Kjølholtåsen, mai 2013 Til alle hytteeiere, Vedlagt følger innkallingen til årets generalforsamling i Kjølholtåsen AS og årsmøte i Kjølholtåsen Vel. Møtet vil bli avholdt på Floren Skole på Skjærhalden, kl. 10.00 lørdag 25. mai 2013. Beretninger og regnskap er ikke signert i utsendelsen. Kopi av signerte dokumenter samt revisorbekreftelse for begge selskaper vil bli utlevert under møtet. I innkallingen følger også en fullmakt til generalforsamlingen til Kjølholtåsen AS. Det er ikke mottatt saker til behandling av hytteeierne. Velkommen til årsmøtet! Med vennlig hilsen Styret i Kjølholtåsen AS og Kjølholtåsen Vel Vedlegg.
Innkalling til årsmøte Hytteeierne innkalles herved til ordinært årsmøte lørdag 25. mai 2013 kl. 10.00 i gymsalen ved Floren skole. Til behandling: 1. Valg av møteleder og en person til å undertegne protokollen sammen med møteleder 2. Godkjennelse av innkalling og saksliste 3. Styrets beretning 2012 (vedlegg) 4. Rapport fra Skogutvalget 2012 ( vedlagt ) 5. Regnskap for 2012 (vedlegg) a. Regnskap: Styret foreslår at i. Underskuddet dekkes av egenkapitalen b. Medlemskontingent 2013: Styret foreslår at ; i. Det ikke betales medlemskontingent for 2013 og 2014, alle driftskostnader belastes egenkapitalen 6. Budsjett 2014 (vedlegg) 7. Vann og avløp, orientering 8. Valg 9. Driftsorientering ; a. Forslag om å fortsette vaktmestertjeneste for kommende vintersesongen. b. Bommen, erfaringer, nødetater, mm Generalforsamling i Kjølholtåsen AS vil avholdes umiddelbart før årsmøtet. (Se egen innkalling til generalforsamlingen.) Skjærhalden, 9. mai 2013 Styret i Kjølholtåsen Vel Unn Dehlen Bengt Bøyesen Arild Edholm Thom Skaugerum Leder Styremedlem Styremedlem Styremedlem
Styrets beretning 2012 Styret har i 2012 bestått av: Leder: : Unn Dehlen Styremedlem : Arild Edholm Styremedlem : Bengt Bøyesen Styremedlem : Thom Skaugerum Revisor: Valgkomité: Willy Andresen Per Olav Kallestad Styrets møteaktivitet Det har i løpet av 2012 vært avholdt 3 styremøter, alle var fellesmøter med styremøte i Kjølholtåsen AS. I tillegg har det vært utstrakt kontakt mellom styremedlemmene per mail og telefon. Dugnader Det var stor oppslutning om dugnaden også i 2012. Det har vært en positiv utvikling med antall deltakere. Dugnaden ble avsluttet med en hyggelig pølsefest på vår nye festplass Kontingenten Kontingenten for 2012 var satt til kr. 0,- iht vedtak på årsmøtet Vann og avløp Det arbeides med innspurten med vårt vann- og avløpsanlegg. Det er trykkforsterkeren som gir oss utfordringer. Av konkrete saker kan vi nevne; 1. Møter, forhandlinger, befaringer og korrespondanse med kommunen om utførelsen av trykkforsterkning for vann. 2. Kontinuerlig dialog (befaringer,samtaler og på mail ) med mange hytteeiere. Nærmere informasjon om status i VA- prosjektet vil bli gitt på årsmøtet. Vakthold Årsmøtet 2012 vedtok å gjeninnføre vakthold / vaktmestertjeneste for vinterperioden. En av hytteeierne, Kjell Tangen, ble engasjert til denne oppgaven. Han har gjort en god jobb og vinteren har vært rolige og uten store hendelser. Kjell Tangen takkes for god og engasjert innsats. Bom ved innkjøring til hyttefeltet Bommen har vært utsatt for rent hærverk og måtte byttes våren -13. I tillegg er det montert varsellys på bommen, slik at ingen skal få den i «hode». Bommen vil stå oppe i 20 sekunder og før bommen går ned blinker det røde lyset 3 ganger. Bommen er lukket hele året. Bomutvalget takkes for god innsats
Skogshogst og rydding på hyttefeltet Det er fortsatt stor aktivitet med rydding og felling av trær omkring hyttene, og området fremstår som mer åpent og innbydende. Det vises til egen rapport fra Skogutvalget. Nye hytteeiere Det ble solgt 1 hytte i 2012, hytte 57. Styret ønsker nye hytteeiere velkommen til Kjølholtåsen. Kommunikasjon og informasjon Hjemmesiden benyttes aktivt, og styret vil berømme redaksjonen for et aktivt og godt arbeid. Hytteeierne benytter aktivt den opprettede mailadressen. Dette forenkler kommunikasjonen, og aktiviteten blir enklere og derved økende. Alle hytteeierne har nå oppgitt mailadresse, og det sendes ingen informasjon per post. Styret minner om hjemmesidene www.kjolholtasen.com hvor det alltid finnes oppdatert informasjon, og om postadressen, som er identisk med adressen til Kjølholtåsen AS: Kjølholtåsen Vel Postboks 802 Wilbergjordet 1609 Fredrikstad Videre drift Det har vært gjennomført et omfattende VA- prosjekt, hvor mange av hytteeierne har utført en formidabel innsats. VA- prosjektet forventes å bli sluttført sommeren 2013. Styret foreslår å fortsette vaktmestertjeneste for vintersesongene med start 15. oktober En tjeneste som vil kombinere tilsyn, varsling av eventuelt berørte hytteeiere om noe skulle skje, snøbrøyting, strøing og som kontaktperson for praktiske saker på området. Styret takker for nok en god sesong, og ser frem til en trivelig sommersesong 2013! Unn Dehlen Bengt Bøyesen Arild Edholm Thom Skaugerum Styreleder Styremedlem Styremedlem Styremedlem
Årsrapport Skogutvalget 2012. Skogutvalget har bestått av: Navn Hyttenr Email Telefonnr Per Larstuvold 17 per@veringen.no 90852535 Lars Gylder 41 largylder@broadpark.no 92660928 Willy Andresen 56 willy.andresen@mt.com 48096452 Leif Knai 58 jorunn.knai@gmail.com 91693315 Dugnad i august 2012 Deler av styret og skogutvalget hadde en minidugnad i august på området nord for hytte 17 og 19. Dette ble bestemt på forrige årsmøte ut fra behovet for tynning og etter ønske fra nabohytter. Dugnaden fikk en lei avslutning, da det skjedde som absolutt ikke skal skje. Under felling av en stor furu fikk en av deltakerne deler av treet over seg og ble stygt skadet. Politi, brannvesen ble tilkalt, og ambulanse fraktet vedkommende til Fredrikstad sykehus hvor han fikk et sykehusopphold og med påfølgende sykemelding. Vedkommende er i dag tilbake i jobb, men har fortsatt plager av uhellet. Dette kunne fått enda verre konsekvenser og vi finner grunn til å innføre rutiner for slike dugnader hvor disse arrangeres i styrets og/eller skogutvalgets regi. Disse er også nyttige råd der hvor det ellers felles trær av hytteeiere som kanskje ikke har skogsarbeid som sitt yrke. Dugnadsrutiner Ofte er det flere med motorsag med på slike dugnader. Det presiseres at det utpekes kun EN person som feller trær og som er ansvarlig for at omgivelsene er oppmerksomme på at tre felles. Det er ikke for moro skyld at man i Canadas skoger roper «Timber». Det benyttes alltid tau for å sikre at ikke trær faller feil vei, henger seg opp, eller skader omgivelsene. Det hvor mange trær skal felles gjør man seg alltid ferdig med ett og ett tre (kvister, kapper og rydder). Generelt I løpet av året har det vært noen tilfeller av uoverensstemmelser mellom naboer vedrørende felling av trær. Det vises til retningslinjene for skogskjøtsel som vedlegges. Det presiseres og understrekes at naboer må være enige FØR felling igangsettes. Man forutsetter da at enten må berørte naboer være fysisk til stede ved fellingen, eller så må berørte naboer sammen på forhånd ha merket trær med markeringsbånd og skriftlig ha gitt sitt samtykke til fellingen. Man ønsker ikke at ellers gode naboforhold ødelegges av uenighet om tre felling. Med berørte naboer menes her hytteeiere som direkte blir berørte av innsyn/utsikt. Mange har meninger om tre felling, og vårt tomteområde omfatter også arealer som ikke direkte berører enkelt hytter. Her bestemmer skogutvalget om tynning/felling skal skje. Hvalerklimaet gjør at skogen vokser raskt. Det er derfor behov for med jevne mellomrom å ta ut furutrær som blir veldig store og som hindrer at ungskog kommer opp. Alle ønsker utsikt og de færreste ønsker innsikt. Dette er iht retningslinjene for skogskjøtsel som ble vedtatt på forrige årsmøte. Skogutvalget appellerer til alle hytteeiere å være positive når naboer ønsker felt trær som hindrer utsikt og sollys. Når Kjølholtfeltet ble bygget, så hadde mange hytter sjøutsikt som de i dag har mistet. God sommer ønskes fra Skogutvalget.
Kjølholtåsen Vel Regnskap pr. 31.12.2012 RESULTAT Utgifter Inntekter Revidert budsjett 2012 (vedtatt på årsmøtet 26.05.2012) Medlemskontingent 0 Renteinntekter 12 265 12 000 Administrasjonsutgifter -54 595-45 000 Teknisk drift -45 000 Bom -2 451 Annen drift -40 351 Drift aksjeselskap 0 0 Sum -97 397 12 265 Overskudd/underskudd -85 131-78 000 BALANSE Eiendeler Gjeld/ Egenkapital DnB NOR foreningskonto 8 749 DnB NOR plasseringskonto 503 920 Egenkapital 597 800 Årets underskudd -85 131 Sum 512 669 512 669
Revisjonsrapport Regnskapsåret 1/1 31/12 2012 Kjølholtåsen Vel Fremlagte regnskap er revidert og funnet i orden 18 april 2013. Det foreligger bilag for alle inn - og utbetalinger. Det føres ikke kasse. Noe økte administrasjonsutgifter utover budsjett er godt dokumentert ved bilag og er grunnet i økte kostnader for etablerte tjenester. Regnskapet er oversiktlig og ordentlig ført. Regnskapet anbefales godkjent. Nittedal, 18. april 2013 Willy Andresen Revisor
Kjølholtåsen Vel Budsjett 2013 og 2014 Inntekter Budsjett 2013 (vedtatt på årsmøtet 26.05.2012) Budsjett 2014 Medlemskontingent 0 0 Renteinntekter 10 000 8 000 Sum 10 000 8 000 Kostnader Administrasjonsutgifter -15 000-15 000 Teknisk drift -50 000-50 000 Drift aksjeselskap -20 000-20 000 Sum -85 000-85 000 Overskudd/Underskudd -75 000-77 000 Hilsen Kjølholtåsen Vel for styret B. Bøyesen www.kjolholtasen.com