SHARE IT MAMUT INTEGRASJONSMODUL BRUKERVEILEDNING

Transkript

1 SHARE IT MAMUT INTEGRASJONSMODUL Version 2.1 SHARE IT AS Page 1 Sentralbord:

2 Endringslogg... 3 Innledning... 4 Innledning... 4 Følgende moduler er tilgjengelig i Mamut Integrasjonsmodul... 4 Installasjon... 4 Ordreimport... 5 Grunnleggende bruk Kom i gang... 5 Innstillinger for ordreimport... 6 Valg av firmadatabase og kilde for ordreimport Opprett/Lagre oppsett for ordreimport... 7 Send ordrestatus fra Mamut... 7 Kunderegistrering ved ordreimport... 8 Gjenkjenning av eksisterende kontakter... 8 Knytte kunder til en bestemt avdeling i Mamut... 8 Betalingsbetingelser og leveringsform... 9 Eksport til Nettbutikk Grunnleggende bruk Kom i gang Innstillinger for Export til nettbutikk Valg av firmadatabase og mottaker for eksport Nullstill eksportlogg Fakturajournal til Visma Innledning Generelle innstillinger / oppsett Kontoplan /Mapping av regnskapskonti Bilagsart Mva koder AtWork Leverandørfaktura Innledning Kom i gang! Overføre kontoplan og leverandørregister Knytt leverandørfakturaer til konto, leverandør Importer faktura til Mamut Rapporter og Loggfiler Tidligere importerte fakturaer FAQ Ofte stilte spørsmål og problemstillinger Ansatt og Lønn Innledning Opprett/Lagre oppsett for lønnsimport Prinsipp for import og overføring Autorutine Opprett nye ansatte ved lønnsimport Aktivitetimport Innledning Installasjon og oppsett Oppsett Loggfiler SHARE IT AS Page 2 Sentralbord:

3 Endringslogg Endringer og nye funksjoner for Mamut Integrasjonsmodul logges kontinuerlig i tabellen nedenfor. Dato Modul Beskrivelse Ansatt/Lønn Ny modul for Ansatt/Lønn Eksport til Nettbutikk Beskrivelse av enkel bruk. XML eksempler og feltbeskrivelser Ordreimport Lagt til beskrivelser av XML felter. SHARE IT AS Page 3 Sentralbord:

4 Innledning Velkommen til SHAREIT MAMUT INTEGRASJONSMODUL. Følgende moduler er tilgjengelig i Mamut Integrasjonsmodul Ordreimport fra nettbutikk/ekstern system Eksport av produkter, kontakter, rabattregister Import av leverandørfaktura System fakturaskanning Journalimport for regnskap. F.eks. fra Visma, 24/Seven, DnbNor osv. Journaleksport for regnskap. F.eks til Visma Multicase ordreimport og eksport av kundereskontro tilbake til Multicase Norgesfaktura eksport av faktura for betalingsoppfølging via Norgesfaktura Aktivitetimport Import av ansatte/lønnslister Spesialrapporter Installasjon Mamut Integrasjonsmodul kan lastes ned fra vår internettside. Evt. kan den bestilles pr. telefon og vi sender deg nødvendige filer og installasjonskode. Ved installasjon fra Internett må Internet Explorer benyttes og være satt som standard nettleser. Når installasjonen er ferdig kan du bytte tilbake til foretrukket nettleser. Følg instruksjonene for installasjon. Når Integrasjonsmodulen er ferdig installert vil den starte automatisk og skjermbildet Innstillinger vises. Her må følgende punkter utføres: 1. Installasjonskode Skriv inn installasjonskoden og klikk Registrer (Innstallasjonskoden får du tilsendt på etter bestilling/registrering.) 2. Sti til Mamut databasen Skriv inn sti til Mamut databasen. Dette er normalt C:\programfiler\mamut\data\ 3. Velg Mamut bruker Dette er mest aktuelt for import av regnskapsbilag hvor alle bilag registreres under denne brukeren. 3. Velg Firmadatabase som skal benyttes Fra listen over firmadatabaser huker du av den eller de du ønsker å benytte for import/eksport av data. De firmadatabaser som er valgt vil være tilgjengelige SHARE IT AS Page 4 som kilder/valg i alle moduler. Sentralbord:

5 Ordreimport Innledning Modul for ordreimport kan importere ordre fra ulike eksterne systemer som f.eks. ekstern nettbutikk, eksternt ordresystem eller andre type systemer. De mest vanlige kilder for ordreimport er: Nettbutikk. Normalt lager en her en webservice i nettbutikk som kan eksportere ordre på xml format. Integrasjonsmodulen kobler seg mot en http adresse I butikken og henter ordre automatisk direkte til Mamut. FTP. I tilfeller hvor ordrelister legges jevnlig ut på en ftp adresse, kan Integrasjonsmodulen koble seg mot ftp serveren, laste ned ordrefilen og importere ordre til Mamut. Ordrefiler. Den mest vanlige overføring av ordre mellom eksterne systemer er kommaseparerte filer (csv). ntegrasjonsmodulen tilpasses av SHARE IT for å støtte aktuelt innlesingsformatet i hvert enkelt tilfelle. Grunnleggende bruk Kom i gang 1. Velg den kilden du ønsker å importere fra. I denne listen ligger den/de kilder som er satt opp for din Mamut. F.eks. NettButikk I Nettbutikk II Internt salgssystem 2. Klikk på knappen Hent ordre. Ordre importeres nå til Mamut. 3. Status fra ordreimport vises i statuspanelet. Her ser du hvor mange som er importert og evt om det har oppstått feil. 4. Rapport. Når ordreimport er ferdig vises rapport over importerte ordre og evt. feil. Rapporten kan lagres automatisk på fil eller skrives ut på printer. Hovedprinsippene for enhver import er at ordre leses fra en ekstern kilde (HTTP, FTP eller Fil). Ordre registreres fortløpende i Mamut og det genereres til slutt en rapport med oversikt over hvilke ordre som er importert. Ved ordreimport opprettes både kontakt og produkt i tillegg til selve ordren hvis kontakten eller produktet ikke er registrert tidligere. Hvis kontakten eller produktet er registrert tidligere kan du velge om integrasjonsmodulen skal oppdatere kontakt- og/eller produktinformasjon. Dette gjør du ved å huke av i punkt 2 Start nedlasting av ordre. For å sikre at ikke samme ordre registreres flere ganger sender Integrasjonsmodulen bekreftelsesmelding tilbake til kilden for å informere om at ordre er importert. Hvis den ikke mottar en gyldig bekreftelse tilbake slettes ordren automatisk og importeres på nytt i neste forsøk. Ved import fra FTP eller fil flyttes den importerte filen automatisk til en egen loggkatalog etter fullført import. Dette sikrer at filen ikke blir lest inn to ganger. SHARE IT AS Page 5 Sentralbord:

6 Se ellers vedlegg for teknisk informasjon om implementering og teknisk bruk. Innstillinger for ordreimport Valg av firmadatabase og kilde for ordreimport. I arkfanen Innstillinger settes innstillinger for: Hvilken firmadatabase ordre skal importeres til Hvor orde skal hentes fra Hvor bekreftelse for fullført import skal sendes Hvor ordrestatus skal sendes Produktnummer for eventuelle betalings-, leverings- eller administrasjonskostnader Hent orde fra Her angir du hvor Integrasjonsmodulen skal hente ordre fra. Du kan angi en http, ftp eller en fysisk fillokasjon. F.eks. ftp:// /orderfiles/ c:\ordrefiler\ Ved ftp eller fillokasjon er det normalt at det kun oppgis en katalog. Integrasjonsmodulen vil lese inn alle filer i denne katalogen og reigstrere ordre. Godkjente ordre flyttes til loggkatalog når ordreimport er fullført. Send bekreftelse til Dette feltet angir hvor Integrasjonsmodulen skal sende bekreftelsesmelding for fullført ordreimport. F.eks. en egen webservice som mottar bekreftelsen. Bekreftelsen inneholder informasjon om ordrenummer og kontaktnummer fra Mamut slik at eksternt system kan registrere denne informasjon og ha referanse til Mamut. Send ordrestatus til Dette feltet angir hvor Integrasjonsmodulen skal sende ordrestatus. Dvs. informasjon om ordre i Mamut som fakturadato, forfallsdato, om faktura er betalt osv. Felt for bekreftelse og ordrestatus trenger ikke å være utfylt for at ordreimport skal fungere. Disse feltene er tillegg som sikrer ordreimport og gir tilleggsinformasjon fra Mamut hvis det er av interesse for eksternt system. SHARE IT AS Page 6 Sentralbord:

7 Opprett/Lagre oppsett for ordreimport Et oppsett for ordreimport består av: Kilde for hvor ordre skal hentes fra Lokasjon for hvor bekreftelse og ordrestatus skal sendes Link til en Mamut firmadatabase Integrasjonsmodul for ordreimport kan settes opp med flere ulike oppsett. Det gjør det mulig å hente ordre fra flere ulike kilder. F.eks. om du skal importere ordre både fra nettbutikk, eksternt ordresystem og evt. et tredje system. Lagre et eksisterende oppsett 1. Klikk på Lagre. Et nytt vindu åpnes hvor innstillinger for eksisterende oppsett vises. 2. Endre ønskede verdier og klikk OK. Opprett nytt oppsett 1. Klikk på Opprett ny 2. Skriv inn ønsket navn på oppsettet. Dette vil vises i nedtrekksmenyen. 3. Fyll inn URL, FTP eller fil-lokasjon for hvor ordre skal hentes fra. 4. Skriv inn lokasjon for bekreftelse og evt. lokasjon for ordrestatus. 5. Klikk OK. Send ordrestatus fra Mamut I mange tilfeller er det ønskelig at eksterne systemer får oppdatert informasjon om ordrestatus. Ordrebekreftelsen etter import returnerer ordrenummer og kontaktnummer fra Mamut ved ordreopprettelse, men dette gir ingen informasjon om hva som skjer med ordren videre. Det er derfor lagt inn mulighet for at Integrasjonsmodulen kan sende oppdatert informasjon om ordre til eksternt system. Ordrestatus sendes etter hver utførte ordreimport hvis feltet Send ordrestatus til er utfylt. Informasjon om ordrenummer, fakturanummer, fakturadato og betaltdato overføres. Evt. gis det beskjed om ordre er kreditert eller slettet. Se vedlegg Ordrestatus XML felter for detaljer om hvilke felter som overføres. Figuren vise instillinger som kan settes for ordrestatus. Skjermbildet ligger under arkfanen Ordrestatus eksport på den nedre arkfanen. Status for alle ordre registrert siste 20 dager blir overført. Juster antall dager slik at denne dekker hele perioden fra ordre registreres til den normalt blir betalt. F.eks. 90 dager. Manuell overføring. Klikk på Start overføring for manuell overføring av ordrestatus. (Normalt går overføring automatisk etter ordreimport). SHARE Overfør IT kun AS fakturerte ordre. Page 7 Sentralbord:

8 Kunderegistrering ved ordreimport Gjenkjenning av eksisterende kontakter Integrasjonsmodulen kan settes opp med ulike innstillinger for hvordan kunder skal gjenkjennes ved import. Gjenkjenning av kontakter hindrer at det opprettes flere like kontakter i Mamut. Det anbefales at eksternt system lagrer kontaktnummeret fra Mamut og sender dette over i feltet mamutcontactid. Dette er en sikker identifikasjon for å gjenkjenne eksisterende kunder. Følgende kontrollmuligheter for gjenkjenning av kontakter er tilgjengelig: Mamut kontaktnummer Ekstern kundeid Organisasjonsnummer Annen kontaktinfo Mamut kontaktnummer lagres i eksternt system og sendes over i mamutcontactid. Sikker identifikasjon som alltid utføres av Integrasjonsmodulen hvis mamutcontactid er oppgitt. Integrasjonsmodulen kan lagre kontaktens id fra eksternt system i et skjult felt (ExtId) i Mamut. Ved import kan Integrasjonsmodulen sjekke om det finnes en kontakt registrert med id fra eksternt system. Søk på eksiterende kontakter etter organisasjonsnummer. Sikker gjenkjenning for bedriftskunder. Søk etter eksisterende kontakter med frisøk på navn og/eller . Ikke sikker identifikasjon, men gir en treffprosent på ca. 90% og hindrer dermed de fleste duplikate registreringer. Knytte kunder til en bestemt avdeling i Mamut Kunder som importeres kan knyttes til en valgt avdeling i Mamut ved ordreimport. F.eks. hvis bedriften opererer med mange salgskanaler og ønsker å samle alle kunder registrert i nettbutikken i egen avdeling. 1. Velg arkfanen Kontaktinnstillinger. 2. Huk av for å angi at alle kunder skal knyttes til en avdeling ved ordreimport. 3. Velg hvilken avdeling kunden skal knyttes til. Husk at oppdatering av avdeling på eksiterende kunder kun utføres hvis det er huket av for Oppdater kontaktinfo hvis kontakten eksisterer. SHARE IT AS Page 8 Sentralbord:

9 Betalingsbetingelser og leveringsform Ved ordreimport vil betalingsbetingelser og leveringsform i Mamut bli satt korrekt iht til det som er oppgitt fra nettbestillingen. Forutsetningen er at disse verdiene er lagt inn i Mamut. Hvis verdiene ikke finnes i Mamut vil Integrasjonsmodulen vise meldingene: Finner ikke angitt betalingsbetingelse (Visa) i Mamut. Benytter standard verdi for kunden. Finner ikke angitt leveringsform (Posten dør til dør) i Mamut. Benytter standard verdi fra kunde. Verdiene som er angitt i parentes i meldingen må registreres i Mamut. Dette gjøres på følgende måte: Betalingsbetingelser 1. I Mamut: Velg Vis -> Innstillinger fra toppmenyen. 2. Klikk Firma og deretter ikonet for Standardregister. 3. Velg Betalingsbetingelser fra listen og klikk på knappen Rediger. 4. Sjekk om angitt betalingsbetingelse ligger i listen. Opprett betalingsbetingelsen hvis den ikke finnes. 5. Kontroller at feltet Beskrivelse for betalingsbetingelsen i Mamut har eksakt samme verdi som den som er oppgitt fra nettbutikken (vist på bildet under). Leveringsform 1. Gå inn i Standardregisteret til Mamut (se punkt 1 og 2 ovenfor) 2. Velg Leveringsform fra listen og klikk på knappen Rediger. 3. Sjekk om angitt leveringsform ligger i listen. Opprett leveringsform hvis den ikke finnes. 4. Kontroller at feltet for Fritekst i Mamut har eksakt samme verdi som den som er oppgitt fra nettbutikken (vist på bildet under) SHARE IT AS Page 9 Sentralbord:

10 Eksport til Nettbutikk Innledning Modul for eksport kan overføre kontakter, produkter, lagerstatus og rabattregister fra Mamut til ekstern nettbutikk eller annen ekstern løsning. Overføring er basert på XML over standard HTTP protokoll og kan tilpasses de aller fleste nettbutikker. Grunnleggende bruk Kom i gang 1. Velg den kilden du ønsker å eksportere til. I denne listen ligger den/de kilder som er satt opp for din Mamut. F.eks. NettButikk I 2. Velg hva som skal eksporteres F.eks. alle produkter og/eller alle kontakter 3. Status på eksport. Her ser du hva som er oppdatert i Mamut siden forrige eksport og hva som er eksportert ved siste eksport. 4. Rapport. Rapport vises etter ferdig utført eksport. Rapporten kan lagres automatisk på fil eller skrives ut på printer. Eksportmodulen for Mamut henter informasjon fra Mamut etter de innstillinger som er mest aktuelle for din nettbutikk. Integrasjonsmodulen holder rede på hva som er overført tidligere og gjør at nettbutikken alltid vil være oppdatert med den siste informasjonen uten at store datamengder må overføres hver gang. Endrer du f.eks. en kontaktperson eller gjør en prisoppdatering på et produkt, vil dette vises i Integrasjonsmodulen og tas med ved neste eksport. Setter du opp Integrasjonsmodulen til automatisk kjøring, vil nettbutikken alltid være oppdatert med de siste endringene. Produktbilder overføres via FTP fra Mamut maskinen til nettbutikken. For bedrifter med flere tusen bilder levert og oppdatert jevnlig fra leverandør, kan det opprettes en egen bildekatalog adskilt fra Mamut slik at bildebehandling automatiseres og ikke trenger manuell oppdatering i Mamut. Se vedlegg for teknisk informasjon om implementering og teknisk bruk. SHARE IT AS Page 10 Sentralbord:

11 Innstillinger for Export til nettbutikk Valg av firmadatabase og mottaker for eksport. I arkfanen Innstillinger settes innstillinger for: Hvilken firmadatabase det skal eksporteres fra Hvor produkteksport, kontakteksport, rabatteksport og lagerstatus skal sendes til Send eksport til Her angir du hvor Integrasjonsmodulen skal sende eksport. Du kan angi en http, ftp eller en fysisk fillokasjon. F.eks. ftp:// /exportfiles/ c:\exportfiles\ *Eksisterende versjon har kun støtte for http overføring. Nullstill eksportlogg Integrasjonsmodulen logger hva som er eksportert og hva som oppdateres i Mamut slik at informasjon ikke må overføres dobbelt. I enkelte tilfeller vil det være nødvendig og nullstille overføringslogg slik at alle data kan overføres på nytt. I bildet ovenfor er knappen Nullstill eksportlogg vist under arkfanen Innstillinger. Klikk på denne knappen og bildet til venstre vises. Velg hvilke eksportlogger som skal nullstilles og klikk OK. I infopanelet vil du se at antall som skal eksportes har økt. SHARE IT AS Page 11 Sentralbord:

12 Fakturajournal til Visma Innledning Eksportmodulen for Visma lar deg på en enkel og oversiktelig måte overføre fakturajournal i Mamut over til Visma. Dette er aktuelt hvis du har regnskapsfører som benytter Visma, men selv fakturerer i Mamut og fortsatt ønsker å ha full oversikt der. Med to klikk er fakturajournalen oversendt til regnskapsfører på Velg hvilken Visma-versjon som det skal overføres til. Visma Business Visma Rubicon Visma Global* 3. Klikk på knappen Eksporter for å hente ut fakturajournal fra Mamut. 2. Velg hvilken firmadatabase det skal overføres fra. 4. Klikk på knappen Send for å sende fakturajournal på til mottaker. Generelle innstillinger / oppsett Under generelle innstillinger må det angis hvor Integrasjonsmodulen skal lagre journalfilen som blir generert fra Mamut, hvor Mamut ImportExport programmet er plassert og informasjonfilen som inneholder informasjon om hvilke fakturaer som er overført tidligere. Ta kontakt med administrator eller Share-it om du er usikker på disse innstillingene. Under Generelle innstillinger setter du også opp innstillinger som må oppgis dersom filen skal sendes på . Her angis utgående server, mottaker, avsender og evt brukernavn/passord. SHARE IT AS Page 12 Sentralbord:

13 Kontoplan /Mapping av regnskapskonti Det normalt ikke samsvar mellom kontoplanen i Mamut og Visma. Standard salgskonto 3010 i Mamut kan f.eks. være 3000 i Visma. For at dette skal bli riktig ved overføring, er det nødvendig å sette opp en tabell som angir hvilke konti som samsvarer. I skjermbildet under ser du et eksempel. Bilagsart Det må angis hvilke koder for bilagsart som benyttes i Visma. Dette finner du under arkfanen Bilagsart. SHARE IT AS Page 13 Sentralbord:

14 Mva koder Mva koder må på samme måte som kontoplanen samsvare mellom Mamut og Visma. Under arkfanen Mva koder finner du en tabell for å angi mva koden i Mamut og legge inn hvilken mva kode som skal benyttes i Visma. Det er viktig at du får med alle relevante mva koder som benyttes i din bedrift. SHARE IT AS Page 14 Sentralbord:

15 AtWork Leverandørfaktura Innledning AtWork leverandørfaktura er en tjteneste levert fra AtWork Systems. Dine leverandørfakturaer sendes til AtWork Systems for skanning og innlesing til en webbasert løsning hvor du har full oversikt over dine innkommende fakturaer. Når du har gjennomgått innkommende fakturaer for en periode og eventuelt knyttet de ulike fakturaer til prosjekter og avdelinger, kan du importere disse til Mamut via Mamut Integrasjonsmodul. Løsningen krever at du har inngått avtale med AtWork Systems for mottak og skanning av leverandørfakturaer. 1. Velg hvilken firmadatabase du ønsker å importere til. 2. Overfør eventuelt kontoplaner, leverandører, prosjekter og avdelinger fra Mamut til AtWork Systems. 3. Importer leverandørfakturaer til Mamut. Importerte fakturaer registreres i bilagsregistrering for godkjenning og kan overføres til hovednok. Kom i gang! Når Integrasjonsmodulen er ferdig installert og du har en avtale med AtWork Systems, er det første du gjør å overføre informasjon fra Mamut til AtWork Systems. Kontoplan og Leverandørregister må overføres slik at innkommende fakturaer kan linkes mot riktig konto og leverandør. I tillegg kan du velge å overføre prosjekter og avdelinger fra Mamut slik at du kan linke innkommende fakturaer til tilhørende prosjekt og avdeling. Fra AtWork Systems vil du ha mottatt link til administrasjonspanelet på web samt brukernavn og passord. Når informasjon om kontoplan og leverandørregister er overført vil du finne disse igjen på adminsiden til AtWork. Overføre kontoplan og leverandørregister 1. Start Integrasjonsmodulen og gå til arkfanen AtWork Leverandørfaktura 2. I feltet Importer leverandørfakturaer til velger du den firmadatabasen du ønsker å jobbe mot. 3. Huk av for Kontoplan og Leverandørregister i feltet Overfør informasjon fra Mamut til AtWork. 4. Huk av for Aktive prosjekter og/eller Avdelinger om du ønsker å overføre disse til AtWork. 5. Klikk på knappen Start. Overføring til AtWork starter. 6. På adminsidene til AtWorks vil du nå se kontoplaner, leverandører og eventuell annen overført informasjon. SHARE IT AS Page 15 Sentralbord:

16 Knytt leverandørfakturaer til konto, leverandør 1. Innkommende fakturaer som er skannet og importert til AtWork ligger klar til behandling på websidene til AtWork. De fakturaer som ikke automatisk er blitt knyttet til en konto eller leverandør må knyttes manuelt. 2. Når faktura er knyttet til korrekt konto, leverandør og evt. prosjekt og avdeling, settes fakturaen klar til overføring. I Integasjonsmodulen vil du se i Infopanelet at antall fakturaer for import er økt med det antall fakturaer som er markert klar til overføring. Importer faktura til Mamut 1. Start Integrasjonsmodulen og gå til arkfanen AtWork Leverandørfaktura. 2. I feltet Importer leverandørfakturaer til velger du den firmadatabasen du ønsker å importere til. 3. Klikk på knappen Start i feltet Importer leverandørfakturaer til Mamut. Import starter og du ser fortløpende status på hva som importeres og eventuelt hva som feiler ved import. 4. Gå til Bilagsregistrering i Mamut. Her vil du se alle importerte bilag fra AtWork Systems. 5. Kontroller bilag og overfør til hovedbok. Når overføring til hovedbok er ferdig vil fakturane ligge ferdig registrert i leverandørreskontroen utfylt med forfallsdato, kid og annen nødvendig informasjon. Rapporter og Loggfiler For hver overføring til/fra AtWork Systems, blir det generert en rapport som inneholder detaljer på hva som ble overført. Denne rapporten kan lagres på fil slik at alle overføringer blir historisk logget. På den nedre arkfanen er det et eget valg for Loggfiler. Her kan du oppgi filkatalog for hvor loggfiler skal lagres etter hver overføring. Tidligere importerte fakturaer Integrasjonsmodulen logger også alle importerte fakturaer i en egen ekstern logg hos SHARE IT. Denne loggen fungerer som en ekstra sikkerhet mot duplikate bilagsregistreringer. Alle bilag som blir registrert i Mamut fra AtWorks kontrolleres først mot denne loggen. Hvis bilaget er registrert tidligere vil bilagsregistreringen avbrytes og du får melding om at bilaget er registrert tidligere. Loggen over tidligere importerte fakturaer ser du under arkfanen Tidligere importerte fakturaer. I neste versjon vil du i tillegg kunne slette registreringer i denne listen i tilfelle du ønsker å importere bilag på nytt. FAQ Ofte stilte spørsmål og problemstillinger 1. Jeg har importert alle fakturaer til Mamut, men ser ikke at de har blitt registrert under bilagsregistreringen? Dette skyldes som oftest at bilagene er registrert på feil bruker. Bilag som registreres i Mamut er i utgangspunktet kun synlig for den brukeren som har registrert bilaget. Sjekk derfor hvilken Mamut bruker du er registrert med i Integrasjonsmodulen. Dette finner du under Innstillinger og nedtrekksmenyen Mamut bruker. Du kan se bilag registrert under andre brukere i Mamut ved å gå til Brukerinnstillinger og velge Vis alle bilag for alle brukere. SHARE IT AS Page 16 Sentralbord:

17 Ansatt og Lønn Innledning Modulen for Ansatt og Lønn importerer ansatte og lønnslister fra eksternt system til Mamut. 1. Velg hvilken kilde det skal importeres fra. Det kan opprettes flere kilder for import. Se Opprett/Lagre oppsett for lønnsimport under. 2. Klikk på knappen Importer lønn. Import av ansatte og lønnslister starter. 3. Etter endt import vises fullstendig rapport over ansatte og lønnslister som er importert. Evt. feil i import er angitt i rødt. Rapporten lagres automatisk på fil hvis du har angitt dette under arkfanen Loggfiler. Klikk på knappen Skriv ut for utskrift av rapporten. Infopanelet viser informasjon om hvor mange lønnslinjer og ansatte som er importert. Modulen for Ansatt og Lønn er beregnet på systemer hvor lønn, provisjon eller andre lønnsarter beregnes i andre systemer enn Mamut. F.eks. en salgsløsning hvor Mamut har informasjon om normal månedslønn og det eksterne salgssystemet beregner provisjon. Provisjon overføres da fra den eksterne salgsløsningen til Mamut, f.eks en gang hver måned, og normal lønnskjøring utføres i Mamut. Overføring av lønnslister til Mamut er basert på vanlige lønnslinjer hvor det må spesifiseres lønnsart, antall, pris og eventuelt hvilket prosjekt eller avdeling lønnen skal knyttes til. Tabellen under viser eksempel på data som normalt overføres og hvordan resultatet vises i Mamut. Ansatt alias Ansatt navn Lønnsart Antall Pris Prosjekt Avdeling Notat JonH Jon Holstad 45 (Provisjon) Logistikk Provisjon JonH Jon Holstad 10 (Timelønn) Berg Pensjonat Logistikk Konsulent... SHARE IT AS Page 17 Sentralbord:

18 3. Skriv inn hvor bekreftelse på godkjent importansatte/lønnslister skal hentes fra. MAMUT INTEGRASJONSMODUL For detaljer på format og XML felter se vedlegg: Ansatt&Lønn Beskrivelse av XML felter Opprett/Lagre oppsett for lønnsimport Under arkfanen Import oppsett angis hvor lønnslister/ansatte skal importeres fra. Det kan opprettes flere kilder for import. F.eks. hvis bedriften har flere ulike systemer som genererer informasjon om lønn. 1. Velg hvilken firmadatabase det skal importeres til. Alle fimadatabaser du har oppgitt som aktive under Innstillinger vises i denne listen. 2. Skriv inn hvor ansatte/lønnslister skal hentes fra. 2. Skriv inn hvor bekreftelsesmelding skal sendes. Evt. hvor importfiles skal lagres etter fullført import. Klikk på knappen Opprett ny for å lage et nytt oppsett for import. I bildet som vises skriver du inn hva det nye oppsettet skal hete, hvilken firmadatabase oppsettet skal knyttes til og lokasjon for importfil/webservice og bekreftelsesmelding. 1. Skriv inn navn på import-oppsett. Dette vises i nedtrekkslisten hvor du velger hvor ansatt/lønnslister skal importeres fra. 2. Velg hvilken firmadatabase oppsettet skal importere ansatte og lønnslister til. 3. Skriv inn hvor oppsettet finner data som skal importeres. Dette kan være en webservice (HTTP-adresse), FTP lokasjon eller en filkatalog. 4. Skriv inn hvor oppsettet skal sende returmelding for bekreftet import. Dette kan kan være en webservice (HTTP-adresse) eller en filkatalog hvor importerte filer flyttes til. Prinsipp for import og overføring Normal import av lønnslister starter med at du har lagret et oppsett for import. Når du velger dette oppsettet fra nedtrekksmenyen og klikker Start import kobler integrasjonsmodulen seg mot den kilden du har oppgitt. Ansattdata og lønnslister hentes og registreres i Mamut. For hver registrering sendes det en returmelding tilbake til ekstern løsning hvis det er oppgitt en lokasjon i feltet Send bekreftelse til. Integrasjonsmodulen venter deretter på en ny returmelding fra ekstern løsning som bekrefter at ekstern løsning har registrert overføringen som ok. Dette sikrer at ingen duplikater blir overført. Hvis oppsettet for import benytter ordinære filer eller ftp benyttes ikke returmeldinger, men importfilene flyttes til egen filkatalog etter import. SHARE IT AS Page 18 Sentralbord:

19 Autorutine Integrasjonsmodulen kan sette opp til å importere ansatt/lønnslister automatisk etter ønsket intervall. Innstilinger for dette ligger under arkfanen Autorutine. Husk at Integrasjonsmodulen må være aktivert for at automatisk import skal kunne utføres. 1. I denne listen vises alle oppsett for import du har lagret. Kryss av for de oppsett som skal importeres automatisk. 3. Velg hvor ofte importjobben skal utføres. 2. Kryss av her for å aktivere automatisk import. Opprett nye ansatte ved lønnsimport Hvis nye ansatte skal opprettes automatisk ved import av lønnslister, kan dette angis under arkfanen Innstilinger. SHARE IT AS Page 19 Sentralbord:

20 Aktivitetimport Innledning Med modulen Aktivitetimport kan aktiviteter med kontaktinformasjon importeres fra ekstern løsning via HTTP, FTP eller fil til Mamut. Når modulen er installert og nødvendige tilpassninger for overføring er utført leser modulen inn data fra ekstern løsning og registrerer aktivitetene i Mamut med et enkelt tastetrykk. Modulen kan settes opp til automatisk import og dermed fungere skjult i bakgrunnen. Loggfiler genereres for hver import og sørger for full oversikt og kontroll. Installasjon og oppsett Installasjon av selve Integrasjonsmodulen er dekket tidligere i brukerveiledning. Vennligst følg disse instruksjonene for installasjon av Integrasjonsmodulen. Ved ferdig installasjon skal Aktivitetimport være tilgjengelig som egen arkfan i toppmenyen på Integrasjonsmodulen sammen med Innstillinger og Support/Hjelp. Oppsett Modul for Aktivitetimport kan settes opp til å importere fra flere ulike kilder. Dette settes normalt opp av SHARE IT i forkant av installasjon. De ulike kildene vil vises i nedtrekksmenyen under Velg nedlasting av aktiviterer fra. Hvert valg i denne nedtrekkslisten har et eget oppsett av innstillinger som angir hvilken firmadatabase i Mamut aktiviteten skal registreres på, hvilken kilde som skal benyttes for innlesing av akitviteter. og andre innstillinger knyttet til import av aktiviteter. Instillinger for hvert valg settes i den nedre arkfanen Innstillinger. Her angis følgende: 1. Hvilken firmadatabase aktivitene skal importeres til i Mamut. Alle firmadatabaser som er krysset av som aktive under Innstillinger vil vises her. Den firmadatabasen som er knyttet til en bestemt importjobb (figur ovenfor) står automatisk valgt. 2. Lokasjon for hvor Integrasjonsmodulen skal hente aktiviteter fra. Lokasjon kan angis enten som HTTP, FTP eller en lokal filkatalog. Formatet som innleses må være tilpasset XML formatet for aktivitetimport. Se vedlegg xx for detaljer angående format. 3. Lokasjon for bekreftelsemeldinger. HTTP: For innlesing via HTTP angis en URL adresse hvor bekreftelsesmelding skal sendes. Dette vil sikre at eksternt system får beskjed når aktivitet er korrekt lagret i Mamut og samtidig kan oppdatere eksternt system med AktivitetId og kontaktid fra Mamut. SHARE IT AS Page 20 Sentralbord:

21 For FTP og lokal filkatalog angis en lokal filkatalog hvor de filene som er importert flyttes etter at import er ferdig utført. Dette fører til at filer som er innlest flyttes til en egen katalog hvor de kan slettes eller fungere som en historisk logg på importerte filer. Filer som feiler ved innlesing vil ikke bli flyttet. Loggfiler Det kan opprettes en loggfil for hver import som lagres på en egen filkatalog. Dette settes opp under arkfanen Loggfiler. 1. Skriv inn ønsket filkatalog for loggfiler. 2. Klikk Lagre SHARE IT AS Page 21 Sentralbord: