finner den kombinasjonen som best passer til dine vaner og behov. Dette kan spare deg for mye tid ved at du effektiviserer selve registreringsprosessen. Disse innstillingene kan du endre både i forhold til ulike klienter samt inngående faktura eller bankbilag. 6. Du kan velge hvilke Kolonner som skal vises i registreringsvinduet. 7. Avmerkningsboksene under Fokus gir deg muligheten til å bestemme hvor markøren skal flytte seg når du trykker [ENTER] eller [TAB]. Setter du opp dette i henhold til den bruken som er mest vanlig i din virksomhet vil du kunne spare mange tastetrykk ved bilagsregistreringen. 8. Du kan slå av eller på en rekke Funksjoner som styrer automatikken til vinduet. Dermed kan du tilpasse arbeidsflyten etter dine krav til sikkerhet eller ønske om effektiv registrering. 9. Ved å velge Nytt bilag ved balanse vil du få et nytt bilagsnummer hver gang et bilag er lagret eller balanserer. Dette gjør at selve registreringen går raskere. Samtidig stiller funksjonen større krav til at du senere går gjennom og kontrollerer bilagene, før du overfører dem til Hovedbok. 10. Arve bilagstekster vil bare fungere om du benytter deg av Motkonto og fører to bilagslinjer om gangen. Beskrivelsen du fører inn i den første bilagslinjen vil da kopieres over i linjen som posteres mot motkonto. 11. Velger du Dato styrer periode vil denne funksjonen, ved endring av dato, knytte bilaget til perioden som datoen faller inn under. Du slipper da å stoppe i periodefeltet for hvert bilag. 12. Dersom dato for bilaget ikke faller inn under perioden, vil du få melding om dette gjennom funksjonen Dato/periodekontroll. Den sperrer likevel ikke for føring på avvikende perioder. 13. Valutakursene du oppgir i Valutaregisteret registreres med en gyldighetsperiode. Om du fører bilag i en fremmed valuta utenfor denne perioden vil du få melding om dette med funksjonen Valutadato-kontroll. På samme måte som ved dato/periodekontroll, kan du fremdeles se bort fra meldingen om du vil benytte den gamle valutakursen. 14. Fokuser bilagslisten gjør at du hele tiden vil fokusere på siste bilag. Om den ikke er avmerket vil listen bygge seg nedover. 15. Merker du av for Bunthåndtering tillates buntvis overføring til Hovedbok på tvers av bilagsart og periode. Du får en ny nedtrekksliste (utvalgsliste) tilgjengelig i verktøymenyen. 16. Med funksjonen Bilagsmal får du mulighet til å ta i bruk ferdig definerte bilagsmaler i bilagsregistrering som du kan redigere, eller du kan lage nye. Dette vil være effektivt for deg som har mange faste klienter. En nedtrekksliste blir tilgjengelig i bilagsregistrering. Velg ønsket bilagsmal og trykk `ENTER for å ta denne i bruk. Maler kan også eksporteres til andre databaser ved å velge Vis Regnskap Bilagsmaler. 6

7 INNSTILLINGER, HURTIGTASTER OG SNARVEIER I REGNSKAP 17. Verktøylinje bilagsmal gir deg tilgang til en verktøylinje med knapper som starter små veivisere med all informasjon som er nødvendig for korrekt føring av bilagene. For profesjonelle brukere med hurtigtaster og kontoer i fingrene vil det kanskje være mer effektivt å føre linje for linje. 18. Velger du Registrer mva-grunnlag netto (eks. mva.) kan du registrere nettobeløpet på kontoer som er satt opp med en avgiftskode. Avgiften blir så kalkulert og lagt til som egen linje i bilagsregistrering. 19. Linket dokument gjør det mulig å linke et dokument til et bilag. 20. KID-kontroll gjør at det blir sjekket om KID-nummer som legges inn i bilagsregistrering. 21. I nedtrekksmenyen Standard bilagsart velger du hvilken bilagsart som skal foreslås hver gang du åpner bilagsregistrering. 22. I nedtrekksmenyen Sortering velger du om bilagslisten skal sorteres etter Registreringsnummer eller Bilagsart. 23. Standardfokus bestemmer hvor markøren skal starte når du oppretter et nytt bilag. Her kan du velge mellom Bilagsdato, Bilagsart, Periode og Bilagslinje. Valg av Bilagslinje vil plassere markøren i kontokolonnen. 24. Klikk på knappen for Vis alle bilag for alle brukere hvis du vil ha tilgang til bilag ført av andre. Disse bilagene vil da overstyres av deg. I utgangspunktet har ikke alle brukere tilgang til å se alle bilag, men dette kan overstyres her hvis du er administrator/superbruker

8 INNSTILLINGER, HURTIGTASTER OG SNARVEIER I REGNSKAP Se detaljerte forklaringer og eksempler innenfor bilagsføring på side 3-29 i håndboken `Økonomistyring, logistikk, lønn og personal. Om du skulle ha spørsmål om funksjonene i brukerinnstillingene finner du tusenvis av utdypende forklaringer på HURTIGTASTER I BILAGSREGISTRERING Legg merke til at flere av hurtigtastene har ulike funksjoner avhengig av hvor du befinner deg i programmet. I knapperaden i bilagsregistrering finnes også en rekke funksjoner hvor det er lagt inn hurtigtaster. Her finner du en rask oversikt over de viktigste. (Ctrl+D) Sletter (Ctrl+K) Åpner kontoplanen (Ctrl+H) Overfører til hovedbok Tips! Om du beveger musen over hvilken som helst knapp i Mamut får du opp en såkalt ToolTip, som inneholder informasjon om hva som er hurtigtasten. 8

9 INNSTILLINGER, HURTIGTASTER OG SNARVEIER I REGNSKAP Tast HURTIGTASTER Funksjon + Nytt bilag Begynner på nytt bilagsnummer hvis forrige er i balanse. Lukker fakturainfovinduet etter at fakturanummeret er tastet inn. Motposterer differansesummen til siste posteringslinje i bilaget. (Du må stå i kontokolonnen på den siste linjen.) / eller * Bytter Bilagsart - Åpner kontoliste hvis du står i kontokolonnen * Kopiere beskrivelsen fra foregående postering, om du står i kolonnen for beskrivelse. (Gjelder *-tasten på det nummeriske tastaturet.) D Setter inn dagens dato (systemdato). Gjelder datofelter. CTRL+INSERT Setter inn en bilagslinje CTRL+L Viser Bilagsliste CTRL+B Åpner Bilagsartinnstillinger CTRL+A Åpner Avgiftskoderegisteret CTRL+K Åpner Kontoplanen CTRL+R Åpner Valutaregisteret CTRL+I Åpner Brukerinnstillinger CTRL+P Åpner Rapportmodulen CTRL+H Overfører til Hovedbok CTRL+Q Lukker vinduet F1 Åpner Hjelpefilen F3 Gå til bilagsmal F4 Trekker ut mva. i føringen F5 Legger til mva. i føringen F8 Gå til netto/bruttomodus F9 Setter fokus i feltet for Bilagsdato. F11 Flytter markøren til feltet for valg av periode. F12 Åpner kalkulator når du står i beløpsfeltet i bilagslinjen. (Uavhengig om feltet er tomt eller ikke kan du regne ut beløp direkte fra det egne vinduet.) 1510 Åpner listen over kunder for føring av fordringer på en av dem 2410 Åpner listen over leverandører for føring av gjeld på en av dem CTRL +R Åpner Valutaregisteret ESC Lukker kontolisten dersom den er åpen Space Åpner nedtrekkslisten der det finnes (som ved avdeling, prosjekt etc.) (mellomrom) 9

10 INNSTILLINGER, HURTIGTASTER OG SNARVEIER I REGNSKAP EKSEMPLER PÅ EFFEKTIV FØRING AV BILAG Føring av inngående faktura Det nærmer seg månedsslutt og regnskapsfører Stine Berg, skal føre alle bilagene som hun har fått på fakturajournalen fra klienten `Lysartikler AS via . For å arbeide mest mulig effektivt vil Stine først justere vinduet til å vise kolonnene hun behøver ved registrering av Inngående Faktura (IF). Dette gjør hun gjennom Brukerinnstillinger. Her velger hun også at kolonnene hun vil endre skal ha Fokus. Fokus betyr at markøren ikke hopper over kolonnen ved registrering. Slik setter Stine opp brukerinnstillingene: Stine setter opp bilagsregistreringsvinduet på denne måten: Motkonto: Det lønner seg å bruke dette feltet ettersom Inngående Faktura ofte kun kostnadsføres mot én konto. Fakturanummer: Stine vil gjerne sjekke at fakturanummeret som legges i bilaget er korrekt. Hun kan ikke føre fakturanummeret direkte og kan derfor heller ikke velge Fokus. Avgiftsbehandling: Skal også kontrolleres, men siden kontoene automatisk setter riktig avgiftskode velger hun heller ikke Fokus her. Avdeling: Stine skal fordele kostnadene på forskjellige avdelinger så her velger hun å ha Fokus. Lysartikler AS jobber ikke prosjektbasert, og ingen av bedriftens utenlandske kontakter har fakturert dem denne perioden. Stine velger derfor ikke å vise kolonner for prosjekt og valutakode. I tillegg velger hun at dato styrer periode. Perioden for bilaget settes da automatisk til måneden for datoen hun setter. Stine starter med en faktura for abonnement på Aftenposten. 10

11 INNSTILLINGER, HURTIGTASTER OG SNARVEIER I REGNSKAP Slik registrerer Stine Inngående fakturaer: For å opprette første bilag trykker hun på [+] Hun trykker så [*] til Inngående faktura står som bilagsart Markøren står nå i datofeltet, og Stine skriver 1501, som er datoen på det første bilaget Stine trykker igjen på [+] for å flytte markøren til kontofeltet i bilagslinjen Hun legger inn konto 2410 som krever at Stine må velge en leverandør for registrering av reskontroinformasjon. Hun sparer en operasjon ved å taste inn leverandørnummeret, 10032, direkte. Riktig leverandør er funnet og Stine registrerer fakturainformasjon: Stine fyller inn som er fakturanummeret. Resten av informasjonen i vinduet følger automatisk av bilagsdatoen og kontaktinnstillingene. Hun lukker vinduet ved å trykke [+] Bilagslinjen er nå oppdatert med 2410 Leverandørgjeld som konto. Fakturanummeret er også lagt inn i rett kolonne og i beskrivelsesfeltet sammen med leverandørnavnet. Med fokus i kolonnen for Motkonto skriver Stine 6840 for å postere på kontoen for Aviser, tidskrifter med mer. Stine trykker [Enter] som legger 6840 inn som motkonto, og fokus flyttes til Avdelingsfeltet Med piltasten [ ] velger hun Administrasjon som avdeling og trykker [Enter] for å gå videre. Kolonnen Kredit er standard Fokus for konto 2410, og markøren flytter seg hit. Stine taster inn 500 som er beløpet på fakturaen, og trykker [+]. 11

12 INNSTILLINGER, HURTIGTASTER OG SNARVEIER I REGNSKAP La oss oppsummere hva Stine har tastet inn for å registrere fakturaen: [+] [*] [1502] [+] [Leverandørnummer] [Enter] [Fakturanummer] [+] [Motkonto] [Enter] [ ] [Enter] [500] [+] IF 1 (Inngående faktura) har nå flyttet seg ned i bilagslisten, Stine får Fokus i datofeltet og er klar til å føre IF 2 bilag. Hun beholder Bilagsart og Dato fra forrige bilag. De neste bilagene er fra samme måned og hun trenger kun å endre de to første sifrene. Hun taster følgende: [+] for å gi henne et nytt bilag [23] for å skifte til den nye datoen, og [+] [Leverandørnummer] for å føre en regning fra en annen leverandør og [Enter] [Fakturanummer] og [+] [Motkonto] [Enter] [Beløp] i kreditfeltet og [+] Til slutt [+] for å få opp nok et bilag Slik kan Stine fortsette å føre alle sine inngående fakturaer på en effektiv måte. Han avslutter med å overføre alle inngående fakturaer til hovedboken. Reskontroen vil da oppdateres med de nye postene og de tilhørende betalingene kan knyttes mot dem. (P.S. Husk at du også finner kundereskontroene nederst på kontaktkortet til hver kunde.) 12

13 INNSTILLINGER, HURTIGTASTER OG SNARVEIER I REGNSKAP Føring av bankbilag Før Stine går over til å føre bankbilagene gjør hun noen raske tilpasninger i brukerinnstillingene. Avgiftsbehandling: Hun fjerner visningen av kolonnen da denne ikke er relevant her. Avdeling: Fjernes også da hun ikke fordeler balansepostene på avdelinger. Fakturanummer: Hun huker av for fakturanummer for at det skal gå raskere å registrere fakturanummeret direkte i konto-feltet. Bilagsarten Bank (B), er en betalingsbilagsart som benyttes ved bilagsføring av betaling mot reskontro. De åpne postene, som vi registrerte som inngående faktura, foreslås til lukking ved valg av en kontakt. Etter siste overføring til hovedbok er vinduet tomt og et nytt bilag må opprettes. Slik fører Stine Bankbilag [+] for å opprette et nytt bilag Fire ganger på [/] for å bytte fra Inngående Faktura til bilagsarten Bank [28] for å skifte dato og [+] (trykk [F9] for å flytte markøren til datofeltet om den ikke flyttes automatisk) [Fakturanummer f.eks ] direkte i kolonnen for konto og [Enter] [Motkonto f.eks. 6840] og [Enter] [+] for å bekrefte beløpet som foreslås fra den opprinnelige fakturaen Til slutt [+] for å opprette neste bilag Det er to ting vi skal legge merke til her: Ved å taste inn fakturanummeret direkte i kontokolonnen hentes den aktuelle leverandøren automatisk fra reskontroen. Beløpet fra den åpne posten fylles også inn i korrekt kolonne. Denne fremgangsmåten kan benyttes for å registrere betalinger på både Inngående og Utgående faktura. 13

14 INNSTILLINGER, HURTIGTASTER OG SNARVEIER I REGNSKAP 2.2 Oversiktlig hovedbok og reskontro Vi gir deg her en kort oversikt over de viktigste funksjonene i hovedbok og reskontro. For en detaljert forklaring anbefaler vi at du leser håndboken `Økonomistyring, logistikk, lønn og personal RESKONTRO MED OCR OG BETALINGSOPPFØLGING I Mamut Business Software finner du Kundereskontro og Leverandørreskontro. I disse modulene har du full oversikt over alle utestående kundefordringer og leverandørgjeld til klienten. Merk også at du på selve kontaktkortet finner reskontro med oversikt over den enkelte kundes eller leverandørs bilag Velg Regnskap i fokus-menyen til venstre, klikk på Kundereskontro og Reskontroliste. 2. Skriv 0 i feltet Kunde/Leverandør og Oppdater for å vise alle bilagene eller klikk på Åpne liste og velg ønsket kontakt. 3. For å søke på Bilagsdatoer eller Beløp bruk feltene til høyre. 4. Ønsker du å søke etter en kontakt bruker du Utvalgsinnstillinger. 14

15 INNSTILLINGER, HURTIGTASTER OG SNARVEIER I REGNSKAP 5. Klikk på det bilaget du ønsker å se på og se detaljene i det nederste vinduet. 6. Bruk snarveiene her til å Redigere bilag, Gå til faktura med mer. 7. Inkasso, Factoring og OCR/Bank (innlesing av OCR-filer) støttes selvsagt og ligger i menyen til venstre i Reskontro-vinduet. 8. Du kan automatisk utføre renteberegning basert på for sent betalte fakturaer her. 9. Du kan automatisk sette opp purreforslag basert på forfalte fordringer her. 10. Når du skal lese inn filer fra banken med OCR/Bank-funksjonen må du gjøre noen innstillinger. Legg merke til feltet `Bokføring hvor du kan velge om bilagene skal importeres til `Hovedbok eller `Bilagsregistrering. Velger du `Bilagsregistrering, må du manuelt overføre bilagene til hovedbok for å lukke åpne poster. 11. For å tilrettelegge for automatisk remittering, må du klikke på Innstillinger, Innstillinger for remittering, klikk på Ny, velge Bank og legge inn bankopplysningene i veiviseren HOVEDBOK MED OPPSLAG OG NØKKELTALL Periode- og terminavslutning, årsavslutning og oppstart av nytt regnskapsår er sentrale temaer når alle data har blitt samlet i hovedboken. I hovedbok er det mulig å foreta søk på bilag samt å se ulike framstillinger og rapporter knyttet til nøkkeltall, resultat og balanse

16 INNSTILLINGER, HURTIGTASTER OG SNARVEIER I REGNSKAP 1. Periode- og terminavslutninger samt årsavslutning med oppstart av nytt regnskapsår gjøres ved å klikke på Vis i hovedmenyen helt øverst, peke på Regnskap og velge henholdsvis Avslutte Periode og Årsavslutning. Følg så de enkle stegene i veiviserne. 2. For å eksportere regnskapsopplysningene fra Mamut direkte til programmene Akelius, Finale eller Sticos, klikker du på Fil i hovedmenyen helt øverst og peker på Eksport. Velg så hvilket program du vil eksportere til. 3. Her velger du hvilket år du ønsker å ta fram analyser for. 4. Med rapporten Fremtidig kontantstrøm kan du estimere kontantbeholdningen for opptil 12 måneder fremover i tid og gjøre justeringer. 5. I `drilldown kan du enkelt og raskt gå i detalj på dine bilag. 6. Det er selvsagt mulighet for detaljerte søk. 7. Her kan du brukertilpasse grensesnittet og velge hvilke kolonner som skal synes. 8. Det er mulig å sette opp analyser og rapporter direkte på skjermen fra menyen til venstre. Om du så høyreklikker med musen får du flere muligheter for viderebehandling, som for eksempel å eksportere til Excel. 9. Du kan også skreddersy dine egne varianter av rapportene ved å klikke på ikonene Rapportinnstillinger og Kolonneinnstillinger. 10. Klikk så Ny og legg inn informasjonen du ønsker i veiviseren. 11. Dine egne varianter av rapportene kan du så Eksportere eller Importere mellom klientene ved å klikke her. 16

17 INNSTILLINGER, HURTIGTASTER OG SNARVEIER I REGNSKAP 2.3 Lønn og Personal rask avregning I Mamut er det enkelt å generere lønnsslipper og utbetalingslister. Dessuten er det enkelt å remittere lønn ved elektronisk filoverføring til banken. Regnskapsinformasjon vil bli direkte overført til hovedboken. For mest mulig effektiv lønnsføring anbefales det å bruke Standard lønn og å tilrettelegge brukerinnstillingene i Personalregisteret. 1. Velg Personal i fokusområdet til venstre for å få de riktige snarveiene tilgjengelige. 2. Klikk på Personalregisteret og legg inn alle opplysninger som er nødvendig for lønnskjøring. Informasjon som lagres her hentes ut andre steder i programmet. 3. På fanekortet Lønn i Personalregisteret registreres et spekter av opplysninger knyttet til hver enkelt ansatt som for eksempel lønn, skattetrekk, andre trekk, ferie, firmabil og provisjon. Disse opplysningene danner grunnlaget for beregningen av den ansattes lønnsutbetaling og vil kom til syne på lønnsslippen. Du kan også se en oversikt over den ansattes lønnshistorikk og historikk på Aa-registreringer. 4. Klikk på Lønn i snarveien til venstre for å komme til Lønnsregistrering. Her er det enkelt å legge inn lønnslinjer med lønnsarter, antall, trekktype og så videre. 5. Den mest effektive måten å utføre lønnsregistrering på er å bruke Standard Lønn. Da blir alle de vanlige registreringene lagt inn automatisk slik at du sparer mye tid på å unngå å legge inn data. Du kan opprette så mange forhåndsdefinerte standardlønninger du trenger, som for eksempel timelønn eller julelønn. 6. Klikk på ikonet ved siden av nedtrekksfeltet for `Ordinær lønn og skriv inn beskrivelsen på den nye standardlønnen du ønsker. 7. Deretter legger du inn lønnsarter med mer ved å trykke på Ny som ved en vanlig registrering. 8. I det nederste feltet ser du en standard lønn som er opprettet på grunnlag av innholdet i Personalkortet. Denne kan også brukes for å kontrollere om den enkelte ansatte har ført på sine vanlige trekk. 9. Standardlønn kan kopieres til andre medarbeidere her. 10. Ved å klikke på ikonet for Velg lønnsart kan du, for utenom å velge lønnsart, opprette nye arter. 11. Klikk på Lønnsavregning når du skal utføre utbetalingene. I veiviseren velger du også remittering til bank og overføring til hovedboken. 12. Du kan automatisk overføre meldinger til Aa-registeret via Vis Lønn Aa-meldinger. Du må gjøre noen innstillinger i forkant ved å klikke på Innstillinger, Regnskapsinnstillinger, Modulinnstillinger, Lønn og Innstillinger for meldinger til Aa-registeret. 17

18 INNSTILLINGER, HURTIGTASTER OG SNARVEIER I REGNSKAP Rapporter Hvilke rapporter er viktig i Mamut? Mamut Business Software inneholder en omfattende rapportmodul med flere hundre rapporter

19 INNSTILLINGER, HURTIGTASTER OG SNARVEIER I REGNSKAP 1. For å åpne rapportmodulen klikker du på Rapporter i snarveien til venstre. 2. Du velger hvilken rapport du ønsker fra menyen til venstre og i listen. 3. I dette feltet får du en beskrivelse av innholdet i rapporten. 4. Velg om rapporten skal sendes til `Skriver på ` med mer i feltet Send til og trykk på Skriv ut. Du får da en veiviser som hjelper deg å spesifisere innholdet i rapporten ytterligere. 5. Under Favoritt legger du opp de rapportene du benytter oftest. Du kan enten legge til enkeltstående favorittrapporter eller bygge opp rapportpakker som skrives ut samlet. 6. Under Journaler ligger alle rapporter som må skrives ut til skriver for å bli effektuert. 7. Det finnes to rapporteringsnivåer i rapportmodulen. Fellesrapporter gjelder alle virksomheter i databasen og rapportfilene kan ikke redigeres og så lagres igjen. Under Firmarapporter er rapporter som du har redigert etter dine behov (når du har redigert en Fellesrapport blir den lagret som en Firmarapport). 8. Klikk på Rediger for å gjøre dine endringer i en Fellesrapport. 9. Klikker du på Gå til rapport-/etiketteditor får du blant annet mulighet til å kopiere dine Firmarapporter til andre klienter og importere eller eksportere dem LISTE OVER DE VIKTIGSTE RAPPORTENE: Regnskap Hovedbokutskrift 3 Hovedboksutskrift, spesifisert (stående) Resultatregnskap 1 Resultatregnskap 2 Avgiftsoppgave Avgiftsoppgave (avstemming) Avgiftsoppgave detaljert (Hvilken av avgiftsoppgavene du ønsker å skrive ut kommer an på om du har endret koder. Det gir god oversikt å skrive ut en rapport som merker de endringene du har gjort.) Lønn Terminoppgave for forskuddstrekk, RF-1037 (Skriver ut arbeidsgiveravgift + forskuddstrekk) Avstemming av Lønns- og trekkoppgave Avstemming for terminoppgave Reskontro Reskontro kunder, aldersfordelt Reskontro leverandører, aldersfordelt Reskontro kunder, åpne poster mot hovedbok Reskontro leverandører, åpne poster mot hovedbok 19

20 INNSTILLINGER, HURTIGTASTER OG SNARVEIER I REGNSKAP UTVEKSLING AV INFORMASJON Mamut-systemene har flere effektive løsninger for å utveksle informasjon. Vi anbefaler at du setter deg inn i alle mulighetene du har for å forenkle informasjonsflyten. Husk at du i flere av modulene har mulighet til å sende informasjon til skriver eller og i ulike formater som for eksempel pdf eller word. Her følger en oppsummering av de viktigste funksjonene: Eksport/Import-funksjonalitet: Du har muligheter til effektivt å overføre flere typer informasjon som er registrert i Mamut Business Software som for eksempel bilags- /fakturajournaler til/fra kontakter. Klikk på Fil i hovedmenyen helt øverst, velg Import eller Eksport og få en rekke muligheter. OCR og automatisk remittering: Mamut støtter selvsagt OCR og automatisk remittering. Se `Reskontro i avsnittet `Hovedbok og reskontro Full oversikt og enkelt å kontrollere eller les mer i Mamuts håndbok. Mamut for Altinn: Mamut for Altinn er et frittstående program som hjelper deg med å opprette og sende skjemaer til Altinn på portalen Programmet og brukerdokumentasjon laster du ned på Overføring til Aa-registeret: I Mamut er det mulig å overføre endringer i ansettelsesforhold automatisk til Arbeidsgiver- og arbeidstakerregisteret (Aa-registeret). Overføringer gjøres via Vis Lønn Aa-meldinger. I forkant må du sette noen innstillinger i Modulinnstillinger for Lønn. Les mer i avsnittet `Lønn og Personal Effektiv lønnsføring eller i Mamuts håndbok. 20

21 KLIENTOPPFØLGING, TIMEREGISTRERING OG AKTIVITETSSTYRING 3 KLIENTOPPFØLGING, TIMEREGISTRERING OG AKTIVITETSSTYRING Nå vil vi vise deg et eksempel på hvordan ditt regnskapskontor kan effektivisere arbeidsprosessen ved hjelp av Mamut fra du får et oppdrag fra en ny klient og til du fakturerer. Noen av mulighetene blir illustrert med eksempelet Regnskapskontoret AS. Vi understreker hvor viktig det er å bruk innstillingene i Mamut til å tilpasse systemet til dine behov slik at du kan arbeide mest mulig effektivt. 3.1 Innstillinger for effektiv arbeidsdag I Mamuts CRM-moduler finnes ferdig definerte felt og kategorier som du enkelt kan endre og tilpasse til ditt regnskapskontor INNSTILLINGER FOR KLIENTOPPFØLGING OG AKTIVITETER Administrator og avdelingsleder Morten Sandstuen ønsker å tilpasse både kontaktoppfølgingen og aktivitetslisten etter `Regnskapskontoret AS sine behov. 1. Tilpassningene han nå skal gjøre går på `Kontaktoppfølging og han velger derfor denne i fokus-menyen slik at han får tilgang til de riktige snarveien på venstre side. 2. Først ønsker Morten å legge inn noen egne kategorier i standardfeltene i Mamut for å kunne skille klientene ut fra hvilke tjenester de har bestilt. Han ønsker å legge inn tjenestene Fakturering, Bilagsbehandling, Kontrollarbeid, Rapportering, Budsjettering, Årsavslutning og Lønnskjøring. Dermed blir det for eksempel enklere å ta ut utvalg til for eksempel å sende ut tilbudsmail på oppdrag klientene ikke benytter. Han åpner kontaktkortet, klikker på `Legg til Gruppe nederst i Gruppe-feltet, høyreklikker på en av standardtekstene, velger `Endre i Standardregister, klikker Ny og legger inn tjenestene. (Fordelen med å bruke Gruppefeltet i forhold til for eksempel Statusfeltet er at du kan legge inn flere av tjenestene på én kunde.) 3. `Regnskapskontoret AS ønsker å ta i bruk aktivitetsstyringen i Mamut slik at det blir enklest mulig å loggføre arbeidet og få oversikt. Før Morten tar i bruk denne vil han legge inn de aktivitetene som passer til Regnskapskontoret AS. Han klikker på Aktivitet i menyen til venstre. I aktivitetslisten høyreklikker han på Type-feltet, velger `Endre i Standardregister og klikker Ny. Morten legger så inn de aktivitetstypene han ønsker. Tilsvarende legger han inn de aktivitetsstatusene han ønsker i Status-feltet. (Se listen over eksempler på hvilke standarder som ditt regnskapskontor kan legge inn i aktivitetslista.) 21

22 KLIENTOPPFØLGING, TIMEREGISTRERING OG AKTIVITETSSTYRING Klientoppfølging og aktiviteter. 22

23 KLIENTOPPFØLGING, TIMEREGISTRERING OG AKTIVITETSSTYRING Eksempler på standarder i aktivitetslisten: Aktivitetstyper Utfakturering Innkommende bilag klient Innkommende bilag bank Bilagsbehandling Budsjettering Periodeavslutning Regnskap Kundefordringer Kundereskontro Kasse Bank Lån Kassekreditt Leverandørgjeld Leverandørreskontro Merverdiavgift Merverdioppgave Andre trekk Årsregnskap Lønnskjøring Skattetrekk Arbeidsgiveravgift Terminoppgaver Feriepenger Aktivitetsstatuser Sendt BBS Sendt klient Sendt Fylkesskattekontoret Levert Altinn Levert AA Sendt til Brønnøysund Utført Ikke utført Venter på klient Venter på BBS Venter på leverandør Avstemming utført Avstemming ikke utført Betalt Venter på andre Under utførelse INNSTILLINGER FOR TIMEREGISTRERING OG FAKTURERING Før Morten lar saksbehandlerne ta i bruk klientoppfølgingssystemet vil han gjøre noen innstillinger i forhold til faktureringen slik at arbeidet blir mest mulig effektivt og ryddig. 1. Det vil være en fordel å kunne utføre samlefakturering på klientene slik at man unngår å sende unødvendig mange fakturaer. For å gjøre dette mulig må han registrere at ordrene på klientene skal bli registrert som samleordre. Han klikker på Innstillinger på snarveien til venstre, Firmadatabase, Modulinnstillinger og Kontaktoppfølging. Under `Leveranse- /betalingsbetingelser velger han `Ja i feltet Samlefaktura. Nå vil alle klientene som opprettes automatisk bli registrert med samleordre. (Merk: Denne innstillingen har ikke effekt på klienter som allerede er registrert, da må du gå inn på klienten og velge fanekoret Innstillinger, Kunde og registrere samlefaktura.) 2. Morten ønsker å gjøre en innstilling til før systemet er klart. Han ønsker at identiske timelinjer skal slåes sammen på fakturaer slik at de blir mer ryddig. Han klikker på Innstillinger, Firmadatabase, Modulinnstillinger, Timeregistrering og Overføring ordre/prosjekt. 23

24 KLIENTOPPFØLGING, TIMEREGISTRERING OG AKTIVITETSSTYRING Under feltet Slå sammen linjer med samme velger hun `Ansatt. Systemet er innstilt slik at alle andre felt på timelinjene må ha samme innhold for at de kan slåes sammen. 1 2 Klientoppfølgingssystemet er nå tilrettelagt og klart til å tas i bruk av saksbehandlerne. 3.2 Registrering av ny klient Avdelingsleder Morten Sandstuen skal registrere en ny klient, Lysartikler AS, som han har inngått avtale med. 1. Morten registrerer klientens kontaktinformasjon i standardfeltene på kontaktkortet. 2. Deretter registrer han firmaopplysninger i Egendefinert felt og de tjenestene/oppdragene Lysartikler AS har bestilt i Gruppefeltet. 3. Kontaktperson, Aktiviteter som for eksempel forespørsler sendt på , Dokumenter som for eksempel avtalebetingeleser samt Ordre, registrer han på fanekortene nederst i skjermbildet. 4. Han registrer medarbeider Stine Berg som saksbehandler i feltet Vår. ref. 5. Han legger også inn et Notat til Stine om at arbeidet med denne klienten skal påbegynnes i januar

25 KLIENTOPPFØLGING, TIMEREGISTRERING OG AKTIVITETSSTYRING 6. Så er det på tide å legge inn aktivitetene som Stine skal arbeide med i forhold til denne klienten. Han åpner aktivitetsmodulen ved å klikke på Aktivitet i menyen på venstre side i vinduet. 7. Så klikker han på ikonet Ny i aktivitetslisten og starter med å legge inn `Bilagsbehandling i Type aktivitet, `Ubehandlet i Status-feltet og datoen ` i Tidspunkt, da han avtalte med kunden at alle bilag for hver måned skal mottas den første mandagen i måneden. Aktiviteten tildeler han til saksbehandler Stine Berg. 8. Siden Lysartikler AS har tegnet avtale for to år og det er mange repeterende oppgaver ønsker Morten å opprette alle aktivitetene med det samme. Han klikker på ikonet Duplisere aktivitet (i dette tilfellet for aktiviteten bilagsbehandling) og velger at aktiviteten skal gjentas mandager hver 4. uke for de to årene det er tegnet avtale for. Morten registrerer alle aktivitetene som skal utføres på samme måte som i punkt 7 og 8. Når Morten er ferdig er alle arbeidsoppgavene klare for påbegynnelse EFFEKTIVT ARBEID MED AKTIVITETER Stine Berg skal starte arbeidsdagen mandag 2. januar Hun åpner som vanlig aktivitetsmodulen i databasen til Regnskapskontoret AS for å se listen over kommende oppgaver og klienter. 25

26 KLIENTOPPFØLGING, TIMEREGISTRERING OG AKTIVITETSSTYRING 1. Først vil hun brukertilpasse aktivitetslisten litt. Hun går inn på Brukerinnstillinger og legger til kolonnene for Kontakt, Tlf. kontakt, Kontaktperson og Tlf. kontaktperson slik at det er raskt å komme i kontakt med klienten om det skulle være behov. Hun fjerner Emne-feltet da dette er overflødig. 2. I listen ser hun at aktiviteten `Innkommende bilag står oppført som `Venter på klient på klienten Lysartikler AS. Hun har mottatt fakturajournalen fra klienten på og klikker på ikonet `Utført. Aktiviteten vil nå automatisk få Status som `Utført og blir huket av i aktivitetslisten. 3. For å importere filen med fakturajournalen klikker hun på Fil Import Import/Eksport Bilag-/fakturajournal. 4. Deretter kan hun påbegynne bilagsbehandlingen som er oppført som aktivitet `Bilagsbehandling. Hun åpner klientens database og har samtidig Regnskapskontorets database åpen. (For effektiv bilagsføring, se avsnittet Effektiv regnskapsføring/bilagsregistrering og for installasjon av flere databaser, se avsnittet Oppsett av ditt system). Når hun er ferdig med bilagsbehandlingen i klientens database, bytter hun til Regnskapskontorets database på skrivebordet sitt. Hun huker av aktivitetstypen `Bilagsbehandling på kunden Lysartikler AS som `Utført. 5. Når hun får bankjournalen kan hun arbeide med avstemmingen. Hun merker av `Bankjournal som `Utført først. 6. Når Stine starter med avstemmingen velger hun `Under utførelse i Status-feltet på aktiviteten `Bank og når hun er ferdig velger hun `Utført (Kap ) Stine bruker aktivitetslisten på tilsvarende måte i forhold til alle aktiviteter til og med årsoppgjøret. Når hun er ferdig med en oppgave/aktivitet i klientens database huker hun av aktiviteten som utført i Regnskapskontorets database. 26

27 KLIENTOPPFØLGING, TIMEREGISTRERING OG AKTIVITETSSTYRING FØRING AV TIMER OG ORDRE I det Stine arbeider med klientene fører hun også timer i Regnskapskontorets database. Hver gang hun er ferdig med en oppgave fører hun opp timene. 1. Når hun er ferdig med en aktivitet som for eksempel `Bilagsbehandling eller avstemming av `Bank oppretter hun en ny timeseddel direkte fra aktivitetskortet ved å klikke på Ny timeseddel. 2. Som i andre moduler kan Stine spare mye tid på å tilpasse Brukerinnstillingene i forhold til registreringsbehov i repeterende føringer. Stine tilpasser registreringsvinduet ved å fjerne kolonnene som er overflødig under Brukerinnstillinger. Hun velger også å legge inn `Ordre og Lønn som standard i feltet Overførbar under Standardverdier. Dermed slipper hun å velge hvor det skal overføres ved hver føring. 3. Hun fyller ut timeseddelen. Legg merke til kolonnene Produktnavn og Pris. Her legger Stine inn tjenesten/aktiviteten med tilhørende pris (dette har administratoren allerede lagt inn i Produktmodulen) som blir overført til ordren som går til klienten. Hun legger også inn klientens Kontaktnummer og om hun ønsker kan hun føre timene direkte på en eksisterende ordre ved å legge inn Ordrenummer. Under Timepris føres timesatsen som skal overføres til Stines lønnslipp. I kolonnen Overførbar registreres det at timene skal overføres både til `Ordre og Lønn. 4. Stine ble ikke ferdig med arbeidet og oppretter en ny timelinje neste dag med de gjenstående arbeidstimene. 5. Stine er nå ferdig med `Bilagsbehandling og klikker på Ferdigregistrere timeseddel. Den får nå Status som `Ferdigregistrert i høyre hjørne. 6. Administratoren Morten Sandstuen godkjenner timeseddelen slik at den blir `Klar til overføring i Statusfeltet. 7. Ved å klikke på ikonet Overfør til ordre-/prosjektmodulen overfører han timeseddelen til ordre (fra hvilken status du vil overføre en timeseddel fra kan velges gjennom Firmainnstillinger nedtrekkslisten ved innstillingsknappen øverst i som i punkt 2). 27

28 KLIENTOPPFØLGING, TIMEREGISTRERING OG AKTIVITETSSTYRING Les flere detaljer i kapitlet `Timeregistrering i håndboken `Økonomistyring, logistikk, lønn og personal FAKTURERING MOT KLIENTENE Ved månedsslutt vil Morten, som er avdelingsleder, sende faktura med månedens aktiviteter til klienten Lysartikler AS. 1. Morten går til ordre/fakturamodulen via Vis Tilbud/Ordre/Faktura Ordreregistrering. 2. Han velger Status `Ubehandlet samleordre. 3. Deretter klikker han på ikonet Effektuering (F12). 4. I veiviseren velges hvilke ordre som skal samles. 5. Den opprettede samleordren effektueres til samlefaktura som sendes på til kunden. Morten har nå fakturert Lysartikler AS for månedens aktiviteter. 28

29 KLIENTOPPFØLGING, TIMEREGISTRERING OG AKTIVITETSSTYRING

30 KLIENTOPPFØLGING, TIMEREGISTRERING OG AKTIVITETSSTYRING RAPPORTER STATUS PÅ ARBEIDET Avdelingsleder Morten Sandstuen har som rutine å sjekke jevnlig status på flere av aktivitetene, som for eksempel om bankavstemmingene er utført den 10. dagen i hver måned. Dette kan han enkelt gjøre med rapportene i aktivitetsmodulen. 1. Morten klikker seg inn på rapportmodulen via Skriv ut i aktivitetslisten. Han klikker på Aktivitet i rapportoversikten og velger rapporten Aktivitetsliste som innholder informasjon om aktivitetstype, ansvarlig, aktivitetsstatus og kontaktnavn (klienten). 2. Han velger Sortering på `Aktivitetstype, ansvarlig, startid. 3. Etter at Morten har klikket på Skriv ut, kan innholdet i rapporten spesifiseres ytterligere. Han velger å sortere på Status: `Ubehandlet og Type: `Bank fra Startid: ` til og med ` I rapporten oppnås full oversikt over bankavstemmingene som ikke er behandlet og han kan sjekke med medarbeiderne ved behov Tilsvarende kan Morten ta ut statusrapporter på alle ønskelige regnskapsaktiviteter. 30

31 HVORDAN SETTE OPP DITT SYSTEM 4 HVORDAN SETTE OPP DITT SYSTEM Her følger en enkel oversikt over hva du bør tenke på i forhold til Mamut Regnskapsfører og utskillelse av databaser og ASP-drift. Du kan lese mer i brukerdokumentasjonen for Mamut Client Manager. Denne laster du ned via Internettsiden Flytting av klienter til egne databaser Dette kapitlet omhandler systemene Mamut Office Regnskapsfører, Mamut Enterprise Regnskapsfører og Mamut Enterprise Regnskapsfører ASP. Spesiell fokus er det på hvordan du skiller ut databaser og bruker funksjonen Client Start, som er en del av Mamut Client Manager, til å starte klienter fra ulike databaser OPPRETTELSE AV EN TOM DATABASE Hvis du ønsker å skille ut firmadatabaser (klienter) fra databasen din for å øke hastigheten, sikkerheten og muligheten til å arbeide mer effektivt i flere databaser samtidig, så kan dette enkelt gjøres ved å følge fremgangsmåten nedenfor. Merk at hver database må ha sin egen lisens. Det er klienten som er eier av denne lisensen. Dette gjøres på en separat maskin: 1. Installer programmet som en vanlig installasjon. 2. Foreta en første gangs oppstart, velg evalueringsversjon og å evaluere med egne data. 3. Legg inn testinformasjon på registreringsbildet som f.eks. Testfirma. 4. Velg å evaluere Enterprise E5. 5. Fjern avmerkingen for å installere en eksempeldatabase og oppgi navn og aliasnavn som f.eks. Testdatabasen. Ikke legg inn mer informasjon, bare fullfør opprettelsen av databasen. 6. Du har nå opprettet en tom database uten lisens som ligger lokalt på maskinen. 7. Avslutt Mamut. 8. Høyreklikk på snarveien til Mamut og velg Egenskaper. Velg så fanen for Snarvei og klikk på knappen Gå til mål. 31

32 HVORDAN SETTE OPP DITT SYSTEM 9. Fra vinduet som kommer opp, kopier mappen Data til en mappe på deres server. Ta vare på denne databasen da du vil bruke den senere hver gang du vil skille ut en firmadatabase. Dette gjøres på server 1. Opprett et hjemmeområde for kunden hvis firmadatabase skal skilles ut. 2. Sett opp brukerne til kunden til å automatisk koble seg til dataområdet som ble opprettet i punkt Kopier den tomme databasen du opprettet under punkt 8 ovenfor til dataområdet til kunden. 4. Åpne Client Start, klikk på Ny-knappen og legg inn stien til den nye databasen. Nå er en tom database tilgjengelig UTSKILLING AV EN FIRMADATABASE TIL SEPARAT DATABASE Nå er en tom database tilgjengelig. Skill så ut firmadatabasen på følgende måte: Slik skiller du ut firmadatabasen 1. Start programmet via Client Start og velg databasen som inneholder firmadatabasen som skal skilles ut. 2. Ta en sikkerhetskopi i Mamut av firmadatabasen som skal skilles ut uten systemfiler. Legg denne sikkerhetskopien et lett tilgjengelig sted. 3. Lukk Mamut. 4. Start programmet via Client Start og velg den tomme databasen. 5. Tilbakekopier sikkerhetskopien fra punkt Om ønsket kan du nå åpne den originale databasen som firmadatabasen ble skilt ut fra og slette firmadatabasen der. Alle firmaets data ligger nå i den tidligere tomme databasen. Legg inn lisensen til kunden i denne og opprett de brukere som er nødvendig OPPDELING AV EN DATABASE TIL MINDRE DATABASER Hvis du ikke ønsker å skille alle firmadatabasene (klienter) ut i egne databaser, kan det likevel være en fordel å dele opp databasen i mindre databaser. Noen forslag er 1. Å dele opp alfabetisk (denne gir nok best oversikt), 2. Å dele opp etter bransjer eller 3. Å dele opp etter type oppdrag. Store klienter kan også vurderes å skilles ut som en egne databaser i tillegg. 32

33 HVORDAN SETTE OPP DITT SYSTEM Eksempler på organisering: 1. Alfabetisk 2. Bransjer 3. Regnskapsoppdrag Klienter A D Entreprenører Fakturering + regnskap Klienter E L Import Kun regnskap Klienter M T Industri Regnskap og Lønn Klienter U Å Produktutvikling Kun avstemminger BRUK AV CLIENT START Etter at du har skilt ut basene bruker du Client Start til å åpne ønskede databaser. Dette programmet ligger i programpakken Client Manager som installeres sammen med ditt Mamut-system og startes fra \\programfiles\mamut\clientmanager. Det kan være lurt å legge en snarvei på skrivebordet. Bruk av programmet krever en egen lisens. Med Client Start kan du åpne ulike databaser som ligger på ulike områder fra samme vindu. Du angir selv et navn på databasen, og hvor den er lagret, i et eget register, slik at du kan velge database fra en liste når du skal åpne en database. Slik starter du Client Start Start programmet ved å dobbeltklikke på programfilen ClientStart.exe fra mappen ClientManager. Som standard er Mamut valgt under Start program nederst. I nedtrekkslisten kan du også velge å reindeksere en database, eller å starte Import/eksport. 33

34 HVORDAN SETTE OPP DITT SYSTEM Slik oppretter du lenke til en ny database 1. Klikk Ny i oversiktsvinduet og skriv inn et Databasenavn. Databasenavnet behøver ikke være identisk med databasens egentlige navn. Listen er til bruk for å skille de fra hverandre når du skal starte opp databasene. 2. Skriv inn Filbane til databasen. Programmet sjekker om det ligger en database i filbanen du angir. I stedet for å skrive inn Filbane kan det være enklere å klikke på Søk-knappen, og bla deg frem til databasen. En Mamut-database vil være plassert i mappen Data. 34

35 HVORDAN SETTE OPP DITT SYSTEM 4.2 Tilrettelegging for ASP-drift Dette kapitlet omhandler Mamut Enterprise Regnskapsfører ASP og hvordan du med funksjonen Client Update, som er en del av Client Manager, enkelt kan oppdatere dine klienters systemer samtidig. Dette er en stor fordel ved drifting i et ASP-miljø. Viktig! For å kunne legge opp et ASP-miljø og drifte klientenes systemer kreves gode ITkunnskaper. Dette heftet vil ikke gi en detaljert beskrivelse av installasjon i forhold til oppsett av et ASP-miljø, men gi en enkel oversikt. I brukerhåndboken får du en mer detaljert beskrivelse av hvordan du setter opp en slik løsning. Om du ikke har tilstrekkelig kunnskap om hvordan du setter opp en server, anbefaler vi at du tar kontakt med en datakyndig. Ta kontakt med din kundekonsulent om du ønsker hjelp fra en Mamut-konsulent eller formidling til IT-konsulenter OPPSETT I ET ASP-MILJØ Det bør installeres to separate Mamut-installasjoner på ASP Server. Hvis du har to installasjoner av programfilene kan du benytte en installasjon sammen med Client Start (se kapittel 1 Flytting av klienter til egne databaser) og la eksterne brukere benytte den andre installasjonen. Eksterne brukere vil knytte seg til databasen via en nettverksstasjon som automatisk kobles opp mot et påloggingsskript. De vil da ikke kunne se hvilke andre klienter og databaser som ligger i systemet INSTALLASJON På enhver CD-ROM med Mamut vil det ligge både et vanlig installasjonssett og et `Setup2 installasjonssett. Disse installeres i hver sin mappe etter instruksjonen i avsnittet `Spesielt for oppsett av Mamut for ASP-leverandører i brukerdokumentasjonen for Client Manager. Installasjon 1: (Brukes av klienter som skal logge seg på via terminal server klient) D:\Setup\Install\setup.exe Installasjon 2: (Brukes av administrator og regnskapsførere det er denne installasjonen administrasjonsverktøyet (Client Manager) knyttes opp mot) D:\Setup\Install\setup2\setup.exe Før du kan installere i et ASP miljø er følgende gjennomført: Server for ASP er ferdig satt opp og brukere kan logge seg på. Mamut er satt opp og eventuelt oppdatert i henhold til instruksjonene for `Installasjon/oppdatering av Mamut på Windows 2000 Terminal Server i brukerdokumentasjonen for Client Manager. Avsnittet `Spesielt for oppsett av Mamut for ASP-leverandører i brukerdokumentasjonen for Client Manager er gjennomgått. 35

36 HVORDAN SETTE OPP DITT SYSTEM Dersom klienten skal benytte Microsoft Outlook sammen med Mamut via ASP kan du lese hvordan du foretar installasjonen her: (Installasjon av Mamut og Microsoft Outlook) Ønsker klienten å benytte seg av hele Microsoft Office-pakken må denne gjøres tilgjengelig / installeres for hver enkelt bruker som logger seg på Terminal Serveren. NB! Mamut støtter ingen konsulteringer for ASP-drift av Microsoft sine produkter. Vi anbefaler at du sjekker Microsoft sine hjemmesider for mer informasjon OPPSETT FOR EKSTERNE BRUKERE (KLIENTER) Dette avsnittet forklarer hvordan man setter opp tilgang til server for brukere som knytter seg til via terminal server. Dette vil være ASP-klientene. Installasjonen for de eksterne brukerne må settes opp til å koble seg til en database via en nettverksstasjon. Det er to måter å koble opp denne nettverksstasjonen på: Hjemmeområde Når en bruker er opprettet i ActiveDirectory har brukeren der et fanekort med navn Profil. Under denne fanen har man en innstilling for Home folder. På denne kan man sette at en bestemt stasjonsbokstav skal kobles til en bestemt adresse ved pålogging. Man må her alltid bruke samme bokstav for alle brukere men lar denne peke til mappen med den aktuelle brukers database. Påloggingsscript På samme fanekort som beskrevet under Hjemmeområde over er det også en innstilling for User profile. En av linjene for dette heter Logon script. Her kan man skrive inn navnet på en fil som innholder et skript for å blant annet koble opp stasjonsbokstaver mot områder. Disse filene skal ligge i en mappe som er delt fra server med navnet Netlogon. Filene kan ha etternavn.bat eller.cmd og inneholder skript som kjøres når brukeren logger på. filnavnene skal oppgies UTEN full sti. Kun med filnavn. 36

37 HVORDAN SETTE OPP DITT SYSTEM Her er eksempel på tekst som kan ligge i et slikt use H: use I: \\server\kunde1\felles Dette skriptet vil gi brukeren 2 stasjoner ved pålogging. Én som er koblet til området hvor Mamuts database kan ligge og én som f.eks. er for fellesfiler for brukerens firma. Strengt tatt er det bare nødvendig med oppkobling av én stasjon med tilgang til Mamuts database BRUK AV CLIENT UPDATE Dette programmet startes fra \\programfiles\mamut\clientmanager\. Client Update, som er en del av Client Manager, er et program som er laget for regnskapsførere som ønsker å kunne oppdatere flere databaser samtidig som for eksempel ved drifting av klienter i et ASP-miljø. Slik oppdaterer du databaser 3. Start programmet ved å dobbeltklikke på programfilen ClientUpdate.exe fra mappen ClientManager. Filene som skal brukes til oppdatering skal altså være de nyeste filene. Programmet vil selv sjekke om det finnes databaser som ikke er oppdatert, i henhold til databasene du har registrert i Client Start. 37

38 HVORDAN SETTE OPP DITT SYSTEM 4. Ta bort avmerkingen dersom det er noen av databasene du ikke ønsker å oppdatere. 5. Klikk Neste, og deretter Fullfør for å starte oppdateringen. Merk! Oppdateringen kan ta lang tid ved store datamengder. Det er viktig at du lar oppdateringen fullføre. Når oppdateringen er utført får du opp et statusvindu som forteller deg at Veiviseren er fullført. 38