Elektronisk fakturabehandling Per Martin Jøraholmen 27.09.2013 Direktoratet for økonomistyring Side 1
DFØ fakturamottak Organisering av fakturamottaket (EFB)
DFØ fakturamottak Oppstart høsten 2004 2005 2009 2010 2011 2012 17 virksomheter med årlig fakturamengde 78.000 Seksjon EFB: 3 årsverk 140 virksomheter med årlig fakturamengde 640.000 Seksjon EFB: 22 årsverk 149 virksomheter med årlig fakturamengde 720.000 Seksjon EFB: 24 årsverk 156 virksomheter med årlig fakturamengde 740.000 Seksjon EFB: 23 årsverk 160 virksomheter med årlig fakturamengde 754.000 Seksjon EFB: 21 årsverk Senter for statlig økonomistyring 27.09.2013 Side 3
Akkumulert oversikt pr 31.08.2013
Papirbilag per måned
DFØ fakturamottak Postmottak Posten blir levert daglig ca kl 10. Brevmengden varierer fra ca 900-3500 brev Sortering Alle virksomhetene har sin egen hylle Hver virksomhet «finsorteres» og legges i omslagsark fordelt på fakturatype som f.eks faktura med vedlegg, faktura med bakside, eller enkeltsidig faktura. Dirketoratet for økonomistyring 27.09.2013 Side 6
DFØ fakturamottak Skanning Fakturaene skannes inn i Readsoft og tolkes Verifisering Fakturaene kontrolleres slik at rett informasjon er med før overføring til Contempus eller Basware Arkivering Fakturaene lagres hos oss i minimum 14 dager Loomis fjernlagrer fakturaene i 2 måneder og kjører fakturaene deretter til forbrenning
Elektronisk faktura
Historien KLIKK KRØLL KAST Stortingsmelding 36 Kommunene kommer Ny 1 Ehandel.no juli validator, = kreve = ny mottak EHF ELMA av Fokuserte på hele verdikjeden. EHF AGFA 1. Juli rapporten: = kunne motta EHF EHF DFØ 2.0 øk.regelverk Rundskriv 1,1 milliard over krev 10 EHF år 2015 2013 2012 2011 2009 2008
Virksomheter som kan motta EHF
Utvikling EHF i Norge (totalt)
Krav til bruk av EHF Kravet om bruk av EHF er forankret i siste revisjon av «Forskrift om ITstandarder i offentlig forvaltning» gjeldende fra 15. mars 2013. http://www.lovdata.no/ltavd1/filer/sf-20130315-0285.html 10. Krav til elektronisk faktura og kreditnota Forvaltningsorganer skal kunne ta i mot faktura og kreditnota på standarden Elektronisk handelsformat 1 (EHF). Leverandører av varer og tjenester som sender elektronisk faktura eller kreditnota til forvaltningsorganer skal sende disse slik at de kan mottas av forvaltningsorganet i Elektronisk handelsformat (EHF). 12. Overgangsregler 10 gjelder for fylkeskommunene og kommunene fra 1. januar 2015.
Fra 1. juli 2012 DFØ er tilknyttet aksesspunkt og PEPPOL Alle elektroniske fakturaer til DFØ og DFØs kunder skal leveres via infrastrukturen
Leverandøraktivering Ny informasjon på DFØs websider www.dfo.no/efb Infobrosjyre Guide til leverandører og ny filtester Guide til kunder (papir vs elektronisk) Brevmal til kunder som sendes til leverandører med krav om elektroniske faktura
EHF PEPPOL BIS BII EHF er basert på Europeisk arbeid i regi av BII og PEPPOL/OpenPEPPOL. CEN BII En veileder som dekker generelle krav fra det europeiske markedet. PEPPOL BIS EHF En veileder som er tilrettelagt for grenseoverskridende handel i Europa. En tilpasning (customization) av CEN BII. DFØ er medlem i OpenPEPPOL En veileder som er tilrettelagt for handel, primært med offentlig sektor, innenfor Norge. En tilpasning av PEPPOL BIS. DFØ deltar i utviklingen av EHF
Utvikling per type Faktura per type per år 800000 700000 600000 500000 400000 300000 Elektronisk Epost Papir 200000 100000 0 2008 2009 2010 2011 2012 Papir Epost Elektronisk Totalt 2008 538000 38000 9200 585200 2009 578173 35721 20842 634736 2010 622853 33176 33661 689690 2011 665533 35113 41635 742281 2012 657159 35055 61997 754211
Utvikling hittil i år
Akkumulert oversikt pr 31.08.2013
Utvikling siden 01.07.2012
DFØ fakturamottak Utfordringer: Mottak av fakturaer uten forhåndstest Kvalitet på XML filene og vedlegg Feilhåndtering Rett organisasjonsnummer Informasjon til leverandører Ledelsesfokus Forståelse av hva en elektronisk faktura er Gode løsninger / tilbud til de små leverandørene «Stadig» nye versjoner Tolkning av DIFIs veileder
Effektiv Feilhåndtering Aksesspunkt validerer filene Filer med feil leses inn i nytt feilhåndteringssystem for analyse Epost sammen med analyse av feil samt opprinnelig fil sendes til leverandør Leverandøren bli påminnet dersom ikke ny faktura kommer Vår kunde og kundeansvarlig varsles om avvist faktura når leverandøren får påminnelse
Feilhåndtering Parallell automatisk prosess Leverandør Innlesing av filer med feil fra Akesspunkt/SAP PI/CI/BW Lagring av EH_fakturaer uten teknisk feil Kunde Kundeansvarlig Leverandøren varsles om feil, og bes om å sende ny faktura Innlesing av en eller flere Filer med feil for bearbeiding i portalen Innlesing av ZIP-fil med utvalgte fakturaer for bearbeiding i portalen og kontroll av innholds-feil Leverandøraktivering av leverandører som leverer både EHF og papir Purring til leverandør samt informasjon til kundeansvarig (automatisk/manuellt) Automatisk testning av innleste filer pluss -Oppdatering av feillogg -Oppdatering av parter -Oppdatering av relasjoner Feilliste for utsendelse (manuellt automatiskt) - Mail til leverandør Mail til kundeansvarlig Purring til leverandør Underlag OK Mailadresse feil eller mangler Oppdatering av purring status til OK ved treff i feilliste Oppdatere mail-adresse i grunndata Innlesing av CSV rapport fra CI/BW om leverandører som leverer både EHF og papir
Automatisert feilhåndtering
Oppsummering Ledelsesfokus er nødvendig for leverandøraktivering og krav Effektiv feilhåndtering er ressursbesparende PEPPOL er en suksess for DFØ Per Martin Jøraholmen Permartin.joraholmen@dfo.no (+47) 98 24 09 65 For mer informasjon www.dfo.no/efb
Utgående elektroniske fakturaer Hege Frisvold 27.09.2013 Direktoratet for økonomistyring Side 26
Status utgående fakturaer 2013 180.656 utgående fakturaer pr.august 5.162 elektroniske fakturaer (2,6 % av total) 50 % av fakturaene går til andre DFØ kunder. Årsaker til lav andel Mange ikke-statlige kunder Kunder kan/kunne ikke motta elektroniske fakturaer Type fakturaer Oppstartsproblematikk Manglende prioritering
Ti på Topp Topp 10 i antall EHF fakturaer Topp 10 i % av utgående faktura Firma EHF Firma EHF Direktoratet for økonomistyring DFØ 1660 Direktoratet for økonomistyring DFØ 84,74 % Statped 437 Senter for internasjonalisering av utdanning 73,77 % Senter for internasjonalisering av utdanning 374 Direktoratet for forvaltning og IKT 68,11 % Direktoratet for forvaltning og IKT 363 Utdanningsdirektoratet 62,79 % Fylkesmannen i Vestfold 350 Fylkesmannen i Vestfold 61,19 % Direktoratet for nødkommunikasjon 236 VEA - Statens fagskole 59,77 % Nasjonalt organ for kvalitet i utdanningen 230 Nasjonalt organ for kvalitet i utdanningen 54,89 % VEA - Statens fagskole 208 Nasjonalt kunnskapssenter for helsetjenest 47,83 % Fylkesmannen i Rogaland 149 Helsedirektoratet 38,41 % Nasjonalt kunnskapssenter for helsetjenesten 88 Direktoratet for nødkommunikasjon 34,81 %
Prosessen
Mulige feilsituasjoner Stopp i Agresso -Virksomhet kontrollerer statuskode i fakturaoversikt Stopp inn til aksesspunkt -Aksesspunkt melder fra til DFØ -DFØ analyserer og gir tilbakemelding til virksomhet -Papirfaktura skrives ut, evt kan opprinnelig faktura krediteres før faktura sendes på nytt elektronisk Stopp hos mottaker -Epost mottas når DFØ-virksomhet er mottaker
Eksempel på første epost fra DFØ
Eksempel XML melding (1av12 sider) <?xml version="1.0" encoding="utf-8" standalone="no"?> - <Invoice:Invoice xmlns:invoice="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:invoice-2" xmlns="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:invoice-2" xmlns:cac="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:commonaggregatecomponents-2" xmlns:cbc="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:commonbasiccomponents-2" xmlns:e2b="http://www.e2b.no/xmlschema" xmlns:ext="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:commonextensioncomponents-2" xmlns:inv="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:invoice-2" xmlns:ns2="http://www.w3.org/2009/02/ws-tra" xmlns:ns3="http://busdox.org/2010/02/channel/fault" xmlns:ns4="http://busdox.org/transport/identifiers/1.0/"> <cbc:ublversionid>2.0</cbc:ublversionid> <cbc:customizationid>urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:invoice- 2::Invoice##urn:www.cenbii.eu:transaction:biicoretrdm010:ver1.0:#urn:www.peppol.eu:bis:peppol4a:ver1.0#urn:www.difi.no:ehf:fakt ura:ver1::2.0</cbc:customizationid> <cbc:profileid>urn:www.cenbii.eu:profile:bii05:ver1.0</cbc:profileid> <cbc:id>51247177</cbc:id> <cbc:issuedate>2013-06-17</cbc:issuedate> <cbc:invoicetypecode>380</cbc:invoicetypecode> <cbc:note>kostnadssted : / Bestiller : Pakkes på halv pall!</cbc:note> <cbc:documentcurrencycode>nok</cbc:documentcurrencycode> <cac:additionaldocumentreference> <cbc:id>1</cbc:id> <cbc:documenttype>commercial Invoice</cbc:DocumentType> - <cac:attachment> <cbc:embeddeddocumentbinaryobject filename="image-13392_13350-147268948- </cac:attachment> </cac:additionaldocumentreference> <cac:accountingsupplierparty> - <cac:party> <cbc:endpointid>9908:975872378</cbc:endpointid>
Eksempel på andre epost fra DFØ
Fakturering Oppstart av elektroniske utgående fakturaer: Se brukerhåndbok Agresso, kapittel 7 vedlegg 6 Oppsett klargjøres av DFØ Massesalgsordre er tilgjengelig Samlefakturering støttes ikke av EHF formatet Liten gevinst av samlefakturering ved elektronisk fakturering Fakturaer med vedlegg på PDF er tilgjengelig Beskrevet i vedlegget Oppsett klargjøres av DFØ Privatpersoner
ELMA ELMA er elektronisk mottaker register På DIFI sin nettside finner man oversikten Totalt nesten 5000 virksomheter som kan motta EHF
Registering av EHF kunde Oppsett på kunder for å motta EHF Org.nummer Relasjon
Oppfølging kunderegister Viktig med kontinuerlig oppdatering av egne kunder DFØ jobber med forenkling av oppdatering Organisasjonsnummer på kunder
Takk for oppmerksomheten