Mamut Eiendelsregister. Introduksjon

Transkript

1 Mamut Eiendelsregister Introduksjon

2 MAMUT EIENDELSREGISTER INNHOLD 1 OM MAMUT EIENDELSREGISTER INSTALLASJON... 2 Installasjon av programmet REGISTRERING... 5 Veiviser for registrering av Mamut Eiendelsregister... 5 Registrer firmainformasjon... 5 Registrer kontaktinformasjon... 6 Sikkerhet - passordbeskytt programmet!... 6 Registreringsveiviseren er fullført KOM I GANG... 8 Pålogging... 8 Hovedvinduet i Mamut Eiendelsregister... 8 Eiendelsregister... 8 Registrering av eiendel... 9 Opprett avskrivninger UTVALG OG RAPPORTER Utvalg Rapporter INNSTILLINGER Innstillinger Språk Sikkerhet - passordbeskytt programmet! Firmainnstillinger Grupper Lokasjoner... 17

3 Produsent og distributør: Mamut ASA Boks 5205, Majorstuen 0302 OSLO Tlf.: , Faks: Internett: E-post: Mamut Supportsenter: Mamut ASA Boks 5205, Majorstuen 0302 OSLO Tlf.: , Faks: Tlf. Mamut Lønn: Internett: E-post: Salg: Mamut ASA Boks 5205, Majorstuen 0302 OSLO Tlf.: , Faks: Internett: E-post: 2007 Mamut ASA. Alle rettigheter. Med forbehold om endringer/feil. Mamut og Mamut-logoen er registrerte varemerker av Mamut ASA. Alle andre varemerker er registrerte varemerker av respektive firmaer. Versjon: 1.0. This program includes software developed by Skybound Software (

4 OM MAMUT EIENDELSREGISTER 1 OM MAMUT EIENDELSREGISTER Mamut Eiendelsregister er et program som hjelper deg å holde oversikt over dine eiendeler og foreta avskrivninger på disse. Programmet er i første omgang et gratis program som kan benyttes av én bruker til å avskrive eiendeler for ett firma. Kort om avskrivning Varige driftsmidler, dvs. eiendeler som maskiner, biler, inventar og bygninger er investeringer som firmaet vil forbruke over flere år, og bør derfor avskrives for å fordele kostnadene over perioden eiendelen er antatt å vare eller etter Skattedirektoratets avskrivningsprosenter. I Norge finnes det to avskrivningsmetoder; LINEÆR og SALDO. Begge metodene kan benyttes i Mamut Eiendelsregister. Lineær avskrivning vil si at investeringsutgiften fordeles over eiendelens antatte levetid med like store beløp for hvert år. Saldo avskrivning betyr at eiendelen avskrives med samme prosentsats hvert år. Mer informasjon om avskrivning og regler for dette finnes på internett: MAMUT SUPPORTSENTER Trenger du hjelp til Mamut Eiendelsregister kan du kontakte Mamut Supportsenter ved å velge Hjelp - Kontakt Support fra menylinjen i programmet. Sikkerhetskopiering Sikkerhetskopiering av dine data i Mamut Eiendelsregister gjøres i programmet Mamut DataTools. Programmet installeres automatisk sammen med programfilene til Mamut Eiendelsregister, og kan startes derfra (MDataTools.exe). Du kan også starte Mamut DataTools via Start-menyen i Windows under programgruppen Mamut Business Software - Mamut Eiendelsregister - Mamut DataTools. For mer informasjon om sikkerhetskopiering og andre funksjoner i programmet kan du trykke på F1 når du har åpnet Mamut DataTools. Hvordan slette en firmadatabase/opprette en ny firmadatabase? Ønsker du å opprette en ny firmadatabase velger du Fil - Ny firmadatabase. Vær oppmerksom på at du kun kan ha én firmadatabase og at din eksisterende firmadatabase vil bli slettet når du velger å opprette en ny. 1

5 MAMUT EIENDELSREGISTER 2 INSTALLASJON Installasjon av programmet Mamut Eiendelsregister kan lastes ned gratis fra ved å klikke på linken Last ned gratis. Merk! Programmet benytter SQL database. Dersom du ikke har installert en SQL Server 2005 versjon allerede vil installasjonsveiviseren installere gratisversjonen SQL Server Express Du må være oppkoblet mot Internett for at denne nedlastingen skal fungere. Nedlastingen kan ta noe tid. Installasjonsveiledning 1. Dobbeltklikk på filen setup.exe. 2. Velg Språk og klikk OK. 3. Installasjonsveiviseren sjekker at nødvendige komponenter er installert på maskinen din. Eventuelle komponenter som må installeres før du kan installere Mamut Eiendelsregister vil vises i listen. Klikk OK for å installere nødvendige komponenter. 4. Klikk Neste for å starte installasjonen av Mamut Eiendelsregister. 2

6 INSTALLASJON 5. Les lisensavtalen, merk av for Jeg aksepterer betingelsene i brukeravtalen ovenfor og klikk Neste. 6. Klikk Installer for å installere programfilene til standard område. 3

7 MAMUT EIENDELSREGISTER 7. Klikk Fullfør når installasjonsveiviseren er ferdig med å installere programmet. Mamut Eiendelsregister er nå installert. Når du starter programmet via Start - Programmer vil du komme til en registreringsveiviser som hjelper deg å registrere programmet. Snarvei: Ønsker du å en snarvei på skrivebordet til Mamut Eiendelsregister kan du klikke på Start-menyen i Windows, velge Alle programmer og Mamut Business Software, og velg deretter Mamut Eiendelsregister. Høyreklikk navnet på programmet, velg Send til, og klikk deretter Skrivebord (lag snarvei). Systemkrav Følgende systemkrav må oppfylles for å kunne installere Mamut Eiendelsregister: Windows XP med Service Pack 2 eller nyere, Microsoft Windows 2000 Professional med SP4, Windows Server 2003 med Service Pack 1 eller nyere, Windows Server 2003 med Service Pack 1 eller nyere. 192 MB RAM eller mer; 512 megabytes (MB) eller mer anbefales. Minst 350 MB ledig diskplass. Microsoft Internet Explorer 6.0 SP1 eller høyere. 4

8 REGISTRERING 3 REGISTRERING Veiviser for registrering av Mamut Eiendelsregister Velkommen til veiviseren for registrering av Mamut Eiendelsregister. Veiviseren hjelper deg gjennom registrering av programmet, registrering av firmainformasjon og kontaktpersoninformasjon. Ønsker du å sikre dine data kan du velge å passordbeskytte programmet. Klikk Neste for å registrere firmainformasjon. Registrer firmainformasjon I vinduet Firmainformasjon registrerer du informasjon om firmaet ditt. Felter merket med * må fylles ut. 5

9 MAMUT EIENDELSREGISTER Klikk Neste for å gå videre i veiviseren og registrere informasjon om kontaktperson. Registrer kontaktinformasjon I vinduet Kontaktinformasjon registrerer du informasjon om den som er kontaktperson i firmaet ditt. Ønsker du å motta informasjon per e-post merker du av for dette. Klikk Neste for muligheten til å passordbeskytte dataene du registrerer i programmet. Sikkerhet - passordbeskytt programmet! For å sikre dine data anbefaler vi at du passordbeskytter programmet. Det gjør du ved å registrere et ønsket passord og bekrefte dette. 6

10 REGISTRERING Merk! Det er frivillig om du vil passordbeskytte programmet, lar du feltene stå blanke vil du komme rett inn ved oppstart av programmet. Registreringsveiviseren er fullført I siste steg i registreringsveiviseren vil programmet koble seg opp på internet for å registrere programmet. Klikk Fullfør for å konfigurere og starte programmet. 7

11 MAMUT EIENDELSREGISTER 4 KOM I GANG Pålogging Tast inn passordet ditt for å logge inn i Mamut Eiendelsregister. Har du glemt ditt passord? Dersom du har glemt passordet ditt og ønsker hjelp til å komme inn i programmet, må du ta kontakt med Mamut Supportsenter. Du vil da få tilsendt et skjema du må fylle ut og sende inn for å identifisere hvem du er. Dette for å beskytte deg og andre brukere mot misbruk. Vær oppmerksom på at tjenesten koster kr. 200,- eksk. mva dersom det er en brukerfeil. Hovedvinduet i Mamut Eiendelsregister Ved åpning av programmet vil det i hovedvinduet vises en oversikt over eiendeler som er ferdig avskrevet, eiendeler hvis garanti utløper snart og hvilke eiendeler som snart bør fornyes. For å oppdatere informasjonen i hovedvinduet kan du klikke på linken Oppdater informasjon. Fra hovedvinduet har du tilgang til all funksjonalitet i programmet. Fra venstremenyen kan du åpne Eiendelsregisteret hvor du kan opprette nye- og vedlikeholde dine eiendeler. Du kan klikke Opprett avskrivninger for å starte en veiviser som hjelper deg å avskrive dine eiendeler eller du kan klikke Rapporter for å skrive ut en av de tilgjengelige rapportene. Under Innstillinger setter du innstillinger for språk, sikkerhet, firmadatabasen, grupper og lokasjoner. Eiendelsregister Eiendelsregisteret åpnes ved å klikke på knappen Eiendelsregister til venstre i programmet eller ved å velge Vis Eiendelsregister. Klikk på knappen Ny for å opprette en ny eiendel. Ønsker du å redigere informasjon om en eiendel markerer du aktuell eiendel i listen og klikker på Rediger. Ønsker du å slette en eiendel klikker du Slett. Velger du å slette en eiendel må du bekrefte at du virkelig ønsker å slette eiendelen. Vær oppmerksom på at det ikke er mulig å slette eiendeler det er foretatt avskrivninger på. 8

12 KOM I GANG Ved åpning av eiendelsregisteret vil en liste over aktive eiendeler vises. Du kan sette utvalg på status og/eller grupper for å begrense antallet eiendeler som vises i listen. Har du behov for mer avansert filterfunksjonalitet kan du benytte knappene for dette og definere ditt eget utvalg. Ved å klikke på knappen Skriv ut vil rapporten Liste over eiendeler bli sendt til forhåndsvisning. Rapporten vil vise det samme utvalg av eiendeler som er vist i listen ved utskrift. Det vil si at du kan skrive ut en liste basert på et egendefinert utvalg. Registrering av eiendel I vinduet Eiendel registrerer du Eiendels ID, Beskrivelse, hvilken gruppe eiendelen tilhører samt lokasjon og status for eiendelen. I fanekortet Informasjon registrerer du ytterligere informasjon om eiendelen. Det kan være detaljer som merke, serienummer, produksjonsnummer, innkjøpsdato, innkjøpsverdi, forsikringsnummer, garanti m.m. Ønsker du å få varsel på skrivebordet om når en eiendel bør fornyes eller når garantien utløper, kan du merke av for disse valgene. I fanekortet Innstillinger for avskrivning settes innstillinger for om og hvordan eiendelen skal avskrives. Nye eiendeler som opprettes vil arve innstillinger for avskrivninger fra gruppen som eiendelen er tilknyttet. Disse kan overstyres for hver enkelt eiendel dersom det er aktuelt. Vær oppmerksom på at eventuelle endringer av innstillinger som gjøres for gruppen, ikke har tilbakevirkende kraft for eiendeler som allerede er knyttet til gruppen. Har du lagt inn eiendelens innkjøpsverdi vil denne arves til feltet Avskrivningsgrunnlag. Har du tidligere avskrevet eiendelen et annet sted kan du legge inn akkumulert beløp i feltet for Tidligere avskrivninger (akk). Velger du å avskrive eiendelen etter Saldo metoden må du registrere avskrivningssatsen i %. Velger du Lineær metode registrerer du informasjon 9

13 MAMUT EIENDELSREGISTER om antall år og måneder eiendelen skal avskrives over. Bestem også ønsket start for når avskrivningene skal starte og registrer Beløpsgrense for avskrevet helt. Notater om eiendelen registreres i fanekortet for dette. I fanekortet Avskrivninger vises en oversikt over alle avskrivninger som er foretatt på eiendelen. Ønsker du å Angre siste avskrivning kan du gjøre det ved å klikke på knappen for dette. Endringer som lagres i eiendelskortet vil vises i fanekortet Endringslogg. Eksempler på endringer som lagres er endring av avskrivningsmetode, avskrivningssats og beløpsgrense for avskrevet helt. Opprett avskrivninger Ved hjelp av en veiviser vil du på en enkel måte kunne foreta avskrivninger av dine eiendeler. Veiviseren startes ved å velge Vis - Opprett avskrivninger eller ved å klikke på Opprett avskrivninger i venstremenyen. I veiviseren setter du et utvalg for hvilke eiendeler som skal avskrives, deretter bestemmer du for hvilken periode avskrivningene skal kjøres for. Hvordan opprette avskrivninger 1. Klikk Opprett avskrivninger i venstremenyen. 2. Klikk Neste. 3. Merk av for om du ønsker å avskrive Alle aktive eiendeler eller Utvalg gruppe. Ved valg av Utvalg gruppe kan du velge aktuell gruppe i nedtrekkslisten. 4. Klikk Neste. 5. Velg År og Måned som avskrivningene skal kjøres for. 6. Velg om avskrivningen skal vises Fordelt eller Samlet dersom eiendelene blir avskrevet for flere perioder. 10

14 KOM I GANG 7. Merk av dersom du ønsker å Vise forslag til postering etter at veiviseren er fullført. 8. Klikk Neste. 9. Kontroller at oversikten over eiendeler som skal avskrives stemmer. Klikk Tilbake dersom du ønsker å gå tilbake i veiviseren og gjøre endringer. 10. Klikk Neste. 11. Klikk Fullfør for å foreta avskrivninger på valgte eiendeler. Rapporten Posteringsforslag vil vises dersom du har valgt dette. Du kan skrive ut rapporten fra forhåndsvisningen for å benytte den ved bokføring av avskrivningene. Merk! Når du klikker Fullfør i veiviseren er det ikke lenger mulig å angre avskrivningen i sin helhet. Angrer du etter å ha fullført kan du angre avskrivning for enkelteiendeler i eiendelskortet til hver enkelt eiendel. 11

15 MAMUT EIENDELSREGISTER 5 UTVALG OG RAPPORTER Utvalg Har du registrert mange eiendeler kan du begrense utvalget som vises i listen, ved å spesifisere et eget utvalg. I utvalget kan du spesifisere kriteriene for de eiendelene du ønsker skal vises. Det kan for eksempel være at du ønsker å se alle eiendeler som er knyttet til en spesiell lokasjon, eiendeler som kjøpt inn i en bestemt periode eller lignende. Knappen Ny vil nullstille alle tidligere utvalg som er definert i utvalgsvinduet. Rapporter Rapportene kan forhåndsvises på skjermen eller skrives ut til skriver, PDF, Excel eller HTML. Ønsker du velge skriver ved utskrift må du merke av for dette. 12

16 UTVALG OG RAPPORTER I Rapportmodulen kan du skrive ut følgende rapporter: Avskrivninger for eiendel Rapporten er en oversikt over avskrivningsplanen for en eiendel eller utvalg eiendeler i en valgt tidsperiode. Rapporten vises i portrettformat og kan blant annet brukes til budsjett og evt. neste måneds avskrivninger. Dato kan spesifiseres både tilbake i tid og frem i tid. Ved kalkulering frem i tid vil programmet kalkulere fremtidige avskrivninger basert på innstillinger som er satt for eiendelen. Dersom avskrivninger er foretatt på eiendelen vil disse benyttes istedenfor en kalkulert verdi. Rapporten kan benyttes både som en avskrivningsplan for eiendelen og en overordnet oversikt over avskrivninger for eiendelen. Detaljert informasjon Rapporten viser detaljert informasjon om en eiendel eller et utvalg eiendeler. Liste over eiendeler Rapporten viser en liste over eiendeler og viser informasjon om merke, gruppe, lokasjon, slutt på garanti, avskrivningsgrunnlag, fullt avskrevet dato, sist avskrevet dato og nåverdi. Rapporten kan skrives per gruppe eller for alle grupper samlet. Velger du å skrive ut rapporten rett fra listen over eiendeler, vil du kunne sette utvalg og skrive ut listen basert på utvalget eiendeler som er vist i listen. Avstemmingsrapport Rapporten gir en oversikt over foreslåtte bokføringer for angitt periodeutvalg. Årsrapport Rapporten viser en summarisk oversikt over alle anskaffelser, avskrivninger og verdiforandringer i løpet av et valgt år. Listen er sortert på gruppe. 13

17 MAMUT EIENDELSREGISTER 6 INNSTILLINGER Innstillinger Under Innstillinger setter du innstillinger som gjelder aktiv bruker og firma. Du kan blant annet bestemme Språk og endre/registrere passord for brukeren. Under knappen Firmainnstillinger registreres firmaets navn, aliasnavn, Org. nummer og land, og det er også mulig å skrive inn notater dersom det er aktuelt. Aliasnavn: Et Aliasnavn er ment å være et kort navn for firmaet. Aliasnavnet kan endres. Navnet bør ikke inneholde spesialtegn, mellomrom, punktum etc. Under knappen Grupper finner du en oversikt over standard grupper som benyttes ved avskrivning. Innstillingene for hver enkelt gruppe arves til eiendeler som opprettes og knyttes til gruppen, men det er mulig å overstyre innstillinger på eiendelsnivå. Det er mulig å endre på eksisterende grupper ved å klikke på Rediger. Det kan være aktuelt dersom man f.eks. ønsker å endre standard avskrivningsmetode, avskrivningslengde, beløpsgrense for ferdig avskrevet eller kontonumre som skal benyttes for eiendeler knyttet til denne gruppen. Ny gruppe kan opprettes ved å klikke på knappen Ny. Lokasjoner gir deg mulighet til å registrere ulike lokasjoner der eiendelene er plassert. Ny lokasjon opprettes ved å klikke på knappen Ny. 14

18 INNSTILLINGER Språk Under knappen Språk kan du i nedtrekkslisten velge hvilket språk du ønsker å ha programmet på. Endringene vil ta effekt neste gang du åpner programmet. Sikkerhet - passordbeskytt programmet! For å sikre dine data anbefaler vi at du passordbeskytter programmet. Det gjør du ved å registrere et ønsket passord og bekrefte dette. Merk! Det er frivillig om du vil passordbeskytte programmet, lar du feltene stå blanke vil du komme rett inn ved oppstart av programmet. Firmainnstillinger Under knappen Firmainnstillinger registrerer du informasjon om firmanavn, alias, Org. nr., Land og eventuelle notater for firmaet. 15

19 MAMUT EIENDELSREGISTER Aliasnavn: Et Aliasnavn er ment å være et kort navn for firmaet. Aliasnavnet kan endres. Navnet bør ikke inneholde spesialtegn, mellomrom, punktum etc. Grupper Under knappen Grupper finner du en oversikt over gruppene som er registrert for ditt firma. Klikk på knappen Ny for å opprette en ny gruppe. Klikk Rediger for å endre informasjon om en gruppe. Klikk Slett dersom du ønsker å slette en gruppe. Vær oppmerksom på at det kun er mulig å slette grupper du har opprettet selv og som ikke er i bruk. Grupper som ligger i systemet som standard kan ikke slettes. Feltbeskrivelser ved opprettelse/endring av gruppe I vinduet Gruppe registrerer du Navn og en Beskrivelse av gruppen. I feltet Notat kan du registrere ytterligere opplysninger om gruppen. 16

20 INNSTILLINGER Under Avskrivning velger du hvilken Metode du skal benytte ved avskrivning av eiendeler tilknyttet aktuell gruppe. Du kan velge mellom lineær eller saldo. Velger du lineær må du registrere antall år og måneder Avskrivningslengden skal vare. Velger du å avskrive gruppen etter saldometoden må du registrere aktuell Avskrivningssats. I feltet Beløpsgrense for avskrevet helt registrer du beløpsgrensen for totalavskrivning. Full avskrivning første året merkes av dersom eiendeler tilknyttet gruppen skal avskrives fult og helt det første året. Under Kontoer registrerer du Konto for akkumulerte, Konto for avskrivninger og Konto for innkjøpsverdi. Kontonumrene vil vises på bokføringsbilaget og på rapport for balanse. Det er mulig å endre kontonumre for en gruppe, du vil da få spørsmål om endringen skal gjelde for eiendeler som allerede er avskrevet også. Lokasjoner Under knappen Lokasjoner kan du opprette lokasjoner som er aktuelle for ditt firma. Klikk på knappen Ny for å opprette en ny lokasjon. Klikk Rediger for å endre informasjon om en lokasjon. Klikk Slett dersom du ønsker å slette en lokasjon. Vær oppmerksom på at det kun er mulig å slette lokasjoner der det ikke er tilknyttet eiendeler. 17

21 MAMUT EIENDELSREGISTER Feltbeskrivelser ved opprettelse/endring av lokasjon I vinduet Lokasjon registrerer du Navn og en Beskrivelse av lokasjonen. I feltet Notat kan du registrere ytterligere opplysninger om lokasjonen. 18