1 av 8 Det medisinske fakultet Notat Til: Rektor Kopi til: Fra: Det medisinske fakultet Dekanens tertialrapportering 1. tertial DMF 1. Strategioppfølging a. Status på implementering og oppfølging av ny strategi - Status på implementering av fakultetets strategi (inkl handlingsplaner) og hvordan dette arbeidet følges opp internt i fakultetet Fakultetets reviderte strategi ble vedtatt av Fakultetsstyret 19. mai 2011. Revisjonen innebar hovedsakelig en tydeliggjøring av samfunnsoppdraget og av de strategiske hovedområdene innen forskning, utdanning, kommunikasjon, innovasjon og organisasjon. Strategien er kommunisert til samtlige ansatte og nære samarbeidspartnere på norsk og engelsk via nettsider og i trykt versjon. Dekanen la fram forslag til handlingsplaner for operasjonalisering av utvalgte strategiske mål for fakultetsstyret i november 2011. Fakultetsstyret vedtok da fire områder for utvikling av handlingsplaner. Dette er strategiske fokusområder for fakultetet i 2012-2013 og kan framstilles skjematisk for å synliggjøre kobling mellom strategi, handlingsplaner, indikatorer (sentrale og lokale) og tentative budsjettkonsekvenser: # Strategisk mål Handlingsplan Indikator LTB Status/kommentarer 1 FORSKNING: Høy kvalitet i forskningen og prioritering av de beste forskningsmiljøene EU-satsing; Økt antall EUsøknader av høy kvalitet - Omsetning innen EUfinansiert virksomhet - Lokal: Antall sendte EU søknader Økning BOA fra 2014 I prosess Effekter: 1. Økt internasjonalt samarbeid 2. Mulig reduksjon i publ.poeng (økt ant. eksterne medforfattere) Postadresse Org.nr. 974 767 880 Besøksadresse Telefon Saksbehandler Postboks 8905 E-post: Medisinsk teknisk +47 73 59 88 59 Knut Arne Kissten 7491 Trondheim dmf-post@medisin.ntnu.no forskningssenter, Olav Kyrres gt 9 Telefaks http://www.ntnu.no +47 73 59 88 65 Tlf: +47 73 59 80 79 All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.
2 av 8 2 UTDANNING: Være rangert som det beste medisinstudiet i Norge og utdanne gode leger med tydelig NTNU-profil Revisjon av medisinstudiet; Organisering av undervisning og videreutvikling av studiemodellen i tråd med Samhandlingsreformen - Antall primærsøkere per studieplass - Gjennomsnittlig karakterpoengsum for primærsøkere ved opptak Oppstart V-2012 Effekter: 1. Bedre utnyttelse av undervisn.- ressurser 2. Frigjort tid til forskning 3. Høyere kvalitet i undervisningen 4. Mer attraktivt studium I prosess Effekter: 1. Redusert timelærerbehov 2. Redusert ant. midl. stillinger 3 ORGANISASJO N: Fokus på HRvirksomheten og god personalforvaltning inkludert kjønnsbalanse, spesielt i rekruttering til vitenskapelige toppstillinger. Innføre strategisk personalplan; bedre forutsigbarhet og planlegging av personellressurser innen kjernevirksomheten - Andel kvinner av nytilsatte i vit.stillinger 4 FORSKNING: Sterkere internasjonal orientering og globalt perspektiv på forskningsaktiviteten. UTDANNING: Styrke den internasjonale orienteringen og ha et tydelig globalt perspektiv Global Helsesatsing; Målrettet oppbygging av engasjement innen global helse (undervisning og forskning) - Lokal: Antall ansatte med utenlandsopphold over 4 uker - 100% prof. finanisert av Sam.org. til 2017, deretter DMF. - 20% f.aman Nepalkoord. 11.2011-11.2014 I prosess Effekter: 1. Økt attraktivitet som arbeidsgiver 2. Mer attraktivt studium 3. Profilering/tydeliggjøring av samfunnsansvar Handlingsplanene er forankret i fakultetsledelsen og med en administrativ prosjektleder. Status for arbeidet rapporteres tilbake til fakultetsstyret i løpet av 2012 og 2013. I tillegg jobber fakultetet tett sammen med St. Olavs hospital om tiltak for å hente ut potensialet i det integrerte universitetssykehuset. Det ble i 2010 utarbeidet en rapport som peker på konkrete tiltak for økt integrasjon om forskning og undervisning i det integrerte universitetssykehuset. Både styret ved St. Olavs hospital og fakultetsstyret ved DMF fattet i 2011 likelydende vedtak om implementering av prioriterte tiltak. Dert er i 2012 blant annet er et felles forskningsutvalg og et felles utdanningsutvalg mellom fakultetet og klinikken etablert i 2012.
3 av 8 Fakultetet har ikke etablert samarbeid med andre institusjoner for formalisert benchmarking eller sammenligning på aktuelle fagområder. Dette vil det jobbes videre med, primært på institutt- og forskningsgruppenivå. Ut over dette vil evnen til å vinne nasjonale og internasjonale konkurranser om prosjektmidler også være en indikasjon på kvalitet i virksomheten. Det samme gjelder den nylig gjennomførte fagevalueringen av medisinsk og helsefaglig forskning i regi av Forskningsrådet. Risikovurdering Fakultetets eksternfinansierte aktivitet er åpenbart et område med potensielt stor risiko. BOAfinansieringen har de siste årene vært jevnt med eller over nivået på basisfinansieringen, dvs. større eller lik halvparten av fakultetets totalbudsjett. Fakultetet gjennomførte derfor høsten 2011 en risikovurdering av BOA-området det målet dels var å definere et risikobilde ved å utføre en risikoanalyse og presentere en risikomatrise, og dels å definere tiltak for å redusere risiko i henhold til risikomatrisen. PEST, SWOT og Risikomatrise/risikosilo er benyttet som metodikk. Aktuelle tiltak for å redusere risiko er blant annet innføring av «leiested» og organisering av forskningsinfrastruktur i kjernefasiliteter. Sistnevnte er implementert i samarbeid med St. Olavs hospital og Helse Midt-Norge. Fakultetet vurderer også å etablere en dedikert rolle som BOAcontroller for å redusere risikobildet. Innenfor HMS-området gjennomfører ulike institutt/enheter ved fakultetet risikovurderinger etter behov eller etter vedtatte strategi-/handlingsplaner. Risikovurderinger gjennomføres også som forberedelser til div. tilsyn, for eksempel har fakultetet gjennomført en workshop hvor temaet var opplæring i risikovurderinger (som verktøy) for ansatte som jobber med HMS ved forsøksdyravdelingene (AKM og CBM). Fakultetet benytter de verktøy (skjemaer og maler) som finnes i NTNUs HMS-håndbok i dette arbeidet. Det foretas risikovurderinger på instituttene/enhetene, men det er litt tilfeldig hvordan prosesser, arbeidsoppgaver og endrede aktiviteter som er risikovurdert dokumenteres og hvordan informasjon samles. Fakultetet har en del aktivitet i felles areal med St. Olavs hospital. På dette området er det fortsatt forbedringspotensial med hensyn til samarbeid om risikovurderinger. Temaer knyttet til risikovurderinger har vært tatt opp på ledermøter både på fakultetet (blant annet i instituttledermøte) og på instituttnivå. 1 b) Overordnet vurdering av utvikling på noen driftsindikatoer Indikator Resultat 1T Mål 2012 Prognose Kommentar 2012 Doktorgradsutdanning 21 68 65 Innmeldte kandidater pr 1. tertial til disputas er 59 og en liten tilgang inn mot sommerferie forventes. Usikkerhetsmargin er +- 3 Eksternfinansiert 117.965 345.000 360.000 virksomhet Avsetningstak 12,4% 13% 10,6% Prognose på avsetningsnivå i kr 22.944. Hvis Hunt og RBUP holdes utenfor blir den på 19,8 mill. HMS - arbeidsmiljø Fakultetets status på og erfaringer med bruk av det nye avvikssystemet. DMFs erfaringer så langt med det nye avvikssystemet er positive.
4 av 8 Systemet gir god oversikt over avvik og tiltak, og det er enkelt å lage rapporter. Systemet er med på å tydeliggjøre hvilke roller som har ansvar for å følge opp meldte avvik. Superbrukerne på avvikssystemet har vært rundt i organisasjonen og informert om brukes av systemet og diskutert med institutt/enheter/ansattgrupper hvorfor og hvordan man bør melde avvik. Avvikssystemet har også vært tema på div. ledermøter og i fakultetsstyret. Per i dag er det meldt inn 41 avvik på DMF. Dette er mer enn DMF hadde i hele 2011. 2. Økonomistyring a) Overordnet vurdering av økonomistyringen Det medisinske fakultet hadde ved utgangen av 2011 kun marginale budsjettavvik. DMF erkjenner imidlertid at budsjettavvikene svingte for mye i løpet av året. For å unngå lignende svingninger i 2012 har vi lagt stor vekt på å periodisere budsjettene slik at kjente større poster har blitt allokert i størst mulig grad til de periodene hvor man forventer at transaksjoner skal komme. DMF har sett at forbruksmønsteret ved fakultetet har gitt et stort forbruk på slutten av året og dermed gitt en litt uoversiktlig situasjon inn mot årsavslutning. DMF som fakultet har hatt stort fokus på å jobbe med å holde avsetningsnivået i tråd med NTNUs målsetninger. DMF har fokus på dette arbeidet og har i 2012 innført følgende tiltak for å øke fokus økonomistyringen: RD69 ble med unntak av legeforeningen avviklet i 2011. Det gir en bedre oversikt over driftsrammen og det gjør det lettere både for institutt og fakultet å jobbe mot et fornuftig avsetningsnivå Månedlig rapportering av budsjettavvik fra instituttene til fakultetet. Dette gjelder alle rammer. Det avholdes månedlig gjennomgang av budsjettavvik mellom instituttcontrollere og fakultetet. I disse møtene utarbeides også prognose for året for det enkelte institutt. Ledelsesrapporter på grunnlag av arbeidet i punktet over sendes til ledergruppen ved fakultetet. Mer fokus på et godt periodisert budsjett slik at vi unngår så store svingninger i budsjettavviket som vi har sett de siste årene. Controller for EU-prosjekter har startet opp sin rolle i 2012. Dette vil gi en bedre oversikt over de økonomiske forpliktelsene til instituttene ved deltakelse i EU-prosjektene. DMF har en stor BOA-portefølje og vil i løpet av 2012 etablere en controllerrolle med fokus på BOAområdet. Har satt inn økte økonomiressurser knyttet til oppstart av kjernefasilitetene der det kan være utfordrende å se hvilke økonomiske konsekvenser innføringen vil gi på kort sikt. En av oppgavene til disse ressursene vil i løpet av kort tid bli å sette opp en investeringsplan for kjernefasilitetene. RD/RD69:
5 av 8 Vi velger å kommentere RD og RD69 under samme punkt da kun legeforeningen som er en liten del av regnskapet ligger igjen på RD69. DMF hadde ved inngangen av 2012 en avsetning knyttet til driftsrammene på 31,4 mill. Av dette var 11,2 mill knyttet til RBUP og HUNT som var avtalt holdt utenfor avsetningstaket. Avsetningstaket for 2012 er på 25,2 mill. Budsjettet viser en forventet avsetning ved utgangen av 2012 på 29,8 mill. Etter at budsjettet ble lagt har det kommet til ny informasjon og spesielt er dette knyttet til forventede inntekter for kjernefasilitetene. DMF vil også forskuttere en investering av utstyr knyttet til kjernefasilitetene. Vi vil komme nærmere inn på dette under forklaring av budsjettavvik og prognose. Budsjettavvik: Driftsrammene har et budsjettavvik pr. 1. tertial på 2,3 mill. Det er noen periodiseringsavvik på ulike enheter som vil bli rettet i løpet av 2012. Disse avvikene går begge veier. Den største posten knyttet til periodiseringsavvik er regnskapsføring av egenandel på EU-prosjektet Spacebrain hos CBM på 3,3 mill. Denne posteringen vil bli reversert når prosjektet avsluttes før sommeren og er dermed kun et periodiseringsavvik. Det andre vesentlige avviket skyldes forsinket fakturering knyttet til kjernefasilitetene. Dette utgjør ca. 1,6 mill. Fakturering av inntekter til kjernefasilitetene har blitt utsatt i påvente av rutiner knyttet til bookingsystemet. De første filene med forventes sendt i løpet av mai. Vi presiserer av dette i stor grad er inntekter fra BOA-prosjekter ved NTNU som vil komme i kontoklasse 9. Motsatt vei går forsinkelse i mottatte kostnader knyttet til byggeprosjekt ved RBUP. Avvik her er på 2,2 mill. pr 1. tertial. I tillegg er inntekten fra Helse og Omsorgsdepartementet (HOD) til HUNT periodisert flatt i budsjettet mens overføringen fra HOD kommer først i november. Avvik for HUNT pr. første 1. tertial er på 1,2 mill. Oppsummert har vi følgende periodiseringsavvik pr. 1. tertial: CBM Spacebrain - 3,3 mill Inntekt kjernefasiliteter - 1,6 mill HUNT inntekt HOD 1,2 mill RBUP byggeprosjekt 2,2 mill Resten av budsjettavviket er reelle budsjettavvik som vil påvirke prognosen for 2011. Av vesentlige poster her kan vi nevne for høyt budsjettert inntekt knyttet til en av kjernefasilitetene på 710 pr. 1. tertial. Årsvirkningen som er tatt inn i prognosen vil være på 1,8 mill. Den andre store posten er en feilbudsjettert inntekt på fakultet på 900. Prognose: DMF har budsjettert med en nedbygging på 1,5 mill. i 2012. Vår prognose pr. 1. tertial viser en nedbygging av driftsrammene på 8,4 mill. Noe som vil gi en avsetning på 23 mill. ved utgangen av 2012. 3,2 mill av denne avsetningen er knyttet til RBUP og HUNT som holdes utenfor avsetningstaket. Se tabell i slutten av kapittelet. De største postene som gir en økt nedbygging i forhold til budsjettet er: 4 mill. forskuttert investering av utstyr kjernefasilitet 1,8 mill. redusert inntekt kjernefasilitetene 0,9 mill. feilbudsjettert inntekt fakultetet Fakultetet har gitt kjernefasiliteten PROMEC tillatelse til å investere i AVIT med en pris på 9 mill. kr. Samarbeidsorganet Helse Midt-Norge finansierer 5 mill. kroner gjennom sin tildeling til kjernefasilitetene. Resten 4. mill vil finansieres over driftsrammen knyttet til kjernefasilitetene som en forskuttering. Usikkerhetsmargin på prognosen: 0-4 mill.
6 av 8 Usikkerheten er først og fremst knyttet til virkningen av innføring av kjernefasiliteten. Det har vært utfordringer i forhold til å få på plass et inntektsbudsjett for kjernefasilitetene. Vi har satt på ekstra ressurser for å støtte de faglige lederne i budsjett og oppfølgingsarbeidet og føler at vi har en bedre oversikt nå. Det vil uansett være en usikkerhet rundt salgsinntektene til kjernefasilitetene. Vi har vært i dialog med økonomi- og eiendomsdirektør for å se på hvordan kjernefasilitetene virker i forhold til avsetningsproblematikken. DMF jobber nå med å se på en investerings og finansieringsplan for oppgradering av utstyr knyttet til kjernefasilitetene. En plan skal være på plass i slutten av mai. Vi vil på grunnlag av dette gjenoppta diskusjonen rundt avsetningsproblematikk knyttet til kjernefasilitetene. Vår prognose for 2012 tyder på at DMF vil holde seg under avsetningstaket selv om kjernefasiliteten ikke holdes utenfor, men diskusjonen rundt reinvestering av utstyr opp mot avsetningstaket kan likevel bli en diskusjon for årene framover. Tabell Budsjett/prognose mot avsetningstak: Utgående balanse budsjett Utgående balanse prognose Inngående balanse Fakultet -12 598-14 621-14 119 LBK -1 584-2 063-1 463 IKM -4 064-9 194-3 394 ISM -1 708-1 160-1 160 HUNT -6 955-2 755-2 755 ISB -2 169-2 564-2 564 INM -1 460-793 -523 CBM 3 387 3 387 3 387 RBUP -4 255-69 -482 SUM Avsetning -31 406-29 832-23 073 Holdes utenfor -11 210-2 824-3 237 Korrigert avsetning -20 196-27 008-19 836 Taket 2012-25 265-25 265-25 265 Ramme strategi og omstillingsmidler (RSO) Fakultetet har budsjettert med en nedbygging på 2,1 mill i 2012. Nedbyggingen er knyttet til forskuttering av stipendiat og postdoc. stillinger. Regnskapet pr. 1. tertial viser et overforbruk på 4,3 mill. 1,4 mill. av dette dreier seg om periodiseringsavvik i forhold til budsjett og vil rette seg i løpet av året. Dette vil ikke påvirke prognosen for 2012. 2,9 mill. er bruk av avsetninger fra 2011 som ikke var hensyntatt i budsjettet for 2012 og påvirker dermed prognosen for 2012. Alle nevnte avsetninger er knyttet til institutt for kreftforskning og molekylær medisin (IKM) 1,5 mill. er avsetning er bevilgning gitt til Terje Espevik knyttet til at han var finalist i forrige SFF utlysning fra NFR. Disse midlene flyttes over som egeninnsats i BOAprosjektet SFF hos Espevik. Denne overføringen skulle vært flyttet i 2011. Resten av avviket knyttet til IKM på 1,4 mill. er bruk av avsetning på tidligere Fuge-prosjekter som ikke var budsjettert.
7 av 8 Prognose for RSO vil dermed bli en nedbygging på 5 mill. i 2012 og forventet avsetningsnivå vil være på ca 12,5 mill. Usikkerhetsmargin: 0-3 mill. 3.a Midlertidig ansatte Midlertidig årsverk alle stillingsgrupper: Ved DMF har totalt antall midlertidig årsverk økt med 16, 9 % fra 2008 2012. Dette skyldes at per i dag er hele 72 % av totalt antall midlertidige tilsatte ved DMF tilsatt på eksterne prosjekt. Rekrutteringsstillingene utgjør over halvparten, og bistillinger/ii-er stillinger i 20 % stilling eller mindre, utgjør en tredjedel av de vitenskapelige midlertidige stillingene. Ved DMF har det vært nesten en halvering i antall midlertidige teknisk-administrative årsverk i fireårsperioden. Nedgangen i antall midlertidige teknisk/administrative stillinger ved DMF må tilskrives en større bevissthet om tilsetting i faste stillinger og omgjøring fra midlertidig til fast stilling ved utførelse av faste arbeidsoppgaver. Antall vitenskapelige årsverk har økt med 36 %. Det er en større økning enn ved fakultetene samlet, og må sees i sammenheng med økningen i eksterne bevilgninger. Faste og midlertidige årsverk i undervisnings- og forskerstillinger: Oversikten over faste og midlertidige årsverk i undervisnings- og forskerstillinger viser tydelig forskjellen mellom fakultetene samlet og DMF - der antall midlertidige årsverk er nesten like stor som andelen fast ansatte. Andelen midlertidige årsverk har hatt en liten økning i fireårsperioden. Finansieringskilde: Ved DMF er situasjonen at over halvparten av undervisnings- og forskerstillingene er eksternt finansiert. Det har skjedd en gradvis økning i andelen ekstern finansiering fra 48,8 årsverk i 2008 til 57 årsverk i år. Midlertidig forsknings- og undervisningsstillinger fordelt på stillingskoder: Ved DMF har det vært en økning i antall forskerstillinger og en reduksjon for førsteamanuensis og universitetslektor (32 %). Tilsvarende utvikling har det også vært ved de andre fakultetene. Ved DMF har det vært en nedgang i antallet midlertidig tilsatte professorer. Oppfølging av styrets vedtak om midlertidig tilsetting ved DMF I S-sak 23/11 vedtok styret ved NTNU en del tiltak for å redusere den unødvendige midlertidigheten ved NTNU. Ved DMF har vi startet jobbingen med å følge opp tiltakene i vedtaket. Vi har konsentrert oss mest om punktet Overføring fra midlertidig til fast for de som har sterkt stillingsvern og fortrinnsrett til annen stilling.
8 av 8 Før jul i fjor hadde vi en gjennomgang av alle midlertidige teknisk/administrative ansatte, og fant fram til de som tilfredsstiller kravet om sterkt stillingsvern og fortrinnsrett til annen stilling. Disse ble ved Dekani vedtak 193/2011 tilbudt fast tilsetting fra 01.01.12. De fikk tilsendt ny arbeidsavtale, og det ble foretatt endring i Paga. Konteringen ble ikke endret da lønna fortsatt skal finansieres av prosjektmidler. Vi har laget oss en oversikt for å følge opp tidspunktene når finanseringen opphører for den enkelte. Dersom vi får signaler om at finansieringa vil opphøre, må det startes en oppsigelsesprosess. Da alle det her gjelder har fortrinnsrett til tilsvarende stilling, vil det gi oss (og hele NTNU) en utfordring å eventuelt finne ny stilling til dem. På nåværende tidspunkt jobbes det med en oversikt over vitenskapelige ansatte som har sterkt stillingsvern og fortrinnsrett. For å følge opp de som til en hver tid skal overføres til fast tilsetting, vil vi gjennomføre tilsvarende prosess som beskrevet over, to ganger pr. år. DMF har også fulgt opp andre av styrets forslag til vedtak. Arbeidet med Strategisk personalplan er i full gang, og en slik plan vil gi en god oversikt over midlertidig tilsatte til en hver tid. Det har også blitt en mer bevisst holdning til å tilsette i faste stillinger selv om det er lovhjemmel for midlertidighet. Vi har blitt flinkere til å løse vikarsituasjoner innen eget fakultet, og bruken av vikarbyrå er redusert. Lengre tilsettingskontrakter praktiseres i større grad nå enn tidligere. Oppfølging av styrevedtaket er presentert for styret ved DMF, og LOSAM holdes fortløpende orientert