1 INNLEDNING Troms fylkeskommune ønsker tilbud på levering av bedriftshelsetjenester fra og med 1.1.2009. Tilbud skal være basert på følgende kravspesifikasjon gitt i dette vedlegg. Generelt Vedlegg 1 beskriver oppdragsgivers krav samt grunnleggende forhold som må være tilstede for at tilbudet skal komme i betraktning. All dokumentasjon og beskrivelse skal settes inn under tilbudets skilleark 3 med tydelig henvisning til hvilke punkter det gjelder. Dersom tilbyder blir oppmerksom på mangler i kravspesifikasjonen som kan få konsekvenser for den praktiske gjennomføringen av avtalen skal oppdragsgiver gjøres oppmerksom på dette i utlysningsfasen. 2 RAMMEBETINGELSER Forskrift om verne- og helsepersonale (gjeldende forskrift) Utførelse av bedriftshelsetjeneste i Troms fylkeskommune skal være i samsvar med de krav som er gitt i Forskrift om verne- og helsepersonale fastsatt av Direktoratet for arbeidstilsynet 21. april 1994 med hjemmel i lov om arbeidervern og arbeidsmiljø av 4. februar 1977 14 tredje ledd, jf. kgl.res. av 4. juni 1982, 30, jf. kgl.res. av 26. oktober 1979 og 80 nr. 2. HMS i Troms fylkeskommune Helse, miljø og sikkerhet (HMS) er en del av virksomhetenes/respektive virksomhetsleders løpende ansvarsoppgaver. Bedriftshelsetjenesten skal bistå i dette arbeidet. I fylkeskommunens HMS-dokument heter det bl.a. at: Det er et lederansvar å følge opp arbeidsmiljøspørsmål systematisk. Alle ledere har et ansvar for: at HMS-arbeidet drives i samsvar med målsettinger, lover, forskrifter og retningslinjer vedtatt av overordnet myndighet å påse at hensynet til sikkerhet og helse blir ivaretatt under planlegging og utførelse av de arbeidsoppgaver som hører under deres ansvarsområde å rapportere om forhold som er i strid med helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og som ikke vedkommende leder selv kan gjøre noe med Enhetsledernes HMS-ansvar innebærer at han/hun innenfor sitt arbeidsområde skal sørge for: å klargjøre HMS-oppgaver for mellomledere og annet personell å utarbeide årlige handlingsplaner/tiltaksplaner en organisert vernetjeneste (verneombud, AKAN-kontakt, samt AMU der det skal være slik utvalg) opplæring av medarbeidere/ansatte at HMS-tjenesten/bedriftshelsetjenesten brukes i det forebyggende arbeidet å oppdaterte HMS-rutiner for enheten Kjøp av bedriftshelsetjenester - Troms fylkeskommune Side 1 av 6
3 KRAV TIL LEVERANSEN Leveranse av bedriftshelsetjenester gjelder kun virksomheter og enheter i Nord-, Indre og Midt- Troms. For fullstendig oversikt, se vedlegg 4, virksomhetsoversikt i de enkelte geografiske områder. Antall ansatte, kjønns- og aldersfordeling framkommer i vedlegg 3. Kompetanse Ved valg av leverandør av bedriftshelsetjenester krever vi at leverandør: har bred faglig kompetanse står for nytenkning og utvikling innen HMS-området har fokus på forebyggende og helsefremmende arbeid er løsningsorientert Leverandøren skal, som et minimumskrav, sørge for å oppfylle følgende momenter ved gjennomføring av oppdraget: bistå virksomhetene med råd/veiledning i det forebyggende HMS-arbeidet, herunder kartlegginger, risikovurderinger, utforming av tiltaksplaner, ergonomi, yrkeshygiene, m.v. oppfølging av særskilt eksponerte ansatte bistå virksomhetene når det oppstår bedriftshelserelaterte problemer (inkl. enkeltsaker) som ikke løses internt, herunder konfliktløsning, krisehåndtering, etc. bistå med råd/veiledning i arbeidet med sykefravær, AKAN, inkluderende arbeidsliv (IA). Bistand og responstid Leverandøren skal besøke virksomhetene og gjennomføre arbeidet der. Det skal i tillegg, ved behov, ytes bistand til den enkelte virksomhet via e-post og telefon. Som et minimum krever oppdragsgiver at leverandør må kunne møte på stedet innen 5 timer, pga. krav om tilstedeværelse med bistand til virksomhetsledere ved akutte traumer og krisedrama samt akutte uanmeldte offentlige tilsyn på virksomhetene. Årsrapport/halvårsrapporter Leverandøren skal innen 31.1 legge fram årlig en rapport over aktiviteten for de gjennomførte bedriftshelsetjenester. Leverandør skal i samarbeid med oppdragsgiver utarbeide årsrapport med følgende dokumentasjon: angivelse av tidsforbruk (i timer) for det enkelte oppdrag, samt oppdragets karakter administrasjon av tjenesten (tid medgått på administrasjon av bedriftshelsetjenesten). forslag til forebyggende tiltak og resultater rapporter, måleresultater som beskriver eventuelle helsefarlige arbeidsforhold Etter samme type mal som ovenfor skal HMS-tjenesten og den enkelte virksomhet/enhet ha halvårsrapporter. Rapportene skal foreligge senest to uker etter utgangen av hvert halvår. Kjøp av bedriftshelsetjenester - Troms fylkeskommune Side 2 av 6
4 EVALUERING Ut fra mottatte tilbud legges det opp til at minimum 3 og maksimum 5 tilbydere gis anledning til muntlig å presentere sitt tilbud, jf. Konkurransegrunnlaget pkt. 5.3. Presentasjonen vil inngå i evalueringen av tildelingskriteriet, dvs. leverandørens evne til å betjene oppdragsgiver og implementering av avtale. Ved utvelgelsen av leverandørene som blir invitert til forhandlinger ligger laveste pris til grunn dvs. at leverandørene blir rangert etter pris og 3-5 av leverandørene med lavest pris blir invitert til forhandlinger. Minimumskrav til responstid må være oppfylt samt at beskrivelsene til service og evne til å betjene oppdragsgiver og implementering av avtale må være vedlagt tilbudet. I tillegg må kravene i konkurransegrunnlaget være oppfylt. Pris Oppdragsgiver har disponibel bedriftshelsetjenesteressurs tilsvarende en time i gjennomsnitt per ansatt. Leverandør skal prissette tilbudet slik at pris per ansatt (som er lik timespris) klart fremkommer. Prisen skal oppgis eksklusive mva., men inkludert alle leverandørens øvrige kostnader (bl.a. reisekostnader, gebyrer, godtgjørelser og alle andre kostnadselementer). Prisskjemaet er plassert bakerst i dette dokumentet. Kvalitet Tildelingskriteriet består av flere underpunkter. Den totale utformingen av bedriftshelsetjenestetilbudet er viktig og beskrivelsene på service og evne til å betjene oppdragsgiver og implementering av avtale blir utgangspunkt for forhandlingssamtalen. De leverandørene som blir invitert til forhandlinger vil få muligheten for å utdype beskrivelsene og oppdragsgiver kan stille spørsmål/avklare usikkerhet og eventuelt stille nye krav innenfor de aktuelle områdene. Oppdragsgiver vil karaktersette tildelingskriteriet etter forhandlingsmøtet. Tildelingskriteriet inngår i den totale evalueringen der underpunktene teller henholdsvis 70 % og 30 %. Valg av leverandør skjer til slutt på grunnlag av hvilket tilbud som er økonomisk mest fordelaktig, med utgangspunkt i pris og, når stilte krav til leverandøren og leveransen er oppfylt. Service og evne til å betjene oppdragsgiver, teller 70 % av kriteriet Det vil bli lagt vekt på at leverandøren viser sin evne til å samarbeide og være fleksibel i forhold til det å finne gode løsninger med utgangspunkt i disse underpunkter: Aktiv rådgiver i HMS-arbeidet - i stand til å øke HMS-kompetanse og bestillingsevne. Er kundeorientert, omstillingsdyktig og produkt-utviklende og tar hensyn til innspill. Bidrar til å sikre at meldeplikt for arbeidsrelatert sykdom og skade overholdes, dokumenteres og følges opp overfor rette instans. Behersker grunnleggende kartleggingsteknikker bistår til risikovurdering og initierer info om risikoforhold og rådgir og bistår ledelsen ved behov. Leverandøren må skriftlig redegjøre for hvordan den vil løse oppgaven, med utgangspunkt i punktene ovenfor. Beskrivelse/dokumentasjon plasseres under skilleark 3. Kjøp av bedriftshelsetjenester - Troms fylkeskommune Side 3 av 6
Implementering av avtale, teller 30 % av kriteriet Etter at avtale er inngått må den nye avtalen implementeres hos brukerne. Det vil være et samarbeid mellom oppdragsgiver og den valgte leverandøren. Det må beskrives hvordan leverandøren vil bidra til at HMS-arbeidet blir forankret i ledelsen. Det skal skriftlig redegjøres for hvilke tiltak leverandøren vil iverksette for å forankre avtalen hos ledelsen og gjøre avtalene kjent ute hos brukerne. Til dette skal det også foreligge en fremdriftsplan. Beskrivelse/dokumentasjon plasseres under skilleark 3. 5 TILDELINGSKRITERIER OG EVALUERINGSFORMEL Oppdragsgiver vil, som beskrevet under pkt. 4, ved evaluering av tilbudene ta kontakt med de minimum 3 og maksimum 5 av leverandørene som er lavest i pris for å diskutere deres løsninger nærmere. De enkelte tildelingskriteriene: Pris Pris per ansatt per år (timepris): Inkludert i pris per ansatt per år er alle leverandørens øvrige kostnader (gebyrer, reisekostnader, godtgjørelser og alle andre kostnadselementer), eks. mva. Kvalitet På tildelingskriteriet brukes karakterskala fra 1,0 til 6,0 der karakteren 1,0 er dårligst og karakteren 6,0 er best. Ved karaktersetting benyttes helkarakter (eks. karakteren 1.0, 2.0, osv.). Karaktersettingen blir bestemt av prosjektgruppen etter at de leverandørene som blir invitert til forhandlinger har presentert sine løsninger. Tildelingskriteriet består av underpunkter. Tilbydere vil bli vurdert på bl.a.: Service og evne til å betjene oppdragsgiver, 70 % Implementering av avtale, 30 % Den totale utformingen av bedriftshelsetjenestetilbudet er viktig. Karakteruttellingen avhengerer av i hvilken grad tilbudt på tjenestene er dokumentert/beskrevet og den muntlige presentasjonen av tilbudet ser ut til å tilfredsstille ovenfor nevnte krav. Indeks for valg av leverandør Valg av leverandør skjer på grunnlag av hvilket tilbud som er økonomisk mest fordelaktig, med utgangspunkt i: Pris (P) Kvalitet (K) Tildelingskriterium m/underpunkter vektlegges i henhold til følgende formel for indeksverdi: maks faktisk ([ β K )] [( ]) β K ( β K ) 1 I = P 1 + 100 maks α Kjøp av bedriftshelsetjenester - Troms fylkeskommune Side 4 av 6
Formelen innebærer at kriteriet pris ikke blir vektet, men blir tillagt et påslag dersom leverandørens tilbud ikke oppnår maksimumskarakter på de myke variablene. Eksempel på myke variabler: service og evne til å betjene oppdragsgiver. Den leverandør som oppnår høyst karakter på de myke tildelingskriteriene får minst påslag på prisen, og omvendt. (P)ris + påslag = (I)ndeksverdi. Forklaring til formelen: I = Indeksen, som er oppdragsgivers beslutningsparameter for valg av leverandør. Leverandør med tilbud som oppnår lavest indeksverdi anses å ha det økonomisk mest fordelaktige tilbud, og følgelig tildeles leverandør med slikt tilbud kontrakt. P = Pris K = Høyest mulig oppnåelige karakter på tildelingskriteriet. Er her satt til 6,0. maks faktisk K = Karakter som leverandørs tilbud faktisk oppnår på tildelingskriteriet. Det benyttes helkarakter i vurderingen. α = Konstant som er bestemmende for prisingen av myke tildelingskriterier. Størrelsen på konstanten innvirker på størrelsen av påslaget, men får ingen betydning for rangeringen mellom de ulike tilbudene. Er her satt til 125. β = Konstant som viser hvor mye tildelingskriteriet veier i forhold til eventuelt andre myke tildelingskriterier. I dette tilfelles er det ingen flere myke variabler og settes derfor til 100 %. Påslag = Økning i indeksen I med basis i P og α, som inntreffer hvis leverandør ikke oppnår maksimal karakteruttelling på m/underpunkter. Kjøp av bedriftshelsetjenester - Troms fylkeskommune Side 5 av 6
6 TILBUDSSKJEMA Tilbudsskjemaet fylles ut, signeres og påføres firmaets stempel. Tilbudsskjema skal leveres bak skilleark 4 i tilbudet. Pristilbudet vil sammen med tildelingskriteriet på bedriftshelsetjenester danne grunnlag for valg av 1 leverandør for de tre regionene: Nord-Troms, Indre-Troms og Midt-Troms. Det er ikke anledning å differensiere kostnader innen det enkelte geografiske område. Alle forhold som får kostnadsmessige konsekvenser, knyttet til leveransen, skal være innkalkulert i tilbudsskjema. Tilbudsskjema Det skal i tilbudsskjema gis tilbud på hva oppdragsgiver må betale for pris pr ansatt pr år/timepris (eks. mva), jf. det som er beskrevet under pkt. 4 og 5. BEDRIFTSHELSETJENESTER Pris i NOK eks. mva. Pris pr ansatt pr år Kr. NB! Alle forhold som får kostnadsmessige konsekvenser skal være innkalkulert i tilbudsskjema.. Dato og underskrift/stempel Kjøp av bedriftshelsetjenester - Troms fylkeskommune Side 6 av 6