Legge inn kunder i
Innhold Innlegging av kunder i... 4 Kunder.... 4 Legge inn ny kunde.... 4 Gruppering... 6 Angi avdeling... 6 Kontakter... 6 Kundekort... 7 Registrere kontrakt mot kunde... 8 Tilpasse kundens kontrakt... 9 Sponsing... 9 Tilgangskontroll... 10 Kontraktkommentar... 10 Utskrift av kontrakt... 11 Avtalegiro... 12 Opprette avtalegiro for en kunde:... 12 Første faktura... 13 Glemt førstefaktura... 15 Sponsing... 16 Mer om sponsing.... 16 Manuell Innlegging av ny kunde i... 17 Hurtigveiledning... 17 Kundekort... 18 Tilordne kontrakt manuelt.... 19 Sponsing.... 20 Utskrift og signering... 20 Første faktura... 21 Motta betaling... 22 Avtalegiro, Faste betalingsoppdrag... 23 Kundemaler... 25 Lag en kundemal.... 25 Ny kundemal... 26 Ny kunde ved hjelp av kundemaler... 27 Versjon 2010.1 Revidert 16.05.14 Side 2
Vedlikehold av kunder.... 27 Finne en kunde... 27 Se på/endre kundedata.... 28 Hva ligger under de forskjellige fanene:... 28 Under fanen Ordrer... 28 Under fanen Kontrakter... 28 Under fanen AvtaleGiro... 29 Under fanen Exor... 29 Adgangskort... 29 Medlemskort... 29 Tildele kort:... 29 Legge inn flere kontrakter på en kunde.... 31 Reservering... 31 Versjon 2010.1 Revidert 16.05.14 Side 3
Innlegging av kunder i Gratulerer med ditt nye program. Etter installeringen er det fristende å bare kaste seg inn i det og klikke på menyer og knapper for å se hva som gjemmer seg i programmet. Mye er intuitivt, men det er lett å komme skjevt ut og skaffe seg mye ekstraarbeid hvis man bruker stup og skyt metoden. Hvis du ikke har gått gjennom Ta i bruk og Varer og kontrakter i bør du legge bort dette dokumentet foreløpig. Selv om bruksanvisninger vanligvis er tørt lesestoff bør man skrive ut dette dokumentet og starte på toppen mens man krysser av punkt for punkt. Den tiden som går med har du garantert igjen for. Kontraktsmaler: I dokumentet Varer og har dere nå lagt inn kontraktsmalene og kontrollert at disse er slik som senteret ønsker å ha sine kontrakter. Det er ikke lurt å legge inn kunder før dette er på plass. Kunder. Kunderegisteret er det viktigste registeret i programmet, og vi bør bestrebe oss på at alle opplysninger er så fullstendige og riktige som mulig. Ved levering er det lagt inn en kunde som heter kontantkunde. Vi trenger kontantkunden hvis vi skal bruke butikkmodulen, og det er vanligvis ingen grunn til å endre på denne. Legge inn ny kunde. Vi kan legge inn kunder manuelt, eller vi kan bruke programmets veiviser. De første gangene man legger inn kunder kan det være lurt å ha dette dokumentet utskrevet og følge med på papiret samtidig som man registrerer medlemmet. Ganske fort vil man ha hele prosedyren i fingrene. Innlegging med veiviser (Wizard) Fra menylina går du inn på Rutiner, Kunder, Ny kunde (Veiviser) Du får da opp en hjelper som heter Veiviser for registrering av ny kunde. Trykk på Neste for å fortsette eller Avbryt for å avbryte. Versjon 2010.1 Revidert 16.05.14 Side 4
Type angir om det gjelder en privatperson eller et firma. Siden skjemaet endrer seg litt om du skal registrere et firma, er det viktig at dette settes rett. Fødselsdato skrives inn som 28.11.1964. Du kan også velge dato fra en innebygget kalender ved å trykke på valgknappen i enden av datofeltet. Hvis du registrerer en kunde (eller bedrift) som skal sponse andre kunder, evt familiemedlemmer, må du huske på å sette en hake i feltet Sponsor. Hvis du har et bilde av kunden lagret kan du hente det inn i programmet ved å bla deg frem til bildet ved hjelp av utforskerknappen. (Blyantsymbolet) Når du har valgt bildet som viser medlemmet, vil det bli importert i slik at programmet ikke er avhengig av å ha den originale billedfila tilgjengelig. Trykk på Neste. I det neste bildet skriver du inn medlemmets adresse. Hvis fakturaen av en eller annen grunn skal sendes til en annen adresse kan du legge inn det også ved å velge fanen Fakturaadresse Når adressen(e) er skrevet inn trykker du på Neste-knappen. Du kommer nå inn et registreringsbilde hvor du kan legge inn kundens bankkontonummer. Dette er bare nødvendig hvis kunden sier seg villig til å betale pr. avtalegiro. Vi bør oppfordre til å benytte avtalegiro, for det er absolutt enklest både for kunden og oss. Hovedbokskonto er en regnskapsdetalj, og det er vanligvis ingen grunn til å endre denne. Fakturablankett angir om kunden skal ha faktura med eller uten bankgiro. Avtalegiro Type viser om kunden skal ha informasjon om at månedsavgiften trekkes, eller om den skal trekkes uten varsel. Legg inn medlemsskap i eventuell rabattgruppe. Faktura utsendelsesmåte velger mellom papir eller e-post. Gjelder bare for de som ikke har godkjent avtalegiroavtale. Trykk på Neste Versjon 2010.1 Revidert 16.05.14 Side 5
I dette bildet kan vi registrere kontaktinformasjonen vi har tilgjengelig om kunden. Ingen av disse opplysningene er spesielt nødvendige, men det er ønskelig at vi får lagt inn kundens e- postadresse. Hvorfor? Jo, programmet har muligheter innebygget for å sende ut savnet-melding hvis medlemmet ikke har logget inn på en stund og/eller gratulasjon på fødselsdag, eller fakturaer på e- post om kunden ønsker det. Programmet kan også sende SMS direkte til medlemmet ved å benytte SMS-knappen i enden av telefonfeltet. (Dette er ekstraservice som man må abonnere på.) Vi kan også legge inn kontaktinfo for medlemmet på arbeid. Dette er nok mest aktuelt for sponsorbedrifter. Trykk Neste for å fortsette. Gruppering Enkelte treningssentre har definert en rekke grupper, f.eks Pensjonister, Studenter osv. Hvis dere har slike grupperinger kan dere her velge hvilke grupper dette medlemmet skal tilhøre. Dette kan også gjøres senere. Hvis det ikke er aktuelt for dere er det bare å gå videre ved å trykke på Neste. Angi avdeling Hvis senteret ditt har flere avdelinger kan du nå angi hvilken avdeling denne kunden tilhører. Hvis dette medlemmet skal være deltaker i ett av senterets prosjekter, så kan du velge det her. Her kan du også legge inn hvem av de ansatte som har solgt medlemskapet. Dette vil også være den som får utbetalt eventuell salgsprovisjon. Når du har valgt det som er relevant trykker du på Neste. Kontakter I dette bildet registrerer du hvem som skal ha ansvaret for dette medlemmet. Kundens kontaktperson hos oss, Kundens rådgiver, Kundens trener. Versjon 2010.1 Revidert 16.05.14 Side 6
Kundekort For de sentrene som bruker kundekort/adgangskort, så kan dette legges inn her. Klikk på knappen Endre. Klikk deg så inn i kortnummerfeltet og skriv inn nummeret. Hvis kortleseren er installert på den PCen hvor du sitter kan du dra kundens nye kort i kortleseren slik at nummeret leses av direkte. Du kan enten godta den utløpsdato som foreslår, eller skrive inn den utløpsdato som ønskes før du trykker Neste. Om ønskelig kan du legge inn en kommentar på denne kunden før du trykker på Neste-knappen. Hvis senteret benytter seg av vervepremier kan du nå registrere den personen som skal krediteres for å ha vervet den nye kunden. Skriv inn litt av navnet til ververen i nummerfeltet og trykk [ Neste ]. Navnet kommer da opp. Er det flere som passer får du en liste du kan velge fra. Dobbelklikk det riktige navnet, og trykk på [ Neste } Vi er nå ferdig med storparten av registreringen, og klikker på knappen Fullfør i veiviseren. Versjon 2010.1 Revidert 16.05.14 Side 7
Etter å ha klikket Fullfør i kundeveiviseren får du opp følgende melding: Siden kunder uten kontrakter i praksis er inaktive bør vi absolutt velge Ja/Yes på denne meldinga. Registrere kontrakt mot kunde Vi kommer nå inn i en veiviser som hjelper oss med å legge inn kontrakt(er) på den nye kunden. Trykk på Neste. Vi kommer nå inn i et vindu der vi kan velge hvilken av våre kontraktsmaler vi skal ta utgangspunkt i. Etter å ha valgt mal fra nedtrekkslista kan vi i feltet nedenfor endre kontraktsnavnet hvis vi har behov for det. I de fleste tilfeller lar vi det bare stå som det står. Kontrakten får da samme navn som kontraktsmalen. Vi kan også sette kontraktens startdato hvis den ikke er i dag. Vi kan også spesifisere nøyaktig både når fakturering og adgang skal starte, og eventuelt hvor lenge kontrakten skal vare om den ikke skal være løpende. Dette finner du bak knappen [ >>] Her kan du sette kontraktsdetaljene. Trykk Neste Versjon 2010.1 Revidert 16.05.14 Side 8
Tilpasse kundens kontrakt Du får nå opp et kontraktsforslag basert på den malen du nettopp valgte. Her kan du gjøre endringer i kontrakten som bare vil påvirke denne kunden og ingen andre. Betalingsbetingelser Legge til kontraktsvarer (skriv inn litt av varenavn og trykk enter) Fjerne kontraktsvarer (Høyreklikk på uønsket vare og velg Fjern) Rabatt for denne kunden Når du har endret og kontrollert slik at kontrakten er riktig trykker du på [ Neste ] Sponsing En sponsor er en som betaler helt eller delvis for andre. Det kan være en privatperson som betaler for samboer eller barn, eller som vist i eksemplet, en bedrift. Vi kommer nå til et punkt der vi kan angi hvem som skal betale for denne kunden. Fra nedtrekksmenyen har vi valgt sponsor Smith & Smuhle som vil betale 75 % av medlemsavgiften. Her velger vi hvor ofte sponsoren kommer til å få faktura. Her er det valgt en gang i halvåret. Klikk på Neste Provisjon Enkelte senter knytter provisjoner til salg av kontrakter. Her kan du angi hvordan dette skal være for dette medlemmet. Skal det ubetales provisjon? Hvem skal ha provisjonen? Er det bare engangsprovisjon? Fast provisjonsbeløp eller en prosentandel? Legg inn de ønskede data, og trykk Neste. NB Hvis du ikke ønsker å fylle ut noe i de neste punktene kan du allerede nå klikke på knappen Finish Now. Versjon 2010.1 Revidert 16.05.14 Side 9
Tilgangskontroll Noen senter bruker til å styre medlemmenes tilgang til forskjellige aktivitetsrom. Da kan de bruke kundekortet til å åpne de dørene og portene hvor de har tilgang, og ingen andre. Bruker dere en slik løsning så er dette plassen hvor riktig tilgang settes. I vårt eksempel er det gitt tilgang til alle våre fire soner. Vi har valgt å begrense tilgangen til maks 3 ganger pr dag, og maks 50 besøk pr. måned. Når det står 0 i et av disse feltene betyr det ubegrenset Trykk Neste for å gå videre. Kontraktkommentar Hvis det er gjort noen spesielle tilpasninger til kundens kontrakt er det smart å legge inn et notat om dette slik at andre medarbeidere kan gå inn og se hva som er gjort og hvorfor. Etter å ha lagt inn din kommentar trykker du neste og kommer til avslutningen. Et klikk på Finish, og denne kunden er lagt inn. Hjelpemeny Etter å ha opprettet en kunde og kontrakt er det vanlig å skrive ut kontrakten, deretter skrive ut en avtalegirokontrakt om det er aktuelt for kunden og mange vil også lage og skrive ut første faktura. Denne menyen kan du bruke om du vil, eller du kan følge den mer manuelle fremgangsmåten beskrevet nedenfor. Begge deler gir samme resultat, men denne menyen sender deg direkte til de forskjellige funksjonene. Versjon 2010.1 Revidert 16.05.14 Side 10
Utskrift av kontrakt Etter å ha fullført veiviseren (Wizarden) kommer du inn i kunderegisteret. For at kontrakten skal være gyldig skal den skrives ut og signeres både av kunden og senteret. Noen senter har egne kontraktformularer, men noen vil bruke programmets kontraktformular. Kontroller at du ser det nye medlemmet, evt. Skriv litt av navnet i navnfeltet, og klikk på riktig kunde. Velg fanen Kontrakter, og klikk deretter på knappen [Skriv ut kontrakt] Du får nå opp en forhåndsvising av kundekontrakten, og kan nå skrive den ut på papir ved å; a) Klikke på skriversymbol med? Det gir deg mulighet til å velge hvilken skriver du vil bruke. b) Klikke på skrivesymbol uten? Da kommer kontrakten ut på PCens standardskriver. Skriv gjerne ut to eksemplarer slik at kunden kan få en kopi. Her kan man naturligvis kopiere den signerte kontrakten på kopimaskin hvis det er mer effektivt. Når du har skrevet ut kontrakten lukker du forhåndsvisingen ved å klikke på den røde knappen med hvitt kryss. NB Når du nå kommer tilbake til kundebehandleren kan du benytte anledningen til å skrive ut avtalegirokontrakt med det samme. Klikk knappen [Skriv ut avtalegiro kontrakt] Eller se neste side. Versjon 2010.1 Revidert 16.05.14 Side 11
Avtalegiro AvtaleGiro er en tjeneste for automatisk betaling av faste regninger. For bedriften betyr dette et effektivt system for innkreving av regninger, og at fordringene kommer raskere og mer forutsigbart inn på konto. Med AvtaleGiro besørger banken at regningene betales direkte fra betalers konto på forfallsdato. Enkelt og effektivt både for kunden og treningssenteret. NB For å bruke dette må senteret ha en OCR/Avtalegiroavtale med sin bank/bankenes Betalingssentral BBS. Om en slik avtale ennå ikke er på plass kan ikke avtale om avtalegiro opprettes med kunden. Opprette avtalegiro for en kunde: Gå inn på kunden i kundebehandlingen. Dataregistre, Kunde, Kunder Let deg frem til kunden ved å skrive inn litt av navnet i søkefeltet oppe til venstre. Når du har fått opp den aktuelle kunden klikker du på fanen Avtalegiro I bildet du får opp ser du hvilke avtalegirokontrakter som KAN inngås (øverste bilde) og nedenfor hvilke avtalegiroavtaler som ER inngått i det nederste bildet. For å få skrevet ut en avtalegiroavtale klikker du på knappen Skriv ut avtalegiro kontrakt. Du får ganske straks opp en forhåndsvising av avtaledokumentet. For å skrive ut denne kontrakten har du to muligheter. a) Klikk på skriversymbolet med et? ved siden, og du kan da velge hvilken av de tilgjengelige skrivere du vil skrive ut kontrakten på. b) Klikker du på det andre skriversymbolet skrives kontrakten ut på den skriveren som er standardskriver for den PCen du sitter på. Det er viktig at kunden signerer avtalen. Spør også om kunden ønsker varsel ved hvert trekk eller om det går greit uten. Hvis kunden ikke ønsker varsel setter dere hake i feltet for dette før kunden signerer. Kunden må da levere denne til sin bank, eller sende inn til Nets. Adressen står nederst på arket. Versjon 2010.1 Revidert 16.05.14 Side 12
Man kan også opprette avtalegiro via Elektronisk signering av avtalgiro, se eget dokument for beskrivelse av tjenesten. Første faktura Mange senter har den praksis at en ny kunde betaler trening for den måneden avtalen inngås og gjerne forskudd for neste måned når kontrakten inngås. har egen funksjon for å skrive ut denne startfakturaen. Når vi registrerer en kontrakt på en kunde får den en startdato som er den dato den blir inngått. (Her kan vi sette en annen dato om det er ønskelig.) Startfakturaen på denne kontrakten blir da beregnet etter hvor mange dager det er fra kontraktens startdato til slutten av den måneden, og gjerne forskudd for neste måned. Gå inn i kundehåndteringen og let deg fram til riktig kunde ved å skrive litt av navnet i filterfeltet. Ved å klikke på fanen Kontrakter får vi se hvilke kontrakter denne kunden har inngått. viser oss at det ikke er utskrevet førstefaktura på denne kontrakten ved å vise oss Lag første faktura-knappen. Klikk på den, og du får da opp følgende bilde: Her kan vi velge for hvor mange måneder førstefakturaen skal gjelde. 2 måneder tilsier den måneden den blir inngått + en måned til. Kontrakten vil da være betalt til datoen som svakt vises her: Klikk nå på [Lag kundefaktura] Vi ser nå hva som kommer til å inngå på fakturaen, og neste steg er nå enten å trykke på Lag faktura for bare å lage (og lagre) fakturaen, eller Utskrift faktura for å lage den og skrive den ut direkte. I vårt eksempel velger vi å klikke på Fakturautskrift og i neste melding kontrollerer vi Versjon 2010.1 Revidert 16.05.14 Side 13
fakturadato og vi klikker på Lagre Versjon 2010.1 Revidert 16.05.14 Side 14
Vi får nå opp en forhåndsvising av fakturaen slik som dette: Ved å trykke på skriversymbolet med? får du velge skriver. Ved å bruke det andre skriversymbolet kommer den direkte ut på standardskriveren. Trenger du flere papirkopier er det greit å trykke flere ganger nå. Når du har fått ut de kopiene du trenger lukker du forhåndsvisinga ved å klikke på den røde knappen med det hvite krysset. Du kommer da rett tilbake til kunderegisteret i programmet. Neste gang du går inn på kunden er knappen [Lag første faktura] borte. Glemt førstefaktura NB Hvis du ikke lager førstefaktura blir den med på neste ordinære fakturakjøring, men det vil jo ta litt lengre tid før pengene kommer inn. Versjon 2010.1 Revidert 16.05.14 Side 15
Sponsing Mer om sponsing. En sponsor er en kunde som betaler hele eller deler av kontingenten (kontraktskostnadene) for andre kunder. De to vanligste formene er: - En bedrift som betaler for sine ansatte. - En voksen som betaler sin egen og barnas trening. Det er mest praktisk å registrere sponsoren i systemet før du legger inn de som skal sponses. Vi ser litt på registreringsskjemaet for en bedrift som skal sponse ansatte. Vi registrerer en bedrift på samme måte som alle andre kunder, men i Feltet Type velger vi Bedrift. Skjemaet vil da endre seg og spørre etter organisasjonsnummer i stedet for fødselsdag. Det er også viktig å merke av at dette er en sponsor. En person som skal betale for resten av familien registreres som en helt vanlig kunde. Den eneste forskjellen er at det skal stå hake i feltet for sponsor. Hvis du bruker veilederen for å legge inn en bedrift, så husk på å krysse av Type: Firma. Haken for sponsor vil da automatisk hakes av. Skal bedriften kun betale for sine ansatte, er det ikke nødvendig å legge inn kontrakt. Versjon 2010.1 Revidert 16.05.14 Side 16
Manuell Innlegging av ny kunde i Hurtigveiledning Bruk gjerne denne oppskriften noen ganger til det sitter i fingrene. Først et smart triks: Helt til venstre på tastaturet finner du tabulatortasten. Den er merket med dobbeltpil eller ordet TAB. Den er oftest tast nr. 4 regnet nedenfra. Den skal vi bruke mye, og jeg kaller den heretter TAB. Fra Menylina i velger du Grunninnstillinger, Kunder, Kunde eller Klikker kunderegister fra verktøylina hvis du har den synlig. NB: Hvis dette gjelder en familie så er det smart å begynne med den som skal betale for den/de andre. (Sponsoren) Klikk på Legg Til (Add New) knappen. antar at det er en privatperson, ikke et firma du skal legge inn. Derfor står det privat i Type. Klikk deg inn i feltet Fornavn, Skriv fornavnet og trykk TAB-tasten for å hoppe til neste felt. Skriv inn mellomnavn eller trykk TAB direkte. Skriv inn Etternavnet og trykk TAB Skriv inn fødselsdato om du kjenner den. Skriv slik: 11.12.1982 Trykk TAB Trykk M eller D for Mann eller Dame. Trykk TAB Hvis det skal inngås avtale om automatisk trekk av kundeavgiftene (Avtalegiro)trenger vi bankkontonummeret. Hvis denne skal betale for andre kunder f.eks. er en forelder som også skal betale for barn, så klikker du i feltet Er Sponsor. Versjon 2010.1 Revidert 16.05.14 Side 17
Bruk musa, og klikk deg inn i feltet Address1 Skriv inn gateadressen og trykk TAB for å gå videre. De fleste trenger ikke mer enn en adresselinje. Trykk TAB til du kommer i feltet Postadr, skriv inn postnummeret og trykk TAB. Poststedet skal nå komme automatisk. Klikk nå på fanen Kontaktinformasjon. Klikk deg inn i feltet Mobil og skriv inn kundemets mobiltelefonnummer. TAB Skriv inn e-postadressen. (Brukes til å sende gratulasjoner og påminninger) Hvis du ikke vet nummer og e-postadresse så hopper du bare over dette. Er kunden til stede kan du godt spørre. Klikk på fanen Fakturering Her angir du hvilken fakturatype kunden skal ha, om det skal varsles om Avtalegirofaktura og eventuell rabattgruppe. Her kan vi også angi om faktura skal sendes på papir eller pr. e-post. Kundekort Hvis du skal tildele et kundekort til kunden kan du gjøre det nå. Klikk først på fanen Kort, og deretter på knappen ENDRE Du står nå i et felt hvor du kan skrive inn kortnummeret som kunden skal ha, eller enda bedre, dra kundens nye kort i kortleseren. (Kortleseren må da naturligvis være tilkoplet den PCen du arbeider på.) Trykk nå på Lagre for kortnummeret, og deretter på Lagreknappen (Save)for selve medlemmet. Versjon 2010.1 Revidert 16.05.14 Side 18
Tilordne kontrakt manuelt. Før kunden kan begynne å trene må hun ha en treningskontrakt. Det skal vi legge inn nå: Finn frem til kunden i kundehåndteringen. Klikk på fanen Kontrakter. Klikk Ny kontrakt og deretter Ny kontrakt like nedenfor. Du får nå opp følgende skjermbilde: Klikk på nedtrekksmenyen og klikk deretter på den kontraktsmalen som passer best til det som kunden ønsker. Du får nå opp en kontrakt basert på den malen (kontraktsforslaget) du valgte. Dagens dato foreslås som startdato, men kan endres. Kontrakten løper til den blir sagt opp, men du kan også sette en sluttdato. I dette området kan du bestemme hvor ofte faktura skal sendes ut, eventuell bindingstid, og om det skal brukes avtalegiro. Du kan også sette eventuell rabatt og om den skal unntas fra prisjustering. Du kan også ta bort og legge til varelinjer fra kontrakten. NB Endringer du gjør her virker BARE for denne kontrakten med DENNE personen. INGEN andre kontrakter, kontraktsmaler eller kunder blir påvirket av endringene du gjør her. Hvis kontraktsmalene er godt satt opp skal det normalt ikke være nødvendig med mye endringer. Versjon 2010.1 Revidert 16.05.14 Side 19
Sponsing. Hvis denne kontrakten, helt eller delvis, skal betales av noen andre må betaleren allerede være registrert som sponsor. Sponsor kan være en bedrift eller kanskje en i familien. I tilfelle sponsing, klikk fanen Sponsing. Klikk deg så inn i feltet Sponsor, og klikk på den som skal sponse denne kontrakten. Deretter kan du velge om det skal sponses med et fast beløp eller med en prosentandel. Skal sponsoren betale det hele velger du naturligvis 100% Når du har gjort ferdig dette trykker du på knappen Lagre-knappen øverst til venstre i bildet. Utskrift og signering Etter å ha lagret treningskontrakten kommer du nå tilbake til kundebildet. Klikk på fanen Kontrakter. Hvis denne kunden bare har en kontrakt er denne allerede blåmerket. Klikk på knappen Skriv ut kontrakt Du får nå en forhåndsvising av kontrakten. Klikk på utskrift. Når kontrakten er kommet ut på skriveren klikker du på utskrift enda en gang slik at du har to eksemplarer. (Eller ta en kopi på kopimaskin) Nå kan du lukke forhåndsvisingen. Begge eksemplarene skal signeres av senteret og av kunden. Kunden får den ene, og senteret beholder den andre som settes inn i en perm. Versjon 2010.1 Revidert 16.05.14 Side 20
Første faktura De aller fleste senter benytter forskuddsbetaling. Det er derfor nokså vanlig at kunden får den første fakturaen straks. Gå inn på kunden og klikk på fanen Kontrakter Så klikker du på kontrakten, og deretter på knappen Lag første faktura Du får da opp et vindu som dette: Ofte settes tallet 2 inn for å skrive ut en faktura som dekker denne og neste måned. Deretter trykker du på Lag kundefaktura (Make Member Invoice) I det nye vinduet som kommer opp trykker du knappen Skriv ut faktura (Print invoice). Etter å ha kontrollert regnskapsdato for fakturaen klikker du på Lagre Fakturaen lages nå og kommer opp i et eget vindu. Hvis du ikke ser det så finner du det nederst i skjermen på oppgavelina. I så fall, klikk på Invoice Print Preview og fakturaen vises på skjermen. Versjon 2010.1 Revidert 16.05.14 Side 21
Klikk på utskrift. Når du har fått fakturaen korrekt ut på skriveren kan du lukke forhåndsvisinga ved å klikke på lukkeknappen. Motta betaling Etter å ha skrevet ut første faktura til kunden skal du nå normalt motta kontant betaling (eller med bankkort om du har bankterminal installert) Hvis du ikke allerede har kunden opp på skjermen går du inn på ham/henne i kunderegisteret. Klikk på fanen fakturaer Klikk på fakturaen hvis den ikke er merket allerede. Klikk på knappen Betal Faktura Versjon 2010.1 Revidert 16.05.14 Side 22
Du vil nå få opp følgende skjermbilde: Det meste er allerede utfylt, men det er nå mulig å endre på datoer og betalt beløp om kunden ikke betaler alt med en gang.. Men normalt trykker du bare 3 ganger på Enter-tasten på tastaturet. Du får da opp ei blå posteringslinje. Hvis kunden skal betale med kort trykker du funksjonstast F9 på tastaturet. Dette forutsetter naturligvis at du har bankterminal. Betaler kunden kontant trykker du F10 Det kommer nå opp en ny posteringslinje under den første. (Ikke vist på bildet her) Klikk nå på knappen [Lagre] Ferdig. Husk å skrive betalt på kundens faktura hvis han/hun har den der. Avtalegiro, Faste betalingsoppdrag Hvis senteret har en gyldig avtale med Nets/BBS om bruk av avtalegiro, og denne er lagt inn i under Grunninstillinger, Firma, Bankkontoer vil det nå være naturlig å skrive ut avtalen om avtalegiro som skal inngås mellom det nye medlemmet og senteret. Avtalegiro er den greieste betalingsmåten både for kunden og senteret. Treningsavgiften trekkes da automatisk hver måned uten at kunden trenger å få tilsendt faktura og legge den inn i nettbanken sin. Klikk på fanen Kontrakter og deretter på knappen Skriv ut avtalegiro kontrakt. Versjon 2010.1 Revidert 16.05.14 Side 23
Avtalen åpnes nå i en forhåndsvising: Trykk på utskriftsknappen. I feltet for beløpsgrense bør det settes et beløp som er høyt nok til å dekke to normale månedsfakturaer. Det blir IKKE trukket mer enn hva fakturaen lyder på uansett, men beløpet vi fører her er en øvre sperregrense som sikrer at kundens konto aldri kan bli belastet med mer enn dette selv ved eventuelle feil. Avtalen skal nå signeres av kunden. Den underskrevne avtalen skal nå sendes inn til Bankenes Betalingssentral. (BBS) Senteret skal tilby seg å gjøre dette for kunden, da det ellers ofte viser seg at det kan bli avglemt. Skriv gjerne ut flere eksemplarer. De fleste vil gjerne ha en kopi av avtalen satt inn i en perm på senteret, og kanskje også kunden ønsker en kopi. Igjen, Ikke glem kundens signatur før den sendes til Nets/BBS, ellers er avtalen verdiløs. Versjon 2010.1 Revidert 16.05.14 Side 24
Kundemaler Av og til har vi behov for å legge inn mange kunder med som behandles likt. Et typisk eksempel er hvis kommunen sier at vi sponser våre ansatte med 50% når de inngår treningsavtale med senteret. Vi har derfor lagt inn kommunen som en kunde, og merket av at Kommunen er en sponsor. Før vi legger opp en Kundemal kan det være greit å ha kontraktsmalen klar, spesielt i dette tilfellet hvor kommuneansatte skal ha en spesialpris.. Under oppretting av kontraktsmalen må vi huske på å gå innom fanen Sponsing. Vi velger nå Kommunen som sponsor, setter i dette tilfellet sponsorandelen til 50%, merker at kommunen skal faktureres kvartalsvis og at første faktura til sponsoren skal gjelde for tre måneder. Husk å trykke på [ Lagre ] knappen når du er ferdig. Du er nå klar til å lage en kundemal som kan benyttes på alle kommunens ansatte som kommer og vil inngå treningsavtale med senteret. Lag en kundemal. Fra menylinjen går du inn på Grunninstillinger, Kunde, Kundemal. Forts. neste side: Versjon 2010.1 Revidert 16.05.14 Side 25
Ny kundemal For å lage en ny kundemal klikker du på [ Ny ] knappen nederst til venstre. Skriv inn et passende navn på malen. Kontroller, eventuelt endre opplysningene under faktureringsfanen slik at disse stemmer. Du kan også gå gjennom og tilpasse det som ligger under de andre fanene, Gruppering, Våre kontanter, Kostnadsbærere og annet. For å komme videre må du klikke på fanen som heter Kontraktsmaler. I skjermbildet du nå får leter du deg frem til den kontraktstypen som er beregnet på de kommunalt ansatte, klikker på den og deretter et klikk på knappen [ Legg til kontrakt ] Kundemalen er nå ferdig opprettet, og du må klikke på [ Lagre ] for å registrere denne. Versjon 2010.1 Revidert 16.05.14 Side 26
Ny kunde ved hjelp av kundemaler Gå inn i kunderegisteret på vanlig måte, eller bruk hurtigtaster Ctrl+Shift+C Klikk [ Ny ] knappen nederst til venstre. Du får da opp registreringsvinduet for kunder. Fra nedtrekkslista øverst i bildet velger du den ønskede kundemalen, i vårt eksempel velger vi Kommuneansatt. Deretter skriver vi inn de personlige opplysningene om vedkommende på vanlig måte før vi trykker Lagre Denne kunden er nå satt ferdig oppsatt med rett kontrakt og detaljer som gjelder kommunemedlemmer. På vanlig måte går du nå til å skrive ut kontrakt, avtalegirokontrakt og lage førstefaktura hvis det er en del av senterets vanlige rutiner i forbindelse med ny kunde. Vedlikehold av kunder. Finne en kunde Vi vil ofte få behov for å gå inn på data om en kunde for å se på eller oppdatere opplysningene om vedkommende. Fra menylinjen går du inn på. Grunninstillinger, Kunde, Kunder. Klikk deg inn i navnefeltet og skriv litt av for- eller etternavnet. sorterer lynraskt ut aktuelle kunder samtidig som du skriver. Når du ser det ønskede navnet klikker du på det, og du har alle opplysninger om dette medlemmet tilgjengelig for kontroll og korrigering. Versjon 2010.1 Revidert 16.05.14 Side 27
Se på/endre kundedata. Ved å gå inn på de forskjellige fanene kan vi lett endre på kundedata. I dette eksemplet har kunden fått nytt telefonnummer på jobben. Vi klikker på fanen Generelt Deretter på Kontaktinformasjon. Vi går inn i Telefon arbeid og skriver inn det nye telefonnummeret og klikker deretter på Lagre-knappen. Generelt gjelder det at vi alltid må trykke på Lagre-knappen for at data skal bli registrert og tre i kraft. Hva ligger under de forskjellige fanene: Under fanen Ordrer Finner vi de ordrene som ligger på denne kunden og ennå ikke er konvertert til fakturaer. Under fanen Fakturaer Ligger de fakturaer som er gått ut til denne kunden. Her finner vi også alle innbetalinger fra kunden,. Under fanen Kontrakter Her ser vi alle kontrakter som er og har vært registrert på denne kunden. Fra underfanene kan vi velge å se bare aktive, bare inaktive eller alle kontraktene. Ved å dobbelklikke på en av kontraktene vil kontrakten åpne seg, og den kan da endres. Gjøres med et våkent blikk, da endringer her vil få økonomiske konsekvenser både for kunden og senteret. Se nøye over før du trykker på Lagre. Versjon 2010.1 Revidert 16.05.14 Side 28
Under fanen AvtaleGiro Under denne fanen ser vi de avtalegiroavtalene som kunden kan inngå, og her har vi mulighet for å skrive ut avtalekontrakten slik at kunden kan signere. (Forutsetter at firmaet har avtale om Avtalegiro) I nedre halvdel ser vi hvilke avtaler om avtalegiro kunden allerede har inngått og fått godkjent av BBS. Under fanen Exor Her finner vi tilgang til det eksterne programmet Exercise Organisator hvor kunden selv eller med hjelp kan bygge opp sitt eget treningsprogram for å nå sine mål. Adgangskort Medlemskort De aller fleste treningssenter tildeler kundene kort som skal brukes i en kortleser for å registrere besøket. Kortet kan også etter hvert fungere som nøkkel for å åpne porten til riktig avdeling. Tildele kort: (hvis ikke allerede gjort under kunderegistreringen) Når du skal tildele et kort til medlemmet klikker du på fanen Kort. Deretter klikker du på Endre. Du får da opp et lite vindu som vist her: Nå kan du dra kortet i kortleseren på PC-en din, eller du kan lese av kortnummeret fra kortet kunden skal få og skrive inn sifrene. Ofte er det de siste seks sifrene på kortet som brukes, men det kan variere fra senter til senter. Utløpsdato kan settes manuelt, men de fleste lar den stå så langt fram i tid at den i praksis aldri utløper. Husk til slutt å trykke på lagre. Versjon 2010.1 Revidert 16.05.14 Side 29
Kontrakter Innlegging av kontrakter på kundene. For at en kunde skal kunne bruke treningssenteret må vi registrere passende kontrakter på vedkommende i henhold til hvilke aktiviteter medlemmet ønsker å delta i. Start kundehåndtering: Skriv inn litt av navnet i søkefeltet, og åpne den kunden som du skal legge til kontrakter på. Deretter klikker du på fanen Kontrakter. Og deretter knappen [Ny kontrakt] Du får da opp følgende registreringsvindu: Klikk på knappen [Ny kontrakt] (Man kan naturligvis også velge [Ny kontrakt, veiviser] ) Ved å klikke på nedtrekksknappen får vi se de kontraktsmodellene (malene) som vi har lagt inn i systemet. Som eksempel kan vi velge Dansetrening, for det er den aktiviteten dette medlemmet ønsker. her kan vi nå gjøre alle de tilpassinger vi vil om vi ønsker noe som avviker fra den Dansetrening-malen vi bruker. Her kan vi sette start og stoppdato og hvor ofte den skal faktureres. Vi kan legge inn rabatt for denne personen Det som kanskje er mest aktuelt å endre på er Sponsing. Klikk på denne fanen, og du får opp følgende skjermbilde: Ved å klikke på nedtrekksknappen får du lista over sponsorer. I dette eksemplet velger vi Smith & Smuhle. Her kan vi fortelle at Smith & Smuhle skal sponse med et visst beløp pr måned eller som vist her, en prosentandel av kontraktsbeløpet. Vi kan også bestemme hvor ofte sponsoren skal faktureres. Husk å trykke på Lagre Versjon 2010.1 Revidert 16.05.14 Side 30
Legge inn flere kontrakter på en kunde. Hvis kunden også ønsker å delta i flere aktiviteter ved senteret kan det tenkes at dette krever en egen avtale. I så fall må vi gå inn og legge til flere kontrakter på henne. Hvis hun f. eks ønsker å benytte solstudioet i tillegg legges det til en solstudiokontrakt på henne. Siden Firmaet hvor hun arbeider, Smith & Smuhle AS, ikke ønsker å sponse solingen, velges det ikke sponsor på denne kontrakten. Hun får da selv regning på solingen mens Smith & Smuhle betaler sin del av svømmingen. Det er også fullt mulig å angi en annen sponsor på solstudiokontrakten, f. eks en forelder eller noen andre som står registeret hos oss som sponsor. Hvis vi nå går inn på sponsoren i kundehåndteringen kan vi lett se hvilke kontrakter dette medlemmet sponser. Vi kan også lett dobbelklikke på disse sponsede kontraktene for å aktivere eller deaktivere dem eller gjøre andre endringer. Det kan gjøres både fra sponsoren og fra medlemmets konto. Reservering Enkelte kunder vil gjerne reservere seg mot å delta i treningsstatistikk, e-post og SMSmeldinger. Under fanen Annet i kundebildet finnes muligheten for å krysse av for reservasjoner. Det er også mulighet for å registrere forhold vedrørende eventuelt medlemsblad. Man kan også registrere hvem som har vervet denne kunden om det kan være av interesse. Som alltid husk å trykke Lagre for å registrere de endringer du har gjort. Versjon 2010.1 Revidert 16.05.14 Side 31