Aksjonæravtalen BBFT styrer sin virksomhet ut fra aksjonæravtalen og vedtekter. BBFT s formål er:

IT-senteret NOTAT Unntatt innsyn Offl 14 Løpenr.: 3403/13 Saknr.: 13/1746-1 Ark.nr.: 056 SAKSARKIV Saksbeh. Liv Føre Dato: 29.01.2013 Til: Stein Ovesen Fra: Liv Føre BREDBÅNDSFYLKET TROMS - STATUS OG VEIEN VIDERE Stabssjefen har gitt IT-sjefen i oppgave å komme med noen betraktninger rundt BBFTs rolle og tjenester i dag og videre framover og her følger noen innspill rundt: 1. BBFTs rolle og tjenester i dag 2. Hvem skal eie og videreutvikle stamnettet? 3. Hvem skal drifte stamnettet? 4. Hvem skal ivareta stordriftsfordeler på tjenesteutvikling? 5. Hvem skal stimulere til mer interkommunalt IT-samarbeid? Det er forsøkt skissert noen tanker om BBFTs tjenester videre, men gjør oppmerksom på at ev. endringer krever ny behandling av aksjonæravtale og vedtekter og juridisk bistand er nødvendig. Ad pkt 1: BBFTs rolle og tjenester i dag Aksjonæravtalen BBFT styrer sin virksomhet ut fra aksjonæravtalen og vedtekter. BBFT s formål er: 1. Å løse fylkeskommunens og kommunenes behov for sikker transport av data, telefoni og andre tjenester i et lengre perspektiv. Nettet skal bidra til effektiv samhandling, offentlig fornying og økonomiske gevinster ved samordnet innkjøp av tjenester. 2. Bredbåndsnettet skal knytte til seg kommersielle aktører(bedrifter), interkommunale foretak eller andre lokale eller landsdekkende organisasjoner. 3. BBFT skal kunne tilby overskuddskapasitet til eksterne aktører. 4. BBFT skal i samarbeid med nasjonale og regionale aktører utvikle nye, innovative løsninger og kontinuerlig ligge i forkant av utviklingen. 5. BBFT skal legge til rette for stordriftsfordeler gjennom etablering av felles IKT plattformer, felles driftsløsninger, samordnet innkjøp på IKT området, samt etablering av kostnadsbesparende løsninger til beste for Partene. Besøksadresse Telefon Telefaks Bankgiro Org.nr. Strandveien 13 77 78 80 00 77 78 80 01 4700 04 00064 NO 864 870 732 Postadresse Epost mottak Internettadresse Postboks 6600, 9296 TROMSØ postmottak@tromsfylke.no www.tromsfylke.no

2 BBFTs tjenester: BBFT driver stort sett med administrasjon/prosjektadministrasjon og har bidratt med følgende tjenester (ikke uttømmende), men samtlige tjenester driftes av annen leverandør: Stamnett til kommunale og fylkeskommunale enheter: Prosjektering av utbygging og videreutvikling av stamnett til alle fylkeskommunale og kommunale enheter (2-300 mill kr) som eies av aksjonærene (Troms fylkeskommune 80 % og 24 kommuner 20 %). BBFT leier bredbåndskapasitet fra Hålogaland Kraft på enkelte strekninger i Sør-Troms Stamnettet driftes i dag av Broadnet. Sentralt utstyr står på fylkeshuset i leidd datarom. Ellers er det flere noder/hytter plassert rundt i fylket som binder stamnettet sammen. Tilgang til stamnett (kan sammenlignes med fylkeskommunale veier) er tjenester som samtlige eiere betaler for i dag. BBFT kan også leie ut overskuddskapasitet i nettet til kommersielle aktører, men jeg er usikker på i hvor stor grad dette gjøres. BBFT skal iflg aksjonæravtalen ikke bygge aksessnett (kommunale veier), dvs. fibernett ut til innbyggerne og næringslivet i den enkelte kommune. Temaet har vært oppe til ny behandling, men fylkesrådet har ikke gitt tilsagn til dette og mener dette er kommunens ansvar. Pr dato bidrar BBFT med prosjektadministrasjon til Tromsø kommune som er i gang med utbygging. Tilgang til internett BBFT har etablert en felles utgang til internet for alle eierne som de betaler en månedlig leie for. BBFT har avtale med Broadnet om levering av internetkapasitet en dyr avtale som utgår sommeren 2014. Denne tjenesten kan i dag leveres av andre leverandører til en langt rimeligere pris. Uansett dette er en god tjeneste og naturlig at utgang til internet skjer via BBFT sin infrastruktur. Tilgang til Norsk Helsenett Dette er en tjeneste som Norsk Helsenett yter via BBFT s infrastruktur, dvs BBFT har den sikre transportveien som Norsk Helsenett krever for sine ehelse-tjenester. Troms fylkeskommune (tannhelsetjenesten) og noen kommuner i Troms (helse og sosialtjenesten) har tatt tjenesten i bruk. Dette er en tjeneste som alle eierne etterhvert vil ta i bruk. Digitale sentra Det er etablert digitale sentra (videostudio) i kommunesentra som kommunen eller innbyggerne kan benytte ved møter, fjernundervisning osv. Studioene eies og driftes av kommersiell aktør Avikom og kommunene betaler en månedlig leieavgift. Noen kommuner bruker disse sentra aktivt, mens for andre kommuner som bruker denne tjenesten sjelden blir dette en forholdsvis dyr tjeneste. Innenfor video/konferanseløsning fins det leverandører med konkurrerende løsninger. TFK v/plan og næringsetaten har leidd et slikt studio som er plassert på plan 3 som de betaler månedlig leie for. IT-senteret etablerte allerede i 2003 et eget fylkeskommunalt videonett som

i dag teller 35 studio på vgs og 2 studio i fylkeshuset på plan 2 - telestudioet og utdanningsetaten. Alle studioene er knyttet mot en sentral enhet her i fylkeshuset og driftes av ITsenteret. Studioene har en levetid på ca 7 år og vi synes det har vært en god investering å eie i stedet for å leie. Trådløst gjestenett BBFT har etablert tjenesten trådløst gjestenett som tilbys alle eierne. Løsningen muliggjør at kun autoriserte gjester får benytte internet. Brukeren blir styrt til en web portal hvor de logger på, eller registrer seg som nye brukere før de blir autorisert for bruk av internet. Brukernavnet er brukerens mobilnummer og passordet blir tilsendt på sms. Tjenesten er levert av og driftes av Datametrix. Fylkeshuset og Troms fylkestrafikk på Finnsnes bruker i dag løsningen. I tillegg har Kåfjord kommune tatt løsningen i bruk. Det betales en månedlig leie for løsningen. Andre kommuner har etablert egen gjesteløsning og det er ikke sikkert alle eierne tar BBFTs løsning i bruk. Usikkert om BBFT får dekket sine kostnader til investering og drift? 3 E-lab BBFT kan avgi kapasitet i nettet til FoU, næringsutvikling, gründere og uttesting av tjenester. Eksempler på fokusområder kan være telemedisin, ehelse, kultur og nettbasert lagring Dette har i flg BBFT ikke skjedd i noe særlig utstrekning og er en gratistjeneste. Noen andre igangsatte prosjekt Feide (felles identitetshåndtering for skolesektoren) o et pilotprosjekt i samarbeid med FriProg o RUP-søknad for finansiering er til behandling o Usikker på hvem som skal drifte løsningen Datasenterløsning (backupløsning) o nettbasert lagring for eierne o BBFT samarbeider med Hålogaland Kraft, men vurderer å etablere egen datasenterløsning i Sør- eller Nord-Troms BBFT ser på ulike utviklingsprosjekt for å utnytte nettkapasiteten, men hvorvidt de har finansiering og hva status i prosjektet er, kjenner jeg ikke til. Hvis nye prosjekt skal etableres, så bør flesteparten av eierne etterspørre disse tjenestene slik at det blir flere å dele investering og drift på. Disse to nevnte prosjektene er tjenester som i dag tilbys av kommersielle aktører. I stedet for å utvikle egne løsninger burde BBFT tilknytte seg kommersielle aktører. Gjør oppmerksom på at fylkeskommunen har etablert FEIDE (microsoftløsning) i videregående skole lik 14 andre fylkeskommuner, men BBFT ønsker å se på en annen løsning bygd på fri programvare. Det blir derfor vanskelig å gjenbruke vår kompetanse inn i dette prosjektet. Ad. Pkt 2: Eierskap Fylkeskommunen eier i dag 80 % av stamnettet og de 24 kommunene 20 %. Verdien ligger i selve fibernettet og dette må anses som fylkeskommunens «arvesølv». Tror det er enighet fra eierne om at BBFT har bidratt til en god elektronisk transportvei for våre kommunale og fylkeskommunale tjenester, men med tanke på at vi står som eiere så synes månedlig leie for tilgang til stamnett og internett å være for dyrt. Det virker som at BBFT trenger midler til nye prosjekt for å ivareta pkt 5 i Aksjonæravtalen om stordriftsfordeler.

I Finnmark har Ishavslink AS bygget en digital motorvei med nærmest ubegrenset kapasitet rundt hele Finnmark, og leier ut transportkapasitet til teleoperatører, IT tjenesteselskaper og andre storbrukere av transportkapasitet. Motorveien er tatt i bruk til undervisning, næringsvirksomhet og private bredbåndstjenester (Internett, TV og telefoni). Ishavslink AS er eid av Alta Kraftlag SA, Finnmark fylkeskommune, Bredbåndsfylket Troms AS, Hammerfest Energi AS, Luostejok Kraftlag SA, Ymber AS, Repvåg Kraftlag SA, Uninett og Broadnet AS. Det er Ventelo Networks som overvåker fiberinfrastrukturen og Relacom som ivaretar drift og vedlikehold. Hvorvidt BBFT skal være et eget selskap eller at deres prosjektadministrasjon skal legges under en fylkeskommunal enhet, bør utredes nærmere. Hvis eierskapet skal fortsette slik som i dag, kan BBFT fortsatt videreutvikle stamnettet og bygge ut ytre trase for å bedre redundansen og styrke stamnettets robusthet. Fylkeskommunen og noen store kommuner v/it-personell bør imidlertid få større innflytelse på hvordan stamnettet kan videreutvikles og om behovet for nye innholdstjenester. I dag føles det som om BBFT ivaretar sine interesser og ikke eiernes spesielt med tanke på prispolitikken. BBFT bør være et 0-selskap for ikke å komme i konflikt med kommersielle aktører. Ad. Pkt. 3: Driftsleverandør BBFT har en driftsavtale med Broadnet hvor driftsselskapet Pronea er fusjonert inn. Driftsavtalen med Broadnet går ut om 4 år og BBFT mener de må starte anbudsprosessen om driftsleverandør om 2-3 år. Etter at Broadnet overtok driftsansvaret, har Broadnet trenert nye bestillinger og truet med stenging av nettet grunnet uoverensstemmelser med BBFT. I tillegg trues med langt høyere priser på BBFTs tjenester til eierne. I flg BBFT er det TFK som får den største belastningen da vi er den største kunden. ITsenteret forholder seg til BBFT vedr priser og mener BBFT må rydde opp i både treghet ved bestillinger og prispolitikken. Uansett ser IT-senteret at BBFT nå prøver å prise tjenester de ikke har gjort tidligere, noe IT-senteret er uenig i. BBFT har tatt kontakt med IT-senteret for å diskutere hva vi felles kan gjøre etter at avtalen med Broadnet opphører om 4 år, ev. hva kan en rettsak bringe vedr opphør? Er det mulig å utvikle en egen felles teknisk plattform som ivaretar dagens tjenester? 4 Ad. Pkt 4: Stordriftsfordeler på tjenesteutvikling I dag forplikter eierne seg til å samle all etterspørsel etter bredbåndskommunikasjon inn i selskapet. Egenregi kontra reglene om offentlige anskaffelser er en utfordring. Egenregi er når de offentlige eierne kan kjøpe tjenester fra et selskap de selv eier. Direktør Halvor S. Oseid i Management IT AS redegjorde på et seminar for alle eierne om dette. Han presiserte at det er det offentlige organet selv som avgjør om en ytelse bør utføres av eget personale ( egenregi ) eller om det bør benyttes en ekstern leverandør. Ved egenregi foreligger det ikke en kontrakt mellom en oppdragsgiver og en leverandør noe det heller ikke gjør med unntak av aksjonæravtalen. Det stilles to kriterier til egenregi Kontrollkriteriet, at eierne har kontroll på selskapet Omsetningskrav, vesentlig omsetning til eierne BBFTs strategi 80 % til eierne og 20 % ekstern omsetning.

5 Oseid konkluderte med følgende: Antakelig kan BBFT levere tjenestene i egenregi til sine eiere. Tvilen ligger i kontrollkriteriet eierandel for kommunene. Dette er et tema innkjøpssjefen bør uttale seg om. Bredbåndskommunikasjon er et vidt begrep og det ser ut til at BBFT legger mange innholdstjenester i dette begrepet (felles datasenter, serverpark, applikasjoner og helpdesk.) Hvis konkurrerende leverandører for en tjeneste finnes, er det alltid ønskelig for eierne å innhente tilbud på tjenester for hele tiden å få den best kvalifiserte til en gunstig pris. Ad. Pkt 5: Hvem skal stimulere til mer interkommunalt IT-samarbeid for å oppnå stordriftsfordeler? Her tenkes spesielt på: Innholdstjenester som skal bidra til distriktsutvikling, næringsutvikling og tilfredsstille nasjonale krav om en bedre eforvaltning i kommunesektoren Standardisering med felles IT-plattform for å spare penger og en mer sømløs trafikk på tvers av ulike forvaltningsnivåer Kompetanse innenfor lovverk, nettverksdrift, administrative systemer osv. Det er en kjensgjerning at jo større miljø, dess bedre kompetanse innenfor prosjektledelse, anskaffelser, standardisering osv. KS mener imidlertid at fylkeskommunene bør koordinere IT-tjenestene til kommunene, følge opp nasjonale krav osv en rolle BBFT ivaretar i dag for Troms fylkeskommune. I noen andre fylker er det fylkeskommunens sentrale IT-avdeling, men disse er tilført dedikerte ressurser for å ivareta kommunenes behov. Alternativt kan økt interkommunalt samarbeid også gi bedre koordinerte tjenester. OPPSUMMERING/ANBEFALING 1. Etablert fiberinfrastruktur bør ikke selges. Den bør ligge inn under fylkeskommunal kontroll for å ivareta eiernes og innbyggernes interesser på sikt. Fiberinfrastruktur vil bli en sentral forutsetning for regional utvikling i framtiden. 2. BBFT bør i framtiden opprettholdes, men bør når det gjelder stamnettet arbeide videre med: 1. Videreutvikle stamnettet og bygge ut ytre trase for å bedre redundans og styrke stamnettets robusthet 2. Tilby overskuddskapasitet i større grad til næringsvirksomhet og til aksessleverandører for å få inntekt til å videreutvikle stamnettet. Inntektspotensialet bør utredes. 3. Ta tilbake driftsrollen av stamnettet slik at en ikke blir avhengig av underleverandører. Dette vil bidra til bedre kontroll med tjenestens kvalitet og pris. I dag eier Broadnet det meste av utstyret og dette forutsetter at BBFT kjøper inn eget utstyr. Dette bør utredes i god tid før avtalen med Broadnet utgår. 3. Det bør etableres en faggruppe med klart mandat som består av teknisk IT-personell fra fylkeskommunen og noen fra de største kommunene, for å få til en bedre samhandling/ kvalitetssikring/brukerpåvirkning om retning samt prioritet av behov. Det er ikke tilstrekkelig at retning og behov diskuteres og avgjøres kun på styremøter og aksjonærmøter. Det er ikke tvil om at en bred kunnskap om både teknologi og behov er viktig for å få til de gode IT-

6 løsningene. Videre er det viktig å få til en bedre forankring av nye løsninger. 4. BBFT bør utrede en tjenestekatalog i lag med faggruppen med representasjon fra fylkeskommune og de store kommunene for å få til en bedre forankring av etablerte tjenester. 5. BBFT bør ikke utvikle egne løsninger, men være en tilrettelegger for tjenester som allerede tilbys av kommersielle aktører. Jf. Pkt 4 i aksjonæravtalen. De bør i større grad invitere kommersielle aktører til å levere tjenester i sitt nett og så får hver kommune som tar tjenesten i bruk, betale for den. I dag forutsetter ofte slike tjenester at alle kommunene tar tjenesten i bruk for å dekke investering og drift. Klart definerte behov fra eierne bør selvsagt kunne imøtekommes og betales av oppdragsgiver i sin helhet. 6. Bevise at BBFT ikke fremstår som et fordyrende mellomledd for eierne. Med vennlig hilsen Liv Føre IT-sjef