MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I GRAN KOMMUNE Fredag 30. mars 2012 holdt kontrollutvalget møte på Gran rådhus fra kl. 0830 1540. Som medlemmer møtte: Morten Hagen (Gbl), leder Harald Westby (H), nestleder Peter Oskar Saugstad (Ap) Kari Marie Engnæs (Sp) Heidi Granli Højfeldt (Ap) Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Ingen Ellers møtte: Fra administrasjonen: Rådmann Arne Skogsbakken (sak 11), økonomisjef Morten Gausen (sak 11) og virksomhetsleder Helse og omsorg Gitte Korvann (sak 14). Fra Innlandet Revisjon IKS: Fagansvarlig forvaltningsrevisjon Reidun Grefsrud. Sekretær: Kjetil Solbrækken Møteprotokollen er sendt til: Gran kommune v/ordfører, varaordfører, rådmann, kontrollutvalgets medlemmer, og varamedlemmer. Andre: Innlandet Revisjon IKS og avisa Hadeland. Utvalgsmøtet ble satt kl. 0830 med Morten Hagen som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 10/2012 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 15.02.12 Protokoll fra kontrollutvalgets møte den 15.02.12 godkjennes. SAK NR. 11/2012 INTERN KONTROLL OG RISIKOVURDERINGER I GRAN KOMMUNE Fra behandlingen: Rådmann Arne Skogsbakken informerte om overordnet styring og kontroll i Gran kommune med fokus på bl.a.: Økonomireglementet, herunder retningslinjer vedr.innkjøp, IKT, etikk) Betydningen av gode etiske holdninger blant de ansatte. 1
Lederavtaler (opplegg og innhold) Bruk av prosessvertøyet Lean Utfordringer (manuelle systemer, manglende helhet) Valg av verktøy for helhetlig styringssystem (KF Bedre Styring) Vurdering av helhetlig elektronisk kvalitetssystem 1. Presentasjon av rådmannens system for å sikre at administrasjonen er gjenstand for betryggende kontroll, jf. kommunelovens 23, tas til orientering. 2. Det tas til orientering at rådmannen har iverksatt flere tiltak for å sikre en mer helhetlig styring og kontroll med virksomheten. Kontrollutvalget ber om å bli holdt løpende orientert om fremdriften i dette arbeidet. I den forbindelse bes det om en helhetlig fremstilling av systemet som også synliggjør sammenhenger mellom de ulike elementene mv. på en lettfattelig måte. SAK NR. 12/2012 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2011 INNSTILLING TIL KOMMUNESTYRET: Kontrollutvalgets årsrapport for 2011 tas til orientering. SAK NR. 13/2012 METODE OG OPPLEGG FOR GJENNOMFØRING AV OVERORDNET ANALYSE AV KOMMUNEN 1. Det legges opp til følgende prosess for gjennomføring av overordnet analyse av kommunen: a) Informasjonsinnsamling b) Foreløpige prioriteringer og evt. bestilling/gjennomføring av forundersøkelser c) Samtaler med ordfører og rådmann. d) Ny vurdering, evt. ytterligere forundersøkelser e) Endelige prioriteringer og utforming av plan for forvaltningsrevisjon 2. Følgende hovedkriterier legges til grunn for valg av tema/områder: Prosjektets potensielle bidrag til å skape forbedringer i forvaltningen Politisk aktualitet og interesse 3. Det lages en samlet plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for perioden 2012-2015. Planen legges frem for kommunestyret til behandling høsten 2012. 2
SAK NR. 14/2012 PRESENTASJON AV VIRKSOMHETSOMRÅDE HELSE OG OMSORG OG ORIENTERING OM SAMHANDLINGSREFORMEN Fra behandlingen: Virksomhetsleder Helse og omsorg, Gitte Korvann, orienterte og svarte på spørsmål innenfor følgende områder: Virksomhetsområde Helse og omsorg Organisering Utfordringer (økonomiutfordringer, brukere/pasienter, personalutfordringer, endret lovverk/forskrifter) Samhandlingsreformen på Hadeland Virksomhetsleders presentasjon av virksomhetsområdet Helse og omsorg og kommunens forberedelser i f.m. samhandlingsreformen tas til orientering. SAK NR. 15/2012 OVERORDNET ANALYSE AV GRAN KOMMUNE BRAINSTORMING OG FORELØPIGE PRIORITERINGER 1. Saken følges opp på neste møte der bl.a. følgende områder/tema tas med i den videre diskusjonen (ikke prioritert rekkefølge): Tilsettingsprosessen (rekruttering mv.) Samhandlingsreformen (måloppnåelse, oppfølging av inngåtte avtaler med Sykehuset Innlandet, økonomi/finansiering) Innkjøp/rammeavtaler (fakturakontroll, lojalitet) Kontraktsoppfølging Oppfølging av politiske vedtak Etikk Forsvarlig saksbehandling Intern kontroll (implementering av helhetlig styringssystem inkludert eventuelt kvalitetssystem, overvåkning/kontroll med praktiseringen av systemer og rutiner) Beredskapsplaner/-øvelser Offentlighetsloven Forvaltningsloven Sykefravær Interkommunalt samarbeid 2. Aktuelle tema/områder vurderes med henblikk på gjennomføring som fellesprosjekt sammen med kontrollutvalg i andre kommuner. 3. Ordfører og rådmann inviteres til å komme med innspill til utvalgets arbeid med ny plan for forvaltningsrevisjon. 3
SAK NR. 16/2012 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Referat fra møte mellom ordfører og kontrollutvalget v/leder og sekretær 23.02.12 2. Oppdragsavtale med Innlandet Revisjon IKS for 2012 3. Oppsummering av landsomfattende tilsyn i 2011 med kommunalt barnevern undersøkelse og evaluering (Helsetilsynets rapport 2/2012) 4. Kontrollrapport 2011 vedr. skatteoppkreverfunksjonen for Gran kommune (brev av 20.02.12 fra Skatteetaten til Gran kommune) 5. Egenvurdering av uavhengighet for oppdragsansvarlig revisor v/innlandet Revisjon IKS (brev av 28.02.12) 6. Diverse avisartikler 7. Neste møte: Tidspunkt/saksliste 1. Referatsakene 1-6 tas til orientering. 2. Neste møte er fastsatt til onsdag 18.04.12 kl. 0900 (flyttet fra fredag 27.04.12). Gran, 30. mars 2012. RETT UTSKRIFT: Gjøvik, 30. mars 2012. Morten Hagen utvalgsleder Kjetil Solbrækken utvalgssekretær 4
NESTE MØTE Dato: ONSDAG 18. APRIL 2012 Tidspunkt: KL. 0900 Aktuelle saker: Årsregnskap 2011 for Gran kommune - kontrollutvalgets uttalelse Videreføring av overordnet analyse av kommunen Saker til oppfølging senere: Synliggjøring av kontrollutvalgets arbeid (diverse tiltak, jf. vedtak i møte 1/12-11) Bestilte oppdrag fra Innlandet Revisjon IKS (forvaltningsrevisjon og selskapskontroll): Selskapskontroll: Div. undersøkelser/spørsmål vedr. Hadeland Energi AS/Hadeland Kraft AS (sluttføres høsten 2012) Møteplan for 2012: o Fredag 03.02.12 kl. 0900 o Fredag 30.03.12 kl. 0900 o Fredag 27.04.12 kl. 0900 flyttet til onsdag 18.04.12 kl. 0900 o Fredag 22.06.12 kl. 0900 o Fredag 21.09.12 kl. 0900 o Fredag 07.12.12 kl. 0900 5