1. Organisering og styring

Transkript

1 Dok.id.: Del II: Mål og strategi internt i TFK Utgave: 1.00 Skrevet av: Liv Føre Gjelder fra: Godkjent av: Fylkesrådet Dok.type: Styringsdokumenter Sidenr: 1 av 5 1. Organisering og styring En god IT-innføring/bruk avhenger 20 % av teknologi og 80 % organisasjon. Dette kan forklares med at IT kun er et verktøy for digitalisering. For å få god utnyttelse av verktøy er det viktig at organisasjonen har gode arbeidsprosesser, kompetanse, ressurser og arenaer for samhandling. Det er viktig å få avklart hvem styrer IT-utviklingen? Hvem bestiller og hvem leverer IT-tjenester? Styringsrollen Strategisk IT-planlegging Systemplanlegging Koordinering og kontroll Retningslinjer og standarder IT-sikkerhet Kvalitetssikring Bestillerrollen Leverandør - rollen Brukerkrav / funksjonelle krav Kostnader ved anskaffelse og forvaltning Lønnsomhet (Kost-/nyttevurderinger) Innføring av løsninger Tilpasning av arbeidsprosesser og organisasjon Gevinstrealisering Opplæring av brukere Etablering av rutiner Leveranse av programvare og løsninger Utvikling og tilpasninger av løsninger(systemutviklings-og programmeringstjenester) Forvaltning av systemene Leveranse av maskiner og utstyr Drift og forvaltning av systemer og utstyr Tjenester tilknyttet brukerstøtte Figur 1 Prinsipiell rollemodell for organisering av IT-virksomheten Kilde: IT-styringsrollen (ledelsens strategiske styring) Styringsrollen omfatter den overordnede strategiske planleggingen, koordineringen og styringen som er nødvendig for å følge opp IT-virksomheten. Det er viktig at Både ansatte og politikerne har tilstrekkelig kunnskap om betydningen av IT som verktøy og virkemiddel for omstilling, effektivisering og kvalitetsheving av forvaltning og tjenesteproduksjon. Rollen har også et ansvar i forbindelse med å sikre god og forståelig kommunikasjon med og mellom nivåene i virksomheten og de tre «hovedrollene» (strategisk styring, bestiller, leverandør) Bestillerrollen (systemeierrollen) Bestillerrollen omfatter ansvaret for brukerkrav/funksjonelle krav. Bestiller skal også utføre funksjonell test av den ferdige løsningen samt akseptere/godkjenne leveransen. I tillegg har bestiller - som del av linjeansvaret - ansvar for innføring og gevinstrealisering av løsningene (foreta kost/nyttevurdering, utforming av nye manuelle rutiner tilpasset de nye IT-løsningene, opplæring av brukerne i nye arbeidsmetoder og nye IT-løsninger, evaluering og oppfølging av satsingene samt realisering av effektene).

2 Side : 2 av 5 Leverandørrollen (leverandør av IT-løsninger og -tjenester Leverandøren skal, på oppdrag fra kunden, levere spesifiserte IT-løsninger og IT-tjenester med ønsket funksjonalitet. Dette omfatter leveranse av maskiner, basis programvare, standardsystemer, utviklingsprosjekter, system- og programmeringstjenester og tjenester til drift og forvaltning samt brukerstøtte (helpdesk, med mer). I prinsippet kan leverandørrollen fordeles på flere interne enheter (lokale og sentrale) samt eksterne leverandører TFK skal ha en helhetlig og målrettet styring, forvaltning og drift av digitale tjenester (IT-løsninger) som understøtter og videreutvikler fylkeskommunale oppgaver og tjenestetilbud. Styring av IT-utviklingen: Stabssjefens ledergruppe utgjør IT-styringsgruppen som skal ivareta styringen av ITutviklingen Stabssjefens ledergruppe utgjør sikkerhetsledelsen som skal ivareta den årlige sikkerhetsrevisjonen. (jf. Datatilsynets krav vedr. informasjonssikkerhet og personvern) IT-sjefen har det faglige ansvaret for koordinering av IT-utviklingen i TFK. Bestillerrollen: Systemeier (ofte etatssjef/virksomhetsleder) bestiller ny funksjonalitet/it-løsninger. Virksomhetsspesifikke løsninger dekkes av virksomheten selv. Systemeier skal delta i gjennomføringen av IT-utviklingen, se sammenhengen mellom tjenesteproduksjon og teknisk bruk, stille krav og se til at IT-løsningene bidrar til digitaliserte fylkeskommunale tjenester/arbeidsprosesser samt gevinstrealisering. Systemeier skal ha fokus på informasjonssikkerhet og personvern innenfor sitt ansvarsområde. Bruker bestiller brukerstøtte ved håndtering av feil og behov for nytt brukerutstyr. Brukerutstyr dekkes av virksomheten selv. Leverandørrollen: IT-senteret og lokalt IT-personell er leverandør av IT-tjenester til fylkeskommunalt ansatte Tjenester levert eksterne parter, eks. staten (Universitetstannklinikken, Fylkesmannen, Troms fylkestrafikk) og fylkeskommunale foretak er betalte tjenester IT-senteret skal ha en pådriverrolle slik at etater/sentra øker sin IT-kompetanse og ser muligheter for å jobbe smartere vha IT-verktøy IT-kompetanse skal innarbeides i introduksjonskurs, lederkurs IT-senteret utarbeider en tjenestekatalog Det etableres SLA-avtaler ved betalte tjenester IT-senteret må i lag med etater/sentra se på hva som kan digitaliseres i deres arbeidsprosesser Forankre ledelsens ansvar for styring av IT-utviklingen Klart definerte roller for styring, bestilling og levering av IT-tjenester Forankre IT-sikkerhetsarbeid slik at alle nivå forstår sikkerhetstrusler Kompetanse om gode arbeidsprosesser, ressurser og arenaer for samhandling Nye tiltak skjer i dialog med IT-senteret med tanke på integrasjon

3 2. Tjenester og arbeidsprosesser Side : 3 av 5 IT-systemer omfatter felles administrative systemer, etatsspesifikke fagsystemer og pedagogiske systemer, dvs. brukersystemer som skal understøtte de fylkeskommunale arbeidsprosessene/ tjenestene. Ikke alle prosesser egner seg for å være fullelektroniske og helautomatiserte, men digitalisering av deler av en prosess kan likevel være hensiktsmessig. For å se ønskede effekter av IT-investeringer, kreves det ofte endringer i arbeidsprosesser og omstillinger i organisasjonen. Dette fordi investeringene ikke bare ligger i selve IT-prosjektet, men i omstillingskostnader hos enkeltpersoner og tilrettelegging av nye arbeidsmåter. Ved endringer eller innføring av nye systemer er det viktig å foreta kost/nytte-vurdering, noe som krever tverrfaglig kompetanse. KOSTRA etterspør om fylkeskommunen forutsetter å ta ut gevinster ved innføring av nye IT-systemer. Målet kan være at man på litt lengre sikt skal få bedre kvalitet i tjenestene, eventuelt også bedre intern effektivitet - dvs. at man jobber smidigere og raskere. Både økt kvalitet og bedre effektivitet kan gi reduserte kostnader. Både DIFI og KOSTRA etterspør hvorvidt TFK bruker løsninger basert på fri programvare (åpen kildekode). I dag benyttes fri programvare i begrenset omfang. For å tilfredsstille kravene til universell utforming, må IT-baserte tjenester (f.eks. en webside, elektronisk tjeneste, programvareprodukt osv), virke inkluderende i forhold til brukere med ulike funksjonsevner, slik at flest mulig kan bruke samme produkt eller løsning uten komplisert tilleggsutstyr eller tjenester. Dette innebærer flere brukergrensesnitt og funksjonaliteter for informasjonstilgang og dialog (lyd, bilde, tekst, m.m.). TFK har som målsetting å oppnå økt effektivitet med bedre digital arbeidsflyt, selvbetjeningsløsninger og bedre integrerte tjenester som gir et reelt digitalt førstevalg for innbyggere og næringslivet. Videre skal TFK redusere papirforbruket. Digital arbeidsflyt/dokumenthåndtering: Det skal være en forsvarlig dokumenthåndtering innenfor alle fagområder. Viktig at arkivperspektivet inngår i alle planer, kravspesifikasjoner, prosesser og anskaffelser. Det skal benyttes NOARK5-kjerne i alle løsninger som arkiverer saksdokument Administrative arbeidsprosesser og prosedyrer innenfor saksbehandling, arkiv, skjemabehandling osv må defineres og vurderes digitalisert Digitaliserte tjenester skal tilrettelegges for mobil bruk. Digital innsyn: Nettbaserte tjenester skal være hovedregelen for kommunikasjon med innbyggere og næringsliv. Hjemmesidene skal gi en god oversikt over informasjon og tjenester, og gi økt tilgjengelighet og innsyn. Informasjonssikkerhet og personvern: Konfidensialitet skal ivaretas, dvs. opplysninger skal ikke være tilgjengelig for uvedkommende Integritet skal ivaretas, dvs. sikre informasjon mot utilsiktet endring Tilgjengelighet, dvs. virksomhetsinformasjon skal være tilgjengelig når du trenger det (jobb, hjemme, reise osv)

4 Side : 4 av 5 Digital kompetanse: TFKs ledelse skal gis nødvendig IT-kompetanse slik at de ser sammenheng mellom tjenesteproduksjon og teknologibruk og bruker dette for å oppnå en god ressursutnyttelse og bedre samhandling (kalt strategisk IT-ledelse). Alle brukere må forstå det digitale trusselbildet forstå hvilke trusler en bruker/pc/nettbrett/mobiltelefon kan rammes av og hvordan unngå disse. Kost/nytte-vurdering: Et hvert IT-prosjekt (endringer eller nye systemer) skal ha en eier som er ansvarlig for kost/nytte-vurdering før prosjektet igangsettes En kost/nytte-vurdering skal involvere berørte parter, dvs. nødvendig med kompetanse på både teknologi og digitale arbeidsprosesser/arbeidsflyt Kost/nytte-vurderingen skal vise til konkrete og målbare gevinster og ledelsen må prioritere hvordan de ønskede gevinstene skal tas ut. Åpen kildekode: TFK skal ta i bruk IT-løsninger som bygger på åpen kildekode hvis konkrete og målbare gevinster kan dokumenteres Universell utforming: Fylkeskommunale IT-løsninger skal ta hensyn til de retningslinjer og anbefalinger for inkluderende design som er utformet av nasjonale og internasjonale organer Gjennomgå definerte arbeidsprosesser for å se hva som kan digitaliseres Kartlegge og digitalisere skjemaer Utvikle ansattportal og elevportal Vurdere selvbetjeningsløsninger for ansatte, kommuner, innbyggere og næringsliv Innføre bedre verktøy for dokumenthåndtering/dokumentdeling/infodeling (møtearena) Innføre bedre verktøy for prosjektplanlegging/gjennomføring (prosjektarena) All bruk av ulike kommunikasjonskanaler (data, tale/telefoni, video) for samhandling og informasjonsdeling, skal gjennomføres under TFKs profilprogram og i samarbeid med ITsenteret og kommunikasjonsavdelingen For å imøtekomme de ulike behov/oppgaver innenfor IT, er det viktig at IT og de ulike fagområder utvikles i nært samarbeid, dvs. at IT forstår de ulike etaters behov og at etatene forstår hvordan IT kan bidra til å effektivisere de fylkeskommunale tjenester Hvorvidt IT-løsningene effektiviserer våre tjenester, gir økt inntjening, merverdi på de ulike områdene er noe alle må arbeide for og er et lederansvar Prosjektveiviseren.no fra FAD er den anbefalte prosjektmodellen for gjennomføring av digitale prosjekter i offentlig sektor. Bidrar til å styrke planleggingen, styringen, kvaliteten og gevinstrealiseringen i offentlig IT-prosjekt.

5 Side : 5 av 5 3. Teknologi/Infrastruktur En god teknologisk infrastruktur (nettverk, servere, skrivere, skannere og brukerutstyr) er nødvendig for å utvikle gode brukertjenester innenfor eforvaltning, ehelse, elæring osv. Videre er det viktig å redusere miljøbelastninger knyttet til IT («grønn IT») energiforbruk, papirforbruk, både ved innkjøp, forvaltning/drift og bruk, jf. Regjeringens handlingsplan (DIFI) om miljø og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser. TFK skal ha en teknologisk infrastruktur som bidrar til stabile, sikre, mobile og integrerte tjenester som utføres i samsvar med lover, forskrifter, normer og definerte arbeidsprosesser. Etablere en systemarkitektur som gir en mer standardisert, integrert og brukervennlig plattform for både stasjonære og mobile brukere Kost/nytte-vurdere ny teknologi som utfordrer etablert infrastruktur Applikasjoner skal ha grensesnitt tilpasset både PCer, Mac og håndholdte enheter Applikasjoner skal i størst mulig grad integreres mot AD, ev. FEIDE i vgs Felles utskriftsløsning (Follow me) en løsning med kort eller pinkode for å få ut utskrift. Bidrar i stor grad til å redusere papirforbruket og gi økt informasjonssikkerhet Styrke kontrollen over datalagring lokalt, sentralt, nettsky osv. Identitetshåndtering hvordan oppstår, vedlikeholdes, slettes en identitet (brukerident og passord) Single Sign On for fylkeskommunalt ansatte Integrasjonsplattform for å få til en mer sømløs integrering av systemene Trådløs infrastruktur på skolene Godt implementerte prosesser og prosedyrer er avgjørende for en effektiv og styrt IT-drift Kompetanse på verktøy og prosesser for å imøtekomme kravene fra virksomheten Kryssreferanser Eksterne referanser