INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET

Transkript

1 Kontrollutvalget Sekretariatet KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE Trond Vangen, leder (Frp) Marit Tofastrud Vestli, nestleder (BL) Haakon Andreas Alm (H) Truls Wadd (Ap) Anne-Grethe Henriksen (Ap) - forfall Arne Andreassen (PP), første vara for Ap/Sv/PP Gjøvik, 26. april J.nr./referanse: 05-18/ST/ks Kopi av innkallingen er sendt: Ordfører og rådmann Hedmark Revisjon IKS INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Det innkalles herved til møte i kontrollutvalget: Dato: Torsdag 3. mai 2018 Tid: Kl ca Sted: Møterom 421, rådhuset Vedlagt følger saksliste og saksdokumenter. NB! Årsregnskap/årsrapport 2017 for Stange kommune (vedlegg til sak 18) er sendt ut direkte fra kommunen. Ta med dette til møtet. Eventuelt forfall til møtet bes meddelt snarest til undertegnede på telefon/sms til , eller e-post kjetil@kontrollutvalget.no Deltakelse fra andre i møtet: Sak 18 Årsregnskap 2017 for Stange kommune: Under første del av saken orienterer Hedmark Revisjon IKS ved oppdragsansvarlig og utøvende revisor (kl ). Under andre del av saken er rådmann, økonomisjef og regnskapsleder invitert til å orientere (kl ca. 1145). Sak 19 Årsregnskap 2017 for Stange kommunale Boligforetak KF: Under første del av saken orienterer Hedmark Revisjon IKS ved oppdragsansvarlig og utøvende revisor (fra kl. 1230). Under andre del av saken orienterer Boligforetaket ved styrets nestleder og daglig leder (kl. 1430). Med hilsen For leder i kontrollutvalget Kjetil Solbrækken utvalgssekretær Adresse: Kontrollutvalgstjenester Kjetil Solbrækken Studievegen 7, 2815 Gjøvik Tel , e-post: kjetil@kontrollutvalget.no

2 KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE SAKSLISTE FOR MØTE I STANGE KOMMUNE Torsdag 3. mai 2018 kl (Rom 421, rådhuset) SAK NR. 18/2018 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE SAK NR. 19/2018 ÅRSREGNSKAP 2017 FOR STANGE KOMMUNE KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE SAK NR. 20/2018 SAK NR. 21/2018 ÅRSREGNSKAP 2017 FOR STANGE KOMMUNALE BOLIGFORETAK KF KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE REFERATSAKER Gjøvik, 24. april For utvalgsleder Kjetil Solbrækken utvalgssekretær Kopi til orientering: - Stange kommune v/ordfører, rådmann, økonomisjef og vararepresentanter til kontrollutvalget - Hedmark Revisjon IKS

3 SAK NR. 18/2018 Stange kommune GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Sluttbehandles i: Kontrollutvalget Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget Kjetil Solbrækken (sekr.) Nei Saksdokumenter: Vedlagt: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte Vedlegg 1 FORSLAG TIL VEDTAK: Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. SAKSOPPLYSNINGER: Møteprotokoll fra siste møte legges herved frem til formell godkjenning. 1

4 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE Torsdag 15. mars 2018 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl Som medlemmer møtte: Trond Vangen, leder (Frp) Marit Tofastrud Vestli, nestleder (BL) Anne-Grethe Henriksen (Ap) Følgende medlem hadde meldt forfall: Truls Wadd (Ap) Haakon Andreas Alm (H) Følgende varamedlem møtte: Per Olav Hansen (H) første vara for H Følgende varamedlem hadde meldt forfall: Arne Andreassen (PP), første vara for Ap/Sv/PP Ellers møtte: Fra administrasjonen: Rådmann Stein Erik Thorud (sak 12 og 13) og virksomhetsleder jus/politisk sekretariat Erik Sletner (sakene 11-13). Sekretariatet: Kjetil Solbrækken og Ole Kristian Rogndokken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmannen m.fl., kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, Hedmark Revisjon IKS, Hamar Arbeiderblad og Stangeavisa. Utvalgsmøtet ble satt kl med Trond Vangen som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 10/2018 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Vedtak, enstemmig: Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. SAK NR. 11/2018 KOMMUNENS VARSLINGSRUTINER OG PRAKTISERINGEN AV DISSE Fra behandlingen: Virksomhetsleder jus/politisk sekretariat Erik Sletner presenterte kommunens varslingsrutiner og praktiseringen av disse. 1

5 Vedtak, enstemmig: 1. Kontrollutvalget tar presentasjon av kommunens varslingsrutiner og praktiseringen av disse til orientering. 2. Kontrollutvalget tar til orientering at dagens varslingsrutiner er under revisjon. Kontrollutvalget ber om å bli orientert om reviderte rutiner når disse foreligger. Saken følges opp høsten Kontrollutvalget har merket seg at kommunen ikke har hatt noen varslingssaker i perioden 2008 d.d. Kontrollutvalget ønsker dialog rundt årsaken til det lave antallet varslinger som en del av presentasjon av reviderte varslingsrutiner. Dette følges opp sammen med presentasjon av reviderte varslingsrutiner. SAK NR. 12/2018 ORIENTERING OM STATUS I PERSONALSAK / VARSLINGSSAK Fra behandlingen: Utvalgsleder presenterte innledningsvis e-post av fra Hedmark Revisjon IKS v/daglig leder til rådmannen i Stange kommune der det stilles spørsmål om kontrollutvalgets avtale om kjøp av sekretærtjenester ivaretar taushetsplikt for underleverandører på en god nok måte. Utvalgsleder informerte om sitt svar til rådmannen og Hedmark Revisjon IKS om at dagens avtale ivaretar dette på tilfredsstillende måte. Utvalgsleder fremhevet at det er kontrollutvalgets avtale og at rådmannen/administrasjonen rolle kun er å bistå kontrollutvalget med det innkjøpsfaglige og det praktiske mht. konkurranseutsetting og avtaleinngåelse. Det ble påpekt at noe annet ville være brudd på kommunelovens krav om uavhengighet mellom rådmannen/administrasjonen og kontrollutvalget. Saken ble enstemmig besluttet behandlet i lukket møte, jf. kommunelovens 31 nr. 2, jf. offentlighetslovens 13 første ledd. Rådmann Stein Erik Thorud og virksomhetsleder jus/politisk sekretariat Erik Sletner orienterte om den konkrete personalsaken/varlingssaken og svarte på spørsmål. Vedtak, enstemmig: 1. Kontrollutvalget tar KS Advokatene til orientering. 2. Med bakgrunn i denne vurderingen ser ikke kontrollutvalget det som aktuelt å gå videre med saken fra kontrollutvalgets side. 2

6 SAK NR. 13/2018 VARSLING OG VARSLINGKANALER Fra behandlingen: Som en del av saken ble Råd for etikkarbeidet i kommunesektoren (utarbeidet på oppdrag fra Kommunens Sentralforbund) presentert. Særlig ble råd knyttet til varslingsrutiner for å avdekke kritikkverdige forhold trukket frem (jf. arbeidsområde nr. 7): Kommunen bør anerkjenne verdien av varsling og arbeide for et godt ytringsklima. Kommunen bør gjøre det enkelt og trygt å varsle om kritikkverdige forhold. Varslingsrutiner bør beskrive hvordan medarbeidere kan si fra om kritikkverdige forhold til andre enn sin egen leder. Kommunen bør jevnlig undersøke om medarbeidere kjenner til varslingsrutinene og varslernes rettigheter. I tillegg til varslingsrutiner bør kommunen ha tipsmottak for innbyggere som har mistanke om uetisk atferd og korrupsjon i kommunen. Rådmann Stein Erik Thorud og virksomhetsleder jus/politisk sekretariat Erik Sletner deltok under deler av saken. Vedtak, enstemmig: 1. Med bakgrunn i konkret anbefaling fra Kommunens Sentralforbund (Status og råd for etikkarbeidet i kommunesektoren) ønsker kontrollutvalget å drøfte behovet for tipsmottak for innbyggere som har mistanke om uetisk atferd og korrupsjon i kommunen. 2. Saken følges opp som en del av sak om presentasjon av reviderte varslingsrutiner, jf. kontrollutvalgets vedtak i sak 12/2018. SAK NR. 14/2018 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT 2017 Vedtak, enstemmig: INNSTILLING TIL KOMMUNESTYRET: Kontrollutvalgets årsrapport for 2017 tas til orientering. SAK NR. 15/2018 FORUNDERSØKELSE: OPPFØLGING AV POLITISKE VEDTAK Fra behandlingen: Sekretariatet ved Ole Kristian Rogndokken presenterte gjennomgangen av kommunestyrevedtak for perioden og formannskapsvedtak for Bakgrunnen for saken er kommunelovens 77 nr. 4 der det bl.a. fremgår at en av kontrollutvalgets oppgaver er «å påse at det føres 3

7 kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak..». Vedtak, enstemmig: 1. Rådmannen inviteres til å gi en kort orientering om oppfølging evt. status for følgende kommunestyrevedtak: Saksnr. Saker 23/2016 STRATEGISK PLAN FOR NAV I HEDMARK 128/2016 BUDSJETT ØKONOMIPLAN /2017 NÆRMILJØUTVALG 46/2017 ÅRSREGNSKAP OG ÅRSRAPPORT STANGE KOMMUNE Det bes om en orientering om hvordan man følger opp krav til eksterne parter i følgende kommunestyresaker: Saksnr. Saker 29/2015 STANGE SPORTSSKYTTERE - SØKNAD OM LÅNEGARANTI TIL BYGGING AV NY LUFTSKYTEBANE PÅ BJØRKHOLSBAKKEN 57/2017 OTTESTAD IL - SØKNAD OM TILSKUDD OG LÅNEGARANTI TIL KUNSTGRESSBANER MILJØPERSPEKTIV 2. Kontrollutvalget etablerer fast praksis med en årlig gjennomgang av politiske vedtak for nærmere vurdering mht. kontroll av administrasjonens oppfølging. SAK NR. 16/2018 KONTROLLUTVALGSKONFERANSEN 2018 Fra behandlingen: Sekretariatet ved Ole Kristian Rogndokken presenterte hovedtemaene på konferansen: Digitalisering Arbeidslivskriminalitet Etikk Personvern Vedtak, enstemmig: 1. Presentasjon av hovedpunktene på Kontrollutvalgskonferansen 2018 tas til orientering. 2. Følgende tema fra konferansen følges opp: Personvern: Følges opp slik: Rådmannen inviteres til å orientere om ny personopplysningslov og kommunens arbeid med innføringen av lovverket (ikrafttredelse ny lov ). 4

8 Digitalisering: Følges opp slik: Kontrollutvalget ønsker innsikt i kommunens arbeid med digitalisering. Rådmannen/administrasjonen inviteres til å presentere hvordan kommune jobber med digitalisering, herunder kommunes strategier og mål på området. Hvilke muligheter og risikoer innebærer digitaliseringen? SAK NR. 17/2018 REFERATSAKER Fra behandlingen: 1. Kommunestyrets behandling av forvaltningsrevisjonsrapporten «Barnverntjenestens koordinering av forebyggende arbeid og samhandling» - k.sak 2/18, møte Oppstartbrev forvaltningsrevisjon: Tidlig innsats i skolen (brev fra Hedmark Revisjon IKS ) 3. Bestilling av forundersøkelse Hias IKS 4 kontrollutvalg (brev av fra kontrollutvalgene til Hedmark Revisjon IKS) 4. Protokoll fra styremøte Stange kommunale boligforetak KF 5. Henvendelse til kontrollutvalg fra Norsk Brannvernforening vedr. brannsikkerheten i boliger levert av Trysilhus 6. Sikkerhetshull i skoleportal: Mener han kan få tilgang til dine barns webkamera (artikkel i VG ) 7. Avviser at det er sikkerhetshull i ItsLearning (artikkel i Bergensavisen ) 8. Neste møte: Tidspunkt/saksliste Vedtak, enstemmig: 1. Referatsakene tas til orientering. 2. Vedr. referatsak nr. 2: Det tas til orientering av revisjonsprosjektet «Tidlig innsats i skolen» avsluttes høsten Neste møte fastsettes til tirsdag Møtet kommer i tillegg til tidligere vedtatt møteplan. Stange, 15. mars Trond Vangen leder RETT UTSKRIFT: Stange, 15. mars Kjetil Solbrækken utvalgssekretær 5

9 NESTE MØTE Dato: Tirsdag 10. april 2018 Tidspunkt: Kl Aktuelle saker: Informasjonssikkerhet og ny personopplysningslov (KU-sak 54/17, første kvartal 2018) Presentasjon av eiermeldingen del 1 og del 2 og status for eierskapssekretariatet (KU-sak 37/17, KU-sak 11/17) - 1. halvår 2018 Oppfølging av utvalgte politiske vedtak (KU-sak 15/18) Barnevernet: Ansattes arbeidsmiljø, tillit og omdømmebygging (KU-sak 18/17) Møte 3/5: Årsregnskap 2017 Stange kommune kontrollutvalgets uttalelse Årsregnskap 2017 Boligforetaket kontrollutvalgets uttalelse Møte 21/6: Mobbing i skolen (KU-sak 55/17) Oppfølging av tiltak etter Helsetilsynets rapport om legemiddelhåndtering mv (KU-sak 03/17) - 1. halvår 2018 Byggesaksavdelingen - tema: tilsyn og internkontroll (KU-sak 10/17, oppfølging utsatt til våren 2018) Saker til senere oppfølging: Reviderte varslingsrutiner, årsaker til lavt antall varslingssaker, behov for tipsmottak for innbyggere (KU-sak 11/18 og 13/18 høsten 2018). Oppfølging av to revisjonsrapporter fra 2014 vedr. innkjøp Presentasjon av intern evaluering vedr. tjenestetilbudet til funksjonshemmede (KU-sak 13/16) Internkontroll: Overordnet internkontroll rådmannens ansvar for «betryggende kontroll» (KU-vedtak sak 07/14) Praktisk integrering av risikovurderinger (KU-sak 11/16) Gjennomførte risikovurderinger på tjenestenivå (KU-sak 11/16) Kommunens tjenestebiler oppfølging av kommunestyrets forutsetninger om innsparinger (KU-sak 66/16) Oppfølging av revisjonsrapport Barnevern fra 2017 (KU-sak 60/17, jf. k.sak) Årlige saker: Årsrapport 2016 virksomhetenes egenbeskrivelse Presentasjon av kommunens KOSTRA-hefte (høsten) Forundersøkelse: Oppfølging av politiske vedtak (KU-sak 15/18) Forundersøkelse: Eksterne tilsynsrapporter (KU-sak 59/17 og sak 08/18). Bestilte oppdrag fra Hedmark Revisjon IKS (forvaltningsrevisjon mv): Forvaltningsrevisjonsprosjekt: Tidlig innsats og spesialundervisning (KUsak 56/17) avsluttes høsten 2018 Forundersøkelse HIAS IKS (betinget av enighet mellom 4 kontrollutvalg) Dialog med revisor om forundersøkelser og fokus på tjenestekvalitet, produktivitet og måloppnåelse (KU-sak 06/18) 6

10 Møteplan kontrollutvalget 2018: Torsdag kl Torsdag kl Tirsdag kl i tillegg til opprinnelig møteplan Torsdag kl Torsdag kl Torsdag kl Tirsdag kl Torsdag kl Mandag kl

11 SAK NR. 19/2018 Stange kommune ÅRSREGNSKAP 2017 FOR STANGE KOMMUNE KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE Sluttbehandles i: Kontrollutvalget Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget Kjetil Solbrækken Nei Saksdokumenter: 1. Foreløpig revisjonsberetning 2017 Stange kommune 2. Endelig revisjonsberetning 2017 Stange kommune 3. Årsavslutningsbrev 2017 fra Hedmark Revisjon IKS 4. Årsregnskap og årsmelding Stange kommune Vedlegg 1 Vedlegg 2 (ettersendes) Vedlegg 3 (ettersendes) Vedlegg 4 (eget vedlegghefte) FORSLAG TIL VEDTAK: KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL STANGE KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2017 Kontrollutvalget har behandlet Stange kommunes årsregnskap for Sammen med årsregnskapet forelå revisjonsberetningen, revisors årsavslutningsbrev til rådmannen og rådmannens årsrapport for Kontrollutvalget har basert sin uttalelse på en gjennomgang av de ovennevnte dokumentene, og presentasjoner i kontrollutvalgets møte av kommunens revisor/hedmark Revisjon IKS og kommuneadministrasjonen v/rådmann, økonomisjef og regnskapsleder. Kontrollutvalget har merket seg at fremlagte revisjonsberetning fra Hedmark Revisjon IKS har en positiv totalkonklusjon, dvs. at revisor mener kommunens årsregnskap for 2017 er avlagt uten vesentlig feil. Kontrollutvalget har følgende kommentarer til årsregnskap/årsmelding: (fylles ut i møtet) Utover dette, og det som framgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet, datert xx. april 2018, har kontrollutvalget ingen merknader til kommunens årsregnskap for

12 SAKSOPPLYSNINGER: Oppsummering: Kontrollutvalgets oppgave er å lage en uttalelse til årsregnskapet som skal følge regnskapssaken til kommunestyret, via formannskapet. Revisor er invitert til å oppsummere revisjonsarbeidet og presentere revisjonsberetningen (jf. vedlegg 1-3). Rådmannen/administrasjonen er invitert til å presentere hovedtrekkene i årsregnskapet og årsmeldingen (vedlegg 4). De fremlagte dokumentene, sammen med presentasjonene i møtet, skal gi kontrollutvalget et forsvarlig grunnlag til å utforme en uttalelse til årsregnskapet. Det finnes ingen standard for hvordan kontrollutvalgets uttalelse til regnskapet skal utformes. Forslag til vedtak i saken følger samme mal som tidligere år, som igjen er basert på et tidligere forslag fra Norges kommunerevisorforbund (NKRF). I tråd med regelverket ble det avgitt revisjonsberetning senest 15. april 2018 (jf. vedlegg 1). Revisjonsberetningen som er avgitt er en foreløpig beretning. Beretningen vil bli trukket tilbake når ny/endelig revisjonsberetning foreligger. Det vises til vedlagte revisjonsberetning for nærmere informasjon om bakgrunnen for at revisjonsarbeidet ikke er fullført innen fristen den 15. april Kontrollutvalgets oppgaver: Kontrollutvalgets oppgaver i forbindelse med kommunens årsregnskap, slik det fremgår av forskrift om kontrollutvalg: 6 Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder å holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. 7 Uttalelse om årsregnskapet Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Uttalelsen avgis til kommunestyret eller fylkestinget. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den, før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret/fylkestinget. Kontrollutvalgets behandling og grunnlag for å avgi uttalelse til årsregnskapet: Revisjonsberetningen, revisors årsavslutningsbrev, årsregnskapet og rådmannens årsrapport er vedlagt saken (årsregnskap og årsrapport er utsendt direkte fra kommunen). I tillegg er det, i likhet med tidligere år, lagt opp til følgende presentasjoner i møtet: 2

13 Revisor/Hedmark Revisjon IKS er invitert til møtet for å orientere om revisjonsarbeidet og presentere revisjonsberetningen. Rådmann, økonomisjef og regnskapsansvarlig er invitert til å presentere årsregnskapet og rådmannens årsrapport med fokus på: 1. Kommunens resultat og økonomiske situasjon. 2. Vesentlige regnskapsmessige og avgiftsmessige problemstillinger i årets regnskap. 3. Vesentlige avvik i forhold til planer/budsjett/vedtak. 4. Overordnet intern kontroll og styring. Tidligere kommunikasjon med revisor gjennom året er også en del av grunnlaget for saken. Det vises her til følgende saker: Presentasjon av revisjonsplan/revisjonsstrategi for revisjon av kommuneregnskapet. Statusrapportering etter utført interimsrevisjon. Samlet skal dette gi kontrollutvalget tilstrekkelig grunnlag for å ivareta sitt ansvar med å påse at årsregnskapet er revidert på betryggende måte (jf. forskrift om kontrollutvalg 6) og å sette utvalget i stand til å utforme en uttalelse til årsregnskapet (jf. forskrift om kontrollutvalg 7). Oppfølging av merknader fra kommunestyret eller kontrollutvalget: Det foreligger ingen vedtak/merknader fra kommunestyret i f.m. regnskap eller økonomirutiner til oppfølging. Når det gjelder kontrollutvalget vises det til utvalgets uttalelse til tidligere årsregnskap, som er naturlig å følge opp som en del av saken. Se under for fullstendig uttalelse til fjorårets årsregnskap. KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL FJORÅRETS ÅRSREGNSKAP: KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL STANGE KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2016 Kontrollutvalget har behandlet Stange kommunes årsregnskap for Sammen med årsregnskapet forelå revisjonsberetningen, revisors årsavslutningsbrev til rådmannen og rådmannens årsmelding for Kontrollutvalget har basert sin uttalelse på en gjennomgang av de ovennevnte dokumentene, og presentasjoner i kontrollutvalgets møte av kommunens revisor/hedmark Revisjon IKS og kommuneadministrasjonen v/økonomisjef m.fl. Kontrollutvalget har merket seg at fremlagte revisjonsberetning fra Hedmark Revisjon IKS har en positiv totalkonklusjon, dvs. at revisor mener kommunens årsregnskap for 2016 er avlagt uten vesentlig feil. 3

14 Kontrollutvalget har følgende kommentarer til årsregnskap/årsmelding: a) God finansiell stilling og økonomisk handlefrihet: Kontrollutvalget begrunner dette med: Positivt netto driftsresultat 86,45 millioner kroner: Dette utgjør 5,4 % av driftsresultatet, dvs. godt over Fylkesmannens anbefalte nivå på minimum 1,75 %. Dette er også godt over landsgjennomsnitt for 2016 som er på ca 4 %. Det positive resultatet skyldes i hovedsak bedre skatteinngang enn budsjettert. Moderat lånegjeld sammenlignet med andre kommuner. Her er verd å merke seg at lånegjelden pr utgjør ca. 1,2 milliarder, dvs. 75,3 % av driftsinntektene. Dette er over anbefalt nivå og kommunens egen vedtatte handlingsregel på maksimum 70 %. Note 16 viser at selvfinansierende del av kommunens lån utgjør ca. 370 millioner (startlån/husbanken + lån til selvkostområdene vann/avløp). Dette er gjeld som kreves inn gjennom avdrag (startlån) og gebyrer (vann/avløp). Moderat rente- og avdragsbelasting: Renter og avdrag utgjør ca. 5 % av driftsinntektene pr Dette er under normen om maks nivå 7 % som blir ansett for et kritisk nivå for belastning av finanskostnader i driften. Her kan opplyses at kommunen har betalt 13,8 millioner mer avdrag i 2016 enn minimumskravet i kommuneloven. Kommunen er sårbar for renteøkninger. En renteøkning på 1 % på langsiktig gjeld utgjør ca. 12 millioner i merbelastning på driften. God likviditet. Her kan bemerkes at kommunen pr har ubrukte lånemidler på 133,8 millioner som ligger i kontantbeholdningen. Ubrukte lånemidler er langsiktige lån tatt opp til vedtatte investeringer som ikke ennå ikke er gjennomført. En vesentlig reduksjon i ubrukte lånemidler vil gi en vesentlig reduksjon i likviditeten. Bra andel frie midler/disposisjonsfond: Kommunen har pr ca. 263 millioner på disposisjonsfond, en økning på ca. 67 millioner siste år. En del av midlene er bundet opp gjennom vedtak i kommunestyret, men er frie ved at de kan omdisponeres om nødvendig. Vedtatte økonomiske handlingsregler i hovedsak innfridd: Det vises til omtale i årsrapporten s. 67 der det bl.a. fremgår at 8 av 9 handlingsmål er innfridd. Dette legger grunnlaget for en kommune med sunn økonomi og handlingsrom. b) God økonomistyring budsjettdisiplin: Den ordinære driften (virksomhetsområdene) viser et mindreforbruk/«overskudd» på ca. 9.8 millioner kroner. Samlet sett indikerer dette en gjennomgående god økonomistyring og budsjettdisiplin. Enkelte områder har derimot utfordringer. Her nevnes særlig Tilrettelagte 4

15 tjenester som går med 4,4 millioner i merforbruk, til tross for at området ble tilført ca. 10 millioner i økt ramme i Også Stange- helse og omsorgssenter har et større merforbruk (3,4 millioner). Det samme har barnevernet (ca. 1,1 million). Dette er alle områder som krever særskilt oppmerksomhet i tiden fremover. c) Fortsatt høyt sykefravær: Kontrollutvalget ser med bekymring på at sykefraværet for 2016 holder samme høye nivå som i 2015 ca 9,5 %. Selv om dette er omkring landsgjennomsnittet i kommunesektoren mener kontrollutvalget at sykefraværet er for høyt og at arbeidet med reduksjon av sykefraværet må prioriteres høyt. d) Avsetning av integreringstilskudd 8,2 mill. uten vedtak: Det fremkommer i revisjonsberetningen en opplysning om at administrasjonen har avsatt integreringstilskudd på ca. 8,2 millioner til ubundet fond til tross for at dette ikke var budsjettert. Handlingen representerer en forhåndsdisponering av årsresultatet uten at det er behandlet i kommunestyret. e) Sirkula IKS: Oppfølging av kommunestyrets vedtak om eieravtale og tilbakebetaling til eierkommunene: I forbindelse med etablering av Sirkula IKS vedtok kommunestyret i sak 57/16 den å delegere til rådmannen å inngå eieravtale om skjevdeling av til sammen kr av fremtidig utdeling av fri egenkapital i Sirkula IKS. Stange kommunes andel av skjevdelingen er kr Kontrollutvalget mener saken krever særskilt oppfølging. Det er opplyst om forholdet i kommunes årsregnskap for 2016, jf. note 5 til årsregnskapet. Revisor har også påtalt forholdet i sitt årsavslutningsbrev 2016 til rådmannen. f) Pensjon: Utsatt kostnadsføring av pensjoner (kortsiktig gjeld) og negativ netto pensjonsforpliktelse (langsiktig gjeld): Kontrollutvalget vil på generelt grunnlag uttrykke bekymring i forhold til kommunens kostnader til pensjoner. To forhold i årsregnskapet bør kommenteres nærmere: Positivt premieavvik (kortsiktig gjeld) utgjør pr ca. 86 millioner kroner. Beløpet representerer en utsatt kostnadsføring og vil belaste fremtidige driftsbudsjetter. Netto pensjonsforpliktelser (langsiktig gjeld): Samlet er det pr bokført en netto gjeldsforpliktelse i forhold til pensjoner på ca. 386 millioner kroner (differansen mellom bokførte pensjonsmidler og pensjonsforpliktelser i balansen). Rådmannen har i sin årsmelding forklart denne differansen med «AFP, bruttogaranti og tidligpensjon er inkludert i forpliktelsene, men ikke i pensjonsreserven, og må ses i sammenheng med at vi har frie midler på disposisjonsfond på 195,5 mill. kroner». Det antas også at noe av differansen skyldes rene beregningstekniske forhold. Utover dette, og det som framgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet, datert 11. april 2017, har kontrollutvalget ingen merknader til kommunens årsregnskap for

16 6

17 Til kommunestyret i Stange kommune Postboks 84, 2341 Løten Telefon: post@hedmark-revisjon.no Org.nr.: MVA Bankgiro: UAVHENGIG REVISORS BERETNING 2017 STANGE KOMMUNE Kommunen har fått innvilget utsatt frist til vedrørende sitt krav til Helsedirektoratet for ressurskrevende tjenester. Vi skal avgi egen revisjonsuttalelse til kommunens krav. Vår revisjon av kommunes årsregnskap er i avsluttende fase, men det er behov for å avklare kravet vedrørende ressurskrevende tjenester før vi oppsummerer resultatet av årets revisjon med kommunens administrasjon og konkluderer på vårt arbeid med revisjon av kommunens årsregnskap. Vi har følgelig ikke vært i stand til å utføre revisjonen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk innen fristen for å avgi revisjonsberetning , jf. forskrift om revisjon 5. Denne revisjonsberetningen vil bli trukket tilbake når vi har fått tid til å gjennomføre de revisjonshandlinger vi finner nødvendige for å bekrefte årsregnskapet. Løten, 15. april 2018 Tommy Pettersen oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Kopi: Kontrollutvalget Formannskapet Rådmannen Besøksadresse Besøksadresse hovedkontor Løten: kontor Kongsvinger: Kildevegen 14 Fjellgata 4

18 SAK NR. 20/2018 Stange kommune ÅRSREGNSKAP 2017 FOR STANGE KOMMUNALE BOLIGFORETAK KF KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE Sluttbehandles i: Kontrollutvalget Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget Kjetil Solbrækken (sekr.) Nei Saksdokumenter: 1. Foreløpig revisjonsberetning 2017 Stange kommunale boligforetak KF 2. Foreløpig revisjonsberetning 2017 Stange kommunale boligforetak KF 3. Årsavslutningsbrev 2017 fra Hedmark Revisjon IKS 4. Årsberetning og årsregnskap 2017 for Stange kommunale boligforetak KF Vedlegg 1 Vedlegg 2 (ettersendes) Vedlegg 3 (ettersendes) Vedlegg 4 FORSLAG TIL VEDTAK: KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL STANGE KOMMUNALE BOLIGFORETAK FOR 2017 Kontrollutvalget har behandlet årsregnskapet for Stange kommunale boligforetak KF for Sammen med årsregnskapet forelå foretakets årsberetning og revisjonsberetningen for Kontrollutvalget har basert sin uttalelse på en gjennomgang av de ovennevnte dokumentene, og orienteringer fra ledelsen i Boligforetaket og foretakets revisor/hedmark Revisjon IKS. Kontrollutvalget har følgende kommentarer til foretakets årsrapport og årsregnskap:.. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet som er datert xx. april 2018, har kontrollutvalget ingen merknader til årsregnskapet for Stange kommunale boligforetak KF for

19 SAKSOPPLYSNINGER: Bakgrunn/oppsummering: Kontrollutvalgets oppgave er å avgi en uttalelse til kommunestyret om årsregnskapet, jf. forskrift om kontrollutvalg 7. Revisor/Hedmark Revisjon IKS er invitert til å orientere om revisjonsarbeidet og presentere revisjonsberetningen og årsavslutningsbrev (vedlegg 1-3). Foretakets ledelse er invitert til å presentere styrets årsrapport inkl. årsregnskapet (vedlegg 4). Samlet skal dette kunne gi kontrollutvalget et forsvarlig grunnlag til å utforme en uttalelse om årsregnskapet. Det er ingen regler eller standarder for hvordan kontrollutvalgets uttalelse til regnskapet skal utformes. Forslag til vedtak i saken følger samme mal som tidligere år, som igjen er basert på et tidligere forslag fra Norges kommunerevisorforbund (NKRF). I tråd med regelverket ble det avgitt revisjonsberetning senest 15. april 2018 (jf. vedlegg 1). Revisjonsberetningen som er avgitt er en foreløpig beretning. Beretningen vil bli trukket tilbake når ny/endelig revisjonsberetning foreligger. Det vises til vedlagte revisjonsberetning for nærmere informasjon om bakgrunnen for at revisjonsarbeidet ikke er fullført innen fristen den 15. april Kontrollutvalgets oppgaver: Kontrollutvalgets oppgaver i forbindelse med kommunens årsregnskap, slik det fremgår av forskrift om kontrollutvalg: 6 Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder å holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. 7 Uttalelse om årsregnskapet Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Uttalelsen avgis til kommunestyret eller fylkestinget. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den, før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret/fylkestinget. Når det gjelder kommunale foretak så rapporterer disse til kommunestyret direkte, dvs. at forutgående behandling i formannskapet ikke er nødvendig. Saker til oppfølging: Det foreligger ingen vedtak omkring regnskap eller økonomirutiner til særskilt oppfølging i forbindelse med Boligforetaket. Når det gjelder kontrollutvalget vises til kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet for tidligere år (se under). 2

20 I forbindelse med revisors presentasjon av sin revisjonsstrategi (kontrollutvalgets møte den , sak 40/17) fattet kontrollutvalget slik vedtak omkring Boligfortaket: Budsjett 2017: Kontrollutvalget mener det foreligger uklarhet om størrelsen på overføring av utbytte fra Boligforetaket til Stange kommune for Dette begrunnes med at det i vedtatt budsjett for Boligforetaket (jf. k.sak 130/16) er budsjettert med overføring på kr. 6,5 millioner, mens det i kommunens budsjett (jf. k.sak 128/16) er budsjettert med overføring på kr. 7 millioner. Rådmannen oppfordres til å avklare om det er behov for å finne inndekning på kommunens budsjett i 2017 for differansen på 0,5 millioner. Oppfølging av årsavslutningsbrev 2016 fra revisor til Boligforetaket: Kontrollutvalget har merket seg at revisors anmodning om å avklare spørsmål om foretakets betaling av opptjente feriepenger for ansatte som ble overflyttet til boligforetaket ikke er fulgt opp. Kontrollutvalget oppfordrer foretaket å avklare om balanseførte beløp (påløpte feriepenger kr ,09 og påløpt arbeidsgiveravgift på kr ,44) skal utgiftsføres som foretakets kostnader, eller om det skal avregnes og dekkes av Stange kommune. Styrepapirer: Kontrollutvalget ønsker å holde seg løpende oppdatert om boligforetakets styring og drift. Kontrollutvalget ber derfor om at utvalget v/leder og sekretær løpende får tilsendt innkallinger/sakspapirer og møteprotokoller fra styremøter i foretaket. Det bes også om at revisor får tilsendt dokumentene. KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL FJORÅRETS ÅRSREGNSKAP: KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL STANGE KOMMUNALE BOLIGFORETAK FOR 2016 Kontrollutvalget har behandlet årsregnskapet for Stange kommunale boligforetak KF for Sammen med årsregnskapet forelå foretakets årsberetning og revisjonsberetningen for Kontrollutvalget har basert sin uttalelse på en gjennomgang av de ovennevnte dokumentene, og orienteringer fra Boligforetaket v/styreleder og daglig leder og foretakets revisor/hedmark Revisjon IKS. Kontrollutvalget har merket seg at revisjonsberetningens konklusjoner om at: Uttalelse om årsregnskapet: Avlagt årsregnskap er uten vesentlige feil. Uttalelse om lovmessige krav: Rutinene for regulering av budsjettet har ikke fungert tilfredsstillende. Revisor kan derfor ikke uttale seg om kolonnen regulert budsjett i årsregnskapet. Kontrollutvalget har følgende kommentarer til foretakets årsrapport og årsregnskap: Foretakets økonomiske stilling: Kontrollutvalget vurderer foretakets finansielle stilling som god pr Likviditeten er også tilfredsstillende. Kontrollutvalget er derimot usikker på den fremtidige utviklingen i økonomien 3

21 hensyntatt foretakets investeringsplaner mv. Kontrollutvalget har registrert at Stange kommune har igangsatt en økonomisk gjennomgang av foretaket som bl.a. vil belyse dette nærmere. Måloppnåelse ivaretakelse av realkapitalen: Et viktig mål for foretaket er å ivareta realkapitalen med godt vedlikeholdt av boligmassen. Kontrollutvalget mener foretakets måloppnåelse på området er tilfredsstillende. Det vises her til styrets årsrapport som viser at vektet gjennomsnitt vedlikehold for hele boligporteføljen er kr. 229 i Dette er noe under normtallet, men må likevel anses som tilfredsstillende. Svikt i rutiner for budsjettreguleringer: Revisor påpeker i sin revisjonsberetning at «Rutinene for regulering av budsjett er ikke innrettet på en slik måte at det er mulig å verifisere budsjettkolonnen i regulert budsjett i det fremlagte årsregnskapet». Med bakgrunn i revisors bemerkning forventer kontrollutvalget at rutinene forbedres og at budsjettreguleringer gjennom året dokumenteres på tilfredsstillende måte gjennom tydelige vedtak i styret. Foretakets oppfølging av kontrollutvalgets innspill til videreutvikling av rapporteringen: Kontrollutvalget ga i sin uttalelse til foretakets årsregnskap for 2015 en rekke innspill til utvikling av styrets årsrapport. Disse er fulgt opp på en god måte i rapporteringen Av forhold kontrollutvalget mener det kan jobbes videre med er: - Internkontroll (det anbefales at det lages et eget punkt der det gis en redegjørelse for foretakets systemer på området). - Etikk (det anbefales at det, i tillegg til dagens tekst, redegjøres kort for hvordan man jobber med temaet i foretaket). - Vesentlige avvik mellom regnskap og regulert budsjett (det anbefales at man forklarer avvik ut over 10 %). Andre forhold: - Lån fra Stange kommune 1,5 millioner: I Stange kommunens årsregnskap for 2016 er det bokført et ekstraordinært utlån til Boligforetaket på 1,5 millioner. Tilsvarende gjeld til Stange kommune fremkommer ikke i Boligforetakets årsregnskap, noe det burde gjort. Kontrollutvalget har forstått det slik at lånet er forskuttering fra Stange kommune pga. forsinket låneopptak i Utarbeidelse av økonomiplan for foretaket I likhet med kommunen bes foretaket om å etablere rutiner for utarbeiding av rullerende økonomiplan. Det vises til kommunens økonomireglement som også gjelder for Stange kommunale boligforetak KF. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet som er datert 27. april 2017, har kontrollutvalget ingen merknader til årsregnskapet for Stange kommunale boligforetak KF for

22 Til kommunestyret i Stange kommune Postboks 84, 2341 Løten Telefon: post@hedmark-revisjon.no Org.nr.: MVA Bankgiro: UAVHENGIG REVISORS BERETNING 2017 STANGE KOMMUNALE BOLIGFORETAK KF Styret har ikke signert årsregnskap og årsberetning for Stange kommunale boligforetak KF for regnskapsåret 2017 innen den fristen som følger av forskrift om særbudsjett, særregnskap og årsberetning. Det har vært krevende å få fremlagt nødvendig dokumentasjon vedrørende innkalling til og referater fra styremøter. Dette gjelder spesielt underdokumentasjon til saksfremstillinger til styret som er av budsjettmessig og økonomisk betydning. Vår revisjon av foretaket er i avsluttende fase, men det er behov for å avklare og oppsummer resultatet av årets revisjon med foretakets administrasjon før vi konkluderer på vårt arbeid med revisjon av foretakets årsregnskap. Vi har følgelig ikke vært i stand til å utføre revisjonen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk innen fristen for å avgi revisjonsberetning , jf. forskrift om revisjon 5. Denne revisjonsberetningen vil bli trukket tilbake når signert årsregnskap og årsberetning foreligger, nødvendig dokumentasjon av årsregnskapet er fremlagt og vi har fått tid til å gjennomføre de revisjonshandlinger vi finner nødvendige for å bekrefte årsregnskapet. Løten, 15. april 2018 Tommy Pettersen oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Kopi: Kontrollutvalget Formannskapet Rådmannen Styret Daglig leder Besøksadresse Besøksadresse hovedkontor Løten: kontor Kongsvinger: Kildevegen 14 Fjellgata 4

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46

47

48

49 SAK NR. 21/2018 Stange kommune REFERATSAKER Sluttbehandles i: Kontrollutvalget Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget Kjetil Solbrækken Nei Saksdokumenter: 1. Pressemelding Stange kommunes regnskapsresultat for Uavhengighetserklæring fra Hedmark Revisjon IKS oppdragsansvarlig regnskapsrevisor 3. Uavhengighetserklæring fra Hedmark Revisjon IKS oppdragsansvarlige forvaltningsrevisorer 4. Sykefraværet økte ikke i nærheten av målet (artikkel i Kommunal Rapport ) 5. Kommuneansatte dømt til 6 og 3,5 års fengsel for grov korrupsjon (artikkel i vg.no ) 6. Invitasjon til medlemskap i foreningen Forum for tilsyn og kontroll 7. Kontrollrapport 2017 vedrørende skatteoppkreveren for Stange kommune 8. E-post fra «Nasjonal Varslingsgruppe» - vedr. varsling 9. Kommunalnytt nr Diverse avisartikler 11. Neste møte: Tidspunkt/saksliste Vedlegg: Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 Vedlegg 4 Vedlegg 5 Vedlegg 6 Vedlegg 7 Vedlegg 8 Vedlegg 9 Vedlegg 10 Muntlig orientering FORSLAG TIL VEDTAK: Referatsakene tas til orientering. 1

50

51

52

53

54

55

56

57

58

59

60

61

62

63

64

65

66

67

68

69

70

71

72

73

74

75

76

77

78

79