Møtetype: SAP HR statusmøte mellom SSØ og UNINETT FAS Til stede: Øyvind Akselsen, SSØ, Geir Knudsen, SSØ, Stein Hagen, SSØ, Nils Rydland, SSØ, Ole Anders Sandtrøen, KD, Tore Bjørn Hatleskog, UiS, Eirin Fjeld Melund, Uninett FAS, Arild Halsetrønning, UNINETT FAS Forfall: Vidar Lorentzen, SSØ Sted: SSØ, Oslo Møtedato: 11-03-09 Referent: Arild Halsetrønning Dato: 09.06.2009 Neste møte: Avtales senere Referat distribuert til: Møtedeltakerne Saksliste. 1. Konstituering av møtet 2. Endringskoordinering 3. Informasjon fra SSØ 4. Informasjon fra UNINETT FAS 5. Eventuelt Sak Referat Ansvarlig Frist nr. 1 Som del av en ny samarbeidsmodell mellom SSØ og UH sektoren etableres det tre faste møter i året. Dette er det første av slike møter der vi er enig om at - SSØ har ansvaret for innkalling til og ledelse av disse møtene - UNINETT FAS er referent Det ble tatt en runde rundt bordet for en presentasjon og beskrivelse av egen rolle. 2 Gjennomgang av klassifiserte ønsker. Klassifisert liste for endringsønskene høsten 2008 ble gjennomgått. Flere av ønskene gjelder ESS og må avvente til etter oppgraderingen. Gjennomgangen viste at for noen av endringsønskene er det behov for revidering av SSØ sin tilbakemelding - SSØ reviderer sin tilbakemelding for 3 av endringsønskene Angående endingsønske 56910, rapport om fraværssøknader, mener SSØ at det finnes en Nils R 1. april
standardrapport som viser dette, men at denne p.t. er så treg å kjøre at en markedsføring av denne må unngås foreløpig. SSØ planlegger å effektivisere denne rapporten i løpet av våren. - Sektoren kjører rapporten for en mindre institusjon for å sjekke brukbarheten - SSØ holder sektoren informert om status for arbeidet med effektivisering av rapporten Sektoren vil gjennomgå listen for å vurdere om det er aktuelt med prisforespørsel for noen av de betalbare endringsønskene. Gjennomgang av tilbud. Sektoren har ingen tilbud om implementering av endringsønske p.t. Imidlertid er det en forespørsel som sektoren venter pris på. Denne har blitt forsinket på grunn av at problem som har oppstått i forbindelse med ny konsulentavtale (ref. eget punkt under eventuelt). Det forventes at tilbud vil bli gitt i løpet av et par uker. Status bestilte. Det er ingen endringsønsker som er i bestilling 3 E-rekruttering Standard løsning for dette ansees nå for ferdig og klar til bruk. SSØ setter denne i produksjon hos seg selv i løpet av denne uka. Etter dette vil det kjøres i gang to kundepiloter. Når disse er evaluert vil det være klart for en generell utrulling, sannsynligvis i løpet av våren. Det forventes at noen av kundene vil ha behov for funksjonalitet utover det som finnes i standardløsningen, bl.a. Politiet og UH-sektoren. For UH sektoren antas det at standardløsningen vil kunne være tilstrekkelig for tek./adm. personalet mens fagsiden mest sannsynlig vil etterspørre tilleggsfunksjonalitet, for eksempel i forbindelse med ulike råd. E-rekruttering er basert på erp 6.0 teknologi. En eventuell pilot i UH sektoren for å utrede et funksjonalitetsbehov utover standard må drøftes med Øyvind A. Eirin Øyvind A 1. april
MSS (Management Self Service) Løsningen har vært i drift et års tid med 7 800 brukere. Det har imidlertid vært såpass store problemer underveis at det ble vedtatt å stoppe videre utrulling. Hovedproblemene har vært - manglende funsjonalitet (spesielt rapportdelen) - manglende stabilitet og robusthet - mulighet for brukerstøtte Når det gjelder det siste punktet er det knyttet til rettigheter ved at en støttefunksjon må ha muligheter til å gå som en leder. Det er nå utviklet en egen klient for dette og en stedfortrederfunksjon. Status er nå at de fleste problem ansees som løst og at det vil være klart for en videre utrulling i løpet av noen få uker. Målet er at alle som vil kan ta dette i bruk innen november i år. Øyvind informerer sektoren når utrulling kan starte. Øyvind Sykepengerefusjon. Erfaringer fra pilotene som ble startet i fjor høst viser at dett er en tyngre sak en ventet. Konklusjonen er entydig at dette ikke er en løsning som kan rulles ut før det er gjort forbedringer. SSØ har sammen med andre store kunder i Norge hatt et møte med SAP Og blitt ening en liste på 12 punkter som må løses før det kan bli aktuelt med en videre utrulling. Det er derfor usikkert når det kan skje. Et annen punkt som må løses er å definere tjenestenivået for fullservice og delservice kunder. SSØ ser for seg tre faser i dette arbeidet: - Etablere et regime i SAP for kontroll - Innlesing av innbetalingsfil fra bank som deretter overføres til Agresso - Elektronisk mottak og behandling av K27 skjemaet fra NAV. Informasjon fra dette legges inn manuelt i dag. De to første vil være på plass når utrulling starter, mens den siste vil ta litt lengre tid og være avhengig av at NAV legger til rette for dette.
Solman. SSØ er tidlig ute med å ta denne oppgraderingen i bruk og det har derfor tatt noe lengre tid å få den god nok. Status nå er at det planlegges å kjøre en akseptansetest i løpet av et par uker. Hvis den blir vellykket kan det forventes at oppgradert versjon settes i produksjon i slutten av april. Nye ting: - varsling når noe skjer med en sak (må foreløpig aktiveres av SSØ) - det kan defineres team (alle hos en kunde, team på tvers av kunder er ikke mulig) - web klient Oppgarderingen medfører ingen endring i arbeidsmåten. ERP 6.0 Viktig bakgrunn for å foreta oppgradering til erp 6.0 er at normal support på versjonene som nå er i bruk går ut 31.03.09. Etter dette vil kun begrenset support være tilgjengelig, dvs. ingen nyutvikling. I tillegg vil erp 6.0 muliggjøre ny funksjonalitet som basis for økt effektivitet og da spesielt dette med skjemaintegrasjon. Status og plan er som følger: - Forprosjektet er ferdig - Detaljplanlegging pågår - Planen er å gå i produksjon 24 november i år, alternativt neste tidspunkt hvis det ikke går er februar 2010. I første omgang vi dette i all hovedsak være en teknisk oppgradering der ESS flyttes fra ITS til en portal løsning. ESS brukere vil oppleve nye skjermbilder, men ingen ny funksjonalitet. Men potensialet for ny funksjonalitet vil øke vesentlig og SSØ vil etter at oppgraderingen er gjennomført vurdere å starte aktiviteter med fokus på skjemaintegrasjon og funksjonelle forbedringer i ESS generelt. Dette er imidlertid avhengig av både tildeling av midler samt beslutning på rette nivåer. Fra 1. juni i år vil det bli svært restriktivt i forhold til å implementere nye endringer. I 2009 vil det heller ikke
bli gjennomført en årlig endringsprosess. Første neste slik prosess vil derfor starte 1. april 2010. Det ble bedt om at SSØ informere ut til sine kunder om erp 6.0 oppgraderingen. I en slik informasjon bør det legge vekt på å formidle riktig forventningsnivå til resultatet i første omgang samtidig som det legges vekt på hvilke nye muligheter som skapes og hvordan disse er tenkt realisert. 4 SAP HR forbedringsprosjektet er i avslutningsfasen. Viktigste resultat er rydding av gamle endringsønsker, den nye samarbeidsmodellen og forslaget om å etablere et prioriteringsråd i UH sektoren. Prosjektet har hatt et godt samarbeid med SSØ. 5 Status FSI 2008 endringsønsker. Av 50 endringsønsker ble 20 prioritert for implementering. 7 (nesten 8) av disse er gjennomført, resten vil bli gjort i løpet av våren. SSØ ble oppfordret til å informere bedre ut til kundene om resultatet av prioriteringen og status for implementeringen. Dette vil være nyttig og positiv informasjon. Driftsmeldinger Det er misnøye ute i sektoren som går på at disse meldingene er lite informative. SSØ er enig at dette kan forbedres og arbeider med dette. Det vurderes å få en bedre løsning når det gjelder hvor raskt en melding skal komme, hva som skal stå i de ulike meldingene og hva som skal trigge meldingene. Det er og behov for å skille meldinger om planlagte og ikke planlagte driftsavvik. Tidsregistrering av overtid. I brev av 16.02.2009 fra Kunnskapsdepartementet er det kommet krav vedrørende registrering av overtid ved statlige universiteter og høyskoler og der kravet til kontrollerbarhet er sentralt. Det påpekes videre også at en elektronisk løsning vil være både fleksibel og enkel samt at den ved hjelp av fjernaksess kan muliggjøre tidsregistrering utenfor det ordinære arbeidsstedet.
Fristen for å få dette på plass er utgangen av 2009. Slik sektoren ser det bør dette løses i ESS og det kan bli kostbart å utvikle alternative løsninger. Det er derfor svært ønskelig at vi sammen med SSØ raskt avklarer om det er mulig å få en tilstrekkelig god løsning for dette som del av ESS innen fristens utløp. SSØ arrangerer et arbeidsmøte om dette i løpet av april. Eirin foreslår deltakere fra sektoren til dette møtet. Øyvind Eirin Ny konsulentavtale. Ny konsulentavtale for forvaltning og videreutvikling av SAP HR var planlagt klar ved årsskiftet. Det oppstod imidlertid en del problemer etter at avgjørelsen om dette var tatt, slik at dette ikke vil være klart før ved påsketider. Dette er og årsaken til at det har tatt lengre tid enn normalt å få tilbud fra SSØ i denne perioden.