Sourcing strategier i Facility Management... for å oppnå riktig kvalitet, leverandør og pris... Olav Egil Sæbøe www.pro-fm.no Consulting «Hvem er jeg?»? Enkeltperson-foretak - Consulting Etablert i 2004 Gründer og eneste medarbeider: Olav Egil Sæbøe Praksis: 2004 - Eget foretak, Consulting 2001-2004 Rådgiver/Eiendomsdirektør Celexa/Aberdeen Property Investors 1994-2000 Eiendomsdirektør, Kreditkassen (nå Nordea) 1969-2000 Gradene fra konsulent til banksjef/direktør, Kreditkassen Intermesso: 3 ½ år som adm. dir. for Nordic Hotellene (1979-82) 1
Tre hovedarbeidsområder - ca. fordeling av tidsbruk i 2012-13 Kompetanseutvikling og undervisning - FM, (Master/bachelornivå) Norge, Finnland 20% Faglig rådgiving og bistand, stort sett i Norge 40% Arbeid i faglige nettverk i Europa (NfN, EuroFM og CEN - og globalt, ISO) 40% Sourcing Hva er det? «sourcing»... praksis for å finne, evaluere og engasjere leverandør(er) av varer og tjenester som skal tilfredsstille spesifikke «sourcing strategi»... etablert sourcing praksis for å tilfredsstille definerte behov basert på aktuelle tilbud og samtidig minimalisere risiko og styre kostnader Kilde: Utkast til ny ISO-standard ISO 18480-2 «Facilities Management -Guidance on the sourcing process and development of agreements» (Uoffisiell oversettelse) 2
EN 15221-1 ISO 18480-1 Facility Management - Terms and definitions (NS-EN 15221-1 Fasilitetstyring Del 1: Termer og definisjoner ) EN 15221-2 ISO 18480-2 Facility Management - Guidance on the sourcing process and development of agreements (NS-EN 15221-2 Fasilitetsstyring Del 2: Veiledning for utarbeidelse av avtaler for fasilitetsstyring ) «Globalisering» av FM-standardene! Outsourcing Fellesbegrep for prosesser hvor støttetjenester endres fra å være interne til å bli ivaretatt av en ekstern leverandør eventuelt sammen med overtagelse av medarbeidere En norsk definisjon 3
Insourcing Tidligere outsourcede støttetjenester blir tatt tilbake for deretter å bli produsert/levert av egen interne organisasjon Kilde: Utkast til ny ISO-standard ISO 18480-2 «Facilities Management - Guidance on the sourcing process and development of agreements» (Uoffisiell oversettelse) «Rightsourcing» Rightsourcing er å velge den beste måten å anskaffe en tjeneste, herunder å beslutte om virksomheten er best tjent med å tilfredsstille tjenestebehovet ved intern tjenesteproduksjon eller ved å kjøpe tjenesten i en avtale med en ekstern tjenesteleverandør. Rightsourcing betyr, bokstavelig talt: «Å gjøre det rette sourcingvalget» Fritt oversatt etter en engelsk definisjon 4
Typiske sourcing-modeller: Produsere alle tjenestene internt med egne ressurser Produsere tjenester internt og kjøpe tjenester fra én eller flere eksterne leverandører Kjøpe tjenester «buntet» eller enkeltvis fra én eller flere eksterne leverandører Dekke hele tjenestebehovet ved kjøp fra én leverandør (TFM) Ta tilbake til intern produksjon tjeneste(r) som har vært kjøpt eksternt NTNU -25. november 2008 Facility Management - Fasilitetsstyring Integrasjon av prosesser i en organisasjon for å opprettholde og utvikle avtalte tjenester som støtter og forbedrer effektiviteten til organisasjonens primære aktiviteter (NS-EN 15221-1:2006) Facilities Management: Uttrykket brukes synonymt med Facility Management 5
NordicFMs forståelse / beskrivelse av FM (2012) «Koordinering og ledelse av tjenestebehov og støttetjenester til kjernevirksomheten i privat og offentlig virksomhet. Strekker seg fra full forvaltning og teknisk drift av bygninger og arealer til ulike slags fasilitetstjenester og andre støttetjenester. Skal være optimalt tilpasset til organisasjonens, til arbeidsplassens og til den individuelle brukers behov. Mål: å øke effektiviteten og tilføre verdier til kjernevirksomheten.» Sourcing Sourcing et kjernepunkt i en FM strategi Kontinuerlig prosess 6
Sourcing et kjernepunkt i en FM strategi Kontinuerlig prosess VIKTIG PRESISERING: BÅDE INTERNT- OG EKSTERNT PRODUSERTE TJENESTER KJØPES! De interne tjenestene «betales» som regel over lønns- og driftskostnadsbudsjetter, og har ikke alltid kvalitetsbeskrevet serviceprofil, men heller funksjonsbeskrevet arbeidsprofil. Ofte er prisen på hver enkelt internprodusert tjeneste ikke synlig... Ofte er det den/de som bestemmer/bestiller som også produserer/leverer og følger opp. De eksternt bestilte tjenestene betales med en avtalt pris, som er beskrevet og kalkulert etter angitt volum og avtalte service-/kvalitets, gjerne med incitamenter for kvalitets- og kostnadsforbedringer og sanksjoner ved manglende avtaleoppfyllelse. Bestilleren følger opp kvalitet og pris mot leverandøren(e) 7
Sourcing prosessen i FM kvalitetsledelse Analysere behov needs and expectations Spesifisere etterspørsel / Beskrive servicenivåer og kvalitets Velge sourcingmodell... Org.behov? Avtale(r)? Måle Sammenligne leveransen og med behov og resultatene beskrivelser Kjernevirksomhetens strategier, mål og risiki. Annen policy? Prognoser. Tidslinjer Nåværende service kvalitet/nivå? Kundens/sluttbrukers forventninger? Miljø? Sosialt ansvar? Sikring mot driftsavbrudd? Omforme kj. virksomhetens til behov for typer av støtte og service Beskrive kvalitet og service slik det skal tjene /oppleves av sluttbrukeren. Målbart. Volumer? SLA-grunnlag Kvalitetskatalog KPI-er Risiki? Policies? Kost.nivå? Rammer? Kapasiteter? Intern tjenesteproduksjon eller kjøp? «Business case» Eventuelt innkjøpsstrategi? Avtaleprosess? Endringer i praksis og avtaler hvis nødvendig KPI-oppfølging Inspeksjoner Logger Rapporter Budsjetter KTI/LTI.. etc.. Sammenligne målinger og resultater med avtalte servicenivåer, kvalitets, pris. Benchmark e? Finne eventuelle avvik Analysere avvik og manglende oppfyllelse av avtale. Avklare behov for endringer og tilpasninger. Hvis nødvendig, omforme spesifikasjoner og avtaler. Sanksjoner? Mulkt? Avtaleopphør? Reforhandling? Sourcing prosessen i FM kvalitetsledelse Analysere behov needs and expectations Spesifisere etterspørsel / Beskrive servicenivåer og kvalitets Velge sourcingmodell... Org.behov? Avtale(r)? Måle Sammenligne leveransen og med behov og resultatene beskrivelser Kjernevirksomhetens strategier, mål og risiki. Annen policy? Prognoser. Tidslinjer Nåværende service kvalitet/nivå? Kundens/sluttbrukers forventninger? Miljø? Sosialt ansvar? Sikring mot driftsavbrudd? Endringer i praksis og avtaler hvis nødvendig 8
Sourcing prosessen i FM kvalitetsledelse Analysere behov needs and expectations Spesifisere etterspørsel / Beskrive servicenivåer og kvalitets Velge sourcingmodell... Org.behov? Avtale(r)? Måle Sammenligne leveransen og med behov og resultatene beskrivelser Omforme kj. virksomhetens til behov for typer av støtte og service Endringer i praksis og avtaler hvis nødvendig Sourcing prosessen i FM kvalitetsledelse Analysere behov needs and expectations Spesifisere etterspørsel / Beskrive servicenivåer og kvalitets Velge sourcingmodell... Org.behov? Avtale(r)? Måle Sammenligne leveransen og med behov og resultatene beskrivelser Beskrive kvalitet og service slik det skal tjene /oppleves av sluttbrukeren. Målbart. Volumer? SLA-grunnlag. Kvalitetskatalog? KPI-er. Endringer i praksis og avtaler hvis nødvendig 9
Sourcing prosessen i FM kvalitetsledelse Analysere behov needs and expectations Spesifisere etterspørsel / Beskrive servicenivåer og kvalitets Velge sourcingmodell... Org.behov? Avtale(r)? Måle Sammenligne leveransen og med behov og resultatene beskrivelser Endringer i praksis og avtaler hvis nødvendig Risiki? Policies? Kost.nivå? Rammer? Kapasiteter? Intern tjenesteproduksjon eller kjøp? «Business case» Eventuelt innkjøpsstrategi? Avtaleprosess? «Business Case» For aktuelle sourcingmodeller: Oppstilling/oppsummering av - /omfang - fordeler/ulemper - kostnader - risiki Konklusjon 10
Oppsummering... Sourcing-mål: Kvalitet:... beskrives målbart og i «output format»... optimaliserer produktivitet og verdiskaping Leverandør(er):... som forstår behovene... tenker helhet og langsiktighet... kan tackle ventede og uventede forandringer... bidrar til tillit og trygghet Pris:... «rett pris» i forhold til forventet kvalitet/produktivitet og verdiskaping... prisstruktur som er egnet til sammenligning med andre/benchmarking Oppsummering... Suksessfaktorer: * god kommunikasjon... med strategiske beslutningsnivåer i kjernevirksomheten... «vertikalt» mellom beslutningsnivåer og tjenestebrukerne... «horisontalt» mellom beslutningsnivåer og leverandør-alternativene forstå «FM-konsekvenser» av kjernevirksomhets-strategiene realistiske tidsperspektiv i vurderinger og planer kvalitetsikrede data i «Business Case ne 11