Namsos kommune KONKURRANSE for kjøp under NOK 500.000 eks. mva., jf. forskriftens del I 3 Vaskemaskiner med opsjon på serviceavtale Konkurransegrunnlag For levering til Namsos kommune v/ Sykeheim Innleveringsfrist: 5. februar 2009 kl 14.00 Arkivsaknr: 2009/631
Innhold 1 GENERELL BESKRIVELSE... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Anskaffelsens formål... 3 1.3 Omfang og kontraktsverdi... 3 1.4 Oppbygging av konkurransegrunnlaget... 3 1.5 Kunngjøring... 3 2 REGLER FOR KONKURRANSEN... 4 2.1 Gjennomføring av konkurransen... 4 2.2 Tilbudets utforming og levering... 4 2.3 Innleveringsfrist... 4 2.4 Tilbudsåpning... 4 2.5 Vedståelsesfrist... 4 2.6 Behandling av tilbud... 4 3 KVALIFIKASJONSKRAV... 5 3.1 Obligatoriske og ufravikelige krav... 5 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 5 3.3 Leverandørens tekniske, faglige og økonomiske kvalifikasjoner... 5 3.4 Annen informasjon... 5 4 KRAVSPESIFIKASJON... 6 5 TILDELINGSKRITERIER... 6 5.1 Kriterier for valg av tilbud... 6 5.2. Informasjon og begrunnelse for kontraktstildeling... 6 6 UNDERSKRIFT... 7 7 LEVERANDØRENS SJEKKLISTE... 8 BILAG 1 - KRAVSPESIFIKASJON... 9 BILAG 2 PRIS/KRAVSKJEMA FOR VASKEMASKIN... 10 BILAG 3 STANDARD KONTRAKTSVILKÅR... 12 BILAG 4 HMS-EGENERKLÆRING... 15 BILAG 5 TILSLUTNING TIL ILO-KONVENSJON NR. 94... 16 2
1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver Namsos kommune v/ Sykeheimen, heretter kalt oppdragsgiver, inviterer til tilbudskonkurranse for tre vaskemaskiner. Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Namsos kommune v/tore Flosand Postadresse: Serviceboks 1006, 7800 Namsos Besøksadresse: Abel Meyers gt.12 e-post: tore.flosand@namsos.kommune.no Telefaks: 74 21 71 01 Telefon: 74 21 74 02 Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen pr. e-post. 1.2 Anskaffelsens formål Anskaffelsen gjelder tre vaskemaskiner til bruk i Namsos sykeheim. Mer informasjon om anskaffelsens formål og omfang er tatt inn i bilag nr. 1, Kravspesifikasjon. 1.3 Omfang og kontraktsverdi Anskaffelsen gjelder tre vaskemaskiner til storhusholdnings-/industribruk i Namsos sykeheim. Serviceavtale på vaskemaskinene skal ligge som opsjon i avtalen. Kontraktsverdien ligger på ca. NOK 300.000. 1.4 Oppbygging av konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlag består av dette dokumentet samt: Bilag 1 Kravspesifikasjon Bilag 2 Pris/kravskjema for vaskemaskin Bilag 3 Utkast til kontrakt (rammeavtale/kontrakt) Bilag 4 HMS-egenerklæring Bilag 5 Tilslutning til ILO-konvensjon nr. 94 1.5 Kunngjøring Konkurransen er sendt til minst tre leverandører og kunngjort på hjemmesiden til Namsos kommune. 3
2 REGLER FOR KONKURRANSEN 2.1 Gjennomføring av konkurransen Anskaffelsen er omfattet av Lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 406 del I: Oppdragsgiver vil hente inn tilbud fra tre leverandører og velge det økonomisk mest fordelaktige tilbudet ut ifra kriteriene jf. 5.1. Oppdragsgiveren kan avvise leverandører som ikke leverer i tråd med konkurransegrunnlaget. 2.2 Tilbudets utforming og levering 1. Tilbudet skal være merket: Tilbud vaskemaskiner, Att.: Tore Flosand 2. Dette konkurransegrunnlaget skal benyttes for å avgi tilbud/svar. Leverandørens svar skrives med blå skrift rett under det angjeldende spørsmål eller i tabeller avsatt for svar. 3. Vedlegg skal nummereres i den rekkefølge som vedlegg nevnes i konkurransegrunnlaget. 4. Tilbudet skal inneholde komplett utfylt priser/prisskjema. 5. Tilbudet skal leveres pr post 6. Underskrift Dette konkurransegrunnlaget er utformet slik at leverandøren kan fylle inn teksten direkte i konkurransegrunnlaget slik at det samlet sett fremstår som leverandørens tilbud. 2.3 Innleveringsfrist Innleveringsfrist er satt til torsdag 5. februar 2009 kl. 14.00. For sent innlevert tilbud vil bli avvist. 2.4 Tilbudsåpning Tilbudsåpning finner sted fredag 6. februar kl. 9.00. 2.5 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud 30 kalenderdager regnet fra innleveringsfristen. 2.6 Behandling av tilbud Alle leverandører vil få tilbakemelding om hvilket tilbud som er valgt. 4
3 KVALIFIKASJONSKRAV Krav til leverandøren for deltakelse i konkurransen. Informasjon til leverandør: Fra kapittel 3, 4 og 5 skal det fylles inn direkte i dette dokumentet. Samlet innfylling og vedlegg vil da utgjøre leverandørens tilbud. Husk å fylle inn med blå skrift. 3.1 Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Dokumentasjonskrav Vedlegg nr: Det kreves at leverandøren har ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og Skatteattest (Skatteattest for skatt utstedes av kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel. momsinnbetaling. Merverdiavgiftsattest (Attest for betalt merverdiavgift utstedes av skattefogden (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel. Det kreves at leverandøren har et fungerende HMSsystem. HMS -egenerklæring (Se bilag 4 til konkurransegrunnlaget) 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Firmaattest 3.3 Leverandørens tekniske, faglige og økonomiske kvalifikasjoner Krav Dokumentasjonskrav Leverandørens svar Vedlegg nr: Leverandøren skal ha dokumentert kompetanse iht serviceavtale (ospjon) Kort beskrivelse av organisajon, dokumentasjon av kompetanse 3.4 Annen informasjon Informasjon fra oppdragsgiver Eventuell dokumentasjon for miljøsertifisering (ISO 14001, EMAS eller Svar/informasjon fra leverandøren Evt. vedlegg nr: 5
Informasjon fra oppdragsgiver Miljøfyrtårn) skal vedlegges tilbudet. Hvis bedriften har eget tilsvarende system skal dette dokumenteres som eget vedlegg. Hvis ikke noe system eksisterer bes om opplysning om det. Svar/informasjon fra leverandøren Evt. vedlegg nr: 4 KRAVSPESIFIKASJON Kravspesifikasjon se bilag 2 Pris-/kravskjema. 5 TILDELINGSKRITERIER 5.1 Kriterier for valg av tilbud Kontraktstildelingen skjer på grunnlag av følgende tildelingskriterier og det økonomisk mest fordelaktige tilbud basert på følgende kriterier vil bli valgt: Vekt Dokumentasjonskrav Leverandørens svar Pris 50% Pris-/Kravskjema Garantitid 20% Pris-/Kravskjema Redegjørelse Service og responstid 20 % Pris-/Kravskjema Redegjørelse Miljø 10% Pris-/Kravskjema (Energiklassifisering f. eks. AA, vannforbruk) Vedlegg nr: Tilbudet skal evalueres etter helhetsvurdering av prisen opp mot tilbudets kvalitative sider og firmaets serviceinnstilling. 5.2. Informasjon og begrunnelse for kontraktstildeling Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, vil bli varslet skriftlig til alle deltakerne samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Med «kontrakt er inngått» menes tidspunktet da begge parter undertegner kontrakten. Det gis en klagefrist på 5 kalenderdager. Når klagefristen er utløpt har oppdragsgiver til hensikt å inngå kontrakt. 6
6 UNDERSKRIFT Firmaopplysninger Leverandør: Adresse: Kontaktperson: Telefonnummer: Telefaks: E-postadresse: Foretaksnummer: Fyll inn..., den...... Leverandørs underskrift ved innlevering av tilbudet 7
7 LEVERANDØRENS SJEKKLISTE Følgende dokumenter skal leverandøren legge ved tilbudet: 1. Skatteattest (Se punkt 3.1) 2. Merverdiavgiftsattest (Se punkt 3.1) Følgende dokumenter kan oppdragsgiver be deg legge ved tilbudet: 3. HMS-egenerklæring (se punkt 3.1) 4. Leverandørens tekniske, faglige og økonomiske kvalifikasjoner (Se punkt 3.2) 5. Kravspesifikasjoner (se punkt 4) Leverandøren besvarer kravene til dokumentasjonen på tildelingskriterier så godt det er mulig: 6. Se oppdragsgivers liste tatt inn i punkt 5 Husk at skal vedleggene som skal med nummereres og at vedleggsnummerene tas inn i dette dokumentet. Leverandørens svar fylles inn med blå skrift. 8
BILAG 1 - KRAVSPESIFIKASJON Namsos kommune ønsker tilbud på kjøp av 3 stk. vaskemaskiner. Namsos kommune ønsker opsjon på en serviceavtale. Vedlagte pris/kravskjema skal fylles ut og vedlegges tilbudet. Dersom pris/kravskjema ikke benyttes, vil tilbudet bli forkastet. Informasjon, beskrivelse Beskrivelse av vaskemaskinen som tilbys skal vedlegges tilbudet. Pris Benytt vedlagte pris/kravskjema. Pris skal oppgis eksklusive merverdiavgift, inklusive alle andre avgifter og tillegg. Pris skal oppgis inkl. ekstrautstyr. Pris tildeles poeng fra 0 til 5 (lavest pris 5 poeng) og vektes 50 % ved evaluering. Garantitid Benytt vedlagte pris/kravskjema. Tilbyder skal redegjøre for antall år garantitid for fabrikasjonsfeil og håndtering av feil og mangler. Garantitid tildeles 0 til 5 poeng (5 for lengste garantitid) og vektes 20 % ved evaluering. Service og responstid Benytt vedlagte pris/kravskjema. Tilbyder skal gi en kort beskrivelse av sitt serviceapparat og evne til å betjene kunden i avtaleperioden. Det skal beskrives responstid og oppgis evt pris for utrykning til Namsos kommune i tilfelle service. Service og responstid tildeles fra 0 til 5 poeng (5 poeng for beste tilbud) og vektes 20 % ved evaluering. Miljø Benytt vedlagte pris/kravskjema. Tilbyder skal informere om energiklassifiseringen og vannforbruk av vaskemaskinen. Miljø tildeles fra 0 til 5 poeng (5 poeng for beste tilbud) og vektes 10 % ved evaluering. 9
BILAG 2 PRIS/KRAVSKJEMA FOR VASKEMASKIN Pris/kravskjema skal fylles ut i motsatt fall kan tilbudet bli forkastet. NB! Alle punkter i pris/kravskjemaet skal beskvares. Felt med grå skygger fylles ikke ut. Det krysses av i ja/nei bokser der det er aktuelt. Vaskemaskin 13 kg industrimaskin inkludert montering og igangsetting. 1 Funksjonsegenskaper BESKRIVELSE JA NEI BELØP / TALL 1a Betegnelse av vaskemaskin (legg ved brosjyre) 1b 13 kg industrimaskin (legg ved brosjyre) 2 Garantitid 2a Antall år garantitid 3 Pris 3a 3b 3c Pris (inkl. ekstrautstyr) Rabatt på deler (skaderep.) i % iht. vedlagt prisliste Rabatt på erstatningsdeler 4 Service og responstid 4a Servicetilbud 4b Responstid 4c Pris per servicetime 4d Pris per utrykking til Namsos v/ reparasjon/vedlikehold 5 Miljø 5a Energiklassifisering 10
5b Vannforbruk 11
BILAG 3 STANDARD KONTRAKTSVILKÅR Kjøper er Namsos kommune. Leverandør er den adressat som avtalen er inngått med. Pris Prisen er iht. tilbudet i pris-/kravskjema. Prisen er i norske kroner, fast og eksklusive merverdiavgift, men inkludert alle andre avgifter. Endres skatte- og avgiftsbestemmelsene på en måte som innvirker prisen, kan prisen endres tilsvarende. Garanti Garantitid på produktene samt omfang/innhold av garantien skal oppgis i tilbudet. Faktura. Betalingsbetingelser. Betalingsbetingelser er fra godkjent leveranse fri faktureringsmåned + 30 dager. Det skal ikke beregnes noen form for gebyr eller tillegg, i form av ordre-, faktura-, ekspedisjonsgebyr etc. Det er en forutsetning for betaling i rett tid at faktura er kommet fram til virksomhet senest 4 dager etter fakturadato. Forskudd vil ikke bli utbetalt. Levering Tråkkemaskinen skal leveres snarest. Alle leveranser skal være fritt levert brukersted Namsos kommune (Namsos Sykeheim). For utstyr som krever sammenkopling eller fast montasje, anses dette som del av leveransen. Leverandør skal pakke ut og om nødvendig rengjøre utstyret. Alle leveringer under denne avtale er DDP (Incoterms 2000) den enkelte virksomhet og etter avtale. Kvalitet Produktet som leveres skal være i samsvar med leverandørens produktspesifikasjoner og standarder. Kjøperens unnlatelse av kontroll fritar ikke leverandøren for ansvar ved levering av produkter som ikke tilfredsstiller spesifikasjonene. Hvis leveransen eller en del derav ikke tilfredsstiller de krav og betingelser kjøperen fastsetter, kan kjøperen tilbakevise den eller deler av den. Kjøperens kvalitetskontroll og godkjenning fritar ikke leverandøren for de forpliktelser leverandøren har påtatt seg iht. bestillingen. Manglende kvalitetskontroll fra kjøperens side medfører ingen reduksjon i hans rettigheter. Opplæring Tilbudet skal beskrive nødvendig opplæring av personell. Vilkår i forbindelse med dette skal oppgis i tilbudet. Overdragelse av kontraktsforpliktelser Ingen av partene kan overføre noen del av sine rettigheter eller plikter i denne avtalen til tredje part uten den andre parts skriftlige godkjenning. Leverandør har rett til å la deler av leveransen utføres av 12
underleverandører uten at dette endrer hans ansvar overfor kunden. Han skal gi kunden meddelelse om hvilke deler som skal besørges av underleverandør, og hvilke underleverandører som benyttes. Uten ugrunnet opphold innen 12 hverdager etter at kunden har mottatt leverandørens meddelelse, kan kunden nekte å godta leverandørens valg av underleverandør. Mislighold Mislighold fra leverandørens side gir kjøperen rett til å heve kontrakten uten kostnad for kjøperen med umiddelbar virkning eller foreta prisavslag. Foruten leveringsforsinkelse og mangler ved produktet, skal det også regnes som mislighold at leverandørens serviceapparat ikke fungerer etter forutsetningene. I tillegg til kontraktheving eller prisavslag, kan kunden kreve erstatning etter vanlige kjøpsrettlige regler. Ansvar for feil og mangler Dersom ikke annet er avtalt i bestillingen påtar leverandøren seg de første 12 månedene etter at leveransen er mottatt, ansvar for feil og mangler som måtte påvises ved den varen som leveransen omfatter. Leverandøren vil i denne garantitid snarest mulig og for egen regning bytte ut defekte deler eller reparere varen slik at de leverte gjenstander er uten feil og mangler av noe slag. Nevnte garantitid skal likevel ikke være kortere enn den som er vanlig for produktet ved løpende tilvirkning for alminnelig salg. Denne garanti omfatter bare feil som oppstår ved riktig lagring og bruk av varen og som ikke skyldes normal slitasje. For deler som er skiftet ut eller reparert påtar leverandøren seg de samme forpliktelser som for det opprinnelige materiell, regnet fra det tidspunktet reparasjonen eller utskiftningen er foretatt. Leverandørens ansvar etter dette punkt skal dog ikke vare ut over 24 måneder etter at første garantiarbeid er avsluttet på vedkommende del. Dersom leverandøren ikke innen rimelig tid foretar det nødvendige for å avhjelpe mangelen, har kjøperen rett til å heve kjøpet dersom mangelen har vesentlig betydning for avtalens oppfyllelse. Dersom kjøpet ikke heves eller dersom manglene ikke er vesentlige, kan kunden enten la mangelen avhjelpe for leverandørens regning og risiko eller kreve prisavslag. Dokumentrang Dersom kjøperens konkurransegrunnlag og leverandørens anbud/tilbud inneholder bestemmelser som strider mot hverandre, skal dokumentene gjelder i følgende rekkefølge: - konkurransegrunnlaget med vedlegg - leverandørens tilbud. Serviceavtale Service i garantitiden er leverandørens ansvar. Tilbudet skal beskrive hva som innegår i service i garantitiden. Kunden står fritt til å inngå serviceavtale utover garantitiden. Reklamasjon Hvis varen ved levering har feil eller mangler, må reklamasjoner skje omgående. Kjøperen avgjør om varen skal avvises eller om den skal godtas mot reduksjon i prisen. Avviste varer skal byttes omgående for leverandørens regning. 13
Lov og tvister Norsk lov gjelder for avtalen for forhold som ikke er nevnt i den. Dersom det oppstår tvist i forbindelse med avtalen, skal tvisten forsøkes løst ved forhandlinger. Fører forhandlingene ikke fram, skal tvisten løses ved ordinær rettssak. At en tvist er brakt til avgjørelse ved ordinær rettssak, fritar i seg selv ikke partene i å oppfylle sine forpliktelser i henhold til avtalen. Verneting er Namdal Tingrett. Alle avvik eller endringer fra denne avtale må for å være gyldig, foreligge i skriftlig form undertegnet av partene. Tilslutning til ILO-konvensjon nr. 94 Det kreves norske lønns- og arbeidsforhold for alle oppdrag i regi av oppdragsgiver, i tråd med ILOkonvensjon nr. 94. Dette betyr at gjengs lønnsvilkår skal legges til grunn, og at de som faktisk gjør jobben ikke skal ha dårligere lønnsvilkår enn det som er vanlig for samme type arbeid i Norge. Bestemmelsene gjelder alle arbeidstakere, uavhengig om de er ansatt hos hovedleverandør eller underleverandør. Bekreftelse på tilslutning til ILO-konvensjon nr. 94 gis på vedlagte skjema. 14
BILAG 4 HMS-EGENERKLÆRING Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Adresse Postnummer Organisasjonsnr/ Fødselsnr Land* Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften). Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet.. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Ingen ansatte. Dato Representant for de ansatte *For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Jeg bekrefter med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2006 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. 15
BILAG 5 TILSLUTNING TIL ILO-KONVENSJON NR. 94 Denne bekreftelsen gjelder: Firma.. Adresse. Postnr./-sted. Land.. Det bekreftes med dette at denne virksomheten følger ILO-konvensjon nr. 94 om rett til gjengs lønnsnivå for alle arbeidstakere. Ingen ansatte i denne virksomheten, eller hos våre underleverandører, har dårligere lønnsvilkår enn det som er vanlig for samme type arbeid i Norge. Sted:. Dato: (sign. og stempel) 16