Dialogmøte Anskaffelse av ny regional forsyningsløsning i Helse Sør-Øst. En partner for helsetjenester i utvikling

Transkript

1 Dialogmøte Anskaffelse av ny regional forsyningsløsning i Helse Sør-Øst En partner for helsetjenester i utvikling

2 Agenda 1. Velkommen og kort informasjon om anskaffelsesprosjektet og fremdriftsplan 2. Kort presentasjon av dagens regionale forsyningsløsning og målbildet for fremtidig løsning 3. Kort presentasjon av firma og evt. eksisterende løsninger 4. Dialog/diskusjon rundt sentrale elementer

3 Bakgrunn Dialog før konkurransen utlyses viktig for å motta innspill fra markedet til strategi og utforming av konkurransedokumenter, ytelses-/kontrakts-krav Likebehandlingsprinsippet må ivaretas All informasjon i dialogmøte vil behandles konfidensielt Mulig for leverandør å sende skriftlige innspill i etterkant Viktig med fokus på innspill-/løsningsforslag i dette møtet Tilbudskonferanse etter utlysning vil gi utfyllende informasjon om behov og krav

4 Fremdriftsplan og prosedyre anskaffelse Totrinns-prosedyre med prekvalifikasjon og forhandlinger Tilbudsinnlevering før sommerferien Forhandlinger høsten 2015 Ny løsning skal erstatte dagens kontrakt senest innen utgangen av 2017

5 Dagens Sentrale forsyningssenter forsyner alle sykehusene i helse Sør Øst Ca. 90 lev inn Bulk/plukklager Ordre via elektronisk markedsplass mellom ulike ERP-system Ca. 110 mottakssteder: Rampe/Sentrallager Sterilsentral Direkte på Avdelinger en Steril rom (over/undertrykk) 24 og 48 timer ledetid til kunde

6 Dagens løsning for sentralt forsyningssenter Dagens avtale mellom Sykehuspartner og 4de part (Lier) omfatter teknisk innkjøp, kundeservice, lagerhåndtering og distribusjon med definerte KPI-er SP og 4 PL jobber tett sammen og kunden skal oppleve at vi er «en partner» Logistikkbetingelser styrer kravene til leverandørene av løsningene Sykehuspartner (SP) styrer og tilrettelegger : Forsyningsstrategi: definerer sortiment som skal være lager og skaffevarer gjennom denne forsyningskanaler avtaler og sortiment:, Artiklene er styrt fra SP, klassifisert iht. kategori, grupper, kritikalitet, steril håndtering, etc. Implementeringsplaner: Kontroll på overgang fra gammelt til nytt sortiment sammen med 4part Kontrollstasjon: Alle artikler skal via egen kontrollstasjonsfunksjon for artikler på forsyningssenteret Masterdata og varekataloger til forsyningssenteret (SP) Nøkkeltall: Vekst: 50 % de siste 3 årene, omsetning 2014: 515 MNOK mer og mer viktige sykehusartikler (ex. operasjon/intensiv) er implementert KPI-er: leveringspresisjon 96 %, servicegrad 97 % og plukk og administrasjon på 99,5 %. Dagens løsning er bygget på manuelle prosesser -> Kvadratmeter grov-lager: kvm -> Kvadratmeter lukket manuelt pakkeprosesser på sterilrom: 500 kvm > Antall lagerførte artikler: ca stk. Antall ordre Antall skaffevarer/crossdocking : ca Antall leverte ordre på paller: ca stk Antall leverte ordre på bur: ca stk Antall plukklinjer: stk

7 Viktig for fremtidig sentral løsning Mål: Strømlinjeformet forsyning til sykehusene gjennom en sentral forsyningskanal der SP og 3PL/4PL sammen driver en helhetlig løsning for fremtiden Gode og enkle teknologiske drifts- og oppfølgingssystemer inkludert tilgjengelige rapporteringer Tilpasning av kvalitet og differensiering av KPI-er og SLA-er Kontrakt basert på forbedringsfokus for kunde og leverandør Enkel oppfølging av avtalepunkter Kundeorientert løsning basert på å serve hele forsyningskjeden Fleksibilitet i driftsløsning og kontrakten rundt tilpasning av løsning og omforente KPI-er og måltall Behov og endringer rundt mer optimale og kortere ledetider ut til kunder Behov for ulike krav til service- og leveringspresisjon, SLA-er ut til kundene Behov og endringer knyttet til å bygge ned lagre på sykehusene og benytte forsyningssenteret som sentrallager med levering av ferdigpakkede leveranser Behov og endringer knyttet til å tilby endrede tjenester lengre inn i sykehusene Takle endring rundt sentralt beredskapsansvar Takle endring i lastebærerbehov fra pall til mer avdelingspassede leveranser på bur, i bokser, etc. Tilpasse målet om, «One stop shop» innenfor det sortiment som er bestemt for den sentrale forsyningskanalen Vekst i antall artikler tilpasset behovet til sykehusene Vekst i antall varer som crossdockes til sykehusene gjennom en sentral forsyningskanal Muligheter for automatisering av prosessene og bruk av teknologi for bedret kvalitet og effektivitet Vekst i antall ordreliner estimert til 1,5 mill ordrelinjer ved 1 MRD omsetning Lastbærerløsning for styring av lastbærere på tvers av sykehus Sterilrom/rent rom skal utvikles og tilbys gjennom økt sortiment som kan pakkes klar til avdeling Muligheter for avsatt temperaturregulert område og andre behov

8 I dag I morgen - Liten grad av sporbarhet i verdikjeden - Liten grad av lett tilgjengelig informasjon i verdikjeden - Mange «lokale sentrallager» - Crossdock på «lokale sentrallager» - To sykehus på avdelingsleveranser - Kunde = sykehus/hf - En del varegrupper over sentral forsyning - Reaktivt handlingsmønster - Rigide og mange IT-systemer - Sporbarhet i verdikjeden - Informasjon lett tilgjengelig i verdikjeden for alle ledd - Svært få «lokale sentrallager» - Maksimal grad av sentral crossdock - Nesten bare avdelingsleveranser - Kunde = behandlende avdeling - De fleste varegrupper over sentral forsyning - Proaktivt handlingsmønster - Fleksible IT-systemer mulighet, villighet og tilgjengelig kompetanse til å utnytte og tilpasse/utvikle.

9 I morgen Nytt Forsyningssenter - Sporbarhet i verdikjeden - Lot/batch/dato, track & trace - Informasjon lett tilgjengelig i verdikjeden for alle ledd - Reell ordrestatus, leveringstid, restanser etc tilgjengelig for ytterste ledd - Svært få «lokale sentrallager» - Nesten bare avdelingsleveranser - Maksimal grad av sentral crossdock - Effektive og robuste avdelingsleveranser - Ordreslipp og plukksekvenser knyttet til transportrute - Automasjon m/pakkescan og rullebånd en nødvendighet? - Avvik fra /hast alltid håndterbart - Crossdock til avdelinger betydelig del av totalvolum - Kunde = behandlende avdeling - SLA som speiler avdelingenes krav - De fleste varegrupper over sentral forsyning - Proaktivt handlingsmønster - Fleksible IT-systemer mulighet, villighet og tilgjengelig kompetanse til å utnytte og tilpasse/utvikle. - Oppfylle krav og legge til rette for behandling av sterilvarer, næringsdrikke, væske mv - Sammen med HSØ/SP og HF er skape et positivt og velfungerende samarbeidsklima med fokus på tilpasninger og forbedringer og som tar høyde for en verdikjede i konstant utvikling. - Solid WM-system som er lett integrerbart mot ordresystemer samt kan understøtte effektive prosesser i automasjonsmiljø

10 Diskusjon og dialog sentrale punkter 1. Anskaffelse av lagerdrift og transport samlet eller sekvensielt? 2. SCM-tjenester systemstøtte Inscourcing vs. outsourcing? Systemintegrasjoner WMS-løsning Standardisert eller skreddersydd for HSØ 3. Betalingsmodeller for løsningen kostnadskontroll transaksjoner åpen bok 4. Kontraktsinsentiver for utvikling av løsningen? Kontraktsvarighet? 5. KPI er og relevante målinger 6. Tekniske løsninger, eksisterende løsninger, automasjon, steril rom 7. Miljøkrav eget skjema sendes i etterkant 8. Referansecase? 9. Evt.