Kom i gang med Mamut! Håndbok i evaluering av Mamut Business Software. Komplette økonomi- og informasjonssystemer for virksomheter med 1-50 ansatte

Transkript

1 Kom i gang med Mamut! Håndbok i evaluering av Mamut Business Software Komplette økonomi- og informasjonssystemer for virksomheter med - 0 ansatte

2 EVALUERING PRODUKTOVERSIKT INSTALLASJONSVEILEDNING PROGRAMVINDUET SIDE INNHOLD, DEL : EVALUERING OG INSTALLERING AV MAMUT BUSINESS SOFTWARE EVALUERING AV MAMUT BUSINESS SOFTWARE PRODUKTOVERSIKT INSTALLASJONSVEILEDNING PROGRAMVINDUET - HVORDAN ÅPNE EN MODUL? INNHOLD, DEL : KOM I GANG MED MODULER KONTAKT - OPPRETTELSE AV KUNDE PRODUKT - OPPRETTELSE AV PRODUKT TILBUD ORDRE FAKTURA - OPPRETTELSE AV ORDRE OG FAKTURA BESTILLING - INNKJØP - GANGEN I EN BESTILLING INNHOLD, DEL : BOKFØRING / TIMEREGISTRERING RESKONTRO INNBETALINGER OG UTBETALINGER - REGISTRERING AV INNBETALING BILAGSREGISTERING - FØRING AV BILAG HOVEDBOK - OPPSLAG I HOVEDBOK TIMEREGISTERING - FØRING AV TIMER INNHOLD, DEL : PERSONAL / LØNN, NETTSTED, RAPPORTER PERSONAL OG LØNN - LØNNSKJØRING NETTSTED OG E-HANDEL - OPPRETTE HJEMMESIDE PÅ INTERNETT RAPPORTER Evaluering av Mamut Business Software Mamut Business Software er en produktserie med komplette og brukervennlige økonomi-, CRM- og Internettløsninger til markedets beste pris/ytelse.dette heftet er beregnet på deg som vil installere Mamut Business Software for å evaluere produktet i forkant av et eventuelt kjøp av programmet.heftet tar utgangspunkt i funksjonalitet som finnes i Mamut Enterprise E, og du vil finne en demonstrasjon av bruksområdene i de ulike modulene i systemet. Du kan også følge øvelser som hjelper deg å komme i gang, slik at du får evaluert programmet du ønsker på en mest mulig effektiv måte. Mamut Business Software består av følgende produktserier: Mamut Enterprise - komplett økonomi- og informasjonssystem for alle virksomheter Mamut Office - kraftig økonomisystem for mindre virksomheter Mamut CRM & Sales - profesjonelt CRM- og salgsstøttesystem med e-handel Mamut Contact - CRM-system med e-handel Mamut Web - komplett nettsted og e-handel Du kan lese mer om de ulike versjonene på Hvordan installere Mamut Business Software? På side vil du finne en enkel installasjonsveiledning.ved å følge veiledningen sikres en enkel og korrekt installasjon. Hva kan jeg teste i en Evalueringsversjon? Ved oppstart av programmet kan du velge hvilket program du ønsker å prøve ut.vi anbefaler at du prøver ut det programmet som inneholder alle funksjoner, Mamut Enterprise E, og gjør deg kjent med de mulighetene som finnes her.dette heftet tar utgangspunkt i funksjonalitet i Mamut Enterprise E. Hvilke begrensinger har Evalueringsversjonen? Evalueringsversjonen fungerer som en lisensiert versjon med full funksjonalitet i alle moduler. Den kan imidlertid kun benyttes i dager. Hvilke krav stilles til datamaskinen min? For installasjon av programvaren kreves det at du har en PC med Pentium MHz prosessor eller mer, 4 MB RAM eller mer, Microsoft Windows XP/000/NT/Me/98/9, Microsoft Internet Explorer.0 eller høyere og 00 MB ledig harddiskplass.vi anbefaler dog større/høyere kapasitet for å oppnå bedre hastighet. Mamut er en ledende leverandør av økonomi-, CRM- og Internettløsninger til små og mellomstore virksomheter, selvstendig næringsdrivende, foreninger og privatpersoner. Selskapet tilbyr komplette og brukervennlige systemer til markedets beste forhold mellom pris og ytelse. Over.000 brukere i flere europeiske land anvender daglig selskapets prisbelønte løsninger. Nærmere informasjon om Mamut og selskapets produkter finnes på eller ved å sende til info@mamut.com Nærmere informasjon om Mamut og selskapets produkter finnes på Du kan også sende til info@mamut.com eller ringe for mer informasjon. Lykke til med din Evalueringsversjon! Ring gratis Fax: 0 0

3 4 EVALUERING PRODUKTOVERSIKT INSTALLASJONSVEILEDNING PROGRAMVINDUET EVALUERING PRODUKTOVERSIKT INSTALLASJONSVEILEDNING PROGRAMVINDUET Hvilken løsning passer deg? Mamut Business Software er den første produktserien der økonomi-, CRM- og nettsted/e-handelsløsninger leveres i en komplett løsning, til en brøkdel av prisen sammenlignet med lignende løsninger.produktoversikten nedenfor viser innhold og funksjonalitet til produktene i Mamut Business Software-serien.Ta gjerne kontakt med våre erfarne kunderådgivere om du har spørsmål om innhold og funksjonalitet. Installasjonsveiledning Ved å følge veiledningen under sikrer du deg en enkel og korrekt installasjon slik at du kommer raskt i gang med å evaluere programmet. Mamut Web Komplett nettsted og e-handel. Les mer på Mamut Contact CRM-system med e-handel. Les mer på contact Mamut CRM & Sales Profesjonelt CRM- og salgsstøttesystem med e-handel. Les mer på crmandsales Mamut Office Kraftfullt økonomisystem for mindre virksomheter Les mer på office Mamut Enterprise Den beste løsningen for små og mellomstore virksomheter. Les mer på enterprise Lønn/Personal Sett inn vedlagte CD i CD-ROM spilleren din. Om ikke menyen åpnes automatisk: Dobbeltklikk på Min datamaskin ( My Computer ) som du finner på Windows-skrivebordet. Finn CD-ROM spilleren (for eksempel D:) og dobbeltklikk på denne for å se innholdet på CD en. Dobbeltklikk til slutt på Setup.exe. Velg ønsket språk for installasjonen. I neste bilde skriver du inn vedlagte Mcode (som du finner på CD-coveret). Trykk OK. Dersom du ikke har noen Mcode, klikker du bare OK. Klikk på overskriften Installer Mamut Business Software for å installere programmet. Tidsrapportering og Prosjektstyring Salgsoppfølging/ Tilbud, Ordre og Faktura Bokføring/ Regnskap Kunde- og Leverandørsreskontro Innkjøp/ Bestilling Prosjektstyring Salgsoppfølging/ Tilbud, Ordre og Faktura Bokføring/ Regnskap Kunde- og Leverandørsreskontro Innkjøp/ Bestilling Tidsrapportering og Prosjektstyring Salgsoppfølging/ Tilbud, Ordre og Faktura Gå gjennom trinnene i installasjonsveiviseren. Når installasjonen er fullført, start programmet ved å dobbeltklikke på Mamut-ikonet på skrivebordet på din datamaskin. Veiviseren for første gangs oppstart åpnes, og du kommer til et Velkommen-vindu. Klikk Neste. Enbruker- eller flerbrukerinstallasjon? Du får spørsmål om du skal ha enbruker- eller flerbrukerinstallasjon, det vil si om du skal bruke programmet sammen med andre i et nettverk eller ikke. Marker Enbruker, og klikk Neste. Ønsker du å installere en flerbruker vil du finne en egen installasjonsveiledning for dette på Opprett systemadministrator Skriv inn Fullt navn, Brukernavn og Passord (og skriv passordet på nytt i Bekreft passord). Klikk på Neste for å fortsette. OBS! Det er viktig at du husker dine brukernavn og passord. Du trenger nemlig disse hver gang du starter programmet. Registrer programmet Produkt, Lager og Logistikk Produkt, Lager og Logistikk Produkt, Lager og Logistikk Her velger du at du ønsker å Evaluere produktet. Klikk på linken Endre evalueringsprodukt for å prøve ut et annet produkt. Nettsted og E-handel Kundeoppfølging (CRM) Nettsted og E-handel Kundeoppfølging (CRM) Nettsted og E-handel Kundeoppfølging (CRM) Nettsted og E-handel Kundeoppfølging (CRM) Nettsted og E-handel 0 Registrer informasjon om virksomheten Marker Installer en eksempeldatabase hvis du ønsker å se eksempel på en database. Denne databasen er laget for et fiktivt selskap hvor det er registrert data i alle moduler; blant annet fiktive kunder, produkter og ordre. Du trenger denne databasen for å gjennomføre øvelsene i dette heftet. Ring gratis Fax: 0 0

4 EVALUERING PRODUKTOVERSIKT INSTALLASJONSVEILEDNING PROGRAMVINDUET KONTAKT PRODUKT TILBUD ORDRE FAKTURA BESTILLING - INNKJØP Programvinduet Kontakt Alle funksjonene i Mamut er sortert i moduler som du har tilgang til gjennom knapper på venstre side av programvinduet.du velger mellom forskjellige oppsett av moduler gjennom en nedtrekksliste øverst i vinduet. Resten av vinduet fungerer som en nettleser og gir deg tilgang til tips og annen brukerinformasjon som skal hjelpe deg i det daglige arbeidet.siden blir oppdatert regelmessig. Hver modul kan sees på som små arkiv, med oversikt over kontakter, produkter, faktura og liknende, avhengig av hvilken modul du er inne i.nedenfor finner du enkle leksjoner som hjelper deg å sette deg inn i de forskjellige mulighetene i hver modul. Hvordan åpne en modul? Hver av disse leksjonene foregår i en modul.hvordan du åpner den gjeldende modulen er beskrevet i hver leksjon, og kan gjøres på to måter. Gjør følgende for å åpne modulen gjennom knappene på venstre side av programvinduet: Velg Logistikk som brukeroppsett gjennom nedtrekklisten ovenfor knappene.(nedtrekklisten ligger mellom knappene og menyene øverst i vinduet, og er satt til Standard ved åpning av programmet.) Klikk på knappen Produkt, som er en del av dette brukeroppsettet, og modulen åpnes. Du kan også åpne modulene gjennom Vis-menyen.Denne menyen finner du øverst i programvinduet sammen med de andre menyene Fil, Redigere, Vis, Vindu og Hjelp.Gjør følgende for å åpne modulen:.klikk på Vis. Her oppretter du nye kunder, kontakter og leverandører. Bruk Liste når du ønsker å finne en kontakt. Ønsker du mer detaljerte søk bruker du Utvalgsinnstillinger. Bruk Kontaktstatus for å få en rask oversikt over hva kunden har kjøpt og hvilke fakturaer han ikke har betalt. 4 Ta enkelt ut rapporter og send raskt til kontakten. Segmenter og klassifiser dine kontakter ved bruk av ferdigdefinerte felter eller felter du definerer selv. Dette gjør det meget enkelt å sende tilbud, eller dokumenter til en gruppe kontakter. Med utgangspunkt i Kontaktregisteret har du tilgang til alle funksjoner for kundeoppfølging, som å ta utvalg (selektering), opprettelse av aktiviteter, opprettelse av ordre og faktura, prosjekter og opprettelse av brev. Velg brukeroppsettet Kontaktoppfølging og klikk på Kontakt Hovedmenyen dekker øvre felt av vinduet, og den består av fem ulike overskrifter (Fil, Redigere, Vis, Vindu og Hjelp). Klikk på en overskrift og foreta dine valg videre..klikk på den modulen du vil åpne i menyen som åpnes. Hver kontaktperson har sitt detaljerte kontaktkort som gir deg full oversikt over kontakten. Få full oversikt over all kontakt og aktiviteter du har hatt med bedriften. Det være seg møter, telefoner eller kommende oppgaver som planlegges mot kontakten. 8 Bruk standardmaler eller dine egne til å sende brev, og faks - like enkelt til en kontakt som til en gruppe. Alle dokumenter vil enkelt finnes igjen under kontaktens dokumentfolder. 9 Opprett raskt og enkelt tilbud, ordre og fakturaer til dine kunder. Alle fakturaer, ordre, kreditnota og tilbud samles under ordre og tilbudsfolder slik at de er enkle å finne igjen. 0 I Mamut finner du en komplett prosjektmodul. En kampanje eller et prosjekt kan følges fra start til slutt. Og dersom du har krysset av for en leverandør, kan du også få frem status på leverandøren. Mellom hovedmenyen og snarveiene finner du en nedtrekksliste. Ved hjelp av denne får du tilgang til alle 'Fokusområdene' og snarveiene som finnes under disse. Snarveiene endres avhengig av fokusområdet du velger, og fungerer som snarveier til modulene de representerer. 4 "Offline"-skrivebordet viser deg en interaktiv demo av Mamut Business Software, som raskt hjelper deg med å komme igang med programmet. 4 Øvelse - Opprettelse av kunde.øvelsene nedenfor vil foregå i installert Eksempelbase.Pass på at du befinner deg i klientnummer 999 Eksempeldatabasen.Er du usikker, gå til Fil Åpne Firmadatabase og velg klient nummer 999 Eksempeldatabasen.Velg brukeroppsettet Kontaktoppfølging gjennom nedtrekklisten øverst til venstre i programvinduet og klikk på Kontakt..I Eksempeldatabasen er det allerede registrert flere kontakter som du kan bla deg gjennom med de grønne pilene i knapperaden, eller du kan hente dem ved bruk av listesøk. 4.Klikk på knappen for Ny som ligger helt til venstre i knapperaden.det opprettes nå et nytt kontaktkort..skriv inn navnet på kontakten øverst i selve kontaktkortet.skriv også inn adresse og telefonnummer i de respektive feltene..merk avhukningsboksen Kunde til venstre for adressefeltet.legg merke til nummeret til høyre for dette feltet. Dette er en løpende nummerering av alle kontakter, som selvfølgelig kan tilpasses videre. Du har nå lagt inn din kunde og kan nå bruke knapperaden på midten av kontaktkortet for å opprette tilbud/ordre/faktura, aktiviteter, dokumenter, prosjekter eller annen informasjon. Dette vil alltid ligge tilgjengelig under respektive kunde. Ring gratis Fax: 0 0

5 8 KONTAKT PRODUKT TILBUD ORDRE FAKTURA BESTILLING - INNKJØP KONTAKT PRODUKT TILBUD ORDRE FAKTURA BESTILLING - INNKJØP 9 Produkt Gjennom produktregisteret har du full oversikt over lagerbeholdning, priser, rabatter, leverandører og inntekter på alle dine produkter.det er disse produktene som ligger til grunn ved fakturering av kundene dine. Velg brukeroppsettet Logistikk og klikk på Produkt. Tilbud Ordre Faktura En faktura baserer seg på en ordre.en ordre krever at du har registrert kunden i kontaktregisteret og at produktene du skal fakturere er registrert i produktregisteret.velg brukeroppsettet Salgsoppfølging og klikk på Ordre/Faktura. Mamut støtter ubegrenset antall produkter. Mamut støtter flere lager og lagerlokasjoner. 8 Varetelling kan utføres raskt og effektivt i Mamut. Her oppretter du nye produkter. 9 Produktpriser kan justeres på bakgrunn av blant annet leverandør, produktgrupper og valutaforandringer. 0 Priser og marginer kan enkelt beregnes i priskalkulatoren og det er støtte for periodebaserte priser ved for eksempel kampanje på et produkt. Opererer bedriften med rabatter har man her mulighet til blant annet kvantumsrabatter og rabatter for ulike kunder og grupper. Bruk Listesøk når du ønsker å finne et produkt. Ønsker du et mer detaljert søk bruker du Søk og utvalgsinnstillinger. 8 Bruk Produktstatus til raskt å få oversikt over hvor mye produktet har solgt for, til hvilke kunder, lagerstatus og ulike bestillingsstatuser. 4 Du kan enkelt hente ut rapporter om produkter og sende til kunder med produktinformasjon Gruppér enkelt dine produkter under produkttype, grupper og undergrupper slik at du raskt kan finne riktig produkt og ta ut de rapporter og analyser du ønsker. Her oppretter du nye ordre, fakturaer og tilbud. Bruk Liste eller Søk når du ønsker å finne eksisterende ordre, fakturaer eller tilbud. Her kan du effektuere og skrive ut tilbud og fakturaer. Du kan selvsagt effektuere et enkelt eller en gruppe tilbud/ordre av gangen. 4 Alle tilbud, ordre og fakturaer er fordelt under ulike statuser. Det gjør det enkelt å holde oversikt over blant annet ubehandlede ordre, restleveringer, kreditnotaer og gruppetilbud. Betaling og leveringsbetingelser kan selvsagt defineres etter behov. Prosjekt kan brukes som bærer på faktura og ned på varelinje om man ønsker dette. Mamut støtter selvsagt også fakturering i annen valuta. 4 Velg Ny og Vis produktliste for å få tilgang til produktliste slik at du kan legge inn nye varelinjer. 8 9 Ulike fraktkostnader og metoder kan spesifiseres under folderen Frakt. 8 Under folderen Tekst kan du legge inn den informasjon du ønsker skal fremkomme på faktura, ordrebekreftelse eller tilbud. Du kan definere faste tekster eller hente produkttekstene fra produktregisteret. 9 Du har hele tiden full informasjon over hvilke produkter du har på lageret, hvilke DB og om produkter er bestilt inn. Her har du full oversikt over hvilket lager produktet er knyttet mot. Du kan legge inn minimumslager og ønsket bestillingsnivå som innkjøpet kan baseres på. Man kan opprette flere lager hvis bedriften har behov for dette. Du kan knytte så mange leverandører til produktet som du ønsker, noe som sikrer et effektivt innkjøp av varer. Omregning av valuta til utenlandske leverandører støttes selvsagt. 4 Har du behov for å sette sammen en vare av flere komponenter kan dette gjøres under folderen Strukturvare. Du kan legge inn ubegrenset mengde informasjon om produktet. Dette kan være salgseller teknisk informasjon som enkelt kan medfølge i ett tilbud eller på en ordrebekreftelse. Legg inn bilde av produktet. Dette kan også meget enkelt legges ut i medfølgende nettbutikk. På neste side kan du øve på å opprette tilbud/ordre/faktura! Mamut Business Software er den første produktserien der økonomi-, CRM- og nettsted/e-handelsløsninger levereres i en komplett løsning, til en brøkdel av prisen sammenlignet med lignende løsninger.mamut Business Software består av Mamut Enterprise, Mamut Office, Mamut CRM & Sales, Mamut Contact og Mamut Web. På side 0 kan du øve på å opprette produkter! Ring gratis Fax: 0 0

6 0 KONTAKT PRODUKT TILBUD ORDRE FAKTURA BESTILLING - INNKJØP KONTAKT PRODUKT TILBUD ORDRE FAKTURA BESTILLING - INNKJØP Øvelser Øvelse - Opprettelse av produkt.velg brukeroppsettet Logistikk gjennom nedtrekklisten øverst til venstre i programvinduet og klikk på Produkt..I Eksempeldatabasen er det allerede registrert flere produkter du kan bla deg gjennom med de grønne pilene i knapperaden, eller du kan hente dem opp i listesøk som du også åpner fra knapperaden..klikk på knappen for Ny som ligger helt til venstre i knapperaden.det opprettes nå et nytt produktkort. 4.Skriv inn navn på produktet øverst i produktkortet..legg inn produktets Pris i fanekortet med samme navn.klikk på knappen Ny som ligger øverst i det grå fanekortet.dette åpner priskalkulatoren som hjelper deg å beregne rett salgspris..skriv inn Innkjøpspris og Salgspris.Velg OK.Alle feltene for Innkjøpspris, Kostpris og Salgspris oppdateres automatisk..velg folderen Leverandør og velg Ny-knapp.Du får nå en liste med tilgjengelige leverandører.velg den leverandøren som skal levere dette produktet.dette skal du senere bruke til å bestille produktet i innkjøpsmodulen. Produktet kan nå legges inn i ordre og faktureres videre, samt bestilles. Øvelse - Opprettelse av ordre og faktura.velg brukeroppsettet Salgsoppfølging gjennom nedtrekklisten øverst til venstre i programvinduet og klikk på Ordre/Faktura..Klikk på Ny-knappen for å opprette en ny ordre..velg en kunde i listen og klikk OK for å legge kunden inn i ordren.resten av ordren fylles ut med informasjon som er lagret på kontakten, som Adresse, Vår referanse og Betalingsbetingelser. 4.I fanekortet Produktlinjer legger du inn alle produkter som skal med i ordren.ettersom du skal hente inn produkter fra produktregisteret klikker du på knappen Vis produktliste. Ordren er nå klar til videre behandling. Gjennom Skriv ut i knapperaden kan du nå skrive ut Ordre, Pakkseddel, Plukkliste, Fraktbrev og mange flere rapporter. Klikk Avbryt når du er ferdig med utskriftene. Øvelse - Skrive ut en faktura. Når ordren nå er opprettet kan du skrive ut en faktura..klikk på Faktura i knapperaden for å iverksette fakturering av ordren..klikk på Faktura m/giro for å velge utskrift av denne rapporten og klikk OK..Det blir nå skrevet ut en testutskrift av fakturaen til forhåndsvisning. Skriv denne ut dersom du ønsker det, eller lukk vinduet. 4.Svar Ja på spørsmålet Skal ordrene faktureres? Selve fakturaen skrives nå ut.hovedbok og Reskontro oppdateres nå med et bilag og en ny fordring på kunden og den opprinnelige ordren skifter status til fakturert. Bestilling - Innkjøp Her oppretter du nye bestillinger. Bruk Liste når du ønsker å finne en bestilling. Ønsker du mer detaljerte søk bruker du Utvalgsinnstillinger. Her kan du effektuere, skrive ut, foreta varemottak og bokføre bestillingene. 4 Med fokus på leverandør, produkter, lagernivå eller salgsordre hjelper bestillingsgeneratoren deg å bestille riktige produkter. Alle innkjøp er fordelt i ulike statuser. Det gjør det enkelt å holde oversikt over blant annet ubehandlede, mottatte, bokførte, repeterende og delleverte bestillinger. En bestilling genereres like enkelt som en faktura.så lenge du har registrert alle dine leverandører i Kontaktregisteret og alle produktene din virksomhet leverer i Produktregisteret, oppretter du raskt dine bestillinger i Innkjøpsmodulen.Velg brukeroppsettet Logistikk og klikk på Innkjøp. Betaling og leveringsbetingelser kan selvsagt defineres etter behov. Prosjekt og avdeling kan brukes som bærer på bestilling.annen valuta støttes. Øvelse - Gangen i en bestilling.velg brukeroppsettet Logistikk gjennom nedtrekkslisten øverst til venstre i programvinduet og klikk på Innkjøp..Klikk på knappen Ny som ligger helt til venstre i knapperaden for å opprette en ny bestilling..klikk på leverandøren du ønsker og klikk OK for å opprette en bestilling til denne leverandøren.resten av ordren fylles ut med informasjon som er lagret på kontakten, som Adresse, Deres referanse, Vår referanse og Betalingsbetingelser. 4.Under fanekortet Produktlinje legger du inn alle produkter som skal med i bestillingen.ettersom du skal hente inn produkter fra produktregisteret, klikker du på knappen Vis produktliste.du vil nå få frem en oversikt over alle produkter som er knyttet opp mot denne leverandøren..klikk OK for å sette produktene inn i bestillingen.pris og Rabatt kan for eksempel endres etter hva du avtaler med leverandøren.total pris for bestillingen kalkuleres fortløpende.prøv deg gjerne frem med forskjellige endringer før du skriver ut bestillingen..gjennom Skriv ut Velg Ny og Vis produktliste for å få tilgang til produktliste slik at du kan legge inn nye varelinjer. 4 8 Ulike fraktkostnader, metoder og toll kan spesifiseres under folderen Frakt og toll Her kan du legge inn den informasjon du ønsker skal fremkomme på bestillingen. Du kan definere faste tekster eller hente tekstene fra produktregisteret. 0 Du har hele tiden full informasjon over hvor mange du har av de ulike produktene på lager, hvilke DB og hvilket lager produktet er bestilt til. Har du flere lagre kan du bestille produktene til det lageret hvor dette er mest hensiktmessig. i knapperaden kan du nå skrive ut bestillingen på norsk eller engelsk (Purchase Order). Etter utskrift endres bestillingsstatus til Bestilt. Velg å se bestillingene med denne statusen gjennom nedtrekklisten øverst til høyre. Når du senere mottar varene registrerer du varemottaket gjennom knapperaden. Om du ønsker det kan du også bokføre bestillingen direkte i regnskapet. 0 Ring gratis Fax: 0 0

7 RESKONTRO BILAGSREGISTERING HOVEDBOK TIMEREGISTERING RESKONTRO BILAGSREGISTERING HOVEDBOK TIMEREGISTERING Reskontro Innbetalinger og utbetalinger Alle fakturaer og bestillinger registreres i Reskontroen.I denne modulen har du full oversikt over alle utestående kundefordringer og gjeld til dine leverandører.mottatt betaling fra kunder registreres fortløpende og du kan generere bankbetalinger for dine utestående beløp hos leverandører.velg brukeroppsettet Regnskap og klikk på Reskontro. Bilagsregistrering Modulen for Bilagsregistrering inneholder flere automatiserte rutiner, blant annet ved avgiftsbehandling og registrering av betalinger.velg brukeroppsettet Regnskap og klikk på Bilagsregistrering. Her kan du foreta en registrering av innbetaling eller utbetaling Her kan du opprette nye bilag. Du kan også trykke [+] tegnet for å opprette nye bilag 4 Her har du full oversikt over dine fordringer og din leverandørgjeld. Bruk Liste når du ønsker å finne en kontakt. Ønsker du mer detaljerte søk bruker du Utvalgsinnstillinger. 8 Her finner du innstillinger for kontoplan, avgiftskoder, bilagsrater, valutakurser og brukerinnstillinger for blant annet bærere, bunt og utseende på bilagsregistreringsvindu. 4 Her velger du hvilke bilag du ønsker å se. Du kan sette fokus på lukkede eller åpne bilag eller om du ønsker å se kun en kunde eller en leverandør. Når du er ferdig med å føre bilag bruker du denne knappen til å overføre til hovedbok. Inkassobehandling og factoring støttes selvsagt. 4 Du kan velge om du vil se bilagene med nettotall eller bruttotall og om du ønsker å se ett eller flere bilag Du kan automatisk utføre renteberegning basert på for sent betalte fakturaer. Du kan automatisk sette opp purreforslag basert på forfalte fordringer. 8 Disse hurtigtastene gir rask tilgang til kontakter, fakturaer og bilag i hovedbok. På denne måten kan du arbeide mest mulig effektivt. Her setter du bilagsart. Dette kan velges ved å trykke på [*] eller [/] tegnet. Du kan også definere dine egne arter. Her setter du også bilagsdato og hvilken periode bilaget skal knyttes til. Velg konto og motkonto for bilagslinjene. Kontoplan kan hentes opp ved å trykke på [-] tegnet. Når bilag er i balanse fås nytt bilag ved å trykke [+] tegnet. Her vil du hele tiden ha oversikt over førte bilag, samt mulighet til å redigere bilagene. Øvelse - Registrering av innbetaling.velg brukeroppsettet Regnskap gjennom nedtrekkslisten øverst til venstre i programvinduet, og klikk på Reskontro..Vi skal registrere en innbetaling av fakturaen du effektuerte under Tilbud - Ordre - Faktura..Åpne Kontaktlisten lengst til venstre i knapperaden: 4.Klikk på kunden du fakturerte og klikk OK.Dette aktiviserer et filter i reskontroen slik at kun fordringene til valgt kunde vises..merk fordringen med aktuelt fakturanummer som skal registreres som betalt og klikk på knappen for Inn-/Utbetaling som du finner over listen med fordringer:.endre betalingsdato til aktuell dato og klikk Fullfør.Dagens dato blir alltid foreslått her men kan endres dersom du registrerer betalingen på et senere tidspunkt..reskontroposten blir nå registrert som Lukket, og regnskapet oppdateres med et bankbilag i hovedbok. Øvelse - Føring av bilag I dette eksemplet skal vi registrere kjøp av en skriver til.00 kroner. Dette registreres på konto 800 Kontorrekvisita..Velg brukeroppsettet Regnskap gjennom nedtrekklisten øverst til venstre i programvinduet og klikk på Bilagsregistrering.Klikk på knappen Ny som ligger helt til venstre i knapperaden for å opprette et nytt bilag..sett Gjeldende Periode til og Regnskapsår til 00 i rulleboksene øverst i vinduet..klikk i feltet for Bilagsart og velg Kasse i listen, som er bilagsarten dette bilaget skal føres på. 4.Dagens Dato blir alltid foreslått for hver posteringslinje.du bør derfor selv alltid sjekke at dato stemmer overens med bilaget..klikk på linjen under kolonnen for Konto og tast inn 800, etterfulgt av [Enter].Dette leses opp mot kontoplanen, og fyller automatisk inn kontoens navn i kolonnen for Beskrivelse, som her er Kontorrekvisita.Markøren flytter seg nå til kolonnen for Motkonto..Skriv inn 90 som er kontonummeret for kontoen Kasse og trykk [Enter].Markøren flytter seg til Debetkolonnen.Om Motkonto: Kolonnen for Motkonto er kun et hjelpemiddel for raskt å kunne føre bilag når samme beløp skal til henholdsvis Debet og Kredit på to ulike kontoer.bilaget føres da på bare en linje (med Motkonto)..Tast beløpet, i dette tilfellet.00 og trykk [Enter]. 8.Beløpet fordeler seg nå på de to kontoene. Nederst i vinduet ser du også at bilaget balanserer. Her finner du samlet sum Debet, sum Kredit samt alle bilagene du fører og ett felt som viser differansen mellom disse to. Bilaget kan nå overføres til Hovedboken. Dette gjør du ved å klikke på knappen med den grønne boken med rød pil i knapperaden:. Klikk Neste og Fullfør. Ring gratis Fax: 0 0

8 4 RESKONTRO BILAGSREGISTERING HOVEDBOK TIMEREGISTERING RESKONTRO BILAGSREGISTERING HOVEDBOK TIMEREGISTERING Hovedbok Timeregistrering All regnskapsdata blir til slutt samlet i Hovedbok.Selv om det daglige arbeidet foregår i andre moduler, vil all informasjon overføres til hovedboken.periode- og terminavslutning, årsavslutning og oppstart av nytt regnskapsår er sentrale temaer når alle data har blitt samlet i hovedboken.det er også mulig å se ulike framstillinger og rapporter knyttet til nøkkeltall, resultat og balanse.velg brukeroppsettet Regnskap og klikk på Hovedbok. Timeregistreringsmodulen gir full oversikt over alle timeregnskap og registrerte timer, med automatisk generering av ordre og faktura.du kan foreta registrering på ansatt, prosjekt, kontakt, produkt, timetype, periode, avdeling og enkelt justere alle registrerte data.det er også mulighet for automatisk overføring til lønnsavregning. Velg brukeroppsettet Personal og klikk Timeregistrering. Det er mulig å sette opp analyser og rapporter direkte på skjermen. Her kan du velge hvilket år du ønsker å ta frem analyser på. 4 Her oppretter du nye timesedler. Her finner du alle timesedler som er opprettet. 4 Med "drilldown"-knappen kan du enkelt og raskt gå i detalj på dine bilag. Du kan velge å godkjenne timeseddel eller avvise timeseddel. Avviser du seddelen får den som har ført seddelen automatisk beskjed og kan rette opp eventuelle feil. 4 Det er selvsagt mulighet for detaljerte søk og brukertilpasset grensesnitt. 4 Godkjente timesedler kan enten overføres til ordremodulen eller for fakturering gjennom prosjektmodulen. Jobber ansatte på timer kan timelinjene overføres til lønnsmodulen for avlønning Her finner du blant annet ubehandlede, ferdigbehandlede,overførbare Ordre/Prosjekt, Lønn og overført Ordre/Prosjekt, Lønn. Øvelse - Oppslag i hovedbok.velg brukeroppsettet Regnskap gjennom nedtrekklisten øverst til venstre i programvinduet og klikk på Hovedbok.Bilagslisten åpnes.velg deretter hvilket regnskapsår du vil se bilag for i nedtrekklisten øverst til venstre..velg så om trestrukturen skal vise Bilagsart/periode eller Periode/bilagsart.Første alternativ vil vise bilagsartene hver for seg med underliggende perioder.andre alternativ vil vise periodene hver for seg med underliggende bilagsarter..klikk på det du vil skal vises i listen.du må gå minst to nivåer ut i treet for å velge, det vil si at du må foreta valg av både bilagsart og periode. 4.Velg brukeroppsettet Regnskap gjennom nedtrekklisten øverst til venstre i programvinduet og klikk på Hovedbok.Klikk videre på Kontoliste.Velg deretter hvilket regnskapsår du vil se kontoføringer for i nedtrekkslisten øverst til venstre.velg Konto = 90.Du vil nå kunne finne føringen du gjorde under bilagsregistrering dersom du valgte å overføre denne til hovedbok..velg brukeroppsettet Regnskap gjennom nedtrekklisten øverst til venstre i programvinduet og klikk på Hovedbok.Klikk videre på Nøkkeltall: Velg hvilken framstilling du vil se i vinduet ved hjelp av nedtrekkslistene øverst. Velg Ny for å opprette ny timelinje og knytt denne mot ansatt som er lagt inn i personalregisteret. Timer kan knyttes mot avdelinger og prosjekter. Øvelse - Føring av timer 8 Du kan definere egne timetyper/aktiviteter. Disse kan knyttes mot ansatte, prosjekter og produkter for riktig prising. Du kan også benytte interne timer. 9 Timelinjene knyttes mot produkt/tjeneste som legges inn/ finnes i produktregisteret. 0 Om du ønsker kan du knytte timelinjene mot en allerede opprettet ordre. Timelinjene kan merkes av om de skal faktureres videre (F), overføres til lønnsmodulen (L) eller bearbeides videre i prosjektmodulen (P)..Velg brukeroppsettet Personal gjennom nedtrekklisten øverst til venstre i programvinduet og klikk på Timeregistrering.Da åpnes vinduet Timeregistrering..Klikk Ny for å opprette en ny linje.fyll ut Ansatt-ID, Dato og Tidsrom.Under Ansatt-ID skriver du inn nummer eller ID fra personalregisteret, eller du kan markere rett person i en liste over alle ansatte.for å få fram denne listen, trykker du på minus [-] tegnet på det numeriske tastaturet..legg inn Antall timer.dette overstyrer det antall timer som angis i feltet Tidsrom.Velg evt.gjeldende Prosjekt og Avdeling. 4.Marker riktig Timetype i nedtrekklisten.valget du gjør her knytter registreringen til produktregisteret og timeregistreringsmodulen..avhukningsboksene P, F og L står for Prosjekt, Faktura og Lønn.Når du markerer en av disse, vil informasjonen du registrerer overføres til den respektive modulen.du kan overføre informasjonen til prosjektmodulen, til ordre/fakturamodulen eller til lønnsmodulen alene eller i kombinasjon med de to andre.for å unngå dobbeltregistreringer er det ikke mulig å overføre til prosjekt- og ordre/fakturamodulen samtidig.hvis du markerer P, velger du også hvilket prosjekt det gjelder i nedtrekk-listen Prosjekt.Hvis du markerer F, skriver du enten inn Ordrenr.eller Kontaktnr.for registreringen. Produkt må velges i begge tilfeller..du har nå ført en timelinje.denne kan nå bearbeides videre ved fakturering eller overføres til lønnsmodulen. Ring gratis Fax: 0 0

9 PERSONAL OG LØNN PERSONAL OG LØNN NETTSTED OG E-HANDEL NETTSTED OG E-HANDEL RAPPORTER RAPPORTER Personal og Lønn På samme måte som ved registrering av for eksempel kontakter og produkter, registreres alle dine ansatte i personalregisteret.du kan blant annet registrere alle lønns- og skattebetingelser i lønnsmodulen.i Mamut er det enkelt å generere lønnsutbetalinger med tilhørende utskrift av lønnslipper og utbetalingslister.dersom du ønsker det, vil relevant regnskapsinformasjon også bli overført direkte til hovedboken.velg brukeroppsettet Personal og klikk på Lønnsregistrering.Ønsker du å åpne Personalmodulen, klikk på Personalregister. Nettsted og e-handel Opprette hjemmeside på Internett Alle programmene i serien Mamut Business Software gir deg mulighet til å opprette din egen hjemmeside og nettbutikk på Internett.Hjemmesiden du oppretter gjennom denne leksjonen kan du også beholde og videreutvikle, selv om du velger å ikke gå til anskaffelse av en lisens fra Mamut. I Personalregisteret lagres alle opplysninger om dine ansatte som er nødvendige for lønnskjøring. Informasjonen som lagres her hentes ut andre steder i programmet. I registeret opprettes ett kort for hver ansatt. Dette kortet består av to deler. I den øvre delen finnes generell informasjon om den ansatte, mens den nedre delen består av ulike fanekort med utfyllende informasjon. Lønnsregistrering består av et lønnsregistreringskort for hver enkelt ansatt. Her registreres lønns- og trekklinjer på fanekortet Lønn. Nederst til høyre i vinduet oppdateres hele tiden oversikt over sum til avregning, utbetaling og skattetrekk. På fanekortet Standardlønn kan du opprette så mange forhåndsdefinerte standardlønninger du trenger, f. eks. julelønn, timelønn etc. Øvelse - Lønnskjøring.Velg brukeroppsettet Personal gjennom nedtrekklisten øverst til venstre i programvinduet og klikk på Lønn.Da åpnes vinduet Lønnsregistrering..Velg hvilken ansatt du vil registrere lønn på ved hjelp av pilene i verktøylinjen eller listeknappen ytterst til venstre..klikk på knappen Ny for å sette inn en lønns- eller trekklinje, eller klikk [+] tegnet på det numeriske tastaturet. Skriv ønsket Lønnsartnr.direkte inn i kolonnen, eller velg en lønnsart ved å klikke på knappen for Velg lønnsart over vinduet. 4.Klikk på knappen Start lønnskjøring hjelper deg gjennom lønnskjøringen. På fanekortet Lønn registreres et spekter av opplysninger knyttet til hver enkelt ansatt: Lønn, skattetrekk, andre trekk, ferie, firmabil, fagforening og provisjon. Du kan også se en oversikt over den ansattes lønnshistorikk. når du har registrert alle data.da starter en veiviser som.marker i veiviseren om det skal beregnes lønn for Alle eller en enkelt Avdeling, samt om du skal kjøre lønn på en spesifikk Lønnsperiodisering.Markerer du valgene Avdeling eller Lønnsperiodisering, velger du ønsket alternativ i nedtrekklistene under..sørg for at de ansatte du vil kjøre lønn for er plassert i feltet Valgt.Bruk knappene i midten til å flytte navnene. Klikk på Neste for å fullføre trinnene i lønnskjøringsveiviseren. Øvelse Lag en hjemmeside Du kan opprette men ikke publisere et nettsted gjennom Eksempeldatabasen.Du må derfor opprette en ny firmadatabase. Opprett ny firmadatabase.gå til Fil-menyen øverst til venstre i programvinduet og velg Ny Firmadatabase..Skriv inn navnet på din bedrift i feltet Aliasnavn, som blir navnet på den nye databasen.klikk OK..Du må nå gjennom en del innstillingsvinduer for den nye databasen.disse er: Valg av Kontoplan, Regnskapsinnstillinger og Innstillinger for firmadatabasen.det er ikke nødvendig at du fyller ut alle feltene for opprettelse av en hjemmeside. Opprett hjemmeside.velg brukeroppsettet E-Commerce gjennom nedtrekklisten øverst til venstre i programvinduet (dersom det ikke allerede er valgt) og klikk på Rediger hjemmeside. Før du kan gå videre med å legge opp innhold til nettstedet, må du registrere det gjennom veiviseren som åpnes automatisk.fyll ut alle feltene merket med en rød stjerne og klikk Neste til du er ferdig med veiviseren..selve redigeringsvinduet består av fem fanekort, hvor du kan fylle inn den informasjonen du ønsker: Hovedsiden: Før du publiserer bør du skrive tekst til Hovedsiden din.dette er forsiden på nettstedet og er det første som møter alle dine besøkende. Om virksomheten: Adresser, telefonnummer, beskrivelse av selskapet og eventuell logo er interessant både for kunder, potensielle leverandører og samarbeidspartnere. Innhold: Her kan du legge opp dine produkter, nyheter om bedriften og annen nyttig informasjon. Du kan også legge opp egne kontaktsider som besøkende kan gå inn på for å sende deg forespørsler og tilbakemeldinger via . Nettbutikk: Her legger du opp vilkår, retningslinjer og hvilken informasjon kundene må gi deg ved bestilling i nettbutikken. Designmal: Før du publiserer nettstedet (legger det ut på Mamuts server) kan du velge mellom en rekke designmaler og farger.valgene du gjør her er en viktig del av å utforme din profil på Internett. Når du er fornøyd med resultatet klikker du på Oppdater blant knappene til venstre.dette kopierer alt du har lagt inn til en server hos Mamut.Våre servere inneholder nettstedene til alle våre kunder, og gjør de tilgjengelige for besøkende hele døgnet, året rundt. Ring gratis Fax: 0 0

10 8 PERSONAL OG LØNN NETTSTED OG E-HANDEL RAPPORTER Rapporter Mamut Business Software inneholder en omfattende rapportmodul med flere hundre rapporter. Velg Vis og klikk på Rapporter. Det finnes to rapporteringsnivåer i rapportmodulen. Felles rapporter gjelder alle virksomheter i databasen og rapportfilene kan her ikke redigeres. Under Firmarapporter har du mulighet til å skreddersy rapporter til din virksomhets behov. Alle felles rapporter er delt i de ulike modulene. Når du har markert for ønsket rapport, klikker du på knappen Skriv ut. Avhengig av hvilken rapport du skriver ut kan du nå filtrere i et eget vindu. Feltet Beskrivelse viser en oversikt over hvilke felt de ulike rapportene inneholder. Endringer i Firmarapporter må gjøres med hjelp av rapportredigereren som du finner under Vis/Innstillinger/ Rapporter. Klikk på Rapport/Etiketteditor. I Rapporter-vinduet finner du alle rapporter og etiketter listet opp. Markér den aktuelle rapporten og klikk på Redigere. Da åpnes rapporten for redigering. Rapportredigereren som åpnes viser alle detaljene i rapporten du har valgt. I disse filtene finnes det rammer med koder for ulike typer eller grupper informasjon som skal være med i rapporten. Din lokale forhandler: Ta kontakt med Mamut NB! Du kan enkelt redigere rapporter i Mamut. Gå til Hjelp\Presentasjoner\ Redigering av rapporter. Oppgi deretter stasjonsnavn for CD-stasjon. Ta kontakt med Mamut for mer informasjon, bestilling eller for å avtale et møte der vi demonstrerer produktene. Mamuts kunderådgivere står til din disposisjon enten du ønsker mer informasjon, svar på dine spørsmål, behovsanalyse eller bestilling. Slik tar du kontakt: Ring gratis Fax: 0 0 Mamut ASA Pilestredet c Postboks 0 Majorstuen 00 Oslo, Norge Mamut reserverer seg for eventuelle feil.

11 Mamut ASA, Pilestredet c, Postboks 0 Majorstuen, 00 Oslo, Norge MBS_NO_KOMIGANG_080