Erfaringer med Samhandlingsprosesser - Offentlige innkjøp Oslo - 07.06.06 Halvor Timann Rollag halvor.timann.rollag@ibx.no
Halvor Rollag Leverandøransvarlig Har ansvar for å tilrettelegge for elektronisk samhandling mellom leverandør og kjøpende kunde Ansvarlig konsulent for leverandøraktivering Ullevål Universitetssykehus (HØ), Sykehuset Asker og Bærum (HØ) Helse Vest v/ Bergen HF, Førde HF, Fonna HF og Stavanger HF Page 2
er Europas Ledende leverandør av effektive innkjøpsløsninger Fakta om Omsetning på 190 MNOK i 2005 Positiv EBITDA siden mai 2003 Grunnlagt i 2000 Eiere: Ericsson, SEB, b-business partner, Novo Nordisk, Deutsche Post, Lufthansa samt ansatte. Handel for i overkant av NOK 70 mrd gjennom I 2004 170 ansatte Kontorer i Stockholm, Frankfurt, Oslo, Stavanger, Copenhagen og Helsinki» ambition is to support companies in transforming their current purchasing «functions into highly efficient processes. tilbyr global dekning gjennom et knutepunkt Globalt over 60 kjøpere og 3000 katalogleverandører. Tilbyr en global løsning - Daglige transaksjoner i mer enn 30 land Exchange partner Page 3
Hvilke samhandlingsprosesser skjer mellom kjøper og selger over Markedsplassen ehandel.no? Katalogflyt Ordreflyt Fakturaflyt Kjøper Leverandør Internt Innkjøpssystem 3 Søkemotor 2 Content 1 Produkt- katalog ERP/ økonomisystem 4 7 Connect 5c 6 Bedriftssystem 5b Order Management 6 6 5a Faks/ E-post Page 4
Hvilke formelle dokumenter som avklarer krav og forventninger for bruk av ehandel finnes mellom partene? Kommersiell avtale som regulerer sortiment og leveranse Kjøper Samhandlingsavtalen (SHA) regulerer ehandel Selger Kommersiell avtale som regulerer tjeneste, sikkerhet, pris og SLA Kommersiell avtale som regulerer tjeneste, sikkerhet, pris og SLA Page 5
Samhandlingsavtalen Definerer: Kvalitetskrav til elektronisk varekatalog Meldingsutveksling Oppstart for elektronisk samhandling Page 6
Hva mangler? Oppstart av elektronisk samhandling forutsetter at flere aktiviteter er fullført: 1. Sortiment må avstemmes mellom leverandør og kunde 2. Markedsplassoperatøren må inngå kommersiell avtale med leverandøren 3. Leverandøren må kunne støtte de meldingsdokumentene som kunden krever 4. Katalogutkast må vurderes (kursing av leverandør, konsulentbistand) 5. Totalkatalog må vurderes opp mot krav i Samhandlingsavtalen 6. Katalog prosesseres 7. Katalog importeres av kunde 8. Testperiode for elektroniske ordre/ordresvar 4. Aktivering 3. Rekruttering 1. Identifiser 2. Plan Page 7
Helse Øst vs. Helse Vest Helse Øst 100 leverandører aktivert på ett år for å raskt kunne fylle applikasjonen med et bredt sortiment Samhandlingsavtalen er gjennomgått i plenum, ikke i 1:1 møter Penetrerte markedet moderate krav til katalogkvalitet for å få leverandørene involvert Volumene vokser stadig, 100 leverandører er aktivert, og totalsortimentet i løsningen er bredt. Helse Vest Færre leverandører per bølge Definerte tidsfrister for alle delaktiviteter Høye katalogkrav (bl.a. 99% bildedekning) Høye krav til meldingsutveksling (toveiskommunikasjon) God oppfølgning mot leverandør i forbindelse med SHA Samlet prosjekt og aktiveringsløp for alle HF innen Helse Vest RHF Helse Vest-aktivering sørger for økt katalogkvalitet som Helse Øst vil dra nytte av. Helse Øst v/ UUS og SAB penetrerte markedet og banet vei for nye HF og RHF. Page 8
Helse Vest Best Practice SHA er en aktiv del av prosjektet 1-1 møte mellom kjøper og leverandør ved oppstart Leverandørens forbehold mht. krav i SHA-dokumentet synliggjøres tidligere i aktiveringsløpet Representanter fra kjøpsorganisasjonen tilegner seg grunnleggende forståelse for elektronisk samhandling Leverandøren har anledning til å synliggjøre muligheter og begrensninger Tidsfrister for delaktiviteter er satt i forpliktende vedlegg til Samhandlingsavtalen Kjøpsorganisasjonen synliggjør prosjektets forankring i det regionale helseforetaket, og at de selv driver aktiveringsprosessen Eskaleringsplan er satt før SHA inngås mellom de handlende partene Page 9