Mamut Business Software. Introduksjon. Økonomistyring, logistikk, lønn og personal

Transkript

1 Mamut Business Software Introduksjon Økonomistyring, logistikk, lønn og personal

2 Introduksjon til Mamut Business Software Økonomistyring, logistikk, lønn og personal Versjon: Partnr.: MBS.MAN.FIN.112.NO I

3 ØKONOMISTYRING, LOGISTIKK, LØNN OG PERSONAL Produsent og distributør: Mamut ASA Boks 5205, Majorstuen 0302 OSLO Tlf.: , Faks: Internett: E-post: Mamut Supportsenter: Mamut ASA Boks 5205, Majorstuen 0302 OSLO Tlf.: , Faks: Tlf. Mamut Lønn: Internett: E-post: Salg: Mamut ASA Boks 5205, Majorstuen 0302 OSLO Tlf.: , Faks: Internett: E-post: 2008 Mamut ASA. Alle rettigheter. Med forbehold om endringer/feil. Mamut og Mamut-logoen er registrerte varemerker av Mamut ASA. Alle andre varemerker er registrerte varemerker av respektive firmaer. II

4 ØKONOMISTYRING, LOGISTIKK, LØNN OG PERSONAL Velkommen til Mamut Introduksjonsbøkene som følger programmet gir en kort innføring i de muligheter programmet gir deg. Alle kunder mottar boken Installasjon, innstillinger, rapporter og utvalg. I tillegg vil du også motta én eller begge introduksjonsbøkene: Kunde-, salgsoppfølging og netthandel og Økonomistyring, logistikk, lønn og personal. Beskrivelsene i denne boken kan omfatte funksjonalitet som kun er inkludert i en større programversjon av Mamut Business Software enn du innehar. Ønsker du mer informasjon om større versjoner, ta kontakt med Mamut på telefon eller via e-post: info@mamut.no. Det er viktig at du leser gjennom både bruker- og serviceavtalen før du installerer. Der vil du få en oversikt over de kontraktsmessige vilkår som gjelder mellom deg som kunde, og oss som leverandør. I bøkene får du hjelp til å bli kjent med hvordan systemet er bygget opp, slik at du kan finne frem, og tilpasse systemet til ditt bruk. Bøkene gir også en innføring i hovedelementene i de ulike funksjonene programmet tilbyr, samt beskrivelser av hvordan du utfører de mest vanlige operasjonene. Vi vil også minne om vår nettside Der vil du finne tusenvis av spørsmål og svar knyttet til Mamut-systemene. Du kan søke deg frem til løsningen på det spørsmålet du har 24 timer i døgnet. Vi er overbevist om at din virksomhet vil få stor nytte av ditt mottatte program. Lykke til med Mamut Business Software! III

5 ØKONOMISTYRING, LOGISTIKK, LØNN OG PERSONAL Innhold 1 REGNSKAP 1 Om regnskap... 2 Kontoplan... 4 Nummerering av bilag... 7 Avgiftskoder... 8 Prosjekt- og avdelingsregnskap Avdelingsregnskap Prosjektregnskap Inngående saldo Bilagsregistrering Brukerinnstillinger: Bilagsregistrering Kolonnene i bilagsregistreringsvinduet Hurtigtaster i bilagsregistrering Bilagsarter Hvordan registrere bilag? Hvordan overføre til Hovedbok? Bilagsregistrering mot reskontro Hvordan redigere et bilag? Bilagsmaler Innstillinger for bilagsmaler Verktøylinjen for bilagsmaler Hurtigføring av bilag ved hjel av verktøylinjen for bilagsmaler Opprette og redigere egne bilagsmaler Dokumenter Hvordan linke et dokument til et bilag? Om skanning av dokumenter Reskontro Kundeliste og leverandørliste Reskontroliste Aldersfordeling Saldoliste Registrering av Inn-/utbetaling i Reskontro Registrering av betaling i valuta i Reskontro Match/Link Brukerinnstillinger: Reskontro Redigere reskontroposter Betalingsoppfølging Betalingspåminnelse Innstillinger for Betalingspåminnelse/Inkassovarsel Inkasso Factoring Rentefakturering OCR/bank Remittering - betaling til bank Innlesning av returfil Egendefinerte filformater for bankfiler Innlesing av egendefinerte bankfiler IV

6 ØKONOMISTYRING, LOGISTIKK, LØNN OG PERSONAL Bankavstemming Hovedbok Bilag i andre moduler Fortegn i rapporter i hovedboken Bilagsliste og kontoliste Bilagsliste Kolonnene i Bilagsliste/Kontoliste Kontoliste/Saldobalanse Nøkkeltall, resultat og balanse Opprettelse og redigering av rapportoppsett Opprettelse og redigering av kolonneoppsett Grafisk i Hovedbok Fremtidig kontantstrøm Valuta Valutakontohåndtering Registrering av betaling i valuta i bilagsregistrering Periodeavslutning Årsavslutning Feilsøking ved Årsavslutning Kan jeg føre regnskap på to år samtidig? Overfør midlertidig "Inngående Saldo" Eksport til årsoppgjør Status/Analyse Eksport av bedriftsanalyse Eksport til Pivot Budsjett Budsjettlisten - Velg budsjett eller lag et nytt Opprette et nytt budsjett Import av budsjettdata Redigere budsjettdata Budsjett - hovedvinduet for ett budsjett Budsjettinnstillinger Budsjettfordeling LOGISTIKK 115 Produktmodulen Produktregisteret Produktliste Fanekortene i produktregisteret Brukerinnstillinger for produkt Om organisering og vedlikehold av produkter Endring av et utvalg produkter Duplisere et produkt Endre produktnummer Sette et produkt inaktivt Språk på produkter Opprette produktnavn på flere språk Skrive ut faktura på et annet språk Pris Hvordan endre/redigere prisen på ett produkt Endre pris på et utvalg produkter - Global prisjustering Prisliste ekstern tilpasning av prisliste V

7 ØKONOMISTYRING, LOGISTIKK, LØNN OG PERSONAL Produktvarianter Kom i gang med variantene Opprette varianter/varianttilknytninger av et produkt Overføre beholdning mellom ulike varianter av ett produkt Variantinnstillinger Innkjøpsmodulen Innkjøpsregisteret Fanekortene i innkjøpsvinduet Innkjøpsveiviseren Varemottak Bokføring av innkjøp Bokføre en innkjøpsordre/opprette leverandørfaktura Bokføre Toll/Spedisjonsfaktura fra innkjøp Bokføre Kreditnota fra Innkjøp Salgsordre og innkjøp Brukerinnstillinger: Innkjøp Lagermodulen Lagerregister Beholdning Produkter med disponibelt under innkjøpsnivå Ordre, ikke levert Innkjøp, ikke mottatt Innkjøpsreservasjoner Serienummer på lager Lagerbevegelser og reservasjoner Varetelling LØNN OG PERSONAL 187 Personalregister Søk og utvalg i Personalregisteret Fanekortene i Personalregisteret Personal Lønn Aktivitet Dokument Prosjekt Lønn Lønnsregistrering Avregning av lønn Lønnsarter Terminoppgave Om terminoppgave for forskuddstrekk, RF Om refusjon av sykepenger Hvordan skrive ut terminoppgaven? Innlevering av terminoppgaven via Altinn Lønns- og trekkoppgave Nyttig å vite før utskrift av lønns- og trekkoppgaver Utskrift av lønns- og trekkoppgaver Koder på lønns- og trekkoppgave Tilleggskoder for Lønns- og trekkoppgave Fordele lønnslinjer på trekkoder Innlevering av Lønns- og trekkoppgaver via Altinn Lønnsremittering Elektronisk overføring av skattekort VI

8 ØKONOMISTYRING, LOGISTIKK, LØNN OG PERSONAL Eksport av fil med skattekortsinformasjon Import av fil med skattekortsinformasjon Meldinger til Aa-registeret Obligatorisk tjenestepensjon Timeregistrering Hvordan opprette en ny timeseddel? Hvordan overføre til ordre-/prosjektmodulen? Hvordan overføre til lønnsmodulen? Timetyperegister Timetyper pr. prosjekt Brukerinnstillinger: Timeregistrering OPPSUMMERING 235 Mamut Serviceavtale sikrer en enklere hverdag Videre læring Indeks VII

9

10 1 Regnskap Innhold Om regnskap 2 Kontoplan...4 Nummerering av bilag...7 Avgiftskoder...8 Prosjekt- og avdelingsregnskap...11 Inngående saldo 13 Bilagsregistrering 15 Brukerinnstillinger: Bilagsregistrering...16 Kolonnene i bilagsregistreringsvinduet...18 Hurtigtaster i bilagsregistrering...19 Bilagsarter...20 Hvordan registrere bilag?...20 Hvordan overføre til Hovedbok?...22 Bilagsregistrering mot reskontro...23 Hvordan redigere et bilag?...25 Bilagsmaler 28 Verktøylinjen for bilagsmaler...29 Opprette og redigere egne bilagsmaler...31 Dokumenter 38 Hvordan linke et dokument til et bilag?...38 Om skanning av dokumenter...39 Reskontro 40 Registrering av Inn-/utbetaling i Reskontro...45 Registrering av betaling i valuta i Reskontro...46 Match/Link...47 Brukerinnstillinger: Reskontro...48 Redigere reskontroposter...49 Betalingsoppfølging...52 Betalingspåminnelse...53 Innstillinger for Betalingspåminnelse/ Inkassovarsel...55 Inkasso...57 Factoring...59 Rentefakturering...63 OCR/bank...65 Remittering - betaling til bank...66 Egendefinerte filformater for bankfiler 72 Innlesing av egendefinerte bankfiler...73 Bankavstemming 75 Hovedbok 79 Bilag i andre moduler...79 Fortegn i rapporter i hovedboken...80 Bilagsliste og kontoliste...81 Bilagsliste...81 Kolonnene i Bilagsliste/Kontoliste...82 Kontoliste/Saldobalanse...83 Nøkkeltall, resultat og balanse...84 Opprettelse og redigering av rapportoppsett...85 Opprettelse og redigering av kolonneoppsett...87 Grafisk i Hovedbok...88 Fremtidig kontantstrøm...89 Valuta 93 Valutakontohåndtering...93 Registrering av betaling i valuta i bilags registrering...94 Periodeavslutning 95 Årsavslutning 96 Feilsøking ved Årsavslutning...97 Kan jeg føre regnskap på to år samtidig?...98 Overfør midlertidig "Inngående Saldo" Eksport til årsoppgjør Status/Analyse 102 Budsjett 105 Budsjettlisten - Velg budsjett eller lag et nytt..106 Opprette et nytt budsjett Import av budsjettdata Redigere budsjettdata Budsjett - hovedvinduet for ett budsjett Budsjettinnstillinger Budsjettfordeling

11 REGNSKAP OM REGNSKAP For mange som daglig arbeider med regnskap er det ingenting som er viktigere enn at arbeidssituasjonen muliggjør rask og effektiv håndtering av rutineoppgaver, samt muligheten for dyptgående analyse når det er nødvendig. Regnskapsdelen i programmet inkluderer de funksjoner som er nødvendig for å tilfredsstille regnskapsmedarbeiderens behov, alt i én komplett løsning. Bilagsregistrering Bilagsregistreringen er brukervennlig lagt opp, med standardisert kontoplan som utgangspunkt, men med alle muligheter for egendefinerte variasjoner. Bilagsmaler og automatiske konteringer gjør bokføringen effektiv, med blant annet automatisert periodisering og mva-kontering. Du kan føre direkte i kunde- og leverandørreskontro fra bilagsregistreringen om du ønsker det. For de som har programversjoner med ordre/faktura- og innkjøpsmoduler gjøres bilagsføringen vanligvis ved overføring av faktura og betalinger derfra. Integrert med forsystemer I mange virksomheter fordeles rollene på mange personer, slik at for eksempel noen står for salg og fakturering, andre for innkjøp og lagerstyring, og andre igjen for prosjekter og timeregistrering. Felles for mange av disse prosessene er at postene, når de registreres med de nødvendige innstillinger, inneholder nok opplysninger til å skape bilag i hovedboken. For mange vil det store flertall av regnskapsbilag komme fra disse forsystemene, og en av de mange store fordelene med et integrert system blir altså at bilagsregistreringen gjøres automatisk. Systemet leveres ferdig oppsatt for dette med standardiserte innstillinger, slik at en faktura eksempelvis oppretter et bilag i hovedboken til standard salgskontoer. Du må bare påse at produktene er registrert med riktig avgiftskode for mva. Ønsker du å fordele salgene på ulike kontoer, for eksempel slik at en produktgruppe går til en bestemt konto i hovedboken, kan du også gjøre dette. Hovedbok Hovedboken er oversiktlig med muligheter for "drilldown" til detaljene om det enkelte bilag, og til analyse. Den fungerer som ditt vindu mot alle registrerte regnskapsdata. Her har du flere muligheter for å velge ut tall basert på perioder, bilagsarter, avdelings- og prosjektregnskap, nøkkeltall med mer. Ved hjelp av funksjonaliteten for Fremtidig kontantstrøm kan du få innsikt i fremtidig likviditet basert på allerede registrert informasjon. Avslutning Systemet har veivisere for periode-, termin- og årsavslutning, og du overfører saldo fra ett år til et annet, slik at du kan sammenligne med foregående år. Midlertidig overføring av "Inngående saldo" benyttes i tidsrommet etter man har påbegynt nytt regnskapsår, og før det foregående er avsluttet og endelig inngående saldo er overført. Prosjekt- og avdelingsregnskap Du kan merke transaksjonene med prosjekt og/eller avdeling, slik at du kan føre komplette prosjekt- og avdelingsregnskaper. 2

12 OM REGNSKAP Budsjett Under budsjett kan du hente regnskapstall fra foregående år og basere budsjettet på dette, eller fordele totalene på perioder ved hjelp av egne fordelingsnøkler som du selv lager. Budsjettmodulen vil hjelpe din bedrift med å fastsette dine budsjetter på en enkel måte. Den vil også bidra til å gi deg den nødvendige oversikten du trenger for å fatte riktige beslutninger basert på budsjetter, prognoser og forventet likviditetsutvikling. Bank Ved hjelp av Bankavstemming kan du kontrollere at kontoutskrifter fra banken stemmer med det som er bokført i regnskapet ditt. Du kan stemme av beløpene mot hverandre og markere alle poster du finner igjen på kontoutskriften. Funksjonen hjelper deg å finne posteringene i hovedboken, og å merke av disse. Systemet vil også regne ut og sammenligne Avstemt beløp med Utgående saldo fra bankutskriften, etter hvert som du avstemmer postene. Du kan også definere dine egne filformater som du kan lese inn i bilagsregistrering for videre behandling. Dette kan være aktuelt dersom du lagrer kontoutskrifter fra din nettbank som f.eks. Excel-filer og du ønsker å importere filene for å unngå å registrere alle transaksjoner manuelt. Valuta Du kan opprette valutakontoer i de største programversjonene. I valutaregisteret ligger de mest brukte valutaenhetene som standard. Du kan opprette flere valutaenheter ved behov. Elektroniske dokumenter Du kan lagre elektroniske dokumenter til bilagene, for eksempel kan du skanne inn dokumenter og linke dette til regnskapsbilaget. Tips! Ved hjelp av tilleggsprodukt i kombinasjon med annen programvare kan du også skanne inn bilag og få disse importert som ferdige regnskapsbilag. Se mer under Om skanning av dokumenter i kapittelet om Dokumenter i introduksjonsboken "Kunde-, Salgsoppfølging og Netthandel". 3

13 REGNSKAP Kontoplan I kontoplanen finner du alle tilgjengelige kontoer som kan benyttes ved føring av bilag. Kontoplanen viser alle innstillingsmuligheter for hver enkelt konto og du finner også kontoens plassering i oppstillingsplanen. Slik oppretter du en ny konto: 1. Velg Vis - Regnskap - Kontoplan. 2. Klikk Ny. 3. Gi kontoen nummer i henhold til den plassering den skal ha i oppstillingsplanen. Kontoen plasseres automatisk i oppstillingsplanen på bakgrunn av det nummeret du angir. Se mer om oppstillingsplanen nedenfor. 4. Skriv inn Navn. Navnet forklarer hva kontoen skal brukes til. Denne forklaringen kan du også endre på eksisterende kontoer om det er ønskelig. 5. Benytt fanekortet Notat om du trenger en mer utførlig forklaring enn det navnet gir deg. 6. Klikk Lagre. Du har nå opprettet en ny konto. For å effektivisere bilagsregistreringen bør du også ta stilling til følgende felter: Standard fokus hjelper deg å effektivisere bilagsregistreringen. Når du registrerer et bilag i bilagsregistrering, vil denne innstillingen lede deg til riktig felt. Debet er mest vanlig for kostnader og Kredit for inntekter. Ved å knytte kontoen til en Avgiftskode, vil det alltid beregnes avgift når du registrerer en transaksjon på kontoen i bilagsregistreringen. Som standard vil denne avgiften trekkes av fra beløpet og settes av på den avgiftskontoen som er spesifisert for avgiftskoden du velger her. 4

14 OM REGNSKAP Tips! Du kan velge å registrere mva-grunnlag netto. Dette velger du i brukerinnstillingene for bilagsregistrering. Dermed vil avgiften legges til i stedet. Dersom du ønsker at føringer på kontoen alltid skal knyttes direkte til et Prosjekt og/eller en Avdeling kan du sette standard for dette på kontoen. Posteringer på kontoen vil da automatisk føres mot Prosjektet/Avdelingen som du har spesifisert. For å få bedre oversikt kan du Slette kontoer du ikke benytter deg av. Legg merke til at enkelte kontoer ikke kan slettes, da disse er systemkontoer. Disse kontoene benyttes ved automatiske posteringer i ulike moduler i programmet. Vi anbefaler at du normalt ikke sletter kontoer, men i steder velger å merke av for Sperret for føring og Ikke vis i bilagsregistrering på fanekortet Avansert. Kontoen vil da ikke være synlig ved bilagsregistrering. Merk! I Firmainnstillinger kan du sette om bedriften er mva-pliktig eller ikke. Dette styrer kun om det skal beregnes avgifter gjennom indirekte bokføring av transaksjoner gjennom modulene for Faktura og Innkjøp. Ved direkte bilagsføring, i modulen Bilagsregistrering, vil det fortsatt bli beregnet avgifter. I Rapportmodulen kan du skrive ut kontoplanen ved hjelp av rapporten Kontoplan, liste. Rapporten kan også skrives ut fra forhåndsvisning i selve kontoplanen. Dersom du har flere firmadatabaser kan du vedlikeholde kontoplanene under ett ved hjelp av funksjonen Firmadatabasehåndtering. Du finner denne funksjonen under Fil Databaseverktøy. Oppstillingsplan På fanekortet Oppstillingsplan ser du kontoenes plassering i kontoplanen. Slik kan du redigere oppstillingsplanen: 1. Klikk Endre oppstillingsplanen for å endre på oppstillingsplanen. 2. Høyreklikk på den kategorien du ønsker å foreta endringer på. 3. Velg i menyen hvor du ønsker å plassere kontoen. Du kan også endre navn på kategorier og opprette flere elementer eller grupper. Du kan også slette elementer og grupper dersom det er ønskelig. 5

15 REGNSKAP Du kan klikke Foreslå oppstillingsplan for å gå tilbake til den oppstillingsplanen programmet automatisk foreslo. Notat Konsistent bruk av de forskjellige kontoene er viktig ved føring av et korrekt regnskap. Kontonavnet er kanskje ikke tilstrekkelig for å forklare hva kontoen skal brukes til. Derfor kan du gi en mer utførlig beskrivelse under fanekortet Notat. Denne forklaringen kan du også redigere på eksisterende kontoer om det er ønskelig. Avansert Feltbeskrivelser for fanekortet avansert: Reskontrofunksjon: Her kan du i nedtrekkslisten velge mellom Kunde og Leverandør. Føringer på en konto med reskontrofunksjon vil generere en post i reskontroen. Std. motkonto: Om du alltid vil ha en automatisk motkonto mot denne kontoen, velger du motkonto fra denne listen. Ved for eksempel å legge inn 1910 Kasse som Standard motkonto på konto 6560 Rekvisita vil du slippe å taste inn 1910 som motkonto når du bokfører manuelt i bilagsregistreringen. Valuta: Her kan du velge hvilken valuta du vil knytte kontoen mot (kun balansekontoer). Sperret for føring: Setter kontoen til Inaktiv. Den kan da ikke lenger brukes i bilagsregistrering. Avgiftskode sperret: Når du velger dette kan du ikke overstyre avgiftskoden ved bilagsregistrering. Ikke vis i bilagsregistrering: Vises ikke i kontolisten som benyttes ved oppslag i bilagsregistrering. Det er fremdeles mulig å føre bilag på kontoen om du skriver kontonummeret direkte i bilaget. Utenfor avgiftsområdet: Posteringer på kontoen rapporteres som omsetning utenfor avgiftsområdet. Skal være med i grunnlag for utgående omsetning: For bokføring av inntekter som skal med på avgiftsoppgaven. Marker her dersom kontoen skal rapporteres som inntekt på omsetningsoppgaven. Bank/post/kasse: Om du merker av her, og i tillegg setter begrensninger på bilagstyper, kan du ikke bokføre bilagstyper med begrensninger på denne kontoen. 6

16 OM REGNSKAP Bankavstemming: Markeres dersom du vil benytte bankavstemmingsfunksjonaliteten for å avstemme denne kontoen. Prosjekt påkrevet: Marker her dersom du ønsker at det skal være påkrevet å bruke prosjekt på kontoen. Avdeling påkrevet: Marker her dersom du ønsker at det skal være påkrevet å bruke avdeling på kontoen. Nummerering av bilag Nummerering av bilag settes opp i Regnskapsinnstillingene. Velg Vis Innstillinger Regnskap Regnskapsinnstillinger Bilagsartsinnstillinger og Nummerserier, og fanekortet Nummerserier. Nummerering av bilagene kan settes opp på tre forskjellige måter. En nummerserie pr. bilagsart En nummerserie pr. bilagsart, med brukerdefinerte intervaller Felles nummerserie for alle bilagsarter Hvilken nummereringsmåte du bør velge avhenger i stor grad av mengden bilag du skal registrere i løpet av et år. Viktig! Disse innstillingene blir låst i det du begynner å føre bilag. Det er derfor viktig at du setter opp korrekt nummerering før du åpner modulen for Bilagsregistrering. En nummerserie pr. bilagsart Dette er standard innstilling i Mamut. Det betyr at hver bilagsart følger sin egen nummerserie som begynner på 1 (eller en brukerdefinert start). Fordelen med denne innstillingen er at du lettere kan skille de ulike bilagsartene. Den unike nøkkelen for et bilag blir her initialene og nummeret til bilaget, for eksempel B2 for bankbilag nummer to. Hvis det er mange bilag i løpet av året kan det lønne seg å ha en nummerserie per bilagsart. 7

17 REGNSKAP Avgiftskoder En nummerserie pr. bilagsart, med brukerdefinerte intervaller Hvis du kun skal benytte deg av fire bilagsarter i løpet av året UF, B, IF og D, og ikke ha kryssende nummerserier kan du bestemme at UF skal begynne på nummer 2000, B på 4000 og IF på Dermed vil hver bilagsart egentlig ha sin egen nummerserie, men i praksis ser det ut som om du har en felles nummerserie med ulike intervaller. Du får et slikt oppsett ved at du selv går inn på de ulike bilagsartene som skal benyttes og setter første nummer til det ønskede. Felles nummerserie for alle bilagsarter Hvis du ønsket å ha en felles nummerserie uavhengig av hvilken bilagsart det er ført på må du merke av for Felles nummerserier for alle bilagsarter før du åpner bilagsregistrering eller begynner å fakturere i programmet. Bilagene gis løpende nummer uavhengig av bilagsart. Redigering av avgiftskoder er begrenset til endring av eksisterende koder. Avgiftsregisteret åpnes med en egen knapp på fanekortet Firmainnstillinger i innstillingene for Firma. Du kan også redigere avgiftskodene direkte fra Bilagsregistrering, via knappen Avgiftskodeinnstillinger på verktøylinjen. Velg den avgiftskoden du ønsker å redigere og klikk på Rediger. De fleste innstillingene er låst for endringer, men du skal finne avgiftskoder som dekker de aller fleste formål. De feltene som kan redigeres er beskrevet her: Hovedbildet Ved å endre Avgiftskoden, som angir avgiftstypens plassering i listen, kan du tilpasse rekkefølgen ved valg i andre moduler. På denne måten blir det enklere å få tak i de avgiftskodene du bruker mest. 8

18 OM REGNSKAP Beskrivelsen kan endres dersom du ønsker å angi tydeligere hva den enkelte koden skal benyttes til. I tillegg kan du se hvor kodene benyttes: Vis i Regnskap: Hvorvidt koden skal komme opp som valgmulighet i bilagsregistrering. Vis i Produkt: Hvorvidt koden skal kunne kobles mot et salgsprodukt. Vis i Ordre/faktura: Hvorvidt koden skal kunne benyttes i Ordre/Faktura-modulen. Vis i Bestilling/Innkjøp: Hvorvidt koden skal kunne benyttes i Innkjøpsmodulen. Fanekortet Mva. De tre feltene øverst (Ingen), Mva. eller Eksport angir hvorvidt avgiftskoden har mvabehandling eller ikke. (Eksport har ikke mva-behandling, men da fordi det er nettopp Eksport.) Sats angir prosentsatsen som brukes for å regne ut mva. I Norge er dette vanligvis 0, 8, 13 eller 25 %. Funksjon kan være Inngående eller Utgående. Salg er 'Utgående mva.' og innkjøp er 'Inngående mva'. Standard salgskonto vil alltid krediteres ved fakturering av produkter med denne avgiftskoden. Unntaket er dersom annen salgskonto er oppgitt særskilt for dette produktet. Standard kostnadskonto debiteres alltid ved bokføring av innkjøp over denne avgiftskoden. Har du logistikkfunksjonalitet kan kontoen endres under bokføring av et innkjøp. Det finnes også en individuell innstilling per produkt som vil overstyre standard kostnadskonto. Mva-konto er den kontoen mva-beløpet blir ført på i balansen. 9

19 REGNSKAP Mva. forholdstall benyttes av bedrifter med delvis mva-fri drift og delvis mva-pliktig. Ved fellesinnkjøp benyttes en prosentvis fordeling som angir hvor mye av prisen på et produkt som skal inngå i avgiftsberegningen. Vis på avgiftsoppgaven gjelder versjoner uten regnskap, hvor du kan ta ut en avgiftsoppgave. Her velger du om koden skal være med i oppgaven. Fanekortet for Tjeneste utland Markeres det for Tjeneste Utland, blir den behandlet ved tjenestekjøp fra utlandet. Valg mellom Fradragsberettiget eller Ikke fradragsberettiget: Har man fradragsrett for avgifter betalt for tjenester kjøpt i utlandet, settes dette her. Konto for beregnet avgift er den kontoen som avgiften blir ført på i balansen. Grunnlagskonto 1 er den kontoen som grunnlaget for beregningen blir ført på. Grunnlagskonto 2 er den kontoen som grunnlaget blir balansert opp mot, slik at bilagene går i balanse. 10

20 OM REGNSKAP Prosjekt- og avdelingsregnskap Du kan merke transaksjonene med prosjekt og/eller avdeling, slik at du kan føre komplette prosjekt- og avdelingsregnskaper. Avdeling hører til regnskapsdelen og selve avdelingene opprettes i standardregisteret. Prosjekt er en egen modul, og prosjektene opprettes i denne modulen. Avdelingsregnskap Slik oppretter du en avdeling 1. Velg Vis - Innstillinger - Firma - Standardregister. 2. Marker Avdelinger og klikk Redigere. 3. Klikk Ny. Velg navn på avdelingen og klikk OK. En avdeling er opprettet og den kan nå velges i bilagsregistrering. Vis kolonnen for avdeling I Ordre/Faktura, Bilagsregistrering og Hovedbok kan du gå inn i brukerinnstillingene og merke av for at kolonne for avdeling skal vises. Du åpner da den aktuelle modulen og klikker på knappen Brukerinnstillinger som du finner i verktøylinjen. I hovedboken heter knappen kun Innstillinger, men den ser lik ut som i de andre modulene. Automatisering Ved å knytte en kontakt eller et produkt mot en avdeling, vil all føring på kontakten/ produktet gå mot den aktuelle avdelingen. På kontakter gjør du dette i fanekortet Annen info. På produkter gjør du dette i fanekortet Diverse. 11

21 REGNSKAP Tips! Det finnes veivisere for oppdatering av mange produkter/kontakter som gjør at du raskt kan oppdatere disse basert på utvalg du bestemmer i veiviserne. På hver enkelt konto i kontoplanen er det mulig å markere for avdeling. Dette kan brukes dersom alle posteringer på en bestemt konto skal tilhøre en bestemt avdeling. Vær forsiktig med å bruke denne i kombinasjon med avdeling på produkter og kontakter, slik at du ikke blander avdelingene. Du kan også markere for Avdeling påkrevet (og Prosjekt påkrevet) på kontoen i kontoplanen. Dette gjør at brukeren får en påminnelse om å legge inn avdeling på bilaget, dersom dette mangler. Budsjett Du kan budsjettere på både prosjekt og avdeling. I innstillingene for det enkelte budsjett velger du prosjekt eller avdeling. Rapporter De fleste rapporter i regnskapsmodulen kan enkelt tas ut både som avdelings- og prosjektrapporter ved å velge ønsket avdeling i utvalgsvinduet for selve rapporten. Prosjektregnskap Prosjektmodulen er organisert med tanke på prosjektorientert arbeid. Her kan du registrere nye kontakter, ordre, aktiviteter med mer, gjennom de ulike fanekortene i prosjektregisteret. Denne modulen er tett integrert med de andre modulene i programmet, dermed kan du selv bestemme om du vil arbeide prosjektorientert eller ikke. Prosjektregisteret åpnes via Vis - Prosjekt - Prosjektregister. Du kan velge om du vil at prosjektlistevinduet skal åpnes automatisk hver gang du åpner prosjektmodulen ved å gå til Innstillinger - Bruker - Annet. Se mer om prosjektmodulen i eget kapittel om dette. 12

22 INNGÅENDE SALDO INNGÅENDE SALDO Registrering av inngående saldo gjøres vanligvis ved starten av et nytt regnskapsår, men kan også registreres midt i året hvis Mamut tas i bruk midt i et regnskapsår. I den grad det er praktisk anbefales det å starte et nytt regnskap ved begynnelsen av et nytt regnskapsår. Skal du bytte fra et annet system kan det være praktisk å planlegge å legge overføringen til utgangen av ett regnskapsår. Inngående saldo ved opprettelse av ny firmadatabase Merk! Denne fremgangsmåten gjelder kun ved opprettelse av ny firmadatabase, og ikke ved årsavslutning. Ved årsavslutning vil inngående saldo for det nye regnskapsåret bli lagt inn automatisk (les mer om dette i avsnittet Overfør midlertidig inngående saldo ). Ved registrering av inngående saldo manuelt benytter du bilagsart Inngående saldo (IS) i Bilagsregistrering. Slik registrerer du Inngående saldo ved regnskapsårets start 1. Klikk Ny for å opprette et nytt bilag i Bilagsregistrering. 2. Velg bilagsart Inngående saldo. 3. Velg ønsket periode, regnskapsår og dato. Hvis du f.eks. har opprettet en ny firmadatabase og skal legge inn inngående saldo pr. 1/1-07 velger du periode 1, regnskapsår 2007 og dato 1/ Begynn med å registrere saldoen på eiendelssiden (debet). Dette gjelder kontoene 1000 til Når du kommer til konto 1510 (kundefordringer) må alle fordringer legges inn som egne bilagslinjer. Når du taster inn konto 1510 og velger ønsket kunde vil det komme opp en dialogboks som ber om fakturanummer. Dette må fylles ut. 6. Etter å ha registrert saldoen på eiendelssiden legges gjeld og egenkapital inn (kredit). Dette gjelder kontoene 2000 til Leverandørgjeld (konto 2410) må legges inn med egne bilagslinjer på samme måte som kundefordringene. 7. Overfør til Hovedbok ved å klikke på knappen for dette. Slik registrerer du Inngående saldo midt i regnskapsåret 1. Klikk Ny for å opprette et nytt bilag i Bilagsregistrering. 2. Velg bilagsart Inngående saldo. 3. Dersom du skal begynne midt i et regnskapsår f.eks. 1/7-07, må du ta med deg tallene fra egen saldo per 30/6-07. Legg saldoen inn på perioden før den du begynner å bruke programmet i (følg fremgangsmåten ovenfor). 4. På enkelte kontoer vil det nå komme frem avgiftskode f.eks. på konto 3010 og Dette er poster som allerede har vært mva-belagte. For å komme "rundt" dette, bruker du [TAB]-tasten bort til feltet Avgiftsbehandling og setter dette feltet blankt. Postene vil da ikke avgiftsbehandles. 13

23 REGNSKAP 5. Overfør til Hovedbok ved å klikke på knappen for dette. Det anbefales at du fører inngående saldo som ett bilag, og ikke oppdelt på flere IS-nummer. Med andre ord at du f.eks. fører all inngående saldo som IS1 og ikke delt opp i IS1, IS2, IS3 osv. Hvis du likevel velger å føre inngående saldo over flere bilag må du passe på at hvert enkelt bilag balanserer (debet = kredit). Hvis ikke hvert enkelt bilag balanserer vil ikke bilagene kunne overføres til hovedboken. 14

24 BILAGSREGISTRERING BILAGSREGISTRERING I modulen Bilagsregistrering registrerer du dine bilag før du overfører bilagene til hovedbok. Så lenge bilagene ligger i bilagsregistrering kan du endre bilagsdato, bilagsart, periode, kontoer, avgiftsbehandling, beløp etc. Et bilag må bestå av minimum to bilagslinjer som til sammen balanserer. Summen av Debet for alle bilagslinjene må være lik summen av Kredit. Bilagene vil bli nummerert ut fra innstillingene du har satt for nummerserier i Regnskapsinnstillinger. Før du begynner å bruke Bilagsregistrering bør du gjøre deg kjent med hvilke innstillinger du kan regulere. Modulen kan tilpasses individuelt, og ved å tilpasse brukerinnstillingene til ditt bruk vil du kunne registrere dine bilag på en raskere og mer effektiv måte. Skjermbildet for bilagsregistrering er todelt. I den øvre delen ser du det aktuelle bilaget du jobber med. I den nedre delen ligger bilagene som allerede er ført, men som ikke har blitt overført til Hovedbok enda. Det er fortsatt mulig å redigere disse bilagene. Du kan skjule denne listen ved å velge Skjul bilagsliste i nedtrekkslisten øverst i vinduet. Ved registrering av bilag forventes det som standard at du registrerer en bruttosum. Ved bruk av avgiftskoder trekker systemet både Utgående- og Inngående mva. ut av bilaget og posterer dette på riktig mva-konto. Du kan velge å registrere mva-grunnlag netto. Dette gjør du i brukerinnstillingene for bilagsregistrering. Knappen Kontoplan fungerer som en snarvei til kontoplanen. Her kan du redigere kontoer og opprette nye. Se mer om kontoplanen i eget avsnitt ovenfor. Ved å klikke på pil-knappen til høyre for Opprette aktiviteter kan du opprette skreddersydde aktiviteter. Du bestemmer selv innholdet i aktivitetene og hvilke moduler aktivitetsmalene skal være tilgjengelige i. Via knappen Bilagslinjetekst (Ctrl + T) kan du opprette og ta i bruk egendefinerte standard bilagstekster. I bilagstekstvinduet kan du klikke på innstillingsknappen og definere dine egne bilagstekster i Standardregisteret. Tekstene du oppretter vil bli tilgjengelige i nedtrekkslisten i bilagstekstvinduet. Du kan åpne Kalkulatoren ved å trykke F12-tasten på tastaturet når du står i feltet Debet eller Kredit. Det finnes en rekke andre hurtigtaster som kan hjelpe deg med å gjøre bilagsregistreringen raskere. Se mer om disse i eget avsnitt under. Enkelte avgiftskoder kan også tilpasses din bedrift gjennom egne Avgiftskodeinnstillinger. Les mer om dette under Avgiftskoder. En raskere måte å føre bilag på er ved bruk av Bilagsmaler eller egne verktøy-knapper for hurtigføring av bilag. Se mer om bilagsmaler og verktøylinjen for bilagsmaler i eget avsnitt. Tips! Du kan sjekke Resultat og Balanse basert på bilag du har registrert i bilagsregistrering før du overfører til hovedboken. Du bestemmer kilden for utskriften i utvalgsvinduet i rapportmodulen, og kan velge mellom Hovedbok, Bilagsregistrering eller begge deler. 15

25 REGNSKAP Brukerinnstillinger: Bilagsregistrering Gjennom brukerinnstillingene tilpasser du funksjonene og utseendet på vinduet for bilagsregistrering. Disse innstillingene kan være forskjellige for hver enkelt bruker. Du kan åpne brukerinnstillingene via knappen for dette på verktøyraden i bilagsregistreringsvinduet, eller via menyen Vis Innstillinger Bruker Innstillinger per modul Bilagsregistrering. Under Vis kolonne velger du hvilke kolonner som skal vises i registreringsvinduet ved å markere de aktuelle avmerkingsboksene. Avmerkingsboksene under Fokus gir deg mulighet til å bestemme hvor markøren skal flytte seg når du trykker [ENTER]. Setter du opp dette i henhold til den bruken som er mest vanlig i din virksomhet vil du kunne spare mange tastetrykk ved bilagsregistreringen. I kolonnen Funksjon kan du fastsette generelle retningslinjer for bilagsregistreringen. Marker avmerkingsboksene for de funksjonene du vil aktivere Nytt bilag ved balanse tildeler automatisk et nytt bilagsnummer i neste linje etter at balanse er oppnådd. Du kan enten benytte deg av denne funksjonen, eller du kan trykke [+] når du har skrevet inn beløp i siste posteringslinje på et bilag for å få nytt bilagsnummer. Arve bilagstekster gjør at beskrivelser på bilaget automatisk kommer med på posteringslinjen til motkonto også. Arve bilagstekster fra første bilagslinje: Marker her for å få lik tekst på alle bilagslinjer. Funksjonen gjør at teksten fra første bilagslinje tas med på alle bilagslinjene. Velger du Dato styrer periode, vil riktig periode registreres automatisk når du skriver inn en dato. Dato/Periodekontroll gir en advarsel når bilagsdato avviker fra den perioden som er valgt. Valutadato-kontroll gir en advarsel hvis dagens dato overskrider perioden du har valgt for den aktuelle valutaen. Posisjoner bilagslisten: Sist førte bilag vises automatisk på toppen av bilagslisten. 16

26 BILAGSREGISTRERING Bunthåndtering tillater buntvis overføring til Hovedboken på tvers av bilagsart og periode. Hovedvinduet for Bilagsregistrering vil da få en egen nedtrekksliste som brukes i arbeidet med bunthåndtering. Bilagsmaler forenkler føring av standardbilag og periodisering av kostnader. Les mer om dette i eget avsnitt under. Verktøylinje bilagsmal aktiverer knapper for registrering av enkle bilag. Du kan også legge opp de mest brukte bilagsmalene i tillegg til de som følger med systemet. Les mer om dette i eget avsnitt under. Registrere mva-grunnlag netto (uten mva.): Gjør at du kan registrere nettobeløpet på kontoer som er satt opp med en avgiftskode. Avgiften blir så kalkulert og lagt til som en egen linje i bilagsregistrering. Linket dokument gjør det mulig å linke et dokument til et bilag. KID-kontroll gjør at det blir sjekket om KID-nummer som legges inn i bilagsregistrering enten har sikkerhetsnummer som er generert som Modulus 10 eller Modulus 11. Vis bankkonto saldoer: Legger inn en lije i vinduet for bilagsregistrering som viser saldo på kontoene for Bank/Post/Kasse. Kontoene som vises er de som er merket Bank/Post/Kasse i kontoplanen. Standard bilagsart: Velg hvilken bilagsart som skal foreslås hver gang du åpner bilagsregistrering. Sortering: Velg om bilagslisten skal sorteres etter Registreringsnummer eller Bilagsart. Standard fokus: Velg hvor markøren skal plasseres ved opprettelse av et nytt bilag. Klikk på knappen for Vis alle bilag for alle brukere hvis du vil ha tilgang til bilag ført av andre. Disse bilagene vil da overføres til deg. I utgangspunktet har ikke alle brukere tilgang til å se alle bilag, men dette kan overstyres her hvis du er administrator/superbruker. 17

27 REGNSKAP Kolonnene i bilagsregistreringsvinduet I brukerinnstillinger for bilagsregistrering kan du merke av de kolonnene du ønsker skal vises i bilagsregistrering. Enkelte kolonner kan ikke velges bort. L Konto Motkonto Beskrivelse Reskontronummer Faktura KID Avg.behandling Prosjekt Avdeling Valutakode Valutakurs Valutasum Debet Kredit Angir linjenummeret. Hvert bilag består av minimum to posteringslinjer. Nummereringen starter på 1 for hvert bilag. Konto for hovedposteringen. Beløpet som oppgis i denne linjen posteres på kontoen som oppgis her. Beløpet som angis under Debet eller Kredit motposteres mot denne kontoen, med fratrekk for eventuell avgiftsbehandling på Konto. For å øke informasjonsverdien av regnskapet, bør du benytte denne kolonnen til å beskrive posteringen i fritekst. Kontoens navn blir ellers satt inn i kolonnen. Kunder og leverandører har sitt eget Reskontronummer, som tilsvarer kontakt- og leverandørnummeret de er tildelt gjennom Kontaktregisteret. Reskontroposteringer knyttes opp mot Fakturaen for den fordringen/gjelden som posteres. Denne kolonnen kan ikke redigeres direkte. Selve nummeret føres i et eget vindu for slike posteringer. Reskontroposteringer knyttes opp mot KID-nummeret for den fordringen/gjelden som posteres. Denne kolonnen kan ikke redigeres direkte. Selve nummeret føres i et eget vindu for slike posteringer. Flere kontoer er knyttet opp mot en egen Avgiftskode. Denne koden vises, og kan endres i denne kolonnen. Dersom en konto er knyttet mot et Prosjekt vil det vises i denne kolonnen. Det er også mulig å velge Prosjekt manuelt i nedtrekkslisten. Dersom en konto er knyttet mot en Avdeling vil det vises i denne kolonnen. Det er også mulig å velge Avdeling manuelt i nedtrekkslisten. Bilag kan registreres i fremmed valuta. Valutaen oppgis i dette feltet. Bilaget blir ført i regnskapet i klientens valuta. Pass på at Valutaregisteret er oppdatert. Viser beløpet som posteres til Debet. Viser beløpet som posteres til Kredit. 18

28 BILAGSREGISTRERING Hurtigtaster i bilagsregistrering Bruk av hurtigtastene gjør at arbeidet i bilagsregistrering går raskere. Legg merke til at flere av tastene har ulike funksjoner avhengig av hvor du står og hva du gjør. Noen av hurtigtastene har flere funksjoner, avhengig av hvor markøren er plassert i registreringsvinduet. Tast Funksjon. + Nytt bilag - Begynner på nytt bilagsnummer hvis forrige er i balanse. / eller * Bytter Bilagsart. Lukk fakturainfovinduet etter at fakturanummeret er tastet inn. Motposter differansesummen til siste posteringslinje i bilaget. (Du må stå i kontokolonnen på den siste linjen.) - Åpner liste over alle kontoer hvis du står i kontokolonnen. * Kopiere beskrivelsen fra foregående postering, om du står i kolonnen for beskrivelse. (Gjelder *-tasten på det nummeriske tastaturet) d CTRL+INSERT CTRL+L CTRL+B CTRL+A CTRL+K CTRL+R CTRL+I CTRL+P CTRL+H CTRL+Q F1 F3 F4 Setter inn dagens dato (Systemdato). Gjelder datofelter. Setter inn en bilagslinje. Viser Bilagsliste. Åpner Bilagsartinnstillinger. Åpner Avgiftskoderegisteret. Åpner Kontoplanen. Åpner Valutaregisteret. Åpner Brukerinnstillinger. Åpner Rapportmodulen. Overfører til Hovedbok. Lukker vinduet. Åpner hjelpefilen. Gå til bilagsmal. Trekker ut mva. i føringen. 19

29 REGNSKAP F5 F8 F9 F11 F12 Legger til mva. i føringen. Gå til netto/bruttomodus. Setter fokus i feltet for Bilagsdato. Flytter markøren til feltet for valg av periode. Åpner Kalkulator, når du står i feltet Debet eller Kredit Åpner listen over kunder for føring av fordringer på en av dem Åpner listen over leverandører for føring av gjeld på en av dem. CTRL+R ESC Space (mellomrom) Åpner Valutaregisteret. Lukker kontolisten dersom den er åpen. Åpner nedtrekkslisten der det finnes (som ved avdeling, prosjekt etc.). Bilagsarter Regnskapsmodulen er forhåndsoppsatt med 12 forskjellige bilagsarter. Alle bilag som registreres må føres enten på en av de forhåndsoppsatte bilagsartene, eller på en egenopprettet bilagsart. Føring på ulike bilagsarter gir mulighet for en mer effektiv registrering og hensiktsmessig arkivering av bilag. For enklere å kunne skille de forskjellige bilagsartene fra hverandre i hovedboken brukes det koder for de ulike bilagsartene (F.eks. UF for utgående fakturaer, IF for inngående fakturaer). Du kan tilpasse og opprette nye bilagsarter i Regnskapsinnstillinger under fanekortet Regnskapsinnstillinger og knappen Bilagsartinnstillinger og nummerserier. Du kan redigere bilagsartene som følger med som standard, men du vil kun ha mulighet til å slette bilagsarter du har opprettet selv. Du kan også klikke Bilagsartinnstillinger i verktøylinjen i bilagsregistrering. Hvordan registrere bilag? Modulen for Bilagsregistrering inneholder flere automatiserte rutiner, blant annet ved avgiftsbehandling og registrering av betalinger. På denne siden beskrives grunnleggene registrering, mens resten av kapittelet beskriver de mer automatiserte rutinene. I øvre del av vinduet ser du linjene på det bilaget du for øyeblikket fører. I nedre del av vinduet ser du en oversikt over tidligere førte bilag. Velger du Skjul bilagsliste øverst i vinduet, skjules den nedre delen. 20

30 BILAGSREGISTRERING Slik registrerer du bilag i Bilagsregistrering 1. Velg Vis, pek til Regnskap og klikk Bilagsregistrering. 2. Klikk Ny. Alternativt kan du trykke [Ctrl] + [N] på tastaturet. 3. Velg Bilagsart, Bilagsdato og Periode for bilaget. Du kan endre bilagsart ved å taste [/] eller [*] på tastaturet. 4. Tast inn kontonummeret du skal føre bilag på i kolonnen Konto. Du kan eventuelt hente opp kontoplanen ved å taste [-] og velge konto herfra. 5. Tast eventuelt inn Motkonto. Motkonto! Bruk av motkonto gjør bokføringen raskere. Motkonto er den kontoen bilagslinjen skal føres mot. Denne kontoen vil automatisk motposteres med beløpet som føres på den første kontoen. Dersom du ønsker å føre en og en bilagslinje manuelt, kan du skjule denne kolonnen gjennom brukerinnstillingene for bilagsregistrering. 6. Trykk [ENTER]. Markøren flyttes nå til Debet eller Kredit, avhengig av hva som er standard for kontoen. Dette settes som innstilling i kontoplanen. 7. Tast inn beløp og trykk [ENTER]. Har du ført opp Motkonto, vil en ny linje også opprettes, med tilsvarende beløp. Dersom ev av kontoene er satt opp med en Avgiftskode, vil beløpet også fordele seg på den aktuelle avgiftskontoen og motkonto. 8. Klikk Sett inn posteringslinje for å legge til en linje på bilaget. 9. Klikk Ny eller trykk [+] dersom du ønsker å føre et nytt bilag. 10. Gjenta punktene til alle bilag er ført. 11. Overfør bilagene til Hovedbok, eller la bilagene bli liggende lagret i Bilagsregistrering. Tips! For å effektivisere bilagsføringen bør du gjøre deg kjent med de forskjellige hurtigtastene. 21

31 REGNSKAP Hvordan overføre til Hovedbok? Slik overfører du bilag til hovedboken 1. Velg Vis, pek til Regnskap og klikk Bilagsregistrering. 2. Klikk Overfør til hovedbok. Alternativt kan du overføre bilag ved å velge Vis - Regnskap - Overfør til hovedbok. 3. Sett utvalg for overføring til hovedbok. Du kan velge å overføre en bilagsart, en periode eller alle bilagsarter. Kombinasjoner er også mulige som f.eks. bilag med bilagsart Utgående faktura fra Periode 3. Tips! Har du merket av for Bunthåndtering i brukerinnstillingene for bilagsregistrering, kan du velge bunt i utvalgsvinduet. 4. Fjern markeringen dersom du ikke ønsker å vise en Forhåndsvisning av posteringsjournalen før overføring til hovedbok. 5. Klikk Neste. 6. Kontroller at innholdet i forhåndsvisningen av posteringsjournalen stemmer. 7. Klikk Close Preview for å lukke forhåndsvisningen. 8. Klikk Forrige dersom innholdet i posteringsjournalen ikke er korrekt. Du kan da gå tilbake og sette nytt utvalg og få en ny forhåndsvisning av posteringsjournalen. 9. Velg ønsket Utskriftsmedie for originalutskrift av posteringsjournalen dersom innholdet i forhåndsvisningen er korrekt. Velger du skriver må du godkjenne utskriften. 10. Klikk Fullfør. Har du valgt skriver må du godkjenne utskriften. Klikker du Nei vil posteringsjournalen bli skrevet ut på nytt. Du vil ikke ha mulighet til å gjøre endringer i posteringsjournalen, bare skrive ut rapporten på nytt. Bilagene overføres til hovedboken. 22

32 BILAGSREGISTRERING Bilagsregistrering mot reskontro Du kan føre mot reskontro i bilagsregistrering. I reskontromodulen finnes det funksjoner for betalingsoppfølging, rentefakturering, inkasso, remittering med mer. For de som har programversjoner med ordre/faktura- og innkjøpsmoduler gjøres bilagsføringen vanligvis ved overføring av faktura og betalinger derfra. I standard kontoplan som følger med programmet er konto 1510 Kundefordringer og 2410 Leverandørgjeld satt opp med Reskontrofunksjon. Alle kunder og leverandører knyttes opp mot disse kontoene. Ved postering av bilag mot konto 1510 og 2410, blir du derfor bedt om å knytte registreringen opp mot en Kontakt. Slik registrerer du inngående eller utgående faktura i Bilagsregistrering 1. Klikk Ny for å opprette et nytt bilag. 2. Velg bilagsart Utgående faktura (mot kunder) eller Inngående faktura (mot leverandører) avhengig av hvilken type bilag du skal føre. 3. Tast inn konto 1510 (kunder) eller 2410 (leverandører) i kolonnen Konto. Dette åpner en liste over alle kontakter som er merket av som enten kunder (1510) eller leverandører (2410) på kontaktkortet. 4. Merk Kunden eller Leverandøren du skal føre bilag mot. Du kan klikke Ny for å opprette kontakten dersom denne ikke finnes i kontaktregisteret fra før. I registreringsvinduet kan du fylle ut Navn, Org. nr. og Mva-nr., ønsker du å registrere mer informasjon om kontakten må det gjøres i kontaktregisteret. 5. Fyll ut Fakturanummer og/eller KID. Resten av feltene fylles ut etter de betingelsene som er satt for kunden. Fakturadato settes til det samme som Bilagsdato, men datoen kan overstyres. 6. Tast pluss [+] på det numeriske tastaturet for lukke vinduet. 7. Tast eventuelt inn Motkonto, og trykk [ENTER]. Motkonto! Bruk av motkonto gjør bokføringen raskere. Motkonto er den kontoen som bilagslinjen skal føres mot. Hvis du f.eks. skal føre et salg på konto 1510 Kundefordringer, vil et naturlig valg av motkonto være 3010 Salgsinntekter, avgiftspliktige. 8. Klikk Sett inn posteringslinje for å legge til en linje på bilaget. 9. Legg inn fakturabeløp under Debet og trykk [ENTER]. Dette beløpet blir nå fordelt på angitt Avgiftskonto og Motkonto du skrev inn under punkt 7. 23

33 REGNSKAP Bilaget kan nå overføres til hovedbok. Ved overføring til hovedbok vil også modulen Reskontro bli oppdatert. Registrering av fakturainformasjon Ved registrering av både Inngående fakturaer og Utgående fakturaer vil du få opp et eget vindu hvor du kan legge inn relevante opplysninger. Denne informasjonen vil forenkle registreringen av betalinger. Fakturanummer og/eller KID identifiserer fakturaen. Fakturadato settes til samme dato som for bilaget. Dersom du endrer dato i dette vinduet, blir datoen for bilaget oppdatert. Forfallsdato beregnes etter betalingsbetingelsene som er satt på kunden/leverandøren. Betalingsbetingelser settes som standard for hver enkelt kontakt. Du kan likevel endre betingelsene i dette vinduet. Dette vil da påvirke feltet ovenfor, og eventuelle manuelle endringer på Forfallsdato blir overstyrt av dette feltet. (Kun UF). Betingelser for Rentefakturering angis som standard for hver enkelt kunde. Endringer i dette feltet vil styre om eventuelle forsinkede betalinger skal foreslås til Rentefakturering. (Kun UF). På samme måte kan du velge om fakturaen eventuelt Skal påminnes, ved å merke (eventuelt fjerne merkingen) i denne boksen. (Kun UF). Verdi for Skal remitteres hentes fra leverandøren, men kan overstyres her. (Kun IF). Leverandørens Bankkonto hentes fra kontaktkortet. Du kan registrere bankkontonummer ved å klikke Ny, men vær oppmerksom på at dette ikke oppdaterer informasjonen i kontaktkortet. (Kun IF). Registrering av betaling i bilagsregistrering For å registrere en betaling på en Inngående- eller Utgående faktura, bør den opprinnelige fordringen/gjelden allerede være registrert og overført til Hovedbok. Betaling kan da både registreres som beskrevet nedenfor, eller via reskontromodulen. For de som har programversjoner med ordre/faktura- og innkjøpsmoduler gjøres bilagsføringen vanligvis ved overføring av faktura og betalinger derfra, slik at også disse funksjonene kan benyttes. For de som benytter factoring må bilagsføringen gjøres fra reskontro. 24

34 BILAGSREGISTRERING Slik registrerer du betalinger direkte i bilagsregistrering 1. Klikk Ny for å opprette et nytt bilag. 2. Velg bilagsart Bank, Postgiro eller Kasse. Felles for disse er at de er Betalingsbilagsarter som signaliserer at du skal registrere en betaling. Du bytter bilagsart med [/] tasten, til bilagsnummeret i kolonnen helt til venstre starter på IF eller UF. 3. Tast inn konto 1510 (kunder) eller 2410 (leverandører) i kolonnen Konto. Dette åpner en liste over alle kontakter som er merket av som enten kunder (1510) eller leverandører (2410) på kontaktkortet. 4. Merk Kunden eller Leverandøren du skal føre bilag mot og trykk [ENTER]. Alternativt kan du taste inn kontaktnummeret direkte i kontofeltet. Du vil da slippe dette valget. Uansett åpnes en oversikt over alle Fakturaer som er registrert på kontakten. 5. Merk fakturaen du skal registrere betaling for. Alternativt kan du taste inn fakturanummeret direkte i kontofeltet. 6. Tast inn Motkonto, og trykk [ENTER]. Motkonto er den kontoen betalingen skal føres mot. Ved registrering på bilagsart Bank vil motkonto 1930 Bankinnskudd være det naturlige. Bilaget kan nå overføres til Hovedbok. Den åpne posten i reskontro vil oppdateres med betalingen og registreres som lukket, dersom betalingen er identisk med det utestående beløpet på fakturaen. Hvordan redigere et bilag? Mulighetene for å redigere bilag etter at de er overført til hovedboken er svært begrenset. Vi anbefaler derfor at du kontrollerer og retter opp eventuelle feilkilder før du overfører til hovedbok. Oppdager du feil i et bilag som allerede er overført til hovedbok må du føre et korrigeringsbilag som er lik det opprinnelige, men med motsatte fortegn. Slik fører du et korrigeringsbilag 1. Velg Vis, pek til Regnskap og klikk Bilagsregistrering. 2. Opprett ett nytt bilag (f.eks. utgående kreditnota), velg ønsket dato og periode. 25

35 REGNSKAP 3. Velg Vis bilagsliste i nedtrekkslisten. 4. Velg deretter Hovedbok i nedtrekkslisten nederst til høyre. 5. Søk deg frem til bilaget som skal reverseres. Skriv f.eks. inn aktuelt bilagsnummer og bilagsart, og bilaget vil komme til syne i feltet nedenfor. 6. Marker bilaget og klikk Gå til. Klikk deretter Lukk. Bilaget vil nå vises nederst i hovedvinduet. 7. Klikk Slett. Knappen finner du over bilagslisten. Du får da spørsmål om du ønsker å reversere bilaget. 8. Svar Ja på dette. Programmet vil da føre et nytt bilag motsatt av hovedboksbilaget. NB! Angrer du reverseringen, kan du slette bilaget på vanlig måte ved å klikke på Slett i øvre del av vinduet. Du vil likevel kunne reversere samme bilaget senere. 9. Klikk Overfør til hovedbok for å overføre bilaget. Det opprinnelige bilaget og det nye bilaget vil til sammen gå i null. Slik setter du inn en posteringslinje 1. Finn frem til bilaget som mangler posteringslinjer. 2. Plasser markøren i en av bilagslinjene. 3. Klikk Sett inn posteringslinje. 4. Før inn de manglende posteringslinjene på vanlig måte. Slik kan du endre periode/dato på et bilag 1. Finn frem til bilaget som er ført i feil periode. 2. Plasser markøren i en av bilagslinjene. 3. Endre perioden i periodefeltet i verktøylinjen. 26

36 BILAGSREGISTRERING Det samme gjelder når du skal endre dato. Samtlige posteringslinjer på det valgte bilaget vil da bli endret til den nye perioden/datoen. Slik sletter du et bilag 1. Finn frem til bilaget som skal slettes/korrigeres. 2. Klikk Slett i verktøylinjen for å slette et bilag eller en bilagslinje. 3. Velg om du vil slette en Linje eller et Bilag. Dersom bilaget ikke balanserer etter at du har slettet en linje, må du sette inn en ny posteringslinje før du kan gå videre. Merk! Når du sletter et bilag, vil det neste bilaget som opprettes benytte dette bilagsnummeret, slik at det ikke blir hull i bilagsnummerserien. 27

37 REGNSKAP BILAGSMALER I bedrifter av en viss størrelse vil det som regel føres flere like bilag, med små variasjoner. En bilagsmal lar deg taste inn denne variable informasjonen og oppretter ett eller flere bilag etter den angitte malen. Typiske eksempler er bokføring av repeterende fakturaer, periodisering av husleie eller avskrivning på investeringer. Funksjonen aktiveres gjennom Brukerinnstillinger, ved hjelp av knappen Bilagsmal, og viser en egen nedtrekksliste med tilgjengelige bilagsmaler i modulen for Bilagsregistrering. Du kan også aktivere Verktøylinjen for bilagsmaler, som gir deg egne knapper i bilagsregistreringsvinduet. Slik fører du bilag ved hjelp av en bilagsmal 1. Opprett et nytt bilag på vanlig måte, hvor du angir bilagsart, dato og periode for bilaget. 2. Velg ønsket Bilagsmal og trykk [ENTER]. 3. Velg eller skriv inn verdiene som er påkrevde for bilagsmalen. 4. Skal du føre flere bilag med samme mal, hvor alle skal ha samme verdi (for eksempel flere Inngående faktura fra én leverandør) kan du merke av for Standard. Verdien vil da foreslås neste gang bilagsmalen benyttes. 5. Klikk OK. Ett eller flere bilag opprettes nå med disse verdiene, avhengig av bilagsmalen du har benyttet. Hurtigføring av bilag ved hjelp av verktøylinjen for bilagsmaler Du kan også aktivere verktøylinjen for bilagsmaler, som gir deg egne knapper i bilagsregistreringsvinduet, stedet for eller i tillegg til nedtrekkslisten. Disse knappene fungerer som snarveier til ulike bilagsmaler. Bilagsregistreringen blir da noe endret. Mange benytter denne funksjonen for de mest brukte bilagene. Du kan se mer om hvordan du aktiverer verktøylinjen for bilagsmaler i avsnittet "Hurtigføring av bilag". Innstillinger for bilagsmaler En bilagsmal er et fast bilag med forhåndsdefinerte bilagslinjer som kan hentes opp i vinduet for Bilagsregistrering. Du kan opprette så mange bilagsmaler du vil, eller redigere de forhåndsdefinerte malene og tilpasse dem dine behov. I tillegg til at en bilagsmal oppretter faste bilagslinjer, kan det også defineres hvilken variabel informasjon som skrives inn for hver gang bilagsmalen benyttes. En bilagsmal kan også opprette flere periodiserte bilag som fordeler et beløp med faste intervaller utover året. Bilagsmalene er gruppert etter bruksområde. Gjennom nedtrekkslisten øverst i vinduet kan du velge å vise maler fra en enkelt Gruppe, om du ønsker bedre oversikt. Dobbeltklikk på malen du ønsker å redigere, eller benytt verktøylinjen for ytterligere administrasjon av malene: Klikk Ny for å opprette en ny bilagsmal. Dette starter veiviseren for ny bilagsmal. Klikk Rediger dersom du ønsker å redigere en eksisterende mal. Dette starter også veiviseren for bilagsmaler. 28

38 BILAGSMALER Klikk Dupliser etter at du har merket bilagsmalen du ønsker å kopiere. Dette oppretter en ny bilagsmal i listen. Klikk Importer for å lese inn en fil med nye bilagsmaler. Dette kan f.eks. være bilagsmaler du har eksportert fra en annen firmadatabase. Klikk Eksporter for å lagre informasjon om et utvalg bilagsmaler i en fil. Filen kan siden importeres i en annen firmadatabase. Verktøylinjen for bilagsmaler Hurtigføring av bilag ved hjel av verktøylinjen for bilagsmaler Du kan aktivere verktøylinjen for bilagsmaler, som gir deg egne knapper i bilagsregistreringsvinduet, istedet for eller i tillegg til nedtrekkslisten for bilagsmaler. Disse knappene fungerer som snarveier til ulike bilagsmaler. Bilagsregistreringen blir da noe endret. De store knappene øverst i bilagsregistreringsvinduet gjør det enkelt å registrere de vanligste bilagene. Knappene starter små veivisere som hjelper deg å legge inn all informasjon som er nødvendig for korrekt føring av bilagene. Knappene aktiveres gjennom Brukerinnstillinger, og knappen Verktøylinje bilagsmal. Du kan også legge opp dine egne bilagsmaler, i tillegg til de systemopprettede bilagsmalene. Knappene er for brukere som ønsker å forenkle føringen av bilag. Enkelte som har hurtigtaster og kontoer i fingrene vil kanskje oppleve det som mest effektivt å føre bilagene linje for linje. Merk! Vær oppmerksom på at du vil få færre muligheter til å overstyre forvalgte innstillinger på kunder og leverandører når du benytter denne verktøylinjen. Slik registrerer du en innbetaling Denne knappen betinger at du har tidligere har registrert fakturaen som blir betalt og overført den til hovedboken. 1. Velg kunden du har mottatt betaling fra i listen. 2. Sjekk at Dato stemmer med datoen du mottok betalingen. 29

39 REGNSKAP 3. Velg Konto etter hvilken betalingsform som er benyttet. Hvert valg er knyttet mot en spesifikk bilagsart og hovedbokskonto som skal debiteres. Disse alternativene kan redigeres under Regnskapsinnstillinger. 4. Velg om fakturaen som betales er en Åpen post eller Lukket post (betalt faktura). Dette valget bestemmer hvilke poster du kan velge mellom i vinduet nedenfor. 5. Velg også hvordan du ønsker fakturaene skal grupperes, etter MatchID eller Fakturanummer. Dette vil bare være relevant dersom du har mange fakturaer og trenger bedre oversikt. 6. Merk fakturaen som er betalt i fakturalisten. 7. Juster Innbetalt beløp dersom det avviker fra det fakturerte. En eventuell delbetaling kan følges opp videre gjennom Reskontro. 8. Før eventuelt Purregebyr i egen kolonne. Dette beløpet registreres på egen konto og ikke mot hovedfordringen. 9. Klikk OK. Bilaget opprettes i hovedvinduet, og kan justeres før overføring til hovedboken. Slik registrerer du en inngående faktura Med denne knappen registrerer du faktura du mottar fra dine leverandører. 1. Klikk Inngående faktura. 2. Velg leverandøren du har mottatt fakturaen fra i listen. 3. Klikk OK. 4. Før opp Fakturanummer og eventuell KID. 5. Sjekk at Fakturadato og Forfallsdato stemmer overens med fakturaens. 6. Velg om fakturaen Skal remitteres. 7. Skriv inn beløpet som skal registreres som kostnad over innkjøpskontoen. Etter du har skrevet inn beløpet opprettes en ny bilagslinje. 8. Om du ønsker å fordele beløpet på andre kontoer kan du benytte den nye linjen til dette. 9. Velg Vis alle kontoer om du ønsker å velge mellom andre kontoer enn innkjøpskontoene. 10. Klikk OK. Bilaget opprettes med bilagsart Inngående faktura, og kan justeres før overføring til hovedboken. Slik registrerer du en inngående kreditnota Denne knappen betinger at du har tidligere har registrert fakturaen som blir kreditert og overført den til hovedboken. 1. Velg leverandøren du har mottatt kreditnotaen fra i listen. 2. Sjekk at Dato stemmer overens med kreditnotaen. 3. Velg om fakturaen som krediteres er en Åpen post eller Lukket post (betalt faktura). Dette valget bestemmer hvilke poster du kan velge mellom i vinduet nedenfor. 4. Velg også hvordan du ønsker fakturaene skal grupperes, etter MatchID eller Fakturanummer. Dette vil bare være relevant dersom du har mange fakturaer og trenger bedre oversikt. 30

40 BILAGSMALER 5. Merk fakturaen som skal krediteres i fakturalisten. 6. Klikk OK. Bilaget opprettes med bilagsart Kreditnota, og kan justeres før overføring til hovedboken. Innstillinger for verktøylinjen for bilagsmaler I brukerinnstillinger har du mulighet til å overstyre bilagsartene som er spesifisert for føring ved bruk av hurtigknappene. I tillegg kan du opprette egne knapper som lar deg føre bilag ved hjelp av egendefinerte bilagsmaler. Slik endrer du bilagsart for en bilagsmal 1. Klikk til høyre for valget Verktøylinje bilagsmal i Brukerinnstillinger. 2. Klikk deretter ved siden av malen du ønsker å endre bilagsart for. 3. Velg bilagsart i nedtrekkslisten. 4. Klikk OK. Bilag opprettet med bilagsmalen vil nå føres med bilagsarten. Slik kan du legge til en egendefinert bilagsmal 1. Velg blant dine egendefinerte bilagsmaler i nedtrekkslistene nederst i vinduet. 2. Klikk ved siden av nedtrekkslisten om du ønsker å justere innstillingene for bilagsmalen. 3. Klikk OK. Verktøylinjen vil nå oppdateres med dine egendefinerte bilagsmaler. Opprette og redigere egne bilagsmaler Bilagsmaler opprettes og redigeres gjennom en veiviser som leder deg gjennom alle nødvendige innstillinger. Før du går i gang med veiviseren kan det være en fordel å tegne opp hvordan de endelige bilagene skal se ut, og planlegge hvilke inntastingsverdier som er nødvendige. 31

41 REGNSKAP Tips! Den enkleste måten å lage nye bilagsmaler på er å duplisere en eksisterende mal, og foreta alle nødvendige endringer gjennom veiviseren. Programmet er oppsatt med flere slike bilagsmaler som kan benyttes som utgangspunkt for dine egne. Slik oppretter du en bilagsmal 1. Velg Vis, pek til Regnskap og klikk Bilagsmaler. 2. Klikk Ny eller marker en bilagsmal og klikk Dupliser. 3. Tast inn Sorteringsnummer. Dette styrer rekkefølgen bilagsmalene vil få i nedtrekkslisten i bilagsregistrering. Ved å endre numrene kan du flytte de mest brukte bilagsmalene opp i listen slik at de blir lettere tilgjengelig. 4. Skriv inn ønsket Navn på bilagsmalen. 5. Bestem Standard bilagsart. 6. Skriv inn Beskrivelse. 7. Velg Gruppe at bilagsmalen skal tilhøre. Gruppefeltet benyttes til sortering av bilagsmaler. 8. Merk av dersom Malen skal brukes til periodisering. 9. Fjern markeringen dersom bilagsmalen ikke Skal vises i bilagsregistrering. 10. Klikk Neste. Periodisering av kostnad/inntekt I enkelte tilfeller skal kostnader på en faktura periodiseres over flere måneder selv om fakturaen skal betales i sin helhet. Dette kan for eksempel gjelde ved kvartalsvis betaling av husleie. Innstilling for periodisering av en bilagsmal vil kun være tilgjengelig dersom det er satt at Malen skal brukes til periodisering i første steg av veiviseren Ny/redigere bilagsmal. 32

42 BILAGSMALER 11. Klikk Ny for hver periodisering du ønsker å opprette. For slik periodisering defineres et eget bilag gjennom oppbygning av bilagslinjer som gjentas et visst antall ganger med én periodes intervall. Du kan også bestemme hvor lenge etter aktiv periode gjentakelsene skal starte. 12. Bilagsmalen oppretter med andre ord like mange bilag som summen av Antall gjentakelser for alle linjene i dette vinduet. 13. Klikk Neste for å sette hvilke innverdier som skal kreves ved anvendelse av bilagsmalen. En periodisering som ser slik ut genererer sju bilag: Beskrivelse Start periode Gjentakelser Bilag Periode Opprinnelig bilag Aktiv periode 1 1 Aktiv 1. periodisering Aktiv periode 3 2 Aktiv 2. periodisering Aktiv periode Aktiv Aktiv Aktiv Aktiv Aktiv + 5 Definisjon av Inntastingsverdier Ved anvendelse av en bilagsmal blir du som oftest bedt om å taste inn enkelte verdier som skal inngå i bilaget. Det er ingenting i veien for å opprette bilagsmaler uten slike inntastingsverdier, men med forhåndsbestemte, faste verdier i alle bilagslinjene. 14. Klikk Ny for hver innverdi du trenger til bilagsmalen. For hver verdi angir du: 33

43 REGNSKAP Type: Du kan velge mellom ti verdityper: Beløp, Konto, Kunde, Leverandør, Fakturanummer, KID, Prosjekt, Avdeling, Beskrivelse og Dato. Dette valget styrer hvilket format verdiene har som velges/skrives inn. Beskrivelse: Denne beskrivelsen blir navnet til feltet i inntastingsvinduet. Har du for eksempel flere felt av type Konto kan det lønne seg å gi et navn som beskriver hva kontoen skal benyttes til i bilaget (eksempelvis Balansekonto og Kostnadskonto ). Standardverdi: Fylles automatisk inn i feltet ved anvendelse av bilagsarten. Legg merke at du også kan endre denne standardverdien i inntastingsvinduet, ved å merke av for Standard (se Registrering med Bilagsmaler). Skjul inntastingsverdi: Dersom du ønsker at standardverdien skal benyttes hver gang bilagsmalen benyttes kan du skjule feltet fra inntastingsvinduet. Dette betinger selvfølgelig at du har satt en standardverdi ellers vil ikke bilagsmalen fungere. Etter hvert som du legger opp flere innverdier kan du se en Forhåndsvisning av vinduet. 15. Klikk Neste for å bestemme hvor verdiene plasseres i bilagslinjene. Opprett bilagslinjer Siste steg i veiviseren for bilagsmaler er å sette opp selve bilagene. For hver bilagslinje kan du plassere inntastingsverdiene du definerte i forrige vindu i bilaget. Du kan også sette inn faste verdier for hver bilagslinje om du ikke ønsker å benytte inntastingsvinduet. Periodiserte bilagsmaler krever at du definerer ett eget bilag for hver periodisering. I nedtrekkslisten øverst til høyre velger du mellom periodiseringene, og oppretter bilagslinjer for hver av dem. Om du ikke har klart for deg hvilke inntastingsverdier som trengs til bilaget, kan du opprette bilagslinjene først, og klikke Tilbake for å legge inn inntastingsverdier etter hvert som du trenger dem. 16. Klikk Ny for å opprette en bilagslinje 17. Sett opp verdier for hver av kolonnene i bilagslinjen i Linje-vinduet. 18. Gjenta prosedyren til du har opprettet alle bilagslinjene som skal inngå i bilaget. 19. Periodiserte bilagsmaler krever at du oppretter flere bilag. Du velger de forskjellige periodiseringene i nedtrekkslisten øverst til høyre i vinduet. Vær nøye med at alle bilagene balanserer og at du har fordelt alle beløp slik at eventuelle interimskontoer er tømte etter eventuelle periodiseringer. 34

44 BILAGSMALER 20. Klikk Fullfør for å lagre malen. Malen kan nå benyttes ved bilagsregistrering. Feltbeskrivelser av linjer i bilagsmalen Hvert felt i en bilagslinje kan enten inneholde en fast verdi som er likt hver gang bilagsmalen benyttes, eller en variabel verdi som hentes fra inntastingsvinduet. De variable verdier hentes inn i felt ved at du velger verdibeskrivelsen som er angitt i klammer, slik: <Verdibeskrivelse>. Konto hentes inn fra kontoplanen gjennom en nedtrekksliste. Skal du benytte en annen konto finner du raskt frem ved å åpne nedtrekkslisten og taste inn de første sifrene i kontonummeret. Kontoer som hentes fra inntastingsvinduet ligger øverst i denne listen. Alle inntastingsverdier av type Konto kan velges her. Feltet Beskrivelse foreslår alltid navnet på kontoen du valgte ovenfor. Dette feltet kan du gjerne overskrive med en fast verdi. Husk også på at beskrivelsesfeltet alltid kan overskrives etter at bilaget er opprettet ved registrering. Som Avg. behandling foreslås alltid innstillingene for hovedbokskontoen du valgte øverst. Om denne alltid skal overskrives ved bruk av bilagsmalen, kan du velge en annen avgiftskode i nedtrekkslisten. Reskontronummer, kan kun settes for kontoer med reskontrofunksjon (standard er 2410 Leverandørgjeld og 1510 Kundefordringer). Alle inntastingsverdier av type Leverandør kan velges dersom konto er 2410, og Kunde om konto er Fakturanummer kan kun settes for kontoer med reskontrofunksjon (standard er 2410 Leverandørgjeld og 1510 Kundefordringer). Alle inntastingsverdier av type Fakturanr. kan velges her. KID kan kun settes for kontoer med reskontrofunksjon (standard er 2410 Leverandørgjeld og 1510 Kundefordringer). Alle inntastingsverdier av type KID kan velges her. Prosjekt hentes inn fra prosjektregisteret gjennom en nedtrekksliste. Prosjekter som hentes fra inntastingsvinduet finner du øverst i denne listen. Alle inntastingsverdier av type Prosjekt kan velges her. Avdeling hentes inn fra standardregisteret gjennom en nedtrekksliste. Avdelinger som hentes fra inntastingsvinduet finner du øverst i denne listen. Alle inntastingsverdier av type Avdeling kan velges her. Som Beløp kan du velge en inntastingsverdi direkte eller du kan bygge opp en formel som lar deg utføre avanserte kalkulasjoner basert på en eller flere inntastingsverdier. Alle inntastingsverdier av type Beløp kan velges her. 35

45 REGNSKAP Bruker du en inntastingsverdi direkte kan du også velge om beløpet skal føres som debet eller kredit, og om det skal føres eksklusiv eller inklusiv merverdiavgift. Velger du Formel må du åpne et eget vindu for å definere utregningen. Debet eller kredit bestemmes da etter beløpets fortegn, positive beløp føres som debet og negative føres som kredit. Formler i bilagsmaler Beløpet i en bilagslinje kan enten hentes rett fra en inntastingsverdi, eller den kan bestå av en formel. I en formel kan du sette opp dine egne regneoperasjoner basert på en eller flere inntastingsverdier. Vinduet for opprettelse av en slik formel åpnes ved hjelp av denne knappen etter du har valgt Formel i nedtrekkslisten for beløp. 1. Velg inntastingsverdien som skal inngå i beregningen fra nedtrekkslisten. Hver verdi kan velges eksklusiv eller inklusiv merverdiavgift. 2. Klikk Sett inn. Inntastingsverdien vises nå som en kode i formelvinduet. Eksempel: <b_fakturabeløp> (b står her for Brutto som betyr at Fakturabeløpet benyttes inklusiv mva.) 3. Skriv inn kalkulasjonene som skal utføres på beløpet. Du kan benytte de fire vanligste regneoperasjonene, heltall eller desimaler. Pass på at du bruker PUNKTUM (.) som desimalskilletegn. 4. Sett MINUS foran hele beregningen om du ønsker å reversere tidligere valg av debet eller kredit. Hovedregelen er at et negativt resultat av formelen føres som kredit, og positive resultat føres som debet. Eksempel: - <n_fakturabeløp> / 3 Dette setter inn en tredjedel av fakturabeløpet (som er en inntastingsverdi) eksklusive mva (netto). Samtidig snus fortegnet slik at debet/kredit-føringen reverseres. 36

46 BILAGSMALER Import og Eksport av bilagsmaler Bilagsmaler er kun tilgjengelig for firmadatabasen de opprettes i. Dersom har opprettet bilagsmaler du ønsker å benytte i flere firmadatabaser, kan du eksportere malene og importere disse i en annen firmadatabase. Eksport av bilagsmaler 1. Åpne menyen Vis, pek på Regnskap og klikk Bilagsmaler. 2. Klikk Eksport. 3. Overfør bilagsmalene du ønsker å eksportere til høyre i vinduet. 4. Klikk Eksport. 5. Bla deg frem til mappen du ønsker å lagre filen i. (F.eks. C:\Mine dokumenter). 6. Klikk OK. Bilagsmalene er nå eksporterte, og kan importeres i en annen firmadatabase. Import av bilagsmaler 1. Velg Fil og klikk Åpne firmadatabase. 2. Velg firmadatabasen du ønsker å importere bilagsmalene til. 3. Velg Vis, pek på Regnskap og klikk Bilagsmaler. 4. Klikk Import. 5. Bla deg frem til mappen du lagret de eksporterte bilagsmalene i. 6. Velg filen som inneholder eksporten og klikk OK. 7. Overfør bilagsmalene du ønsker å importere til høyre i vinduet. 8. Klikk Import. Bilagsmalene er nå importerte, og kan benyttes ved bilagsregistrering. 37

47 REGNSKAP DOKUMENTER Hvordan linke et dokument til et bilag? Dokumentene som linkes til et bilag kopieres til følgende område, dersom du har programmet ditt installert lokalt på din maskin, og firmadatabasen du har ført bilaget i er firmadatabasenummer 001: C:\Programfiler\Mamut\Data\Client\000\001\DOCUMENTS\journals\2007. Slik linker du et dokument til et bilag 1. Poster et bilag på vanlig måte i bilagsregistrering. 2. Klikk Lagre når bilaget balanserer. 3. Klikk Linket dokument. 4. Klikk Link dokument. 5. Velg korrekt dokument og klikk OK. 6. Klikk OK. Behandling av dokumenter i Hovedboken 1. Finn det aktuelle bilaget i Hovedboken. 2. Velg en linje i bilaget. 3. Klikk Linket dokument. Velg Åpne dokument for å se dokument som allerede er linket til bilag. Velg Slette dokument for å slette dokument som er linket til bilag. Velg Link dokument til bilag for å linke et dokument til bilag i hovedboken. Merk! Dersom du ikke ser knappen Linket dokument i bilagsregistrering, er det fordi du ikke har merket av for dette i brukerinnstillingene. 38

48 DOKUMENTER Om skanning av dokumenter Faktura, bilag og rekvisisjoner kan skannes og lagres, og deretter viderebehandles elektronisk. Har du en skanner kan du selv skanne dokumenter og lagre de som vedlegg til for eksempel bilag i programmet. Enkelte programvareleverandører leverer spesiallagede programmer for skanning, og deretter elektronisk viderebehandling av ulike typer dokumenter. En del av disse dokumentene kan være egnet for å videreføre inn i ditt økonomisystem. Særlig fakturaer du mottar fra dine leverandører er egnet for dette. For å få til dette benyttes programvare for skanning, og ofte også OCR-programvare. OCR står for Optical Character Recognition, og er programmer som leser og tolker tekster i et elektronisk dokument, og der du som bruker gradvis lærer opp programmet til å tolke tekster i dokumenter du skanner ofte. Det er det mulig å importere bilag som er skannet og kontert i programmet Compello. Dette krever lisens på Tilleggsprodukt. Merk at begrepet OCR også ofte benyttes i forbindelse med funksjoner knyttet til filer fra banken som inneholder informasjon om betalinger som er gjort fra kundene dine. I Mamut kaller vi funksjonen for dette OCR/Bank. Dette må ikke forveksles med funksjoner der du selv skanner dokumenter. 39

49 REGNSKAP RESKONTRO Kundereskontroen og Leverandørreskontroen gir deg en fullstendig oversikt over alle åpne reskontroposter som er gjort på kundene og leverandørene dine og forenkler dermed betalingsoppfølgingen. Posteringer på en konto som er satt opp med reskontrofunksjonalitet i Kontoplanen blir automatisk postert både i Hovedbok og Reskontro. I Hovedbok finner du postene på kontoen med reskontrofunksjonalitet, mens du i Reskontro finner igjen de samme postene på reskontronummeret. Når man i Kontaktkortet definerer en kontakt som Kunde/Leverandør tildeles et Kundenummer/Leverandørnummer, som er det samme som Reskontronummer. Reskontroen knytter sammen informasjon fra flere moduler. I flere tilfeller er det ønskelig å se informasjon fra disse modulene, og du kan derfor åpne dem direkte fra reskontroen ved å klikke på knappene Gå til kontaktkortet, Gå til faktura, Gå til Innkjøp og Gå til bilag. Gjennom knappene i margen kan du velge mellom forskjellige visninger og funksjoner i modulen. Kundeliste, Leverandørliste, Reskontroliste og Aldersfordeling har en rekke funksjoner for behandling av poster i reskontro: Du kan du Registrere inn- og utbetalinger direkte på kundene eller leverandørene dine. Du kan også Matche/linke poster mot hverandre. Du kan Redigere postene. Du kan Gå til faktura fra Kundereskontroen. Du kan Gå til innkjøp fra Leverandørreskontroen. Du kan Gå til bilag for å finne bilaget i hovedboken. Alle registreringer mot kontoer med reskontrofunksjon finnes her sortert på Kunden eller Leverandøren som er knyttet opp mot posteringen, og ikke etter bilagsart, periode eller dato som i Hovedbok. I kundereskontromodulen finner du dessuten flere muligheter for videre betalingsoppfølging. Du finner knapper for betalingsoppfølging til venstre i kundereskontroen. Her har du mulighet for å generere betalingspåminnelser, sende fordringer til inkasso, rentefakturere, sende fordringer til factoring og lese inn OCR filer. Konto 1510 er standard konto for kundefordringer. I leverandørreskontromodulen har du også mulighet for å generere remitteringsfiler til banken din. Du finner knapper for betalingsoppfølging til venstre i leverandørreskontroen. Her har du mulighet for å generere filer til bank og å lese inn filer fra bank. Konto 2410 er standard konto for leverandørgjeld. Tips! De ulike vinduene i reskontro har en rekke utvalgsmuligheter øverst i vinduet. Når du endrer utvalgene må du klikke Oppdater for å oppdatere listen i henhold til utvalget du har satt. 40

50 RESKONTRO Tips! Du kan eksportere en rekke lister og tabeller til Excel ved hjelp av en meny på høyreklikk. Du kan sette et utvalg i listen - høyreklikke - og få dette utvalget ut i rapporten. Rapporten åpnes direkte i Excel. Vær oppmerksom på at filen er en midlertidig fil. Du må lagre denne dersom du ønsker å ta vare på den. Kundeliste og leverandørliste Kundelisten viser summen av alle reskontroposter per kunde. Du kan velge om du vil se en samlet liste over alle kundene dine, eller om du vil se en liste for en gitt kunde. I kundelisten vil du i tillegg til Åpne poster kunne sette utvalg på Åpne poster Saldo = 0 og Åpne poster Saldo < 0. Bruk av disse utvalgskriteriene gjør det enklere å finne poster som ikke er lukket mot hverandre. Nederst i vinduet vil du se en summering som viser Totalt utestående, Ikke Forfalt og Forfalt for kunden som er markert. Leverandørlisten viser summen av alle reskontroposter per leverandør. Du kan velge om du vil se en samlet liste over alle leverandørene dine, eller om du vil se en liste for en gitt leverandør. I leverandørlisten vil du i tillegg til Åpne poster kunne sette utvalg på Åpne poster Saldo = 0 og Åpne poster Saldo > 0. Bruk av disse utvalgskriteriene gjør det enklere å finne poster som ikke er lukket mot hverandre. Nederst i vinduet vil du se en summering som viser Totalt utestående, Ikke Forfalt og Forfalt for leverandøren som er markert. Merk! Kunder med en reskontro som går i 0 ikke vil bli med på denne listen, fordi det da ikke er saldo på kundene. Behandling av poster i kundelisten 1. Skriv 0 i feltet Kunde/Leverandør og klikk Oppdater for å vise alle. Ønsker du å vise bare én kan du: Åpne listen, velge ønsket Kontakt og klikke OK. 2. Marker kunden du vil se postene på. 3. Velg posten du vil behandle i detaljlisten, nederst i vinduet. Detaljlisten må aktiveres ved å velge Vis detaljer øverst i vinduet. 4. Velg om du vil: Registrere en Inn-/utbetaling, Redigere posten, Gå til faktura (kundeliste), Gå til innkjøp (Leverandørliste), Gå til bilag eller Knytte sammen/åpne poster (Match/Link poster). 41

51 REGNSKAP Tips! Ved å velge Vis detaljer får du opp en detaljert liste som viser hvilke poster som utgjør saldoen på den aktuelle kontakten. Reskontroliste Reskontroliste er en posteringsliste som gir en oversikt over alle posteringer som er gjort på kontaktene dine. I Reskontrolisten kan du også finne ut hvilke statuser de ulike postene har i regnskapet ditt. Hvilke kolonner som skal vises og hvor mange utvalgskriterier og statuser du skal ha tilgjengelig i reskontrolisten definerer du i Brukerinnstillinger. Slik finner du utgående fakturaer som ikke er betalt og som har forfalt til betaling 1. Velg Åpne i den første nedtrekkslisten for utvalg. 2. Velg Fakturaer Forfalt i den andre nedtrekkslisten for utvalg. 3. Skriv 0 i feltet Kunde/Leverandør og klikk Oppdater for å vise alle kunder. Ønsker du å vise bare én kontakt kan du: Åpne listen Velg ønsket kontakt Klikk OK. 4. Velg en faktura du ønsker å se nærmere på. Velg Vis detaljer på verktøylinjen i det øvre vinduet for å aktivere detaljlisten. Detaljlisten viser om det er andre poster knyttet til fakturaen du har merket av i det øvre vinduet. Alle disse postene kan behandles videre. 5. Velg posten du vil behandle i detaljlisten nederst. 42

52 RESKONTRO Tips! Nederst i vinduet vil du se en summering som viser Totalt utestående, Ikke Forfalt og Forfalt for kunden/leverandøren som er markert. Aldersfordeling Aldersfordeling gir deg en god oversikt over hvilke kontakter du har utestående fordringer på og om disse postene har forfalt til betaling eller ikke. Listen viser en linje per kontakt og postene er delt inn i ulike grupper etter hvor mange dager forfallsdatoen er overskredet med. Standard inndelingen er: Ikke forfalt, 30 dager, 60 dager, 90 dager og Over 90 dager. Du kan selv bestemme grupperingen på de tre midterste feltene ved å gjøre en tilpasning i Brukerinnstillinger. Slik finner du aldersfordelingen på en kontakt 1. Klikk Utvalgsinnstillinger. 2. Velg fanekortet Kontakt og skriv inn navnet på kunden i feltet Kontaktnavn. 3. Klikk OK. 4. Velg Vis detaljer på verktøylinjen i det øvre vinduet for å aktivere detaljlisten. Detaljlisten viser om det er andre poster knyttet til fakturaen du har merket av i det øvre vinduet. Alle disse postene kan behandles videre. 5. Velg posten du vil behandle i Detaljlisten. 43

53 REGNSKAP Tips! Ved å klikke på pil-knappen til høyre for Opprette aktiviteter kan du opprette skreddersydde aktiviteter. Du bestemmer selv innholdet i aktivitetene og hvilke moduler aktivitetsmalene skal være tilgjengelige i. Saldoliste Saldoliste gir en oversikt over inngående saldo, bevegelse og utgående saldo på alle periodene i regnskapet ditt for et gitt regnskapsår. Du kan velge om du vil at listen skal vise saldoen på alle kontaktene dine, eller om du vil se listen for en gitt kontakt. Med utgangspunkt i total saldo for hver kontakt kan du gå videre ned i tallene og se på posteringslinjene som danner grunnlaget for saldoen. Behandling av poster i saldolisten 1. Velg ønsket Regnskapsår i nedtrekkslisten på verktøylinjen. 2. Velg Alle kunder/leverandører og klikk Oppdater for å vise alle kontakter. 3. Dobbeltklikk på perioden som inneholder saldoen du ønsker å se nærmere på. 4. Du vil nå se alle posteringslinjene som danner grunnlaget for den valgte periodens saldo. Her har du også mulighet for å utvide utvalget ditt til å gjelde flere perioder i nedtrekkslistene for Periode. 44

54 RESKONTRO Registrering av Inn-/utbetaling i Reskontro Når du skal registrere inn- eller utbetalinger på åpne poster i reskontroen, har du to muligheter. Du kan enten registrere bilaget i bilagsregistrering, eller fra reskontro. Når du registrerer fra reskontro får du opp et vindu som forenkler bilagsregistreringen av innbetalingen. Vinduet tilsvarer innbetalingsvinduet du får opp dersom du benytter Verktøylinjen for bilagsmaler til hurtifgøring av bilag. Se mer om dette i eget avsnitt Slik registrerer du inn- og utbetalinger i reskontro i reskontromodulen I Kundeliste, Leverandørliste, Reskontroliste, Saldoliste og Aldersfordeling kan du registrere inn- og utbetalinger direkte på kundene eller leverandørene dine. Du kan dobbeltklikke på kunden i listen, på den enkelte post i detaljert liste, eller klikke på knappen Inn-/Utbetaling. Alle registreringer mot kontoer med reskontrofunksjon finnes her sortert på Kunden eller Leverandøren som er knyttet opp mot posteringen, og ikke etter bilagsart, periode, eller dato som i Hovedbok. 1. Sjekk at Betalingsdato stemmer med datoen du mottok betalingen. 2. Velg Konto etter hvilken betalingsform som er benyttet. Hvert valg er knyttet mot en spesifikk bilagsart og hovedbokskonto. Disse alternativene kan redigeres under Regnskapsinnstillinger. 3. Velg om posten som betales er en Åpen post eller Lukket post. Dette valget bestemmer hvilke poster du kan velge mellom i vinduet nedenfor. 4. Velg også hvordan du ønsker at postene skal grupperes, etter MatchID eller Fakturanummer. Dette vil bare være relevant dersom du har mange fakturaer og trenger bedre oversikt. Dersom du har linket to poster sammen vil disse vises på en linje når du grupperer på MatchID, for å få hver av postene på en egen linje må du velge å gruppere på Fakturanummer. 5. Juster beløpet dersom det avviker fra det som skal Inn-/utbetales. En eventuell delbetaling kan følges opp videre gjennom reskontroen. 45

55 REGNSKAP 6. Før eventuelt Påminnelsesgebyr i egen kolonne. Dette beløpet registreres på egen konto og ikke mot hovedfordringen 7. Klikk OK. 8. Betalingsbilaget er nå bokført i Hovedbok og reskontro, og du får opp en meldingsboks som sier hvilket bilagsnummer dette bilaget har fått. Inkasso Dersom du fører en innbetaling, og denne er sendt inkasso, vil du få opp et vindu der du må angi om betalingen er foretatt fra Kunden direkte eller Inkassoselskapet. Dersom kunden betaler direkte vil du i slike tilfeller gjerne måtte melde fra om dette til inkassoselskapet. Merkrer du av for Kunden her, vil fordringen bli med i grunnlaget for reskontro-rapporten: Inkasso. Innbetalt av kunden, sendt til inkasso. Registrering av betaling i valuta i Reskontro Når man benytter den vanlige funksjonen for betaling via reskontroen, vil man få opp ett eget vindu for registrering av sum både i fremmed valuta og klientvaluta. I feltet Betalt blir det automatisk foreslått totalsummen på den valgte fakturaen. Hvis det ikke er snakk om en full betaling, men bare deler av beløpet blir betalt denne gangen, kan man endre dette her. Feltet Gebyr skal benyttes for å legge inn eventuelle gebyrer som du blir belastet for. Hvis det er snakk om kunders innbetaling, vil dette feltet kun skulle benyttes om kunden trekker fra for gebyrer i egen bank. Hvis det er din utbetaling til en leverandør, er det selvsagt snakk om gebyrer som blir lagt til ditt trekk fra konto i forbindelse med valutatransaksjoner. Mange banker samler opp disse og sender ut egne bilag for bankgebyrer i slutten av måneden. I disse tilfellene er det ikke nødvendig å bruke dette feltet. Feltet Totalbeløp skal alltid reflektere den summen som faktisk har kommet inn på/går ut fra din konto. Det er denne summen som vil bli ført mot din bankkonto. 46

56 RESKONTRO Selv om det er snakk om en fullstendig betaling, og ingen gebyrer, vil kursendringer føre til at summen i din valuta har endret seg. Differansen mellom hva som ble bokført på fakturatidspunktet, og det som nå blir ført inn/ut av din bank, kaller vi Agio. Denne vil bli automatisk ført i ditt system, i henhold til innstillingene i Vis - Innstillinger - Regnskap - Regnskapsinnstillinger - Systemkontoer. Når du har fylt ut alle ovennevnte felter kan du klikke OK. Du vil da komme til et nytt vindu der du kan endre betalingsdato og konto for bank. Etter å ha påsett at alle disse innstillingene er korrekte, kan du klikke OK, og det blir ført ett bilag for denne ene betalingen. Hvis du skal føre flere betalinger mot samme bankbevegelse, anbefaler vi å benytte bilagsregistreringen. Her vil du få mulighet til å endre saldoen som skal gå mot din bankkonto. Match/Link Med denne funksjonen kan du knytte sammen eller lukke flere åpne poster mot hverandre. For å kunne gjøre dette må de aktuelle postene være registrert på samme kunde eller leverandør. Du kan kun lukke poster, matche, dersom summene av posten går i null. Dersom summen av postene ikke går i null vil de bli knyttet sammen, linket, de kan da lukkes på et senere tidspunkt. Den vanligste grunnen til at poster ikke lukkes i utgangspunktet er at betalingen er registrert med et annet Fakturanummer enn den opprinnelige fakturaen, for eksempel 90 og ikke 9. Den samme knappen gir deg også mulighet for å gjenåpne lukkede poster og å fjerne linkingen mellom poster dersom det skulle være nødvendig. Slik matcher/linker du poster: 1. Velg posten du ønsker å matche/linke. 2. Klikk Match/link poster. 3. Sjekk at Dato for registrering av matching/linking stemmer overens med datoen for matching/linking. 4. Merk de postene i listen som du ønsker å matche/linke sammen med den valgte posten. 5. Klikk OK for å matche/linke postene mot hverandre. Dersom postene går i null vil de bli matchet og lukket, dersom de ikke går i null vil de bli linket og vil fortsatt ligge som åpne poster i reskontroen. 47

57 REGNSKAP Slik opphever du matching/linking av poster: 1. Velg posten du ønsker å oppheve matching/linking på. 2. Klikk Match/link poster. 3. Fjern markeringen på de postene du ikke lenger ønsker skal være matchet/linket mot den aktuelle posten. 4. Klikk OK for å oppheve matchingen/linkingen. Rapporter Fra Rapport-modulen kan du skrive ut oversiktlige rapporter over alle reskontroposter, eller bare over de åpne/lukkede. Ved store reskontroer er det en fordel å filtrere rapportene før utskrift. På den måten kan du lettere bevare oversikten over de ulike postene. Ved utskrift av reskontrorapporter er det også mulig å filtrere etter regnskapsår. Dette gjør det mulig å skrive ut reskontrorapporter som kun inneholder poster fra fjoråret, selv om du har kommet flere måneder inn i neste regnskapsår. Brukerinnstillinger: Reskontro Brukerinnstillinger gjelder kun for deg og vil ikke påvirke andre brukere av systemet, det gjør det mulig for deg å skreddersy reskontromodulene slik at du kan jobbe mest mulig effektivt. Det er her du bestemmer hvordan kundereskontroen skal se ut og fungere. Du har tilgang til brukerinnstillingene fra Kundeliste/Leverandørliste, Reskontroliste, Aldersfordeling, Saldoliste og via fanekortet Innstillinger per modul i brukerprofilen din. 48

58 RESKONTRO Redigere reskontroposter Enkelte egenskaper ved reskontroposter kan endres direkte fra Reskontroliste, Kundeliste, Leverandørliste eller Aldersfordeling. Bilagsnummer viser hvilket bilagsnummer posten har. Feltet kan ikke redigeres. Bilagsdato viser bilagsdatoen på bilaget. Feltet kan ikke redigeres. Prosjekt viser om posten er knyttet mot et prosjekt. Feltet kan redigeres. Avdeling viser om posten er knyttet mot et prosjekt. Feltet kan redigeres. Beskrivelse viser beskrivelsen bilaget fikk ved postering. Feltet kan redigeres. Beløp viser beløpet på posten. Feltet kan ikke redigeres. Fanekortet Leverandørreskontro/Kundereskontro Fakturanr. viser fakturanummeret på posten. Feltet kan ikke redigeres. Match-ID er et unikt nummer som blir tildelt alle poster, poster som er linket/matchet sammen vil få samme match-id. Feltet kan ikke redigeres. Forfallsdato viser forfallsdatoen på posten. Feltet kan redigeres ved hjelp av knappen med tre prikker. Betalingsdato viser betalingsdatoen på posten. Feltet kan redigeres ved hjelp av knappen med tre prikker. KID viser KID nummeret på posten. Feltet kan redigeres. Vår ref. viser vår referanse på posten, dette vil komme automatisk på posteringer generert via ordre/fakturamodulen. Feltet kan redigeres. Omstridt krav. Her merker du av dersom det er uenighet om en post. Denne posten vil da fremkomme i Reskontrolisten under statusen Fakturaer omstridt. Godkjent i Regnskapsinnstillingene dine kan du merke av for at det kun er godkjente fakturaer som skal remitteres. Før fakturaene dine godkjennes vil du finne dem i Reskontrolisten under statusen Fakturaer Ikke godkjent. Når du har godkjent posten vil du finne den igjen i reskontrolisten under statusen Fakturaer Skal remitteres (innland), eller Fakturaer Skal remitteres (utland). Dette punktet er kun tilgjengelig i Leverandørreskontro. 49

59 REGNSKAP Fanekortet Remittering (kun tilgjengelig i leverandørreskontro) Status viser remitteringsstatusen på denne posten, om den skal remitteres, ikke remitteres, er sendt til remittering eller er betalt. Feltet kan redigeres. Betalingskode brukes ved remittering til utlandet og banken rapporterer dette videre til Norges Bank. Standard kode for remittering til utlandet er 14, som er Eksport/Import av andre varer. Feltet kan redigeres. Beløpet gjelder må fylles ut ved remittering til utlandet. Du skal da spesifisere hva slags varetyper betalingen gjelder. Feltet kan redigeres. Siste kjøredato viser datoen denne posten ble sendt til banken for remittering. Feltet kan ikke redigeres. Bankkonto viser leverandørens bankkonto som posten skal betales til. Feltet kan redigeres. Melding viser informasjon angående returfiler fra banken, om det er 1. gangs retur, 2. gangs retur, eller om det har vært noe feil med posten. Feltet kan ikke redigeres. Fanekortet Påminnelse/rentefaktura (kun tilgjengelig i kundereskontro) Status. Påminnelsesstatusen på denne posten avhenger av om det er sendt ut en 1. gangs påminnelse, et inkassovarsel eller om posten er sendt til inkasso. Hvor mange alternativer som er tilgjengelig i nedtrekkslisten avhenger av hva du har satt i påminnelsesinnstillingene dine. Feltet kan redigeres, men oppdateres automatisk når du sender ut påminnelser, inkassovarsel, inkasso. Forfallsdato viser forfallsdatoen på påminnelsen som er sendt ut. Gebyr viser gebyret på påminnelsen. Regel viser hvilken regel som er satt for rentefakturering på denne posten, Alltid, Ingen rentefakturering eller Kun dersom over 30 dager. Forfallsdato viser forfallsdatoen på rentefakturaen som er sendt ut. 50

60 RESKONTRO Rentebeløp viser beløpet på rentefakturaen som er sendt ut. Fanekortet Relaterte poster Dette fanekortet vises kun dersom du har poster som er relatert til posten du redigerer. I nedtrekkslisten kan du velge å vise Alle, Faktura, Bank/post/kasse eller Kreditnota. Alle viser alle relaterte poster. Faktura viser alle fakturaene. Bank/post/kasse viser alle føringer gjort på kontoer som i Kontoplanen er merket av for Bank/post/kasse. Kreditnota viser alle kreditnotaene. 51

61 REGNSKAP Betalingsoppfølging I reskontro har du mange muligheter for å forenkle rutinene for oppfølging av både innbetalinger og utbetalinger. For å tilpasse programmet til din bedrift merkes funksjonene du ønsker å bruke og innstillinger for valgte moduler settes. For å komme til innstillingene der du aktiverer og tilpasser betalingsoppfølgingen velger du Vis Innstillinger Regnskap Reskontro, eller klikk Innstillinger i Kunde- eller Leverandørreskontro. Bedriften sender betalingspåminnelser til sine kunder: Her bestemmer du hvor mange betalingspåminnelser kunden skal motta før inkassovarsel, hvor lang betalingsfrist det skal være på betalingspåminnelser m.m. Bedriften sender inkassoliste, eller eksporterer til inkassobyrå: Her settes bl.a. innstillinger for antall dager før inkasso skal foreslås, beløpsgrense, filformat og informasjon om inkassoselskapet som benyttes. Bedriften eksporterer fakturaer til factoringbyrå: Her settes innstillinger for eksport av factoringfiler, bankkontonr., informasjon om factoringselskapet m.m. Bedriften sender rentefakturaer til kunder som betaler etter forfall: Her bestemmer du rentesats, beløpsgrense, betalingsfrist, utskriftsformularer og faste tekster til både nasjonale og internasjonale kunder. Bedriften importerer OCR-filer fra bank: Her spesifiseres katalog for OCR-filer, filformat, bokføringsmetode, hovedbokskonto og bilagsart ved import av OCR-filer. Bedriften benytter remittering (elektronisk utbetaling): Her bestemmes standard remitteringstype og innstillinger for valgt remitteringsformat. 52

62 RESKONTRO Betalingspåminnelse Ved hjelp av veiviseren for Betalingspåminnelse i kundereskontro kan du generere betalingspåminnelser (purringer) og inkassovarsler til kunder som ikke har betalt utestående innen forfallsdato. I veiviseren kan du merke av for å opprette nye betalingspåminnelser/ inkassovarsler eller å skrive ut kopier av tidligere betalingspåminnelser/inkassovarsler. Vilkår for at en fordring skal foreslås til betalingspåminnelse/inkassovarsel settes gjennom Innstillinger for Betalingspåminnelse. Hvorvidt en kunde skal kunne påminnes og hvilken gruppe kontakten tilhører spesifiseres på hver enkelt kontakt i Kontaktregisteret. Standard innstillinger for påminnelse, som arves ved opprettelse av ny kunde, spesifiseres i Firmainnstillingene. I tillegg kan fordringenes status for påminnelse endres på den enkelte Reskontropost. Dersom betalingspåminnelser og inkassovarsel ikke blir betalt innen en viss tid, kan du sende fakturaene til Inkasso. Som et alternativ til å kreve inn betalingene selv kan du sende fordringene til Factoring. Du må da opprette en avtale med et factoringselskap. I Mamut kan du generere factoringfiler med fordringer og kreditnotaer og sende til factoringselskapet. Hvordan opprette nye betalingspåminnelser og/eller inkassovarsel 1. Merk av Opprett nye betalingspåminnelser og/eller inkassovarsel og klikk Neste. 2. Gjør ønsket utvalg for å begrense antall fordringer som blir foreslått til påminnelse. Du kan sette et eller flere av følgende utvalg: Status: Her kan du velge om det skal foreslås betalingspåminnelser for alle statuser, 1. gangs påminnelse, 2. gangs påminnelse eller Inkassovarsel. Hvor mange statuser som vises avhenger av antall betalingspåminnelser som er satt i Innstillinger for betalingspåminnelser. Gruppe: Her kan du filtrere på gebyrgrupper og få foreslått alle kunder som tilhører valgt gebyrgruppe. Kunde: Dersom du ønsker å opprette betalingspåminnelse eller inkassovarsel på en bestemt kunde kan du taste inn kundenummeret eller velge ønsket kunde ved å klikke på knappen med tre prikker. 53

63 REGNSKAP Påminnelsesdato: Her velges ønsket dato for påminnelsen. Fordringer som har forfalt innen valgt dato kommer med i utvalget. Klikk Utvalg hvis du ønsker å gjøre et mer avansert utvalg. 3. Klikk Neste for å se hvilke fordringer som blir foreslått basert på ditt utvalg. Du har mulighet til å fjerne fordringer fra utvalget ved å fjerne markeringen i høyre kolonne på disse fordringene. 4. Klikk Neste for å få en forhåndsvisning av rapporten Påminnelsesforslag. Klikk Forrige for å gå tilbake og gjøre endringer i utvalget. 5. Marker Skriv ut liste over betalingspåminnelser/inkassovarsler og velg utskriftsmedium dersom du ønsker å skrive ut denne rapporten. Velg også korrekt medium for utskrift av selve påminnelsene/inkassovarslene. 6. Klikk Neste for å skrive ut rapportene. 7. Klikk Fullfør for å godkjenne utskriftene. Hvordan skrive ut kopier av eksisterende betalingspåminnelser eller inkassovarsler 1. Merk av for Skriv ut kopier av eksisterende betalingspåminnelser eller inkassovarsler og klikk Neste. 2. Gjør ønsket utvalg. Se pkt. 2 over for mer informasjon og utvalg. 3. Klikk Neste for å se hvilke fordringer som blir foreslått basert på ditt utvalg. Du kan kun skrive ut kopi av én fordring om gangen. 4. Merk av den fordringen du ønsker å skrive ut en kopi av betalingspåminnelsen/inkassovarselet på. 5. Klikk Neste og velg ønsket utskriftsmedium. 6. Klikk Fullfør for å skrive ut kopien. 7. Klikk Forrige for å gå tilbake og skrive ut flere kopier. 8. Klikk Avbryt for å avslutte veiviseren når du har skrevet ut ønskede kopier. 54

64 RESKONTRO Innstillinger for Betalingspåminnelse/Inkassovarsel Kunder som ikke betaler fakturaer i tide kan enkelt følges opp ved hjelp av betalingspåminnelser. Du kan bl.a. bestemme hvor mange betalingspåminnelser kunden skal motta før det evt. blir aktuelt med et inkassovarsel. Du kan sette følgende innstillinger: Antall betalingspåminnelser før inkassovarsel: Gjennom en nedtrekksliste velger du ønsket antall betalingspåminnelser som skal genereres til kunden før inkassovarsel. Kun sende betalingspåminnelse for krav større enn: Betalingspåminnelser vil kun bli foreslått for fordringer som er større enn valgt beløp. Påminnelser og varsler skal inneholde produktlinjer fra originalfaktura: Hvis fordringene er opprettet i Ordre/Faktura-modulen kan produktlinjene vises på påminnelser og varsler. Påløpt gebyr skal automatisk settes inn i vindu for registrering av innbetalinger: Ved registrering av betaling på den opprinnelige fordring legges påløpt gebyr automatisk inn i feltet for Påminnelsesgebyr. Fakturahistorikk skal legges ved e-post: Dersom påminnelsen sendes pr. e-post kan fakturahistorikken legges ved. Ikke send påminnelse til kunder med totalsaldo mindre enn 0: Merker du av for denne innstillingen vil du kunne unngå å sende påminnelser til kunder som f.eks. har betalt inn A- konto. Det vil imidlertid heller ikke bli skrevet utpåminnelser for poster der kunden skylder penger. For hver nye påminnelse som skrives ut og godkjennes endrer fordringen status. Nederst i vinduet kan du sette egne betingelser for hver slik status. Antall statuser følger antall betalingspåminnelser du har valgt øverst i vinduet. Innstillinger for påminnelsesstatus I Innstillinger for betalingspåminnelse kan du i nederste del av vinduet se påminnelsesstatusene basert på antall påminnelser du har valgt å ha før inkassovarsel. Du kan sette innstillinger for hver enkelt Påminnelsesstatus ved å klikke Rediger. Antall dager fra forfall før varsel: Her velger du hvor mange dager det skal gå fra en fordring har forfalt til du skal kunne generere betalingspåminnelse. 55

65 REGNSKAP Antall dager betalingsfrist: Her bestemmer du hvor mange dager kunden skal få på seg til å betale betalingspåminnelsen. Kunden skal markeres med kredittstopp: Dersom du ønsker at kunden ikke skal kunne faktureres mer før utestående er innbetalt merkes av her. Påminnelsesgruppe På fanekortet Påminnelsesgruppe kan du opprette nye og redigere eksisterende påminnelsesgrupper. Ved hjelp av påminnelsesgrupper kan du enkelt vedlikeholde kunderegisteret med f.eks. endringer av påminnelsesgebyr. Endringer av påminnelsesgruppe tar automatisk effekt på alle kunder som er tilknyttet gruppen og du slipper dermed å måtte endre gebyr manuelt på alle kunder som skal ha betalingspåminnelser. Nasjonale/Internasjonale påminnelser Innstillingene for nasjonale/internasjonale påminnelser er nesten like, den eneste forskjellen er at innstillingene for nasjonale påminnelser kun gjelder for norske kunder, mens innstillingene for internasjonale påminnelser gjelder for utenlandske kunder. Beskrivelse: Her kan du skrive inn teksten du vil skal vises på selve påminnelsen til kunden. Eks. 1. gangs påminnelse eller 1. gangs purring. Utskriftsformular: Her velger du om utskriftsformularet skal være med eller uten giro. Rediger e-postmaler for: Ved å klikke Nasjonale kunder vil du få opp en e-postmal som du kan redigere og tilpasse ditt firma. I fanekortet Internasjonale påminnelser kan du klikke Internasjonale kunder og tilpasse e-postmalen for utenlandske kunder. Fast tekst: Fast tekst som skrives inn i dette feltet vil komme med på alle betalingspåminnelser med denne status. 56

66 RESKONTRO Inkasso Inkasso betyr at man overlater inndrivelse av forfalte pengekrav til et firma som har bevilling til å drive inkassovirksomhet. For å kunne sende fordringer til inkasso må du ha en avtale med et inkassoselskap og sette innstillinger for inkasso i ditt Mamut-program. Selve overføringen av informasjon til inkassoselskapet skjer via en egen veiviser for generering av inkassofiler i reskontromodulen. For å kunne generere en inkassofil krever det at du har sendt ut betalingspåminnelser og inkassovarsel på fordringene. Først når inkassovarslene har forfalt blir fordringene gjort tilgjengelige for overføring til inkasso. Det er støtte for tre ulike filformater for inkasso: Standard (ASCII), Utvidet (ASCII) og Detaljert (XML). Du finner detaljerte formatbeskrivelser i hjelpefilene i programmet. Innbetaling: Dersom du fører en innbetaling, og denne er sendt inkasso, vil du få opp et vindu der du må angi om betalingen er foretatt fra Kunden direkte eller Inkassoselskapet. Dersom kunden betaler direkte vil du i slike tilfeller gjerne måtte melde fra om dette til inkassoselskapet. Merkrer du av for Kunden her, vil fordringen bli med i grunnlaget for reskontro-rapporten: Inkasso. Innbetalt av kunden, sendt til inkasso. Ved å klikke på knappen Inkasso i reskontromodulen vil en veiviser for generering av inkassofiler startes. For det skal være mulig å sende en fordring til inkasso må det være skrevet ut et inkassovarsel som har forfalt til betaling på den aktuelle fordringen. Slik genererer du en inkassofil: 1. Gjør ønsket utvalg for å begrense antall fordringer som blir foreslått til inkasso. Du kan sette et eller flere av følgende utvalg: Type kontakt: Velg ønsket kundetype. Kunde: Velg ønsket kunde. Kjøredato: Velg ønsket dato for opprettelse av inkassofil. Klikk Utvalg hvis du ønsker å gjøre et mer avansert utvalg. 57

67 REGNSKAP 2. Klikk Neste for å se hvilke fordringer som blir foreslått basert på ditt utvalg. Du har også mulighet til å fjerne markeringen på linjene med fordringer som blir foreslått. Fordringene der du fjerner markeringen vil ikke bli med på inkassofilen denne gangen. 3. Klikk Neste dersom du er fornøyd med fordringene som blir foreslått. Du vil da få en forhåndsvisning av rapporten Inkassoliste, denne kan du skrive ut ved å klikke på Print report. 4. Klikk Neste. Ønsker du å redigere på utvalget klikker du på Forrige. 5. Velg katalog for hvor inkassofilene skal plasseres. 6. Klikk Neste for å generere filene. Innstillinger for Inkasso Du kan åpne innstillingene for inkasso via veiviseren for inkasso i kundereskontro, eller via menyen Vis Innstillinger Regnskap Reskontro. Dersom kundene dine ikke har betalt etter å ha mottatt både betalingspåminnelser og inkassovarsel, kan du via programmet sende inkassoliste eller eksportere fakturainformasjon til ditt Inkassobyrå for videre oppfølging. Følgende innstillinger kan settes: Antall dager etter forfall før inkasso: Her velger du hvor mange dager det skal gå fra inkassovarslet har forfalt til du skal kunne generere inkassofil/inkassoliste. Kun sende krav til inkasso som er større enn: Fordringer vil kun bli foreslått for inkasso dersom de er større enn valgt beløp. Filformat: Som standard er formatet Generelt. Opprett et egendefinert felt på kontakten: Feltet lar deg opprette eller eventuelt oppdatere eksisterende egendefinert felt på kontakten ved generering av inkassofil/inkassoliste. Kunden skal markeres med kredittstopp: Dersom du ønsker at kunden ikke skal kunne faktureres mer før utestående krav er innbetalt, merkes det av her. Informasjon om inkassoselskapet Informasjon som skal registreres får du av inkassoselskapet ditt. Navn på inkassoselskapet: Her legger du inn navnet på inkassoselskapet du bruker. 58

68 RESKONTRO Vårt kundenummer hos inkassoselskapet: Ditt kundenummer hos inkassoselskapet legges inn her. Kontaktperson: Her legger du inn navnet på kontaktpersonen som dine kunder skal forholde seg til i Inkassoselskapet. Avtalenummer: Avtalenummeret for din avtale med inkassoselskapet registreres her. Vår kontaktperson: Her registrerer du navnet på den som er kontaktpersonen i ditt firma. Katalog for eksport fil: Her bestemmer du katalogen du ønsker å eksportere inkasso filer til. E-post: Her legges e-postadressen til inkassoselskapet inn. E-postadressen vil automatisk fylles ut i e-posten ved generering av inkassofiler. Rediger e-postmaler for Inkasso: Ved å klikke Inkasso vil du få opp en e-postmal som du kan redigere og tilpasse ditt firma. Notat: Notatfeltet brukes til egne notater vedrørende inkassoselskapet. Notatene vil ikke vises på utskrifter. Derimot benyttes dette feltet av enkelte inkassoformater, slik at denne informasjonen vil bli med i filen som sendes til inkassoselskapet. Gjenopprett fil fra filarkiv: Knappen brukes dersom du ønsker å gjenopprette en tidligere inkassofil. For å gjenopprette må du vise til filen og klikke Eksport. Factoring Factoring betyr overføring av kundefordringer til et firma som har spesialisert seg på fakturaoppfølging. I praksis vil dette si at du overlater oppfølging av utsendte fakturaer og føring av kundereskontro til et factoringselskap. Fordelen ved å benytte factoring er at profesjonelle tar hånd om oppfølgingen og at du får frigjort arbeidstid som du kan bruke på andre oppgaver. Overføringen av kundefordringer skjer ved at du genererer en fil fra reskontromodulen som inneholder informasjon om dine utestående fordringer. Filen sender du på e-post, diskett eller laster opp på en nettside til factoringselskapet ditt, som deretter importerer denne i sitt system for videre behandling og oppfølging. Det er støtte for en rekke tilpassede factoringformater i programmet og i tillegg det generelle formatet Detaljert (XML). Ved å klikke på knappen Factoring i reskontromodulen vil en veiviser for generering av factoringfiler startes. For å kunne ta benytte factoring må du ha en avtale med et factoringselskap og sette innstillinger for factoring i ditt Mamut-program. Slik setter du opp systemet for factoring 1. Lag en mappe på din datamaskin for lagring av factoringfiler: Bruk gjerne navnet på factoringselskapet som navn på mappen. Merk deg hvor du oppretter denne. 2. Sett opp systemet slik at nye kunder får Factoring som standard påminnelse: Velg Vis - Innstillinger - Firma - Innstillinger per Modul - Kontakoppfølging. Velg Factoring i nedtrekkslisten Påminnelse. 59

69 REGNSKAP 3. Sett Factoring som standard påminnelse for eksisterende kunder: Velg Vis Kontakt - Kontaktoppfølging og åpne fanekortet Innstillinger. Klikk på Reskontro, og velg Factoring i feltet Påminnelse. Tips! Du kan oppdatere store utvalg av kunder ved hjelp av funksjonen Vis Kontakt - Endre verdier på et utvalg kontakter. Ordre som er opprettet Dersom du har opprettet ordre som ennå ikke er fakturert bør du eventuelt endre feltet Factoring i fanekortet Diverse før fakturering. 4. Aktiver for factoring: Velg Vis - Innstillinger - Regnskap - Reskontro og merk av ved Bedriften eksporterer fakturaer til factoringbyrå. 5. Legg inn adressen til factoringselskapet i firmainnstillingene: Klikk Vis Innstillinger - Firma. I nedtrekkslisten under Adresse velger du Factoring. Klikk deretter på Adresse-knappen og legg inn adresseoppysningene. Kontakt eventuelt din factoringforbindelse for korrekt adresseinformasjon. 6. Sett innstillinger for factoring og factoringselskapet: Dette gjør du under Vis - Innstillinger - Regnskap - Reskontro. Se detaljer om innstillinger for factoring i eget avsnitt nedenfor. 7. Aktiver for Automatisk KID-tildeling under Vis - Innstillinger - Firma Innstillinger per modul - Ordre/Faktura i fanekortet Annet. Kontakt ditt factoringselskap for opplysninger om, og hvordan, du skal benytte dette. Dersom det kun skal genereres KID-nummer for fakturaer som sendes til factoring må du fjerne avmerkingen før du fakturerer disse kundene. Systemet er klart til å generere factoringfiler. Slik genererer du en factoringfil 1. Sett ønsket utvalg for å begrense antall fordringer som blir foreslått til factoring. Du kan sette et eller flere av følgende utvalg: Type kontakt: Velg ønsket kundetype. Kunde: Velg ønsket kunde. Klikk Utvalg hvis du ønsker å gjøre et mer avansert utvalg. 2. Klikk Neste for å se hvilke fordringer som blir foreslått basert på ditt utvalg. Du har også mulighet til å fjerne markeringen på linjene med fordringer som blir foreslått. Fordringene der du fjerner markeringen vil ikke bli med på factoringfilen denne gangen. 60

70 RESKONTRO 3. Klikk Neste dersom du er fornøyd med fordringene som blir foreslått. Du vil da få en forhåndsvisning av rapporten Factoringliste, denne kan du skrive ut ved å klikke på Print report. 4. Klikk Neste, ønsker du å redigere på utvalget klikker du på Forrige. 5. Velg katalog for hvor factoringfilene skal plasseres. 6. Velg ønsket filformat for factoringlisten dersom du ønsker å sende med en rapport til factoringselskapet i tillegg til factoringfilene. 7. Merk av dersom du ønsker å opprette en e-post til factoringselskapet med factoringfilene som vedlegg. 8. Klikk Neste for å generere filene. 9. Klikk Fullfør. Alle fakturaer og kreditnotaer i utvalget vil bli markert som sendt til factoring. Fakturaene blir liggende som åpne poster i reskontro. Innbetalinger Noen factoringselskaper sender tilbake en OCR-fil som skal leses inn i programmet. Du trenger da ikke føre innbetalingene. Alternativt må du bokføre innbetalingene manuelt, enten ved at du først lukker de åpne postene mot en samlekonto for factoring, og deretter fører totalbeløpet fra factoringselskapet mot denne kontoen, eller ved å føre innbetalingen fra factoringselskapet på en og en kontakt. Ettersom innbetalt beløp altså er mindre enn fordringene må du føre differansen til en kostnadskonto. Kontakt din revisor/regnskapsfører for informasjon om hvilke(n) konto(er) du skal benytte. Innstillinger for Factoring Dersom du har valgt å la et Factoringbyrå følge opp kundefordringene dine må du spesifisere factoringformat og sette innstillinger for factoring i programmet. Du finner innstillingene under Vis Innstillinger Regnskap Reskontro. Du kommer også til disse innstillingene ved å velge Vis - Innstillinger - Firma - Innstillinger per modul - Ordre/Faktura. Velg fanekortet Annet, og klikk på knappen Factoring. 61

71 REGNSKAP Følgende innstillinger kan settes: Filformat for eksport av factoringfil: I nedtrekkslisten kan du velge ønsket format blant de som er tilgjengelige.. Bankkontonr.: Her kan du velge kontonummer, evt. opprette en ny konto. Du kan se detaljer om feltene som skal fylles inn når du oppretter en ny konto i hjelpefilene. Flytte kundefordringer automatisk til factoringselskapet: Merkes av dersom du ønsker å lukke postene på kunden i reskontro når fordringene overføres til factoringselskapet. Postene vil da overføres til åpne poster på factoringselskapet. For å kunne overføre åpne poster må factoringselskapet være registrert som en kunde i kontaktregisteret. MERK: Innstillingen har ikke tilbakevirkende kraft på eksisterende poster. Eksporter kreditnotaer: Merkes av for å kunne overføre kreditnotaer som ikke er linket mot fakturaer som kan sendes til factoring. Fakturatekst: Her skrives inn ønsket fast tekst som vil komme med på alle fakturaer som sendes til factoring. Teksten kommer også med i de filformatene som krever dette. Factoringselskapet vil gjerne anbefale en spesiell formulering i dette feltet Informasjon om factoringselskapet Informasjonen som skal registreres får du av factoringselskapet ditt. Navn på factoring selskap: Her legger du inn navnet på factoring selskapet du bruker. Vårt kundenummer hos factoringselskapet: Kundenummeret ditt hos factoringselskapet registrerer du her. Merk at kundenummeret må legges inn for å kunne benytte visse KID- og factoringformater. Kontaktperson: Her registrerer du navnet på kontaktpersonen i Factoringselskapet. Avtalenummer: Avtalenummeret for din avtale med factoringselskapet registreres her. Vår kontaktperson: Her registrerer du navnet på den som er kontaktpersonen i ditt firma. Katalog for eksport fil: Her bestemmer du katalogen du ønsker å eksportere factoring filer til. Du oppretter denne katalogen selv på din PC. 62

72 RESKONTRO E-post: Her legges e-postadressen til factoringselskapet inn. E-postadressen vil da automatisk fylles ut i e-posten ved generering av factoringfiler. Rediger e-postmaler for Factoring: Ved å klikke Factoring vil du få opp en e-postmal som du kan redigere og tilpasse ditt firma. Notat: Notatfeltet brukes til egne notater vedrørende factoringselskapet. Notatene vil ikke vises på utskrifter. Derimot benyttes dette feltet av enkelte factoringformater, slik at denne informasjonen vil bli med i filen som sendes til factoringselskapet. Gjenopprett fil fra filarkiv Knappen brukes dersom du ønsker å gjenopprette en tidligere factoringfil. For å gjenopprette må du vise til filen og klikke Eksport. Rentefakturering Ved hjelp av rentefakturering kan du fakturere kunder for tapte renteinntekter. Tapte renteinntekter på kunder som betaler for sent kan utgjøre betydelige beløp i løpet av året. Under Innstillinger for rentefakturering bestemmer du innstillingene som skal gjelde for ditt firma. Hvordan skrive ut rentefakturaer: Ved valg av Rentefakturering åpnes en veiviser der du kan velge mellom å opprette nye rentefakturaer eller å skrive ut kopier av tidligere rentefakturaer. Hvordan opprette nye rentefakturaer 1. Merk av for Opprett nye rentefakturaer og klikk Neste. 2. Gjør ønsket utvalg for å begrense antall fordringer som blir foreslått til rentefakturering. Du kan sette et eller flere av følgende utvalg: Kunde: Velg ønsket kunde. Betalt etter: Fordringer som er betalt etter valgt dato kommer med i utvalget. (Dersom antall rentefrie dager er oversteget.) Klikk Utvalg hvis du ønsker å gjøre et mer avansert utvalg. Rentesatsen hentes automatisk fra innstillingene for rentefakturering. Du kan overstyre denne rentesatsen. 3. Klikk Neste for å se hvilke fordringer som blir foreslått basert på ditt utvalg. 4. Klikk Neste dersom du er fornøyd med fordringene som blir foreslått. Du vil da få en forhåndsvisning av rapporten Renteforslag. Klikk Forrige for å gå tilbake og gjøre endringer i utvalget. Du har også mulighet til å fjerne markeringen på linjene med fordringer som blir foreslått. Fordringene der du fjerner markeringen vil ikke bli rentefakturert denne gangen. 5. Etter utskrift av Renteforslag kan du skrive ut selve rentefakturaene. Velg ønsket utskriftsmedium. Klikk Neste og deretter Fullfør for å godkjenne rentefakturaene. Det vil bli opprettet et bilag pr. rentefaktura. Bilagene legger seg på status åpne poster i reskontroen. 63

73 REGNSKAP Hvordan skrive ut kopier av tidligere rentefakturaer 1. Merk av for Skriv ut kopier av tidligere rentefakturaer og klikk Neste. 2. Gjør ønsket utvalg. Se pkt. 2 over for mer informasjon og utvalg. 3. Klikk Neste for å se hvilke fordringer som blir foreslått basert på ditt utvalg. Du kan kun skrive ut kopi av én fordring om gangen. 4. Klikk Neste og deretter Fullfør for å skrive ut kopien. 5. Klikk Forrige for å gå tilbake og skrive ut flere kopier, merk av for ønsket fordring og følg fremgangsmåten i pkt Klikk Avbryt for å avslutte veiviseren når du har skrevet ut ønskede kopier. Innstillinger for rentefakturering Tapte renteinntekter på kunder som betaler for sent kan utgjøre betydelige beløp i løpet av året. I Innstillinger for Rentefakturering kan du sette innstillinger for å fakturere de av dine kunder som har betalt for sent. Du kan sette følgende innstillinger: Rentesats: Her bestemmer du rentesatsen som skal benyttes for kunder som betaler etter forfall. Kun rentefaktura dersom rentebeløpet pr. faktura overstiger: Velg evt. beløpsgrense for når det skal rentefaktureres. Antall dager betalingsfrist: Her bestemmer du hvor mange dagers betalingsfrist dine kunder skal få på rentefakturaen. Utskriftsformular, nasjonale kunder: Her bestemmes utskriftsformularet som skal brukes ved rentefakturering av norske kunder. 64

74 RESKONTRO Utskriftsformular, internasjonale kunder: Her bestemmes utskriftsformularet som skal brukes ved rentefakturering av utenlandske kunder. Fast tekst nasjonale kunder: Fast tekst som skrives inn her vil komme med på alle rentefakturaer til norske kunder. Fast tekst internasjonale kunder: Fast tekst som skrives inn her vil komme med på alle rentefakturaer til utenlandske kunder. OCR/bank Ved hjelp av OCR/bank kan du lese inn filer fra banken som inneholder informasjon om betalinger som er gjort fra kundene dine. Du må ha en avtale med banken og sette opp Innstillinger for OCR/bank i programmet før du kan lese inn filer fra banken. Ved innlesning av fil bokføres det automatisk bilag som inneholder disse betalingene. I Innstillinger for OCR/bank kan du velge om bilagene skal bokføres i bilagsregistrering eller hovedboken. Hvis du velger å bokføre bilagene i hovedboken vil reskontro automatisk bli oppdatert og postene som går i null vil bli lukket mot hverandre. Hvordan lese inn OCR/bank-filer: 1. Velg filen som skal leses inn og klikk Neste. Rapporten OCR-Filinnhold skrives ut til forhåndsvisning. Rapporten gir en oversikt over hvilke betalinger som har gyldig KID og som kan bokføres i regnskapet. 2. Skriv ut eller lukk rapporten. 3. Klikk Fullfør for å bokføre betalingene med godkjent KID eller Forrige for å gå tilbake og velge en annen fil. Innstillinger for OCR/bank Dersom du benytter deg av KID og mottar OCR-filer fra banken når kundene dine har betalt sine fakturaer, må du sette følgende innstillinger i programmet for å kunne ta i bruk funksjonaliteten: Katalog: Her bestemmer du katalogen du ønsker å importere OCR-filer fra. 65

75 REGNSKAP Filnavn: Her skriver du inn filnavnet på filen du skal importere. Bokføring: Ved import av OCR-filer kan du velge om bilagene skal importeres til Hovedbok eller Bilagsregistrering. Ved valg av Bilagsregistrering må du manuelt overføre bilagene til hovedbok for å lukke åpne poster. Hovedbokskonto: Her bestemmer du hovedbokskontoen du ønsker å bruke ved bokføring av poster i OCR-fil. Bilagsart: Vanligvis benyttes bilagsarten Bank ved import av OCR-/Bankfiler, men du kan endre bilagsart om ønskelig. Gjenopprett fil fra filarkiv: Knappen brukes dersom du ønsker å gjenopprette en tidligere OCR/Bank-fil. For å gjenopprette må du vise til filen og klikke Eksport. Remittering - betaling til bank I leverandørreskontroen er det to former for remittering; automatisk remittering og manuell remittering. I manuell remittering har du mulighet til å skrive ut betalingsforslag og utbetalingsblanketter. I automatisk remittering vil du kunne koble deg til flere alternative betalingstjenester for å kunne utføre pengetransaksjoner. Remittering gjøres for å forenkle utbetalingen av lønn og/eller leverandørgjeld, og bokføringen av dette. Under Innstillinger for remittering setter du ønskede innstillinger. Hvordan generere en remitteringsfil: 1. Velg remitteringsformat. Klikk på knappen med 3 små prikker hvis du ønsker å opprette et nytt format. Merk! Hvis du velger formatet Utbetalingsblanketter vil det ikke bli laget en remitteringsfil. Skriv ut utbetalingsblankettene og send de til banken. Du vil ikke motta noen returfil og må bokføre betalingene manuelt (Manuell remittering). 2. Velg et av følgende utvalg: Alle: Alle fakturaer Alle nasjonale: Alle fakturaer som skal remitteres til innlandet Alle utenlandske: Alle fakturaer som skal remitteres til utlandet Leverandør: Velg ønsket leverandør Klikk Utvalg hvis du ønsker å gjøre et mer avansert utvalg. 66

76 RESKONTRO 3. Klikk Neste for å se hvilke poster som blir foreslått basert på ditt utvalg. Eventuelle feil/mangler ved postene vil bli vist i kolonnen Feil helt til høyre. Du kan redigere postene ved å markere posten det gjelder og klikke Rediger. 4. Klikk Neste dersom du er fornøyd med postene som blir foreslått. Du vil da få en forhåndsvisning av rapporten Betalingsforslag. Klikk Forrige for å gå tilbake og gjøre endringer i utvalget. Du har også mulighet til å fjerne markeringen på linjene med fordringer som blir foreslått. Postene der du fjerner markeringen vil ikke bli med på remitteringsfilen denne gangen. 5. Etter utskrift av Betalingsforslag kan du velge katalog for hvor remitteringsfilen skal legge seg og filnavn. Ev. internettadresse til nettbank hentes fra remitteringsinnstillingene eller kan skrives inn manuelt. 6. Klikk Neste. Dersom du har tastet inn en Internettadresse til nettbanken og er koblet til Internett vil du kunne overføre filen til banken med en gang. Alternativt kan du i ettertid lese inn filen i bankprogrammet. Filen legger seg i filarkivet og kan gjenopprettes derfra. 67

77 REGNSKAP 7. Klikk Fullfør for å oppdatere reskontroen. Alle poster i utvalget vil bli markert som sendt til remittering. Remittering av delbetalinger: Du kan remittere delbetalinger ved å overstyre beløpet i saldokolonnen ved betaling til bank. Delbetalingen vil ikke redusere den opprinnelige posten. Merk! Ved remittering til utlandet må du fylle inn feltet Beløpet gjelder i selve reskontroposten. Du kan komme til dette feltet ved å klikke på Rediger-knappen i selve remitteringsveiviseren - vinduet Remittering - Betaling til Bank. Du kan også Redigere reskontroposter fra Reskontroliste, Kundeliste, Leverandørliste og Aldersfordeling i reskontro. Innlesning av returfil Etter du har sendt en remitteringsfil til banken vil du motta en 1. gangs returfil. Filen er en bekreftelse fra banken på at de har mottatt remitteringsfilen og dersom alt er i orden vil postene legges i bankens forfallsregister. Når banken har betalt postene du har sendt til remittering vil du motta en 2. gangs returfil. Filen inneholder en oversikt over hvilke poster som banken har betalt ved forfall. Ved innlesing av 2. gangs returfil vil betalingene automatisk bli bokført i programmet. Hvordan lese inn returfil: 1. Velg fillokasjon (Sti til der returfilen ligger) og klikk Neste. 2. Rapporten Remitteringsretur status kommer automatisk til forhåndsvisning. 3. Skriv ut eller lukk rapporten. 4. Ved innlesning av 2. gangs retur: Klikk Fullfør for å bokføre betalingene eller Forrige for å gå tilbake og velge en annen fil. 68

78 RESKONTRO Innstillinger for remittering I programmet kan du enten benytte deg av automatisk remittering eller manuell remittering for å forenkle utbetalinger av lønn og/eller leverandørgjeld, og bokføringen av dette. Du kan sette følgende innstillinger: Standard remitteringstype: Her bestemmer du hvilken remitteringstype du ønsker å benytte. Du kan opprette nye remitteringstyper ved å klikke Ny. Tillat å registrere utbetaling av en post som har status "Sendt til remittering": Ved å merke av her kan du manuelt registrere utbetaling i bilagsregistrering av en post som er sendt til remittering. Remitter bare godkjente fakturaer: Merkes det av her vil du kun kunne remittere fakturaer som er godkjente. Slik oppretter du en ny remitteringstype 1. Klikk Ny. 2. Velg ønsket remitteringstype i nedtrekkslisten. 3. Klikk OK. For redigering av en eksisterende remitteringstype markerer du og klikker Rediger. For sletting av en remitteringstype markerer du og klikker Slett. Veiviser for remitteringsinnstillinger I forbindelse med opprettelse av en ny remitteringstype eller ved redigering av en eksisterende åpnes veiviseren for remitteringsinnstillinger. Innstillinger Eget navn på formatet: Her kan du legge inn et eget navn for remitteringsformatet du bruker dersom det er ønskelig. 69

79 REGNSKAP Bankkontonr.: Ønsket bankkonto velges i nedtrekkslisten eller ny kan opprettes ved å klikke Ny. Internettadresse til nettbank: Her kan du evt. legge inn internettadressen til nettbanken din. Gjenopprett fil fra filarkiv: Knappen brukes dersom du ønsker å gjenopprette en tidligere remitteringsfil. For å gjenopprette må du vise til filen og klikke Eksport. Innstillinger fra banken Bruker-ID/kundenummer: Her registreres bruker-id/kundenummer som du mottar fra banken. Organisasjonsnummer for remittering: Her registreres Organisasjonsnummeret som skal brukes ved remittering. Passord: Tast inn passord dersom du har mottatt dette fra banken. Alternativt taster du et valgfritt passord. Divisjon: Fylles ut dersom du har fått beskjed om det fra banken. Kontroller bankkontonummer ved opprettelse av utbetalingsfil: Ved å merke av her vil bankkontonummer kontrolleres ved opprettelse av utbetalingsfil. Kontroller KID-nummer ved opprettelse av utbetalingsfil: Merkes det av her vil KIDnummeret kontrolleres ved opprettelse av utbetalingsfil. 70

80 RESKONTRO Innstillinger for filer som skal sendes til banken Katalog: Velg ønsket katalog for remitteringsfiler dersom du ikke ønsker å benytte den som er foreslått. Filnavn: Her bestemmer du filnavn for remitteringsfilen. Sekvensnummer: Nummeret vil øke ved generering av ny fil. Nummeret kan overstyres. Transaksjonssekvens: Nummeret vil øke ved generering av ny fil. Nummeret kan overstyres om ønskelig. Innstillinger for filer som mottas fra banken Bokføring: Her bestemmer du om bokføring av bilag skal bokføres i Bilagsregistrering, Hovedbok eller om de Aldri skal bokføres. Ved valg av Bilagsregistrering må bilagene overføres manuelt til hovedbok. Ved valg av Aldri må du registrere bilagene manuelt og deretter overføre til hovedbok for å lukke postene. Hovedbokskonto: Her bestemmer du hovedbokskontoen som skal benyttes ved remittering. Regel for remittering: Her bestemmer du hvordan bilagene skal se ut ved innlesing av returfil. Bilagsart: Som standard benyttes Bank, men kan overstyres ved å velge annen bilagsart i nedtrekkslisten. 71

81 REGNSKAP EGENDEFINERTE FILFORMATER FOR BANKFILER Du kan definere dine egne filformater som du kan lese inn i bilagsregistrering for videre behandling. Dette kan være aktuelt dersom du lagrer kontoutskrifter fra din nettbank som f.eks. Excel-filer og du ønsker å importere filene for å unngå å registrere alle transaksjoner manuelt. Før du kan lese inn filer må du definere ditt eget format. Det gjøres i veiviseren ved å klikke på søkeknappen ut for filtype og deretter klikke på Ny. Deretter må du angi et Navn for filformatet og merke av for Filtypen som skal kunne importeres. Videre må du angi innstillinger for filformatet du ønsker å kunne importere. Funksjon Fjern uønskede tegn: Det kan finnes tegn i importfilen som du ikke ønsker å importere. Det mest vanlige eksempel på dette kan være tegnet. Ofte kan tekst eller beskrivelser i filen være angitt som f.eks. xxxxxx. Ved å angi i feltet vil tegnet bli fjernet ved import. Ignorer antall startlinjer: Har du linjer øverst i filen som du ikke ønsker å importere, kan du angi antall linjer som skal fjernes. Dette kan være aktuelt dersom øverste linje er en overskrift. Alle beløp skal deles på: Som standard vil det stå 1 i feltet, men dette kan overstyres. Det kan være aktuelt å overstyre dersom summene i noen filer vises uten desimalskilletegn, dvs. at 100,00 blir skrevet som Du kan da velge å dele på 100. Skilletegn: I tegnseparerte filer kan du bestemme om separat tegn skal være Tabulator, Null eller du kan velge et Egendefinert tegn. 72

82 EGENDEFINERTE FILFORMATER FOR BANKFILER Kolonneoppsett Under kolonneoppsett angir du kolonnenummeret for de kolonnene i importfilen som du ønsker å importere. Du kan angi kolonnenummer ved bruk av filtypene Tegnseparert fil og MS Excel. Eks. på kolonnenummer i Excel er kolonne A = 1, B = 2, C = 3 osv. For filtyper med Fast kolonnebredde må du angi posisjonen til startkolonne "Fra" og sluttkolonne "Til". Merk! Hvilke felter som vises avhenger av filformatet du har valgt. Ikke alle felter er tilgjengelige for alle filtyper. Innlesing av egendefinerte bankfiler Ved hjelp av en veiviser kan du definere dine egne bankformater som du deretter kan lese inn i bilagsregistrering for videre behandling. Dette kan være aktuelt dersom du mottar kontoutskrifter på fil fra din bank eller du eksporterer kontoutskrifter fra din nettbank til f.eks. Excel-filer. Import av bankfiler kan forenkle bilagsføringen og du unngår å måtte registrere alle transaksjoner manuelt. OBS! Vær oppmerksom på at du første gang du leser inn egendefinerte bankfiler, må knytte hver enkelt transaksjon mot ønsket hovedbokskonto, kundereskontro eller leverandørreskontro. Neste gang du leser inn bankfiler vil systemet automatisk foreslå konto og/eller reskontrokonto basert på valgene du tok sist du importerte. Du har mulighet til å overstyre foreslått valg for hver post i bankfilen. Før du kan importere bankfiler må du definere ditt eget format. Det gjøres i veiviseren Vis Regnskap Innlesing av egendefinerte bankfiler ved å klikke på søkeknappen ut for filtype. 73

83 REGNSKAP Slik går du frem for å lese inn bankfiler: 1. Velg Vis - Regnskap - Innlesing av egendefinerte bankfiler. 2. Velg Filtype i nedtrekkslisten for dette. 3. Klikk på søkeknappen og bla deg frem til filen du skal importere. 4. Klikk Neste. 5. Velg aktuell Konto for Bank/Post/Kasse. 6. Velg ønsket Observasjonskonto. Kontoen vil foreslås for poster der systemet ikke finner noen konto/reskontro å linke til basert på tidligere innlesinger. Dette kan imidlertid overstyres for hver enkelt post senere i veiviseren. 7. Klikk Close Preview når du har kontrollert forhåndsvisningen av rapporten Innlesing av bankfil. 8. Marker evt. poster du ønsker å endre konto for og klikk Rediger. 9. Klikk Neste når du har gjort aktuelle endringer. 10. Kontroller rapporten Innlesing av bankfil på nytt etter å ha gjort ønskede tilpasninger. 11. Klikk Close Preview for å lukke forhåndsvisningen. 12. Klikk Fullfør for å godkjenne og overføre bilagene til Bilagsregistrering. 13. Skriv ut rapporten som viser en oversikt over hvilke bilag som har blitt opprettet, lukk deretter forhåndsvisningen. For å bokføre bilagene du har lest inn må du åpne Bilagsregistrering og klikke Overfør til Hovedbok. Tips! Skulle du oppleve problemer med å importere en egendefinert bankfil, kan du sjekke følgende: - Sjekk at datoformatet du har definert stemmer overens med datoformatet i filen du skal lese inn. - Sjekk at filen du har lagret fra banken din er i Excel-format (.xls eller.csv). - Formater evt. datokolonnen i Excel til et datoformat som begynner med * (Eks. * ) 74

84 BANKAVSTEMMING BANKAVSTEMMING Ved hjelp av Bankavstemming kan du kontrollere at kontoutskrifter fra banken stemmer med det som er bokført i regnskapet ditt. Funksjonen hjelper deg å finne posteringene i hovedboken, og å merke av disse. Systemet vil også regne ut og sammenligne Avstemt beløp med Utgående saldo fra bankutskriften, etter hvert som du stemmer av postene. Før du kan ta i bruk modulen bankavstemmingen må du spesifisere hvilke kontoer i kontoplanen du ønsker å avstemme. Merk! Ingen posteringer med bilagsart Inngående Saldo (IS) vises i listen, men vil være med å danne grunnlaget for Utgående saldo fra foregående kontoutskrift sammen med avstemte posteringer fra foregående perioder. Når du starter bankavstemming får du opp en liste over tidligere foretatte avstemminger. I listen kan du i nedtrekkslisten øverst til høyre velge konto fra kontoplanen. Du kan også sette utvalg, for å lete opp tidligere avstemminger, dersom du ønsker det. Bankavstemmingen kan godkjennes når ikke avstemt beløp er lik 0. Du kan bare ha en ikkegodkjent (åpen) avstemming per konto. Systemet kontrollerer dette. Dersom du forsøker å opprette en ny avstemming på en konto som allerede har en åpen avstemming, vil du bli gjort oppmerksom på dette. Vær oppmerksom på at du ikke kan redigere eller slette en avstemming som er Godkjent. Dersom du oppdager at du har gjort en feil etter at du har godkjent en avstemming, bør du derfor opprette en ny avstemming som korrigerer den opprinnelige. 75

85 REGNSKAP Slik gjør du en konto tilgjengelig for bankavstemming 1. Velg Vis, pek til Regnskap og klikk Kontoplan. 2. Klikk Liste. 3. Merk kontoen du ønsker å kunne avstemme (f.eks. konto 1930), og klikk OK. 4. Velg fanekortet Avansert og merk Bankavstemming. Kontoen kan nå velges i selve bankavstemmingen. Slik stemmer du av en konto ved hjelp av bankavstemming 1. Velg Vis, pek til Regnskap og klikk Bankavstemming. 2. Klikk Ny. 3. Velg kontoen du ønsker å avstemme fra nedtrekkslisten.. 4. Skriv inn Utgående saldo i feltet for dette under Aktiv kontoutskrift. Saldoen finner du på utskriften fra banken. Dato bør være dato for utgående saldo. I feltet Referanse skriver du inn referansen på utskriften fra banken. 76

86 BANKAVSTEMMING Feltene under Forrige kontoutskrift fylles ut med data fra systemet. Denne vil være blank dersom du ikke har foretatt bankavstemming tidligere, men bilag med bilagsart Inngående saldo (IS) vil være med og danne grunnlaget for Utgående saldo fra foregående kontoutskrift. 5. For å hente inn de ulike transaksjonene som ikke er avstemt klikker du Ny i den nedre delen av vinduet. I vinduet som kommer opp kan du markere en og en transaksjon, etter hvert som du stemmer av med kontoutskriften. Legg merke til at du har noen nyttige funksjoner i dette vinduet. Som i de fleste andre listevinduer kan du klikke på kolonneoverskriftene for å sortere listen. Du kan klikke Marker alle eller Marker ingen. Du kan skrive ut avstemmingen. Du kan også klikke på trekanten ved siden av skriverikonet for å eller eksportere hele listen til Microsoft Excel. 6. Klikk OK når du har markert postene du vil avstemme. 77

87 REGNSKAP Dersom du ikke får avstemt alle postene i dette vinduet med en gang kan du klikke OK. Postene lagres som avstemt, og du kan enkelt fortsette senere med å avstemme de øvrige postene. Merk! Dersom du har gjort feil kan du imidlertid slette posten ved å klikke Slette. Du må da avstemme posten på nytt. 7. Etter hvert som du stemmer av poster vil de avstemte postene vises i listen i den nedre delen av vinduet. Når Avstemt beløp stemmer overens med Ikke avstemt beløp kan avstemmingen godkjennes. Klikk Godkjent for å gjøre dette. 78

88 HOVEDBOK HOVEDBOK Velg Vis Regnskap Hovedbok for å komme til hovedboken. Alle regnskapsdata blir til slutt samlet i Hovedbok. Selv om det daglige arbeidet foregår i andre moduler, vil all informasjon overføres til hovedboken. Periode- og terminavslutning, årsavslutning og oppstart av nytt regnskapsår er sentrale temaer når alle data har blitt samlet i hovedboken. Du kan se dataene i hovedboken på syv forskjellige måter. Du finner knapper for disse i venstre marg slik at du kan skifte mellom dem når det passer deg: Bilagsliste Kontoliste Nøkkeltall Resultat Balanse Grafisk Fremtidig kontantstrøm Bilag i andre moduler De fleste posteringer i Hovedboken integrerer data fra flere moduler. Disse modulene har du derfor direkte tilgang til fra Hovedboken. Merker du en Utgående faktura som er postert i hovedboken via Ordre-/Fakturamodulen, aktiveres knappen Gå til faktura. Fakturamodulen vil åpnes og fakturaen som var utgangspunktet for posteringen vil vises automatisk. Det samme gjelder Inngående faktura som er bokført via Innkjøpsmodulen. Marker og klikk Gå til Innkjøp for å gå til aktuelle innkjøpet i innkjøpsmodulen. Posteringer på en konto med Reskontrofunksjon, er alltid tilknyttet en kontakt. Dersom du merker en slik bilagslinje, kan du klikke Gå til kontaktkortet for å hente opp registreringen i Kontaktregisteret. Dette gjelder i første rekke posteringer på konto 1510 og 2410, som er satt opp som standard konto for registrering av kundefordringer og leverandørgjeld. Via disse bilagslinjene har du også tilgang til Reskontro. Ved å klikke Gå til reskontro har du direkte tilgang til å registrere betalinger av bilaget. 79

89 REGNSKAP Fortegn i rapporter i hovedboken Tradisjonelt rapporteres inntekter i resultatregnskapet som negative tall (kredit), i og med at de balanseres mot tilsvarende økning i Eiendelene, som skal rapporteres som positive tall (debet). I dette vinduet kan du likevel endre på hvordan rapportene skal vises disse tallene, for eksempel om du ikke ønsker at dine inntekter skal vises med negative tall. Velg Innstillinger under menyen Vis og klikk på Regnskap. Velg fanekortet Regnskapsinnstillinger og klikk på knappen Rapporter. Vis negative tall med parenteser fjerner minustegnene i resultatrapporter og balanserapporter (egen avmerkingsboks) Valget Inntekter vises med positivt fortegn og kostnader med negativt fortegn viser debetsaldoer som negative tall og kredit som positive i resultatregnskapet. Om du kombinerer dette valget med valget ovenfor vises kostnader i parenteser. Du kan også Bytte fortegn, for å endre visningen av hver enkelt Gruppe i balanserapportene. 80

90 HOVEDBOK Bilagsliste og kontoliste Bilagsliste Bilagslisten er det første du vil møte når du åpner hovedboken. Dette er imidlertid bare en av flere måter du kan se hovedbok på. I venstre marg finner du knapper som tar deg til de andre fremstillingsmulighetene i hovedbok: Kontoliste, Nøkkeltall, Resultat, Balanse, Grafisk og Fremtidig kontantstrøm. I Bilagslisten kan du se nærmere på de enkelte bilag/fakturaer du har ført. Det finnes gode muligheter for å filtrere/søke frem ønsket informasjon, og visningen i vinduet kan tilpasses etter eget behov. Velg først hvilket Regnskapsår du vil se bilag for i nedtrekkslisten øverst til venstre. Velg så om trestrukturen skal vise Bilagsart/periode eller Periode/bilagsart. Første alternativ vil vise bilagsartene hver for seg med underliggende perioder. Andre alternativ vil vise periodene hver for seg med underliggende bilagsarter. Klikk på det du vil skal vises i listen. Klikk Rediger hvis du vil redigere avdeling, prosjekt eller beskrivelse for den aktuelle linjen. Klikk Søk for å søke etter utvalgte bilag. Da åpnes dialogvinduet Søk hvor du legger inn søkekriterier i de ulike feltene. Det store feltet nederst i dette dialogvinduet vil oppdateres med treff etter hvert som du legger inn søkekriterier. Marker et treff i dette feltet og klikk på Gå tilknappen under feltet for å få bilaget opp i hovedboken. Klikk Sum Av/På for å vise/skjule summering nederst i modulen. Klikk Linket dokument dersom du ønsker å linke et dokument til bilaget. Det kan for eksempel være et originalt bilag du har skannet inn som du ønsker å linke til bilaget i hovedbok. 81

91 REGNSKAP Klikk Gå til reskontro for å vise bilaget i reskontro-modulen (kun aktiv når du markerer en reskontropost). Klikk Gå til kontaktkortet for å åpne kontaktkortet til den som er tilknyttet linjen du har markert. Klikk Gå til faktura for å vise den tilhørende fakturaen i faktura-modulen. Klikk Gå til innkjøp for å åpne bilaget i innkjøpsmodulen. Klikk Innstillinger for bestemme hvilke kolonner som skal vises i vinduet. Endringene gjelder pr. bruker og tar effekt når du lukker innstillingsvinduet. Klikk Hjelp hvis du står fast og trenger hjelp i vinduet. Klikk på Avslutt for lukke modulen. Brukerinnstillinger: Bilagsliste og Kontoliste Via brukerinnstillingene i Bilagsliste og Kontoliste i Hovedbok kan du tilpasse hvilke kolonner som skal vises ved å merke av kolonnene. Innstillingene kan settes individuelt for hver enkelt bruker. Kolonnene i Bilagsliste/Kontoliste I Bilagsliste og Kontoliste i Hovedbok er følgende kolonner er tilgjengelige. Du kan tilpasse hvilke som skal vises ved hjelp av Innstillinger: Kolonnene i Bilagsliste/Kontoliste: Linje: Viser linjenummeret på bilaget. Bilagsnummer settes automatisk på alle bilagene etter innstillingene du setter for dem. Samtidig som nummeret angir rekkefølgen på bilagene, kategoriseres de gjennom bilagsarter som Utgående faktura (UF), Inngående faktura (IF) Bank (B) osv. Disse bilagsartene kan du også redigere. Bilagsdato styres gjennom bilagsregistrering eller etter systemdato, for bilag som er overført fra faktura, innkjøp, lønn eller reskontro. Hvert bilag føres på to eller flere kontoer. Gjennom Konto angis det hvor i Resultat eller Balanseregnskapet bilaget er ført, etter kontoens plassering i kontoplanen. Beskrivelsesfeltet benyttes for å spesifisere hva bilaget gjelder. Dersom det ikke føres noe i dette feltet, vil navnet på den aktuelle kontoen settes inn her. Fakturanummer og Reskontronummer føres på alle bilag med bilagsart Inngående og Utgående faktura. Reskontronummer angir nummereringen av kunden eller leverandøren i kontaktregisteret. Dersom KID er registrert på reskontroposteringer, vil nummeret vises i denne kolonnen. KID kan også genereres automatisk på faktura. Dette aktiviseres under innstillingene for firmadatabase. 82

92 HOVEDBOK All Avgiftsbehandling er automatisert gjennom egne koder for de forskjellige avgiftene. Denne koden knyttes opp mot bilagslinjer hvor dette skal beregnes. Bilag som skal sammenstilles med egne budsjetter for Prosjekt og Avdeling må knyttes opp mot den særskilte enheten. Bilag i fremmed Valuta konverteres til lokal valuta før det legges til regnskapet. Dette betinger at bilaget knyttes til kursen som er angitt i valtuaregisteret. Beløpet som posteres på hver bilagslinje kan i hovedboken enten vises som Debet og Kredit eller som endring på Beløp (som positivt eller negativt tall). Compello arkivreferanse. Kun aktuelt dersom du har tilleggsprodukt for integrasjon med Compello Software. Kontoliste/Saldobalanse I Saldoliste får du oversikt over alt som er postert på hver enkelt konto i det aktive regnskapsåret. Med utgangspunkt i total saldo for hver konto kan du gå videre ned i tallene og se på fordelingen for hver periode, helt ned til den enkelte bilagslinje. Du kan også gå enda lengre og se informasjon om bilaget fra andre moduler, gjennom en rekke knapper. Hvilke av disse knappene som er aktive, avhenger av hvilken konto du velger. Nedenfor har vi beskrevet hvordan du kan starte i fanekortet Saldobalanse hovedbok og bla deg nedover i strukturen. Du kan også sette det nødvendige utvalget direkte i hvert enkelt fanekort om du ønsker dette. Slik kan du bruke kontolisten 1. Klikk på knappen for Sum Av/På hvis du ønsker at saldo skal vises/skjules nederst i vinduet. 2. Klikk Kontoliste til venstre i hovedboken. Fanekortet Saldobalanse hovedbok gir oversikt over alle kontoer som det er ført noe på i løpet av året. 83

93 REGNSKAP 3. Dobbeltklikk på kontoen du vil se nærmere på. Fanekortet Saldo pr. periode viser hvorledes hver periode bidrar til den endelige saldoen. Gjennom oversikten over Utgående saldo ser du saldo som var gjeldende ved enden av hver periode. 4. Dobbelklikk perioden du vil se nærmere på. Fanekortet Bilagslinjer inneholder hver enkelt postering på kontoen gjennom perioden. 5. Dobbelklikk linjen du vil se nærmere på. Hovedboken skifter nå fokus til Bilagsliste, med filter for bilaget som linjen inngår i. For forklaring av de andre knappene i verktøylinjen, se under forklaring av Bilagsliste. Nøkkeltall, resultat og balanse I Nøkkeltall i hovedbok kan du se rapporter som gir deg oversikt over sentrale tall i regnskapet. Linjene viser saldoposter fra regnskapet og kolonnene fordeler dem på tidsrom. I tillegg til standard rapportene kan du opprette og redigere dine egne rapporter. Slik kan du bruke nøkkeltall i hovedbok: 1. Velg hvilket Regnskapsår som skal ligge til grunn for nøkkeltallene. 2. Velg Rapportinnstillinger gjennom nedtrekkslisten i midten av verktøylinjen. Dette bestemmer hvilke linjer som inngår i rapporten. De ferdigdefinerte oppsettene kan redigeres og du kan opprette nye om du ønsker dette. 3. Velg Kolonneinnstillinger gjennom nedtrekkslisten til høyre i verktøylinjen. Dette bestemmer hvilke tidsintervaller linjene fra rapportoppsettet skal fordeles på. Du kan opprette egne kolonneoppsett om du ønsker dette. Resultat og balanse Resultat og balanse i hovedbok fungerer på samme måte som beskrevet her. 84

94 HOVEDBOK Opprettelse og redigering av rapportoppsett Rapportene Nøkkeltall, Balanse og Resultat i hovedboken kan redigeres, eller du kan opprette nye rapporter (rapportoppsett). Gjennom definering av egne Kolonneoppsett kan du bestemme hvilke tidsintervaller linjene fra rapportoppsettet skal fordeles på. Ved å klikke knappen med tre prikker til høyre for nedtrekkslisten for Rapportinnstillinger vises alle de definerte oppsettene i en liste. Følg prosedyren nedenfor ved opprettelse av nye, eller redigering av gamle rapporter. Rapportoppsett for Nøkkeltall, Balanse og Resultat i Hovedbok: 1. Klikk Ny eller merk en eksisterende rapport og klikk Rediger. Du kan nå sette opp rapporten, linje for linje. 2. Skriv inn en Beskrivelse av rapporten i det øvre feltet. Dette vil være navnet du velger som rapportoppsett i hovedbok. 3. Klikk Ny for å legge til en linje nederst på rapporten. For å legge til en linje midt i rapporten kan du markere en linje og klikke Legg til felt. I vinduet Linje kan du spesifiserer hva som skal vises på linjen: Merk ikke Vis dersom linjen bare skal inngå i andre formler og ikke vises på selve rapporten. 85

95 REGNSKAP Velg hvilken Linjetype du vil legge inn ved hjelp av nedtrekkslisten. Feltene som er aktuelle for denne linjetypen vil da være aktive i vinduet ellers. Beskrivelse: Legger inn en linje med den beskrivelsen du formulerer. Linje: Legger inn en blank linje på rapporten. Data: Henter tall fra regnskapet. Du velger ønsket kontogruppe fra nedtrekkslisten for Kontogruppe nedenfor. Konto: Henter tall fra regnskapet. Du velger Konto fra og Konto til fra nedtrekkslistene nedenfor. Formel: Kan bare baseres på eksisterende linjer i rapporten, ikke på tall som kun ligger i regnskapet og ikke er hentet opp i rapporten. Fritt tall: Legger inn en linje med et valgfritt tall på rapporten. Angi Innrykk i antall punkter dersom du ønsker innrykk for linjen. Velg Overstyr kolonneformatet for denne linjen for å definere egen formatering for linjen. 4. Klikk OK. 5. Gjenta prosessen til du har lagt opp alle linjer. Du kan også overføre rapportene til andre firmadatabaser: Klikk Eksporter for å lagre informasjon om en rapport i en fil. Denne filen kan siden importeres i en annen firmadatabase om du ønsker å benytte de samme rapportene i flere firmadatabaser. Klikk Importer for å lese inn en fil med nye rapporter. Dette kan være rapporter du har eksportert fra en annen eller lastet ned fra våre supportsider. 86

96 HOVEDBOK Opprettelse og redigering av kolonneoppsett Kolonneoppsettene i Nøkkeltall, Balanse og Resultat i hovedbok kan redigeres, eller du kan opprette nye kolonneoppsett. Disse kolonneoppsettene bestemmer tidsintervaller som linjene fra rapportoppsettet skal fordeles på. Et kolonneoppsett kan inneholde en eller flere kolonner. Ved å klikke knappen med tre prikker til høyre for nedtrekkslisten for Kolonneinnstillinger vises alle de definerte oppsettene i en liste. Følg prosedyren nedenfor ved opprettelse av nye, eller redigering av gamle kolonneoppsett. Kolonneoppsett for Nøkkeltall, Balanse, og Resultat i Hovedbok: 1. Klikk Ny eller merk et eksisterende kolonneoppsett og klikk Rediger. Du kan nå sette opp kolonneoppsettet, kolonne for kolonne. 2. Skriv inn en Beskrivelse av kolonneoppsettet i det øvre feltet. Dette vil være navnet du velger som kolonneoppsett i hovedboken. 3. Klikk Ny for å legge til en kolonne til høyre i kolonneoppsettet. For å legge til en kolonne til venstre for markert kolonne kan du klikke Legg til felt. Denne blir liggende over markert kolonne i listen, men til venstre i selve rapporten. I vinduet Kolonne kan du spesifiserer hva som skal vises i kolonnen: Merk Ikke Vis dersom kolonnen bare skal inngå i andre formler og ikke vises på selve rapporten. Velg hvilken Kolonnetype du vil legge inn ved hjelp av nedtrekkslisten. Feltene som er aktuelle for denne kolonnetypen vil da være aktive i vinduet ellers. Data: Henter tall fra regnskapet. Du kan velge mellom Årets hovedbok, Fjorårets hovedbok, Årets budsjett og Fjorårets budsjett. Sett også ønsket periodeutvalg. Formel: Kan kun baseres på eksisterende kolonner i kolonneoppsettet, ikke på tall som kun ligger i regnskapet og ikke er hentet opp i rapporten. Fritt tall: Legger inn en kolonne med et valgfritt tall. 87

97 REGNSKAP 4. I tillegg til valg av kolonnetype kan du velge tall- og skriftformat. 5. Klikk OK. 6. Gjenta prosessen til du har lagt opp alle kolonner. Du kan også overføre kolonneoppsettene til andre firmadatabaser: Klikk Eksporter for å lagre informasjon om et kolonneoppsett i en fil. Denne filen kan siden importeres i en annen firmadatabase om du ønsker å benytte de samme kolonneoppsettene i flere firmadatabaser. Klikk Importer for å lese inn en fil med nye kolonneoppsett. Dette kan være kolonneoppsett du har eksportert fra en annen eller lastet ned fra våre supportsider. Grafisk i Hovedbok Under Grafisk i hovedbok finnes mange muligheter for grafisk fremstillinger av ulike økonomiske forhold i selskapet ditt. Du kan velge mellom en rekke emner og filtrere disse ytterligere på avdeling og prosjekt hvis du ønsker det. I tillegg kan du velge mellom linje- og søylediagram med to- eller tredimensjonal fremstilling. Slik går du frem 1. Velg menyen Vis, pek til Regnskap og klikk Hovedbok. 2. Klikk knappen Grafisk. 3. Velg først ønsket regnskapsår i nedtrekkslisten øverst til venstre. 4. Velg deretter hva du vil se en grafisk fremstilling av i nedtrekkslisten for dette. Ved hjelp av knappen til høyre for nedtrekkslisten kan velge ut en trestruktur med samme innhold som nedtrekkslisten (viser resultatoppsettet i kontoplanen). 88

98 HOVEDBOK 5. Du kan også velge om du vil se grafisk fremstilling i form av linjer eller søyler. I denne nedtrekkslisten kan du velge mellom to- og tredimensjonal fremstilling. 6. I de neste nedtrekkslistene velger du om du vil se fremstilling for en bestemt avdeling eller et bestemt prosjekt. Fremtidig kontantstrøm Ved hjelp av funksjonaliteten for Fremtidig kontantstrøm kan du få innsikt i fremtidig likviditet basert på allerede registrert informasjon. Funksjonaliteten er spesielt beregnet for bedrifter med likviditetssensitivitet, dvs. typisk nystartede virksomheter eller kapitalintensive virksomheter/bransjer. Visningen av fremtidig kontantstrøm gir deg dagens pengebeholdning basert på hvilke pengesummer som går ut og inn i form av registrerte innbetalinger og utbetalinger i programmet. Kontantstrømmen beregnes ved å summere saldoer på kontoer for Bank, Post og Kasse i kontoplanen, samtidig som forventede kundeinnbetalinger, andre innbetalinger, leverandørutbetalinger og andre utbetalinger regnes med. Summene presenteres på ukenivå for det antall uker du har valgt. Du har mulighet til å overstyre manuelt underveis og legge inn justeringer ved behov. For at kontoene Kasse, Bankinnskudd og Postgiro skal vises i listen over kontoer ved beregning av kontantbeholdning, må kontoene være merket av for Post/bank/kasse i kontoplanen. Du kan også merke andre kontoer om ønskelig, det kan f.eks. være kassakredit. Slik merker du kontoene i kontoplanen 1. Velg Vis, pek til Regnskap og klikk Kontoplan. 2. Klikk Liste. 3. Finn kontoen du ønsker skal være inngå ved beregning av kontantstrøm og klikk OK. 89

99 REGNSKAP 4. Velg fanekortet Avansert. 5. Merk av for Bank/post/kasse. 6. Lagre og lukk kontoplanen. I veiviseren vil både åpne kundereskontroposter og åpne leverandørreskontroposter komme opp. Du må ta bort avmerkingen dersom du ikke ønsker at de skal tas med i beregningen av kontantstrøm. Poster som er satt til Omstridt krav vil også vises i listen, men vil ikke være merket av automatisk. Forfalte poster og poster uten forfallsdato vil vises for i dag, men også uten å være merket av. Dersom det er flere poster som er linket på en MatchID vil disse grupperes. Det er mulig å endre betalingsdato manuelt på en reskontropost dersom man er kjent med at det er gjort endringer på posten. I hovedvinduet kan du velge om du vil vise kontantstrømmen i tall (Rapport oversikt) eller om du ønsker å vise en Grafisk oversikt. Velger du Grafisk oversikt kan du i tillegg velge om du vil se oversikten pr. uke eller pr. dag, Søyler eller 2d linjer samt merke av om du ønsker å sammenligne med fjorårets tall. Du kan også skrive ut en oversikt over kontantstrømmen din og ved å klikke på piltasten til høyre for Skriv ut, vil du i tillegg kunne få en forhåndsvisning av rapporten eller eksportere dataene til Microsoft Excel. 90

100 HOVEDBOK Veiviser for beregning av fremtidig kontantstrøm 1. Klikk Veiviser. 2. Velg Tidsperioden du ønsker å se kontantstrømmen for i nedtrekkslisten for dette. Legg inn et beløp i feltet Justering dersom du har justeringer du ønsker å ta med i kontantbeholdningen. Klikk Neste. 3. I vinduet Innbetalinger fra kunder kan du legge til nye poster, redigere eller slette poster. Du kan også fjerne markeringen for poster du ikke ønsker skal beregnes inn i kontantstrømmen samt markere poster du ønsker skal inngå. Legg inn Justeringer for hver uke ved behov. Klikk Neste. 4. I vinduet Innbetalinger fra andre kan du legge inn andre typer innbetalinger du er kjent med vil finne sted i perioden fremover. Legg inn Justeringer ved behov. Klikk Neste. 5. I vinduet Utbetalinger til leverandører kan du legge til nye poster, redigere eller slette poster. Du kan også fjerne markeringen for poster du ikke ønsker skal beregnes inn i kontantstrømmen samt markere poster du ønsker skal inngå. Legg inn Justeringer ved behov. Klikk Neste. 91

101 REGNSKAP 6. I vinduet Utbetalinger til andre kan du legge inn andre typer utbetalinger du er kjent med vil finne sted i perioden fremover. Det kan f.eks. være lønn, innkjøp etc. Vær oppmerksom på at postene ikke vil bli spesifisert ved utskrift. Legg inn Justeringer ved behov. Klikk Neste. 7. Klikk Fullfør for å lagre endringene i beregningen av kontantstrømmen. Fremtidig kontantstrøm vil beregnes automatisk basert på dagens dato, reskontroposter og kontantbeholdning. Du trenger ikke å gå gjennom veiviseren dersom du ikke skal foreta justeringer. Som et alternativ til veiviseren kan du klikke på søkeknappene til høyre for Kontanter ved ukens inngang, Kundebetalinger, Andre innbetalinger, Leverandørutbetalinger og Andre utbetalinger i oversiktsvinduet for kontantstrøm. Tips! Vi anbefaler at du setter tilgangskontroll på funksjonaliteten for å redigere utvalg for estimering av kontantstrøm slik at kun regnskapsansvarlig kan gjøre endringer. 92

102 VALUTA VALUTA I valutaregisteret ligger de mest brukte valutaenhetene som standard. Du kan opprette flere valutaenheter ved behov. Valutaregisteret kan åpnes ved å klikke Valutaregister i Bilagsregistrering, via Standardregisteret eller ved å velge Vis - Regnskap - Valuta. Vinduet inneholder en liste over alle registrerte valutaenheter i programmet. NOK (Basisvalutaen) og Euro er markert med en lys bakgrunnsfarge slik at det skal være lett å se dem. NOK (Basisvalutaen) kan ikke slettes. Det samme gjelder Euro. Dersom du har endret valutakurser i valutaregisteret kan du oppdatere kursene i produktregisteret ved å klikke Oppdater produktregister. Valutakontohåndtering Dersom du har en egen konto for valuta i din bank kan denne knyttes opp mot en hovedbokskonto med valutafunksjonalitet. Ved bruk av valutakonto vil du ha full oversikt over valutabeholdningen på denne kontoen. Det er kun balansekontoer, unntatt reskontrokontoer, som kan defineres som valutakontoer. Slik oppretter du en valutakonto 1. Klikk Ny i kontoplanen. 2. Legg inn kontonummeret på den nye kontoen din, f.eks Klikk OK. 4. Legg inn navn på kontoen. 5. Sjekk at St. fokus, Avgiftskode og kontoens plassering i oppstillingsplanen er korrekt. 6. Klikk på fanekortet Avansert. 7. Velg korrekt valuta i nedtrekkslisten Valuta. 8. Velg Bank/post/kasse. Dette definerer at det er en Bank/post/kasse konto, du kan sette begrensninger på Bilagsartene på slike kontoer. 93

103 REGNSKAP 9. Klikk Lagre. Ønsker du å avstemme din valutakonto må du merke av for Bankavstemming for kontoen i kontoplanen. Funksjonen for bankavstemming finner du under Vis - Regnskap - Bankavstemming. Kontoer som er satt opp som valutakontoer vil du kunne ta ut egen valutarapport på i rapportmodulen. Registrering av betaling i valuta i bilagsregistrering Ved registrering av en betaling mot en valutafaktura i Bilagsregistrering vil du få opp et eget Valuta-vindu der du kan legge inn et evt. gebyr samt endre totalbeløpet. Betalt vil hentes fra den originale fakturaen i aktuell valuta, men kan overstyres ved f.eks. delbetaling. I feltet Gebyr kan du registrere bankens gebyr i forbindelse med valutatransaksjonen. Kontoen som vil bli belastet er kontoen for bankgebyr for valutatransaksjoner som du finner under systemkontoer. Totalbeløp referer til totalsummen som har gått inn/ut på din konto i klientvalutaen. 94

104 PERIODEAVSLUTNING PERIODEAVSLUTNING Regnskapet er satt opp med 13 perioder, én for hver måned og én for disposisjoner i forbindelse med årsavslutning. For å kunne benytte automatisk avgiftsoppgave med posteringer er det nødvendig å avslutte regnskapsperiodene etter hvert. Du kan avslutte perioden når alle kostnader og inntekter som tilhører denne er registrert. Tips! Det gjelder egne regler for avslutning av periode 2, 4, 6, 8, 10, og 12 fordi disse også avslutter en avgiftstermin. Når du velger å avslutte en av disse periodene vil mva-oppgave skrives ut automatisk. En veiviser hjelper deg gjennom prosedyren fram til godkjenning av avgiftsoppgaven. Avgiftsoppgaven kan også, når som helst, skrives ut fra rapportmodulen. Slik avslutter du en periode: 1. Velg Vis, pek til Regnskap og klikk Avslutte periode. 2. Velg Regnskapsår og Periode du ønsker avsluttet. 3. Klikk Neste. 4. Klikk Fullfør. Viktig! Når du har valgt å avslutte en periode mister du muligheten til å opprette, endre og slette bilag i denne perioden. Vær også oppmerksom på at du ikke selv kan åpne en avsluttet periode. 95

105 REGNSKAP ÅRSAVSLUTNING Overgang fra ett regnskapsår til et annet medfører bruk av særskilte prosedyrer, som for en stor del er iverksatt for å sikre korrekt tidsavgrensning i regnskapet. Regnskapsavslutning og årsoppgjør betyr for de fleste et stort arbeidspress og knappe tidsfrister. En del bedrifter vil være opptatt med årsoppgjøret i flere måneder og i verste fall opp til et halvt år. Ved hjelp av god planlegging, systematisering og koordinering kan arbeidspresset reduseres vesentlig. En del arbeidsoppgaver kan gjøres ferdig eller tilrettelegges før selve årsavslutningen. Dersom ditt firma har etablert gode rutiner for løpende avstemming gjennom året, vil ekstrabelastingen ved årsavslutning ikke bli stor. Årsoppgjøret skal i utgangspunket være likt fra år til år. Et godt tips for å redusere presset er å ha en skriftlig arbeidsplan (huskeliste), samt å ha foretatt løpende avstemminger gjennom året. Når du har utført årsavslutning i programmet kan du eksportere Saldobalanse Hovedbok til årsoppgjør for videre behandling hos din regnskapsfører/revisor. Slik starter du årsavslutning: 1. Velg Vis, pek til Regnskap og klikk Årsavslutning. 2. Velg året du skal avslutte i nedtrekkslisten Regnskapsår. 3. Klikk Neste. 96

106 ÅRSAVSLUTNING 4. Regnskapet vil bli analysert. Klikk Neste for å starte kontrollen. Når kontrollen er utført vil du eventuelt få opp en liste med momenter som må utføres før årsavslutningen kan fullføres. 5. Klikk Avbryt i veiviseren for å gå gjennom nevnte punkter. 6. Start veiviseren på nytt når du har gjennomført momentene som ble nevnt. Feilsøking ved Årsavslutning Nedenfor er det beskrevet hva de forskjellige meldingene innebærer og hva du kan gjøre for å gjennomføre disse: Dette gjelder dersom du får melding om at programmet ikke kan gjennomføre årsavslutning fordi: Følgende perioder/mva-terminer må avsluttes Hvis du får beskjed om at ikke alle perioder er avsluttet må du avbryte årsavslutningen og gå tilbake og avslutte nevnte perioder. Du avslutter perioder ved å velge Vis, peke til Regnskap og klikke Avslutte periode. Alle perioder må avsluttes, også de periodene du eventuelt ikke har noen føringer på. Ved avslutning av periodene 2, 4, 6, 8, 10 og 12 vil også de tilhørende mva-terminene avsluttes. Bilagsregistrering inneholder data Hvis bilagsregistreringen inneholder bilag som ikke er overført til hovedboken, vil årsavslutningen ikke kunne gjennomføres. Disse bilagene må enten overføres til hovedbok, eller slettes før årsavslutningen kan fortsette. Dersom du ikke ser noen bilag i bilagsregistreringen, kan du klikke på knappen Brukerinnstillinger i verktøylinjen øverst i modulen. Klikk deretter på knappen med tre prikker ut for Vis alle bilag for alle brukere. Du vil da se bilag registrert av andre brukere, som ikke er overført til hovedbok. Fakturajournal må skrives ut Fakturajournalen kan skrives ut fra Rapportmodulen fra Journaler. Husk at fakturajournalen må skrives ut direkte til skriver og at utskriften må godkjennes. Hvis du velger forhåndsvisning vil du få beskjed om at utskrifter til forhåndsvisning ikke blir effektuert. Husk å velge riktig regnskapsår. Posteringsjournal må skrives ut Posteringsjournalen skrives ut fra Rapportmodulen fra Journaler. Rapporten du skal skrive ut heter Posteringsjournal (Automatisk overføring). Som fakturajournalen må også denne rapporten skrives ut direkte til skriver for å bli effektuert. Husk å velge riktig regnskapsår. Overskuddet/Underskuddet må disponeres Når du gjennomfører årsavslutning i Mamut vil alle saldoene på balansekontoer (kontoer mellom 1000 og 2999) bli overført til neste år som inngående saldo. For at dette skal bli riktig er det en forutsetning at resultatkontoer (kontoer mellom 3000 og 9999) tømmes mot en balansekonto. 97

107 REGNSKAP Følgende to rapporter viser om disponering er gjort: Resultatregnskap 1 detaljert Balanse detaljert Når du skriver ut disse rapportene er det viktig at du setter filter på regnskapsår og periode Forutsetningen for å gjennomføre årsavslutning er at sum eiendeler er lik sum gjeld/egenkapital. Mva-konto Den eneste mva-konto som skal inneholde posteringer når du gjennomfører årsavslutning er konto 2750 Oppgjørs konto mva. Alle andre mva-kontoer må gjøres opp i foregående regnskapsår. På denne måten vil den inngående saldoen som blir opprettet for det nye året kun ta med seg det du eventuelt skylder/har tilgode av merverdiavgift. Posteringer på andre mva-kontoer kan skyldes tre forhold: Termin 6 er ikke skrevet ut og godkjent. Tidligere terminer (Termin 1-Termin 5) er ikke skrevet ut og godkjent. Det har blitt postert bilag som inneholder mva-posteringer i periode 13 i foregående år. Når det gjelder de to første punktene må du velge Vis, peke til Regnskap og klikke Avslutte periode. Husk at hver termin består av 2 perioder. F.eks. tilhører januar og februar termin 1. Mva-posteringer i Periode 13 Hvis du har bokført bilag i periode 13 som inneholder mva-posteringer må du manuelt gjøre opp disse. Posteringene vil ikke komme med på en systemgenerert avgiftsoppgave og du må derfor ta dette med som en korreksjon på neste avgiftsoppgave som skal innberettes. For å vite hvordan oppgjørsbilaget skal posteres kan du skrive ut Saldobalanse hovedbok for foregående år. Kan jeg føre regnskap på to år samtidig? Som regel er det nødvendig å kunne fortsette bokføringen i foregående regnskapsår en stund etter at du har påbegynt et nytt. Årsaken til dette er at det alltid vil være et visst etterslep i de administrative rutinene, slik at f.eks. fakturaer for varer som er levert i slutten av desember gjerne blir fakturert et stykke ut i januar o.l. Dessuten vil det sjelden være aktuelt å bokføre årsoppgjørsposteringene før et stykke ut på nyåret, samtidig må ikke dette være til hinder for at 98

108 ÅRSAVSLUTNING den daglige bokføringen kan gå som normalt. Du kan ikke risikere å måtte utsette bokføringen i det nye regnskapsåret til årsoppgjøret for det foregående omsider er i havn. I Mamut løses dette ved å endre aktivt regnskapsår i Regnskapsinnstillinger eller i Bilagsregistrering. Dette gjør at du får et spillerom med hensyn til årsoppgjøret, samtidig som den løpende bokføringen ikke blir skadelidende. Regnskapsåret avsluttes først når alle posteringer er på plass, og utgående balanse for foregående år overføres som inngående balanse i det nye året. Etter at årsavslutningen er foretatt, er det ikke lenger mulig å bokføre eller endre på bokførte data for det året som er avsluttet. Skulle det senere oppstå forhold som du i ettertid gjerne skulle hatt med, er den eneste løsningen å ta med dette som en korreksjonspostering i det nye regnskapsåret. Slike sikkerhetstiltak er påkrevd dersom løsbladforskriftenes krav om ikke slettbare lagringsmedier skal etterkommes. Regnskapsperioder og -år Regnskapet i Mamut har 13 regnskapsperioder. Periode 1 til 12 er årets tolv måneder, periode 13 skal brukes til å postere årsoppgjørsposteringene. Regnskapsmodulen er laget slik at du som bruker skal ha mest mulig fleksibilitet ved overgang til ett nytt år. Det innebærer at du ikke trenger å gjøre noe spesielt for å ta systemet i bruk i et nytt år utover å opprette et nytt regnskapsår, dersom ikke det allerede er gjort. Se under hvordan de ulike modulene bestemmer hvilket regnskapsår føringer blir bokført i. Ordre/Fakturamodulen I Mamut er det mulig å styre hvilken periode (dato) en faktura skal bokføres i ved å sette ønsket fakturadato i feltet Fakturadato i Ordre/Faktura-modulen. Det er datoen som skrives inn her som bestemmer hvilken periode fakturaen blir bokført i. Hvis du ikke legger inn en fakturadato vil systemdatoen bli brukt. Innkjøpsmodulen I innkjøpsmodulen er det fakturadatoen ved bokføring som bestemmer hvilken periode og regnskapsår innkjøpet blir bokført i.. Lønnsmodulen I Lønnsmodulen er det systemdatoen som bestemmer hvilket regnskapsår som vil bli brukt som lønnsår. Velg Vis, klikk Innstillinger og deretter knappen Regnskap og endre aktivt regnskapsår før du avregner lønn for det nye året Vanligvis vil ikke periode det foregående året være avsluttet før den første lønnskjøringen i det nye. Du må derfor huske å endre aktivt regnskapsår manuelt i Regnskapsinnstillinger. Bilagsregistrering I bilagsregistreringen kan du fritt velge regnskapsår og periode. Du vil fortsatt ha muligheten til å føre bilag for foregående år i perioder som ikke er avsluttede. Hvis periode 12 i foregående år er avsluttet vil du kun kunne føre på periode 13 i dette året. 99

109 REGNSKAP Bilagsnumrene begynner på nr. 1 i nytt regnskapsår I Mamut er det mest vanlige at hver bilagsart har en egen nummerserie. Hver nummerserie begynner med nr. 1 hvert år med mindre du overstyrer dette manuelt før du begynner å føre bilag. Innstillinger for bilagsnummerserier finner du ved å velge Vis og klikke Innstillinger. Klikk deretter knappen Regnskap, velg fanekortet Regnskapsinnstillinger og knappen Bilagsartinnstillinger og nummerserier. VIKTIG! Innstillingene må gjøres før du tar i bruk Ordre/Faktura og Bilagsregistrering i nytt regnskapsår. Dette gjelder også dersom du ønsker å merke av for Felles nummerserie for alle bilagsarter. Andre nummerserier Når det gjelder nummerseriene for f.eks. Ordrenummer, Fakturanummer og Kundenummer vil de fortsette der de sluttet i foregående år. Med andre ord, det skjer ingen tilbakestilling av disse nummerseriene. Grunnen til dette er at disse registrene ikke har et klart skille per år slik regnskapet har. Periode 13 og årsoppgjørsposteringene Etter at periode 12 i foregående år er avsluttet, er neste periode du kan bokføre på for dette året periode 13. Denne perioden avsluttes automatisk når du gjennomfører årsavslutning for dette året. Hovedgrunnen til at du i et regnskapssystem har periode 13 er at de fleste brukere ikke ønsker å gjennomføre årsavslutning for fjoråret før en god stund ut på nyåret. Mange avslutter ikke året før i april/mai året etter. De viktigste posteringene som dermed må gjøres i periode 13, er tidsavgrensningsposteringer (avskrivninger, varelagervurderinger, avsetninger osv.) og disponering av årsoverskudd/underskudd. De fleste bruker da et tradisjonelt årsoppgjørsprogram gjerne i samarbeid med sin revisor. Overfør midlertidig "Inngående Saldo" Midlertidig overføring av "Inngående saldo" benyttes i tidsrommet etter man har påbegynt nytt regnskapsår, og før det foregående er avsluttet, og endelig Inngående saldo overføres. 100

110 ÅRSAVSLUTNING Ved å overføre midlertidig Inngående Saldo får du et bedre grunnlag for finansielle vurderinger av selskapets balanseposter for det nye regnskapsåret i dette tidsrommet. Ved årsavslutning av foregående år vil endelig Inngående Saldo overskrive den midlertidige slik at balanserapportene gjengir de korrekte forhold. Slik overfører du midlertidig "Inngående saldo": 1. Velg Vis, pek til Regnskap og klikk Overfør midlertidig "Inngående saldo". 2. Velg hvilke to regnskapsår midlertidig inngående saldo skal overføres fra og til. Merk evt. av dersom du ønsker å generere inngående saldo for konto, prosjekt og avdeling også. Uten markering vil saldoene bli generert pr. konto. 3. Klikk OK. Et bilag av -arten Inngående saldo opprettes i det nye regnskapsåret. Bilaget inneholder alle balansekontoer. 4. Skriv eventuelt ut en balanserapport for det nye året for å verifisere at balansen er oppdatert. Gjenta prosedyren hver gang du foretar endringer på balansen i det gamle året. Det samme bilaget overskrives med oppdaterte saldoer. Eksport til årsoppgjør Etter å ha fullført årsavslutning i programmet er det for mange aktuelt å eksportere Saldobalanse hovedbok for videre behandling av totaltallene for regnskapet. Mange benytter et eget program for årsoppgjør eller sender rapporten til viderebehandling hos regnskapsfører/revisor. Det er støtte for eksport til følgende årsoppgjørsprogrammer: FINALE Årsoppgjør AKELIUS Årsavslutning STICOS Årsoppgjør Slik går du frem: 1. Velg Fil - Eksport og ønsket eksportformat for Saldobalanse hovedbok. 2. Bla deg frem til mappen du ønsker å lagre eksportfilen i og klikk Lagre. 3. Velg Regnskapsåret du skal eksportere Saldobalanse hovedbok for. 4. Klikk OK. 5. Klikk OK når du får beskjed om at eksporten er utført. Du kan finne igjen filen du eksporterte i mappen du valgte i pkt

111 REGNSKAP STATUS/ANALYSE Merk! Denne funksjonaliteten krever tilleggsprodukt, og vil kun være tilgjengelig når dette er installert. Eksporten lar deg hente ut virksomhetskritiske tall fra din database og overføre dem til Microsoft Excel (Krever minimum Microsoft Excel 9.0). Tallene settes opp i en oversiktlig presentasjon slik at du selv kan hente ut data til dine egne beregninger og kalkyler. Dette gir deg et alternativ til standardrapportene, slik at du kan se sammenhenger du ikke får tak i gjennom rapportmodulen. Eksport av bedriftsanalyse Eksporten utføres gjennom en veiviser, hvor du velger regnskapsår og hvilke data som skal inngå i rapporten. Her kan du velge mellom sammensetninger av informasjon fra: Kundereskontro Leverandørreskontro Ordre/Faktura Kunde/Kontakt Produkt Regnskap Veiviseren for eksport Start veiviseren fra menyen Vis, hvor du peker til Status og velger Eksport av Bedriftsanalyse til Excel. Steg 1: Velg regnskapsår fra nedtrekkslisten. Eksporten vil ta med og sammenstille tallene fra dette året med foregående år (året før det du velger her). Klikk Neste. Steg 2: Velg ett eller flere av de foreslåtte datagrunnlagene. Det blir opprettet selvstendige regneark i én arbeidsbok for hver av kategoriene. Klikk Neste for å produsere Excel-filen. Steg 3: Tall fra alle valgte kategorier blir hentet ut klargjort for overføring til Excel. Du føres automatisk over i neste steg når eksporten er klar. Steg 4: Klikk Fullfør for å overføre dataene til Microsoft Excel. Når regnearket er klart åpnes Excel automatisk. 102

112 STATUS/ANALYSE Du kan nå sette sammen dataene eller hente dem inn i de kalkylene du ønsker. Husk å lagre Excel-arket på en plass du får tak i det. Eksport til Pivot Du kan hente ut forskjellige rapporter til Microsoft Excel, hvor de settes inn i en Pivot-tabell. Du kan velge mellom Eksport av salgstall Eksport av innkjøpsdata Eksport av regnskapstall Pivottabeller kan virke kompliserte, men så for du behersker teknikken er mulighetene utallige. Du kan sette sammen alle slags kombinasjoner av de kategoriene du finner i Mamut Business Software, som gir deg sammenhengene du er ute etter. Eksporten utføres gjennom en veiviser hvor du velger en begrenset tidsperiode som tallene skal hentes fra. I Kontaktoppfølging under Aktivitet kan du også Eksportere Aktivitetsdata til Pivot. 103

113 REGNSKAP Veiviseren for eksport Start veiviseren fra menyen Vis, hvor du peker til Status og velger et av alternativene som er angitt ovenfor. 1. Skriv inn Fra dato og Til dato, for å angi tidsperioden du ønsker data fra. 2. Klikk Neste for å produsere Excel-filen. 3. Du kan nå jobbe videre med dataene i pivot-tabellen, eller hente dem inn i de kalkylene du ønsker. Husk å lagre Excel-arket på en plass du får tak i det. 104

114 BUDSJETT BUDSJETT Budsjettmodulen inneholder salgs-, innkjøps-, driftkostnads-, lønns-, investerings- og likviditetsbudsjett. Den vil hjelpe din bedrift med å fastsette dine budsjetter på en enkel måte. Den vil også bidra til å gi deg den nødvendige oversikten du trenger for å fatte riktige beslutninger basert på budsjetter, prognoser og forventet likviditetsutvikling. Innsamling av budsjettdata Selve opprettelsen av budsjettene foregår ved hjelp av en veiviser der du kan velge om du vil hente data fra tidligere reelle regnskapstall eller fra et budsjett for eksempel fra et tidligere år. Deretter kan du justere disse opp eller ned prosentvis. Ønsker du å opprette budsjettet fra grunnen av, uten å basere på tidligere regnskapstall eller budsjetter, kan du også gjøre dette. Du kan også finjustere tallene etter at budsjettet er opprettet, helt ned på konto-/periodenivå. Når budsjettet er opprettet kan du justere innstillingene som du ønsker. Fleksibel budsjettering Budsjettmodulen har full fleksibilitet med hensyn til hva du skal budsjettere på (budsjettbærere). I kombinasjon med enten prosjekt eller avdeling kan du for eksempel på salgsbudsjettet budsjettere på totalsummer, hovedbokskontoer, selger, kunde, produkt, produktgruppe eller produktkategori. Budsjettet er oppdelt i underbudsjetter, der salgsbudsjettet er tilpasset kontoplanen for salgskontoer. Innkjøpsbudsjettet, lønnsbudsjettet, driftskostnadsbudsjettet, investeringsbudsjettet og likviditetsbudsjettet er på samme måte tilpasset kontoene i standard kontoplan. Du kan justere hvilke kontoer som skal inkluderes i de ulike underbudsjettene. Budsjettfordeling på perioder ved hjelp av fordelingsnøkler For å forenkle arbeidet med å fordele budsjettsummer på perioder, kan du i registeret Budsjettfordeling opprette fordelingsnøkler som fordeler en totalsum ut over 12 perioder, slik at du kan tilpasse deg dine sesongvariasjoner. Fordelingsnøklene er bygget opp av forholdstall, slik at du kan fordele nøyaktig etter den brøk du ønsker. Ønsker du lik fordeling i alle periodene kan du for eksempel sette et 1-tall i alle feltene, slik at summen fordeles på hver måned med 1/12 av totalen. Egendefinerte rapporter Under Resultat og Likviditet kan du selv definere rapportene på samme måte som i hovedboken. Grafiske visninger Budsjettmodulen har egne grafiske visninger for budsjettene. Her kan du få en rask oversikt over budsjettene og sammenligne med reelle tall, samt se prognoser for resten av året basert på budsjettet du har satt opp, eller prognoser basert på resultatet så langt og deretter på budsjett ut året. Budsjettinnstillinger Hvert enkelt budsjett har egne innstillinger. Du kommer til disse ved å klikke Rediger i listevinduet for budsjetter, eller ved å klikke på Innstillinger når du er inne på selve budsjettet. 105

115 REGNSKAP Innstillingene er også en del av veiviseren som leder deg gjennom opprettelsen av nye budsjetter. Budsjettlisten - Velg budsjett eller lag et nytt Når du velger Budsjett fra Vis-menyen under Regnskap, eller ved hjelp av en annen snarvei får du opp en liste over budsjetter du har opprettet tidligere. Klikk Ny for å lage et nytt budsjett. Dette starter veiviseren for å opprette et nytt budsjett. Marker et budsjett i listen og klikk Rediger for å endre innstillingene for et eksisterende budsjett. Du kan slette et budsjett. Dette er endelig. Svarer du Ja på dette er budsjettet borte. Legg merke til at budsjettene opprettes per regnskapsår. I nedtrekkslisten til høyre velger du år. Opprette et nytt budsjett Opprettelsen av budsjettene gjøres ved hjelp av en veiviser der du kan velge om du vil hente data fra reelle regnskapstall eller fra et allerede eksisterende budsjett, deretter kan du justere tallene i prosent. Ønsker du å opprette budsjettet fra grunnen av, uten å basere på tidligere regnskapstall eller budsjetter, kan du også gjøre dette. Du kan også finjustere tallene etter at budsjettet er opprettet, helt ned på konto-/periodenivå. Slik oppretter du et nytt budsjett: 1. Velg Vis - Regnskap - Budsjett. 2. Klikk Ny i budsjettlisten. 3. Skriv inn et navn på budsjettet 4. Velg regnskapsår. 5. Klikk OK. Budsjettet lagres og du blir ført videre til veiviseren for import av budsjettdata. 106

116 BUDSJETT Når budsjettet er opprettet kan du senere justere innstillingene som du ønsker. Import av budsjettdata Når du skal legge inn budsjettallene kan du gjøre det ved hjelp av en veiviser der du kan velge om du vil hente data fra tidligere reelle regnskapstall eller fra et budsjett for eksempel fra et tidligere år, og deretter justere disse opp eller ned prosentvis slik du ønsker. Ønsker du å opprette budsjettet fra grunnen av, uten å basere på tidligere regnskapstall eller budsjetter, kan du også gjøre dette. Du kan også finjustere tallene etter at budsjettet er opprettet, helt ned på konto-/periodenivå. Du kan importere budsjettdata i det du oppretter et nytt budsjett, eller ved å åpne et eksisterende budsjett og klikke Importer. Tomt budsjett Budsjettet opprettes uten tall. Hent data fra reelle regnskapstall Du får importere reelle tall fra et regnskapsår som du velger selv, for eksempel forrige. Du kan justere tallene med en prosentsats. 107

117 REGNSKAP Hent data fra eksisterende budsjett Du får importere tall fra et budsjett som allerede er opprettet. Også her kan du justere med en prosentsats. Redigere budsjettdata Når du har åpnet et budsjett kan du redigere postene i budsjettet. 108

118 BUDSJETT Dobbeltklikk på budsjettraden eller klikk på Rediger for å legge inn eller importere budsjettall. I vinduet kan du legge inn flere linjer på det enkelte budsjettet, for eksempel kan du legge opp 2 linjer for salg i salgsbudsjettet. Har du valgt hovedbokskonto i innstillingene blir du bedt om å oppgi hvilken konto, inntil du har lagt inn tall. I detaljvinduet for budsjettraden kan du klikke Import for å hente inn alle kontoer. Systemet vil senere vise kun de kontoer der du har lagt inn budsjettall. I kolonnen F angis Fordelingsnøkkel for raden. Fordelingsnøkler fordeler en totalsum ut over 12 perioder, slik at du kan tilpasse deg dine sesongvariasjoner. Du kan se mer om budsjettfordeling i eget avsnitt. Marker en linje og klikk på Slett hvis du vil ta bort en linje fra budsjettraden. Budsjett - hovedvinduet for ett budsjett Når du har valgt et budsjett kommer du til hovedvinduet for dette budsjettet. Her kan du redigere budsjettallene, vise resultat og likviditet, og justere innstillingene for budsjettet. Ønsker du å åpne et annet budsjett må du avslutte budsjettet du er inn i og åpne det andre fra listevinduet. Du kommer til dette via Vis - Regnskap - Budsjett. Budsjettdata Under budsjettdata legger du inn tallene for budsjettet. Klikker du Import i hovedvinduet for et budsjett startes veiviseren for import av budsjettdata. Se mer om dette i eget avsnitt. Skriv ut. Budsjettet kan skrives ut i liggende format. 109

119 REGNSKAP Redigere budsjettdata Dobbeltklikk på budsjettraden eller klikk på Rediger for å legge inn eller importere budsjettall. I vinduet kan du legge inn flere linjer på det enkelte budsjettet, for eksempel kan du legge opp 2 linjer for salg i salgsbudsjettet. Har du valgt hovedbokskonto i innstillingene blir du bedt om å oppgi hvilken konto, inntil du har lagt inn tall. I detaljvinduet for budsjettraden kan du klikke Import for å hente inn alle kontoer. Systemet vil senere vise kun de kontoer der du har lagt inn budsjettall. I kolonnen F angis Fordelingsnøkkel for raden. Fordelingsnøkler fordeler en totalsum ut over 12 perioder, slik at du kan tilpasse deg dine sesongvariasjoner. Du kan se mer om budsjettfordeling i eget avsnitt. Marker en linje og klikk på Slett hvis du vil ta bort en linje fra budsjettraden. Resultat og Likviditet Under Resultat og Likviditet kan du selv definere rapportene på samme måte som i hovedboken. For å redigere en budsjettrapport kan du klikke på Rapportinnstillinger eller Kolonneinnstillinger. I kolonneoppsettene er det ferdigdefinerte kolonneoppsett som ikke kan redigeres. Du kan imidlertid opprette dine egne. Se mer om rapportoppsett og kolonneoppsett i avsnittet "Hovedbok". Utvalgsinnstillinger. Her kan du sette utvalg på prosjekt og/eller avdeling. Utvalg av/på. Når du har satt utvalgsinnstillinger kan du skru av og på utvalget ved hjelp av denne knappen. Grafisk - Resultat og Grafisk - Likviditet Budsjettmodulen har egne grafiske visninger for budsjettene. Her kan du få en rask oversikt over budsjettene og sammenligne med reelle tall, samt se prognoser for resten av året basert på budsjettet du har satt opp, eller prognoser basert på resultatet så langt og deretter på budsjett ut året. 110

120 BUDSJETT Budsjettinnstillinger Hvert enkelt budsjett har egne innstillinger. Du kommer til disse ved å klikke Rediger i listevinduet for budsjetter, eller ved å klikke på Innstillinger når du er inne på selve budsjettet. Innstillingene er også en del av veiviseren som leder deg gjennom opprettelsen av nye budsjetter. Hovedbokskonto: Samler budsjettallene for en gruppe kontoer på én eller flere hovedbokskontoer som du velger selv. Du kan for eksempel samle alle salgsinntekter på konto 3000 i budsjettet og alle innkjøp på konto 4000, slik at dette blir forenklet. Velger du hovedbokskontoer blir du bedt om å angi hovedbokskonto når du skal legge inn eller redigere budsjettallene. Totalsummer: Slår sammen alle tallene for det enkelte budsjett for deg, uten at det skal vises som en sum på en eller flere kontoer. Budsjettfordeling For å forenkle arbeidet med å fordele budsjettsummer på perioder, kan du i registeret Budsjettfordeling opprette fordelingsnøkler som fordeler en totalsum ut over 12 perioder, slik at du kan tilpasse deg dine sesongvariasjoner. Fordelingsnøklene er bygget opp av forholdstall, slik at du kan fordele nøyaktig etter den brøk du ønsker. Ønsker du lik fordeling i alle periodene kan du for eksempel sette et 1-tall i alle feltene, slik at summen fordeles på hver måned med 1/12 av totalen. Oppretter ny fordelingsnøkkel. Redigerer en eksisterende fordelingsnøkkel. Sletter en eksisterende fordelingsnøkkel. 111

121 REGNSKAP Merk! Sletter eller endrer du en fordelingsnøkkel vil dette ikke få innvirkning på allerede opprettede budsjettall. Du må imidlertid være oppmerksom på at tallene ikke endrer seg automatisk. Dette betyr at dersom du endrer en fordelingsnøkkel må du oppdatere dette i budsjettallene også. Dette gjør du enkleste ved å legge inn fordelingsnøkkelen på nytt. Det anbefales derfor å være forsiktig med å endre budsjettnøkler. Du kan i stedet opprette nye. Rediger grunnlaget for budsjettet Klikk på knappen for å redigere likviditetseffekten og hvilke kontoer som skal inkluderes i hver enkelt del av budsjettet. 112

122 BUDSJETT Likviditetseffekt I fanekortet Likviditetsbudsjett setter du hvilke likviditetseffekter budsjettene medfører. Valgene under likviditetsbudsjett varierer avhengig av hvilket underbudsjett du setter innstillinger for. I salgsbudsjettet er det for eksempel viktig å definere en gjennomsnittlig betalingstid. Dine kunder betaler kanskje ikke alltid på forfall, og her kan du sette et gjennomsnittlit antall dager for faktisk betalingstid. Som standard benyttes standard betalingsbetingelse. Dagene regnes ut fra fakturadato. Dersom en andel av dine salg er kontant setter du inn en prosentandel i feltet Kontantandel i %. Likviditetsbudsjettet vil ta hensyn til dette, da kontantsalg gir umiddelbar likviditetseffekt. Salgsbudsjettet har også innstillinger for Inngående saldo, som i dette tilfellet vil gjelde kundereskontro, og for betalingskonto. Denne vil som standard være systemkontoen for bank. Hovedbokskonto I fanekortet Hovedbokskonto kan du fordele de ulike typene inntekter og utgifter på én eller flere kontoer i budsjettet. Eksempelvis kan du velge å vise alle salgsinntektene på én konto. Som standard er det valgt at disse skal vises på én konto. Da velges kontoen, og man benytter faktor 1, slik at alle salgskontoer slås sammen i budsjettoversikten til én sum. Du kan også fordele de på ulike kontoer. Da benytter du ulike fordelingsfaktorer, på samme måte som for fordelingsnøklene. Benytter du faktor 1 på to kontoer, vil totalsummen fordeles med ½ på hver av disse. 113

123 REGNSKAP 114

124 2 Logistikk For en bedrift med tusenvis av produkter, hundrevis av leverandører og utallige lagre er det avgjørende å ha kontroll over alle aspekter ved produktene: Priser, leverandører, mulige rabatter, lagerlokasjon og -beholdning er bare noen eksempler. Under fokusområdet Produkt & Lager holder du full oversikt over dette. I Produktregisteret registreres alle produkter som inngår i bedriftens varehandel. Det kan være lagervarer, tjenester, arbeidstimer etc. All produktinformasjon som registreres i produktregisteret brukes i programmets øvrige moduler og forenkler på den måten registrering av tilbud, ordre og innkjøp. Innhold Produktmodulen 116 Produktregisteret Produktliste Fanekortene i produktregisteret Brukerinnstillinger for produkt Om organisering og vedlikehold av produkter Endring av et utvalg produkter Duplisere et produkt Endre produktnummer Sette et produkt inaktivt Språk på produkter Opprette produktnavn på flere språk Skrive ut faktura på et annet språk Pris Hvordan endre/redigere prisen på ett produkt Endre pris på et utvalg produkter - Global prisjustering Prisliste ekstern tilpasning av prisliste Produktvarianter Kom i gang med variantene Opprette varianter/varianttilknytninger av et produkt Overføre beholdning mellom ulike varianter av ett produkt Variantinnstillinger Innkjøpsmodulen 153 Innkjøpsregisteret Fanekortene i innkjøpsvinduet Innkjøpsveiviseren Varemottak Bokføring av innkjøp Bokføre en innkjøpsordre/opprette leverandørfaktura Bokføre Toll/Spedisjonsfaktura fra innkjøp Bokføre Kreditnota fra Innkjøp Salgsordre og innkjøp Brukerinnstillinger: Innkjøp Lagermodulen 172 Lagerregister Beholdning Produkter med disponibelt under innkjøpsnivå Ordre, ikke levert Innkjøp, ikke mottatt Innkjøpsreservasjoner Serienummer på lager Lagerbevegelser og reservasjoner Varetelling

125 LOGISTIKK PRODUKTMODULEN I Produktregisteret registrerer du alle data om bedriftens varer. Dette effektiviserer all registrering av ordre og innkjøp, ettersom produktinformasjon importeres fra denne modulen. Fra produktregisteret kan du kontrollere de fleste bruksmåtene for det enkelte produkt. Bruksmåter og funksjoner som styres fra produktregisteret: Pris/Rabatt Et produkt kan ha en pris eller flere differensierte priser styrt av dato. Ved hjelp av en priskalkulator kan du sette opp prisene for produktene dine. Du kan fastslå kostnader i både faktor og prosent og finne ut hvordan prisen vil påvirkes når f. eks. innkjøpspris, kostnader eller salgspris endres. Les mer om pris nedenfor. Lagerføring Du kan lagerføre produktene dine dersom du har en programversjon med lisens for dette. Programmet har en avansert lagerfunksjon, inkludert funksjoner for varetelling, flere lokasjoner, serienummerhåndtering, holdbarhetsdatoer, varepartier og reservasjoner av produkter. Leverandør/innkjøp Leverandører har gjerne egne betingelser, priser og koder for produkter du bestiller fra dem. Produktregisteret har funksjoner for å holde orden på priser og betingelser fra flere leverandører av samme produkt. Strukturer Dersom bedriften tilbyr sammensatte produkter som består av flere komponenter, kan dette produktet defineres som en Strukturvare. Man kan f.eks. tenke seg et firma som tilbyr en 116

126 PRODUKTMODULEN kontorløsning som består av to bokhyller, en stol og et skrivebord. Da vil dette produktet samlet defineres som én strukturvare. Bokhyllen, stolen og skrivebordet defineres som komponenter. Produktvarianter Dersom bedriften selger produkter som leveres i flere utførelser, for eksempel med forskjellig farge eller størrelse, kan disse registreres som varianter av et produkt. Hver enkelt variant kan ha egen pris, lagerhåndtering, produktinformasjon osv. Dette styres i Variantinnstillinger. Det er viktig at du spesifiserer innstillinger for varianter før du begynner å opprette varianter i produktregisteret. Når et produkt har varianter, vil selve produktet kalles et Hovedprodukt. Du kan ikke lenger føre transaksjoner på selve hovedproduktet. Netthandel Har du lisens for netthandel kan du selge produktene dine på Internett og få ordrene derfra ferdig til viderebehandling i Ordre/Faktura vinduet. Nettbutikken din vil være direkte forbundet med produktregisteret gjennom Webinnstillinger. Her velger du om produktet skal ligge for salg i din nettbutikk og hvilken informasjon om produktet som skal vises. Utskrifter Produktinformasjonen kan skrives ut direkte fra produktregisteret, blant annet som produktetiketter, og sendes til skriver, e-post, telefaks, overføres til Microsoft Office Word, eller til forhåndsvisning på skjerm. Har du installert en pdf-skriver kan produktutskriftene også overføres til pdf-format som en fil. Produktnavn på flere språk Et produkt kan vises på utskrifter o.l. på flere enn ett språk. Les mer om hvordan du gjør dette under. Andre funksjoner for produkt: For en bedrift som selger mange produkter kan det være svært tidkrevende å vedlikeholde produktregisteret. Jo flere felter man benytter for å kontrollere bruksmåten for produktene, desto mer vedlikeholdsarbeid må man påregne. Ved hjelp av veiviseren for Oppdatering av et utvalg produkter, kan du oppdatere de fleste feltene på mange produkter på en gang. Dette kan for mange medføre store tidsbesparelser. For de som lagerfører produkter finnes det funksjonalitet for Varetelling i Lager. Innstillinger for produkt: I tillegg til innstillingene for funksjonene nevnt ovenfor, finnes det en del generelle innstillinger for hvert enkelt produkt der det settes innstillinger for hvordan produktet skal behandles i forhold til integrasjon, kjøp, salg og lager. Dette gjøres fra fanekortet Innstillinger i produktmodulen. I Brukerinnstillingene for produkt bestemmer du hva som skal vises i skjermbildene for deg som bruker. Der kan du også gjøre en del valg som kan forenkle registreringsprosessen. 117

127 LOGISTIKK I Firmainnstillingene styres bruksmåten for alle brukere. Her setter du også standardverdier som skal gjelde hver gang noen oppretter nye produkter. Produktregisteret Produktregisteret er delt i to på samme måte som for eksempel kontaktregisteret. Øvre halvdel inneholder sentral informasjon om selve produktet. Nedre halvdel er inndelt i fanekort med mer detaljert informasjon som priser, rabatter, leverandører og logistikkverdier. Dersom det er felter eller fanekort som ikke vises eller som du ikke ønsker skal vises, kan du tilpasse dette i Brukerinnstillinger. Du kan bestemme hvilken funksjonalitet som skal være tilgjengelig for produktregisteret i Firmainnstillinger. I tillegg finner du innstillinger, blant annet for integrering med nettbutikken. Alle produkter blir automatisk nummerert i logiske nummerserier. Disse numrene kan overstyres, og de kan også være alfanumeriske (inneholde både bokstaver og tall). Første gangen du åpner produktregistret vil du få opp et vindu for Tilpasning av funksjonalitet. Det er viktig at du merker av hvilken funksjonalitet din bedrift bruker slik at produktregistret blir tilpasset bedriftens behov. Denne tilpasningen kan også gjøres inne på firmainnstillingene, som du finner under Vis Innstillinger Firma Innstillinger per modul Produkt. Slik oppretter du et nytt produkt 1. Velg Vis Produkt Produktregister. 2. Klikk Ny for å opprette et nytt produkt, eller klikk på pilen ved siden av Ny-knappen. 3. Velg eventuelt i eget vindu hvilken type produkt du ønsker å opprette. Merk! Vinduet vises ikke dersom du tidligere har merket av for å ikke vise det igjen. Har du valgt å ikke vise vinduet, kan du opprette nytt produkt etter en av malene ved å klikke på pilen ved siden av Ny-knappen, og velge mal fra listen. 118

128 PRODUKTMODULEN 4. Endre produktnummer dersom du ikke ønsker å benytte det som foreslås. Endringen må gjøres før lagring av produktet. 5. Skriv inn ønsket produktnavn i feltet for dette. 6. Fyll ut de feltene som er aktuelle for produktet: Leveringstid: Her kan antatt leveringstid registreres. Vekt: Her registreres vekt. Gram, kilo eller tonn kan velges i nedtrekkslisten. Volum: Her registreres produktets volum. Du kan velge mm3, cm3, dm3 eller m3. Pakkeenhet: Her kan du velge ønsket pakkeenhet. Nye verdier for pakkeenhet kan registreres i Standardregisteret. Antall pr. enhet: Her registrerer du antall pr. enhet. Produktgruppe: Her velger du produktgruppen produktet skal tilhøre. Nye produktgrupper kan opprettes i Standardregisteret. Undergruppe: Her bestemmer du undergruppe for produktet. Antall nivåer for produktgrupper er opptil 4 og hvor mange som vises i produktkortet avhenger av innstillingene du har satt i Firmainnstillinger for Produkt på fanekortet Standardverdier. Utgående mva: Her angir du utgående mva-sats for produktet. Inngående mva: Her angir du inngående mva-sats for produktet. Fyll ut informasjon som er relevant for produktet i fanekortene i nedre del av produktregisteret. Se mer om de ulike fanekortene nedenfor: 119

129 LOGISTIKK Produktliste Produktlisten er en liste som viser alle eller et utvalg produkter fra Produktregisteret. Produktlisten benyttes til å velge hvilket produkt man ønsker å se nærmere på eller ved valg av produkt som skal inngå i tilbud, salgsordre eller innkjøp. Du kan tilpasse produktlisten til ditt bruk i Brukerinnstillinger for produkt. Innstillingene her vil være felles for de ulike modulene i systemet. Hvordan endre sortering i produktlisten? Produktlisten er som standard sortert etter produktnummer. Du kan enkelt endre sortering i listen ved å klikke på overskriften i hver kolonne. Listen vil da endre sortering etter overskriften som er valgt. Valgt kolonne vises med fet skrift. Hvordan endre hvilke produkter som skal vises i listen Som standard vil Alle produkter (ikke inaktive) vises ved åpning av produktlisten. I nedtrekkslisten øverst til høyre kan du velge hvilke produkter du ønsker skal vises i produktlisten og på den måten begrense antallet produkter som vises. Du kan f.eks. velge å kun se Kampanjeprodukter, Lagervare, Strukturer, inaktive produkter eller en bestemt produktgruppe. Tips! I Brukerinnstillingene for Innkjøp kan du merke av for at produktlisten kun skal vise produkter som er tilknyttet den aktuelle leverandøren som er valgt på innkjøpet, når den åpnes fra innkjøpsmodulen. 120

130 PRODUKTMODULEN Tips! Du kan eksportere en rekke lister og tabeller til Excel ved hjelp av en meny på høyreklikk. Du kan sette et utvalg i listen, - høyreklikke - og få dette utvalget ut i rapporten. Rapporten åpnes direkte i Excel. Vær oppmerksom på at filen er en midlertidig fil. Du må lagre denne dersom du ønsker å ta vare på den. Fanekortene i produktregisteret Pris Et produkt kan ha en pris eller flere differensierte priser styrt av dato. Ved hjelp av en priskalkulator kan du sette opp prisene for produktene dine. Du kan fastslå kostnader i både faktor og prosent og finne ut hvordan prisen vil påvirkes når f. eks. innkjøpspris, kostnader eller salgspris endres. Ønsker du oversikt over den historiske prisutviklingen for produktene dine velger du Bedriften ønsker å se historisk prisutvikling på produkter i Firmainnstillinger. Innstillinger for bruk av priser i andre deler av programmet Vis på ekstern prisliste: Merkes av dersom du vil at produktet skal vises på ekstern prisliste. Listen kan skrives ut til enkeltkunder med spesifikk rabattinformasjon m.v. Overstyre kostpris i salgsmodul: Merkes av dersom du ønsker muligheten til å kunne endre kostpris på produktlinjer i ordrer. Tilleggsavgift: Dersom det skal spesifiseres tilleggsavgift på fakturaene dine velger du hvilken gruppe som skal benyttes for gjeldende produkt i nedtrekkslisten Tilleggsavgift. Les mer om pris i eget kapittel. 121

131 LOGISTIKK Rabatt Du kan tilby rabatter på hvert enkelt produkt basert på ulike kriterier: Etter Kategori (f.eks. rabatt kun for forhandlere), For en bestemt Kontakt, eller basert på Kvantum (mengden kunden kjøper). Kvantumsrabatt kan fastsettes etter Trapp eller Fra første antall. Hvis du velger Trapp, kan du for eksempel bestemme at de 500 første vareenhetene selges med 5 % rabatt, mens de neste enhetene opp til 1000 selges med 7,5 % rabatt. Setter du rabatten til Fra første antall, vil hele beholdningen selges med 7,5 % rabatt. Slik oppretter du en ny rabatt 1. Klikk på Ny under Kategori når du vil opprette en rabatt. Da får du fram dialogvinduet Rabatt. 2. Skriv inn datoen rabatten skal opphøre og marker riktig Kategori i nedtrekkslisten. Velg enten Fastpris eller Rabatt i % avhengig av hva du ønsker å sette i tekstboksen nedenfor. Klikk OK. 3. Du følger samme prosedyre når du vil registrere en rabatt basert på Kontakt eller Kvantum. Rabattyper: Rabatter registreres på flere forskjellige nivåer: Rabatt på kombinasjonen produkt og kunde (Settes i dette fanekortet). Standard rabatt i % av ordretotal for en kunde (Settes i Kontaktregisteret). Rabatt på kombinasjonen produkt og kontaktkategori (dette fanekortet). Rabatt på kombinasjonen kundekategori og produktgruppe (settes i Rabattregisteret). Kvantumsrabatt for hvert produkt (Settes i dette fanekortet). Rabattregisteret (Rabattype 4), åpnes fra verktøylinjen i produktregisteret. Rabattregisteret er en rabattmatrise hvor du kan forhåndsdefinere priser og rabatter for forskjellige kombinasjoner av kundekategorier og produktgrupper. Her markerer du kundekategori mot produktgruppe og setter inn gjeldende rabattsats. For å komme til rabattregisteret, velger du Vis - Produkt - Rabattregister fra menyen. Disse fem rabattypene er ordnet i et hierarkisk system og overstyrer hverandre. Bare en av dem vil være gjeldende i siste instans. 122

132 PRODUKTMODULEN Lager Lager er integrert med Salgsoppfølging, slik at beholdningen justeres i henhold til kjøp og salg. Du holder oversikt over varebeholdningen i dette fanekortet. På fanekortet Lager finner du Hovedlager registrert. Du kan redigere navnet på lageret, skrive inn lagerets adresse og annen relevant informasjon ved å klikke på Rediger-knappen. Denne informasjonen kommer til syne på fanekortets nedre del. Det eneste du kan redigere direkte i kolonnene er Maks og Min for beholdningen på lageret, samt Best. nivå og Best.antall (bestillingsnivå og bestillingsantall). Oppdater lager Hvis produktet er lagervare, bør du sørge for at avmerkingsboksen Oppdatere lagerbeholdning er markert. Se mer om lager i eget kapittel. Leverandør Leverandører har gjerne egne betingelser, priser og koder for produkter du bestiller fra dem. Ved å knytte et produkt til leverandøren(e) du kjøper inn produktet fra, kan du registrere denne informasjonen sammen med supplerende informasjon om produktet. Merk deg at innkjøpsprisen fra standardleverandør kan påvirke innkjøpsprisen du legger inn i fanekortet Pris. Når du oppdaterer innkjøpsprisen til standardleverandør, må du velge om du også ønsker å oppdatere tilsvarende pris i Priskalkulatoren. Informasjon som er lagt inn i fanekortet Leverandør vil kunne brukes ved innkjøp fra aktuelle leverandør. Slik knytter du en leverandør til produktet 1. Klikk Ny i fanekortet Leverandør i Produktregisteret. 2. Velg leverandøren av produktet, og klikk OK. 3. Fyll inn detaljert informasjon om leverandøren: Leverandørens produktnummer: Dersom leverandøren din har et eget produktnummer for produktet kan du registrere det her. 123

133 LOGISTIKK EAN-kode: Her kan leverandørens EAN-kode (strekkode) legges inn hvis den avviker fra den som er registrert i fanekortet Innstillinger i produktkortet. Leveringstid i antall dager: Benyttes ved innkjøp for å bedre kunne holde oversikt over hvor lang tid leverandøren vil bruke på å levere varen til deg. Kursoppdatering: Her bestemmer du om du ønsker fast kurs eller flytende kurs. Dette er aktuelt dersom du gjør innkjøp i utenlandsk valuta. Bruker du flytende kurs oppdateres valutakurser i Valutaregisteret. Innkjøpspris i valuta: Her registreres innkjøpsprisen i den valutaen som er registrert på leverandøren. Innkjøpspris i kl. valuta: Viser innkjøpsprisen omregnet til firmadatabasens (klientens) valuta. Anbefalt utsalgspris: Her kan du legge inn leverandørens Anbefalte utsalgspris. Prisen kan få betydning for salgsprisen i priskalkulatoren, avhengig av valg i Produktinnstillinger. Leverandørens produktnavn: Dersom leverandøren har et eget navn på produktet kan du legge inn dette og merke av om du ønsker at Leverandørens produktnavn skal benyttes ved innkjøp. Rabattprosent ved innkjøp: Har du avtalt deg frem til rabattprosent hos leverandøren kan du legge inn rabattprosenten i feltet. Rabattprosenten vil automatisk taes hensyn til ved opprettelse av innkjøp mot denne leverandøren. Kvantumsrabatt ved innkjøp: Legg inn en forklarende tekst i Vilkår for kvantumsrabatt. Teksten vil vises når du legger inn produktet i en bestilling, men du må selv ta stilling til antall og evt. oppdatere rabattfeltet manuelt. 124

134 PRODUKTMODULEN Leverandøren leverer i annen enhet: Dersom leverandøren leverer produktet i en annen enhet enn den du videreselger, kan du spesifisere pakkeenhet, antall pr. enhet og omregningsfaktor ved lageroppdatering. 4. Klikk OK. Du kan bestemme standardleverandør for produktet dersom du har tilknyttet flere aktuelle leverandører. Dette gjøres i nedtrekkslisten Standardleverandør. Strukturer Dersom bedriften tilbyr sammensatte produkter som består av flere komponenter, kan dette produktet defineres som en Strukturvare. Man kan f.eks. tenke seg et firma som tilbyr en kontorløsning som består av to bokhyller, en stol og et skrivebord. Da vil dette produktet samlet defineres som én strukturvare. Bokhyllen, stolen og skrivebordet defineres som komponenter. På dette fanekortet velger du om produktet er selve strukturen eller om det er en komponent som inngår i en struktur. Merk deg at tjenester også kan inngå som del av strukturvarer. Hvordan opprette en strukturvare? Før du kan opprette en strukturvare må du opprette produktene som skal inngå som komponenter i strukturvaren. 1. Opprett et nytt produkt eller bla deg frem til produktet som skal inngå i strukturvaren. 2. Velg fanekortet Strukturer. 3. Merk av Komponent som inngår i struktur. Gjenta pkt. 1-3 for alle produkter som skal inngå som komponenter. 4. Klikk Ny for å opprette selve strukturvaren som et nytt produkt. 5. Velg fanekortet Strukturer. 6. Merk av Struktur som har komponenter. 7. Sett innstillinger for hvordan strukturen skal vises i ordre/tilbud, på faktura og i innkjøp. Forenklet oversikt: Viser produktnummer og produktnavn på både strukturen og komponentene, men bare antall, pris og sum på produktlinjen til komponenten. Detaljert liste: Viser antallet, pris og sum også på komponentene. 125

135 LOGISTIKK Ikke vis komponenter: Dersom du kun ønsker at kun Strukturen skal vises i tilbud, ordre, på faktura eller innkjøp markerer du dette valget. 8. Velg hvilken Lageroppdatering du ønsker ved salg og innkjøp av strukturvaren. Oppdatere komponentene: Lagertransaksjoner vil oppdatere komponentene i strukturen. Oppdatere strukturen: Velges dersom du ønsker at lagertransaksjonen skal påvirke selve strukturen. Du må da montere strukturen før du selger den. 9. Velg hvordan Prisreguleringen skal fungere: Oppdatere kostpris regulerer kostprisen til strukturvaren etter hvert som prisen på komponenter endres. Salgsprisen på strukturvaren beholdes. Oppdatere kostpris og salgspris justerer salgsprisen til strukturvaren i forhold til endringer i prisen på komponentene. 10. Klikk Ny i fanekortet for å knytte en komponent til strukturen. 11. Velg en av komponentene du opprettet i punkt Klikk OK. 13. Skriv inn Antall enheter som skal inngå i strukturvaren. 14. Klikk OK. Gjenta pkt til alle komponenter som skal inngå i strukturvaren er lagt til. Variant Dersom bedriften selger produkter som leveres i flere utførelser, for eksempel med forskjellig farge eller størrelse, kan disse registreres som varianter av et produkt. Hver enkelt variant kan ha egen pris, lagerhåndtering, produktinformasjon osv. Dette styres i Variantinnstillinger. Det er viktig at du spesifiserer innstillinger for varianter før du begynner å opprette varianter i produktregisteret. Hver enkelt variant får et eget produktnummer, og du kan velge om du vil vise produktnummeret til hovedproduktet eller til varianten når du fakturerer og gjør innkjøp. Les mer om produktvarianter i eget kapittel nedenfor. Slik oppretter du en variant Du kan følge denne prosedyren for å opprette enkeltvarianter. For å opprette mange varianter på et produkt kan du benytte variantmatrisen. 1. Velg fanekortet Variant i produktkortet. 2. Merk Produktet har varianter. 126

136 PRODUKTMODULEN 3. Klikk Ny. 4. Legg inn Produktnavn for varianten. 5. Fyll ut informasjon som skal være gjeldende for varianten. Du kan bl.a. overstyre foreslått produktnummer, merke av om varianten skal kunne inngå som komponent i en strukturvare eller om varianten skal settes inaktiv. Hvilke egenskaper som kan endres for varianten avhenger av Variantinnstillingene du har satt. 6. Registrer spesifikk informasjon om varianten i fanekortene Pris, Lagerhåndtering og Produktinformasjon. 7. Klikk OK. 8. Gjenta fra prosedyren for opprettelse av variant til du har registrert alle varianter av produktet. Alternativt kan du velge å duplisere en variant ved hjelp av knappen Duplisere variant. NB! Når et produkt inneholder ulike varianter, kan du ikke lenger føre transaksjoner på selve hovedproduktet. I nedtrekkslisten Standardvariant velger du eventuelt hvilken variant som skal komme opp som standard når en kunde i nettbutikken velger å se detaljert informasjon om produktet. Merk varianten du vil endre på, og klikk på Rediger. Dette åpner selve variantkortet, som gir en samlet oversikt over all produktinformasjon for den aktuelle varianten av hovedproduktet. Feltene som skal kunne variere, i henhold til Variantinnstillingene, vil være redigerbare. Skal de ikke kunne variere, vil de være skyggelagte. Dette indikerer at de ikke kan endres. Tips! Det fins ingen felt for "leverandørens produktnummer" på varianter. Hvis din leverandør også bruker varianthåndtering og dermed trenger et unikt produktnummer per variant, så bør du være påpasselig med å taste inn standardleverandørens produktnumre som produktnumre for variantene, etter hvert som variantene opprettes. Les mer om produktvarianter i eget kapittel. 127

137 LOGISTIKK Produktinformasjon I fanekortet Produktinformasjon kan du registrere Produktinformasjon, Salgsinformasjon, Teknisk informasjon, Informasjon om Support, Produksjon og Annet på hvert enkelt produkt. Fanekortet består av to informasjonsfelter hvor du i nedtrekkslistene velger hvilken informasjon du vil registrere. Du kan registrere flere typer informasjon pr. produkt, men du vil kun se to tekster om gangen. For å automatisk overføre tekst fra Produktinformasjon til produkter som legges inn i ordre må du markere Automatisk overføre produktinformasjon til produktlinjer i salgsordre. Webinnstillinger Nettbutikken din er direkte forbundet med Produktregisteret gjennom Webinnstillinger. Her velger du om produktet skal ligge for salg i din nettbutikk og hvilken informasjon om produktet som skal vises. Slik legger du et produkt ut i nettbutikken 1. Velg Vis Produkt Produktregister Webinnstillinger. 2. Velg Skal kunne selges på ett eller flere nettsteder for at produktet skal være tilgjengelig i listen Produktutvalg i nettbutikk under Bestill produkter i redigeringen av hjemmesiden. 3. Velg Vis på nettsted eller bruk Produktutvalg i nettbutikk under Bestill produkter. 4. Velg nettsted fra nedtrekkslisten. Valget Kopier til alle nettsteder vil gjøre produktet tilgjengelig i listen Produktutvalg i nettbutikk for samtlige nettsteder du har registrert. Slik legger du til bilder og informasjon i nettbutikken 1. Velg Vis Produkt Produktregister Webinnstillinger. 2. Velg nettstedet du ønsker å legge bilder og informasjon i. 3. Velg Vis på nettsted. 4. Sett inn bilde eller Link til bilde hvis du vil vise et bilde av produktet på nettsidene dine. Sett inn bilde legger opp et bilde fra din datamaskin: Klikk Sett inn. 128

138 PRODUKTMODULEN Finn bildefilen og marker denne. Klikk OK Link til bilde legger inn en link til en ekstern nettside, for eksempel din leverandør: Skriv inn webadressen i feltet Bilde URL. Du har direkte tilgang til denne webadressen via knappen til høyre for URL-feltet. 5. I tekstboksen Produktinformasjon på nettbutikk kan du skrive inn informasjon om produktet som du ønsker å vise i nettbutikken. 6. I feltet Mer info (underside) kan du linke til en underside på nettstedet som du ønsker å vise i forbindelse med produktet. I nedtrekkslisten Lagerinformasjon kan du angi om du skal vise lagerbeholdning på produktene i nettbutikken for brukerne av nettbutikken din, eller om du skal gi annen type lagerinformasjon. Tillat kjøp av mindre enn hele enheter Ønsker du å kunne selge produkter som er mindre enn hele enheter via nettbutikken må du merke av for Tillat kjøp av mindre enn hele enheter. Innstillingen vil være tilgjengelig når du har merket av for at produktet Skal kunne selges på ett eller flere nettsteder og i tillegg har angitt at du vil benytte en eller flere desimaler for lagerenhet i firmainnstillinger for produkt. Innstillingen finner du ved å velge Vis - Innstillinger - Firma - Innstillinger per modul - Produkt og fanekortet Lagerhåndtering. Vær oppmerksom på at du må publisere ditt nettsted på nytt etter å ha satt innstillingen på de produktene det skal være mulig å bestille mindre enn hele enheter av i din nettbutikk. I kapittelet om Netthandel kan du lese mer om hvordan du viser lagerbeholdning på produktene dine i Nettbutikken. 129

139 LOGISTIKK Innstillinger For hvert enkelt produkt kan det settes innstillinger for hvordan produktet skal behandles i forhold til integrasjon, kjøp, salg og lager. Du kan f.eks. bestemme om produktet er en lagervare, ressurs eller tjeneste, og bestemme hvordan produktet skal kostnadsføres og hvilke kontoer som skal benyttes for lagerverdi, varekost og salgsinntekter. Dersom du har sporing av varer settes innstillingene for dette her. Innstillinger for behandling av produktet i andre moduler Lagervare: Lagertransaksjoner ved innkjøp og salg blir kun registrert for lagervarer. Du kan også styre dette i fanekortet Lager. Ressurs: Ressurser kan knyttes til en aktivitet, for eksempel møterom, prosjektører og liknende. Arbeid/tjeneste: Dersom du har produkter som er av type arbeid eller tjeneste kan du velge dette. Denne innstillingen kan du bruke i f.eks. statistikker. Kampanjeprodukt: Har du produkter som er kampanjeprodukter kan du merke av her. Feltet er til egen informasjon. Provisjon: Sett valg i dette feltet dersom du beregner provisjon for dine selgere i Lønnsregistrering. Hvis dette produktet ikke skal være med i provisjonsgrunnlaget må valget fjernes. Innstillinger for sporing av varer Disse innstillingene har påvirkning på lagertransaksjoner som gjøres i programmet. Serienummer: Merkes av dersom du ønsker det skal være påkrevd å oppgi serienummer på transaksjoner inn og ut av lager. Varepartinummer: Merkes dersom varepartinummer skal være påkrevd ved transaksjoner inn og ut av lager. Holdbarhetsdato: Merkes av dersom holdbarhetsdato må oppgis ved transaksjoner inn på lager. Innstillinger for bokføring Her kan du bestemme hvordan produktets kostnader skal bokføres. Dersom du i firmainnstillingene for produkt, på fanekortet Prishåndtering har merket av for Individuell regel for oppdatering av regnskapsmessig lagerverdi på hvert produkt, kan du velge å kostnadsføre ved Bokføring av innkjøp av produktet eller ved Fakturering til kunde. I nedtrekkslistene for Balansekonto for lagerverdi, Beholdningsendringskonto og Kostnadskonto for varekost kan du velge kontoene som skal gjelde for produktet. Dette er aktuelt dersom du ønsker at disse skal overstyre innstillingene som er satt på systemkontoene. Her kan du også spesifisere ønskede Salgskontoer for produktet. Hvis feltene står blanke vil standard kontoer benyttes. Tips! I standardregisteret kan du endre salgskonto per Produktgruppe. Dette gjør at du enklere kan vedlikeholde salgskontoer for hele produktgrupper under ett. Har du imidlertid angitt salgskontoer direkte på produktkortet, vil dette overstyre alle andre innstillinger. 130

140 PRODUKTMODULEN Diverse I fanekortet Diverse i Produktregisteret registreres informasjon om EAN-kode, Tolltariffens varenummer, evt. Prosjekt og Avdeling som er relevante kostnadsbærere ved regnskapsføring ved handel med produktet. Merk! Dersom det først velges et prosjekt på en salgsordre før produktene legges inn, blir overordnet prosjekt gjeldende for alle produktlinjer. Du kan også bestemme om produktet skal settes Inaktivt ved å velge Ja eller Nei i nedtrekkslisten for dette. Merk! Det er ikke mulig å slette et produkt som er tatt i bruk i andre deler av programmet (f.eks. hvis det er fakturert), produktet må i stedet settes inaktivt. For tilgang til ekstra informasjon kan du henvise til en nettside til f.eks. produsent med informasjon om produktet. Adressen til nettsiden legges inn i feltet WWW og via knappen til høyre for feltet kan du åpne nettleseren og få tilgang til angitt side. Du kan også legge inn referanser til bilder og dokumenter om produktet. Ved å klikke på knappen med tre prikker kan du bla deg frem til ønsket bilde- eller dokumentfil. Dette gjelder for Bilde, Lokalt bilde og Dokument. 131

141 LOGISTIKK Brukerinnstillinger for produkt Hver enkelt bruker kan tilpasse produktregisteret til sitt bruk i brukerinnstillinger. Innstillingene som gjøres vil kun gjelde for aktuell bruker. Standardoppsett I dette fanekortet kan du tilpasse Produktregisteret til ditt bruk. Du kan velge mellom tre forhåndsdefinerte oppsett. Enkel: Forenkler skjermbildet mest mulig og viser kun obligatoriske felter. Normal: Viser standard felter og funksjonalitet. Avansert: Viser alle tilgjengelig felter og gjør all funksjonalitet tilgjengelig. For å velge oppsett klikker du på aktuell knapp. Du vil se resultatet av valget ditt på fanekortene, der du også kan tilpasse visningen manuelt. Produktkort I dette fanekortet kan du manuelt stille inn nøyaktig hvilke felter og fanekort du ønsker skal vises i Produktregisteret. Legg merke til at standardoppsettene endrer disse innstillingene. Produktliste I Produktregisteret, Ordre/Faktura- og Innkjøpsmodulen har du tilgang til Produktlisten. Her kan du sette ønskede innstillinger for sortering og utvalg ved åpning av produktlisten. Innstillingene vil gjelde alle moduler hvor produktlisten er tilgjengelig. Sortering ved åpning av produktliste: Her bestemmer du om produktlisten skal være sortert etter produktnummer eller produktnavn. Standard utvalg i produktliste: Her angir du produktutvalget du ønsker skal vises som standard ved åpning av produktlisten. 132

142 PRODUKTMODULEN Utvidet produktliste: Dersom du ønsker informasjon om produktets pris, beholdning, dekningsbidrag (DB) og dekningsgrad (DG) etc. merkes dette valget. Vis standardleverandørs produktnummer i produktlisten: Merkes av dersom du ønsker se standardleverandørs produktnummer i tillegg til ditt eget produktnummer i produktlisten. Vis varianter i produktlisten: Dette valget viser alle variantene av et produkt, og ikke bare hovedproduktet i produktlisten. Dersom du aktiverer variantmatrisen (under) må du også markere denne, slik at du får valgt de ulike variantene på innkjøp/tilbud og salgsordre. Vis variantmatrise for hovedprodukter uten duplikate egenskaper: Denne funksjonen gjør at et eget vindu åpnes når du setter inn produkter som har varianter. Variantmatrisen gir deg oversikt over blant annet tilgjengelige varianter av produktet, lagerstatus, innkjøpsbeholdning mm. Om organisering og vedlikehold av produkter Det vil som regel være hensiktsmessig å dele inn produktene ut over den inndelingen systemet krever med hensyn til om produktet er en lagervare, strukturvare, arbeid/tjeneste eller ingen av disse. Denne segmenteringen benyttes gjerne svært ulikt i ulike virksomheter. For å dele inn produktene benyttes Produktkategori, Produktgruppe og eventuelt tilhørende Undergrupper. Produktkategori og produktgruppe opprettes og redigeres i standardregisteret. Du finner dette registeret fra menyen Vis Innstillinger Firma Standardregister. Endre i standardregister! I felt som inneholder valgalternativer fra standardregisteret, kan du høyreklikke i feltet. Dette valget heter Endre i standardregister, og åpner standardregisteret slik at du kan endre eller legge inn nye alternativer der direkte. Eksempel: I ordreregistrering, på fanekortet Tekst. Høyreklikk i feltet ved siden av Velg tekst, og klikk på Endre i standardregister. 133

143 LOGISTIKK Produktkategori Du kan velge produktkategori for produktet fra nedtrekkslisten i øvre del av produktkortet. Produktkategori brukes som oftest som en grovinndeling. En bedrift som selger håndverkertjenester vil kanskje opprette kategorier for timer, materialer, reisetid, underentreprenører med mer. Inndelingen i produktkategori har ingen regnskapsmessige implikasjoner. Du kan gjøre utvalg på produktkategori i rapporter der dette er relevant. Du kan ikke legge inn rabatter per produktkategori, men du kan justere prisene på en hel kategori under ett, eventuelt i kombinasjon med andre kriterier. Det gjøres ved hjelp av Global Prisjustering. Produktkategori opprettes og redigeres i standardregisteret. Du finner dette registeret fra menyen Vis Innstillinger Firma Standardregister. Produktgruppe Du kan velge produktgruppe for produktet fra nedtrekkslisten i øvre del av produktkortet. Produktgruppe kan brukes etter behov for en mer detaljert inndeling. En bedrift som selger håndverkertjenester vil for eksempel kanskje dele inn timene i prosjekteringstid, utført arbeid, reisetid med mer. Inndelingen i produktgrupper kan ha regnskapsmessige implikasjoner dersom du ønsker det. En produktgruppe kan styres til en bestemt salgskonto i regnskapet. Du kan gjøre utvalg på produktgruppe i rapporter der dette er relevant. Du kan også kombinere utvalget med andre kriterier. Du kan gi kundene dine ulike rabatter basert på produktgruppe. Du kan også justere prisene på en hel produktgruppe under ett, eventuelt i kombinasjon med andre kriterier. Det gjøres ved hjelp av Global Prisjustering. I firmainnstillingene for produkt kan du bestemme hvilken produktgruppe som skal være standard når du oppretter nye produkter, dersom du ønsker det. Undergruppe En produktgruppe kan ha undergrupper. Disse opprettes også i standardregister. Under hver enkelt produktgruppe kan du redigere de slik at du legger til undergrupper. I firmainnstillingene for produkt kan du sette hvor mange produktgruppenivåer du skal benytte. Du kan ha inntil 4 nivåer. Produktkortet vil da få felter for Produktgruppe, samt til sammen 3 undergrupper. Undergruppene har ingen regnskapsmessige implikasjoner. Det er på produktgruppene (øverste nivå) du kan styre salgskonto for produktgruppen. Du kan heller ikke ha spesielle rabatter for undergruppene, men du kan gjøre utvalg på undergruppene, så det er for eksempel mulig å endre prisene på alle produkter tilhørende en spesiell undergruppe ved hjelp av Global prisjustering. Slik oppretter du en undergruppe 1. Åpne standardregisteret, for eksempel ved å høyreklikke i feltet Produktgruppe på produktkortet og velge Endre i standardregister. 2. Marker den produktgruppen du ønsker å opprette en undergruppe for. 134

144 PRODUKTMODULEN 3. Klikk Redigere. 4. Aktiver (klikk) i det store feltet i vinduet og klikk Redigere. 5. Skriv inn et navn på undergruppen i tekstboksen øverst (ny). 6. Klikk Forrige. Kontroller at undergruppen har kommet til i det store feltet i vinduet. 7. Klikk Forrige og OK. Undergruppen er nå tilgjengelig. Ønsker du å ha flere undergrupper, kan du opprette disse direkte etter pkt 6 i beskrivelsen over. Ønsker du å ha en undergruppe til undergruppen, kan du opprette denne ved å klikke Ny etter pkt 5 i beskrivelsen over. Vedlikehold Rutinen Oppdatering av et utvalg produkter er et verktøy som forenkler jobben med å endre verdier på mange produkter samtidig i produktregisteret. Med dette verktøyet kan du gjøre jobben raskere uten å måtte gå gjennom hele produktregisteret manuelt. Dersom du ønsker å duplisere/kopiere ett enkelt produkt, har du muligheten til dette ved å klikke på knappen Duplisere produktet. For å vedlikeholde priser kan rutinen Global prisjustering benyttes til å justere Salgspris, Innkjøpspris, Kostnader og Avanse på flere produkter samtidig. Først settes et utvalget, deretter velger du hvilke priser som skal justeres for utvalget. Et produkt som ikke lenger skal benyttes kan ikke slettes dersom det har vært transaksjoner på dette produktet. Du kan imidlertid markere det som inaktivt, slik at det ikke kan benyttes lenger. Du kan lese mer om disse funksjonene nedenfor. 135

145 LOGISTIKK Endring av et utvalg produkter Rutinen Oppdatering av et utvalg produkter er et verktøy som forenkler jobben med å endre verdier på mange produkter samtidig i produktregisteret. Med dette verktøyet kan du gjøre jobben raskere uten å måtte gå gjennom hele produktregisteret manuelt. Veiviseren hjelper deg med å spesifisere hvilke verdier som skal endres, hvilke felter som skal endres og på hvilke produkter endringene skal gjelde. Du starter veiviseren ved å velge Vis Produkt Oppdatering av et utvalg produkter. Trinn 1 - Velg hvilke produktfelter som skal endres I første trinn i veiviseren etter velkomstvinduet bestemmer du hvilke felter på produktkortene som skal endres, og hvilke verdier de skal få etter endringen. 1. Merk av felter som du vil endre. Utvalgsvinduet er oppdelt i fanekort som tilsvarer fanekortene du finner i selve Produktregisteret. Produktkort betyr her feltene du finner i øvre halvdel av produktkortet, altså feltene som syns uansett hvilket fanekort som er aktivt. Merk! En del felter kan ikke endres på produktkortet ved hjelp av denne veiviseren. 2. Velg ny verdi i nedtrekkslisten til høyre for feltet du har valgt. NB! Her setter du altså verdien produktene skal få etter at veiviseren er kjørt. 3. Klikk Neste for å fortsette til neste steg i veiviseren der du velger hvilke produkter endringene skal gjelde for. 136

146 PRODUKTMODULEN Trinn 2 - Velg hvilke produkter endringene skal gjelde for I andre trinn i veiviseren bestemmer du hvilke produkter som skal endres. Utvalgsvinduet fungerer på samme måte som ordinære utvalgsvinduer, men vinduet i denne veiviseren har kun utvalgte felter. Når utvalget er satt klikker du Neste. Du får da opp et vindu som lister opp alle produktene som er i ferd med å bli endret, slik at du kan kontrollere om det er i tråd med dine forventninger, og eventuelt gå tilbake til Forrige vindu, utvalgsvinduet, for å endre på utvalget. Er du fornøyd med utvalget, og ønsker å gjennomføre endringene, klikker du Neste. NB! Dette valget kan ikke angres. Produktene blir da oppdatert i henhold til valgene du har gjort. Du får bekreftelse på dette i vinduet Produktendringene er nå fullført. Duplisere et produkt Dersom du ønsker å duplisere/kopiere et produkt, har du muligheten til dette ved å klikke på knappen Duplisere produktet. Du får da opp et nytt vindu der et nytt produktnummer foreslås. Dette produktnummeret kan du overstyre. Dersom du velger et nummer som allerede er i bruk, vil du få beskjed om dette. Merk! Dersom du har hatt et Utvalg aktivt i produktoversikten i det produktet dupliseres, vil utvalget bli slått av. 137

147 LOGISTIKK Endre produktnummer Det er ikke mulig å endre produktnummer på produkter som allerede er opprettet og tatt i bruk i Mamut. I det du oppretter nye produkter, kan du imidlertid overstyre produktnummeret som foreslås. De fleste øvrige felter på produktene kan endres etter at de er opprettet. Du kan også benytte veiviseren for Oppdatering av et utvalg produkter for raskt og effektivt å endre verdier på mange produkter samtidig. Sette et produkt inaktivt Et produkt som ikke lenger skal benyttes kan ikke slettes dersom det har vært transaksjoner på dette produktet. Du kan imidlertid markere det som inaktivt, slik at det ikke kan benyttes lenger. Slik setter du et produkt inaktivt 1. Åpne Produktregisteret og finn frem til produktet du vil sette inaktivt. 2. Velg fanekortet Diverse. 3. I feltet Inaktiv velger du Ja. 4. Velg om du vil knytte produktet mot et aktivt produkt som erstatter dette produktet. Finn frem erstatningsproduktet i produktlisten. Marker dette og klikk OK. 5. Klikk Lagre. Merk! Du kan når som helst aktivere produktet igjen. Når produktet er satt inaktivt vil du likevel kunne åpne produktet fra produktlisten. Det vil imidlertid ikke være mulig å opprette transaksjoner med dette produktet. På produktkortet til det inaktive produktet har du fått et nytt symbol øverst til høyre for produktnummeret. Her kan du Gå til det aktive produktet som erstatter dette produktet. Dersom erstatningsproduktet er en variant vil hovedproduktet åpnes med fokus på fanekortet Variant. Den aktuelle varianten vil være markert. Merk! Tilknytningen til erstatningsproduktet slettes dersom du aktiverer produktet igjen. 138

148 PRODUKTMODULEN Språk på produkter Opprette produktnavn på flere språk Dersom bedriften din selger produkter til utenlandske kunder eller kjøper inn produkter fra utenlandske leverandører, kan det være ønskelig å ha navn og informasjon på landets språk. Slik oppretter du produktnavn på flere språk 1. Åpne Produktregisteret og finn frem til produktet du vil oversette. 2. Klikk knappen med tre prikker til høyre for feltet produktnavn. 3. Klikk Ny. 4. Velg Språk for det nye produktnavnet. 5. Skriv inn Produktnavn for det valgte språket. 6. Klikk OK. 7. Skriv inn ønsket informasjon i feltet Produktinformasjon til valgt språk. Denne informasjonen er en eventuell ekstrainformasjon om produktet, tilsvarende informasjonen som eventuelt er skrevet inn på fanekortet Produktinformasjon i produktregisteret. 8. Velg Standard produktnavn ved manglende språkbeskrivelse. Dette språket vil bli benyttet på alle språk som ikke har registrert eget produktnavn. Redigering av produktnavn på annet språk gjøres ved å markere linjen for ønsket språk og endre informasjonen direkte i feltet. Kontakten merkes med språk i kontaktregisteret på fanekortet Annen info. Denne informasjonen vil da arves til for eksempel ordreregistrering, slik at utskriftene vil utføres på dette språket automatisk. NB! Det er viktig å velge Engelsk (UK), og ikke Engelsk (US). Engelsk (UK) er ett av språkene som følger med programmet. I firmainnstillingene kan du velge hvilke språk som skal være tilgjengelige for ordrerapporter. 139

149 LOGISTIKK Velg Vis - Innstillinger - Firma og fanekortet Innstillinger per modul. Klikk Ordre/Faktura. På fanekortet Utskrifter kan du aktivere språkene som er tilgjengelige i din versjon av programmet. Klikk på Velg språk for å hente inn et språk. NB! Det kan være flere språk tilgjengelig i nyere versjoner av programmet. Det er også mulig å gjøre enkeltutskrifter på et annet språk: Skrive ut faktura på et annet språk En kontakt kan være merket med et annet språk enn språket for ditt firma, og hvert enkelt produkt kan ha ulike navn på ulike språk, slik at du kan skrive ut dokumenter på kundens eget språk. Dette går automatisk når kontakten er merket med eget språk. Merk! Dersom ordren er opprettet før språket er lagt til på kontaktkortet, vil ordren likevel som standard bli skrevet ut på firmadatabasens språk. Dersom kontakten ikke er merket med språk, eller språket på kontakten er endret etter at ordren ble opprettet, kan du likevel skrive ut dokumenter på et språk du velger. Slik gjør du når du skal skrive ut en faktura på et annet språk 1. Velg Vis i menylinjen, pek til Tilbud/Ordre/Faktura og klikk Ordreregistrering. 2. Opprett en ny ordre eller velg en eksisterende ubehandlet ordre. 3. Velg fanekortet Diverse. 4. Klikk Rapporter og velg ønsket språk, f.eks. engelsk. 5. Klikk OK. Når du fakturerer ordren vil fakturaen komme ut på det språket du har valgt. Har du opprettet produktnavn på dette språket, vil også produktnavnene være endret. Tips! Du kan oppdatere språket på mange kontakter i én operasjon ved hjelp av funksjonen Endre verdier på et utvalg kontakter. Her kan du for eksempel velge Land i utvalget, og sette språket på alle i et bestemt land. 140

150 PRODUKTMODULEN Pris.. Prishåndteringen gir rom for stor fleksibilitet både det gjelder fastsetting av utsalgspriser og vedlikehold av inn- og utsalgspriser i produktregisteret. Salgspris Salgsprisen på et produkt settes på selve fanekortet Pris i Produktregisteret i feltet Salgspris. Du kan skrive inn beløpet enten i kolonnen Eksklusiv. mva eller i kolonnen Inklusiv. mva. Systemet vil kalkulere mva-beløpet og fylle ut beløpet i motsatt kolonne. Du kan benytte ulike priser i ulike perioder. Dette gir deg mulighet til for eksempel å ha en tidsbegrenset kampanjeperiode. Skal du ha slike differensierte priser bør du aktivere visningen av historiske priser i Firmainnstillingene for produkt. Utad kan du benytte rapporten Ekstern Prisliste for å presentere tilpassede priser som gjelder for én bestemt kunde eller et utvalg kunder. Rabatter Du kan tilby ulike typer rabatter til enkeltkunder eller utvalg av kunder. Rabattene kan gis som kvantumsrabatter eller i % eller nominelle verdier. Selve rabatten registreres på fanekortet Rabatt i Produktregisteret. Du aktiverer bruken av rabattavtaler for individuelle kunder på enkeltprodukter, kvantumsrabatter og rabatter for kundekategorier i Firmainnstillingene for produkt. For å forenkle vedlikeholdet av rabatter kan du forhåndsdefinere priser og rabatter for forskjellige kombinasjoner av kundekategorier og produktgrupper i rabattregisteret. Tilleggsavgifter I tillegg til ordinær salgspris kan du legge til en fast tilleggsavgift. I Norge er det miljøavgifter på en rekke produkter. Du må aktivere denne funksjonaliteten i Firmainnstillingene for produkt. Selve avgiftene registreres i Standardregisteret under tilleggsavgifter. Disse kan kalkuleres som fast pris per stk, pris per vektenhet, pris per volumenhet, eller som % av kosteller salgspris. Kostpris Ønsker du å beregne dekningsbidrag etc. må du registrere Innkjøpspris. Denne kan skrives rett inn, eller beregnes på grunnlag av innkjøpsprisene på fanekortet Leverandør. I tillegg til innkjøpsprisen kan det påløpe kostnader ved kjøp, som frakt, toll etc. Dette kan registreres i feltet Kostnader. Til sammen utgjør innkjøpsprisen og kostnadene produktets Kostpris. Ettersom det er to måter å registrere ekstra kostnader på ved innkjøp, dvs. bokføring av toll- og ekspedisjonsfaktura, eller bokføring av frakt og ekspedisjon direkte på leverandørfakturaen, kan du velge hvorvidt disse to typene påløpte kostnader skal inkluderes i kostprisen. Valgene for dette finner du i Firmainnstillingene for produkt. Feltet kostpris kalkuleres automatisk som summen av innkjøpspris og kostnader. 141

151 LOGISTIKK Prisendringer Salgsprisen kan endres direkte på produktkortet. Endres salgsprisen manuelt kan du bestemme at dette skal oppdatere kostprisen kalkulert i % eller etter fast avanse. Her er forvalget at en endring av salgsprisen ikke endrer kostprisen, men kun avansen. Veiviseren for Global prisjustering gjør det mulig å justere prisene på hele sett av produkter i èn operasjon. Du kan velge om du vil at innkjøpsprisene løpende skal påvirke salgsprisene, og i så fall hvordan denne skal oppdateres. Ønsker du å beregne avansen manuelt, kan du gjøre dette direkte i priskalkulatoren uten ytterligere innstillinger. I tillegg kan du oppdatere utsalgsprisen automatisk på følgende måter: Kostprisendringer skal påvirke salgsprisen, med en fast avanse i % Kostprisendringer skal påvirke salgspris med en fast avanse Ønsker du at kostprisendringer ikke skal påvirke salgsprisen, kan du la kostprisendringer påvirke avansen, og la salgsprisen forbli uendret. Du kan velge at innkjøpsprisene skal oppdatere innkjøpsprisene og -kostnadene på produktkortet når innkjøpene blir bokført. Dette valget aktiveres i Firmainnstillingene for produkt. Vær oppmerksom på at dersom du både oppdaterer kostprisen ved bokføring, og lar kostprisendringer påvirke salgsprisen, så vil salgsprisene endres automatisk når innkjøp bokføres. I Brukerinnstillingene for produkt bestemmer du hva som skal vises i skjermbildene for deg som bruker. Der kan du også gjøre en del valg som kan forenkle registreringsprosessen. I Firmainnstillingene styres bruksmåten for alle brukere. Hvordan endre/redigere prisen på ett produkt Priskalkulatoren benyttes når du skal regne ut utsalgspris på et produkt. Priskalkulatoren er delt inn i to fanekort, og hjelper deg å beregne kostpris, avanse og utsalgspris. Her kan du prøve deg frem med ulike priser og avansesatser for lettere å optimalisere sammensetningen. Slik går du frem 1. Klikk på knappen Priskalkulator for å regne ut/endre salgspris. Dersom du i Firmainnstillingene for produkt har aktivert funksjonen Bedriften ønsker å se historisk prisutvikling på sine produkter vil Priskalkulatoren åpnes automatisk når du klikker Ny eller Endre på fanekortet Pris i Produktregisteret. 2. Sett inn dato og klokkeslett i feltet Prisen gjelder fra. 3. En beskrivelse på en pris kan for eksempel være "Høsttilbud". Du er ikke nødt til å skrive noe i dette feltet. 4. På fanekortet Enkel kan du foreta de mest brukte prisjusteringene, mens i fanekortet Avansert kan du foreta mer avanserte kalkyler. 142

152 PRODUKTMODULEN Legg inn innkjøpspris, kostnader som påløper i forbindelse med arbeidskraft, lagerutgifter, transport og lignende. Feltet Kostpris viser summen av innkjøpsprisen og kostnadene. Avanse kan enten legges inn som en faktor, beløp eller prosent. Dersom du legger inn et beløp, beregnes prosent automatisk. Dersom du legger inn en prosentsats eller en faktor, regnes beløpet ut automatisk. NB! Dersom du legger inn endringer i Kostpris eller Avanse, må du i feltene til høyre i bildet velge hvordan dette skal påvirke prisberegningen. 5. Klikk OK for å lagre. Endre pris på et utvalg produkter - Global prisjustering Under Vis Produkt Global prisjustering kan du justere Salgspris, Innkjøpspris, Kostnader og Avanse på flere produkter samtidig. Først settes utvalget, deretter velger du hvilke priser som skal justeres for produktene du har valgt. Slik endrer du priser på flere produkter samtidig 1. Sett utvalg på produktene som skal justeres og klikk OK. 2. Velg fanekortet Standard. 3. Bestem hvilken Pris som skal justeres, og om justeringsfaktoren skal være i Prosent eller i firmaets Valuta. 4. Bestem om prisjusteringen skal påvirke Kostpris eller Avanse. 5. Velg Dato justeringen skal gjelde fra. 6. Bestem Avrundingsregel for endrede priser. 143

153 LOGISTIKK 7. Velg fanekortet Anbefalt utsalgspris. 8. Velg om du vil justere utsalgsprisen gjennom et direkte påslag til salgspris i Prosent eller I firmaets valuta. 9. Klikk OK. 10. Sammenlign resultatet av justeringen med den opprinnelige prisen, og korriger eventuelt enkeltprodukter i utvalget. Eksisterende prisinformasjon for det merket produkt vises nederst i vinduet, slik at du får et overblikk over hva endringen vil innebære. 11. Klikk Nye kriterier for å forkaste resultatet og gå tilbake til innstillingsvinduet. 12. Klikk Fullfør for å effektuere endringene. NB! Dette valget kan ikke angres. Produktene endres nå i henhold til dine valg. Prisliste ekstern tilpasning av prisliste Rapporten Prisliste ekstern brukes til å presentere dine priser for dine kontakter. Rapporten kan enten vises som en generell prisliste, uten hensyn til rabatter, eller for en bestemt kunde - med eller uten kundens eventuelle rabatter. For begge disse to måtene å vise rapporten på kan du gjøre en rekke tilpasninger. For eksempel kan du velge eks. eller inkl. mva., innkjøpspris eller valuta. Disse tilpasningene lagres, og brukes på nytt senere når du skal ta ut rapporten på nytt, for eksempel for en annen kunde. Systemet viser som standard 2 kolonner i rapporten: Salgspris eks. mva og Salgspris inkl. mva uten rabatter, men du kan altså tilpasse disse, samt legge til flere kolonner ved behov. Rapporten kan vise inntil 5 kolonner med priser. Slik legger du til en kolonne i rapporten 1. Velg Vis - Produkt - Rapporter, velg Produkt og dobbeltklikk på rapporten Prisliste ekstern. 144

154 PRODUKTMODULEN 2. Klikk Ny. 3. Velg hvilken pris du skal legge til. Denne vil vises i en ny kolonne i rapporten. 4. Velg også om prisen skal vises med eller uten rabatt, og eventuelt Valutakurs og Avrunding. 5. Klikk OK. Kolonnen vises i listen, og vil bli inkludert når du senere tar ut rapporten. Slik tar du ut rapporten Prisliste ekstern 1. Velg Vis - Produkt - Rapporter, velg Produkt og dobbeltklikk på rapporten Prisliste ekstern. 2. Velg eventuelt kunde ved å klikke på Søk-knappen for å finne kunden i kundelisten. Marker deretter ønsket kunde og klikk OK. 3. Velg eventuelt hvordan du vil vise produkter som har varianter, språk og om du skal vise produktinformasjon i tillegg til produktnavn. Tips Om rapporten skal Vise hovedproduktet eller Vise alle varianter for varianter kan være aktuelt dersom du benytter ulike priser på variantene. Produktbeskrivelsen hentes fra fanekortet Produktinformasjon i produktregisteret. 4. Klikk OK. 5. Sett utvalg for hvilke produkter som skal vises i prislisten. Utvalgsvinduet benyttes i en rekke funksjoner i systemet. Du kan lese mer om dette i eget avsnitt. 6. Klikk OK. Rapporten tas nå ut. 145

155 LOGISTIKK Produktvarianter Et produkt kan selges i ulike varianter av det samme produktet, for eksempel i ulike farger og størrelser. For at det skal være enklere å administrere dette, kan du registrere dette som et hovedprodukt, og knytte til variantene. På denne måten kan du enklere gjøre innkjøp av produktene fra dine leverandører, bestemme hvilken informasjon som skal variere pr variant, få hjelp til å bygge opp produktnavnene automatisk og legge inn ordre med en rekke ulike varianter av ett produkt. Det er også mulig å selge produkter med varianter i nettbutikken. Denne funksjonaliteten krever lisens på tilleggsprodukt. Kom i gang med variantene For å aktivere bruk av produktvarianter må du ha en programversjon med lisens for dette, og merke av for at Bedriften har produkter som selges som varianter i Firmainnstillingene for produkt under fanekortet Tilpasning av funksjonalitet. Du kan også sette Standardinnstilinger for produkter med varianter der, for å forenkle opprettelsen av nye produkter med varianter. En variant kan variere i opp til to Variantegenskaper. Variantegenskaper kan for eksempel være farge og størrelse. Variantegenskapene defineres i Standardregisteret. Hver av egenskapene kan ha ulike Variantverdier som du også definerer selv, på samme sted. Når dette er gjort kan du merke av på hovedproduktet for at Produktet har varianter. Dette gjøres på fanekortet Variant i Produktregisteret. Eksempel på variantegenskaper og - verdier: Variantegenskap: Variantverdier: Lengde 38 Lengde 39 Lengde 40 Lengde 41 Lengde 42 NB! Hovedproduktet kan etter dette ikke benyttes som et eget produkt når det har varianter! Samme sted kan du via knappen Variantinnstillinger bestemme hvilke verdier som skal kunne variere for variantene av produktet. Merk for eksempel av for at Lagerbeholdning og EANkode skal variere. Her bestemmer du også hvordan produktnavnene for variantene skal bygges opp, slik at du enklere kan opprette varianter for dette produktet, og få et enhetlig produktregister for disse. 146

156 PRODUKTMODULEN Via knappen Variantinnstillinger definerer du også hvilke(n) variantegenskap(er) dette hovedproduktet skal kunne ha. Tips! Du kan redigere allerede opprettede produkter ved hjelp av funksjonen Oppdatering av et utvalg produkter. På fanekortet Variant kan du endre variantegenskapene, og hvordan produktnavnet bygges opp. Opprett varianttilknytninger Når oppsettet er klart kan du opprette produktene som hver for seg er en variant av hovedproduktet. Via knappen Variantvindu får du opp et oversiktsvindu der du både kan få en oversikt over alle variantene, og opprette og fjerne varianttilknytninger, sjekke lagerstatus på de ulike variantene, redigere pris mm. Du trenger altså ikke opprette de ulike variantene noe annet sted, dette kan enkelt gjøres i dette vinduet. Merk! Dersom du i Variantinnstillingene for hovedproduktet har aktivert at Duplikate variantegenskaper er tillatt, eller dersom du ikke har valgt variantegenskaper, vil dette vinduet ikke være tilgjengelig. Vinduet er laget for effektiv håndtering av 2 variantegenskaper. Varianter på salgsordre, tilbud og innkjøp I Brukerinnstillingen for produktlisten kan du velge å få opp en variantmatrise som gir full oversikt over blant annet tilgjengelige varianter, lagerstatus og innkjøpsbeholdning på de ulike variantene, i det du registrerer et tilbud, en ordre eller et innkjøp. Varianter i nettbutikken MERK! Denne funksjonaliteten krever lisens på tilleggsprodukt. Har du nettbutikk vil produktvariantene kunne selges i nettbutikken. De ulike varianttypene sorteres i henhold til oppsettet i Standardregisteret. Produkter som selges i nettbutikk kan ikke 147

157 LOGISTIKK ha flere enn 2 variantegenskaper. Skal du ha flere, for eksempel størrelse, farge og fasong, må du opprette eget produkt for en av disse. For en t-skjorte kan dette for eksempel bli slik: T-skjorten har variantene fasong (dame/herre) størrelser og farger. Du kan da opprette 2 produkter: T-skjorte dame og T-skjorte herre. Hver av disse med variantegenskapene størrelse og farge. På fanekortet Variant i produktregisteret velger du en Standardvariant som skal komme opp når en kunde i nettbutikken velger å se detaljert produktinformasjon. Andre innstillinger Du kan velge om du vil at Produktlisten skal vise variantene som produkter i selve listen. Dette gjør du ved å klikke på brukerinnstillinger i Produktregisteret, eller fra selve produktlisten, og velge Vis varianter i produktlisten. For mange vil dette gjøre at produktlisten blir svært lang. Innstillingen er som standard ikke aktiv. Du kan se variantene nederst i produktlisten, der du finner en nedtrekksliste som vil vise alle tilknyttede varianter. Opprette varianter/varianttilknytninger av et produkt Et produkt som skal selges i ulike varianter vil på hovedproduktet trenge en tilknytning til de ulike variantene av produktet. Slik oppretter du nye varianttilknytninger: NB! Denne prosedyren forutsetter at du har opprettet variantegenskapene fra før på hovedproduktet, og at det ikke er avmerket for at det skal være tillatt med duplikate variantegenskaper i variantinnstillingene for hovedproduktet. 1. Åpne hovedproduktet i produktregisteret. 2. Klikk på Variantmatrise-knappen på fanekortet Variant. 3. På fanekortet Varianttilknytninger markerer du én og én rute for kombinasjonen av variantegenskaper i matrisen, og klikk Opprett varianttilknytning for hver av kombinasjonene. Det vil komme et kryss i ruten for hver varianttilknytning som opprettes. Hvilke felter som skal kunne variere per variant styres i innstillingen Variantinnstillinger på hovedproduktet. Lukk vinduet når du er ferdig. Du vil nå få opp de nye varianttilknytningene i listen på fanekortet Variant. Kontroller at produktvariantene har fått riktig navn. Du kan redigere hver enkelt ved å dobbeltklikke på dem. Unike variasjoner som pris og lagerbeholdning må registreres manuelt per variant. 148

158 PRODUKTMODULEN Overføre beholdning mellom ulike varianter av ett produkt For å kunne overføre mellom varianter må du i Variantinnstillinger under fanekortet Variant i Produktregisteret, ha merket av for at lagerbeholdning skal variere pr. variant. Slik overfører du lagerbeholdning mellom ulike varianter 1. Merk varianten som du vil overføre beholdning fra og klikk Rediger. 2. Klikk Overfør til annen variant på fanekortet Lager. 3. Skriv inn antallet som skal trekkes fra lagerbeholdningen til varianten du overfører fra. 4. Skriv inn antall som lagerføres for varianten. Vanligvis vil dette antallet være likt det som trekkes, men det kan avvike dersom variantene har ulike enhetsbetegnelser. 5. Skriv inn, eller bla deg frem til, produktnummeret til varianten du overfører til. 6. Velg hvilket lager du vil overføre beholdningen til. Dersom lageret du overfører til ikke er knyttet mot produktet får du spørsmål om du vil opprette knytningen. 7. Velg hvilken lokasjon på lageret du skal overføre til. Dette valget vises kun dersom du i Firmainnstillinger har valgt at Bedriften lagrer samme produkt flere steder på samme lager. Variantmatrise, varianttilknytninger I Produktregisteret kan du på fanekortet Variant klikke på knappen for Variantmatrise. Dette åpner vinduet for vedlikehold av tilknyttede varianter. Vinduet inneholder en oversikt over hvilke variantkombinasjoner som eksisterer, hvor mange som er på lager, til kunder, i innkjøp, disponibelt og salgspris. Prisinformasjon o.l. redigeres på fanekortet variant i produktregisteret. Har du flere enn ett lager kan du i nedtrekkslisten Lager filtrere informasjonen slik at du kun ser varianter for ett bestemt lager. Via knappene Opprett varianttilknytning og Fjern varianttilknytning kan du enkelt opprette flere varianttilknytninger for produktet, eller fjerne tilknytninger som er opprettet tidligere. 149

159 LOGISTIKK Merk! Vinduet er kun tilgjengelig når hovedproduktet er tilknyttet minst 1 variantegenskap, og dersom innstillingen Tillat duplikate egenskaper i Variantinnstillingene på hovedproduktet ikke er aktivert. Variantmatrise, variantegenskaper Merk! Vinduet er kun tilgjengelig når hovedproduktet er tilknyttet minst 1 variantegenskap, og dersom innstillingen Tillat duplikate egenskaper i Variantinnstillingene på hovedproduktet ikke er aktivert. Her får du full oversikt over de ulike variantene som er tilknyttet hovedproduktet. Det er også mulig å redigere variantene. Du kan på en enkel måte sette variantverdier eller redigere disse. Er hovedproduktet tilgjengelig i nettbutikken, kan du administrere hvilke produkter som eventuelt skal være tilgjengelig for salg der. Merk! Kolonnen Selges på nettsted vises kun hvis du har lisens for varianter på web. Variantegenskaper De ulike variantegenskapene defineres i Standardregisteret. Variantegenskaper kan for eksempel være farge og størrelse. Hver av egenskapene kan ha ulike Variantverdier som du også definerer selv. Du oppretter en variantegenskap ved å klikke på Ny-knappen. Skriv inn navnet på egenskapen i feltet øverst. Samtidig kan du også opprette de ulike variantverdiene som denne egenskapen skal kunne ha. Dette gjør du ved å klikke på Ny-knappen i vinduet Rediger variant. Skriv inn navnet på variantverdien, og klikk OK. Gjenta deretter for hver ny variantverdi du vil opprette for denne egenskapen. Ønsker du senere å opprette nye variantverdier, kan du åpne variantegenskapen i standardregisteret og klikke Rediger. 150

160 PRODUKTMODULEN Merk! Legg merke til piltastene under Endre rekkefølge i vinduet Rediger variant. Dette bestemmer rekkefølgen på variantverdiene slik de skal vises dersom produktene skal selges i nettbutikken. På denne måten kan du styre at variantverdiene vises i logisk rekkefølge, for eksempel slik: XS - S - M - L - XL - XXL, og ikke alfabetisk, eller i den rekkefølge variantverdiene ble opprettet. Variantinnstillinger Varianter kan i forskjellig grad avvike fra hovedproduktet. I Variantinnstillinger bestemmer du hvilke innstillinger som skal kunne varieres. Informasjon som ikke skal variere for produktet vil hente informasjon fra produktkortet til hovedproduktet. Tips! I Firmainnstillingene for produkt kan du på fanekortet Standardverdier sette Standardinnstillinger for produkter med varianter. Disse innstillingene vil gjelde som standard for alle produkter. Dette vil kunne forenkle prosessen med opprettelse av nye hovedprodukter med varianter betydelig, spesielt dersom du har mange ulike produkter som selges med de samme variantegenskapene. Standardinnstillingene kan overstyres for hvert enkelt hovedprodukt, på fanekortet Variant, under Variantinnstillinger. Informasjon som varierer pr. variant Merk av for den informasjon som skal kunne variere for hver variant. Ofte er dette kanskje bare Lagerinformasjon, som lagerbeholdning og EAN-kode, men det er også mulig å ha for eksempel individuelle priser for hver variant. Du redigerer selve informasjonen på fanekortet variant i produktregisteret, eller i variantmatrisen. Priser: Merkes av om variantens priser skal kunne være ulik hovedproduktets. Lagerbeholdning: Merkes av om lagerbeholdning er individuell for variantene. Pakkeenhet: Merkes av for å kunne angi annen pakkeenhet for varianten enn for hovedproduktet. 151

161 LOGISTIKK Antall pr. enhet: Merkes av for å kunne endre antall pr. enhet for varianten. EAN-kode: Feltet må merkes av for å kunne angi en annen EAN-kode enn den på hovedproduktet. Tolltariffens varenummer: Merkes av for kunne registrere et annet nummer enn for hovedproduktet. Vekt: Feltet må merkes av for å kunne legge inn en annen vekt for varianten enn på hovedproduktet. Volum: Merkes av for å kunne angi annet volum enn for hovedproduktet. Variantoppsett Vis hovedproduktets produktnummer i salgsmodul/innkjøpsmodul: Merkes av for å benytte hovedproduktets produktnummer på utskrifter ved salg og innkjøp av produktet. Dersom ikke valget markeres vil variantens produktnummer benyttes. Automatisk oppbygging av variantnavn I det du oppretter varianttilknytninger på et hovedprodukt, vil det bli opprettet en rekke varianter som håndteres som underprodukter. Disse kan fremstå for dine kunder som individuelle produkter. Avhengig av hvordan du legger opp variantegenskapene, kan det være behov for ulike måter å bygge opp navnene på produktvariantene. Innstillingene her forenkler denne prosessen, slik at du slipper å skrive inn et eget detaljert produktnavn for hver variant. Prosessen blir automatisert, i henhold til denne innstillingen. Velg i nedtrekkslisten Oppbygging hvordan navnet skal bygges opp. Variantegenskap betyr egenskapen slik den er definert i standardregisteret, for eksempel Farge, mens variantverdi betyr verdien på egenskapen, for eksempel Grønn. Du vil se et eksempel under på hvordan navnet på produktnavnet blir seende ut. Variantegenskaper Her velger du i nedtrekkslisten hvilke variantegenskaper hovedproduktet skal kunne ha. Egenskapene (for eksempel Farge), samt de ulike verdiene hver egenskap kan ha (for eksempel Rød, Grønn og Gul) defineres i Standardregisteret. Tillat duplikate egenskaper: Marker her dersom du ønsker at flere varianter av et produkt skal kunne ha identiske kombinasjoner av egenskaper. Denne avmerkingsboksen vil være aktivert dersom du allerede har opprettet varianter med duplikate egenskaper, og kan ikke fjernes før dette er rettet opp. 152

162 INNKJØPSMODULEN INNKJØPSMODULEN I innkjøpsmodulen opprettes innkjøp som kan skrives ut og sendes til leverandører. Produktene du selger kan kjøpes inn fra ulike leverandører, og de kan kjøpes inn til individuelle priser og i ulik valuta. Innkjøpene kan opprettes på ulike måter. Vet du hvilken leverandør du ønsker å kjøpe inn produkter fra kan du Opprette innkjøp til en leverandør. Kanskje vet du bare at du mangler en rekke produkter på lageret. Da kan det være enklere å starte Innkjøpsveiviseren, som har en rekke valg som hjelper deg å plukke ut hvilke produkter du skal kjøpe inn. Andre ganger har man fått inn en salgsordre, og ønsker å Opprette innkjøp på grunnlag av en salgsordre. Slik foregår innkjøpsprosessen videre 1. Et innkjøp viderebehandles ved at det først Overføres til bestilt. I denne prosessen foretas utskrift av innkjøpet, og det er da du sender innkjøpet til din leverandør. 2. Deretter registreres ett eller flere Varemottak. Da blir produktene tilgjengelig på lager, og innkjøpet skifter status til mottatt. Varemottak kan registreres via ikonet for dette på innkjøpet, eller via lagermodulen. 3. Etter registrering av varemottak, helt eller delvis, bokføres innkjøpet, som en leverandørfaktura. Du kan eventuelt også bokføre en toll og spedisjonsfaktura i tillegg. Ved eventuelle feil/endringer kan du opprette en Kreditnota fra innkjøpet. Merk! Bokføring av delvis mottatte innkjøp er kun tillatt dersom dette er angitt i Firmainnstillingene. 4. Til slutt overfører du innkjøpet til status Ferdigbehandlet. 153

163 LOGISTIKK Innkjøpene kan skrives ut på en rekke ulike formularer, og sendes til skriver, e-post, telefaks, HTML, eller til forhåndsvisning på skjerm. Har du installert en pdf-skriver kan innkjøpet også overføres til pdf-format som en fil. Alternativt kan du lage en fil i RTF (Rich text format) som kan leses i av de fleste tekstbehandlingsprogrammer. En slik innkjøpsordre utvikler seg gjennom ulike stadier, kalt Status. Gjeldende status vises i nedtrekkslisten øverst til høyre. På samme måte som for andre moduler representerer hver status et stadie i innkjøpsprosessen, og gir deg som bruker informasjon om hvordan innkjøpet skal behandles videre. Ved hjelp av ikoner på verktøylinjen overfører du innkjøpene, som en naturlig del av innkjøpsprosessen. Et innkjøp kan reserveres en bestemt salgsordre. Du kan administrere disse innkjøpsreservasjonene i lagermodulen. Til tider kan det være aktuelt å foreta innkjøpet først, for deretter å opprette en salgsordre basert på innkjøpet. Produktene du selger kan kjøpes inn fra ulike leverandører, og til ulike priser og valuta. For at et produkt skal kunne kjøpes inn fra en leverandør må det opprettes en leverandørtilknytning fra produktet. Integrasjon med andre moduler I tillegg til funksjonene som er nevnt over er innkjøp integrert med andre moduler for å gjøre arbeidsprosessene mest mulig tilpasset dine behov. Innkjøp er en naturlig del av lagermodulen. Derfor er flere innkjøpsfunksjoner tilgjengelige også derfra. I lager finnes vinduet Innkjøp, ikke mottatt, som gir en oversikt over bestilte varer som ikke er mottatt. I tillegg ligger vinduet Innkjøpsreservasjoner i lagermodulen. Du finner fanekort for innkjøp i Kontaktoppfølging, på Kontaktperson og på Prosjekt. På denne måten blir det enklere å finne frem til innkjøp som er relevante for den enkelte kontakt/person og det enkelte prosjekt, når du arbeider med nettopp disse. Innstillinger I Brukerinnstillingene for Innkjøp bestemmer du hva som skal vises i skjermbildene for deg som bruker. Der kan du også gjøre en del valg som kan forenkle registreringsprosessen. I Firmainnstillingene styres bruksmåten for alle brukere. Du kan blant annet bestemme om det skal være tillatt å bokføre innkjøp før de er fullt ut mottatt og om du skal kunne endre/redigere på produktlinjene etter at et innkjøp har fått status Bestilt og etter at det har fått status Mottatt. 154

164 INNKJØPSMODULEN Innkjøpsregisteret Vinduet for innkjøp er bygget opp på samme måte som alle andre registre i programmet, med ett hovedkort og flere fanekort med inngående informasjon om bestillingen. Informasjon om leverandøren og produktene hentes fra respektive registre. Før du kan benytte innkjøpsmodulen må du ha opprettet leverandøren i leverandørregisteret, og produktet i produktregisteret. Et nytt innkjøp kan opprettes på to ulike måter Klikk Ny, og velg leverandør som innkjøpsordren skal sendes til. Denne metoden benyttes når du vet hvilke produkter du vil bestille og fra hvilke(n) leverandør(er). Les mer under Opprett innkjøpsordre til en leverandør. Klikk Ny med innkjøpsveiviser hvis du vil opprette ett eller flere innkjøp til ulike leverandører basert på en veiviser. Se mer om Innkjøpsveiviseren under. Når bestillingen er gjort får innkjøpet status Bestilt. Når du mottar produktene registreres Varemottak. Innkjøpet får da status Mottatt og kan etter det Bokføres. Det er mulig å bokføre før alle produktene på innkjøpet er mottatt, dersom dette er satt opp i firmainnstillingene. Du kan også opprette en tilhørende toll/spedisjonsfaktura. Klikk Ferdigbehandlet når du er ferdig med innkjøpet. Status endres til Ferdigbehandlet. Dette kan gjøres fra status Bestilt og Mottatt. Når en innkjøpsordre er bestilt kan du ved hjelp av en Innkjøpsveiviser opprette en Ordre som baseres på innkjøpet. Når dette gjøres blir det automatisk opprettet en reservasjon mellom produktraden på ordren og innkjøpet. Tips Ved å klikke på pilknappen til høyre for Opprette aktiviteter kan du opprette skreddersydde aktiviteter. Du bestemmer selv innholdet i aktivitetene og hvilke moduler aktivitetsmalene skal være tilgjengelige i. Opprette innkjøp mot én leverandør Når du vet hvilken leverandør et innkjøp skal sendes til, og hvilke produkter du vil bestille, kan du opprette innkjøpet uten veiviser. Du velger leverandør og deretter registreres produktinformasjonen under fanekortet Produktlinjer i nedre halvdel av vinduet. Vil du i stedet ha hjelp av veiviseren til å velge ut hvilke og hvor mange av hvert produkt du skal bestille fra den aktuelle leverandøren kan du starte innkjøpsveiviseren og velge Ett eller flere produkter fra en leverandør. Slik oppretter du et innkjøp mot en leverandør uten veiviser 1. Klikk Ny. 2. Marker den leverandøren du vil opprette innkjøpet for ok klikk OK. Merk at alle feltene i vinduets øvre halvdel nå fylles med informasjon om adresser og leveringsog betalingsvilkår som hentes fra kontaktregisteret for denne leverandøren. 155

165 LOGISTIKK 3. Legg inn produktene som skal bestilles under fanekortet Produktlinjer. Dette kan gjøres på to ulike måter: Klikk Ny og skriv inn Produktnummeret i den nye raden. Det aktuelle produktet hentes inn sammen med informasjon fra produktkortet. Vil du endre på noe av informasjonen for denne aktuelle innkjøpsordren, gjøres dette i hver enkelt kolonne på produktlinjen. Klikk Vis Produktliste for å få opp en liste over produktene. Du kan benytte nedtrekkslisten øverst til høyre i vinduet som et filter der du velger produkttype. Da vil du kun se produktene av typen du har valgt, for lettere å kunne lete fram riktig produkt. Marker produktet og klikk deretter Sett inn. Velger du et produkt som ikke er tilknyttet den aktuelle leverandøren får du spørsmål om du ønsker å opprette leverandørtilknytning. Klikk Ja for å tilknytte det aktuelle produktet til denne leverandøren. For å se produktene som ikke er knyttet mot den valgte leverandøren må filteret deaktiveres fra verktøylinjen i produktlisten. 4. Registrer bestillingsantall og juster eventuell pris- og rabattnivåer. 5. Klikk Rediger under fanekortet Produktlinjer om du ønsker å legge inn en egen tekst som beskriver hver produktlinje. Her kan du også hente inn tekst fra produktregisteret ved hjelp av nedtrekkslisten og knappen Sett inn. 6. Sett inn tekst som du eventuelt vil ha med på innkjøpsordren i tillegg under fanekortet Tekst, og gjør de innstillinger du ønsker under fanekortet Diverse. 7. Klikk Bestill for å generere bestillingen. Du kan velge selv om innkjøpsordren skal skrives ut. Etter dette endres status til Bestilt. Fanekortene i innkjøpsvinduet Produktlinjer På fanekortet Produktlinjer i innkjøpsvinduet velger du produktene du skal kjøpe inn fra Produktregisteret. Nødvendig informasjon om f.eks. pris og rabatter blir da hentet fra Produkt- og Kontaktregisteret. Bruk [Enter] eller [Tab] på tastaturet for å forflytte deg mellom kolonnene. 156

166 INNKJØPSMODULEN Du kan hente inn produktene som skal kjøpes inn på to måter Klikk Ny og skriv inn produktnummeret i den nye raden. Det aktuelle produktet registreres sammen med all informasjon fra produktkortet. Om du vil endre informasjon gjøres dette i hver enkelt kolonne på produktlinjen. Klikk Vis produktliste slik at du får opp listen over produktene. Nedtrekkslisten øverst til høyre i vinduet som kommer opp fungerer som et filter der du velger produkttype. Da vil kun produkter tilhørende den valgte produkttypen vises i listen. Marker ønsket produkt og klikk Sett inn. Hvis du ønsker å sette inn en produktlinje mellom eksisterende produktlinjer, kan du gjøre dette ved hjelp av knappen Sett inn produktlinje. Da opprettes en ny linje ovenfor den markerte produktlinjen. Registrer antall og eventuelt pris- og rabattnivåer. Klikk eventuelt Rediger ordrelinjebeskrivelse på fanekortet Produktlinjer dersom du ønsker å legge inn en egen tekst som beskriver hver enkelt produktlinje. Klikk eventuelt Oppdater ordrelinjer og merk av for hvilken informasjon du ønsker å oppdatere. Klikk OK. Gå til produktkortet om du vil kontrollere eller endre informasjon på produktet. Når innkjøpet er registrert kan du reservere produktene for en bestemt salgsordre. Du har også tilgang til et eget vindu for oppfølging av vareflyt. Tekst I innkjøpsmodulen benyttes fanekortet Tekst ved utskrift av innkjøpsdokumenter. Her skriver du inn den faste teksten du vil ha på innkjøpsordren. Du kan enten skrive inn en tekst som er unik for dette innkjøpet, eller velge en av de forhåndsdefinerte, faste tekstene fra nedtrekkslisten øverst i vinduet. Du kan legge inn eller redigere faste tekster i Standardregisteret under hovedgruppen Fast tekst, Innkjøp. Du legger inn den faste teksten ved å velge tekst fra nedtrekkslisten og klikke Sett inn. Diverse På fanekortet Diverse i innkjøpsvinduet vises valutainnstillinger for innkjøpet, språkinnstillinger og hvordan innkjøpet skal avrundes. Du velger også formål med innkjøpet her, samt at det vises hvem som har opprettet og eventuelt endret ordren. Valutainnstillinger viser innkjøpets valuta og gjeldende valutakurs i valutaregisteret. Knappen Historikk åpner et vindu som viser historikk over endringer som er gjort på innkjøpsordren. Når en bruker gjør en endring av antall som bestilles, varemottak og bokføringsinformasjon logges navn og bruker som har gjort endringen. Slik kan andre brukere få informasjon om hva som er gjort med innkjøpsordren tidligere. 157

167 LOGISTIKK Marker dine eventuelle valg i nedtrekkslistene slik at det passer det aktuelle innkjøpet. Innkjøpsformål: Dette kan senere benyttes som utvalgskriterie ved utskrift av innkjøpsrapporter fra rapportmodulen. Avrunding: Innstilling for avrunding. Den avrundingen som foreslås her er arvet fra kontaktkortets innstillinger. Språk: Innstilling for utskriftsspråk på innkjøpsordre. Det språket som foreslås her er arvet fra kontaktkortets innstillinger. Lengst nede på fanekortet ser du navnet på den som har opprettet og eventuelt gjort endringer på innkjøpsordren. Innkjøpsveiviseren Innkjøpsveiviseren hjelper deg å angi utvalg for hvilke og hvilket antall produkter du ønsker å bestille på et innkjøp. Veiviseren er bygget opp med et antall steg som vises i ulik rekkefølge avhengig av hvilke valg du gjør. Du velger mellom fire alternativer å gjøre utvalg på. Deretter gjør du utvalg for hvilke produkter som skal kjøpes inn, antallet og hvilken leverandør du vil bestille fra. Veiviseren startes fra innkjøpsvinduet. Klikk på pilen ved siden av Ny-knappen, og velg Ny med innkjøpsveiviser. Når veiviseren har startet kan du velge på hvilket grunnlag veiviseren skal hjelpe deg med å bestemme hvilke produkter som skal kjøpes inn. Du kan velge mellom følgende alternativ: Innkjøp basert på ikke leverte salgsordre Innkjøp basert på lagerbeholdning Innkjøp av bestemte Produkter/Produktgruppe Innkjøp av ett eller flere produkter fra en leverandør Vinduet Produkter som skal kjøpes inn vises inaktivt i bakgrunnen til du har avsluttet veiviseren for utvalget og gjort alle nødvendige innstillinger for innkjøpsforslaget. I dette vinduet arbeider du deretter videre med innkjøpsforslaget. Ønsker du å Opprette et innkjøp basert på en salgsordre kan du starte en veiviser direkte fra salgsordren. 158

168 INNKJØPSMODULEN Opprette innkjøp basert på ikke leverte salgsordre Innkjøp basert på ikke leverte salgsordre er ett av fire alternativer for å angi grunnlag for hvilke produkter som skal kjøpes inn ved hjelp av innkjøpsveiviseren. Når du oppretter innkjøp på grunnlag av ordre i salgsmodulen, vil du også benytte deler av denne veiviseren.. Steg 1 I dette vinduet setter du utvalg for hvilke produkter som skal kjøpes inn. Innkjøp basert på ikke leverte salgsordre dette valget har følgende alternativ: Alle produkter på salgsordre: Velger alle produktlinjer som ikke er fullstendig levert. En leverandør: Velger alle produktlinjer som ikke er fullstendig levert og som kan bestilles fra valgt leverandør. Produktgruppe: Velger alle produktlinjer som ikke er fullstendig levert innenfor valgt produktgruppe. Klikk Neste. Steg 2 Dette steget er bare aktuelt om det allerede eksisterer en ubehandlet salgsordre på kunden: Velg hvilke(n) leverandør(er) du skal kjøpe produktene fra. Klikk Neste. Steg 3 I dette vinduet velger du hvilken informasjon du vil ta med deg fra salgsordren til innkjøpet. 159

169 LOGISTIKK Hvilken informasjon skal overføres fra salgsordre til innkjøpet.: Marker om innkjøpspris på innkjøpet skal settes lik kostpris på salgsordren, eller hentes fra produktkortet. Marker i avmerkingsboksene for den informasjon du ønsker å overføre fra salgsordren til innkjøpet. Om du velger å slå sammen flere produktrader på salgsordre mot samme produkt er det ikke mulig å overføre informasjon fra hver enkelt produktrad. Utvalg av hvilke produktrader som skal kjøpes inn: Marker avmerkingsboksen for å gjøre utvalg på hvilke produktrader som skal kjøpes inn. Du kan velge om produkter som er Arbeid/Tjeneste og Lagervare skal kjøpes inn, samt om produkter der bestilt antall blir null på innkjøpet skal overføres. Steg 4 Du har nå utført utvalget og gjort alle innstillinger for innkjøpsforslaget. Klikk Fullfør for å gjennomføre utvalget/innstillingene, og fortsette i vinduet Produkter som skal kjøpes inn. Obs! Klikker du Avbryt vil ikke innstillingene for utvalget lagres. Opprette innkjøp basert på lagerbeholdning Innkjøp basert på lagerbeholdning er ett av fire alternativer for å angi grunnlag for hvilke produkter som skal kjøpes inn ved hjelp av Innkjøpsveiviseren. Steg 1 I dette vinduet velger du utvalg for hvilke produkter som skal kjøpes inn. Innkjøp basert på lagerbeholdning innebærer at utvalget av produkter baseres på beholdningen på eget lager. Nivåverdiene for alternativene er angitt i produktregisteret på fanekortet lager for hvert enkelt produkt. Produkter med disponibelt mindre enn har følgende alternativer: Minimumsnivå: velger produkter som har en lagerbeholdning der disponibelt er mindre enn minimumsnivået som er satt på produktkortet. 160

170 INNKJØPSMODULEN Innkjøpsnivå: velger produkter som har en lagerbeholdning som er mindre enn innkjøpsnivået som er satt på produktkortet. Til kunder (ikke leveringsdyktig): velger produkter som har en lagerbeholdning der disponibelt er mindre enn det som allerede er bestilt av kunder kolonnen Til kunder på produktkortet. Når valget er gjort kan du velge om innkjøpet skal gjelde Alle produkter, kun produkter fra En leverandør, eller alle produkter fra en bestemt Produktgruppe. Klikk Neste Steg 2 I dette vinduet velger du Grunnlag for antall som skal kjøpes inn. Nivåverdiene for disse alternativene er angitt i produktregisteret for hvert enkelt produkt. Klikk Neste. Steg 3 Dette steget vises kun om du har valgt produkter fra En leverandør i steg 1. Her vises en liste over alle leverandører. Velg hvilken leverandør du vil kjøpe inn fra. Klikk Neste. Steg 4 Du har nå utført utvalget og gjort alle innstillinger for innkjøpsforslaget. Klikk Fullfør for å gjennomføre utvalget/innstillingene, og fortsette i vinduet Produkter som skal kjøpes inn. Obs! Klikker du Avbryt vil ikke innstillingene for utvalget lagres. 161

171 LOGISTIKK Opprette innkjøp av et bestemt produkt/produktgruppe Innkjøp basert på produkter/produktgruppe er ett av fire alternativer for å angi grunnlag for hvilke produkter som skal kjøpes inn ved hjelp av Innkjøpsveiviseren. Steg 1 Produkter/produktgruppe dette innebærer at du kan velge alle produkter eller alle produkter som tilhører en bestemt produktgruppe. Klikk Neste. Steg 2 I dette vinduet velger du Grunnlag for antall som skal kjøpes inn av hvert produkt. Nivåverdiene for disse alternativene er angitt i produktregisteret for hvert enkelt produkt. Klikk Neste. Steg 3 Du har nå utført utvalget og gjort alle innstillinger for innkjøpsforslaget. Klikk Fullfør for å gjennomføre utvalget/innstillingene, og fortsette i vinduet Produkter som skal kjøpes inn. Obs! Klikker du Avbryt vil ikke innstillingene for utvalget lagres. Opprette innkjøp av ett eller flere produkter fra en leverandør Innkjøp basert på ett eller flere produkter fra en leverandør er ett av fire alternativer for å angi grunnlag for hvilke produkter som skal kjøpes inn ved hjelp av Innkjøpsveiviseren. Steg 1 Ett eller flere produkter fra en leverandør dette valget innebærer at du kan velge ett eller flere produkter fra en bestemt leverandør. Klikk Neste. 162

172 INNKJØPSMODULEN Steg 2 I dette vinduet velger du Grunnlag for antall som skal kjøpes inn av hvert produkt. Nivåverdiene for disse alternativene er angitt i produktregisteret for hvert enkelt produkt. Klikk Neste. Steg 3 Her vises en liste over alle leverandører. Velg hvilken leverandør du vil kjøpe inn fra. Klikk Neste Steg 4 Du har nå utført utvalget og gjort alle innstillinger for innkjøpsforslaget. Klikk Fullfør for å gjennomføre utvalget/innstillingene, og fortsette i vinduet Produkter som skal kjøpes inn. Obs! Klikker du Avbryt vil ikke innstillingene for utvalget lagres. Produkter som skal kjøpes inn Vinduet Produkter som skal kjøpes inn vises inaktivt i bakgrunnen til du har gjort deg ferdig med Innkjøpsveiviseren og gjort alle nødvendige innstillinger for innkjøpsforslaget. Den øverste listen viser en linje for hvert produkt som skal kjøpes inn. Innholdet her er utfylt på grunnlag av innstillinger som er gjort tidligere i veiviseren. I nedtrekkslisten øverst til høyre velger du om du vil vise eller skjule leverandører som en liste i vinduets nedre del. 1. Klikk Ny for å legge til et produkt fra en produktliste. 163

173 LOGISTIKK Ved å trykke på pilen ved siden av Ny knappen kan du velg Legg til alle fra utvalg for å legge til alle produktene i henhold til utvalget som er gjort tidligere i veiviseren. 2. Gjør eventuelle endringer i kolonnene Bestiller, Lager, Lokasjon og Leverandør. Klikk Opprette Leverandørtilkobling dersom du vil knytte produktet mot en leverandør. 3. Klikk Opprette innkjøp for å opprette et nytt innkjøp. Dersom det finnes ubehandlede innkjøp for leverandøren får du her muligheten til å legge til produktlinjene på en eksisterende innkjøpsordre. Når bestillingen er gjort flyttes innkjøpet til status Bestilt og når varene mottas registreres et Varemottak. Varemottak Når din leverandør har mottatt din bestilling og levert varene, kan du registrere et varemottak i programmet. Et produkt behøver ikke være lagervare for å registreres på et varemottak, men skal den oppdatere lagerbeholdningen må den være lagervare, og Oppdatere lagerbeholdning på fanekortet Lager må være markert. Du kan velge om en Mottaksseddel skal skrives ut ved varemottak/kreditering av innkjøp. Valget gjøres på fanekortet Lager i Firmainnstillingene for Produkt. Du kan også velge om rapporten Ordre som kan leveres skal skrives ut ved registrering av varemottak. Rapporten viser ordre som kan leveres som er relatert til varemottaket. Valget gjøres i Firmainnstillingene for Innkjøp. Slik registrerer du et varemottak 1. Fra innkjøpsmodulen, klikk Registrere Varemottak, eller fra lagermodulen, klikk Vareleveranse. 2. Kontroller at Innkjøpsordrenummer er korrekt. 164

174 INNKJØPSMODULEN Klikk [...] for å se Innkjøpslisten. Klikk Gå til innkjøp om du ønsker å gå tilbake til innkjøpsordren. 3. Kontroller at leverte varer er de samme som bestilt Du kan registrere større eller mindre antall enn det som er bestilt. Ved avvik skriver du inn antall mottatte varer i kolonnen Varemottak. Har leverandøren levert et mindre antall enn bestilt er det en delleveranse, se nedenfor. 4. Velg eventuelt hvilket Lager og Lagerlokasjon varene skal plasseres på. 5. Klikk Registrer Varemottak. Status på innkjøpsordren endres til Mottatt og fanekortet Produktlinjer oppdateres med mottaket. Lagerbeholdningen for produktene oppdateres og vises i produktkortet under fanekortet Lager. 6. Klikk Ferdigbehandlet om du vil gjøre om status for innkjøpsordren. Den er likevel ikke låst, så du vil fremdeles kunne gjøre flere registreringer om nødvendig. Merk! Dersom du åpnet varemottak via lagermodulen vil du nederst i vinduet kunne markere bort avmerkingsboksen Lukk vinduet ved effektuering. Denne er som standard markert, men om du ønsker å arbeide videre i vinduet etter effektueringen kan du fjerne avmerkingen her. Du kan nå åpne en annen bestilling som skal registreres og fortsette varemottaket. Tips! I Brukerinnstillingene for Innkjøp kan du velge hvordan produktene skal sorteres på varemottaket. Viderebehandling av delleveranse Dersom du ved registreringen av varemottaket fikk inn færre enn det som var bestilt på innkjøpsordren har du følgende valg: Vil du se eventuelle tidligere mottak på innkjøpsordren kan du klikke i ruten Vis også mottatte produktlinjer. A. Annullere resten av innkjøpsordren Klikk Slette. Antallet endres i Bestilt til å bli det samme som er registrert på varemottaket. Status for innkjøpsordre er Mottatt. B. Vent på resten av leveransen Neste gang du registrerer varemottak på innkjøpsordren vil restverdien stå i kolonnen Varemottak. Klikk Registrere Varemottak. Status for innkjøpsordren er Mottatt. C. Bokføre delleveransen og vente på resten 165

175 LOGISTIKK Bokføring av innkjøp Bokføre en innkjøpsordre/opprette leverandørfaktura Når du har bestilt varer og mottatt varene fra leverandøren, kan du bokføre innkjøpsordren(e). Du kan også registrere en eventuell tilhørende toll/spedisjonsfaktura ved hjelp av denne prosedyren. Ønsker du å se tidligere bokførte produkter, kan du klikke i ruten Vis bokførte. Merk! For å kunne bokføre en delleveranse må du velge Tillat å bokføre innkjøp som ikke er fullt ut mottatt i Innkjøpsinnstillinger. 1. Fra innkjøpsmodulen, klikk Bokføre innkjøp. 2. Velg hvilken type faktura du skal bokføre. Eksemplet her behandler Leverandørfaktura. Se egne emner for øvrige fakturaer. Leverandørfaktura Toll/Spedisjonsfaktura Kreditnota 3. Skriv inn Fakturanummer. 4. Kontroller at Fakturadato og Forfallsdato stemmer med opplysningene på leverandørfakturaen 5. Skriv inn KID-nummer. 6. Kontroller at Valuta er korrekt. 7. Skriv inn beløp for Frakt og Ekspedisjon om dette er inkludert på samme faktura som varene. 8. Kontroller Remittering, Momspliktig og Øresavrunding mot fakturaen. 9. Kontroller Pris og antall varer i kolonnen Bokføres. Du kan bokføre flere eller færre varer enn det som er bestilt og mottatt. Ved avvik skriver du inn antall i kolonnen Bokføres. Er det færre vil restverdien vises i kolonnen Bokføres neste gang innkjøpsordren skal bokføres. 10. Klikk Bokfør Innkjøpsordren er registrert og den har fått et bilagsnummer, for eksempel IF1, og er overført til hovedboken. På innkjøpsordren oppdateres kolonnen Bokført med det bokførte antallet. Status på innkjøpsordren er Mottatt. 11. Klikk Ferdigbehandlet om du vil gjøre om status for innkjøpsordren. Den er likevel ikke låst, så du vil fremdeles kunne gjøre flere registreringer om nødvendig. 166

176 INNKJØPSMODULEN Bokføre Toll/Spedisjonsfaktura fra innkjøp Når du kjøper inn varer kan det følge med faktura for frakt fra selskapet som har levert varene og fra Tollmyndighetene for innførsel av varer og eventuell mva. man må betale. For å bokføre dette benytter du deg av Toll/Spedisjonsfaktura i programmet. Slik bokfører du en Toll/Spedisjonsfaktura fra et innkjøp 1. Fra innkjøpsmodulen, klikk Bokføre innkjøp. 2. Velg Toll/Spedisjon faktura som Type faktura. 3. Velg Leverandørnr. Klikk [...] for å se Leverandørlisten. 4. Skriv inn Fakturanummer. 5. Kontroller at Fakturadato og Forfallsdato stemmer med leverandørfakturaens dato. 6. Skriv inn KID-nummer. 7. Kontroller Remittering, Valuta mot innstillingene på leverandøren. 8. Skriv inn leverandørfakturaens beløp for Frakt/Spedisjon, Ekspedisjon, Avgifter, Fortolling, Innførsel mva. og eventuelt Annet. 9. Skriv inn eventuell Øresavrunding. 10. Klikk Bokføre. Innkjøpsordren er registrert og den har fått et bilagsnummer, for eksempel IF1, og er overført til hovedboken. På innkjøpsordren oppdateres kolonnen Bokført med det bokførte antallet. Status på innkjøpsordren er Mottatt. 11. Klikk Ferdigbehandlet om du vil gjøre om status for innkjøpsordren. Den er likevel ikke låst, så du vil fremdeles kunne gjøre flere registreringer om nødvendig. Bokføre Kreditnota fra Innkjøp På hvert stadium av et innkjøp er det mulig å annullere/kreditere hele eller deler av innkjøpet. Konsekvensene av denne handlingen avhenger av innkjøpets status. Om du sletter innkjøp som er Ubehandlet eller Bestilt blir de registrert som Annullert. Det samme gjelder dersom produktene var mottatt, men er ført ut av lageret igjen ved å opprette et varemottak med negative antall på produktlinjene. Sletter du et innkjøp med status Mottatt blir det overført til status Ferdigbehandlet. Har innkjøpet kommet så langt at det er bokført, må innkjøpet krediteres og bokføres på nytt med negativt antall på produktlinjene. De to bokførte innkjøpene gå opp i opp, og det regnskapsmessige resultatet vil ikke påvirkes. Om det har blitt bokført feil, eller du ønsker å opprette en kreditnota på innkjøpsordren, kan du gjøre dette fra innkjøpsvinduet. Å bokføre en kreditnota skiller seg i liten grad fra prosedyren ved å bokføre en Leverandørfaktura. Selve bokføringsvinduet er likt for begge. 167

177 LOGISTIKK Slik bokfører du en kreditnota fra et innkjøp 1. Velg Vis - Innkjøp - Innkjøp. 2. Finn frem til riktig innkjøp. (Dersom det er bokført vil det ha status Mottatt, eller Ferdigbehandlet.) 3. Klikk Bokføre innkjøp. 4. Velg Kreditnota som Type faktura. Kontroller at produktradene stemmer. 5. Skriv inn negativt antall produkter i kolonnen Bokføres. Eksempel: Har du bokført 10 stk. produkter og vil kreditere disse, så skriver du inn -10,00 i kolonnen Bokføres. 6. Skriv inn alle opplysninger i henhold til veiledningen i Bokføre Innkjøpsordre 7. Klikk Bokfør. 8. Du får spørsmål om hvorvidt produktene skal tas ut av lager. Dette er valgfritt. Innkjøpsordren blir registrert og har fått et bilagsnummer, for eksempel IK1, og er overført til hovedboken. NB! Dersom varene ikke lenger er på lager vil du få opp en melding om at lagerbevegelsen ikke kunne opprettes, og at lageret må oppdateres manuelt dersom varene skal føres ut av lagerbeholdningen. Salgsordre og innkjøp Opprette innkjøp på grunnlag av salgsordre Når kunden bestiller produkter kan du opprette et innkjøp direkte fra ordren. Forutsetningen er at du har merket av for dette i Firmainnstillinger for Produkt. En veiviser hjelper deg med å opprette innkjøpet. Start veiviseren fra fanekortet Produktlinjer på salgsordren. Klikk på pilen lengst til høyre, og velg Opprett innkjøp på grunnlag av ordre. Steg 1 Velg om du skal kjøpe produktene fra standardleverandør eller annen leverandør. Klikk Neste. Steg 2 I dette vinduet velger du hvilken informasjon du vil ta med deg fra salgsordren til innkjøpet. Hvilken informasjon skal overføres fra salgsordre til innkjøpet: Marker om innkjøpspris på innkjøpet skal settes lik kostpris på salgsordren, eller hentes fra produktkortet. Marker i avmerkingsboksene for den informasjon du ønsker å overføre fra salgsordren til innkjøpet. Om du velger å slå sammen flere produktrader på salgsordre mot samme produkt er det ikke mulig å overføre informasjon fra hver enkelt produktrad. 168

178 INNKJØPSMODULEN Utvalg av hvilke produktrader som skal kjøpes inn: Marker avmerkingsbokser for å gjøre utvalg på hvilke produktrader som skal kjøpes inn. Du kan velge om produkter som er Arbeid/Tjeneste og Lagervare skal kjøpes inn, samt om produkter der bestilt antall blir null på innkjøpet som skal overføres. Steg 3 Du har nå utført utvalget og gjort alle innstillinger for innkjøpsforslaget. Klikk Fullfør for å gjennomføre utvalget/innstillingene, og fortsette i vinduet Produkter som skal kjøpes inn. Obs! Klikker du Avbryt vil ikke innstillingene for utvalget lagres. Vinduet Produkter som skal kjøpes inn vises inaktivt i bakgrunnen til du har avsluttet veiviseren og gjort alle nødvendige innstillinger for innkjøpsforslaget. Opprette en salgsordre basert på et innkjøp Til tider kan det være ønskelig å opprette en salgsordre som baseres på et bestemt innkjøp. Dette gjøres ved hjelp av en veiviser som startes under fanekortet Produktlinjer på innkjøpet. 1. Klikk på pilen lengst til høyre i verktøylinjen og velg Opprett ordre basert på innkjøp. 2. Veiviseren viser da informasjon om det innkjøpet som ordren vil ta utgangspunkt i. Klikk Neste. 3. Velg hvilken kontakt du skal opprette ordren mot. Klikk Neste. 4. Velg underlag for kostpris og salgspris på salgsordren, og velg hvilken informasjon du ønsker skal overføres til salgsordren. Klikk Neste. Tips! Endrer du Bestilt antall på salgsordren vil kostprisen oppdateres på nytt, men denne gangen fra Produktkortet. Du bør derfor overføre innkjøpet på nytt dersom kostprisen på innkjøpet avviker fra den på produktkortet. For å gjøre dette må du oppdatere eksisterende salgsordre i neste punkt. 169

179 LOGISTIKK Kun dersom kunden allerede har en salgsordre som er ubehandlet: Velg om du ønsker å oppdatere en eksisterende salgsordre med nye produktlinjer eller opprette en ny. 5. Klikk Fullfør for å opprette salgsordre. Veiviseren viser nå ordreinformasjon om salgsordren som er opprettet. Reservere et innkjøp for en bestemt salgsordre Du kan reservere et innkjøp slik at det reserveres mot en bestemt salgsordre. Du kan opprette en slik reservasjon både fra innkjøpsvinduet, og fra ordrevinduet: Fra innkjøpsvinduet, fanekortet Produktlinjer klikker du ikonet for Tilknytning/reservasjon mot salgsordre. Fra ordrevinduet, fanekortet Produktlinjer klikker du på pilen lengst til høyre i verktøyraden og velger Tilknytning/reservasjon mot innkjøp. Vinduet for reservasjoner inneholder to lister. Den øvre listen viser alle innkjøpsrader på det innkjøpet som er valgt. Listen gir deg en oversikt over innkjøpsradene og viser antall som er reservert salgsordre. Her kan du ikke gjøre endringer. Den nedre delen viser en liste over reservasjoner mot valgt innkjøpsrad i den øverste listen. Merk! For å kunne opprette Tilknytning/reservasjon mot salgsordre for et innkjøp, må du merke av for dette i Firmainnstillingene for Ordre/faktura, under Generelt. 170

180 INNKJØPSMODULEN Brukerinnstillinger: Innkjøp Gjennom fanekortene i Brukerinnstillinger kan du bestemme hvordan vinduet for innkjøp skal se ut og fungere. På denne måten kan du tilpasse vinduet for innkjøpsmodulen ut fra egne behov. Brukerinnstillingene gjelder kun for deg som bruker og påvirker ikke andre brukere. Standardoppsett Du kan velge mellom tre forhåndstilpassede innstillinger. Enkel: Forenkler skjermbildene så mye som mulig og viser bare noen få av feltene. Normal: Viser de vanligste feltene og gjør standard funksjonalitet tilgjengelig. Avansert: Viser de fleste tilgjengelige feltene og gjør all funksjonalitet tilgjengelig. Klikk på aktuell knapp for å velge ett alternativ. Innkjøp Her velger du hvilke elementer som skal vises på innkjøpskortet. Med for mange kolonner i produktlisten kan den bli uoversiktlig. Det vil også kunne påvirke hastigheten i modulen. Funksjonalitet Innstillinger for å forenkle registreringen av produktrader: Her kan du konfigurere systemet slik at du velger hvilke tastetrykk som skal ta deg videre til feltet Bestilt antall, slik at du får skreddersyr systemet til å fungere mest mulig effektivt for deg. Du kan også velge om en ny rad skal opprettes når du trykker Enter i feltet Bestilt antall. Produktlisteinnstillinger for innkjøpsmodulen: Når du åpner produktlisten fra innkjøpsmodulen, kan du ved å merke av her, velge at produktlisten skal vise et utvalg kun på de produkter som er knyttet mot leverandøren som er valgt på innkjøpet. Dette kan gjøre registreringen av innkjøpene enklere. Innstillinger for varemottak: Når du registrerer et varemottak kan det være ønskelig at produktlinjene skal sorteres på en bestemt måte. I nedtrekkslisten her velger du om du ønsker at sorteringen skal være i samme rekkefølge som på innkjøpet, eller om det skal sorteres etter antallet som står igjen å motta, eller etter forventet leveringsdato. 171

181 LOGISTIKK LAGERMODULEN Kjøper du inn varer for videresalg må du ta stilling til om du skal lagerføre produktene. Skal du lagerføre produktene må dette aktiveres i Firmainnstillingene for Produkt, under Tilpasning av funksjonalitet. Har du aktivert lagerføring, kan du operere både med produkter som Oppdaterer lagerbeholdning (lagervarer) og produkter som ikke gjør dette. Om produktet skal oppdatere lagerbeholdning, må det være merket av for dette på produktkortet, på fanekortet Lager. All lagerbevegelse og lagerbeholdning som registreres i programmet samles i denne modulen, og påvirkes av flere ulike moduler og prosesser. Dette inkluderer ordrer til kunder, innkjøp fra leverandører, manuell registrering av lagerbevegelser, montering/demontering av strukturvarer, overføring mellom lagre og varetelling. Ved å klikke på knappene på venstre side kan du utføre ulike oppgaver innen logistikk. For at produktene i det hele tatt skal vises i disse registrene er det en forutsetning at det er knyttet et lager til produktet og at det er merket av for Oppdatere lagerbeholdning i fanekortet Lager i Produktregisteret. Du finner blant annet funksjoner for følgende: Beholdning: Her overfører du varer mellom lagre, montere og demontere strukturvarer, overføre til andre varianter og definere ønskede lagernivåer. Ordre, ikke levert: Her får du oversikt over utestående ordre, reserverer varer og registrerer vareuttak/utleveranser. Innkjøp, ikke mottatt: Her får du oversikt over utestående innkjøp, redigerer disse og registrerer varelevering/innleveranser. Produkter med disponibelt under innkjøpsnivå: Her får du en oversikt over alle varer som har lav beholdning. Du kan velge ulike kriterier for visningen, og starte en innkjøpsveiviser for å bestille varer. 172

182 LAGERMODULEN Innkjøpsreservasjoner: Her kan du reservere varer fra innkjøp til salgsordre, samt få en oversikt over og redigere reservasjoner som er opprettet. Serienummer på lager: Her kan du søke frem en bestemt enhet av en vare basert på serienummer og du vil se dennes bevegelser inn, på og ut av lager. Lagerbevegelser og reservasjoner: Her får du komplett oversikt over alle lagerbevegelser og reservasjoner for alle lagervarer. Lagerregister: Her kan du opprette nye lagre og lokasjoner og knytte produkter til disse. Har du nettbutikk kan du gjøre lagerstatus for de ulike produktene tilgjengelig for kundene i netthandelen. Du har en rekke muligheter for å bestemme hvordan lagerstatus skal presenteres via innstillingene for dette på fanekortet webinnstillinger selve produktkortet. I Firmainnstillingene for produkt velger du om et nytt produkt som standard skal vise lagerbeholdning i nettbutikken. I Nettstedinnstillinger på fanekortet Innstillinger nettbutikk kan du velge ulike ikoner for å symbolisere om produktet finnes på lager eller ikke. Lagerregister Lagerregisteret er et register over alle lagre bedriften har. Her opprettes lagre og lokasjoner på lagrene. I tillegg kan du knytte produkter til lagre og lokasjoner, men selve oppdateringen av lagerbeholdninger skjer ved varetelling. Hvordan opprette ett nytt lager 1. Klikk Ny. 2. Skriv inn navn på det nye lageret. Du kan også legge inn lagerets adresse og annen informasjon. 3. Klikk Ny for å opprette eventuelle lokasjoner på lageret. Skriv inn lokasjonens navn i feltet Beskrivelse (for eksempel Hylle nr. 3 ). Hvordan koble lager til produkter 1. Marker ønsket lager i listen. 2. Klikk Kobling til produkter. 173

183 LOGISTIKK 3. Klikk Ny. 4. Marker hvilke produkter som skal knyttes til lageret ved å merke av til venstre for produktnummeret. Endre eventuelt også lokasjon i listeboksen for lokasjon. 5. Klikk OK. Beholdning Beholdningsregisteret gir deg oversikt over beholdningen til alle produkter. I tillegg ser du blant annet hvor mye som er på vei ut og inn av lageret. Det vil si antall varer fra leverandører (innkjøp i Innkjøpsmodulen med status Bestilt ) og antall varer til kunder (ordre i Ordre- /Fakturamodulen som ikke er levert). Øverst i vinduet finner du flere utvalg som begrenser hvilke produkter som vises. Endringer i filtrene vises ikke før du klikker Oppdater, eller bruker funksjonstasten [F5]. De tilgjengelige filtrene er: 174

184 LAGERMODULEN Lager: Her kan du velge ønsket lager for å bare se produkter tilnyttet dette lageret eller la det stå (Alle) for å vise alle lagervarer på alle lagre. Produktnr.: Her kan du skrive inn et produktnummer eller bla deg frem til et produkt for å vise bare dette produktet Produktgruppe: Her velger du hvilken produktgruppe du ønsker skal vises i vinduet. Du kan også deaktivere utvalget ved å velge (Alle). Undergruppe: For å kunne velge Undergruppe må du først ha valgt Produktgruppe. Velg hvilken undergruppe et produkt må ha for at den skal vises i vinduet. Du kan også deaktivere utvalget ved å velge (Alle). Behandling av et produkt 1. Sett ønsket utvalg for listen i forhold til lager, produktnr., produktgruppe eller undergruppe. 2. Merk produktet du vil behandle. 3. Velg om du vil: Overføre til annet lager Montere/demontere strukturvare Overføre til varianter Definere ønskede beholdningsnivåer Tips! Ved å klikke på pilknappen til høyre for Opprette aktiviteter kan du opprette skreddersydde aktiviteter. Du bestemmer selv innholdet i aktivitetene og hvilke moduler aktivitetsmalene skal være tilgjengelige i. Slik overfører du beholdning til et annet lager Benytter du flere lager kan du overføre produkter fra et lager til et annet. Funksjonen er tilgjengelig både fra Lagermodulen, og fra Produkt, på fanekortet Lager. 1. Klikk Overføre til annet lager. 2. Skriv inn antallet som skal overføres. Maksimum er det antallet som finnes på lageret du skal overføre fra. 3. Velg hvilket lager du skal overføre til. 4. Velg hvilken lokasjon på lageret du skal overføre til. Lokasjon kan du velge dersom du har satt opp at bedriften bruker lokasjoner på lager i Firmainnstillinger. Har du i Firmainnstillinger har valgt at Bedriften lagrer samme produkt flere ganger på et lager vil du også kunne overføre til ny lokasjon på samme lager. 5. Klikk OK. Slik definerer du de ønskede lagerbeholdningsnivåene Nederst i skjermbildet Beholdning i lagermodulen kan du oppgi ønsket mengde av produktet som skal være på lager til en hver tid, for senere å kunne ta ut rapporter som viser hvilke produkter du har for få av eller for å bruke innkjøpsveiviseren i innkjøpsmodulen til å bestille flere av disse varene. 175

185 LOGISTIKK Tips! Du kan også redigere disse nivåene på fanekortet Lager i Produktregisteret. 1. Finn frem til ønsket produkt i listen og merk produktlinjen. 2. Skriv inn de forskjellige lagernivåene som skal gjelde for produktet på dette lageret: Maks. nivå: Det antallet som maksimalt bør ligge på lageret av produktet. Min. nivå: Det antallet som minst bør ligge på lageret av produktet. Innkjøpsnivå: Ønsket antall av produktet på lageret før flere kjøpes inn. Best. Antall: Antallet som bør kjøpes inn per innkjøp. Etter å ha definert de ulike nivåene kan du gå til vinduet Produkter med disponibelt under innkjøpsnivå for å se hvilke produkter som har beholdning eller disponibelt (beholdning minus til kunder ) lavere enn innkjøpsnivå eller disponibelt lavere enn minimumsnivå. Innkjøpsveiviseren kan du benytte for å kjøpe inn kjøpe inn varer i forhold til disse nivåene. Produkter med disponibelt under innkjøpsnivå Dette registeret viser alle produkter som har færre enheter på lager eller disponibelt enn det som er definert som innkjøpsnivå eller minimumsnivå. Minimumsnivå og innkjøpsnivå angis i vinduet Beholdning eller i Produktregisteret. Du kan også starte innkjøpsveiviseren fra dette vinduet for å opprette bestilling på disse produktene ved å klikke på Start innkjøpsveiviser. Du kan sette ulike filtre for hvilke produkter som skal vises i listen: Produkter med disponibelt under innkjøpsnivå for å se produkter som har disponibelt (beholdning minus til kunder ) lavere enn det som er definert i Beholdning. Produkter med disponibelt under minimumsnivå for å se produkter som har disponibelt (beholdning minus til kunder ) lavere enn det som er definert i Beholdning. 176

186 LAGERMODULEN Produkter med beholdning under innkjøpsnivå for å se produkter som har beholdning lavere enn det som er definert i Beholdning. Ordre, ikke levert Her ser du alle salgsordre hvor ikke alle varene er tatt ut av lager. Det kan gjelde salgsordre med status Ubehandlet, Restordre og Fakturert (ikke levert). Den øverste listen viser salgsordrene og den nederste viser tilhørende varelinjer hvor levert antall er lavere enn bestilt antall. Tips! Ved å klikke på pilknappen til høyre for Opprette aktiviteter kan du opprette skreddersydde aktiviteter. Du bestemmer selv innholdet i aktivitetene og hvilke moduler aktivitetsmalene skal være tilgjengelige i. Behandling av en ordre 1. Sett utvalg for listen. Merk! Øverst i vinduet finner du filtre for ordrestatus og leveringsdato som begrenser hvilke ordre som vises. Du kan filtrere etter status, eller søke på produktnummer. Du kan også søke i produktlisten ved å klikke på Søkknappen. Endringer i filtrene vises ikke før du klikker Oppdater, eller bruker funksjonstasten [F5]. 2. Merk ordren du vil behandle i øverste del av vinduet. 3. Velg om du vil: Levere produkter: Det vil si uttak av varer fra lager og eventuell utskrift av Plukkliste/Pakkseddel. Reservere lagervarer: Sørger for at varer som i dag finnes på lageret øremerkes denne ordren. 177

187 LOGISTIKK Reservere på innkjøp: Sørger for at varer som er bestilt fra leverandør går til denne kunden (salgsordren). Tips! Feltene for Leveringsevne i de to listene beregnes slik:(antall ikke levert/antall enheter på reservasjonsbevegelse + beholdning til kunder)*100 Beskrivelse av felter i den nederste linjen: Beholdning: Lagerbeholdning for det valgte produktet på dette lageret/lokasjon. Total beholdning: Total beholdning for det valgte produktet uansett lager/lokasjon. Slik leverer du produkter 1. Endre tallet under Leveres dersom ikke alt av et produkt skal leveres fra lageret. Dersom alle tilgjengelige produkter skal leveres, klikker du på Oppdater leveres til alle tilgjengelige produkter for automatisk å justere tallet i kolonnen Leveres. Dersom ikke alle produktene i ordren leveres vil det bli opprettet en restordre når ordren faktureres. 2. Marker for eventuell utskrift av en eller flere plukklister og pakksedler. Juster dato for Plukket, Pakket og Sendt dersom disse ikke er dagens dato. 3. Klikk Skriv ut og oppdater lager. Lagerbeholdningen (og til kunder ), blir da automatisk nedjustert. Dersom du leverer et produkt som er markert med Påkrevd serienummer ved varemottak og vareuttak i fanekortet Innstillinger i Produktregister og du i firmainnstillinger for Produkt/Lagerhåndtering har valgt at Serienummer må plukkes manuelt, vil du også få opp et bilde hvor du må velge hvilken enhet (serienummer) av produktet som skal leveres. Tips! Du kan registrere levering av varer i en ordre og i den forbindelse skrive ut rapportene Plukkliste og/eller Pakkseddel. Dette er et alternativ til å oppdatere lagerbeholdningen og å skrive ut rapportene fra Ordre- /fakturamodulen. Tips! Har kunden overskredet kredittgrensen vil du ikke kunne levere produkter. Da må utestående beløp reduseres først, eller kredittgrensen endres på kundekortet. Reservere lagervarer/reservere på innkjøp Du kan reservere produkter i salgsordrer i forhold til varer som ligger på lager eller varer som finnes i innkjøp. Dette bidrar til å sikre at det finnes nok varer når ordren skal leveres. Både levering av varer og reservasjoner opprettes automatisk som lagerbevegelser. Reservere lagervarer 1. Marker ordren du ønsker å sikre vareleveranser til i øverste del av vinduet Ordre, ikke levert. 2. Klikk Reservere lagervarer. 178

188 LAGERMODULEN 3. Klikk Reserver alle for å reservere alle varer på ordren som er tilgjengelig i forhold til lagerbeholdning og eventuelle andre reservasjoner. 4. Skriv eventuelt inn ønsket antall i feltet Reservert. 5. Velg serienummeret som skal reserveres. Dette valget vil du få dersom du reserverer et produkt som er markert med Påkrevd serienummer ved varemottak og vareuttak i fanekortet Innstillinger i Produktregisteret. I tillegg må det i firmainnstillinger for Produkt/Lagerhåndtering ha valgt at Serienummer må plukkes manuelt. Reservere på innkjøp 1. Marker ordren du ønsker å sikre vareleveranser til i øverste del av vinduet. 2. Klikk Reservere på innkjøp Merk at innkjøpet allerede må være opprettet i Innkjøpsmodulen. 3. Klikk Ny over den nederste listen for å sette inn et innkjøp i listen. 4. Skriv inn ønsket antall i feltet Reservert. 5. Velg serienummeret som skal reserveres. Dette valget vil du få dersom du reserverer et produkt som er markert med Påkrevd serienummer ved varemottak og vareuttak i fanekortet Innstillinger i Produktregisteret. I tillegg må du i firmainnstillinger for Produkt/Lagerhåndtering ha valgt at Serienummer må plukkes manuelt. Innkjøp, ikke mottatt Her ser du alle innkjøpene fra innkjøpsmodulen som har status Bestilt, og hvor ikke alle varene er mottatt. Ved å markere et av innkjøpene i den øverste listen ser du alle tilhørende produktlinjer i nedre del av vinduet. Når varene ankommer kan du i dette bildet registrere varemottaket. Alternativt kan varemottaket registreres i innkjøpsmodulen. Registrere varemottak for et innkjøp 1. Velg om innkjøpene som har planlagt leveringsdato i fremtiden skal vises ved å merke av for Vis innkjøp med planlagt leveringsdato frem i tid. Dette referer til feltet Planlagt leveringsdato i Innkjøpsmodulen. Dersom du merker av for dette vil bare disse innkjøpene vises. I motsatt fall vises bare de med dagens dato eller eldre. 2. Klikk Varemottak. 179

189 LOGISTIKK Tips Ved å klikke på pilknappen til høyre for Opprette aktiviteter kan du opprette skreddersydde aktiviteter. Du bestemmer selv innholdet i aktivitetene og hvilke moduler aktivitetsmalene skal være tilgjengelige i. Les mer om varemottak i eget kapittel 180

190 LAGERMODULEN Innkjøpsreservasjoner Innkjøpsreservasjon betyr at du for en kunde (salgsordre) har reservert ett eller flere produkter på ett eller flere innkjøp fra leverandør. Dette vinduet viser alle slike reservasjoner som er opprettet. Selve reservasjonene opprettes i ordre ikke levert, ordremodulen eller i innkjøpsmodulen. Øverst i vinduet finner du flere utvalg som begrenser hvilke innkjøpsreservasjoner som vises. Endringer i filtrene vises ikke før du klikker Oppdater, eller bruker funksjonstasten [F5]. De tilgjengelige filtrene er: Produktnr.: Her kan du skrive inn produktnummer eller bla deg frem til et produkt for å vise bare innkjøpsreservasjoner på dette produktet. Salgsordrenr.: Her kan du skrive inn salgsordrenummer eller bla deg frem til en salgsordre for å vise bare innkjøpsreservasjoner til denne salgsordren. Innkjøpsnr.: Her kan du skrive inn innkjøpsnummer eller bla deg frem til et innkjøp for å vise bare innkjøpsreservasjoner fra dette innkjøpet. Kontaktnr.: Her kan du skrive inn kontaktnummer eller bla deg frem til en kontakt (kunde) for å vise bare innkjøpsreservasjoner til denne kunden. I tillegg kan du kan velge å begrense listen til å vise reservasjoner på salgsordre som er levert eller som ikke er levert. Redigere en reservasjon 1. Sett utvalg for listen. 2. Marker reservasjonen i listen. 3. Klikk Rediger øverst i venstre hjørne. 4. Rediger antallet i Reservert eller slett/opprett nye reservasjoner for andre salgsordre mot dette produktet/innkjøpet. 181

191 LOGISTIKK Serienummer på lager Denne listen viser produkter på lager som er tilknyttet Serienummer og/eller Holdbarhetsdato og/eller Varepartinummer. I Innstillinger for Produktregister merker du av om dette skal være påkrevd ved varemottak og vareuttak. Serienummer, holdbarhetsdato og varepartinummer følger en bestemt enhet av en vare. Du kan spore en bestemt vares gang gjennom bedriften ved å sette utvalg på serienummer. I listen ser du da alle lagerbevegelser til varen(e) med dette/disse serienummer som finnes på lager nå. Endringer i utvalget vises ikke før du klikker Oppdater, eller bruker funksjonstasten [F5]. De tilgjengelige utvalgene er: Produktnr.: Her kan du skrive inn produktnummer eller bla deg frem til et produkt for å vise bare serienumre som er tilnyttet dette produktet. Serienummer: Her kan du skrive fra og til serienummer for å vise bare serienumre innen dette intervallet. Utvalg: Her kan du velge å vise alle serienummer på lager eller bare de som enten er tilknyttet reservasjon eller ikke er det. Lagerbevegelser og reservasjoner Her får du komplett oversikt over årsak til alle endringer i lagerbeholdninger. Du kan spore alle bevegelser til en spesifikk vare, f.eks. basert på serienummer, helt fra den kom inn i bedriften og til den ble sendt til kunde. Du ser også hvilke lagervarer som eventuelt er reservert for kunder. Bevegelsene kategoriseres automatisk ut ifra hvilken prosess som førte til lagerbevegelsen. Det vil si om lagerbevegelsen var en konsekvens av en faktura, kreditnota, bestilling, varetelling, montering/demontering av strukturvare, overføring mellom lagre eller annet. Lagerbevegelse kan også opprettes manuelt dersom det er ønskelig å justere en beholdning utenom prosedyrene i de andre modulene. Bare manuelt opprettede lagerbevegelser kan slettes. Øverst i vinduet finner du flere utvalg som begrenser hvilke lagerbevegelser og/eller lagerreservasjoner som vises. Endringer i filtrene vises ikke før du klikker Oppdater, eller bruker funksjonstasten [F5]. De tilgjengelige filtrene er: Type: Her velger du om både lagerbevegelser og reservasjoner skal vises, eller bare reservasjoner eller bevegelse inn/ut. Kategori: Her bestemmer du hvilken kategori av lagerbevegelser som skal vises. Kategorien forteller om hvilken prosess i bedriften (og i Mamut) som resulterte i bevegelsen. Velg eventuelt (Ingen) for å vise bevegelser innen alle kategorier. Produktnr.: Her kan du skrive inn et produktnummer eller bla deg frem til et produkt for å vise bare lagerbevegelser og/eller reservasjoner tilknyttet dette produktet. Kontaktnr.: Her kan du skrive inn kontaktnummer eller bla deg frem til en kontakt (kunde) for å vise bare lagerbevegelser og/eller reservasjoner tilknyttet dette produktet. Lager: Her kan du bestemme hvilket lager du vil se lagerbevegelsene og/eller reservasjonene for. Serienummer: Her kan du skrive fra og til serienummer for å vise bare lagerbevegelser og/eller reservasjoner for serienumre innen dette intervallet. 182

192 LAGERMODULEN Dato: Her kan du skrive inn dato, eller klikke på knappen for å sette et tidsintervall for hvilke lagerbevegelser og/eller reservasjoner som skal vises. Ordrenr.: Her kan du skrive inn salgsordrenummer for å vise bare lagerbevegelser og/eller reservasjoner tilknyttet denne salgsordren. Innkjøpsnr.: Her kan du skrive inn innkjøpsnummer for å vise bare lagerbevegelser og/eller reservasjoner tilknyttet dette innkjøpet. Tips! Ved å klikke på pilknappen til høyre for Opprette aktiviteter kan du opprette skreddersydde aktiviteter. Du bestemmer selv innholdet i aktivitetene og hvilke moduler aktivitetsmalene skal være tilgjengelige i. Slik oppretter du en manuell lagerbevegelse 1. Klikk Ny for å opprette en ny lagerbevegelse. Følgende må minimum fylles ut: Produktnr.: Skriv inn produktnummer eller bla deg frem til produktet lagerbevegelsen skal gjelde for. Type: Velg om det er en bevegelse Inn eller Ut av lager. Lager: Velg hvilket lager lagerbevegelsen gjelder. Antall: Skriv inn antallet varer. Dersom Type er Ut kan ikke antallet være større enn beholdning minus til kunder i Beholdning. 2. Dersom produktet du oppretter lagerbevegelse på er satt opp med Påkrevd serienummer, Påkrevd Varepartinummer eller Påkrevd Holdbarhetsdato ved varemottak og vareuttak i Produktregister, må du også oppgi dette i fanekortet Serienummer, VarepartiID og Holdbarhetsdato. 3. Klikk OK. 183

193 LOGISTIKK Varetelling Varetelling er den eneste funksjonen i programmet der det er anledning til å endre varebeholdningen direkte. Merk! En varetelling korrigerer antall på lager. Vær imidlertid oppmerksom på at den ikke korrigerer lagerført verdi. Denne må du oppdatere i bilagsregistrering for å få riktig lagerført verdi. Du kan arbeide med en lagertelling for hvert lager og lagre denne underveis. Inntil den er Effektuert oppdaterer den ikke lagerbeholdningen. Dersom du klikker Avbryt under varetelling kan du annullere den påbegynte varetellingen. Ved annullering vil ikke endringene lagres, men dersom du svarer nei til å annullere, lagres de opplysninger du har registrert, og du kan oppta den samme varetellingen senere. Velger du senere å fortsette en varetelling, vil kun de produktene som lå i produktdatabasen da du startet varetellingen listes opp. På denne måten slipper du å forholde deg til produkter som har blitt lagt inn etter, eller mens, varetellingen ble gjennomført. I tillegg er det et valg for Nullstill lager i dette bildet. Denne funksjonen brukes til å tømme valgt lager for alle varer. Ved å klikke på pilknappen til høyre for Opprette aktiviteter kan du opprette skreddersydde aktiviteter. Du bestemmer selv innholdet i aktivitetene og hvilke moduler aktivitetsmalene skal være tilgjengelige i. Du kan skrive ut en Varetellingsliste, samt en mer detaljert liste som viser eventuelt serienummer, EAN-kode, vareparti og holdbarhetsdato. 184

194 LAGERMODULEN Slik utfører du en varetelling 1. Åpne varetellingsvinduet fra menyen Vis - Lager - Varetelling. 2. Velg lageret du ønsker å starte varetelling for i nedtrekkslisten øverst til høyre. 3. Skriv inn produktnummeret på produktet klikk Enter. Merk! Dersom du benytter strekkodeleser kan du lese av strekkoden. Da vil du komme direkte til vinduet Opptalt beholdning. Strekkoden hentes fra feltet EAN-kode i produktregisteret Du kan eventuelt klikke Utvalgsinnstillinger for å sette utvalg for hvilke produkter som skal vises i listen, slik at det blir enklere å finne frem til riktig produkt. Merk at du også kan klikke på kolonneoverskriftene for å sortere listen etter hver enkelt kolonne. Du kan også oppdatere beholdning på hvert enkelt produkt direkte i listen. Bruk piltasten på tastaturet for å manøvrere til neste produkt i listen. Merk at du kan sortere listen etter ønske ved å klikke på kolonneoverskriftene. 4. Registrer ny beholdning i kolonnen Opptalt beholdning for alle produkter der beholdningen skal endres, og klikk Enter. 5. Klikk Skriv ut for å skrive ut en varetellingsliste som dokumenterer tellingen. 6. Klikk OK. Du får spørsmål om varetellingen skal Effektueres. Svarer du Ja på dette spørsmålet vil beholdningen bli korrigert i henhold til Opptalt beholdning. 7. Du får også spørsmål om det skal skrives ut en varetellingsliste. 185

195 LOGISTIKK 186

196 3 Lønn og personal I personalregisteret kan du registrere alle dine ansatte i et eget register med alle ansettelsesog lønnsbetingelser. Selgere som fungerer som kundebehandlere må blant annet registreres her for at de skal kunne settes opp som Vår referanse i dokumenter og ved salg. Gjennom lønn og personalmodulene har du også full kontroll over all lønns- og timeregistrering. Innhold Personalregister 188 Søk og utvalg i Personalregisteret Fanekortene i Personalregisteret Personal Lønn Aktivitet Dokument Prosjekt Lønn 198 Lønnsregistrering Avregning av lønn Lønnsarter Terminoppgave Om terminoppgave for forskuddstrekk, RF Om refusjon av sykepenger Hvordan skrive ut terminoppgaven? Innlevering av terminoppgaven via Altinn Lønns- og trekkoppgave Nyttig å vite før utskrift av lønns- og trekkoppgaver Utskrift av lønns- og trekkoppgaver Koder på lønns- og trekkoppgave Tilleggskoder for Lønns- og trekkoppgave Fordele lønnslinjer på trekkoder Innlevering av Lønns- og trekkoppgaver via Altinn Lønnsremittering Elektronisk overføring av skattekort Eksport av fil med skattekortsinformasjon Import av fil med skattekortsinformasjon Meldinger til Aa-registeret Obligatorisk tjenestepensjon Timeregistrering 226 Hvordan opprette en ny timeseddel? Hvordan overføre til ordre-/prosjektmodulen?. 230 Hvordan overføre til lønnsmodulen? Timetyperegister Timetyper pr. prosjekt Brukerinnstillinger: Timeregistrering

197 LØNN OG PERSONAL PERSONALREGISTER I Personalregisteret lagres alle viktige opplysninger om dine ansatte. Dette gjelder informasjon som navn, adresse, telefonnummer, stilling, ansatt dato, lønn, skattetrekk, feriepenger, fagforening, m.m. I tillegg kan du registrere informasjon om den ansattes kompetanse, fravær, aktiviteter, dokumenter, notater og sette inn bilde av dine ansatte om ønskelig. Hver ansatt har sitt eget ansattkort. Kortet består av to deler hvor av den øvre delen består av generell informasjon om den ansatte, mens det i den nedre delen kan legges inn utfyllende informasjon i de ulike fanekort. Nye ansatte opprettes ved å klikke Ny. I den øvre delen av personalkortet fylles blant annet den ansattes Ansatt ID, Initialer, Fornavn, Mellomnavn og Etternavn ut. Ønsker du å sette inn et bilde av den ansatte kan du gjøre dette ved å klikke på Sett inn bilde. Klikk videre på knappen Finn bilde i vinduet som åpnes for å bla deg frem til riktig bilde. I nedtrekkslisten Stilling kan du velge den ansattes stilling. Dersom den ansattes stilling ikke finnes i nedtrekkslisten kan du registrere den i standardregisteret ved å høyreklikke og velge Endre i standardregister. For å kunne rapportere stillingsendringer korrekt til Aa-registeret må du legge inn STYRK kode for stillingene du oppretter. Du finner en oversikt over koder på Ansatte som har sluttet kan merkes av som Inaktiv for å stenge for videre føring av lønn. Ansatte som har vært inaktive ut året de har sluttet + 1 år kan slettes. Ved å klikke på pilknappen til høyre for Opprette aktiviteter kan du opprette skreddersydde aktiviteter. Du bestemmer selv innholdet i aktivitetene og hvilke moduler aktivitetsmalene skal være tilgjengelige i. Øverst i ansattkortet kan du under knappen Innstillinger registrere den ansattes standard arbeidstid, lunsjtid og antall arbeidstimer per dag. Som standard vil det ved fraværsregistrering 188

198 PERSONALREGISTER bli tatt utgangspunkt i hele arbeidsdager, men dersom du stort sett skal registrere fravær som gjelder timer kan du merke av for at fraværet skal registreres i timer. Dersom den ansatte også er registrert som bruker i programmet kan du knytte bruker og ansatt i nedtrekkslisten Bruker. Merk! Dersom den ansatte skal komme opp som Vår ref. i ordre- og kontaktkortet må du merke av for at den ansatte er Kundebehandler. Søk og utvalg i Personalregisteret I Personalregisteret kan du sette Utvalg øverst til høyre på ansattkortet, og velge om du vil se bare aktive ansatte, inaktive ansatte eller alle ansatte når du jobber i registeret. Du kan også foreta søk blant ansatte. Søkeknappen i ansattkortet gir deg tilgang til et forenklet søkevindu der du kan søke på ansattid, navn og hovedtelefonnummer. I søkevinduet kan du klikke Flere kriterier, og få opp et utvalgsvindu tilpasset ansattkortet, der du også kan søke på blant annet personnnummer og egendefinerte felter. I tillegg til søkemulighetene er det også mulig å sette sortering på ansatte på et av følgende alternativer: AnsattID, Fornavn, Etternavn og Registreringsrekkefølge. De ansatte vil da vises i valgt rekkefølge både i ansattlisten, og når man blar mellom de ansatte ved hjelp av piltastene. Fanekortene i Personalregisteret Personal I fanekortet Personal finner du knappene Kontaktinformasjon, Personalia, Fravær, Kompetanse og Notater. Under hver av disse knappene kan du registrere ytterligere informasjon om hver enkelt ansatt. Kontaktinformasjon Under knappen Kontaktinformasjon er all informasjon om adresser, telefonnumre og e-postadresser for den ansatte samlet. Du kan merke av for hvilket telefonnummer som skal være hovednummer til den ansatte, nummeret som er avmerket vil vises i øverste del av 189

199 LØNN OG PERSONAL personalkortet sammen med e-postadressen, og du kan søke på dette nummeret når du benytter søkefunksjonen. Adressen til den ansatte registreres i feltet for dette eller ved å klikke på knappen Adresse. Ønsker du å registrere en eventuell ferieadresse eller prosjektadresse til den ansatte gjøres dette ved å klikke på pilknappen under Adresse. For hver adresse som registreres er det mulig å angi Tidsperioden adressen skal gjelde. Personalia Under knappen Personalia kan du registrere den ansattes fødselsdato og personnummer. Informasjonen som registreres vil også vises i fanekortet Lønn og under knappen Skattetrekk. Dersom den ansatte er Selvstendig næringsdrivende kan du merke av for dette og deretter registrere Organisasjonsnummeret for den næringsdrivende. Organisasjonsnummeret må være registrert for å kunne registrere og utbetale korrekt lønn til selvstendig næringsdrivende. Ved å klikke på søkeknappen ut for Bankkonto får du opp vinduet Kontoinformasjon hvor du kan registrere informasjon om den ansattes bankkonto. Øvrig informasjon som kan registreres om hver ansatt er Sivilstand og navn og relasjon til Pårørende. Informasjon om pårørende kan være nyttig å ha lett tilgjengelig ved nødsfall. Under Egendefinerte felter kan du selv definere hvilke typer øvrig informasjon du vil kunne registrere. Eksempler kan være nasjonalitet, jubileum eller www-adresse dersom den ansatte har sin egen hjemmeside. Fravær Funksjonaliteten Fravær hjelper deg å holde oversikt over dine ansattes fravær og årsaker til dette samt imøtekomme kravet om fraværsrapportering fra myndighetene. I følge Folketrygdloven plikter arbeidsgiveren å føre statistikk over sykefravær og fravær ved barns sykdom. Formålet med sykefraværsstatistikken er å sette søkelyset på sykefraværet på arbeidsplassen. Det er fastsatt en egen Forskrift om statistikk over sykefravær som bl.a. regulerer hvem som omfattes av registreringen og hvilke opplysninger som skal registreres. Arbeidstilsynet og trygdekontoret kan kreve statistikken fremlagt. Arbeidsgiver som ikke fører slik statistikk kan ilegges tvangsmulkt. Fraværet registrerer du fortløpende på hver enkelt ansatt fordelt på fraværstyper som passer til ditt firmas behov. Fraværstyper opprettes i Standardregisteret som du finner ved å velge Vis Innstillinger Firma Standardregister, eller ved å høyreklikke i nedtrekkslisten for fraværstype ved fraværsregistrering og velge Endre i Standardregister. I tillegg til å registrere nye tilfeller av fravær kan du redigere og gjøre endringer i fravær som allerede er registrert. Du kan også slette fravær dersom det skulle være aktuelt. For å få best mulig oversikt i fraværsregisteret kan du sette utvalg og kun se fravær for inneværende år eller de siste 12 månedene. Du kan også sortere innholdet i registeret ved å klikke på kolonneoverskriften du ønsker å sortere etter. På høyreklikk i registeret vil du kunne se en forhåndsvisning av innholdet i vinduet, skrive ut eller eksportere dataene til Excel. Øverst i ansattkortet kan du under knappen Innstillinger registrere den ansattes standard arbeidstid, lunsjtid og antall arbeidstimer per dag. Som standard vil det ved fraværsregistrering bli tatt utgangspunkt i hele arbeidsdager, men dersom du stort sett skal registrere fravær som gjelder timer kan du merke av for at fraværet skal registreres i timer. 190

200 PERSONALREGISTER Ønsker du å skrive ut en fraværsoversikt kan du klikke på knappen Skriv ut. I utvalgsvinduet som åpnes kan du sette utvalg på ansatt, periode eller fra dato til dato. Hvordan registrere fravær 1. Klikk Ny i vinduet Fravær. 2. Velg aktuell Fraværstype i nedtrekkslisten for dette. 3. Velg Fravær fra dato og Fravær til dato ved hjelp av nedtrekkslistene for dato. Evt. timer dersom du har valgt å registrere fravær i timer. 4. Antall dager oppdateres automatisk ut fra datoene du setter. Dersom du skal føre halve dager setter du korrekte datoer og overstyrer feltet Antall dager. 5. Bruk feltet Notat dersom du ønsker å registrere årsaken til fraværet. 6. Velg passende Fraværstatus. 7. Klikk OK. Merk! Du kan redigere eller slette fravær ved hjelp av knappene Rediger og Slett. 191

201 LØNN OG PERSONAL Kompetanse I kompetanseregisteret kan du registrere informasjon om kvalifikasjoner og kompetanse på hver enkelt av dine ansatte. Eksempler på informasjon som kan registreres er utdanning, sertifiseringer, språkkunnskaper, arbeidserfaring m.m. Registeret kan også brukes til registrering av kurstilbud og tilbud om videreutdanning til den ansatte og oppfølgingen av dette. I Standardregisteret kan du opprette kompetansetyper og statuser som passer til dine behov. Standardregisteret finner du ved å velge Vis - Innstillinger - Firma - Standardregister eller ved å høyreklikke i nedtrekkslistene for Type og Status ved kompetanseregistrering og velge Endre i Standardregister. Slik registrerer du informasjon om kompetanse eller tilbud om kurs/utdanning 1. Klikk knappen Ny. 2. Endre dato dersom du ønsker å overstyre dagens dato. 3. Velg aktuell Type kompetanse i nedtrekkslisten for dette. 4. Skriv inn Emne. 5. Skriv inn Notater. 6. Klikk Tilknytt... eller Importere dokument dersom du ønsker å tilknytte et dokument. 7. Velg aktuell Status i nedtrekkslisten for dette. 8. Sett Dato avsluttet dersom registreringen er ferdigbehandlet eller evt. dato for når f.eks. utdanningen ble avsluttet. 9. Klikk OK. Notater Under knappen Notater kan du registrere så mange notater om den ansatte som du ønsker. Nye notater opprettes ved å klikke på Ny. Ønsker du å opprette egne notattyper kan du høyreklikke i nedtrekkslisten for notattype og velge Endre i Standardregister. Eksempler på 192

202 PERSONALREGISTER alternative notattyper kan f.eks. være Medarbeidersamtale eller Verv. Ved markering av et notat vil notatteksten vises i feltet under listen. Lønn I fanekortet Lønn kan du for hver ansatt registrere opplysninger om lønn, skattetrekk, Aa-status, andre trekk, ferie, firmabil, fagforening og provisjon. Du har også tilgang til en oversikt over den ansattes lønnshistorikk. Alle temaene er representert med en egen knapp, og nye vinduer vil åpnes når disse blir aktivert. Lønn Under knappen Lønn kan du registrere betingelser knyttet til den ansattes lønn. Utbetaling: Du kan bl.a. velge Lønnsperiodisering, Utbetalingsmåte, Bankkonto og hvilket medium den ansatte skal motta sin lønnsslipp. Feltet Tidligere utbetalt forskudd blir oppdatert automatisk ved bruk av lønnsartene 90/95 og 930. Du må merke av dersom den ansatte Skal inkluderes i tjenestepensjonsordningen. Innslagspunktet for beregning av obligatorisk tjenestepensjon er 1G (Folketrygdens grunnbeløp). Dette kan du overstyre under Satser. Tips! Du kan sjekke hvilke ansatte som er merket av som inkludert i ordningen i rapporten Tjenestepensjon, oversikt. Arbeidstid: For å kunne rapportere korrekt til Aa-registreret og i forbindelse med Tjenestepensjonsordningen, er det viktig at informasjon om arbeidstid også fylles ut. Er den ansatte over 62 år kan du registrere prosentsatsen arbeidsgiveravgiften skal reduseres med. Merk at ordningen med redusert AGA for ansatte over 62 år bortfaller 1. januar En evt. prosentsats i feltet vil derfor bli ignorert ved lønnskjøringer for Satser: Under Satser kan du registrere lønnssatser for den ansatte med avgrensning på dato. Funksjonaliteten gir deg mulighet til å holde oversikt over lønnsutviklingen over tid, og også å registrere informasjon om ny lønn som skal være gjeldende fra en bestemt dato frem i tid. Her kan du også registrere avvikende innslagspunkt for tjenestepensjonsordningen. Ved for eksempel ansettelser i løpet av året, kan arbeidstaker avtale med arbeidsgiver at tjenestepensjon 193

203 LØNN OG PERSONAL skal avsettes fra første krone, og ikke ved 1G, som er standard innslagspunkt. Skal du benytte et eget innslagspunkt for beregning av obligatorisk tjenestepensjon, kan du velge Lønnstype: Innslagspunkt OTP, avvikende, og sette verdien selv. Pass på å sette sluttdato for avvikende innslagspunkt, slik at ordningen opphører, for eksempel ved første årsskifte. Avvikende innslagspunkt kan kun settes i samråd med både den ansatte og pensjonstilbyderen. Kontakt eventuelt din regnskapsfører/revisor for mer informasjon. Skattetrekk Under knappen Skattetrekk registrerer du den ansattes fødselsdato og personnummer samt informasjon om skattekommune, skattetabell og øvrig skattekortsinformasjon. I nedtrekkslisten øverst kan du velge hvilket år du ønsker å se/registrere skattekortsinformasjonen for. Det betyr at du kan se på tidligere års skattetabeller og satser. Du kan også registrere informasjon for neste år før du er ferdig med å føre lønn for inneværende år med årets satser. Dersom du har behov for å Overstyre aga-kommune kan du merke av for dette og klikke på søkeknappen for å velge aktuell kommune. Du kan også registrere informasjon om Ansettelsestid, eventuelle Påleggstrekk og Egne trekk. Merk! Du kan klikke på søkeknappen for å få opp liste over kommuner og kommunenumre. Aa-Status/Historikk Dersom du har satt ditt program opp til å sende informasjon og personalendringer til Aaregisteret i forbindelse med lønnskjøring, vil du kunne se status og endringer for den ansatte som er innrapportert. Andre trekk Under Andre trekk kan du registrere faste, månedlige trekkbeløp og trekk for Hjemme- PC for den ansatte. Merk! Du bør kontrollere lønnsartene for "Diverse trekk" i lønnsartregistrert i forhold til kostnads- og balansekontoer slik at det blir foretatt korrekte posteringer i regnskapet ut ifra typen trekk det er snakk om. Ferie Under knappen Ferie registrerer du informasjon om antall feriedager og feriepenger. I feltet Feriedager i året legger du inn antallet dager den ansatte har rett til. Har den ansatte ikke tatt ut all ferie i fjor kan du registrere antall overførte feriedager i feltet Sparte feriedager. Brukte feriedager og Gjenværende feriedager vil bli oppdatert automatisk dersom du registrerer feriedager i fraværsregisteret. 194

204 PERSONALREGISTER Skal du rekalkulere feriepengegrunnlaget for fjoråret slik at du får rett feriepengegrunnlag kan du klikke på søkeknappen Rekalkuler feriepengene fra fjoråret. Du får spørsmål om hvilket Opptjeningsår kalkuleringen skal gjelde for og om kalkuleringen skal gjelde den aktuelle ansatte eller alle ansatte. Totalt feriepenger til utbetaling og Feriepenger tilgode vil bli beregnet automatisk ut ifra angitt feriepengesats ved rekalkulering av feriepengene fra fjoråret eller årsavslutning av fjoråret. Dette forutsetter naturligvis at du har lønnshistorikk fra fjoråret på den ansatte. Hvis det ikke er tilfellet kan du legge inn beløpene manuelt. Feltet Utbetalte feriepenger vil bli oppdatert når du kjører ferielønn og benytter lønnsart 765 Feriepenger u/skattetrekk. Feriepengesatsen som vises vil være den du har satt som standard i Regnskapsinnstillinger, men du kan overstyre og velge en alternativ sats dersom det er aktuelt. Arbeidstakere som fyller 60 år innen 1. september i ferieåret har rett på en ekstra uke ferie og dermed 2,3 prosentpoeng ekstra feriepenger. Merk av dersom den ansatte Oppfyller kravet til 2,3 prosentpoeng ekstra feriepenger. Du må også sette innstilling for om de ekstra feriepengene skal være Av full lønn eller Opp til 6G (G står for Grunnbeløpet i Folketrygden). Firmabil Under Firmabil kan du registrere opplysninger om den ansattes firmabil. Det kan registreres inntil to firmabiler for hver ansatt, noe som kommer til nytte dersom den ansatte bytter firmabil i løpet av et år. For å registrere informasjon om Firmabil2 må du merke denne som aktiv firmabil før du kan registrere opplysninger om bilen. Informasjon om Listepris kan skaffes hos Skattedirektoratet. Antall km kjørt i arbeidet pr. år fyller du ut i feltet Yrkeskm. Avstanden hjem-arbeid-hjem registrerer du i feltet Km hjemarbeid. Det er viktig at du registerer Årsmodell for å få korrekt beregning. Fagforening Dersom den ansatte er fagorganisert kan du registrere relevant informasjon om medlemsskapet under Fagforening. Skal kontingenten trekkes av den ansattes lønn må du fyller ut enten Trekkprosent eller Trekkbeløp. Du kan også legge inn nedre og en øvre grense for trekk. Marker hvilken tilknytning den ansatte har til LO/NHO i nedtrekkslisten under LO/NHO. I feltet NHO-kode kan du registrere den firesifrede koden som forteller hvilken arbeidsgruppe den ansatte tilhører. Provisjon Under Provisjon kan du merke av for Mottar provisjon dersom den ansatte er provisjonslønnet. I feltet Siste dato for provisjonsberegning registrerer du sist det ble beregnet provisjon for den ansatte. (Feltet vil bli oppdatert automatisk ved hver provisjonsberegning). I feltet 195

205 LØNN OG PERSONAL Provisjonssats (%) legger du inn prosentsatsen som den ansatte skal ha og merker av for hvilket Provisjonsgrunnlag som skal være gjeldende for beregningen. For å beregne provisjon må du først velge om du skal beregne for Den aktuelle ansatte eller Alle og velger perioden det skal vises provisjon for. Deretter vil du få opp grunnlag, lønnssatser og beregnet provisjon som du kan Overføre til lønn. Historikk Her får du en fullstendig oversikt over den ansattes lønnshistorikk for gjeldende år. Du kan sette markøren i en linje og klikke Detaljer for mer detaljert informasjon om lønnsposten. Klikk på Skriv ut dersom du ønsker å skrive ut lønnshistorikken for en ansatt. Aktivitet Via fanekortet Aktivitet kan personalansvarlig opprette aktiviteter som den ansatte skal utføre. Vær oppmerksom på at det kun er aktivitetstyper som er merket av som personalaktivitet i aktivitetstyperegisteret som vil vises i listen i personalregisteret. Eksempler på personalaktiviteter du kan opprette er personalmøte og medarbeidersamtale. Også aktiviteter av denne typen som er tilknyttet den ansatte andre steder i systemet vil vises her. Dokument På fanekortet Dokument kan du opprette dokumenter som har med den ansatte å gjøre. Det kan være ansettelsesavtale, arbeidsreglement etc. Dokumenter du oppretter via personalkortet vil automatisk være av typen Ansatt, men dette kan overstyres dersom det er ønskelig å opprette andre typer dokumenter via personalregisteret. Du kan importere dokument ved hjelp av knappen for dette. Tips! Du kan åpne et dokument ved å dobbeltklikke på et dokument i listen eller ved å klikke Åpne dokument. 196

206 PERSONALREGISTER Prosjekt I fanekortet Prosjekt har du oversikt over hvilke prosjekter den ansatte er tilknyttet. Du kan også opprette tilknytning mellom den ansatte og et prosjekt ved å klikke Ny. Du får da opp prosjektlisten og kan velge aktuelt prosjekt. 197

207 LØNN OG PERSONAL LØNN Lønnsmodulen hjelper deg å automatisere rutinene rundt lønnskjøringen. Mange av de sentrale opplysningene som brukes i denne modulen hentes fra Personalregisteret. Hvis nødvendig informasjon ikke er registrert i Personalregisteret vil det heller ikke være mulig å kjøre lønnsavregninger. Minimumskrav til informasjon før lønnskjøring er: Navn, adresse, personnummer Skattetrekk (prosentsats eller tabellnummer) Skattekommunenummer for den ansatte Lønnsart (fast lønn, timelønn) Firmainnstillinger Lønnsmodulen inneholder skattetabeller, avgiftssoner og -satser, satser og kriterier ved bruk av arbeidsgivers bil, og ferdigdefinerte lønnsarter som dekker de mest grunnleggende behov. Feriepengesatser må defineres under Vis Innstillinger Regnskap - Modulinnstillinger Lønn. Lønnsregistrering Lønnsregistreringen gjør du i et lønnsregistreringskort for hver enkelt ansatt. I fanekortet Lønn registrerer du lønns- og trekklinjer for hver av dine ansatte. I fanekortet Standardlønn kan du opprette en eller flere forhåndsdefinerte standardlønninger. F.eks. julelønn, timelønn etc. Bruk av standardlønn forenkler lønnsregistreringen og du slipper å registrere samme data flere ganger. I fanekortet Historikk har du full oversikt over alle lønninger som er avregnet på den ansatte. Lønnsavregning Selve lønnskjøringen ledes av en veiviser bestående av seks trinn. Veiviseren kan startes ved å klikke knappen for Lønnsavregning i lønnsregistreringsvinduet eller ved å velge Vis - Lønn - Avregning. Veiviseren gjør at du hele veien kan kontrollere og tilpasse informasjonen. I venstre kant vil du kunne følge med på hvilket trinn du er på. Lønnsarter Alle typer lønn som utbetales via programmet er definert som lønnsarter. Det gjelder både timeog månedslønn, skattetrekk og feriepenger for å nevne eksempler. Lønnsartregisteret inneholder en rekke forhåndsdefinerte lønnsarter. Lønns- og trekkoppgaver Opplysninger i lønns- og trekkoppgavene blir lagt til grunn ved ligningen av skatteyter. Det er derfor svært viktig at arbeidsgiverne foretar riktig lønnsinnberetning. Prosessen for å skrive ut disse lønns- og trekkoppgavene ledes av en veiviser. Denne leder deg gjennom prosessen og gjør arbeidet med utskriftene enklere. Meldinger til Aa-registeret Alle arbeidsgivere plikter å registrere sine ansatte i Arbeidsgiver- og arbeidstakerregisteret (Aaregisteret) og informere om endringer som skjer i ansettelsesforhold. Endringer som må rapporteres er bla nye ansatte, endring av stilling, endringer i antall arbeidstimer pr. måned, 198

208 LØNN ansatte som har sluttet m.m. I Mamut er det mulig å sende personalendringer til Aa-registeret i forbindelse med lønnskjøring. Innlevering av Lønns- og trekkoppgaver og Årsoppgave for arbeidsgiveravgift via Altinn Mamut for Altinn er et frittstående program for å opprette og sende skjemaer til Altinn portalen på Lønnsremittering Ved lønnsremittering utbetales lønn direkte over bank ved at du genererer lønnsremitteringsfiler. Dette gjør at du kan utbetale lønn på en raskere, rimeligere og mer effektiv måte enn om du skulle foreta utbetalingene manuelt.. Elektronisk overføring av skattekort Elektronisk skattekortoverføring er en tjeneste Skattedirektoratet tilbyr arbeidsgivere, slik at de arbeidsgivere som ønsker det, kan få overført skattekortopplysninger for sine ansatte elektronisk. Elektronisk overføring av skatteinformasjon forenkler prosessen med den årlige oppdateringen av alle ansatte og kan være svært hensiktsmessig å benytte dersom man har mange ansatte. Obligatorisk tjenestepensjon Alle bedrifter som har minimum to ansatte, som begge har en arbeidstid og lønn som utgjør 75% eller mer av full stilling, omfattes av ordningen som gjør tjenestepensjon obligatorisk. Programmet lar deg velge mellom ytelsesbasert ordning og innskuddsbasert ordning, og å avsette beløp til pensjonen. Det skal svares arbeidsgiveravgift av arbeidsgivers andel av avsetningen samt av risikopremien, men ingen av delene er skattepliktige, ei heller ansattes andel. I Mamut anbefaler vi at du kjører beregning av avsetningen til tjenestepensjon via lønnsmodulen. Lønnsregistrering Lønnsregistreringen gjør du i et lønnsregistreringskort for hver enkelt ansatt. I fanekortet Lønn registrerer du lønns- og trekklinjer for hver av dine ansatte. I fanekortet Standardlønn kan du opprette en eller flere forhåndsdefinerte standardlønninger, f. eks. julelønn, timelønn etc. I fanekortet Historikk har du full oversikt over alle lønninger som er avregnet på den ansatte. Nederst til høyre i vinduet oppdateres hele tiden oversikt over sum til avregning, utbetaling, trekkgrunnlag og antall km hittil i år. Ved å klikke Vis ansattkort åpnes ansattkortet til aktuell ansatt. Slik registrerer du lønn 1. Velg aktuell ansatt. 2. Klikk på Kopiere std.lønn dersom du har forhåndsdefinert en standardlønn for den ansatte. --- eller

209 LØNN OG PERSONAL Klikk Ny for å sette inn en lønns- eller trekklinje. (Du kan også trykke [+] på det numeriske tastaturet). 3. Tast inn L-art (lønnsartnummer) direkte i kolonnen, eller klikk Velg lønnsart for å velge i listen over lønnsarter. 4. Fyll ut Antall, A-pris, evt. Notat, Avdeling, Prosjekt, Trekktype og Periode. Gjenta pkt. 3-4 for alle lønnslinjer du skal registrere for den ansatte. I nedre halvdel av lønnsregistreringsvinduet kan du merke av dersom du ønsker Halv skatt på lønningen. Du vil få spørsmål om markeringen skal gjelde for alle ansatte, svar Ja dersom det er tilfelle. Ønsker du å overstyre skattetrekket kan du merke av Overstyr skattetrekk og deretter klikke på Beregn skatt. Du får da mulighet til å redigere summen i kolonnen A-pris. Detaljer om lønns- og trekkoder Ved registrering av lønnslinjer på lønnsarter kan du registrere detaljer på Lønns- og trekkoder umiddelbart i forbindelse med lønnsregistrering ved å klikke på knappen Rediger tilleggsfelt(er). Når informasjon er registrert på en lønnsart vil knappen Tilleggskodeinfo vises. Når du er ferdig med å registrere lønn på dine ansatte kan du klikke på knappen Lønnsavregning for å starte veiviser for lønnskjøring. Standardlønn I fanekortet Standardlønn kan du opprette en eller flere forhåndsdefinerte standardlønninger. F.eks. julelønn, timelønn etc. Bruk av standardlønn forenkler lønnsregistreringen og du slipper å registrere samme data flere ganger. I øvre del av vinduet opprettes/redigeres standardlønningene, mens nedre del viser standardlønn som er dannet på bakgrunn av opplysninger i ansattkortet. Ønsker du at enkelte lønnsarter ikke 200

210 LØNN skal være med i standardlønn basert på opplysninger i ansattkortet kan du fjerne markeringen for Skal være med. Ved å klikke på søkeknappen kan du opprette flere standardlønninger. Sørg for at ønsket standardlønn er markert i nedtrekkslisten før du begynner å spesifisere innholdet i lønnen. Hvordan legge til en lønnsart under egendefinert standardlønn 1. Klikk Ny. 2. Tast inn L-art (Lønnsartnummeret), evt. klikk på Velg lønnsart. 3. Tast inn Antall, A-pris, og evt. Notat. 4. Velg Avdeling og Prosjekt. 5. Bestem om Trekktype skal være prosent eller tabell. Historikk I fanekortet Historikk har du full oversikt over alle lønninger som er avregnet på den ansatte. Ved å klikke Detaljer vil du få mer detaljerte opplysninger om lønningen. Ønsker du å reversere en lønn kan du enkelt gjøre det ved å klikke på slette-knappen. Ved reversering vil det opprettes en ny lønn med motsatt antall som skal avregnes. Du kan også skrive ut en rapport som viser lønnshistorikken på den ansatte. Avregning av lønn Selve lønnskjøringen ledes av en veiviser bestående av seks trinn. Veiviseren kan startes ved å klikke knappen for Lønnsavregning i lønnsregistreringsvinduet eller ved å velge Vis - Lønn - Avregning. Veiviseren gjør at du hele veien kan kontrollere og tilpasse informasjonen. I venstre kant vil du kunne følge med på hvilket trinn du er på. Hvis programmet oppdager feil underveis, for eksempel at det ikke er registrert skattetabell eller -prosent på en ansatt, vil du få melding om dette. 201

211 LØNN OG PERSONAL Utvalg ansatte Marker om det skal beregnes lønn for Alle, en Avdeling, eller om du skal kjøre lønn på en spesifikk Lønnsperiodisering. Markerer du Avdeling eller Lønnsperiodisering velger du ønsket alternativ i nedtrekkslistene. Velger du Alle kan du likevel tilpasse utvalget ved hjelp av piltastene i midten. Periodisering Her velger du hvilken Periode, År og Dato det skal kjøres lønn på, både med hensyn til Lønn (Lønnshistorikk) og Regnskap (Hovedbok). Velg om du vil skrive ut til Skjerm eller Skriver, utskriften kommer når du klikker Neste. Merk! Du må velge utskrift til Skriver for å komme videre i lønnsavregningen. Overføring til regnskap Kontroller først at lønnsjournal og konteringsbilag stemmer. Bestem deretter om du vil Overføre lønn til regnskap, Gå direkte til utbetaling uten å overføre til regnskap eller om du ønsker en Forhåndsvisning av lønnsslipper. Merk! Når lønnen er overført til regnskapet er det ikke lenger mulig å gå tilbake i veiviseren. 202

212 LØNN Dersom du benytter programmet til å sende Aa-meldinger til NAV (tidl. Trygdeetaten) kan du opprette grunnlag for dette her. Se mer om Aa-meldinger i avsnittet Meldinger til Aaregisteret. Utskrift av lønnsslipper Her registrerer du hvor mange utskrifter du vil ha av hver lønnsslipp. Du kan velge å skrive ut lønnsslippene til ulike medier (e-post/skriver) hvis du velger mer enn én utskrift. Markerer du Skriv ut samlet vil utskriftene sorteres på ansatt. Ved utskrift av lønnsslipper til e-post kan du skrive inn ønsket tekst i emnefeltet på e-posten. Utbetaling Her velger du om det skal skrives ut utbetalingsliste. Dersom du benytter lønnsremittering, og det er valgt remittering som betalingsmåte for en eller flere ansatte, kan du merke av for Åpne remitteringsmodul for å opprette en remitteringsfil til din bank. Se mer om lønnsremittering i avsnittet "Lønnsremittering. Fullført Når du kommer hit er lønnskjøringen fullført og du får en statusoversikt over det som er gjort. 203

213 LØNN OG PERSONAL Tips! Innen modulene for kontakt, salg, innkjøp, logistikk, regnskap og lønn er det en rekke prosesser som kan aktiveres og som da vil generere opprettelse av oppfølgingsaktiviteter automatisk. Du kan selv bestemme hvilke av de mulige prosessene du ønsker å aktivere. Oversikten over hvilke oppfølgingsaktiviteter som er mulig å aktivere finner du ved å velge Vis Aktivitet Oppfølgingsaktiviteter. Lønnsarter Alle typer lønn som utbetales via programmet er definert som lønnsarter. Det gjelder både timeog månedslønn, skattetrekk og feriepenger for å nevne eksempler. Lønnsartregisteret inneholder en rekke forhåndsdefinerte lønnsarter. I registeret kan du opprette nye lønnsarter og redigere eksisterende dersom du har behov for det. Ved å klikke Dupliser kan du opprette en ny lønnsart med utgangspunkt i innstillingene til en eksisterende. Det kan være hensiktsmessig dersom det bare er små avvik i innstillingene på den nye lønnsarten. ut. Du kan skrive ut en liste over alle lønnsarter og innstillinger for disse ved å klikke på Skriv Innstillinger for lønnsarter Lønnsartnr: Hver lønnsart må ha hvert sitt unike nummer. Nummeret benyttes ved lønnsregistrering og er kun et internt nummer. Beskrivelse: Skriv inn en beskrivelse av hva lønnsarten gjelder, f.eks. Timelønn, Månedslønn, Fri ulykkesforsikring etc. Teksten vil vises på lønnsslippen. Kode på lønns- og trekkoppgave: Skriv inn korrekt trekkode for lønnsarten eller klikk søkeknappen for å velge rett kode i listen. Lønnsarten må også merkes av for innberetningspliktig. Kontonummer for føring i hovedbok: Velg kostnadskonto og balansekonto fra kontoplanen som skal benyttes ved bokføring av lønn ført med denne lønnsarten. Ordinær ytelse/tilleggsytelse: Du kan merke av for om lønnsarten er Ordinær ytelse (vanlig lønn) eller en Tilleggsytelse (diett, bonuser etc.). Tilleggsytelser behandles i visse tilfeller annerledes enn ordinære ytelser, det kan derfor være nyttig å skille på type ytelse. Eksempler på tilfeller der det kan være aktuelt er differensiert aga og ved halv skatt. Trekkgrunnlag: Merkes av om beløpet inngår i grunnlaget for forskuddstrekk. Pensjonsgrunnlag: Styrer om lønnsarten inngår i pensjonsgrunnlaget. Sykepengegrunnlag: Merkes av om beløpet inngår i sykepengegrunnlaget. Avgiftspliktig tilskudd og premier til pensjonsgrunnlag: Benyttes i spesialtilfeller der arb.giv. andel av AGA pliktige tilskudd og premier til pensjonsordninger skal innrapporteres. Hvis dette feltet er merket av, vil beløpet fra lønnsarten legges til som en egen linje i RF-1025 årsoppgave for Skatt og AGA. Arbeidsgiveravgift: Bestemmer om beløpet skal inngå i grunnlaget for AGA. Systemet beregner da AGA på beløpet, som avsettes på systemkonto for AGA. 204

214 LØNN Brutto lønn: Styrer om beløpet skal inngå i begrepet bruttolønn. Ved registrering av lønn på lønnsarter som er merket av for bruttolønn blir det summert en verdi som kan benyttes i formelfeltet. Formelen Mndlonn summerer alle lønnsarter som er merket med bruttolønn. Innberetningspliktig: Merkes det av her blir føringer på lønnsarten rapportert inn på lønns- og trekkoppgaven (du må i tillegg ha lagt inn korrekt trekkode i kode feltet). Feriegrunnlag: Dersom dette feltet er merket av vil systemet beregne feriepenger og avsette dette korrekt på systemkontoene. Er lønnsarten også merket for AGA vil det i tillegg beregnes AGA på feriepengene, som avsettes på respektive systemkontoer. Utbetalt lønn: Styrer om lønnsarten er en utbetaling eller ikke. Feltene Avvikende trekkgrunnlag og Avvikende AGA grunnlag ble kun benyttet i første halvår Felt for antall: Gjør det mulig å legge inn en verdi på lønnsarten i kolonnen "antall" ved registrering av lønn. Felt for pris: Gjør det mulig å legge inn en verdi på lønnsarten i kolonnen "a pris" ved registrering av lønn. Beløpet skal være negativt: Kjører en sjekk på om beløpet som blir lagt inn ved lønnsregistrering er negativt eller ikke, dersom man legger inn et positivt beløp vil man få beskjed om at beløpet skal være negativt. Skal slåes sammen på lønnsslipp: Gjør at like lønnsarter summeres opp på lønnsslippene. Antall er antall kilometer: Skal bare merkes av på lønnsarter for kilometergodtgjørelse. Antallkontroll: Kan være til nytte dersom du har behov for å bestemme satsen ut ifra hvor mange km som kjøres. For eksempel kan en sats gjelde til og med 9000 km og en annen for det overskytende. Fører du flere kilometer på lønnsarten enn det som er angitt i feltet vil du få en melding. 205

215 LØNN OG PERSONAL Rutinenummer: En rutine utfører faste handlinger i systemet. Det er kun i unntakstilfeller at det vil være nødvendig å legge inn rutinenummer på egenopprettede lønnsarter. Formel - Lønnsgrunnlag: Formelfeltet angir hvor i personalregisteret beløpet til denne lønnsarten skal hentes fra. Ved føring av månedslønn på en ansatt styrer formelen "g_empex.r_month" at "Felt for pris" skal hentes fra månedslønnen som er ført på den ansatte. Terminoppgave Merk! Feltene Formel - Trekkgrunnlag og Formel - AGA grunnlag er ikke lenger i bruk. Om terminoppgave for forskuddstrekk, RF-1037 Alle arbeidsgivere skal hver termin levere terminoppgave for forskuddstrekk til skatteoppkreveren i kommunen arbeidsgiveren tilhører. Den vanlige oppgjørsperioden for forskuddstrekket er på to måneder. Det er således seks oppgjørsperioder per år (januar/februar, mars/april, mai/juni, juli/august, september/oktober og november/desember). For arbeidsgivere som har tekniske muligheter for det skal terminoppgaven for forskuddstrekk (og arbeidsgiveravgift) innsendes/innleveres på maskinlesbart medium etter Skattedirektoratets Recordbeskrivelse av 2006, for eksempel på diskett. I 2004 ble det også åpnet opp for å levere elektronisk til Altinn på Arbeidsgivere som ikke har tekniske muligheter for det skal fylle ut en egen terminoppgave for oppgjørsperiodens forskuddstrekk. Terminoppgaven er en fellesblankett som også gjelder for arbeidsgiveravgiften. Maskinell beregningsoppgave sendes til den datasentral som er bestemt for arbeidsgiveren. Hvilken får du vite av skatteoppkreveren. Manuell terminoppgave sendes til skatteoppkreveren i kommunen arbeidsgiveren tilhører. Om refusjon av sykepenger 1. januar 2006 bortfalt ordningen med refusjon av arbeidsgiveravgift for trygdeytelser (sykepenger, fødselspenger mv.) som tilbakebetales etter folketrygdeloven. Det gis i stedet et fritak for arbeidsgiveravgift, under forutsetning av at ytelsene faktisk blir refundert. Dette løses praktisk slik at arbeidsgiverne får et fradrag i grunnlaget for arbeidsgiveravgift i den terminen ytelsene blir refundert fra Rikstrygdeverket. Grunnlaget for den faktiske refusjonen skal nå spesifiseres separat på oppgaven. Viktig! På grunn av at både terminoppgaven og årsoppgaven har egne felter for refusjon av sykepenger, er det ikke lenger nødvendig å føre noen korrigeringer fra lønnsmodulen i Mamut Business Software. Vi anbefaler derfor at du kun fører et bilag fra bilagsregistrering på refusjonen bedriften mottar fra Rikstrygdeverket. Når du legger inn refusjonen ved utskrift av terminoppgaven, vil programmet automatisk trekke fra arbeidsgiveravgiften som har blitt refundert, slik at det er riktig beløp som kommer til utbetaling. Refusjonsgrunnlaget registreres i veiviseren for utskrift av terminoppgaven og skal legges inn uten fortegn. Informasjon som legges inn i feltene Avgiftspliktige ytelser refundert fra Rikstrygdeverket og Annen bagatellmessig støtte vil bli lagret per termin og summert på årsoppgaven. 206

216 LØNN Fra rapportmodulen kan du skrive ut rapporten Avstemming av forbrukt fribeløp for detaljert informasjon om refusjoner og annen bagatellmessig støtte. Hvordan skrive ut terminoppgaven? Hver termin skal alle arbeidsgivere levere terminoppgave for forskuddstrekk til skatteoppkreveren i kommunen arbeidsgiveren tilhører. Oppgaven kan enten leveres på papir eller elektronisk via Altinn. Slik skriver du ut terminoppgaven 1. Klikk Fil øverst i programvinduet, og velg Skriv ut. 2. Velg Lønn i menyen til venstre. 3. Velg rapporten Terminoppgave for forskuddstrekk, RF-1037, etter Klikk Skriv ut. 5. Velg termin i nedtrekkslisten, skriv inn NACE-kode og velg Kategori i nedtrekkslisten for dette. 6. Merk av for Ferdigutfylt dersom du har blanketter som har forhåndsutfylt informasjon. 7. Velg Lag oppgaven på diskett om du ønsker dette. Sørg for at du har en tom diskett i diskettstasjonen. 8. Fyll evt. ut feltene for Avgiftspliktige ytelser refundert fra Rikstrygdeverket og Annen bagatellmessig støtte dersom det er aktuelt. 9. Klikk OK for å skrive ut rapporten. Du har nå skrevet ut terminoppgaven. Innlevering av terminoppgaven via Altinn Ved hjelp av tilleggsprogrammet Mamut for Altinn kan du enkelt levere RF-1037 Terminoppgave for forskuddstrekk til Altinn. For å kunne levere elektronisk fra ditt Mamutprogram til Altinn må du via programmet Mamut for Altinn. Programmet er gratis og kan lastes ned fra våre nettsider: Slik går du frem etter å ha lastet ned, og installert Mamut for Altinn 1. Åpne Mamut Business Software. 2. Velg Fil og klikk Skriv ut. 3. Velg Lønn i menyen til venstre. 4. Marker Terminoppgave for forskuddstrekk, RF-1037, etter Klikk Skriv ut. 6. Velg termin i nedtrekkslisten, skriv inn NACE-kode og velg Kategori i nedtrekkslisten for dette. 7. Merk av for Levere oppgaven via Altinn. 8. Fyll evt. ut feltene for Avgiftspliktige ytelser refundert fra Rikstrygdeverket og Annen bagatellmessig støtte dersom det er aktuelt. 207

217 LØNN OG PERSONAL 9. Klikk OK. 10. Logg inn med ditt brukernavn og passord i Mamut for Altinn. (Vil bare være nødvendig dersom du benytter ulike brukernavn i Mamut og Mamut for Altinn) 11. Følg veiviseren og eksporten av dine data til Mamut for Altinn. 12. Kontroller at opplysningene stemmer og klikk OK. 13. Klikk Send skjema til Altinn for å levere terminoppgaven. Terminoppgaven er nå sendt til Altinn. Du kan lese mer om programmet Mamut for Altinn på Lønns- og trekkoppgave Hvert år må alle arbeidsgivere som har utbetalt lønn til arbeidstakere sende arbeidstakeren en lønns- og trekkoppgave i papirutgave. I tillegg må alle opplysninger som fremkommer på hver lønns- og trekkoppgave sendes inn til skatteoppkreveren enten elektronisk eller på papir. Da disse opplysningene blir lagt til grunn ved ligningen av skatteyter er det svært viktig at arbeidsgiver innberetter lønn, og andre ytelser og godtgjørelser, med riktig kode. Innleveringsfrist: Fristen for innlevering av lønns- og trekkoppgaven er 20. januar året etter lønnsåret (inntektsåret). Fristen gjelder ved innlevering papir. Velger du å levere på diskett, CD eller elektronisk via Altinn er fristen 31. januar. Skjemaer til lønns- og trekkoppgave RF-1015 Lønns- og trekkoppgaver RF-1025 Årsoppgave for arbeidsgiveravgift - følgeskriv til lønns- og trekkoppgaven Vær oppmerksom på at du kan skrive ut ovennevnte rapporter så mange ganger du måtte ønske det uten å godkjenne utskriftene. På den måten kan du gjøre de tilpasningene som er nødvendige før du skriver ut det endelige eksemplaret som sendes til myndighetene. Endringsoppgave Dersom du har kjørt lønn, eller gjort andre endringer som påvirker lønns- og trekkoppgavene etter at disse er godkjent og sendt inn, må du skrive ut og sende inn endringsoppgaver. Endringsoppgaver genereres fra veiviseren for lønns- og trekkoppgaver. Nyttig å vite før utskrift av lønns- og trekkoppgaver Hvert år rundt årsskiftet kommer det en ny versjon av Mamut Business Software som inneholder bl.a. oppdaterte skattetabeller, satser og nye rapportfiler for lønns- og trekkoppgave og årsoppgave. Det er derfor viktig at du oppdaterer til denne lønnsversjonen før du begynner å generere lønns- og trekkoppgaver for fjoråret samt utføre lønnskjøringer i nytt regnskapsår. VIKTIG! Du må oppdatere til ny versjon av ditt Mamut-program før du skriver ut lønns- og trekkoppgaver for fjoråret. Nyeste versjon kan til enhver tid lastes ned fra 208

218 LØNN Blanketter Før du skriver ut lønns- og trekkoppgaver må du skaffe deg lønns- og trekkoppgave blanketter som du legger i skriveren din før utskrift. Blankettene får du hos ditt lokale skattekontor eller på Tilleggskoder For flere av lønnskodene kreves det tilleggsinformasjon på lønns- og trekkoppgaven. Dette gjelder for eksempel kodene for diett hvor du skal legge inn antall døgn. Du må registrere tilleggskodene før utskrift av lønns- og trekkoppgavene. Avstemmingsrapporter for lønns- og trekkoppgave og årsoppgave for arbeidsgiveravgift I rapportmodulen finner du to ulike rapporter som kan være til god hjelp ved avstemming av lønns- og trekkoppgaver og årsoppgave for arbeidsgiveravgift. Rapporten Avstemming av lønns- og trekkoppgave bryter ned tallene fra lønns- og trekkoppgavene til linjene som er grunnlaget for hver enkelt post. Avstemmingsrapporten for årsoppgaven viser en oversikt over lønnslinjene som danner grunnlaget for summeringen av kodene samt avgifts- og innberetningsgrunnlag. Innlevering for flere firmaer på diskett Ønsker du å levere lønns- og trekkoppgaver på fil, og har flere firmaer å levere for, kan du benytte samme diskett til dette. Følg veiledningen på neste side for alle firmadatabaser, når du kommer til sjekken for lønns- og trekkoppgavefilen vil du få melding om at filen finnes fra før på disketten. Klikk knappen Legg til, og dataene vil bli lagt til i samme fil på disketten. Utskrift av lønns- og trekkoppgaver Opplysninger i lønns- og trekkoppgavene blir lagt til grunn ved ligningen av skatteyter. Det er derfor svært viktig at arbeidsgiverne foretar riktig lønnsinnberetning. 209

219 LØNN OG PERSONAL Prosessen for å skrive ut disse lønns- og trekkoppgavene ledes av en veiviser. Denne leder deg gjennom prosessen og gjør arbeidet med utskriftene enklere. Merk! I veiviseren for lønns- og trekkoppgaver kan du, i tillegg til å skrive ut oppgavene på blanketter, også generere en maskinlesbar fil som inneholder dataene fra oppgavene. Du trenger derfor ikke velge utskriftsmedium på vanlig måte i nedtrekkslistene Send til ved utskrift av lønns- og trekkoppgaver. Lønns- og trekkoppgaven opprettes ved hjelp av en veiviser der du kan lagre den som en maskinlesbar fil, i tillegg til å skrive ut på formular. Derfor trenger du ikke velge utskriftsmedium på vanlig måte i nedtrekkslistene før du velger Lønn- og trekkoppgave i rapportlisten. Slik skriver du ut lønns- og trekkoppgaver 1. Velg Vis - Lønn - Rapporter. 2. Velg Lønn i menyen til venstre og marker Lønns- og trekkoppgave. 3. Klikk Skriv ut. 4. Velg aktuelt år i nedtrekkslisten for dette. 5. Merk av for Lønns- og trekkoppgave (RF-1015) og Årsoppgave for arbeidsgiveravgift/følgeskriv til lønns- og trekkoppgaven (RF-1025). 6. Klikk Neste. 7. Skriv ut oppgaven for Alle ansatte eller Én ansatt. Dersom du ikke har testet utskriften mot årets blankett anbefaler vi at du skriver ut for bare én ansatt. Treffer ikke utskriften korrekt, kan du redigere rapporten før du skriver ut for alle. 8. Klikk Neste. 9. Klikk Skriv ut i forhåndsvisningsvinduet for å skrive ut lønns- og trekkoppgavene på forhåndstrykte blanketter. 10. Velg om du vil produsere en maskinlesbar oppgave med standard filnavn til diskett, bruke et annet filnavn og/eller å lagre filen i en annen katalog. 11. Klikk Neste. 12. Klikk OK på meldingen som bekrefter at maskinlesbar oppgave er skrevet. 13. Velg Ja dersom du ønsker å godkjenne oppgaven og klikk Neste. 14. Velg om du vil skrive ut Følgeskriv til lønns- og trekkoppgaven, RF Velg i så fall rett Kategori og fyll ut eventuelle Avgiftspliktige ytelser refundert fra Rikstrygdeverket og Annen bagatellmessig støtte. Merk av dersom refusjonsbeløpene er korrigert via lønnsmodulen. 15. Klikk Neste. 16. Klikk Skriv ut fra forhåndsvisningsvinduet for utskrift av Årsoppgave for arbeidsgiveravgift, følgeskriv til lønns- og trekkoppgaven. 17. Klikk Fullfør for å avslutte veiviseren for lønns- og trekkoppgaver. Merk! Har du levert lønns- og trekkoppgaven maskinelt må du avvente en kvittering på denne før du sender inn Årsoppgaven for arbeidsgiveravgift - følgeskriv til lønns- og trekkoppgaven. 210

220 LØNN Altinn: Har du levert oppgaven til Altinn skal det ikke sendes inn årsoppgave. Skattedirektoratet vil på grunnlag av mottatt informasjon fylle ut en Årsoppgaven (RF-1025e) og legge denne ut i arkivet i Altinn. Koder på lønns- og trekkoppgave Listen over koder på lønns- og trekkoppgave skal i utgangspunktet inneholde alle tilgjengelige koder, men dersom det blir endringer i lover og regler i løpet av året, kan det hende at du må legge inn en ny kode manuelt. I kodeoversikten kan du klikke Ny for å legge til en ny kode eller Rediger for å redigere en eksisterende. I vinduet du får opp legger du inn Kodenr. og Beskrivelse. Dersom du ønsker at Lønnslinjer skal summeres med omvendt fortegn kan du merke av for dette. Dette gjelder primært forskuddstrekk, men også alle andre trekktyper. Merker du av her vil tallene ført med denne koden vises med motsatt fortegn på lønns- og trekkoppgaven. Tilleggskoder for Lønns- og trekkoppgave Valget for å legge inn tilleggsfelter for lønns- og trekkoppgaver finner du ved å velge Vis - Lønn og klikke Tilleggskoder for lønns- og trekkoppgave. Du får da opp et vindu med en liste som viser lønns- og trekk-kodene den ansatte skal innrapportere det aktuelle året. (Korrekt ansatt og aktuelt år velges i nedtrekkslistene.). Hvordan registrere tilleggsinformasjon på koder for lønns- og trekkoppgave 1. Velg Vis Lønn Tilleggskoder for Lønns- og trekkoppgave. 2. Velg hvilken ansatt og hvilket år du vil se lønns- og trekkoder for i de to øvre nedtrekkslistene. 3. Samtlige koder som er registrert på den ansatte vises i feltet til venstre i vinduet. Marker den koden du vil se tilhørende lønnslinjer for. 4. Dette feltet viser lønnslinjene som tilhører koden du markerte i feltet til venstre. Legg linjene i grupper (1-6) ved hjelp av nedtrekkslistene i kolonnen Gruppe. Når du klikker på fanekortene (1-6), ser du hvordan utrapporteringen på lønns- og trekkoppgaven blir. 5. Når du markerer ett av fanekortene (1-6), vil det i mange tilfeller komme til syne et tilleggsfelt til høyre i vinduet. Hvis du ønsker tilleggsverdier på noen av linjene, må du fylle ut disse manuelt her. MERK! Ved registrering av lønnslinjer på lønnsarter kan du registrere detaljer på Lønns- og trekkoder umiddelbart i forbindelse med lønnsregistrering ved å klikke på knappen Rediger tilleggsfelt(er). Når informasjon er registrert på en lønnsart vil knappen Tilleggskodeinfo vises. NB! Mamut støtter ikke automatisk beregning av tilleggsfeltene. 211

221 LØNN OG PERSONAL Fordele lønnslinjer på trekkoder Denne listen viser alle lønnslinjer som skal innrapporteres på lønns- og trekkoppgaven for en ansatt i et valgt år. I tillegg vises Trekkodene som skal brukes i forbindelse med Lønns- og trekkoppgave og Årsoppgave for arbeidsgiveravgift (Følgeskriv til lønns- og trekkoppgaver). Du finner funksjonen på menyen Vis Lønn Fordele lønnslinjer på trekkoder. Kodene som er vist under kolonnen Std. trekkoder er hentet fra lønnsartregisteret. Her kan du overstyre trekkoder for den enkelte lønnslinje. Dette gjelder spesielt Kjøregodtgjørelse og Firmabil, hvor trekkoden avhenger av hvilke måneder lønnslinjene er opparbeidet i. Det kan også være nødvendig å splitte en og samme lønnslinje på flere trekkoder. Systemet har laget et forslag til overstyring av trekkoder. I kolonnen lengst til høyre, Overstyrt trekkode, vises de koder som systemet (eller du selv) har overstyrt. Koden som står i denne kolonnen vil bli brukt på lønns- og trekkoppgavene. Er du uenig i overstyrt kode, må du endre dette her. Hvordan redigere en lønnslinje 1. Velg År og Ansatt i nedtrekkslistene øverst til venstre. 2. Velg om du vil vise Kun lønnslinjer ifm kilometergodtgjørelse eller firmabil, eller Alle lønnslinjer. 3. Merk linjen du ønsker å redigere og klikk på Rediger. Du kan nå Overstyre trekkode på lønnslinjen. Merk! Dersom du mener at trekkoden som er registrert på lønnsarten er feil, bør det endres på lønnsarten i stedet for å overstyre en og en lønnslinje i ettertid. 212

222 LØNN Overstyring av trekkode Dette er en del av funksjonen for å fordele lønnslinjer på trekkoder (se over). Du kan overstyre hvilken Trekkode lønnslinjen skal innrapporteres med på Lønns- og trekkoppgave og Årsoppgave for arbeidsgiveravgift (Følgeskriv til lønns- og trekkoppgaver). Her kan du velge mellom: Trekkode for lønnsart. Lønnslinjen vil nå beholde trekkoden som er registrert på lønnsarten. Om du velger dette vil du oppheve en eventuell overstyring eller splitting på andre trekkoder. Overstyre trekkode, gir mulighet til å velge en annen trekkode for denne lønnslinjen. Trekkoden velges i nedtrekkslisten til høyre. Ønsker du å endre trekkode for alle lønnslinjer under samme lønnsart bør du i stedet endre i lønnsartregisteret. Splitte på flere trekkoder, gir anledning til å dele opp lønnslinjen slik den kan rapporteres på flere trekkoder. Følg så prosedyren nedenfor: 1. Klikk Ny for å legge inn nytt beløp. Du kan legge inn så mange beløpslinjer du ønsker. 2. Velg Koden denne delen av lønnslinjen skal rapporteres med. 3. Legg inn Pris og Antall. Dette summeres under kolonnen Sum. 4. Gjenta punkt 1 og 2 til Total sum for de nye linjene stemmer med Total sum ført på lønnslinjen (den opprinnelige lønnslinjen). 5. Klikk OK når dette kravet er oppfylt. Vinduet lukkes og du kan velge en ny lønnslinje. Innlevering av Lønns- og trekkoppgaver via Altinn Altinn har åpnet opp for elektronisk innlevering av lønns- og trekkoppgaver og Skattedirektoratet vil på grunnlag av mottatt informasjon fylle ut en Årsoppgaven (RF-1025e) og legge denne ut i arkivet i Altinn. Muligheten for elektronisk innlevering gjelder både ved innsending fra fagsystem og ved manuell registrering på Altinn-portalen. I Mamut er dette løst ved at du velger Lever oppgave til Altinn i veiviseren for lønns- og trekkoppgaver. Skjemaet er i Altinn og Mamut for Altinn bygd opp slik at du har en hovedside med en liste over de ansatte, samt totaltallene (tilsvarende årsoppgaven), og en underside (vedlegg) pr. ansatt (tilsvarende lønns- og trekkoppgaven). Du kan i Mamut for Altinn gå over tallene og kontrollere de, før du sender de endelig inn til Altinn-portalen. Inne på portalen vil du kunne ta ut en rapport (RF-1025e) over informasjonen som er sendt inn. Bruker du Altinn for innsendelse av Lønns- og trekkoppgaver, erstatter RF-1025e dagens RF Det skal ikke sendes inn noen RF-1025 Årsoppgave for arbeidsgiveravgift på papir til skatteoppkrever. Skatteoppkrever har fått all nødvendig informasjon fra denne oppgaven. Den enkelte ansattes Lønns- og trekkoppgave må fortsatt skrives ut på papir og oversendes den ansatte. Dette gjøres via rapportmodulen i Mamut uavhengig av levering via Altinn. 213

223 LØNN OG PERSONAL Slik går du frem for å sende inn lønns- og trekkoppgaver til Altinn 1. Velg Vis - Lønn - Rapporter. 2. Velg Lønn i menyen til venstre. 3. Marker rapporten Lønns- og trekkoppgave. 4. Klikk Skriv ut. 5. Velg Lever oppgave til Altinn. 6. Velg Ja dersom du ønsker å godkjenne oppgaven og klikk Neste. 7. Velg rett Kategori, fyll ut NACE og eventuelle Avgiftspliktige ytelser refundert fra Rikstrygdeverket samt Annen bagatellmessig støtte. 8. Klikk Neste. 9. Skriv eventuelt ut årsoppgaven dersom du ønsker et eksemplar på papir eller lukk forhåndsvisningsvinduet. 10. Logg inn med ditt brukernavn og passord i Mamut for Altinn. (Vil bare være nødvendig dersom du benytter ulike brukernavn i Mamut og Mamut for Altinn). 11. Klikk Neste. 12. Skjemaer du har valgt å eksportere vises, klikk Neste. 13. Velg hvilken klient du ønsker å eksportere informasjonen til og klikk Neste. 14. Klikk Ferdig for å fullføre eksporten. 15. Klikk Ja for å importere nevnte skjemaer i Mamut for Altinn. 16. Kontroller at lønns- og trekkopplysningene stemmer og klikk OK. 17. Klikk Send skjema for å levere til Altinn. MERK: Du må ha installert siste versjon av Mamut for Altinn for å kunne sende inn lønnsog trekkoppgaver til Altinn. 214