INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET

Transkript

1 Kontrollutvalget Sekretariatet KONTROLLUTVALGET I VESTRE TOTEN KOMMUNE Asgeir Sveen, leder (H) Odd-Harry Haugen, nestleder (Frp) Kjersti Diesen Løken (Sp) Stein Knutsen (Ap) Reidun Gravdahl (Ap) Kopi til orientering: Ordfører og rådmann Innlandet Revisjon IKS Gjøvik, 24. april J.nr./referanse: 05-18/VT/ks INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Det innkalles herved til møte i kontrollutvalget: Dato: Onsdag 2. mai 2018 Tid: Kl ca Sted: Formannskapssalen, rådhuset Vedlagt følger saksliste og saksdokumenter. NB! Årsregnskap 2017 og årsrapport 2017 for Vestre Toten kommune er sendt ut direkte fra kommunen (vedlegg 2 og 3 til sak 18). Eventuelt forfall bes meddelt snarest til undertegnede på telefon/sms til , eller e-post kjetil@kontrollutvalget.no Deltakelse fra andre i møtet: Sak 17 Årsregnskap 2017 for Totenbadet: Innlandet Revisjon IKS ved oppdragsansvarlig Heidi Holm Olafsen orienterer under første del av saken (fra kl. 0900). Administrasjonen v/rådmann, økonomisjef og regnskapssjef orienterer under andre del av saken (fra kl. 1200). Sak 18 Årsregnskap 2017 for Vestre Toten kommune: Innlandet Revisjon IKS ved oppdragsansvarlig Heidi Holm Olafsen orienterer under første del av saken (fra kl. 0900). Administrasjonen v/rådmann, økonomisjef og regnskapssjef orienterer under andre del av saken (fra kl. 1200). Med hilsen For leder i kontrollutvalget Kjetil Solbrækken utvalgssekretær Adresse: Kontrollutvalgstjenester Kjetil Solbrækken Studievegen 7, 2815 Gjøvik Tel , e-post: kjetil@kontrollutvalget.no

2 KONTROLLUTVALGET I VESTRE TOTEN KOMMUNE SAKSLISTE FOR MØTE I RÅDHUSET Onsdag 2. mai kl (Sted: Formannskapssalen, rådhuset) SAK NR. 16/2018 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE SAK NR. 17/2017 ÅRSREGNSKAP 2017 FOR TOTENBADET VESTRE TOTEN KF - KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE SAK NR. 18/2017 ÅRSREGNSKAP 2017 FOR VESTRE TOTEN KOMMUNE - KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE SAK NR. 19/2018 PLANLEGGING AV FELLESMØTE KONTROLLUTVALGENE I GJØVIKREGIONEN SAK NR. 20/2018 REFERATSAKER Gjøvik, 23. april For utvalgsleder Kjetil Solbrækken sekretær Kopi til orientering: - Vestre Toten kommune v/ordfører, rådmann, ass. rådmann og vararepresentanter til kontrollutvalget - Innlandet Revisjon IKS

3 SAK NR. 16/2018 Vestre Toten kommune GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTET Sluttbehandles i: Kontrollutvalget Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget Kjetil Solbrækken Nei Saksdokumenter: Vedlagt: 1. Møteprotokoll fra møte Vedlegg 1 FORSLAG TIL VEDTAK: Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. SAKSOPPLYSNINGER: Møteprotokollen fra forrige møte legges herved frem til formell godkjenning. 1

4 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I VESTRE TOTEN KOMMUNE Onsdag 14. mars 2018 holdt kontrollutvalget møte i Vestre Toten rådhus kl Som medlemmer møtte: Asgeir Sveen (H), leder tiltrådte møtet kl Odd Harry Haugen, nestleder (Frp) Reidun Gravdahl (Ap) Stein Knutsen (Ap) tiltrådte møtet kl Kjersti Diesen Løken (Sp) Følgende medlem hadde meldt forfall: Ingen Ellers møtte: Fra administrasjonen: Rådmann Bjørn Fauchald (sakene 9-11) Sekretariatet: Kjetil Solbrækken (hele møtet) og Ole Kristian Rogndokken (sak 14). Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret, ordfører, kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, rådmannen, Innlandet Revisjon IKS og Oppland Arbeiderblad. Utvalgsmøtet ble satt kl med nestleder Odd Harry Haugen som møteleder. Utvalgsleder Asgeir Sveen overtok som møteleder kl fra sak 11/2018. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 08/2018 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Vedtak, enstemmig: (3 medlemmer) Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. SAK NR. 09/2018 FORVALTNING AV GAVEMIDLER Fra behandlingen: Rådmann Bjørn Fauchald orienterte og svarte på spørsmål. Følgende ble presentert/referert i møtet: Saldo og bevegelser gavekontoer (fondskonto for «Frie gavemidler omsorg» og spesifiserte fondskontoer til konkrete formål). Vedtekter fondet for frie gavemidler. 1

5 Rutiner for mottak av gaver og tilbakemelding til giver ved mottak av gaver. Møtereferat ang. gavemidler fra mellom Vestre Toten kommune og Gimles venner. Vedtak, enstemmig: (3 medlemmer) 1. Kontrollutvalget tar rådmannens presentasjon av kommunens rutiner på området til orientering. Kontrollutvalget har også merket seg at det er etablert et godt samarbeid mellom kommunen og Gimles venner. 2. Med bakgrunn i rådmannens presentasjon og revisors gjennomgang i forrige møte (sak 02/2018), har kontrollutvalget inntrykk av at det er etablert god kontroll med at gavemidler blir brukt i tråd med formålet og givers ønske. SAK NR. 10/2018 KOMMUNEBAROMETERET 2017 Fra behandlingen: Rådmann Bjørn Fauchald orienterte. Vedtak, enstemmig: (3 medlemmer) 1. Rådmannens informasjon om administrasjonens bruk av Kommunebarometeret for 2017 (tall for 2016) tas til orientering. 2. Kontrollutvalget inviterer rådmannen til å gå grundigere inn i Kommunebarometeret for 2018 (tall for 2017) når dette foreligger. Saken følges opp høsten SAK NR. 11/2018 VARSLINGSRUTINER OG VARSLINGSKANALER I VESTRE TOTEN KOMMUNE Fra behandlingen: Rådmann Bjørn Fauchald orienterte. Utvalgsleder Asgeir Sveen tiltrådte møtet under behandlingen av saken. Kontrollutvalget bestod etter dette av 4 medlemmer. Vedtak, enstemmig: (4 medlemmer) 1. Kontrollutvalget tar rådmannens presentasjon av kommunens varslingsrutiner og praktiseringen av disse til orientering. Kontrollutvalget har merket seg at kommunen ikke har hatt noen varslingssaker i perioden 2008 d.d. 2. Kontrollutvalget tar til orientering at varslingsrutinene skal revideres i løpet av første halvår Kontrollutvalget ber om å bli orientert om reviderte rutiner når disse foreligger. Saken følges opp høsten

6 SAK NR. 12/2018 Vedtak, enstemmig: (4 medlemmer) FORUNDERSØKELSE: KOMMUNENS ARBEID MOT MOBBING I SKOLEN OG ETTERLEVELSE AV OPPLÆRINGSLOVENS 9 A OM ELEVENE SITT SKOLEMILJØ Saken utsettes. SAK NR. 13/2018 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2017 Vedtak, enstemmig: (4 medlemmer) INNSTILLING TIL KOMMUNESTYRET: Kontrollutvalgets årsrapport for 2017 tas til orientering. SAK NR. 14/2018 KONTROLLUTVALGSKONFERANSEN 2018 Fra behandlingen: Stein Knutsen tiltrådte møtet før behandlingen av saken. Kontrollutvalget bestod etter dette av 5 medlemmer. Sekretariatet ved Ole Kristian Rogndokken presenterte hovedtemaene på konferansen: Digitalisering Arbeidslivskriminalitet Etikk Personvern Vedtak, enstemmig: (5 medlemmer) Presentasjon av hovedpunktene på Kontrollutvalgskonferansen 2018 tas til orientering. SAK NR. 15/2018 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Egenerklæringer fra oppdragsansvarlige revisorer i Innlandet Revisjon IKS (4 stk) 2. Henvendelse til kontrollutvalg fra Norsk Brannvernforening vedr. brannsikkerheten i boliger levert av Trysilhus 3. Kontrollrapport 2017 vedrørende skatteoppkreveren for Vestre Toten kommune (brev av fra Skatteetaten) 4. Invitasjon til fagkonferanse mai 2018 Kontroll og tilsyn 5. Diverse avisartikler 6. Neste møte: Tidspunkt/saksliste 7. Invitasjon fra Forum for kontroll og tilsyn om medlemskap i foreningen (fremlagt direkte i møtet). 3

7 Vedtak, enstemmig: (5 medlemmer) 1. Referatsakene tas til orientering. 2. Referatsak nr. 2 (henvendelse fra Norsk Brannvernforening) oversendes rådmannen/brannsjef for evt. videre oppfølging. 3. Kontrollutvalgets møte flyttes til Raufoss, 14. mars Asgeir Sveen Leder RETT UTSKRIFT: Raufoss, 14. mars Kjetil Solbrækken utvalgssekretær NESTE MØTE Dato: ONSDAG 2. MAI 2018 Tidspunkt: Kl Aktuelle saker: Årsregnskap Vestre Toten kommune 2017 kontrollutvalgets uttalelse Årsregnskap Totenbadet 2017 kontrollutvalgets uttalelse Møte : Grunnskolen: Forundersøkelse rettet mot mobbing med fokus på mobbing i ungdomsskolen (utsatt sak fra møte 14/3-18) Avtalte saker høsten 2018: Reviderte varslingsrutiner (KU-11/18 følges opp høsten 2018) Kommunebarometeret 2018 (KU-sak 10/18 følges opp høsten 2018) Informasjonssikkerhet og etterlevelse av personopplysningsloven (KU-sak 49/17) 4

8 Øvrige saker til oppfølging: Orientering om sykefravær og sykefraværsoppfølging (KU-sak 05/18) Orientering om tilbudet til funksjonshemmede (KU-sak 05/18) Orientering om tilbudet til rusmisbrukere oppfølging av tilsynsrapport fra 2015 (KU-sak 51/17) Vurdering av fellesmøte kontrollutvalg våren 2018 og drøfting av aktuelle fellesprosjekter (KU-sak 06/18) Misligheter og korrupsjon - Risikovurderinger, arbeidet med etikk og korrupsjonsforbygging (KU-sak 07/17) Vurdering av forundersøkelse: Bosetting og integrering av flyktninger (KU-sak 07/18, KU-sak 42/17 og KU-sak 50/16) Barneverntjenesten status og brukerundersøkelser (KU-sak 40/17, etter gjennomført brukerundersøkelse) Årsrapport LEAN 2017 (KU-sak 28/17) følges opp i 2018 Horisont Miljøpark IKS kontraktbestemmelser vedr. sosial dumping (KU-sak 35/17, følges opp ved evt. ny konkurranseutsetting av innsamling av avfall) Bestillinger til sekretariatet: Oppfølging av politiske vedtak årlig sak (KU-sak 22/17) Eksterne tilsynsrapporter årlig sak (KU-sak 51/17, muntlig avtale) Bestillinger (Innlandet Revisjon IKS): Foranalyse: Målstyring og kvalitet (KU-sak 05/17) Foranalyse: Horisont Miljøpark IKS (betinget av felles bestilling fra kontrollutvalgene i Gjøvikregionen) Kontrollutvalgets møteplan 2018: Onsdag kl Onsdag kl Onsdag kl Fredag kl flyttet til mandag kl Onsdag kl Onsdag kl Onsdag kl

9 SAK NR. 17/2018 Vestre Toten kommune ÅRSREGNSKAP 2017 FOR TOTENBADET VESTRE TOTEN KF - KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE Sluttbehandles i: Kontrollutvalget Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget Kjetil Solbrækken Nei Saksdokumenter: 1. Revisjonsberetning for Styrets årsberetning for 2017 for Totenbadet KF 3. Årsregnskap for 2017 For Totenbadet KF Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 FORSLAG TIL VEDTAK: KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL ÅRSREGNSKAP 2017 FOR TOTENBADET VESTRE TOTEN KF Kontrollutvalget har behandlet årsregnskapet for Totenbadet Vestre Toten KF for Sammen med årsregnskapet forelå foretakets årsberetning og revisjonsberetningen for Kontrollutvalget har basert sin uttalelse på en gjennomgang av de ovennevnte dokumentene, og orienteringer fra foretakets revisor/innlandet Revisjon IKS og kommuneadministrasjonen v/rådmann, assisterende rådmann og regnskapsleder. Kontrollutvalget har merket seg at det foreligger en ren revisjonsberetning, dvs. ingen bemerkninger fra revisor til det avlagte årsregnskapet. Kontrollutvalget har følgende kommentarer foretakets årsregnskap/årsberetning:.. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet datert 16. april 2017, har kontrollutvalget ingen merknader til årsregnskapet for Totenbadet Vestre Toten KF for

10 SAKSOPPLYSNINGER: Oppsummering/bakgrunn: Revisor er invitert til å oppsummere revisjonsarbeidet og presentere revisjonsberetningen. Rådmannen/administrasjonen er invitert til å presentere hovedtrekkene i årsregnskapet. Kontrollutvalgets oppgave er å lage en uttalelse til årsregnskapet som skal følge regnskapssaken til kommunestyret. Kontrollutvalgets oppgaver: Kontrollutvalgets oppgaver i forbindelse med regnskapsrevisjon fremgår slik at forskrift om kontrollutvalg: 6 Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder å holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. 7 Uttalelse om årsregnskapet Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Uttalelsen avgis til kommunestyret eller fylkestinget. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet/kommunerådet eller fylkesutvalget/fylkesrådet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret/fylkestinget. Kontrollutvalgets behandling av årsregnskapet: Årsregnskap og rådmannens årsberetning er vedlagt saken (utsendt direkte fra kommunen). I tillegg er det, i likhet med tidligere år, lagt opp til følgende presentasjoner i møtet: Revisor/Innlandet Revisjon IKS er invitert til møtet for å orientere om revisjonsarbeidet og presentere revisjonsberetningen. Rådmannen og kommunens regnskapsansvarlig er invitert til å presentere årsregnskapet og foretakets årsmelding. Tidligere kommunikasjon med revisor gjennom året er også en del av grunnlaget for saken. Det vises her til: Presentasjon av revisjonsplan/-strategi for revisjonsarbeidet Statusrapportering etter utført interimsrevisjon Samlet skal dette gi kontrollutvalget et forsvarlig grunnlag til å utforme en uttalelse til årsregnskapet. Det finnes ingen standard for hvordan kontrollutvalgets uttalelse til regnskapet skal utformes. Forslag til vedtak i saken følger samme mal som tidligere år, som igjen er basert på et tidligere forslag fra Norges kommunerevisorforbund (NKRF). Oppfølging av merknader fra kommunestyret eller kontrollutvalget: Det foreligger ingen vedtak/merknader fra verken kommunestyret eller kontrollutvalget i f.m. regnskap eller den del av internkontrollen som har med økonomiske rutiner å gjøre. Se under for uttalelser til årsregnskapene de siste årene. 2

11 HISTORIKK KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL TIDLIGERE ÅRSREGNSKAP: 2016: KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL ÅRSREGNSKAP 2016 FOR TOTENBADET VESTRE TOTEN KF Kontrollutvalget har behandlet årsregnskapet for Totenbadet Vestre Toten KF for Sammen med årsregnskapet forelå foretakets årsberetning og revisjonsberetningen for Kontrollutvalget har basert sin uttalelse på en gjennomgang av de ovennevnte dokumentene, og orienteringer fra foretakets revisor/innlandet Revisjon IKS og kommuneadministrasjonen v/rådmann, ass. rådmann og regnskapsleder. Kontrollutvalget har merket seg at det foreligger en ren revisjonsberetning, dvs. ingen bemerkninger fra revisor til det avlagte årsregnskapet. Kontrollutvalget har følgende kommentar: Foretakets årsresultat og økonomiske stilling: Kontrollutvalget har merket seg at foretaket går med tilnærmet null-resultat til tross for noe lavere antall besøkende enn fjoråret og bortfall av budsjettert skolesvømming. Dette er et godt utgangspunkt for den fremtidige driften av anlegget. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet datert 28. april 2016, har kontrollutvalget ingen merknader til årsregnskapet for Totenbadet Vestre Toten KF for : KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL ÅRSREGNSKAP 2015 FOR TOTENBADET VESTRE TOTEN KF Kontrollutvalget har behandlet årsregnskapet for Totenbadet Vestre Toten KF for Sammen med årsregnskapet forelå foretakets årsberetning og revisjonsberetningen for Kontrollutvalget har basert sin uttalelse på en gjennomgang av de ovennevnte dokumentene, og orienteringer fra foretakets revisor/innlandet Revisjon IKS og kommuneadministrasjonen v/rådmann, ass. rådmann og regnskapsleder. Kontrollutvalget har merket seg at det foreligger en ren revisjonsberetning, dvs. ingen bemerkninger fra revisor til det avlagte årsregnskapet. Kontrollutvalget har følgende kommentarer: Foretakets årsresultat og økonomiske stilling: Kontrollutvalget registrerer med glede at regnskapet for 2015 viser et lite mindreforbruk («overskudd») og at tidligere akkumulert underskudd på kr er dekket inn. Dette gir et godt grunnlag for videre drift i foretaket. 3

12 Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet datert 4. mai 2016, har kontrollutvalget ingen merknader til årsregnskapet for Totenbadet Vestre Toten KF for : KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL ÅRSREGNSKAP 2014 FOR TOTENBADET VESTRE TOTEN KF Kontrollutvalget har behandlet årsregnskapet for Totenbadet Vestre Toten KF for Sammen med årsregnskapet forelå foretakets årsberetning og revisjonsberetningen for Kontrollutvalget har basert sin uttalelse på en gjennomgang av de ovennevnte dokumentene, og orienteringer fra foretakets revisor/innlandet Revisjon IKS og kommuneadministrasjonen v/rådmann, ass. rådmann og fagsjef regnskap. Kontrollutvalget har merket seg at det foreligger en ren revisjonsberetning, dvs. ingen bemerkninger fra revisor til det avlagte årsregnskapet. Kontrollutvalget har følgende kommentarer: Positiv utvikling i besøkstallet: Kontrollutvalget registrerer fortsatt gode besøkstall etter et relativt «dårlig» driftsår med mye sol og varmt vær i sommerhalvåret. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet datert 30. april 2015, har kontrollutvalget ingen merknader til årsregnskapet for Totenbadet Vestre Toten KF for

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39 SAK NR. 18/2018 Vestre Toten kommune ÅRSREGNSKAP 2017 FOR VESTRE TOTEN KOMMUNE KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE Sluttbehandles i: Kontrollutvalget Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget Kjetil Solbrækken Nei Saksdokumenter: 1. Revisjonsberetning Årsregnskap 2017 for Vestre Toten kommune 3. Rådmannens årsrapport for 2017 Vedlegg 1 Vedlegg 2 (eget vedleggdokument) Vedlegg 3 (eget vedleggdokument) FORSLAG TIL VEDTAK: KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL VESTRE TOTEN KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2016 Kontrollutvalget har behandlet Vestre Toten kommunes årsregnskap for Sammen med årsregnskapet forelå revisors beretning og rådmannens årsberetning for Kontrollutvalget har basert sin uttalelse på en gjennomgang av de ovennevnte dokumentene, og orienteringer fra kommunens revisor/innlandet Revisjon IKS og kommuneadministrasjonen ved rådmann, assisterende rådmann og regnskapsleder. Kontrollutvalget har merket seg at revisjonsberetningen har en positiv totalkonklusjon når det gjelder årsregnskapet, men at revisor i sin beretning påpeker følgende tre lov- /regelverksbrudd: 1. Bruk av lånemidler til finansiering av langsiktige plasseringer i strid med kommuneloven 50 og kommunens finansreglement pt Kommunens prinsipper for beregning av gebyrer for selvkosttjenester strider med regelverket for selvkost. 3. Manglende nedbetaling lån i strid med kommuneloven 50 nr. 7c. 1

40 Kontrollutvalget har følgende kommentarer til årsregnskap/årsrapport for 2017: (fylles ut i møtet) Utover dette, og det som framgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet, datert 15. april 2018, har kontrollutvalget ingen merknader til kommunens årsregnskap for SAKSOPPLYSNINGER: Oppsummering: Kontrollutvalgets oppgave er å lage en uttalelse til årsregnskapet som skal følge regnskapssaken til kommunestyret, via formannskapet. Revisor er invitert til å oppsummere revisjonsarbeidet og presentere revisjonsberetningen. Rådmannen/administrasjonen er invitert til å presentere hovedtrekkene i årsregnskapet og årsrapporten. De fremlagte dokumentene, sammen med presentasjonene i møtet, skal gi kontrollutvalget et forsvarlig grunnlag til å utforme en uttalelse til årsregnskapet. Det finnes ingen standard for hvordan kontrollutvalgets uttalelse til regnskapet skal utformes. Forslag til vedtak i saken følger samme mal som tidligere år, som igjen er basert på et tidligere forslag fra Norges kommunerevisorforbund (NKRF). Bakgrunn / kontrollutvalgets oppgaver: Kontrollutvalgets oppgaver i forbindelse med kommunens årsregnskap, slik det fremgår av forskrift om kontrollutvalg: 6 Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder å holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. 7 Uttalelse om årsregnskapet Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Uttalelsen avgis til kommunestyret eller fylkestinget. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den, før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret/fylkestinget. 2

41 Kontrollutvalgets behandling og grunnlag for å kunne avgi uttalelse til årsregnskapet: Årsregnskap og rådmannens årsrapport er vedlagt saken. I tillegg er det, i likhet med tidligere år, lagt opp til følgende presentasjoner i møtet: Revisor/Innlandet Revisjon IKS er invitert til møtet for å orientere om revisjonsarbeidet og presentere revisjonsberetningen. Rådmannen og kommunens regnskapsansvarlig er invitert til å presentere årsregnskapet og rådmannens årsrapport. Det er særlig bedt om at kontrollutvalget blir orientert om følgende: 1. Kommunens resultat og økonomiske situasjon. 2. Vesentlige regnskapsmessige og avgiftsmessige problemstillinger i årets regnskap. 3. Vesentlige avvik i forhold til planer/budsjett/vedtak. 4. Overordnet intern kontroll og styring (innenfor regnskaps- og økonomiområdet). Kommunikasjon med revisor gjennom revisjonsprosessen er også en del av grunnlaget for saken. Det vises her til: Presentasjon av revisjonsplan/revisjonsstrategi Statusrapportering etter utført interimsrevisjon av regnskapet Samlet skal dette gi kontrollutvalget tilstrekkelig grunnlag for å ivareta sitt ansvar med å påse at årsregnskapet er revidert på betryggende måte (jf. forskrift om kontrollutvalg 6) og å sette utvalget i stand til å utforme en uttalelse til årsregnskapet (jf. forskrift om kontrollutvalg 7). Oppfølging av merknader fra kommunestyret eller kontrollutvalget: Det foreligger ingen vedtak/merknader fra kommunestyret i f.m. regnskap eller økonomirutiner til oppfølging. Når det gjelder kontrollutvalget vises det til utvalgets uttalelse til tidligere årsregnskap, som er naturlig å følge opp som en del av saken. Se under for fullstendig uttalelse til fjorårets årsregnskap. Det vises for øvrig til saker/diskusjoner gjennom de siste møtene i kontrollutvalget omkring kommunens valg av beregningsmodell for selvkost. KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL FJORÅRETS ÅRSREGNSKAP: KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL VESTRE TOTEN KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2016 Kontrollutvalget har behandlet Vestre Toten kommunes årsregnskap for Sammen med årsregnskapet forelå revisors beretning, finansrapport for 2016 og rådmannens årsberetning for

42 Kontrollutvalget har basert sin uttalelse på en gjennomgang av de ovennevnte dokumentene, og orienteringer fra kommunens revisor/innlandet Revisjon IKS og kommuneadministrasjonen v/rådmann, ass. rådmann og regnskapsleder. Kontrollutvalget har merket seg revisjonsberetningen inneholder fire forbehold og seks presiseringer/andre opplysninger. Kontrollutvalget har følgende kommentarer til årsregnskap og årsberetning for 2016: Revisjonsberetningen flere forbehold og merknader: Kontrollutvalget har merket seg at kommunens revisor/innlandet Revisjon IKS har avlagt en revisjonsberetning med en rekke bemerkninger til årsregnskapet. Kontrollutvalget har kommentarer i tilknytning til følgende av bemerkningene: Utlån til Raufoss Fotball i ,1 mill kroner: Bokført som lån uten at det foreligger låneavtale i 2016-regnskapet. Forholdet er brakt i orden gjennom vedtak i kommunestyret den (sak 12/17). Rådmannen har informert kontrollutvalget om at låneavtale er under utarbeidelse. Utlån til Raufoss Storhall AS i millioner: Bokført som lån i stedet for tilskudd i 2016-regnskapet. Forholdet er brakt i orden gjennom vedtak i kommunestyret den (sak 12/17). Feilen rettes i Uenighet om valgt prinsipp for beregning av selvkost: Kontrollutvalget merker seg at det også i år er uenighet mellom revisor og rådmannen når det gjelder lovligheten av kommunens prinsipper for beregning av selvkosttjenester. Det er lite som tyder på at kommunen og revisor blir enige på dette punktet. Kontrollutvalget viser til de øvrige merknadene i revisjonsberetningen og forventer at det ryddes opp i forholdene i God økonomistyring og budsjettdisiplin: Den ordinære driften (tjenesteområdene) viser et mindreforbruk/«overskudd» på ca. 7,5 millioner kroner. Samlet sett indikerer dette en gjennomgående god økonomistyring og budsjettdisiplin. Ingen tjenesteområder har vesentlige negative avvik, men områdene Helse og Barnevern synes å ha behov for ekstra oppmerksomhet. c) Økonomisk situasjon: Et positivt netto driftsresultat på 51,7 millioner kroner for 2016 gir en betydelig forbedring i økonomien og gir bl.a. grunnlag for sletting fra registeret over kommuner med betinget godkjenning og kontroll (ROBEK). Den økonomiske situasjonen er derimot fortsatt svak og handlefriheten liten. Dette begrunnes slik: 4

43 Svak likviditetssituasjon: Kommunen er i perioder avhengig av ubrukte lånemidler eller kassakreditt for å kunne gjøre opp sine løpende forpliktelser. Minimalt med reserver: Pr har kommunen bokført kun ca. 5 millioner i frie midler (disposisjonsfond). Høy lånegjeld: Kommunen har ca. 1,4 milliarder i lånegjeld. Høy lånegjeld gir høy rente- og avdragsbelastning i driftsregnskapet og øker sårbarheten for renteøkninger. Utsatt kostnadsføring av pensjon 66,6 millioner: Det er ikke gjort avsetninger til å møte disse kostnadene, noe som betyr at man må finne dekning for 66,6 millioner i fremtidige budsjetter. Øvrige forhold: Årsavslutningsprosessen, bemanning/kapasitet mv.: Kontrollutvalget har de senere årene påpekt kommunens utfordringer med å levere årsregnskap innen lovens frist til revisor (frist 15/2). Kontrollutvalget registrerer en bedring når det gjelder 2016-regnskapet, men fortsatt gjenstår noe før årsregnskapet leveres innen fristen. Årsrapportens redegjørelse og etikk og internkontroll: Kommunelovens 48 nr. 5 krever at det skal «redegjøres for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å sikre betryggende kontroll og en høy etisk standard i virksomheten». Selv om både etikk og internkontroll er omtalt i rådmannens årsrapport for 2016 (s. 15 og 16) vil kontrollutvalget også i år påpeke at det foreligger et forbedringspotensial i presentasjonen av kommunens gode og systematiske arbeid på områdene. Utover dette, og det som framgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet, datert 12. april 2017, har kontrollutvalget ingen merknader til kommunens årsregnskap for

44

45

46

47 SAK NR. 19/2018 Vestre Toten kommune PLANEGGING AV FELLESMØTE FOR KONROLLUTVALGENE I GJØVIKREGIONEN Sluttbehandles i: Kontrollutvalget Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget Kjetil Solbrækken Nei Saksdokumenter: (ingen) FORSLAG TIL VEDTAK: Foreløpig plan for fellesmøte mellom kontrollutvalgene i Gjøvikregionen tas til orientering. SAKSOPPLYSNINGER: Bakgrunn/oppsummering: Saken er en oppfølging av kontrollutvalgets vedtak i møte den (sak: Vurdering av samarbeid mellom kontrollutvalg og felles undersøkelser i 2018): Det foreslås et felles møte mellom kontrollutvalgene i Gjøvikregionen for å diskutere aktuelle områder for felles kontroll. Fellesmøtet kommer i tillegg til kontrollutvalgets fastsatte møteplan og foreslås i mai Forslaget er drøftet i flere av de øvrige kontrollutvalgene i Gjøvikregionen. Det ble tidlig klart at det ville bli vanskelig å få til et møte i mai, slik kontrollutvalget i Vestre Toten foreslo. For å få med flest mulig av medlemmene i de fem kontrollutvalgene er det derfor siktet inn mot et møte i august 2018, dvs. i forkant av første ordinære møte etter sommeren for kontrollutvalgene. 1

48 Forslag til fellesmøte mellom kontrollutvalgene i Gjøvikregionen og foreløpig plan for et slikt møte legges herved frem til orientering og drøfting. FORELØPIG PLANLEGGING AV FELLESMØTE I GJØVIKREGIONEN Forslag til møtetidspunkt og varighet på møtet: Da flere kontrollutvalg har møteaktivitet i mai, og det nå er relativt kort tid til, foreslås det at møtet legges til august 2018 (fortrinnsvis i uke 34, august). Møtet vil da komme i forkant av kontrollutvalgenes ordinære møter i september, og passer slik fint inn i møtekalenderen. Det legges opp til å få godt utbytte av dagen når man først møtes. Det er derfor lagt opp til et møte innenfor tidsrammen Møtestart er lagt til kl (i stedet for 0830 som flere utvalg bruker) da det er flere som har noe kjøreavstand. Forslag til møtested: Vestre Toten kommune (kulturhuset/kommunestyresalen) foreslås som møtested. Det betyr at kontrollutvalget i Vestre Toten vil være vertskap for møtet. Diverse formaliteter: Fellesmøtet er formelt å anse som et møte i hvert av de fem kontrollutvalgene der sakslisten er lik. Det betyr at det vil bli laget en innkalling med saksliste og sakspapirer for hvert av kontrollutvalgene. Møteprotokoll vil bli skrevet for hvert kontrollutvalg etter møtet. Forslag til vedtakene i de ulike sakene utformes med tanke på konsensus blant alle de fem kontrollutvalgene. Det er derimot ikke noe i vegen for at det enkelte kontrollutvalg ønsker å vedta noe annet enn det som er lagt frem som forslag til vedtak. Om dette oppstår løses det praktiske rundt dette i møtet. Møteledelsen for fellesmøtet foreslås ivaretatt av leder i kontrollutvalget i vertskommunen, dvs. Vestre Toten kommune. Dette er kun en praktisk ordning, da hver kontrollutvalgsleder formelt fungerer som møteleder for sitt kontrollutvalg i møtet. Fra sekretariatet vil Kjetil Solbrækken og Ole Kristian Rogndokken delta og bistå med det praktiske gjennom møtet. Det vil bli gitt mer informasjon omkring formalitetene rundt møtet ved møtestart. Forslag til agenda / saksliste: Nedenfor følger forslag til innhold på et fellesmøte ut fra innspill til saker som pr. i dag synes naturlig å følge opp i et slikt møte. Ambisjonsnivået er muligens lagt noe høyt mht. antall tema/saker på møtet. Kanskje er det lagt opp til for lite tid til diskusjon/drøfting av evt. felles revisjonsprosjekter. Dette kan diskuteres nærmere før endelig agenda settes. 2

49 Foreløpig forslag til agenda for fellesmøte Åpning og presentasjonsrunde - ved leder for vertskommunen og sekretariatet Sak: HORISONT MILJØPARK IKS: PRESENTASJON AV SELSKAPET OG VURDERING AV FORUNDERSØKELSE - Del 1: Presentasjon v/daglige leder (0915-ca. 1015). - Pause (15 min) - Del 2: Drøfting av behov for forundersøkelse ( ) Sak: KOMMUNENS VARSLINGSRUTINER, RAPPORTEN «GODE RÅD FOR ETIKKARBEID» OG KONTROLLUTVALGET SOM TIPSKANAL - ved sekretariatet Pause/mat Sak: PRESENTASJON AV FELLES INNKJØPSENHET I GJØVIKREGIONEN, OG VEDTATT ANSKAFFELSESSTRATEGI - ved leder for felles innkjøpsenhet i Gjøvikregionen Sak: RISIKOVURDERINGER KNYTTET TIL ANSKAFFELSER OG ARBEIDET MOT ARBEIDSLIVSKRIMINALITET I GJØVIKREGIONEN - ved leder for felles innkjøpsenhet i Gjøvikregionen Pause Sak: HVORDAN FÅ ØKT FOKUS PÅ KVALITET, PRODUKTIVITET OG MÅLOPPNÅELSE I FORVALTNINGSREVISJONER? - ved Innlandet Revisjon IKS v/fagansvarlig for forvaltningsrevisjon (innledning ved sekretariatet) Sak: VURDERING AV FELLES REVISJONSPROSJEKTER KONTROLLUTVALGENE I GJØVIKREGIONEN - ved sekretariatet Oppsummering / avslutning 3

50 SAK NR. 20/2018 Vestre Toten kommune REFERATSAKER Sluttbehandles i: Kontrollutvalget Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget Kjetil Solbrækken Nei Saksdokumenter: 1. Sykefraværet økte ikke i nærheten av målet (artikkel i Kommunal Rapport ) 2. Kommuneansatte dømt til 6 og 3,5 års fengsel for grov korrupsjon (artikkel i vg.no ) 3. Forslag til ny personopplysningslov (pressemelding fra Justs- og beredskapsdepartementet, ) 4. Kommunalnytt nr Diverse avisartikler 6. Neste møte: Tidspunkt/saksliste Vedlegg 1 a) d) Vedlegg 2 Vedlegg 3 Vedlegg 4 Vedlegg 5 Muntlig orientering FORSLAG TIL VEDTAK: Referatsakene tas til orientering.

51

52

53

54

55

56

57

58

59

60

61

62

63

64

65

66

67