AÅ rsrapport HMS 2013/2014

S-sak xx/2014 AÅ rsrapport HMS 2013/2014 Sammendrag Årsrapport HMS skal sammenfatte og synliggjøre HMS-arbeidet for studieåret 2013/2014, trekke opp noen områder hvor høgskolen har utfordringer og foreslå fokusområder for det neste året. HMS-arbeidet i HiOA drives etter prinsippet om kontinuerlig forbedring. I rapporten beskrives tilstanden når det gjelder høgskolens systematiske HMS-arbeid og status for satsingsområdene i 2013/2014. Dernest trekker rapporten opp noen sentrale utfordringer og forslag til satsingsområder for 2014/2015. Utfordringer som trekkes fram i rapporten: - Lederskap og medarbeiderskap - Mangfold og en livsfaseorientert personal- og velferdspolitikk - Utvikling av høgskolens eiendomsmasse Høgskolen vil i det kommende året prioritere konkrete tiltak innen følgende områder: - Roller og samhandling - Fysisk arbeidsmiljø - Psykososialt arbeidsmiljø

Innholdsfortegnelse Sammendrag... 1 1 Innledning... 3 2 HiOAs systematiske HMS-arbeid i 2013/2014... 4 2.1 Arbeidsmiljøutvalg og vernetjeneste... 4 2.2 HMS-systemet... 4 2.3 Internkontroll HMS... 4 2.4 Risikofylt arbeid... 4 2.5 Forebyggende brannvern og el-sikkerhet... 5 2.6 Inkluderende arbeidsliv, sykefravær og oppfølging av sykemeldte... 5 2.7 Ulykker, nesten-ulykker og HMS-relaterte avvik... 6 2.8 Varsling etter arbeidsmiljølovens bestemmelser... 6 2.9 Kommunikasjon og opplæring... 7 2.10 Bedriftshelsetjeneste... 7 3 Satsingsområder 2013/2014, oppfølging og status... 8 3.1 HiOAs HMS-system... 8 3.2 Roller og samhandling... 8 3.3 Ytre miljø... 9 4 Utfordringer... 10 4.1 Lederskap og medarbeiderskap... 10 4.2 Mangfold og en livsfaseorientert personal- og velferdspolitikk... 11 4.3 Utvikling av høgskolens eiendomsmasse... 12 5 Satsingsområder for 2014/2015... 13 5.1 Roller og samhandling... 13 5.2 Fysisk arbeidsmiljø... 13 5.3 Psykososialt arbeidsmiljø... 13 6 Vedlegg... 13 2

1 Innledning Arbeidsmiljølovgivningen har som formål å sikre et arbeidsmiljø som gir grunnlag for en helsefremmende og meningsfylt arbeidssituasjon, og et arbeidsmiljø som gir full trygghet mot fysiske og psykiske skadevirkninger. I tillegg skal den sikre trygge tilsettingsforhold, likebehandling og at det legges til rette for nødvendige tilpasninger i arbeidsforholdet ut fra den enkelte arbeidstakers forutsetninger og livssituasjon. Lovgivningen pålegger oss å sikre dette, blant annet gjennom systematisk og dokumentert forbedringsarbeid innen helse, miljø og sikkerhet (HMS). Arbeidet med helse, miljø og sikkerhet er hjemlet i arbeidsmiljøloven med tilhørende forskrifter. I tillegg stiller Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) krav om hvordan HMS-arbeidet skal planlegges, gjennomføres, dokumenteres og følges opp. Ansvaret for HMS i det daglige ligger til linjeledelsen på alle nivå i organisasjonen, og HMS skal dokumenteres og rapporteres i linjen. God kommunikasjon mellom ledere, tilsatte og verneombud er vesentlig for at høgskolen skal ha et godt arbeidsmiljø. Ledelsen skal årlig foreta en gjennomgang av helse-, miljø og sikkerhetsarbeidet ved høgskolen, for å sørge for at det fortsatt er hensiktsmessig, tilstrekkelig, virker effektivt og bidrar til kontinuerlig forbedring. Gjennomgåelsen skal avklare muligheter for forbedringer og behov for endringer av systemet, se på utfordringer og foreslå satsningsområder i kommende år. Ledelsens gjennomgang gjennomføres som et møte mellom rektor, høgskoledirektør, assisterende høgskoledirektør og Enhet for HMS. Hovedverneombudet er også til stede. Denne rapportens kapitler 2, 3 og 4 danner grunnlaget for gjennomgangen. Rapportens kapittel 5 er de områdene høgskolen ønsker å løfte spesielt frem i det kommende året for å forbedre det samlede arbeidet med helse, miljø og sikkerhet. 3

2 HiOAs systematiske HMS-arbeid i 2013/2014 2.1 Arbeidsmiljøutvalg og vernetjeneste Arbeidsmiljøutvalget (AMU) er et samarbeidsutvalg med representanter fra arbeidsgiver og arbeidstakere ved virksomheten. I tillegg deltar bedriftshelsetjenesten og representanter fra Enhet for HMS som også utgjør AMUs sekretariat. AMU skal virke for et fullt forsvarlig arbeidsmiljø og delta i planlegging og organisering av HMS-arbeidet i høgskolen. Det vises ellers til arbeidsmiljøutvalgets egen rapport når det gjelder AMUs arbeid i 2013/2014 (vedlegg 1). Når det gjelder vernetjenesten arbeid, vises det til hovedverneombudets årsrapport (vedlegg 2). 2.2 HMS-systemet Høgskolens HMS-system består av HMS-håndbok med retningslinjer og stoffkartotek med eksponeringsregister. Dette skal danne grunnlag for dokumentert systematisk HMS-arbeid ved HiOA og internkontroll HMS. I tillegg planlegges en verksteds- og laboratoriehåndbok. HMS-håndboken ble tatt i bruk høsten 2013 og er publisert på høgskolens nettsider. Enhet for HMS arbeider kontinuerlig med utvikling og publisering av overordnede HMS-dokumenter. 2.3 Internkontroll HMS Høgskolens interne HMS-revisjon for studieåret 2013/2014 ble gjennomført våren 2014. Rapporten ligger vedlagt (vedlegg 3). Høgskolen har ikke hatt tilsyn fra tilsynsmyndighetene på HMS-området i studieåret 2013/2014. 2.4 Risikofylt arbeid Høgskolen har en rekke laboratorier og verksteder med farlige maskiner og kjemiske stoffer/produkter som kan medføre helse- brann- eller miljøfare. Enhet for HMS jobber tett ut mot miljøene og gir lederstøtte. Tilsatte har et bevisst forhold til HMS og det jobbes kontinuerlig med utvikling av rutiner på området. Service og vedlikehold av spesialtekniske installasjoner Spesialventilasjon er aktuelt der det oppbevares og brukes kjemikalier og i forbindelse med gass-, støv- eller partikkeldannende arbeid. Høgskolens verksteder og laboratorier er godt utrustet med denne type ventilasjon, men som det påpekes i revisjonsrapporten er det uklarheter når det gjelder ansvar for service og vedlikehold. Dette gjelder også sentralgassanlegg. 4

Kjemikalier og eksponeringsregister Høgskolen har hatt et elektronisk stoffkartotek siden 2003. Dessverre er det fortsatt ikke tatt fullt ut i bruk i noen av miljøene. Det har også over år vært jobbet for å få redusert antall farlige stoffer. Myndighetskrav rundt bruk av kreftfremkallende og arvestoffskadelige kjemikalier og kjemiske produkter er fortsatt ikke oppfylt. HMS og studenter Studentene omfattes av arbeidsmiljølovens bestemmelser for arbeidstakere og krav til sikkert arbeid når de utfører oppgaver som kan representere fare for liv og helse. De innebærer at de er omfattet av høgskolens systematiske HMS-arbeid når de utfører arbeid i laboratorier og verksteder. Enhet for HMS har jobbet ut mot aktuelle linjeledere for å skape forståelse for det ansvaret de har for studentenes sikkerhet i laboratorier og verksteder. Enhet for HMS samarbeider med Avdeling for studier, utdanningskvalitet og internasjonalisering når det gjelder HMS-informasjon til studentene. 2.5 Forebyggende brannvern og el-sikkerhet Driftsteknikere foretar som tidligere månedlige kontrollrunder som blir meldt inn til brannvern- og sikkerhetsleder. Feil og mangler som ikke kan avdekkes på stedet blir rettet opp av eksterne firma. Kontroll av elektriske anlegg foretas av Infratek og Hafslund. Feil/mangler som blir meldt inn til Avdeling for eiendom utbedres av det elektroinstallasjonsfirmaet som høgskolen til enhver tid har rammeavtale med. Utbedringsrapporter sendes kontrollinstansene. Driftsleder og driftsteknikere ved studiested Kjeller har gjennomført kurs for «instruert personell» for å kunne utføre begrensede drifts- og vedlikeholdsoppgaver som skifting av sikringer, tilbakestilling av automatiske sikringer, tilbakestilling/resetting av motorvern o.l. på elektriske lavspentanlegg. Tilsvarende kurs planlegges for driftsteknikerne ved studiested Pilestredet høsten 2014. 2.6 Inkluderende arbeidsliv, sykefravær og oppfølging av sykemeldte Avtale om inkluderende arbeidslivs overordnede mål er å forebygge og redusere sykefravær, styrke jobbnærværet og bedre arbeidsmiljøet, samt hindre utstøting og frafall fra arbeidslivet. Å finne gode løsninger for dette arbeidet krever godt samarbeid på tvers av organisasjonen, og med de ulike aktørene i oppfølgingsarbeidet. Det er linjeleder som har ansvaret for at tilsatte som er sykemeldte, blir fulgt opp etter gjeldene regler. HR-seksjonene ved fakultetene og Avdeling HR, bistår linjelederne i dette arbeidet. Høgskolen har i studieåret fått 33 tilbakemeldinger fra NAV om manglende oppfølging og varsel om sanksjon. Det viser at ledere fortsatt trenger opplæring på dette feltet, selv om antall tilbakemeldinger fra NAV har gått ned fra året før. God oppfølging av sykmeldte er nødvendig for å holde sykefraværet nede og forhindre utstøting fra arbeidslivet. Bedriftshelsetjenesten (Stamina Helse) har bistått høgskolen i de fleste dialogmøter med sykmeldte arbeidstakere. 5

Arbeidsplassen er den viktigste arenaen for forebygging og oppfølging av sykefravær. Fra 1. juli 2014 er regelverket endret for å gjøre sykefraværsoppfølgingen enklere og mer målrettet. Høgskolen ønsker å ha fokus på dette ved å tilby opplæring til ledere og HR-medarbeidere gjennom HiOA-skolen. Partene i arbeidslivet underskrev 4. mars 2014 ny IA-avtale for perioden 4. mars 2014 31.12.2018. Gjennom Samarbeidsavtalen har Høgskolen i Oslo og Akershus forpliktet seg til å fastsette egne mål for IA-arbeidet tilpasset HiOAs utfordringer, basert på IAavtalens tre delmål. I løpet av høsten 2014/våren 2015 skal et partssammensatt utvalg med representant(er) fra tjenestemannsorganisasjonene og Avdeling HR jobbe med nye delmål. Det totale sykefraværet ved HiOA i studieåret 2013/2014 var: 3. kvartal 2013-4,2 % 4. kvartal 2013-4,4 % 1. kvartal 2014-4,7 % 2. kvartal 2014-4,2 % Høgskolen i Oslo og Akershus ligger under landsgjennomsnittet når det gjelder det totale sykefraværet. 2.7 Ulykker, nesten-ulykker og HMS-relaterte avvik For tidsrommet juli 2013 - juni 2014 er det rapportert inn 22 saker. Tilsvarende tall for foregående år var 26 saker. Avvik på el- og brannsikkerhetsområdet er ikke tatt med i oversikten da disse meldes inn via høgskolens system for driftstjenester. Arbeidsmiljøutvalget drøftet innrapporterte avvik for perioden i sitt møte 8.september 2014 og ba høgskolen intensivere arbeidet med etablering av et elektronisk avvikssystem og sørge for at avvik på el- og brannsikkerhetsområdet blir analysert sammen med øvrige HMS-avvik. Enhet for HMS er allerede i gang med arbeidet for å få på plass et elektronisk avvikssystem på HMS-området. 2.8 Varsling etter arbeidsmiljølovens bestemmelser For å ivareta arbeidsmiljølovens krav om retten til å varsle om kritikkverdige forhold, har høgskolen utarbeidet en varslingsveiledning som er tilgjengelig på høgskolens nettsider. Den beskriver hva man kan varsle om, hvem man skal varsle til, hvordan man varsler og hvordan høgskolen følger opp varslingssaker. For å behandle varslingssaker har høgskolen valgt å opprette en varslingsnemnd med en ekstern jurist som leder. Nemnda skal ha minst to medlemmer i tillegg til leder. Disse utpekes fra gang til gang; én som er organisasjonspsykolog eller psykolog og én som rekrutteres fra vernetjeneste/fagforening ved annet universitet eller høgskole. Det åpnes 6

også opp for at nemnda kan utvides med ytterligere fagpersoner dersom det er behov for det. Varslingsnemnda er rådgivende og gir anbefalinger til høgskoledirektøren i den enkelte sak. Enhet for HMS er sekretariat for varslingsnemnda. Varslingsnemda har i studieåret 2013/2014 mottatt tre saker. Etter kartlegging av bakgrunn og grunnlag for varslingen ble den ene av sakene trukket. Nemnda har utarbeidet rapport og gitt anbefalinger til høgskoledirektøren i de to andre sakene. Den ene varslingssaken omhandlet eksamen og karaktersetting; den andre var av mer personalhåndteringsmessig karakter. Erfaringer fra den siste saken understreker behovet for å styrke lederes kompetanse når det gjelder personal- og konflikthåndtering. 2.9 Kommunikasjon og opplæring Enhet for HMS arrangerte grunnopplæring for verneombud, fagforeningstillitsvalgte, medlemmer av arbeidsmiljøutvalg og andre som måtte ha behov for det i sitt arbeid i uke 39 i 2013 og i uke 4 i 2014. Enhet for HMS har også holdt tre timers obligatorisk lederopplæringskurs i HMS for alle ledere i HiOA. Enhet for HMS har arrangert risikovurderingskurs, ergonomikurs, førstehjelpskurs, obligatorisk kurs for brukere av stoffkartotek og eksponeringsregister og bidratt med HMS-informasjon til verneombudene og til fakultetene. For å sikre god kontakt og kommunikasjon med HMS-koordinatorer og HR-sjefer, har Enhet for HMS etablert HMS-forum. Det har vært avholdt 6 møter det siste året. Både de som står for den daglige administrative HMS-støtten i fakultet/fellesadministrasjon og Enhet for HMS har stor nytte gjensidig informasjon og erfaringsutveksling. 2.10 Bedriftshelsetjeneste Som undervisningsinstitusjon er høgskolen pålagt å knytte til seg en bedriftshelsetjeneste. Bedriftshelsetjenesten har ikke et selvstendig ansvar for arbeidsmiljøet i virksomheten, men skal være uavhengig, fagkyndig og rådgivende innen forebyggende helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid, se Arbeidsmiljøloven 3-3 og Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning, kapittel 13. Det vises ellers til vedlagte årsrapport fra høgskolens bedriftshelsetjeneste, Stamina Helse (vedlegg 4). 7

3 Satsingsområder 2013/2014, oppfølging og status Høgskolens styre vedtok følgende tre fokusområder innen HMS for 2013/2014: - HiOAs HMS-system o Implementering av ny HMS-håndbok i fellesadministrasjonen og fakultetene o Fortsette utvikling av rutinebiblioteket med retningslinjer, fellesprosedyrer og veiledninger i tett samarbeid med miljøene. Dette vil pågå i hele 2013. o Utvikling av en felles laboratorie- og verkstedshåndbok som grunnlag for sikkert arbeid i alle laboratorier og verksteder. Arbeidet skal skje i nært samarbeid med enhetene og planlegges ferdig høsten 2013. o Utvikling av elektroniske løsninger for høgskolens HMS-system med etablering av et samlet elektronisk system på HMS-området som også omfatter et elektronisk avvikssystem. - Roller og samhandling o Konkret og obligatorisk opplæring av ledere innen alle HMS-relaterte områder o Opplæring av verneombud og tjenestemannsrepresentanter med vekt på økt felles kunnskap om arbeidsmiljø- og fagforeningsarbeid. Det skal legges vekt på hvordan god rolleforståelse og samhandling kan bidra i utviklingen av arbeidsmiljøet. o Tilsatte skal gis økt kunnskap om de ulike aktørenes roller og ansvar i HMSarbeidet, dessuten innsikt i hvordan den enkelte tilsatte selv kan medvirke i arbeidsmiljøarbeidet. - Ytre miljø o Avdeling for Eiendom vil det neste året prioritere området: Avfallshåndtering og kildesortering (herunder farlig avfall) med spesiell vekt på merking av avfallsutstyr og på kildesortering. Avdeling for eiendom vil satse på bedre informasjon både fysisk ute i miljøet og på nettsider. Avdelingen legger opp til et nærmere samarbeid med nåværende rammeleverandør Norsk Gjenvinning for blant opprettelse av miljøstasjoner i hvert eget bygg, og med våre utleiere med hensyn miljøstasjoner på utearealene. 3.1 HiOAs HMS-system Det vises til punkt 2.2 som omhandler utvikling av HMS-systemet og det systematiske HMS-arbeidet. Utvikling av et elektronisk avvikssystem er i gang. 3.2 Roller og samhandling HMS-håndboka er ferdig utviklet med avklaringer på hvilket ansvar som tilligger de forskjellige rollene på høgskolen. HMS-håndboka er tilgjengelig på nett. 8

Konkret og obligatorisk opplæring av ledere innen alle HMS-relaterte områder er gjennomført, men bør videreføres neste studieår. Ledere må kunne formidle kunnskap og forståelse av de ulike aktørenes rolle og oppgaver i HMS-arbeidet til sine tilsatte. Høgskolen legger vekt på forankring av HMS-arbeidet i linjeorganisasjonen og vil forsterke dette ytterligere ved at HMS-oppgaver innarbeides som en del av lederes rapportering. Høgskolens arbeidsmiljøutvalg har fastsatt innhold i retningslinje for opplæring av nye tilsatte. Enhet for HMS har sammen med vernetjenesten og de tillitsvalgte utarbeidet et omforent notat som beskriver rollefordeling mellom verneombud og tillitsvalgte. Ledere i fagforeningene inviteres også til HMS-grunnopplæring. 3.3 Ytre miljø Det ble våren 2014 opprettet en arbeidsgruppe i eiendomsavdelingen med en representant fra studentparlamentet, som skulle utarbeide forslag til tiltak til ivaretakelse og forbedringer av ytre miljø ved høgskolen. Det er satt i bestilling miljøstasjoner og disse vil i første omgang bli plassert ut i P52. Etter en kort prøveperiode vil man kunne avklare om dette fungerer tilfredsstillende eller om det må supplerende utstyr til. Dette vil danne mal for videre utplassering i de øvrige byggene. Arbeidsgruppen vil fortsette arbeidet med å finne fram til effektive miljøtiltak. Arbeidet har ikke hatt den framdrift og oppnådd de resultater vi hadde ønsket så langt i 2014, men vi håper dette kan bli forbedret høsten 2014. 9

4 Utfordringer I høgskolens langtidsplan pekes det på at høgskolen har utfordringer knyttet til bla - Utvikling av et sterkt og relevant lederskap i alle ledd og utvikle et godt medarbeiderskap i organisasjonen - Videreutvikling av arbeidsmiljø med vekt på fleksible karriereløp, livsfaseorientert personalpolitikk og en felles organisasjonskultur/-identitet. - Utvikle høgskolens eiendomsmasse, romressurser og infrastruktur i takt med samfunnets behov, høgskolens vekst og i henhold til mål om innføring av mer fleksible arbeids-, lærings- og vurderingsformer 4.1 Lederskap og medarbeiderskap Medarbeiderskap handler om hvordan den enkelte forholder seg til arbeidsoppgavene, til arbeidskollegaene og til arbeidsgiveren. Det finnes godt og dårlig medarbeiderskap, på samme måte som det finnes godt og dårlig lederskap. Godt medarbeiderskap utgjør selve grunnlaget for yrkesstolthet - og yrkesstolthet og arbeidsglede er tett sammenvevd. Medarbeiderskap er et forholdsvis nytt begrep i arbeidslivet og er idémessig en videreføring av arbeidene til den norske arbeidslivsforskeren Einar Thorsrud som på 1960-tallet foreslo at de ansatte skulle få større frihet til å påvirke sin egen arbeidssituasjon og ta ansvar for å styre sin tid effektivt. Medarbeiderskap er et nordisk fenomen. Den grunnleggende tanken er forankret i Nordens kultur hvor likestilling og likeverd er selvfølgelige kvaliteter i samfunnet. Det bygger på en demokratisk idé hvor lederen ikke settes i en opphøyet posisjon med rettigheter og ansvar som er helt forskjellig fra medarbeiderne. Alle er medarbeidere og noen medarbeidere har et lederansvar. Medarbeiderskap som tenkning og tilnærming må forankres i linjen og i styringssystemet og satsing på medarbeiderskap må være en del av virksomhetens ledelsessystem. Dette krever tydelige rolleavklaringer og stor vekt på god samhandling både horisontalt og vertikalt. Godt medarbeiderskap driver gode prestasjoner og resultater dersom ledere er trygge på sin rolle. Medarbeiderskap må sees i lys av lederskap og områdene må utvikles i tett samspill med hverandre. Akkurat som det er viktig å avklare hvilke krav og forventninger som ligger i lederrollen, er det viktig å avklare hvilke krav og forventninger høgskolen har til den enkelte medarbeider. Ved høgskolen utøves medarbeiderskap gjennom daglig arbeid og samhandling, på ulike arenaer for medvirkning, gjennom medarbeidersamtaler osv. Begrepet aktivt medarbeiderskap har i liten grad vært brukt, men dette er viktig og vil ha økt oppmerksomhet fremover, blant annet i forbindelse med lederutvikling og videre utvikling av vår organisasjonskultur. 10

Høgskolen skal høsten 2014 gjennomføre en medarbeiderundersøkelse. Lav svarprosent og varierende oppfølging av medarbeiderundersøkelser har ført til manglende utarbeidelse av tiltak i etterkant og mangelfull oppfølging av handlingsplaner. Avdeling for HR legger derfor denne gangen ekstra stor vekt på forankring, informasjon og involvering av fakultetene, samt opplæring og oppfølging av ledere. 4.2 Mangfold og en livsfaseorientert personal- og velferdspolitikk Mangfold er en av HiOAs kjerneverdier og i Strategi 2020 slår fast at «HiOA skal være en nyskapende og lærende organisasjon med et positivt arbeidsmiljø preget av mangfold». Begrepet mangfold er ikke konkretisert i strategidokumentet, men siden målgruppen er høgskolens tilsatte er det Avdeling for HR som har arbeidet med mangfold. «Handlingsplan for mangfold» skal være et konkret hjelpemiddel i det aktive arbeidet for en inkluderende og likestilt personalpolitikk på arbeidsplassen HiOA. Planen tar utgangspunkt i det utvidede likestillingsbegrepet og foreslår tiltak innen diskrimineringsgrunnlagene kjønn, funksjonsnedsettelse og etnisitet, for planperioden 2014-16. Handlingsplan for mangfold ble godkjent av høgskolestyret i juni 2014. I handlingsplanen pekes det på at arbeid for å skape økt mangfold i organisasjonen først og fremst er et lederansvar, og det understrekes at «en organisasjonskultur og et arbeidsmiljø preget av mangfold og respekt vil fremme trivsel og motivasjon blant tilsatte,» Mangfold langs aksen kjønn, funksjonsnedsettelse og etnisitet er viktig, men kun en del av det som bør være en samlet personalpolitisk plan for høgskolen. Arbeidsmiljøloven stiller generelle krav om tilrettelegging, medvirkning og utvikling for den enkelte arbeidstaker: 4-2.Krav til tilrettelegging, medvirkning og utvikling. (2) I utformingen av den enkeltes arbeidssituasjon skal: b) arbeidet organiseres og tilrettelegges under hensyn til den enkelte arbeidstakers arbeidsevne, kyndighet, alder og øvrige forutsetninger, c) det gis tilstrekkelig informasjon og opplæring slik at arbeidstaker er i stand til å utføre arbeidet når det skjer endringer som berører vedkommendes arbeidssituasjon. (3) Under omstillingsprosesser som medfører endring av betydning for arbeidstakernes arbeidssituasjon, skal arbeidsgiver sørge for den informasjon, medvirkning og kompetanseutvikling som er nødvendig for å ivareta lovens krav til et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. 11

Som IA-bedrift må høgskolen, i tillegg til å følge opp arbeidsmiljølovens krav om generell tilrettelegging for arbeidstakere ut i fra den enkeltes forutsetning, følge opp IAavtalens krav om særskilt fokus på at flere med svekket funksjonsevne skal komme i arbeid. Arbeidsmiljøloven har også andre bestemmelser når det gjelder tilrettelegging. I 4-6 omtales den plikt arbeidsgiver har for å bidra til at sykemeldte kommer tilbake i arbeid. Den tilretteleggingsplikten er ikke generell, som i 4-2, men er en plikt til å legge forholdene til rette så langt mulig. Det er altså opp til arbeidsgiver å vurdere hvor langt det er mulig å strekke seg for å tilpasse arbeidet og arbeidsforholdene. Høgskolen trenger personalpolitiske føringer knyttet til arbeidsgiveransvar, kompetanse- og karriereutvikling. HiOA har foreløpig ikke utviklet et overordnet personalpolitisk dokument som følger opp arbeidsmiljølovens og IA-avtalens krav og som omhandler velferdsgoder og -tiltak, livsfasepolitikk, og mangfold (kjønn, etnisitet og funksjonsnedsettelse). Det er behov for å implementere og følge opp en helhetlig personal- og velferdspolitikk gjennom utvidet bruk av SAP, styrket personaldataforvaltning og utvikling av tydelig og lett tilgjengelig informasjon på nett. Høgskolen er i stadig endring. Det er positivt og nødvendig, men høgskolen har også utfordringer når det gjelder rolleavklaringer og tilsattes medvirkning i endringsprosesser. 4.3 Utvikling av høgskolens eiendomsmasse Høgskolen har en variert og til dels gammel bygningsmasse, og har så langt ingen systematisk oversikt over bygg og grad av universell utforming. I høgskolens satsing på strategisk campusutvikling ligger muligheten til en planmessig oppgradering av høgskolens bygg til å bli så tilgjengelige som mulig. Tilsatte skal også trekkes mer aktivt inn i brannforebyggende arbeid og i forebyggende beredskapsarbeid. En god sikkerhetskultur vil også bidra positivt til utvikling av arbeidsmiljøet. 12

5 Satsingsområder for 2014/2015 Høgskolen ønsker å sette fokus på forhold som er viktige for å forbedre det samlede arbeidet med helse, miljø og sikkerhet ved å prioritere konkrete tiltak innen satsingsområdene. 5.1 Roller og samhandling Området videreføres fra foregående år, men med nye innsatspunkter: Implementere AMUs vedtak om innhold i HMS-opplæring nytilsatte, som del av HiOA-start o Gi grunnleggende HMS-opplæring til alle tilsatte o Utarbeide egnet HMS-opplæring for internasjonale arbeidstakere o Utvikle opplæringspakker for nye ledere Videreutvikle lederutviklingsprogrammet med vekt på o Medarbeiderskap og lederskap o Felles organisasjonskultur Utvikle kanaler for kommunikasjon og informasjon 5.2 Fysisk arbeidsmiljø Styrke brukerstøttefunksjonen Styrke og digitalisere eiendomsforvaltningen o Implementere og videreutvikle FDVU-systemet med prosesser og rutiner o Kartlegge status på universell utforming innen eiendom og IT for å identifisere forbedringspunkter Styrke prosjekt- og utviklingskapasiteten o Etablere prosjektrammeverk o Etablere rutiner som sikrer kontinuerlig oppdatering av grunnlagsmaterialet i FDVU-systemet o Sikre enhetlig drift og service av spesialventilasjon og sentralgassanlegg 5.3 Psykososialt arbeidsmiljø Følge opp medarbeiderundersøkelsen Følge opp «Handlingsplan for mangfold» og utvikle en inkluderende, livsfaseorientert og likestilt velferds- og personalpolitikk Gjennomføre konsekvensvurdering av arbeidsmiljømessige forhold i endringsprosesser 6 Vedlegg Vedlegg 1. AMU-årsrapport 2013/2014 Vedlegg 2. Årsrapport fra hovedverneombudet studieåret 2013/2014 Vedlegg 3. HMS-revisjon 2014 samlerapport Vedlegg 4. Årsrapport 2013/2014 fra bedriftshelsetjenesten 13