Sykehuset Innlandet HF Styremøte 20.03.15 SAK NR 027-2015 STATUS ORGANISERING, LEDELSE, KOMPETANSE OG RESSURSER Forslag til VEDTAK: Styret tar status om organisering, ledelse, kompetanse og ressurser i Sykehuset Innlandet til orientering. Brumunddal, 13. mars 2015 Morten Lang-Ree administrerende direktør
SAKSFREMSTILLING SAK NR. 027-2014 1.0 Bakgrunn Veileder for styrearbeid i helseforetak legger til grunn at helseforetakene har et forvaltningsansvar: Forvaltningsansvaret består i strategioppgaver og organiseringsoppgaver. Organiseringsoppgavene innebærer å sørge for at foretaket er riktig organisert, har de nødvendige ressurser og ansvarsfordeling. Forvaltningsansvaret er forankret i 28 i Lov om Helseforetak. 2.0 Saksframstilling Nedenfor følger en overordnet beskrivelse av status for Sykehuset Innlandets organisering, ledelse, kompetanse- og ressurssituasjon. Organisering Sykehuset Innlandet har per 01.03.2015 følgende organisasjonsmodell: Det vises til styresak 098/2013 om Omstilling somatikk og styresak 095/2014 om «Omstilling somatikk rapport fra utredningsarbeidet høsten 2014» hvor administrerende direktør har gjort en vurdering av hvorvidt henholdsvis dagens divisjonsstruktur og funksjonsfordeling er tilrettelagt og innrettet for fokus på fag, kvalitet og pasientsikkerhet. Administrerende direktør vurderer fremdeles at dagens geografiske divisjonsstruktur gjør det utfordrende å oppnå helhetlig faglig fokus på tvers av sykehusene. I dagens modell er det begrenset divisjonsovergripende faglig samarbeid som kan sikre felles faglige prosedyrer og læring på tvers.
På oppdrag fra styret i Sykehuset Innlandet ble det i januar 2015 gjennomført en vurdering av felles ledelsesmodell for divisjon Gjøvik og divisjon Lillehammer. På bakgrunn av denne vurderingen konkluderte administrerende direktør med at det på nåværende tidspunkt ikke gjennomføres en slik organisatorisk endring på grunn av bred motstand i de aktuelle divisjonene. Tilsvarende vil det i løpet av våren 2015 gjennomføres en vurdering av fremtidig organisering av divisjon Medisinsk service. Ut fra en helhetlig vurdering er det per i dag ikke hensiktsmessig å gjennomføre en gjennomgripende endring av ledelsesmodellen for hele foretaket. Tidligere vurderinger knyttet til at en slik endring vil kunne skape uro og usikkerhet i organisasjonen og ta fokus bort fra viktig kvalitets- og pasientsikkerhetsarbeid, anses fremdeles som relevant. Sykehuset Innlandet sin organisasjons- og ledelsesmodell vil likevel undergis en løpende vurdering for å sikre at foretaket til enhver tid har en organisasjons- og ledelsesmodell som står i forhold til mål- og utfordringsbilde. For å avbøte svakheten ved dagens geografiske ledelsesmodell har administrerende direktør satt i verk tiltak som sikrer en bedre kontakt mellom klinikk og toppledelse. I februar 2015 ble stillingen som kommunikasjonsdirektør omgjort til viseadministrerende direktør. Bakgrunnen for denne endringen var at administrerende direktør ser behov for å bruke mer tid i organisasjonen, sammen med ansatte i sykehusene og samarbeidspartnere. I tillegg legges det opp til mer fokus på kjernevirksomhet og større grad av tilpasset og spisset deltakelse fra kliniske divisjoner i foretakets ledermøter. Arbeidet med ytterligere tydeliggjøring av fagrådenes rolle og oppgaver vil også fortsette i 2015. Det rettes oppmerksomhet mot ytterligere tydeliggjøring av faglige resultatkrav i lederavtaler og i ledersamtaler også i 2015. I lederavtalene vil administrerende direktør understreke divisjonsledelsens helhetlige ansvar, herunder også ansvar for å ta initiativ til samarbeid og samordning med andre divisjoner der dette kan bidra til å sikre god kvalitet og bærekraftig drift (læring på tvers, samarbeid om vaktordninger, samarbeid om ferieavvikling, faglig bistand osv). Foretaket ser tydelig at utviklingen mot større innslag av private helsetjenester blir sterkere allerede i 2015 noe som medfører at pasientene i større grad vil stå overfor reelle valg innenfor et bredere/større helsetjenestetilbud. En konsekvens av dette kan være at Sykehuset Innlandet blir valgt bort til fordel for tjenesteleverandører som gir et bedre og mer tilgjengelig servicetilbud. For å imøtekomme disse utfordringene har den enkelte divisjon og divisjonene i samarbeid en løpende vurdering av hensiktsmessige tiltak. Dette dreier seg blant annet om styrking av sykehusenes åpningstid for planlagt virksomhet, ekstraordinære «dugnader» for å redusere ventelister, utnyttelse av kapasitet på utstyr og investering i kompetanse og nytt medisinskteknisk utstyr. Ledelse Ledelse er et av fire hovedfokusområder i Sykehuset Innlandet sin HR- strategi. Et velfungerende ledelsesapparat er vesentlig for foretakets virksomhet. Det jobbes systematisk med individuell ledelsesutvikling i helseforetaket, og det pågår kontinuerlig ulike utviklings- og opplæringsprogrammer for å videreutvikle lederkompetansen. Et nytt konsept for ledergruppeutvikling er under utarbeidelse. Det er gjennomført to pilotgrupper i 2014 og konseptet videreutvikles i 2015. Foretaket et av fire helseforetak som har blitt valgt ut som pilot i et nasjonalt prosjekt knyttet til ledermobilisering. Bakgrunnen for at SI er valgt ut er at foretaket har et godt etablert system for ledelsesutvikling, og at foretaket har en forholdsvis høy gjennomsnittsalder på ledere. Prosjektet gjennomføres i 2015 og fire divisjoner vil bli med som piloter i prosjektet.
Hensikten med "Ledermobilisering" er å få flere til å velge ledelse som karrierevei, og dermed sikre nok etterfølgere til dagens ledere (suksesjonsplanlegging). Ledere i foretaket har også tatt i bruk flere egenutviklede elektroniske støtteverktøy, som blant annet Min side, elektronisk handlingsplan for forbedringsarbeid og en web-basert lederhåndbok for HR-området. Disse verktøyene er også gjenstand for kontinuerlig oppdatering og videreutvikling, blant annet basert på innspill fra linjeledere i virksomheten. Kompetanse I styrets gjennomgang av styresak 003-2014 om «Status organisering, ledelse, kompetanse og ressurser» ga styret følgende signaler og tilbakemeldinger til saken: Det må gjøres ansvars- og rolleavklaring rundt arbeidet med kompetanseutvikling i foretaket. Tallgrunnlaget som viser en aldersfordeling innenfor ulike yrkesgrupper i foretaket bearbeides og oppdateres. Foretaket bør ha en offensiv tilnærming og se på tiltak for i større grad kunne utdanne egne spesialister (gruppe 1 status). Det utarbeides en handlingsplan på kort og lang sikt som beskriver tiltak som skal støtte opp rundt kompetanseutfordringene foretaket står overfor. - Med utgangspunkt i styrets tilbakemeldinger har arbeidet med kompetanse og ressurser hatt et særskilt fokus i foretaket. Arbeidet for å tydeliggjøre grensesnitt, ansvars- og rolleavklaringer mellom stabsområde Helse, stabsområde HR og divisjonene har pågått gjennom hele 2014, og fremstår per i dag som godt forankret i virksomheten. Nedenfor er en modell som skisserer ansvarsfordelingen ift. arbeidet med kompetansestyring i foretaket. Regionale strategier og føringer Bidragsyter i dialog mot sentrale aktører Funksjonalitet HR systemer Overordnet og helhetlig ansvar Identifisere og definere sårbare fagområder Dialog med utdanninsinstitusjoner Helse Sør-Øst Divisjonsdirektør Fagdirektør HRdirektør Ansvar for rekruttere videreutvikle og beholde kompetanse i egen divisjon. Utvikle og tilgjengeliggjøre verktøy og systematikk Bemanningsoversikter og rapportering Bistå i linjen i arbeidet med kompetansetiltak En nærmere beskrivelse av ansvarsfordelingen fremgår i styresak 050 2014 (Oppfølging av sak 003-2014 Status organisering, ledelse, kompetanse og ressurser). I samme styresak fremgår også et videreutviklet et tallgrunnlag som viser alderssammensetningen innenfor ulike stillingskategorier i foretaket. Dette tallmateriale er også etablert på divisjonsnivå.
Det pågår et arbeid for å få på plass en strukturert oversikt over rekrutteringstiltak knyttet opp mot de fagområdene som fagdirektør har definert som sårbare med tanke på fremtidige kompetansebehov. Status i arbeidet med denne oversikten ble lagt frem som en orientering fra styreleder og administrerende direktør til styret på styremøte 18. desember 2014. Oversikten vil bli forelagt styret som en egen sak i løpet av 1. halvår 2015. For å imøtekomme kravet om å bidra med kompetanseutvikling i kommunene vil foretaket invitere kommunene inn i til alle faglige kurs divisjonene avholder. Det er også igangsatt et arbeid med adgang for kommunene til e-læringskurs utarbeidet av Sykehuset Innlandet. Det er ønskelig at noe av prosjektmidlene gitt av Helse Sør-Øst til utvikling av samarbeidet mellom helseforetakene og kommunene, skal brukes til dette arbeidet. Ressurser En viktig utfordring for foretaket er å benytte begrensede ressurser på en mest mulig hensiktsmessig måte. Føringene i gjeldende økonomisk langtidsplan medfører økende krav til aktivitet og reduserte budsjetter. Ressursstyring har på bakgrunn av dette et høyt fokus i foretaket og det er blant annet gjennomført et eget prosjekt hvor man har sett på en ny metodikk i arbeidet med ressursstyring (BRASSE). I samarbeid med HSØ og Sykehuspartner pågår det en videreføring av dette prosjektet, og målet på sikt er at metodikken skal kunne breddes ut i foretaket og være et støtteverktøy for ledere i arbeidet med bemanningsplanlegging og ressursstyring. Konsernrevisjonen har hatt revisjon i foretaket hvor blant annet ressursstyring var et sentralt tema. Rapporten fra revisjonen konkluderer med følgende anbefalinger: 1. Det angis kompetansekrav for bruk av GAT og at opplæringstiltak gjøres obligatoriske. 2. Ressursstyringsprosessen kartlegges og risikovurderes. 3. Styrende dokumenter i forhold til ressursstyring tydeliggjøres. 4. Det defineres hva som er avvik i ressursstyringsprosessen, og at avvik meldes fortløpende. Det arbeides med å imøtekomme anbefalingene blant annet ved å etablere en egen prosedyre med gjeldende føringer og retningslinjer for ressursstyring i foretaket. Rapporten etter konsernrevisjonens arbeid var oppe som egen sak i styret, styresak 002-2015. På oppdrag fra administrerende direktør har en ressursgruppe vurdert drift og bemanning ved utvalgte avdelinger ved divisjonene Kongsvinger og Lillehammer. Analysene fra arbeidet er gjengitt i rapporter som er forelagt styret gjennom orienteringer fra styreleder og administrerende direktør. I tillegg foreligger det nå rapport fra tilsvarende arbeid som nettopp er sluttført ved divisjon Medisinsk service.