Mamut Business Software. Introduksjon. Økonomistyring, logistikk, lønn og personal

Transkript

1 Mamut Business Software Introduksjon Økonomistyring, logistikk, lønn og personal

2 Introduksjon til Mamut Business Software Økonomistyring, logistikk, lønn og personal Versjon: 12. Partnr.: MBS.MAN.FIN.12.NO 002

3 Produsent og distributør: Mamut ASA Boks 5205, Majorstuen 0302 Oslo Tlf.: , Faks: Internett: E-post: Mamut Supportsenter: Mamut ASA Boks 5205, Majorstuen 0302 Oslo Åpent: fra kl alle hverdager Tlf.: , Faks: Tlf. Mamut Lønn: Internett: E-post: Salg: Mamut ASA Boks 2505, Majorstuen 0302 Oslo Tlf.: , Faks: Internett: E-post: 2008 Mamut ASA. Alle rettigheter. Med forbehold om endringer/feil. Mamut og Mamut-logoen er registrerte varemerker av Mamut ASA. Alle andre varemerker er registrerte varemerker av respektive firmaer. II

4 VELKOMMEN TIL MAMUT Introduksjonsbøkene som følger programmet gir en kort innføring i programmet. Alle nye kunder som har kjøpt Mamut Business Software mottar boken "Installasjon, innstillinger, rapporter og utvalg". I tillegg vil du også motta en eller begge introduksjonsbøkene "Kunde-, salgsoppfølging og netthandel" og "Økonomistyring, logistikk, lønn og personal". Dokumentasjonen inneholder informasjon om funksjoner fra hele programserien. Funksjoner som ikke er tilgjengelige i din programversjon kan være omtalt. Du kan evaluere utvidelsene i eksempeldatabasen, og bestille oppgradering for å ta funksjonene i bruk. Ønsker du mer informasjon om større versjoner, ta kontakt med oss på telefon eller via e-post: mail@mamut.no. Det er viktig at du leser gjennom både Brukeravtalen og Mamut Serviceavtale før du installerer. Der vil du få en oversikt over de kontraktsvilkår som gjelder mellom deg som kunde, og Mamut ASA som leverandør. I introduksjonsbøkene får du hjelp til å bli kjent med hvordan systemet er bygget opp, slik at du kan finne frem i, og tilpasse systemet til ditt bruk. Bøkene gir også en innføring i hovedelementene i de ulike funksjonene programmet tilbyr, samt beskrivelser av hvordan du utfører de mest vanlige oppgavene. En del funksjoner er omtalt mer utfyllende i programmets innebygde hjelpefiler (F1). Vi vil også minne om vår nettside Der vil du finne tusenvis av spørsmål og svar knyttet til Mamut-systemene. Du kan søke deg frem til løsningen på det spørsmålet du har 24 timer i døgnet. Lykke til med Mamut Business Software! III

5

6 Innhold Velkommen til Mamut... III KAPITTEL 1: REGNSKAP... 1 Om regnskap... 4 Kom i gang med bilagsregistrering... 6 Inngående saldo... 8 Nummerering av bilag... 9 Om prosjekt- og avdelingsregnskap Mva/Avgiftsregisteret Kontoplan Egenskaper for kontoplan Hvordan opprette en ny konto i kontoplanen? Systemkontoer Firmadatabasehåndtering Bilagsregistrering Bilagsregistreringsvinduet Brukerinnstillinger for Bilagsregistrering Kolonnene i bilagsregistreringsvinduet Hurtigtaster i bilagsregistrering Bilagsarter Hvordan registrere bilag? Hvordan overføre til Hovedbok? Bilagsregistrering mot reskontro Registrering av fakturainformasjon i bilagsregistrering Registrering av betaling i bilagsregistrering Bilagsføring med egendefinert kostnadsbærer Korrigering, tilbakeføring og sletting av bilag Hvordan linke et dokument til et bilag? Om skanning av dokumenter Bilagsmaler Verktøylinjen for bilagsmaler Egne bilagsmaler Valuta Valutakontohåndtering Registrering av betaling i valuta i bilagsregistrering Reskontro Kundereskontro Kundeliste Leverandørreskontro Leverandørliste Registrering av Inn-/utbetaling i reskontro Registrering av betaling i valuta i reskontro Match/Link Redigering av reskontroposter Brukerinnstillinger for reskontro Betalingsoppfølging Rutine for inndrivelse av utestående kundefordringer Betalingspåminnelse Factoring V

7 ØKONOMISTYRING, LOGISTIKK, LØNN OG PERSONAL Rentefakturering Remittering - Betaling til bank OCR/bank - Innlesing av filer fra bank Inkasso Budsjett Budsjettlisten - Velg budsjett eller lag et nytt Hvordan opprette et nytt budsjett? Hvordan opprette et likviditetsbudsjett? Hvordan opprette et nytt budsjett basert på et eksisterende? Hvordan opprette et nytt budsjett basert på reelle regnskapstall? Import av budsjettdata Hvordan redigere budsjettdata? Hvordan legge inn budsjettall på andre kontoer enn det systemet foreslår? Budsjett - hovedvinduet for ett budsjett Budsjettfordeling Budsjettinnstillinger Hovedbok Bilag i andre moduler Opprettelse og redigering av rapportoppsett Opprettelse og redigering av kolonneoppsett Bilagsliste/Kontoliste Nøkkeltall, Resultat og Balanse Grafisk Fremtidig kontantstrøm Årsavslutning/periodeavslutning Periodeavslutning Årsavslutning Årsavslutning i Mamut Eksport til årsoppgjør Regnskapsinnstillinger Modulinnstillinger Regnskapsinnstillinger Regnskapsinnstillinger: Reskontro Bank Bankavstemming Egendefinerte filformater for bankfiler Mamut Validis KAPITTEL 2: PRODUKT Om produktmodulen Hvordan opprette et nytt produkt? Produktregisteret Produktlisten Fanekortene i Produktregisteret Produktstatus Innstillinger for produkt Brukerinnstillinger for Produkt Firmainnstillinger for Produkt Organisering og vedlikehold av produkter Endring av et utvalg produkter Hvordan duplisere et produkt? Kan jeg endre produktnummer? Import av produktdata VI

8 INNHOLD Tilleggsavgifter (Miljøavgifter) Kom i gang med tilleggsavgifter Hvordan legge til en tilleggsavgift? Produktvarianter Variantegenskaper Variantinnstillinger Hvordan opprette varianter av et produkt? Hvordan opprette og redigere alle varianter/varianttilknytninger av et produkt? Hvordan overføre beholdning mellom ulike varianter av ett produkt? Varianter i nettbutikken KAPITTEL 3: INNKJØP Om innkjøpsmodulen Kom i gang med innkjøp Hvordan knytte en leverandør til et produkt? Hvordan opprette innkjøp mot én leverandør (uten veiviseren)? Hvordan registrere varemottak? Innkjøpsregisteret Fanekortene i Innkjøp Innstillinger for innkjøp Firmainnstillinger for Innkjøp Brukerinnstillinger for Innkjøp Innkjøpsveiviseren Hvordan opprette innkjøp basert på ikke leverte salgsordre? Produkter som skal kjøpes inn Hvordan opprette innkjøp basert på lagerbeholdning? Hvordan opprette innkjøp av bestemte produkter/produktgrupper? Hvordan opprette innkjøp fra én leverandør? Salgsordre og innkjøp Hvordan opprette innkjøp på grunnlag av salgsordre? Hvordan opprette en salgsordre basert på et innkjøp? Innkjøpsreservasjoner Hvordan reservere et innkjøp for en bestemt salgsordre? Hvordan reservere lagervarer/reservere på innkjøp? Hvordan reservere en salgsordre mot innkjøp? Lagerbevegelser og reservasjoner Bokføring/Leverandørfaktura fra innkjøp Hvordan bokføre toll/spedisjonsfaktura fra innkjøp? Hvordan bokføre kreditnota fra innkjøp? KAPITTEL 4: LAGER Om lagermodulen Hvordan levere produkter? Leveringsformer Om kostnadskontering og regnskapsmessig lagerverdi Beholdning Ordre, ikke levert Innkjøp, ikke mottatt Produkter med disponibelt under innkjøpsnivå Innkjøpsreservasjoner Serienummer på lager Lagerbevegelser og reservasjoner Lagerregisteret VII

9 ØKONOMISTYRING, LOGISTIKK, LØNN OG PERSONAL Varetelling Strukturvarer Hvordan montere og demontere strukturvare? KAPITTEL 5: LØNN OG PERSONAL Personal Personalregisteret Fraværsregistrering Kompetanseregistrering Lønn Regnskapsinnstillinger: Lønn Fanekortet Lønn i personalregisteret Lønnsarter Lønnsregistrering Avregning av lønn Terminoppgave Lønns- og trekkoppgave Rapportering til Aa-registeret Lønnsremittering Elektronisk overføring av skattekort Om obligatorisk tjenestepensjon Timeregistrering Hvordan opprette en ny timeseddel? Hvordan linke en timelinje til en aktivitet? Hvordan registrere timer fra skrivebordet? Liste over timesedler Regenerer timelinjer Statushistorikk Hvordan overføre timelinjer til ordre-/ prosjekt? Hvordan overføre til lønnsmodulen? Timetyperegister Timetyper pr. prosjekt Innstillinger for Timeregistrering MER INFORMASJON Service og brukerstøtte Mamut Academy Mamut Serviceavtale sikrer en enklere hverdag INDEKS VIII

10 Kapittel 1: Regnskap I dette kapittelet: OM REGNSKAP... 4 Kom i gang med bilagsregistrering... 6 Inngående saldo... 8 Nummerering av bilag... 9 Om prosjekt- og avdelingsregnskap MVA/AVGIFTSREGISTERET KONTOPLAN Egenskaper for kontoplan Hvordan opprette en ny konto i kontoplanen? Systemkontoer Firmadatabasehåndtering BILAGSREGISTRERING Bilagsregistreringsvinduet Brukerinnstillinger for Bilagsregistrering Kolonnene i bilagsregistreringsvinduet Hurtigtaster i bilagsregistrering Bilagsarter Hvordan registrere bilag? Hvordan overføre til Hovedbok? Bilagsregistrering mot reskontro Registrering av fakturainformasjon i bilagsregistrering Registrering av betaling i bilagsregistrering Bilagsføring med egendefinert kostnadsbærer Korrigering, tilbakeføring og sletting av bilag Hvordan linke et dokument til et bilag? Om skanning av dokumenter BILAGSMALER Verktøylinjen for bilagsmaler Innstillinger for verktøylinjen for bilagsmaler Egne bilagsmaler Opprettelse/redigering av bilagsmaler Formler i bilagsmaler Import/Eksport av bilagsmaler VALUTA Valutakontohåndtering Registrering av betaling i valuta i bilagsregistrering

11 RESKONTRO Kundereskontro Kundeliste Leverandørreskontro Leverandørliste Registrering av Inn-/utbetaling i reskontro Registrering av betaling i valuta i reskontro Match/Link Redigering av reskontroposter Brukerinnstillinger for reskontro BETALINGSOPPFØLGING Rutine for inndrivelse av utestående kundefordringer Betalingspåminnelse Innstillinger for Betalingspåminnelse/Inkassovarsel Innstillinger for Påminnelsesstatus Factoring Kom i gang med factoring Innstillinger for Factoring Rentefakturering Innstillinger for Rentefakturering Remittering - Betaling til bank Bankfiler/automatisk remittering Kom i gang med bankfiler/automatisk remittering Hvordan opprette en remitteringsfil? Hvordan lese inn en returfil? Kom i gang med manuell remittering Innstillinger for Remittering Veiviser for remitteringsinnstillinger OCR/bank - Innlesing av filer fra bank Innstillinger for OCR/bank Inkasso Innstillinger for Inkasso BUDSJETT Budsjettlisten - Velg budsjett eller lag et nytt Hvordan opprette et nytt budsjett? Hvordan opprette et likviditetsbudsjett? Hvordan opprette et nytt budsjett basert på et eksisterende? Hvordan opprette et nytt budsjett basert på reelle regnskapstall? Import av budsjettdata Hvordan redigere budsjettdata? Hvordan legge inn budsjettall på andre kontoer enn det systemet foreslår? Budsjett - hovedvinduet for ett budsjett Budsjettfordeling Budsjettinnstillinger HOVEDBOK Bilag i andre moduler Opprettelse og redigering av rapportoppsett Opprettelse og redigering av kolonneoppsett Bilagsliste/Kontoliste Bilagsliste Kontoliste/Saldobalanse Brukerinnstillinger for Hovedbok Kolonnene i Bilagsliste/Kontoliste

12 Nøkkeltall, Resultat og Balanse Grafisk Fremtidig kontantstrøm ÅRSAVSLUTNING/PERIODEAVSLUTNING Periodeavslutning Årsavslutning Årsavslutning i Mamut Føring på to regnskapsår Overfør midlertidig "Inngående Saldo" Regnskapsperioder og -år Hvordan avstemme hovedbok og reskontro ved årsavslutning? Veiviser for årsavslutning Feilsøking ved årsavslutning Eksport til årsoppgjør REGNSKAPSINNSTILLINGER Modulinnstillinger Regnskapsinnstillinger: Inn-/Utbetaling Regnskapsinnstillinger: Valuta Regnskapsinnstillinger: Lønn Regnskapsinnstillinger: Kontoplan Regnskapsinnstillinger: Kostnadsbærere Regnskapsinnstillinger Regnskapsinnstillinger: Systemkontoer Regnskapsinnstillinger: Bilagsartinnstillinger Regnskapsinnstillinger: Resultatoppsett Regnskapsinnstillinger: Rapporter Avgiftsregister Regnskapsinnstillinger: Reskontro BANK Bankavstemming Hvordan stemme av banken ved hjelp av bankavstemming? Egendefinerte filformater for bankfiler Innlesing av egendefinerte bankfiler MAMUT VALIDIS

13 REGNSKAP OM REGNSKAP For mange som daglig arbeider med regnskap er det ingenting som er viktigere enn at arbeidssituasjonen muliggjør rask og effektiv håndtering av rutineoppgaver, samt muligheten for dyptgående analyse når det er nødvendig. Regnskapsdelen i programmet inkluderer de funksjoner som er nødvendig for å tilfredsstille regnskapsmedarbeiderens behov, alt i en komplett løsning. Bilagsregistrering Bilagsregistreringen er brukervennlig lagt opp, med standardisert kontoplan som utgangspunkt, men med alle muligheter for egendefinerte variasjoner. Bilagsmaler og automatiske konteringer gjør bokføringen effektiv, med blant annet automatisert periodisering og mva-kontering. Du kan føre direkte i kunde- og leverandørreskontro fra bilagsregistreringen om du ønsker det. For de som har programversjoner med ordre/faktura- og innkjøpsmoduler gjøres bilagsføringen vanligvis ved overføring av faktura og betalinger derfra. Integrert med forsystemer I mange virksomheter fordeles rollene på mange personer, slik at for eksempel noen står for salg og fakturering, andre for innkjøp og lagerstyring, og andre igjen for prosjekter og timeregistrering. Felles for mange av disse prosessene er at postene, når de registreres med de nødvendige innstillinger, inneholder nok opplysninger til å skape bilag i hovedboken. For mange vil det store flertall av regnskapsbilag komme fra disse forsystemene, og en av de mange store fordelene med et integrert system blir altså at bilagsregistreringen gjøres automatisk. Systemet leveres ferdig oppsatt for dette med standardiserte innstillinger, slik at en faktura eksempelvis oppretter et bilag i hovedboken til standard salgskontoer. Du må bare påse at produktene er registrert med riktig avgiftskode for mva. Ønsker du å fordele salgene på ulike kontoer, for eksempel slik at en produktgruppe går til en bestemt konto i hovedboken, kan du også gjøre dette. Hovedbok Hovedboken er oversiktlig med muligheter for "drilldown" til detaljene om det enkelte bilag, og til analyse. Den fungerer som ditt vindu mot alle registrerte regnskapsdata. Her har du flere muligheter for å velge ut tall basert på perioder, bilagsarter, avdelings- og prosjektregnskap, nøkkeltall med mer. Ved hjelp av funksjonaliteten for Fremtidig kontantstrøm kan du få innsikt i fremtidig likviditet basert på allerede registrert informasjon. Avslutning Systemet har veivisere for periode-, termin- og årsavslutning, og du overfører saldo fra ett år til et annet, slik at du kan sammenligne med foregående år. Midlertidig overføring av "Inngående saldo" benyttes i tidsrommet etter man har påbegynt nytt regnskapsår, og før det foregående er avsluttet, og endelig inngående saldo er overført. Prosjekt- og avdelingsregnskap Du kan merke transaksjonene med prosjekt og/eller avdeling, slik at du kan føre komplette prosjekt- og avdelingsregnskaper. 4

14 OM REGNSKAP Budsjett Under budsjett kan du hente regnskapstall fra foregående år og basere budsjettet på dette, eller fordele totalene på perioder ved hjelp av egne fordelingsnøkler som du selv lager. Budsjettmodulen vil hjelpe din bedrift med å fastsette dine budsjetter på en enkel måte. Den vil også bidra til å gi deg den nødvendige oversikten du trenger for å fatte riktige beslutninger basert på budsjetter, prognoser og forventet likviditetsutvikling. Bank Ved hjelp av Bankavstemming kan du kontrollere at kontoutskrifter fra banken stemmer med det som er bokført i regnskapet ditt. Du kan stemme av beløpene mot hverandre og markere alle poster du finner igjen på kontoutskriften. Funksjonen hjelper deg å finne posteringene i hovedboken, og å merke av disse. Systemet vil også regne ut og sammenligne Avstemt beløp med Utgående saldo fra bankutskriften, etter hvert som du avstemmer postene. Du kan også definere dine egne filformater som du kan lese inn i bilagsregistrering for videre behandling. Dette kan være aktuelt dersom du lagrer kontoutskrifter fra din nettbank som f.eks. Excel-filer og du ønsker å importere filene for å unngå å registrere alle transaksjoner manuelt. Valuta Du kan opprette valutakontoer i de største programversjonene. I valutaregisteret ligger de mest brukte valutaenhetene som standard. Du kan opprette flere valutaenheter ved behov. Elektroniske dokumenter Du kan lagre elektroniske dokumenter til bilagene, for eksempel kan du skanne inn dokumenter og linke dette til regnskapsbilaget. Se mer om skanning av dokumenter nedenfor. Ved hjelp av tilleggsproduktet Compello, i kombinasjon med annen programvare, kan du også skanne inn bilag og få disse importert som ferdige regnskapsbilag. Periodiske rapporter Periodiske Rapporter er et tilleggsprodukt fra Mamut som muliggjør automatisk utsendelse av rapporter i faste intervaller. I stedet for å måtte hente ut og generere en rapport for hver gang den skal sendes, kan du nå sette dine kriterier én gang og deretter vil programmet automatisk opprette rapporter. Du kan velge om rapportene skal sendes automatisk, eller om du vil godkjenne rapportene før de sendes. Status/Analyse Ved hjelp av Enterprise-utvidelsen Mamut Enterprise Status/Analyse kan du ta ut grafiske presentasjoner av alt fra enkle standardrapporter til komplekse nøkkeltallsrapporter og salgstall. 5

15 REGNSKAP Kom i gang med bilagsregistrering 6 Begrepet bilag benyttes i regnskapssammenheng for alle forretningstransaksjoner i en virksomhet. Et bilag er altså en dokumentasjon på alle salg-, innkjøp-, banktransaksjoner m.m. Når bilaget har blitt registrert bokføres det ved å overføre til hovedbok. Bilagsregistreringsmodulen, som du finner ved å velge Vis - Regnskap - Bilagsregistrering, er den viktigste modulen å bli kjent med når du skal bruke Mamut Business Software som regnskapssystem. Kom raskt i gang med bilagsregistrering Med Mamut Business Software kan du begynne å registrere bilag rett etter å ha installert programmet og gått gjennom opprettelse av firmadatabase for ditt firma. Programmets modul for bilagsregistrering kommer med et sett standardinnstillinger som lar deg jobbe med ditt firmas bilag på en enkel og effektiv måte. I forbindelse med installasjonen og opprettelse av firmadatabase opprettes det en kontoplan som inneholder alle nødvendige regnskapskontoer. Dersom du ikke har valgt en av de spesialtilpassede kontoplanene vil en standard norsk kontoplan ha blitt installert. Inngående saldo Dersom ditt firma ikke er nystartet må du registrere en del data før du kan begynne å jobbe i programmet. Eksempler på data er kunder, leverandører, produkter, reskontroposter samt inngående saldo. Hvis du tidligere har benyttet et annet regnskapssystem og vil overføre inngående saldo til ditt Mamut-program, må du registrere et bilag av typen Inngående saldo. Ettersom den inngående saldoen vanligvis registreres i begynnelsen av et nytt regnskapsår kan det være praktisk å planlegge overføring til slutten på et regnskapsår. Inngående saldo kan også registreres mellom to regnskapsperioder eller mva-perioder. Hvor mange regnskaps- og/eller mva-perioder ditt firma skal forholde seg til kommer an på firmaets omsetning. Mer informasjon om mva og perioder finner du på Skatteetatens nettsider. Nedenfor følger en kort beskrivelse av de mest sentrale delene av bilagsregistrering som du bør gjøre deg kjent med innen du begynner å registrere dine bilag. Viktige funksjoner i bilagsregistrering Kontokolonnen: I kontokolonnen kan du enten taste inn et kontonummer eller skrive inn et kontonavn. Hvis du skriver inn et kontonavn åpnes kontoplanen automatisk i et eget vindu. Kontoplanen vil være sortert alfabetisk etter bokstavene/ordet du har skrevet inn. Taster du inn kontonummer 1510 vil din kundeliste vises og du kan registrere en kundefordring. Ved å taste inn 2410 åpnes din leverandørliste og du kan registrere leverandørgjeld. Les mer om hvordan du registrerer et bilag i eget avsnitt. Hurtigtaster: For å forenkle og effektivisere arbeidet i bilagsregistrering kan det være en god idé å bruke hurtigtastene som styrer de viktigste funksjonene i bilagsregistreringsmodulen. Du kan f.eks. åpne kontoplanen ved å trykke på - (minustegnet) når kontokolonnen er markert. Ved å trykke på + åpnes et nytt bilag om det forrige balanserer. Legg merke til at hurtigtastene endrer funksjon avhengig av hvor markøren står i registreringsvinduet. En full oversikt over alle tilgjengelige hurtigtaster i bilagsregistrering finner du i eget avsnitt..brukerinnstillinger: Ved å klikke på knappen Brukerinnstillinger (alternativt hurtigtastene Ctrl+I eller via menyen Vis - Innstillinger - Bruker - Innstillinger per modul - Bilagsregistrering) kan du selv velge hvilke kolonner som skal vises i bilagsregistreringsvinduet samt hvilke funksjoner du ønsker skal være tilgjengelige der.

16 OM REGNSKAP Avmerkingsboksene under Fokus gir deg mulighet til å bestemme hvor markøren skal flytte seg når du trykker [ENTER]. Les mer om brukerinnstillinger i bilagsregistrering i eget avsnitt. Moms I Mamut Business Software skjer avgiftshåndteringen automatisk. Det betyr at du velger en konto som er innstilt til å fordele bruttobeløpet på hovedkontoen (f.eks. 3010) og avgiften på avgiftskonto (2710). Du garanteres dermed en korrekt avgiftsoppgave samt at koplingen mellom de innrapporterte kodene beregnes riktig. I brukerinnstillingene (se over) kan du merke av for alternativet Registrere mva-grunnlag netto (eks. mva.) for å registrere nettobeløpet på kontoen som registreres med en avgiftskode. Avgiften beregnes og legges til på en egen bilagslinje i bilagsregistrering. Nedenfor følger to eksempler på bilagsregistrering med automatisk avgiftshåndtering: Utgående faktura: Velg konto 3010 med avgiftshåndtering % Utgående mva. Avgiftssatsen er standard for kontoen. I feltet Kredit skriver du inn bruttobeløpet inklusiv mva, f.eks. kr ,- Den automatiske avgiftshåndteringen sørger for at kr bokføres på konto 3010 samt at kr. 250,- bokføres på konto Inngående faktura: Velg konto 4010 med avgiftshåndtering % Inngående mva. Avgiftssatsen er standard for kontoen. I Debet-feltet skriver du inn bruttobeløpet inklusiv mva, f.eks. kr ,- Den automatiske avgiftshåndteringen sørger for at kr bokføres på konto 4010 samt at kr. 500,- bokføres på konto Skulle du ha skrevet inn feil beløp kan du enkelt korrigere dette - systemet sørger for at en ny og korrekt fordeling av beløpet føres på konto Når alle bilag har blitt registrert bokføres de ved å klikke på knappen Overfør til hovedbok eller ved hjelp av hurtigtasten Ctrl+H. Bilagsmaler I firmaer av en viss størrelse vil det som regel føres flere like bilag med små variasjoner. En bilagsmal lar deg registrere variabel informasjon og opprette ett eller flere bilag etter den angitte malen. Typiske eksempler er bokføring av faktura, periodisering av husleie eller avskrivning på investeringer. Les mer om bilagsmaler nedenfor. Integrert system I Mamut Business Software er det enkelt å komme fra en modul til en annen for å se detaljert informasjon om en transaksjon. Eksempler på dette er knappen Gå til faktura som tar deg til originalfakturaen når du har markert en kundefordring i reskontro eller knappen Gå til reskontro når du har markert et UF-bilag i hovedbok. 7

17 REGNSKAP Inngående saldo Registrering av inngående saldo gjøres vanligvis ved starten av et nytt regnskapsår, men kan også registreres midt i året hvis programmet tas i bruk midt i et regnskapsår. I den grad det er praktisk anbefales det å starte et nytt regnskap ved begynnelsen av et nytt regnskapsår. Skal du bytte fra et annet system kan det være praktisk å planlegge å legge overføringen til utgangen av ett regnskapsår. Inngående saldo ved opprettelse av ny firmadatabase Merk! Denne fremgangsmåten gjelder kun ved opprettelse av ny firmadatabase, og ikke ved årsavslutning. Ved årsavslutning vil inngående saldo for det nye regnskapsåret bli lagt inn automatisk. Les mer om Årsavslutning/Periodeavslutning nedenfor. Ved registrering av inngående saldo manuelt benytter du bilagsart Inngående saldo (IS) i Bilagsregistrering. Hvordan registrere Inngående saldo ved regnskapsårets start 1. Velg Vis - Regnskap - Bilagsregistrering. 2. Klikk Ny for å opprette et nytt bilag i Bilagsregistrering. 3. Velg bilagsart Inngående saldo Velg ønsket periode, regnskapsår og dato. Har du for eksempel opprettet en ny firmadatabase, og skal legge inn inngående saldo pr. 1/1-08, velger du periode 1, regnskapsår 2008 og dato 1/ Begynn med å registrere saldoen på eiendelssiden (debet). Dette gjelder kontoene 1000 til Når du kommer til konto 1510 (kundefordringer) må alle fordringer legges inn som egne bilagslinjer. Når du taster inn konto 1510 og velger ønsket kunde vil det komme opp en dialogboks som ber om fakturanummer. Dette må fylles ut. Alternativt kan du opprette en ny konto - for eksempel og registrere totalsummen av alle fakturaer på denne. Da må du føre innbetalingene som kommer på disse postene mot denne kontoen. Dette kan gjøre det enklere å avstemme kontoen. Se mer om hvordan du oppretter en ny konto nedenfor. 7. Etter å ha registrert saldoen på eiendelssiden legges gjeld og egenkapital inn (kredit). Dette gjelder kontoene 2000 til Leverandørgjeld (konto 2410) må legges inn med egne bilagslinjer på samme måte som kundefordringene. Også for leverandørgjelden kan du velge å benytte en egen konto til dette formålet, for eksempel 2411, og registrere postene som en samlet sum. 8..Overfør til Hovedbok ved å klikke på knappen for dette. Inngående saldo er nå registrert i hovedboken.

18 OM REGNSKAP Hvordan registrere Inngående saldo midt i regnskapsåret 1. Velg Vis - Regnskap - Bilagsregistrering. 2. Klikk Ny for å opprette et nytt bilag i Bilagsregistrering. 3. Velg bilagsart Inngående saldo. 4. Dersom du skal begynne midt i et regnskapsår, for eksempel 1/7-08, må du ta med deg tallene fra egen saldo per 30/6-08. Legg saldoen inn på perioden før den du begynner å bruke programmet i ved hjelp av fremgangsmåten ovenfor. 5. På enkelte kontoer vil det nå komme frem avgiftskode f.eks. på konto 3010 og Dette er poster som allerede har vært mva-belagte. For å komme "rundt" dette, bruker du [TAB]-tasten bort til feltet Avgiftsbehandling og setter dette feltet blankt. Postene vil da ikke avgiftsbehandles. 6..Overfør til Hovedbok ved å klikke på knappen for dette. Inngående saldo er nå registrert i hovedboken. Det anbefales at du fører inngående saldo som ett bilag, og ikke oppdelt på flere bilag/is-nummer. Velger du å føre inngående saldo over flere bilag, må du påse at hvert enkelt bilag balanserer (debet=kredit). Systemet vil ikke tillate bilag som ikke balanserer å overføres til hovedboken. Midlertidig "Inngående Saldo" Overfør midlertidig "Inngående saldo" benyttes i tidsrommet etter man har påbegynt nytt regnskapsår, og før det foregående er avsluttet, og endelig Inngående saldo overføres. Ved å overføre midlertidig Inngående Saldo får du et bedre grunnlag for finansielle vurderinger av selskapets balanseposter for det nye regnskapsåret i dette tidsrommet. Du kan lese mer om midlertidig inngående saldo i avsnittet "Årsavslutning/periodeavslutning" nedenfor. Nummerering av bilag Nummerering av bilag settes opp i Regnskapsinnstillingene. Velg Vis - Innstillinger - Regnskap - Regnskapsinnstillinger - Bilagsartinnstillinger og Nummerserier, og fanekortet Nummerserier. 9

19 REGNSKAP Nummerering av bilagene kan settes opp på tre forskjellige måter: En nummerserie pr. bilagsart En nummerserie pr. bilagsart, med brukerdefinerte intervaller Felles nummerserie for alle bilagsarter Hvilken nummereringsmåte du bør velge avhenger i stor grad av mengden bilag du skal registrere i løpet av et år. Viktig! Disse innstillingene blir låst i det du begynner å føre bilag. Det er derfor viktig at du setter opp korrekt nummerering før du åpner modulen for Bilagsregistrering. En nummerserie pr. bilagsart Dette er standard innstilling. Det betyr at hver bilagsart følger sin egen nummerserie som begynner på 1 (eller en brukerdefinert start). Fordelen med denne innstillingen er at du lettere kan skille de ulike bilagsartene. Den unike nøkkelen for et bilag blir her initialene og nummeret til bilaget f.eks. B2 for bankbilag nummer to. Hvis det er mange bilag i løpet av året kan det lønne seg å ha en nummerserie per bilagsart. Bilagsart Nr. Bilagsart Nr. Bilagsart Nr. B 1 UF 1 IF 1 B 2 UF 2 IF 2 B 3 UF 3 IF 3 B 4 IF 4 B står for Bank, UF for utgående faktura og IF for inngående faktura En nummerserie pr. bilagsart, med brukerdefinerte intervaller Hvis du kun skal benytte deg av fire bilagsarter i løpet av året UF, B, IF og D, og ikke ha kryssende nummerserier kan du bestemme at UF skal begynne på nummer 2000, B på 4000 og IF på Dermed vil hver bilagsart egentlig ha sin egen nummerserie, men i praksis ser det ut som om du har en felles nummerserie med ulike intervaller. Du får et slikt oppsett ved at du selv går inn på de ulike bilagsartene som skal benyttes og setter første nummer til det ønskede. Bilagsart Nr. Bilagsart Nr. Bilagsart Nr. B B B B 4000 UF 2000 IF UF 2001 IF UF 2002 IF IF 6003 B står for Bank, UF for utgående faktura og IF for inngående faktura Felles nummerserie for alle bilagsarter Hvis du ønsket å ha en felles nummerserie uavhengig av hvilken bilagsart det er ført på må du merke av for Felles nummerserier for alle bilagsarter før du åpner bilagsregistrering eller begynner å fakturere i programmet. Bilagene gis løpende nummer uavhengig av bilagsart. 10

20 OM REGNSKAP Bilagsart Nr. B 1 UF 2 B 3 D 4 IF 5 B står for Bank, UF for utgående faktura, D for Diverse og IF for inngående faktura. Om prosjekt- og avdelingsregnskap Du kan merke transaksjonene med prosjekt og/eller avdeling, slik at du kan føre komplette prosjekt- og avdelingsregnskaper. Avdeling hører til regnskapsdelen og selve avdelingene opprettes i standardregisteret. Prosjekt er en egen modul, og prosjektene opprettes i denne modulen. Kom i gang med avdelingsregnskap Slik oppretter du en avdeling 1. Velg Vis - Innstillinger - Firma - Standardregister. 2. Marker Avdelinger og klikk Redigere. 3. Klikk Ny. Velg navn på avdelingen og klikk OK. En avdeling er opprettet og den kan nå velges i bilagsregistrering. Vis kolonnen for avdeling.i Ordre/Faktura, Bilagsregistrering og Hovedbok kan du gå inn i brukerinnstillingene og merke av for at kolonne for avdeling skal vises. Du åpner da den aktuelle modulen og klikker på knappen Brukerinnstillinger som du finner i verktøylinjen. I hovedboken heter knappen kun Innstillinger, men den ser lik ut som i de andre modulene. 11

21 REGNSKAP Automatisering Ved å knytte en kontakt eller et produkt mot en avdeling, vil all føring på kontakten/ produktet gå mot den aktuelle avdelingen. På kontakter gjør du dette i fanekortet Annen info. På produkter gjør du dette i fanekortet Diverse. Tips! Det finnes veivisere for oppdatering av mange produkter/kontakter som gjør at du raskt kan oppdatere disse basert på utvalg du bestemmer i veiviserne. På hver enkelt konto i kontoplanen er det mulig å markere for avdeling. Dette kan brukes dersom alle posteringer på en bestemt konto skal tilhøre en bestemt avdeling. Vær forsiktig med å bruke denne i kombinasjon med avdeling på produkter og kontakter, slik at du ikke blander avdelingene. Du kan også markere for Avdeling påkrevet (og Prosjekt påkrevet) på kontoen i kontoplanen. Dette gjør at brukeren får en påminnelse om å legge inn avdeling på bilaget, dersom dette mangler. Budsjett Du kan budsjettere på både prosjekt og avdeling. I innstillingene for det enkelte budsjett velger du prosjekt eller avdeling. Rapporter De fleste rapporter i regnskapsmodulen kan enkelt tas ut både som avdelings- og prosjektrapporter ved å velge ønsket avdeling i utvalgsvinduet for selve rapporten. Årsavslutning, overføring av midlertidig "Inngående Saldo" Ved overføring av midlertidig "inngående saldo" i forbindelse med årsavslutning, kan du merke av for at inngående saldo skal genereres per prosjekt og avdeling, dersom du ønsker å overføre balansen per prosjekt og avdeling. Prosjektregnskap Prosjektmodulen er organisert med tanke på prosjektorientert arbeid. Her kan du registrere nye kontakter, ordre, aktiviteter med mer, gjennom de ulike fanekortene i prosjektregisteret. Denne modulen er tett integrert med de andre modulene i programmet, dermed kan du selv bestemme om du vil arbeide prosjektorientert eller ikke. Prosjektregisteret åpnes via Vis - Prosjekt - Prosjektregister. Du kan velge om du vil at prosjektlistevinduet skal åpnes automatisk hver gang du åpner prosjektmodulen ved å gå til Innstillinger - Bruker - Annet. Se mer om prosjektmodulen i eget kapittel om dette i introduksjonsboken "Kunde-, salgsoppfølging og netthandel". 12

22 MVA/AVGIFTSREGISTERET MVA/AVGIFTSREGISTERET Redigering av avgiftskoder er begrenset til endring av eksisterende koder. Avgiftsregisteret åpnes med en egen knapp i fanekortet Firmainnstillinger i innstillingene for Firma, eller i regnskapsinnstillingene, fanekortet Regnskapsinnstillinger og knappen Vedlikehold av avgiftssatser..du kan også redigere avgiftskodene direkte fra Bilagsregistrering. Dette gjør du ved å klikke på pilen ved siden av knappen Kontoplan i verktøylinjen, og velge Avgiftsbehandling. Velg deretter den avgiftskoden du ønsker å redigere, og klikk på Rediger. Hovedvinduet Avgiftskode: Angir avgiftstypens plassering i listen. Ved å endre denne kan du tilpasse rekkefølgen ved valg i andre moduler. På denne måten blir det enklere å få tak i de avgiftskodene du bruker mest. Beskrivelse: Kan endres dersom du ønsker å angi tydeligere hva den enkelte koden skal benyttes til. Vis i Regnskap: Hvorvidt koden skal komme opp som valgmulighet i bilagsregistrering. Vis i Produkt: Hvorvidt koden skal kunne kobles mot et salgsprodukt. Vis i Ordre/faktura: Hvorvidt koden skal kunne benyttes i Ordre/Faktura-modulen. Vis i Bestilling/Innkjøp: Hvorvidt koden skal kunne benyttes i Innkjøpsmodulen. Fanekortet Mva. De tre feltene øverst (Ingen), Mva. eller Eksport angir hvorvidt avgiftskoden har mva-behandling eller ikke. Eksport fra Norge har ikke mva-behandling. Tjenester kan være avgiftsbelagt, se nedenfor. 13

23 REGNSKAP Prosent: Angir prosentsatsen som brukes for å regne ut mva. Du kan ikke endre denne. Funksjon: Kan være Inngående eller Utgående. Salg er 'Utgående mva.' og Innkjøp er 'Inngående mva.'. Standard salgskonto: Denne vil alltid krediteres ved fakturering av produkter med denne avgiftskoden. Unntaket er dersom annen salgskonto er oppgitt særskilt for dette produktet. Standard kostnadskonto: Denne debiteres alltid ved bokføring av innkjøp over denne avgiftskoden. Har du logistikkfunksjonalitet kan kontoen endres under bokføring av et innkjøp. Det finnes også en individuell innstilling per produkt som vil overstyre standard kostnadskonto. Mva-konto: Den kontoen mva-beløpet blir ført på i balansen. Mva. forholdstall: Benyttes av bedrifter med delvis mva-fri drift og delvis mva-pliktig. Ved fellesinnkjøp benyttes en prosentvis fordeling som angir hvor mye av prisen på et produkt som skal inngå i avgiftsberegningen. Vis på avgiftsoppgaven: Gjelder versjoner uten regnskap, hvor du kan ta ut en avgiftsoppgave. Her velger du om koden skal være med i oppgaven. Fanekortet Tjeneste utland Tjeneste Utland: For avgiftskoder der det skal beregnes avgift ved tjenestekjøp fra utlandet. Fradragsrett/Ikke fradragsrett: Har man fradragsrett for avgifter betalt for tjenester kjøpt i utlandet, settes dette her. Konto for beregnet avgift: Den kontoen som avgiften skal føres på i balansen. Grunnlagskonto 1: Konto for beregningsgrunnlag. Grunnlagskonto 2: Motkonto for beregningsgrunnlag. 14

24 MVA/AVGIFTSREGISTERET Tips! Dersom din virksomhet tidligere ikke har vært avgiftspliktig, kan du endre dette under Vis - Innstillinger - Firma - Økonomi/Land. Du må da også sette avgiftskode på kontoer i kontoplanen som skal ha avgiftsbehandling. De fleste innstillingene er låst for endringer, men du skal finne avgiftskoder som dekker de aller fleste formål. Ved å endre Avgiftskoden, som angir avgiftstypens plassering i listen, kan du tilpasse rekkefølgen ved valg i andre moduler. På denne måten blir det enklere å få tak i de avgiftskodene du bruker mest. Beskrivelsen kan også endres for eksempel dersom du ønsker å angi tydeligere hva den enkelte koden skal benyttes til. 15

25 REGNSKAP KONTOPLAN En kontoplan er et register som inneholder alle kontoer som virksomheten benytter ved bokføring. En standard norsk kontoplan foreslås i Mamut Business Software, men det er mulig å velge en av de spesialtilpassede, forhåndsdefinerte kontoplaner i stedet dersom det er ønskelig. Valgt kontoplan vil bli installert i forbindelse med opprettelse av ny firmadatabase. I kontoplanen finner du alle tilgjengelige kontoer som kan benyttes ved føring av bilag. Kontoplanen viser alle innstillingsmuligheter for hver enkelt konto, og du finner også kontoens plassering i oppstillingsplanen. Innstillingsmuligheter i kontoplanen Du kan blant annet foreta endringer i Oppstillingsplanen dersom du ønsker dette. Oppstillingsplanen tar utgangspunkt i kontoplanens grupperinger av kontoer og nye kontoer vil automatisk bli plassert i oppstillingsplanen ut ifra kontonummeret den har fått tildelt. Ved å klikke på knappen Endre oppstillingsplanen kan du opprette nye, slette eller endre navn på grupper og elementer, men vær oppmerksom på at endringer du gjør her vil påvirke regnskapsrapportene. Du bør med andre ord ikke foreta endringer her uten å være sikker på hva du gjør. I tillegg til å gjøre endringer i oppstillingsplanen finnes det en rekke innstillinger som du kan sette for å effektivisere bilagsregistreringen. Du kan for hver konto angi om føringen skal foretas i Debet- eller Kreditfeltet (feltet du velger aktiveres automatisk når du velger kontoen). Ved å koble kontoen til en momskonto vil det bli beregnet rett mva automatisk ved bokføring på kontoen. I fanekortet Avansert kan du dessuten sette innstillinger for automatisk motkontering, automatisk generering av poster i reskontro samt håndtere ulike valutaer. Du kan lese mer om innstillingsmulighetene nedenfor. Systemkontoer Systemet krever en del kontoer med spesielle egenskaper. Flere av modulene i programmet posterer bilag automatisk i regnskapets hovedbok. Systemkontoene styrer hvilke kontoer som blir benyttet ved slike posteringer. Programmet leveres ferdig oppsatt med systemkontoer tilpasset kontoplanen. Flere firmadatabaser Ved hjelp av funksjonen Firmadatabasehåndtering kan du dessuten opprette kontoer i kontoplanen i mange firmadatabaser/klienter på en gang. Dette kan være spesielt nyttig dersom du har mange firmadatabaser som har like eller nesten like kontoplaner. 16

26 KONTOPLAN Hvis du har opprettet en ny konto kan du spesifisere hvilke firmadatabaser/klienter som skal ha den nye kontoen. I tillegg til å opprette nye kontoer kan du også endre eksisterende kontoer. Les mer om Firmadatabasehåndtering i eget avsnitt. Egenskaper for kontoplan Verktøylinjen i vinduet Kontoplan.Ny: Oppretter en ny konto..liste: Listevisning av kontoene..rediger: Vær oppmerksom på at du kun kan endre kontonummer for kontoer som ikke er tatt i bruk..slett: Du kan slette kontoer du ikke benytter deg av. Legg merke til at enkelte kontoer ikke kan slettes, da disse er systemkontoer. Disse kontoene benyttes ved automatiske posteringer i ulike moduler i programmet. Merk! Vi anbefaler at du normalt ikke sletter kontoer, men i steder velger å merke av for Sperret for føring og Ikke vis i bilagsregistrering på fanekortet Avansert. Kontoen vil da ikke være synlig ved bilagsregistrering..forhåndsvisning: Viser en oversikt over kontoplanen. Kontoplanen kan skrives ut fra forhåndsvisningen om ønskelig. Tips! Du kan også skrive ut rapporten via rapportmodulen. Velg da Fil - Skriv ut og deretter rapporten Kontoplan, liste. Felter i vinduet Kontoplan Standard fokus hjelper deg å effektivisere bilagsregistreringen. Når du registrerer et bilag i bilagsregistreringen, vil denne innstillingen lede deg til riktig felt. Debet er mest vanlig for kostnader og Kredit for inntekter. Avgiftskode: Ved å knytte kontoen til en Avgiftskode, vil det alltid beregnes avgift når du registrerer en transaksjon på kontoen i bilagsregistreringen. Som standard vil denne avgiften trekkes av fra beløpet og settes av på den avgiftskontoen som er spesifisert for avgiftskoden du 17

27 REGNSKAP velger her. Det kan være et tips å registrere mva-grunnlag netto. Innstillingene for dette setter du i brukerinnstillingene for bilagsregistrering. Dermed vil avgiften legges til i stedet. Merk: I firmainnstillingene kan du sette om bedriften er mva-pliktig eller ikke. Dette styrer kun om det skal beregnes avgifter gjennom indirekte bokføring av transaksjoner gjennom modulene for Faktura og Innkjøp. Ved direkte bilagsføring, i modulen Bilagsregistrering, vil det fortsatt bli beregnet avgifter. Dersom bedriften ikke er avgiftspliktig bør du derfor endre avgiftskoden til 0, ingen avgift/avgiftsfri på alle kontoer i kontoplanen. Dersom du ønsker at føringer på kontoen skal knyttes direkte til et Prosjekt og/eller en Avdeling kan du sette standard for dette på kontoen. Posteringer på kontoen vil da automatisk føres mot Prosjektet/Avdelingen som du har spesifisert. Tips! Dersom du har flere firmadatabaser kan du vedlikeholde kontoplanene under ett ved hjelp av funksjonen Firmadatabasehåndtering. Du finner denne funksjonen under Fil - Databaseverktøy. Les mer om Firmadatabasehåndtering i eget avsnitt. Fanekortene i vinduet Kontoplan Oppstillingsplan Klikk Endre oppstillingsplanen for å endre på oppstillingsplanen. Ved å høyreklikke på den kategorien du ønsker å foreta endringer på kan du opprette nye, slette eller angi nytt navn..du kan klikke Foreslå oppstillingsplan for å gå tilbake til den oppstillingsplanen programmet automatisk foreslo. Avansert Reskontrofunksjon: Her kan du i nedtrekkslisten velge mellom Kunde og Leverandør. Føringer på en konto med reskontrofunksjon vil generere en post i reskontroen. Std. motkonto: Om du alltid vil ha en automatisk motkonto mot denne kontoen, velger du motkonto fra denne listen. Ved for eksempel å legge inn 1910 Kasse som Standard motkonto på konto 6560 Rekvisita vil du slippe å taste inn 1910 som motkonto når du bokfører manuelt i bilagsregistreringen. Valuta: Her kan du velge hvilken valuta du vil knytte kontoen mot (kun balansekontoer). 18

28 KONTOPLAN Sperret for føring: Setter kontoen til Inaktiv. Den kan da ikke lenger brukes i bilagsregistrering. Avgiftskode sperret: Når du velger dette kan du ikke overstyre avgiftskoden ved bilagsregistrering. Ikke vis i bilagsregistrering: Vises ikke i kontolisten som benyttes ved oppslag i bilagsregistrering. Det er fremdeles mulig å føre bilag på kontoen om du skriver kontonummeret direkte i bilaget. Utenfor avgiftsområdet: Posteringer på kontoen rapporteres som omsetning utenfor avgiftsområdet. Skal være med i grunnlag for utgående omsetning: For bokføring av inntekter som skal med på avgiftsoppgaven. Marker her dersom kontoen skal rapporteres som inntekt på omsetningsoppgaven. Bank/post/kasse: Om du merker av her, og i tillegg setter begrensninger på bilagstyper kan du ikke bokføre bilagstyper med begrensninger på denne kontoen. Bankavstemming: Markeres dersom du vil benytte bankavstemmingsfunksjonaliteten for å avstemme denne kontoen. Les mer om bankavstemmingsfunksjonen i eget avsnitt. Prosjekt påkrevet: Marker her dersom du ønsker at det skal være påkrevet å bruke prosjekt på kontoen. Avdeling påkrevet: Marker her dersom du ønsker at det skal være påkrevet å bruke avdeling på kontoen. Notat Konsistent bruk av de forskjellige kontoene er viktig ved føring av et korrekt regnskap. Kontonavnet er kanskje ikke tilstrekkelig for å forklare hva kontoen skal brukes til. Derfor kan du gi en mer utførlig beskrivelse under fanekortet Notat. Denne forklaringen kan du også redigere på eksisterende kontoer om det er ønskelig. Hvordan opprette en ny konto i kontoplanen? Slik oppretter du en ny konto 1. Velg Vis - Regnskap - Kontoplan. 2..Klikk Ny. 3. Gi kontoen nummer i henhold til den plassering den skal ha i oppstillingsplanen, og klikk OK. Kontoen plasseres automatisk i oppstillingsplanen på bakgrunn av det nummeret du angir. Se mer om oppstillingsplanen ovenfor..du kan klikke Rediger i fanekortet Oppstilingsplan for å se hvor kontoen plasseres, og eventuelt endre dette. 19

29 REGNSKAP 4. Skriv inn Navn. Navnet forklarer hva kontoen skal brukes til. Denne forklaringen kan du også endre på eksisterende kontoer om det er ønskelig. 5. Benytt fanekortet Notat om du trenger en mer utførlig forklaring enn det navnet gir deg. 6..Klikk Lagre. Du har nå opprettet en ny konto. Systemkontoer Systemet krever en del kontoer med spesielle egenskaper. Flere av modulene i programmet posterer bilag automatisk i regnskapets hovedbok. Systemkontoene styrer hvilke kontoer som blir benyttet ved slike posteringer. Programmet leveres ferdig oppsatt med systemkontoer tilpasset kontoplanen. Du kan også tilpasse disse i regnskapsinnstillingene. Se mer om Systemkontoer under "Regnskapsinnstillinger" nedenfor. Legg merke til andre innstillinger som også styrer automatiske posteringer: Standard bilagsart for automatiske posteringer. Registrering av betaling ved returfil fra Automatisk remittering. Konto og bilagsart for registrering av Inn-/Utbetaling. 20

30 KONTOPLAN Firmadatabasehåndtering Ved hjelp av Firmadatabasehåndtering kan du opprette kontoer til kontoplanen i mange firmadatabaser/klienter på en gang. Dette kan være spesielt nyttig dersom du har mange firmadatabaser som har like eller tilnærmet like kontoplaner. Dersom du oppretter en ny konto kan du spesifisere hvilke firmadatabaser/klienter som skal ha den nye kontoen. I tillegg til å opprette nye kontoer kan du også vedlikeholde allerede eksisterende kontoer. Du kan endre feltene: Beskrivelse Standard fokus Reskontrofunksjon Avgiftskode Bank/post/kasse Bankavstemming Avgiftskode sperret Ikke vis i bilagsregistrering Sperret for føring Skal være med i grunnlag for utgående omsetning Utenfor avgiftsområdet Du kan kun vedlikeholde en og en konto av gangen. En konto kan imidlertid vedlikeholdes i mange firmadatabaser på en gang. Dersom en konto finnes i en firmadatabase og ikke en annen, vil den opprettes i den andre - dersom denne firmadatabasen er inkludert i utvalget. Merk! Det er viktig at du tar stilling til alle de aktuelle egenskapene for kontoen for at den skal fungere korrekt. Dette gjelder også når du skal endre kontoer, ettersom innstillingene for kontoen blir overskrevet dersom den finnes fra før. Slik oppretter eller endrer du en konto i flere firmadatabaser på en gang 1. Velg Fil - Databaseverktøy - Firmadatabasehåndtering. 2. Velg Land fra nedtrekkslisten. Listen viser kun land for firmadatabaser som er installert. 3. Velg Kontonummer for kontoen du skal opprette eller endre. Merk! Dersom du velger en konto som allerede eksisterer i en eller flere firmadatabaser vil denne bli overskrevet/endret. 4. Velg hvilke endringer du skal gjøre på kontoen, eller hvilke egenskaper kontoen skal ha, og klikk Neste. 5. Marker hvilke firmadatabaser endringene skal gjelde for og klikk Neste. 6. Klikk Fullfør. Kontoen blir opprettet/endret for firmadatabasene du valgte i listen. 21

31 REGNSKAP BILAGSREGISTRERING I modulen bilagsregistrering registrerer du dine bilag før du overfører bilagene til hovedbok. Så lenge bilagene ligger i bilagsregistrering kan du endre bilagsdato, bilagsart, periode, kontoer, avgiftsbehandling, beløp etc. Et bilag må bestå av minimum to bilagslinjer som til sammen balanserer. Summen av Debet for alle bilagslinjene må være lik summen av Kredit. Bilagene vil bli nummerert ut i fra innstillingene du har satt for nummerserier i regnskapsinnstillingene. Før du begynner å bruke bilagsregistreringen bør du gjøre deg kjent med hvilke innstillinger du kan regulere. Modulen kan tilpasses individuelt og du kan definere opp til fem ulike sett med brukerinnstillinger slik at du kan registrere dine bilag på en raskere og mer effektiv måte. En annen rask måte å føre bilag på er ved bruk av Bilagsmaler, eller egne verktøyknapper for hurtigføring av bilag. Enkelte avgiftskoder kan også tilpasses din bedrift gjennom egne Avgiftskode-innstillinger. Les mer om dette i avsnittet "Hvordan redigere avgiftskoder?". Tips! Du kan sjekke Resultat og Balanse basert på bilag du har registrert i bilagsregistrering før du overfører til hovedboken. Du bestemmer kilden for utskriften i utvalgsvinduet i rapportmodulen, og kan velge mellom Hovedbok, Bilagsregistrering eller begge deler. Bilagsregistreringsvinduet Vinduet for bilagsregistrering er todelt. I den øvre delen ser du det aktuelle bilaget, som du jobber med. I den nedre delen ligger bilagene som allerede er ført, men som ikke har blitt overført til Hovedbok enda. Det er fortsatt mulig å redigere disse bilagene. Via nedtrekkslisten i den nedre delen av bilagsregistreringsvinduet kan du i tillegg til å vise bilag i Bilagsregistrering eller Hovedbok også velge Posteringsliste. I listen vil du kunne se de siste 50 bilag som er postert på en gitt konto. Hvilken konto det vises posteringer for avhenger av kontonummeret som er markert i kontokolonnen i øvre del av bilagsregistrering. Ønsker du å skjule denne listen kan du fjerne markeringen for Vis bilagsliste i fanekortet Funksjoner i Brukerinnstillinger. Ved registrering av bilag forventes det som standard at du registrerer en bruttosum. Ved bruk av avgiftskoder trekker systemet både Utgående- og Inngående mva. ut av bilaget og posterer dette på riktig mva-konto. Du kan velge å registrere mva-grunnlag netto. Dette gjør du i brukerinnstillingene for bilagsregistrering..knappen Kontoplan fungerer som en snarvei til kontoplanen. Her kan du redigere kontoer og opprette nye. Se mer om kontoplanen i eget avsnitt ovenfor. Klikker du på pilknappen til høyre for knappen får du opp en liste med snarveier til bl.a. Avgiftsbehandling, Bilagsartinnstillinger, Bilagslinjetekst, Valutaregister samt muligheten til å Vise alle bilag for alle brukere. 22

32 BILAGSREGISTRERING Velger du Bilagslinjetekst (Ctrl + T) kan du opprette og ta i bruk egendefinerte standard bilagstekster. I bilagstekstvinduet kan du klikke på innstillingsknappen og definere dine egne bilagstekster i Standardregisteret. Tekstene du oppretter vil bli tilgjengelige i nedtrekkslisten i bilagstekstvinduet..ved å klikke på pilknappen til høyre for Opprette aktiviteter kan du opprette skreddersydde aktiviteter. Du bestemmer selv innholdet i aktivitetene og hvilke moduler aktivitetsmalene skal være tilgjengelige i..knappen Brukerinnstillinger (Ctrl + I) gir deg mulighet til å tilpasse bilagsregistreringsvinduet til dine behov. Du kan definere opptil fem ulike sett med brukerinnstillinger per bruker og hvert sett med brukerinnstillinger kan tilpasses slik at de viser ønskede kolonner og funksjoner. Brukerinnstillingene er knyttet til brukeroppsett som velges i nedtrekkslisten til venstre for knappen Brukerinnstillinger. Eksempel: Ved valg av "Valuta" i nedtrekkslisten vil du se de kolonnene og funksjonene som er aktuelle for føring av valutabilag. Velger du "Reskontro" vil du automatisk få vist relevante kolonner og funksjonalitet for føring av reskontrobilag. For å tilpasse et sett med brukerinnstillinger velger du aktuelt oppsett i nedtrekkslisten øverst, og klikker deretter på knappen Brukerinnstillinger. Tips! Du kan åpne Kalkulatoren ved å trykke F12-tasten på tastaturet, når du står i feltet Debet eller Kredit. Det finnes en rekke andre hurtigtaster som kan hjelpe deg med å gjøre bilagsregistreringen raskere. Se mer om disse i eget avsnitt under. 23

33 REGNSKAP Brukerinnstillinger for Bilagsregistrering Gjennom brukerinnstillingene tilpasser du funksjonene og utseende på vinduet for bilagsregistrering. Disse innstillingene kan være forskjellige for hver enkelt bruker og du kan definere opptil fem ulike sett med brukerinnstillinger per bruker..du kan åpne brukerinnstillingene via knappen for dette på verktøylinjen i bilagsregistreringsvinduet, eller via menyen Vis - Innstillinger - Bruker - Innstillinger per modul - Bilagsregistrering. Standard I dette fanekortet kan du tilpasse registeret til din bruk. Du kan velge mellom tre forhåndsdefinerte innstillinger for hvilke felter og kolonner som skal vises. Enkel: Forenkler skjermbildet mest mulig og viser kun påkrevde felter. Normal: Viser standardfelter og funksjonalitet. Avansert: Viser alle tilgjengelige felter og mer funksjonalitet. Velger du et av disse oppsettene kan du i de neste fanekortene se hvilke felt og hvilken funksjonalitet som blir tilgjengelig. Tips! I de øvrige fanekortene kan du endre oppsettet manuelt, i stedet for å benytte de forhåndsdefinerte oppsettene. Kolonner Under Vis kolonne velger du hvilke kolonner som skal vises i registreringsvinduet ved å markere de aktuelle avmerkingsboksene. Fokus: Avmerkingsboksene under Fokus gir deg mulighet til å bestemme hvor markøren skal flytte seg når du trykker [ENTER]. Setter du opp dette i henhold til den bruken som er mest vanlig i din virksomhet vil du kunne spare mange tastetrykk ved bilagsregistreringen. 24

34 BILAGSREGISTRERING Funksjoner I fanekortet Funksjoner kan du fastsette generelle retningslinjer for bilagsregistreringen. Automatisk Nytt bilag ved balanse: Tildeler automatisk et nytt bilagsnummer i neste linje etter at balanse er oppnådd. Du kan enten benytte deg av denne funksjonen, eller du kan trykke [+] når du har skrevet inn beløp i siste posteringslinje på et bilag for å få nytt bilagsnummer. Arve bilagstekster ved motkonto: Beskrivelser på bilaget kommer automatisk med på posteringslinjen til motkonto også. Arve bilagstekster fra første bilagslinje: Marker her for å få lik tekst på alle bilagslinjer. Funksjonen gjør at teksten fra første bilagslinje tas med på alle bilagslinjene. Dato styrer periode: Riktig periode registreres automatisk når du skriver inn en dato. Dato/Periodekontroll: Gir en advarsel når bilagsdato avviker fra den perioden som er valgt. Valutadato-kontroll: Gir en advarsel hvis dagens dato overskrider perioden du har valgt for den aktuelle valutaen. KID kontroll: Gjør at det blir sjekket om KID nummer som legges inn i bilagsregistrering enten har sikkerhetsnummer som er generert som Modulus 10 eller Modulus 11. Registrere mva. grunnlag netto (uten mva): Gjør at du kan registrere nettobeløpet på kontoer som er satt opp med en avgiftskode. Avgiften blir så kalkulert og lagt til som en egen linje i bilagsregistrering. Bilagsliste Vis bilagsliste: Viser liste i den nedre delen av bilagsregistreringsvinduet. Fokuser bilagslisten: Sist førte bilag vises automatisk på toppen av bilagslisten. Sortering: Velg om bilagslisten skal sorteres etter Registreringsnummer eller Bilagsart. Innhold: Velg forvalgt innhold for bilagslisten. Velger du Posteringsliste vil du kunne se de siste 50 bilag som er postert på en gitt konto. Hvilken konto det vises posteringer for avhenger av 25

35 REGNSKAP kontonummeret som er markert i kontokolonnen i øvre del av bilagsregistrering. Posteringslisten vil vise bilag som ligger både i bilagsregistrering og hovedbok. Funksjoner Bunthåndtering: Tillater buntvis overføring til Hovedboken på tvers av bilagsart og periode. Hovedvinduet for Bilagsregistrering vil da få en egen nedtrekksliste som brukes i arbeidet med bunthåndtering. Bilagsmal: Forenkler føring av standardbilag og periodisering av kostnader. Verktøylinje bilagsmal: Aktiverer knapper for registrering av enkle bilag. Du kan også legge opp de mest brukte bilagsmalene i tillegg til de som følger med systemet. Linket dokument: Gjør det mulig å linke et dokument til et bilag. Vis bankkonto saldoer: Legger inn en linje i vinduet for bilagsregistrering som viser saldo på kontoene for Bank/Post/Kasse. Kontoene som vises er de som er merket Bank/Post/Kasse i kontoplanen. Aktiver hurtigtaster for bilagsart: Tar du bort markeringen her vil det ikke være mulig å endre bilagsarten ved hjelp av hurtigtastene [ / ] eller [ * ] når du har kommet til andre linje på bilaget. Tillat endring av periode: Tar du bort markeringen her vil det ikke være mulig å endre periode i bilagsregistreringen. Beskrivelsesfeltet skal fylles ut automatisk: Tar du bort markeringen her vil beskrivelsesfeltet ikke fylles inn automatisk. Vis alle bilag for alle brukere: Gir deg tilgang til bilag ført av andre. Disse bilagene vil da overføres til deg. I utgangspunktet har ikke alle brukere tilgang til å se alle bilag, men dette kan overstyres her hvis du er systemadministrator/superbruker. Standard Bilagsdato: Velg om systemdato eller sist brukte dato skal foreslås som bilagsdato ved opprettelse av nytt bilag. Standard bilagsart: Velg hvilken bilagsart som skal foreslås hver gang du åpner bilagsregistrering. Standardfokus: Velg hvor markøren skal plasseres ved opprettelse av et nytt bilag. Navn Beskrivelse: Her kan du angi navn og/eller beskrivelse av aktivt brukeroppsett. Navnet vil vises i nedtrekkslisten til venstre for knappen Brukerinnstillinger i verktøylinjen øverst i Bilagsregistrering. Hurtigtaster Viser hurtigtastene du kan benytte i bilagsregistreringen. Disse finner du også nedenfor. 26

36 BILAGSREGISTRERING Kolonnene i bilagsregistreringsvinduet.i Brukerinnstillinger for bilagsregistrering kan du merke av de kolonnene du ønsker skal vises i bilagsregistrering. Du kan definere opptil fem ulike sett med brukerinnstillinger som kan vise ulike kolonner om ønskelig. Brukerinnstillingene er knyttet til brukeroppsett som velges i nedtrekkslisten til venstre for knappen Brukerinnstillinger. Merk! Enkelte kolonner kan ikke tas bort. Kolonne L Konto Motkonto Beskrivelse Reskontronr. Fakturanr. KID Avg. behandling Prosjekt Avdeling Valutakode Valutakurs Valutasum Debet Kredit Beskrivelse Angir linjenummeret. Hvert bilag består av minimum to posteringslinjer. Nummereringen starter på 1 for hvert bilag. Konto for hovedposteringen. Beløpet som oppgis i denne linjen posteres på kontoen som oppgis her. Beløpet som angis under Debet eller Kredit motposteres mot denne kontoen, med fratrekk for eventuell avgiftsbehandling på Konto. For å øke informasjonsverdien av regnskapet, bør du benytte denne kolonnen til å beskrive posteringen i fritekst. Kontoens navn blir ellers satt inn i kolonnen. Kunder og leverandører har sitt eget Reskontronummer, som tilsvarer henholdsvis kontakt- og leverandørnummeret de er tildelt gjennom Kontaktregisteret. Reskontroposteringer knyttes opp mot Fakturaen for den fordringen/gjelden som posteres. Denne kolonnen kan ikke redigeres direkte. Selve nummeret føres i et eget vindu for slike posteringer. Reskontroposteringer knyttes opp mot KID-nummeret for den fordringen/gjelden som posteres. Denne kolonnen kan ikke redigeres direkte. Selve nummeret føres i et eget vindu for slike posteringer. Flere kontoer er knyttet opp mot en egen Avgiftskode. Denne koden vises, og kan endres i denne kolonnen. Dersom en konto er knyttet mot et Prosjekt vil det vises i denne kolonnen. Det er også mulig å velge Prosjekt manuelt i nedtrekkslisten. Dersom en konto er knyttet mot en Avdeling vil det vises i denne kolonnen. Det er også mulig å velge Avdeling manuelt i nedtrekkslisten. Bilag kan registreres i fremmed valuta. Valutaen oppgis i dette feltet. Bilaget blir ført i regnskapet i klientens valuta. Pass på at Valutaregisteret er oppdatert. Viser beløpet som posteres til Debet. Viser beløpet som posteres til Kredit. 27

37 REGNSKAP Hurtigtaster i bilagsregistrering 28 Noen av hurtigtastene har flere funksjoner, avhengig av hvor markøren er plassert i registreringsvinduet. Enkelte av hurtigtastene kan benyttes i andre moduler. Tips! I fanekortet Hurtigtaster i brukerinnstillinger for Bilagsregistrering finner du også denne oversikten over aktuelle hurtigtaster. Tast + Funksjon / eller * Bytter Bilagsart. Nytt bilag - Begynner på nytt bilagsnummer hvis forrige er i balanse. Lukk fakturainfovinduet etter at fakturanummeret er tastet inn. Motposter differansesummen til siste posteringslinje i bilaget. (Du må stå i kontokolonnen på den siste linjen.) - Åpner liste over alle kontoer hvis du står i kontokolonnen. Kopiere beskrivelsen fra foregående postering, om du står i kolonnen * for beskrivelse. (Gjelder *-tasten på det nummeriske tastaturet). d CTRL+INSERT CTRL+L CTRL+B CTRL+A CTRL+K CTRL+R CTRL+I CTRL+P CTRL+H CTRL+Q F1 F3 F4 F5 F8 F9 F11 F12 Setter inn dagens dato (Systemdato). Gjelder datofelter. Setter inn en bilagslinje. Viser Bilagsliste. Åpner Bilagsartinnstillinger. Åpner Avgiftskoderegisteret. Åpner Kontoplanen. Åpner Valutaregisteret. Åpner Brukerinnstillinger. Åpner Rapportmodulen. Overfører til hovedbok. Lukker vinduet. Åpner Hjelpefilen. Gå til bilagsmal. Trekker ut mva. i føringen. Legger til mva i føringen. Gå til netto/bruttomodus. Setter fokus i feltet for Bilagsdato. Flytter markøren til feltet for valg av periode. Åpner Kalkulator, når du står i feltet Debet eller Kredit Åpner listen over kunder for føring av fordringer på en av dem Åpner listen over leverandører for føring av gjeld på en av dem.

38 BILAGSREGISTRERING CTRL+R ESC Space (mellomrom) Åpner valutaregisteret. Lukker kontolisten dersom den er åpen. Åpner nedtrekkslisten der det finnes (som ved avdeling, prosjekt etc.). Bilagsarter Regnskapsmodulen er forhåndsoppsatt med 12 forskjellige bilagsarter. Alle bilag som registreres må føres enten på en av de forhåndsoppsatte bilagsartene, eller på en egenopprettet bilagsart. Føring på ulike bilagsarter gir mulighet for en mer effektiv registrering og hensiktsmessig arkivering av bilag. For enklere å kunne skille de forskjellige bilagsartene fra hverandre i hovedboken brukes det koder for de ulike bilagsartene (F.eks. UF for utgående fakturaer, IF for inngående fakturaer). Du kan tilpasse og opprette nye bilagsarter i Regnskapsinnstillinger under fanekortet Regnskapsinnstillinger og knappen Bilagsartinnstillinger og nummerserier. Du kan redigere bilagsartene som følger med som standard, men du vil kun ha mulighet til å slette bilagsarter du har opprettet selv..du kan komme direkte til innstillingene fra Bilagsregistrering ved å klikke på pilknappen til høyre for knappen Kontoplan i verktøylinjen øverst og velge Bilagsartinnstillinger. 29

39 REGNSKAP Hvordan registrere bilag? Modulen for Bilagsregistrering inneholder flere automatiserte rutiner, blant annet ved avgiftsbehandling og registrering av betalinger. På denne siden beskrives den enkleste formen for registrering. I øvre del av vinduet ser du linjene på det bilaget du for øyeblikket fører. I nedre del av vinduet ser du en oversikt over tidligere førte bilag. Velger du Skjul bilagsliste øverst i vinduet, skjules den nedre delen. Tips! Gjør deg kjent med de ulike hurtigtastene for å effektivisere bilagsføringen. Slik registrerer du bilag i Bilagsregistrering 1. Velg Vis - Regnskap og klikk Bilagsregistrering. 2. Klikk Ny. Alternativt kan du trykke [Ctrl] + [N] på tastaturet. 3. Velg Bilagsart, Bilagsdato og Periode for bilaget. Du kan endre bilagsart ved å taste [/] eller [*] på tastaturet. 4. Tast inn kontonummeret du skal føre bilag på i kolonnen Konto. Du kan eventuelt hente opp kontoplanen ved å taste [-] og velge konto herfra. 5. Tast eventuelt inn Motkonto. Motkonto! Bruk av motkonto gjør bokføringen raskere. Motkonto er den kontoen som bilagslinjen skal føres mot. Denne kontoen vil automatisk motposteres med beløpet som føres på den første kontoen. Dersom du ønsker å føre en og en bilagslinje manuelt, kan du skjule denne kolonnen gjennom brukerinnstillingene for bilagsregistrering. 6. Trykk [ENTER]. Markøren flyttes nå til Debet eller Kredit, avhengig av hva som er standard for kontoen. Dette settes som innstilling i kontoplanen. 7. Tast inn beløp og trykk [ENTER]. Har du ført opp Motkonto, vil en ny linje også opprettes, med tilsvarende beløp. Dersom en av kontoene er satt opp med en Avgiftskode, vil beløpet også fordele seg på den aktuelle avgiftskontoen og motkonto. 8..Klikk Sett inn posteringslinje for å legge til en linje på bilaget. 9. Klikk Ny eller trykk [+] dersom du ønsker å føre et nytt bilag. 10. Gjenta punktene til alle bilag er ført. 11..Overfør bilagene til Hovedbok, eller la bilagene bli liggende lagret i Bilagsregistrering for overføring senere. Bilaget er registrert. Valuta: Fører du med valuta i bilagsregistreringen, bør du merke av i brukerinnstillingene for bilagsregistrering, i fanekortet Kolonner, for å vise V.kode (Valutakode) i bilagsregistreringen. 30

40 BILAGSREGISTRERING Hvordan overføre til Hovedbok? Slik overfører du bilag til hovedboken 1. Velg Vis - Regnskap - Bilagsregistrering. 2..Klikk Overfør til hovedbok. Alternativt kan du overføre bilag ved å velge Vis - Regnskap - Overføre fra Bilagsregistrering til hovedbok. 3. Sett utvalg for overføring til hovedbok. Du kan velge å overføre en bilagsart, en periode eller alle bilagsarter. (Kombinasjoner er også mulige som f.eks. bilag med bilagsart Utgående faktura fra Periode 3). Tips! Har du merket av for Bunthåndtering i brukerinnstillingene for bilagsregistrering, kan du velge bunt i utvalgsvinduet. 4. Fjern markeringen dersom du ikke ønsker å vise en Forhåndsvisning av posteringsjournalen før overføring til hovedbok. 5. Klikk Neste. 6. Kontroller at innholdet i forhåndsvisningen av posteringsjournalen stemmer. 7. Klikk Close Preview for å lukke forhåndsvisningen. 8. Klikk Forrige dersom innholdet i posteringsjournalen ikke er korrekt. Du kan da gå tilbake og sette nytt utvalg og få en ny forhåndsvisning av posteringsjournalen. 9. Velg ønsket Utskriftsmedie for originalutskrift av posteringsjournalen dersom innholdet i forhåndsvisningen er korrekt. Velger du skriver må du godkjenne utskriften. 10. Klikk Fullfør. Har du valgt skriver må du godkjenne utskriften. Klikker du Nei vil posteringsjournalen bli skrevet ut på nytt. Du vil ikke ha mulighet til å gjøre endringer i posteringsjournalen, bare skrive ut rapporten på nytt. Bilagene overføres til hovedboken. 31

41 REGNSKAP Bilagsregistrering mot reskontro Du kan føre mot reskontro i bilagsregistrering. I reskontromodulen finnes det funksjoner for betalingsoppfølging, rentefakturering, inkasso, remittering med mer. For de som har programversjoner med ordre/faktura- og innkjøpsmoduler gjøres bilagsføringen vanligvis ved overføring av faktura og betalinger derfra, og ikke direkte i bilagsregistreringen, som beskrevet her.. I standard kontoplan som følger med programmet er konto 1510 Kundefordringer og 2410 Leverandørgjeld satt opp med Reskontrofunksjon. Alle kunder og leverandører knyttes opp mot disse kontoene. Ved postering av bilag mot konto 1510 og 2410, blir du derfor bedt om å knytte registreringen opp mot en Kontakt. Slik registrerer du inngående eller utgående faktura i Bilagsregistrering 1. Klikk Ny for å opprette et nytt bilag. 2. Velg bilagsart Utgående faktura (mot kunder) eller Inngående faktura (mot leverandører) avhengig av hvilken type bilag du skal føre. 3. Tast inn konto 1510 (kunder) eller 2410 (leverandører) i kolonnen Konto. Dette åpner en liste over alle kontakter som er merket av som enten kunder (1510) eller leverandører (2410) i kontaktkortet. 4. Merk Kunden eller Leverandøren du skal føre bilag mot. Du kan klikke Ny for å opprette kontakten dersom denne ikke finnes i kontaktregisteret fra før. I registreringsvinduet kan du fylle ut Navn, Org. nr. og Mva-nr., ønsker du å registrere mer informasjon om kontakten må det gjøres i kontaktregisteret. 5. Fyll ut Fakturanummer og/eller KID. Resten av feltene fylles ut etter de betingelsene som er satt for kunden. Fakturadato settes til det samme som Bilagsdato, men datoen kan overstyre. 6. Tast pluss [+] på det numeriske tastaturet for lukke vinduet. 7. Tast eventuelt inn Motkonto, og trykk [ENTER]. Bruk av motkonto gjør bokføringen raskere. Motkonto er den kontoen som bilagslinjen skal føres mot. Hvis du for eksempel skal føre et salg på konto 1510 Kundefordringer, vil et naturlig valg av motkonto være 3010 Salgsinntekter, avgiftspliktige. 8..Klikk Sett inn posteringslinje for å legge til en linje på bilaget. 9. Legg inn fakturabeløp under Debet og trykk [ENTER]. Dette beløpet blir nå fordelt på angitt Avgiftskonto og Motkonto du skrev inn under punkt 7. Bilaget kan nå overføres til Hovedbok. Ved overføring til hovedbok vil også modulen Reskontro bli oppdatert. 32

42 BILAGSREGISTRERING Registrering av fakturainformasjon i bilagsregistrering Ved registrering av både Inngående fakturaer og Utgående fakturaer vil du få opp et eget vindu hvor i du kan fylle ut relevante opplysninger. Denne informasjonen vil forenkle registreringen av betalinger senere. Fakturanummer og/eller KID identifiserer fakturaen. Fakturadato settes til samme dato som for bilaget. Dersom du endrer dato i dette vinduet, blir datoen for bilaget oppdatert. Forfallsdato beregnes etter betalingsbetingelsene som er satt på kunden/leverandøren. Betalingsbetingelser settes som standard for hver enkelt kontakt. Du kan likevel endre betingelsene i dette vinduet. Dette vil da pivoåvirke feltet ovenfor, og eventuelle manuelle endringer på Forfallsdato blir overstyrt av dette feltet. (Kun UF). Betingelser for Rentefakturering angis som standard for hver enkelt kunde. Endringer i dette feltet vil styre om eventuelle forsinkede betalinger skal foreslås til Rentefakturering. (Kun UF). På samme måte kan du velge om fakturaen eventuelt Skal påminnes, ved å merke (eventuelt fjerne merkingen) i denne boksen. (Kun UF). Verdi for Skal remitteres hentes fra leverandøren, men kan overstyres her. (Kun IF). Leverandørens Bankkonto hentes fra kontaktkortet. Du kan registrere bankkontonummer ved å klikke Ny, men vær oppmerksom på at dette ikke oppdaterer informasjonen i kontaktkortet. (Kun IF). Registrering av betaling i bilagsregistrering For å registrere en betaling på en Inngående- eller Utgående faktura, bør den opprinnelige fordringen/gjelden allerede være registrert og overført til Hovedbok. Betaling kan da både registreres som beskrevet nedenfor, eller via reskontromodulen. For de som har programversjoner med ordre/faktura- og innkjøpsmoduler gjøres bilagsføringen vanligvis ved overføring av faktura og betalinger derfra, slik at også disse funksjonene kan benyttes. For de som benytter factoring må bilagsføringen gjøres fra reskontro. 33

43 REGNSKAP Slik registrerer du en betaling i bilagsregistreringen 1. Klikk Ny for å opprette et nytt bilag. 2. Velg bilagsart Bank, Postgiro eller Kasse. Felles for disse er at de er såkalte Betalingsbilagsarter som signaliserer at du skal registrere en betaling. Du bytter bilagsart med [/] tasten, til bilagsnummeret i kolonnen helt til venstre starter på IF eller UF. 3. Tast inn konto 1510 (kunder) eller 2410 (leverandører) i kolonnen Konto. Dette åpner en liste over alle kontakter som er merket av som enten kunder (1510) eller leverandører (2410) på kontaktkortet. 4. Merk Kunden eller Leverandøren du skal føre bilag mot og trykk [ENTER]. Alternativt kan du taste inn kontaktnummeret direkte i kontofeltet. Du vil da slippe dette valget. Uansett åpnes en oversikt over alle Fakturaer som er registrert på kontakten. 5. Merk fakturaen du skal registrere betaling for. Alternativt kan du taste inn fakturanummeret direkte i kontofeltet. 6. Tast inn Motkonto, og trykk [ENTER]. Motkonto er den kontoen betalingen skal føres mot. Ved registrering på bilagsart Bank vil motkonto 1930 Bankinnskudd være det naturlige. Bilaget kan nå overføres til Hovedbok. Den åpne posten i reskontro vil oppdateres med betalingen og registreres som 'Lukket' dersom betalingen er identisk med det utestående beløpet på fakturaen. 34

44 BILAGSREGISTRERING Bilagsføring med egendefinert kostnadsbærer Ved bilagsføring i bilagsregistrering kan du, dersom du har Mamut Enterprise E5, eller tilleggsprodukt for ekstra kostnadsbærere, mulighet til å føre på din egen spesialtilpassede kostnadsbærer i tillegg til standard bærerne Avdeling og Prosjekt. Slik kommer du i gang med egendefinerte kostnadsbærere Definer først dine egne kostnadsbærere under knappen Kostnadsbærere som du finner ved å velge Vis - Innstillinger - Regnskapsinnstillinger - Modulinnstillinger. Aktiver deretter kolonnen for Kostnadsbærergruppe i brukerinnstillinger i bilagsregistrering slik at kolonnen vises i bilagsregistreringsvinduet. Før bilag på vanlig måte men velg i tillegg egendefinert kostnadsbærer på aktuelle bilagslinjer. Tips! Ekstra kostnadsbærere er kun tilgjengelige ved registrering av bilag i bilagsregistrering. Bilag som føres via andre moduler vil ikke kunne kostnadsføres på disse ekstra kostnadsbærerne automatisk, men du kan endre kostnadsbærere på bilag i ettertid. Dette kan gjøres via Reskontro og Hovedbok ved å markere aktuelt bilag og klikke Rediger. Tips! På reskontro- og regnskapsrapporter der du kan sette avansert utvalg, kan du sette utvalg på dine egendefinerte kostnadsbærere. 35

45 REGNSKAP Korrigering, tilbakeføring og sletting av bilag Via menyen Vis - Regnskap - Bilagsregistrering kan du redigere, tilbakeføre, og i visse tilfeller, slette bilag. Mulighetene for å redigere bilag etter at de er overført til hovedboken er begrenset. Vi anbefaler derfor at du kontrollerer og retter opp eventuelle feilkilder før du overfører til hovedbok. Oppdager du feil i et bilag som allerede er overført til hovedbok må du føre et korrigeringsbilag som er lik det opprinnelige, men med motsatte fortegn. Det finnes en funksjon i hovedboken der du kan reversere bilag i hovedboken dersom perioden bilaget var ført ikke er lukket. Du kan ikke føre bilag på avsluttede regnskapsperioder. Slik sletter du et bilag som ikke er overført til hovedbok Merk! Når du sletter et bilag, vil det neste bilaget som opprettes benytte dette bilagsnummeret, slik at det ikke blir hull i bilagsnummerserien. Ønsker du å slette flere bilag, bør du slette de i rekkefølge slik at det nyeste slettes først, og det eldste til slutt. Dette for at nummerseriene skal oppdateres korrekt. 1. Finn frem til bilaget som skal slettes/korrigeres. 2..Klikk Slette i verktøylinjen for å slette et bilag eller en bilagslinje. 3. Velg om du vil slette en Linje eller et Bilag. Dersom bilaget ikke balanserer etter at du har slettet en linje, må du sette inn en ny posteringslinje før du kan gå videre. Det opprinnelige bilaget og det nye bilaget vil til sammen gå i null. Slik fører du et korrigeringsbilag for et bilag som er overført til hovedbok 1. Opprett ett nytt bilag (f.eks. utgående kreditnota), velg ønsket dato og periode. 2. Velg Vis bilagsliste i nedtrekkslisten. 3. Velg deretter Hovedbok i nedtrekkslisten nederst til høyre. 4. Søk deg frem til bilaget som skal reverseres. Skriv f.eks. inn aktuelt bilagsnummer og bilagsart, og bilaget vil komme til syne i feltet nedenfor. 36

46 BILAGSREGISTRERING 5. Marker bilaget og klikk Gå til. Klikk deretter Lukk. Bilaget vil nå vises nederst i hovedvinduet. 6. Klikk Slett. Knappen finner du over bilagslisten. Du får da spørsmål om du ønsker å reversere bilaget. Svar Ja på dette. Programmet vil da føre et nytt bilag motsatt av hovedboksbilaget. NB! Angrer du reverseringen, kan du slette bilaget på vanlig måte ved å klikke på Slett i øvre del av vinduet. Du vil likevel kunne reversere samme bilaget senere. 7...Klikk Overfør til hovedbok for å overføre bilaget. Det opprinnelige bilaget og det nye bilaget vil til sammen gå i null. Slik setter du inn en posteringslinje 1. Finn frem til bilaget som mangler posteringslinjer. 2. Plasser markøren i en av bilagslinjene. 3..Klikk Sett inn posteringslinje. 4. Før inn de manglende posteringslinjene på vanlig måte. Posteringslinjen er satt inn. Slik kan du endre periode på et bilag 1. Finn frem til bilaget som er ført i feil periode. 2. Plasser markøren i en av bilagslinjene. 3. Endre perioden i periodefeltet i verktøylinjen. Perioden endres, og du kan overføre til hovedboken på den nye perioden. Dato: Det samme gjelder når du skal endre dato. Samtlige posteringslinjer på det valgte bilaget vil da bli endret til den nye perioden/datoen. 37

47 REGNSKAP Reversering av bilag i hovedboken Inntil perioden lukkes kan du reversere bilag som er overført til hovedboken. Dersom bilaget ikke kan reverseres, kan du i stedet føre korrigeringsbilag manuelt i bilagsregistrering i en åpen periode. Merk! Det er ikke mulig å reversere automatisk genererte inngående saldo-bilag. Slik reverserer du et bilag fra hovedboken i en åpen periode 1. Velg Vis - Regnskap - Hovedbok - Bilagsliste. 2. Marker bilaget. 3..Klikk på Slett, og velg metode for føring av korrigeringen. Reversering sletter ikke bilaget fra hovedboken. Det opprettes et nytt bilag som reverserer det opprinnelige (se nedenfor). Hovedbok: Et nytt bilag med motsatte posteringer opprettes. I beskrivelsen til bilaget vil det bli lagt inn en referanse til opprinnelig bilag. Posteringsjournalen skrives ut. eller Bilagsregistrering: Et nytt bilag med motsatte posteringer åpnes i bilagsregistrering. I beskrivelsen til bilaget vil det bli lagt inn en referanse til opprinnelig bilag. Bilaget kan redigeres videre før det overføres til hovedbok på vanlig måte. Hvordan linke et dokument til et bilag?.du kan linke ett dokument til et bilag, for eksempel dersom du ønsker å skanne bilagsdokumentasjonen, og senere kunne se åpne den fra programmet. Dokumentet kan linkes til bilaget både fra bilagsregistreringen og fra hovedboken. Merk! Dersom du ikke ser knappen Linket dokument i bilagsregistrering er det fordi du ikke har merket av for dette i brukerinnstillingene for bilagsregistrering under Funksjoner. Slik linker du et dokument til et bilag i bilagsregistrering 1. Poster et bilag på vanlig måte i bilagsregistrering. 2. Klikk Lagre når bilaget balanserer. 3. Klikk Linket dokument. 4. Klikk Link dokument. 38

48 BILAGSREGISTRERING 5. Velg korrekt dokument fra din datamaskin eller en annen maskin i nettverket, og klikk OK. 6. Klikk OK. Dokumentet linkes til bilaget. Du kan senere åpne dokumentet direkte fra bilaget ved å velge Linket dokument. Du kan også åpne dokumentet fra hovedboken ved å markere bilaget i hovedboken, og klikke Linket dokument øverst i verktøylinjen. Du kan også linke et dokument til bilaget fra hovedboken. Dette gjør du ved å markere bilaget i hovedboken, klikke Linket dokument, og deretter velge Link dokument..du kan ikke linke flere dokumenter. Ønsker du å linke et annet dokument, kan du klikke på knappen Linket dokument, og deretter Slett dokument. Dataområdet Dokumentene som linkes til et bilag kopieres til dataområdet. Eksempel på dataområde, når programmet er installert lokalt på din maskin, og firmadatabasen du har ført bilaget i er firmadatabasenummer 001: C:\Documents and Settings\All Users\Public Mamut\Mamut\Data\Client\000\001\Documents\journals\2008 Tips! Du kan åpne dataområdet ved å velge Fil - Databaseverktøy - Gå til systemets datafiler. Om skanning av dokumenter Faktura, bilag og rekvisisjoner kan skannes og lagres, og deretter viderebehandles elektronisk. Har du en skanner kan du selv skanne dokumenter og lagre de som vedlegg til for eksempel bilag i programmet. Du kan se mer om dette i kapittelet om Bilagsregistrering. Enkelte programvareleverandører leverer i tillegg spesiallagede programmer for skanning, og deretter elektronisk viderebehandling av ulike typer dokumenter. En del av disse dokumentene kan være egnet for å videreføre inn i ditt økonomisystem. Særlig fakturaer du mottar fra dine leverandører er egnet for dette. For å få til dette benyttes programvare for skanning, og ofte også OCR-programvare. OCR står for Optical Character Recognition, og er programmer som leser og tolker tekster i et elektronisk dokument, og der du som bruker gradvis lærer opp programmet til å tolke tekster i dokumenter du skanner ofte. Det er mulig å importere bilag som er skannet og kontert i programmet Compello. Dette krever lisens på Tilleggsprodukt. Merk at begrepet OCR også ofte benyttes i forbindelse med funksjoner knyttet til filer fra banken som inneholder informasjon om betalinger som er gjort fra kundene dine. Her kaller vi funksjonen for dette OCR/Bank. Dette må ikke forveksles med funksjoner der du selv skanner dokumenter. 39

49 REGNSKAP BILAGSMALER Verktøylinjen for bilagsmaler Du kan aktivere verktøylinjen for bilagsmaler, som gir deg egne knapper i bilagsregistreringsvinduet, i stedet for eller i tillegg til nedtrekkslisten for bilagsmaler. Disse knappene fungerer som snarveier til ulike bilagsmaler. Bilagsregistreringen blir da noe endret. De store knappene øverst i bilagsregistreringsvinduet gjør det enkelt å registrere de vanligste bilagene. Knappene starter små veivisere som hjelper deg å legge inn all informasjon som er nødvendig for korrekt føring av bilagene..knappene aktiveres gjennom brukerinnstillinger for bilagsregistrering, og knappen Verktøylinje bilagsmal. Du kan også legge opp dine egne bilagsmaler, i tillegg til de systemopprettede bilagsmalene. Knappene er for brukere som ønsker å forenkle føringen av bilag. Enkelte som har hurtigtaster og kontoer i fingrene vil kanskje oppleve det som mest effektivt å føre bilagene linje for linje. Merk! Vær oppmerksom på at du vil få færre muligheter til å overstyre forvalgte innstillinger på kunder og leverandører når du benytter denne verktøylinjen. 40

50 BILAGSMALER Innstillinger for verktøylinjen for bilagsmaler.i brukerinnstillingene har du mulighet til å overstyre bilagsartene som er spesifisert for føring ved bruk av hurtigknappene. I tillegg kan du opprette egne knapper som lar deg føre bilag ved hjelp av egendefinerte bilagsmaler. Slik endrer du bilagsart for en bilagsmal 1..Klikk til høyre for valget Verktøylinje bilagsmal i brukerinnstillinger. 2..Klikk deretter ved siden av malen du ønsker å endre bilagsart for. 3. Velg bilagsart i nedtrekkslisten. 4. Klikk OK. Bilag opprettet med bilagsmalen vil nå føres med bilagsarten. Slik kan du legge til en egendefinert bilagsmal 1. Velg blant dine egendefinerte bilagsmaler i nedtrekkslistene nederst i vinduet. 2..Klikk ved siden av nedtrekkslisten om du ønsker å justere innstillingene for bilagsmalen. 3. Klikk OK. Verktøylinjen vil nå oppdateres med dine egendefinerte bilagsmaler. 41

51 REGNSKAP Egne bilagsmaler Opprettelse/redigering av bilagsmaler Bilagsmaler opprettes og redigeres gjennom en veiviser som leder deg gjennom alle nødvendige innstillinger. Før du går i gang med veiviseren kan det være en fordel å tegne opp hvordan de endelige bilagene skal se ut, og planlegge hvilke inntastingsverdier som er nødvendige. Programmet er oppsatt med flere slike bilagsmaler, som kan benyttes som utgangspunkt for dine egne. I stedet for å opprette helt nye bilagsmaler, kan du duplisere en som allerede finnes, og redigere denne ved hjelp av veiviseren. Slik oppretter du en ny bilagsmal 1. Velg Vis - Regnskap - Bilagsmaler. 2. Klikk Ny, eller marker en bilagsmal og klikk Dupliser. 3. Tast inn Sorteringsnummer. Dette styrer rekkefølgen bilagsmalene vil få i nedtrekkslisten i bilagsregistrering. Ved å endre numrene kan du flytte de mest brukte bilagsmalene opp i listen slik at de blir lettere tilgjengelig. Les mer om bilagsregistrering ovenfor. 4. Skriv inn ønsket Navn på bilagsmalen. 5. Bestem Standard bilagsart. 6. Skriv inn Beskrivelse. 7. Velg hvilken Gruppe bilagsmalen skal tilhøre. Gruppefeltet benyttes til sortering av bilagsmaler. 8. Merk av dersom Malen skal brukes til periodisering. 9. Fjern markeringen dersom bilagsmalen ikke Skal vises i bilagsregistrering. 10. Klikk Neste. 42

52 BILAGSMALER Bilagsmalen er nå opprettet, og redigeres videre i neste steg i veiviseren (nedenfor). Periodisering av kostnad/inntekt I enkelte tilfeller skal kostnader på en faktura periodiseres over flere måneder selv om fakturaen skal betales i sin helhet. Dette kan for eksempel gjelde ved kvartalsvis betaling av husleie. Innstilling for periodisering av en bilagsmal vil kun være tilgjengelig dersom det er satt at Malen skal brukes til periodisering i første steg av veiviseren for å opprette eller ende en bilagsmal. (se ovenfor). Klikk Ny for hver periodisering du ønsker å opprette. For slik periodisering defineres et eget bilag gjennom Oppbygning av bilagslinjer som gjentas et visst antall ganger med 1 periodes intervall. Du kan også bestemme hvor lenge etter aktiv periode gjentakelsene skal starte. Eksempel på periodisering: Beskrivelse Start periode Antall gjentakelser Opprinnelig bilag Periodisering genererer følgende 4 bilag: Aktiv periode 1 Aktiv periode 3 Bilagsnr. Periode Periodisering (beskrivelse) Opprinnelig bilag 1 1. periodisering 2 2. periodisering 3 3. periodisering Bilagsmalen oppretter med andre ord like mange bilag som summen av Antall gjentakelser for alle linjene i dette vinduet. 43

53 REGNSKAP Klikk Neste for å sette hvilke innverdier som skal kreves ved anvendelse av bilagsmalen. Se "Definisjon av Inntastingsverdier" nedenfor. Definisjon av Inntastingsverdier Ved anvendelse av en bilagsmal blir du som oftest bedt om å taste inn enkelte verdier som skal inngå i bilaget. Det er ingenting i veien for å opprette bilagsmaler uten slike inntastingsverdier, men med forhåndsbestemte, faste verdier i alle bilagslinjene. Klikk Ny for hver innverdi du trenger til bilagsmalen. For hver verdi angir du: Type: Du kan velge mellom ti verdityper: Beløp, Konto, Kunde, Leverandør, Fakturanummer, KID, Prosjekt, Avdeling, Beskrivelse og Dato. Dette valget styrer hvilket format verdiene har som velges/skrives inn. Beskrivelse: Denne beskrivelsen blir navnet til feltet i inntastingsvinduet. Har du for eksempel flere felt av type Konto kan det lønne seg å gi et navn som beskriver hva kontoen skal benyttes til i bilaget (eksempelvis Balansekonto og Kostnadskonto ). Standardverdi: Fylles automatisk inn i feltet ved anvendelse av bilagsarten. Legg merke at du også kan endre denne standardverdien i inntastingsvinduet, ved å merke av for Standard (se "Om Bilagsmaler"ovenfor). Skjul inntastingsverdi: Dersom du ønsker at standardverdien skal benyttes hver gang bilagsmalen benyttes kan du skjule feltet fra inntastingsvinduet. Dette betinger selvfølgelig at du har satt en standardverdi ellers vil ikke bilagsmalen fungere..etter hvert som du legger opp flere innverdier kan du se en Forhåndsvisning av vinduet. Klikk Neste for å bestemme hvor verdiene plasseres i bilagslinjene (se nedenfor). Opprett bilagslinjer Siste steg i veiviseren for bilagsmaler er å sette opp selve bilagene. For hver bilagslinje kan du plassere inntastingsverdiene du definerte i forrige vindu i bilaget. Du kan også sette inn faste verdier for hver bilagslinje om du ikke ønsker å benytte inntastingsvinduet. Periodiserte bilagmaler krever at du definerer ett eget bilag for hver periodisering. I nedtrekkslisten øverst til høyre velger du mellom periodiseringene, og oppretter bilagslinjer for hver av dem. Om du ikke har klart for deg hvilke inntastingsverdier som trengs til bilaget, kan du opprette bilagslinjene først, og klikke Tilbake for å legge inn inntastingsverdier etter hvert som du trenger dem. Slik oppretter du bilagslinjer 1. Klikk Ny for å opprette en bilagslinje. 2. Sett opp verdier for hver av kolonnene i bilagslinjen i Linje-vinduet. 3. Gjenta prosedyren til du har opprettet alle bilagslinjene som skal inngå i bilaget. 44

54 BILAGSMALER 4. Periodiserte bilagsmaler krever at du oppretter flere bilag. Du velger de forskjellige periodiseringene i nedtrekkslisten øverst til høyre i vinduet. Vær nøye med at alle bilagene balanserer og at du har fordelt alle beløp slik at eventuelle interimskontoer er tømt etter eventuelle periodiseringer. 5. Klikk Fullfør for å lagre malen. Malen kan nå benyttes ved bilagsregistrering. Feltbeskrivelser for linjer i bilagsmalene Hvert felt i en bilagslinje kan enten inneholde en fast verdi som er likt hver gang bilagsmalen benyttes, eller en variabel verdi som hentes fra inntastingsvinduet. De variable verdier hentes inn i felt ved at du velger verdibeskrivelsen som er angitt i klammer, slik: <Verdibeskrivelse>. Konto hentes inn fra kontoplanen gjennom en nedtrekksliste. Skal du benytte en annen konto finner du raskt frem ved å åpne nedtrekkslisten og taste inn de første sifrene i kontonummeret. Kontoer som hentes fra inntastingsvinduet ligger øverst i denne listen. Alle inntastingsverdier av type Konto kan velges her. Feltet Beskrivelse foreslår alltid navnet på kontoen du valgte ovenfor. Dette feltet kan du gjerne overskrive med en fast verdi. Husk også på at beskrivelsesfeltet alltid kan overskrives etter at bilaget er opprettet ved registrering. Som Avg. behandling foreslås alltid innstillingene for hovedbokskontoen du valgte øverst. Om denne alltid skal overskrives ved bruk av bilagsmalen, kan du velge en annen avgiftskode i nedtrekkslisten. Reskontronummer, kan kun settes for kontoer med reskontrofunksjon (standard er 2410 Leverandørgjeld og 1510 Kundefordringer). Alle inntastingsverdier av type Leverandør kan velges dersom Konto er 2410 og Kunde om Konto er Fakturanummer kan kun settes for kontoer med reskontrofunksjon (standard er 2410 Leverandørgjeld og 1510 Kundefordringer). Alle inntastingsverdier av type Fakturanr. kan velges her. KID kan kun settes for kontoer med reskontrofunksjon (standard er 2410 Leverandørgjeld og 1510 Kundefordringer). Alle inntastingsverdier av type KID kan velges her. Prosjekt hentes inn fra prosjektregisteret gjennom en nedtrekksliste. Prosjekter som hentes fra inntastingsvinduet finner du øverst i denne listen. Alle inntastingsverdier av type Prosjekt kan velges her. 45

55 REGNSKAP Avdeling hentes inn fra standardregisteret gjennom en nedtrekksliste. Avdelinger som hentes fra inntastingsvinduet finner du øverst i denne listen. Alle inntastingsverdier av type Avdeling kan velges her. Som Beløp kan du velge en inntastingsverdi direkte eller du kan bygge opp en formel som lar deg utføre avanserte kalkulasjoner basert på en eller flere inntastingsverdier. Alle inntastingsverdier av type Beløp kan velges her. Bruker du en inntastingsverdi direkte kan du også velge om beløpet skal føres som debet eller kredit, og om det skal føres eksklusiv eller inklusiv merverdiavgift. Velger du F o r me l må du åpne et eget vindu for å definere utregningen. Debet eller kredit bestemmes da etter beløpets fortegn, positive beløp føres som debet og negative føres som kredit. Les mer under "Formler i bilagsmaler" nedenfor. Formler i bilagsmaler Formler i bilagsmaler Beløpet i en bilagslinje kan enten hentes rett fra en inntastingsverdi, eller den kan bestå av en formel. I en formel kan du sette opp dine egne regneoperasjoner basert på en eller flere inntastingsverdier..vinduet for opprettelse av en slik formel åpnes gjennom denne knappen etter du har valgt Formel i nedtrekkslisten for beløp. 1. Velg inntastingsverdien som skal inngå i beregningen fra nedtrekkslisten. Hver innverdi kan velges eksklusiv eller inklusiv merverdiavgift. 2. Klikk Sett inn. Inntastingsverdien vises nå som en kode i formelvinduet. Eksempel: <b_fakturabeløp> (b står her for Brutto som betyr at Fakturabeløpet benyttes inklusiv mva.) 3. Skriv inn kalkulasjonene som skal utføres på beløpet. Du kan benytte de fire vanligste regneoperasjonene, heltall eller desimaler. Pass på at du bruker PUNKTUM (.) som desimalskilletegn. 4. Sett MINUS foran hele beregningen om du ønsker å reversere tidligere valg av debet eller kredit. Hovedregelen er at et negativt resultat av formelen føres som kredit, og positive resultat føres som debet. Eksempel: - <n_fakturabeløp> / 3 Dette setter inn en tredjedel av fakturabeløpet (som er en inntastingsverdi) eksklusive mva (netto). Samtidig snus fortegnet slik at debet/kredit-føringen reverseres. 46

56 BILAGSMALER Import/Eksport av bilagsmaler Bilagsmaler er kun tilgjengelig for firmadatabasen de opprettes i. Dersom har opprettet bilagsmaler som du ønsker å benytte i flere firmadatabaser kan du eksportere malene og importere disse i en annen firmadatabase. Slik eksporterer du bilagsmaler 1. Åpne menyen Vis - Regnskap og klikk Bilagsmaler. 2. Klikk Eksport. 3. Overfør bilagsmalene du ønsker å eksportere til høyre i vinduet. 4. Klikk Eksport. 5. Bla deg frem til mappen du ønsker å lagre filen i. (F.eks. C:\ Mine dokumenter). 6. Klikk OK. Bilagsmalene er nå eksportert og kan importeres i en annen firmadatabase. Slik importerer du bilagsmaler 1. Velg Fil og klikk Åpne firmadatabase. 2. Velg firmadatabasen du ønsker å importere bilagsmalene i. 3. Velg Vis - Regnskap og klikk Bilagsmaler. 4. Klikk Import. 5. Bla deg frem til mappen som du lagret de eksporterte bilagsmalene i. 6. Velg filen som inneholder eksporten og klikk OK. 7. Overfør bilagsmalene du ønsker å importere til høyre i vinduet. 8. Klikk Import. Bilagsmalene er nå importerte og kan benyttes ved bilagsregistrering. 47

57 REGNSKAP VALUTA Valutaregisteret består av en liste med alle registrerte valutaer, med valutakurser. Programmet regner ut priser på produkter i henhold til kursene som legges inn i valutaregisteret. I valutaregisteret ligger de mest brukte valutaenhetene som standard. Du kan opprette flere valutaenheter ved behov. Valutaregisteret kan åpnes ved å klikke Valutaregister i Bilagsregistrering, via Vis - Innstillinger - Firma - Standardregister, eller ved å velge Vis - Regnskap - Valuta..Vær oppmerskom på at listen som standard vises med et utvalg av alle valutaene som er registrert i systemet. Før du eventuelt forsøker å opprette en ny valuta bør du klikke på Utvalg i verktøylinjen for å se om valutaen allerede er registrert. Utvalget viser de valutaene som er markert med Vis i listen. Vinduet inneholder en liste over alle registrerte valutaenheter i programmet. NOK (Basisvalutaen) og Euro er markert med en lys bakgrunnsfarge slik at det skal være lett å se dem. NOK (Basisvalutaen) kan ikke slettes. Det samme gjelder Euro..Dersom du har endret valutakurser i valutaregisteret, kan du oppdatere kursene i produktregisteret ved å klikke Oppdater produktregister. Valutakurs Du endrer kursen ved å skrive inn den nye kursen i Kurs. Systemet endrer automatisk datoen for den nye kursen tilsvarende Systemdato. Systemet vil benytte den nye kursen fra og med denne datoen. Tips! Du kan stille inn systemet slik at du får en regelmessig påminnelse om å oppdatere valutakursen. Dette gjør du under Vis - Innstillinger - Regnskap - Modulinnstillinger - Valuta. 48

58 VALUTA Valutakontohåndtering Dersom du har en egen konto for valuta i din bank, kan denne knyttes opp mot en hovedbokskonto med valutafunksjonalitet. Ved bruk av valutakonto vil du ha full oversikt over valutabeholdningen på denne kontoen. Det er kun balansekontoer, unntatt reskontrokontoer, som kan defineres som valutakontoer. Slik oppretter du en valutakonto 1. Klikk Ny i kontoplanen. 2. Legg inn kontonummeret på den nye kontoen din, f.eks Klikk OK. 4. Legg inn navn på kontoen. 5. Sjekk at St. fokus, Avgiftskode og kontoens plassering i oppstillingsplanen er korrekt. 6. Klikk på fanekortet Avansert. 7. Velg korrekt valuta i nedtrekkslisten Valuta. 8. Velg Bank/post/kasse. Dette definerer at det er en Bank/post/kasse konto, du kan sette begrensninger på bilagsartene på slike kontoer. 9. Klikk Lagre. Kontoen benyttes nå som en valutakonto. Ønsker du å avstemme din valutakonto må du merke av for Bankavstemming for kontoen i kontoplanen. Funksjonen for bankavstemming finner du under Vis - Regnskap - Bankavstemming. Kontoer som er satt opp som valutakontoer vil du kunne ta ut egen valutarapport på i rapportmodulen. 49

59 REGNSKAP Registrering av betaling i valuta i bilagsregistrering Ved registrering av en betaling mot en valutafaktura i bilagsregistrering vil du få opp et eget valuta-vindu der du kan legge inn et evt. gebyr, samt endre totalbeløpet. Betalt vil hentes fra den originale fakturaen i aktuell valuta, men kan overstyres ved f.eks. delbetaling. I feltet Gebyr kan du registrere bankens gebyr i forbindelse med valutatransaksjonen. Kontoen som vil bli belastet er kontoen for bankgebyr for valutatransaksjoner som du finner under systemkontoer. Totalbeløp refererer til totalsummen som har gått inn/ut på din konto i klientvalutaen. 50

60 RESKONTRO RESKONTRO Kundereskontroen og Leverandørreskontroen gir deg en fullstendig oversikt over alle åpne reskontroposter som er gjort på kundene og leverandørene dine og forenkler dermed betalingsoppfølgingen. Posteringer på en konto som er satt opp med reskontrofunksjonalitet i Kontoplanen blir automatisk postert både i Hovedbok og Reskontro. I Hovedbok finner du postene på kontoen med reskontrofunksjonalitet, mens du i Reskontro finner igjen de samme postene på reskontronummeret. Når man i Kontaktkortet definerer en kontakt som Kunde/Leverandør tildeles et Kundenummer/Leverandørnummer, som er det samme som Reskontronummer. Reskontroen knytter sammen informasjon fra flere moduler. I flere tilfeller er det ønskelig å se informasjon fra disse modulene, og du kan derfor åpne dem direkte fra reskontroen ved å klikke på knappene Gå til kontaktkortet, Gå til faktura, Gå til innkjøp og Gå til bilag. Gjennom knappene i margen kan du velge mellom forskjellige visninger og funksjoner i modulen. Kundeliste, Leverandørliste, Reskontroliste og Aldersfordeling har en rekke funksjoner for behandling av poster i reskontro:.du kan du registrere inn- og utbetalinger direkte på kundene eller leverandørene dine..du kan også matche/linke poster mot hverandre..du kan Redigere postene..du kan Gå til faktura fra Kundereskontroen..Du kan Gå til innkjøp fra Leverandørreskontroen..Du kan Gå til bilag for å finne bilaget i hovedboken. Alle registreringer mot kontoer med reskontrofunksjon finnes her sortert på Kunden eller Leverandøren som er knyttet opp mot posteringen, og ikke etter bilagsart, periode eller dato som i Hovedbok. I kundereskontromodulen finner du dessuten flere muligheter for videre betalingsoppfølging. Du finner knapper for betalingsoppfølging til venstre i kundereskontroen. Her har du mulighet for å generere betalingspåminnelser, sende fordringer til inkasso, rentefakturere, sende fordringer til factoring og lese inn OCR-filer. Konto 1510 er standard konto for kundefordringer. I leverandørreskontromodulen har du også mulighet for å generere remitteringsfiler til banken din. Du finner knapper for betalingsoppfølging til venstre i leverandørreskontroen. Her har du mulighet for å generere filer til bank og å lese inn filer fra bank. Konto 2410 er standard konto for leverandørgjeld. Tips! De ulike vinduene i reskontro har en rekke utvalgsmuligheter øverst i vinduet. Når du endrer utvalgene må du klikke Oppdater for å oppdatere listen i henhold til utvalget du har satt. Tips! Du kan eksportere en rekke lister og tabeller til Microsoft Excel ved hjelp av en meny på høyreklikk. Du kan sette et utvalg i listen - høyreklikke - og få dette utvalget ut i rapporten. Rapporten åpnes direkte i Excel. Vær oppmerksom på at filen er en midlertidig fil. Du må lagre denne dersom du ønsker å ta vare på den. 51

61 REGNSKAP Kundereskontro Kundereskontroen gir deg en fullstendig oversikt over alle åpne reskontroposter som er gjort på kundene dine og forenkler dermed betalingsoppfølgingen. Posteringer på en konto som er satt opp med Kundereskontrofunksjonalitet i Kontoplanen blir automatisk postert både i Hovedbok og Reskontro. I Hovedbok finner du postene på kontoen med reskontrofunksjonalitet, mens du i Reskontro finner igjen de samme postene på Reskontronummeret. Når man i Kontaktkortetkontaktkortet definerer en kontakt som Kunde tildeles et Kundenummer, som er det samme som Reskontronummer. Kundereskontroen knytter sammen informasjon fra flere moduler. I flere tilfeller er det ønskelig å se informasjon fra disse modulene, og du kan derfor åpne dem direkte fra reskontroen ved å klikke på knappen for Gå til kontaktkortet, Gå til faktura og Gå til bilag. Gjennom knappene i margen kan du velge mellom forskjellige visninger og funksjoner i modulen. Ved å klikke på pilknappen til høyre for Opprette aktiviteter kan du opprette skreddersydde aktiviteter. Du bestemmer selv innholdet i aktivitetene og hvilke moduler aktivitetsmalene skal være tilgjengelige i. Kundeliste Kundelisten viser summen av alle reskontroposter per kunde. Du kan velge om du vil se en samlet liste over alle kundene dine, eller om du vil se en liste for en gitt kunde. I kundelisten vil du, i tillegg til Åpne poster, kunne sette utvalg på Åpne poster - Saldo = 0 og Åpne poster - Saldo < 0. Bruk av disse utvalgskriteriene gjør det enklere å finne poster som ikke er lukket mot hverandre. Tips! Ved å velge Vis detaljer får du opp en detaljert liste som viser hvilke poster som utgjør saldoen på den aktuelle kontakten. Leverandørreskontro Leverandørreskontroen gir deg en fullstendig oversikt over alle posteringer som er gjort på leverandørene dine og forenkler dermed betalingsoppfølgingen. Posteringer på en konto som er satt opp med leverandørreskontrofunksjonalitet i kontoplanen blir automatisk postert både i Hovedbok og Reskontro. I Hovedbok finner du postene på kontoen med reskontrofunksjonalitet, mens du i Reskontro finner igjen de samme postene på Reskontronummeret. Når man i kontaktkortet definerer en kontakt som Leverandør tildeles et leverandørnummer, som er det samme som Reskontronummer. Leverandørreskontroen knytter sammen informasjon fra flere moduler. I flere tilfeller er det ønskelig å se informasjon fra disse modulene, og du kan derfor åpne dem direkte fra reskontroen ved å klikke på knappen for Gå til kontaktkortet, Gå til innkjøp og Gå til bilag. Gjennom knappene i margen kan du velge mellom forskjellige visninger og funksjoner i modulen. Ved å klikke på pilknappen til høyre for Opprette aktiviteter kan du opprette skreddersydde aktiviteter. Du bestemmer selv innholdet i aktivitetene og hvilke moduler aktivitetsmalene skal være tilgjengelige i. 52

62 RESKONTRO Leverandørliste Leverandørlisten viser summen av alle reskontroposter per leverandør. Du kan velge om du vil se en samlet liste over alle leverandørene dine, eller om du vil se en liste for en gitt leverandør. I leverandørlisten vil, du i tillegg til Åpne poster, kunne sette utvalg på Åpne poster - Saldo = 0 og Åpne poster - Saldo > 0. Bruk av disse utvalgskriteriene gjør det enklere å finne poster som ikke er lukket mot hverandre. Nederst i vinduet vil du se en summering som viser Totalt utestående, Ikke Forfalt og Forfalt for leverandøren som er markert. Registrering av Inn-/utbetaling i reskontro Når du skal registrere inn- eller utbetalinger på åpne poster i reskontroen, har du to muligheter. Du kan enten registrere bilaget i bilagsregistrering, eller fra reskontro. Når du registrerer fra reskontro får du opp et vindu som forenkler bilagsregistreringen av betalingen. Vinduet tilsvarer betalingsvinduet du får opp dersom du benytter Verktøylinjen for bilagsmaler til hurtigføring av bilag. Se mer om dette i eget avsnitt. Merk! Benytter du automatisk remittering vil du motta en returfil fra banken som du eventuelt kan bestemme skal bilagsføre utbetalingene automatisk. Se mer om dette nedenfor..i Kundeliste, Leverandørliste, Reskontroliste, Saldoliste og Aldersfordeling kan du registrere inn- og utbetalinger direkte på kundene eller leverandørene dine. Du kan dobbeltklikke på kunden i listen, på den enkelte post i detaljert liste, eller klikke på knappen Inn-/Utbetaling. Alle registreringer mot kontoer med reskontrofunksjon finnes her sortert på kunden eller leverandøren som er knyttet opp mot posteringen, og ikke etter bilagsart, periode, eller dato som i Hovedbok. Slik registrerer du inn- og utbetalinger i reskontro i reskontromodulen 1. Velg Vis - Regnskap - Kundereskontro (eller Leverandørreskontro). 2. Finn frem til posten som skal betales, for eksempel i Kundeliste, med utvalget Kunder - Åpne poster. 3..Klikk Inn-/Utbetaling i nedre del av vinduet. 4. Sjekk at Betalingsdato stemmer med datoen du mottok betalingen. 5. Velg Konto etter hvilken betalingsform som er benyttet. Hvert valg er knyttet mot en spesifikk bilagsart og hovedbokskonto. Disse alternativene kan redigeres under Regnskapsinnstillinger. 6. Velg om posten som betales er en Åpen post eller Lukket post. Dette valget bestemmer hvilke poster du kan velge mellom i vinduet nedenfor. 7. Velg også hvordan du ønsker at postene skal grupperes, etter MatchID eller Fakturanummer. Dette vil bare være relevant dersom du har mange fakturaer og trenger bedre oversikt. Dersom du har linket to poster sammen vil disse vises på en linje når du grupperer på MatchID, for å få hver av postene på en egen linje må du velge å gruppere på Fakturanummer. 8. Juster beløpet dersom det avviker fra det som skal Inn-/utbetales. En eventuell delbetaling kan følges opp videre gjennom reskontroen. 53

63 REGNSKAP 9. Før eventuelt P å mi n nelsesgebyr i egen kolonne. Dette beløpet registreres på egen konto og ikke mot hovedfordringen. 10. Klikk OK. Betalingsbilaget er nå bokført i Hovedbok og reskontro, og du får opp en meldingsboks som sier hvilket bilagsnummer dette bilaget har fått. Inkasso: Dersom du fører en innbetaling, og denne er sendt inkasso, vil du få opp et vindu der du må angi om betalingen er foretatt fra Kunden direkte eller Inkassoselskapet. Dersom kunden betaler direkte vil du i slike tilfeller gjerne måtte melde fra om dette til inkassoselskapet. Merker du av for Kunden her, vil fordringen bli med i grunnlaget for reskontro-rapporten: Inkasso. Innbetalt av kunden, sendt til inkasso. Registrering av betaling i valuta i reskontro Når du benytter funksjonen for betaling via reskontroen, vil du få opp ett eget vindu for registrering av sum både i fremmed valuta og klientvaluta. I feltet Betalt blir det automatisk foreslått totalsummen på den valgte fakturaen. Hvis det ikke er snakk om en full betaling, men bare deler av beløpet blir betalt denne gangen, kan man endre dette her. Feltet Gebyr skal benyttes for å legge inn eventuelle gebyrer som du blir belastet for. Hvis det er snakk om kunders innbetaling, vil dette feltet kun skulle benyttes om kunden trekker fra for gebyrer i egen bank. Hvis det er din utbetaling til en leverandør, er det selvsagt snakk om gebyrer som blir lagt til ditt trekk fra konto i forbindelse med valutatransaksjoner. Mange banker samler opp disse og sender ut egne bilag for bankgebyrer i slutten av måneden. I disse tilfellene er det ikke nødvendig å bruke dette feltet. Feltet Totalbeløp skal alltid reflektere den summen som faktisk har kommet inn på/går ut fra din konto. Det er denne summen som vil bli ført mot din bankkonto. 54

64 RESKONTRO Selv om det er snakk om en fullstendig betaling, og ingen gebyrer, vil kursendringer føre til at summen i din valuta har endret seg. Differansen mellom hva som ble bokført på fakturatidspunktet, og det som nå blir ført inn/ut av din bank, kaller vi Agio. Denne vil bli automatisk ført i ditt system, i henhold til innstillingene i Vis - Innstillinger - Regnskapsinnstillinger - Regnskapsinnstillinger - Systemkontoer. Når du har fylt ut alle ovennevnte felter kan du klikke OK. Du vil da komme til et nytt vindu der du kan endre betalingsdato og konto for bank. Etter å ha påsett at alle disse innstillingene er korrekte, kan du klikke OK, og det blir ført ett bilag for denne ene betalingen. Hvis du skal føre flere betalinger mot samme bankbevegelse, anbefaler vi å benytte bilagsregistreringen. Her vil du få mulighet til å endre saldoen som skal gå mot din bankkonto. Match/Link.Med denne funksjonen kan du knytte sammen eller lukke flere åpne poster mot hverandre. For å kunne gjøre dette må de aktuelle postene være registrert på samme kunde eller leverandør. Du kan kun lukke poster, matche, dersom summene av posten går i null. Dersom summen av postene ikke går i null vil de bli knyttet sammen, linket, de kan da lukkes på et senere tidspunkt. Den vanligste grunnen til at poster ikke lukkes i utgangspunktet er at betalingen er registrert med et annet fakturanummer enn den opprinnelige fakturaen, for eksempel 90 og ikke 9. Den samme knappen gir deg også mulighet for å gjenåpne lukkede poster og å fjerne linkingen mellom poster dersom det skulle være nødvendig. Merk! I eksemplene under benyttes leverandørreskontro. Matching/linking fungerer på samme måte i kundereskontro. Slik matcher/linker du poster 1. Velg Vis - Regnskap - Leverandørreskontro. 2. Velg posten du ønsker å matche/linke. 3..Klikk Match/link poster. 4. Sjekk at Dato for registrering av matching/linking stemmer overens med datoen for matching/linking. 5. Merk de postene i listen som du ønsker å matche/linke sammen med den valgte posten. 6. Klikk OK for å matche/linke postene mot hverandre. Dersom postene går i null vil de bli matchet og lukket, dersom de ikke går i null vil de bli linket og vil fortsatt ligge som åpne poster i reskontroen. 55

65 REGNSKAP Slik opphever du matching/linking av poster 1. Velg Vis - Regnskap - Leverandørreskontro. 2. Velg posten du ønsker å oppheve matching/linking på. 3..Klikk Match/link poster. 4. Fjern markeringen på de postene du ikke lenger ønsker skal være matchet/linket mot den aktuelle posten. 5. Klikk OK for å oppheve matchingen/linkingen. Match/link oppheves. Rapporter Fra Rapport-modulen kan du skrive ut oversiktlige rapporter over alle reskontroposter, eller bare over de åpne/lukkede. Ved store reskontroer er det en fordel å filtrere rapportene før utskrift. På den måten kan du lettere bevare oversikten over de ulike postene. Ved utskrift av reskontrorapporter er det også mulig å filtrere etter regnskapsår. Dette gjør det mulig å skrive ut reskontrorapporter som kun inneholder poster fra fjoråret, selv om du har kommet flere måneder inn i neste regnskapsår. Redigering av reskontroposter 56 Enkelte egenskaper ved reskontroposter kan endres direkte fra Reskontroliste, Kundeliste, Leverandørliste eller Aldersfordeling. Eksempel: Velg Vis - Regnskap - Kundereskontro. I Kundeliste markerer du en post i den nedre delen av vinduet, og klikker Rediger. Bilagsnummer viser hvilket bilagsnummer posten har. Feltet kan ikke redigeres. Bilagsdato viser bilagsdatoen på bilaget. Feltet kan ikke redigeres. Prosjekt viser om posten er knyttet mot et prosjekt. Feltet kan redigeres. Avdeling viser om posten er knyttet mot et prosjekt. Feltet kan redigeres. Beskrivelse viser beskrivelsen bilaget fikk ved postering. Feltet kan redigeres.

66 RESKONTRO Beløp viser beløpet på posten. Feltet kan ikke redigeres. Fanekortet Leverandørreskontro/Kundereskontro Fakturanr. viser fakturanummeret på posten. Feltet kan ikke redigeres. Match-ID er et unikt nummer som blir tildelt alle poster, poster som er linket/matchet sammen vil få samme match-id. Feltet kan ikke redigeres. Forfallsdato viser forfallsdatoen på posten. Feltet kan redigeres ved hjelp av knappen med tre prikker. Betalingsdato viser betalingsdatoen på posten. Feltet kan redigeres ved hjelp av knappen med tre prikker. KID viser KID nummeret på posten. Feltet kan redigeres. Vår ref. viser vår referanse på posten, dette vil komme automatisk på posteringer generert via ordre/fakturamodulen. Feltet kan redigeres. Omstridt krav. Her merker du av dersom det er uenighet om en post. Denne posten vil da fremkomme i Reskontrolisten under statusen Fakturaer omstridt. Godkjent: I Regnskapsinnstillinger dine kan du merke av for at det kun er godkjente fakturaer som skal remitteres. Før fakturaene dine godkjennes vil du finne dem i Reskontrolisten under statusen Fakturaer - Ikke godkjent. Når du har godkjent posten vil du finne den igjen i reskontrolisten under statusen Fakturaer - Skal remitteres (innland), eller Fakturaer - Skal remitteres (utland). Dette punktet er kun tilgjengelig i Leverandørreskontro. Fanekortet Remittering (kun tilgjengelig i leverandørreskontro) Fanekortet vises bare dersom funksjonen er aktivert i reskontroinnstilingene. Status viser remitteringsstatusen på denne posten, om den skal remitteres, ikke remitteres, er sendt til remittering eller er betalt. Feltet kan redigeres. Betalingskode brukes ved remittering til utlandet og banken rapporterer dette videre til Norges Bank. Standard kode for remittering til utlandet er 14, som er Eksport/Import av andre varer. Feltet kan redigeres. 57

67 REGNSKAP Beløpet gjelder må fylles ut ved remittering til utlandet. Du skal da spesifisere hva slags varetyper betalingen gjelder. Feltet kan redigeres. Siste kjøredato viser datoen denne posten ble sendt til banken for remittering. Feltet kan ikke redigeres. Bankkonto viser leverandørens bankkonto som posten skal betales til. Feltet kan redigeres. Melding viser informasjon angående returfiler fra banken, om det er 1. gangs retur, 2. gangs retur, eller om det har vært noe feil med posten. Feltet kan ikke redigeres. Fanekortet Påminnelse (kun tilgjengelig i kundereskontro) Fanekortet vises bare dersom funksjonen er aktivert i reskontroinnstilingene. Status. Påminnelsesstatusen på denne posten avhenger av om det er sendt ut en 1. gangs påminnelse, et inkassovarsel eller om posten er sendt til inkasso. Hvor mange alternativer som er tilgjengelig i nedtrekkslisten avhenger av hva du har satt i påminnelsesinnstillingene dine. Feltet kan redigeres, men oppdateres automatisk når du sender ut påminnelser, inkassovarsel, inkasso. Forfallsdato viser forfallsdatoen på påminnelsen som er sendt ut. Gebyr viser gebyret på påminnelsen. Fanekortet Rentefaktura (kun tilgjengelig i kundereskontro) Fanekortet vises bare dersom funksjonen er aktivert i reskontroinnstilingene. Regel viser hvilken regel som er satt for rentefakturering på denne posten, Alltid, Ingen rentefakturering eller Kun dersom over 30 dager. Forfallsdato viser forfallsdatoen på rentefakturaen som er sendt ut. 58

68 RESKONTRO Rentebeløp viser beløpet på rentefakturaen som er sendt ut. Fanekortet Relaterte poster Dette fanekortet vises kun dersom du har poster som er relatert til posten du redigerer. I nedtrekkslisten kan du velge å vise Alle, Faktura, Bank/post/kasse eller Kreditnota. Alle viser alle relaterte poster. Faktura viser alle fakturaene. Bank/post/kasse viser alle føringer gjort på kontoer som i Kontoplanen er merket av for Bank/post/kasse. Kreditnota viser alle kreditnotaene. Fanekortet Kostnadsbærere I fanekortet Kostnadsbærere kan du endre/velge egendefinert kostnadsbærer for bilaget. Se mer om kostnadsbærere i avsnittet om Regnskapsinnstillinger. 59

69 REGNSKAP Brukerinnstillinger for reskontro.brukerinnstillingene gjelder kun for deg, og vil ikke påvirke andre brukere av systemet. Dette gjør det mulig for deg å skreddersy reskontromodulen slik at du kan jobbe mest mulig effektivt. Det er her du bestemmer hvordan reskontroen skal se ut og fungere. Du har tilgang til brukerinnstillingene fra Kundeliste/Leverandørliste, Reskontroliste, Aldersfordeling, Saldoliste og via fanekortet Innstillinger per modul i brukerinnstillingene. Det er egne brukerinnstillinger for kunde- og leverandørreskontro. Du har ulike fanekort som du kan gå inn på for å sette innstillinger: Standard 60 I dette fanekortet har du tre forhåndsdefinerte oppsett du kan velge mellom. Enkel: Forenkler skjermbildet mest mulig og viser kun påkrevde felter.

70 RESKONTRO Normal: Viser standardfelter og funksjonalitet. Avansert: Viser alle tilgjengelige felter og mer funksjonalitet. Velger du et av disse oppsettene kan du i de neste fanekortene se hvilke felt og hvilken funksjonalitet som blir tilgjengelig. De øvrige fanekortene er bekskrevet i programmets hjelpefiler. 61

71 REGNSKAP BETALINGSOPPFØLGING Rutine for inndrivelse av utestående kundefordringer For mindre firmaer kan ubetalte kundefordringer fort bli et stort problem. Det er derfor viktig å innarbeide seg gode rutiner for inndrivelse av fordringer for å sikre firmaets avanse og likviditet. Nedenfor følger forslag til rutiner. Rutiner for fakturering Først og fremst er det viktig å ha gode faktureringsrutiner. For mange vil det være selvfølge å fakturere etter hvert som ordrene kommer inn og varer/tjenester leveres/utføres, men likevel er det en del firmaer som ikke har rutiner for regelmessig fakturering, noe som igjen gjør at det ikke kommer inn penger på kontoen regelmessig. Selve fakturaen som sendes kunden i posten eller på e-post bør i tillegg til kontakt- og adresseinformasjon om firmaet ditt, kundens navn, adresse og referanse også inneholde produkter, priser, mva, morarente, leveringsform og -betingelser, betalingsform og -betingelser, fakturadato og forfallsdato. I programmet kan du sette innstillinger som skal gjelde for en gruppe kontakter, hvilket kan være praktisk dersom du f.eks. ønsker å gi samme betalingsbetingelser for alle kunder i en bestemt gruppe. Innstillingene setter du ved å velge Vis - Kontakt - Endre verdier på et utvalg kontakter. Følg anvisningene i veiviseren for å utføre endringene. Ved å velge Vis - Tilbud/Ordre/Faktura - Ordreregistrering kan du under fanekortet Tekst skrive inn ytterligere informasjon som du vil skal vises på dine ordre- og fakturautskrifter. Du kan enten skrive inn teksten direkte i tekstfeltet eller velge blant de ulike tekstene i nedtrekkslisten. Det er mulig å ha flere ulike tekster som vises på ulike rapporter. Ønsker du mer informasjon om en kundes betalingshistorikk kan du i programmet velge Vis - Kontakt - Kontaktoppfølging og på kontaktkortet klikke på knappen Kontaktstatus (hurtigtast F3). Vinduet viser blant annet kundens Gjennomsnittlig betalingstid i dager, hvilket kan gi deg en indikasjon på når du kan forvente at utestående fordring kommer til å bli betalt. Rentefakturering Ved hjelp av rentefakturering kan du fakturere kunder for tapte renteinntekter. Tapte renteinntekter på kunder som betaler for sent kan utgjøre betydelige beløp i løpet av året. Enkelte velger å kompensere for dette tapet ved å fakturere renter. Under innstillinger for rentefakturering bestemmer du innstillingene som skal gjelde for ditt firma. Du finner innstillingene via menyen Vis - Innstillinger - Regnskap - Reskontro. Rutiner for betalingspåminnelse Hvis innbetalingen av en faktura ikke har funnet sted etter at betalingsfristen har utløpt, bør du sende en betalingspåminnelse til kunden. Dette kan du gjøre 14 dager etter at fakturaen skulle ha vært betalt og opplyse kunden (på en saklig måte) om at du ikke kan se at innbetalingen har funnet sted. På betalingspåminnelsen bør du opplyse kunden om at betaling må skje så snart som mulig, og innen en ny betalingsfrist på min. 14 dager. Vær oppmerksom på at dersom du sender ut 62

72 BETALINGSOPPFØLGING betalingspåminnelse før det har gått 14 dager etter forfallsdato vil du ikke kunne kreve purregebyr, det samme gjelder for varsel om inkasso. Oppfølgingsaktiviteter: Du kan sette innstillinger i programmet slik at visse hendelser automatisk genererer oppfølgingsaktiviteter. Et eksempel der oppfølgingsaktiviteter kan være til god hjelp er ved fakturering. Du kan bestemme at oppfølgingsaktiviteten skal starte på forfallsdato, eller du kan definere andre startdatoer. Den kan for eksempel minne deg på å sjekke om innbetaling har funnet sted Dersom kunden ikke betaler etter å ha mottatt den første påminnelsen bør du følge opp og sende ut enda en betalingspåminnelse (inkassovarsel). Denne kan inneholde nøyaktig den samme informasjonen som den første påminnelsen men i tillegg informasjon om at dersom ikke betaling finner sted omgående vil fordringen bli oversendt til inkasso for videre oppfølging. Den andre betalingspåminnelsen bør også gjøre det klart at morarenten som er spesifisert på den første fakturaen kommer til å bli gjeldende. Merk! Om en fordring skal oversendes til inkasso er det viktig at du har tatt vare på kopier av alle fakturaer, påminnelser og evt. e-postkorrespondanse i forbindelse med kravet. I programmet finner du historikk på fakturaer, påminnelser og innbetalinger. I programmet kan du generere betalingspåminnelser ved å velge Vis - Regnskap - Betalingspåminnelse. Følg anvisningene i veiviseren for å opprette en eller flere betalingspåminnelser. Ønsker du en oversikt over dine kunders utestående fordringer kan du velge Vis - Regnskap - Kundereskontro, og klikke på knappen Aldersfordeling. Inkasso Om kunden fortsatt ikke har betalt etter å ha mottatt både betalingspåminnelser og varsel om inkasso, bør du sende fordringen til et inkassoselskap som tar over inndrivelsen av utestående fordring og all videre kommunikasjon med kunden i denne forbindelsen. Det er nå opp til inkassoselskapet å avgjøre om/når saken evt. skal oversendes til Forliksrådet og/eller Namsmannen dersom kunden fortsatt ikke betaler. For å kunne sende fordringer til inkasso må du ha en avtale med et inkassoselskap og sette innstillinger for inkasso i ditt Mamut-system. I programmet overføres kundefordringer til inkasso ved å generere en inkassofil i reskontromodulen som deretter sendes til inkassoselskapet. Velg Vis - Regnskap - Kundereskontro - Inkasso og klikk på knappen Inkasso til venstre for å starte veiviseren. Filen som opprettes inneholder informasjon om de utestående kundefordringene som inkassoselskapet skal kreve inn. For å kunne sende en fordring til inkasso må du ha skrevet ut et inkassokrav som har forfalt til betaling på den aktuelle fordringen. Tips! I rapportmodulen kan du under knappen Reskontro skrive ut flere ulike rapporter som viser dine kundefordringer med ulike fokus. Ved hjelp av tilleggsproduktet Mamut Enterprise Inkasso kan du oversende fordringer til inkasso enkelt og greit via ditt Mamut-system. Du kan lese mer om produktet på Mamuts nettsider. Informasjon om inkasso og god inkassoskikk finner du på Internett: Factoring Vil du slippe å ta hånd om fakturaoppfølgingen selv kan du selge fordringene dine til et factoringselskap som da tar over oppfølgingen av dine utsendte fakturaer og føring av kundereskontro. På den måten får du frigjort arbeidstid som du kan bruke på andre oppgaver og er samtidig garantert å få inn utestående fordringer. 63

73 REGNSKAP I programmet overføres kundefordringer til factoring ved at du genererer en fil fra reskontromodulen som inneholder informasjon om dine utestående fordringer. Filen sender du på e-post, diskett eller laster opp på en nettside til factoringselskapet ditt, som deretter importerer denne i sitt system for videre behandling og oppfølging. Det er støtte for en rekke tilpassede factoringformater i programmet og i tillegg det generelle formatet Detaljert (XML). Merk! For å kunne ta benytte factoring må du ha en avtale med et factoringselskap og sette innstillinger for factoring i ditt Mamut-system. Betalingspåminnelse Ved hjelp av veiviseren for Betalingspåminnelse kan du generere betalingspåminnelser (purringer) og inkassovarsler til kunder som ikke har betalt utestående innen forfallsdato. I veiviseren kan du merke av for å opprette nye betalingspåminnelser/inkassovarsler eller å skrive ut kopier av tidligere betalingspåminnelser/inkassovarsler. Vilkår for at en fordring skal foreslås til betalingspåminnelse/inkassovarsel settes gjennom innstillinger for Betalingspåminnelse. Hvorvidt en kunde skal kunne påminnes og hvilken gruppe kontakten tilhører spesifiseres på hver enkelt kontakt i kontaktregisteret. Standard innstillinger for påminnelse, som arves ved opprettelse av ny kunde, spesifiseres i firmainnstillingene. I tillegg kan fordringenes status for påminnelse endres på den enkelte reskontropost. Dersom betalingspåminnelser og inkassovarsel ikke blir betalt innen en viss tid, kan du sende fakturaene til Inkasso. Som et alternativ til å kreve inn betalingene selv kan du sende fordringene til Factoring. Du må da opprette en avtale med et factoringselskap. I Mamut kan du generere factoringfiler med fordringer og kreditnotaer og sende til factoringselskapet. Hvordan opprette nye betalingspåminnelser og/eller inkassovarsel 1. Merk av Opprett nye betalingspåminnelser og/eller inkassovarsel og klikk Neste Definer ønsket utvalg for å begrense antall fordringer som blir foreslått til påminnelse. Du kan sette ett eller flere av følgende utvalg:

74 BETALINGSOPPFØLGING Status: Her kan du velge om det skal foreslås betalingspåminnelser for alle statuser, 1. gangs påminnelse, 2. gangs påminnelse eller Inkassovarsel. Hvor mange statuser som vises avhenger av antall betalingspåminnelser som er satt i innstillinger for betalingspåminnelser. Gruppe: Her kan du filtrere på gebyrgrupper og få foreslått alle kunder som tilhører valgt gebyrgruppe. Kunde: Dersom du ønsker å opprette betalingspåminnelse eller inkassovarsel på en bestemt kunde kan du taste inn kundenummeret eller velge ønsket kunde ved å klikke på knappen med tre prikker. Påminnelsesdato: Her velges ønsket dato for påminnelsen. Fordringer som har forfalt innen valgt dato kommer med i utvalget. Klikk Utvalg hvis du ønsker å gjøre et mer avansert utvalg. 3. Klikk Neste for å se hvilke fordringer som blir foreslått basert på ditt utvalg. Du har mulighet til å fjerne fordringer fra utvalget ved å fjerne markeringen i høyre kolonne på disse fordringene. 4. Klikk Neste for å få en forhåndsvisning av rapporten Påminnelsesforslag. Klikk Forrige for å gå tilbake og gjøre endringer i utvalget. 5. Marker Skriv ut liste over betalingspåminnelser/inkassovarsler og velg utskriftsmedie dersom du ønsker å skrive ut denne rapporten. Velg også korrekt medium for utskrift av selve påminnelsene/inkassovarslene. 6. Klikk Neste for å skrive ut rapportene. 7. Klikk Fullfør for å godkjenne utskriftene. Du har nå generert nye betalingspåminnelser og/eller inkassovarsler for utvalget du definerte. Hvordan skrive ut kopier av eksisterende betalingspåminnelser eller inkassovarsler 1. Merk av for Skriv ut kopier av eksisterende betalingspåminnelser eller inkassovarsler og klikk Neste. 2. Sett ønsket utvalg. Se pkt. 2 over for mer informasjon og utvalg. 3. Klikk Neste for å se hvilke fordringer som blir foreslått basert på ditt utvalg. Du kan kun skrive ut kopi av 1 fordring om gangen. 65

75 REGNSKAP 4. Merk av den fordringen du ønsker å skrive ut en kopi av betalingspåminnelsen/inkassovarselet på. 5. Klikk Neste og velg ønsket utskriftsmedie. 6. Klikk Fullfør for å skrive ut kopien. Du kan klikke Forrige for å gå tilbake og skrive ut flere kopier, eller Avbryt for å avslutte veiviseren når du har skrevet ut ønskede kopier. Kopien skrives ut. Innstillinger for Betalingspåminnelse/Inkassovarsel Kunder som ikke betaler fakturaer i tide kan enkelt følges opp ved hjelp av betalingspåminnelser. Du kan bl.a. bestemme hvor mange betalingspåminnelser kunden skal motta før det evt. blir aktuelt med et inkassovarsel. 66 Antall betalingspåminnelser før inkassovarsel: Gjennom en nedtrekksliste velger du ønsket antall betalingspåminnelser som skal genereres til kunden før inkassovarsel. Kun sende betalingspåminnelse for krav større enn: Betalingspåminnelser vil kun bli foreslått for fordringer som er større enn valgt beløp.

76 BETALINGSOPPFØLGING Påminnelser og varsler skal inneholde produktlinjer fra originalfaktura: Hvis fordringene er opprettet i Ordre/Faktura-modulen kan produktlinjene vises på påminnelser og varsler. Påløpt gebyr skal automatisk settes inn i vindu for registrering av innbetalinger: Ved registrering av betaling på den opprinnelige fordring legges påløpt gebyr automatisk inn i feltet for Påminnelsesgebyr. Fakturahistorikk skal legges ved e-post: Dersom påminnelsen sendes pr. e-post kan fakturahistorikken legges ved. Ikke send påminnelse til kunder med totalsaldo mindre enn 0: Merker du av for denne innstillingen vil du kunne unngå å sende påminnelser til kunder som f.eks. har betalt inn A-konto. Det vil imidlertid heller ikke bli skrevet ut påminnelser for poster der kunden skylder penger. For hver nye påminnelse som skrives ut og godkjennes endrer fordringen status. Nederst i vinduet kan du sette egne betingelser for hver slik status. Antall statuser følger antall betalingspåminnelser du har valgt øverst i vinduet. Innstillinger for Påminnelsesstatus I Innstillinger for betalingspåminnelse kan du i nederste del av vinduet se påminnelsesstatusene basert på antall påminnelser du har valgt å ha før inkassovarsel. Du kan sette innstillinger for hver enkelt Påminnelsesstatus ved å klikke Rediger. Antall dager fra forfall før varsel: Her velger du hvor mange dager det skal gå fra en fordring har forfalt til du skal kunne generere betalingspåminnelse. Antall dager betalingsfrist: Her bestemmer du hvor mange dager kunden skal få på seg til å betale betalingspåminnelsen. Kunden skal markeres med kredittstopp: Dersom du ønsker at kunden ikke skal kunne faktureres mer før utestående er innbetalt merkes av her. Påminnelsesgruppe I fanekortet Påminnelsesgruppe kan du opprette nye og redigere eksisterende påminnelsesgrupper. Ved hjelp av påminnelsesgrupper kan du enkelt vedlikeholde kunderegisteret med f.eks. endringer av påminnelsesgebyr. Endringer av påminnelsesgruppe tar automatisk effekt på alle kunder som er tilknyttet gruppen og du slipper dermed å måtte endre gebyr manuelt på alle kunder som skal ha betalingspåminnelser. 67

77 REGNSKAP Nasjonale/Internasjonale påminnelser Innstillingene for nasjonale/internasjonale påminnelser er nesten like, den eneste forskjellen er at innstillingene for nasjonale påminnelser kun gjelder for norske kunder, mens innstillingene for internasjonale påminnelser gjelder for utenlandske kunder. Beskrivelse: Her kan du skrive inn teksten du vil skal vises på selve påminnelsen til kunden. Eks. 1. gangs påminnelse eller 1. gangs purring. Utskriftsformular: Her velger du om utskriftsformularet skal være med eller uten giro. Rediger e-postmaler for: Ved å klikke Nasjonale kunder vil du få opp en e-postmal som du kan redigere og tilpasse ditt firma. I fanekortet Internasjonale påminnelser kan du klikke Internasjonale kunder og tilpasse e-postmalen for utenlandske kunder. Fast tekst: Fast tekst som skrives inn i dette feltet vil komme med på alle betalingspåminnelser med denne status. Factoring Factoring betyr overføring av kundefordringer til et firma som har spesialisert seg på fakturaoppfølging. I praksis vil dette si at du overlater oppfølging av utsendte fakturaer og føring av kundereskontro til et factoringselskap. Fordelen ved å benytte factoring er at profesjonelle tar hånd om oppfølgingen og at du får frigjort arbeidstid som du kan bruke på andre oppgaver. Overføringen av kundefordringer skjer ved at du genererer en fil fra reskontromodulen som inneholder informasjon om dine utestående fordringer. Filen sender du på e-post, diskett eller laster opp på en nettside til factoringselskapet ditt, som deretter importerer denne i sitt system for videre behandling og oppfølging. Det er støtte for en rekke tilpassede factoringformater i programmet og i tillegg det generelle formatet Detaljert (XML). For å kunne benytte factoring må du ha en avtale med et factoringselskap og sette innstillinger for factoring i ditt Mamut-system. 68 Kom i gang med factoring For å kunne benytte factoring må du ha en avtale med et factoringselskap og sette innstillinger for factoring i ditt Mamut-system. Slik setter du opp systemet for factoring 1. Lag en mappe på din datamaskin for lagring av factoringfiler. Bruk gjerne navnet på factoringselskapet som navn på mappen og merk deg hvor du oppretter denne.

78 BETALINGSOPPFØLGING 2. Sett opp systemet slik at nye kunder får Factoring som standard påminnelse: Velg Vis - Innstillinger - Firma - Innstillinger per Modul - Kontakoppfølging. Velg Factoring i nedtrekkslisten P å mi n n e l s e. 3. Sett Factoring som standard påminnelse for eksisterende kunder: Velg Vis - Kontakt - Kontaktoppfølging og åpne fanekortet Innstillinger. Klikk på Reskontro, og velg Factoring i feltet P å mi n n e l s e. Tips! Du kan oppdatere store utvalg av kunder ved hjelp av funksjonen Vis - Kontakt - Endre verdier på et utvalg kontakter. Ordre som er opprettet: Dersom du har opprettet ordre som ennå ikke er fakturert, bør du eventuelt endre feltet Factoring i fanekortet Diverse før fakturering. 4. Aktiver for factoring: Velg Vis - Innstillinger - Regnskap - Reskontro og merk av ved Bedriften eksporterer fakturaer til factoringbyrå. 5. Legg inn adressen til factoringselskapet i firmainnstillingene: Klikk Vis - Innstillinger - Firma. I nedtrekkslisten under Adresse velger du Factoring. Klikk deretter på Adresse-knappen og legg inn adresseopplysningene. Kontakt eventuelt din factoringforbindelse for korrekt adresseinformasjon. 6. Sett innstillinger for factoring og factoringselskapet: Dette gjør du under Vis - Innstillinger - Regnskap - Reskontro. Se detaljer om innstillinger for factoring i eget avsnitt nedenfor. 7. Aktiver for Automatisk KID-tildeling under Vis - Innstillinger - Firma - Innstillinger per modul - Ordre/Faktura i fanekortet Annet. Kontakt ditt factoringselskap for opplysninger om, og hvordan, du skal benytte dette. Dersom det kun skal genereres KID-nummer for fakturaer som sendes til factoring må du fjerne avmerkingen før du fakturerer disse kundene. Systemet er klart til å generere factoringfiler. 69

79 REGNSKAP Slik genererer du en factoringfil 1. Sett ønsket utvalg for å begrense antall fordringer som blir foreslått til factoring. Du kan sette et eller flere av følgende utvalg: Type kontakt: Velg ønsket kundetype. Kunde: Velg ønsket kunde. Kikk Utvalg hvis du ønsker å gjøre et mer avansert utvalg. 2. Klikk Neste for å se hvilke fordringer som blir foreslått basert på ditt utvalg. Du har også mulighet til å fjerne markeringen på linjene med fordringer som blir foreslått. Fordringene der du fjerner markeringen vil ikke bli med på factoringfilen denne gangen. 3. Klikk Neste dersom du er fornøyd med fordringene som blir foreslått. Du vil da få en forhåndsvisning av rapporten Factoringliste, denne kan du skrive ut ved å klikke på Print report. 4. Klikk Neste, ønsker du å redigere på utvalget klikker du på Forrige. 5. Velg katalog for hvor factoringfilene skal plasseres. 6. Velg ønsket filformat for factoringlisten dersom du ønsker å sende med en rapport til factoringselskapet i tillegg til factoringfilene. 7. Merk av dersom du ønsker å opprette en e-post til factoringselskapet med factoringfilene som vedlegg. 8. Klikk Neste for å generere filene. 9. Klikk Fullfør. Alle fakturaer og kreditnotaer i utvalget vil bli markert som sendt til factoring. Fakturaene blir liggende som åpne poster i reskontro. 70 Innbetalinger Noen factoringselskaper sender tilbake en OCR-fil som skal leses inn i programmet. Du trenger da ikke føre innbetalingene. Alternativt må du bokføre innbetalingene manuelt, enten ved at du først lukker de åpne postene mot en samlekonto for factoring, og deretter fører totalbeløpet fra factoringselskapet mot denne kontoen, eller ved å føre innbetalingen fra factoringselskapet på en og en kontakt. Ettersom innbetalt beløp altså er mindre enn fordringene må du føre differansen til en kostnadskonto.

80 BETALINGSOPPFØLGING Kontakt din revisor/regnskapsfører for informasjon om hvilke(n) konto(er) du skal benytte. Innstillinger for Factoring Dersom du har valgt å la et Factoringbyrå følge opp kundefordringene dine, må du spesifisere factoringformat og sette innstillinger for factoring i programmet. Du finner innstillingene under Vis - Innstillinger - Regnskap - Reskontro. Du kommer også til disse innstillingene ved å velge Vis - Innstillinger - Firma - Innstillinger per modul - Ordre/Faktura. Velg fanekortet Annet, og klikk på knappen Factoring. Følgende innstillinger kan settes: Filformat for eksport av factoringfil: I nedtrekkslisten kan du velge ønsket format blant de som er tilgjengelige. Bankkontonr.: Her kan du velge kontonummer, evt. opprette en ny konto. Du kan se detaljer om feltene som skal fylles inn når du oppretter en ny konto i hjelpefilene. Flytt kundefordringer automatisk til factoringselskapet: Merkes av dersom du ønsker å lukke postene på kunden i reskontro når fordringene overføres til Factoringselskapet. Postene vil da overføres til åpne poster på Factoringselskapet..For å kunne overføre åpne poster må Factoringselskapet være registrert som en kunde i kontaktregisteret, og du må velge denne kunden i feltet her. Merk! Innstillingen har ikke tilbakevirkende kraft på eksisterende poster. Eksporter kreditnotaer: Merkes av for å kunne overføre kreditnotaer. Fakturatekst: Her skrives inn ønsket fast tekst som vil komme med på alle fakturaer som sendes til factoring. Teksten kommer også med i de filformatene som krever dette. Factoringselskapet vil gjerne anbefale en spesiell formulering i dette feltet. Informasjon om factoringselskapet Informasjonen som skal registreres får du av factoringselskapet ditt. Navn på factoringselskapet: Her skriver du inn navnet på factoringselskapet du bruker. Vårt kundenummer hos factoringselskapet: Kundenummeret ditt hos factoringselskapet registrerer du her. Merk at kundenummeret må legges inn for å kunne benytte visse KID- og factoringformater. 71

81 REGNSKAP Kontaktperson: Her registrerer du navnet på kontaktpersonen i Factoringselskapet. Avtalenummer: Avtalenummeret for din avtale med factoringselskapet registreres her. Vår kontaktperson: Her registrerer du navnet på den som er kontaktpersonen i ditt firma. Katalog for eksport fil: Her bestemmer du katalogen du ønsker å eksportere factoring filer til. Du oppretter denne katalogen selv på din PC. E-post: Her legges e-postadressen til factoringselskapet inn. E-postadressen vil automatisk fylles ut i e-posten ved generering av factoringfiler. Rediger e-postmaler for Factoring: Ved å klikke Factoring vil du få opp en e-postmal som du kan redigere og tilpasse ditt firma. Notat: Notatfeltet brukes til egne notater vedrørende factoringselskapet. Notatene vil ikke vises på utskrifter. Derimot benyttes dette feltet av enkelte factoringformater, slik at denne informasjonen vil bli med i filen som sendes til factoringselskapet. Gjenopprett fil fra filarkiv Knappen brukes dersom du ønsker å gjenopprette en tidligere factoringfil. For å gjenopprette må du vise til filen og klikke Eksport. Rentefakturering Ved hjelp av rentefakturering kan du fakturere kunder for tapte renteinntekter. Tapte renteinntekter på kunder som betaler for sent kan utgjøre betydelige beløp i løpet av året. Under innstillinger for rentefakturering bestemmer du innstillingene som skal gjelde for ditt firma. Ved valg av Rentefakturering åpnes en veiviser der du kan velge mellom å opprette nye rentefakturaer eller å skrive ut kopier av tidligere rentefakturaer. Slik oppretter du nye rentefakturaer 1. Velg Vis - Regnskap - Kundereskontro - Rentefaktura. 2. Merk av for Opprett nye rentefakturaer, og klikk Neste. 72

82 BETALINGSOPPFØLGING 3. Gjør eventuelt et utvalg for å begrense antall fordringer som blir foreslått til rentefakturering. Du kan sette et eller flere av følgende utvalg: Kunde: Velg ønsket kunde. Betalt etter: Fordringer som er betalt etter valgt dato kommer med i utvalget. (Dersom antall rentefrie dager er oversteget.) Klikk Utvalg hvis du ønsker å gjøre et mer avansert utvalg. Rentesatsen hentes automatisk fra innstillingene for rentefakturering. Du kan overstyre denne rentesatsen. 4. Klikk Neste for å se hvilke fordringer som blir foreslått basert på ditt utvalg. 5. Klikk Neste dersom du er fornøyd med fordringene som blir foreslått. Du vil da få en forhåndsvisning av rapporten Renteforslag. Klikk Forrige for å gå tilbake og gjøre endringer i utvalget. Du har også mulighet til å fjerne markeringen på linjene med fordringer som blir foreslått. Fordringene der du fjerner markeringen vil ikke bli rentefakturert denne gangen. 6. Etter utskrift av renteforslag kan du skrive ut rentefakturaene. Velg ønsket utskriftsmedium. Klikk Neste, og deretter Fullfør for å godkjenne rentefakturaene. Det vil bli opprettet et bilag pr. rentefaktura. Bilagene legger seg med status åpne poster i reskontroen. Slik skriver du ut kopier av tidligere rentefakturaer 1. Velg Vis - Regnskap - Kundereskontro - Rentefaktura. 2. Merk av for Skriv ut kopier av tidligere rentefakturaer, og klikk Neste. 3. Gjør ønsket utvalg. Se pkt. 2 over for mer informasjon og utvalg. 4. Klikk Neste for å se hvilke fordringer som blir foreslått basert på ditt utvalg. Du kan kun skrive ut kopi av én fordring om gangen. 5. Klikk Neste og deretter Fullfør for å skrive ut kopien. 6. Klikk Forrige for å gå tilbake og skrive ut flere kopier, merk av for ønsket fordring og følg fremgangsmåten i pkt

83 REGNSKAP Kopien(e) skrives ut. Klikk Avbryt for å avslutte veiviseren når du har skrevet ut ønskede kopier. Innstillinger for Rentefakturering Tapte renteinntekter på kunder som betaler for sent kan utgjøre betydelige beløp i løpet av året. I Innstillinger for Rentefakturering kan du sette innstillinger for å fakturere de av dine kunder som har betalt for sent. Du kan sette følgende innstillinger: Rentesats: Her bestemmer du rentesatsen som skal benyttes for kunder som betaler etter forfall. Kun rentefaktura dersom rentebeløpet pr. faktura overstiger: Velg evt. beløpsgrense for når det skal rentefaktureres. Antall dager betalingsfrist: Her bestemmer du hvor mange dagers betalingsfrist dine kunder skal få på rentefakturaen. Utskriftsformular, nasjonale kunder: Her bestemmes utskriftsformularet som skal brukes ved rentefakturering av norske kunder. Utskriftsformular, internasjonale kunder: Her bestemmes utskriftsformularet som skal brukes ved rentefakturering av utenlandske kunder. Fast tekst nasjonale kunder: Fast tekst som skrives inn her vil komme med på alle rentefakturaer til norske kunder. Fast tekst internasjonale kunder: Fast tekst som skrives inn her vil komme med på alle rentefakturaer til utenlandske kunder. Remittering - Betaling til bank Utbetalinger til leverandører posteres som bilag i hovedboken. I reskontro kan du benytte Betaling til bank, en veiviser som gjør det enklere å velge ut hvilke poster som skal betales, samt å utføre selve betalingen, og som kan hjelpe deg med å postere utbetalingene når de er utført. 74

84 BETALINGSOPPFØLGING Veiviseren for betaling til bank kan benyttes på to måter; automatisk remittering og manuell remittering. Du velger standard metode for betaling og setter innstillinger under Innstillinger for remittering. Du kan overstyre metoden i veiviseren for Betaling til bank. Automatisk remittering: Ved automatisk remittering trenger du en avtale med din bankforbindelse om elektronisk betaling. Betalingen overføres som en fil til banken, og du mottar returfil som kan benyttes til bokføring av betalingene. Systemet støtter Telepay-formatet. Du kan kontakte din bankforbindelse for informasjon om dette. Manuell remittering: Ved manuell remittering kan du bruke programmet til å skrive ut betalingsoversikt og utbetalingsblanketter (giro). Tips! I programversjoner med lønn kan du også remittere lønnsutbetalinger i en egen veiviser som du finner i lønnsmodulen. Les mer om i kapittelet "Lønn og Personal". Bankfiler/automatisk remittering Etter du har sendt en remitteringsfil til banken vil du fra enkelte banker motta en 1. gangs returfil. Filen er en bekreftelse fra banken på at de har mottatt remitteringsfilen og dersom alt er i orden vil postene legges i bankens forfallsregister. Filen er ikke nødvendig å lese inn, men du kan gjøre det dersom du ønsker det. Ved innlesing av filen vil du få ut en rapport, og det vil vises i meldingsfeltet på posten i reskontroen at den er innlest. Når banken har betalt postene du har sendt til remittering vil du motta en 2. gangs returfil. Filen inneholder en oversikt over hvilke poster banken har betalt ved forfall. Ved innlesing av 2. gangs returfil kan betalingene automatisk bli bokført i programmet. Du kan også velge i innstillingene for remittering at de ikke skal bokføres automatisk, eller at de skal via bilagsregistreringen, slik at du selv overfører til hovedbok. Du kan bestemme hvilke leverandører som skal remitteres i fanekortet Innstillinger på leverandøren. Du kan også sende remitteringsfiler for leverandører i utlandet, og i utenlandsk valuta. Systemet kan kontrollere bankkontoer og KID-nummer ved opprettelse av remitteringsgsfilen. Dette velger du i innstillinger for remittering. Tips! En inngående kreditnota kan redusere beløpet som sendes til remittering av en inngående faktura. Dette forutsetter at du matcher/linker kreditnotaen mot fakturaen før du genererer remitteringsfilen, samt at kreditnotaen er markert med Skal remitteres. Kom i gang med bankfiler/automatisk remittering Du vil få en del opplysninger fra banken som du trenger når du skal sette opp systemet for automatisk remittering. Når dette er i orden kan du sette opp systemet for bruk av automatisk remittering: Slik kommer du i gang med bankfiler/automatisk remittering 1. Velg Vis - Innstillinger - Regnskap - Reskontro, og merk av for Bedriften benytter remittering (elektronisk utbetaling). 75

85 REGNSKAP 2. Klikk Innstillinger-knappen til høyre for avmerkingsboksen Bedriften benytter remittering (elektronisk utbetaling). 3..Klikk Ny, velg Remitteringstype og klikk OK. Dersom en remitteringstype for automatisk remittering allerede er satt opp kan du endre innstillingene for denne ved å klikke Rediger. 4. Skriv inn nødvendige opplysninger i veiviseren for remitteringsinnstillinger. Du kan se mer informasjon om feltene i veiviseren under "Innstillinger for remittering "nedenfor. Du vil trenge en del opplysninger fra banken din, som Internettadresse til nettbanken, Bruker-ID eller Kundenummer og Passord. 5. Klikk Fullfør i veiviseren. Du har nå opprettet en remitteringstype. Du kan gjerne velge denne som Standard remitteringstype i innstillinger for remittering. 6. Merk av for remittering på de aktuelle leverandørene. Dette gjør du på leverandøren, fanekortet Innstillinger - knappen Leverandør og fanekortet Reskontro. Velg type i nedtrekkslisten Remittering. 76

86 BETALINGSOPPFØLGING Tips! Dette kan du gjøre i én operasjon på alle leverandører, eller for eksempel alle innenlandske leverandører ved hjelp av veiviseren Endre verdier på et utvalg kontakter. Se mer om denne veiviseren i kapittelet "Kundeoppfølging" i introduksjonsboken "Kunde-, salgsoppfølging og netthandel". 7. Registrer bankkontonummer på leverandørene. Dette gjør du i fanekortet Annen info i feltet Bankkonto. Kontonummeret hentes fra leverandørkortet i programmet i det utbetalingsfilen opprettes. Systemet er nå klargjort for automatisk remittering. Merk! Oppsettet bør normalt testes i samarbeid med din bankforbindelse. 77

87 REGNSKAP Hvordan opprette en remitteringsfil? Slik oppretter du en remitteringsfil 1. Vis - Regnskap - Leverandørreskontro - Betaling til bank. 2. Velg remitteringsformat. Hvis du velger formatet Utbetalingsblanketter (giro), vil det ikke bli laget noen remitteringsfil. Skriv ut utbetalingsblankettene og send de til banken. Du vil ikke motta noen returfil, og bokfører betalingene manuelt (manuell remittering). 3. Velg et av følgende utvalg: Alle: Alle fakturaer Alle nasjonale: Alle fakturaer som skal remitteres til innlandet Alle utenlandske: Alle fakturaer som skal remitteres til utlandet Leverandør: Velg ønsket leverandør Klikk Utvalg hvis du ønsker å gjøre et mer avansert utvalg. 4. Klikk Neste for å se hvilke poster som blir foreslått basert på ditt utvalg. Eventuelle feil/mangler ved postene vil bli vist i kolonnen Feil helt til høyre. Du kan redigere postene ved å markere posten det gjelder og klikke Rediger. 78

88 BETALINGSOPPFØLGING 5. Klikk Neste dersom du er fornøyd med postene som blir foreslått. Du vil da få en forhåndsvisning av rapporten Betalingsforslag. Du har også mulighet til å fjerne markeringen på linjene med fordringer som blir foreslått. Postene vil da ikke bli sendt til banken. 6. Etter utskrift av Betalingsforslag kan du velge katalog for filnavn og plassering for remitteringsfilen. En eventuell internettadresse til nettbank hentes fra remitteringsinnstillingene, eller kan skrives inn manuelt. 7. Klikk Neste. Dersom du har tastet inn en Internettadresse til nettbanken, og er koblet til Internett, vil du kunne overføre filen til banken med en gang. Alternativt kan du i ettertid lese inn filen i bankprogrammet. 8. Klikk Fullfør for å oppdatere reskontroen. Alle poster i utvalget vil bli markert som sendt til remittering. Ugyldig mottakeradresse: Dersom du får feilmelding om ugyldig mottakeradresse, kan du forsøke å legge inn adressen på nytt på kontakten. Det er adressen av typen Post som benyttes. Remittering av delbetalinger: Du kan remittere delbetalinger ved å overstyre beløpet i saldokolonnen ved betaling til bank. Delbetalingen vil ikke redusere den opprinnelige posten. 79

89 REGNSKAP Merk! Ved remittering til utlandet må du fylle inn feltet Beløpet gjelder i selve reskontroposten. Du kan komme til dette feltet ved å klikke på Rediger-knappen i selve remitteringsveiviseren - vinduet Remittering - Betaling til Bank. Du kan også redigere reskontroposter fra Reskontroliste, Kundeliste, Leverandørliste og Aldersfordeling i reskontro. Hvordan lese inn en returfil? Etter du har sendt en remitteringsfil til banken vil du motta en 1. gangs returfil. Filen er en bekreftelse fra banken på at de har mottatt remitteringsfilen. Dersom alt er i orden vil postene legges i bankens forfallsregister. Når banken har betalt postene du har sendt, vil du motta en 2. gangs returfil. Filen inneholder en oversikt over hvilke poster som banken har betalt ved forfall. Ved innlesing av 2. gangs returfil vil betalingene automatisk bli bokført i programmet, dersom du har valgt dette i innstillingene for remittering. Slik leser du inn returfil 1. Velg Vis - Regnskap - Leverandørreskontro - Retur fra bank. 2. Velg Fil (Sti til der returfilen ligger), og klikk Neste. 3. Rapporten Remitteringsretur status kommer automatisk til forhåndsvisning. 4. Skriv ut eller lukk rapporten. 5. Ved innlesning av 2. gangs retur: Klikk Fullfør. Ved innlesing av 2. gangs returfil vil betalingene automatisk bli bokført i programmet, dersom du har valgt dette innstillinger for remittering for denne remitteringstypen. 80

90 BETALINGSOPPFØLGING Kom i gang med manuell remittering Ved manuell remittering kan du bruke programmet til å skrive ut betalingsoversikt og utbetalingsblanketter (giro). Slik kommer du i gang med manuell remittering 1. Velg Vis - Innstillinger - Regnskap - Reskontro og merk av for Bedriften benytter remittering (elektronisk utbetaling). 2. Klikk Innstillinger-knappen til høyre for avmerkingsboksen Bedriften benytter remittering (elektronisk utbetaling). Remitteringstypen Utbetalingsblanketter (giro) leveres ferdig oppsatt med programmet. Velg eventuelt denne som Standard remitteringstype. 3. Merk av for remittering på de aktuelle leverandørene. Dette gjør du på leverandøren, fanekortet Innstillinger-knappen Leverandør og fanekortet Reskontro. Velg type i nedtrekkslisten Remittering. 81

91 REGNSKAP Tips! Dette kan du gjøre i én operasjon på alle leverandører, eller for eksempel alle innenlandske leverandører ved hjelp av veiviseren Endre verdier på et utvalg kontakter. Se mer om denne veiviseren i kapittelet "Kundeoppfølging" i introduksjonsboken "Kunde-, salgsoppfølging og netthandel". Systemet er nå klargjort for manuell remittering. 82

92 BETALINGSOPPFØLGING Innstillinger for Remittering I programmet kan du enten benytte deg av automatisk remittering eller manuell remittering for å forenkle utbetalinger av lønn og/eller leverandørgjeld, og bokføringen av dette. Du kan sette følgende innstillinger:.ny: Oppretter ny remitteringstype, for eksempel for automatisk remittering for sending av utbetalingsfiler/remitteringsfiler til din bankforbindelse..rediger: Endre en remitteringstype..slett: Sletter en remitteringstype. Standard remitteringstype: Her bestemmer du hvilken remitteringstype du ønsker å benytte. Du kan opprette nye remitteringstyper ved å klikke Ny. Tillat å registrere utbetaling av en post som har status "Sendt til remittering": Ved å merke av her kan du manuelt registrere utbetaling i bilagsregistrering av en post som er sendt til remittering. Remitter bare godkjente fakturaer: Merkes det av her vil du kun kunne remittere fakturaer som er godkjente. Veiviser for remitteringsinnstillinger.når du oppretter en ny remitteringsstype, eller endrer en eksisterende, åpnes veiviseren for remitteringsinnstillinger. Innstillinger Eget navn på formatet: Her kan du legge inn et eget navn for remitteringsformatet du bruker dersom det er ønskelig. 83

93 REGNSKAP Bankkontonr.: Ditt kontonummer som skal benyttes til utbetalinger. Velg konto fra listen, eller opprett ny. Internettadresse til nettbank: Her kan du eventuelt legge inn internettadressen til nettbanken din, dersom dette skal benyttes. Gjenopprett fil fra filarkiv: Knappen brukes dersom du ønsker å gjenopprette en tidligere remitteringsfil, for eksempel for å sende den til banken på nytt. For å gjenopprette må du vise til filen og klikke Eksport. Merk! Katalogen for remitteringsfiler må være tom. Du må ta en sikkerhetskopi før du utfører denne handlingen. Innstillinger fra banken Bruker-ID/kundenummer: Her registreres bruker-id/kundenummer som du mottar fra banken. Organisasjonsnummer for remittering: Her registreres Organisasjonsnummeret som skal brukes ved remittering. 84 Passord: Tast inn passord som du har mottatt dette fra banken. Feltet må være utfylt, så dersom din bank ikke benytter passord kan du skrive inn et eget. Divisjon: Fylles ut dersom du har fått beskjed om det fra banken.

94 BETALINGSOPPFØLGING Kontroller bankkontonummer ved opprettelse av utbetalingsfil: Kontrollerer formatet på kontonumrene i bankfilene. Gir melding og krever korreksjon dersom feil finnes. Kontroller KID-nummer ved opprettelse av utbetalingsfil: Kontrollerer formatet på KIDnumrene i bankfilene. Gir melding og krever korreksjon dersom feil finnes. Innstillinger for filer som skal sendes til banken Katalog: Velg ønsket katalog for remitteringsfiler, dersom du ikke ønsker å benytte den som er foreslått. Merk! Det er viktig at du merker deg filbanen til denne katalogen, da filen normalt skal overføres til banken via bankens betalingsløsning. I enkelte betalingsløsninger kan du spesifisere plasseringen for filen, slik at den hentes automatisk. Filnavn: Her bestemmer du filnavn for remitteringsfilen. Sekvensnummer: Nummeret vil øke ved generering av ny fil. Nummeret kan overstyres om ønskelig. Transaksjonssekvens: Nummeret vil øke ved generering av ny fil. Nummeret kan overstyres om ønskelig. Innstillinger for filer som mottas fra banken Bokføring: Her bestemmer du om bokføring av bilag skal bokføres i Bilagsregistrering, Hovedbok eller om de Aldri skal bokføres. Ved valg av Bilagsregistrering må bilagene overføres manuelt til hovedbok. Ved valg av Aldri må du registrere bilagene manuelt og deretter overføre til hovedbok for å lukke postene. 85

95 REGNSKAP Hovedbokskonto: Her bestemmer du hovedbokskontoen som skal benyttes ved remittering. Regel for remittering: Her bestemmer du hvordan bilagene skal se ut ved innlesing av returfil fra bank. Bilagsart: Som standard benyttes Bank, men kan overstyres ved å velge annen bilagsart i nedtrekkslisten. OCR/bank - Innlesing av filer fra bank Ved hjelp av OCR/bank kan du lese inn filer fra banken som inneholder informasjon om betalinger som er gjort fra kundene dine. Du må ha en avtale med banken og sette opp innstillinger for OCR/bank i programmet før du kan lese inn filer fra banken. Ved innlesning av fil bokføres det automatisk bilag som inneholder disse betalingene. I innstillinger for OCR/bank kan du velge om bilagene skal bokføres i bilagsregistrering eller hovedboken. Hvis du velger å bokføre bilagene i hovedboken vil reskontro automatisk bli oppdatert og postene som går i null vil bli lukket mot hverandre. Tips! Innstillingene finner du under Vis - Innstillinger - Regnskap - Reskontro, og Bedriften importerer OCR-filer fra bank. Slik leser du inn OCR/bank-filer 1. Velg Vis - Regnskap - Kundereskontro - OCR/Bank. 2. Velg filen som skal leses inn og klikk Neste. Rapporten OCR-Filinnhold skrives ut til forhåndsvisning. Rapporten gir en oversikt over hvilke betalinger som har gyldig KID og som kan bokføres i regnskapet. 3. Skriv ut eller lukk rapporten. 4. Klikk Fullfør for å bokføre. Du kan eventuelt klikke Forrige for å gå ti tilbake og velge en annen fil. Betalingene bokføres med godkjent KID. 86

96 BETALINGSOPPFØLGING Innstillinger for OCR/bank Dersom du benytter deg av KID og mottar OCR-filer fra banken når kundene dine har betalt sine fakturaer, må du sette følgende innstillinger i programmet for å kunne ta i bruk funksjonaliteten: Katalog: Her bestemmer du katalogen du ønsker å importere OCR-filer fra. Filnavn: Her skriver du inn filnavnet på filen du skal importere. Bokføring: Ved import av OCR-filer kan du velge om bilagene skal importeres til Hovedbok eller Bilagsregistrering. Ved valg av Bilagsregistrering må du manuelt overføre bilagene til hovedbok for å lukke åpne poster. Hovedbokskonto: Her bestemmer du hovedbokskontoen du ønsker å bruke ved bokføring av poster i OCR-fil. Bilagsart: Vanligvis benyttes bilagsarten Bank ved import av OCR-/Bankfiler, men du kan endre bilagsart om ønskelig. Gjenopprett fil fra filarkiv: Knappen brukes dersom du ønsker å gjenopprette en tidligere OCR/Bank-fil. For å gjenopprette må du vise til filen og klikke Eksport. Automatisk slette utbetalingsfiler ved innlesing av returfiler: Merkes av dersom du ønsker å få slettet gamle utbetalingsfiler automatisk. Inkasso Inkasso betyr at man overlater inndrivelse av forfalte pengekrav til et firma som har bevilling til å drive inkassovirksomhet. For å kunne sende fordringer til inkasso må du ha en avtale med et inkassoselskap og sette innstillinger for inkasso i ditt Mamut-system. Selve overføringen av informasjon til inkassoselskapet skjer via en egen veiviser for generering av inkassofiler i reskontromodulen. For å kunne generere en inkassofil krever det at du har sendt ut betalingspåminnelser og inkassovarsel på fordringene. Først når inkassovarslene har forfalt blir fordringene gjort tilgjengelige for overføring til inkasso. Det er støtte for tre ulike filformater for inkasso. Innbetaling: Dersom du fører en innbetaling, og denne er sendt inkasso, vil du få opp et vindu der du må angi om betalingen er foretatt fra Kunden direkte eller Inkassoselskapet. Dersom kunden betaler direkte vil du i slike tilfeller gjerne måtte melde fra om dette til inkassoselskapet. Merker du av for Kunden her, vil fordringen bli med i grunnlaget for reskontro-rapporten: Inkasso. Innbetalt av kunden, sendt til inkasso. 87

97 REGNSKAP Ved hjelp av Enterpriseutvidelsen Mamut Enterprise Inkasso får du ytterligere kontroll over den økonomiske styringen ved å gi din virksomhet skreddersydd og kundetilpasset betalingsoppfølging. Les mer om produktet på Ved å klikke på knappen Inkasso i reskontromodulen vil en veiviser for generering av inkassofiler startes. innstillinger for Inkasso For det skal være mulig å sende en fordring til inkasso må det være skrevet ut et inkassovarsel som har forfalt til betaling på den aktuelle fordringen. Slik genererer du en inkassofil 1. Sett ønsket utvalg for å begrense antall fordringer som blir foreslått til inkasso. Du kan sette et eller flere av følgende utvalg: Type kontakt: Velg ønsket kundetype. Kunde: Velg ønsket kunde. Kjøredato: Velg ønsket dato for opprettelse av inkassofil. Klikk Utvalg hvis du ønsker å gjøre et mer avansert utvalg. 2. Klikk Neste for å se hvilke fordringer som blir foreslått basert på ditt utvalg. Du har også mulighet til å fjerne markeringen på linjene med fordringer som blir foreslått. Fordringene der du fjerner markeringen vil ikke bli med på inkassofilen denne gangen. 3. Klikk Neste dersom du er fornøyd med fordringene som blir foreslått. Du vil da få en forhåndsvisning av rapporten Inkassoliste. Denne kan du skrive ut ved å klikke på Print report. 4. Klikk Neste. Ønsker du å redigere på utvalget klikker du på Forrige. 5. Velg katalog for hvor inkassofilene skal plasseres. 6. Klikk Neste for å generere filene. 88

98 BETALINGSOPPFØLGING Innstillinger for Inkasso.Du kan åpne innstillingene for inkasso via veiviseren for inkasso i kundereskontro, eller via menyen Vis - Innstillinger - Regnskap - Reskontro. Dersom kundene dine ikke har betalt etter å ha mottatt både betalingspåminnelser og inkassovarsel, kan du via programmet sende inkassoliste eller eksportere fakturainformasjon til ditt Inkassobyrå for videre oppfølging. Følgende innstillinger kan settes: Antall dager etter forfall før inkasso: Her velger du hvor mange dager det skal gå fra inkassovarslet har forfalt til du skal kunne generere inkassofil/inkassoliste. Kun sende krav til inkasso som er større enn: Fordringer vil kun bli foreslått for inkasso dersom de er større enn valgt beløp. Filformat: Som standard er formatet Standard (ASCII). Opprett et egendefinert felt på kontakten: Feltet lar deg opprette eller eventuelt oppdatere eksisterende egendefinert felt på kontakten ved generering av inkassofil/inkassoliste. Kunden skal markeres med kredittstopp: Dersom du ønsker at kunden ikke skal kunne faktureres mer før utestående krav er innbetalt, merkes det av her. Informasjon om inkassoselskapet Informasjon som skal registreres får du av inkassoselskapet ditt. Navn på inkassoselskapet: Her legger du inn navnet på inkassoselskapet du bruker. Vårt kundenummer hos inkassoselskapet: Ditt kundenummer hos inkassoselskapet legges inn her. Kontaktperson: Her legger du inn navnet på kontaktpersonen som dine kunder skal forholde seg til i Inkassoselskapet. Avtalenummer: Avtalenummeret for din avtale med inkassoselskapet registreres her. Vår kontaktperson: Her registrerer du navnet på den som er kontaktpersonen i ditt firma. Katalog for eksport fil: Her bestemmer du katalogen du ønsker å eksportere inkasso filer til. E-post: Her registreres e-postadressen til inkassoselskapet. E-postadressen vil automatisk fylles ut i e-posten ved generering av inkassofiler. Rediger e-postmaler for Inkasso: Ved å klikke Inkasso vil du få opp en e-postmal som du kan redigere og tilpasse ditt firma. 89

99 REGNSKAP Notat: Notatfeltet brukes til egne notater vedrørende inkassoselskapet. Notatene vil ikke vises på utskrifter. Derimot benyttes dette feltet av enkelte inkassoformater, slik at denne informasjonen vil bli med i filen som sendes til inkassoselskapet. Gjenopprett fil fra filarkiv Knappen brukes dersom du ønsker å gjenopprette en tidligere inkassofil. For å gjenopprette må du vise til filen og klikke Eksport. 90

100 BUDSJETT BUDSJETT Budsjettmodulen inneholder salgs-, innkjøps-, driftkostnads-, lønns-, investerings- og likviditetsbudsjett. Den vil hjelpe din bedrift med å fastsette dine budsjetter på en enkel måte. Den vil også bidra til å gi deg den nødvendige oversikten du trenger for å fatte riktige beslutninger basert på budsjetter, prognoser og forventet likviditetsutvikling. Innsamling av budsjettdata Selve opprettelsen av budsjettene foregår ved hjelp av en veiviser der du kan velge om du vil hente data fra tidligere reelle regnskapstall eller fra et budsjett for eksempel fra et tidligere år. Deretter kan du justere disse opp eller ned prosentvis. Ønsker du å opprette budsjettet fra grunnen av, uten å basere på tidligere regnskapstall eller budsjetter, kan du også gjøre dette. Du kan også finjustere tallene etter at budsjettet er opprettet, helt ned på konto-/periodenivå. Når budsjettet er opprettet kan du justere innstillingene som du ønsker. Fleksibel budsjettering Budsjettmodulen har full fleksibilitet med hensyn til hva du skal budsjettere på (budsjettbærere). I kombinasjon med enten prosjekt eller avdeling kan du for eksempel på salgsbudsjettet budsjettere på totalsummer, hovedbokskontoer, selger, kunde, produkt, produktgruppe eller kontaktkategori. Budsjettet er oppdelt i underbudsjetter, der salgsbudsjettet er tilpasset kontoplanen for salgskontoer. Innkjøpsbudsjettet, lønnsbudsjettet, driftskostnadsbudsjettet, investeringsbudsjettet og likviditetsbudsjettet er på samme måte tilpasset kontoene i standard kontoplan. Du kan justere hvilke kontoer som skal inkluderes i de ulike underbudsjettene. Budsjettfordeling på perioder ved hjelp av fordelingsnøkler For å forenkle arbeidet med å fordele budsjettsummer på perioder, kan du i registeret Budsjettfordeling opprette fordelingsnøkler som fordeler en totalsum ut over 12 perioder, slik at du kan tilpasse deg dine sesongvariasjoner. Fordelingsnøklene er bygget opp av forholdstall, slik at du kan fordele nøyaktig etter den brøk du ønsker. Ønsker du lik fordeling i alle periodene kan du for eksempel sette et 1-tall i alle feltene, slik at summen fordeles på hver måned med 1/12 av totalen. Egendefinerte rapporter Under Resultat og Likviditet kan du selv definere rapportene på samme måte som i hovedboken. Grafiske visninger Budsjettmodulen har egne grafiske visninger for budsjettene. Her kan du få en rask oversikt over budsjettene og sammenligne med reelle tall, samt se prognoser for resten av året basert på budsjettet du har satt opp, eller prognoser basert på resultatet så langt - og deretter på budsjett ut året. Budsjettinnstillinger Hvert enkelt budsjett har egne innstillinger. Du kommer til disse ved å klikke Rediger i listevinduet for budsjetter, eller ved å klikke på Innstillinger når du er inne på selve budsjettet. Innstillingene er også en del av veiviseren som leder deg gjennom opprettelsen av nye budsjetter. 91

101 REGNSKAP Budsjettlisten - Velg budsjett eller lag et nytt Når du velger Budsjett fra Vis-menyen eller ved hjelp av en annen snarvei får du opp en liste over budsjetter du har opprettet tidligere. Klikk Ny for å lage et nytt budsjett. Dette starter veiviseren for å opprette et nytt budsjett. Marker et budsjett i listen og klikk Rediger for å endre innstillingene for et eksisterende budsjett. Du kan slette et budsjett. Dette er endelig. Svarer du Ja på dette er budsjettet borte. Legg merke til at budsjettene opprettes per regnskapsår. I nedtrekkslisten til høyre velger du år. Hvordan opprette et nytt budsjett? Opprettelse av budsjetter gjøres ved hjelp av en veiviser der du kan velge om du vil hente data fra reelle regnskapstall eller fra et allerede eksisterende budsjett. Deretter kan du justere tallene i prosent. Ønsker du å opprette et budsjett fra grunnen av, uten å basere på tidligere regnskapstall eller budsjetter, kan du også gjøre dette. Du kan også finjustere tallene etter at budsjettet er opprettet, helt ned på konto-/periodenivå. Slik oppretter du et nytt budsjett 1. Velg Vis - Regnskap - Budsjett. 2..Klikk Ny i budsjettlisten. 3. Skriv inn et navn på budsjettet. 4. Velg regnskapsår. 5. Klikk OK. Budsjettet lagres og du blir ført videre til veiviseren for import av budsjettdata. Når budsjettet er opprettet kan du senere justere innstillingene som du ønsker. 92

102 BUDSJETT Hvordan opprette et likviditetsbudsjett? Likviditetsbudsjettet dannes på grunnlag av innstillinger satt på likviditetsbudsjettet, i tillegg til innstillingene som er satt i forhold til likviditet på de øvrige underbudsjettene. Det vil si at for å få inn tall i likviditetsbudsjettet, må du først opprette et resultatbudsjett. Slik går du frem for å definere hvordan likviditetsbudsjettet ditt skal fremkomme 1. Velg Vis - Regnskap - Budsjett. 2. Marker budsjettet du ønsker å definere likviditeten til, og klikk OK. 3. Klikk på knappen Innstillinger. 4. Klikk på søkeknappen til høyre for Salgsbudsjett og definer hvilken effekt salgsbudsjettet skal ha på likviditetsbudsjettet under fanekortet Likviditetsbudsjett. 5. Klikk OK. 6. Gjenta punkt 4 og 5 på Innkjøpsbudsjett, Lønnsbudsjett, Driftskostnadsbudsjett, Investeringsbudsjett og Likviditetsbudsjett. Du har nå opprettet et likviditetsbudsjett. Hvordan opprette et nytt budsjett basert på et eksisterende? Ved opprettelse av budsjett kan du velge å basere et nytt budsjett på et eksisterende budsjett. Slik oppretter du et nytt budsjett basert på et eksisterende 1. Velg Vis - Regnskap - Budsjett. 2. Klikk på knappen Ny. 3. Legg inn ønskede innstillinger for budsjettet ditt, og klikk OK. 4. Veiviseren for budsjett starter. Velg Hent data fra eksisterende budsjett, og klikk Neste. 5. Velg hvilket budsjett du ønsker å basere de nye budsjettallene dine på. 6. Merk av for hvilke tall som skal importeres. 7. Legg inn hvor mye du ønsker at tallene skal justeres med i prosent. 8. Klikk Fullfør. Du har nå opprettet et nytt budsjett basert på et eksisterende. 93

103 REGNSKAP Hvordan opprette et nytt budsjett basert på reelle regnskapstall? Ved opprettelse av budsjett kan du velge å basere et nytt budsjett på reelle regnskapstall. Slik går du frem for å opprette et nytt budsjett basert på reelle regnskapstall 1. Velg Vis - Regnskap - Budsjett. 2. Klikk på knappen Ny. 3. Legg inn ønskede innstillinger for budsjettet ditt, og klikk OK. 4. Veiviseren for budsjett starter. Velg Hent data fra reelle regnskapstall, og klikk Neste. 5. Velg hvilket regnskapsår du ønsker å basere budsjettallene dine på. 6. Merk av for hvilke tall som skal importeres. 7. Legg inn hvor mye du ønsker at tallene skal justeres med i prosent. Ved å klikke på søkeknappen til høyre for justeringsfeltet kan du justere kontointervallet tallene skal importeres fra. 8. Klikk Fullfør. Du har nå opprettet et nytt budsjett basert på reelle regnskapstall. Import av budsjettdata Når du skal legge inn budsjettallene kan du gjøre det ved hjelp av en veiviser der du kan velge om du vil hente data fra tidligere reelle regnskapstall eller fra et budsjett for eksempel fra et tidligere år, og deretter justere disse opp eller ned prosentvis slik du ønsker. Ønsker du å opprette budsjettet fra grunnen av, uten å basere på tidligere regnskapstall eller budsjetter, kan du også gjøre dette. Du kan også finjustere tallene etter at budsjettet er opprettet, helt ned på konto-/periodenivå. 94 Du kan importere budsjettdata i det du oppretter et nytt budsjett, eller ved å åpne et eksisterende budsjett og klikke Importer.

104 BUDSJETT Tomt budsjett Budsjettet opprettes uten tall. Hent data fra reelle regnskapstall Du får importere reelle tall fra et regnskapsår som du velger selv, for eksempel forrige. Du kan justere tallene med en prosentsats. Hent data fra eksisterende budsjett Du får importere tall fra et budsjett som allerede er opprettet. Også her kan du justere med en prosentsats. Hvordan redigere budsjettdata? Når du har åpnet et budsjett kan du redigere postene i budsjettet..dobbeltklikk på budsjettraden, eller klikk på Rediger for å legge inn eller importere budsjettall. I vinduet kan du legge inn flere linjer på det enkelte budsjettet, for eksempel kan du legge opp 2 linjer for salg i salgsbudsjettet. Har du valgt hovedbokskonto i innstillingene blir du bedt om å oppgi hvilken konto, inntil du har lagt inn tall..i detaljvinduet for budsjettraden kan du klikke Import for å hente inn alle kontoer. Systemet vil senere vise kun de kontoer der du har lagt inn budsjettall. 95

105 REGNSKAP.I kolonnen F angis Fordelingsnøkkel for raden. Fordelingsnøkler fordeler en totalsum ut over 12 perioder, slik at du kan tilpasse deg dine sesongvariasjoner. Du kan se mer om budsjettfordeling i eget avsnitt..marker en linje og klikk på Slett hvis du vil ta bort en linje fra budsjettraden. Hvordan legge inn budsjettall på andre kontoer enn det systemet foreslår? Dersom du har valgt at budsjettbæreren din er Hovedbokskonto vil systemet foreslå kontoer som du skal registrere budsjettallene dine på ut fra fastsatte intervaller. Du kan endre på dette kontointervallet ved å opprette et nytt budsjett basert på reelle regnskapstall. Kontointervallet på dette nye budsjettet vil da bli tilgjengelig på de budsjettene du allerede har begynt å registrere tall på. Du kan slette det nyopprettede budsjettet etterpå dersom du ikke ønsker å ha det liggende. Slik går du frem for å endre kontointervallene på et budsjett 1. Velg Vis Regnskap Budsjett. 2. Klikk Ny. 3. Legg inn ønsket navn på budsjettet, og klikk OK. 4. Velg alternativet Hent data fra reelle regnskapstall, og klikk Neste. 5. Klikk på søkeknappen til høyre for budsjettet du ønsker å endre kontointervallet på. 6. I dialogboksen som kommer opp kan du velge å endre det kontointervallet som ligger inne ved å klikke på Rediger, endre kontointervallet og klikke OK. Du kan også velge å legge inn et nytt kontointervall i tillegg ved å klikke på Ny, legge inn ønsket kontointervall og klikke OK. 7. Gjenta punkt 6 til du har fått endret kontointervallet på de ønskede budsjettypene, og klikk Fullfør. 96

106 BUDSJETT Du har nå importert nye kontointervaller til alle tidligere registrerte budsjetter også. Dersom du ønsker det kan du nå slette budsjettet du opprettet for å endre på kontointervallene dine. Du sletter budsjettet ved å lukke budsjettmodulen og deretter velge Vis Regnskap Budsjett. Marker budsjettet du ønsker å slette, og klikk på Slett. Budsjett - hovedvinduet for ett budsjett Når du har valgt et budsjett kommer du til hovedvinduet for dette budsjettet. Her kan du redigere budsjettallene, vise resultat og likviditet, og justere innstillingene for budsjettet. Ønsker du å åpne et annet budsjett må du avslutte budsjettet du er inn i og åpne det andre fra listevinduet. Du kommer til dette via Vis - Regnskap - Budsjett. Budsjettdata Under budsjettdata legger du inn tallene for budsjettet..dobbeltklikk på budsjettraden, eller klikk på Rediger for å legge inn eller importere budsjettall. I vinduet kan du legge inn flere linjer på det enkelte budsjettet, for eksempel kan du legge opp 2 linjer for salg i salgsbudsjettet. Har du valgt hovedbokskonto i innstillingene blir du bedt om å oppgi hvilken konto, inntil du har lagt inn tall. Se mer om redigering av budsjettdata nedenfor..klikker du Import i hovedvinduet for et budsjett startes veiviseren for import av budsjettdata..skriv ut: Budsjettet kan skrives ut i liggende format. Ved hjelp av pilen ved siden av skriverikonet kan du få en forhåndsvisning av budsjettet. Du kan også eksportere budsjettdata til Excel. 97

107 REGNSKAP Resultat og Likviditet.Under Resultat og Likviditet kan du selv definere rapportene på samme måte som i hovedboken. For å redigere en budsjettrapport kan du klikke på Rapportinnstillinger eller Kolonneinnstillinger. I kolonneoppsettene er det ferdigdefinerte kolonneoppsett som ikke kan redigeres. Du kan imidlertid opprette dine egne. Se mer om rapportoppsett og kolonneoppsett i avsnittet "Hovedbok"..Utvalgsinnstillinger: Her kan du sette utvalg på prosjekt og/eller avdeling..utvalg av/på: Når du har satt utvalgsinnstillinger kan du skru av og på utvalget ved hjelp av denne knappen. Grafisk - Resultat og Grafisk - Likviditet Budsjettmodulen har egne grafiske visninger for budsjettene. Her kan du få en rask oversikt over budsjettene og sammenligne med reelle tall, samt se prognoser for resten av året basert på budsjettet du har satt opp, eller prognoser basert på resultatet så langt - og deretter på budsjett ut året. Innstillinger.Hvert enkelt budsjett har egne innstillinger. Innstillingene er også en del av veiviseren som leder deg gjennom opprettelsen av nye budsjetter. Budsjettfordeling.For å forenkle arbeidet med å fordele budsjettsummer på perioder, kan du i registeret Budsjettfordeling opprette fordelingsnøkler som fordeler en totalsum ut over 12 perioder, slik at du kan tilpasse deg dine sesongvariasjoner. Fordelingsnøklene er bygget opp av forholdstall, slik at du kan fordele nøyaktig etter den brøk du ønsker. Ønsker du lik fordeling i alle periodene kan du for eksempel sette et 1-tall i alle feltene, slik at summen fordeles på hver måned med 1/12 av totalen. Oppretter ny fordelingsnøkkel. Redigerer en eksisterende fordelingsnøkkel. Sletter en eksisterende fordelingsnøkkel. 98

108 BUDSJETT Merk! Sletter eller endrer du en fordelingsnøkkel vil dette ikke få innvirkning på allerede opprettede budsjettall. Du må imidlertid være oppmerksom på at tallene ikke endrer seg automatisk. Dette betyr at dersom du endrer en fordelingsnøkkel må du oppdatere dette i budsjettallene også. Dette gjør du enkleste ved å legge inn fordelingsnøkkelen på nytt. Det anbefales derfor å være forsiktig med å endre budsjettnøkler. Du kan i stedet opprette nye. Budsjettinnstillinger.Hvert enkelt budsjett har egne innstillinger. Du kommer til disse ved å klikke Rediger i listevinduet for budsjetter, eller ved å klikke på Innstillinger når du er inne på selve budsjettet. Innstillingene er også en del av veiviseren som leder deg gjennom opprettelsen av nye budsjetter. Hovedbokskonto: Samler budsjettallene for en gruppe kontoer på en eller flere hovedbokskontoer som du velger selv. Du kan for eksempel samle alle salgsinntekter på konto 3000 i budsjettet og alle innkjøp på konto 4000, slik at dette blir forenklet. Velger du hovedbokskontoer blir du bedt om å angi hovedbokskonto når du skal legge inn eller redigere budsjettallene. Totalsummer: Slår sammen alle tallene for det enkelte budsjett for deg, uten at det skal vises som en sum på en eller flere kontoer. Rediger grunnlaget for budsjettet.klikk på knappen for å redigere likviditetseffekten og hvilke kontoer som skal inkluderes i hver enkelt del av budsjettet. 99

109 REGNSKAP Likviditetseffekt I fanekortet Likviditetsbudsjett setter du hvilke likviditetseffekter budsjettene medfører. Valgene under likviditetsbudsjett varierer avhengig av hvilket underbudsjett du setter innstillinger for. I salgsbudsjettet er det for eksempel viktig å definere en gjennomsnittlig betalingstid. Dine kunder betaler kanskje ikke alltid på forfall, og her kan du sette et gjennomsnittlit antall dager for faktisk betalingstid. Som standard benyttes standard betalingsbetingelse. Dagene regnes ut fra fakturadato. Dersom en andel av dine salg er kontant setter du inn en prosentandel i feltet Kontantandel i %. Likviditetsbudsjettet vil ta hensyn til dette, da kontantsalg gir umiddelbar likviditetseffekt. Salgsbudsjettet har også innstillinger for Inngående saldo, som i dette tilfellet vil gjelde kundereskontro, og for betalingskonto. Denne vil som standard være systemkontoen for bank. Hovedbokskonto I fanekortet Hovedbokskonto kan du fordele de ulike typene inntekter og utgifter på en eller flere kontoer i budsjettet. Eksempelvis kan du velge å vise alle salgsinntektene på en konto. Som standard er det valgt at disse skal vises på en konto. Da velges kontoen, og man benytter faktor 1, slik at alle salgskontoer slås sammen i budsjettoversikten til en sum. Du kan også fordele de på ulike kontoer. Da benytter du ulike fordelingsfaktorer, på samme måte som for fordelingsnøklene. Benytter du faktor 1 på to kontoer, vil totalsummen fordeles med ½ på hver av disse. 100

110 HOVEDBOK HOVEDBOK Alle regnskapsdata blir til slutt samlet i Hovedbok. Selv om det daglige arbeidet foregår i andre moduler, vil all informasjon overføres til hovedboken. Periode- og terminavslutning, årsavslutning og oppstart av nytt regnskapsår er sentrale temaer når alle data har blitt samlet i hovedboken. Du kan se dataene i hovedboken på syv forskjellige måter. Du finner knapper for disse i venstre marg slik at du kan skifte mellom dem når det passer deg: Bilagsliste Kontoliste Nøkkeltall Resultat Balanse Grafisk Fremtidig kontantstrøm Tips! Tradisjonelt rapporteres inntekter i resultatregnskapet som negative tall (kredit), i og med at de balanseres mot tilsvarende økning i Eiendelene, som skal rapporteres som positive tall (debet). Du kan likevel endre på hvordan rapportene skal vise disse tallene, for eksempel om du ikke ønsker at dine inntekter skal vises med negative tall. Dette gjør du i innstillingene under Vis - Innstillinger - Regnskap - fanekortet Regnskapsinnstillinger - Rapporter. Bilag i andre moduler De fleste posteringer i hovedboken integrerer data fra flere moduler. Disse modulene har du derfor direkte tilgang til fra hovedboken..merker du en Utgående faktura som er postert i hovedboken via Ordre-/Faktura-modulen, aktiveres knappen Gå til faktura. Fakturamodulen vil åpnes og fakturaen som var utgangspunktet for posteringen vil vises automatisk.. Det samme gjelder Inngående faktura som er bokført via Innkjøpsmodulen. Marker og klikk Gå til Innkjøp for å gå til aktuelle innkjøpet i innkjøpsmodulen.. Posteringer på en konto med Reskontrofunksjon, er alltid tilknyttet en kontakt. Dersom du merker en slik bilagslinje, kan du klikke Gå til kontaktkortet for å hente opp registreringen i Kontaktregisteret. Dette gjelder i første rekke posteringer på konto 1510 og 2410, som er satt opp som standard konto for registrering av kundefordringer og leverandørgjeld. Via disse bilagslinjene har du også tilgang til Reskontro. Ved å klikke Gå til reskontro har du direkte tilgang til å registrere betalinger av bilaget. 101

111 REGNSKAP Opprettelse og redigering av rapportoppsett Rapportene Nøkkeltall, Balanse og Resultat i hovedboken kan redigeres, eller du kan opprette nye rapporter (rapportoppsett). Gjennom definering av egne Kolonneoppsett kan du bestemme hvilke tidsintervaller linjene fra rapportoppsettet skal fordeles på. Ved å klikke knappen med tre prikker til høyre for nedtrekkslisten for Rapportinnstillinger vises alle de definerte oppsettene i en liste. Følg prosedyren nedenfor ved opprettelse av nye, eller redigering av gamle rapporter. Hvordan opprette/redigere et rapportoppsett 1. Klikk Ny eller merk en eksisterende rapport og klikk Rediger. Du kan nå sette opp rapporten, linje for linje. 2. Skriv inn en Beskrivelse av rapporten i det øvre feltet. Dette vil være navnet du velger som rapportoppsett i hovedbok Klikk Ny for å legge til en linje nederst på rapporten. For å legge til en linje midt i rapporten kan du markere en linje og klikke Legg til felt. I vinduet Linje kan du spesifisere hva som skal vises på linjen:

112 HOVEDBOK Merk ikke Vis dersom linjen bare skal inngå i andre formler og ikke vises på selve rapporten. Velg hvilken Linjetype du vil legge inn ved hjelp av nedtrekkslisten. Feltene som er aktuelle for denne linjetypen vil da være aktive i vinduet ellers. Beskrivelse: Legger inn en linje med den beskrivelsen du formulerer. Linje: Legger inn en blank linje på rapporten. Data: Henter tall fra regnskapet. Du velger ønsket kontogruppe fra nedtrekkslisten for Kontogruppe nedenfor. Konto: Henter tall fra regnskapet. Du velger Konto fra og Konto til fra nedtrekkslistene nedenfor. Formel: Kan bare baseres på eksisterende linjer i rapporten, ikke på tall som kun ligger i regnskapet og ikke er hentet opp i rapporten. Fritt tall: Legger inn en linje med et valgfritt tall på rapporten. Angi Innrykk i antall punkter dersom du ønsker innrykk for linjen. Velg Overstyr kolonneformatet for denne linjen for å definere egen formatering for linjen. 4. Klikk OK. 5. Gjenta prosessen til du har lagt opp alle linjer. Du kan også overføre rapportene til andre firmadatabaser: Klikk Eksporter for å lagre informasjon om en rapport i en fil. Denne filen kan siden importeres i en annen firmadatabase om du ønsker å benytte de samme rapportene i flere firmadatabaser. Klikk Importer for å lese inn en fil med nye rapporter. Dette kan være rapporter du har eksportert fra en annen eller lastet ned fra Mamuts supportsider. 103

113 REGNSKAP Opprettelse og redigering av kolonneoppsett Kolonneoppsettene i Nøkkeltall, Balanse og Resultat i hovedbok kan redigeres, eller du kan opprette nye kolonneoppsett. Disse kolonneoppsettene bestemmer tidsintervaller som linjene fra rapportoppsettet skal fordeles på. Et kolonneoppsett kan inneholde en eller flere kolonner. Ved å klikke på søkeknappen til høyre for nedtrekkslisten for Kolonneinnstillinger vises alle de definerte oppsettene i en liste. Følg prosedyren nedenfor ved opprettelse av nye, eller redigering av gamle kolonneoppsett. Hvordan opprette/redigere et kolonneoppsett 1. Klikk Ny eller merk et eksisterende kolonneoppsett og klikk Rediger. Du kan nå sette opp kolonneoppsettet, kolonne for kolonne. 2. Skriv inn en Beskrivelse av kolonneoppsettet i det øvre feltet. Dette vil være navnet du velger som kolonneoppsett i hovedboken. 3. Klikk Ny for å legge til en kolonne til høyre i kolonneoppsettet. For å legge til en kolonne til venstre for markert kolonne kan du klikke Legg til felt. Denne blir liggende over markert kolonne i listen, men til venstre i selve rapporten. I vinduet Kolonne kan du spesifisere hva som skal vises i kolonnen: Merk ikke Vis dersom kolonnen bare skal inngå i andre formler og ikke vises på selve rapporten. Velg hvilken Kolonnetype du vil legge inn ved hjelp av nedtrekkslisten. Feltene som er aktuelle for denne kolonnetypen vil da være aktive i vinduet ellers. Data: Henter tall fra regnskapet. Du kan velge mellom Årets hovedbok, Fjorårets hovedbok, Årets budsjett og Fjorårets budsjett. Sett også ønsket periodeutvalg. Formel: Kan kun baseres på eksisterende kolonner i kolonneoppsettet, ikke på tall som kun ligger i regnskapet og ikke er hentet opp i rapporten. Fritt tall: Legger inn en kolonne med et valgfritt tall. 4. I tillegg til valg av kolonnetype kan du velge tall- og skriftformat. 104

114 HOVEDBOK 5. Klikk OK. 6. Gjenta prosessen til du har lagt opp alle kolonner. Du kan også overføre kolonneoppsettene til andre firmadatabaser: Klikk Eksporter for å lagre informasjon om et kolonneoppsett i en fil. Denne filen kan siden importeres i en annen firmadatabase om du ønsker å benytte de samme kolonneoppsettene i flere firmadatabaser. Klikk Importer for å lese inn en fil med nye kolonneoppsett. Dette kan være kolonneoppsett du har eksportert fra en annen eller lastet ned fra Mamuts supportsider. Bilagsliste/Kontoliste Bilagsliste.Bilagslisten er det første du vil møte når du åpner hovedboken. Dette er imidlertid bare en av flere måter du kan se hovedbok på. I venstre marg finner du knapper som tar deg til de andre fremstillingsmulighetene i hovedbok: Kontoliste, Nøkkeltall, Resultat, Balanse, Grafisk og Fremtidig kontantstrøm. I Bilagslisten kan du se nærmere på de enkelte bilag/fakturaer du har ført. Det finnes gode muligheter for å filtrere/søke frem ønsket informasjon, og visningen i vinduet kan tilpasses etter eget behov. Velg først hvilket Regnskapsår du vil se bilag for i nedtrekkslisten øverst til venstre. Velg så om trestrukturen skal vise Bilagsart/periode eller Periode/bilagsart. Første alternativ vil vise bilagsartene hver for seg med underliggende perioder. Andre alternativ vil vise periodene hver for seg med underliggende bilagsarter. Klikk på det du vil skal vises i listen..klikk Rediger hvis du vil redigere beskrivelse, avdeling, prosjekt eller eventuell annen kostnadsbærer for den aktuelle linjen. 105

115 REGNSKAP.Klikk på Slett for å reversere markert bilag. Et nytt bilag vil bli opprettet direkte i hovedbok eller via bilagsregistrering. Du kan ikke reversere bilag fra lukkede perioder, eller dersom bilaget er et automatisk generert inngående saldo-bilag. Dersom bilaget ikke kan reverseres, kan du føre korrigeringsbilag manuelt i bilagsregistrering i en åpen periode..klikk Søk for å søke etter utvalgte bilag. Da åpnes dialogvinduet Søk hvor du legger inn søkekriterier i de ulike feltene. Det store feltet nederst i dette dialogvinduet vil oppdateres med treff etter hvert som du legger inn søkekriterier. Marker et treff i dette feltet og klikk på Gå tilknappen under feltet for å få bilaget opp i hovedboken..klikk Sum Av/På for å vise/skjule summering nederst..klikk Linket dokument dersom du ønsker å linke et dokument til bilaget. Det kan for eksempel være et originalt bilag du har skannet inn som du ønsker å linke til bilaget i hovedbok. Se mer om dette i avsnittet om bilagsregistrering..klikk Gå til reskontro for å vise bilaget i reskontro. Kun aktiv når du markerer en reskontropost..klikk Gå til kontaktkortet for å åpne kontaktkortet til den som er tilknyttet linjen du har markert..klikk Gå til faktura for å vise den tilhørende fakturaen i fakturamodulen..klikk Gå til innkjøp for å åpne bilaget i innkjøpsmodulen..klikk Innstillinger for å bestemme hvilke kolonner som skal vises i vinduet. Endringene gjelder pr. bruker og tar effekt når du lukker innstillingsvinduet..klikk Hjelp hvis du står fast og trenger hjelp i vinduet..klikk på Avslutt for å lukke. 106

116 HOVEDBOK Kontoliste/Saldobalanse I Saldoliste får du oversikt over alt som er postert på hver enkelt konto i det aktive regnskapsåret. Med utgangspunkt i total saldo for hver konto kan du gå videre ned i tallene og se på fordelingen for hver periode, helt ned til den enkelte bilagslinje. Du kan også gå enda lengre og se informasjon om bilaget fra andre moduler, gjennom en rekke knapper. Hvilke av disse knappene som er aktive, avhenger av hvilken konto du velger. Nedenfor har vi beskrevet hvordan du kan starte i fanekortet Saldobalanse hovedbok og "bla" deg nedover i strukturen. Du kan også sette det nødvendige utvalget direkte i hvert enkelt fanekort om du ønsker dette. Hvordan bruke kontolisten Klikk på knappen for Sum Av/På hvis du ønsker at saldo skal vises/skjules nederst i vinduet. 1. Klikk Kontoliste til venstre i hovedboken. Fanekortet Saldobalanse hovedbok gir oversikt over alle kontoer som det er ført noe på i løpet av året. 2. Dobbeltklikk på kontoen du vil se nærmere på. Fanekortet Saldo pr. periode viser hvorledes hver periode bidrar til den endelige saldoen. Gjennom oversikten over Utgående saldo ser du saldo som var gjeldende ved enden av hver periode. 3. Dobbelklikk perioden du vil se nærmere på. Fanekortet Bilagslinjer inneholder hver enkelt postering på kontoen gjennom perioden. 4. Dobbelklikk linjen du vil se nærmere på. Hovedboken skifter nå fokus til Bilagsliste, med filter for bilaget som linjen inngår i. For forklaring av de andre knappene i verktøylinjen, se under forklaring av Bilagsliste. 107

117 REGNSKAP Brukerinnstillinger for Hovedbok Via brukerinnstillingene i Bilagsliste og Kontoliste i Hovedbok kan du tilpasse hvilke kolonner som skal vises ved å merke av kolonnene. Innstillingene kan settes individuelt for hver enkelt bruker. Kolonnene i Bilagsliste/Kontoliste Tilgjengelige kolonner Linje: Viser linjenummeret på bilaget. Bilagsnummer settes automatisk på alle bilagene etter innstillingene du setter for dem. Samtidig som nummeret angir rekkefølgen på bilagene, kategoriseres de gjennom bilagsarter som Utgående faktura (UF), Inngående faktura (IF) Bank (B) osv. Disse bilagsartene kan du også redigere. Bilagsdato styres gjennom bilagsregistrering eller etter systemdato, for bilag som er overført fra faktura, innkjøp, lønn eller reskontro. Hvert bilag føres på to eller flere kontoer. Gjennom Konto angis det hvor i Resultat eller Balanseregnskapet bilaget er ført, etter kontoens plassering i kontoplanen. Beskrivelsesfeltet benyttes for å spesifisere hva bilaget gjelder. Dersom det ikke føres noe i dette feltet, vil navnet på den aktuelle kontoen settes inn her. Fakturanummer og Reskontronummer føres på alle bilag med bilagsart Inngående og Utgående faktura. Reskontronummer angir nummereringen av kunden eller leverandøren i kontaktregisteret. Dersom KID er registrert på reskontroposteringer, vil nummeret vises i denne kolonnen. KID kan også genereres automatisk på faktura. Dette aktiviseres under innstillingene for firmadatabase. All Avgiftsbehandling er automatisert gjennom egne koder for de forskjellige avgiftene. Denne koden knyttes opp mot bilagslinjer hvor dette skal beregnes. Bilag som skal sammenstilles med egne budsjetter for Prosjekt og Avdeling må knyttes opp mot den særskilte enheten. 108

118 HOVEDBOK Bilag i fremmed Valuta konverteres til lokal valuta før det legges til regnskapet. Dette betinger at bilaget knyttes til kursen som er angitt i valutaregisteret. Beløpet som posteres på hver bilagslinje kan i hovedboken enten vises som Debet og Kredit eller som endring på Beløp (som positivt eller negativt tall). Compello arkivreferanse. Kun aktuelt dersom du har tilleggsprodukt for integrasjon med Compello Software. Nøkkeltall, Resultat og Balanse I Nøkkeltall i hovedbok kan du se rapporter som gir deg oversikt over sentrale tall i regnskapet. Linjene viser saldoposter fra regnskapet og kolonnene fordeler dem på tidsrom. I tillegg til standard rapportene kan du opprette og redigere dine egne rapporter. Hvordan bruke nøkkeltall i hovedbok 1. Velg hvilket Regnskapsår som skal ligge til grunn for nøkkeltallene. 2. Velg Rapportinnstillinger gjennom nedtrekkslisten i midten av verktøylinjen. Dette bestemmer hvilke linjer som inngår i rapporten. De ferdigdefinerte oppsettene kan redigeres og du kan opprette nye om du ønsker dette. 3. Velg Kolonneinnstillinger gjennom nedtrekkslisten til høyre i verktøylinjen. Dette bestemmer hvilke tidsintervaller linjene fra rapportoppsettet skal fordeles på. Du kan opprette egne kolonneoppsett om du ønsker dette. Resultat og balanse: Resultat og balanse i hovedbok fungerer på samme måte som beskrevet her. 109

119 REGNSKAP Grafisk Under Grafisk i hovedbok finnes mange muligheter for grafisk fremstillinger av ulike økonomiske forhold i selskapet ditt. Du kan velge mellom en rekke emner og filtrere disse ytterligere på avdeling og prosjekt hvis du ønsker det. I tillegg kan du velge mellom linje- og søylediagram med to- eller tredimensjonal fremstilling. Slik viser du en grafisk fremstilling fra hovedboken 1. Velg menyen Vis - Regnskap og klikk Hovedbok. 2. Klikk knappen Grafisk. 3. Velg først ønsket regnskapsår i nedtrekkslisten øverst til venstre. 4. Velg deretter hva du vil se en grafisk fremstilling av i nedtrekkslisten for dette. 5. Ved hjelp av knappen til høyre for nedtrekkslisten kan velge ut en trestruktur med samme innhold som nedtrekkslisten (viser resultatoppsettet i kontoplanen). 6. Du kan også velge om du vil se grafisk fremstilling i form av linjer eller søyler. I denne nedtrekkslisten kan du velge mellom to- og tredimensjonal fremstilling. 7. I de neste nedtrekkslistene velger du om du vil se fremstilling for en bestemt avdeling eller et bestemt prosjekt. Du kan skrive ut den grafiske fremstillingen. Fremtidig kontantstrøm Ved hjelp av funksjonaliteten for Fremtidig kontantstrøm kan du få innsikt i fremtidig likviditet basert på allerede registrert informasjon. Funksjonaliteten er spesielt beregnet for bedrifter med likviditetssensitivitet, dvs. typisk nystartede virksomheter eller kapitalintensive virksomheter/bransjer. Visningen av fremtidig kontantstrøm gir deg dagens pengebeholdning basert på hvilke pengesummer som går ut og inn i form av registrerte innbetalinger og utbetalinger i programmet. Kontantstrømmen beregnes ved å summere saldoer på kontoer for Bank, Post og Kasse i kontoplanen, samtidig som forventede kundeinnbetalinger, andre innbetalinger, leverandørutbetalinger og andre utbetalinger regnes med. Summene presenteres på ukenivå for det antall uker du har valgt. Du har mulighet til å overstyre manuelt underveis og legge inn justeringer ved behov. For at kontoene Kasse, Bankinnskudd og Postgiro skal vises i listen over kontoer ved beregning av kontantbeholdning, må kontoene være merket av for Post/bank/kasse i kontoplanen. Du kan også merke andre kontoer om ønskelig, det kan f.eks. være kassakredit. 110

120 HOVEDBOK Slik merker du kontoene i kontoplanen 1. Velg Vis - Regnskap og klikk Kontoplan. 2. Klikk Liste. 3. Finn kontoen du ønsker skal være inngå ved beregning av kontantstrøm og klikk OK. 4. Velg fanekortet Avansert. 5. Merk av for Bank/post/kasse. 6. Lagre og lukk kontoplanen. I veiviseren vil både åpne kundereskontroposter og åpne leverandørreskontroposter komme opp. Du må ta bort avmerkingen dersom du ikke ønsker at de skal tas med i beregningen av kontantstrøm. Poster som er satt til Omstridt krav vil også vises i listen, men vil ikke være merket av automatisk. Forfalte poster og poster uten forfallsdato vil vises for i dag, men også uten å være merket av. Dersom det er flere poster som er linket på en MatchID vil disse grupperes. Det er mulig å endre betalingsdato manuelt på en reskontropost dersom man er kjent med at det er gjort endringer på posten. I hovedvinduet kan du velge om du vil vise kontantstrømmen i tall (Rapport oversikt) eller om du ønsker å vise en Grafisk oversikt. Velger du Grafisk oversikt kan du i tillegg velge om du vil se oversikten pr. uke eller pr. dag, Søyler eller 2d linjer samt merke av om du ønsker å sammenligne med fjorårets tall. Du kan også skrive ut en oversikt over kontantstrømmen din og ved å klikke på piltasten til høyre for Skriv ut, vil du i tillegg kunne få en forhåndsvisning av rapporten eller eksportere dataene til Microsoft Excel. 111

121 REGNSKAP Veiviser for beregning av fremtidig kontantstrøm 1. Velg Vis - Regnskap - Hovedbok - Fremtidig kontantstrøm. 2. Klikk Veiviser. 3. Velg Tidsperioden du ønsker å se kontantstrømmen for i nedtrekkslisten for dette. Legg inn et beløp i feltet Justering dersom du har justeringer du ønsker å ta med i kontantbeholdningen. Klikk Neste. 4. I vinduet Innbetalinger fra kunder kan du legge til nye poster, redigere eller slette poster. Du kan også fjerne markeringen for poster du ikke ønsker skal beregnes inn i kontantstrømmen samt markere poster du ønsker skal inngå. Legg inn Justeringer for hver uke ved behov. Klikk Neste. 112

122 HOVEDBOK 5. I vinduet Innbetalinger fra andre kan du legge inn andre typer innbetalinger du er kjent med vil finne sted i perioden fremover. Legg inn Justeringer ved behov. Klikk Neste. 6. I vinduet Utbetalinger til leverandører kan du legge til nye poster, redigere eller slette poster. Du kan også fjerne markeringen for poster du ikke ønsker skal beregnes inn i kontantstrømmen samt markere poster du ønsker skal inngå. Legg inn Justeringer ved behov. Klikk Neste. 7. I vinduet Utbetalinger til andre kan du legge inn andre typer utbetalinger du er kjent med vil finne sted i perioden fremover. Det kan f.eks. være lønn, innkjøp etc. Vær oppmerksom på at postene ikke vil bli spesifisert ved utskrift. Legg inn Justeringer ved behov. Klikk Neste. 8. Klikk Fullfør for å lagre endringene i beregningen av kontantstrømmen. Fremtidig kontantstrøm vil beregnes automatisk basert på dagens dato, reskontroposter og kontantbeholdning. Du trenger ikke å gå gjennom veiviseren dersom du ikke skal foreta justeringer. Som et alternativ til veiviseren kan du klikke på søkeknappene til høyre for Kontanter ved ukens inngang, Kundebetalinger, Andre innbetalinger, Leverandørutbetalinger og Andre utbetalinger i oversiktsvinduet for kontantstrøm. Tips! Vi anbefaler at du setter tilgangskontroll på funksjonaliteten for å redigere utvalg for estimering av kontantstrøm slik at kun regnskapsansvarlig kan gjøre endringer. 113

123 REGNSKAP ÅRSAVSLUTNING/PERIODE- AVSLUTNING Periodeavslutning Regnskapet er satt opp med 13 perioder, en for hver måned og en for disposisjoner i forbindelse med årsavslutning. For å kunne benytte automatisk avgiftsoppgave med posteringer er det nødvendig å avslutte regnskapsperiodene etter hvert. Du kan avslutte perioden når alle kostnader og inntekter som tilhører denne er registrert. Tips! Det gjelder egne regler for avslutning av periode 2, 4, 6, 8, 10, og 12 fordi disse også avslutter en avgiftstermin. Når du velger å avslutte en av disse periodene vil mva-oppgave skrives ut automatisk. En veiviser hjelper deg gjennom prosedyren fram til godkjenning av avgiftsoppgaven. Avgiftsoppgaven kan også når som helst skrives ut fra rapportmodulen. Hvordan avslutte en periode 1. Velg Vis - Regnskap og klikk Avslutte periode. 2. Velg Regnskapsår og Periode du ønsker avsluttet. 3. Klikk Neste. 4. Klikk Fullfør. Viktig! Når du har valgt å avslutte en periode mister du muligheten til å opprette, endre og slette bilag i denne perioden. Vær også oppmerksom på at du ikke selv kan åpne en avsluttet periode. 114

124 ÅRSAVSLUTNING/PERIODEAVSLUTNING Årsavslutning Overgang fra ett regnskapsår til et annet medfører bruk av særskilte prosedyrer, som for en stor del er iverksatt for å sikre korrekt tidsavgrensning i regnskapet. Regnskapsavslutning og årsoppgjør betyr for de fleste et stort arbeidspress og knappe tidsfrister. En del bedrifter vil være opptatt med årsoppgjøret i flere måneder og i verste fall opp til et halvt år. Ved hjelp av god planlegging, systematisering og koordinering kan arbeidspresset reduseres vesentlig. En del arbeidsoppgaver kan gjøres ferdig eller tilrettelegges før selve årsavslutningen. Dersom ditt firma har etablert gode rutiner for løpende avstemming gjennom året, vil ekstrabelastingen ved årsavslutning ikke bli stor. Årsoppgjøret skal i utgangspunktet være likt fra år til år. Et godt tips for å redusere presset er å ha en skriftlig arbeidsplan (huskeliste), samt å ha foretatt løpende avstemninger gjennom året. Se også for mer informasjon om årsavslutning. Årsavslutning i Mamut Føring på to regnskapsår Som regel er det nødvendig å kunne fortsette bokføringen i foregående regnskapsår en stund etter at du har påbegynt et nytt. Årsaken til dette er at det alltid vil være et visst etterslep i de administrative rutinene, slik at f.eks. fakturaer for varer som er levert i slutten av desember gjerne blir fakturert et stykke ut i januar o.l. Dessuten vil det sjelden være aktuelt å bokføre årsoppgjørsposteringene før et stykke ut på nyåret, samtidig må ikke dette være til hinder for at den daglige bokføringen kan gå som normalt. Du kan ikke risikere å måtte utsette bokføringen i det nye året til årsoppgjøret for det foregående regnskapsåret omsider er i havn. I Mamut løses dette ved å endre aktivt regnskapsår i regnskapsinnstillinger eller i bilagsregistreringen. Dette gjør at du får et spillerom med hensyn til årsoppgjøret, samtidig som den løpende bokføringen ikke blir skadelidende. Regnskapsåret avsluttes først når alle posteringer er på plass, og utgående balanse for foregående år overføres som inngående balanse i det nye året. Etter at årsavslutningen er foretatt, er det ikke lenger mulig å bokføre eller endre på bokførte data for det året som er avsluttet. Skulle det senere oppstå forhold som du i ettertid gjerne skulle hatt med, er den eneste løsningen å ta med dette som en korreksjonspostering i det nye regnskapsåret. Slike sikkerhetstiltak er påkrevet dersom løsbladforskriftenes krav om ikke slettbare lagringsmedier skal etterkommes. 115

125 REGNSKAP Overfør midlertidig "Inngående Saldo" Overfør midlertidig "Inngående saldo" benyttes i tidsrommet etter man har påbegynt nytt regnskapsår, og før det foregående er avsluttet, og endelig Inngående saldo overføres. Ved å overføre midlertidig Inngående Saldo får du et bedre grunnlag for finansielle vurderinger av selskapets balanseposter for det nye regnskapsåret i dette tidsrommet. Ved årsavslutning av foregående år vil endelig Inngående Saldo overskrive den midlertidige slik at balanserapportene gjengir de korrekte forhold. Merk! Før du kan overføre midlertidig inngående saldo må det nye regnskapsåret være opprettet. Du kan gjøre dette ved å velge Vis - Innstuillinger - Regnskap, og klikke Ny. Hvordan overføre midlertidig "Inngående saldo" 1. Velg Vis - Regnskap, og klikk Overfør midlertidig "Inngående saldo". 2. Velg hvilke to regnskapsår midlertidig inngående saldo skal overføres fra og til. Merk evt. av dersom du ønsker å generere inngående saldo for konto, prosjekt og avdeling også. Uten markering vil saldoene bli generert pr. konto. 3. Klikk OK. Et bilag av arten Inngående saldo (IS) opprettes i det nye regnskapsåret. Bilaget inneholder alle balansekontoer. 4. Skriv eventuelt ut en balanserapport for det nye året for å verifisere at balansen er oppdatert. Gjenta prosedyren hver gang du foretar endringer på balansen i det gamle året. Det samme bilaget overskrives med oppdaterte saldoer. Regnskapsperioder og -år Regnskapet i Mamut Business Software har 13 regnskapsperioder. Periode 1 til 12 er årets tolv måneder, periode 13 skal brukes til å postere årsoppgjørsposteringene og eventuelle revisjonsendringer. Regnskapsmodulen er laget slik at du som bruker skal ha mest mulig fleksibilitet ved overgang til ett nytt år. Det innebærer at du ikke trenger å gjøre noe spesielt for å ta systemet i bruk i et nytt år utover å opprette et nytt regnskapsår, dersom ikke det allerede er gjort. Nedenfor kan du lese hvordan du i de ulike modulene bestemmer hvilket regnskapsår føringer blir bokført i. 116

126 ÅRSAVSLUTNING/PERIODEAVSLUTNING Ordre/Fakturamodulen I Mamut Business Software er det mulig å styre hvilken periode (dato) en faktura skal bokføres i ved å sette ønsket fakturadato i feltet Fakturadato i Ordre/Faktura-modulen. Det er datoen som skrives inn her som bestemmer hvilken periode fakturaen blir bokført i. Hvis du ikke legger inn en fakturadato vil systemdatoen bli brukt. Innkjøpsmodulen I innkjøpsmodulen er det fakturadatoen ved bokføring som bestemmer hvilken periode og regnskapsår innkjøpet blir bokført i. Lønnsmodulen I lønnsmodulen er det systemdatoen som bestemmer hvilket år som vil bli brukt som lønnsår. Du kan endre systemdato ved å velge Fil - Systemdato. Dersom du vil avregne lønn for desember i januar, må du endre systemdatoen til en dato i desember. Husk å sette systemdatoen tilbake til korrekt tid etter at du har avregnet lønn. Bilagsregistrering I bilagsregistreringen kan du fritt velge regnskapsår og periode. Du vil fortsatt ha muligheten til å føre bilag for foregående år i perioder som ikke er avsluttede. Hvis periode 12 i foregående år er avsluttet vil du kun kunne føre på periode 13 i dette året. Bilagsnumrene begynner på nr. 1 i nytt regnskapsår I Mamut er det mest vanlige at hver bilagsart har en egen nummerserie. Hver nummerserie begynner med nr. 1 hvert år med mindre du overstyrer dette manuelt før du begynner å føre bilag. Innstillinger for bilagsnummerserier finner du ved å velge Vis og klikke Innstillinger. Klikk deretter knappen Regnskap, velg fanekortet Regnskapsinnstillinger og knappen Bilagsartinnstillinger og nummerserier. VIKTIG: Innstillingene må settes før du tar i bruk Ordre/Faktura og Bilagsregistrering i nytt regnskapsår. Dette gjelder også dersom du ønsker å merke av for Felles nummerserie for alle bilagsarter. Andre nummerserier Når det gjelder nummerseriene for f.eks. Ordrenummer, Fakturanummer og Kundenummer vil de fortsette der de sluttet i foregående år. Med andre ord, det skjer ingen tilbakestilling av disse nummerseriene. Grunnen til dette er at disse registrene ikke følger prinsippet om løpende nummerserie på tvers av år. Periode 13 og årsoppgjørsposteringene Etter at periode 12 i foregående år er avsluttet, er neste periode du kan bokføre på for dette året periode 13. Denne perioden avsluttes automatisk når du gjennomfører årsavslutning for dette året. Hovedgrunnen til at du i et regnskapssystem har periode 13 er at de fleste brukere ikke ønsker å gjennomføre årsavslutning for fjoråret før en god stund ut på nyåret. Mange avslutter ikke året før i april/mai året etter. De viktigste posteringene som dermed må gjøres i periode 13, er tidsavgrensningsposteringer (avskrivninger, varelagervurderinger, avsetninger osv.) og disponering av årsoverskudd/underskudd. De fleste bruker da et tradisjonelt årsoppgjørsprogram gjerne i samarbeid med sin revisor. 117

127 REGNSKAP Dersom du har merket av for Dato/Periodekontroll i brukerinnstillinger i bilagsregistrering vil du få opp følgende to meldinger ved forsøk på føring av bilag i periode 13. (Dette gjelder når perioder t.o.m. periode 12 er avsluttet). Klikk OK på meldingen der du får beskjed om at Periode tilhørende dato er avsluttet. Klikk OK på meldingen der du får beskjed om at Bilagsdatoen er utenfor perioden som er valgt på bilaget og før bilaget på vanlig måte. 118

128 ÅRSAVSLUTNING/PERIODEAVSLUTNING Hvordan avstemme hovedbok og reskontro ved årsavslutning? For å avstemme hovedbok og reskontro, skriver du ut rapportene Saldobalanse, detaljert og Reskontro kunder/leverandører, åpne poster mot hovedbok. Slik går du frem for å avstemme hovedbok og reskontro 1. Velg Fil - Skriv ut og klikk på Regnskap i venstremenyen. 2. Marker og skriv ut rapporten Saldobalanse, detaljert. 3. Kontroller i utvalgsvinduet at du har valgt korrekt Regnskapsår. Angi periode 1 til og med periode Velg deretter Reskontro i venstremenyen og skriv ut rapporten Reskontro kunder/leverandører, åpne poster mot hovedbok, også med filter på periode Du kan nå avstemme rapportene mot hverand. Dersom det foregående år ikke er avsluttet, må Saldobalanse, detaljert også skrives ut for dette året. 119

129 REGNSKAP Veiviser for årsavslutning Hvordan starte veiviseren for årsavslutning 1. Velg Vis - Regnskap og klikk Årsavslutning. 2. Velg året du skal avslutte i nedtrekkslisten Regnskapsår. 3. Klikk Neste. 4. Regnskapet vil bli analysert. 5. Klikk Neste for å starte kontrollen. Når kontrollen er utført vil du eventuelt få opp en liste med momenter som må utføres før årsavslutningen kan fullføres. Klikk Avbryt i veiviseren for å gå gjennom nevnte punkter. 120

130 ÅRSAVSLUTNING/PERIODEAVSLUTNING 6. Start veiviseren på nytt når du har gjennomført momentene som ble nevnt. 7. Klikk Neste for å starte sikkerhetskopiering av dine data. 8. Klikk Fullfør for å avslutte regnskapsåret og generere inngående saldo for neste år. 9. Du vil nå få beskjed om at regnskapsåret er avsluttet, klikk OK. 121

131 REGNSKAP Tips! For å avstemme hovedbok og reskontro pr , skriver du ut rapportene Saldobalanse hovedbok og Reskontro kunder/leverandører, åpne poster mot hovedbok. Velg periode 1-13 i 2007 på begge rapporter. Nevnte rapporter finner du i rapportmodulen under Regnskap og Reskontro. EKSPORT TIL ÅRSOPPGJØR Når du har utført årsavslutning i programmet kan du eksportere Saldobalanse Hovedbok til årsoppgjør for videre behandling hos din regnskapsfører/revisor. Feilsøking ved årsavslutning Nedenfor er det beskrevet hva de forskjellige punktene innebærer og hva du kan gjøre for å gjennomføre disse. Dette gjelder dersom du får melding om at programmet ikke kan gjennomføre årsavslutning fordi: Følgende perioder/mva-terminer må avsluttes Hvis du får beskjed om at ikke alle perioder er avsluttet må du avbryte årsavslutningen og gå tilbake og avslutte nevnte perioder. Du avslutter perioder ved å velge Vis - Regnskap og klikke Avslutte periode. Alle perioder må avsluttes, også de periodene du eventuelt ikke har noen føringer på. Ved avslutning av periodene 2, 4, 6, 8, 10 og 12 vil også de tilhørende mva-terminene avsluttes. Bilagsregistrering inneholder data Hvis bilagsregistreringen inneholder bilag som ikke er overført til hovedboken vil årsavslutningen ikke kunne gjennomføres. Disse bilagene må enten overføres til hovedbok, eller slettes før årsavslutningen kan fortsette. Dersom du ikke ser noen bilag i bilagsregistreringen må du først sjekke at du har valgt rett Regnskapsår. Deretter kan du klikke på knappen Brukerinnstillinger i verktøylinjen øverst i modulen og så søkeknappen ut for Vis alle bilag for alle brukere. Du vil da se bilag registrert av andre brukere, som ikke er overført til hovedbok. Fakturajournal må skrives ut Fakturajournalen kan skrives ut fra Journaler i Rapportmodulen. Husk at fakturajournalen må skrives ut direkte til Skriver og at utskriften må godkjennes. Hvis du velger forhåndsvisning vil du få beskjed om at utskrifter til forhåndsvisning ikke blir effektuert. Husk å velge riktig regnskapsår. Posteringsjournal må skrives ut Posteringsjournalen skrives ut fra Journaler i Rapportmodulen. Rapporten du skal skrive ut heter Posteringsjournal (Automatisk overføring). Som fakturajournalen må også denne rapporten skrives ut direkte til skriver for å bli effektuert. Husk å velge riktig regnskapsår. Overskuddet/Underskuddet må disponeres Når du gjennomfører årsavslutning i Mamut vil alle saldoene på balansekontoer (kontoer mellom 1000 og 2999) bli overført til neste år som inngående saldo. For at dette skal bli riktig er det en forutsetning at resultatkontoer (kontoer mellom 3000 og 9999) tømmes mot en balansekonto. Følgende to rapporter viser om disponering er gjort: 122

132 ÅRSAVSLUTNING/PERIODEAVSLUTNING Resultatregnskap 1 detaljert Balanse detaljert Når du skriver ut disse rapportene er det viktig at du setter filter på regnskapsår og periode Forutsetningen for å gjennomføre årsavslutning er at sum eiendeler er lik sum gjeld/egenkapital. MVA-konto Den eneste mva-konto som skal inneholde posteringer når du gjennomfører årsavslutning er konto 2750 Oppgjørs konto MVA. Alle andre MVA-kontoer må gjøres opp i foregående regnskapsår. På denne måten vil den inngående saldoen som blir opprettet for det nye året kun ta med seg det du eventuelt skylder/har tilgode av merverdiavgift. Posteringer på andre mva-kontoer kan skyldes tre forhold: Termin 6 er ikke skrevet ut og godkjent. Tidligere terminer (Termin 1-Termin 5) er ikke skrevet ut og godkjent. Det har blitt postert bilag som inneholder mva-føringer i periode 13 i foregående år. Når det gjelder de to første punktene må du velge Vis - Regnskap - Avslutte periode. Husk at hver termin består av 2 perioder. F.eks. tilhører januar og februar termin 1. Mva-posteringer i Periode 13 Hvis du har bokført bilag i periode 13 som inneholder mva-posteringer må du manuelt gjøre opp disse. Posteringene vil ikke komme med på en systemgenerert avgiftsoppgave og du må derfor ta dette med som en korreksjon på neste avgiftsoppgave som skal innberettes. For å vite hvordan oppgjørsbilaget skal posteres kan du skrive ut Saldobalanse hovedbok for foregående regnskapsår. Eksport til årsoppgjør Etter å ha fullført årsavslutning i programmet er det for mange aktuelt å eksportere Saldobalanse hovedbok for videre behandling av totaltallene for regnskapet. Mange benytter et eget program for årsoppgjør eller sender rapporten til viderebehandling hos regnskapsfører/revisor. Det er støtte for eksport til følgende årsoppgjørsprogrammer: FINALE Årsoppgjør AKELIUS Årsavslutning STICOS Årsoppgjør Hvordan eksportere data til årsoppgjør 1. Velg Fil - Eksport og ønsket eksportformat for Saldobalanse hovedbok. 2. Bla deg frem til mappen du ønsker å lagre eksportfilen i og klikk Lagre. 3. Velg Regnskapsåret du skal eksportere Saldobalanse hovedbok for. 123

133 REGNSKAP 4. Klikk OK. 5. Klikk OK når du får beskjed om at eksporten er utført. Du kan finne igjen filen du eksporterte i mappen du valgte i pkt

134 REGNSKAPSINNSTILLINGER REGNSKAPSINNSTILLINGER.Under Regnskapsinnstillinger har du tilgang til alle regnskapsrelaterte innstillinger for aktiv firmadatabase samt flere innstillinger for overføring av regnskapsdata fra andre moduler. Du kommer til firmainnstillingene fra menyen Vis - Innstillinger - Regnskap. Aktivt regnskapsår og Gjeldende periode kan endres etter behov og vil bl.a. ha innvirkning på bilag som føres i Bilagsregistrering. Merk! Vær oppmerksom på at dersom du har valgt at Dato styrer periode i brukerinnstillinger for Bilagsregistrering vil disse innstillingene overstyre gjeldende periode og regnskapsår fra regnskapsinnstillingene. Regnskapsårets start vil vanligvis være januar, men kan endres dersom du ønsker å benytte avvikende regnskapsår. Det vil være kun mulig å endre regnskapsårets start frem til du fakturerer eller fører bilag første gang. Antall mva-terminer varierer etter hvilket land firmadatabasen er satt til. Dette kan også tilpasses innenfor hvert enkelt land, men kun ved opprettelse av firmadatabasen..du kan også tilpasse regnskapsmodulen ved hjelp av brukerinnstillingene for Hovedbok og brukerinnstillingene for Bilagsregistrering. Disse er beskrevet i avsnittene om Hovedbok og Bilagsregistrering ovenfor. Fanekortene Hovedinnholdet i Regnskapsinnstillinger ligger i fanekortene. Her ligger store tilpasningsmuligheter for brukeren samt oversikten over nesten alle kontoer og bilagsarter som samtlige moduler i systemet benytter seg av. Fanekortet Perioder Her kan du se hvilke perioder og mva-terminer som er avsluttet i regnskapet, når disse ble avsluttet, samt hvilken bruker som foretok avslutningen. Du kan ikke foreta deg noe aktivt i fanekortet for perioder som er tatt i bruk. 125

135 REGNSKAP Modulinnstillinger Regnskapsinnstillinger: Inn-/Utbetaling.Når du registrerer en betaling i Reskontro, Kontaktregisteret eller ved Bilagsregistrering kan du velge hvilken betalingsform som skal benyttes. Dette styrer igjen bilagsart og konto bilaget posteres med. Klikk Ny for å opprette en alternativ betalingsform. Velg ønsket alternativ i de to kolonnene Konto og Bilagsart. Det er ingenting i veien for å registrere flere konti mot samme bilagsart. Alle konti som registreres her blir foreslått som alternativ ved registrering av betalingen. Regnskapsinnstillinger: Valuta.Alle bilag som føres med valuta omregnes til NOK, eller den valuta du har som standard for din firmadatabase. Valutaregisteret oppdateres manuelt, og du får en advarsel etter et gitt antall dager for om du må oppdatere valuta. Antall dager før påminnelse om foreldet valutakurs: Angir hvor ofte dager en valutakurs skal være gyldig, før du må oppdatere den mot reell valuta. Arve valutakode til motkonto: Som standard vil alle motkontoer føres direkte i den valuta du har som standard for din firmadatabase. Merker du av her vil alle bilagslinjer i bilaget vises i samme valuta som den første bilagslinjen du fører. 126

136 REGNSKAPSINNSTILLINGER Regnskapsinnstillinger: Lønn.Lønnsinnstillinger I regnskapsinnstillingene for lønn noterer du Standard antall arbeidstimer pr. uke og hvilken Feriepengesats som skal være gjeldene som standard. Du har også mulighet til å ha en Alternativ feriepengesats dersom enkelte av dine ansatte har særordninger. Den alternative feriepengesatsen settes individuelt i Personalregisteret under knappen Ferie i fanekortet Lønn. For virksomheter som faller under regelen om kr. 4000,- som Grense for oppgavepliktig lønn velges Høy sats i denne nedtrekkslisten. I nedtrekkslisten Fribeløp for arbeidsgiveravgift kan du overstyre ordinær sats dersom det er aktuelt. Her setter du også om du skal benytte vanlige satser eller overgangssatser for arbeidsgiveravgift (AGA), eller evt. unntak. Innstillinger for meldinger til AA-registeret I fanekortet Innstillinger for meldinger til Aa-registeret setter du innstillinger for rapportering til Aa-registeret. I feltet Standard bedriftsnummer må du sette inn ditt firmas bedriftsnummer. Det gjør du ved å klikke på søkeknappen til høyre for nedtrekkslisten og velge Endre i standardregister. Har du kun én virksomhet vil bedriftsnummeret normalt være ditt juridiske organisasjonsnummer. Dersom ditt foretak ikke har fått tildelt organisasjonsnummer på bedriftsnivå har ditt foretak ikke tilgang til denne tjenesten. Kontakt Enhetsregisteret (Brønnøysund) for å få bedriftsnummer. Bedriftens Aa-status må du sette til Ny registrert for å kunne sende meldinger til Aa-registeret. Statusen vil endres automatisk til Registrert etter du har rapportert Aa-meldinger via programmet. Som standard vil valget Bedriften benytter annet system for håndtering av Aa-meldinger være merket av. Ønsker du å rapportere Aa-meldinger via programmet merker du av for om du ønsker at Bedriften vil rapportere Aa-meldinger via Internett eller om Bedriften benytter filbasert kommunikasjon for Aa-meldinger. Ved filbasert kommunikasjon kan du spesifisere katalog for eksportert fil samt overstyre filnavnet dersom du ikke ønsker det som foreslås. Merk! Ordningen for innsending av meldinger til Aa-registeret direkte fra ditt Mamut-program forventes å tre i kraft i løpet av

137 REGNSKAP Tjenestepensjon I fanekortet Tjenestepensjon velger du detaljene i din virksomhets tjenestepensjonsordning. Arbeidsgivers andel: Andelen oppgis i prosent av bruttolønn, og kan ikke være mindre enn den til enhver tid lovpålagte minimumsgrense. Dersom arbeidsgiver dekker en større andel kan dette også skrives inn her. Minimumsgrensen er forvalgt i programmet. Merk! Forvalget vil bare være korrekt i henhold til regelverket dersom du benytter oppdatert versjon av programmet. Arbeidstakers andel: Dersom det er avtalt tjenestepensjon ut over minimumsgrensen som skal dekkes av arbeidstaker selv, settes prosentandelen av bruttolønnen inn her. G: G er Grunnbeløpet i Folketrygden. Beløpet reguleres hvert år. Satsene finnes på Navn på pensjonstilbyder/kundenr. og Kontaktperson/Kontaktpersonens e-post: Feltene skal benyttes til xml-fil som kan genereres fra veiviseren for rapporten Tjenestepensjon, oversikt. Se mer om obligatorisk tjenestepensjon i avsnittet Om tjenestepensjon i kapittelet "Lønn og Personal". Regnskapsinnstillinger: Kontoplan En kontoplan er et register som inneholder alle kontoer som virksomheten benytter ved bokføring. En standard norsk kontoplan foreslås i Mamut Business Software, men det er mulig å velge en av de spesialtilpassede, forhåndsdefinerte kontoplaner i stedet dersom det er ønskelig. Valgt kontoplan vil bli installert i forbindelse med opprettelse av ny firmadatabase. Innstillingene/egenskapene for kontoplanen er beskrevet i avsnittet "Kontoplan" ovenfor. Regnskapsinnstillinger: Kostnadsbærere I vinduet Kostnadsbærere kan du opprette kostnadsbærere tilhørende en ny egendefinert kostnadsbærergruppe. Egendefinerte kostnadsbærere kan benyttes ved bilagsføring i bilagsregistrering i tillegg til Avdeling og Prosjekt som er standard kostnadsbærere i programmet. I brukerinnstillinger i bilagsregistrering kan du merke av for at kolonnen for din egendefinerte kostnadsbærer skal vises i bilagsregistreringsvinduet. Eksempler på andre aktuelle kostnadsbærergrupper kan være kampanje, produkt, ansatt, reklamasjoner, emballasje og transportskader. NB! Funksjonaliteten for å opprette en ekstra kostnadsbærergruppe vil være tilgjengelig for brukere av Mamut Enterprise E5. Et eget tilleggsprodukt kan gi deg tilgang til inntil enda tre egendefinerte kostnadsbærergrupper. Til høyre for nedtrekkslisten Velg kostnadsbærergruppe kan du klikke Rediger for å endre navn på en kostnadsbærergruppe. I hver kostnadsbærergruppe kan du opprette så mange kostnadsbærere som du har behov for. Knappen Ny oppretter en ny kostnadsbærer i kostnadsbærergruppen som er valgt i nedtrekkslisten over. Rediger gir deg mulighet til å redigere navnet på markert kostnadsbærer. Slett vil slette markert kostnadsbærer. 128

138 REGNSKAPSINNSTILLINGER Merk! Ekstra kostnadsbærergrupper er kun tilgjengelige ved registrering av bilag i bilagsregistrering. Bilag som føres via andre moduler vil ikke kunne kostnadsføres på disse ekstra kostnadsbærergruppene. Tips! Du kan redigere informasjon om kostnadsbærere på lik linje som prosjekt og avdeling på bilag som ligger bokført i hovedbok. Regnskapsinnstillinger Regnskapsinnstillinger: Systemkontoer Flere av modulene i programmet posterer bilag automatisk i regnskapets hovedbok. Systemkontoene styrer hvilke kontoer som blir benyttet ved slike posteringer. I nedtrekkslisten Kontogruppe kan du velge en kontogruppe og se hvilke kontoer som benyttes ved automatisk postering fra tilsvarende modul. Du kan klikke i kolonnen Konto, og overstyre konto om ønskelig. Beskrivelse av kontogrupper De forskjellige kontogrupper angir følgende moduler som genererer automatiske posteringer: Faktura viser kontoer som benyttes ved automatisk postering fra Fakturamodulen. 129

139 REGNSKAP Innkjøp viser kontoer som benyttes ved automatisk postering fra Innkjøpsmodulen. Reskontro viser kontoer som benyttes ved automatisk postering fra Reskontro. Mva viser kontoer som benyttes ved automatisk postering fra Mva-oppgjør (Periodeavslutning). Resultat viser kontoer som benyttes ved Overføring av midlertidig Inngående saldo. Lønn viser kontoer som benyttes ved automatisk postering fra Lønnsavregning. Regnskapsinnstillinger: Bilagsartinnstillinger Regnskapsmodulen er forhåndsoppsatt med 12 forskjellige Bilagsarter. Alt som blir bokført i hovedbok må plasseres innenfor en av disse bilagsartene, eller en bilagsart som du har opprettet selv. Dette gir god orden i regnskapet, både ved registrering og for senere analyse av regnskapsdata. Alle innstillinger for disse bilagsartene settes i dette vinduet. Gjennom innstillingene for hver bilagsart kan du angi forskjellige funksjoner for bilagsarten, samt sette krav eller begrensninger for bruken av den. Hvordan opprette en ny bilagsart? For enklere å kunne skille dem fra hverandre i hovedboken opereres det med koder for de ulike bilagsartene (Her kalt Bilagsnr. Initial, f.eks. UF for Utgående fakturaer). 1. Klikk på Ny for å opprette en helt ny bilagsart. 2. Angi Bilagsnr. initial og Navn for bruk ved Bilagsregistrering og visning i Hovedbok. 3. Sett eventuelle innstillinger for bilagsarten, som beskrevet nedenfor. Hvordan redigere innstillinger for en bilagsart? 1. Velg en av bilagsartene i listen og klikk Rediger. 2. I fanekortet Funksjon kan du angi om bilagsarten er: a. Betalingsbilagsart eller Kreditnotabilagsart. Bilagarten kan da benyttes ved oppgjør i forhold til dine kunder og leverandører, det være seg inn-, utbetaling eller kreditering av tidligere registrerte fakturaer. b. Ikke vis i bilagsregistrering kan settes for bilagsarter du kun ønsker skal benyttes ved automatiske posteringer. 3. Under fanekortet Påkrevet på bilag setter du opp krav som må tilfredstilles for at bilagene skal kunne overføres til Hovedboken. a. Velg om bilaget må inneholde Hovedbokskonto som er kundereskontro-konto dersom du krever at bilaget kun skal benyttes på føringer mot kunder. b. Velg om bilaget må inneholde Hovedbokskonto som er leverandørreskontro-konto dersom du krever at bilaget kun skal benyttes på føringer mot leverandører. c. Klikk Ny for å sette opp Kontoer som må eksistere på bilag ført med denne bilagsarten. 4. Under fanekortet Begrensninger på bilag setter du opp begrensninger som må tilfredstilles for at bilagene skal kunne overføres til Hovedboken. a. Velg om bilaget ikke kan inneholde Hovedbokskonto som er kundereskontro-konto dersom du ikke vil at bilaget skal benyttes på føringer mot kunder. 130

140 REGNSKAPSINNSTILLINGER b. Velg om bilaget ikke kan inneholde Hovedbokskonto som er leverandørreskontrokonto dersom du ikke vil at bilaget skal benyttes på føringer mot leverandører. c. Velg om bilag ført med bilagsartene ikke skal benyttes mot Bank-/Postbank-/Kassekontoer. d. Velg om et bilag ført med bilagsartene ikke skal benyttes mot Flere forskjellige Bank- /Postbank-/Kasse-kontoer samtidig. e. Klikk Ny over listen til høyre for å definere hvilke kontoer som det ikke er tillatt å benytte under bilagsarten. Dersom dette gjelder de fleste kontoer, kan du heller legge opp de kontoer som er tillatt og velge Liste over kontoer som er tillatt. Regnskapsinnstillinger: Resultatoppsett I dette vinduet kan du justere hvilken Gruppe (hentet fra oppstillingen av kontoplanen) som skal representere hver enkelt Beskrivelse (fra Nøkkeltallsrapporten). På denne måten kan du justere Nøkkeltallsrapporten til din egen kontooppstilling. Klikk i kolonnen Gruppe for resultatbeskrivelsen du ønsker å endre. Velg den foretrukne grupperingen fra kontooppstillingen som vises i nedtrekkslisten. 131

141 REGNSKAP Regnskapsinnstillinger: Rapporter Tradisjonelt rapporteres inntekter i resultatregnskapet som negative tall (kredit), i og med at de balanseres mot tilsvarende økning i Eiendelene, som skal rapporteres som positive tall (debet). En slik måte å vise rapportene på er også forvalgt i programmet. Du kan likevel endre på hvordan rapportene skal vise disse tallene, for eksempel om du ikke ønsker at dine inntekter skal vises med negative tall. Velg Innstillinger under menyen Vis og klikk på Regnskap. Velg fanekortet Regnskapsinnstillinger og klikk på knappen Rapporter. Vis negative tall med parenteser: Fjerner minustegnene i resultatrapporter og balanserapporter (egen avmerkingsboks). Inntekter vises med positivt fortegn og kostnader med negativt fortegn: Viser debetsaldoer som negative tall og kredit som positive i resultatregnskapet. Om du kombinerer dette valget med valget ovenfor vises kostnader i parenteser. Bytte fortegn: Endrer visningen av hver enkelt Gruppe i balanserapportene. Avgiftsregister.I avgiftsregisteret vil du finne en oversikt over alle avgiftskoder som er tilgjengelig i programmet. 132.Ny: Kopierer en eksisterende kode. Marker en kode i listen, og klikk for å kopiere.

142 REGNSKAPSINNSTILLINGER.Rediger: Endre en eksisterende avgiftskode..slette: Du kan ikke slette avgiftskoder..utvalg av/på: Inaktiv..Utvalgsinnstillinger: Inaktiv..Skriv ut: Skriver ut alle avgiftskodene i registeret. Du kan se flere detaljer om avgiftsregisteret i avsnittet Mva/Avgiftsregisteret ovenfor. Regnskapsinnstillinger: Reskontro.Reskontroinnstillingene er en del av regnskapsinnstillingene, som du finner ved å velge Vis - Innstillinger - Regnskap - Reskontro. I programmet har du mange muligheter for å forenkle rutinene for oppfølging av både innbetalinger og utbetalinger. For å tilpasse programmet til din bedrift merkes funksjonene du ønsker å bruke og innstillinger for valgte moduler settes. Du kan lese mer om betalingsoppfølging, og innstillingene i avsnittet "Betalingsoppfølging" ovenfor. Bedriften sender betalingspåminnelser til sine kunder: Her bestemmer du hvor mange betalingspåminnelser kunden skal motta før inkassovarsel, hvor lang betalingsfrist det skal være på betalingspåminnelser m.m. Bedriften sender inkassoliste, eller eksporterer til inkassobyrå: Her settes bl.a. innstillinger for antall dager før inkasso skal foreslås, beløpsgrense, filformat og informasjon om inkassoselskapet som benyttes. Bedriften eksporterer fakturaer til factoringbyrå: Her settes innstillinger for eksport av factoringfiler, bankkontonr., informasjon om factoringselskapet m.m. Bedriften sender rentefakturaer til kunder som betaler etter forfall: Her bestemmer du rentesats, beløpsgrense, betalingsfrist, utskriftsformularer og faste tekster til både nasjonale og internasjonale kunder. 133

143 REGNSKAP Bedriften importerer OCR-filer fra bank: Her spesifiseres katalog for OCR-filer, filformat, bokføringsmetode, hovedbokskonto og bilagsart ved import av OCR-filer. Bedriften benytter remittering (elektronisk utbetaling): Her bestemmes standard remitteringstype og innstillinger for valgt remitteringsformat. 134

144 BANK BANK Bankavstemming Ved hjelp av Bankavstemming kan du kontrollere at kontoutskrifter fra banken stemmer med det som er bokført i regnskapet ditt. Du kan stemme av beløpene mot hverandre og markere alle poster du finner igjen på kontoutskriften. Funksjonen hjelper deg å finne posteringene i hovedboken, og å merke av disse. Systemet vil også regne ut og sammenligne Avstemt beløp med Utgående saldo fra bankutskriften, etter hvert som du stemmer av postene. Før du kan ta i bruk modulen bankavstemmingen må du spesifisere hvilke kontoer i kontoplanen du ønsker å stemme av. Merk! Ingen posteringer med bilagsart Inngående Saldo (IS) vises i listen, men vil være med å danne grunnlaget for Utgående saldo fra foregående kontoutskrift sammen med avstemte posteringer fra foregående perioder. Når du starter bankavstemming får du opp en liste over tidligere foretatte avstemminger. I listen kan du i nedtrekkslisten øverst til høyre velge konto fra kontoplanen. Du kan også sette utvalg, for å lete opp tidligere avstemminger, dersom du ønsker det. Bankavstemmingen kan godkjennes når ikke avstemt beløp er lik 0. Du kan bare ha en ikkegodkjent (åpen) avstemming per konto. Systemet kontrollerer dette. Dersom du forsøker å opprette en ny avstemming på en konto som allerede har en åpen avstemming, vil du bli gjort oppmerksom på dette. Vær oppmerksom på at du ikke kan redigere eller slette en avstemming som er Godkjent. Dersom du oppdager at du har gjort en feil etter at du har godkjent en avstemming, bør du derfor opprette en ny avstemming som korrigerer den opprinnelige. 135

145 REGNSKAP Slik gjør du en konto tilgjengelig for bankavstemming 1. Velg Vis - Regnskap og klikk Kontoplan. 2. Klikk Liste. 3. Merk kontoen du ønsker å kunne avstemme (f.eks. konto 1930), og klikk OK. 4. Velg fanekortet Avansert og merk Bankavstemming. Kontoen kan nå velges i selve bankavstemmingen. Hvordan stemme av banken ved hjelp av bankavstemming? Slik stemmer du av en konto 1. Velg Vis - Regnskap og klikk Bankavstemming. 2. Klikk Ny. 3. Velg kontoen du ønsker å avstemme fra nedtrekkslisten. 4. Skriv inn Utgående saldo i feltet for dette under Aktiv kontoutskrift. Saldoen finner du på utskriften fra banken. Dato bør være dato for utgående saldo. I feltet Referanse skriver du inn referansen på utskriften fra banken. Feltet kan ikke være blankt. 136

146 BANK Feltene under Forrige kontoutskrift fylles ut med data fra systemet. Denne vil være blank dersom du ikke har foretatt bankavstemming tidligere, men bilag med bilagsart Inngående saldo (IS) vil være med og danne grunnlaget for Utgående saldo fra foregående kontoutskrift. 5. For å hente inn de ulike transaksjonene som ikke er avstemt klikker du Ny i den nedre delen av vinduet. I vinduet som kommer opp kan du markere en og en transaksjon, etter hvert som du stemmer av med kontoutskriften. Legg merke til at du har noen nyttige funksjoner i dette vinduet. Som i de fleste andre listevinduer kan du klikke på kolonneoverskriftene for å sortere listen. Du kan klikke Marker alle 137

147 REGNSKAP eller Marker ingen. Du kan skrive ut avstemmingen. Du kan også klikke på trekanten ved siden av skriverikonet for å eksportere hele listen til Microsoft Excel. 6. Klikk OK når du har markert postene du vil avstemme. Dersom du ikke får avstemt alle postene i dette vinduet med en gang kan du klikke OK. Postene lagres som avstemt, og du kan enkelt fortsette senere med å avstemme de øvrige postene. Merk! Dersom du har gjort feil kan du imidlertid slette posten ved å klikke Slette. Du må da avstemme posten på nytt. 7..Etter hvert som du stemmer av poster vil de avstemte postene vises i listen i den nedre delen av vinduet. Når Avstemt beløp stemmer overens med Ikke avstemt beløp kan avstemmingen godkjennes. Klikk Godkjent for å gjøre dette. Egendefinerte filformater for bankfiler Du kan definere dine egne filformater som du kan lese inn i bilagsregistrering for videre behandling. Dette kan være aktuelt dersom du lagrer kontoutskrifter fra din nettbank som f.eks. Excel filer og du ønsker å importere filene for å unngå å registrere alle transaksjoner manuelt..før du kan lese inn filer må du definere ditt eget format. Det gjøres i veiviseren Vis - Regnskap - Innlesing av egendefinerte bankfiler ved å klikke på søkeknappen ut for filtype og deretter klikke på Ny. Deretter må du angi et Navn for filformatet og merke av for Filtypen som skal kunne importeres. Videre må du angi innstillinger for filformatet du ønsker å kunne importere. Funksjon Fjern uønskede tegn: Det kan finnes tegn i importfilen som du ikke ønsker å importere. Det mest vanlige eksempel på dette kan være tegnet. Ofte kan tekst eller beskrivelser i filen være angitt som f.eks. xxxxxx. Ved å angi i feltet vil tegnet bli fjernet ved import. Ignorer antall startlinjer: Har du linjer øverst i filen som du ikke ønsker å importere, kan du angi antall linjer som skal fjernes. Dette kan være aktuelt dersom øverste linje er en overskrift. Alle beløp skal deles på: Som standard vil det stå 1 i feltet, men dette kan overstyres. Det kan være aktuelt å overstyre dersom summene i noen filer vises uten desimalskilletegn, dvs. at 100,00 blir skrevet som Du kan da velge å dele på 100. Skilletegn: I tegnseparerte filer kan du bestemme om separat tegn skal være Tabulator, Null eller du kan velge et Egendefinert tegn. 138

148 BANK Kolonneoppsett Under kolonneoppsett angir du kolonnenummeret for de kolonnene i importfilen som du ønsker å importere. Du kan angi kolonnenummer ved bruk av filtypene Tegnseparert fil og MS Excel. Eks. på kolonnenummer i Excel er kolonne A = 1, B = 2, C = 3 osv. For filtyper med Fast kolonnebredde må du angi posisjonen til startkolonne "Fra" og sluttkolonne "Til". Merk! Hvilke felter som vises avhenger av filformatet du har valgt. Ikke alle felter er tilgjengelige for alle filtyper. Innlesing av egendefinerte bankfiler Ved hjelp av en veiviser kan du definere dine egne bankformater som du deretter kan lese inn i bilagsregistrering for videre behandling. Dette kan være aktuelt dersom du mottar kontoutskrifter på fil fra din bank eller du eksporterer kontoutskrifter fra din nettbank til f.eks. Excel-filer fra Microsoft Excel. Import av bankfiler kan forenkle bilagsføringen og du unngår å måtte registrere alle transaksjoner manuelt. Merk! Vær oppmerksom på at du første gang du leser inn egendefinerte bankfiler, må knytte hver enkelt transaksjon mot ønsket hovedbokskonto, kundereskontro eller leverandørreskontro. Neste gang du leser inn bankfiler vil systemet automatisk foreslå konto og/eller reskontrokonto basert på valgene du tok sist du importerte. Du har mulighet til å overstyre foreslått valg for hver post i bankfilen..før du kan importere bankfiler må du definere ditt eget format. Det gjøres i veiviseren ved å klikke på søkeknappen ut for filtype. 139

149 REGNSKAP Slik går du frem for å lese inn bankfiler 1. Velg Vis - Regnskap - Innlesing av egendefinerte bankfiler. 2. Velg Filtype i nedtrekkslisten for dette. 3. Klikk på søkeknappen og bla deg frem til filen du skal importere. 4. Klikk Neste. 5. Velg aktuell Konto for Bank/Post/Kasse. 6. Velg ønsket Observasjonskonto. Kontoen vil foreslås for poster der systemet ikke finner noen konto/reskontro å linke til basert på tidligere innlesinger. Dette kan imidlertid overstyres for hver enkelt post senere i veiviseren. 7. Klikk Close Preview når du har kontrollert forhåndsvisningen av rapporten Innlesing av bankfil. 8. Marker evt. poster du ønsker å endre konto for og klikk Rediger. 9. Klikk Neste når du har gjort aktuelle endringer. 10. Kontroller rapporten Innlesing av bankfil på nytt etter å ha gjort ønskede tilpasninger. 11. Klikk Close Preview for å lukke forhåndsvisningen. 12. Klikk Fullfør for å godkjenne og overføre bilagene til Bilagsregistrering. 13. Skriv ut rapporten som viser en oversikt over hvilke bilag som har blitt opprettet, lukk deretter forhåndsvisningen. For å bokføre bilagene du har lest inn må du åpne Bilagsregistrering og klikke Overfør til Hovedbok. Tips! Skulle du oppleve problemer med å importere en egendefinert bankfil, kan du sjekke følgende: - Sjekk at datoformatet du har definert stemmer overens med datoformatet i filen du skal lese inn. - Sjekk at filen du har lagret fra banken din er i Excel-format (.xls eller.csv). - Formater evt. datokolonnen i Excel til et datoformat som begynner med * (Eks. * ) 140

150 REGNSKAP MAMUT VALIDIS.Mamut Validis er en nettbasert tjeneste for små og mellomstore bedrifter. Tjenesten er utviklet for analyse av regnskapsinformasjon, og hjelper deg å identifisere ufullstendige, ugyldige, upresise eller inkonsistente data i regnskapet. På denne måten kan du finne feil i regnskapet som feilposteringer, tastefeil, mulig revisjonsanmerkninger, feil bruk av mva-satser og annet. Vær oppmerksom på at Mamut Validis ikke vil endre dine posteringer i regnskapet, men kun rapporterer potensielle avvik, for om mulig å hjelpe deg å identifisere feil. Tjenesten ble utviklet av Future Route, et IT-selskap basert i London. Tjenesten har tidligere kun vært tilgjengelig i Storbritannia, men utvides til det europeiske markedet i forbindelse med partnerskapet med Mamut. En standardversjon av Mamut Validis er tilgjengelig i programversjoner med regnskap, med muligheter til å oppgradere til større versjoner. Mamut Validis er tilgjengelig via Mamut Online Desktop. For å få tilgang må du først koble firmadatabasen til Mamut Online Desktop. Hjelp til Mamut Validis finner du innebygget i Mamut Online Desktop. 141

151

152 Kapittel 2: Produkt I dette kapittelet: OM PRODUKTMODULEN HVORDAN OPPRETTE ET NYTT PRODUKT? PRODUKTREGISTERET Produktlisten Fanekortene i Produktregisteret Fanekortet Pris Fanekortet Rabatt Fanekortet Lager Fanekortet Leverandør Fanekortet Strukturer Fanekortet Variant Fanekortet Produktinformasjon Fanekortet Nettbutikk Nettstedinnstillinger for produkt Fanekortet Innstillinger Fanekortet Diverse Produktstatus INNSTILLINGER FOR PRODUKT Brukerinnstillinger for Produkt Firmainnstillinger for Produkt ORGANISERING OG VEDLIKEHOLD AV PRODUKTER Endring av et utvalg produkter Hvordan duplisere et produkt? Kan jeg endre produktnummer? Import av produktdata Innstillinger for import av produktdata Innleste produkter TILLEGGSAVGIFTER (MILJØAVGIFTER) Kom i gang med tilleggsavgifter Hvordan legge til en tilleggsavgift? PRODUKTVARIANTER Variantegenskaper Variantinnstillinger Hvordan opprette varianter av et produkt? Hvordan opprette og redigere alle varianter/varianttilknytninger av et produkt? Hvordan overføre beholdning mellom ulike varianter av ett produkt? Varianter i nettbutikken

153 PRODUKT OM PRODUKTMODULEN.For en bedrift med tusenvis av produkter, hundrevis av leverandører og utallige lagre, er det avgjørende å ha kontroll over alle aspekter ved produktene: Priser, leverandører, mulige rabatter, lagerlokasjon og -beholdning er bare noen eksempler. Under fokusområdet Produkt & Lager holder du full oversikt over dette. I produktregisteret registrerer du alle data om bedriftens varer. Dette effektiviserer all registrering av ordre og innkjøp, ettersom produktinformasjon importeres fra denne modulen. Fra produktregisteret kan du kontrollere de fleste bruksmåtene for det enkelte produkt. 144 Bruksmåter og funksjoner som styres fra produktregisteret Pris/Rabatt: Et produkt kan ha en pris eller flere differensierte priser styrt av dato. Ved hjelp av en priskalkulator kan du sette opp prisene for produktene dine. Du kan fastslå kostnader i både faktor og prosent og finne ut hvordan prisen vil påvirkes når f.eks. innkjøpspris, kostnader eller salgspris endres. Lagerføring: Du kan lagerføre produktene dine dersom du har en programversjon med lisens for dette. Programmet har en avansert lagerfunksjon, inkludert funksjoner for varetelling, flere lokasjoner, serienummerhåndtering, holdbarhetsdatoer, varepartier og reservasjoner av produkter. Leverandør/innkjøp: Leverandører har gjerne egne betingelser, priser og koder for produkter du bestiller fra dem. Produktregisteret har funksjoner for å holde orden på priser og betingelser fra flere leverandører av samme produkt. Strukturer: Dersom bedriften tilbyr sammensatte produkter som består av flere komponenter, kan dette produktet defineres som en Strukturvare. Man kan f.eks. tenke seg et firma som tilbyr en kontorløsning som består av to bokhyller, en stol og et skrivebord. Da vil dette produktet samlet defineres som en strukturvare. Bokhyllen, stolen og skrivebordet defineres som komponenter.

154 OM PRODUKTMODULEN Produktvarianter: Dersom bedriften selger produkter som leveres i flere utførelser, for eksempel med forskjellig farge eller størrelse, kan disse registreres som varianter av et produkt. Hver enkelt variant kan ha egen pris, lagerhåndtering, produktinformasjon osv. Dette styres i variantinnstillinger. Det er viktig at du spesifiserer innstillinger for varianter før du begynner å opprette varianter i produktregisteret. Når et produkt har varianter, vil selve produktet kalles et Hovedprodukt. Du kan ikke lenger føre transaksjoner på selve hovedproduktet. Netthandel: Har du lisens for netthandel kan du selge produktene dine på Internett og få ordrene derfra ferdig til viderebehandling i Ordre/Faktura-vinduet. Nettbutikken din vil være direkte forbundet med Produktregisteret via fanekortet Nettbutikk. Her velger du om produktet skal ligge for salg i din nettbutikk og hvilken informasjon om produktet som skal vises. Utskrifter: Produktinformasjonen kan skrives ut direkte fra produktregisteret, blant annet som produktetiketter, og sendes til skriver, e-post, telefaks, overføres til Microsoft Office Word, eller til forhåndsvisning på skjerm. Har du installert en PDF-skriver kan produktutskriftene også overføres til PDF-format som en fil. Produktnavn på flere språk: Et produkt kan vises på utskrifter o.l. på flere enn ett språk. Andre funksjoner for produkt For en bedrift som selger mange produkter kan det være svært tidkrevende å vedlikeholde produktregisteret. Jo flere felter man benytter for å kontrollere bruksmåten for produktene, desto mer vedlikeholdsarbeid må man påregne. Ved hjelp av veiviseren Endre et utvalg produkter kan du oppdatere de fleste feltene på mange produkter på en gang. Dette kan for mange medføre store tidsbesparelser. For de som lagerfører produkter finnes det funksjonalitet for varetelling i Lager. Innstillinger for produkt I tillegg til innstillingene for funksjonene nevnt ovenfor, finnes det en del generelle innstillinger for hvert enkelt produkt der det settes innstillinger for hvordan produktet skal behandles i forhold til integrasjon, kjøp, salg og lager. Dette gjøres i fanekortet Innstillinger i produktregisteret. I brukerinnstillingene for produkt bestemmer du hva som skal vises i skjermbildene for deg som bruker. Der kan du også gjøre en del valg som kan forenkle registreringsprosessen. I firmainnstillingene styres bruksmåten for alle brukere. Her setter du også standardverdier som skal gjelde hver gang noen oppretter nye produkter. 145

155 PRODUKT HVORDAN OPPRETTE ET NYTT PRODUKT? Tips! I firmainnstillingene for produkt kan du blant annet sette standardverdier som skal gjelde for nye produkter. Dette vil kunne forenkle prosessen med å opprette nye produkter, og sikre at du får riktige verdier. Slik oppretter du et nytt produkt 1. Velg Vis - Produkt - Produktregister. 2..Klikk Ny for å opprette et nytt produkt, eller klikk på pilen ved siden av Ny-knappen. 3. Velg eventuelt i eget vindu hvilken type produkt du ønsker å opprette. Merk! Vinduet vises ikke dersom du tidligere har merket av for å ikke vise det igjen. Har du valgt å ikke vise vinduet, kan du opprette nytt produkt etter en av malene ved å klikke på pilen ved siden av Ny-knappen, og velge mal fra listen. 4. Endre produktnummer dersom du ikke ønsker å benytte det som foreslås. Endringen må gjøres før lagring av produktet. 5. Skriv inn ønsket produktnavn i feltet for dette. 6. Fyll ut de feltene som er aktuelle for produktet. 7. Fyll ut informasjon som er relevant for produktet i fanekortene i nedre del av produktregisteret. 8. Klikk Lagre i verktøylinjen øverst når du har registrert ønsket informasjon om produktet. Produktet opprettes. Tips! Alle produkter blir automatisk nummerert i logiske nummerserier. Disse numrene kan overstyres, og de kan også være alfanumeriske (inneholde både bokstaver og tall). 146

156 PRODUKTREGISTERET PRODUKTREGISTERET Produktregisteret er delt i to på samme måte som for eksempel kontaktregisteret. Øvre halvdel inneholder sentral informasjon om selve produktet. Nedre halvdel er inndelt i fanekort med mer detaljert informasjon som priser, rabatter, leverandører og logistikkverdier. Dersom det er felter eller fanekort som ikke vises eller som du ikke ønsker skal vises, kan du tilpasse dette i brukerinnstillingene for produkt. Du kan bestemme hvilken funksjonalitet som skal være tilgjengelig for produktregisteret i firmainnstillingene for produkt. I tillegg finner du innstillinger, blant annet for integrering med nettbutikken. Første gangen du åpner produktregistret vil du få opp et vindu for Tilpasning av funksjonalitet. Det er viktig at du merker av hvilken funksjonalitet din bedrift bruker slik at produktregistret blir tilpasset bedriftens behov. Denne tilpasningen kan også gjøres inne på firmainnstillingene, som du finner under Vis - Innstillinger - Firma - Innstillinger per modul - Produkt. Feltbeskrivelser Produktnr.: Alle produkter blir automatisk nummerert i logiske nummerserier. Disse numrene kan overstyres i det du oppretter produktet, og de kan også være alfanumeriske (inneholde både bokstaver og tall). Det er ikke mulig å endre produktnummer på produkter som allerede er opprettet og tatt i bruk. De fleste øvrige felter på produktene kan endres etter at de er opprettet. Du kan også benytte veiviseren Endre et utvalg produkter for raskt og effektivt å endre verdier på mange produkter samtidig. Produktnavn: Her skriver du inn et passende navn på produktet. Ved å klikke på søk-knappen til høyre for feltet, kan du også registrere produktnavn på andre språk, dersom du selger eller kjøper produkter fra utenlandske kontakter. Leveringstid: Her kan antatt leveringstid (dager) registreres. Vekt: Her registreres vekt. Gram, kilo eller tonn kan velges i nedtrekkslisten. Volum: Her registreres produktets volum. Du kan velge mm3, cm3, dm3 eller m3. Produktkategori: Velg ønsket kategori fra nedtrekkslisten. Produktkategoriene er søkbare. Du kan ta bort, endre eller legge til kategorier i Standardregisteret. Pakkeenhet: Her kan du velge ønsket pakkeenhet. Nye verdier for pakkeenhet kan registreres i Standardregisteret. Antall pr. enhet: Her registrerer du antall pr. enhet. Produktgruppe: Her velger du produktgruppen produktet skal tilhøre. Nye produktgrupper kan opprettes i Standardregisteret. Undergruppe: Her bestemmer du undergruppe for produktet. Antall nivåer for produktgrupper er opptil 4 og hvor mange som vises i produktkortet avhenger av innstillingene du har satt i Firmainnstillinger for Produkt i fanekortet Standardverdier. Utgående mva: Her angir du utgående mva-sats for produktet. Inngående mva: Her angir du inngående mva-sats for produktet. Redigere eller legge til informasjon i Standardregisteret Du kan ta bort, endre eller legge til kategorier, pakkeenheter, produktkategorier, produktgrupper og undergrupper i Standardregisteret. I felter som inneholder valgalternativer fra standardregisteret, kan du høyreklikke i feltet, og velge Endre i standardregister. Dette åpner standardregisteret, slik at du kan endre eller legge inn nye alternativer der direkte. 147

157 PRODUKT Du kommer også til Standardregisteret ved å velge Vis - Innstillinger - Firma - Standardregister. Produktlisten Produktlisten er en liste som viser alle eller et utvalg produkter fra Produktregisteret. Produktlisten benyttes til å velge hvilket produkt man ønsker å se nærmere på eller ved valg av produkt som skal inngå i tilbud, salgsordre eller innkjøp. Du kan tilpasse produktlisten til ditt bruk i brukerinnstillingene for produkt. Innstillingene her vil være felles for de ulike modulene i systemet. Hvordan endre sortering i produktlisten? Produktlisten er som standard sortert etter produktnummer. Du kan enkelt endre sortering i listen ved å klikke på overskriften i hver kolonne. Listen vil da endre sortering etter overskriften som er valgt. Valgt kolonne vises med fet skrift. Hvordan endre hvilke produkter som skal vises i listen? Som standard vil Alle produkter (ikke inaktive) vises ved åpning av produktlisten. I nedtrekkslisten øverst til høyre kan du velge hvilke produkter du ønsker skal vises i produktlisten og på den måten begrense antallet produkter som vises. Du kan f.eks. velge å kun se Kampanjeprodukter, Lagervare, Strukturer, inaktive produkter eller en bestemt produktgruppe..i brukerinnstillingene for innkjøp kan du merke av for at produktlisten kun skal vise produkter som er tilknyttet den aktuelle leverandøren som er valgt på innkjøpet, når den åpnes fra innkjøpsmodulen. 148

158 PRODUKTREGISTERET Tips! Du kan eksportere en rekke lister og tabeller til Microsoft Excel ved hjelp av en meny på høyreklikk. Du kan sette et utvalg i listen, - høyreklikke - og få dette utvalget ut i rapporten. Rapporten åpnes direkte i Excel. Vær oppmerksom på at filen er en midlertidig fil. Du må lagre denne dersom du ønsker å ta vare på den. Fanekortene i Produktregisteret Fanekortet Pris Et produkt kan ha en pris eller flere differensierte priser styrt av dato. Ved hjelp av en priskalkulator kan du sette opp prisene for produktene dine. Du kan fastslå kostnader i både faktor og prosent og finne ut hvordan prisen vil påvirkes når f.eks. innkjøpspris, kostnader eller salgspris endres. Ønsker du oversikt over den historiske prisutviklingen for produktene dine velger du Bedriften ønsker å se historisk prisutvikling på produkter i firmainnstillingene for produkt. Tips! I firmainnstillinger for produkt, fanekortet Standardverdier, kan du sette standardverdier for nye produkter. Disse vil automatisk legges inn på nye produkter du oppretter. Produkter som allerede er opprettet kan du justere ved hjelp av Global prisjustering. Innstillinger for bruk av priser i andre deler av programmet Vis på ekstern prisliste: Merkes av dersom du vil at produktet skal vises på ekstern prisliste. Listen kan skrives ut til enkeltkunder med spesifikk rabattinformasjon m.v. Overstyre kostpris i salgsmodul: Merkes av dersom du ønsker muligheten til å kunne endre kostpris på produktlinjer i ordrer. 149

159 PRODUKT Tilleggsavgift: Dersom det skal spesifiseres tilleggsavgift på fakturaene dine velger du hvilken gruppe som skal benyttes for gjeldende produkt i nedtrekkslisten Tilleggsavgift. Fanekortet Rabatt Du kan tilby rabatter på hvert enkelt produkt basert på ulike kriterier: Etter Kategori (f.eks. rabatt kun for forhandlere). For en bestemt Kontakt, eller basert på Kvantum (mengden kunden kjøper). Kvantumsrabatt kan fastsettes etter Trapp eller Fra første antall. Du kan aktivere for ulike typer rabatter i firmainnstillingene for produkt. Hvis du velger Trapp, kan du for eksempel bestemme at de 500 første vareenhetene selges med 5 % rabatt, mens de neste enhetene opp til 1000 selges med 7,5 % rabatt. Setter du rabatten til Fra første antall, vil hele beholdningen selges med 7,5 % rabatt. Klikk på Ny under Kategori når du vil opprette en rabatt. Da får du fram dialogvinduet Rabatt. Rabatt i %: Prosentvis fradrag i prisen. Fastpris: Sett prisen som skal gjelde her. Denne overstyrer da som standard salgsprisen. Merk! Benytter du Fastpris, vil systemet som standard velge laveste pris av Fastpris i rabattregisteret, og Salgspris i priskalkulatoren. Du kan overstyre dette i firmainnstillingene for produkt, slik at fastpris også kan fungere som et påslag. Du følger samme prosedyre når du vil registrere en rabatt basert på Kontakt eller Kvantum. Rabattyper Rabatter registreres på flere forskjellige nivåer. Disse rabattypene er ordnet i et hierarkisk system og overstyrer hverandre. Bare en av dem vil normalt være gjeldende i siste instans. Rabatt på kombinasjonen produkt og kunde (Settes i dette fanekortet). Standard rabatt i % av ordretotal for en kunde (Settes i Kontaktregisteret). Rabatt på kombinasjonen produkt og kontaktkategori (dette fanekortet). Rabatt på kombinasjonen kundekategori og produktgruppe (settes i Rabattregisteret). Kvantumsrabatt for hvert produkt (Settes i dette fanekortet). Du må aktivere for bruk av kvantumsrabatt i firmainnstillingene for produkt. I firmainnstillingene for Tilbud/Ordre/Faktura kan du i tillegg velge at kvantumsrabatt skal komme i tillegg til andre rabatter. Rabattregisteret åpnes fra verktøylinjen i produktregisteret. Merk! Dersom du har satt opp fastpris på et produkt for en kunde, vil rabatten likevel komme i tillegg dersom kunden også faller inn under andre rabattordninger på produktet. 150

160 PRODUKTREGISTERET Fanekortet Lager Lager er integrert med Salgsoppfølging, slik at beholdningen justeres i henhold til kjøp og salg. Fanekortet vises kun dersom lagerføring av produkter er aktivert i firmainnstillingene..ny: Oppretter lagertilknytning. Dette gjør at produktet kan selges fra lageret du velger. Du kan også opprette lagertilknytninger i lagerregisteret i lagermodulen..slett: Sletter tilknytning til lageret..gå til lager: Åpner lagerinformasjonsvinduet for lageret som er markert i listen. Det eneste du kan redigere direkte i kolonnene er Maks og Min for beholdningen på lageret, samt Best. nivå og Best. antall (bestillingsnivå og bestillingsantall). Oppdatere lagerbeholdning: Hvis produktet er lagervare, skal avmerkingsboksen markeres. Std. lager: Standard/forvalgt lager for produktet. Tips! I brukerinnstillingene for produkt kan hver bruker velge standardlager for brukeren. Fanekortet Leverandør Leverandører har gjerne egne betingelser, priser og koder for produkter du bestiller fra dem. Ved å knytte et produkt til leverandøren(e) du kjøper inn produktet fra, kan du registrere denne informasjonen sammen med supplerende informasjon om produktet. Merk deg at innkjøpsprisen fra standardleverandør kan påvirke innkjøpsprisen du legger inn i fanekortet Pris. Når du oppdaterer innkjøpsprisen til standardleverandør, må du velge om du også ønsker å oppdatere tilsvarende pris i Priskalkulatoren. Informasjon som er lagt inn i fanekortet Leverandør vil kunne brukes ved innkjøp fra aktuelle leverandør. Du kan lese mer om leverandørtilknytninger i kapittelet "Innkjøp" i introduksjonsboken "Økonomistyring, logistikk, lønn og personal". 151

161 PRODUKT Fanekortet Strukturer Dersom bedriften tilbyr sammensatte produkter som består av flere komponenter, kan dette produktet defineres som en Strukturvare. Man kan f.eks. tenke seg et firma som tilbyr en kontorløsning som består av to bokhyller, en stol og et skrivebord. Da vil dette produktet samlet defineres som en strukturvare. Bokhyllen, stolen og skrivebordet defineres som komponenter. I dette fanekortet velger du om produktet er selve strukturen eller om det er en komponent som inngår i en struktur. Merk deg at tjenester også kan inngå som del av strukturvarer. Slik oppretter du en strukturvare Før du kan opprette en strukturvare må du opprette produktene som skal inngå som komponenter i strukturvaren. 1. Opprett et nytt produkt eller bla deg frem til produktet som skal inngå i strukturvaren. 2. Velg fanekortet Strukturer. 3. Merk av Komponent som inngår i struktur. Gjenta pkt. 1-3 for alle produkter som skal inngå som komponenter. 4. Klikk Ny for å opprette selve strukturvaren som et nytt produkt. 5. Velg fanekortet Strukturer. 6. Merk av Struktur som har komponenter. 7. Sett innstillinger for hvordan strukturen skal vises i ordre/tilbud, på faktura og i innkjøp. Forenklet oversikt: Viser produktnummer og produktnavn på både strukturen og komponentene, men bare antall, pris og sum på produktlinjen til komponenten. Detaljert liste: Viser antallet, pris og sum også på komponentene. Ikke vis komponenter: Dersom du kun ønsker at kun strukturen skal vises i tilbud, ordre, på faktura eller innkjøp markerer du dette valget. 8. Velg hvilken Lageroppdatering du ønsker ved salg og innkjøp av strukturvaren. Oppdatere komponentene: Lagertransaksjoner vil oppdatere komponentene i strukturen. Oppdatere strukturen: Velges dersom du ønsker at lagertransaksjonen skal påvirke selve strukturen. Du må da montere strukturen før du selger den. 9. Velg hvordan Prisreguleringen skal fungere. Oppdatere kostpris regulerer kostprisen til strukturvaren etter hvert som prisen på komponenter endres. Salgsprisen på strukturvaren beholdes. Oppdatere kostpris og salgspris justerer salgsprisen til strukturvaren i forhold til endringer i prisen på komponentene. 152

162 PRODUKTREGISTERET 10. Klikk Ny i fanekortet for å knytte en komponent til strukturen. 11. Velg en av komponentene du opprettet i punkt Klikk OK. 13. Skriv inn Antall enheter som skal inngå i strukturvaren. 14. Klikk OK. Gjenta pkt til alle komponenter som skal inngå i strukturvaren er lagt til. Strukturvaren er opprettet. Tips! Strukturen må ha Lageroppdatering ved innkjøp satt til 'Oppdater komponentene' og Lageroppdatering ved salg satt til 'Oppdatere strukturen', for å kunne demonteres. Fanekortet Variant Dersom bedriften selger produkter som leveres i flere utførelser, for eksempel med forskjellig farge eller størrelse, kan disse registreres som varianter av et produkt. Hver enkelt variant kan ha egen pris, lagerhåndtering, produktinformasjon osv. Dette styres i variantinnstillingene. Det er viktig at du spesifiserer innstillinger for varianter før du begynner å opprette varianter i produktregisteret. Hver enkelt variant får et eget produktnummer, og du kan velge om du vil vise produktnummeret til hovedproduktet eller til varianten når du fakturerer og gjør innkjøp. Produktet har varianter: Merkes av dersom produktet skal kunne selges i ulike varianter. Når du merker av her åpnes variantinnstillingene der du blant annet angir hvilke opplysninger som skal kunne variere for hver variant av produktet. NB! Når et produkt inneholder ulike varianter, kan du ikke lenger føre transaksjoner på selve hovedproduktet. Standardvariant: Her kan du eventuelt velge hvilken variant som skal komme opp som standard når en kunde i nettbutikken velger å se detaljert informasjon om produktet..ny: Oppretter en variant av produktet. 153

163 PRODUKT.Rediger: Her åpnes selve variantkortet, som gir en samlet oversikt over all produktinformasjon for den aktuelle varianten av hovedproduktet. Feltene som skal kunne variere, i henhold til variantinnstillingene, vil være redigerbare. Skal de ikke kunne variere, vil de være skyggelagte. Dette indikerer at de ikke kan endres..dupliser variant: Oppretter en ny variant basert på varianten du har merket av i listen..variantmatrise: Funksjonen er kun tilgjengelig når hovedproduktet er tilknyttet minst 1 variantegenskap, og dersom innstillingen Tillate duplikate egenskaper i variantinnstillingene på hovedproduktet ikke er aktivert. Se mer om dette i avsnittet om produktvarianter. Tips! Det fins ingen felt for "leverandørens produktnummer" på varianter. Hvis din leverandør også bruker varianthåndtering og dermed trenger et unikt produktnummer per variant, så bør du være påpasselig med å taste inn standardleverandørens produktnumre som produktnumre for variantene, etter hvert som variantene opprettes. Fanekortet Produktinformasjon I fanekortet Produktinformasjon kan du registrere Produktinformasjon, Salgsinformasjon, Teknisk informasjon, informasjon om Support, Produksjon og Annet på hvert enkelt produkt. Fanekortet består av to informasjonsfelter hvor du i nedtrekkslistene velger hvilken informasjon du vil registrere. Du kan registrere flere typer informasjon pr. produkt, men du vil kun se to tekster om gangen. For å automatisk overføre tekst fra Produktinformasjon til produkter som legges inn i ordre må du markere Automatisk overføre produktinformasjon til produktlinjer i salgsordre. Fanekortet Nettbutikk Nettbutikken din er direkte forbundet med produktregisteret via fanekortet Nettbutikk. Her velger du om produktet skal tilgjengeliggjøres for salg i din nettbutikk og hvilken informasjon om produktet som skal vises. Les mer om hvordan du legger ut et produkt for salg i nettbutikken i kapittelet "Netthandel" i introduksjonsboken "Kunde-, salgsoppfølging og netthandel". 154

164 PRODUKTREGISTERET Produktinformasjon i nettbutikken Skal kunne selges på ett eller flere nettsteder: Ønsker du at produktet skal kunne selges i din nettbutikk må du merke av her slik at produktet gjøres tilgjengelig i listen Produktutvalg i nettbutikk under Produktutvalg. Lagerinformasjon: I nedtrekkslisten Lagerinformasjon kan du angi om du skal vise lagerbeholdning på produktene i nettbutikken for besøkende i nettbutikken din, eller om du skal gi annen type lagerinformasjon. Fritekst: Velger du "Fritekst" i nedtrekkslisten Lagerinformasjon (ovenfor) vil du kunne skrive inn din egen tekst vedrørende produktets lagerinformasjon i feltet som vises. Vis grafikk: Viser symboler i nettbutikken for ulike lagerbeholdninger som På lager, I Innkjøp og Ikke på lager. Du kan velge hvilke symboler som skal benyttes i Nettstedinnstillingene, på fanekortet Innstillinger nettbutikk. Tips! I firmainnstillinger for produkt, fanekortet Standardverdier, kan du merke av for at Vis grafikk skal være standardverdi på nye produkter. Listen over nettsteder Standardinformasjon: Øverst i listen over nettsteder vil Standardinformasjon vises. Standardinformasjon er ikke et eget nettsted, men en mulighet til å registrere standard nettstedinnstillinger for produktet. Ved hjelp av knappen Dupliser nettstedinnstillinger for produkt kan du i ettertid kopiere nettstedinnstillingene til øvrige nettsteder. Denne funksjonen kan være aktuell dersom du ønsker å klargjøre dine produkter for salg i nettbutikken før du oppretter og redigerer selve nettstedet..nettstedinnstillinger for produkt: Åpner Nettstedinnstillinger for produkt for valgt nettsted. Her kan du bl. a. sette inn produktbilde og produktbeskrivelser. Les mer i kapittelet "Netthandel" i introduksjonsboken "Kunde-, salgsoppfølging og netthandel". Merk! Dersom du har lisens på flere nettsteder kan du, dersom det er ønskelig, variere nettstedinnstillingene for produktet på de nettstedene du administrerer fra programmet..dupliser nettstedinnstillinger for produkt: Denne knappen gir deg mulighet til å duplisere nettstedinnstillinger du har registrert på produktet fra ett nettsted til eventuelle andre nettsteder du administrerer fra programmet. Aktiv: I kolonnen Aktiv kan du merke av for hvilke nettsteder produktet skal kunne selges på. Du kan merke av her når nettstedet er opprettet. Ønsker du å fjerne et produkt fra en nettbutikk kan du 155

165 PRODUKT fjerne markeringen i kolonnen Aktiv på det nettstedet der produktet skal fjernes fra. Etter neste oppdatering av ditt nettsted vil produktet ikke lenger være tilgjengelig i nettbutikken. Sist oppdatert: Her finner du datoen da produktet sist ble oppdatert i nettbutikken. Nettstedinnstillinger for produkt I vinduet Nettstedinnstillinger for produkt setter du innstillinger for visning av produktet i nettbutikken. Innstillingsvinduet kan åpnes både via fanekortet Produktutvalg under Rediger nettsted - Innhold og via fanekortet Nettbutikk i produktregisteret. 156 Standard Produktbilde: Her kan du enten velge Sett inn bilde i nedtrekkslisten og klikke på Ny for å sette inn et bilde av produktet som du har liggende på maskinen, eller du kan velge Link til bilde dersom produktbildet ligger publisert på Internett og skrive/lime inn webadressen til produktbildet i feltet Bilde-URL. Ny-knappen åpner et vindu der du kan bla deg frem på maskinen din og markere bildefilen du skal sette inn. Sletter bildet fra nettstedinnstillingene for produktet (ikke fra maskinen). Har du valgt Link til bilde og skrevet inn webadressen til bildet kan du klikke på Gå til www-side og få vist produktbildet i nettleseren. Produktbeskrivelse: Du kan sette inn to ulike produktbeskrivelser per produkt. En kort beskrivelse som vises i produktlisten rett under produktlisten og en detaljert beskrivelse som vises ved klikk på Mer info-link, produktbilde og produktnavn. Redigerer eller legger til produktbeskrivelse. Velg kort eller detaljert beskrivelse i nedtrekkslisten før du klikker Rediger.

166 PRODUKTREGISTERET Tilbakestiller produktbeskrivelsen til slik beskrivelsen var før siste redigering. Mer info (underside): I nedtrekkslisten kan du velge mellom undersider du har opprettet for ditt nettsted. Avansert Tillat kjøp av mindre enn hele enheter: Ønsker du å kunne selge produkter som er mindre enn hele enheter via nettbutikken må du merke av for Tillat kjøp av mindre enn hele enheter. Innstillingen vil være tilgjengelig når du har merket av for at produktet Skal kunne selges på ett eller flere nettsteder og i tillegg har angitt at du vil benytte en eller flere desimaler for lagerenhet i firmainnstillinger for produkt. Innstillingen finner du ved å velge Vis - Innstillinger - Firma - Innstillinger per modul - Produkt og fanekortet Lagerhåndtering. Merk! Du må publisere ditt nettsted på nytt etter å ha satt innstillingen på de produktene det skal være mulig å bestille mindre enn hele enheter av i din nettbutikk. Fanekortet Innstillinger For hvert enkelt produkt kan det settes innstillinger for hvordan produktet skal behandles i forhold til integrasjon, kjøp, salg og lager. Du kan f.eks. bestemme om produktet er en lagervare, ressurs eller tjeneste, og bestemme hvordan produktet skal kostnadsføres og hvilke kontoer som skal benyttes for lagerverdi, varekost og salgsinntekter. Dersom du har sporing av varer settes innstillingene for dette her. Innstillinger for behandling av produktet i andre moduler Lagervare: Lagertransaksjoner ved innkjøp og salg blir kun registrert for lagervarer. Du kan også styre dette i fanekortet Lager. Ressurs: Ressurser kan knyttes til en Aktivitet, for eksempel møterom, prosjektører og liknende. Arbeid/tjeneste: Dersom du har produkter som er av type arbeid eller tjeneste kan du velge dette. Denne innstillingen kan du bruke i f.eks. statistikker. Kampanjeprodukt: Har du produkter som er kampanjeprodukter kan du merke av her. Feltet er til egen informasjon. Provisjon: Sett valg i dette feltet dersom du beregner provisjon for dine selgere i lønnsregistreringen. Hvis dette produktet ikke skal være med i provisjonsgrunnlaget må valget fjernes. Innstillinger for sporing av varer Disse innstillingene har påvirkning på lagertransaksjoner som gjøres i programmet. Serienummer: Merkes av dersom du ønsker det skal være påkrevd å oppgi serienummer på transaksjoner inn og ut av lager. Varepartinummer: Merkes dersom varepartinummer skal være påkrevd ved transaksjoner inn og ut av lager. Holdbarhetsdato: Merkes av dersom holdbarhetsdato må oppgis ved transaksjoner inn på lager. Innstillinger for bokføring Her kan du bestemme hvordan produktets kostnader skal bokføres. Dersom du i firmainnstillingene for produkt, i fanekortet Prishåndtering, har merket av for Individuell regel for oppdatering av regnskapsmessig lagerverdi på hvert produkt, kan du velge å kostnadsføre 157

167 PRODUKT 2 ulike tidspunkter/metoder for kostnadsføring. Dette gjelder kun produkter som oppdaterer lagerbeholdning (lagerførte produkter). I nedtrekkslistene for Balansekonto for lagerverdi, Beholdningsendringskonto og Kostnadskonto for varekost kan du velge kontoene som skal gjelde for produktet. Dette er aktuelt dersom du ønsker at disse skal overstyre innstillingene som er satt på systemkontoene. Her kan du også spesifisere ønskede Salgskontoer for produktet. Hvis feltene står blanke vil standard kontoer benyttes. Tips! I standardregisteret kan du endre salgskonto per Produktgruppe. Dette gjør at du enklere kan vedlikeholde salgskontoer for hele produktgrupper under ett. Har du imidlertid angitt salgskontoer direkte på produktkortet, vil dette overstyre alle andre innstillinger. Fanekortet Diverse I produkt, fanekortet Diverse registreres informasjon om blant annet EAN-kode, Tolltariffens varenummer, evt. Prosjekt og Avdeling som er relevante kostnadsbærere ved regnskapsføring ved handel med produktet. Bransjens produktnummer: Feltet kan benyttes der det forekommer produktnummer som er felles innenfor en bransje. Feltet erstatter ikke egne produktnummer, men ved inntasting eller innlesing på Tilbud/Ordre/Faktura og Innkjøp kan du legge inn nummeret i stedet for vanlig produktnummer. Du kan benytte inntil 20 tegn. Du kan ha flere like forekomster av bransjens produktnummer. Du vil da få opp en liste ved inntasting av nummeret i Tilbud/Ordre/Faktura. Du kan foreta utvalg på bransjenummer i utvalgsvinduene for Produktliste og Varetelling, samt i Avansert utvalg. WWW: For tilgang til ekstra informasjon kan du henvise til en nettside til for eksempel produsent med informasjon om produktet. Adressen til nettsiden legges inn i feltet WWW og via knappen til høyre for feltet kan du åpne nettleseren og få tilgang til angitt side. Bilde: Du kan legge inn referanser til bilder av produktet. Ved å klikke på knappen med tre prikker kan du bla deg frem til bildefilen. Bilde 2: Referanse til alternativt bilde, for eksempel dersom du har ett bilde lokalt og ett på en nettverksressurs. Dokument: Du kan legge inn referanser til dokumenter. Ved å klikke på knappen med tre prikker kan du bla deg frem til dokumentfilen. Tips! Dersom du arbeider i flerbrukermiljø, bør du legge bilder og dokumenter på en filbane i nettverket som er tilgjengelig for alle, dersom du ønsker at disse skal kunne benyttes av alle brukere. 158

168 PRODUKTREGISTERET Prosjekt: Dersom det først velges et prosjekt på en salgsordre før produktene legges inn, blir overordnet prosjekt gjeldende for alle produktlinjer. Inaktiv: Merk av her dersom du ønsker at produktet ikke lenger skal kunne benyttes. Merk! Det er ikke mulig å slette et produkt som er tatt i bruk i andre deler av programmet, for eksempel hvis det benyttet på en faktura. Produktet må i stedet settes inaktivt. Produktstatus.Produktstatus gir en oversikt over dette og siste års salg og innkjøp, angitt i antall samt beløpet for den totale omsetning. Vinduet åpnes ved å klikke på knappen Produktstatus. Alle tall er angitt i forhold til budsjett (Salgsbudsjett), i tillegg til dagens lagerbeholdning i antall og lagerverdi. Du har også tilgang til alle fakturalinjer og bestillinger som er opprettet på produktet, samt liste over alle kunder og leverandører som har deltatt i transaksjonene. Disse listene åpner du via knappene nederst i vinduet. 159

169 PRODUKT INNSTILLINGER FOR PRODUKT Brukerinnstillinger for Produkt Hver enkelt bruker kan tilpasse produktregisteret til sitt bruk i brukerinnstillingene. Innstillingene som gjøres vil kun gjelde for aktuell bruker. Standardoppsett I dette fanekortet kan du tilpasse registeret til din bruk. Du kan velge mellom tre forhåndsdefinerte innstillinger for hvilke felter og kolonner som skal vises. Enkel: Viser få felter i et svært forenklet skjermbilde. Normal: Viser de vanligste feltene og gjør standard funksjonalitet tilgjengelig. Avansert: Viser flere felter og mer funksjonalitet. Velger du et av disse oppsettene kan du i de neste fanekortene se hvilke felt og hvilken funksjonalitet som blir tilgjengelig. Produktkort I dette fanekortet kan du manuelt stille inn nøyaktig hvilke felter og fanekort du ønsker skal vises i Produktregisteret. Legg merke til at standardoppsettene endrer disse innstillingene. Produktliste I Produkt, Ordre/Faktura- og Innkjøp har du tilgang til Produktlisten. Her kan du sette ønskede innstillinger for sortering og utvalg ved åpning av produktlisten. Innstillingene vil gjelde alle moduler hvor produktlisten er tilgjengelig. Sortering ved åpning av produktliste: Her bestemmer du om produktlisten skal være sortert etter produktnummer eller produktnavn. 160

170 INNSTILLINGER FOR PRODUKT Standard utvalg i produktliste: Her angir du produktutvalget du ønsker skal vises som standard ved åpning av produktlisten. Utvidet produktliste: Dersom du ønsker informasjon om produktets pris, beholdning, dekningsbidrag (DB) og dekningsgrad (DG) etc. merkes dette valget. Vis standardleverandørs produktnummer i produktlisten: Merkes av dersom du ønsker se standardleverandørs produktnummer i tillegg til ditt eget produktnummer i produktlisten. Vis varianter i produktlisten: Dette valget viser alle variantene av et produkt, og ikke bare hovedproduktet i produktlisten. Dersom du aktiverer variantmatrisen (under) må du også markere denne, slik at du får valgt de ulike variantene på innkjøp/tilbud og salgsordre. Vis variantmatrise for hovedprodukter uten duplikate egenskaper: Denne funksjonen gjør at et eget vindu åpnes når du setter inn produkter som har varianter. Variantmatrisen gir deg oversikt over blant annet tilgjengelige varianter av produktet, lagerstatus, innkjøpsbeholdning mm. Lager Fanekortet er kun tilgjengelig dersom lagerføring er aktivert i firmainnstillingene for produkt. Standardlager: Dersom du benytter flere lager, kan du velge hvilket som skal være standard for din bruker. Når du oppretter nye lagerførte produkter, vil dette lageret blir forvalgt. Når du legger inn produktet på et tilbud, en ordre eller et innkjøp, vil programmet kontrollere om produktet er tilknyttet ditt standardlager. Er det ikke tilknyttet vil du få spørsmål om du likevel vil benytte dette produktet. Tips! I meldingen som kommer opp når produktet ikke er tilknyttet ditt standardlager, kan du velge at advarselen ikke lenger skal vises for den aktuelle prosessen du holdt på med. Dette gjelder kun til du har lukket det aktive vinduet - tilbud, ordre/faktura eller innkjøpsvinduet. Standard lagerlokasjon: Kun tilgjengelig dersom det er merket av for at bedriften benytter lagerlokasjon i firmainnstillingene for produkt. Velg blant tilgjengelige lokasjoner for lageret som er valgt under Standardlager. Merk! Dersom du har valgt en Standard lagerlokasjon som ikke finnes på produktet, vil denne ikke bli valgt. 161

171 PRODUKT Firmainnstillinger for Produkt.I firmainnstillingene for produkt kan du sette innstillinger for hvilken funksjonalitet din bedrift ønsker å benytte samt styre pris- og lagerhåndtering. Du kommer til firmainnstillingene fra menyen Vis - Innstillinger - Firma - Innstillinger per modul - Produkt. Tilpasning av funksjonalitet Her bestemmer du hvilken funksjonalitet som skal være tilgjengelig for din bedrift. Tilpasningen bidrar til å gjøre produktregisteret mer oversiktlig og skreddersydd for ditt bruk. Bedriften lagerfører produkter: Merkes av dersom du vil benytte lagerfunksjonalitet i produktregisteret. Bedriften selger produkter som består av andre produkter: Merkes av dersom du ønsker å ta i bruk strukturvarer. Bedriften ønsker å se historisk prisutvikling på sine produkter: Med denne funksjonen vil fanekortet Pris i produktregisteret vise historiske priser. Dermed kan du registrere priser på produktene dine gjeldende fra et visst tidspunkt, for eksempel en kampanjepris. Bedriften har rabattavtaler for individuelle kunder på enkeltprodukter: Valget merkes av dersom du vil kunne gi individuelle rabatter på enkeltprodukter til dine kunder. Merker du av her aktiveres fanekortet Kontakt, i fanekortet Rabatt i produktregisteret. Du kan overstyre valget på hvert enkelt produkt, ved å merke av for Ingen individuelle rabatter på produktet. Bedriften gir kvantumsrabatt på produkter: Må merkes av for å kunne spesifisere kvantumsrabatt på dine produkter. Merker du av her aktiveres fanekortet Kvantum, i fanekortet Rabatt i produktregisteret. 162

172 INNSTILLINGER FOR PRODUKT Bedriften har rabattavtaler for kundekategorier på enkeltprodukter: Merkes av dersom du ønsker å kunne gi rabatter på enkeltprodukter til bestemte kundekategorier. Merker du av her aktiveres fanekortet Kategori, i fanekortet Rabatt i produktregisteret. Bedriften foretar innkjøp basert på salgsordre: For muligheten til å opprette innkjøp med produkter fra salgsordre må dette valget merkes av. Bedriften selger produkter på Internett: Merkes av dersom du ønsker muligheten til å selge produktene dine på Internett. Bedriften har produkter som selges som varianter: Merkes av dersom du selger produkter som kan leveres i flere utførelser. Bedriften ønsker å registrere vekt og volum på produkter: Merkes av dersom dette er verdier du vil registrere på produktene dine. Bedriften selger produkter med miljøavgift eller andre særavgifter: Valget merkes dersom du selger produkter med miljøavgift eller andre særavgifter. Prishåndtering Grunnlag for kostpris: Her velger du hva som skal brukes som grunnlag for beregningen av kostpris på tilbud og ordre/faktura. Produktregister betyr at systemet henter grunnlag for kostpris på tilbud og ordre/faktura fra feltet Kostpris i produktregisteret. Innkjøpspris betyr at systemet henter grunnlaget for kostpris på tilbud, ordre/faktura fra faktiske, registrerte lagerbevegelser. Dersom det ikke finnes noen lagerbevegelser, hentes verdien fra innkjøp som ikke er mottatt. Finnes det heller ikke innkjøp som ikke er mottatt, hentes verdien fra feltet Innkjøpspris i produktregisteret, fanekortet Pris. Dersom du velger Innkjøpspris, vil feltet Kostpris skal inkludere 'Kostnad' fra Produktkortet i tillegg til innkjøpspris aktiveres i firmainnstillingene for Tilbud/Ordre/Faktura, fanekortet Pris/Rabatt. Her kan du velge om den beregnede kostprisen skal inkludere feltet Kostnader i produktkortet. Antall desimaler: Her velger du om du vil ha med 2 eller 4 desimaler i pris på produktene. Valget du gjør vil gi seg utslag på produktkortet, i priskalkulatoren, på rabattfanekortet, og på fanekortet Leverandør i produktregisteret. Rabatt på produktene i nettbutikken: Dersom du ønsker å gi en generell rabatt på produkter ved bestilling i nettbutikken, legges rabattprosenten inn her. Rabatt fastpris gjelder også som påslag: Gjelder dersom du benytter Fastpris på produkter i fanekortet Rabatt i produktregisteret. Som standard vil systemet velge laveste pris av Fastpris rabattregisteret, og Salgspris i priskalkulatoren. Merker du av her, vil Fastpris benyttes også dersom fastprisen er høyere enn Salgspris, og dermed fungere som et påslag. KOSTNADER: Innkjøpskostnad skal inkludere frakt og ekspedisjon fra leverandørfakturaen: Her bestemmer du om frakt og ekspedisjonskostnad skal inkluderes i innkjøpskostnaden. Innkjøpskostnad skal inkludere kostnader fra bokføring av toll og spedisjonsfaktura: Velg om toll og spedisjon skal inkluderes i innkjøpskostnaden. OPPDATERING: Oppdatere innkjøpspris og - kostnad på produktkortet ved bokføring av innkjøp: Dette vil da oppdateres dersom du endrer prisene på produktlinjene i vinduet for varemottak. 163

173 PRODUKT Kun oppdatere produkter der leverandører på innkjøpet er standard leverandør: Oppdatering av innkjøpspris på produktkortet, som du kan aktivere ovenfor, kan gjøres kun for standardleverandørene, dersom du merker av her. Regnskapsmessig oppdatering av lagerverdi Kostnadsføre produktkostnad ved innkjøp: Velger du dette alternativet vil det ikke bli foretatt automatisk bilagsføring ved beholdningsendringer. Varekostnaden vil bli bokført idet du bokfører leverandørfaktura fra innkjøpet. Kostnadsføre produktkostnad når varer tas ut av lageret: Kostnadsføring vil skje på salgstidspunktet for alle produkter. Andre lagerbevegelser vil bokføres slik at lagerbeholdningen endres. Individuell regel for regnskapsmessig oppdatering av lagerverdi på hvert produkt: Velger du dette alternativet vil du få opp en innstilling i Produktregisteret, fanekortet Innstillinger, der du for hvert enkelt produkt kan bestemme om produktet skal ha bokført og oppdatert lagerverdien, eller om det skal kostnadsføres ved bokføring av leverandørfaktura. Grunnlag for balanseføring av lagerverdi: Merkes av dersom du ønsker at innkjøpspris på salgsordrelinjer skal inkludere innkjøpskostnader i tillegg til innkjøpspris ved balanseføring av lagerverdien for produktene. Dette vil fremkomme i rapporten for lagerverdi og i lagermodulen. Bokfør beholdningsendringer i resultatregnskapet: Du kan velge om beholdningsendringer skal kunne leses ut av resultatregnskapet. Det vil da bli bokført 2 ekstra bilagslinjer ved varemottak og vareleveranse. Tilleggsavgift: Les mer om tilleggsavgift kapittelet "Produkt" i introduksjonsboken "Kunde-, salgsoppfølging og netthandel". 164

174 INNSTILLINGER FOR PRODUKT Lagerhåndtering Oppdatere lagerbeholdning: Her velger du om lageroppdatering skal skje ved utskrift av faktura, pakkseddel eller plukkliste. Prinsipp for lageroppdatering: Her bestemmer du om du vil benytte FIFU (Først inn først ut) eller SIFU (sist inn først ut). Merk at produkter der det benyttes holdbarhetsdato plukkes i henhold til dato. Tidligste dato plukkes først, uavhengig av prinsipp for lageroppdatering. Merk! FIFU er forvalgt. Du bør ikke endre prinsipp for lageroppdatering uten å forsikre deg om at du følger lovgivningen på området. Antall desimaler for lagerenhet: Du kan om ønskelig vise lagerbeholdning med opptil 3 desimaler. Velger du en eller flere desimaler vil du også kunne selge produkter som er mindre enn hele enheter via nettbutikken. Du må da merke av for dette i fanekortet Nettbutikk i produktkortet for produkter der dette skal være mulig. Bedriften benytter lagerlokasjon: Dersom du har lager med lokasjoner og ønsker å legge inn disse i programmet må du merke av dette feltet. Merk også av om Bedriften lagrer samme produkt flere steder på samme lager. Bedriften lagerfører produkter med vareparti: Merkes av dersom du vil ha mulighet til å stille inn hvorvidt varepartinummer på produkter er påkrevd ved varetransaksjoner. Denne innstillingen blir da tilgjengelig under fanekortet Innstillinger på produktet. Bedriften lagerfører produkter med holdbarhetsdato: Merkes av dersom du vil ha mulighet til å stille inn hvorvidt holdbarhetsdato er påkrevd ved varetransaksjoner. Denne innstillingen blir da tilgjengelig under fanekortet Innstillinger på produktet. Bedriften lagerfører produkter med serienummer: Merkes av dersom du vil ha mulighet til å stille inn hvorvidt serienummer på produkter er påkrevd ved varetransaksjoner. Denne innstillingen blir da tilgjengelig under fanekortet Innstillinger på produktet. Serienummer må plukkes manuelt: Merkes av dersom du ønsker å måtte velge serienummer på utgående varetransaksjoner. 165

175 PRODUKT Skrive ut plukkliste ved registrering av varelevering: Merkes av om du ønsker at det skal skrives ut plukkliste ved registrering av varelevering. Du kan også bestemme ønsket antall utskrifter. Skrive ut pakkseddel ved registrering av varelevering: Merkes av om du ønsker at det skal skrives ut pakkseddel ved registrering av varelevering. Du kan også bestemme ønsket antall utskrifter. Skrive ut mottaksseddel ved registrering av varemottak: Valget gjør at en mottaksseddel blir skrevet ut ved varemottak. Ved negativt varemottak/kreditering av innkjøp blir det skrevet ut en returseddel. Standardverdier Her kan du legge inn ønskede standardverdier som automatisk skal legges inn på nye produkter du oppretter. Dersom du ønsker å endre ledeteksten til noen av feltene i produktregisteret kan du gjøre det her. Standard produktmal: Her kan du velge hvilken type produkt som skal opprettes som standard ved registrering av nye produkter i produktregisteret. Utgående og Inngående mva.: Her bestemmer du standard mva-satser for nye produkter som opprettes. Dette kan overstyres på produktkortet. Produktgruppe: Velg en gruppe fra nedtrekkslisten dersom du ønsker at alle nye produkter som standard skal tilhøre en bestemt produktgruppe. Språk ved manglende beskrivelse: Dersom du skal legge inn produktnavn på flere språk kan du sette hvilket språk som skal være standard ved manglende beskrivelse på nye produkter. Priskalkulatoren benyttes når du skal regne ut utsalgspris på et produkt. Standardverdiene bestemmer hvordan kalkulatoren skal oppdatere de ulike prisfeltene. Standardinnstillinger for produkter med varianter: Disse innstillingene vil gjelde som standard for alle variantprodukter. Dette vil kunne forenkle prosessen med opprettelse av nye 166

176 INNSTILLINGER FOR PRODUKT hovedprodukter med varianter betydelig, spesielt dersom du har mange ulike produkter som selges med de samme variantegenskapene. Standardinnstillingene kan overstyres for hvert enkelt hovedprodukt, på fanekortet Variant, under Variantinnstillinger. Les mer om produktvarianter i kapittelet "Produkt" i introduksjonsboken "Økonomistyring, logistikk, lønn og personal". Feltbeskrivelser: Feltbeskrivelsene kan tilpasses produktene du selger og er felles for hele produktregisteret. Du kan endre feltnavn for Pakkeenhet, antall pr. enhet, Volum og Vekt. Antall produktgruppenivåer: Her definerer du antall produktgruppenivåer som du ønsker å benytte. Du kan justere fra 1-4. Visning av lagerbeholdning i nettbutikken: Lagerbeholdningen kan vises etter ulike prinsipper i nettbutikken. Du kan også velge Vis grafikk som symboliserer lagerbeholdningen. Se mer om dette i kapittelet "Netthandel"i introduksjonsboken "Kunde-, salgsoppfølging og netthandel". 167

177 PRODUKT ORGANISERING OG VEDLIKEHOLD AV PRODUKTER Det vil som regel være hensiktsmessig å dele inn produktene ut over den inndelingen systemet krever med hensyn til om produktet er en lagervare, strukturvare, arbeid/tjeneste eller ingen av disse. Denne segmenteringen benyttes gjerne svært ulikt i ulike virksomheter. For å dele inn produktene benyttes Produktkategori, Produktgruppe og eventuelt tilhørende Undergrupper. Produktkategori og produktgruppe opprettes og redigeres i standardregisteret. Du finner dette registeret fra menyen Vis - Innstillinger - Firma - Standardregister. Endre i standardregister! I felter som inneholder valgalternativer fra standardregisteret, kan du høyreklikke i feltet, og velge Endre i standardregister. Dette åpner standardregisteret, slik at du kan endre eller legge inn nye alternativer der direkte. Eksempel: I ordreregistrering, i fanekortet Tekst. Høyreklikk i feltet ved siden av Velg tekst, og klikk på Endre i standardregister. Produktkategori Du kan velge produktkategori for produktet fra nedtrekkslisten i øvre del av produktkortet. Produktkategori brukes som oftest som en grovinndeling. En bedrift som selger håndverkertjenester vil kanskje opprette kategorier for timer, materialer, reisetid, underentreprenører med mer. Inndelingen i produktkategori har ingen regnskapsmessige implikasjoner. Du kan gjøre utvalg på produktkategori i rapporter der dette er relevant. Du kan ikke legge inn rabatter per produktkategori, men du kan justere prisene på en hel kategori under ett, eventuelt i kombinasjon med andre kriterier. Det gjøres ved hjelp av Global Prisjustering. Produktkategori opprettes og redigeres i standardregisteret. Du finner dette registeret fra menyen Vis - Innstillinger - Firma - Standardregister. Produktgruppe Du kan velge produktgruppe for produktet fra nedtrekkslisten i øvre del av produktkortet. Produktgruppe kan brukes etter behov for en mer detaljert inndeling. En bedrift som selger håndverkertjenester vil for eksempel kanskje dele inn timene i prosjekteringstid, utført arbeid, reisetid med mer. Inndelingen i produktgrupper kan ha regnskapsmessige implikasjoner dersom du ønsker det. En produktgruppe kan styres til en bestemt salgskonto i regnskapet. Du kan gjøre utvalg på produktgruppe i rapporter der dette er relevant. Du kan også kombinere utvalget med andre kriterier. Du kan gi kundene dine ulike rabatter basert på produktgruppe. Du kan også justere prisene på en hel produktgruppe under ett, eventuelt i kombinasjon med andre kriterier. Det gjøres ved hjelp av Global Prisjustering. I modulinnstillingene for produkt kan du bestemme hvilken produktgruppe som skal være standard når du oppretter nye produkter, dersom du ønsker det. 168

178 ORGANISERING OG VEDLIKEHOLD AV PRODUKTER Undergruppe En produktgruppe kan ha undergrupper. Disse opprettes også i standardregister. Under hver enkelt produktgruppe kan du redigere de slik at du legger til undergrupper. I firmainnstillingene for produkt kan du sette hvor mange produktgruppenivåer du skal benytte. Du kan ha inntil 4 nivåer. Produktkortet vil da få felter for Produktgruppe, samt til sammen 3 undergrupper. Undergruppene har ingen regnskapsmessige implikasjoner. Det er på produktgruppene (øverste nivå) du kan styre salgskonto for produktgruppen. Du kan heller ikke ha spesielle rabatter for undergruppene, men du kan gjøre utvalg på undergruppene, så det er for eksempel mulig å endre prisene på alle produkter tilhørende en spesiell undergruppe ved hjelp av Global prisjustering. Slik oppretter du en undergruppe 1. Åpne standardregisteret, for eksempel ved å høyreklikke i feltet Produktgruppe i produktkortet, og velge Endre i standardregister. 2. Marker den produktgruppen du ønsker å opprette en undergruppe for. 3. Klikk Redigere. 4. Aktiver (klikk) i det store feltet i vinduet og klikk Redigere. 5. Skriv inn et navn på undergruppen i tekstboksen øverst (ny). 6. Klikk Forrige. Kontroller at undergruppen har kommet til i det store feltet i vinduet. 7. Klikk Forrige og OK. Undergruppen er nå tilgjengelig. Ønsker du å ha flere undergrupper, kan du opprette disse direkte etter pkt. 6 i beskrivelsen over. Ønsker du å ha en undergruppe til undergruppen, kan du opprette denne ved å klikke Ny etter pkt. 5 i beskrivelsen over. 169

179 PRODUKT Vedlikehold Rutinen Endre et utvalg produkter er et verktøy som forenkler jobben med å endre verdier på mange produkter samtidig i produktregisteret. Med dette verktøyet kan du gjøre jobben raskere uten å måtte gå gjennom hele produktregisteret manuelt..dersom du ønsker å duplisere/kopiere ett enkelt produkt, har du muligheten til dette ved å klikke på knappen Duplisere produktet. For å vedlikeholde priser kan rutinen Global prisjustering benyttes til å justere Salgspris, Innkjøpspris, Kostnader og Avanse på flere produkter samtidig. Først settes et utvalg, deretter velger du hvilke priser som skal justeres for utvalget. Et produkt som ikke lenger skal benyttes kan ikke slettes dersom det har vært transaksjoner på dette produktet. Du kan imidlertid markere det som inaktivt, slik at det ikke kan benyttes lenger. Du kan lese mer om disse funksjonene nedenfor. Endring av et utvalg produkter Rutinen Endre et utvalg produkter er et verktøy som forenkler jobben med å endre verdier på mange produkter samtidig i produktregisteret. Med dette verktøyet kan du gjøre jobben raskere uten å måtte gå gjennom hele produktregisteret manuelt. Veiviseren hjelper deg med å spesifisere hvilke produkter som skal endres og hvilke nye verdier produktene skal få. Du starter veiviseren ved å velge Vis - Produkt - Endre et utvalg produkter. Tips! I hjelpefilene (F1) finner du mer informasjon om hvordan veiviseren for å endre verdier på et utvalg produkter fungerer. Hvordan duplisere et produkt?.dersom du ønsker å duplisere/kopiere et produkt, har du muligheten til dette ved å klikke på knappen Duplisere produktet. Du får da opp et nytt vindu der et nytt produktnummer foreslås. Dette produktnummeret kan du overstyre. Dersom du velger et nummer som allerede er i bruk, vil du få beskjed om dette. Merk! Dersom du har hatt et Utvalg aktivt i det produktet dupliseres, vil utvalget bli slått av. Kan jeg endre produktnummer? Det er ikke mulig å endre produktnummer på produkter som allerede er opprettet og tatt i bruk i Mamut. I det du oppretter nye produkter, kan du imidlertid overstyre produktnummeret som foreslås. De fleste øvrige felter på produktene kan endres etter at de er opprettet. Du kan også benytte veiviseren Endre et utvalg produkter for raskt og effektivt å endre verdier på mange produkter samtidig. 170

180 ORGANISERING OG VEDLIKEHOLD AV PRODUKTER Import av produktdata I Mamut Business Software kan du importere produkter og oppdatere priser på eksisterende produkter ved hjelp av funksjonen for import av produktdata. Du kan importere produkt- og prislister fra dine leverandører eller du kan opprette egne lister i Microsoft Excel som du importerer. Import av produkter vil være tidsbesparende fremfor å registrere alle produkter manuelt i produktregisteret. Alle importer må knyttes til en leverandør. Oppdatering av priser gjøres mot leverandørens produktnummer. Når importen søker etter produkter for å sjekke om produktene i filen som skal leses inn finnes i Mamut, vil søket gjøres mot leverandørens produktnummer i Mamut. Dersom du har en fil som inneholder leverandørens produktnummer, men ikke har registrert dette i Mamutdatabasen fra før, kan det være formålstjenlig å benytte tilleggsprogrammet Import/eksport, som har egne spesifikke importformater. For å kunne importere produktdata må du klikke Ny og opprette en ny importrutine. I innstillinger for import av produktdata definerer du bl.a. hvordan filen er bygget opp, hva som skal oppdateres og regler for nye produkter. Når du har satt ønskede innstillinger for importen klikker du Start import for å starte innlesingen av produktene/prisene i filen du har spesifisert skal importeres. Deretter får du opp en oversikt over innleste produkter som du kan importere. Husk at filen du skal importere må være lukket, hvis ikke får du ikke importert den. Tips! Ta alltid en sikkerhetskopi før du importerer data. Dersom importen ikke går som tenkt kan du enkelt tilbakekopiere sikkerhetskopien og komme tilbake til utgangspunktet før du importerte. Innstillinger for import av produktdata Før du kan importere produktdata må du sette innstillinger for importrutinen. Begynn med å legge inn en Beskrivelse på importen. Deretter må du velge hvilken Leverandør du skal importere produkter fra, det gjøres ved å klikke på søkeknappen til høyre for feltet. Angi også filplasseringen til produktlisten du skal importere ved å klikke på søkeknappen ut for Fil. Ved å klikke Rabattgrupper og deretter Ny kan du opprette ulike rabattgrupper som vil justere innkjøpsprisene på produktene du importerer. Legg merke til at det ikke er slik at selve rabattsatsene legges inn i produktregisteret etter fullført import. Disse rabattgruppene er kun ment for å justere prisen under selve importen og eventuelt for å legge til en kode foran produktnummeret på de produktene som har rabatter. Det er også mulig å justere innkjøpsprisene i importfilen eller i vinduet Innleste produkter. VIKTIG: Dersom du importerer prisfiler i fremmed valuta er det viktig at du registrerer rett valuta på leverandøren i kontaktkortet. Sett deretter innstillinger i de ulike fanekortene: Generelt I fanekortet Generelt bestemmer du bl.a. hvordan grunnlaget for Innkjøpspris, Kostnad og Avanse skal beregnes ved import. Grunnlag for Innkjøpspris: Velg om grunnlaget for innkjøpspris skal være innlest pris fra importfilen eller om grunnlaget skal være innlest pris minus rabatt som er definert under knappen Rabattgrupper. 171

181 PRODUKT Grunnlag for Kostnad: Her bestemmer du hva som skal danne grunnlag for kostnaden. Du kan velge å ikke endre kostnaden men å hente kostnaden fra eksisterende produkt, bestemme at kostnaden skal være en viss prosentdel av innkjøpsprisen eller du kan sette kostnaden til 0. Grunnlag for Avanse: Her velger du hvordan grunnlaget for avanse skal settes opp. Du kan velge fast avanse i % av kostpris, å beholde eksisterende avanse eller avanse i %, at avansen ikke endrer Salgsprisen eller at du skal benytte regelen du har definert i priskalkulatoren. Hvis du importerer salgspris vil ikke avansen kunne endres. HUSK at Salgspris alltid er = Innkjøpspris + Kostnad + Avanse. Opprette en ny prislinje for hver import der prisene endres. Ved å merke av her vil du få en prislinje i produktkortet pr. prisendring og dermed vil du kunne bevare prishistorikken på produktet. Oppdatering av informasjon på eksisterende produkter: Du kan velge hvilken informasjon på eksisterende produkter du ønsker å oppdatere. Du kan velge å oppdatere all informasjon, all informasjon unntatt produktnavn, kun priser eller kun leverandørens priser. Produktnr. tillegg: Her kan du angi en tegnkombinasjon som skal legges til foran produktnummeret. Eksempel: To produktnummer er i utgangspunktet 4444 og Skriver du f.eks. R5T i feltet Produktnr. tillegg får alle numrene denne teksten foran nummeret. Eks. R5T4444 og R5T Legge til produktnr. tillegg på leverandørnummer: Her kan du velge om også leverandørens produktnummer skal få Produktnr. tillegg som spesifisert i innstilling for dette ovenfor. Benytter du denne sammen med Produktnr.tillegg (over), vil importen sammenligne Produktnr. tillegg+produktnr. i filen, med Leverandørens produktnummer i programmet. Regler for nye produkter Avanse i % av kostpris for nye produkter: Her bestemmer du hvor stor prosentdel av kostprisen avansen skal være på nye produkter. Produktgruppe og Undergruppe: Her bestemmer du hvilken Produktgruppe og Undergruppe produktene du importerer skal tilhøre. Innstillingen gjelder kun produkter i importfilen der du ikke har spesifisert andre produktgrupper/undergrupper for produktet. Samme produktnummer som leverandør: Ved å merke av her vil produktene du importerer få leverandørens produktnummer. Merker du ikke av vil produktene du importerer få fortløpende numre i din egen produktnummerserie. Tilhører rabatt gruppedef. prodnr.: Informasjonen i den kolonnen hvor rabattgruppen ligger, vil fremkomme foran det aktuelle produktnummer. F.eks.: Produktnummer er 100. Rabattgruppen ligger i kolonne 7. I kolonne 7 på produktnummer 100 står det xx. Det nye produktnummeret blir da xx100. Nye produkter skal markeres med "Oppdatere lagerbeholdning": Ved å merke av her vil nye produkter som importeres automatisk bli merket av for å Oppdatere lagerbeholdning i fanekortet Lager i produktregisteret. Importfilen Filtype: Her kan du velge hvilken filtype du skal importere. Skilletegn: Hvis feltene i filen er adskilt med skilletegn angir du dette her. Eksempel på dette kan f.eks. være "Skruer,1900". Her koster produktet Skruer, 1900 kroner. De to feltene er adskilt med komma, med andre ord en komma-separert fil. Hvis filen/feltene er tab-separert angir du det i feltet under. Tabulator: Merkes av om importfilen er tabulatorseparert. 172

182 ORGANISERING OG VEDLIKEHOLD AV PRODUKTER MS Dos-fil: Merkes av om filen du skal importere er i Dos-format. Ikke ta med produktnummer = 0.: Produkter som ikke har et produktnummer i importfilen vil ikke bli importert dersom du har merket av dette valget. Fjern uønskede tegn: Det kan finnes tegn i importfilen som du ikke ønsker å importere. Det mest vanlige eksempel på dette kan være tegnet. Ofte kan nummeret på et produkt i filen være angitt som f.eks. xxxxxx. Ved å angi i feltet vil tegnet bli fjernet ved import. Ignorer antall startlinjer: Har du linjer i toppen av filen som du ikke ønsker å importere kan du angi antall linjer som skal fjernes. Oppbygning av filen Her angir du kolonneplasseringen for de ulike kolonnene i importfilen. Du kan angi kolonner for Produktnr., Produktbeskrivelse, Innkjøpspris (netto), Rabattgruppe, Utsalgspris (netto), Produktgruppe og EAN-kode. Kolonneplassering angis ved import av formater som støtter nummerering av kolonner (f.eks. ved import fra Excel-fil). Det er da ikke mulig å registrere noe i kolonnene "Fra" og "Til". I noen tilfeller (ved f.eks. ASCII, fast kolonnebredde) er kolonnenummer stengt for registrering. Da angir du posisjonen til startkolonne "Fra" og sluttkolonne "Til" i stedet. Innleste produkter Etter at du har klikket Start import i vinduet Produktdata vil du få opp en oversikt over alle innleste produkter som var i filen du importerte. Ved å klikke Utvalg vil du kunne filtrere på produktene og kun importere de produktene som er relevante for deg..når du har bestemt hvilke produkter som skal importeres klikker du Start Import. 173

183 PRODUKT TILLEGGSAVGIFTER (MILJØAVGIFTER) Ved hjelp av tilleggsavgifter kan du legge til faste avgifter du er pålagt å kreve inn ved salg av spesielle produkter. Avgiftene kan beregnes i programmet etter ulike metoder, blant annet per stk., etter vektvolum eller prosent av ulike priser. Innstillingene for dette finner du i firmainnstillingene for produkt. Avgiften vil bli bokført på en egen konto for dette. Prisen regnes som en del av prisen på produktet. Skal du for eksempel beregne en fast avgift på kroner 200 for et produkt, skal du ta dette med i salgsprisen. Merk! Enkelte spesielle avgifter beregnes som et tillegg til prisen på produktet. For denne type avgifter kan du opprette et eget produkt, og kalkulere avgiften selv på ordren. Påse at produktet har korrekt salgskonto. Du kan eventuelt opprette en tilleggsavgift som er 100 % av salgspris på dette produktet, slik at funksjonaliteten for bokføring håndteres på samme måte som beskrevet nedenfor. Faktura Tilleggsavgiften vil bli angitt i sum på fakturaen. For å legge til tilleggsavgift på en ordre som allerede er opprettet kan du merke av for Tilleggsavgift på selve fakturaen, i fanekortet Diverse. Bokføring Ved fakturering vil tilleggsavgift bli bokført i hovedboken. Hvilken konto dette bokføres på avhenger av hva som er spesifisert i regnskapsinnstillingene Vis - Innstillinger - Firma - Innstillinger per modul - Regnskap - Regnskapsinnstillinger - Systemkontoer. I kontogruppen Faktura vil du kunne se hvilken konto tilleggsavgiften blir bokført på. Vanligvis er dette konto Du kan endre dette her. Rapport Rapporten Omsetning pr produkt kan vise omsetning over en periode for produkter med en spesiell type tilleggsavgift. Du velger fanekortet Avansert i rapportveiviseren, og klikker på Ny. Utvid Produkt, marker Tilleggsavgift og klikk Neste. I nedtrekkslisten Verdi kan du velge avgiftsgruppe. Klikk deretter OK. I utvalgvinduet, i fanekortet Ordre, og Dato/Beløp kan du eventuelt også sette fakturadatoer, slik at du får rapporten på en gitt periode. 174

184 TILLEGGSAVGIFTER (MILJØAVGIFTER) Kom i gang med tilleggsavgifter Slik kommer du i gang med tilleggsavgifter 1. Aktiver for tilleggsavgifter under Vis - Innstillinger - Firma - Innstillinger per modul - Produkt - Tilpasning av funksjonalitet, ved å merke av for Bedriften selger produkter med miljøavgift eller andre særavgifter. 2. Velg om nye kunder som standard skal kunne få beregnet tilleggsavgifter. Dette gjør du under firmainnstillinger for kontaktoppfølging, ved hjelp av knappen Avansert. 3. Legg til eller rediger grupper av tilleggsavgifter. Dette gjør du i firmainnstillingene for produkt, i fanekortet Prishåndtering og knappen Tilleggsavgift. 4. Aktiver tilleggsavgift for eksisterende kunder. Dette gjør du på kontaktkortet, fanekortet Innstillinger, og knappen Kunde. Velg Ja i nedtrekkslisten Tilleggsavgift. Du kan eventuelt benytte funksjonen Endre verdi på et utvalg kontakter for å aktivere for alle eller et utvalg av eksisterende kontakter. Husk å ta sikkerhetskopi først. 5. Marker for tilleggsavgift på produktene. Dette gjør du på produktkortene, fanekortet Pris og nedtrekkslisten Tilleggsavgift. Tilleggsavgiftene vil nå spesifiseres på fakturautskrifter på fakturaer til kunder som er merket av for at det skal beregnes tilleggsavgift, og dersom faktura inneholder produkter som er tilknyttet en tilleggsavgift. Hvordan legge til en tilleggsavgift? Slik legger du til en tilleggsavgift 1. Velg Vis - Innstillinger - Firma - Innstillinger per modul - Produkt - Prishåndtering - Tilleggsavgift. 2. Klikk Ny. Du kan også klikke Rediger dersom du ønsker å endre innstillingene for en tilleggsavgift som allerede finnes. 3. Skriv inn avgiftens kode i feltet Gruppe. 4. Skriv inn en Beskrivelse av avgiftskoden dersom det er ønskelig. 5. Bestem hvilken behandlingsregel som skal gjelde for avgiften i nedtrekkslisten Behandling. 175

185 PRODUKT 6. Legg inn tallverdien som skal knyttes mot behandlingsverdien. Valgte du for eksempel % av kostpris som behandlingsverdi, velger du kanskje 0,10 under Verdi for å angi at tilleggsavgiften skal være på 10 prosent. 7. Klikk OK. Tilleggsavgiften er opprettet og kan nå benyttes. Når tilleggsavgift baseres på vektenhet, er grunnlaget for denne vektenheten 1,000kg. Du tar utgangspunkt i en pris ut fra dette, slik at dersom at avgiften skal være f.eks. kr. 10,- per 100g, kan du legge inn kr. 100,- for denne avgiften. Hvordan legge til en tilleggsavgift? 176

186 PRODUKT PRODUKTVARIANTER Et produkt kan selges i ulike varianter av det samme produktet, for eksempel i ulike farger og størrelser. For at det skal være enklere å administrere dette, kan du registrere dette som et hovedprodukt, og knytte til variantene. På denne måten kan du enklere gjøre innkjøp av produktene fra dine leverandører, bestemme hvilken informasjon som skal variere pr variant, få hjelp til å bygge opp produktnavnene automatisk og legge inn ordre med en rekke ulike varianter av ett produkt. Det er også mulig å selge produkter med varianter i nettbutikken. Merk! Produktvarianter krever lisens på tilleggsprodukt i enkelte programversjoner. Kom i gang med variantene For å aktivere bruk av produktvarianter må du ha en programversjon med lisens for dette, og merke av for at Bedriften har produkter som selges som varianter i firmainnstillingene for produkt, under fanekortet Tilpasning av funksjonalitet. Du kan også sette Standardinnstilinger for produkter med varianter under Standardverdier, for å forenkle opprettelsen av nye produkter med varianter. En variant kan variere i opp til to variantegenskaper. Variantegenskaper kan for eksempel være farge og størrelse. Variantegenskapene defineres i standardregisteret. Hver av egenskapene kan ha ulike variantverdier som du også definerer selv, på samme sted. Eksempel på variantegenskaper og - verdier: Variantegenskap: Farge Farge Farge Farge Farge Variantverdier: Blå Rød Grønn Gul Hvit Når dette er gjort kan du merke av på hovedproduktet for at Produktet har varianter. Dette gjøres i fanekortet Variant i Produktregisteret. Merk! Hovedproduktet kan ikke benyttes som eget produkt når det har varianter! Samme sted kan du via knappen Variantinnstillinger bestemme hvilke verdier som skal kunne variere for variantene av produktet. Merk for eksempel av for at Lagerbeholdning og EAN-kode skal variere. Her bestemmer du også hvordan produktnavnene for variantene skal bygges opp, slik at du enklere kan opprette varianter for dette produktet, og få et enhetlig produktregister for disse. Via knappen Variantinnstillinger definerer du også hvilke(n) variantegenskap(er) dette hovedproduktet skal kunne ha. Tips! Du kan redigere allerede opprettede produkter ved hjelp av funksjonen Endre et utvalg produkter. I fanekortet Variant kan du endre variantegenskapene, og hvordan produktnavnet bygges opp. Du kan også endre lager og lokasjon for variantprodukter som varierer på lager. 177

187 PRODUKT Varianter på salgsordre, tilbud og innkjøp I brukerinnstillingene for produktlisten kan du velge å få opp en variantmatrise som gir full oversikt over blant annet tilgjengelige varianter, lagerstatus og innkjøpsbeholdning på de ulike variantene, i det du registrerer et tilbud, en ordre eller et innkjøp. Andre innstillinger.du kan velge om du vil at Produktlisten skal vise variantene som produkter i selve listen. Dette gjør du ved å klikke på brukerinnstillinger i Produktregisteret, eller fra selve produktlisten, og velge Vis varianter i produktlisten. For mange vil dette gjøre at produktlisten blir svært lang. Innstillingen er som standard ikke aktiv. Du kan se variantene nederst i produktlisten, der du finner en nedtrekksliste som vil vise alle tilknyttede varianter. Variantegenskaper De ulike variantegenskapene defineres i Standardregisteret. Variantegenskaper kan for eksempel være farge og størrelse. Hver av egenskapene kan ha ulike Variantverdier som du også definerer selv. Du kommer til Standardregisteret ved å velge Vis - Innstillinger - Firma - Standardregister. Du oppretter en variantegenskap ved å klikke på Ny-knappen. Skriv inn navnet på egenskapen i feltet øverst. Samtidig kan du også opprette de ulike variantverdiene som denne egenskapen skal kunne ha. Dette gjør du ved å klikke på Ny-knappen i vinduet Rediger variant. Skriv inn navnet på variantverdien, og klikk OK. Gjenta deretter for hver ny variantverdi du vil opprette for denne egenskapen. Ønsker du senere å opprette nye variantverdier, kan du åpne variantegenskapen i standardregisteret, og klikke Rediger. Merk! Legg merke til piltastene under Endre rekkefølge i vinduet Rediger variant. Dette bestemmer rekkefølgen på variantverdiene slik de skal vises dersom produktene skal selges i nettbutikken. På denne måten kan du styre at variantverdiene vises i logisk rekkefølge, for eksempel slik: XS - S - M - L - XL - XXL, og ikke alfabetisk, eller i den rekkefølge variantverdiene ble opprettet. 178

188 PRODUKT Variantinnstillinger Varianter kan i forskjellig grad avvike fra hovedproduktet. I Produktregisteret, fanekortet Variant kan du via knappen Variantinnstillinger bestemme hvilke innstillinger som skal kunne varieres. Informasjon som ikke skal variere for produktet vil hente informasjon fra produktkortet til hovedproduktet. Tips! I firmainnstillingene for produkt kan du i fanekortet Standardverdier sette Standardinnstillinger for produkter med varianter. Disse innstillingene vil gjelde som standard for alle nye produkter. Dette vil kunne forenkle prosessen med opprettelse av nye hovedprodukter med varianter betydelig, spesielt dersom du har mange ulike produkter som selges med de samme variantegenskapene. Standardinnstillingene kan overstyres for hvert enkelt hovedprodukt, i fanekortet Variant, under Variantinnstillinger. Standardinnstillinger: Henter standardinnstillingene fra firmainnstillingene. Bruk denne knappen dersom du har endret standardinnstillingene etter at produktet ble opprettet, dersom du ønsker at produktet skal benytte standardinnstillingene. Informasjon som varierer pr. variant Merk av for den informasjon som skal kunne variere for hver variant. Ofte er dette kanskje bare lagerinformasjon, som lagerbeholdning og EAN-kode, men det er også mulig å ha for eksempel individuelle priser for hver variant. Du redigerer selve informasjonen i fanekortet variant i produktregisteret, eller i variantmatrisen. Priser: Merkes av om variantens priser skal kunne være ulik hovedproduktets. Merk! Dersom produktet skal variere på pris, men ikke på lagerbeholdning, vil ikke rapporten Lagerverdiliste kunne vise verdi for produktet. Du kan imidlertid se lagerverdi i rapporten Lagerverdiliste (lagerbevegelser), eller i Lagerliste-rapportene. Lagerbeholdning: Merkes av om lagerbeholdning er individuell for variantene. Pakkeenhet: Merkes av for å kunne angi annen pakkeenhet for varianten enn for hovedproduktet. 179

189 PRODUKT Antall pr. enhet: Merkes av for å kunne endre antall pr. enhet for varianten. EAN-kode: Feltet må merkes av for å kunne angi en annen EAN-kode enn den på hovedproduktet. Tolltariffens varenummer: Merkes av for kunne registrere et annet nummer enn for hovedproduktet. Vekt: Feltet må merkes av for å kunne legge inn en annen vekt for varianten enn på hovedproduktet. Volum: Merkes av for å kunne angi annet volum enn for hovedproduktet. Variantoppsett Vis hovedproduktets produktnummer i salgsmodul/innkjøpsmodul: Merkes av for å benytte hovedproduktets produktnummer på utskrifter ved salg og innkjøp av produktet. Dersom ikke valget markeres vil variantens produktnummer benyttes. Automatisk oppbygging av variantnavn I det du oppretter varianttilknytninger på et hovedprodukt, vil det bli opprettet en rekke varianter som håndteres som underprodukter. Disse kan fremstå for dine kunder som individuelle produkter. Avhengig av hvordan du legger opp variantegenskapene, kan det være behov for ulike måter å bygge opp navnene på produktvariantene. Innstillingene her forenkler denne prosessen, slik at du slipper å skrive inn et eget detaljert produktnavn for hver variant. Prosessen blir automatisert, i henhold til denne innstillingen. Velg i nedtrekkslisten Oppbygging hvordan navnet skal bygges opp. Variantegenskap betyr egenskapen slik den er definert i Standardregisteret, for eksempel Farge, mens variantverdi betyr verdien på egenskapen, for eksempel Grønn. Du vil se et eksempel under på hvordan navnet på produktnavnet blir seende ut. Variantegenskaper Her velger du i nedtrekkslisten hvilke variantegenskaper hovedproduktet skal kunne ha. Egenskapene (for eksempel Farge), samt de ulike verdiene hver egenskap kan ha (for eksempel Rød, Grønn og Gul) defineres i Standardregisteret. Tillate duplikate egenskaper: Marker her dersom du ønsker at flere varianter av et produkt skal kunne ha identiske kombinasjoner av egenskaper. Denne avmerkingsboksen vil være aktivert dersom du allerede har opprettet varianter med duplikate egenskaper, og kan ikke fjernes før dette er rettet opp. 180

190 PRODUKT Hvordan opprette varianter av et produkt? Du kan følge denne prosedyren for å opprette enkeltvarianter. For å opprette og redigere mange varianter av et produkt, kan du under visse forutsetninger benytte knappen Variantmatrise. Før du oppretter variantene bør du i firmainnstillinger for produkt, i fanekortet Standardverdier sette Standardverdier for produkter med varianter. Slik oppretter du en variant 1. Velg fanekortet Variant i produktkortet. 2. Merk Produktet har varianter. 3. Endre eventuelt innstillinger for variantene og klikk OK. Innstillingene som foreslås hentes fra firmainnstillingene. 4. Klikk Ny. 5. Legg inn Produktnavn for varianten. 6. Fyll ut informasjon som skal være gjeldende for varianten i variantinnstillingene. Du kan bl.a. overstyre foreslått produktnummer, merke av om varianten skal kunne inngå som komponent i en strukturvare eller om varianten skal settes inaktiv. Hvilke egenskaper som kan endres for varianten avhenger av variantinnstillingene du har satt. 7. Registrer spesifikk informasjon om varianten i fanekortene Pris, Lagerhåndtering og Produktinformasjon. 8. Klikk OK. 9. Gjenta prosedyren for opprettelse av variant til du har registrert alle varianter av produktet. Du kan lese mer om fanekortet Variant i avsnittet om produktregisteret. Tips! Du kan duplisere en variant ved å merke en variant i listen, og klikke Duplisere variant. 181

191 PRODUKT Hvordan opprette og redigere alle varianter/varianttilknytninger av et produkt? Et produkt som skal selges i ulike varianter vil på hovedproduktet trenge en tilknytning til de ulike variantene av produktet. NB! Denne prosedyren forutsetter at du har opprettet variantegenskapene fra før på hovedproduktet, og at det ikke er avmerket for at det skal være tillatt med duplikate variantegenskaper i variantinnstillingene for hovedproduktet. Alternativt kan du opprette varianter ved å klikke Ny i fanekoret Variant på hovedproduktet. Slik gjør du 1. Åpne hovedproduktet i produktregisteret. 2. Klikk på Variantmatrise-knappen i fanekortet Variant. 3. I fanekortet Varianttilknytninger markerer du en rute i matrisen, og klikker Opprett varianttilknytning. Gjenta for hver variant. Det vil komme et kryss i ruten for hver varianttilknytning som opprettes. 4. Dersom salgsprisen skal kunne variere, kan du redigere salgsprisen i dette vinduet ved å velge Salgspris i nedtrekkslisten Informasjon som skal vises. 5. Lukk vinduet når du er ferdig. Du vil nå få opp de nye varianttilknytningene i listen i fanekortet Variant. Kontroller at produktvariantene har fått riktig navn. Du kan redigere hver enkelt ved å dobbeltklikke på dem. Unike variasjoner som pris og lagerbeholdning må registreres manuelt per variant. Merk: Hvilke felter som skal kunne variere per variant styres i innstillingen Variantinnstillinger på hovedproduktet. 182

192 PRODUKT Hvordan overføre beholdning mellom ulike varianter av ett produkt? For å kunne overføre mellom varianter må du i Variantinnstillinger i fanekortet Variant i Produktregisteret, ha merket av for at lagerbeholdning skal variere pr. variant. Slik overfører du beholdning mellom ulike varianter 1. Velg Vis - Lager - Lager - Beholdning. 2. Merk varianten som du vil overføre beholdning fra. 3..Klikk Overføre til annen variant. 4. Skriv inn antallet som skal trekkes fra lagerbeholdningen til varianten du overfører fra. 5. Skriv inn antall som lagerføres for varianten. Vanligvis vil dette antallet være likt det som trekkes, men det kan avvike dersom variantene har ulike enhetsbetegnelser. 6. Skriv inn, eller bla deg frem til produktnummeret til varianten du overfører til. 7. Velg hvilket lager du vil overføre beholdningen til. Dersom lageret du overfører til ikke er knyttet mot produktet får du spørsmål om du vil opprette knytningen. 8. Velg hvilken lokasjon på lageret du skal overføre til. Dette valget vises kun dersom du i firmainnstillingene har valgt at Bedriften lagrer samme produkt flere steder på samme lager. Beholdningen overføres. 183

193 PRODUKT Varianter i nettbutikken Merk! Produktvarianter krever lisens på tilleggsprodukt i enkelte programversjoner. Har du nettbutikk vil produktvariantene kunne selges i nettbutikken. Slik gjør du en variant tilgjengelig for salg i nettbutikken 1. Velg Vis - Produkt - Produktregister og finn hovedvarianten du vil selge i nettbutikken. 2. Velg fanekortet Variant, marker varianten du vil selge i nettbutikken og klikk Rediger. 3. Merk av for Skal kunne selges på ett eller flere nettsteder. 4. Klikk OK for å lukke vinduet. 5. Gjenta de ovenstående stegene for andre varianter av hovedprodukter som skal kunne selges i nettbutikken. 6. Klikk Lagre i hovedproduktets produktkort. Variantene kan nå overføres til din nettbutikk. Slik overfører du variantene til din nettbutikk 1. Velg Vis - Netthandel - Rediger nettsted og velg Produktutvalg i nettbutikk. 2. Kontroller at hovedproduktet, det produktet du ønsker å selge varianter av, finnes i listen over produkter som kan selges i nettbutikken. 3. Klikk på Lukk for å lukke vinduet. 4. Velg Vis - Netthandel - Oppdater for å laste opp endringene til din nettbutikk. Variantene kan nå velges i nettbutikken når kunden klikker på Kjøp. Tips! Ønsker du å vise at et produkt har varianter i produktlisten i nettbutikken kan du velge Vis - Netthandel - Nettstedinnstillinger. Velg deretter fanekortet Innstillinger Nettbutikk og fanekortet Annet. Merk av For produkter med varianter: Vis link til valg av variant i produktlisten: "Velg egenskaper". Begrensninger i antall variantegenskaper De ulike varianttypene sorteres i henhold til oppsettet i standardregisteret. Produkter som selges i nettbutikk kan ikke ha flere enn 2 variantegenskaper. Skal du ha flere, for eksempel størrelse, farge og fasong, må du opprette eget produkt for en av disse. Eksempel: T-skjorte T-skjorten har variantene fasong (dame/herre) størrelser og farger. Du kan da opprette 2 produkter: T-skjorte dame og T-skjorte herre. Hver av disse med variantegenskapene størrelse og farge. I fanekortet Variant i produktregisteret velger du en Standardvariant som skal komme opp når en kunde i nettbutikken velger å se detaljert produktinformasjon. 184

194 Kapittel 3: Innkjøp I dette kapittelet: OM INNKJØPSMODULEN KOM I GANG MED INNKJØP Hvordan knytte en leverandør til et produkt? Hvordan opprette innkjøp mot én leverandør (uten veiviseren)? Hvordan registrere varemottak? INNKJØPSREGISTERET Fanekortene i Innkjøp Produktlinjer Tekst Diverse INNSTILLINGER FOR INNKJØP Firmainnstillinger for Innkjøp Brukerinnstillinger for Innkjøp INNKJØPSVEIVISEREN Hvordan opprette innkjøp basert på ikke leverte salgsordre? Produkter som skal kjøpes inn Hvordan opprette innkjøp basert på lagerbeholdning? Hvordan opprette innkjøp av bestemte produkter/produktgrupper? Hvordan opprette innkjøp fra én leverandør? SALGSORDRE OG INNKJØP Hvordan opprette innkjøp på grunnlag av salgsordre? Hvordan opprette en salgsordre basert på et innkjøp? INNKJØPSRESERVASJONER Hvordan reservere et innkjøp for en bestemt salgsordre? Hvordan reservere lagervarer/reservere på innkjøp? Hvordan reservere en salgsordre mot innkjøp? Lagerbevegelser og reservasjoner BOKFØRING/LEVERANDØRFAKTURA FRA INNKJØP Hvordan bokføre toll/spedisjonsfaktura fra innkjøp? Hvordan bokføre kreditnota fra innkjøp?

195 INNKJØP OM INNKJØPSMODULEN I innkjøpsmodulen opprettes innkjøp som kan skrives ut og sendes til leverandører. Produktene du selger kan kjøpes inn fra ulike leverandører, og de kan kjøpes inn til individuelle priser og i ulik valuta. For at et produkt skal kunne kjøpes inn fra en leverandør må det opprettes en leverandørtilknytning fra produktet. Se nedenfor for informasjon om hvordan du knytter en leverandør til et produkt. Slik foregår innkjøpsprosessen Innkjøpene kan opprettes på ulike måter: Vet du hvilken leverandør du ønsker å kjøpe inn produkter fra kan du opprette innkjøp til en leverandør. Kanskje vet du bare at du mangler en rekke produkter på lageret. Da kan det være enklere å starte innkjøpsveiviseren, som har en rekke valg som hjelper deg å plukke ut hvilke produkter du skal kjøpe inn. Andre ganger har man fått inn en salgsordre, og ønsker å opprette innkjøp på grunnlag av en salgsordre..et innkjøp viderebehandles ved at det først Overføres til bestilt. I denne prosessen foretas utskrift av innkjøpet, og det er da du sender innkjøpet til din leverandør..deretter registreres ett eller flere varemottak. Da blir produktene tilgjengelig på lager, og innkjøpet skifter status til mottatt. Varemottak kan registreres via ikonet for dette på innkjøpet, eller via lagermodulen..etter registrering av varemottak, helt eller delvis, bokføres innkjøpet, som en leverandørfaktura. Bokføring av delvis mottatte innkjøp er kun tillatt dersom dette er angitt i firmainnstillingene. Du kan eventuelt også bokføre en toll og spedisjonsfaktura i tillegg. Ved eventuelle feil/endringer kan du opprette en kreditnota fra innkjøpet. Til slutt overfører du innkjøpet til status ferdigbehandlet..innkjøpene kan skrives ut på en rekke ulike formularer, og sendes til skriver, e-post, telefaks, HTML, eller til forhåndsvisning på skjerm. Har du installert en PDF-skriver kan innkjøpet også overføres til PDF-format som en fil. Alternativt kan du lage en fil i RTF (Rich text format) som kan leses i av de fleste tekstbehandlingsprogrammer. Status Et innkjøp utvikler seg gjennom ulike stadier, kalt Status, avhengig av hvor i prosessen den befinner seg. Du kan se hvilken status et innkjøp befinner seg i nedtrekkslisten oppe til høyre i skjermbildet. På samme måte som for andre moduler representerer hver status et stadie i innkjøpsprosessen, og gir deg som bruker informasjon om hvordan innkjøpet skal behandles videre. Innkjøpsreservasjoner Et innkjøp kan reserveres en bestemt salgsordre. Du kan administrere disse innkjøpsreservasjonene i lagermodulen. Opprette ordre fra innkjøp Til tider kan det være aktuelt å foreta innkjøpet først, for deretter å opprette en salgsordre basert på innkjøpet. 186

196 OM INNKJØPSMODULEN Integrasjon med andre moduler I tillegg til funksjonene som er nevnt over er innkjøp integrert med andre moduler for å gjøre arbeidsprosessene mest mulig tilpasset dine behov. Innkjøp er en naturlig del av lagermodulen. Derfor er flere innkjøpsfunksjoner tilgjengelige også derfra. I lager finnes vinduet Innkjøp, ikke mottatt, som gir en oversikt over bestilte varer som ikke er mottatt. I tillegg ligger vinduet Innkjøpsreservasjoner i lagermodulen. Du finner fanekort for innkjøp i Kontaktoppfølging, på Kontaktperson og på Prosjekt. På denne måten blir det enklere å finne frem til innkjøp som er relevante for den enkelte kontakt/person og det enkelte prosjekt, når du arbeider med nettopp disse. Innstillinger.I brukerinnstillingene for innkjøp bestemmer du hva som skal vises i skjermbildene for deg som bruker. Der kan du også gjøre en del valg som kan forenkle registreringsprosessen. I firmainnstillingene for innkjøp styres bruksmåten for alle brukere. Du kan blant annet bestemme om det skal være tillatt å bokføre innkjøp før de er fullt ut mottatt, og om du skal kunne endre/redigere på produktlinjene etter at et innkjøp har fått status Bestilt og etter at det har fått status Mottatt. Firmainnstillingene for produkt inneholder enkelte innstillinger som påvirker innkjøpsmodulen, blant annet kalkulasjon av pris basert på innkjøpspriser og kalkulasjon av kostpris. 187

197 INNKJØP KOM I GANG MED INNKJØP Hvordan knytte en leverandør til et produkt? Slik knytter du en leverandør til produktet 1..Klikk Ny i fanekortet Leverandør i Produktregisteret. 2. Velg leverandøren av produktet, og klikk OK. 3. Fyll inn detaljert informasjon om leverandøren. Se feltbeskrivelser nedenfor. 4. Klikk OK. Tips! Du kan bestemme standardleverandør for produktet dersom du har tilknyttet flere aktuelle leverandører. Dette gjøres i nedtrekkslisten Standardleverandør. Feltbeskrivelser Leverandørens produktnummer: Dersom leverandøren din har et eget produktnummer for produktet kan du registrere det her. 188 EAN-kode: Her kan leverandørens EAN-kode (strekkode) legges inn hvis den avviker fra den som er registrert i fanekortet Innstillinger i produktregisteret. Leveringstid i antall dager: Benyttes ved innkjøp for å bedre kunne holde oversikt over hvor lang tid leverandøren vil bruke på å levere varen til deg. Kursoppdatering: Her bestemmer du om du ønsker fast kurs eller flytende kurs. Dette er aktuelt dersom du gjør innkjøp i utenlandsk valuta. Bruker du Flytende valutakurs hentes valutakursen fra Valutaregisteret. Du må selv oppdatere kursen der. Ved fast valutakurs påvirkes ikke kursen av endringer du gjør i valutaregisteret.

198 KOM I GANG MED INNKJØP Innkjøpspris i valuta: Her registreres innkjøpsprisen i den valutaen som er registrert på leverandøren. Innkjøpspris i kl. valuta: Viser innkjøpsprisen omregnet til firmadatabasens (klientens) valuta. Anbefalt utsalgspris: Her kan du legge inn leverandørens Anbefalte utsalgspris. Prisen kan få betydning for salgsprisen i priskalkulatoren, avhengig av valg i firmainnstillingene for produkt. Leverandørens produktnavn: Dersom leverandøren har et eget navn på produktet kan du legge inn dette og merke av om du ønsker at Leverandørens produktnavn skal benyttes ved innkjøp. Rabattprosent ved innkjøp: Har du avtalt deg frem til rabattprosent hos leverandøren kan du legge inn rabattprosenten i feltet. Rabattprosenten vil automatisk tas hensyn til ved opprettelse av innkjøp mot denne leverandøren. Kvantumsrabatt ved innkjøp: Legg inn en forklarende tekst i Vilkår for kvantumsrabatt. Teksten vil vises når du legger inn produktet i en bestilling, men du må selv ta stilling til antall og evt. oppdatere rabattfeltet manuelt. Leverandøren leverer i annen enhet: Dersom leverandøren leverer produktet i en annen enhet enn den du videreselger, kan du spesifisere pakkeenhet, antall pr. enhet og omregningsfaktor ved lageroppdatering. Hvordan opprette innkjøp mot én leverandør (uten veiviseren)? Når du vet hvilken leverandør et innkjøp skal sendes til, og hvilke produkter du vil bestille, kan du opprette innkjøpet uten veiviser. Du velger leverandør og deretter registreres produktinformasjonen under fanekortet Produktlinjer i nedre halvdel av vinduet. Vil du i stedet ha hjelp av veiviseren til å velge ut hvilke og hvor mange av hvert produkt du skal bestille fra den aktuelle leverandøren kan du starte innkjøpsveiviseren og velge Ett eller flere produkter fra en leverandør. Slik oppretter du et innkjøp mot en leverandør uten veiviser 1. Klikk Ny. 2. Marker den leverandøren du vil opprette innkjøpet for og klikk OK. Merk at alle feltene i vinduets øvre halvdel nå fylles med informasjon om adresser og leverings- og betalingsvilkår som hentes fra kontaktregisteret for denne leverandøren. 3. Legg inn produktene som skal bestilles under fanekortet Produktlinjer. Dette kan gjøres på to ulike måter: Klikk Ny og skriv inn Produktnummeret i den nye raden. Det aktuelle produktet hentes inn sammen med informasjon fra produktkortet. Vil du endre på noe av informasjonen for denne aktuelle innkjøpsordren, gjøres dette i hver enkelt kolonne på produktlinjen. Klikk Vis Produktliste for å få opp en liste over produktene. Du kan benytte nedtrekkslisten øverst til høyre i vinduet som et filter der du velger produkttype. Da vil du kun se produktene av typen du har valgt, for lettere å kunne lete fram riktig produkt. Marker produktet og klikk deretter Sett inn. Velger du et produkt som ikke er tilknyttet den aktuelle leverandøren får du spørsmål om du ønsker å opprette leverandørtilknytning. Klikk Ja for å tilknytte det aktuelle produktet til denne 189

199 INNKJØP leverandøren. For å se produktene som ikke er knyttet mot den valgte leverandøren må filteret deaktiveres fra verktøylinjen i produktlisten. 4. Registrer bestillingsantall og juster eventuell pris- og rabattnivåer. 5. Klikk Rediger under fanekortet Produktlinjer om du ønsker å legge inn en egen tekst som beskriver hver produktlinje. Her kan du også hente inn tekst fra produktregisteret ved hjelp av nedtrekkslisten og knappen Sett inn. 6. Sett inn tekst som du eventuelt vil ha med på innkjøpsordren i tillegg under fanekortet Tekst, og gjør de innstillinger du ønsker under fanekortet Diverse. 7. Klikk Bestill for å generere bestillingen. Du kan velge selv om innkjøpsordren skal skrives ut. Etter dette endres status til Bestilt. Hvordan registrere varemottak? Når din leverandør har mottatt din bestilling og levert varene, kan du registrere et varemottak i programmet. Et produkt behøver ikke være lagervare for å registreres på et varemottak, men skal den oppdatere lagerbeholdningen må den være lagervare, og Oppdatere lagerbeholdning i fanekortet Lager må være markert. Du kan velge om en Mottaksseddel skal skrives ut ved varemottak/kreditering av innkjøp. Valget gjøres på fanekortet Lager i Firmainnstillingene for Produkt. Du kan også velge om rapporten Ordre som kan leveres skal skrives ut ved registrering av varemottak. Rapporten viser ordre som kan leveres som er relatert til varemottaket. Valget gjøres i Firmainnstillingene for Innkjøp..Du kan registrere varemottak fra innkjøpsregisteret. Innkjøpet vil ha status "Bestilt" før det er mottatt. Du kan også registrere varemottak fra lagermodulen, under Innkjøp, ikke mottatt. 190

200 KOM I GANG MED INNKJØP Slik registrerer du et varemottak fra innkjøpsregisteret 1..Velg Vis - Innkjøp - Innkjøp og finn frem innkjøpet du skal registrere mottak på. 2. Klikk Registrere Varemottak. 3. Kontroller at Bestillingsnr. er korrekt. Du kan klikke [...] for å se Innkjøpslisten, eller Gå til innkjøp om du ønsker å gå tilbake til innkjøpsordren. 4. Kontroller at leverte varer er de samme som bestilt. Du kan registrere større eller mindre antall enn det som er bestilt. Ved avvik skriver du inn antall mottatte varer i kolonnen Varemottak. Har leverandøren levert et mindre antall enn bestilt er det en delleveranse, se nedenfor. 5. Velg eventuelt hvilket Lager og Lagerlokasjon varene skal plasseres på. 6. Klikk Registrer Varemottak. Status på innkjøpsordren endres til Mottatt og fanekortet Produktlinjer oppdateres med mottaket. Lagerbeholdningen for produktene oppdateres og vises i produktkortet under fanekortet Lager. 7. Klikk Ferdigbehandlet om du vil gjøre om status for innkjøpsordren. Den er likevel ikke låst, så du vil fremdeles kunne gjøre flere registreringer om nødvendig. Merk! Dersom du åpnet varemottak via lagermodulen vil du nederst i vinduet kunne markere bort avmerkingsboksen Lukk vinduet ved effektuering. Denne er som standard markert, men om du ønsker å arbeide videre i vinduet etter effektueringen kan du fjerne avmerkingen her. Du kan nå eventuelt åpne en annen bestilling som skal registreres og fortsette varemottaket. Tips! I Brukerinnstillingene for Innkjøp kan du velge hvordan produktene skal sorteres på varemottaket. Behandling av delleveranse Dersom du ved registreringen av varemottaket fikk inn færre enn det som var bestilt på innkjøpsordren har du følgende valg: Vil du se eventuelle tidligere mottak på innkjøpsordren kan du klikke i ruten Vis også mottatte produktlinjer. A. Annullere resten av innkjøpsordren. Klikk Slett. Antallet endres i Bestilt til å bli det samme som er registrert på varemottaket. Status for innkjøpsordre er Mottatt. B. Vent på resten av leveransen. Neste gang du registrerer varemottak på innkjøpsordren vil restverdien stå i kolonnen Varemottak. Klikk Registrere Varemottak. Status for innkjøpsordren er Mottatt. C. Bokfør delleveransen og vent på resten. 191

201 INNKJØP INNKJØPSREGISTERET Vinduet for innkjøp er bygget opp på samme måte som alle andre registre i programmet, med ett hovedkort og flere fanekort med inngående informasjon om bestillingen. Informasjon om leverandøren og produktene hentes fra respektive registre. Før du kan benytte innkjøp må du ha opprettet leverandøren i leverandørregisteret, og produktet i produktregisteret. Se mer om "Viktige verktøy i skjermbildene" i introduksjonsboken "Installasjon, innstillinger, rapporter og utvalg" for informasjon om øvrige knapper på verktøylinjen..ny: Oppretter nytt innkjøp. Denne metoden benyttes når du vet hvilke produkter du vil bestille og fra hvilke(n) leverandør(er)..ny med innkjøpsveiviser: Dette starter innkjøpsveiviseren, som hjelper deg å angi utvalg for hvilke og hvilket antall produkter du ønsker å bestille. Du kan også starte innkjøpsveiviseren direkte fra skrivebordet..liste: Vise liste over registrerte innkjøp. I brukerinnstillingene kan du velge standard sortering for dette vinduet. Du kan sette utvalg i vinduet for å finne frem til ønskede poster. Se mer om Utvalg i introduksjonsboken "Installasjon, innstillinger, rapporter og utvalg"..slette: Knappen har ulik funksjonalitet avhengig av hvilken status innkjøp befinner seg i..dupliser: Starter Veiviser for duplisering (kopiering) av innkjøp..overfør til bestilt: Et innkjøp viderebehandles ved at det først Overføres til bestilt. I denne prosessen foretas utskrift av innkjøpet, og det er da du sender innkjøpet til din leverandør. 192

202 INNKJØPSREGISTERET Tips! Når en innkjøpsordre er bestilt kan du ved hjelp av en Innkjøpsveiviser opprette en Ordre som baseres på innkjøpet. Når dette gjøres blir det automatisk opprettet en reservasjon mellom produktlinjen på ordren og innkjøpet..registrer varemottak: Registrering av ett eller flere varemottak. Produktene blir tilgjengelig på lager, og innkjøpet skifter status til mottatt. Varemottak kan registreres via ikonet for dette på innkjøpet, eller via lagermodulen. Det er mulig å bokføre før alle produktene på innkjøpet er mottatt, dersom dette er satt opp i firmainnstillingene. Du kan også opprette en tilhørende toll/spedisjonsfaktura..leverandørfaktura: Etter registrering av varemottak, helt eller delvis, bokføres innkjøpet, som en leverandørfaktura. Bokføring av delvis mottatte innkjøp er kun tillatt dersom dette er angitt i firmainnstillingene. Du kan eventuelt også bokføre en toll og spedisjonsfaktura i tillegg. Ved eventuelle feil/endringer kan du opprette en kreditnota fra innkjøpet. Ferdigbehandlet: Overfører innkjøpet til status Ferdigbehandlet. Klikk Ferdigbehandlet når du er ferdig med innkjøpet. Status endres til Ferdigbehandlet. Dette kan gjøres fra status Bestilt og Mottatt..Ved å klikke på pilknappen til høyre for Opprette aktiviteter kan du opprette skreddersydde aktiviteter. Du bestemmer selv innholdet i aktivitetene og hvilke moduler aktivitetsmalene skal være tilgjengelige i..brukerinnstillinger for Innkjøp: Åpner Brukerinnstillinger for Innkjøp. Bruk piltasten for å åpne firmainnstillingene..skriv ut: Innkjøpene kan skrives ut på en rekke ulike dokumentformularer, og sendes til skriver, e-post, telefaks, eller til forhåndsvisning på skjerm. Status: Nedtrekkslisten øverst til høyrerepresenterer ulike stadier i innkjøpsprosessen. Fanekortene i Innkjøp Produktlinjer I fanekortet Produktlinjer i innkjøpsvinduet velger du produktene du skal kjøpe inn fra Produktregisteret. Nødvendig informasjon om f.eks. pris og rabatter blir da hentet fra Produktog Kontaktregisteret. Bruk [Enter] eller [Tab] på tastaturet for å forflytte deg mellom kolonnene. 193

203 INNKJØP Du kan hente inn produktene som skal kjøpes inn på to måter:.klikk Ny og skriv inn produktnummeret i den nye raden. Det aktuelle produktet registreres sammen med all informasjon fra produktkortet. Om du vil endre informasjon gjøres dette i hver enkelt kolonne på produktlinjen..klikk Vis produktliste slik at du får opp listen over produktene. Nedtrekkslisten øverst til høyre i vinduet som kommer opp fungerer som et filter der du velger produkttype. Da vil kun produkter tilhørende den valgte produkttypen vises i listen. Marker ønsket produkt og klikk Sett inn. Registrer antall og eventuelt pris- og rabattnivåer. Verktøylinjen.Sett inn produktlinje: Oppretter en ny linje ovenfor den markerte produktlinjen..rediger ordrelinjebeskrivelse: Legg inn en egen tekst som beskriver hver enkelt produktlinje..gå til produktkortet: Åpner produktkortet, slik at du kan kontrollere eller endre informasjon på produktet..vareflyt: Du har også tilgang til et eget vindu for oppfølging av Vareflyt..Tilknytting/reservasjon mot salgsordre: Når innkjøpet er registrert kan du reservere produktene for en bestemt salgsordre..opprett ordre basert på innkjøp: Bruk piltasten ved ikonet for å opprette en ordre basert på innkjøpet. Tekst I innkjøpsmodulen benyttes fanekortet Tekst ved utskrift av innkjøpsdokumenter. Her skriver du inn den faste teksten du vil ha på innkjøpsordren. Du kan enten skrive inn en tekst som er unik for dette innkjøpet, eller velge en av de forhåndsdefinerte faste tekstene fra nedtrekkslisten øverst i vinduet. Du kan legge inn eller redigere faste tekster i Standardregisteret under hovedgruppen Fast tekst, Innkjøp. Du legger inn den faste teksten ved å velge tekst fra nedtrekkslisten og klikke Sett inn. 194

204 INNKJØPSREGISTERET Tips! I firmainnstillingene for innkjøp kan du velge en fast tekst for innkjøp, som automatisk vil komme med på alle nye innkjøp. Diverse I fanekortet Diverse i innkjøpsvinduet vises valutainnstillinger for innkjøpet, språkinnstillinger og hvordan innkjøpet skal avrundes. Du velger også formål med innkjøpet her, samt at det vises hvem som har opprettet og eventuelt endret ordren. Valutainnstillinger viser innkjøpets valuta og gjeldende valutakurs i valutainnstillingene. Knappen Historikk åpner et vindu som viser historikk over endringer som er gjort på innkjøpsordren. Når en bruker gjør en endring av antall som bestilles, varemottak og bokføringsinformasjon logges navn og bruker som har gjort endringen. Slik kan andre brukere få informasjon om hva som er gjort med innkjøpsordren tidligere. Marker dine eventuelle valg i nedtrekkslistene slik at det passer det aktuelle innkjøpet. Innkjøpsformål: Dette kan senere benyttes som utvalgskriterie ved utskrift av innkjøpsrapporter fra rapportmodulen. Avrunding: Innstilling for avrunding. Den avrundingen som foreslås her er arvet fra kontaktkortets innstillinger. Språk: Innstilling for utskriftsspråk på innkjøpsordre. Det språket som foreslås her er arvet fra kontaktkortets innstillinger. Lengst nede på fanekortet ser du navnet på den som har opprettet og eventuelt gjort endringer på innkjøpsordren. 195

205 INNKJØP INNSTILLINGER FOR INNKJØP Firmainnstillinger for Innkjøp.I firmainnstillingene for innkjøp angir du hvilken informasjon som skal kunne endres i ulike status i modulen Innkjøp. Du kan dermed tilpasse innstillinger for hvordan rutiner skal kunne gjennomføres i denne modulen. Du kommer til firmainnstillingene fra menyen Vis - Innstillinger - Firma - Innstillinger per modul - Innkjøp. Marker avmerkingsboksen Tillatt å bokføre innkjøp som ikke er fullt ut mottatt dersom det skal være mulig å bokføre enkeltvarer på et innkjøp selv om ikke alle varene på innkjøpet er mottatt. Du kan velge om rapporten Ordre som kan leveres skal skrives ut ved varemottak. Rapporten viser ordre som kan leveres som er relatert til varemottaket. Rapporten kan sorteres etter kriteriet du velger i nedtrekkslisten. Fast tekst, innkjøp kan defineres i standardregisteret ved å høyreklikke og velge Endre i standardregister. Under Informasjon som er tillatt å endre på innkjøp med status Bestilt velger du hva brukerne skal kunne endre på et innkjøp der statusen er satt til Bestilt. Under Informasjon som er tillatt å endre på innkjøp med status Mottatt og "Ferdigbehandlet" velger du hva brukeren skal kunne endre på et innkjøp der statusen er satt til Mottatt eller Ferdigbehandlet. 196

206 INNSTILLINGER FOR INNKJØP Brukerinnstillinger for Innkjøp.I fanekortene i brukerinnstillinger for innkjøp kan du bestemme hvordan vinduet for innkjøp skal se ut og fungere. På denne måten kan du tilpasse vinduet for innkjøpsmodulen ut fra egne behov. Brukerinnstillingene gjelder kun for deg som bruker og påvirker ikke innstillingene for andre brukere. Standardoppsett I dette fanekortet kan du tilpasse registeret til din bruk. Du kan velge mellom tre forhåndsdefinerte innstillinger for hvilke felter og kolonner som skal vises. Enkel: Viser få felter i et svært forenklet skjermbilde. Normal: Viser de vanligste feltene og gjør standard funksjonalitet tilgjengelig. Avansert: Viser flere felter og mer funksjonalitet. Velger du et av disse oppsettene kan du i de neste fanekortene se hvilke felt og hvilken funksjonalitet som blir tilgjengelig. Innkjøp Her velger du hvilke elementer som skal vises på innkjøpskortet. Legg merke til at med for mange kolonner i produktlisten kan den bli uoversiktlig. Det vil også kunne påvirke hastigheten i modulen. Funksjonalitet Innstillinger for å forenkle registreringen av produktlinjer: Her kan du konfigurere systemet slik at du velger hvilke tastetrykk som skal ta deg videre til feltet Bestilt antall, slik at du får skreddersyr systemet til å fungere mest mulig effektivt for deg. Du kan også velge om en ny linje skal opprettes når du trykker Enter i feltet Bestilt antall. 197

207 INNKJØP Produktlisteinnstillinger for innkjøpsmodulen: Når du åpner produktlisten fra innkjøpsmodulen, kan du ved å merke av her, velge at produktlisten skal vise et utvalg kun på de produkter som er knyttet mot leverandøren som er valgt på innkjøpet. Dette kan gjøre registreringen av innkjøpene enklere. Innstillinger for varemottak: Når du registrerer et varemottak kan det være ønskelig at produktlinjene skal sorteres på en bestemt måte. I nedtrekkslisten her velger du om du ønsker at sorteringen skal være i samme rekkefølge som på innkjøpet, eller om det skal sorteres etter antallet som står igjen å motta, eller etter forventet leveringsdato. 198

208 INNKJØPSVEIVISEREN INNKJØPSVEIVISEREN.Innkjøpsveiviseren hjelper deg å angi utvalg for hvilke og hvilket antall produkter du ønsker å bestille på et innkjøp. Veiviseren er bygget opp med et antall steg som vises i ulik rekkefølge avhengig av hvilke valg du gjør. Du velger mellom fire alternativer å gjøre utvalg på. Deretter gjør du utvalg for hvilke produkter som skal kjøpes inn, antallet og hvilken leverandør du vil bestille fra. Veiviseren startes fra innkjøpsvinduet. Klikk på pilen ved siden av Ny-knappen, og velg Ny med innkjøpsveiviser. Du kan også starte innkjøpsveiviseren direkte fra skrivebordet. Når veiviseren har startet kan du velge på hvilket grunnlag veiviseren skal hjelpe deg med å bestemme hvilke produkter som skal kjøpes inn. Du kan velge mellom følgende alternativ: Innkjøp basert på ikke leverte salgsordre Innkjøp basert på lagerbeholdning Innkjøp av bestemte Produkter/Produktgrupper Innkjøp fra én leverandør Vinduet Produkter som skal kjøpes inn vises inaktivt i bakgrunnen til du har avsluttet veiviseren for utvalget og gjort alle nødvendige innstillinger for innkjøpsforslaget. I dette vinduet arbeider du deretter videre med innkjøpsforslaget. Ønsker du å opprette et innkjøp basert på en salgsordre kan du starte en veiviser direkte fra salgsordren. Se mer nedenfor. Hvordan opprette innkjøp basert på ikke leverte salgsordre? Innkjøp basert på ikke leverte salgsordre er ett av fire alternativer for å angi grunnlag for hvilke produkter som skal kjøpes inn ved hjelp av innkjøpsveiviseren. Når du oppretter innkjøp på grunnlag av ordre i salgsmodulen, vil du også benytte deler av denne veiviseren. Veiviseren startes fra innkjøpsvinduet. Klikk på pilen ved siden av Ny-knappen, og velg Ny med innkjøpsveiviser. Du kan også starte innkjøpsveiviseren direkte fra skrivebordet. Steg 1: I dette vinduet setter du utvalg for hvilke produkter som skal kjøpes inn. Innkjøp basert på ikke leverte salgsordre - dette valget har følgende alternativer: Alle produkter på salgsordre: Velger alle produktlinjer som ikke er fullstendig levert. En leverandør: Velger alle produktlinjer som ikke er fullstendig levert og som kan bestilles fra valgt leverandør. Produktgruppe: Velger alle produktlinjer som ikke er fullstendig levert innenfor valgt produktgruppe. 199

209 INNKJØP Klikk Neste. Steg 2: Dette steget er bare aktuelt om det allerede eksisterer en ubehandlet salgsordre på kunden: Velg hvilke(n) leverandør(er) du skal kjøpe produktene fra. Klikk Neste. Steg 3: I dette vinduet velger du hvilken informasjon du vil ta med deg fra salgsordren til innkjøpet. Hvilken informasjon skal overføres fra salgsordre til innkjøpet: Marker om innkjøpspris på innkjøpet skal settes lik kostpris på salgsordren, eller hentes fra produktkortet. 200

210 INNKJØPSVEIVISEREN Marker i avmerkingsboksene for den informasjon du ønsker å overføre fra salgsordren til innkjøpet. Om du velger å slå sammen flere produktlinjer på salgsordre mot samme produkt er det ikke mulig å overføre informasjon fra hver enkelt produktlinje. Utvalg av hvilke produktlinjer som skal kjøpes inn: Marker avmerkingsbokser for å gjøre utvalg på hvilke produktlinjer som skal kjøpes inn. Du kan velge om produkter som er Arbeid/Tjeneste og Lagervare skal kjøpes inn, samt om produkter der bestilt antall blir null på innkjøpet skal overføres. Steg 4: Du har nå utført utvalget og gjort alle innstillinger for innkjøpsforslaget. Klikk Fullfør for å gjennomføre utvalget/innstillingene, og fortsette i vinduet Produkter som skal kjøpes inn. Merk! Klikker du Avbryt vil ikke innstillingene for utvalget lagres. Produkter som skal kjøpes inn Vinduet Produkter som skal kjøpes inn vises inaktivt i bakgrunnen til du har gjort deg ferdig med innkjøpsveiviseren, og gjort alle nødvendige innstillinger for innkjøpsforslaget. Den øverste listen viser en linje for hvert produkt som skal kjøpes inn. Innholdet her er utfylt på grunnlag av innstillinger som er gjort tidligere i veiviseren. I nedtrekkslisten øverst til høyre velger du om du vil vise eller skjule leverandører som en liste i vinduets nedre del. 201

211 INNKJØP Slik går du frem for å fullføre innkjøpet 1. Klikk Ny for å legge til et produkt fra en produktliste. Ved å trykke på pilen ved siden av Nyknappen kan du velge Legg til alle fra utvalg for å legge til alle produktene i henhold til utvalget som er gjort tidligere i veiviseren. 2. Gjør eventuelle endringer i kolonnene Bestiller, Lager, Lokasjon og Leverandør. Klikk Opprette Leverandørtilkobling dersom du vil knytte produktet mot en leverandør. 3. Klikk Opprette innkjøp for å opprette et nytt innkjøp. Dersom det finnes ubehandlede innkjøp for leverandøren, får du her muligheten til å legge til produktlinjene på en eksisterende innkjøpsordre. Når bestillingen er gjort flyttes innkjøpet til status Bestilt og når varene mottas registreres et Varemottak. Hvordan opprette innkjøp basert på lagerbeholdning? Innkjøp basert på lagerbeholdning er ett av fire alternativer for å angi grunnlag for hvilke produkter som skal kjøpes inn ved hjelp av innkjøpsveiviseren. Veiviseren startes fra innkjøpsvinduet. Klikk på pilen ved siden av Ny-knappen, og velg Ny med innkjøpsveiviser. Du kan også starte innkjøpsveiviseren direkte fra skrivebordet. Steg 1: I dette vinduet velger du utvalg for hvilke produkter som skal kjøpes inn. Innkjøp basert på lagerbeholdning - innebærer at utvalget av produkter baseres på beholdningen på eget lager. Nivåverdiene for alternativene er angitt i produktregisteret på fanekortet lager for hvert enkelt produkt. Produkter med disponibelt mindre enn har følgende alternativer: Minimumsnivå: velger produkter som har en lagerbeholdning der disponibelt er mindre enn minimumsnivået som er satt på produktkortet. Innkjøpsnivå: velger produkter som har en lagerbeholdning som er mindre enn innkjøpsnivået som er satt på produktkortet. Til kunder (ikke leveringsdyktig): velger produkter som har en lagerbeholdning der disponibelt er mindre enn det som allerede er bestilt av kunder - kolonnen Til kunder på produktkortet. 202

212 INNKJØPSVEIVISEREN Når valget er gjort kan du velge om innkjøpet skal gjelde Alle produkter, kun produkter fra En leverandør, eller alle produkter fra en bestemt Produktgruppe. Klikk Neste Steg 2: I dette vinduet velger du Grunnlag for antall som skal kjøpes inn. Nivåverdiene for disse alternativene er angitt i produktregisteret for hvert enkelt produkt. Klikk Neste. Steg 3: Dette steget vises kun om du har valgt produkter fra En leverandør i steg 1. Her vises en liste over alle leverandører. Velg hvilken leverandør du vil kjøpe inn fra. Klikk Neste. Steg 4: Du har nå utført utvalget og gjort alle innstillinger for innkjøpsforslaget. Klikk Fullfør for å gjennomføre utvalget/innstillingene, og fortsette i vinduet Produkter som skal kjøpes inn. Obs! Klikker du Avbryt vil ikke innstillingene for utvalget lagres. 203

213 INNKJØP Hvordan opprette innkjøp av bestemte produkter/produktgrupper? Innkjøp basert på produkter/produktgruppe er ett av fire alternativer for å angi grunnlag for hvilke produkter som skal kjøpes inn ved hjelp av innkjøpsveiviseren. Veiviseren startes fra innkjøpsvinduet. Klikk på pilen ved siden av Ny-knappen, og velg Ny med innkjøpsveiviser. Du kan også starte innkjøpsveiviseren direkte fra skrivebordet. Steg 1: Produkter/produktgruppe - dette innebærer at du kan velge alle produkter eller alle produkter som tilhører en bestemt produktgruppe. Klikk Neste. Steg 2: I dette vinduet velger du Grunnlag for antall som skal kjøpes inn av hvert produkt. Nivåverdiene for disse alternativene er angitt i produktregisteret for hvert enkelt produkt. Klikk Neste. Steg 3: Du har nå utført utvalget og gjort alle innstillinger for innkjøpsforslaget. Klikk Fullfør for å gjennomføre utvalget/innstillingene, og fortsette i vinduet Produkter som skal kjøpes inn. Obs! Klikker du Avbryt vil ikke innstillingene for utvalget lagres. 204

214 INNKJØPSVEIVISEREN Hvordan opprette innkjøp fra én leverandør? Innkjøp basert på ett eller flere produkter fra en leverandør er ett av fire alternativer for å angi grunnlag for hvilke produkter som skal kjøpes inn ved hjelp av innkjøpsveiviseren. Veiviseren startes fra innkjøpsvinduet. Klikk på pilen ved siden av Ny-knappen, og velg Ny med innkjøpsveiviser. Du kan også starte innkjøpsveiviseren direkte fra skrivebordet. Steg 1: Ett eller flere produkter fra en leverandør - dette valget innebærer at du kan velge ett eller flere produkter fra en bestemt leverandør. Klikk Neste. Steg 2: I dette vinduet velger du Grunnlag for antall som skal kjøpes inn av hvert produkt. Nivåverdiene for disse alternativene er angitt i produktregisteret for hvert enkelt produkt. Klikk Neste. Steg 3: Her vises en liste over alle leverandører. Velg hvilken leverandør du vil kjøpe inn fra. Klikk Neste. Steg 4: Du har nå utført utvalget og gjort alle innstillinger for innkjøpsforslaget. Klikk Fullfør for å gjennomføre utvalget/innstillingene, og fortsette i vinduet Produkter som skal kjøpes inn. Obs! Klikker du Avbryt vil ikke innstillingene for utvalget lagres. 205

215 INNKJØP SALGSORDRE OG INNKJØP Hvordan opprette innkjøp på grunnlag av salgsordre? Når kunden bestiller produkter kan du opprette et innkjøp direkte fra ordren. En veiviser hjelper deg med dette. Start veiviseren fra fanekortet Produktlinjer på salgsordren. Klikk på pilen lengst til høyre, og velg Opprett innkjøp på grunnlag av ordre. Tips! Dersom du ikke finner dette valget må du først merke av for at du skal kunne benytte funksjonen i firmainnstillingene for produkt. Veiviseren består av 3 steg: Steg 1 Velg om du skal kjøpe produktene fra standardleverandør eller annen leverandør. Klikk Neste. Steg 2 I dette vinduet velger du hvilken informasjon du vil ta med deg fra salgsordren til innkjøpet. 206 Hvilken informasjon skal overføres fra salgsordre til innkjøpet: Marker om innkjøpspris på innkjøpet skal settes lik kostpris på salgsordren, eller hentes fra produktkortet.

216 SALGSORDRE OG INNKJØP Marker i avmerkingsboksene for den informasjon du ønsker å overføre fra salgsordren til innkjøpet. Om du velger å slå sammen flere produktlinjer på salgsordre mot samme produkt er det ikke mulig å overføre informasjon fra hver enkelt produktlinje. Utvalg av hvilke produktlinjer som skal kjøpes inn: Marker avmerkingsbokser for å gjøre utvalg på hvilke produktlinjer som skal kjøpes inn. Du kan velge om produkter som er Arbeid/Tjeneste og Lagervare skal kjøpes inn, samt om produkter der bestilt antall blir null på innkjøpet som skal overføres. Steg 3 Du har nå utført utvalget og gjort alle innstillinger for innkjøpsforslaget. Marker i avmerkingsboksen Automatisk sett inn alle produktene i innkjøpsutvalget dersom du ønsker at produktlinjene skal settes inn i innkjøpsforslaget automatisk. Lar du avmerkingsboksen stå blank, vil utvalget komme opp uten produkter, og du kan fylle inn ønskede produktlinjer manuelt. Ordren ligger i bakgrunnen. Klikk deretter Fullfør for å gjennomføre utvalget/innstillingene, og fortsette i vinduet Produkter som skal kjøpes inn. Obs! Klikker du Avbryt vil ikke innstillingene for utvalget lagres. Vinduet Produkter som skal kjøpes inn vises inaktivt i bakgrunnen til du har avsluttet veiviseren, og gjort alle nødvendige innstillinger for innkjøpsforslaget. Hvordan opprette en salgsordre basert på et innkjøp? Til tider kan det være ønskelig å opprette en salgsordre som baseres på et bestemt innkjøp. Dette gjøres ved hjelp av en veiviser som startes i fanekortet Produktlinjer på innkjøpet. Slik oppretter du en salgsordre basert på et innkjøp 1. Klikk på pilen lengst til høyre i verktøylinjen og velg Opprett ordre basert på innkjøp. 2. Veiviseren viser da informasjon om det innkjøpet som ordren vil ta utgangspunkt i. Klikk Neste. 3. Velg hvilken kontakt du skal opprette ordren mot. Klikk Neste. 4. Velg underlag for kostpris og salgspris på salgsordren, og velg hvilken informasjon du ønsker skal overføres til salgsordren. Klikk Neste. Tips! Endrer du Bestilt antall på salgsordren vil kostprisen oppdateres på nytt, men denne gangen fra Produktkortet. Du bør derfor overføre innkjøpet på nytt dersom kostprisen på innkjøpet avviker fra den på produktkortet. For å gjøre dette må du oppdatere eksisterende salgsordre i neste punkt. 5. Kun dersom kunden allerede har en salgsordre som er ubehandlet: Velg om du ønsker å oppdatere en eksisterende salgsordre med nye produktlinjer eller opprette en ny. Klikk Fullfør for å opprette salgsordre Veiviseren viser nå ordreinformasjon om salgsordren som er opprettet. Klikk Lukk eller Avbryt for å lukke veiviseren. 207

217 INNKJØP INNKJØPSRESERVASJONER Innkjøpsreservasjon betyr at du for en kunde (salgsordre) har reservert ett eller flere produkter på ett eller flere innkjøp fra leverandør. Dette vinduet viser alle slike reservasjoner som er opprettet. Selve reservasjonene opprettes i ordre ikke levert, ordremodulen eller i innkjøpsmodulen. Øverst i vinduet finner du flere utvalg som begrenser hvilke innkjøpsreservasjoner som vises. Endringer i filtrene vises ikke før du klikker Oppdater, eller bruker funksjonstasten [F5]. De tilgjengelige filtrene er: Produktnr.: Her kan du skrive inn produktnummer eller bla deg frem til et produkt for å vise bare innkjøpsreservasjoner på dette produktet. Salgsordrenr.: Her kan du skrive inn salgsordrenummer eller bla deg frem til en salgsordre for å vise bare innkjøpsreservasjoner til denne salgsordren. Innkjøpsnr.: Her kan du skrive inn innkjøpsnummer eller bla deg frem til et innkjøp for å vise bare innkjøpsreservasjoner fra dette innkjøpet. Kontaktnr.: Her kan du skrive inn kontaktnummer eller bla deg frem til en kontakt (kunde) for å vise bare innkjøpsreservasjoner til denne kunden. I tillegg kan du kan velge å begrense listen til å vise reservasjoner på salgsordre som er levert eller som ikke er levert. 208

218 INNKJØPSRESERVASJONER Hvordan reservere et innkjøp for en bestemt salgsordre? Du kan reservere et innkjøp slik at det reserveres mot en bestemt salgsordre. Du kan opprette en slik reservasjon både fra innkjøpsvinduet, og fra ordrevinduet:.fra innkjøpsvinduet, fanekortet Produktlinjer klikker du ikonet for Tilknytning/reservasjon mot salgsordre. Fra ordrevinduet, fanekortet Produktlinjer klikker du på pilen lengst til høyre i verktøylinjen og velger Tilknytning/reservasjon mot innkjøp. Vinduet for reservasjoner inneholder to lister. Den øvre listen viser alle innkjøpslinjer på det innkjøpet som er valgt. Listen gir deg en oversikt over innkjøpslinjene og viser antall som er reservert salgsordre. Her kan du ikke gjøre endringer. Den nedre delen viser en liste over reservasjoner mot valgt innkjøpslinje i den øverste listen. Merk! For å kunne opprette Tilknytning/reservasjon mot salgsordre for et innkjøp, må du merke av for dette i firmainnstillingene for Ordre/faktura, under Generelt. 209

219 INNKJØP Hvordan reservere lagervarer/reservere på innkjøp? Du kan reservere produkter i salgsordrer i forhold til varer som ligger på lager eller varer som finnes i innkjøp. Dette bidrar til å sikre at det finnes nok varer når ordren skal leveres. Både levering av varer og reservasjoner opprettes automatisk som lagerbevegelser. Hvordan reservere lagervarer 1. Marker ordren du ønsker å sikre vareleveranser til i øverste del av vinduet. 2. Klikk Reservere lagervarer. 3. Klikk Reserver alle for å reservere alle varer på ordren som er tilgjengelig i forhold til lagerbeholdning og eventuelle andre reservasjoner. 4. Skriv eventuelt inn ønsket antall i feltet Reservert. Hvordan reservere på innkjøp 1. Marker ordren du ønsker å sikre vareleveranser til i øverste del av vinduet. 2. Klikk Reservere på innkjøp. Merk at innkjøpet allerede må være opprettet i Innkjøpsmodulen. 3. Klikk Ny over den nederste listen for å sette inn et innkjøp i listen. 4. Skriv inn ønsket antall i feltet Reservert. Velg serienummeret som skal reserveres: Dersom du reserverer et produkt som er markert med Påkrevd serienummer ved varemottak og vareuttak i fanekortet Innstillinger i Produktregisteret, må du velge serienummer. I tillegg må du i firmainnstillinger for Produkt/Lagerhåndtering ha valgt at Serienummer må plukkes manuelt. Hvordan reservere en salgsordre mot innkjøp? I vinduet Reservasjon av salgsordre mot innkjøp kan du reservere produkter mot en bestilling. Merk! Funksjonen må aktiveres i firmainnstillingene for Tilbud/Ordre/faktura under Generelt. Funksjonen kan startes både fra Innkjøp, i fanekortet Produktlinjer, og på salgsordren. Vinduet for reservasjoner er oppdelt i to deler og inneholder to lister. I den øvre listen vises alle produktlinjer på den aktuelle ordren. Listen gir der en oversikt over produktlinjene som er valgt og viser også informasjon om antall som er reservert. Her kan du ikke gjøre endringer. Den nedre delen viser en liste over alle reservasjoner mot valgt innkjøpslinje i den øvre listen. 210

220 INNKJØPSRESERVASJONER Slik reserverer du en salgsordre mot innkjøp 1. Klikk Ny for å registrere en ny reservasjon mot innkjøpslinjen. Du får da fram en innkjøpsliste over innkjøpsordre som linjen kan knyttes mot. 2. Marker den ordren du vil knytte innkjøpslinje mot og klikk Sett inn. 3. Registrer antall som skal reserveres i kolonnen Reservert. Kolonnen Reservert oppdateres i den øverste listen. Knappen Oppdatere leveringsdatoer på salgsordre henter leveringsdatoer som er registrert på innkjøp og overfører disse til innkjøpet. Knappen Gå til innkjøp kan brukes til å åpne markert innkjøp direkte. Lagerbevegelser og reservasjoner Under lagerbevegelser og reservasjoner får du komplett oversikt over årsak til alle endringer i lagerbeholdninger. Du kan spore alle bevegelser til en spesifikk vare, f.eks. basert på serienummer, helt fra den kom inn i bedriften og til den ble sendt til kunde. Du ser også hvilke lagervarer som eventuelt er reservert for kunder. Bevegelsene kategoriseres automatisk ut ifra hvilken prosess som førte til lagerbevegelsen. Det vil si om lagerbevegelsen var en konsekvens av en faktura, kreditnota, bestilling, varetelling, montering/demontering av strukturvare, overføring mellom lagre eller annet. Lagerbevegelse kan også opprettes manuelt dersom det er ønskelig å justere en beholdning utenom prosedyrene i de andre modulene. Bare manuelt opprettede lagerbevegelser kan slettes. Se mer om verktøy i skjermbildene i kapittelet "Brukergrensesnitt og tilpasninger" i introduksjonsboken "Installasjon, innstillinger, rapporter og utvalg" for informasjon om øvrige knapper på verktøylinjen. 211

221 INNKJØP.Vinduet for vareflyt gir deg full sporbarhet for alle lagerbevegelser. Fra vinduet kan du spore hvilke poster som lå til grunn for bevegelsen, og finne frem til bilaget i hovedboken, dersom dette er opprettet..ved å klikke på pilknappen til høyre for Opprette aktiviteter kan du opprette skreddersydde aktiviteter. Du bestemmer selv innholdet i aktivitetene og hvilke moduler aktivitetsmalene skal være tilgjengelige i ved hjelp av aktivitetsmaler. Øverst i vinduet finner du flere nedtrekkslister for utvalg som begrenser hvilke lagerbevegelser og/eller lagerreservasjoner som vises. Endringer i filtrene vises ikke før du klikker Oppdater, eller bruker funksjonstasten [F5]. De tilgjengelige filtrene er: Type: Her velger du om både lagerbevegelser og reservasjoner skal vises, eller bare reservasjoner eller bevegelse inn/ut. Kategori: Her bestemmer du hvilken kategori av lagerbevegelser som skal vises. Kategorien forteller om hvilken prosess i bedriften (og i Mamut) som resulterte i bevegelsen. Velg eventuelt (Ingen) for å vise bevegelser innen alle kategorier. Produktnr.: Her kan du skrive inn et produktnummer eller bla deg frem til et produkt for å vise bare lagerbevegelser og/eller reservasjoner tilknyttet dette produktet. Kontaktnr.: Her kan du skrive inn kontaktnummer eller bla deg frem til en kontakt (kunde) for å vise bare lagerbevegelser og/eller reservasjoner tilknyttet dette produktet. Lager: Her kan du bestemme hvilket lager du vil se lagerbevegelsene og/eller reservasjonene for. Serienummer: Her kan du skrive fra og til serienummer for å vise bare lagerbevegelser og/eller reservasjoner for serienumre innen dette intervallet. Dato: Her kan du skrive inn dato, eller klikke på knappen for å sette et tidsintervall for hvilke lagerbevegelser og/eller reservasjoner som skal vises. 212

222 INNKJØPSRESERVASJONER Ordrenr.: Her kan du skrive inn salgsordrenummer for å vise bare lagerbevegelser og/eller reservasjoner tilknyttet denne salgsordren. Innkjøpsnr.: Her kan du skrive inn innkjøpsnummer for å vise bare lagerbevegelser og/eller reservasjoner tilknyttet dette innkjøpet. 213

223 INNKJØP BOKFØRING/LEVERANDØRFAKTURA FRA INNKJØP Når du har bestilt varer og mottatt varene fra leverandøren, kan du bokføre innkjøpsordren(e). Du kan også registrere en eventuell tilhørende toll/spedisjonsfaktura ved hjelp av denne prosedyren. Ønsker du å se tidligere bokførte produkter, kan du klikke i ruten Vis bokførte. Merk! For å kunne bokføre en delleveranse må du velge Tillat å bokføre innkjøp som ikke er fullt ut mottatt i firmainnstillingene for innkjøp. Slik oppretter du en leverandørfaktura fra innkjøp 1..Fra innkjøpsmodulen, klikk Bokføre innkjøp. 2. Velg hvilken type faktura du skal bokføre. Eksemplet her behandler Leverandørfaktura. Se egne emner for øvrige fakturaer. 3. Skriv inn Fakturanummer. 4. Kontroller at Fakturadato og Forfallsdato stemmer med opplysningene på leverandørfakturaen. 5. Skriv inn KID-nummer. 6. Kontroller at Valuta er korrekt. 7. Skriv inn beløp for Frakt og Ekspedisjon om dette er inkludert på samme faktura som varene. 8. Kontroller Remittering, Momspliktig og Øreavrunding mot fakturaen. 9. Kontroller Pris og antall varer i kolonnen Bokføres. Du kan bokføre flere eller færre varer enn det som er bestilt og mottatt. Ved avvik skriver du inn antall i kolonnen Bokføres. Er det færre vil restverdien vises i kolonnen Bokføres neste gang innkjøpsordren skal bokføres. 10. Klikk Bokfør. Innkjøpsordren er registrert og den har fått et bilagsnummer, for eksempel IF1, og er overført til hovedboken. På innkjøpsordren oppdateres kolonnen Bokført med det bokførte antallet. Status på innkjøpsordren er Mottatt. Klikk Ferdigbehandlet om du vil gjøre om status for innkjøpsordren. Den er likevel ikke låst, så du vil fremdeles kunne gjøre flere registreringer om nødvendig. 214

224 INNKJØP Hvordan bokføre toll/spedisjonsfaktura fra innkjøp? Når du kjøper inn varer kan det følge med faktura for frakt fra selskapet som har levert varene og fra Tollmyndighetene for innførsel av varer og eventuell mva. man må betale. For å bokføre dette benytter du deg av Toll/Spedisjonsfaktura i programmet. Slik bokfører du 1..Fra innkjøpsmodulen, klikk Bokføre innkjøp. 2. Velg Toll/Spedisjon faktura som Type faktura. 3. Velg Leverandørnr. Klikk [...] for å se Leverandørlisten. 4. Skriv inn Fakturanummer. 5. Kontroller at Fakturadato og Forfallsdato stemmer med leverandørfakturaens dato. 6. Skriv inn KID-nummer. 7. Kontroller Remittering, Valuta mot innstillingene på leverandøren. 8. Skriv inn leverandørfakturaens beløp for Frakt/Spedisjon, Ekspedisjon, Avgifter, Fortolling, Innførsel mva. og eventuelt Annet. 9. Skriv inn eventuell Øreavrunding. 10. Klikk Bokføre. Innkjøpsordren er registrert og den har fått et bilagsnummer, for eksempel IF1, og er overført til hovedboken. På innkjøpsordren oppdateres kolonnen Bokført med det bokførte antallet. Status på innkjøpsordren er Mottatt. Klikk Ferdigbehandlet om du vil gjøre om status for innkjøpsordren. Den er likevel ikke låst, så du vil fremdeles kunne gjøre flere registreringer om nødvendig. Hvordan bokføre kreditnota fra innkjøp? På hvert stadium av et innkjøp er det mulig å annullere/kreditere hele eller deler av innkjøpet. Konsekvensene av denne handlingen avhenger av innkjøpets status. Om du sletter innkjøp som er Ubehandlet eller Bestilt blir de registrert som Annullert. Det samme gjelder dersom produktene var mottatt, men er ført ut av lageret igjen ved å opprette et varemottak med negative antall på produktlinjene. Sletter du et innkjøp med status Mottatt blir det overført til status Ferdigbehandlet. Har innkjøpet kommet så langt at det er bokført, må innkjøpet krediteres og bokføres på nytt med negativt antall på produktlinjene. De to bokførte innkjøpene gå opp i opp, og det regnskapsmessige resultatet vil ikke påvirkes. Om det har blitt bokført feil, eller du ønsker å opprette en kreditnota på innkjøpsordren, kan du gjøre dette fra innkjøpsvinduet. Å bokføre en kreditnota skiller seg i liten grad fra prosedyren ved å bokføre en Leverandørfaktura. Selve bokføringsvinduet er likt for begge. 215

225 INNKJØP Slik bokfører du en kreditnota fra et innkjøp 1. Velg Vis - Innkjøp - Innkjøp. 2. Finn frem til riktig innkjøp. (Dersom det er bokført vil det ha status Mottatt, eller Ferdigbehandlet.) 3..Klikk Bokføre innkjøp. 4. Velg Kreditnota som Type faktura. Kontroller at produktlinjene stemmer. 5. Skriv inn negativt antall produkter i kolonnen Bokføres. Eksempel: Har du bokført 10 stk. produkter og vil kreditere disse, så skriver du inn -10,00 i kolonnen Bokføres. 6. Skriv inn alle opplysninger i henhold til veiledningen ovenfor. 7. Klikk Bokfør. 8. Du får spørsmål om hvorvidt produktene skal tas ut av lager. Dette er valgfritt. Innkjøpsordren blir registrert og har fått et bilagsnummer, for eksempel IK1, og er overført til hovedboken. Merk! Dersom varene ikke lenger er på lager vil du få opp en melding om at lagerbevegelsen ikke kunne opprettes, og at lageret må oppdateres manuelt dersom varene skal føres ut av lagerbeholdningen. 216

226 Kapittel 4: Lager I dette kapittelet: OM LAGERMODULEN Hvordan levere produkter? Leveringsformer Om kostnadskontering og regnskapsmessig lagerverdi Beholdning Hvordan definere ønskede lagerbeholdningsnivåer? Hvordan overføre beholdning til annet lager? Ordre, ikke levert Innkjøp, ikke mottatt Produkter med disponibelt under innkjøpsnivå Innkjøpsreservasjoner Serienummer på lager Lagerbevegelser og reservasjoner Hvordan opprette en manuell lagerbevegelse? Vareflyt Vareflyt-vinduet Bilagsliste Lagerregisteret Lagerinformasjonsvinduet VARETELLING STRUKTURVARER Hvordan montere og demontere strukturvare?

227 LAGER OM LAGERMODULEN Kjøper du inn varer for videresalg må du ta stilling til om du skal lagerføre produktene. Skal du lagerføre produktene må dette aktiveres i firmainnstillingene for produkt, under Tilpasning av funksjonalitet. Har du aktivert lagerføring, kan du operere både med produkter som oppdaterer lagerbeholdning (lagervarer), og produkter som ikke gjør dette. Om produktet skal oppdatere lagerbeholdning, må det være merket av for dette på produktkortet, i fanekortet Lager. All lagerbevegelse og lagerbeholdning som registreres i programmet samles i denne modulen, og påvirkes av flere ulike moduler og prosesser. Dette inkluderer ordrer til kunder, innkjøp fra leverandører, manuell registrering av lagerbevegelser, montering/demontering av strukturvarer, overføring mellom lagre og varetelling. Ved å klikke på knappene på venstre side kan du utføre ulike oppgaver innen logistikk. For at produktene i det hele tatt skal vises i disse registrene er det en forutsetning at det er knyttet et lager til produktet og at det er merket av for Oppdatere lagerbeholdning i fanekortet Lager i Produktregisteret. Du finner blant annet funksjoner for følgende: Beholdning: Her overfører du varer mellom lagre, monterer og demonterer strukturvarer, overfører til andre varianter og definerer ønskede lagernivåer. Ordre, ikke levert: Her får du oversikt over utestående ordre, reserverer varer og registrerer vareuttak/utleveranser. Innkjøp, ikke mottatt: Her får du oversikt over utestående innkjøp, redigerer disse og registrerer varelevering/innleveranser. Produkter med disponibelt under innkjøpsnivå: Her får du en oversikt over alle varer som har lav beholdning. Du kan velge ulike kriterier for visningen, og starte en innkjøpsveiviser for å bestille varer. 218

228 OM LAGERMODULEN Innkjøpsreservasjoner: Her kan du reservere varer fra innkjøp til salgsordre, samt få en oversikt over og redigere reservasjoner som er opprettet. Serienummer på lager: Her kan du søke frem en bestemt enhet av en vare basert på serienummer og du vil se dennes bevegelser inn, på og ut av lager. Lagerbevegelser og reservasjoner: Her får du komplett oversikt over alle lagerbevegelser og reservasjoner for alle lagervarer. Lagerregister: I lagerregisteret opprettes lagre, og eventuelt lokasjoner tilhørende hvert lager. I tillegg kan du knytte produkter til lagre og lokasjoner. Har du nettbutikk kan du gjøre lagerstatus for de ulike produktene tilgjengelig for kundene i netthandelen. Du har en rekke muligheter for å bestemme hvordan lagerstatus skal presenteres via innstillingene for dette i fanekortet Nettbutikk på selve produktkortet. I firmainnstillingene for produkt velger du om et nytt produkt som standard skal vise lagerbeholdning i nettbutikken. I Nettstedinnstillinger på fanekortet Innstillinger nettbutikk kan du velge ulike ikoner for å symbolisere om produktet finnes på lager eller ikke. Hvordan levere produkter? Du kan raskt levere produkter ved å klikke på Levere produkter i fokusområdet Produkt & Lager. Velger du denne metoden velger du fra en liste som viser Ordrenummer og Navn på kunde. Du kan også levere produkter fra lagermodulen, vinduet Ordre, ikke levert. Her får du anledning til å innhente mer informasjon om blant annet tilhørende ordrelinjer, samt snarveier til innkjøpsreservasjoner og innkjøpsveiviseren. Slik leverer du produkter fra Ordre, ikke levert 1. Velg Vis - Lager - Lager - Ordre, ikke levert. 2. Marker en ordre i øverste del av vinduet hvor du skal ta ut en eller flere varer fra lager for å levere til kunden. 3..Klikk Levere produkter. 4. Endre tallet under Leveres dersom ikke alt av et produkt skal leveres fra lageret. Dersom alle tilgjengelige produkter skal leveres, klikker du på Oppdater leveres til alle tilgjengelige produkter for automatisk å justere tallet i kolonnen Leveres. Dersom ikke alle produktene i ordren leveres vil det bli opprettet en restordre når ordren faktureres. 5. Marker for eventuell utskrift av en eller flere plukklister og pakksedler. Juster dato for Plukket, Pakket og Sendt dersom disse ikke er dagens dato. 6. Klikk Skriv ut og oppdater lager. Lagerbeholdningen (og til kunder ), blir da automatisk nedjustert. Dersom du leverer et produkt som er markert med Påkrevd serienummer ved varemottak og vareuttak i fanekortet Innstillinger i produktregisteret og du i firmainnstillingene for produkt/lagerhåndtering har valgt at Serienummer må plukkes manuelt, vil du også få opp et bilde hvor du må velge hvilken enhet (serienummer) av produktet som skal leveres. Tips! Du kan registrere levering av varer i en ordre og i den forbindelse skrive ut rapportene Plukkliste og/eller Pakkseddel. Dette er et alternativ til å oppdatere lagerbeholdningen og å skrive ut rapportene fra Ordre/Faktura-modulen. 219

229 LAGER Tips! Har kunden overskredet kredittgrensen vil du ikke kunne levere produkter. Da må utestående beløp reduseres først, eller kredittgrensen endres på kundekortet. Leveringsformer I standardregisteret kan du opprette og vedlikeholde leveringsformene som er aktuelle for ditt firma. Leveringsformer kan være f.eks. Post, Bud eller Personlig levering. Leveringsformen angis i fanekortet Frakt ved registrering av ordre, og vises på fakturautskrifter og andre ordrerapporter. Du finner innstillingene for leveringsformer under Vis - Innstillinger - Firma - Firmainnstillinger - Standardregister. Slik oppretter du en ny leveringsform 1. Marker Leveringsformer og klikk Redigere. 2. Klikk Ny. 3. Velg ønsket Leveringsmetode. 4. Klikk på søkeknappen dersom du vil knytte leveringsformen til et Produkt. Merk at for å fakturere en leveringsform til en kunde må du registrere leveringskostnaden som et eget produkt i Produktregistret. 5. Angi navn i feltet Fritekst. Dette vil du senere se i nedtrekkslisten over leveringsformer når du registrerer en ordre. 6. Velg om leveringsformen: Skal være Tilgjengelig på Internett så kunder kan velge denne leveringsformen ved bestilling i din netthandel, eller gjelder Internasjonale kjøp, så kunder i utlandet kan velge denne leveringsformen. 7. Legg eventuelt opp Tidsrom for bud. Dette gjelder kun for leveringsmetoden Bud. Leveringsformen kan nå benyttes ved registrering av ordre. Om kostnadskontering og regnskapsmessig lagerverdi Kjøper du inn varer for videresalg må du ta stilling til om du skal lagerføre produktene. Skal du lagerføre produktene må dette aktiveres i firmainnstillingene for produkt, under Tilpasning av funksjonalitet. Har du aktivert lagerføring, kan du operere både med produkter som Oppdaterer lagerbeholdning (lagervarer) og produkter som ikke gjør dette. Om produktet skal oppdatere lagerbeholdning, må det være merket av for dette på produktkortet, i fanekortet Lager. Lagerfører du produkter må du også velge om du skal bokføre lagerverdien, og i så fall hvordan dette skal gjøres. I programmet kan dette gjøres automatisk. Dette forutsetter at du vedlikeholder og registrerer innkjøpsprisene og innkjøpskostnadene korrekt. Du kan også velge å ikke bokføre lagerverdien automatisk. Innstillingene for hvilket valg du vil gjøre finnes i firmainnstillingene for produkt, på fanekortet Prishåndtering. Under Regnskapsmessig oppdatering av lagerverdi velger du om du skal bokføre lagerverdien eller ikke. Velger du å kostnadsføre produktkostnad ved innkjøp betyr det at det ikke blir noen automatisk bokføring av lagerverdi: 220

230 OM LAGERMODULEN Ingen bokføring av lagerverdi Ønsker du ikke å bokføre lagerbeholdning i regnskapet, kan du velge å Kostnadsføre produktkostnad ved innkjøp. Da bokfører du innkjøpet av varer som en kostnad i det du oppretter leverandørfakturaen fra innkjøpet. Det vil ikke akkumuleres opp noen saldo på balansekontoene i regnskapet for lagerbeholdning, og endringer i beholdningen vil ikke vises i resultatregnskapet. Denne metoden er mest aktuell for bedrifter med ubetydelig lager, eller bedrifter som kan bokføre beholdningsendringer i forbindelse med regelmessige varetellinger. Det anbefales å sjekke med din revisor/regnskapsfører før du tar stilling til om du kan benytte denne metoden. Bokføring av lagerverdi For at du skal kunne lagerføre produkter må du merke av for dette i firmainnstillingene for produkt, under Tilpasning av funksjonalitet. Lagerfører du produkter vil den samlede verdien av de lagerførte produktene kunne gjenspeiles i balansen i regnskapet. Ønsker du å bokføre lagerbeholdningen i regnskapet må du aktivere dette i firmainnstillingene for produkt, på fanekortet Prishåndtering, under Regnskapsmessig oppdatering av lagerverdi. Velger du Kostnadsføre produktkost når varer tas ut av lageret vil lagerbeholdningen bli bokført i regnskapet. Kostnadsføring vil altså skje på salgstidspunktet for alle produkter. Andre lagerbevegelser vil bokføres slik at lagerbeholdningen endres. I produktkortet, fanekortet Pris er det mulig å merke av for å Overstyre kostpris i salgsmodul. Dette kan ikke velges dersom du kostnadsfører på salgstidspunktet. Dette vil i så fall kunne føre til differanser mellom rapporter i regnskapet og salgs/lagerrapporter. Merk! Det vil automatisk bli bokført bilag i regnskapet for inn- og utgående lagerbevegelser. Bilagene vil bli bokført med en egen bilagsart. Du kan også velge Individuell regel for oppdatering av regnskapsmessig lagerverdi på hvert produkt. Velger du dette alternativet vil du få opp en innstilling i produktregisteret, fanekortet Innstillinger, der du for hvert enkelt produkt kan bestemme Innstillinger for bokføring. Valgene er de samme som de generelle valgene nevnt ovenfor: Kostnadsføring ved bokføring av innkjøp eller Kostnadsføring ved fakturering til kunde: Du bør ikke aktivere Overstyre kostpris i salgsmodul på fanekortet Pris i Produktregisteret, dersom du benytter Kostnadsføring ved fakturering til kunde. Dette vil i så fall kunne føre til differenser mellom rapporter i regnskapet og salgs/lagerrapporter. Du kan også velge om Grunnlag for balanseføring av lagerverdi skal inkludere innkjøpskostnader (i tillegg til innkjøpspris). Grunnlaget for de automatiske bilagene vil være kostprisen på lagerbevegelsen. For at den regnskapsmessige verdien av lageret skal stemme med den faktiske verdien er det derfor avgjørende at kostprisen er korrekt. Regnskapsmessig verdi vil oppdateres ved hver ny lagerbevegelse, og når priser og kostnad endres på eksisterende bevegelser. På denne måten vil regnskapet alltid ha oppdatert og korrekt lagerverdi. I modulinnstillingene for produkt, fanekortet Prishåndtering er det også mulig å velge Grunnlag for kostpris. Hvis du har valgt Produkt som grunnlag, vil ikke dekningsbidraget og dekningsgraden på salgsordre og statistikkene stemme med bokført kostnad. Dette fordi kostnadsføringen til regnskapet henter sine data fra lagerbevegelsen, mens salgsordren i dette tilfellet henter sine data fra produktregisteret. Det anbefales derfor å benytte Innkjøpspris som Grunnlag for kostpris når du lagerfører produkter. 221

231 LAGER Kontering Systemet er forhåndsoppsatt med systemkontoer, der kontoer for blant annet Lagerbeholdning, Beholdningsendring, Fakturaer ikke mottatt, Varer ikke fakturert, Manuelle beholdningsendringer, Standard innkjøpskontoer, Fraktgebyrer, Toll og Ekspedisjon er satt opp. Produkter av typen Lagervare vil i utgangspunktet benytte disse kontoene i den automatiske bilagsføringen av lagerbevegelser. Ønsker du for eksempel å ha ulike balansekontoer for ulike produkter, kan du overstyre denne kontoen individuelt for hvert produkt. Dette gjør du i produktregisteret, på fanekortet Innstillinger. Du kan også overstyre Beholdningsendringskonto og Kostnadskonto for varekost. Det skal ikke oppstå avvik mellom verdien av lagerbeholdningen i regnskapet og logistikkmodulen. Derfor oppdateres balansekontoene samtidig som varene registreres inn og ut av lageret. Konteringene foregår derfor ved: Registrering av varemottak Registrering av leverandørfaktura Levering av varer til kunde Registrering av faktura til kunde En faktura kan oppdatere lagerbeholdning i henhold til dine rutiner. Du velger om den skal oppdatere i det du skriver ut fakturaen - Ved fakturautskrift, eller ved utskrift av Pakkseddel eller Plukkliste. Innstillingen for dette heter Oppdatere lagerbeholdning og ligger på fanekortet Lagerhåndtering i firmainnstillingene for produkt. Resultatregnskapet vil først bli påvirket når faktura utstedes til kunde. Automatiske føringer som eventuelt forekommer på resultatkontoer, vil før den tid ikke gi noen nettoeffekt på resultatet. Du vil kunne velge om beholdningsendringer skal kunne leses ut av resultatregnskapet. Det vil da bli bokført 2 ekstra bilagslinjer ved varemottak og vareleveranse. Funksjonen vil som standard være skrudd av dersom du oppretter en ny firmadatabase. Den vil imidlertid være på dersom du har oppdatert fra versjon 9 eller tidligere. Du merker av for Bokfør beholdningsendringer i resultatregnskapet i firmainnstillingene for produkt, på fanekortet Prishåndtering, for å aktivere denne funksjonen. Resultatregnskapet vil også påvirkes ved varetellinger og manuelle lagerbevegelser. Ønsker du ikke at slike bevegelser skal påvirke resultatet automatisk, kan du endre systemkontoen for dette til en balansekonto. Du må da avstemme denne kontoen manuelt. Beholdning Beholdningsregisteret gir deg oversikt over beholdningen til alle produkter. I tillegg ser du blant annet hvor mye som er på vei ut og inn av lageret. Det vil si antall varer fra leverandører (innkjøp i Innkjøpsmodulen med status Bestilt ) og antall varer til kunder (ordrer i Ordre- /Fakturamodulen som ikke er levert). 222

232 OM LAGERMODULEN Øverst i vinduet finner du flere utvalg som begrenser hvilke produkter som vises. Endringer i filtrene vises ikke før du klikker Oppdater, eller bruker funksjonstasten [F5]. De tilgjengelige filtrene er: Lager: Her kan du velge ønsket lager for å bare se produkter tilnyttet dette lageret eller la det stå (Alle) for å vise alle lagervarer på alle lagre. Produktnr.: Her kan du skrive inn et produktnummer eller bla deg frem til et produkt for å vise bare dette produktet Produktgruppe: Her velger du hvilken produktgruppe du ønsker skal vises i vinduet. Du kan også deaktivere utvalget ved å velge (Alle). Undergruppe: For å kunne velge Undergruppe må du først ha valgt Produktgruppe. Velg hvilken undergruppe et produkt må ha for at den skal vises i vinduet. Du kan også deaktivere utvalget ved å velge (Alle). Behandling av et produkt 1. Sett ønsket utvalg for listen i forhold til lager, produktnr., produktgruppe eller undergruppe. 2. Merk produktet du vil behandle. 3. Velg om du vil: Overføre til annet lager Montere/demontere strukturvare Overføre til varianter Definere ønskede beholdningsnivåer Ved å klikke på pilknappen til høyre for Opprette aktiviteter kan du opprette skreddersydde aktiviteter. Du bestemmer selv innholdet i aktivitetene og hvilke moduler aktivitetsmalene skal være tilgjengelige i. 223

233 LAGER Hvordan definere ønskede lagerbeholdningsnivåer? Nederst i vinduet Beholdning i lagermodulen kan du oppgi ønsket mengde av produktet som skal være på lager til en hver tid, for senere å kunne ta ut rapporter som viser hvilke produkter du har for få av, eller for å bruke innkjøpsveiviseren i innkjøpsmodulen til å bestille flere av disse varene. Tips! Du kan også redigere disse nivåene på fanekortet Lager i produktregisteret. Slik definerer du lagerbeholdningsnivåer 1. Finn frem til ønsket produkt i listen og merk produktlinjen. 2. Skriv inn de forskjellige lagernivåene som skal gjelde for produktet på dette lageret: Maks. nivå: Det antallet som maksimalt bør ligge på lageret av produktet. Min. nivå: Det antallet som minst bør ligge på lageret av produktet. Innkjøpsnivå: Ønsket antall av produktet på lageret før flere kjøpes inn. Best. Antall: Antallet som bør kjøpes inn per innkjøp. Etter å ha definert de ulike nivåene kan du gå til vinduet Produkter med disponibelt under innkjøpsnivå for å se hvilke produkter som har beholdning eller disponibelt (beholdning minus til kunder ) lavere enn innkjøpsnivå eller disponibelt lavere enn minimumsnivå. Innkjøpsveiviseren kan du benytte for å kjøpe inn varer i forhold til disse nivåene. Hvordan overføre beholdning til annet lager? Benytter du flere lager kan du overføre produkter fra et lager til et annet. Funksjonen er tilgjengelig både fra lagermodulen, og fra Produkt, i fanekortet Lager. Slik overfører du lagerbeholdningen fra ett lager til et annet 1. Klikk Overføre til annet lager. 2. Skriv inn antallet som skal overføres. Maksimum er det antallet som finnes på lageret du skal overføre fra. 3. Velg hvilket lager du skal overføre til. 4. Velg hvilken lokasjon på lageret du skal overføre til. Lokasjon kan du velge dersom du har satt opp at bedriften bruker lokasjoner på lager i firmainnstillingene. Har du i firmainnstilingene valgt at Bedriften lagrer samme produkt flere ganger på et lager vil du også kunne overføre til ny lokasjon på samme lager. 5. Klikk OK. Beholdningen er overført. 224

234 OM LAGERMODULEN Ordre, ikke levert Her ser du alle salgsordre hvor ikke alle varene er tatt ut av lager. Det kan gjelde salgsordre med status Ubehandlet, Restordre og Fakturert (ikke levert). Den øverste listen viser salgsordrene og den nederste viser tilhørende varelinjer hvor levert antall er lavere enn bestilt antall. Ved å klikke på pilknappen til høyre for Opprette aktiviteter kan du opprette skreddersydde aktiviteter. Du bestemmer selv innholdet i aktivitetene og hvilke moduler aktivitetsmalene skal være tilgjengelige i. Behandling av en ordre 1. Sett utvalg for listen. Øverst i vinduet finner du filtre for ordrestatus og leveringsdato som begrenser hvilke ordre som vises. Du kan filtrere etter status, eller søke på produktnummer. Du kan også søke i produktlisten ved å klikke på Søk-knappen. Endringer i filtrene vises ikke før du klikker Oppdater, eller bruker funksjonstasten [F5]. 2. Merk ordren du vil behandle i øverste del av vinduet. 3. Velg om du vil: Levere produkter: Det vil si uttak av varer fra lager og eventuell utskrift av Plukkliste/Pakkseddel. Reservere lagervarer: Sørger for at varer som i dag finnes på lageret øremerkes denne ordren. Reservere på innkjøp: Sørger for at varer som er bestilt fra leverandør går til denne kunden (salgsordren). Tips! Feltene for Leveringsevne i de to listene beregnes slik:(antall ikke levert/antall enheter på reservasjonsbevegelse + beholdning - til kunder)*

235 LAGER Beskrivelse av felter i den nederste linjen: Beholdning: Lagerbeholdning for det valgte produktet på dette lageret/lokasjon. Total beholdning: Total beholdning for det valgte produktet uansett lager/lokasjon. Innkjøp, ikke mottatt Her ser du alle innkjøpene fra innkjøpsmodulen som har status Bestilt, og hvor ikke alle varene er mottatt. Ved å markere et av innkjøpene i den øverste listen ser du alle tilhørende produktlinjer i nedre del av vinduet. Når varene ankommer kan du i dette bildet registrere varemottaket. Alternativt kan varemottaket registreres i innkjøpsmodulen. Hvordan registrere varemottak for et innkjøp 1. Velg om innkjøpene som har planlagt leveringsdato i fremtiden skal vises ved å merke av for Vis innkjøp med planlagt leveringsdato frem i tid. Dette refererer til feltet Planlagt leveringsdato i innkjøpsmodulen. Dersom du merker av for dette vil bare disse innkjøpene vises. I motsatt fall vises bare de med dagens dato eller eldre. 2. Klikk Varemottak. Les mer om videre registrering av varemottak i kapittelet "Innkjøp". Ved å klikke på pilknappen til høyre for Opprette aktiviteter kan du opprette skreddersydde aktiviteter. Du bestemmer selv innholdet i aktivitetene og hvilke moduler aktivitetsmalene skal være tilgjengelige i. 226

236 OM LAGERMODULEN Produkter med disponibelt under innkjøpsnivå Dette registeret viser alle produkter som har færre enheter på lager eller disponibelt enn det som er definert som innkjøpsnivå eller minimumsnivå. Minimumsnivå og innkjøpsnivå angis i vinduet Beholdning eller i Produktregisteret. Du kan også starte innkjøpsveiviseren fra dette vinduet for å opprette bestilling på disse produktene ved å klikke på Start innkjøpsveiviser. Du kan sette ulike filtre for hvilke produkter som skal vises i listen: Produkter med disponibelt under innkjøpsnivå for å se produkter som har disponibelt (beholdning minus til kunder ) lavere enn det som er definert i Beholdning. Produkter med disponibelt under minimumsnivå for å se produkter som har disponibelt (beholdning minus til kunder ) lavere enn det som er definert i Beholdning. Produkter med beholdning under innkjøpsnivå for å se produkter som har beholdning lavere enn det som er definert i Beholdning. 227

237 LAGER Innkjøpsreservasjoner Innkjøpsreservasjon betyr at du for en kunde (salgsordre) har reservert ett eller flere produkter på ett eller flere innkjøp fra leverandør. Dette vinduet viser alle slike reservasjoner som er opprettet. Selve reservasjonene opprettes i ordre ikke levert, ordremodulen eller i innkjøpsmodulen. Øverst i vinduet finner du flere utvalg som begrenser hvilke innkjøpsreservasjoner som vises. Endringer i filtrene vises ikke før du klikker Oppdater, eller bruker funksjonstasten [F5]. De tilgjengelige filtrene er: Produktnr.: Her kan du skrive inn produktnummer eller bla deg frem til et produkt for å vise bare innkjøpsreservasjoner på dette produktet. Salgsordrenr.: Her kan du skrive inn salgsordrenummer eller bla deg frem til en salgsordre for å vise bare innkjøpsreservasjoner til denne salgsordren. Innkjøpsnr.: Her kan du skrive inn innkjøpsnummer eller bla deg frem til et innkjøp for å vise bare innkjøpsreservasjoner fra dette innkjøpet. Kontaktnr.: Her kan du skrive inn kontaktnummer eller bla deg frem til en kontakt (kunde) for å vise bare innkjøpsreservasjoner til denne kunden. I tillegg kan du kan velge å begrense listen til å vise reservasjoner på salgsordre som er levert eller som ikke er levert. 228

238 OM LAGERMODULEN Serienummer på lager Denne listen viser produkter på lager som er tilknyttet Serienummer og/eller Holdbarhetsdato og/eller Varepartinummer. I innstillingene for produktregisteret merker du av om dette skal være påkrevd ved varemottak og vareuttak. Serienummer, holdbarhetsdato og varepartinummer følger en bestemt enhet av en vare. Du kan spore en bestemt vares gang gjennom bedriften ved å sette utvalg på serienummer. I listen ser du da alle lagerbevegelser til varen(e) med dette/disse serienummer som finnes på lager nå. Endringer i utvalget vises ikke før du klikker Oppdater, eller bruker funksjonstasten [F5]. De tilgjengelige utvalgene er: Produktnr.: Her kan du skrive inn produktnummer eller bla deg frem til et produkt for å vise bare serienumre som er tilnyttet dette produktet. Serienummer: Her kan du skrive fra og til serienummer for å vise bare serienumre innen dette intervallet. Utvalg: Her kan du velge å vise alle serienummer på lager eller bare de som enten er tilknyttet reservasjon eller ikke er det. 229

239 LAGER Lagerbevegelser og reservasjoner Under lagerbevegelser og reservasjoner får du komplett oversikt over årsak til alle endringer i lagerbeholdninger. Du kan spore alle bevegelser til en spesifikk vare, f.eks. basert på serienummer, helt fra den kom inn i bedriften og til den ble sendt til kunde. Du ser også hvilke lagervarer som eventuelt er reservert for kunder. Bevegelsene kategoriseres automatisk ut ifra hvilken prosess som førte til lagerbevegelsen. Det vil si om lagerbevegelsen var en konsekvens av en faktura, kreditnota, bestilling, varetelling, montering/demontering av strukturvare, overføring mellom lagre eller annet. Lagerbevegelse kan også opprettes manuelt dersom det er ønskelig å justere en beholdning utenom prosedyrene i de andre modulene. Bare manuelt opprettede lagerbevegelser kan slettes. Se mer om verktøy i skjermbildene i kapittelet "Brukergrensesnitt og tilpasninger" i introduksjonsboken "Installasjon, innstillinger, rapporter og utvalg" for informasjon om øvrige knapper på verktøylinjen..vinduet for vareflyt gir deg full sporbarhet for alle lagerbevegelser. Fra vinduet kan du spore hvilke poster som lå til grunn for bevegelsen, og finne frem til bilaget i hovedboken, dersom dette er opprettet..ved å klikke på pilknappen til høyre for Opprette aktiviteter kan du opprette skreddersydde aktiviteter. Du bestemmer selv innholdet i aktivitetene og hvilke moduler aktivitetsmalene skal være tilgjengelige i ved hjelp av aktivitetsmaler. Øverst i vinduet finner du flere nedtrekkslister for utvalg som begrenser hvilke lagerbevegelser og/eller lagerreservasjoner som vises. Endringer i filtrene vises ikke før du klikker Oppdater, eller bruker funksjonstasten [F5]. 230

240 OM LAGERMODULEN De tilgjengelige filtrene er: Type: Her velger du om både lagerbevegelser og reservasjoner skal vises, eller bare reservasjoner eller bevegelse inn/ut. Kategori: Her bestemmer du hvilken kategori av lagerbevegelser som skal vises. Kategorien forteller om hvilken prosess i bedriften (og i Mamut) som resulterte i bevegelsen. Velg eventuelt (Ingen) for å vise bevegelser innen alle kategorier. Produktnr.: Her kan du skrive inn et produktnummer eller bla deg frem til et produkt for å vise bare lagerbevegelser og/eller reservasjoner tilknyttet dette produktet. Kontaktnr.: Her kan du skrive inn kontaktnummer eller bla deg frem til en kontakt (kunde) for å vise bare lagerbevegelser og/eller reservasjoner tilknyttet dette produktet. Lager: Her kan du bestemme hvilket lager du vil se lagerbevegelsene og/eller reservasjonene for. Serienummer: Her kan du skrive fra og til serienummer for å vise bare lagerbevegelser og/eller reservasjoner for serienumre innen dette intervallet. Dato: Her kan du skrive inn dato, eller klikke på knappen for å sette et tidsintervall for hvilke lagerbevegelser og/eller reservasjoner som skal vises. Ordrenr.: Her kan du skrive inn salgsordrenummer for å vise bare lagerbevegelser og/eller reservasjoner tilknyttet denne salgsordren. Innkjøpsnr.: Her kan du skrive inn innkjøpsnummer for å vise bare lagerbevegelser og/eller reservasjoner tilknyttet dette innkjøpet. Hvordan opprette en manuell lagerbevegelse? Slik oppretter du en manuell lagerbevegelse 1. Velg Vis - Lager - Lager - Lagerbevegelser og reservasjoner. 2. Klikk Ny for å opprette en ny lagerbevegelse. Følgende må minimum fylles ut: Produktnr.: Skriv inn produktnummer eller bla deg frem til produktet lagerbevegelsen skal gjelde for. Type: Velg om det er en bevegelse Inn eller Ut av lager. Lager: Velg hvilket lager lagerbevegelsen gjelder. Antall: Skriv inn antallet varer. Dersom Type er Ut kan ikke antallet være større enn beholdning minus til kunder i Beholdning. Dersom produktet du oppretter lagerbevegelse på er satt opp med Påkrevd serienummer, Påkrevd Varepartinummer eller Påkrevd Holdbarhetsdato ved varemottak og vareuttak i Produktregisteret, må du også oppgi dette i fanekortet Serienummer, VarepartiID og Holdbarhetsdato. 3. Klikk OK. Du har nå opprettet en manuell lagerbevegelse. Du kan spore bevegelser i vareflytvinduet. 231

241 LAGER Vareflyt Vareflyt-vinduet.Vinduet for vareflyt gir deg full sporbarhet for alle lagerbevegelser. Fra vinduet kan du spore hvilke poster som lå til grunn for bevegelsen, og finne frem til bilaget i hovedboken, dersom dette er opprettet. Vinduet er tilgjengelig fra lagermodulen, Lagerbevegelser og Reservasjoner..Du kan også åpne vareflyt-vinduet fra Ordre/Faktura og Innkjøp, i fanekortet Produktlinjer. Fra vinduet kan du spore hvilke poster som lå til grunn for bevegelsen, og finne frem til bilaget i hovedboken, dersom dette er opprettet. Verktøylinjen Du kan benytte de to nedtrekkslistene øverst til venstre som filter for å finne frem bevegelsen(e) du ønsker å vise. I den ene velger du hvilken type bevegelsesnummer du skal søke på, og i den andre nummeret. Velger du Bilagsnr. får du også anledning til å velge regnskapsår..liste: Åpner listen over Ordre eller Innkjøp..Vis bilagsliste: Viser alle bilag knyttet til alle bevegelsene som vises. Dersom det finnes bevegelser, kan du også se åpne bilaget for en bestemt bevegelse ved å markere den i listen og klikke på tilsvarende ikon nederst til høyre i vinduet. Venstre del I venstre del av vinduet vises bevegelsene i en trestruktur. Dette gir sporbarhet begge "veier". Du kan markere en bevegelse i trestrukturen for å vise oppdatert informasjon om hver enkelt bevegelse i høyre del av vinduet. Høyre del I høyre del av vinduet kan du se detaljert informasjon om bevegelsen som er markert i venstre del. Knappene vil kun være tilgjengelige i den grad det finnes relaterte poster..åpner produktet..åpner lagerinformasjon..åpner ordre/faktura..åpner kontakt..åpner detaljert informasjon om kostnader knyttet til bevegelsen..åpner relatert innkjøp til bevegelsen..åpner bilagsliste med alle bilag knytte til bevegelsen. Bilagsliste Bilagslisten åpnes ved hjelp av en knapp i verktøylinjen øverst i vareflyt-vinduet. Knappen er kun klikkbar dersom det finnes bilag knyttet til valgt bevegelse i vareflyt. 232

242 OM LAGERMODULEN Bilagslisten viser lagerbilag knyttet til en lagerbevegelse, eller eventuelt bilag knyttet til alle bevegelsene. Gå til bilag: Åpner bilaget i hovedboken. Marker et bilag i listen, og klikk på ikonet. I nedtrekkslistene kan du gjøre utvalg for hva som skal vises i listen Bevegelsesnr.: Alle eller hvert enkelt tilgjengelig nummer. Bilagsnr.: Alle eller hvert enkelt tilgjengelig nummer. Konto: Alle, eller hver enkelt relevant hovedbokskonto. Lagerregisteret I lagerregisteret opprettes lagre, og eventuelt lokasjoner tilhørende hvert lager. I tillegg kan du knytte produkter til lagre og lokasjoner. Oppdatering av lagerbeholdninger skjer ved varetelling, samt ved registrering av andre lagerrelaterte transaksjoner..ny: Du kan opprette et nytt lager ved å velge Vis - Lager - Lager, klikke på knappen Lagerregister, og klikke Ny..Rediger: Redigere opplysningene om lageret..slett: Sletter lageret. Du kan ikke slette et lager som har vært i bruk. Skal du slutte å benytte et lager bør du sørge for at alle lagertilknytninger på produktene er fjernet for dette lageret. Du kan tømme lageret/flytte produkter ved hjelp av varetelling..kobling til produkter: Knytter produkter til lageret..opprette aktiviteter: Ved å klikke på pilknappen til høyre for Opprette aktiviteter kan du opprette skreddersydde aktiviteter. Du bestemmer selv innholdet i aktivitetene og hvilke moduler aktivitetsmalene skal være tilgjengelige i ved hjelp av aktivitetsmaler. Tips! Dersom du benytter flere lager, kan du i Brukerinnstillinger for Produkt, i fanekortet Lager, velge hvilket lager og eventuelt hvilken lokasjon som skal være standard for din bruker. Slik knytter du produkter til lageret 1. Velg Vis - Lager - Lager - Lagerregister. 2. Marker ønsket lager i listen. 3..Klikk Kobling til produkter. 4..Klikk Ny. 5. Marker hvilke produkter som skal knyttes til lageret ved å merke av til venstre for produktnummeret. Endre eventuelt også lokasjon i listeboksen for lokasjon. 233

243 LAGER 6. Klikk OK. Du kan nå benytte produktene på det aktuelle lageret. Tips! I produktregisteret, fanekortet Lager kan du også knytte hvert enkelt produkt til lageret. Lagerinformasjonsvinduet Tips! Du kan redigere et lager direkte fra produktet ved hjelp av knappen Gå til lager i fanekortet Lager. 234 Lager: Navn på lager. Identifiserer lageret når du skal velge lager. Navnet kan endres, ettersom det er feltet Lager ID som identifiserer lageret. Lager ID-feltet genereres i systemet når et lager opprettes.

244 OM LAGERMODULEN Adresse: Lagerets adresse. Telefon: Lagerets telefonnummer. Telefaks: Lagerets telefaksnummer. E-post: E-postadresse tilknyttet lageret. WWW: Hyperlink til www-side. Lokasjon: Informasjon om lokasjon er kun tilgjengelig dersom lokasjon er aktivert i firmainnstillingene. En lokasjon som ikke lenger skal benyttes, men har vært i bruk, bør markeres som Inaktiv. Husk å overføre beholdning først. 235

245 LAGER VARETELLING Varetelling er den eneste funksjonen i programmet der det er anledning til å endre varebeholdningen direkte. En varetelling korrigerer antall på lager. Vær imidlertid oppmerksom på at den ikke korrigerer lagerført verdi. Denne må du oppdatere i bilagsregistrering for å få riktig lagerført verdi. Du kan arbeide med en lagertelling for hvert lager og lagre denne underveis. Inntil den er Effektuert oppdaterer den ikke lagerbeholdningen. Når varetellingen utføres bør det ikke registreres verken salg eller innkjøp som påvirker beholdningen. Avbryte eller lagre delvis opptalt beholdning Dersom du klikker Avbryt under varetelling kan du annullere den påbegynte varetellingen. Ved annullering vil ikke endringene lagres, men dersom du svarer nei til å annullere, lagres de opplysninger du har registrert, og du kan oppta den samme varetellingen senere. Velger du senere å fortsette en varetelling, vil kun de produktene som lå i produktdatabasen da du startet varetellingen listes opp. På denne måten slipper du å forholde deg til produkter som har blitt lagt inn etter, eller mens, varetellingen ble gjennomført. Nullstille lager.i tillegg er det et valg for Nullstill lager i dette bildet. Denne funksjonen brukes til å tømme valgt lager for alle varer. 236

246 VARETELLING Aktiviteter.Opprette aktiviteter: Ved å klikke på pilknappen til høyre for Opprette aktiviteter, kan du opprette skreddersydde aktiviteter. Ved hjelp av Aktivitetsmaler kan du selv velge hvilke aktivitetstyper som skal være tilgjengelige i hver enkelt modul. Varetelling ved overgang til nytt år Spesielt ved overgang til nytt år vil det være viktig å korrigere lager på riktig dato, typisk 31. desember. Når varetellingen ikke utføres på denne datoen, kan du endre systemdato før du effektuerer varetellingen. Husk å endre tilbake etterpå. Rapporter.Du kan skrive ut en Varetellingsliste, samt en mer detaljert liste som viser eventuelt Serienummer, EAN-kode, Vareparti og Holdbarhetsdato. Merk! Dersom du benytter serienummer, vareparti eller holdbarhetsdato, må det skrives ut en separat varetellingsliste for disse. Dette er rapporten Varetellingsliste: Serienummer, vareparti og holdbarhetsdato. Lagerverdiliste (lagerbevegelser): Lagerverdilisten viser lagerverdien før utført varetelling. Slik utfører du en varetelling 1. Åpne varetellingsvinduet fra menyen Vis - Lager - Varetelling. 2. Velg lageret du ønsker å starte varetelling for i nedtrekkslisten øverst til høyre. 3. Skriv inn produktnummeret på produktet du skal registrere opptalt beholdning for og klikk Enter. Dersom du benytter strekkodeleser kan du lese av strekkoden. Da vil du komme direkte til vinduet Opptalt beholdning. Strekkoden hentes fra feltet EAN-kode i produktregisteret. Du kan eventuelt klikke Utvalgsinnstillinger for å sette utvalg for hvilke produkter som skal vises i listen, slik at det blir enklere å finne frem til riktig produkt. Merk at du også kan klikke på kolonneoverskriftene for å sortere listen etter hver enkelt kolonne. Du kan også oppdatere beholdning på hvert enkelt produkt direkte i listen. Bruk piltasten på tastaturet for å manøvrere til neste produkt i listen. Merk at du kan sortere listen etter ønske ved å klikke på kolonneoverskriftene. 4. Registrer ny beholdning i kolonnen Opptalt beholdning for alle produkter der beholdningen skal endres, og klikk Enter. 5..Klikk Skriv ut for å skrive ut en varetellingsliste som dokumenterer tellingen. 6. Klikk OK. Du får spørsmål om varetellingen skal Effektueres. Svarer du Ja på dette spørsmålet vil beholdningen bli korrigert i henhold til Opptalt beholdning. 7. Du får også spørsmål om det skal skrives ut en varetellingsliste. Varetellingen har nå korrigert antall på lager. Du kan nå skrive ut en oppdatert Lagerverdiliste (lagerbevegelser) fra rapportmodulen for å vise justert lagerverdi. 237

247 STRUKTURVARER Hvordan montere og demontere strukturvare? En strukturvare er en vare som består av flere andre varer (komponenter). At en vare er strukturvare eller komponent markeres i fanekortet Strukturer i Produktregisteret. Ved hver montering opprettes det en lagerbevegelse med kategorien Montering for hver komponent som brukes i monteringen. Montere strukturvare 1. Merk ønsket strukturvare. 2. Klikk Monter. 3. Skriv inn antallet strukturer som skal monteres. Maksimalt antall strukturer som kan monteres styres av disponible komponenter på lager ("Beholdning" minus "Til kunder"). 4. Klikk OK. Monteringen av strukturvaren plukker komponenter primært fra det lageret du har valgt i listen. Dersom det ikke er stor nok beholdning av komponentene på dette lageret, vil varene bli hentet fra standardlager for komponenten, og deretter fra et annet lager med beholdning. Demontere strukturvare 1. Merk ønsket strukturvare. 2. Klikk Demonter. 3. Skriv inn antallet strukturer som skal demonteres. 4. Klikk OK. De demonterte varene legges tilbake på samme lager som de ble montert fra (dvs. samme lager som du har markert på listen i forhold til strukturvaren), dersom komponenten fortsatt er tilknyttet dette lageret. Slik oppretter du en strukturvare Før du kan opprette en strukturvare må du opprette produktene som skal inngå som komponenter i strukturvaren. 1. Opprett et nytt produkt eller bla deg frem til produktet som skal inngå i strukturvaren. 2. Velg fanekortet Strukturer. 3. Merk av Komponent som inngår i struktur. Gjenta pkt. 1-3 for alle produkter som skal inngå som komponenter. 4. Klikk Ny for å opprette selve strukturvaren som et nytt produkt. 5. Velg fanekortet Strukturer. 6. Merk av Struktur som har komponenter. 238

248 STRUKTURVARER 7. Sett innstillinger for hvordan strukturen skal vises i ordre/tilbud, på faktura og i innkjøp. Forenklet oversikt: Viser produktnummer og produktnavn på både strukturen og komponentene, men bare antall, pris og sum på produktlinjen til komponenten. Detaljert liste: Viser antallet, pris og sum også på komponentene. Ikke vis komponenter: Dersom du kun ønsker at kun strukturen skal vises i tilbud, ordre, på faktura eller innkjøp markerer du dette valget. 8. Velg hvilken Lageroppdatering du ønsker ved salg og innkjøp av strukturvaren. Oppdatere komponentene: Lagertransaksjoner vil oppdatere komponentene i strukturen. Oppdatere strukturen: Velges dersom du ønsker at lagertransaksjonen skal påvirke selve strukturen. Du må da montere strukturen før du selger den. 9. Velg hvordan Prisreguleringen skal fungere. Oppdatere kostpris regulerer kostprisen til strukturvaren etter hvert som prisen på komponenter endres. Salgsprisen på strukturvaren beholdes. Oppdatere kostpris og salgspris justerer salgsprisen til strukturvaren i forhold til endringer i prisen på komponentene. 10. Klikk Ny i fanekortet for å knytte en komponent til strukturen. 11. Velg en av komponentene du opprettet i punkt Klikk OK. 13. Skriv inn Antall enheter som skal inngå i strukturvaren. 14. Klikk OK. Gjenta pkt til alle komponenter som skal inngå i strukturvaren er lagt til. Strukturvaren er opprettet. Tips! Strukturen må ha Lageroppdatering ved innkjøp satt til 'Oppdater komponentene' og Lageroppdatering ved salg satt til 'Oppdatere strukturen', for å kunne demonteres. 239

249

250 Kapittel 5: Lønn og Personal I dette kapittelet: PERSONAL Personalregisteret Personal Kontaktinformasjon Personalia Notater Lønn Aktivitet Dokument Prosjekt Søk og utvalg i Personalregisteret Fraværsregistrering Hvordan registrere fravær? Kompetanseregistrering Hvordan registrere ny kompetanse? LØNN Regnskapsinnstillinger: Lønn Fanekortet Lønn i personalregisteret Lønn Skattetrekk Aa-status Andre trekk Ferie Firmabil Fagforening Provisjon Lønnshistorikk Lønnsarter Lønnsregistrering Standardlønn Historikk Fordele lønnslinjer på trekkoder Overstyring av trekkode Avregning av lønn Terminoppgave Om terminoppgave for forskuddstrekk, RF Hvordan skrive ut terminoppgaven? Innlevering av terminoppgaven via Altinn Lønns- og trekkoppgave Nyttig å vite før utskrift av lønns- og trekkoppgaver

251 Utskrift av Lønns- og trekkoppgaver Koder på lønns- og trekkoppgave Tilleggskoder for lønns- og trekkopgave Hvordan tilpasse en rapport slik at feltene treffer korrekt på blanketten? Innlevering av Lønns- og trekkoppgaver via Altinn Rapportering til Aa-registeret Meldinger til Aa-registeret Aa-status Lønnsremittering Elektronisk overføring av skattekort Eksport av fil med skattekortsinformasjon Import av fil med skattekortsinformasjon Om obligatorisk tjenestepensjon TIMEREGISTRERING Hvordan opprette en ny timeseddel? Hvordan linke en timelinje til en aktivitet? Hvordan registrere timer fra skrivebordet? Liste over timesedler Regenerer timelinjer Statushistorikk Hvordan overføre timelinjer til ordre-/ prosjekt? Hvordan overføre til lønnsmodulen? Timetyperegister Timetyper pr. prosjekt Innstillinger for Timeregistrering Brukerinnstillinger for Timeregistrering Firmainnstillinger for Timeregistrering

252 PERSONAL PERSONAL Personalregisteret I Personalregisteret lagres alle viktige opplysninger om dine ansatte. Dette gjelder informasjon som navn, adresse, telefonnummer, stilling, ansatt dato, lønn, skattetrekk, feriepenger, fagforening, m.m. I tillegg kan du registrere informasjon om den ansattes kompetanse, fravær, aktiviteter, dokumenter, notater og sette inn bilde av dine ansatte om ønskelig. Hver ansatt har sitt eget ansattkort. Kortet består av to deler hvor av den øvre delen består av generell informasjon om den ansatte, mens det i den nedre delen kan legges inn utfyllende informasjon i de ulike fanekort. Nye ansatte opprettes ved å klikke Ny. I den øvre delen av personalkortet fylles blant annet den ansattes Ansatt ID, Initialer, Fornavn, Mellomnavn og Etternavn ut. Ønsker du å sette inn et bilde av den ansatte kan du gjøre dette ved å klikke på Sett inn bilde. Klikk videre på knappen Finn bilde i vinduet som åpnes for å bla deg frem til riktig bilde (må være lagret lokalt på maskinen din). I nedtrekkslisten Stilling kan du velge den ansattes stilling. Dersom den ansattes stilling ikke finnes i nedtrekkslisten kan du registrere den i standardregisteret ved å høyreklikke og velge Endre i standardregister. For å kunne rapportere stillingsendringer korrekt til Aa-registeret må du legge inn STYRK kode for stillingene du oppretter. Du finner en oversikt over koder på Ansatte som har sluttet kan merkes av som Inaktiv for å stenge for videre føring av lønn. Ansatte som har vært inaktive ut året de har sluttet + 1 år kan slettes. 243

253 LØNN OG PERSONAL Ved å klikke på pilknappen til høyre for Opprette aktiviteter kan du opprette skreddersydde aktiviteter. Du bestemmer selv innholdet i aktivitetene og hvilke moduler aktivitetsmalene skal være tilgjengelige i. Øverst i ansattkortet kan du under knappen Innstillinger registrere den ansattes standard arbeidstid, lunsjtid og antall arbeidstimer per dag. Som standard vil det ved fraværsregistrering bli tatt utgangspunkt i hele arbeidsdager, men dersom du stort sett skal registrere fravær som gjelder timer kan du merke av for at fraværet skal registreres i timer. Dersom den ansatte også er registrert som bruker i programmet kan du knytte bruker og ansatt sammen i nedtrekkslisten Bruker. Se mer om hvordan du gjør dette i avsnittet "Administrator" i introduksjonsboken "Installasjon, innstillinger, rapporter og utvalg". Merk! Dersom den ansatte skal komme opp som "Vår ref."i ordre- og kontaktkortet må du merke av for at den ansatte er Kundebehandler. Personal I fanekortet Personal finner du knappene Kontaktinformasjon, Personalia, Fravær, Kompetanse og Notater. Under hver av disse knappene kan du registrere ytterligere informasjon om hver enkelt ansatt. Kontaktinformasjon Under knappen Kontaktinformasjon er all informasjon om adresser, telefonnumre og e- postadresser for den ansatte samlet. Du kan merke av for hvilket telefonnummer som skal være hovednummer til den ansatte. Nummeret som er avmerket vil vises i øverste del av personalkortet sammen med e-postadressen, og du kan søke på dette nummeret når du benytter søkefunksjonen. Adressen til den ansatte registreres i feltet for dette eller ved å klikke på knappen Adresse. Ønsker du å registrere en eventuell ferieadresse eller prosjektadresse til den ansatte gjøres dette ved å klikke på pilknappen under Adresse. For hver adresse som registreres er det mulig å angi Tidsperioden adressen skal gjelde. 244

254 PERSONAL Personalia Under knappen Personalia kan du registrere den ansattes fødselsdato og personnummer. Informasjonen som registreres vil også vises i fanekortet Lønn og under knappen Skattetrekk. Dersom den ansatte er Selvstendig næringsdrivende kan du merke av for dette og deretter registrere Organisasjonsnummeret for den næringsdrivende. Organisasjonsnummeret må være registrert for å kunne registrere og utbetale korrekt lønn til selvstendig næringsdrivende. Ved å klikke på søkeknappen ut for Bankkonto får du opp vinduet Kontoinformasjon hvor du kan registrere informasjon om den ansattes bankkonto. Øvrig informasjon som kan registreres om hver ansatt er Sivilstand og navn og relasjon til Pårørende. Informasjon om pårørende kan være nyttig å ha lett tilgjengelig ved nødsfall. Under Egendefinerte felter kan du selv definere hvilke typer øvrig informasjon du vil kunne registrere. Eksempler kan være nasjonalitet, jubileum eller www-adresse dersom den ansatte har sin egen hjemmeside. Notater Under knappen Notater kan du registrere så mange notater om den ansatte som du ønsker. Nye notater opprettes ved å klikke på Ny. Ønsker du å opprette egne notattyper kan du høyreklikke i nedtrekkslisten for notattype og velge Endre i Standardregister. Eksempler på alternative notattyper kan f.eks. være Medarbeidersamtale eller Verv. Ved markering av et notat vil notatteksten vises i feltet under listen. Lønn I fanekortet Lønn kan du for hver ansatt registrere opplysninger om lønn, skattetrekk, Aa-status, andre trekk, ferie, firmabil, fagforening og provisjon. Du har også tilgang til en oversikt over den ansattes lønnshistorikk. Hvert tema er representert med en egen knapp, og nye vinduer vil åpnes når disse blir aktivert. 245

255 LØNN OG PERSONAL Aktivitet Via fanekortet Aktivitet kan personalansvarlig opprette aktiviteter som den ansatte skal utføre. Vær oppmerksom på at det kun er aktivitetstyper som er merket av som personalaktivitet i aktivitetstyperegisteret som vil vises i listen i personalregisteret. Eksempler på personalaktiviteter du kan opprette er personalmøte og medarbeidersamtale. Også aktiviteter av denne typen som er tilknyttet den ansatte andre steder i systemet vil vises her. Dokument I fanekortet Dokument kan du opprette dokumenter som har med den ansatte å gjøre. Det kan være ansettelsesavtale, arbeidsreglement etc. Dokumenter du oppretter via personalkortet vil automatisk være av typen Ansatt, men dette kan overstyres dersom det er ønskelig å opprette andre typer dokumenter via personalregisteret. Tips! Du kan åpne et dokument ved å dobbeltklikke på et dokument i listen eller ved å klikke Åpne dokument. Du kan importere dokument ved hjelp av knappen for dette. Prosjekt I fanekortet Prosjekt har du oversikt over hvilke prosjekter den ansatte er tilknyttet. Du kan også opprette tilknytning mellom den ansatte og et prosjekt ved å klikke Ny. Du får da opp prosjektlisten og kan velge aktuelt prosjekt. 246

256 PERSONAL Søk og utvalg i Personalregisteret I Personalregisteret kan du sette Utvalg i nedtrekkslisten øverst til høyre på ansattkortet, og velge om du vil se bare aktive ansatte, inaktive ansatte eller alle ansatte når du jobber i registeret. Du kan også foreta søk blant ansatte. Søkeknappen i ansattkortet gir deg tilgang til et forenklet søkevindu der du kan søke på ansattid, navn og hovedtelefonnummer. I søkevinduet kan du klikke Flere kriterier, og få opp et utvalgsvindu tilpasset ansattkortet, der du også kan søke på blant annet personnummer og egendefinerte felter. I tillegg til søkemulighetene er det også mulig å sette sortering på ansatte på et av følgende alternativer: AnsattID, Fornavn, Etternavn og Registreringsrekkefølge. De ansatte vil da vises i valgt rekkefølge både i ansattlisten, og når man blar mellom de ansatte ved hjelp av piltastene. Du kan lese mer om søk og utvalg i kapittelet "Søk og utvalg" i introduksjonsboken "Installasjon, innstillinger, rapporter og utvalg". Fraværsregistrering Funksjonaliteten Fravær hjelper deg å holde oversikt over dine ansattes fravær og årsaker til dette samt imøtekomme kravet om fraværsrapportering fra myndighetene. I følge Folketrygdloven plikter arbeidsgiveren å føre statistikk over sykefravær og fravær ved barns sykdom. Formålet med sykefraværsstatistikken er å sette søkelyset på sykefraværet på arbeidsplassen. Det er fastsatt en egen Forskrift om statistikk over sykefravær som bl.a. regulerer hvem som omfattes av registreringen og hvilke opplysninger som skal registreres. Arbeidstilsynet og trygdekontoret kan kreve statistikken fremlagt. Arbeidsgiver som ikke fører slik statistikk kan ilegges tvangsmulkt. Fraværet registrerer du fortløpende på hver enkelt ansatt fordelt på fraværstyper som passer til ditt firmas behov. Fraværstyper opprettes i standardregisteret som du finner ved å velge Vis - Innstillinger - Firma - Standardregister, eller ved å høyreklikke i nedtrekkslisten for fraværstype ved fraværsregistrering og velge Endre i Standardregister. I tillegg til å registrere nye tilfeller av fravær kan du redigere og gjøre endringer i fravær som allerede er registrert. Du kan også slette fravær dersom det skulle være aktuelt. Ved hjelp av Status kan du holde oversikt over hvorvidt fraværet er godkjent eller ikke. For å få best mulig oversikt i fraværsregisteret kan du sette utvalg og kun se fravær for inneværende år eller de siste 12 månedene. Du kan også sortere innholdet i registeret ved å klikke på kolonneoverskriften du ønsker å sortere etter. På høyreklikk i registeret vil du kunne se en forhåndsvisning av innholdet i vinduet, skrive ut eller eksportere dataene til Microsoft Excel. Øverst i ansattkortet kan du under knappen Innstillinger registrere den ansattes standard arbeidstid, lunsjtid og antall arbeidstimer per dag. Som standard vil det ved fraværsregistrering bli tatt utgangspunkt i hele arbeidsdager, men dersom du stort sett skal registrere fravær som gjelder timer kan du merke av for at fraværet skal registreres i timer. Ønsker du å skrive ut en fraværsoversikt kan du klikke på knappen Skriv ut. I utvalgsvinduet som åpnes kan du sette utvalg på ansatt, periode eller fra dato til dato. 247

257 LØNN OG PERSONAL Hvordan registrere fravær? Slik registrerer du fravær 1. Klikk Ny i vinduet Fravær. 2. Velg aktuell Fraværstype i nedtrekkslisten for dette. 3. Velg Fravær fra dato og Fravær til dato ved hjelp av nedtrekkslistene for dato. Evt. timer dersom du har valgt å registrere fravær i timer. 4. Antall dager oppdateres automatisk ut fra datoene du setter. Dersom du skal føre halve dager setter du korrekte datoer og overstyrer feltet Antall dager. 5. Bruk feltet Notat dersom du ønsker å registrere årsaken til fraværet. 6. Velg passende Fraværstatus. 7. Klikk OK. Du kan redigere eller slette fravær ved hjelp av knappene Rediger og Slett. 248

258 PERSONAL Kompetanseregistrering I kompetanseregisteret kan du registrere informasjon om kvalifikasjoner og kompetanse på hver enkelt av dine ansatte. Eksempler på informasjon som kan registreres er utdanning, sertifiseringer, språkkunnskaper, arbeidserfaring m.m. Registeret kan også brukes til registrering av kurstilbud og tilbud om videreutdanning til den ansatte og oppfølgingen av dette. Du registrerer kompetansen med en bestemt Status, som skiller mellom kompetanse den ansatte allerede har (Fullført/Bestått), kompetanse vedkommende har fått tilbud om, eller kompetanse vedkommende er i ferd med å tilegne seg. Kompetanse deles inn i ulike Typer, der systemet leveres med en rekke forhåndsdefinerte typer, som skiller mellom for eksempel utdanning, arbeidserfaring mm. Utskriftsknappen skriver ut rapporten Kompetanseoversikt per ansatt. Tips! I rapportmodulen finner du i tillegg en rapport som viser Kompetanseoversikt per kompetansetype for ansatte. I standardregisteret kan du opprette flere kompetansetyper og statuser som passer til dine behov. Standardregisteret finner du ved å velge Vis - Innstillinger - Firma - Standardregister eller ved å høyreklikke i nedtrekkslistene for Type og Status ved kompetanseregistrering og velge Endre i Standardregister. Systemadministrator: Det finnes tilgangskontroller for kompetanseregisteret. Hvordan registrere ny kompetanse? Slik registrerer du informasjon om kompetanse eller tilbud om kurs/utdanning 1. Velg Vis - Lønn - Personalregister - Personal - Kompetanse. 2. Klikk knappen Ny. 3. Endre Dato dersom du ønsker å overstyre dagens dato. 4. Velg aktuell Type kompetanse i nedtrekkslisten for dette. 5. Skriv inn Emne. 6. Skriv inn Notater. 249

259 LØNN OG PERSONAL 7. Klikk Tilknytt... eller Importere dokument dersom du ønsker å tilknytte dokument. 8. Velg aktuell Status i nedtrekkslisten for dette. 9. Sett Dato avsluttet dersom registreringen er ferdigbehandlet eller evt. dato for når f.eks. utdanningen ble avsluttet. 10. Klikk OK. Kompetansen er registrert. 250

260 LØNN LØNN Lønnsmodulen hjelper deg å automatisere rutinene rundt lønnskjøringen. Mange av de sentrale opplysningene som brukes i denne modulen hentes fra Personalregisteret. Hvis nødvendig informasjon ikke er registrert i personalregisteret vil det heller ikke være mulig å kjøre lønnsavregninger. Minimumskrav til informasjon før lønnskjøring er: Navn, adresse, personnummer Skattetrekk (prosentsats eller tabellnummer) Skattekommunenummer for den ansatte Lønnsart (fast lønn, timelønn) Firmainnstillinger Lønnsmodulen inneholder skattetabeller, avgiftssoner og -satser, satser og kriterier ved bruk av arbeidsgivers bil, og ferdigdefinerte lønnsarter som dekker de mest grunnleggende behov. Feriepengesatser må defineres under Vis - Innstillinger - Regnskap - Modulinnstillinger - Lønn. For å kunne kjøre lønn må kommunen firmaet tilhører være registrert i firmainnstillinger, dette for å kunne beregne korrekt arbeidsgiveravgift. Lønnsregistrering Lønnsregistreringen gjør du i et lønnsregistreringskort for hver enkelt ansatt. I fanekortet Lønn registrerer du lønns- og trekklinjer for hver av dine ansatte. I fanekortet Standardlønn kan du opprette en eller flere forhåndsdefinerte standardlønninger. F.eks. julelønn, timelønn etc. Bruk av standardlønn forenkler lønnsregistreringen og du slipper å registrere samme data flere ganger. I fanekortet Historikk har du full oversikt over alle lønninger som er avregnet på den ansatte. Lønnsavregning Selve lønnskjøringen ledes av en veiviser bestående av seks trinn. Veiviseren kan startes ved å klikke knappen for Lønnsavregning i lønnsregistreringsvinduet eller ved å velge Vis - Lønn - Avregning. Veiviseren gjør at du hele veien kan kontrollere og tilpasse informasjonen. I venstre kant vil du kunne følge med på hvilket trinn du er på. Lønnsarter Alle typer lønn som utbetales via programmet er definert som lønnsarter. Det gjelder både time- og månedslønn, skattetrekk og feriepenger for å nevne eksempler. Lønnsartregisteret inneholder en rekke forhåndsdefinerte lønnsarter. Lønns- og trekkoppgaver Opplysninger i lønns- og trekkoppgavene blir lagt til grunn ved ligningen av skatteyter. Det er derfor svært viktig at arbeidsgiverne foretar riktig lønnsinnberetning. Prosessen for å skrive ut disse lønns- og trekkoppgavene ledes av en veiviser. Denne leder deg gjennom prosessen og gjør arbeidet med utskriftene enklere. Meldinger til Aa-registeret Alle arbeidsgivere plikter å registrere sine ansatte i Arbeidsgiver- og arbeidstakerregisteret (Aaregisteret) og informere om endringer som skjer i ansettelsesforhold. Endringer som må rapporteres er bla nye ansatte, endring av stilling, endringer i antall arbeidstimer pr. måned, ansatte 251

261 LØNN OG PERSONAL som har sluttet m.m. I Mamut er det mulig å sende personalendringer til Aa-registeret i forbindelse med lønnskjøring. Merk! Ordningen for innsending av meldinger til Aa-registeret direkte fra ditt Mamut-program forventes å tre i kraft i løpet av Innlevering av Lønns- og trekkoppgaver og Årsoppgave for arbeidsgiveravgift via Altinn Mamut for Altinn er et frittstående program for å opprette og sende skjemaer til Altinn-portalen på Internett: Lønnsremittering Ved lønnsremittering utbetales lønn direkte over bank ved at du genererer lønnsremitteringsfiler. Dette gjør at du kan utbetale lønn på en raskere, rimeligere og mer effektiv måte enn om du skulle foreta utbetalingene manuelt.. Elektronisk overføring av skattekort Elektronisk skattekortoverføring er en tjeneste Skattedirektoratet tilbyr arbeidsgivere, slik at de arbeidsgivere som ønsker det, kan få overført skattekortopplysninger for sine ansatte elektronisk. Elektronisk overføring av skatteinformasjon forenkler prosessen med den årlige oppdateringen av alle ansatte og kan være svært hensiktsmessig å benytte dersom man har mange ansatte. Obligatorisk tjenestepensjon (OTP) Alle bedrifter som har minimum to ansatte, som begge har en arbeidstid og lønn som utgjør 75 % eller mer av full stilling, omfattes av ordningen som gjør tjenestepensjon obligatorisk. Programmet lar deg velge mellom ytelsesbasert ordning og innskuddsbasert ordning, og å avsette beløp til pensjonen. Det skal svares arbeidsgiveravgift av arbeidsgivers andel av avsetningen samt av risikopremien, men ingen av delene er skattepliktige, ei heller ansattes andel. I Mamut anbefaler vi at du kjører beregning av avsetningen til tjenestepensjon via lønnsmodulen. Regnskapsinnstillinger: Lønn.Lønnsinnstillinger I regnskapsinnstillingene for lønn noterer du Standard antall arbeidstimer pr. uke og hvilken Feriepengesats som skal være gjeldene som standard. Du har også mulighet til å ha en Alternativ feriepengesats dersom enkelte av dine ansatte har særordninger. Den alternative feriepengesatsen settes individuelt i Personalregisteret under knappen Ferie i fanekortet Lønn. For virksomheter som faller under regelen om kr. 4000,- som Grense for oppgavepliktig lønn velges Høy sats i denne nedtrekkslisten. 252

262 LØNN I nedtrekkslisten Fribeløp for arbeidsgiveravgift kan du overstyre ordinær sats dersom det er aktuelt. Her setter du også om du skal benytte vanlige satser eller overgangssatser for arbeidsgiveravgift (AGA), eller evt. unntak. Innstillinger for meldinger til AA-registeret I fanekortet Innstillinger for meldinger til Aa-registeret setter du innstillinger for rapportering til Aa-registeret. I feltet Standard bedriftsnummer må du sette inn ditt firmas bedriftsnummer. Det gjør du ved å klikke på søkeknappen til høyre for nedtrekkslisten og velge Endre i standardregister. Har du kun én virksomhet vil bedriftsnummeret normalt være ditt juridiske organisasjonsnummer. Dersom ditt foretak ikke har fått tildelt organisasjonsnummer på bedriftsnivå har ditt foretak ikke tilgang til denne tjenesten. Kontakt Enhetsregisteret (Brønnøysund) for å få bedriftsnummer. Bedriftens Aa-status må du sette til Ny registrert for å kunne sende meldinger til Aa-registeret. Statusen vil endres automatisk til Registrert etter du har rapportert Aa-meldinger via programmet. Som standard vil valget Bedriften benytter annet system for håndtering av Aa-meldinger være merket av. Ønsker du å rapportere Aa-meldinger via programmet merker du av for om du ønsker at Bedriften vil rapportere Aa-meldinger via Internett eller om Bedriften benytter filbasert kommunikasjon for Aa-meldinger. Ved filbasert kommunikasjon kan du spesifisere katalog for eksportert fil samt overstyre filnavnet dersom du ikke ønsker det som foreslås. Merk! Ordningen for innsending av meldinger til Aa-registeret direkte fra ditt Mamut-program forventes å tre i kraft i løpet av Tjenestepensjon I fanekortet Tjenestepensjon velger du detaljene i din virksomhets tjenestepensjonsordning. Arbeidsgivers andel: Andelen oppgis i prosent av bruttolønn, og kan ikke være mindre enn den til enhver tid lovpålagte minimumsgrense. Dersom arbeidsgiver dekker en større andel kan dette også skrives inn her. Minimumsgrensen er forvalgt i programmet. Merk! Forvalget vil bare være korrekt i henhold til regelverket dersom du benytter oppdatert versjon av programmet. Arbeidstakers andel: Dersom det er avtalt tjenestepensjon ut over minimumsgrensen som skal dekkes av arbeidstaker selv, settes prosentandelen av bruttolønnen inn her. G: G er Grunnbeløpet i Folketrygden. Beløpet reguleres hvert år. Satsene finnes på 253

263 LØNN OG PERSONAL Navn på pensjonstilbyder/kundenr. og Kontaktperson/Kontaktpersonens e-post: Feltene skal benyttes til xml-fil som kan genereres fra veiviseren for rapporten Tjenestepensjon, oversikt. Se mer om obligatorisk tjenestepensjon i avsnittet Om obligatorisk tjenestepensjon nedenfor. Fanekortet Lønn i personalregisteret Lønn Under knappen Lønn kan du registrere betingelser knyttet til den ansattes lønn. Du kan bl.a. velge Lønnsperiodisering, Utbetalingsmåte, Bankkonto og hvilket medium den ansatte skal motta sin lønnsslipp. Feltet Tidligere utbetalt forskudd blir oppdatert automatisk ved bruk av lønnsartene 90/95 og 930. Medium: Dersom du har registrert en e-postadresse på den ansatte kan du velge at M e d i u m lønnsslipp skal være E-post. Den ansatte vil da motta lønnsslippen på e-post. Du må merke av dersom den ansatte Skal inkluderes i tjenestepensjonsordningen. Innslagspunktet for beregning av obligatorisk tjenestepensjon er 1G (folketrygdens grunnbeløp). Dette kan du overstyre under Satser. Tips! Du kan sjekke hvilke ansatte som er merket av som inkludert i ordningen i rapporten Tjenestepensjon, oversikt. For å kunne rapportere korrekt til Aa-registreret og i forbindelse med Tjenestepensjonsordningen, er det viktig at informasjon om arbeidstid også fylles ut. Merk at ordningen med redusert AGA for ansatte over 62 år bortfaller 1. januar En evt. prosentsats i feltet vil derfor bli ignorert ved lønnskjøringer for Under Satser kan du registrere lønnssatser for den ansatte med avgrensning på dato. Funksjonaliteten gir deg mulighet til å holde oversikt over lønnsutviklingen over tid, og også å registrere informasjon om ny lønn som skal være gjeldende fra en bestemt dato frem i tid. Her kan du også registrere avvikende innslagspunkt for tjenestepensjonsordningen. Ved for eksempel ansettelser i løpet av året, kan arbeidstaker avtale med arbeidsgiver at tjenestepensjon skal avsettes fra første krone, og ikke ved 1G, som er standard innslagspunkt. Skal du benytte et eget innslagspunkt for beregning av obligatorisk tjenestepensjon, kan du velge Lønnstype: Innslagspunkt OTP, avvikende, og sette verdien selv. Pass på å sette sluttdato for avvikende innslagspunkt, slik at ordningen opphører, for eksempel ved første årsskifte. I lønnsregistreringsvinduet kan du se OTP-grunnlag hittil i år, og innslagspunktet som er valgt for den ansatte. Avvikende innslagspunkt kan kun settes i samråd med både den ansatte og pensjonstilbyderen. Kontakt eventuelt din regnskapsfører/revisor for mer informasjon. Skattetrekk Under knappen Skattetrekk registrerer du den ansattes fødselsdato og personnummer samt informasjon om skattekommune, skattetabell og øvrig skattekortsinformasjon. I nedtrekkslisten øverst kan du velge hvilket år du ønsker å se/registrere skattekortsinformasjonen for. Det betyr at du kan se på tidligere års skattetabeller og satser. Du kan også registrere informasjon for neste år før du er ferdig med å føre lønn for inneværende år med årets satser. Standard år som vises i vinduet blir styrt av systemdatoen i systemet. 254

264 LØNN Merk! Du kan klikke på søkeknappen til høyre for Skattekommune for å få opp liste over kommuner og kommunenumre. Dersom du kommer innenfor reglene om ambulerende virksomhet og har behov for å Overstyre aga-kommune kan du merke av for dette og klikke på søkeknappen for å velge aktuell kommune. Du kan også registrere informasjon om Ansettelsestid, eventuelle Påleggstrekk og Egne trekk. Aa-status Dersom du har satt ditt program opp til å sende informasjon og personalendringer til Aa-registeret i forbindelse med lønnskjøring, vil du kunne se status og endringer for den ansatte som er innrapportert. Merk! Ordningen for innsending av meldinger til Aa-registeret direkte fra ditt Mamut-system forventes å tre i kraft i løpet av Andre trekk Under Andre trekk kan du registrere faste, månedlige trekkbeløp og trekk for Hjemme-PC for den ansatte. Merk! Du bør kontrollere lønnsartene for "Diverse trekk" i lønnsartregistrert i forhold til kostnads- og balansekontoer slik at det blir foretatt korrekte posteringer i regnskapet ut ifra typen trekk det er snakk om. Ferie Under knappen Ferie registrerer du informasjon om antall feriedager og feriepenger. I feltet Feriedager i året legger du inn antallet dager den ansatte har rett til. Har den ansatte ikke tatt ut all ferie i fjor kan du registrere antall overførte feriedager i feltet Sparte feriedager. Brukte feriedager og Gjenværende feriedager vil bli oppdatert automatisk dersom du registrerer feriedager i fraværsregisteret. Skal du rekalkulere feriepengegrunnlaget for fjoråret slik at du får rett feriepengegrunnlag kan du klikke på søkeknappen Rekalkuler feriepengene fra fjoråret. Du får spørsmål om hvilket Opptjeningsår kalkuleringen skal gjelde for og om kalkuleringen skal gjelde den aktuelle ansatte eller alle ansatte. Totalt feriepenger til utbetaling og Feriepenger tilgode vil bli beregnet automatisk ut ifra angitt feriepengesats ved rekalkulering av feriepengene fra fjoråret eller årsavslutning av fjoråret. Dette forutsetter naturligvis at du har lønnshistorikk fra fjoråret på den ansatte. Hvis det ikke er tilfellet kan du legge inn beløpene manuelt. Feltet Utbetalte feriepenger vil bli oppdatert når du kjører ferielønn og benytter lønnsart 765 Feriepenger u/skattetrekk. Feriepengesatsen som vises vil være den du har satt som standard i Regnskapsinnstillinger, men du kan overstyre og velge en alternativ sats dersom det er aktuelt. Arbeidstakere som fyller 60 år innen 1. september i ferieåret har rett på en ekstra uke ferie og dermed 2,3 prosentpoeng ekstra feriepenger. Merk av dersom den ansatte Oppfyller kravet til 2,3 prosentpoeng ekstra feriepenger. Du må også sette innstilling for om de ekstra feriepengene skal være Av full lønn eller Opp til 6G (G står for Grunnbeløpet i Folketrygden). 255

265 LØNN OG PERSONAL Firmabil Under Firmabil kan du registrere opplysninger om den ansattes firmabil. Det kan registreres inntil to firmabiler for hver ansatt, noe som kommer til nytte dersom den ansatte bytter firmabil i løpet av et år. For å registrere informasjon om Firmabil2 må du merke denne som aktiv firmabil før du kan registrere opplysninger om bilen. Informasjon om Listepris kan skaffes hos Skattedirektoratet. Antall km kjørt i arbeidet pr. år fyller du ut i feltet Yrkeskm. Avstanden hjem-arbeid-hjem registrerer du i feltet K m h j e m-arbeid. Det er viktig at du registrerer Årsmodell for å få korrekt beregning. Fagforening Dersom den ansatte er fagorganisert kan du registrere relevant informasjon om medlemskapet under Fagforening. Skal kontingenten trekkes av den ansattes lønn må du fyller ut enten Trekkprosent eller Trekkbeløp. Du kan også legge inn nedre og en øvre grense for trekk. Marker hvilken tilknytning den ansatte har til LO/NHO i nedtrekkslisten under LO/NHO. I feltet NHO-kode kan du registrere den firesifrede koden som forteller hvilken arbeidsgruppe den ansatte tilhører. Provisjon Under Provisjon kan du merke av for Mottar provisjon dersom den ansatte er provisjonslønnet. I feltet Siste dato for provisjonsberegning registrerer du sist det ble beregnet provisjon for den ansatte. (Feltet vil bli oppdatert automatisk ved hver provisjonsberegning). I feltet Provisjonssats (%) legger du inn prosentsatsen som den ansatte skal ha og merker av for hvilket Provisjonsgrunnlag som skal være gjeldende for beregningen. For å beregne provisjon må du først velge om du skal beregne for Den aktuelle ansatte eller Alle og velger perioden det skal vises provisjon for. Deretter vil du få opp grunnlag, lønnssatser og beregnet provisjon som du kan Overføre til lønn. Lønnshistorikk Her får du en fullstendig oversikt over den ansattes lønnshistorikk for gjeldende år. Du kan sette markøren i en linje og klikke Detaljer for mer detaljert informasjon om lønnsposten. Lønnsarter Klikk på Skriv ut dersom du ønsker å skrive ut lønnshistorikken for en ansatt. Alle typer lønn som utbetales via programmet er definert som lønnsarter. Det gjelder både time- og månedslønn, skattetrekk og feriepenger for å nevne eksempler. Lønnsartregisteret inneholder en rekke forhåndsdefinerte lønnsarter. I registeret kan du opprette nye lønnsarter og redigere eksisterende dersom du har behov for det. Ved å klikke Dupliser kan du opprette en ny lønnsart med utgangspunkt i innstillingene til en eksisterende. Det kan være hensiktsmessig dersom det bare er små avvik i innstillingene på den nye lønnsarten. 256

266 LØNN ut. Du kan skrive ut en liste over alle lønnsarter og innstillinger for disse ved å klikke på Skriv Innstillinger for lønnsarter Lønnsartnr: Hver lønnsart må ha hvert sitt unike nummer. Nummeret benyttes ved lønnsregistrering og er kun et internt nummer. Beskrivelse: Skriv inn en beskrivelse av hva lønnsarten gjelder, f.eks. Timelønn, Månedslønn, Fri ulykkesforsikring etc. Teksten vil vises på lønnsslippen. Kode på lønns- og trekkoppgave: Skriv inn korrekt trekkode for lønnsarten eller klikk søkeknappen for å velge rett kode i listen. Lønnsarten må også merkes av for innberetningspliktig. Merk: Ikke alle lønnsytelser er innberetningspliktige og trenger derfor ingen kode, eller å være merket av for Innberetningspliktig. Kontonummer for føring i hovedbok: Velg kostnadskonto og balansekonto fra kontoplanen som skal benyttes ved bokføring av lønn ført med denne lønnsarten. Du kan merke av for om lønnsarten er Ordinær ytelse (vanlig lønn) eller en Tilleggsytelse (diett, bonuser etc.). Tilleggsytelser behandles i visse tilfeller annerledes enn ordinære ytelser, det kan derfor være nyttig å skille på type ytelse. Eksempler på tilfeller der det kan være aktuelt er differensiert aga og ved halv skatt. Trekkgrunnlag: Merkes av om beløpet inngår i grunnlaget for forskuddstrekk. Pensjonsgrunnlag: Styrer om lønnsarten inngår i pensjonsgrunnlaget. Sykepengegrunnlag: Merkes av om beløpet inngår i sykepengegrunnlaget. Avgiftspliktig tilskudd og premier til pensjonsgrunnlag: Benyttes i spesialtilfeller der arb.giv. andel av AGA pliktige tilskudd og premier til pensjonsordninger skal innrapporteres. Hvis dette feltet er merket av vil beløpet fra lønnsarten legges til som en egen linje i RF-1025 Årsoppgave for Skatt og AGA. Arbeidsgiveravgift: Bestemmer om beløpet skal inngå i grunnlaget for AGA. Systemet beregner da AGA på beløpet, som avsettes på systemkonto for AGA. Brutto lønn: Styrer om beløpet skal inngå i begrepet bruttolønn. Ved registrering av lønn på lønnsarter som er merket av for bruttolønn blir det summert en verdi som kan benyttes i formelfeltet. Formelen Mndlonn summerer alle lønnsarter som er merket med bruttolønn. Innberetningspliktig: Merkes det av her blir føringer på lønnsarten rapportert inn på lønns- og trekkoppgaven (du må i tillegg ha lagt inn korrekt trekkode i kodefeltet). Feriegrunnlag: Dersom dette feltet er merket av vil systemet beregne feriepenger og avsette dette korrekt på systemkontoene. Er lønnsarten også merket for AGA vil det i tillegg beregnes AGA på feriepengene, som avsettes på respektive systemkontoer. Utbetalt lønn: Styrer om lønnsarten er en utbetaling til den ansatte eller ikke. 257

267 LØNN OG PERSONAL 258 Feltene Avvikende trekkgrunnlag og Avvikende AGA grunnlag ble kun benyttet i første halvår Felt for antall: Gjør det mulig å legge inn en verdi på lønnsarten i kolonnen "antall" ved registrering av lønn. Felt for pris: Gjør det mulig å legge inn en verdi på lønnsarten i kolonnen "a pris" ved registrering av lønn. Beløpet skal være negativt: Kjører en sjekk på om beløpet som blir lagt inn ved lønnsregistrering er negativt eller ikke, dersom man legger inn et positivt beløp vil man få beskjed om at beløpet skal være negativt. Skal slås sammen på lønnsslipp: Gjør at like lønnsarter summeres opp på lønnsslippene. Antall er antall kilometer: Skal bare merkes av på lønnsarter for kilometergodtgjørelse. Antallkontroll: Kan være til nytte dersom du har behov for å bestemme satsen ut ifra hvor mange km som kjøres. For eksempel kan en sats gjelde til og med 9000 km og en annen for det overskytende. Fører du et høyere antall på lønnsarten enn det som er angitt i feltet vil du få en melding. Rutinenummer: En rutine utfører faste handlinger i systemet. Det er kun i unntakstilfeller at det vil være nødvendig å legge inn rutinenummer på egenopprettede lønnsarter. Oversikt over rutinenummer og hva rutinen gjør: 1 Trekk av påleggstrekk A 2 Trekk av eget ønsket skattetrekk 3 Utbetaling av feriepenger 4 Skattetrekk, prosenttrekk 5 Skattetrekk, tabelltrekk 6 Utbetaling/tilbakeføring av forskudd

268 LØNN 8 Trekk av bidragstrekk 9 Diverse trekk 1 10 Diverse trekk 2 11 Trekk av påleggstrekk B 12 Diverse trekk 3 13 Ikke lenger i bruk 14 Hjemme PC - trekk 15 Tjenestepensjon, Firmaets andel 16 Tjenestepensjon, Ansattes andel Formel - Lønnsgrunnlag: Formelfeltet angir hvor i personalregisteret beløpet til denne lønnsarten skal hentes fra. Ved føring av månedslønn på en ansatt styrer formelen "g_empex.r_month" at "Felt for pris" skal hentes fra månedslønnen som er ført på den ansatte. Merk! Feltene Formel - Trekkgrunnlag og Formel - AGA grunnlag er ikke lenger i bruk. Lønnsregistrering Lønnsregistreringen gjør du i et lønnsregistreringskort for hver enkelt ansatt. I fanekortet Lønn registrerer du lønns- og trekklinjer for hver av dine ansatte. I fanekortet Standardlønn kan du opprette en eller flere forhåndsdefinerte standardlønninger, f.eks. julelønn, timelønn etc. I fanekortet Historikk har du full oversikt over alle lønninger som er avregnet på den ansatte. Nederst til høyre i vinduet oppdateres hele tiden oversikt over sum til avregning, utbetaling, trekkgrunnlag og antall km hittil i år. Ved å klikke Vis ansattkort åpnes ansattkortet til aktuell ansatt. Hvordan registrere lønn 1. Velg aktuell ansatt. 2. Klikk på Kopiere std.lønn dersom du har forhåndsdefinert en standardlønn for den ansatte. --- eller --- Klikk Ny for å sette inn en lønns- eller trekklinje. (Du kan også trykke [+] på det numeriske tastaturet). 3. Tast inn L-art (lønnsartnummer) direkte i kolonnen, eller klikk Velg lønnsart for å velge i listen over lønnsarter. (Du kan også trykke [-] på det numeriske tastaturet for å få opp listen over lønnsarter). 4. Fyll ut Antall, A-pris, evt. Notat, Avdeling, Prosjekt, Trekktype og Periode. Gjenta pkt. 3-4 for alle lønnslinjer du skal registrere for den ansatte. 259

269 LØNN OG PERSONAL I nedre halvdel av lønnsregistreringsvinduet kan du merke av dersom du ønsker Halv skatt på lønningen. Du vil få spørsmål om markeringen skal gjelde for alle ansatte, svar Ja dersom det er tilfelle. Ønsker du å overstyre skattetrekket kan du merke av Overstyr skattetrekk og deretter klikke på Beregn skatt. Du får da mulighet til å redigere summen i kolonnen A-pris. Detaljer om lønns- og trekkoder: Ved registrering av lønnslinjer på lønnsarter kan du registrere detaljer på Lønns- og trekkoder umiddelbart i forbindelse med lønnsregistrering ved å klikke på knappen Rediger tilleggsfelt(er). Når informasjon er registrert på en lønnsart vil knappen Tilleggskodeinfo vises. Når du er ferdig med å registrere lønn på dine ansatte kan du klikke på knappen Lønnsavregning for å starte veiviseren for lønnskjøring. Standardlønn I fanekortet Standardlønn kan du opprette en eller flere forhåndsdefinerte standardlønninger, f.eks. julelønn, timelønn etc. Bruk av standardlønn forenkler lønnsregistreringen og du slipper å registrere samme data flere ganger. I øvre del av vinduet opprettes/redigeres standardlønningene, mens nedre del viser standardlønn som er dannet på bakgrunn av opplysninger i ansattkortet. Ønsker du at enkelte lønnsarter ikke skal være med i standardlønn basert på opplysninger i ansattkortet kan du fjerne markeringen for "Skal være med". Ved å klikke på søkeknappen kan du opprette flere standardlønninger. Sørg for at ønsket standardlønn er markert i nedtrekkslisten før du begynner å spesifisere innholdet i lønnen. 260

270 LØNN Hvordan legge til en lønnsart under egendefinert standardlønn 1. Klikk Ny. 2. Tast inn L-art (Lønnsartnummeret), evt. klikk på Velg lønnsart. 3. Tast inn Antall, A-pris, og evt. Notat. 4. Velg Avdeling og Prosjekt. 5. Bestem om Trekktype skal være prosent eller tabell. Lønnsarten er lagt til. Historikk I fanekortet Historikk har du full oversikt over alle lønninger som er avregnet på den ansatte. Ved å klikke Detaljer vil du få mer detaljerte opplysninger om lønningen. Ønsker du å reversere en lønn kan du enkelt gjøre det ved å klikke på slette knappen. Ved reversering vil det opprettes en ny lønn med motsatt antall som skal avregnes. Du kan også skrive ut en rapport som viser lønnshistorikken på den ansatte. Fordele lønnslinjer på trekkoder Denne listen viser alle lønnslinjer som skal innrapporteres på lønns- og trekkoppgaven for en ansatt i et valgt år. I tillegg vises Trekkodene som skal brukes i forbindelse med Lønns- og trekkoppgave og Årsoppgave for arbeidsgiveravgift (Følgeskriv til lønns- og trekkoppgaver). Du finner funksjonen på menyen Vis - Lønn - Fordele lønnslinjer på trekkoder. Kodene som er vist under kolonnen Std. trekkoder er hentet fra lønnsartregisteret. Her kan du overstyre trekkoder for den enkelte lønnslinje. Dette gjelder spesielt Kjøregodtgjørelse og Firmabil, hvor trekkoden avhenger av hvilke måneder lønnslinjene er opparbeidet i. Det kan også være nødvendig å splitte en og samme lønnslinje på flere trekkoder. Systemet har laget et forslag til overstyring av trekkoder. I kolonnen lengst til høyre, Overstyrt trekkode, vises de koder som systemet (eller du selv) har overstyrt. Koden som står i denne kolonnen vil bli brukt på lønns- og trekkoppgavene. Er du uenig i overstyrt kode, må du endre dette her. 261

271 LØNN OG PERSONAL Hvordan redigere en lønnslinje 1. Velg År og Ansatt i nedtrekkslistene øverst til venstre 2. Velg om du vil vise Kun lønnslinjer ifm kilometergodtgjørelse eller firmabil, eller Alle lønnslinjer. 3. Merk linjen du ønsker å redigere og klikk på Rediger. Du kan nå Overstyre trekkode på lønnslinjen. Merk! Dersom du mener at trekkoden som er registrert på lønnsarten er feil, bør det endres på lønnsarten i stedet for å overstyre en og en lønnslinje i ettertid. Overstyring av trekkode Dette er en del av funksjonen for å fordele lønnslinjer på trekkoder. I dette vinduet kan du overstyre hvilken Trekkode lønnslinjen skal innrapporteres med på Lønns- og trekkoppgave og Årsoppgave for arbeidsgiveravgift (Følgeskriv til lønns- og trekkoppgaver). Her kan du velge mellom: Trekkode for lønnsart. Lønnslinjen vil nå beholde trekkoden som er registrert på lønnsarten. Om du velger dette vil du oppheve en eventuell overstyring eller splitting på andre trekkoder. Overstyre trekkode, gir mulighet til å velge en annen trekkode for denne lønnslinjen. Trekkoden velges i nedtrekkslisten til høyre. Ønsker du å endre trekkode for alle lønnslinjer under samme lønnsart bør du i stedet endre i lønnsartregisteret. Splitte på flere trekkoder, gir anledning til å dele opp lønnslinjen slik den kan rapporteres på flere trekkoder. Følg deretter denne prosedyren 1. Klikk Ny for å legge inn nytt beløp. Du kan legge inn så mange beløpslinjer du ønsker. 2. Velg Koden denne delen av lønnslinjen skal rapporteres med. 3. Legg inn Pris og Antall. Dette summeres under kolonnen Sum. 4. Gjenta punkt 1 og 2 til Total sum for de nye linjene stemmer med Total sum ført på lønnslinjen (den opprinnelige lønnslinjen). 5. Klikk OK når dette kravet er oppfylt. Vinduet lukkes og du kan velge en ny lønnslinje. Avregning av lønn Selve lønnskjøringen ledes av en veiviser bestående av seks trinn. Veiviseren kan startes ved å klikke knappen for Lønnsavregning i lønnsregistreringsvinduet eller ved å velge Vis - Lønn - Avregning. Veiviseren gjør at du hele veien kan kontrollere og tilpasse informasjonen. I venstre kant vil du kunne følge med på hvilket trinn du er på. Hvis programmet oppdager feil eller mangler underveis, for eksempel at det ikke er registrert skattetabell eller -prosent på en ansatt, vil du få melding om dette. 262

272 LØNN Utvalg ansatte: Marker om det skal beregnes lønn for Alle, en Avdeling, eller om du skal kjøre lønn på en spesifikk Lønnsperiodisering. Markerer du Avdeling eller Lønnsperiodisering velger du ønsket alternativ i nedtrekkslistene. Velger du Alle kan du likevel tilpasse utvalget ved hjelp av piltastene i midten. Periodisering: Her velger du hvilken Periode, År og Dato det skal kjøres lønn på, både med hensyn til Lønn (Lønnshistorikk) og Regnskap (Hovedbok). Velg om du vil skrive ut til Skjerm eller Skriver, utskriften kommer når du klikker Neste. Merk! Du må velge utskrift til Skriver for å komme videre i lønnsavregningen. Overføring til regnskap: Kontroller først at lønnsjournal og konteringsbilag stemmer. Bestem deretter om du vil Overføre lønn til regnskap, Gå direkte til utbetaling uten å overføre til regnskap eller om du ønsker en Forhåndsvisning av lønnsslipper. Merk! Når lønnen er overført til regnskapet er det ikke lenger mulig å gå tilbake i veiviseren. 263

273 LØNN OG PERSONAL Dersom du benytter programmet til å sende Aa-meldinger til NAV kan du opprette grunnlag for dette her. Se mer om Aa-meldinger i avsnittet Meldinger til Aa-registeret Utskrift av lønnsslipper: Her registrerer du hvor mange utskrifter du vil ha av hver lønnsslipp. Du kan velge å skrive ut lønnsslippene til ulike medier (e-post/skriver) hvis du velger mer enn én utskrift. Markerer du Skriv ut samlet vil utskriftene sorteres på ansatt. Ved utskrift av lønnsslipper til e-post kan du skrive inn ønsket tekst i emnefeltet på e-posten. Utbetaling: Her velger du om det skal skrives ut utbetalingsliste. Dersom du benytter lønnsremittering, og det er valgt remittering som betalingsmåte for en eller flere ansatte, kan du merke av for Åpne remitteringsmodul for å opprette en remitteringsfil til din bank. Se mer om lønnsremittering i avsnittet "Lønnsremittering". Fullført: Når du kommer hit er lønnskjøringen fullført og du får en statusoversikt over det som er gjort. 264

274 LØNN Tips! Innen modulene for kontakt, salg, innkjøp, logistikk, regnskap og lønn er det en rekke prosesser som kan aktiveres og som da vil generere opprettelse av oppfølgingsaktiviteter automatisk. Du kan selv bestemme hvilke av de mulige prosessene du ønsker å aktivere. Oversikten over hvilke oppfølgingsaktiviteter som er mulig å aktivere finner du ved å velge Vis - Aktivitet - Oppfølgingsaktiviteter. Terminoppgave Om terminoppgave for forskuddstrekk, RF-1037 Alle arbeidsgivere skal hver termin levere terminoppgave for forskuddstrekk til skatteoppkreveren i kommunen arbeidsgiveren tilhører. Den vanlige oppgjørsperioden for forskuddstrekket er på to måneder. Det er således seks oppgjørsperioder per år (januar/februar, mars/april, mai/juni, juli/august, september/oktober og november/desember). For arbeidsgivere som har tekniske muligheter for det skal terminoppgaven for forskuddstrekk (og arbeidsgiveravgift) innsendes/innleveres på maskinlesbart medium etter Skattedirektoratets Recordbeskrivelse av 2006, for eksempel på diskett. I 2004 ble det også åpnet opp for å levere elektronisk til Altinn på Arbeidsgivere som ikke har tekniske muligheter for det skal fylle ut en egen terminoppgave for oppgjørsperiodens forskuddstrekk. Terminoppgaven er en fellesblankett som også gjelder for arbeidsgiveravgiften. Maskinell beregningsoppgave sendes til den datasentral som er bestemt for arbeidsgiveren. Hvilken får du vite av skatteoppkreveren. Manuell terminoppgave sendes til skatteoppkreveren i kommunen arbeidsgiveren tilhører. Om refusjon av sykepenger 1. januar 2006 bortfalt ordningen med refusjon av arbeidsgiveravgift for trygdeytelser (sykepenger, fødselspenger mv.) som tilbakebetales etter folketrygdeloven. Det gis i stedet et fritak for arbeidsgiveravgift, under forutsetning av at ytelsene faktisk blir refundert. Dette løses praktisk slik at arbeidsgiverne får et fradrag i grunnlaget for arbeidsgiveravgift i den terminen ytelsene blir refundert fra Rikstrygdeverket. Grunnlaget for den faktiske refusjonen skal nå spesifiseres separat på oppgaven. 265

275 LØNN OG PERSONAL Viktig! På grunn av at både terminoppgaven og årsoppgaven har egne felter for refusjon av sykepenger, er det ikke lenger nødvendig å føre noen korrigeringer fra lønnsmodulen i Mamut Business Software. Vi anbefaler derfor at du kun fører et bilag fra bilagsregistrering på refusjonen bedriften mottar fra Rikstrygdeverket. Når du legger inn refusjonen ved utskrift av terminoppgaven, vil programmet automatisk trekke fra arbeidsgiveravgiften som har blitt refundert, slik at det er riktig beløp som kommer til utbetaling. Refusjonsgrunnlaget registreres i veiviseren for utskrift av terminoppgaven og skal legges inn uten fortegn. Informasjon som legges inn i feltene Avgiftspliktige ytelser refundert fra Rikstrygdeverket og Annen bagatellmessig støtte vil bli lagret per termin og summert på årsoppgaven. Fra rapportmodulen kan du skrive ut rapporten Avstemming av forbrukt fribeløp for detaljert informasjon om refusjoner og annen bagatellmessig støtte. Hvordan skrive ut terminoppgaven? Hver termin skal alle arbeidsgivere levere terminoppgave for forskuddstrekk til skatteoppkreveren i kommunen arbeidsgiveren tilhører. Oppgaven kan enten leveres på papir eller elektronisk via Altinn. Slik skriver du ut terminoppgaven 1. Klikk Fil øverst i programvinduet, og velg Skriv ut. 2. Velg Lønn i menyen til venstre. 3. Velg rapporten Terminoppgave for forskuddstrekk, RF-1037, etter Klikk Skriv ut. 5. Velg termin i nedtrekkslisten, skriv inn NACE-kode og velg Kategori i nedtrekkslisten for dette. 6. Merk av for Ferdigutfylt dersom du har blanketter som har forhåndsutfylt informasjon. 7. Velg Lag oppgaven på diskett om du ønsker dette. Sørg for at du har en tom diskett i diskettstasjonen. 8. Fyll evt. ut feltene for Avgiftspliktige ytelser refundert fra Rikstrygdeverket og Annen bagatellmessig støtte dersom det er aktuelt. 9. Klikk OK for å skrive ut rapporten. Du har nå skrevet ut terminoppgaven. 266 Innlevering av terminoppgaven via Altinn Ved hjelp av tilleggsprogrammet Mamut for Altinn kan du enkelt levere RF-1037 Terminoppgave for forskuddstrekk til Altinn. For å kunne levere elektronisk fra ditt Mamut-program til Altinn må du via programmet Mamut for Altinn. Programmet er gratis og kan lastes ned fra våre nettsider: Slik går du frem etter å ha lastet ned og installert Mamut for Altinn 1. Åpne Mamut Business Software. 2. Velg Fil og klikk Skriv ut. 3. Velg Lønn i menyen til venstre.

276 LØNN 4. Marker Terminoppgave for forskuddstrekk, RF-1037, etter Klikk Skriv ut. 6. Velg termin i nedtrekkslisten, skriv inn NACE-kode og velg Kategori i nedtrekkslisten for dette. 7. Merk av for Levere oppgaven via Altinn. 8. Fyll evt. ut feltene for Avgiftspliktige ytelser refundert fra Rikstrygdeverket og Annen bagatellmessig støtte dersom det er aktuelt. 9. Klikk OK. 10. Logg inn med ditt brukernavn og passord i Mamut for Altinn. (Vil bare være nødvendig dersom du benytter ulike brukernavn i Mamut og Mamut for Altinn) 11. Følg veiviseren og eksporten av dine data til Mamut for Altinn. 12. Kontroller at opplysningene stemmer og klikk OK. 13. Klikk Send skjema til Altinn for å levere terminoppgaven. Terminoppgaven er nå sendt til Altinn. Du kan lese mer om programmet Mamut for Altinn på Lønns- og trekkoppgave Hvert år må alle arbeidsgivere som har utbetalt lønn til arbeidstakere sende arbeidstakeren en lønns- og trekkoppgave i papirutgave. I tillegg må alle opplysninger som fremkommer på hver lønns- og trekkoppgave sendes inn til skatteoppkreveren enten elektronisk eller på papir. Da disse opplysningene blir lagt til grunn ved ligningen av skatteyter er det svært viktig at arbeidsgiver innberetter lønn, og andre ytelser og godtgjørelser, med riktig kode. Innleveringsfrist Fristen for innlevering av lønns- og trekkoppgaven er 20. januar året etter lønnsåret (inntektsåret). Fristen gjelder ved innlevering papir. Velger du å levere på diskett, CD eller elektronisk via Altinn er fristen 31. januar. Skjemaer til lønns- og trekkoppgave RF-1015 Lønns- og trekkoppgaver RF-1025 Årsoppgave for arbeidsgiveravgift - følgeskriv til lønns- og trekkoppgaven Vær oppmerksom på at du kan skrive ut ovennevnte rapporter så mange ganger du måtte ønske det uten å godkjenne utskriftene. På den måten kan du gjøre de tilpasningene som er nødvendige før du skriver ut det endelige eksemplaret som sendes til myndighetene. Endringsoppgave Dersom du har kjørt lønn, eller gjort andre endringer som påvirker lønns- og trekkoppgavene etter at disse er godkjent og sendt inn, må du skrive ut og sende inn endringsoppgaver. Endringsoppgaver genereres fra veiviseren for lønns- og trekkoppgaver. 267

277 LØNN OG PERSONAL Nyttig å vite før utskrift av lønns- og trekkoppgaver Hvert år rundt årsskiftet kommer det en ny versjon av Mamut Business Software som inneholder bl.a. oppdaterte skattetabeller, satser og nye rapportfiler for lønns- og trekkoppgave og årsoppgave. Det er derfor viktig at du oppdaterer til denne lønnsversjonen før du begynner å generere lønns- og trekkoppgaver for fjoråret samt utføre lønnskjøringer i nytt regnskapsår. VIKTIG! Du må oppdatere til ny versjon av ditt Mamut-program før du skriver ut lønns- og trekkoppgaver for fjoråret. Nyeste versjon kan til enhver tid lastes ned fra Blanketter Før du skriver ut lønns- og trekkoppgaver må du skaffe deg lønns- og trekkoppgave blanketter som du legger i skriveren din før utskrift. Blankettene får du hos ditt lokale skattekontor eller på Tilleggskoder For flere av lønnskodene kreves det tilleggsinformasjon på lønns- og trekkoppgaven. Dette gjelder for eksempel kodene for diett hvor du skal legge inn antall døgn. Du må registrere tilleggskodene før utskrift av lønns- og trekkoppgavene. Avstemmingsrapporter for lønns- og trekkoppgave og årsoppgave for arbeidsgiveravgift I rapportmodulen finner du to ulike rapporter som kan være til god hjelp ved avstemming av lønnsog trekkoppgaver og årsoppgave for arbeidsgiveravgift. Rapporten Avstemming av lønns- og trekkoppgave bryter ned tallene fra lønns- og trekkoppgavene til linjene som er grunnlaget for hver enkelt post. Avstemmingsrapporten for årsoppgaven viser en oversikt over lønnslinjene som danner grunnlaget for summeringen av kodene samt avgifts- og innberetningsgrunnlag. Innlevering for flere firmaer på diskett Ønsker du å levere lønns- og trekkoppgaver på fil, og har flere firmaer å levere for, kan du benytte samme diskett til dette. Følg veiledningen på neste side for alle firmadatabaser, når du kommer til sjekken for lønns- og trekkoppgavefilen vil du få melding om at filen finnes fra før på disketten. Klikk knappen Legg til, og dataene vil bli lagt til i samme fil på disketten. Utskrift av Lønns- og trekkoppgaver Opplysninger i lønns- og trekkoppgavene blir lagt til grunn ved ligningen av skatteyter. Det er derfor svært viktig at arbeidsgiverne foretar riktig lønnsinnberetning. Prosessen for å skrive ut lønns- og trekkoppgavene ledes av en veiviser. Denne leder deg gjennom prosessen og gjør arbeidet med utskriftene enklere. 268

278 LØNN Merk! I veiviseren for lønns- og trekkoppgaver kan du, i tillegg til å skrive ut oppgavene på blanketter, også generere en maskinlesbar fil som inneholder dataene fra oppgavene. Du trenger derfor ikke velge utskriftsmedium på vanlig måte i nedtrekkslistene Send til ved utskrift av lønnsog trekkoppgaver. Hvordan skrive ut lønns- og trekkoppgaver 1. Velg Vis - Lønn - Rapporter. 2. Velg Lønn i menyen til venstre og marker Lønns- og trekkoppgave. 3. Klikk Skriv ut. 4. Velg aktuelt år i nedtrekkslisten for dette. 5. Merk av for Lønns- og trekkoppgave (RF-1015) og Årsoppgave for arbeidsgiveravgift/følgeskriv til lønns- og trekkoppgaven (RF-1025). 6. Klikk Neste. 7. Skriv ut oppgaven for Alle ansatte eller Én ansatt. Dersom du ikke har testet utskriften mot årets blankett anbefaler vi at du skriver ut for bare én ansatt. Treffer ikke utskriften korrekt, kan du redigere rapporten før du skriver ut for alle. 8. Klikk Neste. 9. Klikk Skriv ut i forhåndsvisningsvinduet for å skrive ut lønns- og trekkoppgavene på forhåndstrykte blanketter. 10. Velg om du vil produsere en maskinlesbar oppgave med standard filnavn til diskett, bruke et annet filnavn og/eller å lagre filen i en annen katalog. 11. Klikk Neste. 12. Klikk OK på meldingen som bekrefter at maskinlesbar oppgave er skrevet. 13. Velg Ja dersom du ønsker å godkjenne oppgaven og klikk Neste. 269

279 LØNN OG PERSONAL 14. Velg om du vil skrive ut Følgeskriv til lønns- og trekkoppgaven, RF Velg i så fall rett Kategori og fyll ut eventuelle Avgiftspliktige ytelser refundert fra Rikstrygdeverket og Annen bagatellmessig støtte. Merk av dersom refusjonsbeløpene er korrigert via lønnsmodulen. 15. Klikk Neste. 16. Klikk Skriv ut fra forhåndsvisningsvinduet for utskrift av Årsoppgave for arbeidsgiveravgift, følgeskriv til lønns- og trekkoppgaven. 17. Klikk Fullfør for å avslutte veiviseren for lønns- og trekkoppgaver. Merk! Har du levert lønns- og trekkoppgaven maskinelt må du avvente en kvittering på denne før du sender inn Årsoppgaven for arbeidsgiveravgift - følgeskriv til lønns- og trekkoppgaven. Altinn: Har du levert oppgaven til Altinn skal det ikke sendes inn årsoppgave. Skattedirektoratet vil på grunnlag av mottatt informasjon fylle ut en Årsoppgaven (RF-1025e) og legge denne ut i arkivet i Altinn. Koder på lønns- og trekkoppgave Listen over koder på lønns- og trekkoppgave skal i utgangspunktet inneholde alle tilgjengelige koder, men dersom det blir endringer i lover og regler i løpet av året, kan det hende at du må legge inn en ny kode manuelt. I kodeoversikten kan du klikke Ny for å legge til en ny kode eller Rediger for å redigere en eksisterende. I vinduet du får opp legger du inn Kodenr. og Beskrivelse. Dersom du ønsker at Lønnslinjer skal summeres med omvendt fortegn kan du merke av for dette. Dette gjelder primært forskuddstrekk, men også alle andre trekktyper. Merker du av her vil tallene ført med denne koden vises med motsatt fortegn på lønns- og trekkoppgaven. 270 Tilleggskoder for lønns- og trekkopgave Valget for å legge inn tilleggsfelter for lønns- og trekkoppgaver finner du ved å velge Vis - Lønn og klikke Tilleggskoder for lønns- og trekkoppgave. Du får da opp et vindu med en liste som viser lønns- og trekk-kodene den ansatte skal innrapportere det aktuelle året. (Korrekt ansatt og aktuelt år velges i nedtrekkslistene.)

280 LØNN Hvordan registrere tilleggsinformasjon på koder for lønns- og trekkoppgave 1. Velg Vis - Lønn - Tilleggskoder for Lønns- og trekkopgave. 2. Velg hvilken ansatt og hvilket år du vil se lønns- og trekkoder for i de to øvre nedtrekkslistene. 3. Samtlige koder som er registrert på den ansatte vises i feltet til venstre i vinduet. Marker den koden du vil se tilhørende lønnslinjer for. 4. Dette feltet viser lønnslinjene som tilhører koden du markerte i feltet til venstre. Legg linjene i grupper (1-6) ved hjelp av nedtrekkslistene i kolonnen Gruppe. Når du klikker på fanekortene (1-6), ser du hvordan utrapporteringen på lønns- og trekkoppgaven blir. 5. Når du markerer ett av fanekortene (1-6), vil det i mange tilfeller komme til syne et tilleggsfelt til høyre i vinduet. Hvis du ønsker tilleggsverdier på noen av linjene, må du fylle ut disse manuelt her. Merk! Ved registrering av lønnslinjer på lønnsarter kan du registrere detaljer på Lønns- og trekkoder umiddelbart i forbindelse med lønnsregistrering ved å klikke på knappen Rediger tilleggsfelt(er). Når informasjon er registrert på en lønnsart vil knappen Tilleggskodeinfo vises. NB! Mamut støtter ikke automatisk beregning av tilleggsfeltene. Hvordan tilpasse en rapport slik at feltene treffer korrekt på blanketten? Dersom du opplever at samtlige felter på en rapport ikke treffer korrekt ved utskrift på en ferdigtrykt blankett, kan du redigere rapporten og deretter skrive ut på nytt. Årsaker til at utskrifter ikke bestandig treffer korrekt kan være ulike type skrivere og skriverdrivere. NB! For at du skal få skrevet ut rapportene du har redigert, må du velge å skrive ut Firmarapporter og ikke Fellesrapporter når du tar ut rapporten. I brukerinnstillingene kan du velge hvilket rapportområde som skal være forvalgt når du tar ut rapporter. Hvordan flytte alle felter på en rapport 1. Velg Vis - Innstillinger - Rapporter. 2. Klikk Rapport-/Etiketteditor. 3. Marker aktuell rapport, f.eks. Lønns- og trekkoppgave. 4. Klikk Rediger. 5. Velg menyen Edit/Select all. Samtlige felter blir nå markert. Tips! Dersom du kun skal flytte et felt, markerer du kun dette ene feltet ved å klikke på det en gang med venstre museknapp. 6. Bruk deretter piltastene på tastaturet til å flytte feltene i riktig retning. 7. Velg File/Save. 8. Deretter velger du File/Close. 9. Skriv ut rapporten på nytt. Kontroller at utskriften treffer korrekt, hvis ikke må du sjekke at standard rapportområde er satt til Firmarapporter i brukerinnstillingene dine. Se mer om dette ovenfor. 271

281 LØNN OG PERSONAL Innlevering av Lønns- og trekkoppgaver via Altinn Altinn har åpnet opp for elektronisk innlevering av lønns- og trekkoppgaver og Skattedirektoratet vil på grunnlag av mottatt informasjon fylle ut en Årsoppgaven (RF-1025e) og legge denne ut i arkivet i Altinn. Muligheten for elektronisk innlevering gjelder både ved innsending fra fagsystem og ved manuell registrering på Altinn-portalen. I Mamut er dette løst ved at du velger Lever oppgave til Altinn i veiviseren for lønns- og trekkoppgaver. Skjemaet er i Altinn og Mamut for Altinn bygd opp slik at du har en hovedside med en liste over de ansatte, samt totaltallene (tilsvarende årsoppgaven), og en underside (vedlegg) pr. ansatt (tilsvarende lønns- og trekkoppgaven). Du kan i Mamut for Altinn gå over tallene og kontrollere de, før du sender de endelig inn til Altinn-portalen. Inne på portalen vil du kunne ta ut en rapport (RF-1025e) over informasjonen som er sendt inn. Bruker du Altinn for innsendelse av Lønns- og trekkoppgaver, erstatter RF-1025e dagens RF Det skal ikke sendes inn noen RF-1025 Årsoppgave for arbeidsgiveravgift på papir til skatteoppkrever. Skatteoppkrever har fått all nødvendig informasjon fra denne oppgaven. Den enkelte ansattes Lønns- og trekkoppgave må fortsatt skrives ut på papir og oversendes den ansatte. Dette gjøres via rapportmodulen i Mamut uavhengig av levering via Altinn. 272 Slik går du frem for å sende inn lønns- og trekkoppgaver til Altinn 1. Velg Vis - Lønn - Rapporter. 2. Velg Lønn i menyen til venstre. 3. Marker rapporten Lønns- og trekkoppgave. 4. Klikk Skriv ut. 5. Velg Lever oppgave til Altinn. 6. Velg Ja dersom du ønsker å godkjenne oppgaven, og klikk Neste. 7. Velg rett Kategori, fyll ut NACE og eventuelle Avgiftspliktige ytelser refundert fra Rikstrygdeverket samt Annen bagatellmessig støtte.

282 LØNN 8. Klikk Neste. 9. Skriv eventuelt ut årsoppgaven dersom du ønsker et eksemplar på papir eller lukk forhåndsvisningsvinduet. 10. Logg inn med ditt brukernavn og passord i Mamut for Altinn. (Vil bare være nødvendig dersom du benytter ulike brukernavn i Mamut og Mamut for Altinn). 11. Klikk Neste. 12. Skjemaer du har valgt å eksportere vises, klikk Neste. 13. Velg hvilken klient du ønsker å eksportere informasjonen til og klikk Neste. 14. Klikk Ferdig for å fullføre eksporten. 15. Klikk Ja for å importere nevnte skjemaer i Mamut for Altinn. 16. Kontroller at lønns- og trekkopplysningene stemmer og klikk OK. 17. Klikk Send skjema for å levere til Altinn. Merk! Du må ha installert siste versjon av Mamut for Altinn for å kunne sende inn lønns- og trekkoppgaver til Altinn. Om Mamut for Altinn Mamut for Altinn er et frittstående program for å opprette og sende skjemaer til Altinn portalen på Programmet kan kobles til både Mamut Business Software, datax-programvare eller brukes uten kobling til et regnskapssystem. Kobles Mamut for Altinn til et Mamut Regnskapsprogram vil data kunne hentes direkte til skjemaer som støttes av regnskapssystemet. Skjemaer som ikke støttes kan legges til og fylles ut i Mamut for Altinn. Du kan laste ned Mamut for Altinn fra Internett: Rapportering til Aa-registeret Meldinger til Aa-registeret Merk! Ordningen for innsending av meldinger til Aa-registeret direkte fra ditt Mamut-program forventes å tre i kraft i løpet av Alle arbeidsgivere plikter å registrere sine ansatte i Arbeidsgiver- og arbeidstakerregisteret (Aaregisteret) og informere om endringer som skjer i ansettelsesforhold. Endringer som må rapporteres er bla nye ansatte, endring av stilling, endringer i antall arbeidstimer pr. måned, ansatte som har sluttet m.m. I Mamut er det mulig å sende personalendringer til Aa-registeret i forbindelse med lønnskjøring. Innstillinger Før du kan ta i bruk funksjonaliteten må du opprette en avtale om innsending med NAV. Deretter må du sette innstillinger i firmainnstillinger for lønn. I fanekortet Innstillinger for meldinger til Aa-registeret setter du innstillinger for rapportering til Aa-registeret. I feltet Standard bedriftsnummer må du sette inn ditt firmas bedriftsnummer. Det gjør du ved å klikke på søkeknappen til høyre for nedtrekkslisten og velge Endre i standardregister. Har du kun en virksomhet vil bedriftsnummeret normalt være ditt juridiske organisasjonsnummer. Dersom ditt foretak ikke har fått tildelt organisasjonsnummer på bedriftsnivå har ditt foretak ikke tilgang til denne tjenesten. Kontakt Enhetsregisteret (Brønnøysund) for å få bedriftsnummer. 273

283 LØNN OG PERSONAL I personalregisteret må du spesifisere den ansattes Stilling i nedtrekkslisten for dette. Dersom stillingen ikke finnes i nedtrekkslisten kan du registrere den i standardregisteret ved å høyreklikke og velge Endre i standardregister. For å kunne rapportere stillingsendringer korrekt til Aaregisteret må du legge inn STYRK kode for stillingene du oppretter. Du finner en oversikt over koder på I tillegg må du under fanekortet Lønn og knappen Lønn notere hvor mange arbeidstimer den ansatte har. Rapportering til Aa-registeret Første rapportering til Aa-registeret anbefaler vi at du kjører ved å velge Vis - Lønn - Aameldinger. Det utføres da en statuskontroll for dine ansatte. Vanligvis vil rapporteringen til Aaregisteret skje i forbindelse med lønnskjøring etter godkjenning av lønnsjournal og konteringsbilag. Det vil da kjøres en sjekk og systemet gir beskjed dersom det er endringer som skal rapporteres. En veiviser vil åpnes og du vil få opp en rapport som viser endringene som er klar for innrapportering. 274

284 LØNN I neste steg i veiviseren vil endringene bli sendt inn via fil eller web, avhengig av hva du har spesifisert i firmainnstillingene. Du vil deretter få en bekreftelse på at endringene er rapportert og systemet vil oppdatere status i programmet. Tips! Under fanekortet Lønn i personalregisteret finner du knappen Aa-Status. Ved å klikke på denne vil du få full oversikt og status på alle endringer på den ansatte som er sendt til Aaregisteret. Årsoppgave for arbeidsgiveravgift via Altinn Mamut for Altinn er et frittstående program for å opprette og sende skjemaer til Altinn portalen på Se mer om Mamut for Altinn nedenfor. Aa-status Dersom du har satt ditt program opp til å sende informasjon og personalendringer til Aa-registeret i forbindelse med lønnskjøring, vil du kunne se status og endringer for den ansatte som er innrapportert. Merk! Ordningen for innsending av meldinger til Aa-registeret direkte fra ditt Mamut-system forventes å tre i kraft i løpet av

285 LØNN OG PERSONAL Lønnsremittering Ved lønnsremittering utbetales lønn direkte over bank ved at du genererer lønnsremitteringsfiler. Dette gjør at du kan utbetale lønn på en raskere, rimeligere og mer effektiv måte enn om du skulle foreta utbetalingene manuelt. Funksjonen forutsetter at remittering er aktivert gjennom regnskapsinnstillingene, i tillegg må du ha satt utbetalingsmåte til remittering på de ansatte i personalregisteret. Aktiver lønnsremittering på de ansatte 1. Velg Vis - Lønn og Personalregister. 2. Klikk Lønn i fanekortet Lønn. 3. Velg Remittering i nedtrekkslisten for Utbetalingsmåte. 4. Klikk OK. 5. Klikk Ja dersom du ønsker å oppdatere alle ansatte med denne innstillingen. 6. Klikk OK. Veiviser for generering av lønnsremitteringsfiler 1. Start veiviseren på en av følgende måter: Velg Åpne lønnsremitteringsmodulen når du kommer til steget for Utbetaling i lønnskjøringen. 276

286 LØNN Velg Vis - Lønn og Lønnsremittering etter at du har kjørt lønnen. I begge tilfeller startes samme veiviser. 2. Velg remitteringsformat. Standard remitteringstype vil automatisk velges ut fra regnskapsinnstillingene dine. Du kan endre remitteringsinnstillingene ved hjelp av søkeknappen. 3. Klikk Neste. 4. Velg hvilke ansatte som skal lønnsremitteres. Ansatte som har utbetalingsmåte Remittering vil vises i listen under status Skal sendes. a. Velg korrekt År. b. Velg korrekt Lønnskjøring. c. Fjern markeringen i kolonnen Betal dersom det er ansatte du ikke skal betale nå, men som skal utbetales senere. Dersom det er poster som aldri skal utbetales klikker du Rediger og velger Skal ikke sendes. Posten flyttes til statusen Skal ikke sendes. 277

287 LØNN OG PERSONAL d. Sett korrekt utbetalingsdato i feltet Utbetales. 5. Klikk Neste. 6. Du vil nå få opp rapporten Skal sendes. Klikk Print report for å skrive ut rapporten. Klikk Close Preview for å lukke forhåndsvisningen. 7. Du vil nå komme inn i vinduet for opplysninger om remitteringsfilen. Denne henter ut informasjon som du har lagt inn i regnskapsinnstillingene. 8. Klikk Neste, remitteringsfilen har nå blitt generert. Les inn filen for å kontrollere. 9. Klikk Fullfør for å avslutte og godkjenne lønnsremitteringen. Neste gang du går inn i lønnsremittering vil du finne igjen disse postene under statusen Er sendt. Elektronisk overføring av skattekort Elektronisk skattekortoverføring er en tjeneste Skattedirektoratet tilbyr arbeidsgivere, slik at de arbeidsgivere som ønsker det, kan få overført skattekortopplysninger for sine ansatte elektronisk. Elektronisk overføring av skatteinformasjon forenkler prosessen med den årlige oppdateringen av alle ansatte og kan være svært hensiktsmessig å benytte dersom man har mange ansatte. I Mamut er det laget en veiviser for elektronisk skattekortoverføring. Veiviseren startes ved å velge Vis - Lønn - Elektronisk skattekort og benyttes både ved generering av fil til skattemyndighetene og ved innlesing av fil med skattekortsinformasjon. Etter å ha generert en fil med informasjon om hvilke ansatte man ønsker oppdatert skatteinformasjon om vil rapporten Eksport til Skatteetaten forhåndsvises. Rapporten lister opp alle aktive ansatte, sortert på etternavn og inneholder informasjon om personnummer, etternavn, fornavn, adresse og skattekommune. Filen vil som standard bli generert på diskett som må sendes inn til en av skatteoppkrevernes datasentraler, helst den samme som lønns- og trekkoppgavene blir sendt til. Skattedirektoratet vil tilføre de aktuelle skatteopplysninger og returnere disketten. 278

288 LØNN Når disketten er mottatt i retur kan den leses inn ved hjelp av veiviseren. Ved innlesing kan du velge hvilket år skattekortinformasjonen skal importeres for. Som standard vil aktivt regnskapsår være valgt, men dette kan overstyres. Eksport av fil med skattekortsinformasjon For å kunne motta skattekortsinformasjon elektronisk fra Skattemyndighetene må du først eksportere en fil som inneholder informasjon om hvilke ansatte du ønsker å motta informasjon om. Filen skal hete SKORT og må sendes inn til Skattemyndighetene på diskett. Hvordan eksportere fil med skattekortsinformasjon 1. Velg Vis - Lønn - Elektronisk skattekort. 2. Merk av for Generer fil for innsendelse til skattemyndighetene og klikk Neste. 3. Katalog = A:\ og Filnavn = SKORT vil være foreslått som standard, men filbane og filnavn kan overstyres. 4. Klikk Neste. 5. En forhåndsvisning av rapporten Eksport til Skatteetaten vil vises med informasjon om hvilke ansatte det skal innhentes oppdatert skattekortsinformasjon om. 6. Lukk vinduet når du har kontrollert at listen stemmer. 7. Klikk Fullfør. Du kan nå sende inn disketten med filen SKORT til Skattemyndighetene som vil tilføre de aktuelle skatteopplysningene og returnere disketten. 279

289 LØNN OG PERSONAL Import av fil med skattekortsinformasjon Når du har fått tilbake SKORT-filen du sendte på diskett til Skattemyndighetene må du importere filen for å oppdatere skattekortsinformasjonen for dine ansatte. Hvordan importere fil med skattekortsinformasjon 1. Velg Vis - Lønn - Elektronisk skattekort. 2. Merk av for Les inn fil med skattekortsinformasjon og klikk Neste. 3. Programmet foreslår automatisk å importere fra A:\ og filnavnet SKORT, men innstillingene kan overstyres dersom det skulle være behov for dette. 4. Velg korrekt Skattekortsår. 5. Klikk Neste. 6. Klikk Fullfør for å fullføre veiviseren for import. Skattekortinformasjonen er oppdatert for dine ansatte. Om obligatorisk tjenestepensjon Stortinget vedtok å innføre obligatorisk tjenestepensjon fra for alle firma som har minimum to ansatte, hvis arbeidstid og lønn utgjør 75 % eller mer av en full stilling. Alternativt kommer man også innunder kravet om man har ansatte som har 20 % stilling eller mer, slik at de til sammen utgjør minst to årsverk. Foretak som kommer innunder disse kravene, er pålagt å avsette minimum 2 % av lønn mellom 1 og 12 G i pensjonsfond. Det er åpnet for at man kan avsette opptil 5 % av lønn mellom 1 og 6 G, og opptil 8 % av lønn mellom 6 og 12 G. Det skal bare avsettes tjenestepensjon dersom lønnen overstiger Grunnbeløpet * stillingsprosenten, slik at dersom en person som jobber 50 % stilling tjener under halvparten av Grunnbeløpet per år, skal det ikke avsettes noe. I spesielle tilfeller kan det avtales at avvikende innslagspunkt for tjenestepensjon. Dette gjøres i fanekortet Lønn i Personalregisteret. 280

290 LØNN Grunnbeløpet i Folketrygden reguleres hvert år. Satsene finnes på Arbeidstaker kan også bidra med en andel av dette, men ansattes andel skal aldri utgjøre mer enn 50 % av totalen, og arbeidsgivers og arbeidstakers andel skal til sammen ikke overstige maksimumssatsene. Det skal betales Arbeidsgiveravgift av arbeidsgivers andel beløpet, men for den ansatte er ingen av andelene skattepliktige. Hvordan sette innstillinger for hvilken ordning som skal benyttes 1. Velg Vis - Innstillinger - Regnskap. 2. Velg fanekortet Modulinnstillinger. 3. Klikk knappen Lønn og velg fanekortet Tjenestepensjon. 4. Merk av for Innskuddsbasert ordning dersom det er ordningen firmaet skal benytte og endre prosentsatsene dersom det er behov for det. Dersom din virksomhet skal benytte Ytelsesbasert ordning merker du av for dette. Forsikringsselskapet avregner beløpene som skal betales inn etter avtale. Kalkulasjonene foretas da ikke i Mamut. Merk! Endrer du tjenestepensjonsordning vil du få spørsmål om du ønsker å inkludere alle ansatte i valgt pensjonsordning. Ved å bekrefte vil alle ansatte bli oppdatert i forhold til firmaets ordning. Dersom du ikke merket av for å inkludere alle ansatte, eller dersom du legger til en ansatt senere, må du merke av for hvorvidt vedkommende skal inkluderes i tjenestepensjonsordningen. Hvordan sette innstillinger på personalkortet 1. Velg Vis - Lønn - Personalregister. 2. Velg fanekortet Lønn. 3. Klikk knappen Lønn. 4. Merk av for Skal inkluderes i tjenestepensjonsordning. 5. Velg Arbeidstid. Har du deltidsansatte, bør du legge inn riktig Stillingsprosent og Arbeidstimer per uke. 6. Gjenta for alle ansatte som oppfyller kravene til tjenestepensjon. 281

291 LØNN OG PERSONAL Rapporten Tjenestepensjon, oversikt Rapporten gir oversikt over faktisk lønnsgrunnlag og faktisk avsetning ved hjelp av lønnsartene i programmet, på ansatte som er inkludert i pensjonsordningen. Rapporten kan også tas ut i xmlformat. Du kan undersøke med din leverandør av pensjonsordning om de kan benytte ett av filformatene som er tilgjengelig. Spesifikasjon på det generelle filformatet Mamut-XML finner du i hjelpefilene. Rapporten Tjenestepensjon, avstemming Rapporten gir deg oversikt over hva som er faktisk avsatt i lønnssystemet ved hjelp av lønnsartene for tjenestepensjon, og hva som skulle vært avsatt i henhold til innstillingene som er satt. Dette hjelper deg å fange opp eventuelle avvik som skyldes endringer i innstillingene, eller at innstillinger mangler under lønnskjøringen. Lønnsarter Merk av for hvilke lønnsarter som skal inkluderes i grunnlaget for beregning av pensjonen. Dette gjør du under Vis - Lønn - Lønnsarter. Marker ønsket lønnsart og klikk Rediger. Merk av i feltet Pensjonsgrunnlag. Gjenta for de lønnsarter som skal inkluderes. Risikopremie For risikopremien må du opprette en lønnsart. Lønnsarten skal ha følgende innstillinger: Arbeidsgiveravgift, Avgiftspliktig tilskudd og premier til pensjonsordninger, Skal slås sammen på lønnsslipp og felt for pris. Kontering Dersom du setter opp lønnsartene med kontoer, vil lønnskjøringen kontere. Alternativt vil du måtte ta den regnskapsmessige behandlingen manuelt. Arbeidsgiveravgift For å få beregnet arbeidsgiveravgiften for firmaets andel av tjenestepensjon kan du i lønnskjøringen benytte lønnsart 615 Tjenestepensjon, firmaets andel. Grunnlaget på denne lønnsarten, og selve arbeidsgiveravgiften skal innrapporteres på terminoppgaven. Dersom firmaet benytter Innskuddsbasert ordning, og den ansatte skal bidra med sin andel, benytter du lønnsart 616 Tjenestepensjon, ansattes andel ved hver lønnskjøring. 282

292 TIMEREGISTRERING TIMEREGISTRERING Flere og flere bedrifter ser nytten av å registrere timer for å ha kontroll over tidsforbruk bl.a. i forbindelse med prosjekter, lønnsutbetaling og viderefakturering. Mange ansatte registrerer daglig hvor mange timer de har jobbet med ulike prosjekter, konsulenttimer som skal viderefaktureres kunder, antall arbeidstimer, overtidstimer, ferie, sykdom og annet fravær. Ved hjelp av modulen Timeregistrering kan du og dine ansatte registrere de typer timer som er viktig for din bedrift å holde rede på. Selger du timer er timeregistreringen av avgjørende betydning for å kunne dokumentere fakturagrunnlaget og for viderefakturering av dine kunder. Timelinjer som skal viderefaktureres må være knyttet til den kunden arbeidet er utført for, det produkt som timene skal faktureres som, og kan knyttes mot et prosjekt dersom det er ønskelig. Jobber du mye med prosjekter kan du, ved å registrere alle timer som brukes på prosjektet, beregne tidsbruk, ressurser og kostnadsbruk i det enkelte prosjekt. Timelinjer som knyttes til et prosjekt kan overføres til prosjektmodulen der det er mulig å viderefakturere på bakgrunn av timelinjene. Har du ansatte som er timelønnet kan du la hver og en ansatt registrere timene de jobber. Ansatte med månedslønn vil kanskje ha behov for å registrere overtidstimer, ferie, fravær, sykdom m.m. Et tips kan være å opprette prosjekter for de ulike typer arbeidsoppgaver dine ansatte utfører og få dem til å fordele timene på prosjektene ved registrering av timer. Du vil da få en god oversikt over hvor mange timer dine ansatte bruker på møter, kundebesøk, rapportskriving etc. For at timene skal kunne overføres til lønn må du benytte en timetype som er knyttet opp mot en lønnsart i timetyperegisteret. Vær oppmerksom på at timetypen Ferie som regel ikke er knyttet opp mot en lønnsart. Timeregistreringsmodulen kan tilpasses slik at brukere med både enkle og mer avanserte behov kan utnytte modulen effektivt. Les mer om hvordan du kan tilpasse modulen til ditt behov i firmainnstillingene og brukerinnstillingene. Ved å klikke på Skriv ut kan du skrive ut timeseddel-rapporter. Klikker du videre på Gå til rapportmodulen vil du få tilgang til et utvalg rapporter som kan gi deg detaljert informasjon om timer som er registrert. 283

293 LØNN OG PERSONAL Hvordan opprette en ny timeseddel? Alle timesedler opprettes og lagres i timeregistreringsmodulen. Noen ønsker å lage en timeseddel pr. dag pr. ansatt, noen oppretter en timeseddel i uken pr. ansatt, mens andre igjen oppretter en timeseddel på tvers av ansatte med timer. Modulen er veldig fleksibel og kan tilpasses brukere med både avanserte og enklere behov for timeregistrering. Slik oppretter du en ny timeseddel 1. Velg Vis - Timeregistrering og klikk Timeregistrering. 2. Klikk Ny. 3. Skriv inn en Beskrivelse i feltet for dette. Eks. "Kari - uke 17". 4. Fyll ut feltet Notat hvis ønskelig. 5. Klikk Ny [+] for å legge til en timelinje. 6. Registrer utførte timer på timelinjen, og sett inn nye timelinjer for hver dato. Du må også sette inn nye linjer for timer på samme dato som har ulik pris, prosjekt, avdeling etc. Timer som står på ulike timelinjer kan likevel inngå i det samme beregningsgrunnlaget for Ordre/Prosjekt. 7. Fyll ut relevant informasjon i kolonnene bortover. Du kan flytte deg mellom kolonnene ved hjelp av TAB-tasten på tastaturet. 8. Velg på hver enkelt linje i kolonnen Overførbar om timelinjen skal kunne overføres til Ordre og lønn, Prosjekt og lønn, Ordre, Prosjekt eller Lønn. 9. Registrer alle timelinjer for timeseddelen. 284

294 TIMEREGISTRERING 10. Klikk Lagre. Tips! Du kan opprette timelinjer til timeseddelen direkte fra informasjonsruten Timeregistrering på skrivebordet. Dersom det i firmainnstillinger er merket av for at bedriften skal benytte statusene Ferdigregistrert og Klar til overføring vil du kunne klikke Ferdigregistrere timeseddel og timeseddelen vil endre status fra Ubehandlet til Ferdigregistrert. Personalansvarlig vil deretter kunne godkjenne eller avvise timeseddelen. Godkjente timesedler kan overføres enten til Ordre/Prosjekt eller Lønn, avhengig av hvilke innstillinger du har satt i firmainnstillinger samt hvilken type overføring du har valgt i kolonnen Overførbar på timelinjen. Ved å klikke på Skriv ut kan du skrive ut timeseddel-rapporter. Klikker du Gå til rapportmodulen vil du få tilgang til et utvalg rapporter som kan gi deg detaljert informasjon om timer som er registrert. Nederst summeres Antall timetyper. Klikk på denne knappen for å se detaljer om timetypene. Vinduet viser blant annet antall timer som er ført mot den aktuelle timetypen, sum til ordre og prosjekt eks. mva som er ført mot aktuelle timetypen og sum til lønn. Hvordan linke en timelinje til en aktivitet? På hver enkelt timelinje er det mulig å linke inn en eksisterende aktivitet eller opprette en ny aktivitet basert på timelinjen. Det gjøres i kolonnen Aktivitetsnr. ved å enten taste inn aktivitetsnummeret eller ved å trykke "-" (minus-tasten på tastaturet). Hvis du taster "-" vil du få opp en liste over aktiviteter den ansatte er knyttet til, og du vil kunne velge hvilken aktivitet du vil knytte til timelinjen. I listevinduet kan du også klikke Ny og opprette en aktivitet basert på timelinjen. Hvordan registrere timer fra skrivebordet? Du kan registrere timer fra informasjonsruten Timeregistrering på skrivebordet. Informasjonsruten vises dersom du har angitt dette i brukerinnstillinger for skrivebord. Funksjonen registrerer når du har klikket Start og Stopp, og gir deg dermed en eksakt registrering av forbrukte timer på en timelinje på den timeseddelen du velger. Du kan velge blant ubehandlede timesedler. Disse må være opprettet i timeregistreringsmodulen på forhånd. Liste over timesedler I Timeregistrering kan du klikke knappen Liste og få opp en fullstendig oversikt over alle timesedler. Du kan filtrere og velge status dersom du kun ønsker å se timesedler i en bestemt status, og du kan sette utvalg ved hjelp av utvalgsinnstillingene. 285

295 LØNN OG PERSONAL I listevinduet kan du se hvorvidt overføring til ordre/prosjekt og lønn har funnet sted, samt markere en timeseddel som er Klar til overføring og overføre denne til ordre/prosjekt og lønn ved hjelp av knappene for dette i verktøylinjen i listevinduet. Tips! Du kan merke av i brukerinnstillingene for at listevinduet skal åpnes automatisk når du åpner timeregistreringsmodulen. Regenerer timelinjer I vinduet Regenerer timelinjer kan du oppdatere standardverdier for aktiv timelinje eller for alle linjer på timeseddelen. Det kan være behov for dette i tilfeller der det er gjort endringer i produktog timepriser, rabatter eller i timetyperegisteret. Vær oppmerksom på at funksjonen kan oppdatere Aktiv linje, det vil si den timelinjen som er markert, eller Alle linjer på den aktuelle timeseddelen. For å oppdatere timelinjer må du klikke på knappen Regenerer timelinjer i timeregistrering. Deretter marker du hvilke elementer du ønsker å oppdatere og klikker OK. 286

296 TIMEREGISTRERING Statushistorikk Knappen Statushistorikk i Timeregistrering gir deg informasjon om hvilke statuser timeseddelen har vært i, når statusendringene fant sted, hvilken bruker som foretok statusendringene, når overføringen til ordre/faktura og lønn fant sted samt hvilken bruker som utførte handlingene. Merk! Statushistorikken vil kun vise historikk for timesedler som er opprettet i versjon 10 og nyere. Hvordan overføre timelinjer til ordre-/ prosjekt? Når en timeseddel er ferdigregistrert vil du kunne overføre timelinjer til ordre- /prosjektmodulen. Hvilken status overføringen skjer fra vil variere ut ifra hvilke statuser det er bestemt å bruke i firmainnstillingene. Overføringen kan finne sted fra statusene Ubehandlet, Ferdigregistrert eller Klar til overføring basert innstillingene som er satt. Husk å merke av for hvordan timene skal overføres i kolonnen Overførbar. Har du glemt å angi noe her vil du få en melding om dette. Denne kan du velge å skru av, slik at den ikke vises igjen. Hvordan overføre timelinjer til ordre-/prosjekt 1. Klikk Overføre til ordre-/prosjektmodulen i verktøylinjen øverst i timeregistrering. Et nytt vindu åpnes og selve overføringen vil foregå herfra. 2. Kontroller samtlige linjer på timeseddelen. Merk deg at enkelte felter er redigerbare. Hvilke felter som skal være redigerbare merker du av i firmainnstillingene for timeregistrering. 3. Klikk på knappen Overføre for å overføre til modulene du har valgt i kolonnen Overførbar. 4. Svar Ja for å bekrefte overføring til valgte moduler. Timeseddelen vil nå endre status til Ferdigbehandlet og all videre behandling av timeseddelen vil foregå i Ordre- og/eller Prosjekt. Merk! Du kan velge i firmainnstillinger for timeregistrering om det skal være mulig å overføre timelinjer til Ordre/Faktura, Prosjekt og/eller Lønn. Har du åpnet for mer enn ett alternativ her vil du på selve timeseddelen kunne velge alternativ i feltet Overførbar. Du kan ikke overføre til både Ordre og Prosjekt, da dette vil medføre dobbeltfakturering. Hvordan overføre til lønnsmodulen? Når en timeseddel er ferdigregistrert vil du kunne overføre timelinjer til lønnsmodulen. Hvilken status overføringen skjer fra vil variere ut fra hvilke statuser det et bestemt å bruke i firmainnstillingene for timeregistrering. Overføringen kan finne sted fra statusene Ubehandlet, Ferdigregistrert eller Klar til overføring basert innstillingene som er satt. 287

297 LØNN OG PERSONAL Husk å merke av for hvordan timene skal overføres i kolonnen Overførbar. Har du glemt å angi noe her vil du få en melding om dette. Denne kan du velge å skru av, slik at den ikke vises igjen. Hvordan overføre timer til lønnsmodulen 1. Klikk Overføre til lønnsmodulen i verktøylinjen øverst i timeregistreringsmodulen. Et nytt vindu åpnes og selve overføringen vil foregå herfra. 2. Kontroller samtlige linjer på timeseddelen. Merk deg at enkelte felter er redigerbare. Hvilke felter som skal være redigerbare merker du av i firmainnstillingene for timeregistrering. 3. Klikk på knappen Overføre for å overføre til modulene du har valgt i kolonnen Overførbar. 4. Svar Ja for å bekrefte overføring til valgte moduler. Timeseddelen vil nå endre status til Ferdigbehandlet og all videre behandling av timeseddelen vil foregå i Lønnsmodulen. Timetyperegister I Timetyperegisteret kan du linke timetyper til lønnsarter eller produkter for å forenkle registreringen av timelinjer. Ønsker du å opprette en timetype for et spesifikt prosjekt, må du først opprette timetypen i standardregisteret og deretter sette innstillinger for den aktuelle timetypen under Timetyper pr. prosjekt. Merk! For å kunne definere Timetyper pr. prosjekt for en timetype må timetypen være knyttet til et produkt. Tilknyttingen gjøres i Timetyperegisteret. Hvordan redigere timetyperegisteret 1. Åpne Standardregisteret fra Vis - Innstillinger - Firma - Standardregister. 2. Velg Timetyperegister og klikk Redigere. 3. Klikk Ny for å registrere en ny timetype, eller marker den timetypen du vil bruke som standard og klikk på Rediger. 288

298 TIMEREGISTRERING 4. Skriv en beskrivelse av timetypen i feltet Timetype. 5. Velg T i me r eller Annet i nedtrekkslisten i forhold til hva som passer best. 6. Klikk på søkeknappen til høyre for Lønnsart og velg lønnsart for timetypen dersom du ønsker at timetypen skal kunne brukes ved lønnsberegning til en ansatt. 7. Marker avmerkingsboksen Intern hvis timetypen kun gjelder interne forhold. Dermed blir feltet Produktnummer inaktivt, siden ingen ekstern kontakt skal faktureres. 8. Klikk på søkeknappen til høyre for Produktnummer og velg produktet som skal knyttes til timetypen i vinduet som åpnes. Standardinformasjonen du har registrert for timetypen vil gjelde på nye timesedler som opprettes. Ønsker du standardinformasjon for enkeltprosjekter, går du til Timetyper pr. prosjekt. Produktet du linker til timetype hentes fra produktregisteret. Prisen som er registrert i priskalkulatoren følger produktet. Du kan se denne prisen i det inaktive feltet under Produktnummer. Timetyper pr. prosjekt Ved hjelp av funksjonen Timetyper pr. prosjekt kan du fastsette standardinformasjon for hvert enkelt prosjekt. Registreringene som er gjort i Timetyperegisteret vil vises i vinduet Timetyper pr. prosjekt. Merk! For å kunne definere Timetyper pr. prosjekt for en timetype må timetypen være knyttet til et produkt. Tilknyttingen gjøres i Timetyperegisteret. 289

299 LØNN OG PERSONAL Slik registrerer du timetyper for et prosjekt 1. Velg Vis - Innstillinger - Firma - Standardregister - Timetyper pr. prosjekt. 2. Marker prosjektet du vil fastsette standardinformasjon for og klikk OK. 3. Merk av i kolonnen Aktiv for timetyper du vil bruke i prosjektet. 4. Ved å markere/ikke markere for Egendefinert bestemmer du om det skal brukes standard eller egendefinerte verdier. Velger du egendefinerte verdier, vil informasjonen du registrerer i kolonnene Pris lønnsart og Pris overskrive standardverdiene. 5. Merk av Skal overføres til prosjekt hvis du vil at timetypene automatisk skal overføres til Prosjektmodulen. Merk! Alle innstillinger kan overskrives på den enkelte timeseddel. 290

300 TIMEREGISTRERING Innstillinger for Timeregistrering Brukerinnstillinger for Timeregistrering I fanekortene i brukerinnstillingene kan du sette innstillinger for hvilke kolonner du ønsker skal vises i timeregistrering og tilpasse modulen til ditt bruk. Innstillingene åpnes ved å klikke på knappen Innstillinger på verktøylinjen.. Alternativt kan du velge Vis - Innstillinger - Bruker - Innstillinger per modul, og klikke Timeregistrering for å åpne innstillingene. Vinduet består av fire fanekort; Standardoppsett, Kolonner for registrering, Standardverdier og Kolonner for overføring. Standardoppsett I dette fanekortet kan du tilpasse registeret til din bruk. Du kan velge mellom tre forhåndsdefinerte innstillinger for hvilke felter og kolonner som skal vises. Enkel: Forenkler skjermbildet mest mulig og viser kun påkrevde felter. Normal: Viser standardfelter og funksjonalitet. Avansert: Viser alle tilgjengelige felter og mer funksjonalitet. Velger du et av disse oppsettene kan du i de neste fanekortene se hvilke felt og hvilken funksjonalitet som blir tilgjengelig. Kolonner for registrering I dette fanekortet merker du av kolonnene du ønsker skal være tilgjengelig for deg i Timeregistrering. Fjern gjerne markeringen for kolonner du ikke trenger for å få bedre oversikt i registreringsvinduet. Ønsker du å Automatisk få åpnet listevinduet ved åpning av timeregistrering kan du merke av for dette. Du får da en liste over alle registrerte timesedler og kan ved hjelp av filtrering på status og utvalg finne frem til timeseddelen du skal jobbe med. Du kan også merke av for å Sende e-post ved avvisning av timeseddel. Brukeren som har registrert timeseddelen vil da motta en e-post med beskjed om at timeseddelen ikke er godkjent. Dette forutsetter at det er registrert en e-postadresse i personalkortet til den ansatte samt at bruker og ansatt er knyttet sammen. Etter statusendring på en timeseddel kan du bestemme om du skal Forbli i samme status eller om du skal Følge timeseddelen til neste status. Hvis du skal jobbe videre med en og samme timeseddel anbefales det at du følger timeseddelen til neste status. 291

301 LØNN OG PERSONAL Standardverdier Alle verdier du setter her vil bli valgt automatisk når du oppretter en ny timelinje. Dersom du som regel oppretter timelinjer av samme type vil du kunne spare mye tid og repeterende rutinearbeid ved at feltene allerede er utfylt. Kolonner for overføring I dette fanekortet merker du av kolonnene du ønsker skal vises i vinduet ved overføring til Ordre, Prosjekt og Lønn. Vi anbefaler at du fjerner markeringen for kolonner du ikke har bruk for, for å få best mulig oversikt. Firmainnstillinger for Timeregistrering.I firmainnstillingene for timeregistrering kan du tilpasse funksjonaliteten til din bedrifts behov slik at du kan utnytte modulen effektivt. Innstillingsvinduet består av tre fanekort, hvor av fanekortene Overføring ordre/prosjekt og Overføring lønn kun vil være aktive dersom du har merket av for at bedriften skal kunne overføre timesedler til Ordre/Faktura, Prosjekt eller Lønn. Du kommer til firmainnstillingene fra menyen Vis - Innstillinger - Firma - Innstillinger per modul - Timeregistrering. Tilpasning av funksjonalitet Først må du ta stilling til hvilke moduler du ønsker å kunne overføre timesedler til. Hvis du ønsker å kunne viderefakturere timer via Ordre/Faktura-modulen må du merke av for Ordre/Faktura. Det kan være hensiktsmessig dersom du f.eks. skal viderefakturere en kunde for arbeidstimer du har utført for kunden. 292

302 TIMEREGISTRERING Du kan også velge å overføre timesedler til Prosjekt. Du vil da ha full kontroll over hvor mange timer som er brukt i forbindelse med et prosjekt. Velger du å overføre til prosjekt vil du kunne viderefakturere timene via prosjektmodulen. Ved å merke av for Lønn vil du kunne overføre timer til lønnsregistrering og utbetale lønn basert på registrerte timer. For å kunne overføre timer til lønn må timetypen være knyttet mot en lønnsart. Du kan merke av for disse alternativene samtidig, men du vil ikke kunne overføre de samme timelinjene både til Ordre/faktura og Prosjekt. Overfører du til prosjekt vil de derfra påløpe prosjektet, og viderefaktureres ved hjelp av prosjektfakturering. Avhengig av din bedrifts behov og hvor mange ledd timesedlene skal gå gjennom kan du merke av for om du ønsker å bruke statusene Ferdigregistrert og Klar til overføring. 293

303 LØNN OG PERSONAL Overføring ordre/prosjekt I dette fanekortet merker du av hvilken informasjon som skal være lov å endre i vinduet for overføring til ordre/prosjekt. Ved overføring til ordre kan du merke av om du ønsker å opprette en ordre pr. avdeling eller om du ønsker å opprette en ordre pr. prosjekt. Videre kan du ta stilling til om timelinjer skal slås sammen. Timelinjene kan kun slås sammen når produkt, pris, rabatt, påslag, avdeling og prosjekt er like. Du kan velge om timelinjer med samme Ansatt, eller timelinjer med samme Dato skal slås sammen. Velger du Produkt, vil timelinjer bli slått sammen dersom kriteriene over er oppfylt, uavhengig av ansatt og dato. Du kan også bestemme hvilken informasjon som skal overføres til ordre/prosjekt samt hvordan timelinjene skal sorteres ved overføring. 294