Mamut Business Software. Mamut Butikkdata, forhandler Introduksjon til Mamut Butikkdata

Transkript

1 Mamut Business Software Mamut Butikkdata, forhandler Introduksjon til Mamut Butikkdata

2 Introduksjon til Mamut Butikkdata Innhold Om Mamut Butikkdata... 3 Definisjoner av ord og uttrykk i programmet... 6 Kom i gang... 7 Hva bør du tenke på før du setter i gang?... 8 System- og maskinkrav Installasjon Førstegangs oppstart Innlogging til Mamut Butikkdata Salg, Betaling, Retur og Faktura Betaling Kasseinnskudd og -uttak Faktura Retur av varer Kasseopptelling og dagsoppgjør Veiviser for kasseopptelling Veiviser for dagsoppgjør Oppdatere lagerbeholdning Oppdatere produkter og kunder Administrasjon og innstillinger Daglige rutiner Innstillinger Brukere og sikkerhet Rapporter Parameterstyring Ny versjon Nyheter i versjon Oppdatering til ny versjon Krav til oppdatering Installasjon og oppdatering til ny versjon... 55

3 Produsent og distributør: Mamut ASA Boks 5205, Majorstuen 0302 Oslo Tlf.: , Faks: Internett: E-post: Mamut Supportsenter: Mamut ASA Boks 5205, Majorstuen 0302 Oslo Åpent: fra kl alle hverdager Tlf.: , Faks: Tlf. Mamut Lønn: Internett: E-post: Salg: Mamut ASA Boks 2505, Majorstuen 0302 Oslo Tlf.: , Faks: Internett: E-post: 2009 Mamut ASA. Alle rettigheter. Med forbehold om endringer/feil. Mamut og Mamut-logoen er registrerte varemerker av Mamut ASA. Alle andre varemerker er registrerte varemerker av respektive firmaer. 2

4 Om Mamut Butikkdata OM MAMUT BUTIKKDATA Mamut Butikkdata er en komplett, brukervennlig og moderne kasseløsning for alle mindre virksomheter. Løsningen er integrert med Mamut Business Software, og er alt du trenger for å drive salg over disk. Alt du trenger for å drive butikk Med Mamut Butikkdata kan du utføre alle operasjoner som et moderne kassesystem med kontant og annen betaling over disk krever. Integrert med Mamut Business Software Systemet fungerer i samspill med din Mamut Business Software-database, uten at det vil være nødvendig å foreta større endringer i innstillingene der. Du må imidlertid sørge for å ha en oppdatert versjon av Mamut Business Software installert. Merk! Se også avsnittet "Hva bør du tenke på før du setter i gang?" for informasjon om øresavrunding, betalingsformer m.m. Synkronisering Du kobler deg opp mot Mamut Business Software-databasen rutinemessig, slik at de nødvendige dataene kan hentes fra databasen. Systemet henter ned produkter, priser, betalingsvilkår med mer, og salgene fra kassesystemet føres tilbake. Mamut Butikkdata trenger ikke alltid være tilkoblet din Mamut Business Software-database, men må tilkobles i visse situasjoner, som for eksempel ved synkronisering av kunde- og produktregister. Dermed ivaretas driftssikkerheten også om du har Mamut Business Software-databasen installert et annet sted, eller i et større nettverk. Enkel installasjon Systemet settes enkelt opp første gang ved hjelp av veiviseren for førstegangs oppstart. I tillegg kan du konfigurere systemet ved hjelp av et eget innstillingsvindu. Som systemadministrator kan du også ivareta sikkerheten, både i form av brukeradministrasjon, for å kontrollere brukernes tilganger til systemet, og i form av sikkerhetskopieringsrutiner. Registrering av salg og betaling Systemet er tilrettelagt for kundedisplay. Salg og betaling registreres enkelt i et brukervennlig skjermbilde. Produktene hentes inn via egendefinerte hurtigtaster, strekkodeleser eller ved oppslag i produktregisteret. Når du tar imot betaling, kan dette skje på en rekke ulike måter. Kunden kan betale kontant, eller med kort. Det kan også oppstå situasjoner der kunden kommer med Gavekort eller Tilgodelapp, og skal ha penger tilbake som følge av dette, eller der kunden betaler i utenlandsk valuta. Kanskje betaler kunden med en kombinasjon av disse. 3

5 Introduksjon til Mamut Butikkdata Rabatter Du kan gi rabatter og endre enhetspriser på hver enkelt varelinje. Dersom det registreres salg mot en bestemt kunde, og deretter opprettes faktura, vil vedkommendes pris fra økonomisystemet benyttes. Detaljert produktinformasjon og lagerbeholdning Du kan se detaljer om produktet med informasjon om blant annet mva., vekt, volum og kostpris. Du kan også hente nøyaktig lagerbeholdning. Har du slått inn et produkt flere ganger, kan varelinjene slås sammen i registreringsbildet og på kvitteringsutskriften. Anonyme salg med beløpsgrense eller registrering av salg på kunde Som standard registreres salgene mot en "ukjent" kunde, Kontantkunde. Du kan sette beløpsgrense på slike anonyme salg, slik at disse ikke kan registreres dersom summen overskrider en bestemt grense. Kunderegisteret overføres rutinemessig fra Mamutdatabasen, slik at du kan registrere salg på kunder som allerede er registrert der. Du kan se detaljert informasjon om kunden. Fakturering Vanlige kassesalg registreres vanligvis uten at det spesifiseres informasjon om kunden. Kassesalgene blir da overført til Mamut Business Software-databasen under ett. Du kan imidlertid også registrere salget på en bestemt kunde, for eksempel dersom du ønsker å sende kunden en faktura på kjøpet i etterkant. Kassesalg som skal faktureres, overføres til ordreregisteret i Mamut Business Software. Fakturaer som opprettes i Mamut Butikkdata, blir først opprettet i Mamut Business Software ved dagsoppgjør, og fakturaene må skrives ut fra Mamut Business Software, ikke fra Mamut Butikkdata. Opprett nye kunder fra kassen Du kan opprette nye kunder fra kassen. Disse blir da straks overført til økonomisystemet, slik at du kan fakturere derfra. Kontantuttak/innskudd i kassen Du kan også foreta innskudd og uttak i kassen. Formålet med dette kan være å fylle opp eller tømme kassebeholdningen etter behov, eller kanskje utlegg fra kassen. Avstemming og kasseoppgjør I kassen er det to rutiner for oppgjør. Ved Kasseopptelling telles kassebeholdningen opp for salg utført fra forrige kasseopptelling og frem til et tidspunkt. Ved Dagsoppgjør overføres salget til økonomisystemet, og lagerbeholdningen oppdateres. Berøringsskjerm (Touch screen) Alle funksjoner ved registrering av salg, bortsett fra søk etter kunde eller produkt, kan betjenes med berøringsskjerm. Du kan sette opp systemet slik at produktene kategoriseres og tilegnes ulike hurtigtaster på skjermen. Disse hurtigtastene kan også grupperes slik du selv ønsker det. Du kan naturligvis også benytte systemet med vanlig skjerm. 4

6 Om Mamut Butikkdata Returer Du kan registrere retur av vare, og utstede tilgodelapp eller tilbakebetale beløpet. Skrivere for kvitteringer og rapporter Du kan koble til kvitteringsskriver, og også skrive ut rapportene fra systemet på denne, eller du kan velge at rapportene skal skrives ut på en egen skriver. Du kan også skrive ut egne gavekort og tilgodelapper direkte fra systemet. Tilpasset kvitteringsutskrift Du kan redigere kvitteringsutskriften slik at den kan vise informasjon om mva., ekspeditørnavn eller identifikasjon og egne tekster. Rapporter Systemet har en rekke rapporter som blant annet kan gi deg oversikt over omsetningen for de ulike brukerne, omsetningen fordelt på timer i løpet av dagen(e), salg som ikke er oppgjort, samt rapporter i forbindelse med oppgjørsrutinene. I administrasjonsvinduet kan du se statusinformasjon med nøkkeltall. Ubegrenset antall brukere Det er støtte for ett kassepunkt, som kan ha ubegrenset antall brukere. Brukerne kan dele kasseskuff, eller ha sine egne. Brukerrettigheter Du kan administrere rettighetene til de ulike brukerne, slik at du kontrollerer hvem som har tilgang til for eksempel dagsoppgjør eller å gi rabatter. Brukerne logges automatisk av systemet for systemets sikkerhet. Opplæringsmodus Du kan starte systemet i opplæringsmodus for å øve deg eller lære opp medarbeidere. I opplæringsmodus registreres alt i en eksempeldatabase samt i den løpende bruksrapporten (journalminnet). Du starter opp programmet i opplæringsmodus via Start-menyen i Windows. Under programgruppen Mamut Butikkdata velger du Mamut Butikkdata opplæringsmodus. Du vil tydelig kunne se at systemet går i opplæringsmodus. DataTools Programmet benytter verktøy for vedlikehold av databasen som kalles DataTools. Programmet installeres sammen med programfilene, og kan startes derfra (MDataTools.exe). Du kan også starte DataTools fra Start-menyen i Windows, i programgruppen Mamut Butikkdata. 5

7 Introduksjon til Mamut Butikkdata DEFINISJONER AV ORD OG UTTRYKK I PROGRAMMET Avsluttet salg: Dette er et salg som oppgjort/betalt. Opptalt salg: Dette er et salg som er betalt og inkludert i en kasseopptelling. Økonomisystem: Mamut Business Software inneholder en rekke data som rutinemessig overføres til kassepunktet. Programmet omtales som økonomisystemet, i motsetning til Mamut Butikkdata som har en egen database ved kassepunktet. Superbruker: En superbruker er en bruker av programmet som har tilgang til all funksjonalitet i systemet. Systemadministrator: En systemadministrator har gjerne tilgang til funksjoner som vanlige brukere ikke kommer i kontakt med, som sikkerhetskopiering, brukeradministrasjon med mer. I Mamut Business Software kan en bruker være tildelt en forhåndsoppsatt tilgangsmal som kalles Systemadministrator. Denne gir tilgang til de funksjonene som programvareleverandøren antar vil være mest relevante for en systemadministrator. PLU: PLU er et egendefinert nummer for en vare som fungerer på samme måten som EANkode, men ikke følger denne standarden. Dagsoppgjør: Dagsoppgjør er betegnelse på funksjonen for å avslutte en serie med salg i ett kassepunkt. Dagsoppgjør gjøres på et gitt tidspunkt. For at et salg skal bli med i dagsoppgjøret må det være med i en kasseopptelling. Opplæringsmodus: Du kan starte systemet i opplæringsmodus for å øve deg eller lære opp medarbeidere. I opplæringsmodus registreres alt i en eksempeldatabase. Du starter programmet i opplæringsmodus fra Start-menyen i Windows. Under programgruppen Mamut Butikkdata velger du Mamut Butikkdata opplæringsmodus. Du vil tydelig kunne se at systemet går i opplæringsmodus. Journalminne/løpende bruk: Løpende bruk refererer til alle utskrifter, endringer i innstillinger, åpninger av kasseskuff og inn-/utlogginger som utføres i programmet. Informasjonen registreres og kan skrives ut fra rapportmodulen. X-rapport og Z-rapport: Mamut Butikkdata inkluderer flere rapporter. Rapportene X- rapport og Z-rapport presenterer salgsregistreringer i ulike perioder. Z-rapporten viser salg som er foretatt mellom to dagsoppgjørprosesser. X-rapporten viser kasseløsningens registreringer siden sist Z-rapport. Z-rapporten kan derfor ses på som en dagsoppgjørsrapport, og i programmets rapportmodul heter den Dagsoppgjør (Z-rapport). 6

8 Kom i gang KOM I GANG Installasjon og førstegangs oppstart Installasjonen foregår trinnvis ved hjelp av en veiviser, og tar deg direkte videre til en veiviser for førstegangs oppstart. Innstillinger Enkelte innstillinger er påkrevet og du blir ledet gjennom en veiviser første gang du starter programmet. I tillegg finnes en rekke tilpasningsmuligheter. Les mer om dette under "Innstillinger". Registrering av salg Gjør deg kjent med hovedvinduet for registrering av salg. Vinduet kan tilpasses med egne knapper for produkter du selger ofte. Les mer om dette under "Om registrering av salg". Kasseopptelling og Dagsoppgjør Kasseopptellingen og dagsoppgjøret bør gå raskt og effektivt. Alle brukere bør kjenne til kasseopptellingen, og kanskje også dagsoppgjørsfunksjonen. Systemet er som standard satt opp slik at det forutsettes at disse foretas i én og samme prosess, men du kan dele de opp under innstillingene dersom du ønsker dette. Les mer om dette under "Daglige rutiner". Oppdatere produkter og kunder Mamut Butikkdata baserer seg på produktregisteret i Mamut. Produktene hentes ved førstegangs oppstart. Denne funksjonen brukes deretter for å lese inn produktregister og kunderegister fra økonomisystemet (Mamut Business Software), i tillegg til at betalingsformer blir oppdatert. Funksjonen bør benyttes rutinemessig ved å klikke Administrasjon - Oppdater produkter og kunder. Les mer om dette under "Oppdatere produkter og kunder". Opplæringsmodus Du kan starte systemet i opplæringsmodus for å øve deg eller lære opp medarbeidere. I opplæringsmodus registreres alt i en eksempeldatabase. Du starter programmet i opplæringsmodus fra Start-menyen i Windows. Under programgruppen Mamut Butikkdata velger du Mamut Butikkdata opplæringsmodus. Du vil tydelig kunne se at systemet går i opplæringsmodus. 7

9 Introduksjon til Mamut Butikkdata Hva bør du tenke på før du setter i gang? Mamut Business Software-versjon Du må ha en oppdatert versjon av ditt Mamut Business Software-program. Installer sist tilsendte CD eller last ned fra Du må vite hvor Mamut Business Softwaredatabasen er installert, slik at du kan angi eller bekrefte riktig filbane til databasen for tilknytning av Mamut Butikkdata. Mamut Business Software må være installert på den samme maskinen som du skal kjøre Mamut Butikkdata på. Betalingsbetingelse I Mamut Business Software-databasen må du registrere en Betalingsbetingelse med beskrivelsen Kassesalg. Du kan opprette denne under Vis - Innstillinger - Firma - Standardregister - Betalingsbetingelser. Betalingsformen må være Kontant. Pass på at det ikke er avmerket i feltet Tilgjengelig på Internett. Under Avansert skal du merke av for Skal reskontroføres. 8 Merk! Kontroller at det ikke er avmerket for Kontant under Avansert på betalingsbetingelsen.

10 Kom i gang Øreavrunding Du må opprette et produkt for øreavrunding i Mamut Business Software. Du skal senere velge dette i innstillingene i Mamut Butikkdata. Produktet må også være tilknyttet lageret du skal benytte for butikkdata-systemet. Dersom du på Betalingsformer velger en annen avrunding enn standard (0,01), vil differansene som oppstår konteres på en konto i regnskapet. For å kunne utføre korrekt avrunding må du velge et produkt for øreavrunding. Produktet må finnes i økonomisystemet, og følgende krav gjelder: Produktet må være knyttet til lagerstedet for butikkdata-systemet, men må ikke oppdatere lagerbeholdning: Avmerkingsboksen Oppdatere lagerbeholdning i fanekortet Lager må være av. Produktet må være mva-fritt: Velg Ingen avgift/avgiftsfri i mva-feltene. Produktet må være lenket til konto for øreavrunding i regnskapet: Velg riktig konto i fanekortet Innstillinger. Produktet må være aktivt: Velg Nei i Inaktiv-feltet på fanekortet Diverse. Dersom du i økonomisystemet ikke allerede har et slikt produkt som du kan velge her, må du opprette det der. Deretter kan du velge Administrasjon - Oppdater produkter og kunder i butikkdatasystemet for å hente produktet, slik at du kan velge det her. SQL-database Programmet benytter en SQL-database. Dersom du ikke har installert en SQL Server versjon allerede, vil installasjonsveiviseren installere gratisversjonen SQL Server Express Du må være tilkoblet Internett for at denne nedlastingen skal kunne fungere. Merk! Hvis Mamut Butikkdata ikke er installert på samme PC som SQL-serveren som brukes av din Mamut Business Software-installasjon - og PC-en inngår i en arbeidsgruppe - må du aktivere Gjestekontoen på PC-en som kjører Mamut Business Software-installasjonen og legge den til i SQL-serveren som administrator. Tilgang Du bør tenke gjennom hvem som skal ha tilgang til Mamut Butikkdata. Disse brukerne må være registrert i Mamut Business Software først. Du må angi en valgfri 4-sifret PIN-kode for deg selv i første omgang. Ha denne klar når du starter opp. Det er for eksempel kun superbruker som har tilgang til dagsoppgjør. Her kan du også bestemme blant annet hvem som skal kunne gi rabatter i kassen, og hvem som skal kunne se dekningsbidrag og opprette fakturaer. Se mer om dette under "Brukere og sikkerhet". 9

11 Introduksjon til Mamut Butikkdata Maskinvare Er all maskinvare klar til bruk? I innstillingsvinduet angir du kasseskuff, kundedisplay, skriver for kvitteringer med mer. Systemet lar deg velge for eksempel kvitteringsskrivere som er installert på maskinen ved kassepunktet. Også kasseskuff og kundedisplay legges opp som om de var skriverdrivere. Firmainformasjon på kvitteringsutskrift Du kan inkludere firmanavn, adresse eller annen informasjon på kvitteringsutskrifter ved å klikke Administrasjon - Innstillinger - Kvittering. Angi relevant informasjon i feltene Tekst over varelinjer og Tekst under varelinjer og summering. Lager Hvilket lager skal varene selges fra? Har du flere lager i Mamut Business Software, må du velge lager under installasjonen. Mamut Butikkdata baserer seg på produktregisteret i Mamut Business Software. Produktene hentes ved førstegangs oppstart, og rutinemessig senere. Kun produkter som ikke krever Serienummer, Vareparti eller Utløpsdato kan overføres. Produktene må også være knyttet mot lageret det selges produkter fra - selv om det ikke er en lagervare. Lagerbeholdning oppdateres ved dagsoppgjøret. Du kan eventuelt konfigurere systemet slik at lagerbeholdningen kan oppdateres oftere, manuelt. Les mer om dette i delen "Innstillinger - Dagsoppgjør". Regnskap Betalingsformene for Kontanter, Bankkort/kredittkort og eventuelt Gavekort må knyttes mot kontoer i kontoplanen i Mamut Business Software. Systemet foreslår kontoer for dette, men har du behov for spesielle kontoer, må disse opprettes i Mamut Business Software først. Rutiner for kasseopptelling Benytter du en kasse som deles av flere brukere, eller har hver bruker en egen kasseskuff? Opererer du med separat kasseskuff og kasseopptelling for hver bruker, må du oppgi dette før du setter i gang. Alternativt kan du merke av for Kasseopptelling medfører alltid dagsoppgjør i innstillingene for Dagsoppgjør, slik at når en kasse telles opp vil det alltid utføres et dagsoppgjør. Før den første kasseopptellingen bør du også sette opp valører som passer best med det systemet du benytter for innskudd i banken. Kanskje trenger du også en "valør" for Kasseuttak og Kasseinnskudd. Se mer om dette under "Innstillinger". 10

12 Kom i gang Hurtigtaster for ofte solgte produkter Hvilke produkter ønsker du å gjøre tilgjengelige på hurtigtastene? Vanligvis legges de produktene man selger mest via kassen her. Du kan legge opp inntil 16 produkter på hurtigtastene i registreringsvinduet, slik at de registreres ved ett eneste trykk/klikk. Resten kommer du til via knappen Produkter. Les mer om dette i delen "Innstillinger - Registrering av salg". Utover dette er det en rekke tilpasningsmuligheter i innstillingene for Mamut Butikkdata. Det anbefales å gjøre seg kjent med disse. Tips! Se også avsnittet "Installasjon - sjekkliste" nedenfor. System- og maskinkrav For å kunne benytte Mamut Butikkdata versjon 1.5 kreves følgende komponenter: Systemkrav: Mamut Business Software versjon Mamut Office eller Mamut Enterprise-økonomisystem. En gyldig lisens for Mamut Butikkdata (Mamut Business Software-tilleggsprodukt). Windows Vista/XP SP2. Maskinkrav: Prosessor: 1,6 GHz eller høyere. Ledig plass på harddisk: 1 GB. RAM: 1 GB eller mer. Skjermoppløsning 1024 * 768 eller høyere. 2 eller flere COM-porter. 2 eller flere USB-porter. 11

13 Introduksjon til Mamut Butikkdata Installasjon Merk! All informasjon om installasjon av Mamut Butikkdata i denne dokumentasjonen er basert på operativsystemet Windows XP. For informasjon om hvordan du installerer Mamut Butikkdata på Windows Vista, kan du kontakte Mamut Supportsenter på tlf eller via e-post support@mamut.no. Installasjonen av Mamut Butikkdata foretas ved hjelp av en veiviser. Start veiviseren ved å dobbeltklikke på Setup.exe. Du må akseptere brukeravtalen og velge hvor programmet skal installeres. Det vil bli opprettet en snarvei for programmet på Start-menyen i Windows. Programmet benytter en SQL-database. Dersom du ikke allerede har installert en SQL Server 2005-versjon, vil installasjonsveiviseren installere gratisversjonen SQL Server Express Du må være tilkoblet Internett for at denne nedlastingen skal fungere. Merk! Hvis Mamut Butikkdata ikke er installert på samme PC som SQL-serveren som brukes av din Mamut Business Software-installasjon - og PC-en inngår i en arbeidsgruppe - må du aktivere Gjestekontoen på PC-en som kjører Mamut Business Software-installasjonen og legge den til i SQL-serveren som administrator. Nedlastingen kan ta noe tid. 12

14 Kom i gang Installasjon - sjekkliste Denne listen kan du benytte før og under installasjonen, for å forsikre deg om at alt er korrekt utført. Forberedelser før installasjon Beskrivelse Mer informasjon Utført 1 Er maskinvaren i henhold til systemkravene? 2 Er Windows XP SP2 installert? Nei Last ned og installer fra Microsoft Microsoft 3 Installer drivere for maskinvare Lexit AS Mamut Business Software Beskrivelse Mer informasjon Utført 4 Sett opp betalingsformer for kassesalg 5 Opprett og kontroller produkt for øresavrunding 6 Last ned oppdatert lisens på Mamut Business Software 7 Trenger du å opprette nye brukere? Ja Opprett nye brukere i Mamut Business Software Les mer i Hva bør du tenke på før du setter i gang? i dette dokumentet. Les mer i Hva bør du tenke på før du setter i gang? i dette dokumentet. Mamut Butikkdata Beskrivelse Mer informasjon Utført 8 Installer Mamut Butikkdata Les mer i Installasjon av Mamut Butikkdata i dette dokumentet. 9 Start Mamut Butikkdata, og fullfør veiviseren for førstegangs oppstart 10 Sett inn produkt for øresavrunding i Innstillinger - Dagsoppgjør Les mer i Førstegangs oppstart i dette dokumentet. Les mer i Innstillinger - Dagsoppgjør i dette dokumentet. Har du installert en testdatabase, eller ønsker du å fjerne en installasjon for å starte på nytt, kan du gjøre dette: 13

15 Introduksjon til Mamut Butikkdata Slik kan du fjerne en Mamut Butikkdata-database Tips! Dersom du ønsker det, kan du i stedet benytte for kommandoene nedenfor kjøre.bat filen, der disse kommandolinjene ligger ferdigskrevet. 1. Avslutt alle instanser av Mamut Butikkdata. 2. Last ned filen Merk deg hvor du lagrer filen. 3. Pakk ut resetpos.exe fra.zip-filen du lastet ned. 4. Velg Start - Kjør, skriv "cmd" og klikk OK. (I Windows) 5. Naviger til mappen der du lagret filen resetpos.exe. 6. Skriv inn resetpos "server=(local)\mamut;integrated security=sspi;database=mamutpos;". Har du kjørt programmet i Opplæringsmodus, må du i tillegg skrive inn: resetpos "server=(local)\mamut;integrated security=sspi;database=mamutpostest;". 7. Start Mamut Butikkdata. Programmet vil da starte med veiviseren for førstegangs oppstart. Merk! Kommandoene ovenfor forutsetter at Mamut Butikkdata-databasen er installert lokalt på samme maskin som du kjører resetpos. Førstegangs oppstart Innledning Du kan starte programmet via startmenyen i Windows. Første gang du starter programmet, vil en veiviser hjelpe deg med å legge inn de viktigste innstillingene som systemet krever for at det skal fungere korrekt. Denne veiviseren vises hver gang systemet startes, helt til du har fullført hele veiviseren. Dette betyr at dersom du klikker Avbryt i løpet av veiviseren, vil denne komme opp på nytt neste gang du starter programmet. 14

16 Kom i gang I løpet av veiviseren skal du oppgi blant annet hvilke brukere som skal ha tilgang til butikkdata-systemet. Disse må opprettes i økonomisystemet først, dersom dette ikke allerede er gjort. Du vil også oppgi kontoer for kontanter, bankkort og eventuelle gavekort. Det anbefales derfor å sette seg inn i dette først. Tips! Når du starter programmet for første gang, vil firmanavnet og adressen importeres fra Mamut Business Software til Mamut Butikkdata, og lagres i feltet Tekst over varelinjer i innstillingene: Administrasjon - Innstillinger - Kvittering. Koble Mamut Butikkdata til økonomisystemet Angi navnet på serveren der økonomisystemets database er plassert. Systemet vil som standard søke på din lokale maskin. Skriv inn navnet på Instans. Bruk av instans er valgfritt. Programmet vil som standard se etter en instans med navnet MAMUT. Når du har funnet serveren og valgt instans, kan du klikke Koble til. Programmet vil koble til serveren, og hente ned en liste over systemdatabaser, som kommer frem i listen i nedre del av vinduet. Velg systemdatabase, og klikk Neste. 15

17 Introduksjon til Mamut Butikkdata Velg firmadatabase En del brukere har flere firmadatabaser installert i sitt økonomisystem. Har du dette, må du velge hvilken firmadatabase butikkdata-systemet skal være koblet til. Du kommer ikke videre i veiviseren før du har valgt firmadatabase. Brukerinformasjon Brukernavnet og passordet du oppgir må være de samme som du benytter i økonomisystemet. PIN-kode må være en 4-sifret kode som skal være din private kode. Du må huske på denne koden. Skriv den gjerne ned, og lagre den på et sikkert sted. Du vil bli opprettet som superbruker i butikkdata-systemet. Senere i veiviseren kan du gi tilgang for øvrige brukere som er registrert i økonomisystemet. Når du klikker Neste, vil systemet hente grunnlag fra økonomisystemet. Dette kan ta noe tid. 16

18 Kom i gang Dersom det ikke finnes en kunde med navnet Kontantkunde, vil denne bli opprettet automatisk. Denne brukes i butikkdata-systemet som standard kunde når kundenavnet ikke er kjent eller registrert. Brukertilgang Her velger du hvilke brukere som skal ha tilgang til butikkdata-systemet. Kun brukere som allerede er opprettet i økonomisystemet, vil kunne velges her. Tilgang for flere brukere.klikk Rediger dersom du ønsker å administrere tilgangen for de ulike brukerne som kommer opp. Din egen brukeridentitet er nå angitt som superbruker. For å hindre at du "låses ute" fra systemet kan dette ikke endres. De øvrige brukerne har som standard ingen tilgang, men du kan gi de tilgang her. Systemet er satt opp med forhåndsdefinerte roller som du kan velge i nedtrekkslisten. Du kan klikke på Detaljer for å se hvilke rettigheter som er tilegnet de ulike rollene. Merk at dette kun er et informasjonsvindu. Funksjoner som er avmerket i listen er åpne for rollen. Dette kan ikke endres. Du kan imidlertid endre noen detaljer for hver enkelt bruker. Under Tilgang finner du avmerkingsbokser der du blant annet kan bestemme om brukeren skal kunne Endre priser eller Opprette fakturaer. 17

19 Introduksjon til Mamut Butikkdata PIN-kode Første gang en bruker får tilgang, blir det kalkulert en tilfeldig PIN-kode til engangsbruk. Denne må du gi til brukeren. Noter ned PIN-koden, og gi den til brukeren. Tips! Superbruker kan også senere administrere brukertilgangene fra innstillingene i systemet. Innstillinger Lager det selges varer fra Dersom du har flere lager, er det viktig at du benytter det riktige lageret her. Veiviseren lar deg velge fra det eller de lager som er registrert i økonomisystemet. 18

20 Kom i gang Kunde for kontantsalg Kontantsalgene kan registreres uten at kundens navn er kjent. Systemet har automatisk opprettet en kunde som kalles Kontantkunde, dersom denne ikke allerede fantes fra før. Denne kunden foreslås som standard kontantkunde, og vil, dersom ikke annet er angitt, være standard kunde for alle kontantsalg i butikkdata-systemet. Du kan eventuelt hente inn en annen kunde ved å klikke på Søk-knappen. Åpningssaldo for kassebeholdning Her legger du inn saldoen for kassebeholdningen. Husk at denne saldoen må stemme overens med den bokførte beholdningen i økonomisystemet. Innstillinger for eksterne enheter Her settes innstillinger for maskinvaren som skal benyttes sammen med butikkdatasystemet. Merk! Enkelte funksjoner er ikke tilgjengelige i alle utgaver av programmet. Kvitteringsskriver/Skriver for kvitteringer Nedtrekkslisten vil vise en liste over skrivere som er installert på PC-en. Hvis ikke systemet inneholder kvitteringsskriver-støtte, eller ingen skriver er angitt, vil alle kvitteringer bli skrevet ut på A4-ark på en vanlig skriver. Rapportskriver/Skriver for rapporter Nedtrekkslisten vil vise en liste over skrivere som er installert på PC-en. 19

21 Introduksjon til Mamut Butikkdata Kundedisplay er tilkoblet Merk av her dersom du bruker kundedisplay på ditt kassepunkt. Kundedisplayet vil kunne velges som en skriver (driver) i nedtrekkslisten dersom det er korrekt installert. Kasseskuff er tilkoblet Innstilling for om systemet skal håndtere kasseskuff ved avslutning av salg. Velg aktuell driverrutine. Kodesekvens for åpning av kasseskuff Her oppgis kode for å åpne kasseskuffen. Se spesifikasjonene på din kasseskuff for ytterligere informasjon. Se flere detaljer om disse innstillingene under "Innstillinger" nedenfor. Betalingsformer I kassepunktet vil du kunne motta betaling på ulike måter. Hver av disse betalingsformene må kobles til økonomisystemet ved at de har en konto i kontoplanen, som oppgis her. Systemet vil foreslå kontoer, men du kan overstyre disse i dette vinduet. Dersom du ikke benytter Gavekort, kan du la dette feltet bli stående uten å merke av. Du kan ta i bruk eller endre disse kontoene senere, under innstillinger. Dersom du har et økonomisystem med funksjonalitet for fakturering, vil betalingsmåtene for fakturering automatisk bli hentet fra systemet. 20

22 Kom i gang Bekreft innstillinger Før veiviseren for førstegangs oppstart avsluttes, får du en oversikt over innstillingene du har valgt. Du må bekrefte disse ved å klikke Neste. Merk! Dersom du klikker Avbryt her, vil du måtte fullføre veiviseren senere fra trinn 1. Fullfører du veiviseren, vil du ikke få den opp på nytt senere. Du kan da endre innstillingene i innstillingsvinduet. Til slutt fullfører du veiviseren. Du vil da automatisk bli logget inn i Mamut Butikkdata. Du kan merke av for å Åpne vindu for øvrige innstillinger, dersom du vil gå gjennom øvrige innstillinger med det samme. Merk! Det anbefales at du merker av for å Åpne vindu for øvrige innstillinger, slik at du kan gå gjennom øvrige innstillinger med det samme. Som minimum må du oppgi et produkt for øresavrunding på ordre på fanekortet Dagsoppgjør. Dette produktet må være opprettet i økonomisystemet. Se mer om dette under "Innstillinger - Dagsoppgjør". Ellers er startvinduet i systemet vinduet for registrering av salg. 21

23 Introduksjon til Mamut Butikkdata Innlogging til Mamut Butikkdata Innloggingsbildet vises hver gang systemet startes, eller etter at en bruker har logget seg ut. Ingen funksjoner i systemet er tilgjengelig før du har logget inn. Vinduet brukes også for å avslutte programmet. Slik logger du deg inn 1. Velg knappen med ditt brukernavn. 2. Skriv inn din PIN-kode. PIN-koden består av 4 siffer. Skriver du feil, kan du klikke/trykke på CLR for å ta bort, eller på Avbryt. Du blir logget inn i systemet, og kommer inn i vinduet for registrering av salg. PIN-kode: Dersom det er første gang en bruker logger seg inn i systemet, eller første gang etter at PIN-koden ble endret av administrator, må brukeren angi ny PIN-kode. PIN-koden må også gjentas før brukeren logges inn i systemet. Les mer om PIN-koder i delen "PIN-kode i Mamut Butikkdata". Merk! Dersom du har glemt PIN-koden, må du kontakte systemadministratoren som har tilgang til å legge inn en ny PIN-kode. Logg ut: Velg Logg ut for å logge ut av systemet. Avbryt: Klikker du Avbryt, avsluttes hele Mamut Butikkdata. Denne knappen brukes både hvis du vil avslutte før du har logget inn, og hvis du har logget ut og vil avslutte. Dette er eneste måte å avslutte programmet på. 22

24 Salg, Betaling, Retur og Faktura SALG, BETALING, RETUR OG FAKTURA Alle prosesser som har med registrering av salg å gjøre, startes fra ett og samme vindu. Vinduet kan betjenes fra kassen, med enten en berøringsskjerm, et vanlig tastatur eller en kombinasjon av disse. Registreringsvinduet kan konfigureres med blant annet hurtigtaster. Dette gjøres i vinduet Administrasjon - Innstillinger - Registrering av salg. Det kan også tilpasses hver enkelt bruker under Administrasjon - Brukere og sikkerhet. Salgsprosessen består av 3 hoveddeler: Velge Kunde og Slå inn varer. Dette kan gjøres i valgfri rekkefølge. Ta imot betaling eller Opprette en faktura. Faktura må skrives ut fra Mamut Business Software senere. Retur av varer. Dette kan gjøres når som helst i løpet av prosessen. Mer informasjon om registrering av salg finner du i delen "Registrere et salg" under. Hvert registrert salg i butikkdata-systemet kan ha følgende statuser: Avsluttet. Opptalt, men ikke oppdatert på lager. Opptalt og Oppdatert på lager: Dette gjelder kun for systemer som inkluderer funksjonalitet for separat oppdatering av lagerbeholdning. Ikke Opptalt, men Oppdatert på lager: Dette gjelder kun for systemer som inkluderer funksjonalitet for separat oppdatering av lagerbeholdning. Inkludert i dagsoppgjør. 23

25 Introduksjon til Mamut Butikkdata Registrere et salg Når du registrerer et salg, kan du selv definere produktantall, enhetspris, rabatter og så videre (avhengig av dine tilgangsrettigheter). Når du har lagt inn produktet eller produktene i hovedvinduet, klikker du på den aktuelle varelinjen for å åpne produktvinduet. Antall For å legge inn flere enn ett av samme produkt kan du enten trykke på antallet før du henter inn produkter, eller klikke på salgslinjen og endre antallet etterpå. Bruker du hurtigtastene, kan du klikke antallet først, eller klikke flere ganger på hurtigtasten for å endre antallet. Enhetspris og Rabatt I registreringsvinduet kan du klikke/trykke på en salgslinje for å få opp et detaljert vindu. Fra dette vinduet kan du endre antall, enhetspris samt registrere rabatter dersom du har tilgang til det. Systemadministrator bestemmer hvem som skal kunne ha tilgang til dette under Administrasjon - Brukere og sikkerhet. Fritekst Gjennom å klikke på en salgslinje kan du i vinduet som åpnes også skrive inn en valgfri tekst som beskriver produktet. Teksten som du registrerer i feltet Fritekst, vises under varelinjen på kvitteringen. Teksten synkroniseres med ditt Mamut Business Softwaresystem, der den lagres i ordreregisteret på fanekortet Produktlinjer under knappen Ordrelinjetekst. Dersom du har valgt å slå sammen produktlinjer med samme produkt, pris og rabatt, vil ikke friteksten vises i Mamut Business Software..Klikk på søkeknappen for å få mer informasjon om produktet. 24

26 Salg, Betaling, Retur og Faktura Eksempel: Standard kontantkunde, kontant betaling 1. Klikk/trykk på eller skann inn produktet/produktene kunden vil kjøpe. 2. Klikk Betaling. 3. Klikk Kontanter. 4. Tast inn beløpet kunden betaler i feltet Kontanter. 5. Klikk/trykk på Kvittering, og gi tilbake eventuelt vekselbeløp. 6. Klikk Lukk for å avslutte salget. Systemet er klart til å registrere et nytt salg. Du kan lese mer om å ta imot betaling i avsnittet "Ta imot betaling i kassen" nedenfor. Slå inn varer Alle salg må ha minst én salgslinje. For hver vare som slås inn opprettes en salgslinje som vises i feltet Salgslinjer. Du kan slå inn varer på ulike måter: Skanne EAN-kode med strekkodeleser. Produktet legges inn i en salgslinje med antall 1. Taste EAN/PLU på nummertastaturet og Enter. Rekkefølgen for søk i produktregisteret etter det oppgitte nummeret er som følger: produktnummer, EAN-nummer, leverandørens produktnummer. Produktet legges inn i en salgslinje med antall 1. Klikke eller trykke på knappene for hurtigvalg. Ett trykk på en hurtigvalgknapp legger inn en salgslinje med 1 stk. valgt vare. Hurtigknappenes funksjon defineres under Administrasjon - Innstillinger - Registrering av salg. Klikke eller trykke på knappen Produkter. Da åpnes vinduet Velg vare. Når brukeren har markert en vare og klikker Velg, settes en vare av den valgte typen inn som en salgslinje, og bruker kommer tilbake til hovedbildet. Uansett hvilken måte du velger å sette inn en salgslinje på, kan du angi antallet av varen som skal selges. Bruk tallknappene eller tastaturet for å angi antall. Dersom det blir slått inn et produktnummer som ikke eksisterer, vil produktlisten åpnes, slik at du kan finne produktet der. En vare som slås inn flere ganger, vil enten få akkumulert opp antallet på en salgslinje, eller legges til som en ny salgslinje. Dette styres av innstillingene som du finner under Administrasjon - Innstillinger - Registrering av salg. En salgslinje kan endres etter at den er lagt inn. Du kan for eksempel endre/overstyre antall på linjen samt endre enhetsprisen og rabatt i prosent. Dette gjør du ved å klikke på den aktuelle salgslinjen, og deretter utføre endringene i vinduet som åpnes. I dette vinduet kan du også angi en valgfri tekst om produktet i feltet Fritekst. Teksten vises på kvitteringsutskriften under varelinjen. Det er ikke mulig å redigere produktnavn i Mamut Butikkdata. Les mer om dette i avsnittet "Registrere et salg". Du kan Angre etter å ha hentet inn en vare ved å klikke eller trykke på knappen Del. Du kan også avbryte hele salget ved hjelp av knappen Avbryt. Det er ikke mulig å overstyre mva-satsene som er oppgitt på produktet. 25

27 Introduksjon til Mamut Butikkdata Velge kunde Klikk/trykk på knappen Velg kunde i Hovedbildet. Da åpnes vinduet Velg kunde med en liste over kunder. Merk! Alle salg må ha en kunde. En standardkunde er forvalgt i innstillingene, og benyttes dersom du ikke velger noe annet. Du kan velge kunde når som helst i registreringen av salg, helt frem til du har begynt prosessen med å ta imot betaling. Du kan sortere listen ved å klikke på de ulike overskriftene. Har du tastatur tilgjengelig, kan du også søke ved å skrive i søkefeltet. Mer informasjon Knappen Mer informasjon viser detaljert informasjon om kunden. Feltene kan ikke endres. Opprette ny kunde Finnes ikke kunden registrert fra før, kan du opprette en ny. Produktinformasjon - Mer informasjon om produktet Når du registrerer salg, kan du fra vinduet Velg vare se detaljert produktinformasjon om produktet. Informasjonen oppdateres hver gang du oppdaterer produkter. Klikk på Mer informasjon for å se detaljert produktinformasjon. Lagerbeholdning Lagerbeholdningen vises ikke når du åpner vinduet, men du kan klikke for å hente beholdningen direkte fra økonomisystemet. Dette forutsetter at du har tilgang til maskinen der økonomisystemet er installert. Du vil da få tilgang til oppdatert informasjon om lagerbeholdningen på det lageret som er valgt i innstillingene. Benyttes flere lokasjoner, vil du få det totale antallet. Finne produkter i vinduet Velg vare Vinduet Velg vare åpnes under registrering av salg når du klikker på knappen Produkter. Vinduet kan brukes for å sette inn en salgslinje med et produkt, eller det kan brukes for å se mer detaljert informasjon om en vare. Hvis innstillingen Bruk produktgrupper for valg av produkt er aktiv, vil du få opp produktgruppene/undergruppene først. Du kan søke i vinduet ved å skrive inn søkeordet. Du kan også velge hvilken kolonne det skal søkes på, ved å klikke/trykke på kolonneoverskriften. Klikk på nytt for å endre sorteringsrekkefølgen. Ønsker du mer informasjon om et produkt, kan du merke det i listen og klikke på Mer informasjon. 26

28 Salg, Betaling, Retur og Faktura Hurtigtaster i salgsvinduet Knapp Funksjon Beskrivelse F1 Hjelp Åpner hjelpefilen. F2 Betaling/ Kvitteringskopi/ Hurtigtasten tilsvarer knappen i salgsregistreringsvinduet som endrer navn og funksjon avhengig av salget: Dersom totalsummen på salget er positiv, og Retur det er registrert salgslinjer, kalles knappen Betaling, og benyttes til betalingsprosessen. Dersom det ikke er registrert salgslinjer, og brukeren har registrert et salg siden sist pålogging, vil knappen kalles Kvitteringskopi. Brukes til å skrive ut kvittering for det siste avsluttede salget. Dersom totalsummen er negativ, kalles knappen Retur, og vinduet for retur åpnes. F3 Kasseskuff Åpner kasseskuff dersom kasseskuff er integrert. F4 Avbryt Avbryter salget ved å fjerne salgslinjene. Er det valgt kunde, vil denne fjernes fra salget, og erstattes med standardkunde for kontantsalg. F5 Vareliste Åpner vinduet Velg vare. Her kan du velge produkt fra varelisten, eller se informasjon om. F6 Kundeliste Åpner vinduet Velg kunde. Benyttes for å knytte salget til en bestemt kunde. F8 Endre linje Benyttes til å redigere antall eller legge inn rabatt på en enkelt salgslinje. Du kan også klikke på salgslinjen. F10 Logg ut Logger brukeren ut av systemet, og går til innloggingsbildet. Dersom et salg er påbegynt, får du spørsmål om du ønsker å slette dette salget og logge ut, eller ikke logge ut likevel. F11 Administrasjon Tilsvarer knappen Administrasjon, som åpner vinduet Administrasjon der alle administrative oppgaver utføres. Kun brukere med tilgang til én eller flere av funksjonene kan åpne vinduet. For øvrige brukere er ikke knappen synlig. Dersom et salg er påbegynt, vil du få spørsmål om du ønsker å avbryte. Du må enten avbryte eller fullføre salget før du åpner administrasjonsvinduet. Shift+F1 Shift+F2 Etc. Produkter Tilsvarer hurtigtastene for produkter, dersom disse er angitt under Administrasjon - Innstillinger - Registrering av salg. Shift + F1 legger til produktet for den første hurtigtasten. Se mer om hurtigtastene i delen "Innstillinger - Registrering av salg". 27

29 Introduksjon til Mamut Butikkdata Betaling Motta betaling Når du har slått inn alle salgslinjene, er du klar til å ta imot betaling ved å trykke på knappen for å starte betaling. Merk! Systemet sjekker om salget er på over beløpsgrensen for om det kreves link til kunde. Hvis salget er på over denne beløpsgrensen, og salget ikke er registrert mot en kunde, får du opp en melding som gjør deg oppmerksom på dette. Kunden må da opprettes i kunderegisteret i Mamut Business Software. Du får se totalsummen og et felt for hver betalingsform som er tilgjengelig. Hele tiden vises et felt for veksel som viser differansen mellom samlet inntastet betaling og totalsummen på aktivt salg. Du kan fritt splitte betalingen mellom de ulike betalingsformene. Når summen av betalingene overstiger totalsummen for salget, og feltet veksel blir positivt, kan du trykke Kvittering for å avslutte salget. Du kan velge om systemet skal vise et eget vindu med returbeløpet etter betalingen. Dette gjøres under Administrasjon - Innstillinger - Registrering av salg. Priser Prisene hentes sammen med øvrig produktinformasjon når du oppdaterer produkter fra økonomisystemet. Systemadministrator kan gi adgang for de ulike brukerne til å endre enhetsprisen og/eller gi rabatter på det enkelte salg, under Brukere og sikkerhet. Dersom det er valgt kunde på salget, vil systemet beregne prisen ut fra den pris som gjelder for kunden i økonomisystemet. Tips! Ønsker du å kunne gi en totalrabatt, må du opprette et produkt for dette. Totalrabatten gis da ved å slå inn produktet, og sette inn en enhetspris (negativ) tilsvarende rabattbeløpet. Betalingsformer Hvilke betalingsformer som er tilgjengelige, defineres under Administrasjon - Innstillinger - Betalingsformer. Her defineres også betalingsformer for kredittkort, gavekort og tilgodelapper. Les mer i delen Innstillinger. 28

30 Salg, Betaling, Retur og Faktura Ta imot betaling i kassen Slik tar du imot betaling i kassen 1. Registrer salget 2. Klikk/trykk på Betaling. 3. Velg betalingsform. 4. Legg inn beløpet. 5. Velg Kvittering. Som standard vises et vindu som angir returbeløp, og kvittering skrives ut. Tips! Du kan redigere tekst og annen informasjon på kvitteringsutskriften ved å klikke Administrasjon - Innstillinger - Kvitteringsutskrift. Les mer om dette i avsnittet "Innstillinger". Kvitteringskopier Du kan når som helst skrive ut en kopi av en kvittering som er registrert i systemet. Gå til Administrasjon - Rapporter og velg Kopi av kvittering i listen. Les mer om å skrive ut kvitteringskopier i avsnittet "Skrive ut kvitteringskopi" nedenfor. Skrive ut kvitteringskopi Du kan når som helst skrive ut en kopi av en kvittering fra et tidligere salg. Slik skriver du ut en kvitteringskopi 1. Gå til Administrasjon - Rapporter, og velg rapporten Kopi av kvittering. 2. Velg medium Skriver. 3. Klikk Skriv ut. 4. Angi Kvitteringsnr., og klikk OK. Kvitteringskopien skrives nå ut. 29

31 Introduksjon til Mamut Butikkdata Kasseinnskudd og -uttak Kasseinnskudd.Dette er en funksjon for å registrere innskudd av kontanter i kasseskuffen. Den benyttes blant annet når veksel legges i kassa. Registrerte innskudd vil komme med på neste dagsoppgjør. Kasseuttak.Dette er en funksjon for å registrere uttak av kontanter fra kasseskuffen. Den benyttes blant annet når kassa tømmes for sedler. Registrerte uttak vil komme med på neste dagsoppgjør. Registrere kasseinnskudd Slik registrerer du et innskudd til kassen 1. Klikk Administrasjon. 2..Klikk Kasseinnskudd. 3. Skriv inn Beløp. 4. Velg eventuelt Valuta. Feltet er kun tilgjengelig dersom det er åpnet for flere valutaer under Administrasjon - Innstillinger - Generelt. 5. Skriv eventuelt inn et Notat (på tastaturet) dersom du vil legge inn mer informasjon om innskuddet. 6. Klikk OK. Innskuddet lagres i et register på din bruker, og blir tatt med i neste dagsoppgjør. 30

32 Salg, Betaling, Retur og Faktura Registrere kasseuttak Slik registrerer du et uttak fra kassen 1. Klikk Administrasjon. 2..Klikk Kasseuttak. 3. Skriv inn Beløp. 4. Velg eventuelt Valuta. Feltet er kun tilgjengelig dersom det er åpnet for flere valutaer under Administrasjon - Innstillinger - Generelt. 5. Skriv eventuelt inn et Notat (på tastaturet) dersom du vil legge inn mer informasjon om uttaket. 6. Klikk OK. Uttaket lagres i et register på din bruker, og blir tatt med i neste dagsoppgjør. Tips! Du kan skrive ut rapporten Liste over kasseuttak og/eller -innskudd for å få en oversikt over alle kasseuttak og kasseinnskudd. Faktura Dersom innstillingene tillater det, kan du opprette en faktura på et salg istedenfor å ta imot betaling. Det kreves da at salget må være knyttet til en annen kunde enn standardkunden. Merk! Systemadministrator velger hvilke brukere som skal ha tilgang til å opprette faktura under Brukere og sikkerhet. Fakturaen opprettes med de egenskaper som er satt i innstillingene for denne betalingsformen. Merk! Fakturaen skrives ikke ut, men overføres til økonomisystemet når dagsoppgjøret kjøres neste gang, eller ved neste lageroppdatering. Systemet skriver ut en proformafaktura, som kunden kan få med seg der og da. Fakturaen fra kassesystemet vil da ligge som en ubehandlet ordre i økonomisystemet, og må leveres og faktureres derfra. Du kan ikke benytte samlefakturering i økonomisystemet for butikkdata-salg, selv om det er merket av for dette der. 31

33 Introduksjon til Mamut Butikkdata Opprette en faktura For å kunne gi en kunde kreditt ved et salg må du velge en kunde når du registrerer salget. Slik oppretter du en faktura 1. Velg Kunder for å velge en kunde. Søk eventuelt etter kunden. Dette kan du for eksempel gjøre ved å velge kolonneoverskriften Navn og skrive inn kundens navn i søkefeltet. 2. Dobbeltklikk på kunden for å hente den inn på salget. 3. Registrer salget ferdig. 4. Velg Betaling. 5. Velg Faktura. Valget vil ikke være tilgjengelig dersom ingen kunde er valgt. 6. Velg Betalingsvilkår, og klikk OK. Faktura kan skrives ut fra økonomisystemet etter Dagsoppgjør eller Oppdatere lagerbeholdning. Levering og fakturering av ordren må utføres i Mamut Business Software. Du kan registrere nye kunder i butikkdata-systemet. Se mer om hvordan du gjør dette i eget avsnitt. Opprette en ny kunde Du kan opprette nye kunder fra kassen. Disse blir da straks overført til økonomisystemet, slik at du kan fakturere derfra. Slik oppretter du en ny kunde 1. Klikk på Kunde i registreringsvinduet for salg. 2. Velg Ny. 3. Skriv inn kundeinformasjonen. Systemet krever som minimum at du skriver inn et kundenavn. 4. Velg OK. Kunden lagres og overføres til økonomisystemet. Når den er overført, kan du registrere på kunden i Mamut Butikkdata. Dersom ditt system ikke har kontakt med økonomisystemet, vil du få opp melding om dette. Kunden blir midlertidig lagret, men du kan ikke foreta registreringer før den er overført. Dersom du oppretter kunden i økonomisystemet, vil den overføres til Mamut Butikkdata når du kjører funksjonen Oppdater produkter og kunder. Du kan lese mer om dette i avsnittet "Daglige rutiner". 32

34 Salg, Betaling, Retur og Faktura Retur av varer Dersom du har rettigheter til det, kan du ta imot retur av varer. Systemadministrator velger hvilke brukere som har slike rettigheter under Brukere og sikkerhet. Tilgangen er knyttet til roller. Varer markeres for retur i vinduet for å se detaljer om en varelinje. Du kommer til dette vinduet ved å klikke på varelinjen i salgsvinduet, eller ved å klikke F8 i salgsvinduet når varelinjen er markert. Lageret blir som standard oppdatert med antall varer returnert. Ved å bruke F8-tasten har du mulighet til å velge at lageret ikke skal oppdateres. Dette må gjøres for hver produktlinje. Tips! Det er også mulig å klikke <X> <minustegn> <Antall varer som returneres> <Enter>. Dette forutsetter at du benytter tastatur. Dette kan være hensiktsmessig dersom du ikke skal endre lageroppdatering. Du må avslutte returen før nytt salg kan starte. En knapp for tilgodelapp vises i vinduet for å avslutte en retur (dvs. når totalsummen er negativ). Da kan du velge om tilgodebeløpet skal betales ut kontant eller om det skal skrives ut en tilgodelapp på kvitteringsskriveren ved å trykke på knappen for dette. Tilgodelapp må registreres som en betalingsform under Administrasjon - Innstillinger - Betalingsformer dersom dette skal være tilgjengelig. Ta imot retur av varer Slik tar du imot varer i retur 1. Registrer varelinjen som om det var et vanlig salg. 2. Klikk/trykk på varelinjen. 3. Merk av i feltet Retur. 4. Klikk OK. 5. Klikk knappen Betaling nederst til høyre i salgsvinduet. En tilgodelapp skrives nå ut som må signeres av kunden.. Du kan også registrere retur av flere varelinjer. 33

35 Introduksjon til Mamut Butikkdata KASSEOPPTELLING OG DAGSOPPGJØR Veiviser for kasseopptelling Slik teller du opp kassen 1. Klikk Administrasjon. 2..Klikk Kasseopptelling. Veiviseren startes. 3. Klikk Neste. 4. Skriv inn dato og tid for salg som skal inkluderes. Som standard velges nåværende tidspunkt. 5. Skriv inn Ønsket restbeløp i kasse etter opptelling. Som oftest har bedriften et fast beløp liggende i kassen til neste dag. 6. Klikk Neste. 7. Skriv inn beløp fordelt på de ulike valører. Valørene som kommer opp i listen bestemmes av innstillingene i fanekortet Kasseopptelling. 8. Kontroller at Sum opptalt beholdning stemmer med dine tall. 9. Klikk Neste. 10. Kontroller oppsummeringen. Du kan eventuelt også ta ut rapporter som viser fordeling av salg på selgere/betalingsformer. 11. Velg eventuelt om systemet skal fortsette direkte til veiviseren for dagsoppgjør. Dette valget er ikke tilgjengelig dersom innstillingen Kasseopptelling medfører alltid dagsoppgjør er aktivert under innstillinger på fanekortet Dagsoppgjør. 12. Klikk Fullfør. 34 Kasseopptellingen registreres, og Veiviser for dagsoppgjør startes (ev.) automatisk.